Unidades archivísticas PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO O DOCUMENTAL El Patrimonio Archivístico común es el conjunto de documentos que forman parte del Patrimonio Nacional de uno o varios estados que no puede dividirse sin riesgo de perder sus valores (C. Couture). El P.H.E. según L. 16/1985 es: “el principal testigo de la contribución histórica de los españoles a la civilización universal y de su capacidad creativa contemporánea”. ARCHIVO-INSTITUCIÓN El archivo es la institución donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administración, la información, la investigación y la cultura. (Diccionario del CIA). FUNCIONES DEL ARCHIVO

- Organizar y poner en servicio la documentación administrativa durante el periodo de máxima utilidad para la gestión en las oficinas y para la toma de decisiones.

- Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos. - Establecer una clasificación de los fondos y mantener ordenada la

documentación, respetando el Principio de Procedencia en sus dos grados. - Describir la documentación. - Determinar los plazos de vigencia y periodos de utilización. - Acondicionar la documentación mediante las instalaciones y equipamiento

adecuado. - Procurar que las funciones desempeñadas aparezcan recogidas en una norma

técnica o reglamento. - Prestar el servicio adecuado a cada uno de los usuarios del archivo, dentro de los

límites marcados por la ley. GRUPO DE FONDOS “Cada una de las agrupaciones en que pueden organizarse intelectualmente los fondos de un archivo, generalmente con criterios en los que predomina la finalidad de unificar procedencia de ámbito superior” (Diccionario de Terminología Archivística. CIA). La relación que existe entre los fondos que se agrupan puede ser de tipo jurídico (fondos públicos o privados), o en función de la administración a la que pertenecen etc. FONDO Según la Ley de Patrimonio Histórico Español el fondo son “los conjuntos orgánicos de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, pública

o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.” Según la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de Castilla y León (art.3) el fondo es “el conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por cualquier entidad pública o privada, persona física o jurídica y conservados como garantía de derechos, como fuente de información para la gestión administrativa y la investigación o con cualquier otro fin.” SUBFONDO “El subfondo es el conjunto de documentos dentro de un fondo producido por una unidad administrativa subordinada, que posee cierto grado de autonomía. Un subfondo podrá existir dentro de un fondo.” (Grupo de Trabajo de Normalización. Canadá). La tradición archivística española rechaza este término, consagrado por la norma ISAD (G), prefiriendo el de Sección de Fondo, insistiendo que estos deben establecerse con criterios orgánicos-funcionales. SERIE Documentos organizados de acuerdo con un sistema de organización o conservados como una unidad, porque son resultado de la propia formación o proceso de organización, o de la misma actividad; tienen una forma particular; o por otras relaciones surgidas fuera de su creación recepción o uso. Una serie puede denominarse serie documental.” (Norma ISAD (G) 2). Criterios para el establecimiento de las series:

- Un cambio en la normativa que establece el procedimiento que regula el desarrollo de una actividad no significa la aparición de una nueva serie.

- La producción de tipos documentales distintos en el desarrollo de una misma actividad no rompe la unidad de la serie.

- El cambio de soporte de los documentos tampoco rompe la unidad de la serie. - Un traspaso de competencias de un organismo a otro da lugar a series distintas.

SUBSERIE Se trata de un conjunto de documentos agrupados dentro de una serie por cualquier razón derivada de su creación recepción o utilización. Entre los criterios que pueden servir de base para la identificación de la subserie podemos señalar:

- Cambios significativos y duraderos en la tipología documental. - Existencia de acciones diversas en el desarrollo de una actividad. - Cambios permanentes en el soporte de los documentos integrantes de las series. - Respetando de cualquier división introducida por la oficina productora.

UNIDAD DOCUMENTAL La unidad documental es el elemento indivisible de una serie documental, que puede estar constituido por un solo documento (unidad documental simple) o por varios

(unidad documental compuesta). La unidad documental compuesta se considera desde el punto de vista archivístico indivisible. UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA El expediente es la unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. Un expediente es un conjunto ordenado de documentos que materializan las actuaciones encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado. DOCUMENTO DE ARCHIVO Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de acuerdo con unas características de tipo material y formal. (Diccionario de Terminología Archivística. CIA) CARACTERÍSTICAS:

- El origen. Se produce como resultado de la gestión, por la propia lógica administrativa sin que el archivero pueda decidir que documentos se generar y se archivan.

- El valor probatorio. Otros documentos tienen solo valor informativo, los documentos orgánicos tienen otros valores primario que los diferencian de los documentos de las bibliotecas.

- Unicidad. Se trata de documentos únicos, para justificar el valor probatorio los documentos tienten signos de validación que diferencian un documento de otro aunque posean la misma información.

- Carácter seriado. El documento de archivo surge como resultado de una actividad continua y reglada como fruto de los procesos administrativos que dan como resultado las series documentales.

Según la Ley de Patrimonio Histórico Español (art. 49.1) el documento es “toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones”. Según la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de Castilla y León (art. 2) el documento es “toda expresión en lenguaje natural o convencional, incluidas las de carácter gráfico, sonoro o audiovisual, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluido el informático, que constituya testimonio de los hechos que afectan a los individuos o a los grupos sociales. A los efectos de la presente Ley se excluyen de este concepto los ejemplares múltiples de las obras editadas o publicadas y los bienes muebles de naturaleza esencialmente artística, arqueológica o etnográfica.” COLECCIONES DOCUMENTALES “La colección documental es la reunión artificial de documentos acumulados sobre la base de algunas características comunes, sin tener en cuenta la procedencia de dichos documentos. No debe confundirse con el fondo documental”. (Norma ISAD (G))

- La colección, por principios, es antiarchivística. - Solo se realizarán colecciones de documentos que hayan perdido toda

vinculación posible a su fondo de origen. - No se debe confundir la colección con las agrupaciones físicas a efectos de

conservación. INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y DE REFERENCIA PARA LOS USUARIOS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN GUÍA DEL ARCHIVO. Es el instrumento de descripción que aporta una visión del conjunto del o de los fondos del archivo. Incluye información sobre la organización y contenido de cada fondo, los servicios del archivo. INVENTARIO. Es el instrumento de descripción que describe un fondo documental haciendo referencia la su localización concreta. CATÁLOGO. Es un instrumento que describe unidades documentales seleccionadas por su tipología, su temática u otra razón, que han sido previamente seleccionadas para ese fin. Es preceptivo su uso para colecciones. INSTRUMENTOS DE REFERENCIA GUÍA DE CENTROS DE ARCHIVOS. Es un instrumento de referencia general destinado a dirigir a los ciudadanos al conocimiento, difusión y explotación de los archivos. Ofrece información sobre varios centros y la documentación que contienen (Archivos de un estado o de un sistema archivístico). BIBLIOGRÁFICO DE INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN. Es el instrumento de referencia donde se reseñan los instrumentos de descripción elaborados por un archivo o grupo de archivos. INSTRUMENTOS DE GESTIÓN Y DE REFERENCIA PARA ARCHIVEROS MANUAL DE GESTIÓN. Es un instrumento preparado para las personas que tienen alguna responsabilidad en materia de gestión de archivos. Trata de aplicar la reglamentación, directivas, normas, métodos y procesos relativos a la gestión de archivos. LISTA DE AUTORIDADES. Es un instrumento de normalización consistente en la verificación y autorización de la elección de un encabezamiento de autoridad, así como el control de la uniformidad de las entradas autorizadas de un instrumento de descripción. TESAURO. Instrumento constituido por un repertorio alfabético de términos normalizados de un vocabulario generalmente especializado con el fin de analizar o indicar la información relativa a los documentos, series, fondos, etc.