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Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN NACIONAL
DE BOMBEROS
MANUAL DE CONTRATACIÓN 2014
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
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En virtud de lo establecido en el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, la DIRECCIÓN NACIONAL DE BOMBEROS expide el siguiente manual de contratación, con el fin de establecer la forma como operara la gestión contractual de la entidad y dar a conocer a los partícipes de la contratación pública la forma de operación de dicha gestión. Este manual está orientado para que en cada uno de los procesos de selección que se adelante se garantice el cumplimiento de los principios de la contratación pública consagrados en el artículo 23 de la ley 80 de 1993, tales como transparencia, planeación, economía, responsabilidad, ecuación contractual, selección objetiva y publicidad. Este manual será una guía de procedimiento para cada uno de los servidores públicos que intervengan en la gestión contractual de la Dirección en virtud de sus funciones y un documento de consulta para las personas interesadas en hacerse participes de los procesos contractuales que adelante la Dirección Nacional de Bomberos en virtud de su misión.
1. NATURALEZA JURIDICA DE LA DIRECCIÓN La Dirección Nacional de Bomberos, fue creada bajo el artículo 5° de la ley 1575 del 21 de agosto de 2012 como Unidad Administrativa Especial del orden nacional, con personería jurídica, adscrita al Ministerio del Interior, con autonomía administrativa, financiera y patrimonio propio.
2. COMPETENCIA PARA CONTRATAR Teniendo en cuenta lo establecido en el literal a del numeral 3° del artículo 11 de la Ley 80 de 1993 “tienen competencia para celebrar contratos a nombre de la Entidad a) Los ministros del despacho, los directores de departamentos administrativos, los superintendentes, los jefes de unidades administrativas especiales, el Presidente del Senado de la República, el Presidente de la Cámara de Representantes, los presidentes de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y de sus Consejos Seccionales, el Fiscal General de la Nación, el Contralor General de la República, el Procurador General de la Nación, y el Registrador Nacional del Estado Civil” La competencia para celebrar los contratos a nombre de la Dirección Nacional de Bomberos, está en cabeza del Representante legal, no obstante mediante acto administrativo este podrá delegar de dicha competencia.
3. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR Atendiendo lo establecido en los Arts. 8° y 9° de la Ley 80 de 1993 y artículos 1, 2, 4, 5, 84, 90 de la ley 1474 de 2011, no podrán participar en procedimientos de selección ni celebrar contratos con la Dirección Nacional de Bomberos, las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política, en las Leyes antes mencionadas. En el evento que la inhabilidad e incompatibilidad sobrevenga en un proponente en un proceso contractual, se entiende que renuncia a la participación y a los derechos adquiridos en el mismo. Si sobreviene en un contratista, debe realizarse la cesión del contrato, previa autorización de la Procuraduría y si sobreviene en uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal, éste debe ceder su participación a un tercero, previa autorización de la Dirección.
4. PRINCIPIOS RECTORES DE LA CONTRATACIÓN
Son aplicables a la contratación pública los principios de buena fe en las actuaciones de los particulares y de la administración, los principios rectores de la función administrativa (igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad), el debido proceso la primacía de lo sustancial sobre lo
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formal, la igualdad, la publicidad de las actuaciones de la administración y el control y responsabilidad por la actuaciones del Estado, las normas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.
4.1 Eficiencia: Este principio se encuentra ligado al principio de economía, en tanto busca que las
entidades estatales obtengan un buen rendimiento dentro de la gestión contractual.
4.2 Transparencia: Mediante este principio se busca garantizar la imparcialidad y la igualdad de las
oportunidades en los procesos de contratación, seleccionar de manera objetiva a los contratistas,
publicar las decisiones adoptadas en el proceso de selección (artículo 19 decreto 1510 de 2013),
con el fin de que puedan ser controvertidas, socializar la gestión contractual a través de la
realización de convocatorias públicas por las diferentes modalidades de selección creadas por la
ley, e igualmente divulgar cuales son las razones que sirven de motivación a las autoridades en
sus decisiones contractuales promoviendo la moralidad administrativa.
4.3 Economía: Principio orientador de las actuaciones administrativas dentro de la actividad
contractual, impide la interposición de trámites y/o cargas diferentes de las establecidas en la
norma, dándole importancia a los requisitos de fondo y no de forma (subsanabilidad de requisitos
habilitantes). A través de este principio también se impide que la entidades públicas inicien
proceso contractuales si el lleno de los requisitos establecidos por la ley, tales como la
elaboración, del estudio del mercado y del sector, estudios previos, la consecuciones de
autorizaciones, licencias y aprobaciones necesarias, así como la expedición del certificado de
disponibilidad presupuestal, en concordancia con el plan de inversión de la entidad.
4.4 Responsabilidad: Este principio recoge la presunción de legalidad que cobija las actuaciones de
la administración, desde este punto de vista es de tener en cuenta que en ocurrencia con la
actuación de la administración se encuentra la actuación de sus servidores. las indebidas
actuaciones de los servidores públicos que intervienen en la gestión contractual, desde el carácter
subjetivo de la responsabilidad, generan consecuencias de orden penal, disciplinario y
patrimonial; mientras que en virtud de la responsabilidad objetiva de la entidad ésta sólo asumirá
el carácter patrimonial de una actuación antijurídica.
Así mismo, durante todas las etapas de la gestión contractual se observará los principios de la función pública del artículo 209 de la CN.
5. PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL La planeación será el pilar de los todos los procesos contractuales que adelante la Dirección Nacional de Bomberos. La aplicación de este principio implicara contar con un plan que consolide y priorice las adquisiciones de la dirección, teniendo en cuenta las necesidades diagnosticadas, la realización de estudios y análisis antes de iniciar un procedimiento de selección. La planeación consta de dos etapas la elaboración del plan anual de adquisiciones y la estructuración de estudios previos.
5.1 PLAN ANUAL ADQUISICIONES El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta para: (i) facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.
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El plan anual de adquisiciones de la Dirección Nacional de Bomberos, será el reflejo de cada una de las necesidades de la Entidad, donde se priorizara cada necesidad de acuerdo al presupuesto anual asignado. El Plan Anual de Adquisiciones debe publicarse antes del 31 de enero de cada año y actualizarse por lo menos una vez al año.
5.1.1 RESPONSABLE DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES La Dirección Nacional de Bomberos conformará un equipo de apoyo, organizar un cronograma para la elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones y designará un funcionario o colaborador que adscrito a la Subdirección Administrativa o Financiera quien será el encargado de recopilar la información y elaborar el Plan Anual de Adquisiciones; El funcionario designado será el responsable de la elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones Para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones se requiere del conocimiento y experiencia de las personas que trabajan en las distintas áreas de la Dirección, por lo tanto cuando se considere necesario la Dirección conformara un equipo multidisciplinario que apoye al funcionario a cargo de la elaboración y actualización del Plan. Será responsabilidad del funcionario o colaborador encargado: (i) Diligenciar el documento, (ii) Solicitar la aprobación del Plan Anual de Adquisiciones. (iii)Publicar el Plan Anual de Adquisiciones (iv) Revisar y actualizar el Plan Anual de Adquisiciones. El Plan Anual de Adquisiciones debe publicarse antes del 31 de enero de cada año y actualizarse por lo menos una vez al año.
5.1.2 INFORMACION CONTENIDA EN EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Siguiendo los lineamientos dados por Colombia Compra Eficiente, el Plan anual de Adquisiciones de la Dirección Nacional de Bomberos deberá contener como mínimo la siguiente información:
A. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD
Nombre
Dirección
Teléfono
Página web
Misión y visión
Perspectiva estratégica
Información de contacto
Valor total del PAA
Límite de contratación menor cuantía
Límite de contratación mínima cuantía
Fecha de última actualización del PAA
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B. ADQUISICIONES PLANEADAS
Códigos UNSPSC
Descripción
Fecha estimada
de inicio de proceso de selección
Duración estimada
del contrato
Modalidad de
selección
Fuente de los
recursos
Valor total
estimado
Valor estimado
en la vigencia actual
¿Se requieren vigencias futuras?
Estado de solicitud de
vigencias futuras
Datos de contacto del responsable
NOTA: El Plan Anual de Adquisiciones de la Dirección Nacional de Bomberos será un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo podrán ser canceladas, revisadas o modificadas. Esta información no representará compromiso u obligación alguna por parte de la Dirección ni la compromete a adquirir los bienes, obras y servicios en él señalados.
5.2 ESTUDIOS DEL MERCADO Y DEL SECTOR
La Dirección luego de conocer su necesidad y de identificar los bienes, obras o servicios deberá definir el sector o mercado al cual pertenecen los bienes, obras o servicios y hacer el análisis correspondiente, con el fin de establecer el contexto del Proceso de Contratación, la identificación los Riesgos, la determinación los requisitos habilitantes y la forma de evaluar las ofertas. Este estudio de sector debe ser proporcionado al valor del Proceso de Contratación, la naturaleza del objeto a contratar, el tipo de contrato y a los Riesgos identificados para el Proceso de Contratación.
5.3 ESTUDIOS PREVIOS Los estudios previos deberán entenderse como el análisis de documentos y tramites que debe adelantar la Dirección antes de contratar, en cualquiera de las modalidades que señale la ley. Los Estudios previos deberán ser elaborados por la dependencia de la Dirección que tenga la necesidad que se pretende satisfacer con la celebración del contrato, la cual debe remitirlos a la Subdirección Administrativa y Financiera a fin de dar inicio a los trámites para desarrollar el proceso contractual.
Este documento deberá contener como mínimo lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013
1. La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el Proceso de Contratación.
En esta descripción deberán señalarse los siguientes aspectos, (i) la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación (ii) opciones que existe para satisfacer dicha necesidad en el mercado, (iii) opción más favorable para resolver la necesidad desde los puntos de vista, técnico, jurídico y económico, (iv) verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el plan de compras de la Dirección o la inclusión de esta a través del ajuste respectivo (v) relación existente entra la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.
2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
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Este numeral deberá contener la definición técnica de la necesidad y sus correspondientes soportes, en donde se establecerán los siguientes aspectos:
Especificaciones técnicas del bien, obra o servicio a contratar
Los compromisos, declaraciones y acreditaciones que deberán efectuar los proponentes en materia técnica, que podrán ser verificados por la Entidad como requisito habilitante.
Actividades técnicas y plazos para ejecutarlas
Documentos o constancias técnicas para acreditar la capacidad del oferente, como certificaciones de cumplimiento de normas técnicas, certificaciones de experiencia, diseños previos etc.
Plazo de ejecución del contrato, estimación del tiempo en que el contratista dará cumplimiento a lo pactado.
Definición de la forma de pago y el valor del contrato, de acuerdo con la naturaleza de la contratación y los lineamientos presupuestales de la Dirección.
3. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.
Definición del procedimiento de selección que deberá aplicarse de acuerdo a la naturaleza, cuantía o condiciones especiales de la contratación y la normatividad vigente. Son modalidades de selección las fijadas en el artículo 2° de la ley 1150 de 2007:
Licitación Pública: Esta modalidad de selección está consagrada en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, así como lo señalado en el capítulo I del Título I del Decreto 1510 de 2013.
Consiste en la convocatoria pública que hace la Dirección para que, en igualdad de oportunidades, participen todas las personas naturales, jurídicas, nacionales o extranjeras, en consorcio o unión temporal o bajo la promesa de sociedad, que cumplan los requisitos establecidos en los correspondientes pliegos de condiciones.
Acorde con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007, por regla general la selección de los contratistas, será a través de licitación pública, con excepción de los casos que se enmarcan dentro de alguna de las causales contempladas en las demás modalidades de selección, de acuerdo con lo señalado en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.
Selección abreviada: Modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual, es así que conforme a lo señalado en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y en el artículo 40 del Decreto 1510 de 2013, la Dirección realizará la contratación mediante la modalidad de selección abreviada en los siguientes casos:
Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades. En este evento, deberá hacerse uso de uno de los siguientes procedimientos siempre y cuando el reglamento así lo señale: subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos.
Contratación de menor cuantía.
Celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.
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La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.
La enajenación de bienes del Estado. (Literal “d”, numeral 2, artículo 2 de la ley 1150 de 2007).
Concurso de Méritos: Procedimiento de selección de consultores o proyectos, en el que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación; Esta modalidad de selección está consagrada en el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y los artículos 66 al 72 del Decreto 1510 de 2013.
Concurso abierto: Procede cuando la Dirección defina en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma.
Concurso por el sistema de precalificación con lista corta: Procede cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques, metodologías o la complejidad que la misma así lo exija.
Contratación Directa: Modalidad de contratación que no exige el desarrollo de la convocatoria pública y sólo procede de forma taxativa para las causales previstas por la ley y el reglamento.
La Dirección, deberá justificar mediante un acto administrativo el uso de la modalidad de selección de contratación directa. Este acto administrativo contendrá el señalamiento de la causal que se invoca, la determinación del objeto a contratar, presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán al contratista, indicación del lugar donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, de conformidad con lo señalado en el artículo 73 del Decreto 1510 de 2013.
Este acto administrativo no será obligatorio en los siguientes casos, de conformidad con lo previsto en la normativa citada, así:
En los eventos previstos en los literales a), b) y c) del artículo 75 del Decreto 1510 de 2013.
Contratos interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Banco de la República,
En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces del acto de justificación y no se requerirá de estudios previos.
Cuando el contrato a celebrar es de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
Contratación Mínima Cuantía: La Dirección adelantará el procedimiento de mínima cuantía para la adquisición de bienes, servicios y obras, cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía tomando como base el presupuesto de la Dirección, independiente de su objeto y teniendo en cuenta el procedimiento previsto en el Capítulo V del Título I del Decreto 1510 de 2013.
4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, se debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. No se debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, no se debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.
El estudio de precios de mercado permite establecer el presupuesto oficial de la contratación, es necesario la realización de los diferentes precios de los bienes o servicios a contratar que se registran en el mercado y que podrán ser consultados a través de mecanismos como:
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Solicitud de Cotizaciones: Las mismas se deben requerir remitiendo a los interesados toda la información básica del contrato a suscribir, con el fin de que proyecten el valor del servicio o del bien correspondiente, es así que se deberá señalar los gastos que deberá asumir el contratista y la forma de pago para el futuro contrato, toda vez que esta información incide directamente en el precio ofrecido.
Consulta de bases de datos especializadas: Cuando por la condiciones de mercado se requiera la revisión de bases de datos, el responsable deberá dejar constancia de las consultas realizadas y de los precios que soportan su estudio. Las bases de datos consultadas deben ser especializadas y representativas en el mercado del servicio a contratar.
Análisis de consumos y precios históricos: Para emplear el mecanismo de análisis de precios históricos se debe verificar la variación de los mismos derivados del índice de precios al consumidor en cada año, examinando si se han presentado fenómenos económicos que hayan implicado fluctuaciones importantes en el comercio del bien o del servicio. Las características del bien o servicio deben ser las mismas entre una contratación y otra.
5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.
Los criterios de verificación o requisitos habilitantes, constituyen los requisitos mínimos que deben cumplir los proponentes frente a la necesidad que pretende satisfacer la Dirección.
Los criterios de ponderación o calificación son aquellos que establecen los parámetros de comparación de las ofertas.
En la determinación de criterios de ponderación y de desempate se deberá tener en cuenta lo señalado por el artículo 5° de la ley 1150 de 2007en concordancia con el artículo 26 del Decreto 1510 de 2013.
En la licitación y la selección abreviada de menor cuantía, la Dirección determinara la oferta más favorable teniendo en cuenta: (a) la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas; o (b) la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio
En el caso que la Dirección decida determinar la oferta de acuerdo con el literal (b) anterior debe señalar en los pliegos de condiciones:
* Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.
* Las condiciones técnicas adicionales que representan ventajas de calidad o de funcionamiento, tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.
* Las condiciones económicas adicionales que representen ventajas en términos de economía, eficiencia y eficacia, que puedan ser valoradas en dinero, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones existentes de la Entidad Estatal relacionadas con el objeto a contratar, mayor asunción de los Riesgos, servicios o bienes adicionales y que representen un mayor grado de satisfacción para la entidad, entre otras.
* El valor en dinero que la Dirección asigna a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, para permitir la ponderación de las ofertas presentadas.
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* La Dirección calculará la relación costo-beneficio de cada oferta restando del precio total ofrecido los valores monetarios asignados a cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas. La mejor relación costo-beneficio para la Entidad Estatal es la de la oferta que una vez aplicada la metodología anterior tenga el resultado más bajo.
La Dirección adjudicará al oferente que presentó la oferta con la mejor relación costo-beneficio y suscribir
el contrato por el precio total ofrecido.
6. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.
Este análisis debe comprender la valoración de los riegos previsibles que un proponente o la Dirección asume al solicitar o presentar una oferta en el proceso de selección, o que asumen la Dirección o el contratista y el contratista a suscribir el contrato, traducido en el valor asegurado, en los tipos de amparos y cuantías de los mecanismos de cobertura, en las medidas de mitigación que se adopten en la ejecución de lo pactado y en el panorama financiero del contrato.
Este estudio debe efectuarse en cumplimiento de lo ordenado por el artículo 4° de la le y 1150 de 2007, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 17 del decreto 1510 de 2013.
Las Dirección, estructurara un sistema de administración de Riesgos teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: (a) los eventos que impidan la adjudicación y firma del contrato como resultado del Proceso de Contratación; (b) los eventos que alteren la ejecución del contrato; (c) el equilibrio económico del contrato; (d) la eficacia del Proceso de Contratación, es decir, que la Entidad Estatal pueda satisfacer la necesidad que motivó el Proceso de Contratación; y (e) la reputación y legitimidad de la Entidad Estatal encargada de prestar el bien o servicio.
La Dirección elaborará la matriz de riesgos que incluya todos los Riesgos identificados del Proceso de Contratación, estableciendo su clasificación, la probabilidad de ocurrencia estimada, su impacto, la parte que debe asumir el Riesgo, los tratamientos que se puedan realizar y las características del monitoreo más adecuado para administrarlo, así:
La Dirección incluirá en los Estudios Previos del Proceso de Contratación los Riesgos que afecten la ejecución del contrato y que identificó en la matriz de administración de Riesgos. Esta misma matriz debe incluirse en el proyecto de Pliego de Condiciones o su equivalente y la información contenida en ella debe utilizarse para analizar y tratar los riesgos del proceso de contratación. Aquellos tratamientos que
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correspondan a garantías, cláusulas penales o multas y sanciones, deben ser incluidos en el Pliego de Condiciones o su equivalente y en la minuta del contrato.
En los procesos de licitación pública, la Dirección adelantará una audiencia de asignación de Riesgos en la cual debe presentar el análisis de Riesgos efectuado y presentar a los interesados la matriz incluida en los pliegos y revisar la asignación de los Riesgos.
7. Las garantías contempladas para exigir en el Proceso de Contratación.
Existen riesgos derivados de los contratos estatales que pueden ser amparados a través de diversos mecanismos de cobertura, constituidos y aprobados en los términos de ley.
En cumplimiento de lo ordenado por el artículo 7 de la ley 1150 de 2007 en concordancia con el Título III del Decreto 1510 de 2013. El cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de la Dirección con ocasión de: (i) la presentación de las ofertas; (ii) los contratos y su liquidación; y (iii) los riesgos a los que se encuentran expuestas la Entidad, derivados de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas, deben estar garantizadas en los términos de la ley.
8. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial. Los Acuerdos Comerciales son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos. Las Dirección deberá cumplir las obligaciones del Estado colombiano consagradas en los Acuerdos Comerciales. Los proponentes nacionales y extranjeros tienen el derecho a exigir que en los Procesos de Contratación sean tenidos en cuenta los Acuerdos Comerciales aplicables.
6. MODALIDADES DE SELECCIÓN Y SUS PROCEDIMIENTOS (numeración)
6.1 LICITACIÓN PUBLICA: Por regla general la selección de los contratistas, será a través de licitación pública, con excepción de los casos que se enmarcan dentro de alguna de las causales contempladas en las demás modalidades de selección, de acuerdo con lo señalado en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.
ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1
Verificación de la prestación de servicio, adquisición de bienes y/o obra a ejecutar en el Plan Anual de Adquisiciones, de no estar
incluido en el plan se deberá solicitar al funcionario responsable la inclusión de esta
nueva actividad previa aprobación del Ordenador del gasto de la Dirección.
Dependencia en donde surge la
necesidad
El responsable del proyecto antes de iniciar con las etapas previas al proceso de contratación, deberá
verificar en el Plan Anual de Adquisiciones si el servicio, los bienes y/o obra a contratar se
encuentran incluidas en el PAA de la Dirección, de no ser así deberá solicitar su inclusión.
2 Elaboración del estudio del mercado, del
sector, análisis de los requisitos habilitantes
Dependencia en donde surge la
necesidad
El responsable del proyecto deberá realizar el estudio de mercado, el análisis del sector de
acuerdo a los lineamientos dados por el Decreto 1510 de 2013
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3 Elaboración de Estudios Previos Dependencia en donde surge la
necesidad
El responsable del proyecto elaborará a los estudios previos teniendo en cuenta lo establecido
en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 y demás disposiciones.
4 Remisión de los estudios previos a la
Subdirección Administrativa y Financiera, para su revisión y aprobación.
Dependencia en donde surge la
necesidad
El responsable del proyecto remitirá mediante oficio a la Subdirección Administrativa y Financiera
el documento de Estudios Previos, Estudios de mercado y del sector, acompañado de los demás
estudios y documentos necesarios para la estructuración del proceso
5 Revisión del contenido de los Estudios
Previos , Estudio de mercado y del Sector
Profesional de la Subdirección Administrativa
El subdirector Administrativo y Financiero, designara un funcionario quien será el encargado
de la revisión de los documentos y de la estructuración del proceso contractual.
6 Solicitud del Certificado de Disponibilidad Profesional de la
Subdirección Administrativa
Una vez revisado y aprobado los estudios previos, estudios del mercado y del sector, el profesional
responsable del proceso solicitará al área de presupuesto la expedición del Certificado de
Disponibilidad con que se ampara el proceso.
7 Expedición del Certificado de Disponibilidad
Responsable del área de
presupuesto de la Dirección
Previa solicitud el responsable del área de presupuesto expedirá el Certificado de
Disponibilidad correspondiente
8 Elaboración del proyecto de pliego de
condiciones y anexos o formatos establecidos para este tipo de proceso
Profesional de la Subdirección Administrativa
El responsable del proceso estructurara el proyecto de pliego de condiciones, los anexos y
demás formatos requeridos siguiendo los lineamientos dados por el articulo 22 Decreto 1510
de 2013
9 Elaboración del Aviso Inicial de
convocatoria
Profesional de la Subdirección Administrativa
El responsable del proceso elaborara el aviso inicial de convocatoria, que deberá contener toda
la información establecida en el artículo 21 Decreto 1510 de 2013
10
Publicación del Aviso de Convocatoria, estudios previos, estudio del mercado y del sector, proyecto de pliego de condiciones y
formatos y anexos establecidos
Administrador del portal de Contratación
El profesional encargado del proceso enviara los documentos, al Administrador del portal de
contratación para su publicación.
11
Recepcionar las observaciones presentadas de pliego de condiciones y remitirlas a los miembros del comité para que se den las
respuestas correspondientes
Profesional de la Subdirección Administrativa
El profesional encargado del proceso remitirá las observaciones recibidas al proyecto de pliego de
condiciones cada uno de los miembros del comité, quienes remitirán las respuestas al profesional
líder del proceso, de conformidad con el término establecido en el artículo 23 del Decreto 1510 de
2013.
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
12 Publicación de los avisos de convocatoria
con intervalo de 2 a 5 días calendario
Profesional de la Subdirección Administrativa
El responsable del proceso elaborará el aviso inicial de convocatoria, que deberá contener toda
la información establecida en el artículo 21 Decreto 1510 de 2013, estos avisos deberán ser
publicados dentro de los diez (10) al veinte (20) días calendario antes de la apertura del proceso.
13 Elaboración del documento de respuesta a
las observaciones
Profesional de la Subdirección Administrativa
Una vez recibidas las respuestas a observaciones por parte de los miembros del comité, el
profesional encargado del proceso las consolidará en un solo documento que pondrá a consideración de los miembros del comité. (CUANDO Y COMO
SE CREÓ EL COMITÉ) , el cual contará con la aprobación previa del director del área donde
surgió la necesidad
14 Elaboración del Proyecto de pliego de
Condiciones Definitivo
Profesional de la Subdirección Administrativa
Una vez aprobado el documento de respuesta a las observaciones al proyecto de pliego de
condiciones, el profesional encargado del proceso, elaborará el proyecto de pliego de condiciones definitivo con las modificaciones a que hubiera
lugar en consideración a las respuestas y aclaraciones dadas por el comité.
15 Elaboración de la resolución que ordena la
apertura del proceso
Profesional de la Subdirección Administrativa
El profesional encargado del proceso (proyectará para firma del ordenador del gasto) la resolución que ordena la apertura del proceso siguiendo los
lineamientos dados por el articulo 24 Decreto 1510 de 2013, la cual contará con la aprobación previa del director del área donde surgió la necesidad
15
Publicación del acto las respuesta a las observaciones al proyecto de pliego de
condiciones, la resolución que ordena la apertura del proceso, el proyecto de pliego de condiciones definitivo, formatos y demás
anexos correspondientes al proceso de contratación
Profesional de la Subdirección Administrativa
El profesional encargado del proceso enviará los documentos, al Administrador del portal de
contratación para su publicación.
16
Realización de audiencia de determinación de riesgos y de contenido y alcance de los pliegos de condiciones (esta por solicitud de los interesados y conveniencia de la
Dirección)
Profesional de la Subdirección Administrativa
El profesional encargado del proceso convocara y realizara la audiencia de determinación de riesgos
y de contenido y alcance de los pliegos de condiciones, a más tardar dentro de los tres días hábiles siguientes al cierre y presentación de las
propuestas. (me parece bien que se deje obligatoria )
18 Expedición y publicación de Adendas
Profesional de la Subdirección
Administrativa / Administrador del portal de contratación.
En caso de ser necesario la modificación del pliego de condiciones definitivo, el profesional encargado
del proceso expedirá (MODIFICAR POR: proyectará para firma del ordenador del gasto) las adendas necesarias, de acuerdo a lo establecido en el artículo 25 del Decreto 1510 de 2013, hasta antes de los 3 días previos al cierre del proceso. Una vez elaboradas las adendas el funcionario la enviara al administrador del portal de contratación
para su publicación.
19 Audiencia de cierre y recepción de ofertas Profesional de la
Subdirección Administrativa
De conformidad con los plazos establecidos en el cronograma de proceso contractual, el profesional encargado recibirá las ofertas en la fecha y hora programada, procederá a la apertura de estas y dará lectura a los aspectos de más relevantes dejando constancia en un acta que deberá ser
publicada dentro de los tres días siguientes a la audiencia de recepción y cierre.
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
20 Envío al comité evaluador las propuestas
recibidas
Profesional de la Subdirección Administrativa
una vez finalizada la audiencia de cierre y recepción de ofertas, el profesional encargado del
proceso enviara al comité evaluador las propuestas recibidas para la verificación jurídica,
técnica, financiera y económica de las propuestas
PASO PREVIO: Designación del comité evaluador por parte del ordenador del gasto o quien tenga la
delegación
21 Solicitud de documentos de carácter
habilitantes
Profesional de la Subdirección Administrativa /miembros de
comité evaluador
Dentro del término establecido para la verificación de las propuestas el comité evaluador informara al profesional encargado del proceso la solicitud de documentos y aclaraciones a los oferentes para
que sean requeridos por este.
22 Recepción de documentos y aclaraciones
por parte de los oferentes
Profesional de la Subdirección
Administrativa / miembros comité
evaluador
El profesional encargado del proceso remitirá los documentos y aclaraciones allegados por los
oferentes al comité.
24 elaboración y publicación del informe de
evaluación
Profesional de la Subdirección
Administrativa / miembros comité
evaluador
El comité evaluador remitirá al profesional encargado del proceso el informe de evaluación
técnica, jurídica financiera y económica, para que este lo consolide y envié al administrador del portal
de contratación para su publicación. , la cual contará con la aprobación previa del director del
área donde surgió la necesidad
25 Recepción de observaciones al informe de
evaluación
Profesional de la Subdirección Administrativa
El profesional encargado del proceso recepcionara cada una de las observaciones allegadas al
informe de evaluación y las remitirá a los miembros del comité evaluador para su análisis y respuesta.
26 Respuesta a las Observaciones
presentadas al informe de evaluación Comité
Evaluador
Dentro del término establecido en el cronograma de actividades del proceso el comité evaluador
dará respuesta a cada una de las observaciones presentadas por los oferentes; estas
observaciones se publicaran en la página de contratación pública, no obstante podrá también darse respuesta en la audiencia de adjudicación
y/o declaratoria de desierta
27 Audiencia de Adjudicación y/o declaratoria
de desierta
Profesional de la Subdirección
Administrativa, Ordenador del
Gasto (D), Miembros comité
evaluador
Teniendo en cuenta la fecha y hora establecida en el cronograma de actividades del proceso, la adjudicación se deberá realizar en audiencia
pública mediante resolución motivada, la que se entiende notificada al proponente favorecido en
dicha audiencia (Artículo 30 numeral 10 de la Ley 80 de 1993 y artículo 9 de la
Ley 1150 de 2007).
Los oferentes y/o interesados podrán pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad contratante a las observaciones presentadas respecto de los
informes de evaluación. (Art. 9 Ley 1150/07 y Art. 39 del
Decreto 1510 de 2013).
En caso de declararse desierto el proceso este se hará mediante acto debidamente motivado.
28 Elaboración de Minuta Profesional de la
Subdirección Administrativa
Una vez adjudicado el proceso el profesional encargado elaborara la minuta del contrato
correspondiente.
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
29 Expedición del Registro Presupuestal
Profesional de la subdirección
Administrativa /Encargado del
área de presupuesto
El profesional encargado del proceso remitirá el contrato al área de presupuesto para la expedición
del respectivo registro presupuestal
30 Expedición y aprobación de pólizas de
garantías
Profesional de la subdirección
Administrativa /Contratista
El contratista favorecido en el proceso solicitara la expedición de las garantías de acuerdo a los
requisitos establecidos en el pliego de condiciones y la enviara a la Dirección dentro de los tres días siguientes a la suscripción del contrato para su
respectiva aprobación
5.2 SELECCIÓN ABREVIADA: Se adelantara por esta modalidad los procesos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual, es así que conforme a lo señalado en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y en el artículo 40 del Decreto 1510 de 2013, la Dirección realizará la contratación mediante la modalidad de selección abreviada en los siguientes casos:
Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades. En este evento, deberá hacerse uso de uno de los siguientes procedimientos siempre y cuando el reglamento así lo señale: subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos.
Contratación de menor cuantía.
Celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.
La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.
La enajenación de bienes del Estado. (Literal “d”, numeral 2, artículo 2 de la ley 1150 de 2007).
5.2.1 Selección Abreviada de menor cuantía:
ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1
Verificación de la prestación de servicio, adquisición de bienes y/o obra a ejecutar en el Plan Anual de Adquisiciones, de no estar incluido
en el plan se deberá solicitar al funcionario responsable la inclusión
de esta nueva actividad previa aprobación del Ordenador del gasto
de la Dirección.
Dependencia en donde surge la
necesidad
El responsable del proyecto antes de iniciar con las etapas previas al proceso de contratación, deberá
verificar en el Plan Anual de Adquisiciones si el servicio, los bienes y/o obra a contratar se encuentran
incluidas en el PAA de la Dirección, de no ser así deberá solicitar su inclusión.
2 Elaboración del estudio del
mercado, del sector, análisis de los requisitos habilitantes
Dependencia en donde surge la
necesidad
El responsable del proyecto deberá realizar el estudio de mercado, el análisis del sector de acuerdo a los lineamientos dados por el Decreto 1510 de 2013
3 Elaboración de Estudios Previos Dependencia en donde surge la
necesidad
El responsable del proyecto elaborará los estudios previos teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 y demás disposiciones.
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
4
Remisión de los estudios previos a la Subdirección Administrativa y
Financiera, para su revisión y aprobación.
Dependencia en donde surge la
necesidad
El responsable del proyecto remitirá mediante oficio a la Subdirección Administrativa y Financiera el
documento de Estudios Previos, Estudios de mercado y del sector, acompañado de los demás estudios y documentos necesarios para la estructuración del
proceso
5 Revisión del contenido de los Estudios Previos , Estudio de
mercado y del Sector
Profesional de la Subdirección Administrativa
El subdirector Administrativo y Financiero, designara un funcionario quien será el encargado de la revisión de los documentos y de la estructuración del proceso
contractual.
6 Solicitud del Certificado de
Disponibilidad
Profesional de la Subdirección Administrativa
Una vez revisado y aprobado los estudios previos, estudios del mercado y del sector, el profesional
responsable del proceso solicitara al área de presupuesto la expedición del Certificado de
Disponibilidad con que se ampara el proceso.
7 Expedición del Certificado de
Disponibilidad
Responsable del área de presupuesto de la
Dirección
previa solicitud el responsable del área de presupuesto expedirá el Certificado de Disponibilidad
correspondiente
8
Elaboración del proyecto de pliego de condiciones y anexos o formatos
establecidos para este tipo de proceso
Profesional de la Subdirección Administrativa
El responsable del proceso estructurara el proyecto de pliego de condiciones, los anexos y demás formatos requeridos siguiendo los lineamientos dados por el
articulo 22 Decreto 1510 de 2013
9 Elaboración del Aviso de
convocatoria
Profesional de la Subdirección Administrativa
El responsable del proceso elaborara el aviso inicial de convocatorio, que deberá contener toda la información
establecida en el artículo 21 Decreto 1510 de 2013
10
Publicación del Aviso de Convocatoria, estudios previos,
estudio del mercado y del sector, proyecto de pliego de condiciones y
formatos y anexos establecidos
Administrador del portal de Contratación
El profesional encargado del proceso enviara los documentos, al Administrador del portal de
contratación para su publicación.
11
Recepcionar las observaciones presentadas de pliego de
condiciones y remitirlas a los miembros del comité para que se
den las respuestas correspondientes
Profesional de la Subdirección Administrativa
El profesional encargado del proceso remitirá las observaciones recibidas al proyecto de pliego de
condiciones cada uno de los miembros del comité, quienes remitirán las respuestas al profesional líder del
proceso.
12 Elaboración del documento de respuesta a las observaciones
Profesional de la Subdirección Administrativa
Una vez recibidas la respuesta a observaciones por parte de los miembros del comité, el profesional
encargado del proceso las consolidara en un solo documento que pondrá a consideración de los miembros del comité. , el cual contará con la
aprobación previa del director del área donde surgió la necesidad
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
13 Elaboración del Proyecto de pliego
de Condiciones Definitivo
Profesional de la Subdirección Administrativa
Una vez aprobado el documento de respuesta a las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, el
profesional encargado del proceso, elaborara el proyecto de pliego de condiciones definitivo con las
modificaciones a que hubiera lugar en consideración a las respuestas y aclaraciones dadas por el comité.
14 Elaboración de la resolución que ordena la apertura del proceso
Profesional de la Subdirección Administrativa
El profesional encargado del proceso proyectará para la firma del ordenador del gasto la resolución que
ordena la apertura del proceso siguiendo los lineamientos dados por el articulo 24 Decreto 1510 de
2013, la cual contará con la aprobación previa del director del área donde surgió la necesidad
15
Publicación del acto las respuesta a las observaciones al proyecto de
pliego de condiciones, la resolución que ordena la apertura del proceso, el proyecto de pliego de condiciones definitivo, formatos y demás anexos correspondientes
al proceso de contratación.
Profesional de la Subdirección Administrativa
El profesional encargado del proceso enviara los documentos, al Administrador del portal de
contratación para su publicación.
16 Recepción de manifestaciones de
intención de participar
interesados en participar/profesional
de subdirección Administrativa
1. En un término no mayor a tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura del Proceso de Contratación los interesados deben manifestar su
intención de participar, a través del mecanismo establecido para el efecto en los pliegos de
condiciones. 2. En caso de que la Dirección reciba más de diez (10) manifestaciones de interés puede continuar el proceso o hacer un sorteo para seleccionar máximo diez (10)
interesados con quienes continuará el Proceso de Contratación. La Dirección lo establecerá en los
pliegos de condiciones si hay lugar a sorteo y la forma en la cual lo hará.
3. Si hay lugar a sorteo, el plazo para la presentación de las ofertas empezará a correr el día hábil siguiente
a la fecha en la cual la entidad estatal informe a los interesados el resultado del sorteo.
17 Expedición y publicación de
Adendas
Profesional de la Subdirección
Administrativa / Administrador del
portal de contratación.
En caso de ser necesario la modificación del pliego de condiciones definitivo, el profesional encargado del proceso proyectará para la firma del ordenador del
gasto las adendas necesarias, de acuerdo a lo establecido en el artículo 25 del Decreto 1510 de 2013, a más tardar el día hábil anterior al cierre del proceso.
Una vez elaboradas las adendas el funcionario la enviara al administrador del portal de contratación para su publicación. Dicho documento deberá contar con la aprobación previa del director del área donde surgió la
necesidad
18 Audiencia de cierre y recepción de
ofertas
Profesional de la Subdirección Administrativa
De conformidad con los plazos establecidos en el cronograma de proceso contractual, el profesional encargado recibirá las ofertas en la fecha y hora
programada, procederá a la apertura de estas y dará lectura a los aspectos de más relevantes dejando
constancia en un acta que deberá ser publicada dentro de los tres días siguientes a la audiencia de recepción
y cierre.
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
19 Envío al comité evaluador las
propuestas recibidas
Profesional de la Subdirección Administrativa
una vez finalizada la audiencia de cierre y recepción de ofertas, el profesional encargado del proceso
enviara al comité evaluador las propuestas recibidas para la verificación jurídica, técnica, financiera y
económica de las propuestas
20 Solicitud de documentos de
carácter habilitantes
Profesional de la Subdirección Administrativa
/miembros de comité evaluador
Dentro del término establecido para la verificación de las propuestas el comité evaluador informara al
profesional encargado del proceso la solicitud de documentos y aclaraciones a los oferentes para que
sean requeridos por este.
21 Recepción de documentos y aclaraciones por parte de los
oferentes
Profesional de la Subdirección
Administrativa / miembros comité
evaluador
El profesional encargado del proceso remitirá los documentos y aclaraciones allegados por los oferentes
al comité.
22 elaboración y publicación del
informe de evaluación
Profesional de la Subdirección
Administrativa / miembros comité
evaluador
El comité evaluador remitirá al profesional encargado del proceso el informe de evaluación técnica, jurídica
financiera y económica, para que este lo consolidara y envié al administrador del portal de contratación para su publicación. Dicho documento deberá contar con la aprobación previa del director del área donde surgió la
necesidad.
23 Recepción de observaciones al
informe de evaluación
Profesional de la Subdirección Administrativa
el profesional encargado del proceso recepcionara cada una de las observaciones allegadas al informe de
evaluación y las remitirá a los miembros del comité evaluador para su análisis y respuesta
24 Respuesta a las Observaciones
presentadas al informe de evaluación
Comité Evaluador
Dentro del término establecido en el cronograma de actividades del proceso el comité evaluador dará
respuesta a cada una de las observaciones presentadas por los oferentes; estas observaciones se
publicaran en la página de contratación pública, no obstante podrá también darse respuesta en la
audiencia de adjudicación y/o declaratoria de desierta.
25 Adjudicación y/o declaratoria de
desierta
Profesional de la Subdirección
Administrativa, Miembros comité
evaluador
La adjudicación y/o declaratoria de desierto el proceso este se hará mediante acto debidamente
motivado. Dicho documento deberá cual contará con la aprobación previa del director del área donde surgió la
necesidad
26 Publicación del Acta de
adjudicación y/o declaratoria de Desierto
Administrador del portal de Contratación
El profesional encargado del proceso enviara el acta de adjudicación y/o declaratoria de desierto, al
Administrador del portal de contratación para su publicación.
27 Elaboración de Minuta Profesional de la
Subdirección Administrativa
Una vez adjudicado el proceso el profesional encargado elaborara la minuta del contrato
correspondiente.
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
28 Expedición del Registro
Presupuestal
Profesional de la subdirección
Administrativa /Encargado del área
de presupuesto
El profesional encargado del proceso remitirá el contrato al área de presupuesto para la expedición del
respectivo registro presupuestal
29 Expedición y aprobación de pólizas
de garantías
Profesional de la subdirección
Administrativa /Contratista
El contratista favorecido en el proceso solicitara la expedición de las garantías de acuerdo a los requisitos establecidos en el pliego de condiciones y la enviara a
la Dirección dentro de los tres días siguientes a la suscripción del contrato para su respectiva aprobación
5.2.2 Contratos de prestación de servicios de salud: Cuando la Dirección Nacional de Bomberos requiera la prestación de servicios de salud utilizara el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía, de conformidad con lo establecido en el artículo 60 del Decreto 1510 de 2013. 5.2.3 Contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto: Cuando se haya declarado desierta una licitación pública, la Dirección podrá adelantar un nuevo proceso de contratación atendiendo las normas del proceso de selección abreviada de menor cuantía, para lo cual prescindirá de: (i) recibir manifestaciones de interés; y (ii) realizar sorteo de oferentes. La Dirección expedirá el acto de apertura del proceso dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta. 5.2.3 La enajenación de bienes del Estado. (Literal “d”, numeral 2, artículo 2 de la ley 1150 de 2007). En virtud de lo establecido en el artículo 88 del Decreto 1510, la enajenación de los bienes del estado se adelantar por selección abreviada.
En los procesos de enajenación de los bienes del Estado se podrán utilizar instrumentos de subasta y en general de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado, siempre y cuando en desarrollo del proceso de enajenación se garantice la transparencia, la eficiencia y la selección objetiva.
El Reglamento deberá determinar la forma de selección, a través de invitación pública de los profesionales inmobiliarios, que actuarán como promotores de las ventas, que a su vez, a efecto de avalúos de los bienes, se servirán de avaluadores debidamente inscritos en el Registro Nacional de Avaluadores y quienes responderán por sus actos solidariamente con los promotores.
Las reglas y procedimientos que deberán atender la administración y los promotores y la publicidad del proceso deberán garantizar la libre concurrencia y oportunidad de quienes participen en el mismo.
Los bienes serán enajenados a través de venta directa en sobre cerrado o en pública subasta. La adjudicación para la venta directa deberá hacerse en audiencia pública, en donde se conozcan las ofertas iniciales y se efectúe un segundo ofrecimiento, frente al cual se adjudicará el bien a quien oferte el mejor precio. En la subasta pública, de acuerdo con el reglamento definido para su realización, el bien será adjudicado al mejor postor.
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
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La venta implica la publicación previa de los bienes en un diario de amplia circulación nacional, con la determinación del precio base. El interesado en adquirir bienes deberá consignar al menos el 20% del valor base de venta para participar en la oferta.
En todo caso se dará aplicación a lo establecido al título II del Decreto 1510 de 2013.
5.2.4 Adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. Además de las reglas generales previstas en el Decreto 1510 de 2013, las siguientes reglas son aplicables a la subasta inversa: 1. Los pliegos de condiciones deben indicar: a) la fecha y hora de inicio de la subasta; b) la periodicidad de los lances; y c) el margen mínimo para mejorar la oferta durante la subasta inversa. 2. La oferta debe contener dos partes, la primera en la cual el interesado acredite su capacidad de participar en el proceso de contratación y acredite el cumplimiento de la Ficha Técnica; y la segunda parte debe contener el precio inicial propuesto por el oferente. 3. La entidad estatal debe publicar un informe de habilitación de los oferentes, en el cual debe indicar si los bienes o servicios ofrecidos por el interesado cumplen con la ficha técnica y si el oferente se encuentra habilitado. 4. Hay subasta inversa siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados cuyos bienes o servicios cumplen con la Ficha Técnica. 5. Si en el proceso de contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, la entidad estatal puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa. 6. La subasta debe iniciar con el precio más bajo indicado por los oferentes y en consecuencia, solamente serán válidos los lances efectuados durante la subasta inversa en los cuales la oferta sea mejorada en por lo menos el margen mínimo establecido. 7. Si los oferentes no presentan lances durante la subasta, la entidad estatal debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo. 8. Al terminar la presentación de cada lance, la entidad estatal debe informar el valor del lance más bajo. 9. Si al terminar la subasta inversa hay empate, la entidad estatal debe seleccionar al oferente que presentó el menor precio inicial.
ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1
Verificación de la prestación de servicio, adquisición de bienes y/o obra a ejecutar en el Plan Anual de Adquisiciones, de no estar incluido
en el plan se deberá solicitar al funcionario responsable la inclusión
de esta nueva actividad previa aprobación del Ordenador del gasto
de la Dirección.
Dependencia en donde surge la
necesidad
El responsable del proyecto antes de iniciar con las etapas previas al proceso de contratación, deberá
verificar en el Plan Anual de Adquisiciones si el servicio, los bienes y/o obra a contratar se
encuentran incluidas en el PAA de la Dirección, de no ser así deberá solicitar su inclusión.
2 Elaboración del estudio del
mercado, del sector, análisis de los requisitos habilitantes
Dependencia en donde surge la
necesidad
El responsable del proyecto deberá realizar el estudio de mercado, el análisis del sector de
acuerdo a los lineamientos dados por el Decreto 1510 de 2013
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
3 Elaboración de Estudios Previos Dependencia en donde surge la
necesidad
El responsable del proyecto elaborará los estudios previos teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 y demás
disposiciones.
4
Remisión de los estudios previos a la Subdirección Administrativa y
Financiera, para su revisión y aprobación.
Dependencia en donde surge la
necesidad
El responsable del proyecto remitirá mediante oficio a la Subdirección Administrativa y Financiera el
documento de Estudios Previos, Estudios de mercado y del sector, acompañado de los demás
estudios y documentos necesarios para la estructuración del proceso
5 Revisión del contenido de los Estudios Previos , Estudio de
mercado y del Sector
Profesional de la Subdirección Administrativa
El subdirector Administrativo y Financiero, designara un funcionario quien será el encargado de la revisión
de los documentos y de la estructuración del proceso contractual.
6 Solicitud del Certificado de
Disponibilidad
Profesional de la Subdirección Administrativa
Una vez revisado y aprobado los estudios previos, estudios del mercado y del sector, el profesional
responsable del proceso solicitara al área de presupuesto la expedición del Certificado de Disponibilidad con que se ampara el proceso
.7 Expedición del Certificado de
Disponibilidad
Responsable del área de
presupuesto de la Dirección
previa solicitud el responsable del área de presupuesto expedirá el Certificado de
Disponibilidad correspondiente
8
Elaboración del proyecto de pliego de condiciones y anexos o formatos
establecidos para este tipo de proceso
Profesional de la Subdirección Administrativa
El responsable del proceso estructurara el proyecto de pliego de condiciones, los anexos y demás formatos requeridos siguiendo los lineamientos dados por el articulo 22 Decreto 1510 de 2013
9 Elaboración del Aviso de
convocatoria
Profesional de la Subdirección Administrativa
El responsable del proceso elaborara el aviso inicial de convocatorio, que deberá contener toda la
información establecida en el artículo 21 Decreto 1510 de 2013
10
Publicación del Aviso de Convocatoria, estudios previos,
estudio del mercado y del sector, proyecto de pliego de condiciones y
formatos y anexos establecidos
Administrador del portal de Contratación
El profesional encargado del proceso enviara los documentos, al Administrador del portal de
contratación para su publicación.
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
11
Recepcionar las observaciones presentadas de pliego de
condiciones y remitirlas a los miembros del comité para que se
den las respuestas correspondientes
Profesional de la Subdirección Administrativa
El profesional encargado del proceso remitirá las observaciones recibidas al proyecto de pliego de
condiciones cada uno de los miembros del comité, quienes remitirán las respuestas al profesional líder
del proceso.
12 Elaboración del documento de respuesta a las observaciones
Profesional de la Subdirección Administrativa
Una vez recibidas la respuesta a observaciones por parte de los miembros del comité, el profesional
encargado del proceso las consolidara en un solo documento que pondrá a consideración de los
miembros del comité.
13 Elaboración del Proyecto de pliego
de Condiciones Definitivo
Profesional de la Subdirección Administrativa
Una vez aprobado el documento de respuesta a las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, el profesional encargado del proceso, elaborara el
proyecto de pliego de condiciones definitivo con las modificaciones a que hubiera lugar en consideración a las respuestas y aclaraciones dadas por el comité.
14 Elaboración de la resolución que ordena la apertura del proceso
Profesional de la Subdirección Administrativa
El profesional encargado del proceso elaborara la resolución que ordena la apertura del proceso
siguiendo los lineamientos dados por el articulo 24 Decreto 1510 de 2013
15
Publicación del acto las respuesta a las observaciones al proyecto de
pliego de condiciones, la resolución que ordena la apertura del proceso,
el proyecto de pliego de condiciones definitivo, formatos y
demás anexos correspondientes al proceso de contratación.
Profesional de la Subdirección Administrativa
El profesional encargado del proceso enviara los documentos, al Administrador del portal de
contratación para su publicación.
16 Expedición y publicación de
Adendas
Profesional de la Subdirección
Administrativa / Administrador del portal de contratación.
En caso de ser necesario la modificación del pliego de condiciones definitivo, el profesional encargado del proceso expedirá las adendas necesarias, de
acuerdo a lo establecido en el artículo 25 del Decreto 1510 de 2013, a más tardar el día hábil
anterior al cierre del proceso. Una vez elaboradas las adendas el funcionario la enviara al
administrador del portal de contratación para su publicación.
17 Audiencia de cierre y recepción de
ofertas
Profesional de la Subdirección Administrativa
De conformidad con los plazos establecidos en el cronograma de proceso contractual, el profesional encargado recibirá las ofertas en la fecha y hora
programada, procederá a la apertura de estas y dará lectura a los aspectos de más relevantes dejando constancia en un acta que deberá ser publicada
dentro de los tres días siguientes a la audiencia de recepción y cierre.
18 Envío al comité evaluador las
propuestas recibidas
Profesional de la Subdirección Administrativa
una vez finalizada la audiencia de cierre y recepción de ofertas, el profesional encargado del proceso
enviara al comité evaluador las propuestas recibidas para la verificación jurídica, técnica, financiera y
económica de las propuestas
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
19 Solicitud de documentos de
carácter habilitantes
Profesional de la Subdirección Administrativa /miembros de
comité evaluador
Dentro del término establecido para la verificación de las propuestas el comité evaluador informara al
profesional encargado del proceso la solicitud de documentos y aclaraciones a los oferentes para que sean requeridos por este, quienes podrán subsanar
en el término establecido por la Entidad hasta la adjudicación.
20 Recepción de documentos y aclaraciones por parte de los
oferentes
Profesional de la Subdirección
Administrativa / miembros
comité evaluador
El profesional encargado del proceso remitirá los documentos y aclaraciones allegados por los
oferentes al comité.
21 Elaboración y publicación del
informe de evaluación
Profesional de la Subdirección
Administrativa / miembros
comité evaluador
El comité evaluador remitirá al profesional encargado del proceso el informe de verificación de requisitos técnico, jurídico financiero y económico de
carácter habilitante, para que este lo consolide y envié al administrador del portal de contratación para
su publicación.
22 Recepción de observaciones al
informe de verificación de requisitos de carácter habilitante
Profesional de la Subdirección Administrativa
El profesional encargado del proceso recepcionara cada una de las observaciones allegadas al informe
de verificación y las remitirá a los miembros del comité evaluador para su análisis y respuesta
23 Respuesta a las Observaciones
presentadas al informe de evaluación
Comité Evaluador
Dentro del término establecido en el cronograma de actividades del proceso el comité evaluador dará
respuesta a cada una de las observaciones presentadas por los oferentes; estas observaciones se publicaran en la página de contratación pública, no obstante podrá también darse respuesta en la audiencia de subasta y/o declaratoria de desierta.
24 Adjudicación/Audiencia de subasta
inversa presencial
Profesional de la Subdirección
Administrativa, Miembros
comité evaluador,
ordenador del gasto (D)
En esta audiencia se dará apertura de las ofertas económicas y se dará inicio a la puja de acuerdo a las reglas establecidas en el pliego de condiciones,
en todo caso se dejara constancia de esto en la respectiva acta de audiencia. En caso que resulte habilitado un solo oferente y este cumple con cada uno de los requisitos de la ficha técnica la Dirección
podrá adjudicarle el contrato siempre y cuando el valor de la oferta sea igual o inferior a la
disponibilidad presupuestal, en este caso no habrá lugar a subasta inversa. (Numeral 5 del artículo 41
del Decreto 1510 de 2013)
25 Publicación del Acta de
adjudicación y/o declaratoria de Desierto
Administrador del portal de Contratación
El profesional encargado del proceso enviara el acta de adjudicación y/o declaratoria de desierto, al
Administrador del portal de contratación para su publicación.
26 Elaboración de Minuta Profesional de la
Subdirección Administrativa
Una vez adjudicado el proceso el profesional encargado elaborara la minuta del contrato
correspondiente.
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
27 Expedición del Registro
Presupuestal
Profesional de la subdirección
Administrativa /Encargado del
área de presupuesto
El profesional encargado del proceso remitirá el contrato al área de presupuesto para la expedición
del respectivo registro presupuestal
28 Expedición y aprobación de pólizas
de garantías
Profesional de la subdirección
Administrativa /Contratista
El contratista favorecido en el proceso solicitara la expedición de las garantías de acuerdo a los
requisitos establecidos en el pliego de condiciones y la enviara a la Dirección dentro de los tres días siguientes a la suscripción del contrato para su
respectiva aprobación.
5.3 CONCURSO DE MERITOS:
El concurso de méritos es el procedimiento aplicable para la selección de consultores. En los términos previstos en la Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 2, se entiende por contrato de consultoría: “Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión”. “Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato”.
5.3.1 CLASES DE CONCURSO DE MÉRITOS
La contratación de los servicios de consultoría podrá realizarse mediante concurso abierto o con precalificación. En la selección de proyectos de arquitectura es el establecido en el Decreto 2326 de 1995, o la norma que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan. Cuando se trate de objetos que incluyan diseño y ejecución se determinará la modalidad de contratación de acuerdo con la obligación principal. El concurso de méritos por el sistema de concurso abierto o con precalificación se desarrollará de conformidad con el procedimiento señalado en los artículos 67 y siguientes del Decreto 1510 de 2013. En el caso de que el objeto contractual de consultoría incluya obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de construcción de la obra, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública y selección abreviada, según corresponda de conformidad con lo señalado en la Ley.
5.4 CONTRATACIÓN DIRECTA:
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
Son causales de contratación directa las establecidas en el numeral 4° del artículo 2 de la ley 1150 de 2007:
a) Urgencia manifiesta.
De acuerdo a lo establecido en la ley 80 de 1993 con el fin de que las entidades públicas adoptaran un mecanismo de contratación cuando se presenten situaciones excepcionales que impidan la realización de alguno de los procedimientos contemplados en las normas vigentes para la selección de contratistas. Es así que de conformidad con el artículo 42 de la Ley 80 de 1993, la contratación mediante urgencia manifiesta procede cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección existentes. En caso de presentarse alguna de estas situaciones, la Dirección procederá conforme a lo establecido en los artículos 41 y 42 de la Ley 80 de 1993, articulo 74 del Decreto 1510 de 2013.
b) Contratación de Empréstitos.
Son aquellos contratos mediante los cuales una entidad u organismo estatal recibe en calidad de préstamo unos recursos en moneda legal o extranjera, con plazo para su pago. En caso de que la Dirección requiera la contratación de empréstitos, estos se celebrarán con arreglo a las normas que regulan la materia y, de manera especial, con lo contemplado en el parágrafo 2 del artículo 41 de la ley 80 de 1993, el artículo 20 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013.
c) Contratos interadministrativos.
Son aquellos contratos de acuerdo con las normas vigentes que rigen la contratación de las entidades y organismos estatales, el artículo 209 de la Constitución en el literal C, el numeral 4 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 92 de la ley 1474 de 2011, el artículo 76 del Decreto 1510 de 2013, la Dirección podrá celebrar directamente contratos interadministrativos con cualquiera de las entidades señaladas en el artículo 2 de la Ley 80 de 1993, siempre que las obligaciones contractuales a realizar tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora. Para la celebración de contratos interadministrativos se seguirá el siguiente procedimiento:
ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1
Verificación de la prestación de servicio, adquisición de bienes y/o obra a ejecutar en el
Plan Anual de Adquisiciones, de no estar incluido en el plan se deberá solicitar al
funcionario responsable la inclusión de esta nueva actividad previa aprobación del Ordenador del gasto de la Dirección.
Dependencia en donde surge la
necesidad
El respónsale del proyecto antes de iniciar con las etapas previas al proceso de contratación, deberá verificar en el
Plan Anual de Adquisiciones si el servicio, los bienes y/o obra a contratar se encuentran incluidas en el PAA de la Dirección, de no ser así deberá solicitar
su inclusión.
2 Elaboración del estudio del mercado, del
sector, análisis de los requisitos habilitantes
Dependencia en donde surge la
necesidad
El responsable del proyecto deberá realizar el estudio de mercado, el análisis del sector de acuerdo a los lineamientos
dados por el Decreto 1510 de 2013
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
3 Elaboración de Estudios Previos Dependencia en donde surge la
necesidad
El responsable del proyecto elaborara los estudios previos teniendo en cuenta
lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 y demás
disposiciones.
4 Remisión de los estudios previos a la
Subdirección Administrativa y Financiera, para su revisión y aprobación.
Dependencia en donde surge la
necesidad
El responsable del proyecto remitirá mediante oficio a la Subdirección
Administrativa y Financiera el documento de Estudios Previos, Estudios
de mercado y del sector, acompañado de los demás estudios y documentos necesarios para la estructuración del
proceso
5 Revisión del contenido de los Estudios Previos ,
Estudio de mercado y del Sector
Profesional de la Subdirección
Administrativa
El subdirector Administrativo y Financiero, designará un funcionario
quien será el encargado de la revisión de los documentos y de la estructuración
del proceso contractual.
6 Solicitud del Certificado de Disponibilidad Profesional de la
Subdirección Administrativa
Una vez revisado y aprobado los estudios previos, estudios del mercado y del sector, el profesional responsable del proceso solicitara al área de presupuesto
la expedición del Certificado de Disponibilidad con que se ampara el
proceso
7 Expedición del Certificado de Disponibilidad Responsable del área de presupuesto de la
Dirección
Previa solicitud el responsable del área de presupuesto expedirá el Certificado
de Disponibilidad correspondiente
8 Elaboración del Acto administrativo de justificación de la Contratación Directa
Profesional de la Subdirección
Administrativa
El responsable del proceso elaborara el acto administrativo de justificación de la
Contratación Directa de acuerdo a lo establecido en los artículos 73 y 76 del
Decreto 1510 de 2013
9 verificación de los documentos aportados por
la entidad contratista
Profesional de la Subdirección
Administrativa
El responsable del proceso verificara la documentación aportada por la Entidad
contratista de acuerdo a los requerimientos hechos por la Dirección.
10 Elaboración de Minuta Profesional de la
Subdirección Administrativa
Una vez verificados cada uno de los documentos el profesional encargado
elaborara la minuta del contrato correspondiente.
11 Expedición del Registro Presupuestal
Profesional de la subdirección
Administrativa /Encargado del área
de presupuesto
El profesional encargado del proceso remitirá el contrato al área de
presupuesto para la expedición del respectivo registro presupuestal
12 Expedición y aprobación de pólizas de garantías
Profesional de la subdirección
Administrativa / Entidad Contratista
La Entidad contratista solicitara la expedición de las garantías siempre y
cuando exista complejidad en el objeto del contrato y la Dirección considere
pertinente solicitarlas.
d) La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición. e) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
f) Los contratos de encargo fiduciario cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público. g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. h) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. Teniendo en cuentas las disposiciones establecidas en el capítulo IV del decreto 1510 de 2013, el procedimiento para la contratación directa será:
ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1
Verificación de la prestación de servicio, adquisición de bienes y/o obra a ejecutar en el
Plan Anual de Adquisiciones, de no estar incluido en el plan se deberá solicitar al
funcionario responsable la inclusión de esta nueva actividad previa aprobación del Ordenador del gasto de la Dirección.
Dependencia en donde surge la
necesidad
El respónsale del proyecto antes de iniciar con las etapas previas al proceso de contratación, deberá verificar en el
Plan Anual de Adquisiciones si el servicio, los bienes y/o obra a contratar se
encuentran incluidas en el PAA de la Dirección, de no ser así deberá solicitar
su inclusión.
3 Elaboración de Estudios Previos Dependencia en donde surge la
necesidad
El responsable del área elaborara a los estudios previos.
4 Remisión de los estudios previos a la
Subdirección Administrativa y Financiera, para su revisión y aprobación.
Dependencia en donde surge la
necesidad
El responsable del proyecto remitirá mediante oficio a la Subdirección
Administrativa y Financiera el documento de Estudios Previos.
5 Revisión del contenido de los Estudios Previos. Profesional de la
Subdirección Administrativa
El subdirector Administrativo y Financiero, designará un funcionario
quien será el encargado de la revisión de los documentos.
6 Elaboración de constancia de idoneidad del
posible contratista Ordenador del Gasto
El ordenador del gasto verificara los documentos allegados por el posible contratista dejando constancia de la
idoneidad y experiencia de este.
7 Verificación de los documentos aportados por
la entidad contratista
Profesional de la Subdirección
Administrativa
El responsable del proceso verificara la documentación aportada por la Entidad
contratista de acuerdo a los requerimientos hechos por la Dirección.
8 Certificación de No planta Ordenador del Gasto
El ordenador del gasto dejara constancia que la planta de personal de la Dirección
no cuenta con el recurso humano suficiente para realizar la actividad
contenida en el objeto.
9 Solicitud del Certificado de Disponibilidad Profesional de la
Subdirección Administrativa
Una vez revisado y aprobado los estudios previos, el profesional responsable del
proceso solicitara al área de presupuesto la expedición del Certificado de
Disponibilidad con que se ampara el proceso
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
10 Expedición del Certificado de Disponibilidad Responsable del área de presupuesto de la
Dirección
Previa solicitud el responsable del área de presupuesto expedirá el Certificado
de Disponibilidad correspondiente.
11 Elaboración de Minuta Profesional de la
Subdirección Administrativa
Una vez verificado cada uno de los documentos el profesional encargado
elaborara la minuta del contrato correspondiente.
12 Expedición del Registro Presupuestal
Profesional de la subdirección
Administrativa /Encargado del área
de presupuesto
El profesional designado remitirá el contrato al área de presupuesto para la
expedición del respectivo registro presupuestal
13 Expedición y aprobación de pólizas de garantías
Profesional de la subdirección
Administrativa / Entidad Contratista
El contratista solicitara la expedición de las garantías siempre y cuando la Dirección considere pertinente
solicitarlas.
5.5 CONTRATACIÓN MINIMA CUANTÍA:
La Dirección adelantará el procedimiento de mínima cuantía para la adquisición de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la Entidad independiente de su objeto, teniendo en cuenta el procedimiento previsto en el Capítulo V del Título I del Decreto 1510 de 2013.
ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1
Verificación de la prestación de servicio, adquisición de bienes y/o obra a ejecutar en el Plan Anual de
Adquisiciones, de no estar incluido en el plan se deberá solicitar al
funcionario responsable la inclusión de esta nueva actividad previa aprobación
del Ordenador del gasto de la Dirección.
Dependencia en donde surge la necesidad
El respónsale del proyecto antes de iniciar con las etapas previas al proceso de contratación, deberá verificar en el
Plan Anual de Adquisiciones si el servicio, los bienes y/o obra a contratar se encuentran incluidas en el PAA de la Dirección,
de no ser así deberá solicitar su inclusión.
2 Elaboración del estudio del mercado, del sector, análisis de los requisitos
habilitantes
Dependencia en donde surge la necesidad
El responsable del proyecto deberá realizar el estudio de mercado, el análisis del sector de acuerdo al os lineamientos
dados por el Decreto 1510 de 2013
3 Elaboración de Estudios Previos Dependencia en donde
surge la necesidad
El responsable del proyecto elaborara a los estudios previos teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 20 del
Decreto 1510 de 2013 y demás disposiciones.
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
4
Remisión de los estudios previos a la Subdirección Administrativa y Financiera, para su revisión y
aprobación.
Dependencia en donde surge la necesidad
El responsable del proyecto remitirá mediante oficio a la Subdirección Administrativa y Financiera el documento de
Estudios Previos, Estudios de mercado y del sector, acompañado de los demás estudios y documentos
necesarios para la estructuración del proceso
5 Revisión del contenido de los Estudios
Previos , Estudio de mercado y del Sector
Profesional de la Subdirección
Administrativa
El subdirector Administrativo y Financiero, designará un funcionario quien será el encargado de la revisión de los
documentos y de la estructuración del proceso contractual.
6 Solicitud del Certificado de
Disponibilidad
Profesional de la Subdirección
Administrativa
Una vez revisado y aprobado los estudios previos, estudios del mercado y del sector, el profesional responsable del
proceso solicitara al área de presupuesto la expedición del Certificado de Disponibilidad con que se ampara el proceso
7 Expedición del Certificado de
Disponibilidad
Responsable del área de presupuesto de la
Dirección
previa solicitud el responsable del área de presupuesto expedirá el Certificado de Disponibilidad correspondiente
8 Elaboración y publicación de la
invitación pública y demás documentos anexos al proceso
Profesional de la Subdirección
Administrativa / Administrador del portal
de contratación.
El responsable del proceso estructurara elaborará la invitación a ofertar, los anexos y demás formatos requeridos
siguiendo los lineamientos dados por el articulo 84 y siguientes Decreto 1510 de 2013, quien lo enviara al
administrador del portal de contratación para su publicación
9 Recepción de observaciones a la
invitación pública
Profesional de la Subdirección
Administrativa
Todos los interesados en el proceso podrán formular observaciones o comentarios a la invitación y estos deberán ser contestados por la Dirección antes del vencimiento del
plazo para presentar ofertas.
10 Expedición y publicación de Adendas
Profesional de la Subdirección
Administrativa / Administrador del portal
de contratación.
En caso de ser necesario la modificación de la Invitación a ofertar, el profesional encargado del proceso expedirá las adendas necesarias, a más tardar el día hábil anterior al
cierre del proceso. Una vez elaboradas las adendas el funcionario la enviara al administrador del portal de
contratación para su publicación.
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
11 Audiencia de cierre y recepción de
ofertas
Profesional de la Subdirección
Administrativa
De conformidad con los plazos establecidos en el cronograma de proceso contractual, el profesional
encargado recibirá las ofertas en la fecha y hora programada, procederá a la apertura de estas y dará lectura a los aspectos de más relevantes dejando constancia en un acta que deberá ser publicada dentro de los tres días siguientes a la audiencia
de recepción y cierre.
12
verificación de los documentos de la oferta económicas más baja
presentada y solicitud de documentos de carácter habilitantes
Profesional de la Subdirección
Administrativa /
Dentro del término establecido para la verificación de las propuestas el profesional encargado del proceso verificara el cumplimiento de los requisitos establecidos en la invitación y
de ser necesario realizara la solicitud de documentos y aclaraciones a los oferente que haya presentado el ofertado
el precio más bajo. En caso de que el oferente que haya presentado el precio más bajo no cumpla con los requisitos
establecidos en la invitación o no subsane en el término establecido, se procederá a verificar el oferente que haya
ofertado el segundo mejor precio y así sucesivamente (numeral 4 articulo 85 Decreto 1510 de 2013).
13 elaboración y publicación del informe
de evaluación
Profesional de la Subdirección
Administrativa / Administrador del portal
de contratación.
EL profesional encargado del proceso elaborara el informe de evaluación y lo enviara al administrador del portal de
contratación para su publicación.
14 Recepción de observaciones al informe
de evaluación
Profesional de la Subdirección
Administrativa
El informe de evaluación deberá estar publicado durante un(1) día hábil ese término el profesional encargado del
proceso recepcionara cada una de las observaciones allegadas al informe de evaluación en donde las analizara y
dará respuesta
15 Elaboración y publicación de la
Aceptación de oferta.
Profesional de la Subdirección
Administrativa.
El profesional encargado del proceso elaborara la aceptación de la oferta, informando en ella el nombre del
supervisor del contrato, la enviara al administrador del portal de contratación junto con la totalidad de la oferta
seleccionada para su publicación.
16 Expedición del Registro Presupuestal
Profesional de la subdirección
Administrativa /Encargado del área de
presupuesto
El profesional encargado del proceso remitirá la aceptación de la oferta al área de presupuesto para la expedición del
respectivo registro presupuestal
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
17 Expedición y aprobación de pólizas de
garantías
Profesional de la subdirección
Administrativa /Contratista
El contratista favorecido en el proceso solicitara la expedición de las garantías de acuerdo a los requisitos
establecidos en el pliego de condiciones y la enviara a la Dirección dentro de los tres días siguientes a la suscripción
del contrato para su respectiva aprobación
5.6 ADQUISICIÓN EN GRANDES SUPERFICIES CUANDO SE TRATE DE MINIMA CUANTÍA:
En virtud del artículo 86 del Decreto 1510 de 2014, La Dirección podrá adquirir bajo esta modalidad bienes hasta por el monto de la mínima cuantía en grandes superficies, siguiendo las siguientes reglas:
1. La invitación debe estar dirigida a por lo menos dos (2) grandes superficies y deberá contener:
(i) la descripción técnica, detallada y completa del bien, identificado con el cuarto nivel del
clasificador de bienes y servicios;(ii) la forma de pago (iii) El lugar de entrega (iv) El plazo de
entrega para la cotización que debe ser de un (1) día hábil (v) La forma y lugar de presentación
de la cotización (vi) La disponibilidad presupuestal.
2. La Dirección evaluara las cotizaciones presentadas y seleccionara a quien con las
condiciones requeridas, ofrezca el menor precio del mercado y aceptara la mejor oferta.
3. En caso de empate, la Dirección aceptara la oferta que haya sido presentada primero en el
tiempo.
4. La oferta y su aceptación constituirán el contrato.
7. SUPERVISIÓN Y/O INTERVENCIÓN
La supervisión y/o intervención de los contratos es el conjunto de funciones o actividades desempeñadas por un responsable designado o contratado para el efecto, que realiza el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por parte del contratista, con la finalidad de promover la ejecución satisfactoria del contrato, mantener permanentemente informado al ordenador del gasto de su estado técnico, jurídico y financiero, evitando perjuicios a la entidad y al contratista o parte del negocio jurídico.
Supervisión: Consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico
que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal, cuando
no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión la Dirección podrá contratar
personal de apoyo, a través de contratos de prestación de servicios.
Interventoría: Consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice
una persona natural jurídica, contratada para tal fin por la entidad estatal, cuando el seguimiento
del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la
extensión del mismo lo justifiquen. Cuando la entidad lo justifique podrá contratar la interventoría
integral de un contrato.
POR REGLA GENERAL, NO SERÁN CONCURRENTES EN RELACIÓN CON UN MISMO CONTRATO SI CONCURREN LA ENTIDAD DEBE DIVIDIR LAS FUNCIONES. Los supervisores e interventores ejercerán funciones administrativas, técnicas, financieras y legales, definidas así:
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
Funciones Administrativas: El interventor o supervisor efectuará el control sobre el
cumplimiento de las diligencias de orden administrativo propias del contrato suscrito.
Funciones Técnicas: El interventor o supervisor efectuará el control y seguimiento del objeto
contractual y verificará que cada uno de los procesos técnicos a cargo del contratista se adelanten
de conformidad con las normas técnicas aplicables, que se cumplan con las especificaciones
técnicas previstas, los planos, estudios y diseños, los cronogramas y presupuestos
correspondientes.
Funciones Financieras: Según sea el caso el interventor o supervisor ejercerá seguimiento y
control de las actuaciones del contratista de orden financiero, contable y presupuestal, que se
deban realizar dentro del marco del contrato suscrito.
Funciones Legales: El interventor velará por el cumplimiento de la normatividad general y
particular contractual vigente.
7.1 DEBERES DE LOS SUPERVISORES (Articulo 84 Estatuto Anticorrupción)
Mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir
actos de corrupción o puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando
tal incumplimiento se presente
solicitar informes.
solicitar aclaraciones y explicaciones sobre la ejecución del contrato.
Las consagradas en el artículo 4 de la Ley 80 de 1993
Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Igual exigencia podrán hacer al garante.
Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar.
Solicitar las actualización o la revista de los precios cuando se produzcan fenómenos que alteren en su contra el equilibrio económico o financiero del contrato.
Adelantar revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, y promoverán las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan.
Las revisiones periódicas deberán llevarse a cabo por lo menos una vez cada seis (6) meses durante el término de vigencia de las garantías.
Exigir que la calidad de los bienes y servicios adquiridos por las entidades estatales se ajuste a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias, sin perjuicio de la facultad de exigir que tales bienes o servicios cumplan con las normas técnicas colombianas o, en su defecto, con normas internacionales elaboradas por organismos reconocidos a nivel mundial o con normas extranjeras aceptadas en los acuerdos internacionales suscrito por Colombia.
Adelantarán las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufran en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado.
Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de proponer en los casos en que se hubiere realizado licitación o concurso, o de contratar en los casos de contratación directa. Para ello utilizarán los mecanismos de ajuste y revisión de precios, acudirán a los
Carrera 30 N° 85A - 39/47 Bogotá D.C.
Teléfonos: (1) 2571281 / (1) 2571263 / (1) 2571275 Citel - Central de Informática y Telecomunicaciones
Celular: 319 215 4746
procedimientos de revisión y corrección de tales mecanismos si fracasan los supuestos o hipótesis para la ejecución y pactarán intereses moratorios.
Actuar de tal modo que por causas a ellas imputables, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en el menor tiempo posible, corregirán los desajustes que pudieren presentarse y acordarán los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse
Hacer Respetar el orden de presentación de los pagos por parte de los contratistas. Sólo por razones de interés público, el ordenador de Gasto podrá modificar dicho orden dejando constancia de tal actuación.
Para el efecto, las Dirección llevara un registro de presentación por parte de los contratistas, de los documentos requeridos para hacer efectivos los pagos derivados de los contratos, de tal manera que estos puedan verificar el estricto respeto al derecho de turno.
8. IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIETO ( artículo 86 estatuto anticorrupción)
Para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, así como para la estimación de los perjuicios sufridos por la Dirección, y a efecto de respetar el debido proceso al afectado a que se refiere el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, Dirección observará el procedimiento establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
La Dirección podrá declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal. Para tal efecto observarán el siguiente procedimiento:
a. Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la Dirección lo citará a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera.
b. En desarrollo de la audiencia, el ordenador del gasto, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad.
c. Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida solo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia.
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d. En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el ordenador del gasto, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia. La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.