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Ultramax Gestão Escolar – Tutorial Almoxarifado
Ultramax Sistemas 1
Tutorial de Almoxarifado
Conteúdo
1 – Cadastrar Campos Auxiliares ......................................................................................... 2
2 – Cadastrar Produtos......................................................................................................... 3
3 – Cadastrar Fornecedor..................................................................................................... 4
4 – Cadastrar Entrada de Produtos ...................................................................................... 5
5 – Cadastrar Saída de Produtos (Nota Fiscal Eletrônica Individual) ................................... 6
6 – Cadastrar Saída de Produtos (Nota Fiscal Eletrônica Para Turma) ............................... 8
7 – Transferência de Produtos ............................................................................................10
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1 – Cadastrar Campos Auxiliares
Antes de começar o cadastro dos produtos, é necessário incluir no sistema os
campos auxiliares, conforme descrito a seguir:
a. Selecione a UNIDADE(1) e o PERÍODO(2);
b. Selecione o menu MÓDULOS (3);
c. Selecione a opção ALMOXARIFADO(4);
d. Selecione um dos CAMPOS AUXILIARES indicados no item (5) e inicie o cadastro.
e. Em qualquer campo selecionado irá abrir uma janela como mostra a figura abaixo,
nela clique em NOVO(6);
f. Na janela que abrir digite as informações solicitadas(7) e clique no botão
INCLUIR(8), como mostra o exemplo:
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Repita esse procedimento para cada um dos campos auxiliares:
Área de consumo: setores da empresa que podem utilizar os produtos do
almoxarifado;
Grupo do produto: exemplo: Bebida;
Subgrupo do produto: exemplo Refrigerante;
Fabricante do produto: nome do fabricante do produto (não é o fornecedor,
para cadastrar fornecedor siga as orientações do capítulo 3 desse tutorial);
Unidade do produto: unidade de medida do produto(kg, peça, etc);
2 – Cadastrar Produtos
a. Clique no menu MÓDULOS/ALMOXARIFADO/PRODUTO;
b. Clique em NOVO;
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c. Digite as informações solicitadas e clique em INCLUIR;
OBSERVAÇÕES:
1 - os campos com asterisco (*) são obrigatórios;
2 – NCM – Nomenclatura Comum do MERCOSUL – identifica a natureza da
mercadoria e é um código de 8 dígitos. Necessário para emissão da NF-e do
produto;
3 – Código fiscal – Necessário preenchimento para emissão de NF-e do produto
3 – Cadastrar Fornecedor
É necessário ter os fornecedores cadastrados para controlar a movimentação dos
produtos, siga as instruções a seguir para esse cadastro:
a. Abra o menu Cadastros/Cadastro de pessoas/fornecedores/entidades/visitantes
b. Na janela que abre clique no botão NOVO;
c. Preencha os campos na aba DADOS(1) e a aba ENDEREÇO(2) e clique em
INCLUIR(3);
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OBSERVAÇÃO: os campos com asterisco (*) são obrigatórios;
4 – Cadastrar Entrada de Produtos
Quando for vendido ou retirado um produto do almoxarifado, o sistema deve ser
atualizado, com a entrada do produto, para isso siga os passos a seguir:
a. Selecione a UNIDADE(1) e o PERÍODO(2);
b. Selecione menu MÓDULOS/ALMOXARIFADO/MOVIMENTAÇÃO PRODUTO;
c. Clique no botão NOVA ENTRADA;
d. Abrirá uma nova janela nela digite o No DA NOTA(1) de entrada, digite o nome ou
código do fornecedor (2) e clique em PROCURAR(3), selecione o fornecedor na
lista que aparece;
e. Em ADICIONAR PRODUTOS(4), digite a informação solicitada(5) (descrição ou
código), e clique no botão correspondente(6), repita esse procedimento até incluir
todos os produtos da nota, depois de incluir todos os produtos, clique em
EFETIVAR(8).
OBSERVAÇÕES:
1 - se o valor unitário do produto estiver incorreto, clique no menu
MÓDULOS/ALMOXARIFADO/PRODUTO, e altere o valor;
2 – se precisar interromper a entrada de movimento, clique no botão SALVAR E
CONTINUAR DEPOIS(7), pois assim não perderá os dados já digitados;
3 – se a compra for FATURADA, na caixa FATURA(9) clique no botão +(10), e
insira as informações do faturamento (repita esse procedimento para cada parcela).
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5 – Cadastrar Saída de Produtos (Nota Fiscal Eletrônica Individual)
Quando ocorrer uma venda ou outro tipo de movimentação de saída, o sistema deve ser
atualizado, com a saída desses produtos, para isso siga os passos a seguir:
a. Selecione a UNIDADE(1) e o PERÍODO(2);
b. Selecione menu MÓDULOS/ALMOXARIFADO/MOVIMENTAÇÃO PRODUTO;
c. Clique no botão NOVA VENDA INDIVIDUAL;
d. Abrirá uma nova janela nela selecione a EMPRESA EMITENTE (1), selecione a
ÁREA DE CONSUMO (2) digite o nome ou código do cliente (3) e clique em
PROCURAR, selecione o fornecedor na lista que aparece;
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e. Se a NOTA FISCAL ELETRONICA for gerada manualmente digite o N° DA NOTA
(4), se a NOTA FISCAL ELETRONICA for gerada pelo Ultramax Gestão, marque a
opção GERAR NF-E (5) e preencha o e-mail do destinatário da NF-e.
f. Em ADICIONAR PRODUTOS (6), digite a informação solicitada (7) (descrição ou
código), e clique no botão correspondente (8), quando o produto aparece, digite a
QUANTIDADE (9), o SUBTOTAL (10) (que é o valor cobrado pelo produto,
incluindo descontos), e o CFOP (11) (o sistema irá buscar automaticamente se o
campo “Código Fiscal” estiver preenchido no cadastro do produto) repita esse
procedimento até incluir todos os produtos da nota, depois de incluir todos os
produtos selecione as FATURAS (12), preenchendo os valores de pagamento e as
datas de cada fatura, depois clique em CONCLUIR (14).
g. Assim que a venda é concluída a NF-e já é transmitida automaticamente. Se desejar
transmitir em outro momento da NF-e, utilize a opção de SALVAR E CONTINUAR
DEPOIS (13).
OBSERVAÇÕES: se precisar interromper a saída do movimento, clique no
botão SALVAR E CONTINUAR DEPOIS (13), pois assim não perderá os dados já
digitados;
Para emissão de NF-e pelo sistema Ultramax, é necessário primeiramente entrar em
contato com a equipe Ultramax para liberação do módulo de NF-e e instalação do
certificado digital e também é necessário realizar os cadastros iniciais referentes à
NF-e, esses cadastros estão no tutorial a seguir:
Tutorial para emissão de NF-e:
http://www.ultramax.com.br/Tutorial/GestaoEscolar/FINANCEIRO/GE_009_003_Tut
orial_para_emissão_NFe.pdf
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6 – Cadastrar Saída de Produtos (Nota Fiscal Eletrônica Para Turma)
Quando for necessário gerar as notas fiscais eletrônicas para boletos que já foram gerados
mas ainda não foram emitidas as NF-e’s, deve ser lançada a venda por turma, o sistema
deve ser atualizado, com a saída desses produtos e o sistema irá gerar uma NF-e por
responsável financeiro no valor total de todos os boletos do aluno. Para isso siga os
passos a seguir:
a. Selecione a UNIDADE(1) e o PERÍODO(2);
b. Selecione menu MÓDULOS/ALMOXARIFADO/MOVIMENTAÇÃO PRODUTO;
c. Clique no botão NOVA VENDA POR TURMA;
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d. Abrirá uma nova janela nela selecione a EMPRESA EMITENTE (1), selecione a
ÁREA DE CONSUMO (2) selecione o CURSO (3), SÉRIE (4) e TURMA (5);
e. Se a NOTA FISCAL ELETRONICA for gerada manualmente digite o N° DA NOTA,
se a NOTA FISCAL ELETRONICA for gerada pelo Ultramax Gestão, marque a
opção GERAR NF-E (6).
f. Em ADICIONAR PRODUTOS (7), digite a informação solicitada (descrição ou
código), e clique no botão correspondente, quando o produto aparece (8), digite a
QUANTIDADE , o SUBTOTAL (que é o valor cobrado pelo produto, incluindo
descontos), e o CFOP (o sistema irá buscar automaticamente se o campo “Código
Fiscal” estiver preenchido no cadastro do produto) repita esse procedimento até
incluir todos os produtos da nota, depois de incluir todos os produtos selecione
as CONTAS CONTABEIS (9) em que as notas devem ser gerada, depois clique em
CONCLUIR (10). Devem ser selecionados todos os produtos vendidos que foram
gerados boletos, para o sistema gerar a nota e as faturas corretamente.
g. Assim que a venda é concluída a NF-e já é transmitida automaticamente.
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OBSERVAÇÕES: Para emissão de NF-e pelo sistema Ultramax, é necessário
primeiramente entrar em contato com a equipe Ultramax para liberação do módulo
de NF-e e instalação do certificado digital e também é necessário realizar os
cadastros iniciais referentes à NF-e, esses cadastros estão no tutorial a seguir:
Tutorial para emissão de NF-e:
http://www.ultramax.com.br/Tutorial/GestaoEscolar/FINANCEIRO/GE_009_003_Tut
orial_para_emissão_NFe.pdf
7 – Transferência de Produtos
Use essa opção quando tiver que enviar os produtos de uma determinada nota de entrada,
para outra unidade da empresa.
a. Selecione a UNIDADE (1) e o PERÍODO (2);
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b. Selecione menu MÓDULOS/ALMOXARIFADO/MOVIMENTAÇÃO PRODUTO;
c. Clique no botão NOVA TRANSFERÊNCIA;
d. Abrirá uma nova janela nela selecione a EMPRESA EMITENTE (1), digite o nome
ou código do cliente (2) e clique em PROCURAR, selecione o fornecedor na lista
que aparece;
e. Se a NOTA FISCAL ELETRONICA for gerada manualmente digite o N° DA NOTA
(3), se a NOTA FISCAL ELETRONICA for gerada pelo Ultramax Gestão, marque a
opção GERAR NF-E (4) e preencha o e-mail do destinatário da NF-e.
f. Em ADICIONAR PRODUTOS (5), digite a informação solicitada (6) (descrição ou
código), e clique no botão correspondente (7), quando o produto aparece, digite a
QUANTIDADE (8), o SUBTOTAL (9) (que é o valor cobrado pelo produto, incluindo
descontos), e o CFOP (10) repita esse procedimento até incluir todos os produtos
da nota, depois de incluir todos os produtos clique em CONCLUIR (12).
g. Assim que a transferência é concluída a NF-e já é transmitida automaticamente. Se
desejar transmitir em outro momento da NF-e, utilize a opção de SALVAR E
CONTINUAR DEPOIS (11).
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OBSERVAÇÕES: se precisar interromper a transferência, clique no botão
SALVAR E CONTINUAR DEPOIS (11), pois assim não perderá os dados já
digitados;