INFORMACIONI SISTEM SKOLE Školska 2020/21 Predmetni asistent: Doc. dr Ljubica Kazi Priprema za 2. čas vežbi TUTORIJAL ZA IZRADU APLIKACIJE U OKVIRU ALATA MICROSOFT ACCESS Pokredemo aplikaciju Microsoft Access u okviru Microsoft Office paketa. U ovom tutorijalu koristimo verziju MS Access 2007. Koncept Microsoft Access-a je da se sve što radite nalazi u 1 fajlu – baza podataka, ekranske forme za rad sa podacima, upiti izveštaji I drugo.

1. Upoznavanje sa radnim okruženjem I kreiranje fajla

Nakon pokretanja dobijamo ekran za rad:

U gornjem levom uglu biramo opciju New.

Nakon izbora opcije New dobijamo u desnom uglu prostor za unos naziva fajla (u kom se nalazi baza podataka I ostali elementi) I mogucnost izbora lokacije snimanja fajla.

Unecemo naziv fajla:

Nakon izbora ikonice zute fascikle pored, dobija se dijalog prozor za izbor lokacije gde ce fajl biti snimljen.

Na tom ekranu možemo izabrati I verziju MS Access fajla, izborom opcije ispod naziva fajla.

Ekstenzija fajla se razlikuje u odnosu na verzije. Ako ostane izbor kakav je bio inicijalno, za tip Microsoft Access2007 fajl ima ekstenziju accdb, dok ranije verzije (2000 I 2002/3) imaju ekstenziju mdb. Izbor verzije Access fajla ne menja njegove mogucnosti I strukturu. Verzija utice na to na kojim racunarima ce se kreirani fajl moci kasnije ucitati. Ako imate neki drugi racunar na kom bi se ovaj fajl ucitavao, a ne znate koja bi to bila verzija koja je tamo podrzana, onda je najbolje izabrati najstariju verziju, jer ce se moci ucitati I na starim I na novijim verzijama Access alata. U okviru ovog dijalog prozora mozemo zadati finalni naziv fajla, bez obzira sto je inicijalno dat na prethodnom ekranu. Zato biramo Ms Access 2000 kao najstariji, a da bismo naglasili koja je verzija fajla, dacemo i precizniji naziv.

Nakon potvrde tasterom OK vracamo se na glavni ekran I tamo je omoguceno konacno kreiranje fajla.

Biramo taste Create I dobijamo osnovni ekran za rad sa tim fajlom.

Ključni deo ovog alata je kartica Create sa delovima – Table, Form, Report, Query Wizard, Macro.

Kao I kartica DatabaseTools i deo – Relationships.

Napomena: Ako biste zatvorili alat sistem bi pitao da li želite da snimite promene.

2. Otvaranje fajla radi nastavka rada

Otvaranje fajla radi nastavka rada se realizuje primenom opcije Open sa glavnog menija:

Dobijamo dijalog prozor za izbor lokacije gde se fajl nalazi.

Nakon sto ste se pozicionirali na fajl i izabrali taster OPEN otvara se fajl u alatu Access. Može se desiti da je sam fajl zaštiden od izmena, tako da se u tom trenutku prikazuje upozorenje i mogudnost da podesite da možete dalje da radite. Birate opciju Options:

Automatski dobijate dijalog prozor gde možete podesiti da se omogudi izmena sadržaja, kao na slici levo. Potrebno je izabrati drugu opciju.

3. Kreiranje baze podataka – tabela i relacija

3.1. Teorijske osnove – relacioni model podataka U okviru Microsoft Access alata kreiraju se i koriste tzv. relacione baze podataka. Smisao relacione baze podataka je u organizaciji podataka u tabele, koje su medjusobno povezane. Primer relacione baze podataka dat je u nastavku:

Kao što možemo videti svaka tabela ima polja, a svako polje ima naziv i tip podatka. Tabele su povezane putem polja, koje u ovom slučaju imaju isto ime.

DOPUNA: Formiranje primarnog kljuca – najbolje je da je to govoreca sifra, npr. JMBG broj kod zaposlenog. Primarni kljuc osim sto sluzi za jedinstveno identifikovanje I pristup zapisu, sluzi I da spreci da se isti zapis vise puta ponovi. Svaki primarni kljuc dobija u okviru tabele I posebnu podstrukturu – primarni unique index koja sluzi uredjenju zapisa, laksoj pretrazi ali I obezbedjivanju jedinstvenosti zapisa.

Na prethodnom primeru u tabeli Prisustvo na sednici vidimo da je primarni kljuc IDPrisustva, ali to ne sprecava da se na istoj sednici isti zaposleni evidentira 2 ili vise puta. Zato bi bilo dobro da se formira slozeni primarni kljuc od 2 polja: IDSednice I IDZaposlenog, da se kombinacija vrednosti oba polja ne ponovi ili da se uvede alternativni kljuc, a to je unique indeks koji nije primary nad ta 2 polja I na taj nacin spreci dupliranje zapisa. U tabeli zaposleni bi mogli da takodje uvedemo unique indeks nad kombinacijom polja prezime, ime I npr. datum rodjenja ili email…Napomena: Cak je dovoljno I email da bude alternativa primarnom kljucu, da se obezbedi jednistvenost zapisa.

3.2. Rad sa relacionom bazom podataka u MS Access-u Inicijalno, nakon kreiranja fajla sa kojim se radi, dobijamo ekran za kreiranje tabela. Desnim klikom na naziv kartice koja je data “Table1” dobijamo padajudi meni i biramo opciju Design View. Na ovaj način ulazimo u ekran za kreiranje strukture tabele.

Nakon izbora opcije Design View dobijamo prvo prozor za unos naziva tabele.

Unecemo naziv “Ucenik”:

Inicijalno dobijamo jedno polje koje sistem automatski kreira. To polje se zove ID I tip podatka je AutoNumber. Levo od tog polja je nacrtan kljuc, sto znaci da je to identifikaciono polje, tj. primarni kljuc te tabele. To je jedinstven broj za svaki zapis u tabeli.

Naravno, ta inicijalno polje se može promeniti. Najbolje bi bilo da je to JMBG broj. Unecemo polja koja su važna da opišu Učenika. Može se za svaki podatak odrediti tip podatka.

Mogude vrednosti za izbor tipa podatka date su na slededoj slici. Tu vidimo das u mogude vrednosti: text (manje tekstualne vrednosti, string), memo (veda količina teksta), number (celobrojni I realni brojevi), date-time (datumska vrednost), currency (novcana vrednost), auto number (celobrojna vrednost koja se automatski azurira I ne moze se dodeljivati od strane korisnika, brojevi idu redom), yes-no (bulova vrednost tacno-netacno), OLE object (npr. slika), hyperlink (link na sadržaj sa interneta)…

Za polja osim generalnog tipa podatka se mogu preciznije podesiti dodatne osobine, npr. veličina polja, obaveznost unosa (Required, allow zero length) i drugo.

Slededi korak je kreirati barem još jednu tabelu i potrebno je povezati te tabele. Prvo demo kreirati još jednu tabelu. Biramo u okviru Create opciju Table.

Dobijamo novu tabelu sa inicijalnim nazivom Table 1 koja nije jos uvek snimljena.

Na isti nacin kreiracemo tabele Skola I Upis. Tabele mogu biti otvorene istovremeno I prikazane u karticama.

Vazno je napomenuti da u tabeli upis, koja sluzi za povezivanje tabele ucenik I skola, treba da postoje polja koja se slicno zovu, ali imaju iste tipove podataka I duzine kao I primarni kljucevi tih tabela.

Sledi povezivanje primenom DatabaseTools I Relationships.

DOPUNA: Kada pokrenemo Relationships prozor dobijamo:

Dodavanjem tabela one se pojavljuju na relationships prozoru. Premestamo ih tako da bude lakse povezivanje. Prevlacimo misem npr. PIB (primarni ključ) do polja PIB skole (strani ključ). Nakon tog prevlacenja, automatski se pojavljuje prozor Edit Relationships, gde se podesavaju akcije ocuvanja referencijalnog integriteta (Enforce Referential Integrity).

Najčešda podešavanja za referencijalni integritet predstavljena su na narednom ekranu. Vidimo da se postavlja “Enforce Referential integrity” da se omogudi očuvanje referencijalnog integriteta I podešavanje “Cascade Update Related Fields”. Veoma je rizično I opasno podesiti “Cascade delete related records”. Referencijalni integritet se odnosi na usklađenost podataka u tabelama koje su povezane. Narušavanje referencijalnog integriteta se može desiti:

1. Prilikom izmene vrednosti primarnog ključa glavne tabele, kada povezani podaci u drugoj tabeli onda mogu da ukazuju na nepostojedi podataka

2. Prilikom brisanja zapisa u glavnoj tabeli, kada zapisi povezane druge tabele ukazuju na nepostojecu vrednost stranog ključa.

Da ne bi došlo do ovakve neusaglašenosti, podešavaju se automatizmi očuvanja referencijalnog integriteta. Prilikom kaskadne izmene, vrednost primarnog ključa se automatski ažurira u vezanoj tabeli. Prilikom kaskadnog brisanja, ako se

obriše zapis u glavnoj tabeli, automatski se brišu I svi zapisi koji su sa njim povezani u drugoj tabeli. Napominjemo da je ovo veoma opaasno I zato nedemo podesiti da brisanje ide kaskadno. Ako je bitno obrisati zapis iz glavne tabele, ako postoji bar jedan vezani zapis I nije podešeno kaskadno brisanje, onda de se morati ručno, a ne automatski, prvo obrisati svi zapisi iz vezane tabele, a tek onda de se modi obrisati zapis iz glavne tabele.

Ponovidemo postupak I za povezivanje ucenika i upisa. Dobijamo shemu relacione baze podataka.

DOPUNA: Unos podataka u tabele Unosimo podatke u tabele duplim klikom na naziv tabele na meniju levo ili desni klik I opcija OPEN.

Podaci se ne mogu unositi proizvoljno, ved se prvo moraju unositi osnovni podaci, npr. ucenik i skola, a tek onda podaci o upisu. Ako bi se odmah unosili podaci o upisu, uspostavljeni mehanizam referencijalnog integriteta bi prijavio gresku automatski. U narednom primeru uneli smo vrednost 45 za PIB skole, a ta vrednost ne postoji kao vrednost primarnog kljuca u tabeli skola i sistem za upravljanje bazom podataka Access prijavljuje grešku:

Rad sa formama Da bi omogudili komforniji unos podataka I bolji prikaz, pravimo ekranske forme aplikacije. Forme možemo jednostavno kreirati izborom naziva tabele s leve strane I opcije Create, Form.

Automatski kreirana forma za primer Ucenika ima izgled Master-detail koji u ovom slučaju nije potreban. Takav odnos podataka je vazno da bude zastupljen kada se odmah evidentiraju svi podaci celine I svih delova. U ovom slucaju svi upisi jednog ucenika se ne unose odmah.

Obrisacemo tu tabelu koja je u odnosi na detail. Ulazimo u dizajn rezim izborom opcije u gornjem levom uglu.

U dizajn režimu dobijamo paletu sa alatima za dodavanje novih objekata na formu. Najvažniji je button i combo box, kao što je obeleženo na slici.

Dodajemo button. Dobijamo dijalog prozor za izbor tipa akcije koje može da izvrši button.

Najčešde korišdene opcije odnose se na navigaciju (prvi, prethodni, slededi, poslednji) I rad sa podacima (Record operations).

Za dodavanje demo dodati taster ADD NEW RECORD, za snimanje SAVE RECORD.

Na kraju dodajemo programersko ime tasteru, za slucaj da se kasnije koristi u progamiranju.

Slicne operacije cemo uraditi za sve najvaznije tastere. Na kraju prilikom napustanja forme, snimicemo je pod imenom frmUcenik, da bi se razlikovala od tabele Ucenik. Nakon snimanja prikazuje se na meniju levo.

Specifične su forme gde se dodaju combo box kontrole, kojima se čitaju podaci iz drugih tabela I koriste u okviru osnovne tabele. Takav primer je Upis.

Zamenidemo polje PIB skole I JMBG ucenika combo boxovima tako da se biraju vrednosti od postojedih. Biramo 1 opciju u dijalog prozoru, tako da biramo podatke iz druge tabele:

Biramo tabelu odakle se biraju vrednosti:

Biramo polja iz te tabele koja ce biti prikazana:

Biramo kriterijum sortiranja na prikazu:

Biramo da li ce se prikazati vrednost primarnog kljuca:

Odredjujemo koje polje sluzi za povezivanje:

Biramo u koje polje ce ta vrednost biti upisana u glavnoj tabeli:

Dodeljuje se ime combo boxu.

Preimenujemo labelu levo od combo boxa, a izbacujemo text box.

Rad sa upitima Upiti predstavljaju naredbe koje se upuduju sistemu za upravljanje bazom podataka. Način pisanja upita određen je jezikom SQL. Upiti se mogu automatski kreirati vizuelnim alatima u Access-u ili pisati kao naredbe. Postoje razne vrste SQL upita:

1. Upiti za kreiranje baze podataka, tabela, relacija 2. Upiti za manipulaciju podacima – izdvajanje, unos, brisanje, izmenu.

Kreiramo upit tipa SELECT za izdvajanje podataka. Najčešde se upiti formiraju tako da se preuzmu podaci iz raznih tabela integrišu: U Access alatu biramo opcije:

Biramo polja iz raznih tabela.

Biramo detaljni prikaz, ne statistički:

Dodeljujemo ime upitu:

Izvršavanje:

Pogledacemo SQL izraz – desni klik, SQL View:

Dobijamo ceo upit:

Taster “!” ponovo pokrece upit da bi se dobio rezultat. Rad sa izvestajima Izvestaji predstavljaju izgled dokumenta kako bi se odstampao integrisan sa podacima. Najcesce se formiraju nad upitima.

Dobijamo gotov izvestaj:

Mozemo podesiti naslov, širinu I druge osobine, radi boljeg izgleda.