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Contabilización de Gastos e Ingresos 1 Unidad Didáctica 7 Contabilización de Gastos e Ingresos Presentadas las herramientas y conocida la técnica contable es el momento de aplicar lo aprendido a la contabilización de las operaciones habituales. Dedicamos la primera unidad a las operaciones que desarrollan las empresas y que se relacionan con los gastos y los ingresos. Las compras, ventas y otras operaciones habituales se describen en los diferentes capítulos desde un óptica contable y analizando los diferentes aspectos relevantes de las mismas. Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de: Conocer los gastos más habituales a los que se enfrenta la empresa y su contabilización Entender las fuentes de ingreso habituales de las empresas y su contabilización Analizar el tratamiento contable del IVA asociado a las operaciones de compra y venta de la empresa

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Contabilización de Gastos e Ingresos 1

Unidad Didáct ica 7

Contabi l izac ión de Gastos e Ingresos

Presentadas las herramientas y conocida la técnica contable es el momento de

aplicar lo aprendido a la contabilización de las operaciones habituales.

Dedicamos la primera unidad a las operaciones que desarrollan las empresas y que

se relacionan con los gastos y los ingresos.

Las compras, ventas y otras operaciones habituales se describen en los diferentes

capítulos desde un óptica contable y analizando los diferentes aspectos relevantes

de las mismas.

Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:

Conocer los gastos más habituales a los que se enfrenta la empresa y su

contabilización

Entender las fuentes de ingreso habituales de las empresas y su

contabilización

Analizar el tratamiento contable del IVA asociado a las operaciones de

compra y venta de la empresa

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Contabilización de Gastos e Ingresos 2

Capítu lo 7 .1

Gastos Contables

Desde el punto de vista contable, los gastos son muy relevantes dentro del proceso

contable general.

A menudo el concepto de gasto y pago se confunden en la práctica cotidiana de la

sociedad, la contabilidad necesita separar los conceptos ya que resulta vital APRA

conocer la viabilidad y situación económica de la misma.

Las compras como fuente principal de gasto, junto a otros gastos generales de

gestión ocupan las siguientes lecciones, se añade el gasto de personal y al final

analizaremos el proceso de pago.

Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:

Entender la operación de compra en sus modalidades y con diversas

situaciones que se producen tales como descuentos, gastos,…

Contabilizar los gastos genéricos de suministros y otros que intervienen en

la gestión habitual de la empresa

Contabilizar una nómina básica

Conocer la contabilización de los pagos habituales

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Contabilización de Gastos e Ingresos 3

Introducción

Una vez colocados los cimientos sobre los que se edifica la técnica

contable, llega la hora de aplicarlos de forma práctica y meternos

de lleno en la labor de contabilizar los hechos económicos

habituales.

Una de las operaciones esenciales para las empresas, son los

gastos contables, y que rodean la actividad empresarial de

principio a fin, tomando eso sí, muy diferentes formas que

veremos en el desarrollo del capítulo.

Tendremos presentes situaciones reales, documentos reales y la

contabilización de los mismos, se hará bajo el paraguas del Plan

General Contable para PYMES.

Utilizaremos las cuentas propuestas por dicho plan y

codificaremos las mismas siguiendo la numeración recomendada,

así será más sencillo familiarizarnos con las mismas, no obstante

ten presente y subraya las cuentas que vamos utilizando para un

mejor aprovechamiento del cuadro de cuentas.

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GASTO, INVERSIÓN y PAGOS

No queremos empezar a hablar de Gastos sin tener claro su definición contable y

para ello queremos separar dos conceptos vitales que a menudo se confunden por

neófitos en la materia contable. Nos referimos a Gasto e Inversión, y para explicar

la diferencia proponemos el siguiente ejemplo:

Una empresa adquiere un vehículo de transporte para uso comercial, en la misma

fecha compra los productos que dicho comercial utilizará para sus ventas.

Por la adquisición del vehículo la empresa contabilizará un asiento y por las

mercaderías otro, veamos las cuentas que intervienen sin importarnos los

importes:

En la compra del vehículo:

Elementos de Transporte (218)

Debe

HP IVA soportado (472) Debe

Bancos (572) Haber (suponiendo

un pago al contado a través de la

cuenta bancaria)

Por la adquisición de Mercaderías:

Compras de mercaderías (600)

Debe

HP IVA soportado (472) Debe

Bancos (572) Haber (suponiendo

un pago a través de banco)

En principio ambos supuestos han derivado en una salida de efectivo para la

empresa, que se traducirá en un menor Activo.

En el caso del vehículo se produce un aumento del Activo en la cuenta

(218) Elementos de Transporte que compensará el decremento anterior

sumado a la deuda que Hacienda tendrá con la empresa consistente en la

devolución del IVA de la operación.

Sin embargo, la compra de mercaderías no provoca un aumento del

Activo, sino un aumento del Gasto, reflejado en una cuenta (600)

compras de mercaderías que supondrá una disminución del resultado y

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por tanto un menor Patrimonio Neto, que permite mantener la igualdad

entre masas patrimoniales explicada al inicio del curso.

(218) Elementos de transporte

(472) HP, IVA soportado a (572) Bancos

Por la compra del vehículo

(600) Compra de mercaderías

(472) HP, IVA soportado a (572) Bancos

Por la compra de las mercaderías

Ambas operaciones equilibran masas sin embargo la adquisición del vehículo es una

inversión y la compra de mercaderías un gasto. Para dejar claro la diferencia

proponemos la siguiente explicación que emana del PGPYMES:

Activos: Bienes, derechos y otros recursos controlados

económicamente por la empresa, resultantes de sucesos pasados, de

los que se espera que la empresa obtenga beneficios o rendimientos

económicos en el futuro.

La adquisición de este tipo de Activos se considerará inversión, por ejemplo, el

vehículo.

Gastos: Decrementos en el patrimonio neto de la empresa durante

el ejercicio, ya sea en forma de salidas o disminuciones en el valor

de los activos, o de reconocimiento o aumento del valor de los

pasivos, siempre que no tengan su origen en distribuciones,

monetarias o no, a los socios o propietarios, en su condición de tales.

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Completando la definición ofrecida en el PGPYMES, apuntalaremos la misma

indicando que los gastos no contribuyen a la generación de beneficios más que en

el momento de su consumo total en el presente, no perdurando en el tiempo, por

ejemplo (Arrendamientos mensuales, salarios, publicidad…).

ADQUISICIÓN DE UN BIEN O SERVICIO

Bien o derecho controlado económicamente por la empresa, resultante de sucesos pasados de

los que se espera obtener beneficios o rendimientos económicos en el futuro.

• Permanece mas de un ejercicio en la empresa contribuyendo a generar rendimientos en el futuro.

No contribuye a la generación de beneficios o rendimientos nada más que en el momento de su consumo total en el presente.

• Para ser vendido o consumido en el ejercicio.

• No esperamos obtener rendimientos en el futuro.

Inversión Gasto

Cuenta de Activo

(elemento del balance)

Cuenta de gasto (elemento de pérdidas y ganancias

En el ejemplo la inversión tiene como destino cuentas que forman parte del Balance, normalmente del grupo 2. Las cuentas de Gastos forman parte del resultado de la empresa, expresado en la cuenta de Pérdidas y Ganancias (P&G) y forman parte del grupo 6 y alguna del grupo 7.

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Diferencia Gasto y Pago

Para terminar la introducción indicar otra diferenciación importante que afecta a los

gastos contables, nos hacemos eco ahora de la separación contable entre los gastos

y los pagos, a menudo en el lenguaje coloquial empleamos gastos y pagos como

sinónimos, en contabilidad debemos aparcar las similitudes y centrarnos en la

diferencia esencial que con este sencillo ejemplo ilustramos:

La compra de Mercaderías anterior queda reflejada como gasto, sin embargo si

aplazamos 30 días el pago de la misma es inmediato que no significa un pago. El

vehículo adquirido al contado es un pago sin embargo ha quedado demostrado

anteriormente que no se trata de un gasto sino de una inversión.

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Compras

Dentro de los gastos habituales de la empresa, las compras suponen un peso muy

importante para las empresas. Tanto las de carácter industrial (materias primas y

aprovisionamientos), como las comerciales (mercaderías y aprovisionamientos), y

en menor medida las de servicios, dependen de su función de compras o

aprovisionamiento para poder atender a los clientes, fin último de la actividad y que

genera el beneficio necesario para la subsistencia de la empresa.

Desde el punto de vista contable, las compras se contabilizan atendiendo a los

documentos que generan y por supuesto a las indicaciones del PGPYMES. Vamos a

exponer un ciclo completo de las compras para indicar la contabilización del mismo.

Ciclo de compras

Cada empresa en cada proceso de compra actúa de forma autónoma y

diferenciada, por lo que establecer un proceso de compras es meramente un

recurso didáctico para comprender la función contable relacionado con las compras.

Podemos establecer una serie de puntos que resumen el ciclo contable:

1. Presupuesto y Pedido

2. Recepción mercancía con albarán

3. Recepción de la Factura

4. Conformidad del Pedido

5. Pago de la Factura

A continuación analizaremos desde el punto de vista contable cada paso en el

proceso de compra mostrando las situaciones más habituales en la realidad

empresarial.

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Antes de comenzar creemos oportuno presentar las cuentas más habituales en

dicho proceso:

40. PROVEEDORES

400. Proveedores.

4009. Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar.

401. Proveedores, efectos comerciales a pagar.

41. ACREEDORES VARIOS

410. Acreedores por prestaciones de servicios.

4109. Acreedores por prestaciones de servicios, facturas pendientes de

recibir o de formalizar.

47. ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

472. Hacienda Pública, IVA soportado.

57. TESORERÍA

570. Caja, euros.

572. Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros.

60. COMPRAS

600. Compras de mercaderías.

601. Compras de materias primas.

602. Compras de otros aprovisionamientos.

606. Descuentos sobre compras por pronto pago.

608. Devoluciones de compras y operaciones similares.

609. «Rappels» por compras.

Conforme aparezcan las diferentes cuentas, se explicarán relacionadas con la

técnica contable.

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Pasos 1 y 2 Pedidos, Presupuestos y Albaranes

El presupuesto o pedido suele aparecer como origen del proceso de compra, el

proveedor envía un presupuesto al cliente, el cliente solicita un pedido al proveedor

y el proceso de compra está en marcha.

Por supuesto el proceso se puede empezar desde cualquier otro punto del mismo,

pero el pedido y el presupuesto (sobretodo en compras importantes) suele ser el

origen.

Desde el punto de vista contable estos documentos son irrelevantes, ya que

no los tiene en cuenta y por lo tanto no se contabilizan.

Al llegar a un acuerdo con el proveedor, éste nos envía el producto junto al

documento que recoge las cantidades de las mercancías enviadas y algunas veces

su valoración económica.

El documento que sirve para comprobar lo recibido es el albarán y no suele venir

valorado económicamente, por lo que contablemente tampoco tendrá

relevancia.

Si el albarán viene valorado, podemos contabilizarlo hasta que llegue la factura,

entonces utilizaremos la cuenta (4009). Proveedores, facturas pendientes de

recibir o de formalizar.

No obstante y como norma general de uso no se contabilizan los albaranes y es

cuando llegue la factura cuando empieza el proceso contable.

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Pasos 3 Recepción de la Factura

Cuando recibimos la factura se pone en marcha la maquinaria

contable y contabilizamos la compra en base a este documento

esencial desde la óptica contable.

Dentro de la factura se especifican los datos:

Los datos del emisor (proveedor) y

Los datos del receptor (cliente),

Se especifican los productos objeto de la compra,

La valoración económica y todos los aspectos que afectan a los productos

como pueden ser gastos de transporte, seguros, descuentos de cualquier

tipo o forma de pago.

Las facturas también reflejan claramente la información acerca de la

cuantía del impuesto del IVA.

A continuación veremos los casos más significativos:

• Facturas sin descuentos, ni gastos adicionales.

• Facturas que incorporan gastos a cargo del comprador.

• Facturas que incorporan descuentos.

• Descuentos fuera de factura.

Facturas sin descuentos, ni gastos adicionales.

La contabilización de estas facturas precisa de las cuentas siguientes:

(600) Compras de Mercaderías: Recoge el importe del valor de las

mercancías sin incluir el IVA.

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(472) HP IVA soportado: Recoge la cuantía del impuesto.

(400) Proveedores: Recoge el total de la factura, la cantidad que

debemos a nuestro proveedor por la compra.

(570), (572): Recoge el importe de la factura por la cantidad pagada al

proveedor, si procede de una cuenta corriente será la (572) y si el dinero

proviene de la caja de la empresa la (570).

EJEMPLOS:

La empresa COSAR, S.A. se dedica a la venta de aparatos móviles en particular y

cualquier accesorio digital en general.

Supongamos la factura 1 y 2 de dos proveedores que puedes consultar en el

documento “Facturas_Compras” pinchando aquí:

Teniendo presente los datos de dichas facturas se elaboran sus asientos

correspondientes:

• Asiento Factura 1

Debe 07/10/08 Haber

8.640

1382,4

Compras Mercaderías(600)

IVA soportado (472) a (400) Proveedores 10.022,4

• Asiento Factura 2

Debe 08/10/08 Haber

1.762,5

282

Compras Mercaderías(600)

IVA soportado (472) a (400) Proveedores 2.044,5

Fíjate que a pesar de ser formas de pago diferentes, se utiliza siempre la cuenta de proveedores. Luego veremos como contabilizar el pago. En realidad cada proveedor tendría una cuenta (400.1) y (400.2), pero por comodidad hemos puesto la misma para los dos.

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Debe 07/10/08 Haber

8.640

1382,4

Compras Mercaderías(600)

IVA soportado (472) a (400) Proveedores 10.022,4

8.640

1.382.4

10.022,4

8.640

1.382.4

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Facturas que incorporan gastos a cargo del comprador.

(600) Compras de Mercaderías: Recoge el importe del valor de las

mercancías más todos los gastos asociados a las compras hasta su

puesta a disposición, sin incluir el IVA.

(472) HP IVA soportado: Recoge la cuantía del impuesto.

(400) Proveedores: Recoge el total de la factura, la cantidad que

debemos a nuestro proveedor por la compra.

(570), (572): Recoge el importe de la factura por la cantidad pagada al

proveedor, si procede de una cuenta corriente será la (572) y si el dinero

proviene de la caja de la empresa la (570).

Veamos que recoge el PGCPYMES acerca de los gastos que acompañan a las

compras: norma 12 de valoración y registro

“El precio de adquisición incluye el importe facturado por el vendedor

después de deducir cualquier descuento, rebaja en el precio u otras partidas

similares así como los intereses incorporados al nominal de los débitos, y se

añadirán todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que los

bienes se hallen ubicados para su venta, tales como transportes, aranceles

de aduanas, seguros y otros directamente atribuibles a la adquisición de

las existencias. No obstante lo anterior, podrán incluirse los intereses

incorporados a los débitos con vencimiento no superior a un año que no tengan un

tipo de interés contractual, cuando el efecto de no actualizar los flujos de efectivo

no sea significativo”.

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EJEMPLOS:

Recibimos dos nuevas facturas, pero con la inclusión del gasto asociados a las

compras, en las facturas 3 y 4 del documento anterior “Facturas_Compras”:

• Asiento Factura 3

Debe 09/10/08 Haber

4.566

730,56

Compras Mercaderías(600)

IVA soportado (472) a (400) Proveedores 5.296,56

Como puedes ver los gastos se añaden a la cuenta de compras.

• Asiento Factura 4

Debe 10/10/08 Haber

3251,3

520,21

Compras Mercaderías(600)

IVA soportado (472) a (400) Proveedores

3771,51

Facturas que incorporan descuentos.

Vamos a tratar a continuación los diferentes descuentos con los que podemos

encontrarnos de forma habitual:

Descuento Comercial: Se aplica por motivos comerciales, promociones,

premios y demás y viene reflejado en factura.

Descuento por volumen de compras: Se conoce con el nombre de

Rappel, los concede el proveedor a los clientes que llegan a un determinado

volumen de compra en un periodo de tiempo establecido. Se incorporan en

la factura o pueden concederse después utilizando una nota de abono

específica.

Descuento por pronto pago: En función del plazo de pago de la factura, el

proveedor puede incorporar en la misma o fuera de ella un descuento por

adelantar el plazo de pago.

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El tratamiento del plan contable acerca de los descuentos lo encontramos en la

misma norma de valoración que repetimos subrayando lo que ahora nos interesa:

“El precio de adquisición incluye el importe facturado por el vendedor

después de deducir cualquier descuento, rebaja en el precio u otras

partidas similares así como los intereses incorporados al nominal de los débitos,

y se añadirán todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que los bienes se

hallen ubicados para su venta, tales como transportes, aranceles de aduanas,

seguros y otros directamente atribuibles a la adquisición de las existencias. No

obstante lo anterior, podrán incluirse los intereses incorporados a los débitos con

vencimiento no superior a un año que no tengan un tipo de interés contractual,

cuando el efecto de no actualizar los flujos de efectivo no sea significativo”.

Las cuentas que tenemos que utilizar son:

(600) Compras de Mercaderías: Recoge el importe del valor de las

mercancías menos la cuantía de los descuentos, sin incluir el IVA.

(472) HP IVA soportado: Recoge la cuantía del impuesto.

(400) Proveedores: Recoge el total de la factura, la cantidad que debemos

a nuestro proveedor por la compra.

(570), (572): Recoge el importe de la factura por la cantidad pagada al

proveedor, si procede de una cuenta corriente será la (572) y si el

dinero proviene de la caja de la empresa la (570).

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EJEMPLOS:

Recibimos dos nuevas facturas de los proveedores pero que incluyen diferentes

descuentos, se trata de las facturas 5 y 6 del documento de “Facturas_Compras”:

• Asiento Factura 5

Debe 11/10/08 Haber

3.956,25

633

Compras Mercaderías(600)

IVA soportado (472) a (400) Proveedores

4.589,25

• Asiento Factura 6

Debe 15/10/08 Haber

3.187,68

510,03

Compras Mercaderías(600)

IVA soportado (472) a (400) Proveedores 3697,71

Descuentos fuera de factura.

Si los descuentos se aplican fuera de factura el tratamiento contable es diferente,

exponemos a continuación un ejemplo para cada uno de ellos:

Descuento por Rappel: Cuando este descuento figura fuera de factura, se

recibe una nota de abono o factura rectificativa por el importe del descuento

y se contabiliza en la cuenta (609) «Rappels» por compras. Los

descuentos por Rappel llevarán asociado la devolución del IVA soportado por

el comprador en la factura o facturas originales.

Descuento por pronto pago: Si el proveedor nos concede este descuento

fuera de factura su tratamiento contable precisa de la cuenta (606)

Descuentos sobre compras por pronto pago. Asociado a este descuento

el comprador también deberá contabilizar la parte de IVA devuelta.

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EJEMPLOS:

El proveedor de la factura 1, Móvil Import, S.A. nos aplica un descuento por Rappel

de 500€, consulta la factura 7, que es una factura rectificativa:

• Asiento Factura 7

Debe 27/10/08 Haber

580 (400) Proveedores

a

Rappel por compras (609)

IVA soportado (472)

500

80

La factura 8 muestra un descuento por pronto pago fuera de factura:

• Asiento Factura 8

Debe 28/10/08 Haber

348 (400) Proveedores

a

Descuentos s/ compras por

pronto pago (606)

IVA soportado (472)

300

48

La cuenta de IVA soportado figura en el Haber por ser una devolución de IVA. El descuento por Rappel se ofrece sobre una cantidad fijada por proveedor y cliente en nuestro caso 10% de 5.000€ pero puede ser el porcentaje y cantidad que se fijen por las empresas.

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Pasos 4 Conformidad de la Mercancía recibida

A menudo las empresas que compran se ven obligadas a devolver parte de lo

recibido por diferentes motivos, ajenos a su responsabilidad, por ejemplo por

recibir materiales no solicitados, por defectos de calidad, defectos en el transporte

de los mismos etc.

Si la devolución se efectúa antes de contabilizar la factura, la contabilidad no se

resiente ya que no había empezado el proceso contable, no obstante, estas

devoluciones se pueden producir una vez contabilizada la factura, incluso una vez

efectuado el pago.

De esta situación nos encargamos ahora en el estudio del proceso de compra,

viendo las posibilidades que se pueden producir y su tratamiento contable:

El documento que usamos para contabilizar esta situación es la

factura rectificativa, donde viene reflejado el importe de la

devolución y el IVA devuelto.

La cuenta que recoge el importe de la devolución sin incluir el IVA es

la (608) Devoluciones de compras y operaciones similares.

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EJEMPLO:

Devolvemos parte de la mercancía de Eléctricas Sánchez, en concreto la mitad de

las baterías por estar defectuosas, nos envían la factura rectificativa número 9:

• Asiento Factura 9

Debe 28/10/08 Haber

928 (400) Proveedores

a

Devoluciones de compras (608)

IVA soportado (472)

800

128

Pasos 5 Pago de la Factura

La política de pagos de una empresa resulta vital para la viabilidad económica y

permanencia de la misma, des el punto de vista contable la política de pagos viene

representada en las condiciones de pago que figuran en la factura y en los recibos y

extractos bancarios utilizados para el pago de las mismas.

Los instrumentos de pago más comunes son el cheque, el pagaré y la letra de

cambio, que tendrán un tratamiento en la lección correspondiente a los pagos.

Todos los pagos de las facturas deben pasar previamente por la cuenta de

proveedores, para que la contabilidad refleje los movimientos que a lo largo del

ejercicio se han producido con dichos proveedores. Las cuentas de pago más

utilizadas ya han sido presentadas con anterioridad, se trata de:

(570) Caja y (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista,

euros: Recoge el importe de la factura por la cantidad pagada al

proveedor, si procede de una cuenta corriente será la (572) y si el

dinero proviene de la caja de la empresa la (570).

En la última lección del capítulo se profundiza más en los modos de pago utilizados

por las empresas

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Contabilización de Gastos e Ingresos 21

EJEMPLO:

Partimos de la factura de compra de material de oficina en la carpeta “pagos” y del

documento de pago denominado “pago m.oficina” que puedes bajarte aquí:

• Asiento de la factura Office depot

Debe 16/11/08 Haber

156,77

25,08

Compras de otros

Aprovisionamiento (602)

IVA soportado (472) a (400) Proveedores 181,85

• Pago de la factura por banco Debe 16/11/08 Haber

181,85 (400) Proveedores (572) Bancos 181,85

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Contabilización de Gastos e Ingresos 22

Gastos genéricos

Al margen de las compras que realiza la empresa sistemáticamente a lo largo de

todo el ciclo económico, conviven otra serie de gastos habituales y que requieren

una contabilización similar a las compras pero con cuentas diferentes.

Dentro del grupo 6 del plan de cuentas destinado a los gastos, el subgrupo 62,

tiene por objeto recoger este tipo de cuenta que se ocupan de la contabilización de

los gastos genéricos y que detallamos a continuación:

62. SERVICIOS EXTERIORES

620. Gastos en investigación y desarrollo del ejercicio.

621. Arrendamientos y cánones.

622. Reparaciones y conservación.

623. Servicios de profesionales independientes.

624. Transportes.

625. Primas de seguros.

626. Servicios bancarios y similares.

627. Publicidad, propaganda y relaciones públicas.

628. Suministros.

629. Otros servicios.

Como norma general las cuentas de gasto aparecen:

en el Debe del asiento acompañadas normalmente del IVA.

en el Haber figura el modo de pago

con cuentas del grupo 57 de Tesorería si pagamos al contado

en cuentas del grupo 41 acreedores si aplazamos el pago:

57. TESORERÍA

570. Caja, euros.

572. Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros.

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Contabilización de Gastos e Ingresos 23

41. ACREEDORES VARIOS

410. Acreedores por prestaciones de servicios.

Los documentos que recogen estos gastos son variados, facturas, recibos,

domiciliaciones, que sirven de base para su contabilización y recogen las diferentes

partidas que intervienen y sus importes.

Arrendamientos y Profesionales independientes

El disponer de un local para ejercer la actividad implica en la mayoría de los casos

el pago de un alquiler por su disposición ya que muchas pequeñas empresas no

pueden adquirirlo en propiedad.

Para su contabilización usaremos la cuenta 621.

Además se suele necesitar servicios de profesionales como notarios, abogados,

asesores para la gestión de la empresa y que se recogen en la cuenta 623.

El Plan detalla el uso de estas cuentas describiéndolo como:

621. Arrendamientos y cánones

Arrendamientos: Los devengados por el alquiler o arrendamiento operativo

de bienes muebles e inmuebles en uso o a disposición de la empresa.

Cánones: Cantidades fijas o variables que se satisfacen por el derecho al

uso o a la concesión de uso de las distintas manifestaciones de la propiedad

industrial.

623. Servicios de profesionales independientes

Importe que se satisface a los profesionales por los servicios prestados a la

empresa. Comprende los honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios,

etc., así como las comisiones de agentes mediadores.

Hemos agrupado estas dos cuentas porque tienen una característica común, la

obligación de la empresa que está alquilada o solicita los servicios de dichos

profesionales de retener parte del dinero e ingresarlo en Hacienda.

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Contabilización de Gastos e Ingresos 24

esta circunstancia viene reflejada en las facturas o recibos que justifican la

operación

Para tener que retener el importe deben cumplir una serie de requisitos las

empresas que funcionan como profesionales independientes, no obstante como

contabilizamos las facturas, en ellas se detallan las retenciones que deberemos

contabilizar.

La cuenta de Hacienda que recoge estas retenciones practicadas por la empresa es

la (4751). Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas

EJEMPLO:

Disponemos del recibo de alquiler de un local en el documento llamado “alquiler” y

la factura de una gestoría (documento “gestoría”) de la carpeta “Gastos Genéricos”,

y que puedes bajarte aquí:

• Asiento de Alquiler

Debe 07/10/08 Haber

8.572

1.371,52

Arrendamientos y cánones(621)

IVA soportado (472)

a

(4751) HP acreedora por

retenciones…

(410) Acreedores por prestación

de servicios

1.542,96

8.400,56

• Asiento de Gestoría Debe 28/11/08 Haber

351,50

56,24

Servicios de Prof. Ind. (623)

IVA soportado (472)

a

(4751) HP acreedora por

retenciones…

(410) Acreedores por

prestación de servicios

52,73

355,01

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Contabilización de Gastos e Ingresos 25

Debe 07/10/08 Haber

8.572,00

1.371,52

Arrendamientos y cánones(621)

IVA soportado (472)

a

(4751) HP acreedora por

retenciones…

(410) Acreedores por

prestación de servicios

1.542,96

8.400,56

8.572,00 1.371,52 1.542,96 8.400,56

GASTO DE ALQUILER

I.V.A. Soportado

RETENCIÓN PARA

HACIENDA

LE DEBEMOS AL ARRENDATARIO

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Contabilización de Gastos e Ingresos 26

Otros gastos del grupo 62

El resto de gastos tiene un tratamiento contable similar, se apunta la cuenta de

gasto en el Debe, junto al IVA que proceda y en el Haber cuentas de Tesorería o

Acreedores para su aplazamiento.

620. Gastos en investigación y desarrollo del ejercicio

Gastos de investigación y desarrollo por servicios encargados a otras

empresas.

622. Reparaciones y conservación

Los de sostenimiento de los bienes comprendidos en el grupo 2.

624. Transportes

Transportes a cargo de la empresa realizados por terceros, cuando no

proceda incluirlos en el precio de adquisición del inmovilizado o de las

existencias. En esta cuenta se registrarán, entre otros, los transportes de

ventas.

625. Primas de seguros

Cantidades satisfechas en concepto de primas de seguros, excepto las que

se refieren al personal de la empresa y las de naturaleza financiera. Las

primas de seguro no llevan IVA.

626. Servicios bancarios y similares

Cantidades satisfechas en concepto de servicios bancarios y similares, que

no tengan la consideración de gastos financieros.

627. Publicidad, propaganda y relaciones públicas

Importe de los gastos satisfechos por los conceptos que indica la

denominación de esta cuenta.

628. Suministros

Electricidad y cualquier otro abastecimiento que no tuviere la cualidad de

almacenable.

629. Otros servicios

Los no comprendidos en las cuentas anteriores. En esta cuenta se

contabilizarán, entre otros, los gastos de viaje del personal de la empresa,

incluidos los de transporte, y los gastos de oficina no incluidos en otras

cuentas.

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Contabilización de Gastos e Ingresos 27

EJEMPLOS:

Vamos a ilustrar con documentos reales este tipo de gastos y su forma de

contabilizarlos, para ello utilizaremos los documentos “agua_basuras”, “alarma”,

“fra teléfono”:

• Asiento de Agua y Basuras

Debe 12/11/08 Haber

38,52

2,70

Suministros (628)

IVA soportado (472) a

(410) Acreedores por

prestación de servicios 41,22

• Asiento de Alarma

Debe 06/04/08 Haber

20,30

3,25

Otros servicios (629)

IVA soportado (472) a

(410) Acreedores por

prestación de servicios 23,55

• Asiento de Factura teléfono

Debe 25/12/08 Haber

14,81

2,36

Otros servicios (629)

IVA soportado (472) a

(410) Acreedores por

prestación de servicios 17,17

Puedes practicar con el resto de documentos de la carpeta “Gastos Genéricos”.

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Contabilización de Gastos e Ingresos 28

Gastos de personal

Un capítulo aparte merece este tipo de gastos de carácter habitual en las empresas,

el pago de las nóminas de sus trabajadores, el tratamiento contable puede ser muy

complejo dependiendo de las numerosas circunstancias que confluyan en la

situación laboral de los trabajadores.

Aquí vamos a tratar el pago normal de los sueldos por parte de la empresa, para lo

que necesitaremos las siguientes cuentas:

64. GASTOS DE PERSONAL.

640. Sueldos y salarios.

642. Seguridad Social a cargo de la empresa.

57. TESORERÍA

570. Caja, euros.

572. Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros.

465. Remuneraciones pendientes de pago.

475. Hacienda Pública, acreedora por conceptos fiscales.

4751. Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas.

476. Organismos de la Seguridad Social, acreedores

Los documentos que intervienen en las operaciones de personal, son:

Nóminas o recibos de salarios firmados por el trabajador como

justificante de pago

Resguardos de las transferencias realizadas si el pago se domicilia.

Modelo TC1 que recoge los pagos de la empresa a la Seguridad Social tanto

en su nombre como por las retenciones practicadas a los trabajadores por

este concepto, y que se paga durante el mes siguiente al devengado.

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Contabilización de Gastos e Ingresos 29

Modelo TC2 que recoge la relación de los trabajadores y sus datos

salariales.

Modelo 110 que recoge las retenciones practicadas a los trabajadores por

IRPF y que se pagarán trimestralmente en la Agencia Tributaria.

Con las cuentas expuestas y los documentos que recogen los importes, se elabora

el asiento de pago de nóminas que exponemos a continuación:

Al pagar la nómina de cada mes:

DEBE

640. Sueldos y salarios: Por el importe del salario bruto de los

trabajadores.

HABER

57. Tesorería: Por el importe pagado a los trabajadores (suma

de los importes líquidos, TC-2) o 465. Remuneraciones

pendientes de pago, por el importe aplazado de los salarios

líquidos.

476. Organismos de la Seguridad Social, acreedores: por las

cuotas de los trabajadores

4751. Hacienda Pública, acreedora por retenciones

practicadas: Por las cantidades retenidas por IRPF de los sueldos

de los trabajadores.

Seguridad social a cargo de la empresa

DEBE

642. Seguridad Social a cargo de la empresa: por la cuota

de Seguridad Social a cargo de la empresa.

HABER

476. Organismos de la Seguridad Social, acreedores: por

la cuota de la empresa que resulta de restar a la cuota total

(recogida en el TC-1) la parte correspondiente a los

trabajadores

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Contabilización de Gastos e Ingresos 30

Al pagar la cuota de Seguridad Social e IRPF

DEBE

476. Organismos de la Seguridad Social, acreedores

(OSSA): por las cuotas de los trabajadores más la cuota de

la empresa, la cuota total del modelo TC-1

4751. Hacienda Pública, acreedora por retenciones

practicadas: Por las cantidades retenidas por IRPF de los

sueldos de los trabajadores. (Cada tres meses siguiendo el

modelo 110).

HABER

570. Caja, euros.

572. Bancos e instituciones de crédito c/c vista,

euros.

EJEMPLO.

Vamos a utilizar le documento “nomina” y “TC1” del archivo “Nómina” para elaborar

el asiento de la nómina de un trabajador, los documentos puedes bajarlos aquí:

• Asiento de Nóminas Debe 16/07/08 Haber

537,71 Sueldos y Salarios (640)

a

(4751) HP acreedora por

retenciones practicadas

(476) O.S.S.A.

(465) Remuneraciones

pendientes de pago

94,70

31,96

411,05

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Contabilización de Gastos e Ingresos 31

Debe 16/07/08 Haber

537,71 Sueldos y Salarios (640)

a

(4751) HP acreedora por

retenciones practicadas

(476) O.S.S.A.

(465) Remuneraciones

pendientes de pago

94,70

31,96

411,05

94,70 31,96

411,05

94,70 RETENCIONES AL TRABADOR POR I.R.P.F.

31,96 RETENCIONES AL TRABADOR POR S.S.

411,05 LA EMPRESA DEBE AL TRABAJADOR

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Contabilización de Gastos e Ingresos 32

• Asiento de cuota patronal

Debe 16/07/08 Haber

5.120,55 Seguridad Social a cargo de

la empresa (642) a (476) O.S.S.A. 5.120,55

• Pago de la seguridad social

El documento “TC-1” equivale al pago de la cuota, fíjate en el sello de la parte

inferior derecha del documento.

Debe 30/12/08 Haber

5.120,55 (476) O.S.S.A a (572) Bancos 5.120,55

En este ejemplo solo conocemos una nómina de los once trabajadores, por eso sólo hemos restado a la cuota total del TC-1 la seguridad social de un trabajador, en realidad habría que restar la cuota de seguridad de todos los trabajadores de la cuota total del TC-1 para averiguar el importe de la cuenta (642)

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Contabilización de Gastos e Ingresos 33

Pagos

Hemos visto a lo largo del capítulo diferentes operaciones que dan lugar a gastos,

esos gastos pueden traducirse en pagos de manera inmediata o dilatada en el

tiempo.

Vamos a realizar un sencillo análisis del proceso de pago de los diferentes gastos

que tiene la empresa y que han quedado reflejados en lecciones anteriores.

Pago al contado

Cuando los gastos se pagan al contado, normalmente se efectúan a

través de una entidad bancaria y sus instrumentos de pago

habituales, cheque, pagaré tarjeta de crédito, la cuenta utilizada ya

lo conocemos es la (572). Bancos e instituciones de crédito c/c

vista, euros.

Si la empresa paga al contado pero dispone del dinero en efectivo sin

utilizar instrumentos de pago bancarios, entonces usaríamos la

cuenta (570). Caja, euros.

Pago aplazado

El pago de las compras y gastos no siempre se efectúa al contado

sino que las empresas procuran aplazar lo más posible los mismos.

Para estas situaciones se utilizan cuentas del grupo 4 que recogen la

deuda de la empresa con el propietario de los servicios o productos

adquiridos.

El lugar que ocupa dentro del asiento es el HABER y el importe de la cuenta

coincide con la cantidad pagada.

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Contabilización de Gastos e Ingresos 34

Estas cuentas se agrupan en dos figuras:

40. PROVEEDORES

400. Proveedores.

4009. Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar.

401. Proveedores, efectos comerciales a pagar.

407. Anticipos a Proveedores

41. ACREEDORES VARIOS

410. Acreedores por prestaciones de servicios.

4109. Acreedores por prestaciones de servicios, facturas pendientes de

recibir o de formalizar.

La diferencia estriba en la naturaleza de la operación que origina el gasto:

si adquirimos bienes o servicio directamente relacionados con la actividad

principal de la empresa (materias primas, mercaderías) estaremos tratando

con Proveedores,

si el origen del gastos son bienes o servicios no relacionados directamente

con la actividad principal (luz, teléfono, asesorías, reparaciones, alquileres)

los denominaremos Acreedores.

Relación con Proveedores

Al adquirir mercaderías de nuestro proveedor, contabilizamos la deuda que figura

en la factura en la cuenta (400) Proveedores. Cuando satisfaga la misma daré de

baja dicha cuenta con contrapartida en una cuenta de Tesorería.

Estos asientos ya se expusieron al analizar las compras, si la factura no ha llegado

todavía y queremos contabilizar el asiento la cuenta (4009). Proveedores, facturas

pendientes de recibir o de formalizar, sustituirá a la de Proveedores.

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Contabilización de Gastos e Ingresos 35

Cuando llegue la factura daremos de baja la (4009) y de alta la (400).

1. Recepción de la factura Debe fecha Haber

(4009) Proveedores, factura pendiente

de recibir o formalizar a (400) Proveedores

Si la deuda con nuestro proveedor se documentaliza en una letra o efecto comercial, la cuenta que debemos usar es la (401). Proveedores, efectos comerciales a pagar, que sustituye a la (400), cuando hagamos el pago de la letra o efecto daremos de baja la cuenta del efecto con apunte en el Haber de la cuenta de banco:

2. Factura Debe fecha Haber

400

64

Compras(600)

IVA soportado (472) a (400) Proveedores 464

3. Se formaliza el efecto Debe fecha Haber

464 Proveedores (400)

a

(401) Proveedores efectos a

pagar 464

4. Se paga el efecto

Debe fecha Haber

464 (401) Proveedores efectos a

pagar a (572) Bancos 464

Anticipos

Por último, vamos a tratar el caso de los anticipos a proveedores, en esta situación

la empresa decide adelantar un dinero en efectivo pensando en futuras compras a

realizar al proveedor, puede que la situación de liquidez de la empresa favorezca la

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Contabilización de Gastos e Ingresos 36

realización de anticipos, o que éstos sean fruto de descuentos o devoluciones que

reclasificamos como anticipos.

Contabilización del Anticipo:

La principal característica del Anticipo es que incorpora el impuesto de valor

añadido, esto es, la cantidad que adelantemos debe recoger su parte de IVA ya

que se produce como adelanto a futuras compras que están gravadas con IVA.

Al entregar el cheque (por ejemplo o en efectivo) el dinero recibiremos un

justificante de pago, recibo o nota de abono, que contabilizaremos:

Debe fecha Haber

500

80

Anticipos a proveedores (407)

IVA soportado (472) a (572) Bancos 580

Llegada la compra para la que se pensó el anticipo la cantidad adeudada a nuestro proveedor es menor, ya que le adelantamos parte del precio con su IVA Factura de compra. Debe fecha Haber

2500

320

Compras(600)

IVA soportado (472) a

Proveedores (400)

Anticipos a proveedores (407)

2.320

500

Relación con Acreedores

Las mismas situaciones que se contabilizan con los proveedores sirven para los

acreedores, si bien la relación con estos es más distante y menos personal que con

los proveedores, los anticipos a acreedores no son nada habituales y es más difícil

Fíjate que el IVA del asiento es sobre la base imponible de 2.000€ ya que de los 500€ restantes ya entregamos su IVA con el anticipo.

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Contabilización de Gastos e Ingresos 37

conseguir aplazamientos de pago, por lo que suele pagarse al contado sus

servicios.

EJEMPLO:

Utilizaremos ahora los documentos “gestoría” y “pago de gestoría” de la carpeta

“pagos” que te bajaste con anterioridad:

• Asiento de la factura de la gestoría Debe 28/11/08 Haber

351,50

56,24

Servicios de Prof. Ind. (623)

IVA soportado (472)

a

(4751) HP acreedora por

retenciones…

(410) Acreedores por

prestación de servicios

52,73

355,01

• Pago de la factura por banco Debe 16/11/08 Haber

355,01 (410) Acreedores por

prestación de servicios a (572) Bancos 355,01

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Contabilización de Gastos e Ingresos 38

Capítu lo 7 .2

Ingresos Contables

Si los gastos son un componente habitual en las operaciones diarias de las

empresas, los ingresos resultan la fuente de supervivencia de las mismas.

Al margen de las ventas la empresa obtiene ingresos en otras operaciones que

serán objeto de estudio de las lecciones

Por último el proceso de cobro representa una herramienta básica de supervivencia

para la liquidez de la empresa y los métodos habituales de cobro y su

contabilización se verán en la última lección

Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:

Contabilizar las ventas con las diferentes situaciones que pueden producirse

Contabilizar otros ingresos que se producen en las empresas

Estudiar los procesos de cobro y su contabilización

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Contabilización de Gastos e Ingresos 39

Introducción

El fin de la actividad empresarial es permanecer en el tiempo, para ello necesita

generar beneficios que garanticen su supervivencia, la fuente de obtención de

beneficios son los Ingresos, y a ellos le vamos a dedicar este capítulo.

La principal fuente de Ingresos para las empresas son las ventas de sus productos

o servicios objeto de su actividad, si bien pueden surgir de forma esporádica

oportunidades de generar ingresos con actividades diferentes a la principal.

Desde el punto de vista contable los ingresos se definen en el PGCPYMES como:

Ingresos: Incrementos en el patrimonio neto de la empresa durante

el ejercicio, ya sea en forma de entradas o aumentos en el valor de

los activos, o de disminución de los pasivos, siempre que no tengan

su origen en aportaciones, monetarias o no, de los socios o

propietarios.

En las siguientes lecciones analizaremos contablemente los dos principales grupos

de ingresos, los provenientes de las ventas y el resto de ingresos.

Por último se tratara le trascendental tema de los cobros que supone un motivo

esencial en el desarrollo y vida de las empresas.

Las cuentas que vamos a utilizar son:

43. CLIENTES

430. Clientes.

4300. Clientes (euros).

4309. Clientes, facturas pendientes de formalizar.

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Contabilización de Gastos e Ingresos 40

431. Clientes, efectos comerciales a cobrar.

438. Anticipos de clientes.

44. DEUDORES VARIOS

440. Deudores.

4400. Deudores (euros).

4409. Deudores, facturas pendientes de formalizar.

441. Deudores, efectos comerciales a cobrar.

477. Hacienda Pública, IVA repercutido.

57. TESORERÍA

570. Caja, euros.

572. Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros.

70. VENTAS DE MERCADERÍAS, DE PRODUCCIÓN PROPIA, DE SERVICIOS,

ETC.

700. Ventas de mercaderías.

701. Ventas de productos terminados.

702. Ventas de productos semiterminados.

703. Ventas de subproductos y residuos.

705. Prestaciones de servicios.

706. Descuentos sobre ventas por pronto pago.

708. Devoluciones de ventas y operaciones similares.

709. «Rappels» sobre ventas.

75. OTROS INGRESOS DE GESTIÓN

752. Ingresos por arrendamientos.

759. Ingresos por servicios diversos.

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Contabilización de Gastos e Ingresos 41

Ventas

Las ventas deberían suponer la principal fuente de ingresos para la empresa, de no

ser así la actividad principal de la empresa se resentirá y en

un plazo futuro la sostenibilidad de la misma

quedará en entredicho.

El documento que recoge las ventas es la

factura, cuyo modelo está individualizado por

cada empresa pero que recoge la información

básica necesaria para contabilizar la operación

sin problemas:

Dentro de la factura se especifican:

los datos del emisor (vendedor)

los datos del receptor (cliente)

se incluyen los productos objeto de la venta, su valoración económica y

todos los aspectos que afectan a los productos como pueden ser gastos de

transporte, seguros, descuentos de cualquier tipo o forma de pago.

Veamos a continuación como contabilizamos las diferentes facturas que se

presentan habitualmente:

Facturas sin descuento

Facturas con descuento dentro de factura

Descuentos fuera de factura

Gastos asociados a las ventas a cargo del vendedor

Devoluciones de ventas

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Contabilización de Gastos e Ingresos 42

Facturas sin descuentos

Para las facturas sin descuentos necesitaremos las siguientes cuentas:

(70x) Ventas: recoge el importe de la factura sin contar el IVA, en función del

tipo de producto vendido se utilizarán cuentas 700, 701, 702 o 703,

si lo que realizamos es un servicio la cuenta 705. Como cuenta de

ingresos nace en el Haber del asiento.

(570), (572) Cuentas de Tesorería para cobros al contado, por el importe

cobrado de la factura, si procede de una cuenta corriente será la

(572) y si el dinero proviene de la caja de la empresa la (570).

(430) Clientes: Recoge el total de la cantidad facturada, si la factura no la

hemos mandado al cliente usaremos la (4309) Clientes, facturas

pendientes de formalizar

477. Hacienda Pública, IVA repercutido: Por el importe del impuesto

recogido en factura.

Un asiento tipo podría ser este:

• Envío de la factura: Debe fecha Haber

1.160 (430) Clientes

a

(700) Ventas de Mercaderías

(477) HP IVA repercutido

1.000

160

• Al cobro de la misma: Debe fecha Haber

1.160 (572) Bancos a (430) Cliente 1.160

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Contabilización de Gastos e Ingresos 43

EJEMPLOS:

Para realizar los ejemplos necesitarás las facturas que se encuentran en la carpeta

“Facturas” en le archivo “Facturas_Ventas”:

• Asiento Factura nº 1

Debe 04/04/08 Haber

5.220 (430) Clientes

a

(700) Ventas de Mercaderías

(477) HP IVA repercutido

4.500

720

Facturas con descuentos dentro de factura

Los descuentos que la empresa puede ofrecer a sus clientes son los mismos que

pueden ser ofrecidos por nuestros proveedores y que vimos el capítulo anterior:

Descuento Comercial: Se aplica por motivos comerciales,

promociones, premios y demás y viene reflejado en factura.

Descuento por volumen de compras: Se conoce con el nombre de

Rappel, los concede el vendedor a los clientes que llegan a un

determinado volumen de compra en un periodo de tiempo establecido.

Se incorporan en la factura o pueden concederse después utilizando una

nota de abono específica.

Descuento por pronto pago: En función del plazo de cobro de la

factura, el vendedor puede incorporar en la misma o fuera de ella un

descuento por adelantar el plazo de cobro.

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Contabilización de Gastos e Ingresos 44

El tratamiento de los descuentos en el PGCPYMES recoge en su norma

decimosexta el tratamiento que deben recibir los descuentos:

Los ingresos procedentes de la venta de bienes y de la prestación de

servicios se valorarán por el valor razonable de la contrapartida, recibida o por

recibir, derivada de los mismos, que, salvo evidencia en contrario, será el precio

acordado para dichos bienes o servicios, deducido: el importe de cualquier

descuento, rebaja en el precio u otras partidas similares que la empresa

pueda conceder, así como los intereses incorporados al nominal de los créditos.

No obstante, podrán incluirse los intereses incorporados a los créditos comerciales

con vencimiento no superior a un año que no tengan un tipo de interés contractual,

cuando el efecto de no actualizar los flujos de efectivo no sea significativo.

Los impuestos que gravan las operaciones de venta de bienes y prestación

de servicios que la empresa debe repercutir a terceros como el impuesto

sobre el valor añadido y los impuestos especiales, así como las cantidades

recibidas por cuenta de terceros, no formarán parte de los ingresos.

La aplicación de esta norma exige que los impuestos incluidos dentro de la factura

minoren el importe de la cifra de ventas, por lo tanto se recogerán como un menor

valor de la cuenta (70x) que proceda en función de la Naturaleza del producto

vendido.

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Contabilización de Gastos e Ingresos 45

EJEMPLOS:

Utilizamos el documento “Facturas_ventas” para los ejemplos:

• Asiento Factura 2

Debe 04/04/08 Haber

4.231,68 (430) Clientes

a

(700) Ventas de Mercaderías

(477) HP IVA repercutido

3.648

583,68

• Asiento Factura 3

Debe 04/04/08 Haber

3.786,2 (430) Clientes

(700) Ventas de Mercaderías

(477) HP IVA repercutido

3.264

522,24

Descuentos fuera de factura

Tanto el Rappel como el pronto pago pueden ofrecerse por el vendedor al cliente en

plazo posterior a la emisión de la factura, mediante el uso de facturas rectificativas

y notas de abono.

Estos nuevos documentos asociados a la factura original nos sirven para

contabilizar los descuentos, para los que necesitaremos las siguientes cuentas:

Descuento por Rappel: Cuando este descuento figura fuera de factura,

se emite una nota de abono por el importe del descuento y se contabiliza

en la cuenta (709) «Rappels» sobre ventas. Los descuentos por

Rappel llevarán asociados la devolución del IVA repercutido al cliente en

la factura original.

Descuento por pronto pago: Su tratamiento contable precisa de la

cuenta (706) Descuentos sobre ventas por pronto pago. Asociado a

este descuento el vendedor también deberá contabilizar la parte de IVA

repercutido que es devuelta.

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Contabilización de Gastos e Ingresos 46

EJEMPLOS:

En estas situaciones mandamos factura rectificativa aplicando el descuento

correspondiente y la devolución del IVA repercutido que figura en el Debe ya

que procede de la devolución de un importe.

El documento que recoge el descuento es la factura nº 4:

• Asiento Factura 4 Debe 14/04/08 Haber

500

700

192

(706) Descuentos sobre

ventas por pronto pago

(709) «Rappels» sobre ventas

(477) HP IVA repercutido a (430) Clientes 1.392

Gastos asociados a las ventas a cargo del vendedor

A menudo las ventas pueden tener asociados unos gastos como por ejemplo,

transporte, seguros, que desde el punto de vista del cliente no requieren mayor

dificultad, pero que conviene resaltar dos aspectos a tener en cuenta desde el

punto de vista del vendedor:

La posibilidad de realizar el transporte y seguro de las mercancías con

medios del vendedor o a través de un tercero.

La repercusión y en que medida de dichos gastos al cliente.

Si la empresa realiza el transporte de las mercancías no se generará

hecho contable alguno ya que es un valor añadido que ofrece el

vendedor al cliente.

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Contabilización de Gastos e Ingresos 47

Si el transporte lo realiza un tercero, la empresa deberá pagar la factura

del servicio contabilizando como otro gasto de gestión más, en la cuenta

que conocemos para el transporte (624) Transporte.

Debe Haber

300

48

(624) Transporte

(472) IVA soportado a

(410) Acreedores por

prestación de servicios 348

Si la empresa decide repercutir los gastos de transporte o cualquier otro producido

por las ventas al cliente final, estos vendrán detallados de forma separada en la

factura y necesitaremos una cuenta distinta a la de ventas para contabilizarlo.

La cuenta utilizada es la (759) Ingresos por servicios diversos, y recogerá el

importe del transporte (tanto si lo hace un tercero como si es propio) y de los

gastos que vayamos a repercutir al cliente.

EJEMPLO:

Fijémonos a continuación en la factura 5:

• Asiento Factura 5

Debe 14/04/08 Haber

3.908,04 (430) Clientes

a

(700) Venta de Mercaderías

(759) Ingresos por servicios

diversos

(477) HP IVA repercutido

3.264

105

539,04

Fíjate en que el importe de la cuenta 700 no incluye los portes que se recogen en la 759, por tanto el importe de la 700 es la base imponible menos los portes

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Contabilización de Gastos e Ingresos 48

Devoluciones de ventas

Otra situación habitual son las devoluciones que nuestros clientes hagan de

nuestros productos o servicios por el motivo que sea, bien por falta de adecuación

al pedido, defectos de calidad, incumplimiento de plazos,…

Cuando esta situación se produzca, contabilizaremos el importe devuelto en la

cuenta 708. Devoluciones de ventas y operaciones similares, sin olvidar la

parte de IVA repercutido que también deberemos devolver.

EJEMPLO:

Para este ejemplo nos fijamos en la factura nº 6:

• Asiento Factura 6

Debe 14/04/08 Haber

360

57,6

(708) Devoluciones de ventas

(477) HP IVA repercutido a (430) Clientes

Aunque las cuentas de devoluciones y descuentos sobre ventas sean del grupo7, actúan como gastos, por eso nacen en el Debe.

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Contabilización de Gastos e Ingresos 49

Otros ingresos

Aunque la principal fuente de ingresos

para la empresa son las ventas, no

debemos descartar operaciones

puntuales no relacionadas con la

actividad principal que generen

ingresos para las empresas.

Así por ejemplo, el alquiler de locales

propiedad de la empresa, servicios de

transporte de mercancías repercutidos al comprador, servicios de asesoría, y

algunas operaciones más que vamos a destacar.

INGRESOS DIVERSOS

La mayoría de operaciones de carácter comercial se recogen como ingresos de

ventas, no obstante algunas otras no tienen que ver con la actividad principal y

deberemos buscar otra cuenta de ingresos distintas al grupo 70 para

contabilizarlas.

Alquileres, transporte, asesoría…

Cuando la empresa percibe ingresos por alquilar algún elemento de su patrimonio,

cuando repercute al comprador los gastos de transporte, cuando efectúa un servicio

de asesoría genera unos ingresos diferentes a los de su actividad habitual, los

cuales se recogen en el subgrupo 75 que exponemos a continuación:

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Contabilización de Gastos e Ingresos 50

75. OTROS INGRESOS DE GESTIÓN

751. Resultados de operaciones en común.

752. Ingresos por arrendamientos.

753. Ingresos de propiedad industrial cedida en explotación.

754. Ingresos por comisiones.

755. Ingresos por servicios al personal.

759. Ingresos por servicios diversos.

La forma de contabilizar estos ingresos es idéntica a los de ventas si bien en alguna

circunstancia se ve modificado el asiento por el motivo de las posibles retenciones

que del ingreso generado se le aplican a las empresas por parte del cliente.

En concreto, en servicios profesionales y arrendamientos el 18% del importe

generado debe retenerse a cuenta del impuesto de sociedades o IRPF en función de

la naturaleza jurídica de la empresa.

Veamos un ejemplo de un asiento de arrendamiento que una empresa cobra de un

cliente el alquiler de una nave por tres mil euros:

Debe Haber

2.853,6

626,4

Deudores (440)

Hacienda Pública, retenciones

y pagos a cuenta.(473) a

(752) Ingresos por

arrendamientos

(477) HP, IVA repercutido

3000

480

La cantidad del ingreso son los tres mil euros, el IVA se recoge aparte y la deuda de

la empresa que está alquilada es el importe de Deudores ya que el 18% del total lo

retiene la empresa que está alquilada cumpliendo la obligación legal.

El resto de ingresos de esta naturaleza sin cuenta propia lo recogerá la cuenta 759.

Ingresos por servicios diversos, como por ejemplo con el importe del transporte

de mercancías, que vimos en la lección anterior.

Ingresos Financieros

La mayoría de las empresas sino todas, mantienen cuentas corrientes abiertas en

entidades financieras con el objeto de atender numerosos pagos desde las mismas,

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Contabilización de Gastos e Ingresos 51

por este motivo perciben de forma periódica unos intereses acreedores por los

saldos positivos de dichas cuentas y que suponen un ingreso para las empresas.

En ciertos momentos del ejercicio, las empresas pueden disponer de cierto exceso

de tesorería, para rentabilizar el mismo pueden invertirlo en diferentes productos

financieros que producirán ingresos no relacionados con la actividad principal.

Este tipo de ingresos se conocen como financieros y el plan destino el subgrupo

76 para los mismos:

76. INGRESOS FINANCIEROS

760. Ingresos de participaciones en instrumentos de patrimonio.

761. Ingresos de valores representativos de deuda.

762. Ingresos de créditos.

763. Beneficios por valoración de activos y pasivos financieros por su valor

razonable.

766. Beneficios en participaciones y valores representativos de deuda.

768. Diferencias positivas de cambio.

769. Otros ingresos financieros.

El funcionamiento de estas cuentas de ingresos no difiere del resto si bien

tendremos que prestar atención a las retenciones que se produzcan como en el

caso de habitual del cobro de intereses por cuentas corrientes.

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Contabilización de Gastos e Ingresos 52

EJEMPLO:

Supongamos que nos remiten un extracto bancario informando de los intereses

generados por la cuenta corriente que tenemos abierta, correspondientes al primer

semestre del año.

La cantidad de dichos intereses es 102€ y la retención que aplica el banco es del

18%.

Debe Haber

83,84

18,16

Bancos (572)

Hacienda Pública, retenciones

y pagos a cuenta.(473) a (762) Ingresos por créditos 102

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Contabilización de Gastos e Ingresos 53

Cobros

Si la política de pagos de una empresa resultaba

vital, que no podremos decir acerca de los cobros,

que suponen la fuente de liquidez de la empresa y

que permiten en buena medida su subsistencia.

El objetivo de la contabilidad no es conseguir una

política de cobros eficaz, sino contabilizar los cobros

efectuados, a través de los medios de cobro

habituales de la empresa, a partir de ahí, los

resultados contables sí permitirán establecer y

valorar las políticas de cobro de la empresa, no

olvidemos la función de generar información útil y

relevante para la toma de decisiones empresariales.

Cuando se produce una venta que no se cobra al

contado, se suele instrumentar en un documento que

refleja la deuda pendiente de cobrar, estos

documentos habituales sueles ser recibos, letras y

pagarés.

Nos interesa la contabilización de los mismos y su posterior gestión hasta llegar al

cobro y para ello vamos a plantear una secuencia de un cobro incluyendo el mayor

número de situaciones reales posible:

1. Realiza la venta a plazo a un cliente habitual:

Debe Haber

5.800 Clientes (430)

a

(700) ventas

(477) HP IVA repercutido

5.000

800

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Contabilización de Gastos e Ingresos 54

2. Se cobra al contado mediante cheque el IVA de la operación

Debe Haber

800 Bancos (572) a Clientes (430) 800

3. Por el resto de la deuda se decide librar cinco letras de 1.000€ de

nominal cada una.

Para este asiento vamos a necesitar una cuenta nueva 431. Clientes, efectos

comerciales a cobrar, que recogerá los efectos comerciales utilizados en la venta.

Si el efecto se acepta (firma) por el cliente suele utilizarse la cuenta 4310 Efectos

comerciales en cartera, ya que presuponemos que los llevaremos al banco para

gestionar su cobro e incluso adelantarlo. (Paso 5).

La contabilización se trata únicamente de reclasificar la deuda que está recogida en

clientes y pasarla a la nueva cuenta:

Debe Haber

5.000 Clientes, efectos comerciales

a cobrar (431) a Clientes (430) 5.000

4. Llegados a este punto podemos esperar al vencimiento del efecto y

tratar de cobrarlo por nuestros medios o bien acudir a una entidad

bancaria y utilizar sus servicios.

Si decidimos esperar con nuestro efecto en la empresa y cobrarlo a

vencimiento el asiento de cobro sería:

Debe Haber

5.000 Bancos(572)

a

Clientes, efectos comerciales a

cobrar (431 5.000

Si llegado el vencimiento el efecto no es atendido no quedaría más remedio

que considerarlo impagado en la cuenta

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Contabilización de Gastos e Ingresos 55

Debe Haber

5.000 Efectos comerciales

impagados. (4315) a

Clientes, efectos comerciales a

cobrar (431) 5.000

En el caso de que pensemos en la intervención de la entidad bancaria en el

cobro necesitaremos más cuentas y un tratamiento contable particular que

exponemos a continuación.

5. Efectos llevados a la entidad bancaria. Gestión de cobro y

Descuento.

a. Gestión de cobro

La mayoría de las empresas que no tiene necesidad de disponer del

dinero aplazado, tampoco se ocupa de realizar un seguimiento de los

plazos de cobro, sino que encarga la tarea a una entidad bancaria en lo

que se conoce como Gestión de Cobro, el banco se encarga de gestionar

el cobro y aplica una comisión por el servicio al cliente. Además este tipo

de servicios está gravado con IVA.

Las cuentas necesarias para su contabilización son:

431. Clientes, efectos comerciales a cobrar.

4310. Efectos comerciales en cartera.

4312. Efectos comerciales en gestión de cobro.

4315. Efectos comerciales impagados.

472. HP IVA soportado

626. Servicios bancarios y similares

572. Bancos, cuenta corriente

Para los efectos aceptados y posteriormente llevados al banco para su

gestión de cobro.

Debe Haber

5.000 Efectos comerciales en

cartera (4310) a

Clientes, efectos comerciales a

cobrar (431) 5.000

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Contabilización de Gastos e Ingresos 56

Debe Haber

5.000 Efectos comerciales en

gestión de cobro (4312) a

Efectos comerciales en cartera

(4310) 5.000

Cuando el banco nos pase los gastos por el servicio prestado que puede

ser al llevar los efectos o a vencimiento de los mismos:

Debe Haber

50

8

(626). Servicios bancarios y

similares

(472) HP IVA soportado a (572) Bancos 58

Al vencimiento del efecto el banco lo presenta a cobro, normalmente los

efectos vienen domiciliados, es decir, incorporan la dirección bancaria de

la entidad con la que trabaja el cliente. Si se cobra con normalidad el

banco nos transfiere el dinero, sino nos devuelve el mismo cargándonos

unos gastos por la devolución.

Cobro del efecto:

Debe Haber

5.000 Bancos(572)

a

Efectos comerciales en gestión

de cobro (4312) 5.000

Impago del mismo:

30

4,80

(626). Servicios bancarios y

similares

(472) HP IVA soportado a (572) Bancos 34,8

Debe Haber

5.000 Efectos comerciales

impagados. (4315) a

Efectos comerciales en gestión

de cobro (4312) 5.000

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Contabilización de Gastos e Ingresos 57

b. Descuento de Efectos

Otra posibilidad de cobro de los efectos es descontarlos en el banco, en

esta ocasión el banco adelante el dinero del efecto al vendedor, previo

cobro de un interés y unas comisiones (en este tipo de operaciones sin

IVA), además el banco no asume el riesgo de impago y por lo tanto si el

efecto resulta impagado reclamará el importe del mismo al vendedor.

Las cuentas necesarias son:

431. Clientes, efectos comerciales a cobrar.

4310. Efectos comerciales en cartera.

4311. Efectos comerciales descontados.

4315. Efectos comerciales impagados.

626. Servicios bancarios y similares

665. Intereses por descuento de efectos y operaciones de

«factoring».

52. DEUDAS A CORTO PLAZO POR PRÉSTAMOS RECIBIDOS

Y OTROS CONCEPTOS

5208. Deudas por efectos descontados.

572. Bancos, cuenta corriente

La contabilización sería:

Por los efectos aceptados llevados a descuento:

Debe Haber

5.000 Efectos comerciales en

cartera (4310) a

Clientes, efectos comerciales a

cobrar (431) 5.000

Debe Haber

5.000 Efectos comerciales

descontados (4311) a

Efectos comerciales en cartera

(4310) 5.000

Por el importe adelantado del banco teniendo en cuenta los intereses

cobrados por el banco (665), comisiones (626) y que el banco no asume

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Contabilización de Gastos e Ingresos 58

el riesgo por tanto no desaparece el efecto descontado sino que se

recoge la deuda en una cuenta nueva (5208).

Debe Haber

50

150

4.800

(626). Servicios bancarios y

similares

(665) Intereses por

descuento de efectos

(572) Bancos a

(5208). Deudas por efectos

descontados. 5.000

Al llegar el vencimiento si el banco cobra el efecto:

Debe Haber

5.000 (5208). Deudas por efectos

descontados. a

Efectos comerciales

descontados (4311) 5.000

Si el efecto está impagado el banco nos reclama el importe del

mismo y nos carga comisiones:

Debe Haber

5.000

30

(5208). Deudas por efectos

descontados.

(626). Servicios bancarios y

similares a (572) Bancos 5.030

Ahora nuestro efecto deja de estar descontado y se convierte en

impagado

Debe Haber

5.000 Efectos comerciales

impagados. (4315) a

Efectos comerciales

descontados (4311) 5.000

Actualmente en la gestión de cobros, las entidades bancarias ofrecen los contratos de factoring y confirming, donde facilitan y asumen la gestión de cobros y pagos de sus clientes, pero esto forma parte de la gestión empresarial y no de la contabilidad.

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Contabilización de Gastos e Ingresos 59

Capítu lo 7 .3

L iquidac ión del IVA

Al finalizar los períodos marcados por la ley las empresas deben regularizar su

situación con respecto al IVA soportado y repercutido en dicho período.

El tratamiento contable del IVA se produce al mismo tiempo que se contabilizan las

compras y ventas que los producen.

En este capítulo tratamos la contabilización del asiento resumen del período

(normalmente tres meses) y que sirve para eliminar el efecto del IVA sobre las

empresas.

Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:

Entender el proceso de regularización por el que la empresa salda las

cuentas de IVA soportado y repercutido

Contabilizar el asiento liquidación de IVA

Conocer los plazos para recuperar o ingresar el importe fruto de la

liquidación del IVA

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Contabilización de Gastos e Ingresos 60

El IVA

Las empresas al desarrollar su actividad adquieren mercancías de sus proveedores,

añaden valor a esos productos y venden a sus clientes el nuevo producto con un

valor añadido, el IVA (impuesto sobre el valor añadido) grava este aumento de

valor generado por la empresa.

A efectos de resultado el IVA es irrelevante para la empresa pues al fin de cada

trimestre (según el volumen de negocio mensualmente) liquida con la

administración los efectos del impuesto en su actividad. De tal forma que si ha

soportado más IVA que el que ha repercutido Hacienda le reintegra la diferencia y

en caso contrario la empresa deposita el exceso en Hacienda.

La declaración del IVA por las empresas se hace a través de documentos oficiales

que recogen los importes soportados y repercutidos a lo largo de cada trimestre, si

el volumen de negocio supera los 6.010.121,04€ deberá presentar liquidación

mensualmente.

Puedes consultar el modelo propuesto para PYMES en el siguiente enlace pulsando

en el número 300 situado a la izquierda:

MODELO 300 de liquidación trimestral

Si la presentación sale a pagar para la empresa, tiene hasta el día 20 del mes

siguiente a la liquidación para ingresar el dinero en Hacienda, salvo en el último

trimestre que se alarga el plazo al 30 de Enero.

Si es Hacienda quien tiene que devolver por concepto de IVA, suele compensar el

importe con liquidaciones posteriores a favor del ente público, si al finalizar el año

siguiera debiendo dinero a la empresa haría efectivo el pago.

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Contabilización de Gastos e Ingresos 61

Tratamiento contable del I.V.A.

El tratamiento contable del IVA lo podemos separar en dos grupos:

1. Operaciones durante el ejercicio

2. Operaciones de liquidación trimestral del IVA

Las primeras han sido tratadas en los capítulos anteriores y se verán otras

operaciones en unidades siguientes.

En este capítulo vamos a ocuparnos de la liquidación trimestral del impuesto.

La empresa a lo largo del trimestre genera operaciones que conllevan IVA, lo

soporta al demandar productos y servicios y lo repercute cuando vende los

productos y servicios a sus clientes. Como ya sabemos el IVA soportado se recoge

en la cuenta 472, HP IVA soportado y el repercutido en la 477 HP IVA

repercutido.

Al finalizar cada trimestre y antes del plazo de pago (día 20 del mes siguiente salvo

para el último trimestre que es el día 30 de Enero), la empresa debe tener

contabilizadas todas las operaciones que conlleven IVA.

Así la liquidación del impuesto consistirá en comprobar el saldo de las cuentas de

IVA e ingresar la diferencia en Hacienda si ha repercutido más impuesto que

soportado o bien reclamar a Hacienda en caso de soportar más IVA del repercutido.

Las cuentas que necesitamos para contabilizar la liquidación son:

475. Hacienda Pública, acreedora por conceptos fiscales.

4750. Hacienda Pública, acreedora por IVA.

47. ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

4700. Hacienda Pública, deudora por IVA.

477. Hacienda Pública, IVA repercutido.

472. Hacienda Pública, IVA soportado

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Contabilización de Gastos e Ingresos 62

Los documentos que necesitamos para conseguir los importes de IVA del trimestre

se originan en las facturas emitidas y recibidas por la empresa, esta información

es más rápida consultando en el Libro Mayor las fichas de la cuenta 472 y 477. El

modelo 300 recogerá los saldos así como la diferencia a favor de Hacienda o de la

empresa.

El asiento de liquidación se elabora del siguiente modo:

Se obtiene el saldo de la cuenta de IVA soportado y repercutido en el Mayor,

se dan de baja las cuentas apuntando en sentido contrario, esto es, el IVA

soportado nace en el Debe se da de baja en el Haber y viceversa.

La diferencia si es a favor de la empresa se carga (Debe) en la cuenta

4700. Hacienda Pública, deudora por IVA, y si es a favor de Hacienda

en 4750. Hacienda Pública, acreedora por IVA.

EJEMPLO

1er Trimestre: Observando el Libro Mayor se obtiene un saldo deudor

(Debe mayor que Haber) de 4.500€ en la cuenta 472 y 3.500€ de saldo

acreedor (Haber mayor que Debe) en la 477, elaboramos el asiento de

liquidación:

Debe Haber

3.500

1.000

(477) HP. IVA repercutido

(4700) HP. deudora por IVA a (472) HP IVA soportado 4.500

Como la empresa ha soportado más IVA, Hacienda debe devolverle la

diferencia, no obstante no le ingresa dicha diferencia a expensas de

compensar diferencias a favor de Hacienda en trimestres posteriores.

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Contabilización de Gastos e Ingresos 63

2do Trimestre: En esta ocasión existe un saldo deudor de 4.000€ en la

cuenta 472 y 7.500€ de saldo acreedor en la 477, elaboramos el asiento de

liquidación:

Debe Haber

7.500 (477) HP IVA repercutido

a

(472) HP IVA soportado

(4700) HP deudora por IVA

(4750) HP acreedora por IVA

4.000

1.000

2.500

En esta ocasión debemos a Hacienda 3.500€ ya que el IVA repercutido ha

sido superior al soportado, pero como teníamos pendiente un saldo a favor

con Hacienda de 1.000€ aprovechamos para compensarlo y la deuda con

Hacienda se queda en 2.500€.

El día 20 del siguiente mes saldamos la deuda con Hacienda:

Debe Haber

2.500 (4750) HP acreedora por IVA a (572) Bancos 2.500