Unidad9.ConceptosavanzadosdeWord

Unidad 9. Conceptos Avanzados de Word

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Unidad 9

Conceptos avanzados de Word

Introducción

En la Unidad Didáctica 3 aprendimos a manejar Word y a crear documentos básicos, dando formato a los caractéres y párrafos, insertando imágenes y tablas,...

En esta unidad, daremos un paso más, mostrando algunas utilidades que:

Nos permitirán mejorar la presentación de nuestros documentos: bordes y sombreados, ortografía y gramática, encabezados, pies de página, notas al pie y autotexto.

Nos facilitarán la creación de los mismos: plantilla y macros.

Establecer bordes y sombreado

La creación de bordes y sombreados en un documento, ayuda a mejorar la presentación de los documentos. Mediante esta función, puede crear formatos de bordes y sombreado a párrafos, letras, tablas, gráficos, imágenes, marcos, etc. Además, se utilizan para crear líneas de diferentes grosores en la creación de encabezados y pies de página y crear marcos con diversos fondos, para resaltar títulos, párrafos de diversa índole o páginas.

Particularmente, los bordes son útiles cuando se desea enfatizar o añadir un efecto gráfico distinto sobre el texto deseado. En este apartado sólo se explica como aplicar los formatos y bordes a párrafos, en otras secciones se explican los procesos para aplicar bordes y sombreados a tablas, marcos e imágenes.

Para aplicar bordes o sombreados en cualquier tipo de texto, existen dos formas. Cada una de ellas tiene una función específica que difiere de la otra:

La primera de ellas, a través del comando Bordes y sombreado... del menú Formato, cuyo cuadro de diálogo es bastante gráfico y en el que el usuario puede ir presenciando cómo quedará una vez que seleccione el botón Aceptar.

En cambio, mediante la barra de herramientas Tablas y bordes, el usuario puede visualizar cada orden de formato que aplica en el mismo documento, aunque dicha barra no goce de todas las opciones de formato como, por ejemplo, la cantidad de espacio que desee fijar entre el texto y el borde.

Usando la barra de herramientas Tablas y bordes

Con la barra de herramientas Tablas y Bordes, puede aplicar bordes y sombreados directamente sobre el área seleccionada. Si desea presentar la barra de herramientas en pantalla, haga clic con el botón derecho del ratón (botón secundario) sobre


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cualquier barra de herramientas y seleccione la barra Tablas y bordes del menú contextual.

Automáticamente, aparece en medio de la pantalla la barra de herramientas tablas y bordes. Si lo desea, puede disponerla en cualquier lugar de su documento. También puede cambiar el tamaño de las barras de herramientas de la misma forma que una ventana. La barra de herramientas posee varios de los tipos de bordes que más se utilizan en la realización de bordes.

DEMO: Aquí podemos ver un ejemplo para mostrar las funciones que posee la barra de herramientas Tablas y bordes.

1. Escriba el nombre de su departamento u otro dato similar. 2. Muestre la barra de herramientas Tablas y bordes y sitúela en un lugar que le

permita observar el documento, por ejemplo parte inferior de la pantalla. 3. Seleccione el párrafo completamente, despliegue la caja de listas Grosor de la

línea y seleccione el estilo de línea 3pto. 4. Haga clic paulatinamente en los botones Borde superior, Borde inferior, Borde

a la izquierda y Borde a la derecha. Como puede observar, el párrafo va adquiriendo los diferentes formatos de borde. Esta última acción podía habérsela ahorrado si desde un principio hubiera hecho clic en el botón Borde exterior.

5. Despliegue la caja de listas Color de sombreado y seleccione un tipo de sombreado.

Si desea escribir más párrafos dentro del cuadro de borde y sombreado creado, habría que crear varios retornos de párrafo a través de la tecla <Intro>, para hacer posible la escritura.


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Para recortar el cuadro que engloba a un párrafo o conjunto de párrafos, por ejemplo al nombre del departamento, se utilizarían las sangrías de párrafo que contiene la regla. También, puede establecer cualquier tipo de formato de párrafo o fuente para el texto que incluye el cuadro realizado.

Autoevaluación

¿ Cual de los siguientes botones no pertenece a la barra Tablas y Bordes ?

a) Borde superior

b) Sombreado

c) Borde exterior

d) Insertar hipervínculo

e) Grosor de la línea

Usando el comando Bordes y sombreado...

El comando Bordes y sombreado... está disponible en el menú Formato. Mediante este comando puede especificar otras opciones de formato que no posee la barra de herramientas Tablas y bordes. Estas opciones permiten establecer colores de fondo y primeros planos, sombreado de bordes, páginas, etc. También permiten visualizar una vista preliminar del formato que se está especificando en ese mismo instante antes de validar las opciones.

Veamos un ejemplo de cómo utilizar este comando:

1. Abra un documento y sitúe el cursor en uno de los párrafos. Seleccione el comando Bordes y sombreado... del menú Formato. Aparece un cuadro de diálogo con las solapas correspondientes a Bordes, Bordes de la página y sombreado.

2. Active la solapa Bordes y seleccione la opción Sombra del apartado Valor, Estilo continuo y ancho de 2 1/4 y color Rojo. Como puede apreciar en el apartado Vista previa tiene una muestra de lo que acaba de realizar. Si hace clic en las líneas que delimitan el párrafo, elimina el borde que haya seleccionado. Por el contrario puede volver a establecer el borde haciendo clic en la misma línea.

3. A continuación, active la solapa Sombreado, seleccione el color Azul como color de relleno.

4. Por último haga clic en el botón Aceptar y escriba el nombre de su empresa u otro dato similar en el cuadro creado.


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Como puede comprobar, puede especificar con anterioridad el formato de párrafo y a continuación, escribir el texto que desee con el formato de fuente deseado, por ejemplo el color de la fuente de letra en blanco. Realice varios ejemplos creando diferentes tipos de formato de bordes y sombreado, para llegar a obtener una gran destreza en la creación de bordes y sombreados.

También puede crear bordes a toda una página, sección o documento a través del comando Bordes y sombreado. Seleccione dicho comando y active la solapa Bordes de página. A continuación, establezca el diseño que desee y seleccione el tipo de borde para la zona elegida, este borde puede tener diferentes diseños (apartado arte) o estilos.

El apartado Aplicar a, le permite seleccionar dónde debe aplicar el borde de la página (en todo el documento, en una sección, sólo en la primera página y en todas excepto en la primera página). El botón Opciones, permite establecer los márgenes del borde de la página.

Autoevaluación

Indique cuáles de las siguientes opciones son correctas. El comando Bordes y sombreado.

a) Permite establecer colores de fondo y primeros planos, sombreado de bordes, páginas, etc.

b) Permite incluir imágenes prediseñadas de Word en el documento.

c) Está disponible en el menú Herramientas.

d) Se puede utilizar para crear bordes a toda una página, sección o documento.


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Ortografía y Gramática

Antes de imprimir cualquier documento es recomendable verificar su contenido, especialmente la ortografía y su gramática. Word 2000 posee dos formas de corregir el texto en un documento: automáticamente o a través, de un comando específico.

En la corrección automática, se efectúa una revisión automática mientras se escribe un documento. Si esta función se activa, aparece una línea roja ondulada debajo de la palabra incorrecta o no encontrada para identificar un error ortográfico y una línea de color verde para identificar un error de gramática.

Estas líneas rojas o verdes no aparecerán nunca en un documento impreso, sólo en pantalla para ayudar al usuario en la edición y corrección de los documentos.

Para activar o desactivar la corrección automática debemos ejecutar Herramientas / Opciones y, en en la pestaña Ortrografía y gramática del cuadro de diálogo que aparece, debemos marcar o desmarcar las opciones Revisar ortografía mientras escribe y Revisar gramática mientras escribe.


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El corrector ortográfico y gramatical revisa los documentos para comprobar si existen

errores ortográficos o gramaticales, así como otros tipos de equivocaciones de

repetición de dos palabras contiguas iguales o no escribir el primer carácter de un

nombre propio, provincia, país, etc. en mayúsculas.

Revisando la ortografía y la gramática

El corrector ortográfico y gramatical se inicia pulsando el botón Ortografía y gramática o seleccionando el comando Ortografía y gramática del menú Herramientas. Una vez iniciado, revisa los documentos para comprobar si existen errores en el contenido del texto. Cuando no encuentra una palabra o expresión al ejecutar las herramientas ortografía y gramática, presenta en el cuadro de diálogo correspondiente otras opciones para poder cambiar dicha palabra. En el caso de que ésta no esté en el diccionario y sea correcta, Word 2000 tanto en la corrección automática como en este tipo de revisión, le ofrece la oportunidad de agregar la palabra en un diccionario personalizado para su posterior utilización.

Cuando Word 2000 revisa un documento, lo hace a partir del punto de inserción. Si selecciona un bloque de texto, examinará sólo el texto seleccionado.

DEMO: A continuación se muestra un ejemplo de cómo realizar la revisión de un documento.

1. Ejecute Herramientas / Ortografía y gramática. 2. Cuando Word encuentre algún error ortográfico nos mostrará un cuadro de

diálogo con distintas opciones. Pulsa cambiar si la sugerencia propuesta es correcta.

3. Automáticamente, el corrector ortográfico buscará el siguiente error. 4. Cuando termine, le aparecerá un mensaje indicándolo. Pulsa Aceptar.


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Si desea seleccionar algún diccionario personalizado que posea de otras versiones o disponga en el disco duro de su ordenador, haga clic en el botón Opciones. Automáticamente aparecerá el cuadro de diálogo Ortografía y gramática activada. Haga clic en los botones Diccionarios ... y Agregar... respectivamente.

Para crear nuevos diccionarios haga clic en el botón Nuevo..., después escriba el nombre del nuevo diccionario en el apartado Nombre de archivo y guarde dicho archivo. La extensión del nuevo diccionario tendrá extensión .DIC.

Autoevaluación

Rellena los espacios en blanco con la palabra adecuada.


en el contenido del texto. Cuando no encuentra una

o expresión al ejecutar la herramienta y gramática, presenta en el cuadro de diálogo correspondiente otras opciones para poder cambiarla.

Autocorrección

El usuario puede despreocuparse de los errores tipográficos más frecuentes en la edición de documentos gracias a esta nueva tecnología de corrección de errores. La gran mayoría de los usuarios que trabajan con un procesador de texto, cometen equivocaciones tipográficas debido a la mecanografía.

Por ejemplo, si usted escribe "qeu" cuando realmente desea escribir "que", Word 2000 automáticamente reemplaza la palabra en el mismo instante mientras usted continúa escribiendo. También es posible agregar nuevas palabras o frases que normalmente escribimos erróneamente por inercia. Por ejemplo, podemos agregar "fichero" como error cometido cuando lo correcto es "archivo" (para la gran mayoría de los textos).

Esta función puede ser utilizada para escribir frases o abreviaturas completas en un documento tales como escribir "junta" y reemplazarlo por "Junta de Andalucía".

Otras opciones existentes en esta herramienta hacen posible corregir si se escriben dos mayúsculas seguidas en una palabra a una sola mayúscula, por ejemplo "JUan" corrigiéndolo a "Juan", o poner en mayúscula la primera letra después de un punto e incluso corregir los caracteres escritos en mayúsculas por causa accidental de la tecla <Bloq. Mayús>.

Por defecto Word 2000 cuenta con diversas correcciones en la lista de posibles errores, entre ellos destacan los símbolos y más de 350 posibles errores ortotipográficos.


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Para crear elementos de autocorrección existe una tabla de los errores y sus correcciones.

DEMO: Los pasos para agregar un elemento de autocorrección son los siguientes:

1. Seleccione el comando Autocorrección... del menú Herramientas. En el cuadro de diálogo Autocorrección puede activar las opciones de configuración.

2. En el apartado Reemplazar: escriba la palabra CEH como palabra mal escrita. A continuación, en el apartado Con: escriba el texto Consejería de Economía y Hacienda como forma correcta.

3. Haga clic en el botón Agregar y en Aceptar. 4. Escriba en un documento la palabra CEH y podrá visualizar el cambio

instantáneo al texto Consejería de Economía y Hacienda..

Para borrar un elemento de Autocorrección, seleccione en la lista del cuadro de diálogo Autocorrección el elemento a eliminar y haga clic en el botón Eliminar.

Las excepciones como su nombre indica, son aquellas palabras o términos que no desea corregir dado la naturaleza y significado de la palabra en el contexto de la frase. Estas excepciones son abreviaturas para aquéllas que no se deseen poner mayúscula después de dicha abreviatura. Por defecto Word 2000, dispone de 150 abreviaturas. Otras palabras pueden ser nombres de productos o claves de series de datos, en los que no se desea corregir dos mayúsculas iniciales seguidas.

Para introducir nuevas entradas habría que realizar los siguientes pasos.

1. Si desea incorporar una nueva abreviatura en las excepciones de autocorrección, haga clic en el botón Excepciones... del cuadro de diálogo


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Autocorrección. En la solapa Letra inicial, sitúe el cursor en el apartado, No poner mayúscula después de: y escriba la abreviatura adj., correspondiente a la palabra adjetivo.

2. Si desea introducir una palabra o nombre con dos mayúsculas iniciales, sitúese en la ficha MAyúscula INicial y escriba dicha palabra en el apartado No corregir:.

3. Para finalizar y terminar el proceso de entrada de excepciones haga clic en los botones Agregar y Aceptar respectivamente. Una vez introducidas las excepciones éstas quedan registradas para todo tipo de documentos que se realicen a partir de un documento nuevo basado en la plantilla NORMAL.DOT (Nombre de la plantilla general de Word 2000).

Autoevaluación

Rellena los espacios en blanco con la palabra adecuada.


en el contenido del texto. Cuando no encuentra una o

expresión al ejecutar la herramienta y gramática, presenta en el cuadro

de diálogo correspondiente otras opciones para poder cambiarla.

La edición del documento

En los siguientes apartados de este módulo se describen algunos de los aspectos fundamentales para crear y editar documentos de forma profesional tales como encabezados y pies de página, notas al pie, etc.


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Los encabezados y pies de página, permitirán que existan elementos comunes entre todas las páginas de un documento o entre diferentes secciones del mismo.

Las notas al pie, harán que podamos realizar aclaraciones, al final de la página o al final del documento, del texto que hayamos escrito.

El comando Autotexto facilita la inserción rápida de textos, gráficos u otros elementos que se utilizan con más frecuencia por el usuario en la creación de documentos.

Estableciendo los encabezados y pies de página

Los encabezados y pies de página son textos que aparecen en la parte superior o inferior de cada página. Normalmente se utilizan para identificar capítulos, temas, páginas u otra información específica que tenga relación con el documento.

La barra de herramientas Encabezado y pie de página se activa al seleccionar el comando Encabezado y pie de página del menú Ver.

Las acciones más importantes que podemos realizar gracias a los encabezados y piés de páginas son:

Insertar número de página: inserta el número de página en el lugar donde esté situado el cursor.

Darle formato del número de página: abre el cuadro de diálogo Formatos de los números de página, para fijar nuevos formatos.

Insertar fecha: inserta la fecha del sistema, en el lugar donde esté situado el cursor.

Configurar página: establece las opciones para encabezados y pies de página, saltos de sección, alineación vertical y números de línea. Además, puede acceder a las solapas correspondientes a Márgenes, Tamaño del papel y Fuente del papel.


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Cambiar entre encabezado y pie: es el procedimiento más rápido para conmutar y situarse en los encabezados y pies de página.

DEMO: Una vez descritos estos botones, puede realizar un ejemplo.

1. Selecciona el comando Encabezado y pie de página del menú Ver. 2. Alinea a la derecha el texto. 3. Selecciona el borde inferior. 4. Selecciona el comando Símbolo... del menú Insertar. En el cuadro de diálogo

Símbolo elije el que desee y a continuación haga clic en el botón Insertar y después en el botón Cerrar.

5. Cambia del encabezado al pie de página haciendo clic en el botón Cambiar entre encabezado y pie

6. Haz clic en el botón Insertar Autotexto de la barra de herramientas Encabezado y pie de página y selecciona la opción Autor, Página, Fecha.

7. Pulsa Cerrar de la barra de herramientas.

De esta manera habrá obtenido un documento en el que se incluye un encabezado y pie de página para todas las páginas que posea el documento. A medida que escriba sucesivas páginas, Word 2000 introduce los mismos encabezados y pies de página que en un principio se hubiera realizado. Para cambiar y editar el encabezado o pie de página, seleccione de nuevo el comando Encabezado pie de página del menú Ver.

DEMO: También se pueden generar documentos con diferentes tipos de encabezados o pies de página a lo largo de un documento, e incluso evitar el encabezado o pie de página en la primera página. Veamos un ejemplo de esto último.

1. Seleccione el comando Configurar página... del menú Archivo. 2. En la pestaña diseño de página del cuadro de diálogo Configurar página,

seleccione la opción Primera página diferente y haga clic en el botón Aceptar.


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3. Sitúese en la primera página y escriba un encabezado. Dicho encabezado sólo

aparecerá en la primera página. Para crear un encabezado para el resto del

documento sitúese en otra página y escriba otro encabezado diferente.

Insertando notas al pie

Las notas al pie y las notas al final se emplean para explicar, comentar o incluir información adicional a un texto haciendo referencia a una palabra, párrafo o frase. Puede incluir notas al pie y notas al final en un mismo documento.

Por ejemplo, notas al pie para comentarios detallados y notas al final para describir una información general del documento. Cualquier nota se constituye de dos elementos relacionados:

El primero de ellos es la marca de referencia, que indica dónde se fija. El segundo de los elementos es el texto de la nota al que hace referencia a la

marca.

Puede numerar las marcas automáticamente o personalizarlas con símbolos.

Tenga en cuenta que las notas al pie sólo se presentan en Vista Diseño de página, aunque también es posible visualizarlas seleccionando el comando Notas al pie del menú Ver, haciendo doble clic en la marca de referencia correspondiente o situándose sobre la marca de referencia sin hacer clic con el botón del ratón.

Si el documento posee notas al pie y notas al final, Word 2000 presentará un cuadro de diálogo para determinar la nota que se desea visualizar.

DEMO: A continuación, se explican los pasos necesarios para insertar una nota al pie.

1. Escribe el siguiente texto: En un lugar de La Mancha, de cuyo nombre no quiero acordarme, no ha mucho tiempo que vivía un hidalgo de los de lanza en astillero, adarga antigua, rocín flaco y galgo corredor..... Sitúa el cursor detrás


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de la palabra "acordarme" y selecciona el comando Nota al pie... del menú Insertar.

2. Active la opción Nota al pie y haga clic en el botón Aceptar. En los botones Opciones... y Símbolo...

3. Después escriba la nota al pie, por ejemplo, Las seis primeras palabras forman un octosílabo de un romance-ensaladilla romano.

Cuando se crean notas al pie y notas al final en modo de pantalla Normal (menú Ver, opción Normal), Word 2000 muestra el Panel de notas (véase figura), donde es posible visualizar las notas al pie, notas al final y cambiar el tipo de separador.

Este método también es válido para crear notas bibliográficas que hacen referencia a fuentes bibliográficas utilizadas en un texto, dato o idea. Recuerde por ejemplo, que el formato de una nota bibliográfica para un libro es el siguiente: Nombre del autor, Título del libro, Ciudad, Nombre de la editorial, año de edición, página de referencia.

Utilizando el autotexto

La función del comando Autotexto es guardar en un archivo interno los textos, gráficos u otros elementos que se utilicen con más frecuencia por el usuario en la creación de documentos e insertarlos rápidamente. Entre los ejemplos habituales cabe destacar, las direcciones, logotipos, nombres, gráficos, textos en otros idiomas, cláusulas de

contratos, firmas, etc.

DEMO: Vea como crear un autexto

1. Seleccione el texto que deseas utilizar con frecuencia y pulsa el comando Autotexto... del menú Insertar

2. Elija la opción Nuevo.... 3. Asigne un nombre para que lo identifique (ej. Dirección) y haga clic sobre

el botón Aceptar (véase figura). 4. Para insertarlo en otro lugar o diferente documento, seleccione el comando

Autotexto del menú Insertar. 5. Por último selecciona la opción Normal, autotexto Dirección (véase figura). De

esta forma, el autotexto dirección quedará reflejado en cualquier documento siempre que desee.


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La función Autotexto contiene además, otros tipos de autotextos definidos por

defecto. Estos son relativos al cierre de una carta, información útil en encabezados y

pies de página, la firma del autor u organización (nombre), tipos de envíos de correos,

textos con citas a asuntos, atención y referencia y saludos.

Macros

Una macro es una serie de comandos e instrucciones de Word 2000, que se agrupan como un único comando para realizar tareas automáticas. Estas macros facilitan el trabajo repetitivo y tedioso e incluso usted puede realizar nuevas barras de herramientas, menús y teclas rápidas con asignaciones de macros para mejorar y personalizar su entorno de trabajo.

Las macros pueden realizarse de dos modos: mediante la grabación de pasos y acciones que el usuario realiza, o a través del nuevo lenguaje de programación denominado Visual Basic para aplicaciones, incorporado en Word 2000. En esta ocasión, este capítulo se centra en la primera posibilidad (método más sencillo), dado


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que la segunda requiere un profundo conocimiento de todos los conceptos y procesos de la programación en Visual Basic.

Aquellas macros que se hayan realizado con las versiones de Word 6.x o Word 95, se convertirán automáticamente a la versión actual.

Las macros, son una serie de órdenes que automatizan las acciones más comunes u otras tareas de manera que el trabajo se realiza más rápido y sencillo.

Creando macros

El método más sencillo para crear una macro es grabar de forma automática cada uno de los pasos o acciones pertinentes para realizar un trabajo.

Recuerde que las acciones realizadas con el ratón en la zona del texto del documento no son válidas, no se graban. Las acciones que se guardan son las que activan comandos de la barra de menús y las barras de herramientas, pulsaciones del teclado, etc.

A continuación, se presenta un ejemplo indicativo para que observe el proceso de grabación y ejecución de una macro.

DEMO: Macro "Insertar un encabezado"

1. En primer lugar abra un documento nuevo. Elija el comando Macro, Grabar nueva macro... del menú Herramientas. Teclee el nombre de la macro y haga clic en el botón Aceptar (véase figura).

2. Elija el comando Encabezado y pie de página del menú Ver. 3. Haga clic en el botón Insertar Autotexto y seleccione la opción Autor, Página,

Fecha. 4. Pulse la tecla <Intro>, escriba la palabra Confidencial, selecciónela con la

combinación de teclas <Mayús + Inicio>. 5. Seleccione todo el encabezado con la combinación de teclas <Mayús + Control

+ Inicio> y asígnele los atributos de fuente que desee. Por último, pulse la tecla <F9> con el encabezado seleccionado y haga clic en el botón Cerrar de la barra


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de herramientas Encabezado y pie de página. Haga clic sobre el botón Detener grabación de la barra de herramientas Grabar macro.

Para ejecutar la macro realizada, abra un documento nuevo, elija el comando Macros..., seleccione la macro Encabezado en el cuadro de diálogo Macros y haga clic en el botón Ejecutar.

Autoevaluación

Indique cuáles de las siguientes acciones se podrían grabar en una macro.

a) La ejecución de un comando de la barra de menús mediante el ratón.

b) La ejecución de un comando de la barra de menús mediante el teclado.

c) La selección de un texto mediante el ráton.

d) La selección de un texto mediante el teclado.

Plantillas y asistentes

Una plantilla es un modelo predefinido, el cual se utiliza para ayudar a realizar los documentos de una forma más rápida y sencilla. Todo documento en Word 2000 está basado en una obligatoriamente.

Una plantilla posee los diferentes formatos, estilos, órdenes, campos, macros, configuraciones y un sinfín de particularidades que hacen de ellas, una herramienta imprescindible para la creación y edición de documentos.

Existen muchos tipos de documentos, como por ejemplo facturas, informes, propuestas, faxes, memorandos, etc. Cada uno de estos tipos de documentos tienen ciertas características que deben mantenerse al elaborar documentos de ese tipo.

Ahora que ya conoce la mayor parte de las posibilidades que Word 2000 le ofrece, podrá crear plantillas como mecanismo vital en sus documentos venideros, para obtener mejores resultados y soluciones completas a las tareas de su trabajo.

Asimismo, los asistentes son estrechos colaboradores que conducen paso a paso al usuario en la creación de documentos habituales de un procesador de texto. Estos asistentes acompañan a las plantillas que Word 2000 incluye para la creación de dichos documentos. Son de gran ayuda y facilitan extraordinariamente la creación de documentos en un tiempo récord.

Recuerde que para aprovecharse de las ventajas de las plantillas y asistentes, tiene que haberlas instalado previamente. Si no es así, hágalo reinstalando de nuevo Word 2000 con las opciones disponibles en el apartado de instalación Personalizada.


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Utilizando plantillas

Para crear un documento basado en alguna de las plantillas existente, debe seleccionar el comando Nuevo del menú Archivo. En el cuadro de diálogo que aparece podrá ver numerosas plantillas y asistentes organidos en diversas categorías: general, cartas y faxes, informes,...

Seleccione la plantilla que desee usar y pulse Aceptar. En ese momento le aparecerá

un documento con todos los elementos que incluya la plantilla. Por ejemplo, si

hubiéramos elegido Fax moderno nos aparecería lo siguiente:


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Ahora sólo quedaría rellenar los campos en gris y sustituir los textos que no nos interesen.

Si, en el cuadro de diálogo Nuevo, selecciona una plantilla con asistente, Word 2000 presenta en pantalla una serie de cuadros de diálogo que le irán mostrando los pasos necesarios para diseñar el documento. Siga las instrucciones de los diferentes apartados y seleccione las opciones que desee.

Las plantillas con asistente, aparecen en las mismas solapas que las plantillas normales, acompañadas con la palabra Asistente. Al igual que las plantillas normales, Word incorpora varias plantillas con asistente para la realización de cartas, faxes, memorandos, certificados, currículos, boletines, páginas Web, etc. Abra cada una de ellas y déjese llevar por la magia de la creación de documentos automáticos.

Una vez finalizado el asistente puede terminar de escribir el documento y reemplazar los textos con las nuevas especificaciones. Además, para aquellos usuarios con un nivel avanzado, pueden crear y modificar asistentes a partir de las macros realizadas para este fin.

Creando currículum mediante el asistente

Un currículo o currículum vitae es un documento en el que se expone de manera clara, precisa y atractiva aquellos títulos, cargos, trabajos, experiencias y datos que puedan conducirnos o, lo que es mejor, despertar en quien lo lee la atención necesaria para que lo valore con vistas a seleccionarnos y emplearnos en su organización. El currículo suele ocupar una o dos páginas en las que se divide la información en distintos bloques, con un título cada uno, como por ejemplo: datos personales, experiencia,...


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La forma más sencilla de elaborar un currículum es utilizar el asistente que tiene Word

para currículos. Para ello haga clic sobre el comando Nuevo del menú Archivo. En el

cuadro de diálogo que aparece, activa la pestaña Otros documentos y haga doble clic

sobre el icono Asistente para Currículos. Tras esto aparecerá en la pantalla un

asistente que, mediante diversas preguntas en varias pantallas, te ayudará a crear tu

currículum:

En el paso Estilo debes seleccionar uno de los tres estilos de currículum disponibles. En el siguiente paso (Título) debes decidir el tipo de tu currículum. Dependiendo de la opción elegida, te aparecerán marcados en los siguientes pasos unos títulos de bloques u otros. No tiene demasiado importancia la opción elegida, porque los siguientes pasos (Títulos estándar, Títulos opcionales y Agregar u ordenar títulos) te permiten decidir de una forma más precisa los bloques que deseas que aparezcan en tu currículum. Para pasar de un paso a otro del asistente debemos pulsar sobre el botón Siguiente. Una vez llegado al último paso, pulsaremos sobre Finalizar. En ese momento aparecerá el currículum con algunos camos en gris para que los rellenemos.

DEMO: Observa como crear un currículum vitae utilizando el asistente de Word.

1. Ejecuta Archivo/Nuevo. 2. Activa la pestaña Otros documentos. 3. Haz doble clic sobre el icono Asistente para Currículos. 4. Pasa por los diferentes pasos del asistente, realizando las operaciones que te

sugiere y pulsando después sobre el botón Siguiente. 5. Pulsa Finalizar en el último paso del asistente. 6. Rellena los campos que te aparecen en gris.


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Creando cartas mediante el asistente

Para escribir una carta utilizando el asistente tenemos que seleccionar del menú Archivo el comando Nuevo. En el cuadro de dialogo que aparece activamos la pestaña Cartas y faxes y hacemos doble clic sobre el icono Asistente para cartas. Entonces aparecerá un cuadro de diálogo que nos permite elegir lo que queremos hacer:

Enviar una carta: permite redactar una carta destinada a una persona. Enviar carta a una lista de correspondencia: permite crear un conjunto de

cartas, etiquetas postales u otro tipo de documentos con una base común y con un destinatario distinto. Esto es útil, por ejemplo, para enviar la misma carta a un conjunto de personas cuyos datos están en una base de datos de Access.

Aquí sólo veremos cómo enviar una carta, así que marcamos esa opción y pulsamos el

botón Aceptar para comenzar a trabajar con el asistente para cartas:


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Podemos abrir directamente el cuadro de diálogo anterior (Asistente para cartas) seleccionando del menú Herramientas el comando Asistente para cartas.

En el primer paso del asistente debemos decidir el diseño de la página, el estilo de los párrafos y el formato de la fecha, si queremos que aparezca. También se le pueden indicar a Word que el papel en el que se va a imprimir la carta tiene un membrete.

Al siguiente paso del asistente se puede llegar pulsando el botón Siguiente o haciendo clic sobre la pestaña Información del destinatario. En él tendremos que introducir el nombre del destinatario, su dirección y el estilo de saludo que deseamos.

Gracias al tercer paso del asistente podemos insertar en la carta algunos textos específicos. Para eso aparecen una serie de casillas de verificación de forma que si marcamos alguna de ellas, se activa el desplegable que aparece a su lado. El texto que seleccionemos en dicho desplegable aparecerá después en la carta creada por el asistente.

En el último paso del asistente introduciremos el nombre y la dirección del remitente, además de elegir un saludo.

Para finalizar pulsaremos el botón Terminar. En ese momento aparecerá una carta con una parte central en la que podemos escribir el texto que deseemos.

DEMO: Observa cómo crear una carta utilizando el asistente.

1. Seleccione el comando Nuevo... del menú Archivo para visualizar las plantillas existentes.

2. En la solapa Cartas y faxes seleccione la plantilla Asistente para cartas y haga clic en el botón Aceptar.

3. En el cuadro de diálogo de la ayuda haga clic en Enviar una carta para visualizar el cuadro de diálogo Asistente para cartas.

4. Escriba el nombre del destinatario y su dirección en la solapa Información del destinatario. En la solapa Información del remitente escriba el nombre del remitente y cambie la despedida de agradecimiento.

5. Haga clic en el botón Terminar y después haga clic en el botón Cancelar en el cuadro de diálogo de la ayuda de Word 2000. Ahora puede terminar de escribir la carta y reemplazar los textos con corchetes por lo que proceda en cada uno de ellos.


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ACTIVIDAD

En esta actividad vas a trabajar con una de las utilidades de Word más interesantes, como son los asistentes, mediante los cuales se pueden conseguir con gran facilidad documentos de gran calidad para nuestras necesidades de comunicación.

En concreto, hemos elegido dos de las tareas más comunes a las que tendrás que hacer frente en tu interacción con el mundo laboral. Una de ellas es la elaboración de tu propio currículum vitae: como bien sabes, para conseguir un buen trabajo saber dotarse de una buena carta de presentación constituye una excelente ayuda.

La otra tarea que hemos escogido es la redacción de cartas comerciales. Será muy extraño que, en tu experiencia profesional, no te veas abocado en más de una ocasión a comunicarte comercialmente con clientes o proveedores mediante el formato estándar de siempre: la carta comercial.

Currículum vitae.

Se trata de que elabores tu propio currículum vitae utilizando cualquiera de los modelos o plantillas que te ofrece Word. Los datos que aparecerán deben ser datos reales: los tuyos propios. Tendrás que desglosar:

Tus datos personales. Tus datos académicos. Tu experiencia (si posees) profesional. Tus datos complementarios, intereses, aficiones,....

Se valorará:

Calidad y claridad en la redacción. Calidad de los datos. Aditamentos o adornos suplementarios que se te puedan ocurrir sobre el

modelo original. Calidad de presentación final.

Carta comercial

Imagina la siguiente situación:

Tienes un negocio propio, dedicado a la venta de componentes informáticos de todo tipo, ubicado en un local comercial (ficticio) en tu dirección actual.

Hiciste un pedido a un proveedor determinado de cartuchos para impresoras de tinta (debes buscar en Internet datos de empresas que suministren este material).


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Del pedido que realizaste, mediante carta comercial, una partida concreta (p. ej., cartuchos para la impresora Canon BJC-210) viene equivocada, habiéndote enviado cartuchos pertenecientes a otro modelo de impresora que tú no tienes en tu catálogo, por lo que no te interesa quedarte con ellos.

Vas a proceder, por tanto, a la devolución de esta partida, circunstancia que comunicarás al proveedor mediante la carta correspondiente. Debes dejar bien claro que los gastos de envío corren a cargo del proveedor.

Se te pide:

Elabora las dos cartas comerciales, utilizando los modelos o plantillas que te proporciona Word:

o Carta de pedido. o Carta de devolución de mercancías.

Se valorará:

Calidad de la redacción. Calidad de la información expuesta (datos reales de proveedor y de artículos). Calidad de presentación final.

Comprime los 3 documentos creados (currículum vitae, carta de pedido y carta de devolución) y utiliza como nombre del archivo comprimido tunombreAIOTunidad9tarea1. No utilices la letra ñ o tildes en el nombre del archivo.

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