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Itag- -1UNIDOS HACEMOS El CAMBIO

MUNICIPIO DE ITAGÜÍ-SECRETARÍA GENERALCOMITÉ INTERNO ARCHIVO MUNICIPAL DE ITAGÜÍ

Diciembre 18 de 2012

ACTA No 3

Fecha: 18de diciembre de 2012Hora: 10:00amLugar: Despacho de la Secretaría General

ASISTENTES:

ALFONSO MARiA VALENCIA DUQUE-Secretario General-Presidente del Comité.MARiA TERESA VÉLEZ MEJiA- Jefe de Archivo-Secretaria Técnica del Comité.JOSÉ LEONARDO ARANGO ARANGO-Director Administrativo de Pianeación.JUAN FERNANDO GUARiN-Lider de Programa del Área de sistemas.JAIME LEÓN LÓPEZ CARMONA-Delegado por el Director de Cultura Municipal.

INVITADOS:

DANILO SOLER OLARTE-Representante Empresa Archivos Modulares de Colombia.HELEN BEATRIZ MUÑOZ GONZÁLEZ-Funcionaria Archivos Modulares de Colombia.ARCELlANO SINISTERRA-Funcionario Archivos Modulares de Colombia.HENRY ALBERTO GARCiA-Técnico Operativo del Archivo Municipio de Itagüi.

Siendo las 10:00 am del día del 18 de diciembre se da inicio al tercer comité de Archivodel Municipio de Itagüi, el doctor Alfonso María Valencia Duque, Secretario General, yquien Preside éste comité, da un cordial saludo a los asistentes y solicita a lasecretaria técnica que proceda a leer el orden del día propuesto para ésta reunión:

Orden del Día:

1. Verificación del quórum

2. Lectura del Acta anterior

NITMuniCIpio de Itolgur 890980093.8

Centro Administrativo Municipal de Ilagui ((AMI) - Carrera 5\ No. 51 - 55 - !Idgüi - Colombia - www.itagui.gov.co

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3. Presentación de la Actualización de las Tablas de Retención Documental.

4. Aprobación de la Actualización de las Tablas de Retención Documental.

5. Proposiciones y varios.

Luego de leído el orden del día éste se pone a consideración de los asistentes para suaprobación o modificación. Por unanimidad se aprueba el orden del día.

El Presidente del comité, solicita seguir con el primer punto del orden del día y solicita ala Secretaria Técnica del mismo, se sirva verificar el quórum. La secretaria anuncia alseñor Presidente que hay quórum para deliberar y decidir.

Se continúa con el orden del día y pasamos al tercer punto que es la Presentación acargo de Jos funcionarios de la empresa contratista Archivos Modulares de ColombiaS.A, Helen Muñoz y Arceliano Sinisterra, quienes de una manera muy sucinta, explicanel método utilizado para la elaboración de la actualización de las Tablas de RetenciónDocumental de la Administración Municipal de Itagüi en cada una de sus dependencias.Inicialmente se aplicaron unas encuestas a cada funcionario que lidera cada Secretaríade despacho, cada Subsecretaría y cada Oficina en la que se producen documentos, ypoder clasificar éstos en virtud de las actividades propias de cada estructuraadministrativa.

Los funcionarios de Archivos Modulares evaluaron y procesaron la informacióncontenida en cada encuesta para generar listas de series que finalmente conformaríanla tabla de cada dependencia y sus respetivos tiempos de retención en cada archivo degestión, central e histórico, y la disposición final de los documentos. Se tomó como basela normatividad para actualizar la Tabla, se recopiló la información institucional, se miróla historia de la evolución orgánico administrativa, y asi poder establecer las Series, Subseries y tipos documentales.

La elaboración de las Tablas es importante y su aprobación aún más, pero no se debequedar en letra muerta según el señor Danilo Soler Olarte. El Comité se debe seguirreuniendo para generar politicas archivisticas y aplicar dichas tablas en cadadependencia y se deben actualizar cada que haya una restructuración administrativa.

NITMunicIpio dE' It.tgul: 890.980,09].8Centro Administrdtivo Municipal de Itagüi (CAMI)- Carrerd Sl No. SI .55 - Itagui. Colombia - www.itagui.gov.co

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Itag- -1Las tablas de retención se deben divulgar y sensibilizar en cada 'i!ll8fli\~Ná"'1í'~~glodoctor Leonardo Arango Director Administrativo de Planeación, sugiere que se debesolicitar a los funcionarios cuando salgan de la administración, que entreguen losarchivos organizados e inventariados. En ese mismo sentido se pronuncia laProfesional María Teresa Vélez Mejía, quien deja por sentado que estasrecomendaciones deben quedar consignadas en unas directrices publicadas tanto encirculares informativas como normativas por parte del Archivo mismo.

El señor Danita Soler precisa la necesidad de eliminar 100 metros de archivo que estánen la bodega de Girardota con un serio problema de biodeterjoro, ésta documentaciónes de la Dirección Administrativa de Planeación y cuando se trasladó estabasumamente deteriorado por el modo como fue almacenado estos archivos en loscuartos de los baños de Planeación Municipal y hay documentos de 1992 a 2002 queno se han abierto por seguridad industrial y por la salud de los funcionarios. Elprocedimiento es levantar un acta con unos mínimos de información, pero no se puedenmanipular los documentos por el peligro que representan para la salud humana. Enconcepto el Director Administrativo de Planeación es necesario que se realice unarelación pormenorizada y se haga registro fotogré.fico. El señor Soler Olarte planteaque ese procedimiento no lo puede hacer tan completo por las esporas, los hongos ybacterias que se dispersarían por el aire y generarían un grave problema de salud, 10que se puede hacer es un inventaría general, con el registro fotográfico que da cuentade lo que se va a destruir.

Interviene la Secretaria Técnica del Comité de Archivo, la Profesional María TeresaVélez, quien le responde al Presidente doctor Alfonso Valencia. sobre la evaluaciónpreliminar que ella realizó a los tiempos de retención y conceptúa, que es muyimportante la reducción de dos años en la retención documental en los archivos degestión.

La aplicación inmediata de las Tablas de Retención Documental tanto en el ArchivoCentral como en el Archivo Histórico, al que se le aplican las Tablas de ValoraciónDocumental, implica la eliminación de documentos en ambos Archivos previa aprobacióndel Comité de Archivo. Dentro de las Tablas de Retención Documental están lasrecomendaciones, pero la Secretaría de éste comité en cabeza de María Teresa Vélezpropone adelantar más capacitaciones así como las realizadas los días 4 y S dediciembre de 2012 en el auditorio Juan Carlos Escobar, que quedaron cortas en la partetécnica y práctica con los funcionarios asistentes. Cerca de 100 personas quedaron con

NtT MuniCIpio dE' 11Jgui: 89098009]-8

Centro Adminiwativo Municipdl de Itagui (CAMI) - CMre'd 51 No. 51 - 55 - Itagui - Colombia - www.iugui.gov.co

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muchas inquietudes, El señor Danilo Soler plantea los meses de marzo y abril como lasfechas tentativas para impartir los talleres a todos los funcionarios de la administracióny se sensibilice a las distintas dependencias para que se transfieran documentos de lamanera adecuada tal y como lo recomienda la ley 594 de 2000 y el acuerdo 042 delArchivo General de la Nación,

El presidente del Comité, Doctor Alfonso Valencia, solicita las características de losmateriales que se deben adquirir para elaborar las nuevas carpetas y requerirlas a laoficina de Bienes y Servicios, y así cumplir con las disposiciones del Archivo General dela Nación. Como una meta fundamental para el año 2013 la administración que orientael señor Alcalde doctor Carlos Andrés TrujHlo González, se propone la intervención físicaa todas las edificaciones del Centro Administrativo y es por ello que los Archivos debenser trasladados mientras se ejecutan las obras y por lo tanto la custodia y consulta setendrán por fuera de la administración, Se digitalizaran 3000000 de imágenes de laDirección Administrativa de Planeación, Secretaría de Gobierno, Rentas y 10000 planos,todo esto apuntando a lo que el señor Alcalde pretende, modernizar la Administraciónmunicipal y garantizarles a los ciudadanos un acceso cada vez más ágil a la información.

El doctor Alfonso María Valencia Duque, pregunta a los asistentes, luego de haberpresentado las Tablas de Retención Documental, Si Aprueban la Actualización de lasTablas de Retención Documental, y de manera unánime los miembros aprueban laactualización de las Tablas de Retención Documental del Municipio de Itagüí para darinicio a la aplicación de las mismas.El presidente agradece a los asistentes la presencia tan activa dentro del comité yreitera la necesidad de seguir reuniéndonos para adelantar políticas y reglamentos quehagan progresar nuestros archivos.

Siendo las 11:45 am y agotado el orden del día se levanta la sesión, Para efectos legalesfirman,

ARÍA TRES ÉLEZ MEJÍAsécretaria)-écnica Comité Interno ArchivoI

NlT Munic'pio de 11Jgui:890980093-8

Centro Administrati ..••o Municipal de lIagüi (CAMI) - Carre,a 51 No. 51 • SS - lI<1g(.II- Colombia - www.iugui.gov.co

Asistencia Comité de Archivo MunicipalDicicmbre 18 de 2012

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Que es deOcr de 1:1AllmllmlJación Publica In l"llIllllrllcii>n }' comcrvaúún u, 3llS :uchi\'os ('11 ~IJS

difcrente~ fB5rs de fOTnmcit'll. enlt'll\lidll~ c~ln~ nmlO k~AH:hl\'{\~dr Ge~llóJl. el Archivo Ce:l1hal y elI\rr.hivo lIi!>tó/lc\l de \;, cnl,<!;:¡d

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SECREf ARIA DE EOlJCACIÓN PARA LA CUt Tun/\.J )'T'<,i;"n "" l'mw1tn. h ( .•••••

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l'lIritv,r.:lro: Ig\J::\lmcnlc tldlf~ ~{'íílllf.1lq'lf' 1" ,r~l'(ln"~hllid,,d .Ir 1" {l1¡l.;¡rlll:lC\I\U. 1:1"N('I\';¡("ic'lIl.IUlI1!\fel ellt:i:l<; r COtl!\ult.:l (le In.-; !;eri~~drK:IlI1'(~1\t;¡k~ 1" l"Cl1111nd;¡1;en In '1nhln dI' RrlCll(:lún llll':IJ111,'ul:tl11,'

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Articulo 3", Le TablR de Relcw:iün l.\.K;lItl1~nlnl tlt' In AknJ.Jin del tvl'Jllicll'in d", hlli/.i..d,!<e Ill'lu"!bl 'Jn<ll;olB vez., En cOll!<ecllencia. de\.>wl Riu~IRrse en tR<;O de tlCUlllr r;\O\liricnci'.'lle<; nI in\~rior de In~ f'nlíclnd,teniendo etl cuenl~ lo~ lincRn1i~n[\l~ (h,Jl":; por d Archivo nCllrlRI {Ir III Nacu\n LM Ildu~IIllI('I{\!ICC;r

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~ALCALDíA DE ITAGUi

DECRETO N° 610 '0't-Itagüi, 16 de Abril de 2010

'"POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTAN LAS TABLAS DE RETENCIONDOCUMENTAL DEL MUNICIPIO DE ITAGÜi

EL ALCALDE MUNICIPAL DE ITAGÜÍ, en uso de sus óllribuciones constitucionalesy legales. en especial las conferidas por la ley 136 de 1994, ley 594 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que la ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, en su Artículo 24 establece laobligatoriedad para las en,lidades de la Administración Pública la elaboración yadopción de las respectivas Tablas de Retención Documental.

Que el Consejo Departamental de Archivos de Anlioquia, mediante el Acuerdo 002del 10 de marzo de 2004 aprobó las Tablas de Retención Documental de la Alcaldíade Itagüi.

Que es deber de la Administración Pública la organización y conservación de sus¡:¡,rchivosen sus diferentes fases de formación. entendidos estos como los Archivosde Gestión. el Archivo Central y el Archivo Histórico de la entidad.

Que las Tablas de Retención Documental es el listado de series con suscorrespondientes tipos documentales. producidos o recibidos por las unidadesadministrativas de una entidad. en cumplimiento de sus funciones. a las cuales se lesasigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo,

Que el Acuerdo 39 de 2002 del Archivo GfJneral de la Naclón. establece lametodología para la elaboración. presentación y aplicación de las Tablas deRelención Documental

Que el Acuerdo 42 de 2002 del Archivo General de la NaCión. establece lametodologia para la aplicación de las Tablas de Retención Documental.

Oue el Comité Evaluador de Documentos actua como organismo asesor del ConsejoDepartamental de Archivos ele Anlioquia

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~AlCALOIA DE ITAGÜI

Decreto N"/2010 ¡j'lupr.ion T R D. Alclllrj;a (1(' Ila(luj 21]

Que el susodicho comité reviso y evaluó 1<:15Tablas de Retención OO{;umenlalpresentadas por la Alcaldía Municipal de Ilagüi y emitió concepto favorable con fechade 08 de marzo de 2004, considerándose que se encuentran en un alto gradode confiabilidad en lo relacionado con la identificación y conformación de seriesdocumentales. lo mismo qUA los tiempos de retención establecidos para lasdiferentes fases archivis1icas y que los procedimientos adoptados rara la disposiciónfin81 son apropiados.

Que es deber del Comité de Archivo de la Administración Municipal de Ilagüí, definirlas pofiticas para el manejo administrativo y técnico del Archivo Municipal

Que la Administración Municipal debera tener en cuenta en los procesos deplaneación. la programación y desmroJlo de acciones necnsarias para darcumplimiento a las disposiciones archivislicas.

DECRETA:

ARTICULO 1°. Adoptar las Tablas de Retención Documental elaboradas ypresentadas por la Alcaldia M••nicipal de Itagüi.

ARTICULO 2°. El Comtté de Archivo Interno, encargado eJe dirigir y coordinar lafunción archivistica en la administración municipal y de aplicar las politicas y normastrazadas por el Archivo General de la Nación, aprobó las Tablas de RetenciónDocumental del MunicipIO de Itagüi.

ARTICULO 3°, Las Tablas de Retención Documental, dcbcran ser aplicadasteniendo en cuenta el ciclo Vital de los documentos en cada fase de Archivo de laentidad. jos ArchIVOSde Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico

Parágrafo: Igualmente debe señalar que la responsahilid¡¡d de In orgnnización,consorvilci6n, transferenciils y cansult;:) de la!>serios documentales rclar.lonact<ls en1<1Tahla cte Retención Documental de tOda!>l<1sdeprmdenci<1S corrAsponde ,1 cadauno de los jefes de lilS mismas,

ARTICULO 4°, El Comité de A.(,hivo de la Administración Municipal, es el encargadode vinilar que se cumpla la :~¡)licación de las Tablas de Retención Documenl;11 encada uno de 18$dependencias de la Administración Municipal

-/lA':. DE\flfH10U.O f1/QU\ TOfJUS

Centro i\r1mlrJr\tr.ltlvnMlIrTI(I¡J,lldt' It,lflUi. C,\MI LIH('r,151 '.>1,~,',. (nnnllitdrlor -{nNI-'(, AI(,tli11,1 37f"IR7<1. {/64HH"r('I(".I~: )I,ll ,111 1", . ~7)(, 7'¡'1. NIr R'lll 9~O09\ . R • " •.•."'"""". J!.lqlll~JnvfO . ,1If,lic:I,H,'!I,lf/11l qnv (/1 ' lr,l~lln - r 0InJ'11l1,1

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~AlCALOiA OE ITAGUI

Detrela N' '2010 ,"JalJ'''~\ T fl II AIr.,lll~';Jllo-I:,1!!'"

Parágrafo El Jefe del Archivo Central deberá capaCitar a lo~ servidores Pllbllcos (lela Entidad. para la aplicación de las TRD Asi mismo, elaborara los InstructivoS querefuercen y normalicen la organizaCión de los documentos y archivos de gestión y lapreparación de las transferencias documentales

ARTICULO 5°, los doeum('".':os a elrmrnar de acuerdo con la Tabla de RetenCiónDocumental se destrUlran y s~ dejara constancia en Acta que será suscntél por elPreSidente del Comité de '.,rchivo, el Jefe de ArchiVO y el de la dependenciarespectiva

ARTICULO 6°, la Tabla de RetenCión Documental de lél Alcaldia Municipal deItagui. deberá actualizarse ylo ajustarse en caso de ocurflr modificaCiones al interiorde la entidad. teniendo en cuenta los lineamientos dados por el Archivo General dela Nación las actualrzaciones y modificaciones deberán Quedar perlectamentedescritas en las Actas del Comité de Archivo

ARTICULO 7°. El ArchiVO General de la N<lClól'len cumplimiento de la función deInspeCCión y vigilancia. venflcar;'! la aplic8cI6n de las fablas de ¡(etenclónDocumental. en t~lmomento Que lo conSidere pertinente

ARTICULO 8°, El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expediCión

COMUNlaU~SE, NOTIFlaUESE y CUMPlASE

Dado en Itaglii. a los 16 dias del mes de abnl de 2010

G R LJAIME CAAlcalde MuniCipal

Proyecto

ReVISO

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