UMHVERFISSTEFNA UMVERFIS- OG SAMGÖNGUSVIÐS · Web viewDæmi: Ef um Word skjal er að ræða þarf notandi að hafa hugbúnað sem leyfir skoðun á Word skjali. Vinna í skjali

Skjalanúmer: LBP-010Útgáfa: 03Samþykkt: Umhverfis- og gæðastjóri

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Leiðbeiningar um notkun Project in a box (PIAB), verkefnastjórnunarhugbúnað Reykjavíkurborgar (vefaðgangur)

1. Tilgangur og umfangVerkefnum er stjórnað og þau unnin í Project in a box, verkefnastjórnunarhugbúnaði Reykjavíkurborgar. Í þessu skjali eru leiðbeiningar um það hvernig unnið er með skjöl og gögn, fyrir notendur sem nota kerfið í gegnum vefinn.

2. Ábyrgð Verkefnastofa umhverfis- og skipulagssviðs ber ábyrgð á að kenna

verkefnisstjórum að nota PIAB. Verkefnisstjóri verkefnis ber ábyrgð á að kenna þeim sem koma að verkefninu

á kerfið og meðhöndlun skjala og gagna innan þess. Næsti yfirmaður verkefnisstjóra hefur eftirlit með því að unnið sé með skjöl og

gögn verkefnis til samræmis við þessar leiðbeiningar og aðrar sem snerta notkun kerfisins.

3. Leiðbeiningar

Veljið viðfangsefni með því að ýta á „Ctrl“ og smella á viðeigandi viðfangsefni í listanum hér á eftir. Athugið að það getur verið munur á virkni eftir því hvaða vafri er notaður og að sumir vafrar virka ver eða ekki. Leiðbeiningarnar hér eru unnar út frá Internet Explorer, en að auki virkar Safari t.d. vel fyrir Mac notendur.Ef notandi kýs að hlaða búnaðinum niður á vélina hjá sér (e. client, is. biðlari) í stað þess eða samhliða því að vinna í kerfinu á netinu sjá lið A. hér á eftir. Athugið að einungis er hægt að hlaða biðlara niður á tölvur með Windows stýrikerfi, en ekki t.d. tölvur með Mac OS stýrikerfi.

A. Hlaða hugbúnaði PIAB niður á tölvuB. Fara inn í verkefniC. Finna skjöl, skrár og möppurD. Bæta nýju skjali viðE. Setja mörg skjöl inn í einuF. Setja inn nýja útgáfu af pdf skjaliG. Skoða skjalH. Vinna í skjaliI. Óska eftir samþykkt á skjaliJ. Að samþykkja skjal þegar eftir því hefur verið óskað

Síða 1 af 14Ábyrgðaraðili: Yfirmaður verkefnastofu


____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

K. Senda öll skjöl í skrá í tölvupósti til skoðunar L. Senda skjal í tölvupósti til skoðunarM. Senda skjal í tölvupósti til vinnsluN. Skrá inn skjal sem sent var í tölvupósti til vinnsluO. Setja upp og vinna með spjallþráðP. Breyta persónulegum upplýsingumQ. Breyta aðgangsorði/lykilorði inn í PIAB

A. Hlaða hugbúnaði PIAB niður á tölvuStarfsmenn borgarinnar geta óskað eftir því við verkefnastofu ([email protected]) að fá PIAB sett upp á tölvur sínar (biðlari). Aðrir en starfsmenn borgarinnar fá hins vegar sjálfkrafa vefaðgang að PIAB. Þeir sem það vilja, eru ekki starfsmenn borgarinnar, og fá slíkan vefaðgang geta hins vegar hlaðið búnaðinum niður á tölvurnar sínar sjálfir. Biðlaraútgáfan er að sumu leyti einfaldari í notkun og þá sérstaklega við vinnu í gögnum sem vistuð eru í kerfinu. Athugið að einungis er hægt að hlaða biðlaranum niður á tölvur með Windows stýrikerfi. Leiðbeiningar til að hlaða biðlaranum niður eru hér á eftir.1. Í vefútgáfunni af PIAB, farið í „Valmynd“ efst til hægri í glugganum. Undir

„Hjálp“ veljið „Auðlindir“. Nýr gluggi opnast.2. Veljið slóðina „Uppsettur biðlari“. Nýr gluggi opnast, fylgið leiðbeiningunum

þar til að setja búnaðinn upp á vélina en þær geta verið mismunandi eftir tölvum og uppsetningu þeirra.

3. Þegar búið er að setja búnaðinn upp á vélina birtist rautt merki á skjáborði vélarinnar, með rauðum útlínum kassa. Velja merkið, smella á það og velja „Skrá inn“ hnappinn efst til vinstri í glugganum sem birtist. Nýr gluggi opnast.

4. Færa slóðina „https://proinbox.reykjavik.is/piabws-external/Default.aspx“ inn í línuna aftan við orðið „Netþjónn“.

5. Færa persónulegt notandanafn og lykilorð í þar til gerðar línur fyrir neðan, en verkefnastofa var áður búin að úthluta notanda slíku.

6. Smella á hnappinn „Skrá inn“ og verkefnin sem notandi hefur aðgang að birtast.

7. Leiðbeiningarnar sem eiga við um notkunina á biðlaranum heita „LBP-011 Leiðbeiningar um notkun Project in a box_biðlaraaðgangur“ og eru aðgengilegar í leiðbeiningaskrá hvers verkefnis. Þær leiðbeiningar voru búnar til fyrir verkefnisstjóra borgarinnar, þannig að athugið að þar inni eru hlutir sem eru ekki virkir fyrir þá notendur sem hafa takmarkaðri heimildir inni í kerfinu.

8. Það eru fleiri valkostir undir „Auðlinda“ síðunni, t.d. að setja PIAB inn á minniskubb til að taka með sér á fund úti í bæ, hlaða búnaðinum niður bara til eins skiptis nota o.s.frv.



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

B. Fara inn í verkefni1. Skrá sig inn í PIAB, í gegnum tengil sem sendur var með tölvupósti frá

[email protected] um að búið sé að veita aðgang að kerfinu. Tvær slóðir eru inn í kerfið, https://proinbox.reykjavik.is/piabws-ad/default.aspxur er fyrir starfsmenn borgarinnar þegar þeir eru á starfsstað sem tengdur er við tölvukerfi borgarinnar (á ekki við þá sem eru með rvk.skolar netföng) eða vpn tengdir inn í kerfið á vinnuvélum sínum. https://proinbox.reykjavik.is/piabws-external/default.aspx er fyrir ytri aðila og starfsmenn sem staðsettir eru utan tölvukerfis borgarinnar. Starfsmenn sem vilja nýta sér síðarnefndu slóðina þurfa að óska eftir sérstöku lykilorði með því að senda póst á netfangið [email protected].

2. Í fyrsta sinn sem farið er inn í kerfið opnast gluggi sem sýnir „Verkefnastofnar“ í efri hlutanum og „Verkefni“ í neðri hlutanum. Leiðbeiningarnar hér á eftir eiga við um þann glugga. Eftir að búið er að fara inn í kerfið og velja verkefni einu sinni þá opnast sjálfkrafa inn í stjórnborð þess verkefnis sem síðast var unnið með. Ef hið síðarnefnda gerist ýta á slóðina „Velja verkefni“ sem er efst til hægri í glugganum til að fara inn í nýtt verkefni og fylgið síðan leiðbeiningunum hér á eftir.

3. Fara í efri hluta gluggans sem birtist, undir heitinu „Verkefnastofnar“, og ýta á „Velja“ slóðina vinstra meginn við „Öll verkefni“ (eða aðra stofna eftir atvikum og ef þeir eru sýnilegir) úr listanum.

4. Fara í neðri hluta gluggans, undir heitinu „Verkefni“ en þar undir eru listuð þau verkefni sem notandi hefur aðgang að. Finna verkefnið sem á að opna og ýta á „Velja“ slóðina sem er fyrir framan nafn verkefnisins. Gluggi opnast á stjórnborð, sem er mynd sem sýnir ýmsa kassa. Kassarnir virka sem slóðir inn í gögn verkefnisins.

5. Ef notandi hefur aðgang að mjög mörgum verkefnum getur hann þrengt vallista verkefna sem birtast í neðri hluta gluggans með því að velja viðeigandi verkefnastofn í efri hluta gluggans ef hann hefur aðgang að slíku.

6. Alltaf er hægt að fara aftur í verkefnisvalmynd með því að velja „Velja verkefni“ slóðina sem er í listanum uppi hægra megin á skjánum.

C. Finna skjöl, skrár og möppur1. Fara í stjórnborðsmynd sem opnast þegar verkefni er valið og opnað (sjá

undir lið B).2. Á bak við hvern kassa í stjórnborðinu eru upplýsingar og gögn. Með því að

smella á kassa opnast aðgangur að þessum gögnum. Við það hverfur stjórnborðið, en alltaf er hægt að opna það aftur með því að smella á „Sýna


mailto:[email protected]

https://proinbox.reykjavik.is/piabws-external/default.aspx

https://proinbox.reykjavik.is/piabws-ad/default.aspxur


____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

stjórnborð“ sem er ofarlega vinstra megin á síðunni, til hliðar við möpputré verkefnisins.

3. Kassarnir sem merktir eru með númerum, frá 1 og upp í 5 eftir tegund verkefna, veita aðgang að skjölum verkefnis. Kassarnir standa fyrir þá ólíku hluti sem eru notaðir til að stýra verkefninu á mismunandi stigum lífskeiðis þess og möppur, skrár og skjöl sem birtast geta því verið mismunandi eftir því hvaða kassi er valinn. Það eru helst verkefnastjórar verkefnis sem nota þau gögn. Almenn vinnugögn verkefnis birtast alltaf, án tillits til þess hvaða númeraði kassi er valinn. Vinnugögnin er það sem aðrir aðilar en verkefnisstjórinn nota að mestu.

4. Ef smellt er á númeraðan kassa opnast nýr gluggi þar sem möpputré verkefnisins er vinstra megin en upplýsingar og vinnsluskipanir gagna hægra megin. Möpputréð vinstra megin sýnir tré yfir möppur ( ) og skrár ( eða

) og skjölin/gögnin( ( ) sem eru þar vistuð. Það gæti þurft að skruna niður möpputréð með skrunbrautinni til hliðar til að sjá allt sem í trénu er. Ýta á merkið sem birtist framan við skjár og möppur til að sjá hvað í

þeim er. Ef merkið er ekki framan við skrá eða möppu þá er ekkert þar undir.

Möppur innihalda alltaf aðrar möppur eða skrá. Ekki er hægt að setja skjal beint í möppu.

Skrár innihalda einungis skjöl, engar undirskrár. Rauðbrúnar skrár innihalda þau skjöl verkefnis sem tengjast stjórnun

verkefnisins og eru mest notuð af verkefnisstjóra verkefnis. Mismunandi er hvaða skrár birtast eftir því hvaða númeraði kassi er valinn í stjórnborðinu. Nafn valins kassa birtist ofan við rauðbrúnu skrárnar í möpputrénu. Sumar skrár og gögn þeirra sjást undir fleiri en einum kassa, en aðrar birtast bara á einum stað.

Gular möppur og skrár innihalda vinnugögn verkefnis. Gular möppur og skrár sem birtast eru þær sömu án tillits til þess hvaða númeraði kassi er valinn í stjórnborðinu.

Ef bendill er settur yfir nafn skráar kemur upp kassi með lýsingu á því hvaða gögn eiga heima í skránni.

5. Hægri hluti gluggans sýnir upplýsingar um einstakar möppur, skrár og skjöl og vinnslumöguleika þeirra, þegar valið hefur verið úr trénu vinstra megin.

6. Notandi kemst hverju sinni einungis í þær möppur og skrár verkefnis sem hann hefur aðgang að. Aðgangsheimild notanda í skrár og gögn þeirra er ákveðin af verkefnastjóra verkefnis og getur heimildin verið annað hvort einungis að lesa gögnin sem eru til staðar eða lesa og vinna í þeim sem og bæta við nýjum skjölum. Hvernig heimildin er stillt sést ofarlega hægra megin í glugganum, undir heiti skrárinnar og aftan við þar sem stendur


https://www.piaboffice247.co.uk/site-7781e/Explorer.aspx?process=3fasaverkefni&subprocess=Upphaf


____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

„Heimildir“, þegar mappa, skrá eða skjal hefur verið valið í glugganum vinstra megin.

7. Einungis verkefnastjóri hefur heimild til að búa til nýjar möppur eða skrár, eða eyða efni út.

D. Bæta nýju skjali við

1. Velja þá skrá ( eða ) sem skjal á að vistast í, með því að smella á hana í möpputrénu sem er í hægri hluta möppugluggans (sjá lið C).

2. Velja dökka „Bæta skjali við“ hnappinn sem er ofarlega í vinstri glugganum. Nýr gluggi opnast. Í þessum glugga eru þrír valkostir um það hverju á að hlaða inn í skrána – staðbundnu skjali, sniðmáli og flýtivísi.

3. Haka við „Hlaða staðbundnu skjali“ til að setja inn skjal sem þegar er búið að búa til. Velja síðan skjalið sem á að vista inn í skrána með því að velja „Fletta…“, finna skjalið hvar sem það var áður vistað og ýta á „Opna“. Hægt er að gefa skjalinu nýtt nafn í línunni þar sem stendur „Endurnefna skjal“ eða skrá stutta lýsingu á því þar sem stendur „Lýsing“. Velja svo „Bæta skjali við“ og „Loka“ nema ætlunin sé að vista fleiri skjöl í skrána, en þá er ferlið endurtekið.

4. Haka við „Sniðmát úr skjalasafni“ en þá er um að ræða skjal sem þegar er í kerfinu, t.d. eyðublaði fyrir fundargerðir. Síðan er skjalið valið úr listanum sem birtist undir hakinu, og að því loknu valið „Bæta skjali við“ og „Loka“ nema ætlunin sé að vista fleiri skjöl í skrána, en þá er ferlið endurtekið.

5. Haka við „Internet flýtivísun“, til að færa inn tengil á heimasíðu eða skjal sem er geymt annars staðar en í PIAB. Lýsandi nafn fyrir efnið er fært undir „Nafn“ og tengillinn síðan afritaður þar sem stendur „vefslóð (url)“. Að því loknu er smellt á „Bæta skjali við“ og „Loka“ nema ætlunin sé að vista fleiri skjöl í skrána, en þá er ferlið endurtekið.

6. Athuga að einungis verkefnastjórar hafa leyfi til að eyða skjölum út úr kerfinu og því þarf að vanda valið.

7. Athuga að hægt er að bæta hvaða skjali sem er í PIAB, án tillits til þess í hvaða hugbúnaði það er unnið. Sá sem vill skoða eða vinna með skjal sem vistað er í PIAB þarf hins vegar að hafa til þess viðeigandi hugbúnað.

E. Setja mörg skjöl inn í einu

1. Velja þá skrá ( eða ) sem skjöl eiga að vistast í, með því að smella á hana í möpputrénu sem er í vinstri hluta möppugluggans (sjá lið C). Nafn skrárinnar litast með svörtu.

2. Smella á svarta „Bæta við (draga og sleppa)“ hnappinn sem er ofarlega hægra megin í glugganum. Nýr gluggi opnast.



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Haka við „Bæta bara við“ ef skjölin sem eiga að fara í PIAB eru öll ný. Eða haka við „Bæta við eða uppfæra“ ef skjölin eiga að fara inn sem nýjar útgáfur skjala sem þegar eru í skránni, eða eru bland af nýjum skjölum og nýjum útgáfum skjala.

4. Finna skjölin sem eiga að fara inn í PIAB (á harða drifi tölvunnar eða öðrum geymslustað) og draga þau öll í einu inn í opna PIAB gluggann.

5. Þegar skjölin hafa hlaðist inn, smella á „Loka“ hnappinn.6. Athuga að skjöl færast inn með tvenns konar hætti. Ef nafn skjals er það

sama og annað skjal sem fyrir er í skránni, þá vistast nýja skjalið sem ný útgáfa gamla skjalsins. Þetta á t.d. við þegar verið er að færa inn nýja útgáfu teikningar í pdf formi. Ef nafn skjals er hins vegar ekki til í skránni þá færist skjalið inn sem fyrsta útgáfa nýs skjals.

F. Setja inn nýja útgáfu af pdf skjali

1. Velja þá skrá ( eða ) sem pdf skjalið á að vistast í, með því að smella á hana í möpputrénu sem er í vinstri hluta möppugluggans (sjá lið C). Nafn skrárinnar litast með svörtu.

2. Smella á svarta „Bæta við (draga og sleppa)“ hnappinn sem er ofarlega hægra megin í glugganum. Nýr gluggi opnast.

3. Haka við „Bæta við eða uppfæra“.4. Finna skjalið eða skjölin sem eiga að fara inn í PIAB (á harða drifi tölvunnar

eða öðrum geymslustað) og draga þau inn í opna PIAB gluggann.5. Þegar skjölin hafa hlaðist inn, smella á „Loka“ hnappinn.6. Athuga að nafn pdf skjals þarf að vera það sama og pdf skjals sem fyrir er í

PIAB. Við það færist skjalið inn sem ný útgáfa þess skjals sem fyrir er. Ef nafnið er annað þá færist skjalið hins vegar inn sem fyrsta útgáfa nýs skjals.

G. Skoða skjal1. Skjalið sem á að skoða er valið úr listanum í möpputrénu sem er í vinstri hlið

möppugluggans (sjá lið C), með því að smella á nafn þess. Við það birtast upplýsingar um skjalið og/eða mismunandi útgáfur þess hægra megin í glugganum. Í töflunni neðarlega í glugganum má jafnframt sjá lýsingu á skjalinu eða útgáfu þess ef slíkt hefur verið fært inn, hver vistaði, hvenær og ef skjalið er grunnviðmið eða hefur verið samþykkt (þar sem það á við).

2. Tveir möguleikar eru til að skoða skjal, annars vegar forskoða það inni í PIAB (helstu almennu tegundir skjala) eða opna það í þeim hugbúnaði sem það er unnið í og skoða þannig.

3. Um leið og skjalið var valið skv. lið 1 þá birtist skjalið til forskoðunar í hægri hlið gluggans. Einnig er hægt að velja svarta „Forskoða“ hnappinn ofarlega



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

hægra megin í glugganum. Skjalið birtist þá neðar í glugganum og hægt er að renna í gegnum efni þess.

4. Til að skoða skjalið í þeim hugbúnaði sem það er unnið í veljið þá „Ítarlegt>>“ slóðina sem er hægra megin við svörtu hnappana ofarlega hægra megin í glugganum. Fleiri valkostir eða skipanir birtast.

5. Valinn er svarti „Skoða“ hnappurinn sem er í miðjum glugganum. Skjalið opnast.

6. Lesið skjalið og lokið því að því loknu án þess að vista það.7. Engra frekari aðgerða er þörf.8. Athuga að sá sem ætlar að skoða skjal þarf að hafa viðeigandi hugbúnað til

að lesa skjalið. Dæmi: Ef um Word skjal er að ræða þarf notandi að hafa hugbúnað sem leyfir skoðun á Word skjali.

H. Vinna í skjali1. Til að breyta eða vinna í skjali er það valið úr listanum í möpputrénu vinstra

megin í möppuglugganum (sjá lið C), með því að smella á nafn þess og lita það svart.

2. Velja „Ítarlegt>>“ slóðina sem birtist ofarlega hægra megin í glugganum og síðan svarta „Skrá út“ hnappinn sem birtist. Við það birtist „Hlaða skjali niður“ og svo nafn skjalsins fyrir neðan hnappinn. Smellt er á nafnið, „Opna“ og skjalið síðan vistað á skjáborði, harða drifinu á tölvunni eða öðrum stað sem notandi velur. Mikilvægt er að vista skjalið aftur áður en því er lokað ef því hefur verið breytt á einhvern hátt. Einungis er hægt að skrá nýjustu útgáfu skjals út með þessum hætti. Mikilvægt er að breyta nafni skjalsins á engan hátt.

3. Til að skrá skjalið aftur inn í kerfið er svarti hnappurinn „Skrá inn“ valinn, en hann birtist þar sem áður stóð „Skrá út“. Þá opnast gluggi, farið er í „Fletta…“ til að finna skjalið sem verið var að breyta þar sem það var vistað, það valið, lýsing á breytingunum færð inn í þar til gerðan reit og síðan smellt á „Skrá inn“.

4. Ef hætt er við að vinna í skjalinu eða vista breytta útgáfu þess er valið „Afturkalla útskráningu“ í stað „Skrá inn“, en þá færist skjalið inn í upprunalegri mynd og útgáfu.

5. Á meðan skjal er skráð út geta aðrir notendur skoðað þá útgáfu þess sem áður var vistuð en ekki unnið í því. Rauður kross ofan í skjalamerkinu ( ) framan við nafn þess í möpputrénu auðkennir skjal sem er skráð út. Ofan við svörtu „Skrá inn/út“ hnappana má síðan sjá hvaða notandi er með skjalið útskráð. Ef á þarf að halda er þá hægt að hafa samband við viðkomandi og biðja hann um að skrá skjalið aftur inn til að annar geti unnið í því. Ef ekki næst í viðkomandi getur kerfisstjóri skráð skjalið inn - vinsamlega sendið



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

beiðni þar að lútandi á [email protected]. Athugið að ef verkefnastofa skráir skjalið inn þá tapast þær breytingar sem sá aðili sem skráði það út var búinn að gera.

6. Athuga að sá sem ætlar að vinna í skjali þarf að hafa viðeigandi hugbúnað til að opna og vinna skjalið. Dæmi: Ef um Word skjal er að ræða þarf að hafa hugbúnað sem leyfir skoðun og vinnslu á Word skjali.

I. Óska eftir samþykkt á skjaliSum skjöl eða útgáfur þess þurfa samþykki einhvers annars en þess sem bjó það til eða færði inn í PIAB. Þetta getur t.d. átt við um fundargerðir, staðfestingu á að verkefni eigi að fara af stað, ósk um breytingu á verkefninu, teikningar, útboðsgögn, skýrslur o.s.frv. Slíkar samþykktir skulu eiga sér stað í PIAB, þ.e. ósk um samþykki send í gegnum kerfið og staðfesting á samþykkt líka.1. Skjal sem óska á eftir samþykkt á, er valið í möpputré verkefnisins (sjá lið C).2. Ýtt er á slóðina „Ítarlegt>>“ sem er hægra megin í glugganum, ofarlega. 3. Hnappurinn „Stýra samþykkt“ er valinn og nýr gluggi opnast.4. Undir flipanum „Staða“ er smellt á takkann „Óska eftir samþykkt“ sem er neðst

í glugganum. 5. Farið er í flipann „Eiginleikar“ og þar stillt hvenær samþykktarferli þarf að vera

lokið með því að velja dagsetninguna hægra megin við „Stilla dagsetningu“ hnappinn í miðjum glugganum. Síðan er smellt á „Stilla dagsetningu“.

6. Flipinn „Athugasemdir“ er valinn ef þarf og þá skráðar skýringar eða önnur skilaboð sem þurfa að komast til þeirra sem fá beiðni um að samþykkja skjalið. Skilaboðin eru skráð í neðra auða textaboxið og síðan smellt á „Bæta athugasemd við“. Boðin færast þá inn fyrir ofan, þar sem allir sem fá samþykktarbeiðnina sjá þau. Allar athugasemdir sem aðrir bæta við færast þarna inn líka. Ekki er hægt að eyða athugasemdum út.

7. Farið í flipann „Bæta við notendum“ og veljið þá sem eiga að fá skjalið til samþykktar úr lista notenda sem er í neðri hluta gluggans. Þegar notandi hefur verið valinn er smellt á svarta „Bæta við notendum“ hnappinn sem er ofan við nafnalistann.

8. Þegar notendum er bætt við opnast flipinn „Afstaða notanda“ sjálfkrafa, en þar má sjá nöfn þeirra sem munu fá eða hafa fengið beiðni um að samþykkja skjalið, hvenær beiðnin fór, á hvaða tölvupóst og hvor viðkomandi hafi tekið afstöðu til skjalsins og hver afstaða þá er (samþykkt ekki komin, samþykkt, samþykkt með skilyrðum, sitja hjá, hafna). Á þennan sama stað má alltaf fara til að skoða hvernig samþykktarferlinu miði og hver afstaða aðila hefur verið.

9. Farið er í flipann „Tölvupóstur“, bætt við skilaboðin sem þar eru og að því loknu ýtt á hnappinn „Senda tölvupóst…“. Póstur fer þá á einstaklingana sem voru valdir, þeir nýta slóðina í boðunum til að fara inn í PIAB og greina frá




____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

afstöðu sinni til skjalsins. Á meðan á ferlinu stendur og þangað til skjalið hefur verið samþykkt er staða þess sjálfkrafa merkt sem hafnað.

10.Þegar umbeðnir aðilar hafa veitt samþykki sitt er skjalið valið í möpputrénu og síðan svarti „Stýra samþykkt“ hnappurinn hægra megin í glugganum. Í glugganum sem opnast er smellt á svarta hnappinn „Samþykkt lokið“ og skjalið þá virkjað til frekari vinnslu. Einungis sá sem sendi skjalið til samþykktar getur staðfest að samþykkt sé lokið.

11.Athuga að á meðan skjal er í samþykktarferli geta aðrir notendur skoðað það en ekki unnið í því. Blár kross ofan í skjalamerkinu ( ) framan við nafn þess í möpputrénu auðkennir skjal sem er í slíku ferli. Ofan við „Skrá út“ hnappinn er staða skjalsins sögð vera „Samþykki í vinnslu“. Ef þeir sem um það voru beðnir bregðast ekki við samþykktarbeiðni getur verkefnisstjóri, ef á þarf að halda, hætt við samþykktarferlið eða tekið viðkomandi einstakling út og losað skjalið þar með til frekari vinnslu.

12.Athuga að ef samþykktaraðili hafnar skjalinu verður verkefnisstjóri að hætta við samþyktarferlið. Ef senda skjalið í nýtt samþykktarferli þarf að skrá skjalið út, breyta því, skrá nýja útgáfu inn og senda þá útgáfu í samþykktarferli. Ekki er sem sé hægt að senda óbreytt skjal aftur í samþykktarferli.

J. Að samþykkja skjal þegar eftir því hefur verið óskað1. Verkefnisstjóri sendir í gegnum PIAB beiðni um samþykkt á skjali, t.d. þegar

um er að ræða fundargerðir, teikningar sem eru hluti hönnunar, útboðsgögn o.s.frv. Með því að veita samþykki staðfestir notandi réttmæti efnisins og/eða að halda megi vinnu áfram á þeim forsendum sem koma fram í skjalinu.

2. Sá sem fær skjal sent til samþykktar fær tölvupóst þar að lútandi. Viðfangsefni póstsins er „Vinsamlega samþykktu nafn skjals“ og inni í póstinum er slóð. Viðtakandi tölvupóstsins smellir á slóðina til að virkja ferlið.

3. Þá opnast gluggi þar sem sjá má hvaða skjöl bíða samþykktar notanda. Þar má sjá um hvaða skjal er að ræða, hver sendi það til samþykktar og fyrir hvaða tímasetningu samþykkt þarf að vera lokið. Smellt er á tengilinn sem er í „Mitt samþykki“ dálkinum og nýr gluggi opnast.

4. Til að skoða skjalið er flipinn „Upplýsingar skjals“ valinn og þar undir annað hvort „Skoða“ eða „Forskoða“. Skoða opnar skjalið í þeim hugbúnaði sem það var unnið í en Forskoða opnar skalið á vefnum.

5. Þegar samþykkjandi hefur tekið afstöðu til skjalsins er farið í flipann „Mitt samþykki“ og merkt við „Hafna“, „Samþykkja“, „Sitja hjá“ eða „Samþykkja með skilyrðum“ eins og við á og síðan smellt á „Virkja samþykki“.

6. Ef skjalið er samþykkt með skilyrðum er næst farið í flipann „Athugasemdir“ og skráð inn í neðri hluta gluggans hver breytingarkrafan er og síðan smellt á „Bæta athugasemd við“. Aðrar athugasemdir sem notandi vill gera eru skráðar



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

þar líka. Athuga þarf að allar athugasemdir sem hafa verið skráðar, af öllum samþykktaraðilum, sjást í efri hluta gluggans. Ekki er hægt að eyða út athugasemdum sem hafa verið færðar inn.

7. Undir flipanum „Samþykktir“ má sjá hverjir hafa fengið skjalið til samþykktar og hvaða afstöðu þeir hafa tekið. Samþykktaraðili getur hvenær sem er á samþykktartímanum, eða þangað til verkefnisstjóri lokar samþykktarferlinu, farið inn og breytt atkvæði sínu.

8. Athuga að á meðan skjal er í samþykktarferli geta aðrir notendur skoðað það en ekki unnið í því. Blár kross ofan í skjalamerkinu ( ) framan við nafn þess í möpputrénu auðkennir skjal sem er í slíku ferli. Ofan við neðri röð grænu hnappana í neðri glugganumer staða skjalsins sögð vera „Samþykki í vinnslu“. Ef þeir sem um það voru beðnir bregðast ekki við samþykktarbeiðni getur verkefnisstjóri, ef á þarf að halda, hætt við samþykktarferlið eða dregið viðkomandi út úr samþykktarferlinu og losað skjalið þar með til frekari vinnslu.

9. Athugið að í staðinn, og ef notandi er þegar inni í PIAB og að vinna í verkefni, þarf ekki að fylgja slóðinni í tölvupóstinum. Í staðinn er slóðin „Valmynd“, sem er efst hægri valin. Í glugganum sem opnast er hægt að finna „Samþykktir“ undir flokknum „Verkefni“. Ferlið þar á eftir er það sama og hefur verið lýst hér fyrir ofan.

K. Senda öll skjöl í skrá í tölvupósti til skoðunar1. Hægt er að senda öll skjöl sem eru í valinni skrá í tölvupósti til skoðunar. Þá

er skráin valin úr listanum í möpputrénu sem er vinstra megin í möppuglugganum (sjá lið C), með því að smella á nafn hennar.

2. Smelltu síðan á svarta hnappinn „Tölvupóstskrá“ sem er ofarlega hægra megin í möppuglugganum. Nýr gluggi opnast.

3. Nöfn þeirra sem hafa aðgang að verkefninu birtast í lista undir tómu línunni sem kemur á eftir „Afrit:“ Veldu viðtakanda og ýttu á svarta hnappinn „Til“ eða „Afrit“ eftir því í hvaða skyni viðkomandi fær póstinn. Ef viðtakandi er ekki einn af þeim sem hafa heimildir inn í verkefnið límdu þá eða skráðu netfangið hans inn í reitinn efst, aftan við þar sem stendur „Til“.

4. Forskráðar upplýsingar má sjá þar sem stendur „Viðfangsefni“ og „Skilaboð“. Hægt er að breyta þessum texta eins og þörf er á.

5. Smella svo á „Senda“ hnappinn.6. Athuga að einungis er hægt að senda nýjustu útgáfur skjala með þessum

hætti.7. Athuga að sá sem ætlar að skoða skjölin þurfa að hafa viðeigandi hugbúnað

til slíks. Dæmi: Ef um Word skjal er að ræða þarf að hafa hugbúnað sem leyfir skoðun og vinnslu á Word skjali.



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

L. Senda skjal í tölvupósti til skoðunar1. Hægt er að senda einstakt valið skjal í tölvupósti til skoðunar. Byrjaðu á að

velja skjalið úr listanum í möpputrénu vinstra megin í möppuglugganum (sjá lið C), með því að smella á nafn þess.

2. Smelltu síðan á „Ítarlegt>>“ slóðina sem er ofarlega hægra megin í glugganum. Veldu því næst svarta hnappinn sem segir „Tölvupóstur“. Nýr gluggi opnast.



5. Smella svo á „Senda“ hnappinn.6. Athuga að einungis er hægt að senda nýjustu útgáfur skjala með þessum

hætti. Til að senda eldri útgáfu skjals, veldu skjalið og smelltu svo á slóðina „Tölvupóstur“ sem er vinstra megin við þá útgáfu sem á að senda í útgáfusögu skjalsins.

7. Athuga að sá sem ætlar að skoða skjalið þarf að hafa viðeigandi hugbúnað til að opna það. Dæmi: Ef um Word skjal er að ræða þarf að hafa hugbúnað sem leyfir skoðun og vinnslu á Word skjali.

M. Senda skjal í tölvupósti til vinnslu1. Hægt er að senda einstakt valið skjal í tölvupósti til breytingar eða frekari

vinnslu. Byrjaðu á að velja skjalið úr listanum í möpputrénu vinstra megin í möppuglugganum (sjá lið C), með því að smella á nafn þess.

1. Smelltu síðan á „Ítarlegt>>“ slóðina sem er ofarlega hægra megin í glugganum. Veldu því næst svarta hnappinn sem segir „Skrá út í tölvupóst“. Nýr gluggi opnast.



4. Smella svo á „Senda“ hnappinn.



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Athuga að einungis er hægt að senda nýjustu útgáfur skjala með þessum hætti.

6. Athuga að með þessu er skjalið skráð út úr kerfinu. Á meðan skjal er skráð út geta aðrir notendur skoðað það en ekki unnið í því. Rauður kross ofan í skjalamerkinu ( ) framan við nafn þess í möpputrénu auðkennir skjal sem er skráð út. Ofan við svörtu „Skrá inn/út“ hnappana má síðan sjá hvaða notandi skráði skjalið út. Ef á þarf að halda er hægt að hafa samband við viðkomandi og biðja hann um að afturkalla útskráninguna til að annar geti unnið í því – en því fylgir að ekki er hægt að skrá breytta skjalið sem sent var með tölvupósti aftur inn með beinum hætti (fá aðstoð kerfisstjóra við þessar aðstæður). Ef ekki næst í þann sem skráði skjalið út getur kerfisstjóri ([email protected]) skráð skjalið inn ef á þarf að halda.


N. Skrá inn skjal sem sent var í tölvupósti til vinnslu1. Þegar notandi sem hefur til þess heimildir hefur skráð skjal út úr PIAB og sent

í tölvupósti (sjá lið M) til vinnslu eða breytinga hjá þriðja aðila, þarf að skrá skjalið aftur inn.

2. Sá sem tók við tölvupóstinum gerir þá þær breytingar á skjalinu sem þarf og sendir til baka sem viðhengi í tölvupósti. Gæta þarf að því að nafni skjals hafi ekki verið breytt á nokkurn hátt.

3. Sá sem skráði skjalið út tekur við tölvupóstinum frá þeim sem breytti skjalinu. Hann vistar skjalið tímabundið einhvers staðar á tölvunni hjá sér.

4. Sá sem skráði skjalið út skráir sig inn í PIAB, velur verkefnið og skjalið sem um ræðir. Hann smellir svo á svarta hnappinn „Skrá inn“.

5. Þá opnast gluggi, farið er í „Fletta…“ til að finna skjalið sem verið var að breyta þar sem það var vistað, það valið, lýsing á breytingunum færð inn í þar til gerðan reit og síðan smellt á „Skrá inn“.

6. Ef hætt er við að vinna í skjalinu eða vista breytta útgáfu þess er valið „Afturkalla útskráningu“ í stað „Skrá inn“, en þá færist skjalið inn í upprunalegri mynd og útgáfu.

7. Á meðan skjal er skráð út geta aðrir notendur skoðað þá útgáfu þess sem áður var vistuð en ekki unnið í því. Rauður kross ofan í skjalamerkinu ( ) framan við nafn þess í möpputrénu auðkennir skjal sem er skráð út. Ofan við svörtu „Skrá inn/út“ hnappana má síðan sjá hvaða notandi er með skjalið útskráð. Ef á þarf að halda er þá hægt að hafa samband við viðkomandi og biðja hann um að skrá skjalið aftur inn til að annar geti unnið í því. Ef ekki næst í viðkomandi getur kerfisstjóri skráð skjalið inn - vinsamlega sendið



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

beiðni þar að lútandi á [email protected]. Athugið að ef verkefnastofa skráir skjalið inn þá tapast þær breytingar sem sá aðili sem skráði það út var búinn að gera.


O. Setja upp og vinna með spjallþráð1. Hægt er að búa til og vinna með spjallþræði í verkefnum, annars vegar

almenna þræði og hins vegar í tengslum við einstök skjöl. Ath. að allir spjallþræðir verkefnis eru sýnilegir öllum með aðgang að verkefninu, án tillits til heimilda þeirra.

2. Fara inn í verkefnið og smella á slóðina „Valmynd“ sem er efst hægra megin í möppuglugganum (sjá lið C). Undir „Verkefni“, velja „Spjall“ og nýr gluggi opnast.

3. Smella á hnappinn „Nýr þráður“ sem er á vinstri hlið gluggans. Við það opnast nýr gluggi sem ber heitir „Nýr þráður“.

4. Þar efst er sett inn heiti spjallsins, síðan þema ef við á og svo valið hver staða spjallsins er – hvort það er „virkt“, „lokað“ eða „geymt“.

5. Texti fyrir spjallið er skráður inn í textahólfið neðan við svarta „Forskoða“ hnappinn og svo smellt á gráa „Bæta við“ hnappinn neðst.

6. Hægt er að bæta vefslóð eða slóð á mynd inn í texta í spjallþræði með því að afrita slóðina og líma inn í textaboxið. Hægt er að forskoða efnið með því að ýta á hnappinn „Forskoða“.

7. Til að búa þráðinn til er síðan valinn hnappurinn „Bæta við“ og glugginn lokast.

8. Þráðurinn birtist nú í listanum vinstra megin í „Spjall“ glugganum.9. Til að skoða spjallið eða breyta grunn upplýsingum spjallþráðar er smellt á

viðeigandi slóð framan við titil þráðsins. 10. Til að bæta texta við spjallið í þræðinum þá er smellt á „Skoða“ slóðina fram

við titil spjallsins. Við það kemur spjallið upp hægra megin í glugganum. Þá er smellt á svarta „Bæta við boðum“ hnappinn og nýr gluggi opnast þar sem hægt er að skrá boðin inn með sama hætti og lýst er hér í punkti 5.

11. Ef smellt er á „fleira…“ slóðina sem er aftan við svarta „Bæta við boðum“ hnappinn þá birtast tveir valkostir fyrir neðan. Annars vegar er hægt að haka við „Móttaka tölvupóstsviðvaranir“ en þá fær sá sem hakaði tölvupóst með upplýsingum um að einhver hafi bætt við spjallið. Hins vegar er hægt að velja svarta „Tengja í skjal“ hnappinn. Möpputré verkefnisins er í glugganum sem birtist, þar er valið það skjal sem spjallið tengist. Við það verður skjalið annars vega aðgengilegt inni í spjallþræðinum, en einnig verður virkur svartur hnappur „Spjallþráður“ inni í upplýsingaglugga skjalsins sjálfs og er hægt að smella á hann til að fara inn í spjallið.




____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

P. Breyta persónulegum upplýsingum1. Smella á slóðina „Valmynd“ sem er efst hægra megin inni í kerfinu. Undir

titlinum „Kerfisstjóri“ er smellt á „Breyta notendaupplýsingum“. Þá birtist gluggi með persónulegum upplýsingum notanda. Hægt er að breyta eða bæta við upplýsingum um netfang, síma eða annað sem auðveldar samskipti við notanda. Þegar búið er að færa nýjar upplýsingar inn er smellt á svarta „Vista“ hnappinn.

Q. Breyta aðgangsorði/lykilorði inn í PIAB1. Smella á slóðina „Valmynd“ sem er efst hægra megin inni í kerfinu. Undir

titlinum „Kerfisstjóri“ er smellt á „Breyta notendaupplýsingum“ og þar efst fært inn nýtt lykilorð. Með því að ýta á svarta hnappinn „Endurstilla“, færist nýtt lykilorð inn. Athuga að lykilorðið þarf að vera 8 stafir að lágmarki og innihalda að lágmarki einn hástaf, einn tölustafur og eitt merki (t.d. _). Notendur sem eru starfsmenn Reykjavíkurborgar og vinna á kerfið á starfsstöðvum borgarinnar þurfa ekki lykilorð.

2. Athuga að verkefnastofa getur einnig endurstillt aðgangsorð notanda, ef hann getur ekki gert slíkt sjálfur af einhverju ástæðum eða hefur gleymt aðgangsorðinu sínu og þarf nýtt. Þá er sendur tölvupóstur á verkefnastofa@reykjavík.is og óskað eftir endurstillingu aðgangsorðs, en þá þarf að fylgja með í hvaða verkefni viðkomandi er að vinna og hver verkefnisstjóri þessi er. Í einhverjum tilfellum getur verkefnastofa þurft að óska eftir staðfestingu verkefnisstjóra á að endurstilla megi aðgangsorð notanda.

Breytingar á skjali frá fyrri útgáfu:


Documents

UMHVERFISSTEFNA UMVERFIS- OG SAMGÖNGUSVIÐS · Web viewDæmi: Ef um Word skjal er að ræða þarf notandi að hafa hugbúnað sem leyfir skoðun á Word skjali. Vinna í skjali