Unidad7.PresentacionesconPowerPoint

7/25/2019 Unidad7.PresentacionesconPowerPoint

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Presentaciones con Power Point

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UNIDAD 7

PRESENTACIONES CON POWER POINT

Introducción:

La presente unidad pretende ser una eficaz iniciación al mundo de las presentaciones de la manode uno de los mejores programas que existen actualmente en el mercado.

PowerPoint es la herramienta que ofrece Microsoft Office para crear presentaciones.Las presentaciones permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractivacaptando la atención del interlocutor.

Una recomendación importante a la hora de realizar presentaciones es plantear elcontenido en función de la finalidad y del grado de comprensión e interés del público alque va destinado.

Para crear una presentación utilice palabras y frases con las que la audiencia estéfamiliarizada y céntrese en el objetivo buscado. Incluya en sus presentaciones efectoscomo: animaciones, sonido, imágenes... y proporcione ese toque de dinamismo que harásu presentación más interesante para el público.

Todos estos elementos que forman la presentación se organizan en diapositivas; podemos definir entonces una presentación como una sucesión de diapositivas, en cada

una de las cuales habrá una serie de elementos (imágenes, texto,...) destinados atransmitir una cierta idea

En PowerPoint encontrará las herramientas necesarias para crear presentaciones deforma fácil y rápida pero con gran calidad ya que incorpora gran cantidad deherramientas que permiten personalizar hasta el último detalle.

Autoevaluación

PowerPoint es...

a) Una aplicación para gestionar bases de datos.

b) Una aplicación para realizar presentaciones.

c) Un procesador de textos.

d) Una hoja de cálculo.

e) Una herramienta de dibujo.




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Realizar operaciones con documentos

Al acceder a PowerPoint aparece una ventana que nos muestra las distintas opciones para crear una nueva diapositiva ó acceder a una ya creada anteriormente.

Para acceder a PowerPoint existen dos formas básicas:

Desde el botón de Inicio situado en la esquina inferior izquierda y buscandoMicrosoft PowerPoint en el apartado de Programas.

A través del icono de PowerPoint situado en el escritorio de Windows y que,en caso de no tenerlo disponible, podrás añadirlo fácilmente siguiendo los

pasos enumerados en la demo de esta misma página.

Debes tener en cuenta que en algunas ocasiones, por la configuración del

ordenador en el que nos encontremos trabajando, la opción de crear un accesodirecto en el escritorio de Windows no es posible realizarse.

DEMO:

Cómo crear un acceso directo.

1. Ir al botón de Inicio situado en la parte inferior izquierda de la pantalla.2. Seleccionar el comando Programas y buscar Microsoft PowerPoint.3. Pulsamos sobre el botón derecho del ratón.4. Elegimos la opción Crear acceso directo.5.

Arrastrar el acceso directo al Escritorio.

Abr iendo una presentación existente

Si se desean realizar cambios en una presentación que ha sido almacenada conanterioridad, es necesario abrirla previamente.

PowerPoint, por defecto, almacena las presentaciones en la carpeta Mis documentosaunque al guardar la presentación el usuario podrá elegir la carpeta donde se ubicará.

DEMO:

Ésta es la manera de abrir una presentación existente.

1. En el menu Archivo, se selecciona el comando Abrir, dentro del cuadro dediálogo se elige la unidad y la carpeta que contiene el fichero. El fichero será deltipo Nombre_fichero.ppt

2. Se selecciona el nombre del fichero que contiene la presentación, haciendo clicsobre él.

3. Se hace clic sobre el botón Abrir.




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Si lo que se pretende es crear una presentación nueva, utiliza el comando Nuevo... delmenú Archivo. En el módulo siguiente veremos cómo utilizar este comando de formamás amplia.

Guardando una presentación

Cuando estamos diseñando o modificando una presentación es aconsejable ser previsory guardar cada cierto tiempo dicha presentación para evitar imprevistos, y perder todo eltrabajo realizado.

Si estamos trabajando con una nueva presentación que no ha sido almacenada en unfichero anteriormente:

DEMO:

Ésta es la manera correcta de guardar una presentación.

1. Se selecciona de la barra de menú Archivo y elegimos el comando Guardar oGuardar como.

2. En ambos casos aparecerá un cuadro de diálogo donde determinaremos launidad y la carpeta en las que se desea almacenar el fichero.

3.

Se escribe el nombre que se quiera dar a la presentación, en el cuadro Nombrede archivo.

4. Se hace clic sobre el botón Guardar.

Si trabajamos con un fichero que ha sido almacenado con anterioridad se selecciona enla barra de menú Archivo y pulsamos sobre el comando Guardar. También podremosguardar la presentación haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientasEstándar que representa un disquete. La presentación se grabará automáticamente en elmismo fichero, sustituyendo a la anterior versión de la misma.

Si la presentación ha sido almacenada con anterioridad, pero las nuevas modificacionesse desean almacenar en un fichero diferente, se selecciona en la barra de menú Archivo




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y elegimos el comando Guardar como y repetimos los pasos 2, 3 y 4 citadosanteriormente.

Los nombres de fichero pueden estar formados por un máximo 255 caracteres,incluyendo letras, dígitos, caracteres especiales y espacios en blanco. No sonválidos los siguientes caracteres (\),(¿?), (:), (*),("),(<), (>) y (¡).

Autoevaluación

Para guardar una presentación ya creada con otro nombre para generar un documentodistinto, la opción a utilizar es...

a) Hay que duplicar el archivo en la carpeta y luego cambiarle el nombre.

b) Guardar.

c) No se puede guardar con otro nombre una presentación ya creada.

d) Guardar como.

e) Cerrar.

Conocer la ventana de PowerPoint

Al comenzar a trabajar con Microsoft PowerPoint normalmente utilizaremos:

Las barras de herramientasOtros elementos de pantalla




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Al abrir PowerPoint no tienen porque aparecer todas las barras de herramientas ya quese pueden hacer visibles u ocultar.

Autoevaluación

Indique el elemento que no aparece habitualmente en la ventana principal al arrancar laaplicación PowerPoint.

a) Botones de cambio de visualización.

b) Barra de herramientas.

c) Botones de avance o retroceso de diapositiva.

d) Herramienta de organigramas.

e) Barra de título.

Las barras de herramientas.

Las barras de herramientas permiten un acceso rápido a las tareas y comandos de usomás frecuentes. En estas barras se encuentran las funciones y procesos más usados en lacreación de diapositivas por PowerPoint.

Las barras de herramientas no siempre están visibles, pueden estar desactivadas y laforma de hacerlas visibles es la siguiente:

DEMO:

Sacar las barras de herramientas de Power Point es así de sencillo.

1.

Se selecciona en la barra de menú la opción Ver 2. Se selecciona el comando Barras de Herramientas




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3. Se hace clic sobre las opciones presentadas, para activarlas o desactivarlas,según se desee visualizar u ocultar la barra de herramientas correspondiente.

Las barras de herramientas al activarse pueden integrarse en la cabecera dePowerPoint o quedar como ventanas flotantes en cualquier zona del área de

trabajo, pudiendo modificar su posición y tamaño, para moverlas haremos clicsobre ellas y arrastraremos hasta su posición.

Otra forma de abrir el menú Barras de herramientas es la siguiente:

DEMO:

Obtener la Barra de Herramienta

1. Se pulsa el botón derecho del ratón sobre cualquier barra abierta para sacar su

menú contextual.2. Se activa o desactiva la opción correspondiente a la barra de herramientas que sedesee visualizar u ocultar.

Son 13 las barras de herramientas incluidas por defecto enPowerPoint 2000, a las que se pueden añadir otras

personalizadas, para adaptarlas a necesidades específicas o para sacar el máximo rendimiento a su entorno gráfico.

Cuando se ha activado una barra de herramientas y queda enmedio de la pantalla, haciendo doble clic sobre la barra de

títulos, la barra se integrará en su lugar determinado,normalmente en la cabecera de PowerPoint.

Las barras de herramientas que por defecto se abren con cada pantalla dependen del modo de visualización. Por ejemplo, enel modo Diapositivas, las barras Estándar, Formato y Dibujo son las predeterminadas.

Otros elementos de pantalla

Existen también otros elementos que son de gran utilidad para poder desplazarnos a

través de las diapositivas y conocer la diapositiva en la que nos encontramos dentro dela presentación.

Flechas de Avance o de Retroceso de Diapositivas

Son unas pequeñas flechas que se encuentran colocadas en la parte inferior derecha, ynos son de gran ayuda para desplazarnos por las distintas diapositivas que componenuna presentación.




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DEMO:

Vea como avanzamos y retrocedemos en una presentación.

1. Para avanzar hacia las siguientes diapositivas haremos clic sobre la flecha doble

inclinada hacia abajo.2. Para retroceder hacia las diapositivas anteriores que ya han sido vistas haremosclic sobre la flecha doble inclinada hacia arriba.

Barra de Estados

Es la barra que se encuentra situada en la parte inferior de la pantalla que nos indica,entre otras cosas, la diapositiva en la cual nos encontramos de la presentación.

Trabajar con las diferentes vistas de una presentación

PowerPoint 2000 ofrece cinco modos diferentes de visualizar en pantalla una presentación y de ofrecer la información en ella contenida.

Estas son las características principales de cada uno de los modos de presentación:

Vista normal: muestra cada diapositiva individualizada, con un espacio en la parte inferior de la pantalla donde se pueden incluir notas para la presentación y con unapartado en la derecha en el que se muestra el título y texto de todas las diapositivas yen el que aparece resaltada la diapositiva que se visualiza.

Vista esquema: en ella se puede ver el título y el texto de todas las diapositivas dela presentación, además de mostrar una miniatura de la diapositiva seleccionada y unespacio para introducir la notas de la presentación.

Vista diapositiva: presenta una única diapositiva con lo que se facilita su diseñoal incluir fondo, texto, imágenes y colores.

Vista clasificador de diapositivas: aparecen en la pantalla una versión reducida

de todas las diapositivas según su orden de presentación.

Presentación con diapositivas: se utiliza para visualizar la diapositiva a pantallacompleta.

Para pasar de un modo a otro se puede optar por uno de los caminos que se describen acontinuación:




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DEMO:

Diferentes modos de visualización de una presentación creada por Power Point a travésde los botones de visualización.

1.

Pulsamos en los botones de visualización, situados en la parte inferior izquierdade la ventana de presentación, la opción Vista Esquema. 2. A continuación sobre la opción Vista Diapositiva. 3. Después pulsamos sobre la opción Vista Clasificador de Diapositivas. 4. Pulsamos la opción Presentación con diapositivas para ver el resultado final.5. Haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona, en el menú contextual que

aparece, la opción Fin de la Presentación.6. Pulsa el botón Vista Normal.

También podremos cambiar de modo de visualización de la presentación pulsando sobrelos botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la pantalla, donde en una

pequeña paleta se encontrarán los mismos iconos que aparecen arriba.

Vista diapositiva y esquema

Vista diapositiva

En la vista diapositiva se presenta solo una diapositiva sobre la cual es bastante sencillorealizar modificaciones.

En esta vista se ve una única diapositiva a la que se podrá cambiar su formato yaspecto, realizando distintas acciones como:

añadir o quitar imágenesañadir textodibujar nuevas formasinsertar gráficos y elementos visuales creados con otras aplicacionescambiar el fondo y el diseño, etc.

En ella se incluyen por defecto las barras de herramientas Estándar, Formato yDibujo, para poder realizar las modificaciones.




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Autoevaluación

En la vista diapositiva podemos realizar modificaciones, pero ¿qué acción no se puede realizar?

a) Dibujar nuevas formas.

b) Añadir imagenes.

c) Añadir texto.

d) Eliminar la diapositiva Activa.

e) Cambiar el fondo.

Vista esquema

En la vista esquema se muestra una relación de todas las diapositivas incluidas en la presentación con los títulos y los textos de cada una de ellas. Sin embargo, no incluyelos elementos de diseño como fondos, imágenes, colores y dibujos que figuran en lasdiapositivas.

PowerPoint muestra una pequeña ventana situada en la parte derecha de la pantalladonde visualizamos la diapositiva activa en miniatura, donde podremos ver el aspectode dicha diapositiva.

Esta vista es recomendable para trabajar sobre las ideas principales de lapresentación, para que las diapositivas aparezcan en un orden lógico.

Para trabajar con la Vista Esquema se dispone de una barra de herramientas específica,Esquema, y mediante los diferentes iconos de la misma (subir, bajar elementos,




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contraer, expandir, etc.) es posible mover los datos de una diapositiva, ocultar , mostrartextos o cambiar el orden de las diapositivas en la presentación.

DEMO:

Modificar texto en una diapositiva a través de la Vista de Esquema

1. Se selecciona el texto que desea modificar, arrastrando el ratón de un extremo aotro.

2. Se escribe el texto que sustituirá al anterior.

Si lo que se desea es añadir una nueva línea se sitúa el cursor en el final de la línea que precederá a la nueva, se pulsa <Intro> y se escribe el texto que se insertará en dichalínea.

Si únicamente se desean ver los títulos de algunas diapositivas con el fin de hacer una

revisión de las ideas fundamentales expuestas:

Se seleccionan dichas diapositivas, arrastrando el ratón, se hace clic sobre el botón Contraer de la barra de herramientas Esquema.

Y si lo que se desea es volver a visualizar el texto contenido en dichas diapositivas, se

seleccionan de nuevo y se hace clic sobre el botón Expandir.

En esta vista se incluye, además, un apartado para introducir notas.

Otras vistas

Vista normal

Es muy similar a la vista esquema, sin embargo, en esta vista se dedica más espacio amostrar la diapositiva seleccionada, para trabajar con ella, y en la parte de la izquierdase muestran sólo los títulos y subtítulos de las diapositivas, pero no todo el texto.




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Vista clasificador de diapositivas

Esta vista permite visualizar todas las diapositivas en miniatura sobre la pantalla y ordenadas por orden de aparición. La diapositiva que está bordeada por un recuadro negro indica que es ladiapositiva que se encuentra activa

Con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación, nos

permite acceder más rápido a una diapositiva y es muy útil para organizar lasdiapositivas.

Si el tamaño de las diapositivas es incómodo para su lectura, podemos modificar sutamaño seleccionando en la barra de menús la opción Ver, a continuaciónseleccionamos el comando Zoom, y elegimos la escala con la que se visualizará eldocumento mediante los botones de incremento del cuadro Porcentaje. Finalmente, sehace clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

También es posible modificar la escala de visualización de las diapositivas, utilizando el botón Zoom de la barra de herramientas Estándar. Igualmente, si se pulsa la tecla

<Alt>, mientras se hace clic con el ratón en la diapositiva, el título de la misma seresalta con claridad.

Desde el modo de presentación Clasificador de Diapositivas, resulta especialmentesencillo cambiar el orden en el que se presentarán las diapositivas.

DEMO:

Vea cómo cambiar de orden las diapositivas es tan fácil como arastrarla hasta su nuevoemplazamiento.

1.

Se hace clic sobre la diapositiva que desea cambiar de posición, para activarla




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2. Se arrastra con el ratón hasta situarla en la nueva posición. Las diapositivas serenumerarán automáticamente.

3. También podríamos usar los comandos Cortar y Pegar para cambiar el ordende las diapositivas.

Si se hace doble clic sobre la diapositiva, se pasa al modo de visualizaciónanterior a la vista clasificador de diapositivas.

Autoevaluación

Desde el modo de presentación Clasificador de diapositivas, no es posible...

a) Cambiar el formato del texto.

b) Tener una visión global de la presentación.

c) Eliminar una diapositiva.d) Copiar una diapositiva.

e) Mover una diapositiva.

Presentación con diapositivas

Esta vista muestra el resultado final de la presentación tal y como se mostrará. Toda la pantalla se ocupa por una diapositiva y no incluye ni barras de herramientas ni ningúnotro elemento que distraiga la atención del objetivo principal de la presentación.




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Para pasar a la siguiente diapositiva y ver el resto de la presentación, tendremosque pulsar sobre la tecla Intro o sobre la tecla Av Pág, y si lo que queremos es volverhacia atrás pulsando sobre la tecla de borrado DEL o sobre la tecla de Re Pág.

Creando una presentación

Para crear una nueva presentación PowerPoint ofrece varias posibilidades, distintasentre sí y que intentan cubrir las necesidades del usuario.

Cuando se decide crear una nueva presentación, el programa ofrece varias posibilidades,una de ellas es desde el cuadro de diálogo Nueva presentación, que aparece alseleccionar en la barra de menús Archivo y seleccionar el comando Nuevo o desde elcuadro de diálogo PowerPoint que aparece al iniciar el programa.

DEMO: Vea dos maneras de crear una presentación en blanco con PowerPoint.

Desde el cuadro de diálogo Nueva presentación

1. Seleccionar en la barra de menús Archivo y elegir el comando Nuevo.2. Activar la ficha General, haciendo clic sobre su solapa.3. Hacer clic sobre el icono Presentación en blanco. 4. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Desde el cuadro de diálogo de inicio de PowerPoint:

1. Seleccionar la opción Presentación en blanco.2. Hacer clic sobre el botón Aceptar.




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Si desea abrir el Asistente para autocontenido:

DEMO: El Asistente de autocontenido ayuda a crear una presentación de forma muyestructurada.

1. Desde el cuadro de diálogo que aparece al iniciar PowerPoint, seleccionarAsistente para autocontenido.

4. Hacer clic sobre el botón Aceptar.5. Seguir los pasos del asistente.

También puede activar el asistente para autocontenidos ejecutando Archivos / Nuevo y,en la pestaña General, haciendo doble clic sobre Asistente para autocontenido.

Eligiendo un autodiseño

Si se quiere crear una presentación a partir de una en blanco, hay que elegir elautodiseño con el que se mostrará su primera diapositiva. También se tiene que

seleccionar el autodiseño cada vez que se inserte una diapositiva nueva en una presentación.

Cada uno de los 24 autodiseños que ofrece el programa contiene un diseño diferente dela diapositiva, incluyendo en él marcadores de posición, que le permitirán insertardiferentes tipos de objetos (títulos, subtítulos, texto con viñetas, dibujos, tablas,gráficos, organigramas, elementos multimedia, etc.).




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Los marcadores de posición del título y del texto siguen el formato del patrón dediapositivas de la presentación.

Para aplicar el formato que mas nos interesa a una diapositiva:

1. Se selecciona el autodiseño que se desea aplicar en el cuadro de diálogo.2. Se hace clic sobre el botón Aceptar.

Aparecerá la nueva diapositiva, con los marcadores de posición del autodiseñoseleccionados.

Si el autodiseño elegido incluye marcadores de posición que no utilizará, puedesuprimirlos haciendo clic sobre éste para seleccionarlo y pulsando <Supr> o ignorarlos,ya que no aparecerán en el resultado final de su presentación.

Si una vez creada la diapositiva, no le gusta el autodiseño que ha elegido, puede

cambiarlo.




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DEMO: Vea como cambiar el autodiseño de una presentación ya creada en PowerPoint.

1. Se selecciona en la barra de menús Formato y se selecciona el comando Diseñode la diapositiva.

2. Se hace clic sobre el nuevo autodiseño.

3.

Se hace clic sobre el botón Aceptar.

La diapositiva tomará el nuevo formato respetando los objetos que hubieran sidoinsertados anteriormente. Todos los objetos se mantendrán en la diapositiva, aunque setendrán que reorganizar para ajustarlos al nuevo diseño.

Dando formato de fuente y de párrafos

Dar un formato adecuado al texto puede lograr que una presentación tenga un aspectomucho más atractivo y profesional, y eso se logrará cambiando elementos como lafuente, alineando el texto, etc.

Las posibilidades que ofrece PowerPoint para modificar el aspecto del texto sonsimilares a las que ofrece Word, para dar formato al texto elegiremos en la barra demenús Formato y seleccionamos el comando Fuente.

Para dar formato al texto insertado debe trabajar con la vista Normal, Esquema oDiapositiva.

En algunas ocasiones queremos modificar las características del texto de la presentación, para resaltar cierto aspecto o llamar la atención del público que contemplala presentación.

DEMO: Ésta es la forma de modificar la fuente de una presentación.

1. Se selecciona el texto a modificar.2. Se selecciona en la barra de menús Formato y el comando Fuente. 3. Se elige la fuente, el tamaño, el estilo de la fuente, el color y los efectos que se le

quiera incorporar.4. Se hace clic sobre el botón Aceptar, cuando se hayan seleccionado todas las

características que desea aplicar al texto.




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Algunas de éstas características pueden ser modificadas mediante los iconos que seencuentran en la barra de Formato.

Los botones y de la barra de herramientas Formato, permiten aumentar ydisminuir el tamaño de la fuente del texto seleccionado.

Existen determinadas características que se aplican a todo el texto de un párrafo, comoson la alineación, el interlineado y las sangrías; éstos se modifican desde la vistaDiapositiva.

Para dar formato a un párrafo, no es necesario seleccionarlo previamente, sino quesimplemente debe hacerse clic en cualquier lugar del párrafo y efectuar los cambios quese deseen en el formato del mismo.

Para cambiar la alineación de un párrafo con respecto al cuadro que lo contiene:

DEMO: Vea el procedimiento para dar formato a los párrafos.

1. Se hace clic en cualquier punto del párrafo, cuya alineación se desea modificar.2. Se selecciona en la barra de menús Formato y hacemos clic sobre el comando

Alineación y elegimos el tipo de alineación que se desea.3. De esta forma podremos modificar otros aspectos del formato de los párrafos.

Los botones , y que se encuentran en la barra de herramientas Formato, permiten alinear el párrafo en el que se encuentra el cursor a la izquierda, centrarlo yalinearlo a la derecha, respectivamente.

Para cambiar el espacio entre las líneas del párrafo y el espacio entre dos párrafos:

DEMO: Vea el procedimiento para cambiar el interlineado de los párrafos.

1. Se selecciona el párrafo o párrafos que desea modificar.2. Se selecciona en la barra de menús Formato y hacemos clic sobre el comando

Interlineado.3. Se escribe o se utilizan los botones de incremento para definir el espacio entre

las líneas y entre los párrafos.4. Se hace clic sobre el botón Aceptar.

Para aumentar o disminuir la sangría de un párrafo, se utilizan los botones , yque se visualizan tanto en la vista Diapositiva, como en la vista Esquema.

Definiendo el fondo para la diapositiva

Si se desea aplicar el mismo fondo e incluso el mismo formato para el texto de todas lasdiapositivas, lo más conveniente es utilizar el patrón de diapositivas. Pero si lo que sedesea es aplicar fondos y formatos diferentes a cada una de ellas, hay que definir elformato de cada diapositiva una a una.




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Una vez escrito el texto de cada una de las diapositivas de la presentación, haberrealizado las correcciones oportunas y dado el formato adecuado, es el momento de

preocuparse por la apariencia de la presentación.

Para cambiar el fondo de una diapositiva hayque seguir los pasos siguientes:

DEMO: Vea cómo se define un fondo dediapositiva.

1. Se visualiza la diapositiva que se desea

modificar en la vista Diapositiva.

2. Se selecciona en la barra de menú Formato

y se hace clic sobre el comando Fondo.

3. Se hace clic sobre la lista desplegable del

color y se selecciona el más adecuado.

Si no se encuentra el color deseado, se hace clic sobre el botón Más colores,seleccionando un color y aceptando. Si se hace clic sobre el botón Aplicar, se daformato únicamente a la diapositiva activa, pero si se desea aplicar formato a todas lasdiapositivas de la presentación, se da al botón Aplicar a todo.

PowerPoint permite aplicar los fondos prediseñados o los efectos de relleno a lasdiapositivas. Se accede desde la lista desplegable Efectos de relleno del cuadro dediálogo Fondo. Aquí se puede elegir entre sus cuatro fichas: Degradado, Textura,

Trama e Imagen.

Desde la ficha Imagen se puede insertar una imagen como fondo de la diapositiva:

DEMO: Vea como insertar una imagen como fondo de diapositiva.

1. Visualizar la diapositiva que se desea modificar en la vista Diapositiva.2. Seleccionamos en la barra de menú Formato y elegimos clic sobre el comando

Fondo.3. Hacemos clic sobre la lista desplegable del color y seleccionamos la opción

Efectos de relleno, y aparecerá un cuadro de diálogo Efectos de relleno.4.

Se hace clic sobre la pestaña Imagen.5. Seleccionamos la carpeta y la imagen que se desea insertar.6. Hacemos clic sobre el botón Aceptar.7. Pulsamos Aplicar y la diapositiva se mostrará con la imagen de fondo

seleccionada.

Es aconsejable cuando se elija el color del fondo, no seleccionar colores intensosque sean molestos a la vista, ya que nuestro objetivo es exponer información de laforma más agradable y clara posible.




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Autoevaluación

¿Qué no debemos hacer al aplicar un fondo a una presentación?

a) Elegir un color suave que ayude a entender las ideas que se exponen.

b) Insertar una imagen como fondo.

c) Elegir un color intenso para llamar la atención.

d) Aplicar fondos prediseñados.

Realizar operaciones con diapositivas

Una vez que las diapositivas han sido creadas, para preparar la presentación puederesultar necesario tener una visión global de la misma. La vista Clasificador dediapositivas, presenta en pantalla todas las diapositivas en miniatura y desde ella es

posible trabajar con las diapositivas que componen la presentación.

Las operaciones mas usuales con las diapositivas que componen una presentación sonlas de Eliminar una diapositiva, Copiar una diapositiva existente, Mover la diapositivao Insertar una nueva diapositiva.

Para visualizar la presentación en la vista Clasificador de diapositivas se seleccionaesa herramienta dentro de la barra de menús Ver.




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Si hace clic sobre el botón se visualizarán alternativamente sólo los títulos o ladiapositiva completa incluyendo imágenes, fondo, etc.

I nsertando, copiando y dupli cando una diapositi va

Lo más normal en una presentación es tener más de una diapositiva.

La opción Insertar diapositiva podrás encontrarla en el menú Insertar / NuevaDiapositiva. Es tan sencillo como, desde una diapositiva concreta, pulsar dicha opción.A continuación verás como se inserta una diapositiva según el autodiseño que hayasseleccionado.

DEMO: Un ejemplo de como insertar una diapositiva en PowerPoint

1. Se selecciona la diapositiva detrás de la cual se desea insertar otra.2. Se selecciona en la barra de menús Insertar y se hace clic en el comando Nueva

diapositiva.3. Se elige el autodiseño, para la diapositiva.4. Se hace clic sobre el botón Aceptar.

También podrás duplicar la diapositiva sobre la que te encuentres, pulsando laopción Insertar / Duplicar diapositiva, que verás mas adelante.

DEMO: Vea lo sencillo que es duplicar una diapositiva.

1. Se activa la diapositiva que desea duplicar.2. Se selecciona en la barra de menús Insertar y se hace clic sobre el comando Duplicar

diapositiva. Se insertará, a continuación, una copia exacta de la diapositivaseleccionada.

Si queremos copiar una diapositiva ya existente en una presentación, en otra posicióndistinta a la inicial poseemos varios métodos

Para copiar una diapositiva en otra posición existen varios métodos entre los quedestacamos:

En la vista Clasificador de diapositiva, haceciendo clic sobre la diapositiva que sedesea desplazar y arrastrandola con el ratón, al mismo tiempo que se pulsa la tecla

<Control>.Seleccionando la diapositiva y utilizando las comandos Copiar y Pegar del la barra demenús Edición, del mismo modo que en cualquier otro programa.

DEMO: Con esta demostración aprenderá cómo se copian diapositivas.

1. Se activa la dispositiva que desea mover.2. Se selecciona en la barra de menús Edición y se hace clic en el comando Copiar.3. Se activa la diapositiva delante de la cual se desea insertar la copia.4. Se selecciona en la barra de menús Edición y se hace clic en el comando Pegar.

También se pueden utilizar los botones , y de la barra de herramientasEstándar, que equivalen a las opciones Cortar, Copiar y Pegar, respectivamente.




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Autoevaluación

Cuando insertamos una diapositiva, entre dos existentes, en una presentacióndeberemos...

a) Elegir su autodiseño.

b) Modificar la numeración de las diapositivas ya que se ha modificado.

c) Aplicarle la plantilla que tenga la presentación.

d) No deberemos hacer nada, ya que tomará el patrón que tenga definidala presentación, tomando su diseño.

Ocultando y eliminando una diaposit iva

Si no se desea que una de las diapositivas creadas aparezca en la exposición, antes derealizar la presentación debe marcarla como oculta.

Cuando no estamos seguros si la diapositiva finalmente aparecerá en la presentación,antes de eliminar la diapositiva, la ocultamos y si al final decidimos que no aparecerá seelimina dicha diapositiva. Los pasos para ocultar una diapositiva son:

DEMO: Estos son los pasos a seguir para ocultar una diapositiva.

1. En la vista Clasificador de diapositivas, se activa la diapositiva que se deseaocultar.

2. Se hace clic en el icono que se encuentra en la barra de herramientasClasificador de diapositivas y aparecerá el signo de la imagen tachada sobre elnúmero de la diapositiva, en la vista Clasificador de diapositivas.

3. De esta forma la diapositiva no será visible en la presentación, quedaría oculta,si quisieramos volver a ver la diapositiva tendriamos que repetir el paso 2.

También podríamos ocultar una diapositiva seleccionándola y ejecutando Presentación

/ Ocultar diapositiva.

Si una de las diapositivas que se crearon para una presentación ha dejado de interesar, oal tener una vista de conjunto, se da cuenta de que la información se encuentra repetida,tendríamos que eliminarla mediante uno de los siguientes métodos.

DEMO: Como eliminar una diapositiva.

1. Se establece la Vista Clasificador de Diapositivas.2. Se selecciona la diapositiva o diapositivas que se desean eliminar.3. Se selecciona en la barra de menús Edición y hacemos clic en el comando

Eliminar diapositiva.




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Otra manera de eliminar una diapositiva es la siguiente:

1. Se establece la Vista Clasificador de Diapositivas.2. Se selecciona la diapositiva o diapositivas que se desean eliminar.

3. Pulsamos la tecla <Supr> y la diapositiva quedará eliminada.

Al tener que eliminar varias diapositivas, nos puede ser útil en la Vista Clasificadorde Diapositivas utilizar las teclas <Ctrl> ó <May>: pulsamos y vamos seleccionandoaquellas diapositivas que queremos eliminar una por una .

Añadiendo imágenes

Las imágenes aportan a nuestra presentación un diseño atractivo y nos ofreceninformación referente al tema que estamos tratando.

Incorporar imágenes a las presentaciones realza el aspecto de las mismas, añade

información visual, proporciona un toque de humor o simplemente fija la atención delos que presencian la demostración.

Realizar presentaciones donde sólo aparezca texto puede llegar a ser aburrido, por loque es aconsejable introducir imágenes, dibujos, animaciones ó sonidos que consiganmantener la atención de las personas que presencian la demostración.

Aunque es aconsejable no saturar la presentación de imágenes ya que distraen endemasía a los que presencian la demostración y puede que los objetivos que sepersiguen comunicar no sean tan claros.

PowerPoint incluye numerosas imágenes, clips de sonido y de vídeo que se podrán

insertar fácilmente y utilizar junto con los textos, fondos y diseños de las diapositivas.Además, también podremos añadir imágenes guardadas en archivos.

Autoevaluación

PowerPoint permite la inserción de imágenes procedentes de la galería deimágenes o de archivos que tengamos en nuestro ordenador.

a) Cierto.

b)

Depende del tipo de ordenador en el cual estamos creando la

presentación.




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c) Será posible si la imagen está guardada en un disket.

d)Si es posibles insertarla desde la Galería de imágenes pero no desde unarchivo.

Usando la galería de imágenes

Las imágenes prediseñadas son un conjunto de imágenes que vienen en el paquete deMicrosoft Office y que se pueden añadir a cualquier documento. Para insertarlastenemos que ejecutar Insertar / Imagen / Imágenes prediseñadas... Nos aparecerá elsiguiente cuadro de diálogo:

Las imágenes están ordenadas por categorías. Si hacemos clicsobre una de estas categorías veremos las imágenes que contiene.Para insertarlas en el documento, pulsaremos sobre la imagen y,en el menú que aparece, haremos clic sobre el botón Insertarclip.

Para volver a visualizar todas las categorías una vez que estemosdentro de una de ellas, debemos pulsar el botón Todas lascategorías que aparece en la parte superior del cuadro de diálogo

Insertar imagen prediseñada.

Si tenemos conexión a Internet, podemos ver e insertar más imágenes prediseñadas haciendo clic sobre el icono Clips Online, que abre unaventana del navegador con una galería de imágenes y multimedia de Microsoft listos

para insertar en nuestros documentos.




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DEMO: Así se inserta una imagen en una diapositiva.

1. Seleccionamos en la barra de menús Insertar, hacemos clic sobre el comandoImagen y elegimos la opción Imágenes prediseñadas.

2. Se selecciona la categoría de la imagen que deseamos insertar.

3.

Se hace clic sobre la imagen que se desea insertar en la diapositiva.4. Se hace clic sobre el botón Insertar clip. La imagen seleccionada quedaráinsertada en la diapositiva.

5. Se cierra el cuadro de diálogo Insertar imagen prediseñada.

Insertando imágenes de un archivo

La gran flexibilidad de PowerPoint permite, además de insertar imágenes incluidas en el programa o traídas desde internet, incorporar a las presentaciones imágenes de otrosarchivos.

Para insertar una imagen guardada en un archivo se selecciona el comando Imagen delmenú Insertar y se elige el subcomando Desde Archivo... Se abrirá un cuadro dediálogo llamado Insertar imagen en el cual podremos buscar el archivo moviéndonos

por las carpetas. Una vez encontrado lo seleccionamos y hacemos clic sobre el botónInsertar.

Si se pulsa en el triángulo invertido del botón Insertar y se selecciona la opciónInsertar y vincular, PowerPoint crea un vínculo entre el documento y el archivográfico que haya insertado. Si el gráfico es modificado, automáticamente se actualizaráen el documento, seleccionando la imagen y pulsando la tecla F9.

DEMO: Vea la manera de insertar imágenes desde un archivo.

1. Se selecciona en la barra de menús Insertar y se hace clic en el comando Imagen y se elige la opción Desde archivo.




25

2. Se selecciona la unidad y la carpeta en la que se encuentra el fichero que sedesea insertar, en el cuadro Buscar en.

3. Se selecciona la imagen adecuada y se hace clic sobre el botón Insertar.4. Para mover la imagen, se hace clic sobre ella y, manteniendo pulsado el botón

izquierdo, se arrastra hasta la nueva posición.

Creando organigramas

Un organigrama permite representar de forma gráfica y jerárquica las relacionesexistentes entre objetos o personas, por lo que resulta un medio muy práctico parasimplificar y estructurar la información.

PowerPoint ofrece la posibilidad de insertar en sus diapositivas organigramas,utilizando para ello la aplicación Microsoft Organization Chart.

Para poder introducir un organigrama en una presentación tendremos que seguir los

siguientes pasos:

1. Se selecciona en la barra de menús Insertar y hacemos clic sobre el comandoImagen.

2. Se elige la opción Organigrama y nos aparecerá la aplicación MicrosoftOrganization Chart que tendrá el siguiente aspecto.

3. Una vez que se ha abierto Microsoft Organization Chart deberemos trabajarcon el organigrama para darle el formato adecuado y poder insertarlo en nuestradiapositiva.

Autoevaluación

PowerPoint ofrece la posibilidad de insertar en sus diapositivas organigramas.

a) Si creándolos mediante la barra de herramientas de Dibujo.

b) Si, utilizando para ello la aplicación Microsoft Organization Chart.

c) No, en Powerpoint no se puede crear organigramas y además no son




26

necesarios en las presentaciones.

d) No, hay que crearlas en Word y luego insertarlas en nuestrasdiapositivas

Completando e insertando un organigrama en una diapositiva

Una vez abierto el programa que permite la inserción de un organigrama en ladiapositiva, hay que definir el contenido del mismo, comenzando por la inserción de untítulo, si así se desea, y continuando por los distintos campos de cada uno de loscuadros.

DEMO: Vea cómo insertar un título.

1. Se hace clic sobre el rótulo que aparece, Título del organigrama.

2.

Se borra dicho rótulo utilizando las teclas <Supr> o <Retroceso>.3.

Se escribe el nuevo título.

DEMO: Pasos para insertar información en los cuadros del organigrama.

1. Se hace clic dos veces sucesivas sobre el cuadro que se desea completar.2. Se escribe la información que aparecerá en cada uno de los cuadros.3. Se pulsa <Intro> para pasar de un campo a otro dentro del mismo cuadro.4. Se repite el paso 1 para activar los distintos cuadros del organigrama.

Si se desea cambiar la fuente, el estilo y el tamaño del título o del contenido de los

cuadros, se puede hacer siguiendo los pasos que se describen a continuación:

1. Seleccionar el texto, haciendo clic sobre el comienzo y, sin soltar, arrastrar elratón hasta el final del mismo.

2. Ir a la barra de menús de Texto del cuadro de diálogo Microsoft OrganizationChart y hacemos clic sobre el comando Fuente.

3. Elegir la fuente, el estilo y el tamaño en sus respectivos cuadros. En el cuadroEjemplo aparecerá una muestra de la fuente seleccionada.

4. Hacer clic sobre el botón Aceptar.




27

Si, además, se desea cambiar el color de los caracteres:

1. Se selecciona el título de nuevo, si no lo estuviera.2. Ir a la barra de menús de Texto del cuadro de diálogo Microsoft Organization Chart y

hacemos clic sobre el comando Color.

3.

Se hace clic sobre el color elegido para el texto.

Se pulsa el botón Aceptar

Para añadir mas cuadros en el mismo nivel o a un nivel diferente podremos usar los botones que aparecen debajo de la barra de menús (Subordinado, Colega, Gerente,Asistente), para ello pulsaremos sobre el botón que mejor nos venga y haremos clicsobre el cuadro del organigrama al cuál queremos adjuntar dicho cuadro.

Una vez que el organigrama posee la estructura y el formato deseados, se inserta en ladiapositiva para seguir con la creación de la presentación.

Cuando hemos completado el organigrama con la información deseada y le hemos dadoel aspecto deseado, ejecutamos Archivo / Cerrar y volver a... para terminar de insertar elorganigrama en la diapositiva.

DEMO: Vea el proceso de insertar un organigrama en una diapositiva.

1. Selecciona en la barra de menús de Microsoft Organization Chart Archivo yselecciona el comando Cerrar y volver a ...

2.

Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se pregunta si se desea actualizar la presentación insertando los cambios realizados en el organigrama.

3. Se hace clic sobre el boton Sí .

Si, una vez insertado el organigrama en la diapositiva, se deseara realizar algún cambiosobre él, se debe hacer doble clic sobre cualquier punto del mismo y se abrirá la ventanadel programa Microsoft Organization Chart.

Si se desea modificar el tamaño del organigrama, se debe proceder como concualquier objeto que se inserte en una diapositiva: hacer clic sobre él, situar el

puntero sobre uno de los cuadros de selección que aparecen hasta que se conviertaen una doble flecha y arrastrarlo hasta que adquiera el tamaño deseado.

Usar plantillas y patrones

PowerPoint incluye una amplia gama de plantillas que le facilitarán la creación de presentaciones. Cada una de ellas está constituida por un conjunto de formatos prediseñados que definirán la apariencia de las diapositivas que forman parte de la presentación.

Cuando se arranca el programa, PowerPoint ofrece la posibilidad de seleccionar una

plantilla para la nueva presentación pero, si la presentación ya ha sido creada o se desea




28

modificar el diseño de la misma, también es posible hacerlo utilizando para ello lasopciones de menú.

DEMO: Vea la manera de crear una presentación en PowerPoint basada en una plantillade diseño.

1. Seleccionar en la barra de menús Archivo y seleccionar el comando Nuevo.2. Activar la ficha Plantillas de diseño, haciendo clic sobre su solapa.3. Hacer clic sobre el icono de la plantilla que se desee aplicar..4. Hacer clic sobre el botón Aceptar.5. Y elegimos el autodiseño que más nos interese.

También podriamos crear una presentación desde el cuadro de diálogo PowerPoint,seleccionando la opción Plantilla, aceptando y repitiendo los 3 últimos pasos de lademo de arriba.

No es posible aplicar diferentes plantillas a diapositivas de la misma presentación,así que cada una de las diapositivas que se inserten en la presentación, tomará elformato de la plantilla seleccionada, sin embargo, es posible personalizarlamodificando el formato de las diapositivas o el contenido y distribución del texto.

Otra de las posibilidades que contempla el programa es la de definir, mediante los patrones, la distribución de los distintos elementos de la diapositiva de título, del restode las diapositivas, de las páginas de notas, etc., definición que se aplicará a todas lasdiapositivas de una presentación.

Autoevaluación

Los patrones no realizan la siguiente acción...

a) Definen la apariencia de una presentación.

b) Se aplican a todas las diapositivas de una presentación.

c) Distribuyen los distintos elementos de una diapositiva.

d) Clasifican las presentaciones en categorías dependiendo de su diseño.

Usando el patrón de diapositivas y de título

Los patrones definen la apariencia de una presentación, incluyendo el fondo, las fuentesy el color del texto. Si todas las diapositivas de una presentación contienen una partecomún de texto o algún gráfico (por ejemplo, el logotipo de la empresa), se coloca en el

patrón y así no será necesario repetir las mismas operaciones en cada una de lasdiapositivas.

Para visualizar el patrón de la presentación y modificar los marcadores de posición quese mostrarán en él se puede hacer de dos formas:




29

1. Seleccionando en la barra de menús Ver, haciendo clic sobre el comando Patrón y

eligiendo la opción Patrón de diapositivas

2. Pulsando la tecla <Mayús> al mismo tiempo que se hace clic sobre el botón Vista

Diapositiva. Se mostrará el patrón de la presentación que en ese momento se tenga

activa y se visualizará en pantalla la barra de herramientasPatrón.

En el patrón podemos crear y eliminar marcadores(título, texto,...).

DEMO: Vea cómo utilizar el patrón de diapositivas.

1. Para eliminar un marcador se sitúa el puntero del ratón sobre el borde de dichomarcador, hasta que éste se convierta en unacuádruple flecha y se hace clic.

2. Se pulsa la tecla <Supr>.

3.

Para crear un marcador se selecciona en la barra de menús Formato yseleccionamos el comando Diseño del patrón.

4. Se activan las opciones correspondientes a los marcadores que desea que formen parte de su patrón.

5. Se hace clic sobre el botón Aceptar.

En el cuadro de diálogo Diseño del patrón únicamente se encontrarán disponiblesaquellas opciones cuyos marcadores se hayan eliminado previamente en la vistaDiapositiva.

El patrón de título se utiliza para configurar la primera diapositiva de la presentación,

de tal forma que todas aquellas diapositivas que se inserten con autodiseño de títulotengan la misma apariencia.

Se selecciona en la barra de menús Ver y se hace clic en el comando Patrón y elegimosla opción Patrón de títulos y aparecerá el patrón de la diapositiva de título que seincluye con la plantilla seleccionada, apareciendo los titulos recuadrados.




30

Si se ha abierto una presentación en blanco, esta opción no estará disponible, por lo quetendremos que activarlo, para ello seguiremos los siguientes pasos:

DEMO: Vea el proceso para crear el patrón de títulos.

1. Seleccionamos en la barra de menús Ver, se hace clic sobre el comando Patróny elegimos Patrón de diapositivas

2. Una vez que lo hemos activado, seleccionamos en la barra de menús Insertar yen este menú el comando Nuevo patrón de títulos para definir el formato de ladiapositiva de título.

Si se desea desplazar algún marcador se sitúa el cursor en uno de sus bordes, sehace clic sobre él y se arrastra con el ratón a la nueva posición .

Diseñando y cambiando la plantilla de una presentación

Además de las plantillas incluidas en PowerPoint, se pueden añadir como plantillasaquellos formatos que se utilizan con más frecuencia y así evitarse el trabajo de crearlosen repetidas ocasiones.

Si en alguna ocasión es necesario diseñar nuestras propias plantillas porque vamos ausar varias veces un mismo formato hay que seguir el siguiente proceso:

DEMO: En esta demostración se dan las claves para diseñar una plantilla.

1.

Lo primero es seleccionar en la barra de menús Archivo y elegir el comando Nuevo.

2. Activamos la pestaña General y hacemos clic sobre el icono Presentación enblanco.pot y pulsamos sobre el botón Aceptar.

3. Elegimos el autodiseño y hacemos clic en Aceptar.4. Ahora seleccionamos en la barra de menús Ver y hacemos clic en el comando

Patrón y elegimos Patrón de diapositiva.5. Definimos las características de su patrón, del mismo modo que se hizo

anteriormente.6. Hacemos clic sobre el botón Cerrar de la barra de herramientas Patrón.

7.

Seleccionamos en la barra de menús Archivo y elegimos el comando Guardarcomo.8. La plantilla se almacena en la carpeta Diseños de presentaciones. (C:\Archivos

de programas\Microsoft Office\Plantillas\Diseños de presentaciones).

9. Escribimos el nombre que desea asignarle a la nueva plantilla, en el cuadroNombre de archivo.

10. En el cuadro Guardar como tipo elegimos Plantilla de presentación (*.pot) yal final hacemos clic sobre el botón Guardar.




31

La nueva plantilla se almacena en la misma carpeta que las que se instalan pordefecto y, por tanto, para abrirla se realizan los mismos pasos que para abrircualquier otra plantilla.

Si al terminar una presentación no nos gusta como ha quedado podemos modificar la plantilla aplicada para cambiar el aspecto. Al aplicar la nueva plantilla cambiarán losformatos asociados a ella y desaparecerán los determinados por la antigua plantilla.

DEMO: Vea como aplicar una plantilla a una presentación.

1.

Se selecciona en la barra de menús Formato y se hace clic en el comando Aplicar plantilla de diseño.2. Se elige la plantilla que se desea aplicar en el cuadro de diálogo que aparece.3. Se hace clic sobre el botón Aplicar.

Cuando hacemos clic sobre la plantilla en la parte izquierda del cuadro de diálogoAplicar plantilla de diseño, aparecerá una vista previa del aspecto que tendría nuestra

presentación.




32

Es posible aplicar a las diapositivas de una presentación el diseño de cualquier otra presentación de la que se disponga. Para ello, se ejecuta Formato / Aplicar plantilla dediseño y, en el cuadro de diálogo Aplicar plantilla de diseño, se localiza el fichero quecontiene la presentación cuyo diseño se desea utilizar, después se hace clic sobre el

botón Aplicar. El diseño de la presentación seleccionada se aplicará a todas las

diapositivas de la nueva presentación.

Cuando se aplica una plantilla de diseño a una presentación, el patrón de las diapositivasy la combinación de colores de la nueva plantilla reemplazan al patrón de la diapositivay a la combinación de colores de la presentación original.

Una vez que se aplica una plantilla de diseño, cada diapositiva que se agreguetendrá la misma apariencia personalizada, con independencia del autodiseñoseleccionado.

Autoevaluación

Es posible aplicar a las diapositivas de una presentación el diseño de cualquierotra presentación de la que se disponga.

a) No, porque para eso tenemos las plantillas, para darle a una presentación el diseño deseado.

b) Si.

c) No, eso nunca se puede realizar.

d)Si, pero dicha presentación debe estar en la carpeta donde seencuentran los diseños de las plantillas.

Visualizando una presentación

Una presentación con diapositivas puede ejecutarse de tres formas distintas dependiendode los resultados que queremos obtener y son:

1.

Ser realizada por un orador: cada una de las diapositivas se presentará en pantalla completa y el moderador controlará por completo la presentación. Sesuele utilizar este modo cuando se proyecta una presentación con diapositivas enuna pantalla más grande.

2. Ser examinada de forma individual: cada una de las diapositivas se mostraráen una ventana y es posible realizar algunas modificaciones, como copiar eimprimir diapositivas, mientras se lleva a cabo la presentación. Se suele utilizarcuando se desea examinar la presentación individualmente.

3. Ser examinada en exposición: cada una de las diapositivas se mostrará en la pantalla completa al igual que en la primera opción, pero, en este caso, la presentación se ejecutará de forma automática, utilizando los intervalos de

transición, la narración grabada, etc.




33

DEMO: Vea el procedimiento para confingurar el modo de presentación.

1. Se selecciona en la barra de menús Presentación y se hace clic en el comando Configurar presentación. Aparecerá un cuadro de diálogo denominadoConfigurar Presentación.

2. Se elige la opción deseada, de entre las tres primeras que aparecen en el cuadroTipo de presentación. Si se activa la casilla de verificación Repetir el ciclo hasta presionar <Esc>, únicamente podrá volver al programa si pulsa dichatecla.

3. Se hace clic sobre el botón Aceptar.

Si se desea visualizar ahora su presentación en el modo seleccionado, activamos la

primera diapositiva y seleccionamos en la barra de menús Ver y elegimos el comando Presentación con diapositivas, aunque también podríamos hacer clic sobre el iconoy comenzaremos a ver la presentación.

Si no se han configurado los intervalos de transición de las diapositivas, para avanzar ala siguiente diapositiva, se puede optar por:

Hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre cualquier punto de la pantalla.Pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar, del menú contextual queaparece, la opción Siguiente.Hacer clic sobre el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la

pantalla y seleccionar la opción Siguiente, del menú que aparece.Pulsar <Intro>.Pulsar <AvPág>.

Asimismo, para visualizar la diapositiva anterior se puede elegir entre:

Pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar, del menú contextual queaparece, la opción Anterior.Hacer clic sobre el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la

pantalla y seleccionar la opción Anterior, del menú que aparece.Pulsar <retroceso>.Pulsar <RePág>.




34

La tabla siguiente muestra alguna de las combinaciones de teclas o las operaciones arealizar con el ratón cuando se trabaja en la Presentación con diapositivas:

OPERACIÓN ACCIÓN< Número - Intro > Ir a esa diapositiva

< N > Pantalla en negro< B > Pantalla en blanco< P > Muestra u oculta el puntero< D > Detiene o reinicia la presentación automática

< Esc > o < Control - Pausa > Termina la presentación< Control - P > Cambia el puntero a pluma< Control - A > Cambia el puntero a flecha< Control - H > Oculta el puntero y el botón

El avance de las diapositivas no tiene porque ser manual, sino que puede seguirunos intervalos de presentación, que estarán condicionados por el tiempo quetengamos para la presentación.

Autoevaluación

Une cada botón o conjunto de botones con su utilidad cuando se estávisualizando una presentación.

a) Terminar la presentación.

b) Mostrar u ocultar el puntero.

c) Ir a una diapositiva determinada.

Añadiendo notas del orador y notas de la reunión

Cada diapositiva tiene una página de notas. Estas notas pueden imprimirse y, más tarde,utilizarse para recordar puntos importantes durante una presentación.

Podemos introducir las notas del orador en las vistas Normal y Esquema, en elrecuadro que aparece en la parte inferior derecha. También se puede utilizar una vistaespecial que aparece ejecutando Ver / Página de notas.




35

DEMO: Vea las distintas formas de escribir las notas del orador.

1. En la vista Normal, introduce las notas en el cuadro inferior derecho.2. Ejecuta Ver / Página de notas.3. Aumenta el zoom mediante el desplegable de la barra de herramientas

Estándar.4. Introduce nuevas notas.

Durante una presentación, es posible que se necesiten tomar algunas notas de losacuerdos a los que se han llegado en la reunión, preguntas que se le han hecho, etc. Paraello, PowerPoint dispone de una función específica denominada Notas de la reunión.

Para poder utilizar esta opción debemos estar durante la presentación de las diapositivas(pantalla completa) y debemos de seguir estos pasos:

1.

Abrir el menú contextual pulsando sobre el botón derecho del ratón.2. Seleccionar el comando Notas de la reunión.3. Activar la pestaña Actas de reunión, haciendo clic sobre su solapa.4. Cuando estamos en las Actas de reunión escribimos las notas.




36

Intervalos de presentación

El tiempo destinado a realizar la exposición suele estar condicionado por muchosfactores. Por eso, es muy importante no excederse en el tiempo de exposición nitampoco quedarse corto.

Para no desplazarse manualmente de una diapositiva a otra en la presentación, se pueden establecer los tiempos que cada una de ellas permanecerá en pantalla utilizandodos métodos distintos:

1. Establecer manualmente un intervalo para cada diapositiva y, a continuación,ejecutar la presentación y ver los intervalos establecidos.

2.

Utilizar la función de ensayo con la que podrá grabar los intervalosautomáticamente a medida que ensaye.

Si tenemos una presentación que tiene un gran número de diapositivas, y nos llevamosmucho tiempo presentando cada diapositiva, la presentación puede resultar aburrida einterminable, por lo que debemos usar presentaciones no muy largas y mostrar sólo losdatos que son de interés. Intentando sintetizar las ideas principales y obviar aquellosdatos que no sean interesantes.

Estableciendo y utilizando los intervalos

En algunas presentaciones es aconsejable determinar el intervalo de tiempo que unadiapositiva permanecerá en pantalla. Para establecer dicho tiempo hay que hacer losiguiente:

DEMO: Con esta demostración veremos cómo establecer manualmente intervalosen la presentación.

1. Se seleccionan las diapositivas cuyos intervalos se desean definir.2. Se selecciona en la barra de menús Presentación y se hace clic en el comando

Transición de diapositivas.

3.

Se activa la casilla de verificación Automáticamente después de.




37

4. Se escribe, en el cuadro segundos, el número de segundos que se quiere que permanezcan las diapositivas seleccionadas en pantalla.

5. Se hace clic sobre el botón Aplicar.

Si se visualiza su presentación en la vista Clasificador de diapositivas, se podrá ver enla esquina inferior izquierda de cada diapositiva, junto al signo de transición, el tiempode transición especificado, además del número de la diapositiva.

Podemos establecer los intervalos de transición de cada diapositiva mientras ensayamosla presentación, viendo de esta forma si el tiempo estimado es el adecuado.

DEMO: Vamos a establecer los intervalos de transición a

partir de los ensayos.

1. Se selecciona en la barra de menús Presentacióny hacemos clic en el comando Ensayarintervalos. Se mostrarán las diapositivas en lavista Presentación con diapositivas y saldrá laventana Ensayar.

2. Para pasar a la siguiente diapositiva de la

presentación se hace clic sobre el botón .Cuando haya finalizado el ensayo, aparecerá el cuadro de diálogo que le ofrece

la posibilidad de guardar los intervalos de presentación para utilizarlos posteriormente.

Si se ha decido guardar los intervalos, aparecerá una ventana en la que le pregunta sidesea revisar los cambios en el vista Clasificador de diapositivas, puesto que es enella en la que se visualiza, junto a la diapositiva, el tiempo de transición. Si se haceclic sobre el botón Sí, se mostrará la presentación en dicha vista; si se hace clicsobre el botón No, se volverá a la vista en la que se encontraba.




38

En la ventana de Ensayar se contabiliza el tiempo de duración de la presentación, en la parte izquierda, y el tiempo de la diapositiva que en este momento se está visualizando.

Si se hace clic sobre el botón , se reiniciará el ensayo de la diapositiva activa y

haciendo clic sobre el botón se parará temporalmente el ensayo.

Una vez definidos y guardados los intervalos de transición, el programa quedaconfigurado para utilizarlos, cada vez que se realice la presentación.

Una vez que hemos definido los intervalos, deberemos de configurar la presentación para que usé los intervalos guardados y de está manera el avance de diapositivas ya noserá Manual.

DEMO: Cambiar el avance de las diapositivas de la opción Manual a la opción Usarintervalos de diapositivas guardados.

1. Se selecciona en la barra de menús Presentación y se hace clic en el comando Configurar presentación y aparecerá su cuadro de diálogo.

2. Se selecciona en Avance de diapositivas, se elige la opción Usar los intervalosde diapositivas guardados, si se desea que las diapositivas pasen según los

intervalos que definidos anteriormente.3. Se hace clic sobre el botón Aceptar.

Autoevaluación

En la barra de herramientas Ensayo no existe...

a) Un botón de pausa que parará temporalmente el ensayo.




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b) Un botón Repetir que nos permite reiniciar el ensayo

c)Existe un cuadro que contabiliza el tiempo que transcurre en cadadiapositiva.

d) Un botón que nos permite pasar a la siguiente diapositiva

e) El botón imprimir que permite imprimir un listado con la duración delos ensayos de cada diapositiva.

Presentaciones portátiles

Es muy frecuente que el ordenador que se utiliza para crear la presentación no sea elmismo que el que se tiene para realizar la exposición. Por eso, será necesario grabar la

presentación en un disco para trasladarla al nuevo ordenador.

Se podría copiar en un disquete únicamente el fichero que contiene la presentación, pero posiblemente el tamaño del mismo lo haría inviable o dificultaría tal acción.

Sin embargo, PowerPoint dispone de un asistente que permitirá almacenar y comprimiren el mismo disco, tanto la presentación como los ficheros vinculados a ella, las fuentesutilizadas e incluso un visor, por si en el ordenador destino no se dispusiera dePowerPoint.

Grabando una presentación como por táti l

Como no sabemos si el ordenador donde se va mostrar la presentación tienePowerPoint, el programas nos ofrece la posibilidad de grabar la presentación como

portátil, dándonos todos los recursos necesarios para poder mostrar la presentación encualquier ordenador.

El asistente nos ofrece la posibilidad de poder crear presentaciones portátiles de unaforma sencilla, indicandonos los recursos que nos pueden ser necesarios. Y los pasosque sigue son los siguientes:




40

DEMO: Éste es el proceso para grabar una presentación portátil, y con ellagarantizamos que la presentación se pueda mostrar en cualquier ordenador.

1. Seleccionamos en la barra de menús Archivo y hacemos clic en el comando Presentaciones portátiles.

2.

Activamos la casilla de verificación Presentación activa 3. Se selecciona la unidad de destino de los ficheros que se crearán y hacemos clicen Siguiente.

4. Se activa la opción Visor para Windows 95 o NT, para incluirlo en la presentación portátil, por si en el ordenador de destino no dispusiera dePowerPoint y hacemos clic sobre Siguiente.

5. Se hace clic sobre el botón Terminar.6. El programa mostrará una ventana informando del estado de la operación,

cuando ésta finalice, se hace clic sobre el botón Aceptar.

El visor de PowerPoint es un programa que puede distribuirse libremente sin necesidadde licencia adicional, se incluye en PowerPoint. Si por algún motivo no se dispone deél, se puede conseguir a través de Internet, en la página de Microsoft.http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=428d5727-43ab-4f24-90b7-a94784af71a4&DisplayLang=es

I nstalando una presentación portáti l

Una vez que hemos creado la presentación portátil deberemos instalarla en el ordenadordonde se mostrará, y que no tiene instalado PowerPoint ya que si tuviese PowerPointsólo deberiamos abrir el fichero de la presentación

Cuando ya tenemos la presentación portátil y llegamos al ordenador donde vamos amostrar la presentación tendremos que instalarla y el proceso es el siguiente:

DEMO: Para poder ver una presentación portátil en un ordenador, primero deberemosinstalarla y el proceso es el siguiente:

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=428d5727-43ab-4f24-90b7-a94784af71a4&DisplayLang=es








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1. Entramos en la carpeta donde se encuentra la presentación portátil y , se ejecuta elfichero pngsetup.exe que se encuentra en el disco en que se haya grabado la

presentación.2. Se escribe la ruta de acceso a la carpeta en la que se desea instalar la presentación.

Si la carpeta no existe, el programa de instalación avisará y ofrecerá la posibilidad

de crearla en este momento.3. Se hace clic sobre el botón OK . Cuando se finalice la instalación de la presentación aparecerá un cuadro de diálogo que propone ejecutar la presentaciónen este momento. Se hace clic sobre el botón Sí si se desea visualizar la

presentación o sobre el botón No si no se desea ejecutar.

A partir de este momento, la presentación quedará instalada en el ordenador ypodrá abrirse como si de una presentación normal se tratase

Autoevaluación

Indique el fichero que hay que ejecutar para instalar una presentación portátil.

a) Png.exe

b) Pngsetup.exe

c) Command.exe

d) Instalar.exe

e) Setup.exe

Imprimiendo una presentación

Realmente el objetivo final de una presentación, no es el de obtener un documentoescrito, como puede ocurrir en el caso de un procesador de texto. Aunque, en muchasocasiones, puede resultar interesante proporcionar a la audiencia una documentaciónque apoye e ilustre la conferencia.

Las posibilidades que ofrece PowerPoint, a la hora de imprimir una presentación son

muchas y muy variadas:




42

Imprimir cada una de las diapositivas,Imprimir esquema de la presentaciónImprimir las notas del oradorImprimir los documentos creados para el públicoImprimir en blanco y negro, con diferentes escalas de grises o en color.

También se podrá imprimir el documento en un fichero, para que pueda sertransformado en diapositivas o en transparencias.

Configurando la página

Antes de imprimir una presentación deberíamos definir características como el tamaño,la orientación que debe tener la diapositiva.

Un paso previo a la impresión de cualquier tipo de documento es la configuración de la página en la que se imprimirá. Para ello:

DEMO: Vea el proceso seguido para configurar la página.

1. Se selecciona en la barra de menús Archivo y se hace clic en el comando Configurar página.

2. Se selecciona el tamaño de las diapositivas que se imprimirá, en la listadesplegable Tamaño de la diapositiva.

3. Se selecciona la orientación de la página cuando se impriman dispositivas ycuando se impriman otro tipo de documentos y hacemos clic sobre el botónAceptar.

Impr imiendo las diaposit ivas

Cuando vamos a imprimir en una presentación podemos elegir entre imprimir toda la presentación, la presentación activa o una serie de diapositivas dependiendo de lasnecesidades que tengamos.

Los siguientes pasos mostrarán cómo imprimir todas las diapositivas o algunas de ellas,tal y como se crearon:




43

1. Se selecciona en la barra de menús Archivo y hacemos clic en el comando Imprimir.

2. Se elige la impresora que se utilizará dentro de la lista desplegable Nombre. Sila impresora no se encuentra en dicha lista, se instala desde el Panel de control.

3. Se activa una de estas opciones, que indicará el intervalo de impresión:o

Todas: si se desean imprimir todas las diapositivas.o Diapositiva actual: si únicamente se desea imprimir la diapositiva activa.o

Presentación personalizada: si se desean imprimir las diapositivas de unade una de las presentaciones personalizadas que se hubieran definidocon anterioridad, se selecciona el nombre de la presentación de la listadesplegable.

o Diapositivas: si se desean imprimir algunas diapositivas. Se indican lasdiapositivas que se imprimirán, utilizando los caracteres ; y -. Porejemplo, 1-3;5 indica que se imprimirán las diapositivas comprendidasentre la 1 y la 3, además de la diapositiva número 5.

4.

Se selecciona, de la lista desplegable Imprimir, la opción Diapositivas (sinanimaciones).

5. Se determina el número de copias en el cuadro del mismo nombre.6. Se hace clic en el botón Aceptar.

Powerpoint permite imprimir en una misma hoja más de una diapositiva (2, 3, 4, 6 ó 9diapositiva), eligiendo en la lista desplegable Imprimir la opción Documentos yseleccionando, a la derecha, el número de diapositivas por página.

DEMO: Vea como se imprime la presentación con cuatro diapositivas por página.

1.

Se selecciona en la barra de menús Archivo y hacemos clic en el comando Imprimir.

2. En el desplegable Imprimir, selecciona Documentos.3. Elige la opción 4 en el desplegable Diapositivas por página.4. Pulsa Aceptar.

Autoevaluación

Indica la opción que hay que marcar en el cuadro de diálogo Imprimir pararealizar la operación señalada.

a) Para imprimir todas las diapositivas.

b)Para imprimir las diapositivas de una de las

presentaciones personalizadas que se hubierancreado con anterioridad.

c) Para imprimir algunas diapositivas.

d) Para imprimir la diapositiva activa.




44

ACTIVIDAD 1

Grupos separados: Grupo A

Queremos que nos demuestres que has asimilado los conceptos estudiados sobre

PowerPoint. La mejor demostración es la práctica. Por ello, te vamos a pedir que nosimpresiones creando una presentación ante cuyo bien hacer y encanto no tengamos másremedio que rendirnos.

Te vamos a dar unos requerimientos mínimos que debe contener la presentación. Estosson obligatorios que aparezcan. Pero, a partir de ahí, tú puedes hacer gala de tuimaginación y destreza empleando todos los recursos de que seas capaz, para conseguirel objetivo señalado de impresionarnos.

La presentación va a consistir en una especie de currículum, o recopilación de datos personales, que nos van a servir para conocerte mejor de una manera gráfica y atractiva.Debe contener, al menos, los siguientes elementos:

Contenido de Diapositivas:o

1ª Diapositiva: Datos personales: nombre, apellidos, fecha nacimiento, lugar de

residencia... Fotografía reciente.

o 2ª Diapositiva: Estudios oficiales realizados. Otros estudios: cursos, cursillos...

Experiencia laboral (en su caso).o 3ª Diapositiva:

Situación familiar y afectiva: ¿vives sólo, con tus padres?, ¿tienesnovio/a?, ¿tienes muchos amigos/as?

Proyectos: ¿en qué te gustaría trabajar?, ¿dónde te gustaría vivir?,¿te gustaría comprarte un piso?...A ser posible, fotos que ilustren lo anterior.

o

4ª Diapositiva: Aficiones: viajes, deportes, lecturas...

o 5ª Diapositiva: Esta diapositiva te la dejamos de configuración libre.

Recursos de PowerPoint utilizados:o Diferentes plantillas de diseño.o Inclusión de animaciones y transiciones de páginas.o Imágenes de archivo o imágenes prediseñadas.o

Alguna tabla.o Algún archivo de sonido.

Como te hemos dicho, aparte de lo anterior, puedes mejorar la presentación utilizandotodos los recursos que tus conocimientos y tu imaginación te proporcionen. Puedesincluir también, si quieres, más diapositivas. Naturalmente, se valorarán todas estasaportaciones suplementarias, y también:

La claridad en la presentación.




El rigor en los datos.El gusto y elegancia en los detalles.

Manda la presentación de PowerPoint. Utiliza como nombre del archivo tu nombre, lasiniciales del módulo, el número de la unidad didáctica y de la tarea, por ejemplo:

tunombreAIOTunidad7tarea1 . No utilices la letra ñ o tildes en el nombre del archivo

Documents

Unidad7.PresentacionesconPowerPoint