Unidad Técnica de Servicios de Información y Documentación ...€¦ · Biblioteca Central, Librero 2, entrepaño 3 2.4) Sección: 7 2.5) Serie 2.6) Descripción 2.7) Años extremos

Unidad Técnica de Servicios de

Información y Documentación

Guía Simple de Archivo 2014

1. Área de identificación Fecha de elaboración: 12 de noviembre de 2014

Órgano Responsable: Unidad Técnica de Servicios de Información y Documentación

Nombre del responsable y cargo: Ramona Graciela Arteaga Vigueras, Encargada de la Subdirección del Archivo Institucional

Domicilio: Av. Tláhuac No. 5502, Col. Granjas Estrella C.P. 09850

Teléfono: 5608 6430

Correo electrónico: [email protected]

2. Área de contexto y contenido

Archivo: Trámite

Área generadora: Archivo Institucional

Fondo: Instituto Federal Electoral

1. LEGISLACIÓN

Serie Descripción Años extremos Volumen Ubicación física

1.3 REFORMA POLÍTICO ELECTORAL

Reforma constitucional en materia Político Electoral

2014- 2014 2 expediente Archivero 1, gaveta 1

mailto:[email protected]

Perspectiva del Archivo Institucional respecto de la Reforma Político Electoral

1.9 CIRCULARES Información para hacer del

conocimiento al personal

2014 - 2014 1 expediente Archivero 1, gaveta 1

|Sección : 4 RECURSOS HUMANOS

4.8 CONTROL DE ASISTENCIA (VACACIONES, DESCANSOS Y LICENCIAS, INCAPACIDADES, ETC.)

Incidencias. (1) exp.

Control de Vacaciones.

2014 - 2014 2 expediente Archivero 1, gaveta 1

4.22 CAPACITACIÓN CONTINUA Y DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL DE ÁREAS ADMINISTRATIVAS

Curso en línea denominado

Organización y Conservación de archivos públicos.

Capacitación de la

especialidad denominada Especialidad en archivística organizacional y conservación de archivos administrativos e históricos.

Curso en línea denominado "Administración de Documentos y Gestión de Archivos"

2014 - 2014 3 expedientes Archivero 1, gaveta 1

Sección : 6 RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA

6.3 CONTRATOS Desincorporación. (3) exp.

2014-2014 3 expedientes Archivero 1, gaveta 1

6.4 ADQUISICIONES Agua 2014-2014 2 expedientes Archivero 1, gaveta 1

Cajas de polipropileno. (2) exp.

6.6. CONTRATOS Servicio de fotocopiado. (1)

exp. 2014-2014 1 expediente Archivero 1 gaveta 1

6.13 INMUEBLE Copia de contrato de

mantenimiento del Inmueble.

2014-2014 1 expediente Archivero 1 gaveta 1

6.17 INVENTARIO FÍSICO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES CONTABLE

Inventarios de Bienes Muebles. (1) exp


Sección: 7 SERVICIOS GENERALES

7.6 SERVICIOS DE LAVANDERÍA, LIMPIEZA, HIGIENE Y FUMIGACIÓN

Comprobantes de Servicios de fumigación. (1) exp.


7.8 SERVICIOS DE TELEFONÍA, TELEFONÍA CELULAR Y RADIOLOCALIZACIÓN

Reportes de consumo de telefonía. (1) exp.


7.10 MENSAJERÍA Envío por DHL.

2014-2014

1 expediente

Archivero 1, gaveta 1

7.13 CONTROL DE PARQUE VEHICULAR

Control del vehículo asignado al Archivo institucional. (1) exp.


Sección : 8 TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN

8.17 ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DE ARCHIVO

Revisión y cotejo de transferencias primaria.

Revisión y cotejo de formatos de desincorporación.

Cajas de polipropileno y de reúso. (2) exp.

Supervisión de oficialía de partes (1)

2014-2014 20 expediente Archivero 1, gaveta 1

Inventario de transferencia primaria de Contraloría General.

Inventarios de desincorporación de diferentes áreas. (1) exp.

Formatos de asesorías.

Valoración de 3586 cajas caducas.

Logística de sistema de gestión.

Asesorías a la Partidos Políticos.

Asesorías a Oficinas Delegacionales.

Digitalización.

Pweb.

Propuesta de sistema de gestión de Chih. Chis. Y Oax.

CONARCH.

Diagnostico AGN.

Tratamiento para expedientes únicos de personal.

Asesoría de condiciones de CNCS.

V. Convención Internacional Archivística 2014.

8.18 ACTAS E INVENTARIOS DE BAJAS DOCUMENTALES

Inventario de bajas documentales, dictámenes y Actas. (2) exp.


8.20 COMITÉ Y SUBCOMITÉS TÉCNICOS INTERNOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

Comité Técnico Interno para la Administración de Documentos y Subcoteciad.

Nombramientos.

2014-2014 2 expedientes. Archivero 1, gaveta 1

8.25 INSTRUMENTOS DE CONSULTA

Transferencias primarias 2009, 2010.

Publicación de Guía simple 2013.


Sección : 10 CONTROL Y AUDITORÍA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS

10.16 PROCESOS ENTREGA RECEPCIÓN

Acta de Entrega –Recepción de la Lic. Cristina Zárate Romero de la Jefatura de Archivo Institucional.

2014-2014 1 expediente Archivero 1, gaveta 1

Sección : 11 PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS

11.3 ACTIVIDADES DE VINCULACIÓN CON EL CDD

Estrategia de consulta de necesidades específicas.

2014-2014 1 expediente.

Sección : 12 TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

12.6 SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN

Consultas de información de solicitudes de informex.

2014-2014 1 expediente. Archivero 1, gaveta 1

Sección : 17 SERVICIO PROFESIONAL ELECTORAL

17.9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE PERSONAL DEL SERVICIO.

Documentación, de participación para la evaluación de miembros del servicio profesional.

2014-2014 1 expediente. Archivero 1, gaveta 1

Unidad Técnica de Servicios de Información y Documentación


Área de identificación Fecha de elaboración: 5 de noviembre de 2014


Nombre del responsable y cargo: Rosa Atzimba Morales Monroy, Encargada de la Subdirección de la Red Nacional de Bibliotecas

Domicilio: Viaducto Tlalpan No. 100, Col. Arenal Tepepan, Edificio “D”, 1 piso



Área de contexto y contenido

Archivo: Trámite

Área generadora: Subdirección de la Red Nacional de Bibliotecas

Fondo: Institución Nacional Electoral

Sección: 6



6.4 Adquisiciones 2014 14 expedientes Recepción de la

Biblioteca Central,

Librero 2, entrepaño 3

2.4) Sección: 7

2.5) Serie 2.6) Descripción 2.7) Años extremos 2.8) Volumen 2.9) Ubicación física

7.6 Limpieza, higiene y fumigación 2014 1 expediente Recepción de la

Biblioteca Central,


7.10 Servicio de mensajería 2014 7 expedientes Recepción de la

Biblioteca Central,


2.4) Sección: 8

8.21 Actividades Biblioteca Central 2014 9 expedientes Recepción de la

Biblioteca Central,


8.23

Convenios de préstamo interbibliotecario 2014 5 expedientes Recepción de la

Biblioteca Central,


8.25 Donaciones 2014 8 expedientes Recepción de la

Biblioteca Central,


8.27 Productos para la divulgación de los

servicios

2014 1 expediente Recepción de la

Biblioteca Central,


8.28 Servicios de informática 2014 2 expedientes Recepción de la

Biblioteca Central,




Área de identificación Fecha de elaboración: 3 de noviembre de 2014


Nombre del responsable y cargo: Fanny Aimee Garduño Néstor, Subdirectora de Información Socialmente Útil

Domicilio: Viaducto Tlalpan #100 Edificio “C” 1er. Piso Col. Arenal de Tepepan, C. P. 14610




Archivo: Trámite

Área generadora: Subdirección de Información Socialmente Útil


Sección: 9 COMUNICACIÓN SOCIAL Y RELACIONES PÚBLICAS.



9.13 Página de Internet Solicitudes por oficio de las diferentes áreas del

Instituto para publicar información en el portal

de Internet e Intranet.

Abril-Diciembre de 2014 1 expediente Archivero 2, gaveta 2

9.13 Página de Internet Solicitudes por correo electrónico de las

diferentes áreas del Instituto para publicar

información en el portal de Internet e Intranet.

Abril-Diciembre de 2014 6 expedientes Equipo de cómputo con

No. de serie JJNZXR1 de

la oficina del

Departamento de Control

y Gestión de la

Información

9.13 Página de Internet Oficios de solicitudes y respuestas para la

publicación de la estructura, secciones y

contenidos del PEF 2014-2015 en el portal de

Internet.


Sección: 12 TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN.


12.11 Orientación y Quejas

Ciudadanas

Atención a consultas, cometarios o quejas

ciudadanas recibidas a través de la encuesta

de satisfacción del portal de internet

Abril-Diciembre de 2014 6 expedientes Equipo de cómputo con

No. de inventario 22100

I1800000 640182234 de

la oficina del

Departamento de Análisis

y Evaluación

12.7 Portal de Transparencia Oficios de solicitudes y respuestas sobre

Información Socialmente Útil


12.7 Portal de Transparencia Oficios de solicitudes y respuestas sobre el

cumplimiento de los órganos responsables de

sus obligaciones en materia de transparencia.


12.2 Programas y Proyectos

de acceso a la información

Proyectos estratégicos Abril-Diciembre de 2014 1 expediente Archivero 2, gaveta 2

12.1 Disposiciones en

materia de acceso a la

información

Oficios, minutas, versiones estenográficas,

acuerdos, convocatorias, órdenes del día y

listas de asistencia, correspondientes a las

sesiones del Comité de Gestión y Publicación

Electrónica.

Abril-Diciembre de 2014 2 expedientes Archivero 2, gaveta 1



Área de identificación Fecha de elaboración: 7 de noviembre de2014


Nombre del responsable y cargo: Ivette Alquicira Fontes, Titular de la Unidad de Enlace

Domicilio: Viaducto Tlalpan # 100, Edif. “C”, 1er. Piso, Col. Arenal Tepepan

Teléfono: 5628-4611



Archivo: Trámite

Área generadora: Unidad de Enlace


Sección: 8, 9, 10, 11, 12, 13


Sección: 8 Tecnologías y Servicios de la Información

8.12 Administración y Capacitación de sistemas del Instituto

Altas y bajas de los enlaces del sistema INFOMEX

2009 – 2014 2 Expedientes

Oficina del departamento de análisis y seguimiento; y de partidos políticos, librero.

Sección: 9 Comunicación Social y Relaciones Públicas



9.21 Versiones Estenográficas

Versiones estenográficas de las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité de

Información 2014

7 carpetas, 35 archivos electrónicos

Oficina del departamento jurídico equipo de cómputo.

Sección: 10 Control y Auditoría de Actividades Públicas

10.5 Revisiones de Rubros Específicos

Índices de Expedientes Reservados y Recursos Humanos y Materiales

2014 3 Expedientes Oficina del asistente jurídico, archivero 1, gaveta 1.

Sección: 11 Planeación, Información, Evaluación y Políticas

11.7 Programas y Proyectos de Información

INFOMEX – INE 2013 – 2014 1 expediente Oficina de la Titular de la Unidad de Enlace, librero.

11.18 Informes por disposición legal (Anual, Trimestral, Mensual)

Informes trimestrales 2014 2 carpetas, 2 archivos

electrónicos

Oficina del departamento jurídico equipo de cómputo.

Sección: 12 Transparencia y Acceso a la Información

12.5 Comité de Información Proyectos y resoluciones aprobadas por el

Comité de Información 2014

4 carpetas, 324 archivos electrónicos

Oficina del departamento jurídico y en equipo de cómputo.

12.6 Solicitudes de acceso a la información

Solicitudes de acceso a la información, acceso a datos personales, corrección a datos

personales, derechos de petición, oficios de respuesta otorgadas por los Órganos

Responsables, oficios mediante los cuales se notifican las respuestas, resoluciones del

Comité de Información, recursos de revisión, resoluciones del Órgano Garante

2014 2,150 expedientes

Área de archivo: archivero 1, gaveta 1, gaveta 2,

gaveta 3; Área administrativa archivero 2,

gaveta 1, gaveta 2

Sección: 13 Partidos Políticos Nacionales y Agrupaciones Políticas Nacionales, Prerrogativas y Fiscalización

Serie Descripción Años extremos Volumen Ubicación física 13.1 Disposiciones en materia de Partidos Políticos

Solicitudes de vista al Secretario Ejecutivo Tomo II

2013-2014 1 expediente Oficina del departamento de seguimiento a partidos políticos, librero.

13.1 Disposiciones en materia de Partidos Políticos

Convenio INE-IFAI 2014 1 expediente

Oficina del departamento de seguimiento a partidos políticos, librero.


Procedimientos de queja (Partidos Políticos) 2014 1 expediente



Nuevos Partidos Políticos 2014 1 expediente



Estatutos 2014 2014 1 expediente



Artículo 5 2014 1 expediente


13.31 Visitas de Verificación Verificaciones de Índices de Expedientes

Reservados 1er. Semestre 2014 2014 1 expediente


13.31 Visitas de Verificación Verificaciones de Índices de Expedientes

Reservados 2do. Semestre 2014 2014 1 expediente


13.32 Capacitación a Partidos Políticos

Cursos a partidos políticos 2014 1 expediente Oficina del departamento de seguimiento a partidos políticos, librero.

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