ONE – Tutoriel de l’assistant d’import des comptes

1

Administrer son ENT

Tutoriel de l’assistant d’import des comptes

Accès à l’assistant d’import des comptes .................................................................................. 2

Etape 1 : Préparation de l’import ............................................................................................... 3

1) Sélection de l’établissement concerné par l’import ................................................ 3

2) Dépôt des fichiers .................................................................................................... 3

3) Paramétrage de l’import .......................................................................................... 5

4) Lancement de l’import ............................................................................................. 5

Etape 2 : Rapport intermédiaire ................................................................................................. 6

1) Présentation globale ................................................................................................ 6

2) Points d’attention .................................................................................................... 6

Etape 3 : Bilan de l’import .......................................................................................................... 8

Si vous rencontrez des difficultés lors de l’utilisation de l’assistant d’import, vous pouvez faire une demande d’aide au support de ONE via l’application Assistance, ou à l’adresse support@one1d.fr.

ONE – Tutoriel de l’assistant d’import des comptes

2

Accès à l’assistant d’import des comptes

Pour vous rendre sur l’assistant d’import, allez sur la page « Mes Applis » puis cliquez sur l’icône « Administration ».

Vous accédez à la Console d’administration. Passez votre souris sur le libellé « Annuaire » (1) dans le bandeau supérieur. Une liste déroulante s’affiche, cliquez ensuite sur « Import des comptes » (2).

Seuls les utilisateurs disposant du statut d’administrateur local ONE peuvent accéder à la Console d’administration. Si vous souhaitez occuper la fonction d’administrateur pour votre école ou votre projet, vous pouvez nous en faire la demande via l’application Assistance de ONE.

1

2

ONE – Tutoriel de l’assistant d’import des comptes

3

Etape 1 : Préparation de l’import

Vous accédez à l’étape 1 de l’assistant d’import des comptes. Les quatre parties entourées dans la capture d’écran ci-dessous sont détaillées dans les points suivants :

1) Sélection de l’établissement concerné par l’import

Dans la liste déroulante, sélectionnez l’école pour laquelle vous souhaitez importer des données. Seules les écoles pour lesquelles vous disposez d’un droit d’administration apparaissent dans cette liste.

2) Dépôt des fichiers

Sur cette partie, vous allez déposer les fichiers servant à l’initialisation des comptes élèves, parents et enseignants de l’école.

Voici des modèles de fichiers, sachant que vous pouvez extraire les fichiers élèves et parents directement de ONDE comme expliqué ici :

• Fichier enseignant : http://one1d.fr/wp-content/uploads/2017/09/Modèle-fichier-enseignants-ONDE.csv ;

ONE – Tutoriel de l’assistant d’import des comptes

4

• Fichier élève : http://one1d.fr/wp-content/uploads/2017/09/Modèle-fichier-élèves-ONDE.csv ;

• Fichier parent : http://one1d.fr/wp-content/uploads/2017/09/Modèle-fichier-parents-ONDE.csv.

Pour déposer des fichiers, il vous suffit de cocher le type de profil à importer (1), puis de suivre le bouton « Choisissez un fichier » pour importer le fichier de votre ordinateur.

Remarques :

o Les fichiers doivent être enregistrés au format .csv avec l’option séparateur point-virgule.

o Pour chaque fichier, les colonnes marquées d’un astérisque doivent obligatoirement être complétées.

o Les noms des classes doivent être parfaitement identiques dans les 3 fichiers. o Le fichier des élèves doit être chargé avant le fichier des parents. Pour que les parents

soient rattachés aux bons élèves, il faut indiquer l’identifiant correspondant à(aux) enfant(s) dans le fichier des parents.

o Concernant le fichier parents : o Il ne doit pas contenir de doublons. Si un parent apparaît en double, deux

comptes seront créés dans l’ENT ; o Si un parent a plusieurs enfants dans l’école, vous devez créer plusieurs

colonnes enfants Nom de famille enfant, Prénom enfant et Classe enfant sur la ligne du parent.

o Si un enseignant est rattaché à plusieurs classes, vous devez créer plusieurs colonnes « Classe » sur la ligne correspondant à l’enseignant.

ONE – Tutoriel de l’assistant d’import des comptes

5

3) Paramétrage de l’import

Ces options sont à sélectionner pour mettre à jour les données utilisateurs lors d’une transition d’année scolaire.

Détails des options Paramètres de l’import :

o Pré-supprimer les comptes des utilisateurs absents des fichiers : o Les comptes des utilisateurs qui ne figurent pas dans les fichiers seront

automatiquement pré-supprimés ; o Ces utilisateurs pourront continuer à accéder à l'ENT pour récupérer leurs

données pendant un délai de 90 jours ; o Leurs comptes seront définitivement supprimés après ce délai.

o Changement d’année scolaire :

o Toutes les classes absentes du fichier sont supprimées ; o Les classes et les groupes de classes existants sont supprimés ; o Les partages associés à ces classes et ces groupes sont également supprimés ; o Les règles de communication sont réinitialisées (retour aux règles par défaut).

4) Lancement de l’import

Cliquez maintenant sur le bouton « Etape suivante » (4) pour accéder au rapport intermédiaire de l’import.

ONE – Tutoriel de l’assistant d’import des comptes

6

Etape 2 : Rapport intermédiaire

1) Présentation globale

Le rapport intermédiaire vous permet de vérifier que les données importées sont correctes. Vous visualisez la liste des utilisateurs de l’école et pouvez activer des filtres par classe, par profil et par action réalisée lors de l’import (1).

L’assistant d’import permet également de télécharger le rapport intermédiaire au format CSV (2).

Vérifiez la validité des données importées (nombre total d’utilisateurs, appartenance aux classes…) :

• Si tout est cohérent, vous pouvez lancer l’import (3).

• Si vous constatez des incohérences, cliquez sur « Retour » pour revenir à l’étape 1. Corrigez les fichiers erronés puis importez-les à nouveau.

2) Points d’attention

Si vous avez sélectionné les deux options « Paramètres de l’import » lors de l’étape 1 :

• Pré-supprimer les comptes des utilisateurs absents des fichiers

• Changement d’année scolaire

Attention, l’import peut prendre quelques minutes, ne quittez pas la page pendant l’attente.

1

2 3

ONE – Tutoriel de l’assistant d’import des comptes

7

Le rapport intermédiaire précise l’action qui sera effectuée lors de l’import du nouveau fichier pour chaque utilisateur : créé, modifié, supprimé (1).

Une fois les vérifications de cohérence effectuées, vous pouvez lancez l’import (2).

1

2

ONE – Tutoriel de l’assistant d’import des comptes

8

Etape 3 : Bilan de l’import

Une fenêtre confirme que l’import a bien été effectué. Cliquez sur le bouton « Terminer » pour quitter l’assistant d’import.

Les données importées apparaissent dans la partie Annuaire de la Console d’administration (1), en cliquant sur l’onglet « Opérations sur les utilisateurs » (2), et en sélectionnant l’école ou le projet concerné par l’import (3). La liste des utilisateurs apparaît sur la droite (4).

1

2

3

4