ỨNG DỤNG TEAMVIEWER TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ

1.1. Mục đích sử dụng

Sử dụng phần mềm Team viewer trong một số trường hợp sau:

- Khi cần hỗ trợ từ xa: Khi muốn giúp đỡ một người bạn về việc thiết lập vài

thứ trên máy tính của họ trong điều kiện hai máy tính rất xa nhau (Ví dụ: như ở Hà

Nội mà muốn thiết lập một máy tính ở TP Hồ Chí Minh)

- Kiểm soát máy tính từ xa: TeamViewer có thể dùng nó để xem người sử

dụng máy tính ở xa đang sử dụng máy tính với các ứng dụng nào, duyệt các trang

web nào... là cách mà kiểm soát máy tính từ xa. Ví dụ: bạn có thể kiểm soát con cái

mình sử dụng máy tính làm gì ... với điều kiện là chúng ít hiểu biết về tin học để

không biết rằng có người đang theo dõi chúng.

Khi mà bạn đang làm việc ở công sở lại muốn lấy một tập tin ở nhà thì có thể

nhờ một người nào đó ở nhà hiểu biết đôi chút về máy tính, tuy nhiên trong trường

hợp không có ai ở nhà mà có thể rành về gửi mail tập tin cho bạn được? Vậy là tốt

nhất chỉ nhờ việc bấm một nút Power của máy tính, nhập mật khẩu, khởi động phần

mềm TeamViewer cho bạn lấy tập tin một cách dễ dàng - việc đó thì có thể chắc

rằng người khác cũng làm được.

1.2. Một số ưu điểm của TeamViewer

Đó là những phần lý do mà bạn có thể sử dụng TeamViewer cho mục đích

của mình, còn nếu như bạn còn thắc mắc rằng tại sao lại sử dụng TeamViewer, có

các phần mềm nào khác nữa hay không cho việc điều khiển từ xa như vậy? Dưới

đây là một số đặc điểm có được của TeamViewer mà có lẽ qua đó bạn sẽ thấy một

số ưu điểm của nó so với phần mềm khác có tính năng tương tự.

+ Có phiên bản miễn phí với những tính năng cơ bản được đáp ứng - đó là

một lợi thế số một so sánh với một số phần mềm khác có cùng chức năng. Thông

thường thì một số phần mềm có một số phiên bản: bản thương mại với đầy đủ tính

năng, bản dùng thử chỉ được sử dụng giới hạn trong một thời gian ngắn và bản miễn

phí (nếu có) thì giới hạn nhiều tính năng. Với TeamViewer thì bản miễn phí đã đáp

ứng được rất tốt đối với những người sử dụng thông thường.

+ TeamViewer dễ dàng điều khiển đối với những máy tính được nằm sau

tường lửa (firewall) hoặc các proxy. Đây là một sự khác biệt khá rõ nét đối với các

phần mềm điều khiển máy tính từ xa khác. Thay vì phải khai báo hoặc thiết lập trong

hệ thống tường lửa của máy tính được điều khiển (hoặc hệ thống bảo mật của hệ

thống công ty/ doanh nghiệp) để các phần mềm điều khiển từ xa hoạt động thì

TeamViewer có thể hoạt động xuyên qua chúng, do đó rất phù hợp đối với những

người sử dụng không chuyên, có ít kiến thức về hệ thống mạng máy tính.

+ Có thể truyền tập tin giữa hai máy tính (file transfer).

+ TeamViewer không những cho phép bạn chỉ điều khiển trên cùng một hệ thống

tương tự (ví dụ như máy điều khiển sử dụng hệ điều hành Windows, máy bị điều

khiển cũng tương tự như vậy mà sử dụng hệ điều hành Windows) mà còn cho phép

điều khiển giữa các hệ điều hành khác nhau: Như máy tính điều khiển sử dụng

Windows, nhưng máy tính bị điều khiển lại đang sử dụng Mac. Tuy nhiên tính năng

điều khiển đối với đa hệ điều hành khác nhau này chỉ có ở các phiên bản thương mại

(trả phí sử dụng).

Ngoài ra, TeamViewer còn một số tính năng hữu ích nữa.

1.3. Tổng quan những lợi ích của Team viewer

- Giấy phép vĩnh viễn: Gia thanh toan môt lân không tinh thêm phi thang hoăc

năm. Ban mua giây phep sư dung dai han ma không phai tra thêm tiên hay giơi han

thơi gian sư dung. Bao gôm tât ca ban câp nhât cho cung phiên ban chinh.

- Giai phap Tât ca - Trong môt: TeamViewer cung câp giai phap Tât ca –

Trong môt cho nhiêu tinh huông chi trong môt goi phân mêm: bao tri tư xa, hô trơ

tưc thơi, truy câp vao may tinh tư đông, lam viêc tai nha, hop trưc tuyên, hôi thao,

phiên đao tao va lam viêc theo nhom.

- Hoan vôn đâu tư nhanh: Chi phi mua giây phep TeamViewer không đăt va

se hoan vôn nhanh chong do tiêt kiêm thơi gian va chi phi. Miên phi cho ngươi dung

ca nhân

- Miên phi cai đăt may chu: Moi cai đăt may chu hoan toan miên phi cho ngươi

chu giây phep. Cac phiên bản cua TeamViewer chi yêu câu giây phep cua môt bên.

Điêu nay co nghia chi vơi môt giây phep, co thê dung cho môt sô khach hang không

giơi han.

- Tiêu chuân bao mât cao nhât: TeamViewer la giai phap bao tri may tinh tư

xa co mưc bao mât cao. Thiêt lâp kêt nôi qua kênh dư liêu đươc ma hoa hoan toan

băng thuât toan trao đôi khoa RSA vơi 1024 bit va ma hoa phiên AES 256 bit

- Hoat đông dê dang – thâm chi sau tương lưa: Ban không phai lo lăng vê

tương lưa, cac công bi chăn hoăc router NAT –TeamViewer phat hiên kêt nôi vơi

may tinh tư xa moi luc.

- Tôi ưu hoa hiêu suât: TeamViewer tôi ưu hoa chât lương va tôc đô hiên thi

dưa vao kiêu kêt nôi mang cua ban. Điêu nay mang lai hiêu suât kha thi nhât tư mang

LAN đên kêt nôi internet di đông.

1.4. Cài đặt Team viewer

Trước hết là bạn tải về phiên bản TeamViewer mới nhất từ website theo liên

kết này: http://www.teamviewer.com/download/TeamViewer_Setup.exe. Để đảm

bảo tính an toàn, tốt nhất bạn nên tải TeamViewer tại đúng đường dẫn liên quan đến

trang http://www.teamviewer.com mà không nên tải từ các địa chỉ khác (mà điều

này cũng nên áp dụng đối với tất cả các phần mềm của hãng khác nữa).

* Thông tin tổng quan về Teamviewer 8:

Hiện nay, phần mền Teamviewer 8 là phiên bản mới nhất, khi cài đặt cần

tìm hiểu một số thông tin về phần mềm này.

- Thêm nhiêu tiên ich cho khách hàng của bạn và thật dễ dàng hơn cho bạn và

nhóm của bạn

+ Chuyên giao phiên tư chuyên gia nay qua chuyên gia khac. Mời đồng

nghiệp vao phiên điều khiển từ xa đang hoạt động để cung giải quyết tinh huông hỗ

trợ.

+ Tao ghi chu vê cac phiên đê lâp chưng tư thanh toan. Tao ghi chu nhanh

ngay sau khi đong phiên điều khiển từ xa. Trong TeamViewer Management

Console bạn co moi thông tin đươc ghi chep ro ràng, ví dụ như lập hóa đơn, thậm

chí phat sinh nhiêu tuân sau đó. Nền tảng toàn diện cho Windows, Mac, Linux, iOS,

Android hay Windows Phone 8.

+ Sử dụng các nhóm đa chọn đi chung tài khoản TeamViewer. Bạn muốn

cung cấp dịch vụ cho các khách hàng của minh cùng với đồng nghiệp. Bây giờ qua

dễ dàng chia sẻ tưng nhóm trên máy tính va liên hê của bạn với đội, do đo đồng

nghiệp của bạn có thể truy cập nhanh chóng tai máy khách dung chung. Có thể thiết

lập tưng quyên đọc hoặc viết.

- Cải thiện hiệu suất rât ro: nhanh hơn, đơn giản hơn, dễ dàng hơn

+ In tư xa dê dang tai liêu trong may tinh ơ nha. May in kê bên ban co thê in

dê dang các tài liệu trong máy tính từ xa, ví dụ co thê in trong khi kết nối với may

tinh ơ nha mà không cần truyên têp. Bạn luôn có trong tay tất cả tài liệu quan trọng

cho buôi họp hoặc chuyên tham quan cua khách hàng, ngay cả khi ban đa chuân bi

nhưng đê quên chung ơ nha.

+ Lên lich cho cac buôi hop trưc tuyên dê dang trong Microsoft Outlook. Co

thê lên lich trực tiếp các cuộc họp trực tuyến trong lịch Outlook băng các nút tich

hơp trong TeamViewer. Chuyển nhanh cuộc hẹn hiện tai vào các buôi họp

TeamViewer và gửi thư mời co cập nhật các thông tin truy cập cần thiết rât tiên lơi.

+ Ghi âm phiên, bao gồm âm thanh và video đê co tài liệu hoàn hảo. Ghi âm

phiên điều khiển từ xa va buôi hop trưc tuyên bao gồm co âm thanh, đam thoai trưc

tiêp và video. Lý tưởng dung lam chứng cứ và tư liêu đào tạo trong tương lai gân va

xa.

+ Điêu khiên âm thanh va video tư xa. Nghe và xem sư kiên diên ra trên may

tinh tư xa du đo la âm thanh hệ thống, nhac hoăc video. Giơ đây, ban có thể hiển thị

video cho nhưng ngươi tham dư theo thời gian thực trong khi hôi thao trực tuyến,

tùy thuộc vào hiệu suất máy tính và kết nối internet.

Chi truyền video theo thời gian thực cho các kết nối co giây phép.

+ Đăng xuât tai khoan tư xa. Xem cac đăng nhâp hiên tai vao tai khoan

TeamViewer cua ban trong TeamViewer Management Console. Sau đo, đong đăng

nhâp nêu ban vô tinh quên đăng xuât khoi tai khoan do bân lam viêc trên thiêt bi

khac.

+ Đăng xuât hê điêu hanh tư đông sau khi truy câp tư xa

+ Khi kêt nôi bi ngăt hoăc gian đoan, may tinh tư xa tư đông khoa ngay lâp

tưc. Đê đảm bảo không có ai vô y truy câp vào máy tính chay trên Mac hoặc

Windows vưa kêt nôi.

- Tinh năng hoan toan mơi: TeamViewer Management Console

+ Quan tri toan nhom hô trơ cua ban dưa trên web

+ TeamViewer Web Connector đươc tich hơp

+ Cac tinh năng mơ rông cua TeamViewer Manager

* Hoạt động cài đặt được tiến hành như sau:

Bước 1. Chạy tập tin TeamViewer_Setup.exe tại thư mục mà bạn vừa tải về và thiết

đặt về người sử dụng:

- Khi này một cửa sổ hiện ra như hình dưới đây:

Trong phần How do you want to proceed? có ba lựa chọn:

- Install: Dùng cho cài đặt, bạn đang thực hiện theo cách này như hướng dẫn,

tuy nhiên trong một số trường hợp khác thì không nhất thiết phải lựa chọn (trường

hợp như phần dưới).

- Install to control this computer later from remote: Cài đạt để kiểm soát máy

tính này sau từ xa

- Run Only: Dùng cho việc trực tiếp chạy mà không cần cài đặt, nó giống như

việc dùng một lần rồi bỏ.

Trong trường hợp này ta muốn sử dung lâu dài thì nên chọn Install.

Trong phần thiết đặt này có ba lựa chọn để trả lời câu hỏi "How do you want

to user TeamViewer":

- Company/Commercial use: Dùng trong công ty, doanh nghiệp: Với lựa chọn

này bạn cần trả tiền cho sự sử dụng TeamViewer bởi vì có thể thông qua việc sử

dụng phần mềm này đã làm trực tiếp hoặc gián tiếp phát sinh lợi nhuận cho công

ty/doanh nghiệp. Giá thành của lựa chọn này là khá cao: 249 USD cho thời gian sử

dụng 6 tháng!

- Personal/Non-Commercial user: Dùng cho cá nhân, không thương mại. Với

lựa chọn này bạn có thể dụng TeamViewer một cách miễn phí. Tất nhiên rằng khi

bạn sử dụng TeamViewer miễn phí thì một số tinh năng sẽ bị hạn chế hơn so với

phiên bản thương mại.

- Both of the above: Cả hai lựa chọn trên: Có nghĩa rằng bạn có thể dùng cho

công ty và cả việc dùng cho cá nhân không phát sinh lợi nhuận. Tôi không rõ lắm về

lựa chọn này, tuy nhiên chúng chắc chắn rằng vẫn phải trả phí rồi!

Nếu đúng là bạn sử dụng TeamViewer cho mục đích nghiệp dư, tìm hiểu, giúp

đỡ bạn bè....tức là không hành nghề của mình thông qua phần mềm này, không sử

dụng nó tạo ra lợi nhuận đáng kể thì bạn chọn lựa chọn thứ 2 (Personal/Non-

Commercial user).

Nếu như lựa chọn cài đặt, bạn nên đánh dấu vào ô kiểm "Show advanced

settings" để có thêm các lựa chọn mở rộng trong lần cài đặt này. Sau khi thiết lập

xong ở trang này thì nhấn Accept – next.

Phần này nói đến thiết lập về người sử dụng, chúng khá quan trọng bởi vì nó

liên quan đến việc bạn dùng TeamViewer cho mục đích nào và có phải trả chi phí

cho nó hay không.

Bước 2. Cài đặt nâng cao (Advanced settings)

Gồm 3 mục:

+ Use Teamviewer Remote print (Sử dụng để in từ xa)

+ Use teamviewer VPN (Sử dụng VPN)

+ Use Teamviewer meeting add - in for outlook (Sử dụng trong các cuộc họp)

Nó có hình như sau:

Chọn xong và nhấn nút Finish.

- Xuất hiện cửa sổ dưới đây và chờ máy chạy Chương trình.

Hoàn tất sẽ có hính như sau:

1.5. Sử dụng Team viewer

Sau khi cài đặt TeamViewer, bạn khởi động chương trình và sẽ thấy khung

điều khiển chính của nó như sau:

Ở đây bạn lưu ý hai phần dành cho các mục đích riêng:

- Phần khung bên trái, tức là mục Wait for session chứa thông số về chính

máy -tính được cài để mời người khác đến điều khiển mình. Ở đây có hai thông số

quan trọng là ID và Password được hiển thị trong khung như hình minh hoạ. Riêng

ID được cung cấp ngẫu nhiên thông qua máy chủ của TeamViewer, còn password

thì phụ thuộc vào chế độ cài đặt lúc trước: Nếu như bạn cài đặt theo mặc định ở bước

4 thì password lúc này là bốn con số được sinh ra ngẫu nhiên, nếu như bạn đặt

password cho TeamViewer thì pass bị ẩn đi và nó chính là những gì bạn đặt.

- Phần khung bên phải: Create session là dùng để điều khiển máy khác. Ở đây

cũng có nhiều lựa chọn:

- Remote control: Điều khiển từ xa

- File transfer: Dùng để chuyển đổi các tập tin giữa hai máy cài TeamViewer.

- VPN: Mạng riêng ảo.

Tuy nhiên phải khi nào bạn kết nối được với Internet thì mới có thể kết nối đến

các máy tính ở xa hoặc mời một kết nối đến được. Liên quan đến vấn đề này là sự

thông qua máy chủ của TeamViewer, mỗi một máy được cài TeamViewer đều phải

kết nối đối với máy chủ để biết được trạng thái ID nào online, ở IP nào...nhờ sự dẫn

dắt này của máy chủ mà hầu như việc cài đặt với password cố định, bạn có thể kết

nối với máy tính ở xa mà không cần có người nào đó ngồi trên máy tính đó.

- Kết nối và điều khiển máy tính khác

Để kết nối điều khiển máy tính khác dùng TeamViewer thì điều kiện cần thiết

nhất là máy được điều khiển phải được cài đặt TeamViewer, máy tính kết nối Internet

và biết được ID của chiếc máy tính đó cùng password tạm thời (hay lâu dài) của nó.

Để chuẩn bị cho việc này, bạn cần hướng dẫn người sử dụng máy tính được

điều khiển cài đặt phần mềm TeamViewer, đọc ID và password hiện ra trên phần

mềm này cho bạn. Đây là một công việc khó khăn đối với những người không thành

thạo với máy tính hoặc với Internet. Chỉ cần copy link gửi tin nhắn qua IM hoặc

SMS cho họ thực hiện việc cài đặt, còn lại chỉ việc thực hiện công việc còn lại là kết

nối và hỗ trợ mà thôi.

Sau khi có các thông số về ID và password bạn tiến hành như sau:

Từ giao diện chính, trong phần Create session bạn đánh ID của máy được điều

khiển ô ID, chọn kiểu kết nối (với sự kết nối điều khiển, bạn chọn Remote support

như mặc định đã được chọn sẵn), bấm vào nút Connect to partner. Sau đó chờ một

thời gian để TeamViewer kết nối với máy chủ của nó, xác lập một kết nối bảo mật

đến máy được điều khiển.

Sau khi TeamViewer thực hiện các thủ tục một cách tự động, một cửa sổ hiển

thị màn hình của máy tính được điều khiển sẽ xuất hiện như hình dưới đây:

Hình trên đây là một ví dụ minh hoạ về điều khiển từ xa đối với hai chiếc máy

tính. Máy điều khiển là laptop có màn hình độ phân giải 1280x800 dùng ADSL của

MegaVNN, máy được điều khiển có màn hình phân giải 1440x900 dùng mạng theo

dịch vụ ADSL của Viettel. Bạn có thể thấy rằng trong khung điều khiển này thì màn

hình có kích cỡ lớn hơn sẽ nằm trong một khung hình vừa đối với màn hình nhỏ hơn,

do đó về việc khung hình thì có thể thấy nó không đáng ngại đối với bất kỳ loại kích

cỡ màn hình nào của máy được điều khiển.

Trong hình trên bạn sẽ nhận thấy có hai Taskbar, trong đó thì taskbar phía trên

là cua máy được điều khiển, phía dưới là của máy điều khiển và con trỏ chuột có thể

làm việc với phần mềm đang mở trên máy được điều khiển. Bây giờ bạn sẽ cảm

nhận thấy rằng việc điều khiển một máy tính từ xa không hề khó khăn chút nào -

chúng chỉ là một màn hình trong một cửa sổ vậy thôi.

- Truyền các tập tin

Như phần giới thiệu đã nói, TeamViewer có chức năng chuyển các tập tin giữa

hai máy tính, thao tác thực hiện như sau:

Bạn để ý thấy ở phía trên của khung hình hiển thị màn hình máy bị điều khiển

có một thanh công cụ. Để chuyển các tập tin, bạn bấm vào nút File transfer, một cửa

sổ sẽ hiện ra.

Quá trình chuyển tập tin này có thể thực hiện theo cả hai chiều: Chiều từ máy

điều khiển đến máy bị điều khiển và ngược lại. Bạn cần mở các thư mục ở phía

nguồn, bấm vào đó rồi mở phần thư mục ở phía đích sự di chuyển tập tin. Để chuyển

các tập tin, bạn chọn vào chúng và bấm vào nút có hình hai mũi tên lồng vào nhau

(được khoanh tròn ở hình) theo hướng cần chuyển của chúng.

Trong khung thao tác còn có các nút lệnh khác như: Làm tươi trang, Xoá, Tạo

thư mục mới….

Trong quá trình truyền các tập tin giữa hai máy, một cửa sổ tại máy bị điều

khiển sẽ xuất hiện về trạng thái trên máy tính bị điều khiển. Có lẽ sự xuất hiện này

nhằm giúp chủ nhân của chiếc máy tính bị điều khiển biết được có các tập tin nào

được sao chép tới hoặc được copy đi.

Kết hợp với thông tin về các quá trình thực hiện trên TeamViewer được ghi

lại trên các tập tin log thì có lẽ rằng máy tính được điều khiển sẽ biết được mình

được điều khiển từ những ID nào, trong thời gian nào và trong bao nhiêu phút....

Như vậy thì TeamViewer rất công khai mọi sự điều khiển, truy cập vào máy tính từ

xa.

- Nhận biết thời điểm máy tính mình bị điều khiển.

Để biết được TeamViewer đang chạy có đang được một máy tính nào đó điều

khiển hay không, bạn hãy xem hình dưới đây:

Khi mà TeamViewer được một máy tính khác ở xa điều khiển, trong những

giai đoạn thiết lập kết nối và điều khiển ban đầu nó sẽ hiển thị một bảng thông báo

ở phía trên của khay đồng hồ. Quá trình này có thể diễn ra trong một thời gian ngắn,

sau đó bảng sẽ thu lại xuống phía mép của Taskbar (hình trên, bên phải). Để xem

máy tính mình có đang bị điều khiển hay không, bạn chỉ cần nhìn vào phần khay

đồng hồ này.

Dấu hiệu trên cho bạn biết được thời điểm nào máy tính bạn bị điều khiển, do

đó TeamViewer sẽ dùng cho mục đích công khai, tránh được hiện tượng cài đặt trên

các máy tính của những người ít hiểu biết về tin học để giám sát màn hình của họ

mà họ không hề hay biết. Nếu bạn mời một sự hỗ trợ từ xa thì bạn cũng căn cứ vào

các dấu hiệu trên để biết được một phiên kết nối đã kết thúc hay chưa để có thể tiếp

tục làm công việc của mình trên máy tính mà không e ngại rằng người nào đó đang

nhòm ngó bạn. Để đảm bảo hơn, bạn nên tắt hẳn TeamViewer đi bằng cách chuột

phải vào biểu tượng TeamViewer và chọn Exit.