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TUTORIAL SISTEMA CADASTRO DE AÇÕES DE FORMAÇÃO – CURSOS

UNIDADE ESCOLAR

2014 – Versão 3

O Cadastro de Ações de Formação destina-se à solicitação de Cursos e Orientações Técnicas (OT) que integram as ações do Programa 808 – Formação Continuada de Educadores na Educação, executadas na Secretaria da Educação e analisadas pela Escola de Formação e Aperfeiçoamento dos Professores do Estado de São Paulo “Paulo Renato Costa Souza” (EFAP).

Sumário

1. COMO ACESSAR O SISTEMA ...................................................................................................................................2

2. COMO SOLICITAR UM CURSO ..................................................................................................................................2

2.1. Como preencher os dados do projeto (curso) ...................................................................................................3

2.2. Como preencher o plano de curso ...................................................................................................................4

2.3. Regulamento ....................................................................................................................................................6

2.4. Público-alvo ......................................................................................................................................................7

2.5. Dados complementares ....................................................................... ............................................................8

2.6. Recursos financeiros .........................................................................................................................................9

2.7. Histórico da solicitação ....... ...........................................................................................................................10

3. COMO CONSULTAR A LISTA DE CURSOS CADASTRADOS NO SISTEMA ...................................................................11

4. ETAPAS DE APROVAÇÃO DOS CURSOS ...................................................................................................................12

4.1. Revisão dos dados do curso ............................................................................................................................14

4.2. Histórico de pareceres ....................................................................................................................................14

5. RELATÓRIO DO CURSO ...........................................................................................................................................15

5.1. Como preencher o relatório do curso .............................................................................................................15

5.2. Revisão dos dados do relatório do curso .........................................................................................................16

5.3. Etapas de aprovação do relatório do curso.....................................................................................................21

5.4. Revisão dos dados do relatório do curso.........................................................................................................21

5.5. Etapas de aprovação do relatório de execução do curso................................................................................22

6. FLUXO DE APROVAÇÃO DO CURSO E DO RELATÓRIO .............................................................................................24

7. INFORMAÇÕES IMPORTANTES ..............................................................................................................................25

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1. COMO ACESSAR O SISTEMA

Na página principal, a Unidade Escolar (UE) deve utilizar como login e senha o código da Unidade Escolar com seis dígitos, acrescido de “ESC-”. Por exemplo: Login: ESC-333333 e Senha: ESC-333333 (Fig. 1.1).

Fig. 1.1

Dica: Utilize o botão “Limpar” para redigitar o login e a senha e o botão “Enviar” para dar continuidade ao acesso.

2. COMO SOLICITAR UM CURSO

A primeira tela visualizada (Fig. 2.1, item A) apresenta informações sobre a UE que está logada e um quadro com a quantidade de cursos e OTs (Fig. 2.1, item B) propostos pela Unidade Escolar e por suas escolas, nas diversas si-tuações (em aprovação, em elaboração, em revisão etc.) do ano vigente. Utilize o campo “Ano” para visualizar os projetos solicitados em outros anos (Fig. 2.1, item C).

Acesse o hotsite da ação pelo link “Clique aqui para acessar o hotsite” (Fig. 2.1, item D). A coluna “CV” apresentada na figura não será abordada, por hora, nesse tutorial.

Fig. 2.1

B

A

C

D

E

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Clique em “Novo Projeto” (Fig. 2.1, item E) e, em seguida, selecione a opção “Curso” (Fig. 2.2, item A). Preencha os campos referentes à identificação do responsável pelo preenchimento das informações no sistema (Fig. 2.1, item B).

Todos os campos indicados com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.

No campo “Nome do Projeto” (Fig. 2.2, item C), insira o nome do curso. O nome do curso deve ser completo, e o mesmo nome deve constar no Ofício do Dirigente. O nome indicado nesse campo será usado na Autorização, Ho-mologação e Certificação do curso.

O sistema permitirá a inclusão de mais de um projeto com o mesmo nome, e irá gerar códigos diferentes para cada um.

NÃO inicie o nome do curso com aspas. O campo permite inserir um nome com até 100 caracteres; evite abreviações.

Fig. 2.2

Os dados de identificação do responsável pelo preenchimento da solicitação deverão ser preenchidos sempre que o formulário for acessado para se efetuar alterações ou complementos.

Clique em “Cadastrar Novo Projeto” (Fig. 2.2, item D).

2.1 Como preencher os dados do projeto (curso)

Preencha os dados referentes ao gestor do projeto (Fig. 2.3, item A). No campo “Nome do Programa/Ação” (Fig.2.3, item B), selecione o programa ou ação ao qual o curso está vinculado. Caso não esteja vinculado a pro grama ou ação alguma, selecione “Nenhum”. O campo “Nome do Projeto” (Fig. 2.3, item C) aparecerá conforme preenchi-mento anterior. Caso queira, será possível realizar alterações nesse campo enquanto o projeto estiver nas situações “Em Elaboração” e “Em Revisão”, conforme indicadas no item 3 deste Tutorial.

IMPORTANTE: O sistema permitirá a inclusão de mais de um projeto com o mesmo nome. Sendo assim, os projetos serão diferenciados por seus códigos.

B

A

C

D

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Em seguida, selecione o “Tipo do Projeto” (Fig. 2.3, item D). Clique no ícone “Ajuda” (Fig. 2.3, item E), para obter informações sobre cada tipo de projeto (curso): Atualização, Aperfeiçoamento, Especialização ou Complementar.

Selecionar também o “Principal componente curricular” (Fig. 2.3, item F), foco do desenvolvimento do projeto. A indicação dos “Segmentos” e suas respectivas “Disciplinas e modalidades”, que serão selecionados posteriormente, estará relacionada à seleção do referido componente. Caso o projeto não se enquadre em opção alguma apresentada no campo “Principal componente curricular”, selecione “Nenhum”. Nesse caso, ao preencher os dados de “Segmento Envolvido”, será obrigatório preencher o campo “Outro”, conforme orientação apresentada no item “2.4 Público-alvo”.

Fig.2.3

2.2 Como preencher o plano de curso

Para preencher o “Plano de Curso”, clique no botão “Preencher Dados Pedagógicos do Projeto” (Fig. 2.4, item A). O ícone ao lado desse botão indica a situação em que o formulário do Plano de Curso se encontra, conforme a legenda (Fig. 2.4, item B): Formulário não preenchido; Formulário com campos não preenchidos; Formulário preenchido.

Fig. 2.4

O primeiro campo do Plano será o “Nome do Curso” (Fig. 2.5, item A), que aparecerá de forma não editável, confor-me preenchimento anterior. Ele só poderá ser alterado no campo correspondente à Figura 2.3, item B.

Preencha o campo “Denominação do Programa” (Fig. 2.5, item B), se houver; esse campo não é obrigatório. Os demais campos do Plano de Curso são de preenchimento obrigatório (*); caso não seja pertinente preencher algum deles, informe “Não se aplica”.

AB

B

A

C

D EF

5

Para salvar as informações incluídas nos campos, clique em “Gravar” (Fig. 2.5, item B).

Percorra os campos do Plano, clicando no botão “Próxima” (Fig. 2.5, item C) ou clicando no nome de cada um dos campos que deverão ser preenchidos (Fig. 2.5, item D).

Fig. 2.5

Fique atendo aos ícones da legenda (Fig. 2.5, item E) que aparecem ao lado do nome correspondente a cada campo; eles informam a situação de preenchimento de cada um deles:

O campo ainda não foi preenchido

O campo está sendo preenchido

O campo foi preenchido, porém não foi salvo

O campo está preenchido e salvo

Para salvar as alterações/inclusões realizadas nos campos, clique em “Gravar” (Fig. 2.5, item B).

Caso saia do campo utilizando o botão “Fechar” (Fig. 2.5, item F) ou (Fig. 2.5, item G) sem clicar em “Gravar”, as informações incluídas não serão salvas.

As informações poderão ser alteradas quantas vezes forem necessárias, bastando para isso clicar no botão “Preen-cher Dados Pedagógicos do Projeto” e selecionar o campo que deseja alterar.

É possível realizar alterações nas informações da solicitação do curso enquanto ele estiver na situação “Em Elaboração” ou “Em Revisão”, conforme item 3 deste Tutorial.

BA

C

D

F

E

G

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Insira o ofício de solicitação do curso (obrigatório) e outros documentos complementares, utilizando arquivos nos formatos BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, JPG, JPEG, PDF, PNG, PPS, PPT, PPTX, RTF, TIF, TXT, XLS, XLSX, XPS, ZIP e RAR. Nesses campos devem ser incluídos arquivos referentes ao curso, tais como: Ofício, Currículos, Orçamentos e outros, quando necessários. Arquivos com formatos não especificados aqui não são aceitos pelo sistema (Fig. 2.6, item A).

Fig. 2.6

O tamanho total dos arquivos para upload não deve ultrapassar o limite de 3MB. Os nomes dos arquivos podem conter letras, números, sublinhados ou traços. NÃO utilize arquivos ou pastas com caracteres especiais, como: ! @ # % & $ ” ( ) + { } [ ].

Para excluir um arquivo após salvá-lo, utilize o botão “Remover” (Fig. 2.6, item B).

2.3 Regulamento

Inclua o “Regulamento” do curso, nos formatos BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, JPG, JPEG, PDF, PNG, PPS, PPT, PPTX, RTF, TIF, TXT, XLS, XLSX, XPS, ZIP e RAR. Nesses campos devem ser incluídos arquivos referentes ao regulamento do curso. Arquivos com formatos não especificados aqui não são aceitos pelo sistema (Fig. 2.7).

O tamanho total de arquivos para upload não deve ultrapassar o limite de 3MB. Os nomes dos arquivos podem conter letras, números, sublinhados ou traços. NÃO utilize arquivos ou pastas com caracteres especiais como: ! @ # % & $ ” ( ) + { } [ ].

A

B

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Fig. 2.7

2.4 Público-alvo

Registre o número de vagas oferecidas para cada quadro de cargos/funções. O total de vagas será, automaticamen-te, preenchido pelo sistema no item “Total de público envolvido” (Fig. 2.8, item A).

Selecione o “Segmento Envolvido” no projeto (Fig. 2.8, item B) e, em seguida, as disciplinas/área (Fig. 2.8, item C).

ATENÇÃO: Na seleção das opções “Gestão” e “Outros”, é preciso clicar nos dois quadradinhos referentes a elas e, depois, preencher o campo “Qual” (Fig. 2.8, item D).

Fig. 2.8

B

A

C

D

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2.5 Dados complementares

Indique o “Executor” do projeto, isto é, o nome do Órgão ou Instituição que realizará o curso (Fig. 2.9, item A).

No item “Parcerias”, indique se haverá parceria na realização do curso. Se “sim”, especifique quais no campo des-critivo com 128 caracteres (Fig. 2.9, item B).

Indique se o curso será certificado no item “Curso é certificado?” (Fig. 2.9, item C). Se “sim”, indique “Quem emite o certificado”, se a SEE/EFAP, Diretoria ou Parceiro. Se indicado “Parceiro”, especifique qual no campo descritivo com 128 caracteres (Fig. 2.9, item D).

Ao indicar no item “Necessita contratação de especialista” (Fig. 2.9, item E) a necessidade dessa contratação, não deixe de incluir o currículo do(s) especialista(s) no campo “Arquivo(s)”, em “Dados do Projeto” (Fig. 2.6, item A).

No item “Carga Horária”, indique a quantidade de horas de educação a distância (EaD) e a quantidade de horas presenciais; o sistema indicará, automaticamente, a soma das horas, no campo “Total” (Fig. 2.9, item F).

Indique no item “Local de realização” o local onde o curso será realizado (Fig. 2.9, item G).

No item “Período de Realização Proposto”, indique a data prevista para a realização do curso (Fig. 2.9, item H). Selecione as datas previstas, utilizando o calendário disponível no sistema (Fig. 2.10).

O sistema não aceita, como data inicial do projeto, a data atual, ou anteriores a ela, e superior ao último dia do ano. A data final deve ser maior ou igual à data inicial.

Fig. 2.9

B

A

C

D

F

E

G

H

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Fig. 2.10

2.6 Recursos Financeiros

O responsável pela solicitação do projeto, mesmo que não solicite recursos financeiros, deverá selecionar a ação referente ao projeto, no campo “código da ação”, (Fig. 2.11, item A).

ATENÇÃO: O solicitante deverá entrar em contato com o diretor do CAF (Centro de Administração, Finan ças e Infraes-trutura) e/ou com o diretor do NFI (Núcleo de Finanças), para selecionar o código correto da ação: 6003 – Concurso de Ingressão (QM=QAE+QSE), 6175 – Formação Continuada dos Profissionais da Educação, 6176 – Promoção de Ações de Qualidade de Vida dos Profissionais da Educação e 6178 – Gestão e Modernização da SEE (Administrativo).

Indique se o curso irá necessitar de recursos financeiros (Fig. 2.11, item B). Se sim, especifique os valores nos cam-pos “Transporte”, “Consumo” e “Serviço”. O sistema realizará, automaticamente, a soma total dos recursos, no campo “Total” (Fig. 2.11, item C).

Fig. 2.11

Após o preenchimento de todos os campos e inclusão dos anexos obrigatórios, utilize os botões abaixo:

Fig. 2.12

B

A

C

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Exibir Plano de Curso: gera um arquivo em Word com todas as informações inseridas na guia de “Identificação do Projeto”.

Gravar: grava as informações inseridas no formulário, colocando a solicitação do curso na situação “Em elaboração”. Nessa fase, a DE pode dar continuidade ao preenchimento do formulário ou fazer as alterações que achar necessárias.

Submeter para Aprovação: envia o projeto de curso para a próxima etapa de aprovação. Após esta ação não será possível efetuar alterações na solicitação! Para ter acesso novamente ao projeto, é necessário que os aprovadores da DE ou da EFAP o coloquem para revisão, o que faz com que o mesmo torne-se disponível para a DE editá-lo.

Cancelar Projeto: cancela o projeto (quando gravado anteriormente).

Voltar: desfaz as últimas alterações feitas no formulário.

Imprimir: imprime a tela atual do formulário.

O botão GRAVAR não encaminha a solicitação para a etapa de aprovação. É preciso clicar no botão SUBMETER PARA APROVAÇÃO para que o projeto vá para a etapa seguinte de aprovação.

2.7 Histórico da solicitação

As ações executadas na solicitação de um curso são registradas no campo “Histórico”, disponível no final da guia na qual o curso foi elaborado (Fig. 2.13).

Fig. 2.13

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3. COMO CONSULTAR A LISTA DE CURSOS CADASTRADOS NO SISTEMA

Para visualizar todos os CURSOS da Unidade Escolar, há duas opções (Fig. 3.1):

• Clicar em “Projetos” para acessar a lista completa de projetos cadastrados (Fig. 3.1, item A);

• No quadro de situações, escolher uma “Situação” e clicar na “lupa” na coluna da direita, o que dará acesso à lista dos projetos em uma determinada situação (Fig. 3.1, item B).

Todo projeto cadastrado encontra-se em uma das situações abaixo:

• Em Elaboração: a UE está preenchendo os dados na guia “Identificação do Projeto” e ainda não o submeteu para aprovação. Enquanto todos os campos obrigatórios não forem preenchidos corretamente, a solicitação não será submetida para aprovação e ficará na situação “Em Elaboração”. Toda vez que o usuário acessar um projeto “Em Ela-boração”, os dados referentes à “Identificação do Usuário” que acessou a solicitação por último ficarão registrados no campo “Histórico”. Por esse motivo, o usuário deverá identificar-se sempre que consultar ou alterar o projeto;

• Em Aprovação DE: os aprovadores da DE estão analisando o projeto e ainda não emitiram o parecer final;

• Em Aprovação EFAP: os aprovadores da EFAP estão analisando o projeto e ainda não emitiram o parecer final;

• Em Revisão: a UE deve rever o projeto, considerando o parecer enviado pelas instâncias de aprovação;

• Aprovado: aprovado pela EFAP e já pode ser executado pela UE;

• Indeferido: indeferido pela DE ou pela EFAP;

• Cancelado: o projeto foi cancelado pelo proponente, e o histórico é mantido.

O proponente poderá cancelar os projetos quando estiverem nas situações “Em Elaboração” ou “Em Revisão”.

ATENÇÃO: Cancele os projetos que foram elaborados, mas que não serão submetidos para aprovação.

Fig. 3.1

B

A

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A relação de projetos apresenta várias opções de “Filtros” (Fig. 3.2, item A). Utilize os filtros categoria, situação, ano e etc para restringir a sua busca.

Na primeira coluna da relação dos projetos há o “Código do Projeto”. Esse código é único e deverá ser referenciado sempre que for necessário identificar o projeto (Fig. 3.2, item B).

Pode-se ir para a guia de solicitação de um projeto, clicando no ícone (Fig. 3.2, item C).

Os “Memorandos” dos projetos aprovados também estarão disponíveis para acesso na última coluna da relação de projetos (Fig. 3.2, item D).

Clicar no ícone para acessar o projeto (Fig. 3.2, item E).

O ícone indica se o projeto já foi acessado na atual etapa de aprovação ou aguarda o acesso (Fig. 3.2, item F).

Para ordenar as informações, clique sobre o nome da coluna que deseja ordenar: Código do Projeto, Título, Catego-ria, DE, Segmento, Disciplina, Data de Submissão e Situação (Fig. 3.2, item G).

Fig. 3.2

4. ETAPAS DE APROVAÇÃO DOS CURSOS

Os cursos solicitados pela UE serão submetidos ao seguinte fluxo de aprovação:

• Na Diretoria: o curso será analisado pela “Núcleo Pedagógico”, que o submeterá para análise do Representante Técnico, que poderá solicitar a revisão do projeto, indeferir ou submetê-lo para aprovação da EFAP.

B

A

C

D

E

G

F

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• Na EFAP: o projeto é recebido pela “Equipe de Gerenciamento”, que poderá solicitar sua revisão, indeferir ou subme-tê-lo para aprovação da “Equipe Pedagógica”. A “Equipe Pedagógica” poderá solicitar revisão do projeto, indeferir ou submetê-lo para a emissão de parecer da “Equipe de Análise de Recursos” (quando houver solicitação de recurso). Esta emitirá parecer e o encaminhará para a “Equipe de Gerenciamento” finalizar o fluxo, aprovando ou não a exe-cução do projeto, de acordo com os pareceres emitidos.

Os aprovadores da DE e da EFAP irão emitir os pareceres na guia de aprovação dos projetos elaborados pelo propo-nente, que poderá visualizá-los durante o processo de aprovação (Fig. 4.1).

Fig. 4.1

Na tela referente à situação em que se encontra o projeto, a UE visualiza qual instância deve emitir o próximo parecer (Fig. 4.2).

Fig. 4.2

Conforme o projeto for tramitando nas várias instâncias, o proponente e demais envolvidos no processo terão acesso às diversas guias do fluxo de aprovação: “Identificação do Projeto”, “Aprovação DE”, “Aprovação EFAP”, “Relatório do Projeto” e “Relatório de Aprovação DE” (Fig. 4.3).

Fig. 4.3

Essas guias estarão disponíveis conforme o processo de aprovação for se desenvolvendo, isto é, enquanto o propo-nente não submeter o projeto para os aprovadores na DE, a guia “Aprovação DE” não estará disponível. Enquanto os aprovadores na DE não submeterem o projeto para a aprovação da EFAP, a guia “Aprovação EFAP” não estará disponível, e assim por diante.

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4.1 Revisão dos dados do curso

Na Diretoria, o Diretor do Núcleo Pedagógico ou substituto poderá solicitar a revisão dos dados do curso. Na EFAP, as equipes de triagem, gerenciamento, especialistas e análise de recursos também poderão solicitar a revisão dos dados. Quando isso ocorrer, o curso se apresentará na situação “Em Revisão”.

4.2 Histórico dos pareceres

As guias de aprovação apresentam um “Histórico” que contém as informações gerais sobre o projeto e os pareceres fornecidos pelos responsáveis por cada setor envolvido nas diferentes instâncias. Esse histórico apresenta as se-guintes informações: situação do projeto no momento em que o parecer foi dado, ação executada pelo parecerista, data/hora da emissão, usuário responsável e o parecer dado (Fig. 4.4).

Fig. 4.4

A

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Fique atento às informações sobre a publicação do curso no Diário Oficial e possíveis retificações registradas pela Equipe de Gerenciamento da EFAP (Fig. 4.4, item A).

O status do projeto é alterado após a emissão dos pareceres de todos os responsáveis.

Todo o processo de aprovação do curso poderá ser acompanhado pelo proponente e demais envolvidos, por meio do sistema.

5. RELATÓRIO DO CURSO

A guia “Relatório do Projeto” estará disponível para preenchimento pela UE após a EFAP ter aprovado a execução do curso no sistema – Situação “Aprovado”. No entanto, ele só deve ser preenchido pela UE após a realização do mesmo (Fig. 5.1).

Fig. 5.1

ATENÇÃO: Mesmo que projeto aprovado não seja executado pelo proponente, este deverá preencher o relatório do curso.

5.1 Como preencher o relatório do curso

Em “Identificação do Usuário”, insira os dados do responsável pelo preenchimento do formulário (Fig. 5.2, item A). Esse campo deve ser preenchido sempre que o relatório for acessado para se efetuar alterações ou complementos.

O campo “Identificação do Projeto” estará preenchido com as informações que foram registradas, posteriormente, no formulário de solicitação (Fig. 5.2, item B).

Indique se o curso foi realizado. Se sim, obrigatoriamente, será necessário encaminhar anexos: o ofício do diretor da unidade escolar, o relatório final de homologação do curso e importar a relação dos cursistas. Caso o curso não tenha sido realizado, anexe apenas o ofício do diretor.

Os modelos dos anexos necessários estão disponíveis no site no canal “Documentos”.

Em “Arquivo(s)”, anexar o ofício do diretor da unidade escolar e o relatório de homologação do curso. Inclua arqui-vos nos formatos BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, JPG, JPEG, PDF, PNG, PPS, PPT, PPTX, RTF, TIF, TXT, XLS, XLSX, XPS, ZIP e RAR. Arquivos com formatos não especificados acima não são aceitos pelo sistema (Fig. 5.2, item C).

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O tamanho total de arquivos para upload não deve ultrapassar o limite de 3MB. Os nomes dos arquivos ou pastas podem conter letras, números, sublinhados ou traços. NÃO utilize arquivos ou pastas com caracteres especiais como: ! @ # % & $ ” ( ) + { } [ ].

Fig. 5.2

5.2 Importação da Relação de cursitas

Para realizar a importação da relação de cursistas, é necessário utilizar a planilha padrão, disponível no link “Modelo”, “Documentos”, categoria “Homologação de curso” (Fig. 5.2, item D). Assim, o preenchimento dos dados poderá ser efe-tuado, observando-se as orientações apresentadas.

Salve a planilha no seu computador, e siga as orientações a seguir.

B

A

C

DE

F

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Clique no botão “Importar Relação de Cursistas”, item E, figura 5.2.

Em seguida, clique em “Procurar” para buscar a planilha que está salva em seu computador e deverá ser importada no sistema. Figura 5.3, item A.

Selecione o arquivo, item B, clique em “Abrir” item C e, em seguida, em “Importar” item D.

Fig. 5.3

ATENÇÃO: Para o arquivo de importação, você deverá utilizar o formato Excel na extensão XLS. O tamanho do ar-quivo não deverá ultrapassar o limite de 10 MB.

Se os dados não estiverem corretamente digitados na planilha, conforme orientações apresentadas no modelo da planilha padrão, o sistema apresentará a seguinte mensagem, figura 5.4:

Figura 5.4

B

A

C

D

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Para verificar as inconsistências, observe, no campo “Importações Realizadas” a situação em que o arquivo incluído encontra-se. Figura 5.5, item A.

Figura 5.5

O sistema indicará na coluna “Situação”, figura 5.5, item B:

• Arquivo “Cancelado”, quando este for substituído por um novo arquivo;

• Arquivo “Interrompido”, quando os dados apresentam inconsistência.

Para verificar as inconsistências apontadas pelo sistema, clique na coluna “Ações” no ícone , Figura 5.5, item C.

O campo “Registros com Erro ou Falha” apresentará um resumo (Nome, CPF, RG e Email) da dos registros que apre-sentam erros, figura 5.6.

Figura 5.6

Feito isso, clique em “Voltar” para realizar outra importação, ou em “Fechar” para sair desta tela.

O relatório somente poderá ser enviado quando o arquivo de cursistas estiver importado corretamente. Nesse caso, sistema apresentará a mensagem “Processo concluído com sucesso”, e o arquivo aparecerá indicado na coluna “Situação” como “Processado”, figura 5.7, item A.

BA

C

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Figura 5.7

Clique na coluna “Ação” no ícone para “Visualizar cursistas”, e no ícone para “Gerar Excel” da relação impor-tada. Figura 5.7, item B.

As instâncias de aprovação visualizarão a relação de cursistas concluintes, importada no sistema. Para isso, você deve clicar no botão “Exibir Relação de Cursistas”, disponível no final da guia do “Relatório do Projeto”, e poderá gerar um arquivo no formato Excel.

Continue preenchendo o formulário do “Relatório do Projeto”, preenchendo as “Informações Complementares” com os resultados obtidos; motivo das alterações ocorridas entre o planejado e o realizado – objetivos, participan-tes, período, valores; aspectos facilitadores e dificultosos etc. (Fig. 5.2, item F).

Em “Público-Alvo”, confira ou altere o número de participantes efetivos do curso em cada quadro de cargos/fun-ções. O total de participantes será, automaticamente, preenchido pelo sistema no item “Participantes efetivos” (Fig. 5.8, item A).

Em “Dados Complementares Realizados”, confira ou altere o “Período de Realização” do curso e os “Recursos” utilizados na sua execução (Fig. 5.8, item B).

A B

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Fig. 5.8

No final do relatório do projeto estão disponíveis os seguintes botões (Fig. 5.9):

Gravar: grava o relatório do projeto, disponibilizando-o para consultas e alterações. Toda vez que o usuário acessar o relatório, os dados referentes à “Identificação do Usuário” deverão ser preenchidos e serão registrados no campo “Histórico”, localizado no final do relatório.

Submeter para Aprovação: envia o relatório para a próxima etapa de aprovação.

Voltar: desfaz as últimas alterações feitas no formulário. Na simples consulta, o usuário deve utilizar este botão.

Imprimir: imprime a tela atual do formulário.

Fig. 5.9

O relatório do projeto deve ser preenchido em até 15 dias após sua realização.

B

A

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5.3 Informações importantes para correta importação da planilha de cursistas

A. No preenchimento da planilha modelo considere as seguintes orientações:

1. Preencher os campos em branco para cada cursista;

2. Manter a estrutura original do modelo e não mesclar células;

3. Na coluna “CPF”, inserir o número do CPF composto de onze dígitos, mesmo tendo zero à esquerda, sem pontos, sem hífen e sem espaços;

Certificar-se de que o CPF digitado será válido. A coluna “CPF VÁLIDO?” mostrará quando os números indica¬dos não forem de um CPF existente ou se o número digitado for inválido.

ATENÇÃO: NÃO ALTERAR a coluna “CPF VÁLIDO?”.

4. Na coluna “RG”, inserir o número do RG sem zero à esquerda, sem pontos, sem hífen e sem espaços.

5. Na coluna “E-mail”, inserir um e-mail válido, sem espaços (antes e depois).

ATENÇÃO: NÃO ALTERAR a coluna “E-mail válido?”.

6. Só serão emitidos os certificados dos cursistas cujos dados indicados na planilha forem válidos, e apre¬sentarem na coluna “CPF VÁLIDO?” e na coluna “Emitir Certificado” a indicação “SIM”.

7. Caso for necessário incluir mais linhas, copiar uma com a célula “EM BRANCO” e colar esta nas linhas inseridas.Dessa forma, os CPFs poderão ser validados.

B. Na importação da planilha de cursistas, o sistema realizará as seguintes consistências:

1. Campo Nome válido (em branco ou caracteres especiais).

2. Campo CPF válido (11 dígitos numéricos sem pontos ou hífen).

3. RG em branco. (insira o número do RG sem zero à esquerda, sem pontos, sem hífen e sem espaços.)

4. Email válido.

5. Aproveitamento válido (Satisfatório ou Insatisfatório).

6. Resultado Final válido (Aprovado, Reprovado, Reprovado por frequência e conceito, Reprovado por frequência e Reprovado por Conceito).

C. O arquivo para importação deverá ser salvo no formato Excel, na extensão XLS. O tamanho do arquivo não deverá ultrapassar o limite de 10 MB.

5.4 Revisão dos dados do relatório do curso

A Diretoria poderá solicitar a revisão dos dados do relatório do curso. Quando isso ocorrer, o relatório se apresen-tará na situação “Relatório em Revisão”.

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5.5 Etapas de aprovação do relatório de execução do curso

O relatório de projeto proposto pela UE, que deverá ser preenchido pelo responsável pelo curso na UE, aparecerá em uma das situações abaixo (Fig. 5.10):

• Relatório em Aprovação DE: a DE está analisando o relatório do projeto e ainda não deu o parecer final;

• Relatório em Revisão: o proponente do projeto deve rever o relatório, considerando o parecer dado na DE;

• Relatório Aprovado: aprovado pela DE.

Fig. 5.10

Na diretoria de ensino serão incluídos os seguintes dados na aprovação do curso: Nome oficial do curso, data da portaria D.O.E. e data da publicação D.O.E. (Figura 5.11, item A)

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Fig. 5.11

A

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6. FLUXO DE APROVAÇÃO DO CURSO E DO RELATÓRIO DO PROJETO

Fig. 6

Fig. 7

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7. INFORMAÇÕES IMPORTANTES

• No site do Programa estão disponíveis informações importantes a serem consideradas nas solicitações dos Cursos e Orientações Técnicas, assim como os modelos de ofício, plano de curso, regulamento etc.

• A partir deste ano, para a postagem da “Relação de Cursistas” será obrigatório o uso da planilha padrão, disponi-bilizada no site, no canal “Documentos”, categoria “Homologação de Curso”.

• No preenchimento da “Planilha de cursistas padrão” para solicitação da homologação do curso “Relatório do Projeto”, será necessário o registro dos seguintes dados: Nome completo do cursista, Diretoria de Ensino, CPF (válido), RG e E-mail (válido). Essas informações deverão ser solicitadas no momento da inscrição do curso.

• Sempre que os campos apresentarem o ícone de “Ajuda” , não deixe de ler as informações nele disponíveis.

• As dúvidas referentes ao Cadastro de Ações de Formação ou ao Sistema do Cadastro de Ações de Formação de-vem ser enviadas por meio do Fale Conosco, disponível no site: www.escoladeformacao.sp.gov.br/cadformacao.

• Acesse frequentemente o site para informar-se sobre atualizações do sistema e das orientações sobre o processo de aprovação dos projetos.