Tutorial Simat. v 1.1_2016

7/21/2019 Tutorial Simat. v 1.1_2016

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INSTRUCTIVO SISTEMA INTEGRADO DE MATRICULAS

SIMAT

Guia de referencia

Version 1.1

SECRETARIA DE EDUCACION DEL MAGDALENA

MACROPROCESO DE GESTION DE LA COBERTURA

Carrera 12 # 18 – 56 Edf Los corales. Santa Marta - Magdalena

Telefonos: 4233261 – 4214174 ext 110

www.sedmagdalena.gov.co

Correo electrónico: [email protected]

http://www.sedmagdalena.gov.co/



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TABLA DE CONTENIDO

1. INGRESO AL SISTEMA .................................................................................................................. 4

1.1. Olvide mi contraseña. ......................................................................................................... 4

1.2. Usuario Inactivo. ................................................................................................................. 4

1.3. El Usuario no tiene correo electrónico registrado. ............................................................. 5

2. ESTADOS DEL SIMAT ................................................................................................................... 5

2.1. NUEVO: ................................................................................................................................ 5

2.2. INSCRITO ............................................................................................................................. 5

2.3. CANCELADO:........................................................................................................................ 5

2.4. ASIGNADO ........................................................................................................................... 52.5. PREMATRICULADO .............................................................................................................. 5

2.6. PROMOCIONADO ................................................................................................................ 5

2.7. SIN CONTINUIDAD ............................................................................................................... 5

2.8. MATRICULADO .................................................................................................................... 6

2.9. RETIRADO ............................................................................................................................ 6

2.10. TRASLADADO ................................................................................................................... 6

3. TABLA DE TRANSICION DE ESTADOS ........................................................................................... 6

4. PROCESO PARA MATRICULAR ESTUDIANTES NUEVOS. .............................................................. 7

4.1. Consulta de Alumnos .......................................................................................................... 7

4.2. Consulta niños SIPI .............................................................................................................. 7

4.3. Matricula de estudiantes que aparecen en SIPI .................................................................. 8

4.4. Matricula de nuevos Opción 1 ............................................................................................ 9

4.4.1. Registro de alumno nuevo .......................................................................................... 9

4.4.2. Inscripción ................................................................................................................... 9

4.4.3. Asignación ................................................................................................................. 10

4.4.4. Matricula ................................................................................................................... 11

4.5. Matricula de nuevos Opción 2 .......................................................................................... 11

4.4.1. Matricula Directa ....................................................................................................... 12

5. PROCESO DE MATRICULA A ESTUDIANTES PROCEDENTES DE COLEGIOS PRIVADOS .............. 13

6. ALUMNOS EN ESTADO NUEVO, CANCELADO ........................................................................... 13

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El presente Instructivo tiene proporciona una guía de referencia rápida de los procesos más

usuales y preguntas frecuentes sobre el Sistema de Matriculas SIMAT.

1. INGRESO AL SISTEMA

La URL para ingresar al Sistema es www.sistemamatriculas.gov.co. Para acceder debe contar

previamente con un Usuario asignado por la Secretaría de Educación.

1.1.

Olvide mi contraseña. En caso de olvidar su contraseña debe hacer uso de la

opción “olvide mi contraseña”, el Sistema le pedirá el nombre de usuario (login de

acceso) y el número de documento del representante legal del colegio o persona a la cual

se le creó el usuario en el SIMAT. El Sistema enviará automáticamente una nueva

contraseña al correo electrónico registrado. NOTA: Si no recibe el correo en la bandeja

principal, debe buscar en la de CORREO NO DESEADO o SPAM.

1.2.

Usuario Inactivo. En caso que el usuario esté inactivo debe comunicarse con la

Oficina de Cobertura de la Secretaría de Educación, Esto ocurre cuando El sistema detecta

inactividad del usuario por mucho tiempo o por mal ingreso de la contraseña en repetidas

ocasiones.

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1.3. El Usuario no tiene correo electrónico registrado. Comuníquese con la

oficina de Cobertura de la Secretaria de educación para actualizar sus datos en el Sistema.

2.

ESTADOS DEL SIMAT

2.1.

NUEVO: Este estado indica que el alumno ya existe en el SIMAT; es decir, fue registrado

en el SIMAT pero aún no está relacionado con alguna Institución educativa. Un alumno en

estado NUEVO puede ser inscrito por cualquier institución educativa, siguiendo los pasos

indicados en el numeral 4.3.2.

2.2. INSCRITO: Este estado indica que el alumno se encuentra inscrito en alguna

Institución educativa. Un alumno en estado INSCRITO puede ser ASIGNADO siguiendo los

pasos del numeral 4.3.3.

2.3.

CANCELADO: Este estado indica que un alumno fue inscrito en alguna institución

educativa y posteriormente se le revocó o canceló su inscripción. Un alumno en estado

CANCELADO está disponible para ser INSCRITO por cualquier institución educativa,

siguiendo los pasos indicados en el numeral 4.3.2.

2.4. ASIGNADO: Este estado indica que el alumno tiene un cupo asignado en una

institución educativa. Un alumno en estado ASIGNADO puede matriculado siguiendo los

pasos indicados en el numeral 4.3.4.

2.5.

PREMATRICULADO: Este estado indica que el alumno le fue reservado un cupo

dentro de la institución educativa para el próximo año lectivo. Posterior a este estado

sigue la etapa de PROMOCION. (NOTA: El estado prematriculado ya fue eliminado del

SIMAT en la última actualización).

2.6. PROMOCIONADO: Este estado indica que el alumno fue promovido para el siguiente

grado y año lectivo. Un alumno en estado PROMOCIONADO puede matriculado siguiendo

los pasos indicados en el numeral 4.3.4.

2.7.

SIN CONTINUIDAD: Este estado indica que el alumno no tiene cupo asignado en la

institución. Esto se da cuando por ejemplo la institución tiene 32 estudiantes en grado 6°

y solo proyecta 30 cupos para el siguiente grado. Al momento de hacer la PROMOCION 30

alumnos quedaran en estado PROMOCIONADO y 2 en estado SIN CONTINUIDAD.

También suele suceder cuando los alumnos van a cambiar de jornada, de sede o de

modelo educativo; y habiendo creado los cupos en la etapa de proyección, el Sistema no

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los asocia a los cupos creados. Para matricular estos estudiantes se debe proceder según

los pasos indicados en el numeral 8.

2.8.

MATRICULADO: Indica que el alumno se encuentra MATRICULADO. Este estado es el

único que se tiene en cuenta para medir la cobertura de la institución, así como para los

giros que hace el Estado a través del Sistema General de Participaciones SGP, por lo tanto

en este estado deben estar los alumnos que se encuentren presentes y siendo atendidos

en las Instituciones Educativas.

2.9. RETIRADO: Este estado indica que el alumno se encuentra retirado de alguna

institución educativa, por lo tanto puede ser matriculado por cualquier otra. Para los

alumnos que se encuentran retirados de colegios Privados y van a ingresar a uno del

sector oficial, deber ser matriculados siguiente los pasos de INSCRIPCION, ASIGNACION y

MATRICULA, explicados en el numeral 4.3.2. al 4.3.4.

2.10.

TRASLADADO: Este estado indica que el alumno fue TRASLADADO de una

Institución a otra, sin embargo la institución hacia donde fue trasladado debe matricular al

estudiante y dejarlo en estado MATRICULADO. Este proceso se puede hacer por la opción

MATRICULA->NOVEDADES.

3. TABLA DE TRANSICION DE ESTADOS

La siguiente tabla muestra las posibles transiciones de estado que puede sufrir un alumno en el

SIMAT así como las opciones del menú por donde se pueden realizar.

DE A SECTOR OPCION EN EL SIMAT

NUEVO INSCRITO OFICIAL INSCRIPCIONES->NUEVA INSCRIPCION

NUEVO MATRICULADO NO OFICIAL MATRICULA->NOVEDADES

INSCRITO ASIGNADO TODOS INSCRIPCIONES->ASIGNACION RECTOR

INSCRITO CANCELADO TODOSINSCRIPCIONES->MODIFICACION DE INSCRIPCION(REVOCAR)

ASIGNADO INSCRITO TODOS INSCRIPCIONES->ANULAR ASIGNACIONES

ASIGNADO MATRICULADO TODOS MATRICULA->MATRICULAR

MATRICULADO TRASLADADO TODOS MATRICULA->NOVEDADES

MATRICULADO RETIRADO TODOS MATRICULA->NOVEDADES

PREMATRICULADO PROMOCIONADO OFICIAL MATRICULA->PROMOCION

PREMATRICULADO RETIRADO OFICIAL MATRICULA->NOVEDADES (MISMO AÑO LECTIVO)

PROMOCIONADO RETIRADO TODOS MATRICULA->NOVEDADES (MISMO AÑO LECTIVO)

PROMOCIONADO MATRICULADO OFICIAL MATRICULA->MATRICULAR

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4. PROCESO PARA MATRICULAR ESTUDIANTES NUEVOS.

Entiéndase por nuevo los estudiantes que nunca han sido registrados en el SIMAT ni en el Sistema

de Primera infancia SIPI, A diferencia del estado NUEVO en el SIMAT que se define en el numeral

2.1.

4.1.

Consulta de Alumnos: En primer lugar siempre es recomendable realizar una

búsqueda del estudiante para corroborar su estado en el SIMAT o que no haya sido

registrado aún en el Sistema. Esta búsqueda se puede realizar en el menú ESTUDIANTES -

> CONSULTA DE ALUMNOS digitando los apellidos y nombres en los campos

correspondientes o simplemente con el número de documento. Si omite el valor delcampo AÑO el Sistema trae la información del estudiante en la última vigencia y estado

que aparece registrado.

4.2. Consulta niños SIPI: Por esta opción puede consultar si el alumno que intenta

matricular se encuentra registrado en el SIPI. ESTUDIANTES -> CONSULTA NIÑOS SIPI

digitando los apellidos y nombres en los campos correspondientes o simplemente con el

número de documento.

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Para realiza la búsqueda debe dar click en el icono . Si el alumno no aparece por

ninguna de estas dos opciones puede ser registrado como un estudiante nuevo en el

SIMAT.

4.3. Matricula de estudiantes que aparecen en SIPI

Si al consultar el estudiante por la opción inscripciones->consulta niños sipi, este aparece en el

SIMAT, el proceso es inscribirlo por la opción inscripciones->inscripción niño sipi

Debe buscarlo en esta pantalla sin colocar el tipo de documento, solo nombres o número de

documento de identidad. Seleccionar la casilla de verificación, ingresar el número de formulario

(este puede ser un numero de formulario de inscripción usado por la institución o el número de

documento del estudiante), ingresar la fecha de nacimiento, grado y metodología. El alumno

quedará en estado INSCRITO.

NOTA: Si la fecha de nacimiento no coincide con la registrada en el SIMAT, se debe enviar un

correo electrónico a ( [email protected] ) con la copia escaneada del documento

de identidad y solicitando la correcion de la fecha de nacimiento. Una vez se realicen estas

correcciones en el Sistema por parte del Funcionario encargado en el Ministerio de educación

podrán realizar la inscripción en el SIMAT. Recuerde que después de INSCRITO, el estudiante

debe ser ASIGNADO y MATRICULADO.

mailto:[email protected]




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4.4. Matricula de nuevos Opción 1

Esta opción es para las Instituciones oficiales, es de obligatoriedad realizar estos pasos según

se establece en la resolución anual que emite la Secretaría de Educación basada en resolución

7797 del Ministerio de Educación la cual regula el proceso de matrícula y establece las fechasde cada una de las etapas del proceso.

4.4.1. Registro de alumno nuevo

Para registrar un estudiante nuevo debe seleccionar la opción del menú INSCRIPCIONES ->

NUEVA INSCRIPCION y dar click en el icono . Se abrirá un formulario donde debe

ingresar los datos del estudiante. Los campos marcados con el símbolo asterisco (*) son

obligatorios.

Si el estudiante tiene registro civil debe registrarlo con el numero NUIP no con el SERIAL. Si no

cuenta con registro civil o algún documento de Identidad, el Sistema permite la opción de registrar

con el Tipo de Documento NES y el Sistema le asignará un número provisional el cual debe

actualizarse una vez el estudiante o el padre de familia aporte los documentos correspondientes.

Por esta opción el estado en el que quedará el estudiante será NUEVO.

4.4.2. Inscripción

Una vez el estudiante ha sido registrado como NUEVO el siguiente paso es inscribirlo por

la misma opción del menú del paso anterior; esto es, INSCRIPCIONES->NUEVA

INSCRIPCION, pero esta vez vamos a buscar al estudiante con los datos que se encuentra

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registrados en el SIMAT y hacer click en el icono . De ser necesario, para verificar la

información del estudiante podemos realizar una consulta del alumno como se indica en el

numeral 2.1.

Una vez hagamos la búsqueda del estudiante por el menú de, INSCRIPCIONES->NUEVA

INSCRIPCION nos aparece el alumno y debemos dar click en el icono de la mitad “Inscribir

Alumno” .

Nos aparece el siguiente formulario; los campos con asterisco (*) son obligatorios:

Número de Formato: Este es el número de formato de inscripción. Se recomienda utilizar

el mismo número de documento del Estudiante para facilitar la búsqueda.

Debe buscar la Institución donde va a ser inscrito, seleccionarla y luego escoger el modeloeducativo. Por ultimo dar click en el icono de guardar . El alumno quedara en estado

INSCRITO.

4.4.3. Asignación

Una vez el alumno se encuentre en el estado INSCRITO procedemos a asignarle cupo por

la opción INSCRIPCIONES->ASIGNACION RECTOR. Hacemos una búsqueda de la

institución y luego seleccionamos el grado y modelo educativo en el cual fue inscrito el

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estudiante y damos click en el icono . Una vez aparezca el estudiante señalamos la

casilla ASIGNAR con el chulito, seleccionamos la sede, jornada y grupo donde se le

asignara el cupo, escogemos la fuente de recursos SGP y es para matricula oficial o NO

APLICA si es para matricula NO OFICIAL y procedemos a dar click en el icono . El

estudiante quedará en estado ASIGNADO.

4.4.4. Matricula

Una vez el estudiante se encuentre en estado ASIGNADO procedemos a matricularlo por

la opción MATRICULA->MATRICULAR. Hacemos una búsqueda de la institución, luego

escogemos la sede donde fue asignado el estudiante. Por ultimo seleccionamos la jornada,

grado, y grupo donde quedo asignado el estudiante y damos click en el icono buscar . El

sistema nos mostrará abajo el nombre del estudiante, debemos seleccionar la jornada,

grupo, el carácter y la especialidad si son alumnos de educación media (10° y 11°), la

fuente de recursos según el colegio (SGP para oficial y NO APLICA para Privados) y el

Internado. Por último click en el icono guardar . El estudiante quedará en el Estado

MATRICULADO.

4.5. Matricula de nuevos Opción 2

Esta opción está habilitada para los colegios NO OFICIALES, igualmente por acá podrán

matricular estudiantes que no se encuentren en el SIMAT o EL SIPI. También se habilita esta

opción para las Instituciones OFICIALES una vez se hayan culminado las etapas de

INSCRIPCIÓN y ASIGNACIÓN DE CUPOS establecidas en la Resolución anual de matrícula.

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4.4.1. Matricula Directa

Esta opción se realiza por el menú ESTUDIANTES -> REGISTRO DE ESTUDIANTES, el

Sistema le pedirá haga una búsqueda de su institución y luego seleccione la SEDE,

JORNADA, GRADO y GRUPO donde se va a matricular el estudiante y primero dar click en

el icono para buscar.

Si hay estudiantes matriculados en el grado y grupo seleccionado se desplegara la lista de

los mismos. En segundo lugar de click en el icono para registrar un estudiante. Se

abrirá un formulario donde debe ingresar los datos del estudiante. Los campos marcados

con el símbolo asterisco (*) son obligatorios.

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Si el estudiante tiene registro civil debe registrarlo con el numero NUIP no con el SERIAL. Si

no cuenta con registro civil o algún documento de Identidad, el Sistema permite la opción de

registrar con el Tipo de Documento NES y el Sistema le asignará un número provisional el cual

debe actualizarse una vez el estudiante o el padre de familia aporte los documentos

correspondientes.

Nótese que por esta opción el estado en el que quedará el estudiante será MATRICULADO.

5. PROCESO DE MATRICULA A ESTUDIANTES PROCEDENTES DE

COLEGIOS PRIVADOS

El proceso para matricular a estudiantes que se encuentren en estado retirado, sea de vigencia

actual o anteriores, procedentes de colegios privados y que van a ser matriculados en instituciones

oficiales, es el de INSCRIPCION, ASIGNACION y MATRICULA como se explica en los numerales

4.3.2 al 4.3.4.

6. ALUMNOS EN ESTADO NUEVO, CANCELADO

El proceso para matricular a estudiantes que se encuentren en estado NUEVO O CANCELADO, sea

de vigencia actual o anteriores, es el de INSCRIPCION, ASIGNACION y MATRICULA como se

explica en los numerales 4.3.2 al 4.3.4. Si el estudiante va a ser matriculado en colegio privado por

la opción MATRICULA->NOVEDADES.

7. PROCESO DE MATRICULA DE ESTUDIANTES ANTIGUOS

7.1. MATRICULA ESTUDIANTES ANTIGUOS COLEGIOS OFICIALES

Para matricula los estudiantes antiguos se deben seguir las etapas:

7.1.1. PROYECCION DE CUPOS

Esta etapa la realizan únicamente los colegios del sector Oficial y consiste en el proceso de

planeación de la oferta educativa y creación de cupos para la próxima vigencia. Este

proceso se realiza por la opción PROYECCION->PROYECTAR CUPOS, Y explicará en detalle

en una próxima versión de este tutorial.

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7.1.2. REGISTRAR REPROBADOS

Se deben registrar los estudiantes que reprobaron el año escolar en curso, esto se realiza

por la opción MATRICULA->REGISTRAR REPROBADOS. Una vez realice una búsqueda de

su institución educativa, puede realizar una búsqueda individualizada del estudiante a

reprobar digitando los datos del estudiante o simplemente seleccionando el grado para

una búsqueda general. El sistema le mostrará el listado de estudiantes del grado

seleccionado, seleccione los estudiantes a reprobar y luego click en el botón guardar .

7.1.3. PROMOCION DE ALUMNOS

La promoción es el proceso mediante el cual se promueven los estudiantes de un grado al

siguiente. Es por esto que antes de hacer la promoción se deben registrar los reprobados

para evitar que los estudiantes que no aprobaron el año sean promovidos por el Sistema al

grado siguiente. Para hacer la promoción se debe ingresar por la opción MATRICULA-

>PROMOCION. Realizar una búsqueda de la institución con el icono , seleccionar y por

ultimo hacer click en el icono . Con esto se hará una promoción a nivel de la institución.

Si lo desea también puede realizar la promoción a nivel de sedes o jornada bajando el

nivel dando click en el icono varias veces. Los estudiantes quedaran en estado

PROMOCIONADO. Es posible que queden en estado SIN CONTINUIDAD según se explica

en el numeral 2.7.

Nota: Antes de correr este proceso, recuerde que debe primero retirar y reprobar a los alumnos que tengan que

estar en ese estado al finalizar el año.

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7.1.4. MATRICULAR

Una vez los alumnos se encuentren en estado PROMOCIONADO pueden ser matriculados

con se explica en el numeral 4.3.4. Por la opción MATRICULA->MATRICULAR.

7.2. MATRICULA ESTUDIANTES ANTIGUOS COLEGIOS PRIVADOS

7.2.1. CREACION DE CUPOS

A través de este proceso se crean los cupos donde serán matriculados los estudiantes.

Para los colegios privados el proceso de creación de grupos se hace de forma manual por

la opción INSTITUCIONES->GRUPOS, a diferencia de los colegios oficiales los cuales deben

hacerla en el proceso de proyección de cupos. En esta opción deben hacer una búsqueda

de la Institución y sede donde se crearán los grupos, posteriormente seleccionar la jornada

y el grado y dar click en el icono buscar . El Sistema desplegara la lista de los gruposcreados para el grado seleccionado si existen.

Puede editar las propiedades de un grupo existente como el nombre del grupo y la

capacidad y hacer click en el icono guardar , esto es por ejemplo, si desea ampliar los

cupos disponibles para ese grupo el Sistema nos muestra la capacidad y los cupos ya

asignados para dicho grupo.

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Para crear un grupo nuevo debe hacer click en el icono agregar y llenar la

información solicitada para el grupo tales como el orden, nombre, capacidad y modelo

educativo. Para guardar el grupo creado dar click en el icono de guardar . Repetir este

procedimiento por cada jornada y grado para crear los grupos necesarios para la matrícula

de sus estudiantes.

7.2.2.

PROMOCION Y MATRICULA PRIVADA

Una vez creados los grupos por cada grado se puede proceder a lanzar el proceso de

promoción, esto es por la opción MATRICULA->PROMOCION Y MATRICULA PRIVADA

realizando una búsqueda de la institución con el icono buscar seleccionar la institución

y dar click en el icono .

NOTA: Antes de correr este proceso, recuerde que debe primero retirar y reprobar a los alumnos que tengan

que estar en ese estado al finalizar el año.

8. PROCESO PARA MATRICULAR ALUMNOS EN ESTADO SIN

CONTINUIDAD

Como se explicó en el numeral 2.7, hay ocasiones y por diferentes circunstancias al lanzar

el proceso de promoción algunos estudiantes quedan en estado SIN CONTINUIDAD. Para

matricular estos estudiantes lo que primero debemos hacer es verificar la disponibilidad

de cupos donde van a ser matriculados.

Para esto nos vamos a la opción INSTITUCIONES->GRUPOS y realizamos una búsqueda de

nuestra instituciones, posteriormente seleccionamos la sede, jornada y grado donde

vamos a matricular a los estudiantes que quedaron en estado SIN CONTINUIDAD.

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De ser necesario, procedemos a ampliar los cupos disponibles a los grupos existentes o

podemos crear nuevos grupos en los diferentes grados donde vayamos a matricular estos

estudiantes.

Una vez tengamos los cupos disponibles nos vamos a la opción MATRICULA-

>TRANFERENCIAS, por donde como su nombre lo indica, haremos una transferencia deestos estudiantes desde un “ORIGEN” (sede, jornada y grado donde actualmente se

encuentran sin continuidad) hacia un “DESTINO” (sede, jornada, grados y grupos donde

van a ser matriculados).

Estos estudiantes quedaran en estado ASIGNADO. Por ultimo nos vamos a la opción

MATRICULAR->MATRICULAR para realizar una matrícula en bloque como se explica en el

numeral 4.3.4.

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