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UNIVERSIDAD CENTRAL” MARTA ABREU” DE LAS VILLAS.
Facultad de Ingeniería Industrial y Turismo.
Departamento de Ingeniería Industrial
Tesis para optar por el Título Académico de Máster en Ingeniería Industrial
Mención: Logística Título: "Procedimiento para la implementación de un sistema de
información logístico para la toma de decisiones, en las
empresas comercializadoras de granos ensacados del
MINCIN.".
Autora: Ing. Yoanys Treto Suárez
Tutor: Dr. Pedro Dimas Ayala Bécquer
Año 2014.
Pensamiento
"Lo que sabemos es una gota de agua, lo
que ignoramos es el océano".
"Isaac Newton"
Dedicatoria
A mi tesoro más preciado: Adriano.
A mis padres por ser el motor impulsor en este largo camino.
A mi hermano y cuñada, por su ayuda incondicional.
A mi esposo, por su colaboración y soportar los momentos de desatención.
A las personas que a lo largo de mi vida dejaron huellas.
Agradecimiento
“Agradecer es un gusto "
José Martí.
A mi Tutor Dr. Pedro Dimas Ayala Bécquer por la
orientación, apoyo y acertados consejos.
A mis compañeros de trabajo por la ayuda recibida.
Gracias a todos los que aportaron un granito de
arena a la realización de este trabajo.
Resumen
RESUMEN
La presente investigación denominada “Procedimiento para establecer un sistema de
información logístico para la toma de desiciones, en las empresas comercializadoras de granos ensacados del MINCIN” perteneciente al Programa Ramal denominado " Perfeccionamiento del Proceso Logístico para el Sistema de Comercio Interior", ha sido
concebida por la necesidad de tener controlados los procesos logísticos presentes en las
empresas objeto de estudio y poder accionar sobre ellos en caso de poseer alguna desviación
y tiene como objetivo general: « Desarrollar un procedimiento que permita establecer un
sistema de información logístico orientado a la toma de decisiones, en las empresas
comercializadoras de granos ensacados del MINCIN».
El procedimiento se conformó tomando como premisas, el análisis por proceso, el
mejoramiento continuo y la aplicación de todas las normas y resoluciones vigentes, además se
emplean diferentes métodos, entre los que destacan, las secciones de ideas, la entrevista, la
observación.
El procedimiento permite conocer el comportamiento de la eficacia y la eficiencia de los
procesos asociados a la gestión logística de almacenes, a través de la evaluación de un
conjunto de indicadores claves de desempeño, tanto cuantitativo como cualitativo.
Palabras claves: Sistema de información Logístico, Indicadores claves de desempeño.
Summary
Summary
SUMMARY
The present denominated investigation “Procedure to establish a logistical system of
information for the decision make, the trading companies of sacked grains of the MINCIN”
belonging to the Program denominated Brunch" Improvement of the Logistical Process for the
System of Trade Interior", it has been conceived by the necessity of having controlled the
processes logistical present in the companies study object and to be able to work on them in the
event of possessing some deviation and he/she has as general objective: «To develop a
procedure that allows to establish a logistical system of information guided to the decisions
make, in the trading companies of sacked grains of the MINCIN».
The procedure conformed to taking as premises, the analysis for process, the continuous
improvement and the application of all the norms and effective resolutions, different methods
are also used, among those that highlight, the sections of ideas, the interview, the observation. The procedure allows to know the behavior of the effectiveness and the efficiency of the
processes associated to the logistical administration of warehouses, through the evaluation of a
group of key indicators of acting, so much quantitative as qualitative.
Key words: Logistical system of information, key Indicators of acting.
Índice
Índice
Índice Materia páginaIntroducción................................................................................................................................ 1
Capítulo I: Marco Teórico-Referencial de la investigación…………………………………….. 6
1.1 Logística. ………………………………………..…………………………………………………... 7
1.1.1 Surgimiento y desarrollo.……………................................................................................ 7
1.1.2 Gestión Logística en la Empresa.…………………………………….................................. 9
1.2 Almacenes…………………………………..…………….……………………………………….. 10
1.2.1 Conceptualización…………………………………………………..….…………….............. 10
1.2.2 Almacenes de granos ensacados…………………………………………….…………....... 11
1.2.3 Procesos logísticos y su gestión…………………………………………………………….. 13
1.2.4 Medidores de gestión o indicadores………………………………………………………….. 15
1.3 Tecnologías de la información……………..………….…………………………………………... 16
1.3.1 Sistemas de información logístico….……………………………………………………………1.4 Tendencia de los sistemas de información logísticos e las Empresas…………………….... 1.5 Empresas Comercializadoras de granos ensacados del MINCIN y sus SIL……………….. Conclusiones parciales………………………………………………………………………………..
21242627
Capítulo II: Fundamentación teórica del procedimiento para establecer un sistema de información logístico en empresas comercializadoras de granos ensacados…………….. 282.1Etapa I: Investigativa…………………………………………………...…………………………. 29
2.1.1 Diagnóstico……………………………………………………………………………………. 292.1.2 Definición de los ratios, indicadores y demás criterios de medida………………………. 35
2.2 Etapa II: Operativa……………...…...……………………………………………………………… 41
2.2.1 Definición de las variables de entrada………………………………………………………. 41
2.2.2 Actividades internas ……………….…………………………………………………............ 42
2.2.3 Definición de las salidas del sistema………………………………………………………… 44
2.3 Etapa III: Toma de decisiones...………………………………………………………………….. 45
2.3.1 Definición del directorio de decisiones………………………………………………………. 2.3.2 Toma de decisiones…………………………………………………………………………...
45 49
Conclusiones parciales………………….…………………………………………………………….. 50
Capítulo III Aplicación del procedimiento que permite establecer un flujo de información…………………………... ………………………………………………………..………. 51
Índice
3.1 Investigativa…….…………………………………………..……………………………………….. 51
3.1.1 Diagnóstico……………………………………………………………………………………… 51
3.1.2 Establecimiento de la métrica………………………………………………………………… 61
3.2 Etapa Operativa…………………………………………………………………………………… 61
3.2.1 Definición de las variables de entrada….………………………………………………… 61
3.2.2 Actividades internas y variables de salida ………………………………………………... 62
3.3 Etapa de Toma de decisiones…………………………………………………………………….. 63
3.3.1 Directorio de decisiones……………………………………………………………………. 63
3.3.2 Toma de decisiones……………………………………………………..…………………. 64
Conclusiones parciales…………………………………………………………………………………. 66
Conclusiones………….. ………………………………………………………................................. 67
Recomendaciones …………………………………………………………….................................. 68
Bibliografía……………………………………………………………………………………………. 69
Anexos
Introducción
Introducción
1
Introducción.
La revolución de la información, como fuente de innovación tecnológica y mejora, se ha extendido
por toda la economía, ninguna empresa puede escapar de sus efectos. Las excepcionales
reducciones en el costo de obtención, el tratamiento y la transmisión de la información están
transformando la forma de dirigir las empresas, es decir, toda actividad creadora de valor tiene un
elemento físico y otro de tratamiento de información.
Los sistemas de información (SI), están cambiando la forma en que trabajan las empresas
actuales, por medio de su uso se logran considerables mejoras, ya que se automatizan los
procesos operativos, proporcionan una información de apoyo a la toma de decisiones, y posibilitan
el logro de ventajas competitivas a través de su implantación. (Sáenz Hernández, 2011)
Los Sistemas Logísticos de Información (SIL), son los enlaces existentes entre los elementos del
entorno y la dirección de logística y se realiza mediante un sistema de información que proporciona
los datos básicos y son orientados a la toma de decisiones.
En el momento actual, las empresas se caracterizan por el dinamismo y la necesidad de disponer
de una información amplia y rigurosa, la cual constituye un factor muy importante de éxito y un
elemento clave, para poder llevar a cabo una correcta planificación y un adecuado control. Aun,
existen empresas donde los únicos datos que se recopilan de manera sistemática y ordenada, son
los datos contables para el cálculo de utilidades, sin embargo, la gran mayoría de las
organizaciones están conscientes que los mejores resultados se obtienen adaptándose a las
nuevas condiciones del entorno, el cual ha dejado de ser estable para convertirse en turbulento.
Por estas razones, es cada vez más significativo que las empresas posean un mayor número de
datos provenientes de sus procesos internos y externos, pero constituye un reto disponer de estos
de una forma coherente, uniforme y rápida, con el fin de que se conviertan en informaciones útiles
en el momento y lugar adecuado, por lo que se puede deducir, que la información constituye un
elemento indispensable para el desarrollo exitoso de los Sistemas logísticos en las empresas.
(Ayala Bécquer, 2013)
En Cuba, existen en la actualidad varias empresas que utilizan en mayor o menor grado los
soportes informacionales, orientados hacia los procesos informativos para la toma de decisiones,
pero de manera muy personalizada y no integrados de un modo estratégico. Dentro de esta
problemática se encuentran las empresas comercializadoras de granos ensacados, subordinadas
Introducción
2
al Ministerio de Comercio Interior (MINCIN), que en la actualidad carecen de modelos para la
captación, el procesamiento, la transmisión y la utilización de la información en forma acertada y
oportuna, con el objetivo de gestionar todo su sistema logístico, permitiendo así la posterior toma
de decisiones, situación que se encuentra reflejada y pendiente por resolver en su banco de
problemas.
Por no contar con un flujo de información eficiente que reúna la mayor cantidad de datos útiles es
que presentan un desconocimiento general de sus instalaciones, a nivel de empresa y por ende a
nivel de Ministerio
Sin lugar a dudas, esta situación constituye la motivación fundamental para llevar a cabo la
presente investigación, ya que la no existencia de un sistema de información logístico, que
garantice de manera permanente el conjunto de informaciones útiles para la toma de decisiones,
con vista a controlar la eficacia y eficiencia de sus procesos logísticos, constituye una situación problémica indiscutible en las empresas comercializadoras de granos ensacados, pertenecientes
al MINCIN.
Por tanto, si se estudian las variables, ratios, indicadores claves de desempeño y demás criterios
de medida, que forman parte integrante de un flujo de información en la gestión logística y muy
especialmente la asociada a los almacenes, se obtendría una adecuada utilización de las
instalaciones y los productos, lo cual permite dar respuesta a los siguientes Lineamientos de la
Política Económica y Social del Partido y la Revolución:
No.11: El control externo sobre la gestión de las entidades se basará principalmente en
mecanismos económico- financieros, sin excluir los administrativos, reduciendo la carga actual de
tales controles y haciendo más racional los sistemas de información.
No.131: Sostener y desarrollar los resultados alcanzados en el campo de la biotecnología, la
producción medico– farmacéutica, la industria del software y el proceso de informatización de la
sociedad, las ciencias básicas, las ciencias naturales, los estudios y el empleo de las fuentes
renovables, las tecnologías sociales y educativas, la transferencia tecnológica industrial, la
producción de equipos de tecnología avanzada, la nanotecnología y los servicios científicos y
tecnológicos de alto valor agregado.
Introducción
3
No 142: Garantizar la elevación sistemática y sostenida de la calidad de los servicios que se
brindan a la población, y el rediseño de las políticas vigentes, según las posibilidades de la
economía.
Esto conlleva a formular el siguiente Problema Científico: "No existe un procedimiento general
que permita el establecimiento de un sistema de información logístico para la toma de decisiones,
en las empresas comercializadoras de granos ensacados del MINCIN".
Atendiendo a las consideraciones y la problemática anteriormente descrita la hipótesis de esta
investigación es formulada de la forma siguiente:
"Si se desarrollara un procedimiento que permita el establecimiento de un sistema de información
logístico para la toma de decisiones en las empresas comercializadoras de granos ensacados,
posibilitaría el control de la eficacia y la eficiencia de sus procesos”.
Esta hipótesis quedará validada con el cumplimiento de los objetivos generales y específicos unido
a la comprobación del procedimiento bajo condicionales de datos reales y concretos. Por lo que se
inicia esta investigación que tiene como objetivo general: "Desarrollar un procedimiento que
permita el establecimiento de un sistema de información logístico orientado a la toma de
decisiones, en las empresas comercializadoras de granos ensacados del MINCIN".
Para alcanzar el objetivo antes señalado se proponen los objetivos específicos siguientes:
1. Elaborar un Marco Teórico Referativo y Práctico, que permita conocer el estado del arte de la
temática investigativa, abarcando esta, los sistemas de información logísticos, el análisis por
procesos, la métrica de la gestión de almacenes, la caracterización de las Empresas
comercializadoras de granos ensacados del MINCIN, entre otros.
2. Desarrollar un procedimiento que permita el establecimiento del flujo de información en las
empresas comercializadoras de granos ensacados del MINCIN.
3. Validar los resultados obtenidos bajo las condiciones de datos reales y concretos en la
Empresas Mayoristas de Productos Alimenticios y otros Bienes de Consumo de Villa Clara.
Con el desarrollo de la investigación se conocerán las variables, ratios y los indicadores que deben
ser controlados en los sistemas de información actuales, que presentan las empresas
comercializadoras de granos ensacados del MINCIN, con el objetivo de conocer y solucionar los
problemas de capacidad de sus instalaciones, control de la trazabilidad de sus productos, de la
Introducción
4
tecnología y de los inventarios, entre otras variables que son importantes para el MINCIN tener
identificadas de manera permanente, para la posterior toma de decisiones por parte de los
directivos de este organismo, específicamente los de la empresa objeto de estudio.
Los impactos que se prevén alcanzar en la investigación, son los siguientes:
Impacto Económico: Las empresas comercializadoras de granos ensacados del MINCIN, poseen
un amplia y variada nomenclatura de circulación unido a un monto monetario de varios millones de
USD, si se tomara en cuenta las pérdidas derivadas por la ausencia de un Sistema Logístico de
Información, el cual según criterio coincidente de varios autores, representan entre 1.5 % -- 2.5%
de los valores circulados, se puede inferir, el alto grado de riesgos y perdidas probables. Si se
lograra reducir en 1% las mismas, este impacto estaría en ese mismo orden de unidades
monetarias de ahorro.
Impacto Metodológico: Uno de los resultados previstos en la investigación, es el de desarrollar
un procedimiento que permita establecer el flujo de información en las empresas
comercializadoras de granos ensacados del MINCIN, el cual podrá ser generalizada en aquellas
que posean semejantes características funcionales y operativas de los diferentes OACE.
Para alcanzar los objetivos generales y específicos, la investigación se estructura de la manera
siguiente:
Capitulo No 1: Marco teórico referencial.
En este capítulo se abordan conceptos, definiciones, relacionadas con los sistemas de información
logísticos enfocados hacia la toma de decisiones, en empresas comercializadoras de alimentos,
específicamente los granos.
Capitulo No 2 Fundamentación teórica del procedimiento.
Contempla el análisis conceptual del procedimiento para el establecimiento de un sistema de
información en las empresas comercializadoras de granos ensacados del MINCIN. Para esto se
exponen las herramientas y técnicas que deben ser empleadas en las condiciones de nuestro país,
en cada una de las etapas.
Capitulo No 3 Aplicación del procedimiento.
En este capítulo se aplica el procedimiento en la Empresa Mayorista de Alimento y otros Bienes de
Consumo de Villa Clara, bajo las condiciones de datos reales y concretos.
Introducción
5
Además acompaña esta investigación un cuerpo de Conclusiones, Recomendaciones,
Referencias bibliográficas y Anexos.
Capítulo I
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
CAPÍTULO I: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL
Este capítulo tiene como propósito, conocer el estado del arte de los sistemas de información
logísticos, enfocado hacia la toma de decisiones en las Empresas Comercializadoras de
Alimentos Ensacados del Ministerio de Comercio Interior (MINCIN). La estrategia prevista para
identificar el estado actual de esta temática, se sustenta en el esquema mostrado en Figura
No.1.1.
Figura No 1.1 Estrategia para la construcción del Marco Teórico Referencial de la investigación. (Fuente: Elaboración Propia)
6
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
1.1.- Logística 1.1.1.- Surgimiento y desarrollo
La actividad logística tiene miles de años de antigüedad, se remonta a las primeras formas de
comercio organizado. Como área de estudio, la logística comenzó a llamar la atención a
principios del año 1900, en la distribución de productos agrícolas, como una manera de apoyar
la estrategia de negocios de una organización.
En la década del '40, la logística surge para acompañar las decisiones operativas de los altos
mandos militares en la disminución de los ciclos productivos a través de la unitarización de las
cargas, así como, en la determinación de la ubicación de los acorazados que protegían los
potenciales ataques alemanes, durante la segunda Guerra Mundial. Posteriormente se empezó
a perfeccionar a partir de equipos interdisciplinarios conformados por científicos provenientes de
las ciencias duras.
A partir de la crisis del petróleo en 1973, el costo del combustible obligó a mejorar la
racionalidad de muchas operaciones y por tanto se tuvo la necesidad de planear eficiente y
económicamente los flujos de materias primas. El empleo de la información, fortalecido por la
aparición de las computadoras, permitió administrar de un modo distinto todas las operaciones.
Con el inicio de la Segunda Guerra Mundial, la logística industrial se desarrollo y se refinó y
comenzó a recibir reconocimiento y énfasis debido a la clara contribución que fue para la
victoria de los Aliados. Similarmente en la Guerra del Golfo Pérsico (1990-91), la habilidad de
hacer más efectiva y eficiente la distribución, y el almacenamiento de los suministros, el costo
fue un factor clave para el éxito de las fuerzas armadas de los Estados Unidos. Treto Suárez,
(2013).
Por otro lado, la logística empresarial se inició debido a la situación económica debilitada a
consecuencia de la guerra, la falta de capital propició que las empresas se reenfocaran hacia la
optimización de su rentabilidad económica; de aquí la importancia de minimizar inversiones de
inventarios y maquinarias así como de reducir los costos directos e indirectos de
aprovisionamiento, producción y distribución, a lo que actualmente se le llaman costos logísticos
totales. Ayala Bécquer, (2013)
Autores como Acevedo Suárez, (2010) plantean, que no es hasta el siglo XX que la logística
adquiere importancia en la vida civil. En la Tabla No.1.1 se observan las principales
características de cada una de las etapas por las que ha atravesado la logística.
7
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
Tabla No 1.1 Evolución histórica de la logística en el último siglo. Fuente: Acevedo Suárez (2010)
Etapas Denominación Principales Características
1 (1916 –1941) Del campo al mercado
Del campo al mercado Almacenamiento Transportación
2 (1940 –1960) Funciones segmentadas
Áreas funcionales independientes Transportación in-bound y out-bound Inventario al por mayor Distribución física
3 (1960 – 970) Funciones integradas
Costo total Enfoque de sistema Integración de la logística
4 (1970- Mitad
de 1980) Enfoque al cliente
Enfoque al cliente Mantenimiento del inventario Productividad Redes vinculadas
5 (Mitad de
1980 hasta el presente)
La logística como factor diferenciador
Suministro integrado Canal logístico Globalización Entorno logístico Tecnologías de la información y las comunicaciones
6 (Futuro)
Expansión de las fronteras y la actividad
Logística de respuesta al servicio Comportamiento intercompañías Dirección integrada de la cadena de suministro Desarrollo de la teoría Logística reversa
Muchos autores e instituciones han realizado aportes a la conceptualización de Logística, tales
como Casanovas A., Cuatrecasas L (2001), Stock J, Lambert D (2001), Coyle J, Bardi E,
Langley C. (2003), Knudsen González (2005), Council of Supply Chain Management
Professionals (2009) y Acevedo Suarez (2010), siendo la de este último, la que se adecúa más
al establecimiento de un flujo de información en las Empresas Comercializadoras de Granos
Ensacados del Ministerio de Comercio Interior, planteando que es: «La acción del colectivo
laboral dirigida a garantizar las actividades de diseño y dirección de los flujos material,
informativo y financiero, desde sus fuentes de origen hasta sus destinos finales, que deben
ejecutarse de forma racional y coordinada con el objetivo de proveer al cliente los productos y
servicios en la cantidad, calidad, plazos, costos, lugar y con la información demandados, con
elevada competitividad y garantizando la preservación del medio ambiente» .
8
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
Al referirse a “los flujos material, informativo y financiero” se quiere expresar, que aun cuando
en la empresa hay un solo flujo que cambia de naturaleza en cada etapa, la logística requiere
para su aplicación, de la integración adecuada de dichos flujos, partiendo del enfoque de
procesos y no de funciones, siempre garantizando un flujo dirigido hacia el cliente, en el cual se
busca sustituir inventarios por información. Acevedo Suárez (2010)
La logística cada vez más, se enfoca como una actividad estratégica que dista mucho de
actividades operativas como la tercerización de almacenes, de transporte y otros, por lo tanto se
deben revisar y rediseñar los procesos logísticos desde el comienzo de la cadena en
actividades como: definición de la estructura organizacional, concepción logística del diseño del
producto, definición de niveles de servicio al cliente, determinación de categorías logísticas,
agrupando los productos por niveles de servicio o necesidades de manipulación, «Diseño de los
Sistemas de Información, Desarrollo de los Sistemas de Comunicación», diseño de la red de
distribución, diseño de la infraestructura de distribución y definición de los indicadores de
gestión. Bajo estas circunstancias, la empresa debe adoptar para tal fin, una filosofía de gestión
y una organización plana o de redes de unidades que facilite una consecuente aplicación de la
concepción organizacional de la logística. Treto Suárez, (2013)
1.1.2.- Gestión logística en la empresa
La gestión logística aparece diferenciada dentro de la estructura organizativa de la empresa y
está subordinada al más alto nivel de dirección. El sistema de administración de la logística
constituye en parte, el enfoque dinámico de la empresa y comprende, al menos tres
subsistemas principales: un subsistema de control, un subsistema operacional y un
subsistema organizacional. La función del subsistema de control, es administrar
eficientemente los recursos materiales, financieros y humanos, de una unidad productiva, que
para el caso de interés es el área o departamento de logística. Aquí, se definen los objetivos, se
establecen los medios para alcanzarlos, se evalúan las variaciones y se toman las medidas
correctivas que sean necesarias. El subsistema operacional, se limita a la ejecución de los
trabajos que le asigna o confía el subsistema de control. Tiene como finalidad facilitar el flujo y
almacenamiento de materia prima, inventario en proceso, productos terminados y su
información relacionada desde el origen hasta el punto de consumo a un costo razonable,
buscando la entera satisfacción del cliente y el subsistema organizacional, tiene como función
implantar una estructura administrativa y operacional que garantice el buen funcionamiento del
sistema logístico en la empresa. Lo componen la organización social, que es la estructura
jerárquica, esquematizada en un organigrama del departamento de logística y un Subsistema
9
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
de Información que constituye un puente o enlace entre el subsistema de control y el
subsistema operativo y asegura el vínculo e integración entre los demás departamentos de la
empresa.
La estructura de la gerencia logística de la empresa y específicamente la dedicadas a la
comercialización de alimentos ensacados, se caracteriza por su dinamismo y alta capacidad de
reacción y por una estructura plana basada en grupos o equipos de trabajo autónomos con
facultades para tomar decisiones relacionadas con la ejecución de los procesos, a los cuales se
les puede imprimir un carácter interfuncional.
Al no poder conocer con exactitud la demanda y lograr un suministro eficiente y efectivo,
producido por el impacto de diferentes factores, tales como la globalización de los mercados, el
incremento de los avances científicos técnicos, la aceptación acelerada del justo a tiempo y el
surgimiento de nuevas necesidades y prioridades, el empleo de almacenes, constituye una vía
para mejorar la coordinación demanda – suministro. Ayala Bécquer (2013)
Cuba, en su condición de país bloqueado y azotado frecuentemente por catástrofes naturales,
como son los ciclones y las sequías, con una agricultura cuya producción está aún muy lejos de
satisfacer las demandas de la población, enfrenta la necesidad de almacenar grandes
cantidades de alimentos durante prolongados períodos de tiempo, debido a las largas distancias
de sus principales suministradores.
1.2 Almacenes 1.2.1.- Conceptualización Según Acevedo Suárez, (2010), el almacén es un sistema de naturaleza compleja, en el que se
integran elementos tecnológicos, organizativos, de seguridad y de control. En él se combinan
recursos humanos y materiales, con el objetivo de garantizar las condiciones de conservación
de los productos desde que se reciben del suministrador hasta que se entregan al cliente final
en la cadena de suministro.
Se plantean que existen cuatro razones básicas para que una empresa realice actividades de
almacenamiento:
1. Reducción de los costos de producción - transporte. Tanto la actividad de
almacenamiento como la de inventario generan nuevos gastos, no obstante este aumento
de costo se compensa con la reducción de los de transporte y producción, ya que se mejora
la eficiencia de ambos procesos, al tratar de acercar los almacenes a los clientes y
aumentar el nivel de servicio.
10
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
2. Coordinación de la demanda y el suministro. Las organizaciones que tienen una
producción de carácter estacional y una demanda constante suelen tener problemas de
coordinación entre la demanda y el suministro. En este caso es necesario almacenar los
productos para después poderlos distribuir durante toda la época del año. Por el contrario, si
se quiere suministrar un producto o un servicio de carácter estacional pero con demanda
incierta, normalmente se producen durante todo el año con objeto de minimizar los costos
de producción y crear inventarios suficientes para dar respuesta a la demanda en la época
que se genera la necesidad. Ejemplo los equipos de refrigeración.
3. Apoyo al proceso de producción. El almacenamiento puede formar parte del proceso de
producción, este es el caso de productos como el queso, los vinos, que requieren un
período de almacenamiento para su maduración.
4. Apoyar el proceso de comercialización. La comercialización generalmente se ocupa de
cómo y cuándo estarán disponibles los productos en el mercado, en este caso el
almacenamiento se ocupa de dar valor al producto, acercando el mismo a los clientes y
disminuyendo el tiempo de entrega. (Acevedo Suárez, 2010)
Si bien desde hace varios años el almacenamiento en saco de los granos tiende a desaparecer
en el mundo desarrollado y se ejecutan altas inversiones en silos, la estructura de
transportación y entrega que actualmente existe en nuestro país, nos indica su prevalencia
durante los próximos años en sus etapas de almacenamiento y distribución, por tal motivo, el
país debe realizar grandes compras de alimentos de este tipo, como una de las vías para lograr
disminuir los costos o bien para aprovechar una coyuntura del mercado, y por ende suplir la
demanda. Por tal razón es que las empresas cubanas que almacenan grandes cantidades de
este tipo de producto, deben prestar atención absoluta al funcionamiento de estas instalaciones.
1.2.2.- Almacenes de granos ensacados
Las propiedades nutritivas de los granos, así como su potencial de almacenamiento, están
altamente vinculados a los elementos que lo componen; de ahí, la importancia de conocer sus
características. Según Fuste Duharte (2010), los granos constan de tres partes: la cubierta, el
endospermo y el germen. La cubierta protege la semilla y reduce el intercambio con el entorno
pero puede ser atravesada por los microorganismos y los gases, el endospermo representa la
casi totalidad de la parte interna del grano y en él se almacenan los carbohidratos,
indispensables en la dieta humana por ser fuentes de energía para el organismo y el germen es
el embrión de la planta futura. En él se almacenan las grasas, las proteínas y las vitaminas del
11
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
grano. Como se aprecia, en los granos están presentes los carbohidratos, los lípidos (grasas),
las proteínas, las vitaminas y el agua.
Dentro de los innumerables factores de deterioro que influyen en los granos que se almacenan
comprenden, en primer lugar, el efecto combinado de la temperatura y la humedad relativa y el
tiempo transcurrido (Ver Figura No 1.2) y en segundo lugar, todos los elementos o agentes
vivos que encontrándose en condiciones favorables para su desarrollo utilizan el grano como
fuente de nutrición, como son los insectos, microorganismos, roedores y aves. A esto se le
añaden los factores climatológicos de Cuba, los cuales no favorecen la durabilidad de los
granos, más dificultades en las instalaciones disponibles para almacenar el producto, propician
que las entidades dedicadas al almacenamiento prolongado de estos productos busquen
soluciones factibles para tener controlados todos los procesos logísticos que inciden
sig ificativamente en la conservación de los mismos.
n
12
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
Garantizar la conservación y protección de los granos ensacados, de manera segura, eficiente,
técnicamente viable y económicamente factible, es una necesidad de primer orden que
requieren estas instalaciones, con el objetivo de solucionar múltiples factores físicos, químicos y
biológicos que se encuentran íntimamente conectados con esta compleja actividad, dadas sus
implicaciones, tanto desde un punto de vista económico (anualmente el país pierde millones de
pesos convertibles en la poscosecha), social (los brotes diarreicos y un buen número de
enfermedades están asociadas en un alto por ciento a la manipulación incorrecta de los
alimentos) y medioambiental (al reducirse la necesidad de utilizar fumigantes tóxicos para las
plagas, pero también para el hombre y el ecosistema). Esto trae consigo, la necesidad de que
las labores de almacenamiento de los productos se desarrollen con la calidad requerida, para
no incurrir en un excesivo costo y que la calidad del producto se vea deteriorada. Por tal razón
se debe prestar un interés particular en cada uno de los procesos logísticos que tiene lugar en
un almacén de granos ensacados. Fuste Duharte, (2010).
1.2.3.- Procesos logísticos y su gestión
Existen varias clasificaciones de los procesos que tienen lugar en el almacén, pero para el
presente estudio se toma la planteada por Ayala Bécquer (2010) que define un Proceso Relevante (Conocidos también por varios autores como Procesos Claves), como una secuencia
de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada, para conseguir un
resultado que satisfaga plenamente los objetivos, las estrategias de una organización y los
requerimientos del cliente, identificados como Recepción Almacenamiento y Entrega (Ver Tabla
No 1.2 ), y los Procesos Claves (Referidos también por los autores como Procesos de Apoyo),
como aquellos que han sido extraídos de los procesos relevantes, el cual incide de manera
significativa en los objetivos estratégicos y resulta crítico para el éxito del negocio y además,
tienen un fuerte impacto sobre las expectativas del cliente o consumen una parte importante de
los recursos de la empresa. (Ver Tabla 1.3).
13
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
No Proceso relevante Actividades
1
Proceso de recepción: Es el proceso donde se realizan una serie de operaciones con el fin de recibir y aceptar una partida o lote de productos
Revisión de la documentación que acompaña al lote de producto, la cual esta de dependencia de las características de los suministradores o proveedores. Realizar el control de calidad mediante la inspección de entrada. Descargar los productos de los medios de transporte Utilizar las marcas graficas correspondientes.
2
Proceso de almacenamiento Es el proceso donde se desarrollan un conjunto de operaciones de manipulación que se realizan con el objetivo de trasladar y colocar en sus localizaciones correspondientes los productos que provienen del área de recepción. Los bultos de productos son preparados para ser almacenados, utilizando los medios de almacenamiento y quipos de manipulación con que disponga el almacén. Durante este periodo se deben cumplir una serie de normativas y regulaciones, dictadas para el almacenamiento específico de productos alimenticios.
Ubicar teniendo en cuenta la rotación de las mercancías. Actualizar las entradas y salidas de los productos en las tarjetas de estiba. Controlar y custodiar las cargas. Limpiar correctamente las zonas y los medios de almacenamiento que se utilizan. Realizar las inspecciones diarias de calidad. Aplicar el Manejo integrado de plagas. Cumplir con las normas de manipulación y almacenamiento. Cumplir con el método de ubicación y localización.
3
Proceso de entrega: Procesos en el cual se desarrollan un conjunto de operaciones que tienen la finalidad de preparar y entregar al cliente los productos solicitados por este.
Extraer las cargas y trasladarlas a la zona de formación de pedidos. Confeccionar los pedidos. Revisar, controlar e inspeccionar la calidad de la entrega. Trasladar la mercancía hacia los medios de transporte del cliente.
Tabla No 1.2 Procesos relevantes y sus características. (Fuente Elaboración Propia).
14
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
Actualmente las empresas desconocen, la razón por la cual pierden o ganan respecto a sus
competidores, de la seguridad de sus bienintencionadas inversiones en equipos, formación,
sistemas, si los métodos de trabajo son los idóneos, si lo que se ejecuta se hace de manera
correcta, si los productos y servicios son aceptados en el mercado, si los clientes externos e
internos respaldan las estrategias trazadas por la institución, hacen que las mismas le presten
mayor importancia al control de la gestión de sus procesos. Una de las herramientas de apoyo a
la gestión y a la toma de decisiones, lo constituyen principalmente los Medidores de gestión o
indicadores. Ayala Bécquer (2013)
1.2.4.- Medidor de gestión o indicador
Ayala Bécquer (2010), señala que un medidor de gestión o indicador, es una información
sobre un proceso que está definido y registrado, que se orienta y apoya a la dirección y que se
sostiene con el empleo de normas, estándares u otro tipo de documentos. Estos pueden ser
clasificados según diferentes criterios dependiendo del enfoque seguido. En primer lugar se
pueden distinguir los ICD, (Indicadores claves de desempeño) que se utilizan a corto y a largo
plazo, también se puede hablar de indicadores primarios que son aquellos que se reportan a las
entidades o empresas y los indicadores secundarios que son los que se utilizan internamente
en un departamento. Otra perspectiva es la que los agrupa según su enfoque ya sea financiero,
operativo, de orientación al cliente, de innovación, y otros. De acuerdo al nivel de participación
se puede clasificar en función en:
Indicadores de gestión: Son los usados por los directivos, y resumen de forma rápida y
sencilla la situación de todos los procesos claves de cada posición de gestión.
Indicadores de control: Están dirigidos a las empresas o entidades, con la finalidad de
analizar las particularidades, las posibles causas de un resultado poco satisfactorio, de un
Indicador de gestión.
Indicadores de detalle: Su misión es mantener la información diaria resumida y/o
ordenada, o cada cierto periodo de tiempo según los criterios aprobados por la entidad en
cuestión.
En el caso especifico de los Indicadores de gestión, estos pueden ser valores, unidades,
índices, series estadísticas, entre otros; es decir, que es como la expresión cuantitativa y
cualitativa del comportamiento o el desempeño de toda una organización o una de sus partes,
cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una
desviación sobre la cual se tomaran acciones correctivas o preventivas según el caso. Varios
15
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
autores señalan, que los indicadores de gestión poseen los atributos de la información
siguientes: Exactitud, Forma, Frecuencia, Extensión, Origen, Temporalidad, Relevancia,
Oportunidad, entre otros. En general los indicadores de gestión, se refieren a cierto periodo de
tiempo; por ejemplo, hora, día, semana, mes, trimestre o año. Es importante seguir el desarrollo
del valor de un indicador de gestión en el curso del tiempo (Tendencia). Ayala Bécquer (2010)
Los indicadores son referencias que relacionan variables para mostrar el desempeño de la
unidad. Las variables son representaciones cuantitativas de una característica. Estos pueden
ser establecidos en cada uno de los Procesos Relevantes y Claves. Ayala Bécquer (2013)
Estos indicadores de control, además de expresar el comportamiento de cada uno los procesos,
deben estar en correspondencia con las tecnologías de la información, para poder tomar las
decisiones más factibles en el momento preciso.
1.3 Tecnologías de la información
Todas las organizaciones cuentan con alguna clase de sistemas de información, aunque no se
trate más que de un archivador y de un pequeño número de cuentas en algún libro, sin
embargo, para contar con un sistema funcional de información que satisfaga diversas
necesidades, todos los datos medibles deben ser organizados de tal manera que sean fáciles
de registrarlos, almacenarlos, procesarlos, recuperarlos y comunicarlos según lo requieran los
usuarios.
La información como tal debe contar de determinados atributos, los cuales frecuentemente se
agrupan en tres tipos: la Forma, el Contenido y el Tiempo, es decir, la información se debe
presentar clara, concisa y en un medio determinado ya sea en un listado, una visualización en
una pantalla, u otras formas (Factor Forma), unido a ello, su contenido debe alcanzar un nivel
de detalle concreto, en función de quien sea su destinatario, destacándose además, por ser
rigurosa y completa (Factor Contenido), por último, la información debe recibirse con una
determinada frecuencia, o en el momento en que se solicite y debe abarcar un determinado
rango de fecha (Factor Tiempo). Ayala Bécquer (2013)
En el momento actual las empresas se caracterizan, por el dinamismo, y la necesidad de
disponer de una información amplia y rigurosa, la cual constituye un factor muy importante de
éxito y es cada vez un elemento clave, para poder llevar a cabo una correcta planificación y
control.
La Gestión de la Información es una temática de estudio y análisis de diversas especialidades,
es mucho más que la búsqueda de datos; la misma valora el ordenamiento de los hechos o
16
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
fenómenos registrados en forma sistemática, guardando la relación con otros con la finalidad de
ayudar la predicción de los mismos. Autores como Buckland M. K. (1991), identifica tres usos
fundamentales del concepto información:
Primero, Información como proceso: Lo que una persona conoce y decide un cambio, a
través de que el sujeto se informa, en este sentido, información es la acción de informar;
comunicación del conocimiento o de algún hecho u ocurrencia; acción de decir o el hecho
de haber escuchado sobre algo.
Segundo, Información como conocimiento: El concepto información es también utilizado
para consignar el producto de la información como proceso, del conocimiento comunicado
que concierne a algún hecho, sujeto o evento particular; aquello que uno capta o se le dice;
a través de la inteligencia o las noticias. La noción de información como aquello que reduce
la incertidumbre puede verse como un caso particular de información como conocimiento.
En algunas ocasiones la información aumenta la incertidumbre.
Tercero, Información como cosa: El concepto información se utiliza también para objetos,
tales como datos y documentos, que son referidos como información porque se les
considera informativos, como portadores de la cualidad de impartir conocimiento o
comunicar información; como pueden ser instructivos, apuntes y otros.
Autores como Ayala Bécquer (2013), Buckland M.K. (1991), señalan la relación que existe entre
La Información y los Procesos, vinculando cuatro funciones de importancia que se logran a
través de estas particularidades:
La Primera: Como apoyo para la innovación de los procesos.
La Segunda: Como elemento de los procesos operacionales.
La Tercera: Como elemento de los procesos gerenciales.
La Cuarta. En términos de aproximaciones a su gestión dentro de los procesos
La gestión de la información y los procesos. Todas las filosofías orientadas a la gestión y al
mejoramiento continuo están asociadas a un buen número de factores críticos de éxito,
contribuyendo a crear compromisos, generar recursos, proyectar nuevas situaciones, solucionar
conflictos y facilitar el logro de objetivos y metas. La información en esta dirección, juega un
papel importante y muy especialmente en los diseños y en los mejoramientos de los procesos,
es de señalar además, que en cualquier proceso se puede destacar el Subsistema de información, el cual es necesario para su desempeño y para facilitar el aprendizaje
17
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
organizacional. La información se mueve dentro de la organización, e incluso sale de ella, pero
si la misma no dispone de la calidad deseada, los Procesos, los Patrones, los Indicadores claves de desempeños, y otros factores mas, conspirarían con la eficacia y la eficiencia de los
procesos asociados a la misma, lo que se traduciría, en malestares organizacionales como
pudieran ser: los orientados hacia el control, la calidad, el mejoramiento continuo y otros.
Cualquier proceso que se diseñe debe estar orientado a la toma de decisiones y va a depender
principalmente de la calidad de la información. Es por esto, que es perfectamente identificable el
subsistema de información de cada proceso, además en los procesos de generación de
productos tangibles, existen procesos que tienen un carácter informacional. Estos procesos son
de dos tipos los Operacionales y los de Gestión. Ver la Figura No.1.3.
Figura No 1.3. Procesos Informacionales de Operación y Gestión. Fuente: Ayala Bécquer (2012)
Los procesos operacionales son aquellos que generan y transforman información. A modo de
ejemplo, pueden mencionarse las operaciones legales, las bancarias, los seguros, las
campañas promocionales, las emisiones de noticias, etc. En estos casos los sistemas de
información reciben determinados ítems informativos del ambiente, que pasan a una cadena
procesal produciendo una salida orientada hacia un mercado, un público, una sociedad.
Algunos, están estructurados hacia objetivos particulares, como los que se orientan hacia las
transacciones (financieras o jurídicas) y otros no están estructurados y muchas veces no se
reconocen al carecer de regularidades y cierta armonía, como la información relativa al
desarrollo profesional, que se maneja eventualmente por algunas organizaciones para
momentos particulares, pero que carece de una estructuración que permita orientar
18
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
particularmente el desarrollo individual. Estos abundan en las organizaciones modernas y en
muchos casos carecen de organicidad. Cualquier intento de estructurarlos constituye un buen
reto, pero intentar su representación pudiera ser un primer paso, un elemento básico para su
mejoramiento ulterior.
Los procesos informacionales de gestión se caracterizan por estar presente en todas las
organizaciones, principalmente en aquellas actividades referidas a los aspectos que conducen a
la toma de decisiones importantes. En los últimos tiempos, las organizaciones están prestando
más atención a otras informaciones, como aquellas relativas a los competidores a través de
información de benchmarking, de inteligencia, de los mercados, o de los usuarios o clientes. En
el manejo de información de gestión, es imprescindible contar con políticas que orienten y
definan los espacios, responsabilidades, alcance, y otros elementos regulatorios que son
imprescindibles para una normalización de sus actividades. Ayala Bécquer, (2013)
Los procesos se someten a estudios que permiten conocer su comportamiento, pero sin
información resulta imposible identificar aspectos susceptibles de modificación. Cualquier
sistema que se diseñe en una organización, depende principalmente de la captación de datos e
información acerca de determinados indicadores que reflejan el comportamiento de estos
parámetros.
Cuando la información se almacena regularmente, se pueden monitorear los procesos, para
identificar patrones y optimizar aquellos indicadores que no se comportan adecuadamente. La
información no sólo tiene que ver con el mejoramiento de los procesos, sino con mecanismos
de procedimientos, de control y de otros aspectos indispensables para seguir las regulaciones
tecnológicas que puedan regir los mismos. Es por esto que es perfectamente identificable el
subsistema de información de cada proceso. Páez Urdaneta, (1992) se refiere a los conceptos
de generación, organización, transferencia y aprovechamiento de la información y para su
definición acude a la llamada pirámide informacional que está formada por cuatro niveles (Ver
la Figura No.1.4). La representación de estos cuatro conceptos en la pirámide implica una
jerarquización definida por las variables calidad versus cantidad, y propone el concepto de
información asociada a la definición de datos. Existe una estrecha relación entre información y
conocimiento. La información es la materia prima y el conocimiento es el recurso mental
mediante el cual se le agrega valor. El aumento de valor de los productos y servicios debe
efectuarse a partir de un conocimiento expresado como información que incide en diferentes
resultados a saber, reducción de plazos, mayor precisión, etc.
19
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
Debido a que el principal uso que se da a los Sistemas de información es el de optimizar el
desarrollo de las actividades de una organización con el fin de ser más productivos y obtener
ventajas competitivas, en primer término, se pueden clasificar a los sistemas de información en:
sistemas competitivos, sistemas cooperativos y sistemas que modifican el estilo de operación
del negocio. Esta clasificación es muy genérica y no obedece a una diferenciación real de los
sistemas de información actuales, ya que en la práctica podríamos encontrar algunos que
cumpla varias (dos o las tres) de las características anteriores. En la clasificación siguiente, se
ve una diferenciación más real de los mismos, ya que se realiza según la función a la que vayan
destinados o el tipo de usuario final del mismo, esta puede ser como:
Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a
las transacciones producidas en una empresa u organización, también se le conoce como
Sistema de Información operativa.
Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas
empresariales en general.
Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel
gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la
empresa a partir de información interna y externa a la misma. Es en este nivel cuando los
sistemas de información manejan información estratégica para las empresas.
Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las
diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.
Autores como Goldrartt, (1998), Nogueira D. (2004), plantean que cualquier tratado sobre la
composición y estructura de un sistema de información, deberá presentarse dentro del marco
20
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
de referencia a la toma de decisiones, siendo este el principal problemas de las empresas de
hoy: transmitir oportunamente información útil a los gestores para tomar decisiones con tal
rapidez que les permita seguir el ritmo de la competencia. Las empresas que utilicen de manera
óptima los sistemas y tecnologías de la información, podrán mantener un control sobre los
acontecimientos. Tomando en consideración estos aspectos, es recomendable y factible
aplicarlos al control y planificación de los procesos logísticos.
1.3.1. Sistemas de información logística (SIL).
Históricamente se ha menospreciado la importancia de una información precisa para lograr un
desempeño logístico superior. La tecnología de la información es capaz de manejar los
requerimientos del cliente más exigente. Bowersonx D, Closs D, (2007).
En 1970 la tecnología de la información comenzó a ser explotada. Esto les brindó a las
organizaciones la habilidad de monitorear transacciones, actividades para ordenar el
movimiento, el almacenamiento de bienes y materiales. Esta información combinada con la
disponibilidad de modelos computarizados cuantitativos, incrementó la habilidad de manejar
flujos y de optimizar niveles de inventario y sus movimientos.
En la década del '80 el ritmo de la innovación en la informática y las comunicaciones de
hardware y software se aceleró. Las microcomputadoras tuvieron un gran impacto en la
logística. Con respecto a los sistemas de transacción, sirvieron como un nodo para el uso en la
entrada de distribución, recuperación y procesamiento de información locales. Ngai E, Lai K,
Cheng T, (2008).
Los materiales y el flujo de información son las características más importantes de la cadena de
suministro, estas logran que todas las empresas se involucren y se coordinen para lograr la
deseada ventaja competitiva. Coyle J. (2003) y Sáenz Hernández (2011).
En la Tabla No 1.5, se enumeran aportes dados por algunos autores, a la definición de los
sistemas de información logísticos, como son: Conrad Berenson. (1969), Coyle J, Bardi E,
Langley C. (2003), JICA (Agencia de Cooperación Internacional de Japón) (2010).
21
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
No
1
2
3
Despu
Beren
estruc
Flujo
por pa
Comú
sumin
(SIL), en est
estos
decisio
Tra
Tra
Alm
El dis
Requecontin
Dede
Tabla No 1.5 Definiciones de varios autores de F
Sistema de información logísticos. uente: Elaboración propia.
Autor Definición Año
Conrad Berenson nar una base aceptable para la 1969
"Es una estructura interactiva de Personas, Equipo, Métodos y Controles, diseñada para crear un Flujo de información capaz de proporciotoma de decisiones por parte de la dirección".
Coyle J, Bardi E, Langley C onible 2003
"Es una estructura interactiva de personas, equipo, y procedimientos que hacen que la información relevante esté disppara el director de logística con el propósito de planear, implementar y controlar".
(Agencia de Cooperación entre sí, con el fin de apoyar 2010 JICA
Internacional del Japón) las actividades de una empresa o negocio".
"Es un conjunto de elementos que interactúan
és de analizada todas estas definiciones se llega a la conclusión que la de Conrad
son, es la que se adapta mas a nuestra investigación, la cual plantea que: ″Es una
tura interactiva de Personas, Equipo, Métodos y Controles, diseñada para crear un
de información capaz de proporcionar una base aceptable para la toma de decisiones
a de
icos a través de tres funciones básicas:
se necesiten,
y el Establecimiento del control. A
rte de la dirección ″.
nmente los enlaces entre el entorno, los clientes y las empresas distribuidoras o
istradoras, se realiza mediante el empleo de los Sistemas de información logísticos
los cuales proporcionan los datos básicos para ayudar a la toma de decisiones logísticas
as uniones o vínculos. El SIL puede tomar casi cualquier forma, por lo que se infiere, que
pueden ser totalmente manuales o automatizados, pero si deben facilitar la tom
nes y la planificación de los servicios logíst
nsformar los datos a un formato más útil,
nsferir éstos a los puntos de la red logística donde
acenar la información hasta que sea necesaria.
eño del SIL se centra en tres factores: las Decisiones que hay que tomar, los
rimientos del sistema de informaciónuación se explican cada uno de los factores:
cisiones a tomar. Si no existieran restricciones económicas ni físicas para los sistemas
información, el logístico podría estar tentado de disponer de todos los modelos de
22
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
decisión y de cualquier información por pequeña que fuera. Incluso con restricciones,
normalmente los responsables de la logística sufren de sobreabundancia de información,
información que en su mayor parte no es particularmente importante para la tarea que
deben realizar. Una forma adecuada para diseñar el SIL, es identificar las decisiones
logísticas que se van a tomar y adecuando la capacidad para mantener la información
disponible siempre que sea necesaria. A menudo, la importancia de una decisión para el
objetivo del diseño del SIL se mide en función de la frecuencia con la que se tiene que
tomar. Una vez que se ha determinado cuáles son las decisiones sobre las que se va a
realizar el diseño del sistema de información, surgen las siguientes cuestiones: ¿qué
información debe retener el sistema? ¿En qué forma? También aquí las contestaciones a
estas preguntas vienen dictadas por las decisiones que hay que tomar. La información debe
tro del sistema. Este factor contribuye a elevar los costes de las actividades
pueda perder el control sobre ellos. Aunque es posible diseñar algunos sistemas de control
guardarse en el formato que necesite el análisis para la toma de decisiones, o en uno que
se pueda convertir fácilmente a otro más práctico.
Requerimientos del sistema de información. El diseño del SIL también debe reflejar el
impacto que tiene tanto sobre el servicio al cliente, como sobre los costos logísticos. Las
diferentes alternativas de diseño del sistema se distinguen en la velocidad de transferencia y
transformación de los datos. Dado que la velocidad de transferencia de la información del
pedido desde el cliente al punto donde se toma acción sobre el mismo afecta al tiempo total
que pasa desde la emisión del pedido por parte del cliente hasta su recepción, los niveles
de servicio al cliente variarán según cambie el diseño del sistema. Otro factor importante es
que la velocidad de transmisión y transferencia de datos determina el nivel de retraso de la
información den
de distribución, ya que con él se aumenta el nivel de incertidumbre en el proceso de toma
de decisiones.
Por otra parte, la velocidad cuesta dinero. Normalmente un sistema que responde en poco
tiempo es un sistema caro, compuesto en su mayor parte por dispositivos electrónicos como
ordenadores, terminales o servicios telefónicos especiales. En cambio, generalmente los
sistemas con respuesta más lenta se basan en el procesamiento manual de los datos. Es
obvio que un sistema manual bien diseñado y bien implementado produce un mejor servicio,
que un sistema de información automatizado y sofisticado, pero peor concebido y manejado.
Control sobre el SIL. Si el SIL contiene en su estructura algunos subsistemas de decisión
automática o de control, debe ser diseñado de forma que el responsable del mismo no
23
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
para que sean autocorrectivos es decir que el sistema compara su salida con las
condiciones reales y actúa para tomar las acciones de corrección necesarias. Ayala
Bécquer (2013)
Por todo lo anterior expuesto, se debe aplicar en la gestión logística de la empresa, un modelo
de captación, procesamiento, transmisión y utilización de la información basado en la
informatización y la tecnología moderna de las comunicaciones. Los responsables de la
logística y de la empresa cuentan con un suministro de información (no sólo sobre las
transacciones sino también de los indicadores que reflejan la marcha, los resultados y el estado
del sistema logístico) que tiende a ser on line, el cual muestra el estado del sistema logístico.
Para su gestión se emplean programas y procedimientos de computación para el tratamiento de
s,
pliamente compartida y divulgada por todo el
el Scanner en los procesos logísticos y
rras continuo, muy utilizado en el sector de la alimentación y
en productos de gran consumo.
la información y la ayuda en la toma de decisiones.
1.4 Tendencia de los sistemas de información logísticos en las empresas.
El escenario en el que se encuentran las empresas en la actualidad no es nada fácil, teniendo
en cuenta la gran competencia existente y el entorno tan cambiante en el que todas estas
organizaciones tienen que convivir. Para poder sobrevivir y lograr una ventaja que las haga más
fuertes que sus competidoras, las empresas deben innovar y ofrecer productos diferenciadore
personalizados para cada cliente, así como ofrecer el mejor servicio y al mejor precio posible.
En la actualidad se observa que las compañías líderes reconocen que uno de los elementos
claves para conseguir el éxito en la gestión de sus procesos, lo constituyen los sistemas de
información. Dichos sistemas permiten vincular el consumidor final con el proveedor,
permitiendo que el proveedor reaccione, muchas veces en tiempo real a los cambios que se
producen en el mercado. Algunas herramientas utilizadas son: intercambio electrónico de datos, códigos de barra y los sistemas de red. Todo esto garantiza un mínimo retardo en el
flujo de información. Además, la información es am
personal que la necesita. Acevedo Suárez (2010)
Autores como Henríquez Menoyo (2005), plantea que la introducción del código de barras, el
código EAN y otras aplicaciones de las técnicas d
comerciales ha constituido una verdadera revolución.
El código de barra se basa en la composición de una serie de barras y espacios en blanco,
impresos sobre etiquetas, cajas, embalajes, pieza, etc., que permite representar una
información codificada paras ser leída con lectores ópticos. Por otra parte el EAN es un sistema
de identificación de código de ba
24
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
Por otro lado, el JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón), plantea que muchas
empresas comercializadoras de alimentos utilizan los códigos de barras para tener control sobre
sus inventarios el ejemplo más común, es en los supermercados. En fechas recientes se ha
desarrollado un nuevo sistema que podría desplazar al código de barras, que es la identificación
con radio frecuencia (RFID). La ventaja de esta nueva tecnología radica en la etiqueta de
tamaño reducido que puede almacenar más información que en el código de barras y para
leerla sólo basta pasarla por una antena, sin necesidad de escanear con algún haz de luz. Esta
última característica permite conocer los inventarios o las características de los productos
contenido en un espacio de manera casi instantánea. En la figura No 1.5 se ilustra un ejemplo
de los mismos.
D
Código de barras
Figura No 1.5 Ejemplos de sistemas de informFuente: JICA (Agencia de Cooperación Intern
Otras de las técnicas que actualmente utilizan las empres
permite a los distribuidores tener acceso directo a la inform
parte del proveedor, por ejemplo información sobre inve
sus características organolépticas, etc.
Estas técnicas son utilizadas mayormente en los países
de comercialización de los alimentos, donde el almacenam
y se están ejecutando altas inversiones en silos. Esta s
subdesarrollados, como Cuba, donde la estructura de tran
existe, nos indica su prevalencia durante los próximos añ
y distribución.
En Cuba existen en la actualidad, varias entidades comer
que utilizan en mayor o menor escala, los soportes de ges
empleo de software, y orientados estos, hacia los pro
25
Etiqueta de RFI
ación utilizados por las empresas. acional del Japón).as, es el comercio electrónico, el cual
ación relevante de los productos por
ntarios, precios, tiempos de entrega,
desarrollados, justificado por la forma
iento en sacos tiende a desaparecer
ituación no sucede así en los países
sportación y entrega que actualmente
os en sus etapas de almacenamiento
cializadoras de alimentos ensacados,
tión computarizados sobre la base del
cesos informativos para la toma de
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
decisión, pero de manera muy personalizada y no integradas de manera estratégica, como es el
caso de las pertenecientes al Ministerio de Comercio Interior (MINCIN).
1.5 Empresas comercializadoras de granos ensacados del MINCIN y sus sistemas de información
Según su estructura organizativa, el MINCIN tiene subordinado un Grupo de Empresas de Alimentos, en el que se encuentran agrupadas, la Empresa Nacional de Frigorífico, y las
Empresas Mayoristas de Productos Alimenticios y otros Bienes de Consumo. A continuación se
caracteriza cada una:
Empresa Nacional de Frigorífico: La Empresa Nacional de Frigoríficos cuenta con cuatro
bases de aseguramiento (Occidente, Centro, Camagüey y Oriente), un taller central,
una base integral de transporte, una empacadora y 30 frigoríficos distribuidos por todo
el país. Estas instalaciones prestan servicios de conservación, refrigeración,
congelación y de túneles de congelación a productos alimenticos y no alimenticios. Empresas Mayoristas de Productos Alimenticios y otros Bienes de Consumo: Esta tiene
una entidad en cada provincia y su actividad fundamental se basa en establecer los
reaprovisionamientos para la satisfacción de la distribución de mercancías tanto a las unidades
de ventas minoristas (canasta básica), como a organismos estatales e instituciones del territorio
donde se encuentren enclavadas. Todos estos productos se encuentran conservados por largos
periodos de tiempo en almacenes cerrados y techados y la mayor nomenclatura es granos
ensacados.
Ambas empresas carecen de un sistema de información asociado a la gestión logística de
almacenes y orientado a su vez a la toma de decisiones, con el objetivo de brindar a sus
directivos, una información veraz y oportuna sobre el comportamiento de sus procesos
logísticos.
26
Capítulo I Marco Teórico Referencial.
Conclusiones Parciales.
1. En la actualidad existen varias definiciones sobre los sistemas de información logísticos,
pero la que más se ajusta a la presente investigación es la siguiente: « Es una estructura
interactiva de personas, equipos, métodos y controles, diseñada para crear un flujo de
información capaz de proporcionar una base aceptable para la toma de decisiones por
parte de la dirección.»
2. Los Sistemas de información logísticos orientado a la toma de decisiones, constituyen
elementos indispensables para el desarrollo exitoso de los procesos logísticos en las
empresas comercializadoras de alimentos ensacados, ya que mediante el se puede
conocer periódicamente su comportamiento y poder accionar sobre ellos ante cualquier
desviación de sus patrones de referencia.
3. Los indicadores claves de desempeño constituyen una herramienta de apoyo a la gestión y
a la toma de decisiones.
4. Las empresas comercializadoras de granos ensacados del MINCIN, carecen de un sistema
de información asociado a la gestión logística de almacenes y orientado a la toma de
decisiones.
27
Capítulo II Fundamentación Teórica.
CAPÍTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA DEL PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER UN SISTEMA DE INFORMACION LOGISTICO EN EMPRESAS COMERCIALIZADORAS DE GRANOS ENSACADOS.
El objetivo de este capítulo es desarrollar un procedimiento que constituya una guía para que
las empresas comercializadoras de granos ensacados realicen una correcta toma de
decisiones, a partir del análisis por procesos, el mejoramiento continuo y la aplicación de todas
las normas y resoluciones vigentes. Su obtención se fundamenta en el análisis de la bibliografía
consultada y su aplicación a las condiciones actuales de nuestro país.
El procedimiento a seguir quedo conformado por las siguientes etapas y actividades que
aparecen en la Figura No 2.1. A continuación se enuncian las mismas:
Etapa No 1: Investigativa.
− Diagnóstico.
− Establecimiento de la métrica de los procesos.
Etapa No 2: Operativa.
− Establecimiento de las entradas al sistema,
− Actividades internas del SIL.
− Establecimiento de las salidas del sistema.
Etapa No 3: Toma de decisiones.
− Definición del directorio de decisiones,
− Toma de decisiones.
Todas estas etapas y actividades interrelacionadas entre sí, logran establecer un sistema de
información en las empresas comercializadoras de alimentos ensacados. A continuación se
describen cada una.
28
Capítulo II Fundamentación Teórica.
Figura No 2.1 Procedimiento para el establecimiento de un sistema de información enlas empresas comercializadoras de granos ensacados del MINCIN. Fuente Elaboración Propia.
29
Capítulo II Fundamentación Teórica.
2.1. Etapa No 1 Investigativa
En esta Primera Etapa se recopilan las informaciones que provienen de la empresa que son
necesarias para el desarrollo exitoso del procedimiento. Su objetivo principal es identificar y
caracterizar la empresa y sus procesos logísticos.
2.1.1. Diagnóstico
Esta actividad tiene como objetivo conocer las dificultades que afectan en un momento
determinado a la organización, utilizando para ello diferentes tipos de técnicas y métodos. Esta
actividad se desarrolla en dos fases:
Fase No 1: Identificar y caracterizar la entidad objeto de estudio.
Esta fase es la encargada de conocer la entidad objeto de estudio, sus características y
funcionamiento, mediante el conocimiento de los aspectos siguientes:
Nombre del establecimiento.
Entidad objeto de estudio.
Nombre de la empresa a la que pertenece.
Nombre de la unidad empresarial a la que pertenece.
Ubicación geográfica.
Ubicar la empresa de la forma más específica posible dentro del territorio nacional.
Conocer la Misión y Visión de la entidad.
Toda Empresa debe de plantearse una misión y una visión, para saber los objetivos y
propósitos de la organización. Las buenas definiciones de la misión comparten
características comunes, deben centrarse en un número limitado de objetivos en lugar de
querer abarcarlos todos.
La misión es resumir en pocas palabras el objeto de existir de una organización. Cualquier
enunciado de una misión que se respete debe incluir los aspectos siguientes: las
necesidades que su empresa satisface, los clientes que atiende y a quiénes desea atender,
cómo procederá para atender a esos clientes y a qué servicios se dedica la empresa.
Montañés Barallobre (2007).
La definición de la misión de las empresas se compone de cinco elementos básicos
siguientes:
30
Capítulo II Fundamentación Teórica.
• Las preferencias: quienes dirigen la empresa tienen sus objetivos y visiones.
• La historia: cada empresa tiene una historia de objetivos.
• Entorno del mercado, oportunidades: define las principales amenazas que deben
tenerse en cuenta.
• Los recursos: definen qué misiones son posibles.
• Las ventajas competitivas.
Por otra parte, la visión expresa el objetivo fundamental de hoy y de mañana y se puede
elaborar en términos de objetivos a alcanzar.
Caracterización de la instalación objeto de estudio.
Mediante este aspecto se pretende conocer el funcionamiento de la instalación. Para
realizar la misma, se tienen en cuenta los aspectos siguientes:
• Identificación de los procesos que se desarrollan en el almacén: Un proceso puede
ser definido, como una secuencia ordenada y lógica de actividades repetitivas que se
realizan en la organización por una persona, grupo o departamento, con la capacidad de
transformar unas entradas (inputs) en salidas o resultados programados (outputs) para
un destinatario dentro o fuera de la empresa que lo ha solicitado y que son clientes de
cada proceso con un valor agregado. Los procesos generalmente, cruzan repetidamente
las fronteras funcionales, fuerzan a la cooperación y crean una cultura de empresa
distinta, más abierta, menos jerárquica, más orientada a obtener resultados que a
mantener privilegios Para la identificación y conocimiento de los procesos que tienen lugar en la empresa, se
utilizan métodos empíricos, como la Observación y la Entrevista. A través de la
Observación, se pueden obtener datos relevantes. Esta técnica es una habilidad que es
utilizada de acuerdo al fenómeno que se está investigando. Tiene una gran desventaja,
las conclusiones a las que se arriban son las del investigador, por lo que el margen de
error puede ser mayor, ya que estará dado por las características de apreciación. En
caso de la Entrevista, es un método de investigación superior a la observación, es mas
abarcador, se establece la comunicación, dirigida a obtener información sobre el
fenómeno que se investiga, por lo tanto las conclusiones a que se llegue, estarán más
cerca de la verdad y se obtendrán resultados satisfactorios.
(inputs): Entradas
(outputs): Salidas
31
Capítulo II Fundamentación Teórica.
Métrica de los procesos.
Cuando se utiliza el término métrica se refiere a una medida numérica directa, que
representa un conjunto de datos de negocios en la relación a una o más dimensiones. Para determinar la de los procesos logísticos, se toman los de la propia empresa o los
determinados mediante estudios ya realizados.
• Esquema tecnológico tipo: Los esquemas tecnológicos tipo, constituye un elemento
indispensable para poder abordar el ordenamiento de las actividades y operaciones que
se realizan en el almacén. En la actualidad existen dos tipos principales, el denominado
Por pasos, en el cual los procesos relevantes se encuentran separados y muy bien
definidos y el calificado como Callejón Cerrado que se distingue porque los procesos de
recepción y entrega concurren en una misma área. Ver Figura No 2.2. Ayala Bécquer
(2010)
Zona de Recepció n y
Control
Zona de Stock, Reserva, Picking y
Preparación
Zona de Recepció n y
Control
Por Pasos
Zona de Recepció n, Control, Entrega y
Verificación
Zona de Stock, Reserva, Picking y
Preparación
Zona de Recepció n y
Control
Zona de Stock, Reserva, Picking y
Preparación
Zona de Recepció n y
Control
Por Pasos
Zona de Recepció n y
Control
Zona de Stock, Reserva, Picking y
Preparación
Zona de Recepció n y
Control
Zona de Recepció n y
Control
Zona de Stock, Reserva, Picking y
Preparación
Zona de Recepció n y
Control
Por Pasos
Zona de Recepció n, Control, Entrega y
Verificación
Zona de Stock, Reserva, Picking y
Preparación
Zona de Recepció n, Control, Entrega y
Verificación
Zona de Stock, Reserva, Picking y
Preparación
Zona de Recepció n, Control, Entrega y
Verificación
Zona de Stock, Reserva, Picking y
Preparación
Esquemas Tecnológicos Tipos
Callejón Cerrado
Figura No 2.2 Esquemas tecnológicos tipo. (Fuente Ayala Bécquer 2010).
• Principales zonas del almacén: Para que un almacén opere de manera eficiente, es
necesario que el mismo tenga bien definidas sus principales zonas básicas y auxiliares,
que cada una de ellas, al integrarse, garanticen el cumplimiento de su función básica
Las principales zonas que se pueden identificar son:
Muelles y zona de maniobra: Estos son los espacios destinados a las maniobras
que deben realizar los vehículos para entrar, salir y posicionarse adecuadamente
para proceder a la descarga:
32
Capítulo II Fundamentación Teórica.
Zona de recepción y control: Es donde se realiza la comprobación a la mercancía,
de sus cantidades antes de situarlos en sus lugares de almacenamiento.
Zona de almacenamiento: Esta zona es la destinada a ubicar los productos
durante un determinado periodo de tiempo. En ella no solo deben incluirse los
espacios necesarios para alojarlos, sino los adicionales, para pasillos y para los
elementos estructurales que pueden forman las estanterías u otros.
Zona de pedido y preparación: Esta zona esta destinada a la recuperación de los
productos de sus lugares de almacenamiento y a su preparación adecuada para ser
entregadas adecuadamente.
Zona de oficinas y servicios: Son las zonas dedicadas a las operaciones
administrativas que se realizan en el almacén, las cuales deben encontrase
debidamente equipadas.
Existen otras zonas especializadas que se integran a los tres procesos relevantes. A
pesar de que las mismas no se analizan como zonas, su presencia reclama una
valoración precisa. Dentro de estas áreas se encuentran:
Devoluciones: Es necesario disponer de esta área, cuando el volumen de
devoluciones es importante. En la misma se suelen realizar las operaciones de
desembalaje, selección y clasificación de los artículos devueltos para su
reconocimiento y posible aceptación de las causas, hasta que se realice el dictamen
de medidas a tomas.
Medios de almacenamiento vacios: Es el espacio destinado a ubicar
temporalmente los medios de almacenamiento que no se están utilizando.
Zona de mantenimiento: Los equipos de manipulación que son utilizados en las
operaciones de almacenaje, requieren de una zona destinada a su correcto
aparcamiento y un lugar preparado donde puedan realizarse las operaciones de
mantenimiento que exigen estos equipos. Ayala Bécquer (2010)
• Forma de almacenamiento: Según Ayala Bécquer (2009), se utilizan tres formas de
almacenamiento:
Almacenamiento Fijo: Cada producto tendrá una ubicación determinada y siempre
será la misma. La utilización de esta forma es más frecuente en almacenes
pequeños, donde existe poca amplitud de surtidos, baja intensidad de recepciones y
despachos y donde se utilizan tecnologías de almacenamiento para cargas
fraccionadas.
33
Capítulo II Fundamentación Teórica.
Almacenamiento por módulos o zonas: Los artículos se almacenan en módulos
determinados, teniendo en cuenta la frecuencia de salida, se emplea para cuando
los productos en existencia presentan grandes masividades (M ≥ 4 m3 / surtido).
Almacenamiento libre: La ubicación de los productos se realiza donde exista
espacio vacío, permitiendo u máximo aprovechamiento de la capacidad de
almacenamiento, ya que no se reserva la ubicación para ningún artículo.
• Método de almacenamiento: El método de almacenamiento está relacionado con el
grado de selectividad y la accesibilidad que requieran los productos almacenados.
Según Acevedo Suárez (2010) existen tres métodos, siendo los siguientes:
Masivo: Permite acceder directamente solo a algunas de las unidades de carga que
integra un mismo surtido. Se considera masivo si existe al menos una unidad de
carga bloqueada. En esta forma de almacenamiento se utiliza la estiba directa,
granel o estanterías por acumulación.
Selectivo: Este método permite acceder directamente a todas las unidades de
carga que integran un mismo surtido sin necesidad de manipular ninguna otra
unidad de carga. En este grupo están dos métodos con características tecnológicas
diferentes: con acceso directo a las cargas unitarizadas y con acceso directo a las
cargas fraccionadas.
Muy selectivo: Permite acceder directamente a todos los surtidos, pudiendo
accederse o no a cada uno de los elementos que integran un mismo surtido.
• Tecnología utilizada: Mediante esta acción se conocerá las características de la
tecnología utilizada. Esta incluye los medios de almacenamiento, instrumentos de
medición y los equipos de manipulación.
• Nomenclatura de productos que circulan: Mediante esta acción se conocen los
productos que circulan, sus características, sus proveedores así como la conformación
de sus estibas.
• Normas y Resoluciones vigentes: A partir de este acápite se conoce si se encuentran
trabajando por las normativas y resoluciones establecidas por los Organismos Rectores.
Fase No 2: Comportamiento de los procesos logísticos.
En la actualidad existen varias formas para conocer el comportamiento de los procesos
logísticos, pero para la presente investigación se selecciona la lista de chequeo (Anexo No 1), la
cual brinda como información primaria, el estado real del comportamiento de los procesos a
34
Capítulo II Fundamentación Teórica.
través de la sintomatología que presentan los mismos. Para su elaboración se utiliza como
referencia la brindada por Acevedo Suárez (2010), Ayala Bécquer (2013). Las partes
integrantes son las siguientes:
1.- Número de Orden Numérico: Se señala a través de números romanos el proceso relevante
así como, el orden consecutivo de cada uno de los elementos seleccionados y asociados al
proceso para su análisis y valoración.
2.- Denominación: Se identifica los elementos de los procesos claves seleccionados para ser
analizados en cada proceso relevante.
3.- Evaluación: La misma se ejecuta mediante cinco niveles de significación, con un escalado
De valores de forma ascendente, que comprende evaluaciones de, Muy Deficiente,
Deficiente, Regular, Bien y Excelente. Los criterios de evaluación son expuestas en el Anexo
No 2, para cada uno de los elementos seleccionados.
4.- Observación: En la misma se plasma alguna incidencia que se presentes en el momento de
la aplicación.
A partir del resultado obtenido, se puede conocer cuáles son los procesos y dentro de estos, las
actividades que presentan distorsión de sus valores de referencia, y poder definir qué criterios
de medida deben ser controladas para la toma de decisiones. La misma se encuentra
estructurada de la manera siguiente:
Elementos asociados al proceso relevante de recepción.
Elementos asociados al proceso relevante de almacenamiento
Elementos asociados al proceso relevante de entrega.
En cado uno de estos aspectos, se analizan la incidencia de cada proceso clave. En el caso de
algunas actividades que deben analizarse de manera general en la instalación, se tomo la
decisión de controlarlos en el proceso de almacenamiento.
Para poder conocer con exactitud los aspectos que comprenden cada elemento integrante de la
lista de chequeo, se elabora un manual de procedimiento (Anexo No 3), el cual brinda la
conceptualización de cada aspecto y la forma de realizar la evaluación.
2.1.2. Definición de los ratios, indicadores y demás criterios de medida:
En esta etapa se fijan los indicadores claves de desempeño, los ratios, y demás medidores, que
brinden informaciones útiles para la toma de decisiones a los directivos. Se debe destacar que
35
Capítulo II Fundamentación Teórica.
cada proceso y sus actividades internas, deben contar con un grupo de indicadores, cuya
magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia, puede señalar una desviación sobre
la cual se tomaran acciones correctivas o preventivas según el caso. Los indicadores
seleccionados a continuación, se desarrollaron teniendo se en cuenta los aspectos controlados
en la lista de chequeo y son señalados a través de cada uno de los proceso clave. (Tabla
2.1…2.8).
Tabla No 2.1 Conjunto de indicadores. Gestión de Inventario. Fuente: Elaboración propia.
Proceso Clave: Gestión del Inventario.
Nombre Descripción Transformaciones de cálculo Unidades Impacto
Manual de procedimiento
Consiste en valorar todos los elementos que se controlan en los almacenes.
___ ___
Sirve para conocer el proceder de todos los procesos.
Normas del control interno
Consiste en conocer si se cumple con lo legislado en la Resolución 11 / 2007.
___ ___
Sirve para medir el cumplimiento de la Resolución 11.
Tarjeta de estiba
Consiste en conocer la eficacia del llenado de la tarjeta de estiba.
___ ___
Se mide el cumplimiento de la Resolución 11 y se puede verificar la veracidad de la misma. (Coincide los datos de cantidad con el inventario físico)
36
Capítulo II Fundamentación Teórica.
Proceso Clave
Nombre
Control de la
Trazabilidad
Tenencia de una
pizarra de instrucción.
Sistema de ubicación y localización.
Inspecciones decalidad al producto
Pérdida de producto
almacenado.
Señalizaciones de
seguridad
Tabla No 2.2 Conjunto de indicadores. Gestión Interna.Fuente: Elaboración propia.
: Gestión Interna.
Descripción Transformaciones de cálculo Unidades Impacto
Consiste en relacionar la cantidad de productos sin documentación de trazabilidad con la cantidad total de productos existentes.
Donde: CT: Control de la trazabilidad. CPCT: Toneladas de
productos sin trazabilidad.
CPT: Toneladas de productos totales.
___ .
Sirve para cuantificar las toneladas de productos que carecen de control de trazabilidad, del total de productos. Puede desarrollarse por tipo de producto o en sentido general en el almacén.
Consiste en conocer si se dispone o no de sus elementos integrantes.
___ ___
Sirve para valorar si se dispone de la réplica de los elementos de mayor vulnerabilidad en los procesos.
Consiste en conocer si se dispone o no de un sistema.
___ ___
Sirve para valorar la eficiencia del sistema.
Consiste en relacionar la cantidad de producto a los que no se le realizo inspecciones de calidad con la cantidad total de producto.
Donde: IC: Inspecciones de calidad. CPRSIC: Toneladas de producto recibido sin inspección de calidad. CPRT: Toneladas total de productos recibidos.
___
Sirve para cuantificar la cantidad de producto que no se les realizainspecciones de calidad, del total recibido.
Consiste en relacionar la cantidad de productos deteriorados con la cantidad total de producto almacenado.
Donde: PP: Perdidas de Producto. CPD: Toneladas de
producto deteriorado. CPT: Toneladas de
productos totales.
___
Sirve para cuantificar los productos deteriorados por tipo de producto o general en el almacén.
Consiste en conocer si las áreas y procesos están señalizados.
___ ___
Sirve para valorar el cumplimiento de todas las exigencias establecidas.
37
ndamentación Teórica.
Proceso Clave
Nombre
Dimensionado del área de recepción y
entrega.
Rendimiento delespacio
Nivel de mecanización
Grado de mecanización.
Dimensionado de los pasillos de trabajo
Capítulo II FuTabla No 2.3 Conjunto de indicadores. Gestión Tecnológica. Fuente: Elaboración propia.
: Gestión Tecnológica.
Descripción Transformaciones de cálculo Unidades Impacto
Consiste en conocer el comportamiento de las dimensiones de las áreas.
• Cuando 101≤AT≤2592 AR.−D= 36.60 + 0.09 AT • Cuando el AT > 2592
AR-D= 0.20 AT (2.4) Donde: AR−D: Área de recepción o
despacho. AT: Área total.
Es expresado en unidades de
área.
Sirve para conocer el dimensionado de las áreas y poder determinar si se encuentra sub o sobre dimensionada.
Consiste en relacionar las toneladas o metros cúbicos almacenados y el espacio total del almacén.
Donde: RE: Rendimiento del
espacio. CPALM: Toneladas de
productos almacenadas.
ET: Espacio total
t / m3
Permite conocer en cualquier momento el estado e que se encuentra la utilización de las capacidades de almacenamiento. Además sirve para compararse con otras instalaciones.
Consiste en relacionar la cantidad de operaciones mecanizadas con el total que se realizan.
100%N
1* iITO
MOM ×
∑=
=N
(2.6)Donde: NM: Nivel de mecanización.OM: Operaciones
mecanizadas. TOPR: Total de operaciones
Consiste en relacionar la cantidad de operarios que desarrolla las actividades mecanizadas con el total de trabajadores.
100%TPROMT
m ×TT
G = (2.7)
Donde: TOM: Total de trabajadores
que realizan las operaciones mecanizadas.
TT: Total de trabajadores en el almacén
Permite conocer el porciento de trabajadores que participan e las labores mecanizadas.
Consiste en calcular el dimensionado en función de las características de los equipos de manipulación.
Esta en dependencia del equipo de manipulación.
Unidades de longitud.
Permite conocer si el dimensionado de los mismo es el adecuado.
38
Capítulo II Fundamentación Teórica.
Proceso Clave: Gestión Constructiva.
Nombre Descripción Transformaciones de cálculo Unidades Impacto
Pisos Tecnológicos.
Permite conocer el estado técnico de los pisos en los diferentes procesos relevantes.
___ ___
Afecta la calidad de los alimentos almacenados ya que existe ua mayor probabilidad de ocurrencias de plagamientos y pueden ocurrir accidentes de trabajo.
Elementos estructurales.
Permite conocer el estado constructivo de los elementos estructurales del almacén.
___ ___
Da una medida del cuidado que se debe tener con los productos que se encuentran almacenados.
Proceso Clave: Gestión Recursos Humanos.
Nombre Descripción Transformaciones de cálculo Unidades Impacto
Puesto de trabajo
Conocer si presentan toda la documentación. ___ ___
Sirve para conocer si los puestos de trabajo presentan la documentación necesaria.
Adiestramiento del personal.
Consiste en conocer el comportamiento del adiestramiento del personal.
___ ___
Sirva para valorar si el personal se encuentra adiestrado a su puesto de trabajo.
39
Tabla No 2.4 Conjunto de indicadores. Gestión Constructiva.Fuente: Elaboración propia.
Tabla No 2.5 Conjunto de indicadores. Gestión de los Recursos Humanos.Fuente: Elaboración propia.
Capítulo II Fundamentación Teórica.
Proceso Cl
Nombre
Disponibilidtécnica de
equipamien(por tipo d
equipo)
Proceso Cl
Nombre
Niveles deiluminación
Proceso Cl
Nombre
Documentacasociada a l
riesgos.
Tabla No 2.6 Conjunto de indicadores. Gestión del Mantenimiento. Fuente: Elaboración propia.
ave: Gestión del Mantenimiento.
Descripción Transformaciones de cálculo Unidades Impacto
ad l to e
Consiste en relacionar la cantidad de equipos que se encuentran sin trabajar
100%TEAPTOSTEDT ×=
(2.8) Donde: DT: Disponibilidad
Técnica. TEAPTOS: Total de
equipos aptos. TE: Total de equipos.
___
Se puede conocer el porciento de disponibilidad de que se dispone para poder garantizar la circulación anual.
ave:
.
ave:
ión os
Tabla No 2.7 Conjunto de indicadores. Gestión Energética. Fuente: Elaboración propia.
Gestión Energética.
Descripción Transformaciones de cálculo Unidades Impacto
Consiste en conocer si se cumplen los requerimientos establecidos.
___ ___
Sirve para valorar los niveles de iluminación que presenta cada proceso relevante.
Tabla No 2.8 Conjunto de indicadores. Gestión de Riesgo. Fuente: Elaboración propia.
Gestión de Riesgo.
Descripción Transformaciones de cálculo Unidades Impacto
Consiste en revisar toda la documentación asociada a los riesgos.
___ ___
Permite evaluar la calidad y actualidad de la documentación.
40
Capítulo II Fundamentación Teórica.
Partes integrantes:
Nombre: Es la identificación del indicador, por lo cual es muy importante que este sea
concreto.
Descripción: Es la forma de realizar la explicación del indicador.
Trasformaciones de Cálculo: Al tratarse de un indicador cuantitativo, se debe tener en
cuenta fórmula matemática que se va emplear para el cálculo de su valor, esto implica la
identificación exacta de los factores y la manera como ellos se relacionan. Este aspecto
incluye el glosario de los términos, punto de vital importancia ya que es la manera de
identificar de manera exacta los factores que se relacionan en el cálculo del indicador.
Unidades: Es la manera como se expresa el valor determinado del indicador, las cuales
varían de acuerdo con los factores que se relacionan.
Impacto: Son las ventajas que propicia para la entidad, conocer el comportamiento del
mismo.
Objetivos de estos indicadores logísticos.
Identificar y accionar sobre las deficiencias en los procesos.
Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales.
Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa.
Controlar la eficiencia y la eficacia de los procesos logísticos.
2.2. Etapa No 2
Esta etapa constituye el sistema de información en sí. Está constituida por tres actividades, la
entrada de la información, el almacenamiento y transformación de la misma y las salidas del
sistema. A continuación se caracterizan cada una de ellas.
2.2.1. Establecimiento de las entradas al sistema:
Una vez realizado la caracterización de la entidad y tener identificados los procesos o
actividades logísticas que presentan dificultad, que repercuten en la eficiencia y eficacia de la
empresa, se pasa a seleccionar dentro del juego de indicadores establecidos anteriormente,
cuales son los que pueden bridar informaciones útiles para la tomar de decisión más acertada y
mejorar la situación detectada. A partir de esta selección, se pasa a definir las variables que
deben ser controladas y por ende entrar al sistema.
41
Capítulo II Fundamentación Teórica.
2.2.2. Actividades Internas.
Las actividades internas planteadas están identificadas con el almacenamiento y transformación
de los datos, las cuales constituyen el núcleo fundamental del sistema donde no solo se
guardan los datos, sino que estos sufren la transformación necesaria y algorítmica, para
convertirlos en información.
La primera acción que se debe tener presente antes del almacenamiento y la transformación de
los datos, lo constituye conocer cómo se va ha realizar la transferencia de los mismos a través
de la red de información. Según Ballou (2001), la Transferencia de los datos de entrada es una
actividad primaria dentro del sistema de información logístico. Es un proceso mecánico en el
que se transfieren físicamente los datos desde su origen al punto de procesamiento donde se
almacenarán o transformarán. Después que se han identificado las fuentes de información, es
necesario plantearse como hacer la transferencia de los datos a los puntos que los necesitan
para su procesamiento. Considerando el amplio rango de fuentes de información, es obvio que
existe igualmente una gran variedad de alternativas para la comunicación de los datos. Entre
estas alternativas podemos incluir la comunicación verbal directa, las conversaciones
telefónicas, las transferencias entre ordenadores, la correspondencia, o el vídeo.
La Función de Transformación es una actividad de conversión de datos con el objetivo de
crear una información que el responsable pueda emplear en la toma de decisiones. Al contrario
que las actividades de transferencia, las de transformación normalmente tienen lugar en puntos
centralizados de la red de información, esta se realiza a dos niveles:
Operaciones básicas de procesamiento de datos (incluyendo ordenaciones, controles,
comparaciones y manipulaciones sencillas mediante operaciones aritméticas).
Tratamiento complejo de los mismos empleando técnicas matemáticas y estadísticas
rigurosas.
Dentro de las técnicas estadísticas se puede mencionar el análisis de regresión-correlación, test
no paramétricos, el análisis factorial y el análisis de varianza. Todas constituyen una ayuda
importante al proceso de toma de decisiones. Según Ballou (2001), Existen otras muchos
modelos y técnicas que hacen algo más que manipular datos, diferenciándose de los anteriores
en que estos evalúan cursos de acción alternativos y también puede buscar la mejor acción
posible. Se consideran parte integrante del sistema de información logístico, ya que proporciona
los datos necesarios que conduce directamente a la toma de decisiones final. La información
que se genera en estos modelos es de mayor nivel que la información generada por las
42
Capítulo II Fundamentación Teórica.
actividades de procesamiento básico de datos, dado que esta última sirve, precisamente, como
entrada al análisis de ayuda a la toma de decisiones. Estos tipos de modelos de ayuda a la
toma de decisiones se pueden clasificar en tres grupos:
Modelos algorítmicos. Los modelos algorítmicos se basan en procedimientos matemáticos
precisos para la evaluación de las diferentes alternativas. Estos procedimientos garantizan
encontrar la solución óptima (la mejor alternativa). Ejemplos de este tipo de modelos son los
denominados modelos de investigación operativa, entre los que se pueden incluir la
programación matemática (lineal, no lineal, programación dinámica. entera y geométrica),
modelos de secuencia y modelos de reemplazamiento de equipos. Muchos modelos
algorítmicos se han generalizado y ya están disponibles como rutinas y paquetes de
ordenador. Aunque los modelos algorítmicos garantizan la solución óptima, generalmente
esto es a costa de una definición más limitada del problema que en otros tipos de modelos.
Esta limitación es el resultado de alcance restringido de la mayoría de los modelos
algorítmicos disponibles para tratar un gran número de variables, así como de su eficiencia
computacional. No obstante, a pesar de estas restricciones los modelos algorítmicos
pueden ser muy útiles proporcionando las primeras soluciones a problemas complejos. El
modelo EOQ para control de inventarios es un ejemplo de modelo algorítmico muy popular
en aplicaciones prácticas.
Modelos de simulación. Las simulaciones son descripciones matemáticas de sistemas
complejos del mundo real que normalmente deben manipularse con la ayuda de un
ordenador dado el enorme esfuerzo computacional requerido. La simulación es una técnica
experimental en la que, una vez que se ha programado un modelo del sistema, éste puede
probarse bajo diferentes condiciones y valores a su entrada. Esta simulación revela cómo
actúa el modelo, y por tanto el sistema del mundo real, bajo diversas condiciones. La gran
ventaja de la simulación es que puede obtenerse información acerca del funcionamiento de
sistemas complejos sin tener que alterar su operativa normal. En una mayor parte, los
modelos de simulación se crean para cada problema concreto a analizar. Sin embargo, y
como ayuda para el desarrollo de este tipo de modelos, existen algunos lenguajes de
simulación en ordenadores. Los modelos de simulación se han desarrollado como ayuda a
la solución de muchos de los problemas logísticos.
Modelos heurísticos. Los modelos heurísticos son una especie de combinación del
realismo de los modelos de simulación en la definición del problema por un lado, y de la
búsqueda de la solución óptima de los modelos algorítmicos por otro. Generalmente hacen
43
Capítulo II Fundamentación Teórica.
una definición amplia del problema, pero no garantizan una solución óptima del mismo. La
construcción del modelo se hace alrededor del concepto de heurística, concepto que Hinkle
y Kuelin definen como un pequeño proceso de razonamiento que busca una solución
satisfactoria más que una solución óptima. La heurística, que reduce el tiempo de búsqueda
de la solución del problema, comprende una regla o un procedimiento que restringe el
número de soluciones alternativas y se basa en el proceso humano análogo de prueba-error
para búsqueda de soluciones aceptables a problemas para los que no se dispone de
algoritmos óptimos. Hasta ahora, el empleo de modelos heurísticos ha permitido la
resolución de diferentes problemas logísticos. Entre estos podemos mencionar la ubicación
de almacenes, la consolidación de pedidos para ahorro de costes, la planificación de
entregas locales por carretera y la programación de vuelos. Ballou (2001)
Por su parte, y al igual que la función de Transformación, la función de Almacenamiento
suele estar centralizada. Las actividades de Almacenamiento incluyen la creación,
recuperación y mantenimiento de ficheros. Este mantenimiento de la información puede ser con
datos sin transformar, como por ejemplo el almacenamiento de los datos contables de los
pedidos, o con datos ya procesados, como por ejemplo los informes y resúmenes de datos. El
almacenamiento proporciona a la información una dimensión de tiempo que es valorable,
especialmente cuando los datos están disponibles de forma continua aunque las decisiones
deban realizarse periódicamente.
2.2.3. .Establecimiento de las Salidas del Sistema. El Establecimiento de las salidas del
sistema, es una de las acciones que demanda análisis y valoraciones muy minuciosos, y
precisos, ya que las actividades que se ejecutan posteriormente están orientadas a la toma de
decisiones de ahí la gran importancia que posee la misma. Estas deben encontrarse en
correspondencia con el cumplimiento de lo legislado en el Sistema Nacional de Contabilidad y
del Control Interno.
Normalmente la salida del SIL se hace a través de informes. Ejemplos de éstos pueden ser los
informes sobre la situación de la trazabilidad en los productos nacionales e importados. Estos
valores obtenidos después de la transformación recibida, se comparan con una referencia
estándar para determinar si es necesaria alguna acción. En caso específico de este indicador
no debe ser comparado con ningún criterio de medida, ya que a juicio de la autora, el 100
porciento de los productos tiene que tener el control sistemático de la trazabilidad. Si no es así,
se comienza con la toma de decisión.
44
Capítulo II Fundamentación Teórica.
2.3. Etapa No 3 Toma de decisiones.
Decidir es una palabra de origen latín que significa cortar el pasado e ir hacia el futuro. Las
decisiones están ligadas a la teoría de la información y ésta última está relacionada con el
reflejo y el reflejo está ligado a la conciencia del hombre.
La tendencia mundial es que los directivos imponen sus decisiones y a veces estas decisiones
no son buenas. Existen decisiones operativas, tácticas y estratégicas, las cuales están
vinculadas al nivel jerárquico; así por ejemplo, los dirigentes de alto nivel, toman en lo
fundamental decisiones de carácter estratégico, mientras que los de nivel inferior toman
principalmente decisiones operativas.
Esta etapa es la encargada de tener identificadas las decisiones que se pueden tomar para el
mejoramiento de la actividad o proceso, mediante un directorio de decisiones y elegir dentro de
ellas cual seria las más adecuada a nuestra situación actual. Esta etapa esa conformada por
dos actividades, que a continuación se describen.
2.3.1. Definición del Directorio de Decisiones en el Área Logística. El directorio de
decisiones, constituye un manual donde se plasman las acciones que se deben adoptar al
aparecer una perturbación en el sistema, para ello, hay que valorar el comportamiento de todas
las variables, ratios, indicadores claves de desempeño y otros elementos de medidas
contemplados y establecer los patrones de medidas, sus escalas de valores y conjuntamente
para cada grupo de estos la acción correctora, la cual debe emprenderse cuando no es
tolerable la diferencia entre los valores deseados del sistema y los que realmente son
obtenidos.
El directorio de decisiones está conformado por los aspectos: siguientes
Indicador: Corresponde al indicador que se ha evaluado.
Evaluación: Como debe comportarse el mismo.
Decisiones a tomar: Ilustra un conjunto de decisiones que se pueden tomar para mejorar el
criterio de medida, si se encuentra distorsionado.
En la Tabla No 2.9, ilustra el directorio de decisiones, según los indicadores plateados
anteriormente.
45
Capítulo II Fundamentación Teórica.
Directorio de Decis
Indicador
Gestión de inventar
Manual de procedim
Tarjeta de estiba
Gestión Interna Trazabilidad de los p
Pizarra de instrucció
Sistema de ubiclocalización.
Inspecciones de cproducto
Tabla No 2.9 Directorio de decisiones.Fuente: Elaboración Propia.
iones.
Comportamiento Decisiones a tomar.
io
No lo tienen • Elaborarlos según las exigencias. iento No poseen todos los procedimientos
• Incorporarle al existente la documentación faltante.
No se cumplen con las exigencias.
• Remitirse al área de contabilidad para detectar el error y corregirlo.
roductos.
CT <100 %
• Analizar los contratos con los proveedores, para conocer si existe la clausula en el mismo, sobre la entrega de la documentación de trazabilidad por parte del proveedor.
• Exigir a los proveedores la documentación establecida.
• Identificar en que proceso relevante existe la mayor dificultad y poder accionar sobre él.
• Implementar todos el modelaje presente en el expediente logístico (EXPELOG).
• Adiestrar a los trabajadores. • Tener identificado el problema en
la gestión de riesgo.
No la posee • Elaborar la documentación y confeccionar la pizarra.
n.
Posee parte de la documentación
• Elaborar las documentaciones que faltan de manera actualizada.
No lo poseen • Elaborar un sistema que se adapte
a las condiciones reales del almacén.
ación y
No cumple con las exigencias.
• Buscar las necesidades que debe poseer el sistema de acuerdo a las características propias de la empresa e incorporarlo al que presenta.
alidad al No se realizan correctamente.
• Realizar los controles exigidos. • Tener identificado la carencia de
los equipos necesarios en la documentación de riesgo
46
Capítulo II Fundamentación Teórica.
Continuación del directorio de decisiones.
Pérdidas por plagamientos.
• Conocer las causas y poder accionar sobre ellas.
• Comunicarse con la entidad contratada para realizar la sanación del producto y el establecimiento.
• Realizar un análisis después de realizada la sanación, para conocer los LMR que presenta el producto.
Pérdidas de producto
Sobrepasan los LMR
• Realizar el informe correspondiente y que la entidad competente decida el destino del producto
Señalizaciones de seguridad No poseen • Documentarse con las exigencias
recomendadas para cada una de las señalizaciones.
Gestión Tecnológica. Si AREAL< ACALCULADA • Realizar un diagnóstico para
conocer las causas. Dimensionado del área de recepción.
Si AREAL> ACALCULADA • Ver si existe un déficit del área de almacenamiento.
Rendimiento del espacio REACTUAL < REOPTIMO • Realizar un estudio de la distribución espacial del almacén.
Nivel de mecanización Si NM< 50% • Verificar cuales son las causas y poder accionar sobre ellas.
Dimensionado de los pasillos de trabajo.
No cumplen con el dimensionado.
• Aplicar los procedimientos establecidos para calcular el dimensionado recomendado para cada equipo de manipulación.
• Si existiera varios equipos de manipulación seleccionar el más adecuado para la instalación.
Selección de los equipos de manipulación, almacenamiento y transporte interno.
No son los adecuados
• Enmarcar la situación existente en los riesgos de la instalación.
• Elaborar un plan para solucionar el problema.
Dimensionado de los medios de almacenamiento. CMREALES<CMCALCULADOS
• Conocer y cumplir con las normas establecidas.
• Conocer las causas del porque la carencia.
47
Capítulo II Fundamentación Teórica.
Continuación del directorio de decisiones. Gestión Constructiva.
Presencia de grietas y descorchados.
• Contratar a una entidad de proyecto para realizar un dictamen técnico del mismo.
Pisos tecnológicos.
Terminación
• Contratar a una entidad de proyecto para realizar un dictamen técnico del mismo y que proponga la solución más efectiva y más económica.
Elementos estructurales Algún elemento no
cumple con las exigencias técnicas.
• Contratar a una entidad para que proponga la solución más efectiva y más económica.
• Tener identificado el problema en los riesgos de la instalación.
Gestión: Recursos Humanos.
Puesto de trabajo No presentan la documentación exigida.
• Dotar a cada puesto de trabajo de la documentación y el equipamiento necesario para realizar de forma eficiente sus labores de desempeño.
No se planifica ni se controla.
• Realizar el plan de capacitación que tenga incluida todas las áreas de la empresa y llevar su cumplimiento. Adiestramiento del personal. El año de extensión es
mayor que el 1año, co respecto al año base considerado.
• Contratar a las entidades competentes para el adiestramiento del personal
Gestión del Mantenimiento Disponibilidad técnica del equipamiento. DT< 100
• Detectar y analizar los equipos que no se encuentran aptos.
• Tener identificado el problema en los riesgos de la instalación.
Gestión Energética No cumple con los LUX
establecidos. • Tener identificado el problema en
los riesgos. Niveles de iluminación No cumple con las
cantidades establecidas.
• Contratar a la entidad competente para realizar un estudio de iluminación.
Gestión de Riesgo
Tenencia de la documentación de riesgo No la posee
• Tener identificada todos los riesgos que presenta la instalación.
• Elaborar la documentación establecida
48
Capítulo II Fundamentación Teórica.
Como se observa en la tabla anterior, cuando el indicador no se encuentra en el valor o rango
establecido, se puede tomar una serie de acciones para lograr llevar el mismo al valor indicado.
2.3.2. Toma de Decisiones (Implementación). Una vez establecida la decisión seleccionada,
se pasa a su implementación para retomar al sistema los valores establecidos y lograr elevar la
eficacia y eficiencia del proceso de almacenamiento.
Con el procedimiento se logra tener controlada, mediante el sistema de información y la lista de
chequeo, la eficacia y eficiencia de los procesos logísticos. Para el análisis de la eficacia del
establecimiento, se e un indicador, el cual tiene en cuenta los resultados alcanzados en la lista
de chequeo, en los tres procesos relevantes. Para su aplicación se considera que el proceso de
almacenamiento presenta mayor significación, producto de que existen algunas procesos claves
que se tomo la decisión de analizarlos en el almacenamiento. La ecuación que representa este
indicador se puede observar en la ecuación 2.9. Finalmente, para poder medir en otra escala de
valores, el resultado final se emplea la Tabla No. 2.10, la cual ofrece la información señalada.
[ ] 100 x )ENTREGA0,3(I)ENTOALMACENAMI0,4(I)RECEPCIÓN0,3(IEficaciaI ++=
(2.9) Donde:
IRecepción Indicador en la recepción.
IAlmacenamiento Indicador en el almacenamiento
IEntrega Indicador en la entrega.
Los indicadores de los procesos relevantes, se calcula mediante la relación que existe entre los
puntos alcanzados y el total de puntos a obtener.
49
Capítulo II Fundamentación Teórica.
Nivel de Evaluación Valor del IEficaciaNivel de significado Puntuación Equivalente
Muy deficiente 1 < 50 Deficiente 2 50…59.9 Regular 3 60…69.9 Bien 4 70…84.9 Excelente 5 85…100
Tabla No 2.10 Valor final de la evaluación. Fuente: Elaboración Propia.
En el caso de la eficiencia, se analiza mediante los indicadores cuantitativos que son
controlados en la lista de chequeo, dentro de los que se encuentran:
Disponibilidad técnica
Rendimiento del espacio
Porciento de pérdidas de producto.
Conclusiones Parciales.
1.- El procedimiento elaborado toma como premisas, el análisis por procesos, el
mejoramiento continuo, y el cumplimiento de todas las normas y resoluciones vigentes.
2.- El procedimiento desarrollado constituye una herramienta, para establecer un sistema de
información logístico para la toma de decisiones, en las empresas comercializadoras de
granos ensacados.
3.- El procedimiento elaborado se encuentra formado por tres etapas y siete actividades
interrelacionadas entre sí a través de la información, la cual se traslada de una a otra,
permitiendo realizar consultas tanto a las etapas como a las actividades.
50
Capítulo III
Capítulo III Aplicación del Procedimiento.
CAPÍTULO III: APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO QUE PERMITE EL ESTABLECIMIENTO DE UN FLUJO DE INFORMACIÓN.
La ciencia constituye un sistema históricamente determinado de conocimientos ordenados cuya
veracidad se comprueba y se concreta constantemente en el curso de la práctica social. La
dialéctica del conocimiento científico, los nuevos descubrimientos y teorías, no anulan los
resultados anteriores, no niegan su veracidad objetiva, sino que se limitan a puntualizar los
límites de su aplicación y concretan su lugar en el sistema general del saber científico. Treto
Suárez (2011)
Tomando en consideración estas premisas filosóficas se inicia este capítulo que tiene como
objetivo primordial, conocer el comportamiento, a partir de datos reales y concretos, del
procedimiento elaborado. El mismo es aplicado en la Empresa Mayorista de Productos
Alimenticios y otros Bienes de Consumo de Villa Clara, bajo condiciones de datos reales y
concretos.
Como modo de exposición de los resultados se siguió el ordenamiento de las actividades del
procedimiento.
3.1 Etapa No 1: Investigativa
En esta etapa se recopilan las informaciones que provienen de la empresa y son necesarias
para la ejecución del resto de las actividades, es decir que se identifica y caracteriza el objeto
de estudio.
3.1.1. Diagnóstico
Identificación de la empresa.
La Empresa Mayorista de Productos Alimenticios y Otros Bienes de
Consumo de Villa Clara, tiene subordinada 26 Unidades Básicas distribuidas en los trece
municipios de la provincia (Ver Anexo No 4), sus funciones principales y estrategias, se
refieren a continuación:
Misión: La Empresa Mayoristas de Productos Alimenticios y Otros Bienes de Consumo,
organiza, planifica, conserva y comercializa productos alimenticios y otros bienes de
consumo en moneda nacional y pesos convertibles
Visión: Lograr establecernos en el mercado como la empresa líder en la política de
almacenaje, conservación y distribución de los productos alimenticios y otros bienes de
51
Capítulo III Aplicación del Procedimiento.
consumo, alcanzando una cultura organizacional acorde con el nuevo modelo de gestión
económico que el país proyecta
Objeto Social: De acuerdo a la Resolución No 729 / 2012 del Ministerio de Economía y
Planificación, es el siguiente:
• Comercializar de forma mayorista productos alimenticios al sistema de comercio
interior, a sectores priorizados, a terceros y otras formas de gestión no estatal, según
nomenclatura aprobada.
• Prestar servicios de almacenamiento y conservación de mercancías de la reserva
estatal.
• Brindar servicios de transportación de cargas que comercializa el Ministerio de
Comercio Interior y a terceros.
• Comercializar de forma mayoristas insumos, equipos de cómputo y mobiliarios con
destino a las entidades del Grupo de Empresas Mayoristas de Productos Alimenticios
y otros Bienes de Consumo.
• Prestar servicios de mantenimiento y reparación de vehículos de transporte, sus
componentes, partes y piezas, con destino a las entidades del Grupo de Empresas
Mayoristas de Productos Alimenticios y otros Bienes de Consumo.
• Prestar servicios de mantenimiento y reparación de almacenes, equipamiento
tecnológico e instrumentos de medición a las entidades del Grupo de Empresas
Mayoristas de Productos Alimenticios y otros Bienes de Consumo y a terceros
• Brindar servicios de comedor y cafetería a sus trabajadores.
• Brindar servicios gastronómicos asociados a la recreación a sus trabajadores.
• Brindar servicios de transportación del personal a sus trabajadores.
• Brindar servicios de parqueo.
Las áreas de almacenamiento en las 26 unidades básicas, se clasifican tomando en
consideración, la nomenclatura de circulación, la compatibilidad aromática y la tecnología
de manipulación, estructurándose dichas áreas de la manera siguiente:
• Área central: Esta área es destinada a la ubicación de los productos ensacados.
• Área de café y tabaco: Este reciento se destina al café, cigarro, y tabaco los cuales
son embalados en cajas de cartón.
52
Capítulo III Aplicación del Procedimiento.
• Área de productos únicos. Se almacenan la leche y productos de las dietas
especiales (Latas de carne, aceite etc), recibidos los primeros en bolsas de nylon y
los segundos en cajas de cartón.
• Área de almacenamiento de aceite: Son almacenados en tanques de acero de
diferentes capacidades.
En el caso específico de las áreas donde se encuentran almacenados los alimentos
ensacados, existen diferencias en cuanto a la nomenclatura de productos que circulan,
por tal razón se toma la decisión de escoger dentro de las 26 Unidad Básica de Productos
Alimenticios y Otros Bienes de Consumo, una que presente la mayor variedad de
productos, para poder valorar la aplicación de las diferentes normas de almacenamiento.
Para tales propósitos se selecciono para la validación del procedimiento la ubicada en el
Municipio de Ranchuelo, ya que la misma posee en su nomenclatura todos los productos
que son comercializados por la empresa así como de otros encargos sociales, además los
resultados de sus indicadores claves de desempeño, los ratios y demás criterios de
medida alcanzados por la institución, la convierten en almacén de referencia de la
provincia y posibilitan la introducción de diferentes filosofía como son: El benchmarking, el
mejoramiento continuo, entre otras. A continuación se realiza la caracterización del
almacén antes señalado.
• Aspectos constructivos:
− Paredes: Las mismas son de bloques de hormigón, encontrándose pintadas de
color claro (verde), la cuales cumplen con las exigencias del cromatismo,
encontrándose limpias y sin signos de enmohecimiento.
− Pisos: El piso es de hormigón, cumpliendo con todas las exigencias técnicas
(Resistencias a las presiones, planimetría, horizontalidad y terminación),
encontrándose limpios, libres de residuos de grasa o alimentos.
− Ventanas: Son metálicas de dos secciones y se encuentran ubicadas por los
laterales de la nave. Todas presentan un buen estado técnico, favoreciendo el
clima dentro de la nave.
− Puertas: Presentan 4 puertas metálicas de corredera y 4 de mallas eslabonadas,
lo cual garantiza la ventilación, y cumplen con las normativas establecidas.
53
Capítulo III Aplicación del Procedimiento.
− Cubierta: Es de Zinc galvanizado a dos aguas, no presentando ninguna filtración.
o las puntas del sistema de pararrayo.
− a nave:
• ecánico – manual, con un
(E
− re, específicamente el
montacarga de combustión (Tipo Heli de 2.0 t), transpaletas, carretillas de dos
− Medios de almacenamiento: Utilizan las paletas portuaria y las paletas de
− Instrumentos d tos,
son los r
− nta es de Callejón
cerrado, ya que los procesos de recepción y entrega se desarrollan en una misma
color
amarillo y un esp
Cara de lo stru ó
Presenta ubicad
Dimensiones de l
Largo: 90.00 m
Ancho: 35.00 m,
Altura del Puntal: 5.00 m.
Los limites permitidos de la relación largo: ancho es (1:3), el cual se comporta
dentro del limite señalado: (1:2,6)
Aspectos de la tecnología: La tecnología empleada es m
nivel de mecanización del 45% (Ecuación 2.6) y un grado de mecanización de 76 %
cuación 2.7), agrupados en:
Equipos de manipulación: Se utiliza los de recorrido lib
ruedas (tipo diabla) y cintas transportadora (chaparra). Debe destacarse que existe
un área bien delimitada para el parqueo de estos equipos.
intercambio como plataformas o tarimas, las cuales cumplen con la NC 91-11 /
1987 y NC 91-25-7.
e medición: Los que se utilizan para el pesaje de los produc
eferidos en la Tabla No 3.1.
cterísticas s in mentos de medici n. No Tipo Cantidad Características Observación 1 Digitales 2 4 Kg…2t
1 4 Kg…1 250 Kg. 2 Mecánicas 1 12 .5 Kg…50 Kg. certificadas por la autoridad competente.
Todas se encuentran
T o 3 rís mentosColecti de autore
abla N .1 Caracte ticas de los instru de medición. Fuente: vo s (2013)
Áreas del almacén: El esquema tecnológico tipo que prese
área, encontrándose señalizada de manera correcta, con una línea de
esor de 10 cm., además con carteles visibles.
54
Capítulo III Aplicación del Procedimiento.
− Las principales zonas y sus características se ilustran en la Tabla No 3.2.
es necesario que el mismo
Características de las z monas del al acén
Dimensiones (m) N Cantidad
de zonas. A
Área o Zonas
Largo ncho (m2)
Observaciones.
1. Recepción
demás para
os del día y
Entrega 1 30.00 21.00 630.00
Las mismas son utilizadas arealizar el pre- despachsiguiente.
2. almacenamiento
25 14.10 4.80 1 692.00 Área de Módulos de estiba
directa.
3.
Zona de merma
o
deterioro
1 7.05 4.5 31.73
Se ubican los productos que se encuentren deteriorados o los que en el proceso de recepción se detectaron como no aptos.
4. Pesaje 2 1.30 1.30 3.38 Se encuentran ubicados los instrumentos de medición.
1 14.10 5.60 78.96
Se encuentran ubicados los medios y equipos de manipulación que no se están utilizando. 5.
Parqueo de
medios y
equipos Se encuentra ubicada 1 7.00 0.90 6.30 la estera
transportadora
Tabla No 3.2 Principales zonas del almacén. Ela . Fuente: boración propia
Para que un almacén pueda operar de manera eficiente,
tenga bien definidas y sus principales zonas básicas y auxiliares. A continuación, se
evalúa el dimensionado de las dos más significativas.
Área de recepción y entrega: El espacio dedicado a la recepción y entrega,
presenta un área 630.00 m2, representando el 20% del área total del almacén (3
150.00 m2). Según estudios realizados esta proporción es satisfactoria, cuando los
almacenes presentan una AT > 2 592.00 m2.
55
Capítulo III Aplicación del Procedimiento.
Área de almacenamiento: En el caso de esta la zona, existen ubicados 25 módulos
de estiba directa, para un total de 1 692.00 m2. En cada una se sitúan 3 680.sacos
acio total) de 1.46 t/m .
•
el
alm
−
iante la descarga del medio de transporte, se realiza la
información, que muestra todas las incidencias a las que fue
(peso aproximado del saco 0.05 t) para un total de 184.00 t, por lo tanto existen 4
600.00 t almacenadas en el área, representando un rendimiento del espacio
(toneladas almacenadas / esp 2
Funcionamiento del almacén: Para conocer cómo se desarrollan las actividades en
almacén, se tiene en cuenta el accionar en los tres procesos relevantes (recepción,
acenamiento y entrega).
Proceso de Recepción: Se inicia cuando el medio de transporte llega al almacén,
y se comienza la inspección de calidad en la plataforma del camión, la cual
contempla la verificación de las variables previstas siguientes: La verificación de si
el envase cumple con las normas de envase y embalaje (NC 38-01-02/1987) y el
control de la calidad al producto de forma visual mediante el análisis de una
muestra (Metodología de inspección del Grupo Nacional de la UNAL), para
compararla con la emitida por el proveedor en el certificado de calidad. En caso de
existir productos que no cumplan con las exigencias de calidad, son ubicados en la
zona de mermas y deterioros, para realizar las reclamaciones pertinentes a los
proveedores. Med
recepción a ciega o por bulto y posteriormente es llevado al área de pesaje, donde
se realiza la recepción detallada, para seguidamente trasladarlos al área de
almacenamiento.
En esta área se encuentra ubicada en un lugar visible la pizarra de instrucción,
con toda la documentación establecida, de forma actualizada. Además presentan
dos áreas para el parque de los equipos, una destinada a la estera transportadora
y otra a los equipos y medios restantes. La documentación primaria que
acompaña al producto, siempre presenta una buena calidad, no sucediendo así
con la documentación de trazabilidad, la cual se comporta de manera satisfactoria
en los productos importados, en los de producción nacional ocurre lo contrario, los
proveedores no entregan ningún expediente de trazabilidad del producto,
solamente el producto viene acompañado con la documentación primaria (Factura
y/o conduce) y el certificado de concordancia, que solamente expresa la fecha de
producción. A pesar de esta situación el almacén elabora un modelo en el que
plasma un nivel de
56
Capítulo III Aplicación del Procedimiento.
sometido el producto durante el periodo de recepción. Esta incluye los aspectos
siguientes: Producto, Fecha de producción o cosecha, No de lote, Cantidad y
Fecha de entrada.
Almacenamiento: El producto se ubica en el lugar más adecuado, el cual
previamente se ha higienizado (limpieza, desinfección de todos los elementos
estructurales de la instalación).Durante el periodo que es conservado, se le realiza
inspecciones de calidad
−
diarias y se revisan los controles preventivos ubicados en
el control de las plagas (Metodología emitida por el Grupo
Nacional de la UNAL). La estibas se conforman atendiendo a las características
Altura Promedio de estiba: 4.00 m.
Nomenclatura de los productos que circulan y sus proveedores
se brinda
C
n
−
Posteriorm
el almacén, para
siguientes:
Largo: 14.10 m.
Ancho: 4.80 m.
La separación entre una estiba y la otra y entre éstas y la pared es de 0,60 m y de
lla estiba a puntal es de 1.00 m.
productos: Los
N
1.
2.
3.
omo se p
acional y p
Entrega:
de forma m
medio es
en la Tabla No 3.3. Tabla No 3.3 Nomenclatura de productos.
ente: E ropia.Fu laboración p
carga.
ente se inicia la elaboración de la documentación primaria y la
dNomenclatura de pro uctos.
o Producto Proveedor
Arroz Sur de Jíbaro, ASEGENT
Granos (Frijol negro, colorado, chícharo)
Acopio, ASEGENT
Azúcar (cruda y refino)
CONAZUCAR
uede observar en la tabla anterior, existen productos de producción
roductos importados.
Cuando el producto se extrae de la zona de almacenamiento, se realiza
anual depositándose los sacos encima de las paletas, a continuación el
transportado al área de pesaje, donde se verifica el peso de la
57
Capítulo III Aplicación del Procedimiento.
documentación de trazabilidad. Esta última se ve afectada en los productos
nacionales, por la carencia del expediente del producto, desde su cosecha.
Anteriormente fueron tratados los elementos de los procesos claves de mayor impacto
Hu
• s Recursos Humanos: Se comportan de manera estable y sostenida
• n del Mantenimiento: La evaluación del mantenimiento comprende el
e
− do técnico
• de portadores energéticos se cumple, además la
• : Se encuentran identificados los riesgos potenciales de la
39 /2007), siendo los siguientes:
e incidencia en los procesos relevantes. A continuación se tratan los Recursos
manos. Mantenimiento, Energético, Riesgo, para su análisis y valoración:
Gestión de lola selección del personal, su adiestramiento y el cumplimiento de sus labores de
desempeño.
Gestióanálisis de la instalación y de la tecnología, a continuación se analizan cada una de
llas:
− Instalación: La instalación cumple con el mantenimiento de todos los
requerimientos técnicos. (Columna, cercha, pisos, paredes, entre otros).
Tecnología: El mantenimiento de la tecnología se manifiesta de la manera
siguiente: El equipamiento básico y auxiliar, se encuentra en buen esta
(Mas del 85 % de disponibilidad), abarcando este el montacarga, las transpaletas,
los medios e instrumentos de medición, paletas, tarimas y otros)
Gestión energética: El plan
norma ISO 8995 / CIE S 008:2003, iluminación de puestos de trabajo en interiores,
se encuentra introducida
Gestión de los Riesgoentidad (articulo 20 y 21 Resolución
58
Capítulo III Aplicación del Procedimiento.
Registro de
Proceso clave
Gestión interna
Gestión Tecnológica
• Normas y
− Normas c
− NC 19-04
−
−
−
•
los proces
obtenidos s
Resolució
− Resolució
Logístico
Resolució
− Resolució
Norma IS
Comportam
Tabla No 3.4 Registro de riesgos iniciadores, tipo y causas. Fuente: Elaboración propia.
ries ausgos, tipos y c as.
ia del riesgo Riesgo
asociado Tipo de riesgo Causas que influye en la ocurrenc
ones d,
ico,
micos,
d
El proveedor nacional no entrega la documentación de trazabilidad.
Pérdidas de especificacide calidapérdidas por derrame o avería.
AntropogénTecnológicos, EconóQuímicos, Responsabilidacivil
ones ad,
e o
contaminación de los
ico, s,
Económicos, Químicos Naturales
Se utiliza para la manipulación de las cargas el montacarga de combustión.
AntropogénTecnológico
Pérdidas de especificacide calidpérdidas por derramavería,
productos.
Resoluciones por las que se encuentran trabajando son:
ubanas de manipulación de alimentos.
-11 Colores y señales de seguridad.
Expediente
io de Trabajo y Seguridad Social
nocer el comportamiento de
os logísticos fue aplicada la lista de chequeo, donde los resultados
e ilustran en el Anexo No 5 y Tabla No 3.5.
n 59 Reglamento de Logística de Almacenes.
n 153/07. Procedimiento para la Implementación del
de Almacenes.
n. No. 39/2007 del Minister
n No.11 / 2007 Ministerio de Finanzas y Precios.
O 8995 / CIE S 008:2003
iento de los procesos logísticos: Para co
59
Capítulo III Aplicación del Procedimiento.
Res la lista eo.
Tabla No 3.5 Resultados de la Lista de Chequeo. Fuete: Elaboración propia.
ultados de de ucheq
Eval ió lpuntos uac n Tota de Indicador
Procesos Cantidad
de Actividades
1 2 3 4 5 Plan Real Real /Plan
Recepción 10 _ 1 _ 1 50 46 0.92
Almacenami _ 9 110 105 ento 22 _ 1 2 0.95
Entrega 6 _ _ 2 30 28 0.93
Total 38 _ 2 5 190 149 __ 1
A continuación se detallan cada una de las actividades que presentaron dificultad.
diente de
o cumple con las exigencias de calidad
establecidas, en cuanto a características del envase y calidad del grano.
las pérdidas de producto
cíficamente el montacargas de combustión. El
cenes de alimentos, ya que pueden contribuir
a la contaminación de los mismos.
ar de que el mismo
Elementos asociados en la recepción.
Gestión Interna: Lo constituye el control de la trazabilidad, específicamente en los
productos nacionales, los cuales son recibidos sin ningún expe
trazabilidad, a pesar que en algunos casos n
Elementos asociados al almacenamiento
Gestión Interna: En este proceso, son representativas
almacenado, ocasionadas principalmente en los productos nacionales, por roturas
de los envases y en muy poca cuantía por plagamientos.
Gestión Tecnológica: Dentro de este aspecto se encuentra los equipos de
manipulación que se utilizan, espe
mismo no puede ser utilizado en alma
Elementos asociados al despacho
Gestión Interna: Al carecer de la documentación de trazabilidad en los productos
nacionales, la emitida por el almacén es incompleta, a pes
60
Capítulo III Aplicación del Procedimiento.
entrega todas las incidencias ocurridas al producto, tanto por manipulación o
conservación, desde el procesos de recepción en el almacén.
Todas estas deficiencias influyen de manera negativa en la eficiencia y eficacia de los
rocesos logísticos en el almacén. Debe destacarse que todas se encu
ad.
un total de 23 indicadores elaborados (14 cualitativos y 9 cuantitativos), se
s
los m
be ser
: Consiste en revisar periódicamente
asociada a este indicador, con el objetivo de mantenerla
ación y salida de las
transformadas.
efinida
p entran plasmadas
en el registro de identificación de riesgos de la entid
3.1.2. Establecimiento de la métrica de los procesos.
Tomando en consideración los aspectos seleccionados anteriormente,
que fueron los que se dictaminaron que son los que presentan dificultad,
se puede conocer qué criterio de medida debe ser controlado en el sistema de información
logístico. De
eleccionan 3 indicadores (2 cuantitativos y 1 cualitativo). A continuación se brinda el listado de
ismos:
Indicador asociado al control de la trazabilidad: Motivado por la carencia de la
documentación en los productos nacionales.
Indicador asociado a las pérdidas de producto: Este es un indicador que de
controlado, motivado por la utilización del montacarga de combustión, ya que su
funcionamiento posibilita que existan afectaciones en la calidad de los productos.
Indicador asociado a la documentación de riesgotoda la documentación
actualizada.
3.2 Etapa No 2 Operativa.
Esta etapa en la encargada de la entrada, trasform variables que voy a
controlar en el sistema de información.
3.2.1. Establecimiento de las entradas al sistema
En esta actividad se selecciona la
s al sistema de información, para ser
s variables que deben ser
incorporada
Estas son d
s por cada uno de los indicadores seleccionados,
ver Tabla No 3.3.
61
Capítulo III Aplicación del Procedimiento.
Tabla No 3.3 Conjunto de variables a incorporar al sistema.
Fuente: Elaboración propia.
Conjunto de variables a incorporar al sistema. No Indicador Variables Observaciones
Cantidad de productos nacionales con documentación. (CPCT) 1.
l control de la trazabilidad de productos nacionales.
Indicador asociado a
Cantidad total de productos. (CPT)
Cantidad de productos plagados.
Cantidad de productos que sobrepasa los LMR
2. Pérdidas de producto
Cantidad total de productos.
Se realiza por producto
3. Documentación de riesgo Documentación asociada __
3.2.2. Actividades internas y variables de salida.
n el objetivo de obtener
las variables de salida es. A continuación se brindan estas,
por cada un
Indicador asociado a la trazabilidad
iento de los productos que presenta
•
La actividades internas del SIL, es la encargada de lograr la
Transformación de las variables de entrada, co
s necesarias para la toma de decision
o de los indicadores establecidos.
• CT = (CPCT / CPT) X 100 Brinda el porc
trazabilidad.
Productos sin trazabilidad (PST)= (1- CT) CPT
• Variable de salida: PST que sería la cantidad de productos que no presentan
documentación de trazabilidad, expresados en unidades de masa.
Indicador asociado a las pérdidas de producto: Este ind icador debe ser dividido en
sobrepasan dos de la misma manera. dos, los que las pérdidas sean ocasionadas por plagamientos y los que sea porque
los LMR, pero son trata
• PP = (CPD / CPT) / 100: Brinda el porciento de productos deteriorados del total
existente.
62
Capítulo III Aplicación del Procedimiento.
63
• Variable de salida: Puede estar en dependencia de las necesidades de la empresa, si
desea conocer el porciento de productos deteriorados (PP) o la cantidad de productos
deteriorados (CPD).
e salida, estas son llevadas al
directorio
ducen los resultados de las variables de salida, al directorio de
icador, es decir que todos los productos de producción nacional sean
que la empresa controla
ermanentemente, por las características de los productos que circulan y por la incidencia
egativa del montacarga de combustión. En estos momentos la empresa no está en
condiciones económicas para sustituirlo, por el alto costo de inversión.
3.3 Etapa de toma de decisiones. Después de poseer las variables d
de decisiones, para analizar si existen desviaciones o no con los valores establecidos.
3.3.1. Directorio de decisiones.
En esta actividad se intro
decisiones, con el objetivo de evaluar su comportamiento y conocer que acciones se deben
adoptar, cuando no es tolerable la diferencia entre los valores deseados del sistema y los que
realmente son obtenidos.
Primeramente se pasa a comparar el valor del indicador de la trazabilidad. El 60 % de los
productos almacenados son de producción nacional (2 760.00 t), que corresponden a 15 lotes
de productos recibidos y de este el 20 % (552.00 t), carecen de la documentación de
trazabilidad. Al analizar el valor obtenido, se observa que existe una diferencia considerable con
el valor recomendado, por lo que se debe accionar de inmediato, para retornar al sistema el
valor deseado de este ind
recibidos en el almacén con la documentación de trazabilidad. A partir de estos resultados la
empresa elabora un plan de implantación, dando prioridad a las acciones que deben de
acometer de inmediato.
En caso del indicador asociado a las pérdidas de producto, se pudo determinar que el periodo
analizado no han existido pérdidas de producto. Pero es una variable
p
n
Capítulo III Aplicación del Procedimiento.
3.3.2. Toma de decisiones.
Después de conocer las decisiones que se deben tomar
para mejorar el indicador, se realiza un plan de
implementación, en el que debe estar previstos los tres
escenarios (Operacional, Táctico y la Estratégico), para su cumplimiento.
Motivado p
han acometido en la empresa, para
r entregada en cada lote de productos.
es vinculados
l uso del procedimiento se puedo controlar la eficacia y eficiencia de los procesos
gísticos que tienen lugar en los almacenes de granos ensacados del MINCIN. La eficacia de
sultado el
or las deficiencias detectadas, a continuación se comentan las decisiones que se
solucionarla.
Se revisaron los contratos con los proveedores, los cuales presentan la cláusula
relacionada con la entrega de la documentación de trazabilidad, donde se especifica
claramente que debe se
Se encuentra dando fruto significativo las exigencias reiteradas a los proveedores, ya que
se ha disminuido la cantidad de productos que no presentan trazabilidad, desde que fue
detectada la situación.
Se realiza de manera correcta toda la implementación de la documentación reflejada en el
expediente logístico, a raíz del adiestramiento recibido a los trabajador
directamente con la actividad.
Se encuentra registrado en los riesgos de la entidad la situación de entrega de la
documentación de trazabilidad y la del uso del montacarga de combustión.
Mediante e
lo
los procesos se puedo determinar mediante la ecuación No 2.10, siendo el re
siguiente:
[ ] 100 x )ENTREGA0,3(I)ENTOALMACENAMI0,4(I)RECEPCIÓN0,3(IEficaciaI ++=
I 1001
9303095040×
++=
).(.).(.)0.3(0.92EficaciaI
%.EficaciaI 094=
El valor obtenido de la eficacia (94 %), releja que existe un comportamiento excelente de los
procesos, según el criterio de la tabla No 2.10. siendo afectado por la carencia de la
64
Capítulo III Aplicación del Procedimiento.
documentación de trazabilidad, por parte del proveedor, que repercute en el comportamiento de
esta actividad en los restantes procesos claves.
En el caso de la eficiencia de los procesos en el almacén, se analiza los indicadores
ntitativos por separado, siendo los siguientes:
Disponibilidad técnica: El equipamiento tecnológico básico se encuentra funcionando en
su totalidad
cua
, por lo que se puede determinar que el control del mantenimiento se desarrolla
udio se
de 1.56 (toneladas
ido alguna
deficiencia en el proceso que afectó la calidad del producto y por tanto la eficiencia de los
procesos logísticos. Para el caso de estudio, este indicador se encuentra al 0%.
de manera excelente y que las labores de almacenamiento no son afectadas por esta
situación.
Rendimiento del espacio: Mediante el conocimiento de este indicador se puede conocer si
se está aprovechando al máximo la capacidad del almacén. Para el caso de est
encuentra al 1.46 t/ m2 que al ser comparado con el valor máximo, según las características
del almacén (4 906.25 t almacenadas, lo que se corresponde a 1.56 t/m2).
El comportamiento óptimo es el siguiente: Según la altura de puntal que presenta el
almacén (5,0 m.), la estiba promedio de estiba debe ser de 4.0 m. y según la tabla expuesta
en el punto 2.14 del Anexo No 3, la cantidad de sacos situados en la estiba es de 3 925
para un total de 196.25 t. de producto por estiba, por lo tanto en la instalación pueden
almacenarse 4 906.25 t, representando un rendimiento del espacio
almacenadas / espacio total).al analizar estos valores se puede inferir que existe un buen
aprovechamiento de la capacidad del almacén.
Pérdidas de producto: Al existir pérdidas de producto, significa que ha exist
65
Capítulo III Aplicación del Procedimiento.
C
Al c las conclusiones siguientes:
2. lada de manera frecuente, la
eficacia y la eficiencia de los procesos relevantes y claves, asociados a la gestión logística
3. Con la aplicación del procedimiento se logra identificar y conocer el estado en que se
e
de A
Gestión de Inventario: Cumple con todas las normativas y resoluciones establecidas.
los lotes
Se encuentra utilizado un montacarga de combustión.
nida
lementos constructivos presentan una buena calidad.
norma ISO 8995 / CIE S 008:2003.
Gestión de riesgo: Se encuentra elaborada y actualizada toda la documentación
establecida.
onclusiones parciales.
oncluir el presente capítulo se arribaron a
1. El diagnóstico a la empresa, permitió conocer que sus procesos relevantes y claves, se
encuentran orientado a sus estrategias.
La lista de chequeo elaborada, contribuye a tener contro
de almacenes, en las empresas comercializadoras de granos ensacados del MINCIN, a
través de un sistema de evaluación creado a tales efectos.
ncuentran los procesos logísticos presentes en las instalaciones de la Empresa Mayorista
limentos y otros Bienes de Consumo de Villa Clara, siendo el siguiente:
Gestión interna: Los proveedores nacionales no entregan, en la mayoría de
recibidos, la documentación de trazabilidad de los productos.
Gestión tecnológica:
Gestión de los recursos humanos: Se comportan de manera estable y soste
todas las actividades.
Gestión constructiva: Los e
Gestión del mantenimiento: El mantenimiento de la instalación y la tecnología se
mantiene de forma estable.
Gestión energética: Cumple con el plan de los portadores energéticos, además tiene
introducida la
66
Conclusiones
Conclusiones
CONCLUSIONES
Una vez desarrolladas las diferentes etapas que integran esta investigación, se arriban a las
conclusiones siguientes:
© Los objetivos trazados en la presente investigación fueron alcanzados en toda su dimensión,
ya que se obtuvo un procedimiento para establecer un sistema de información logístico, que
brinda a los directivos de las empresas comercializadoras de granos ensacados una
herramienta para la toma de decisiones.
© El procedimiento elaborado permite:
• Conocer el comportamiento de la eficacia y eficiencia de los procesos logísticos asociados
a la gestión de almacenes, mediante la evaluación de un conjunto de indicadores.
• Poder accionar sobre los indicadores, en caso de existir alguna desviación de sus patrones
de referencia.
© La validación del procedimiento demostró su viabilidad en las empresas comercializadoras de
granos ensacados del MINCIN.
© En Cuba, las Empresas comercializadoras de granos ensacados, no integran al cliente final en
su sistema de información.
67
Recomendaciones
Recomendaciones
RECOMEDACIONES. Después de haber enunciado las principales conclusiones derivadas de la presente
investigación, se hace necesario señalar el cuerpo de recomendaciones que sostienen las
mismas, las cuales se expresan a continuación:
® Por las características que presenta la investigación llevada a cabo, es de vital
importancia que las actividades que integran el procedimiento, se nutran de las técnicas
de avanzada que surjan, las exigencias que las mismas reclaman y su divulgación, con
el propósito de garantizar la unidad dialéctica del sistema y evitar la caducidad del
mismo.
® El resultado alcanzado en esta investigación, se integre al sistema de información
existente en la empresa y posteriormente al del grupo, para alcanzar un sistema de
mayor alcance y relieve.
® El procedimiento puede ser generalizado en empresas con características similares a la
entidad objeto de estudio y que tengan como premias el análisis por proceso, el
mejoramiento continuo y cumpla con todas las restricciones y normativas establecidas.
® Los resultados obtenidos sean divulgados en las empresas pertenecientes al Grupo de
Alimento del MINCIN para su posterior introducido.
® Se debe proponer al Grupo empresarial que la Empresa Mayorista de Productos
Alimenticios y Otros Bienes de Consumo de Villa Clara, se convierta en una entidad de
referencia en el país, por el comportamiento de sus indicadores, lo cual permite
introducir filosofías del Benchmarking
68
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Anexos
No (1)
Denominación(2)
I. Elemento asociado a la r
1.1
Se encuentra defindimensionada de adecuada el árerecepción.
1.2
El manual de procedrefleja el proceder proceso de rec(Sistema NacionaContabilidad).
1.3 Manual de normas delinterno. (R-11/2007 Mde Finanzas y Precios
1.4 Documentación primaacompaña al pr(Factura o Conduce)
1.5 Poseen una PizarInstrucción con documentación necesa
1.6 Documentación trazabilidad.
1.7 Inspecciones de calproducto.
1.8 Reclamaciones a proveedores en caavería o faltante.
1.9 Pisos tecnológicos.
1.10 Niveles de iluminación
II. Elemento asociado al al
2.1 El Manual de procedimrefleja el proceder en eproceso de almacenam
2.2 Manual de NormaControl Interno.
2.3 Tarjeta de estiba. 2.4 Documentación
trazabilidad.
Anexo No 1 Lista de Chequeo.Fuente: Elaboración propia.Evaluación (3)
1 2 3 4 5
Observaciones (4)
ecepción. ida y
manera a de
imiento en el
epción. l de
control inisterio .))
ria que oducto.
ra de la
ria.
de
idad al
los so de
(LUX).
macenamiento iento l iento.
s del
de
2.5 Pérdida de producto almacenado.
2.6 Sistema de ubicación y localización.
2.7 Señales de seguridad. 2.8
Pisos tecnológicos.
2.9 Estado de los elementos estructurales.
2.10 Medios Unitarizadores. Œ
2.11 Equipos de manipulación. 2.12 Instrumentos de medición. 2.13 Estado técnico de la
tecnología.
2.14 Ratios asociados al rendimiento.
2.15 Nivel de mecanización.
2.16 Planificación y Control del Mantenimiento.
2.17 Pasillos de trabajo
2.18 Puesto de trabajo. 2.19 Selección del personal. 2.20 Adiestramiento del personal. 2.21 Niveles de iluminación 2.22 Riesgos. III. Elemento asociado al entrega.
3.1 Se encuentra definida el área de entrega.
3.2 El Manual de procedimiento refleja el proceder en el proceso de almacenamiento
3.3 Manual de Normas del Control interno
3.4 Documentación de trazabilidad.
3.5 Pisos tecnológicos.
3.6 Niveles de iluminación.
ANEXO No 2 Criterios de Evaluación.
(Fuente: Elaboración Propia)
1.- Elementos Asociados a la Recepción.
1.1 Escala de Evaluación para la Definición del Área de Recepción.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos
1 Muy Deficiente: No existe un área de recepción.
2 Deficiente: Existe un área de recepción, pero la misma es menor a un 70 porciento del Área calculada.
3 Regular: Existe un área de recepción, pero la misma se encuentra entre un 70 - 80 porciento del Área calculada.
4 Bien: Existe un área de recepción, pero la misma se encuentra entre un 80-90 porciento del Área calculada
5 Excelente: Existe un área de recepción y la misma es mayor o igual al área calculada.
1.2 Escala de Evaluación para el Manual de Procedimiento.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: No poseen el manual de procedimiento.
2 Deficiente: Poseen el Manual de procedimiento, pero no contiene toda la información relacionada al proceso de recepción.
3 Regular: Posee el Manual de procedimiento, pero la información relacionada al proceso de recepción, no tiene la calidad requerida y no se mantiene actualizada.
4 Bien: El Manual de procedimiento contiene toda la información relacionada al proceso de recepción, con buena calidad y actualidad.
5 Excelente: El Manual de procedimiento contiene toda la información relacionada al proceso de recepción con una excelente calidad y actualidad.
1.3 Escala de Evaluación para el Manual de Normas del Control Interno.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: No conoce ni poseen el Manual de Normas del Control Interno.
2 Deficiente: Poseen el Manual de Normas pero no lo aplican.
3 Regular: Posee el Manual de Normas, pero aplican algunos datos obligatorios.
4 Bien: Aplican con buena calidad todo el modelaje expuesto en el Manual de Normas del Control Interno.
5 Excelente: Aplican de una manera excelente todo el modelaje expuesto en el manual de Normas del Control Interno.
1.4 Escala de Evaluación para Documentación primaria
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: Menos del 50 porciento del la muestra seleccionada, se recibe sin la documentación primaria.
2 Deficiente: Entre un 50 – 70 porciento de los productos analizados, se recibieron sin la documentación primaria.
3 Regular: Entre un 70 – 80 porciento de los productos analizados, se recibieron sin la documentación primaria.
4 Bien: Entre un 80 – 90 porciento de los productos analizados, se recibieron sin la documentación primaria..
5 Excelente: Todos los productos analizados se recibieron con la documentación primaria.
1.5 Escala de Evaluación para la Pizarra de Instrucción.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: No posee ningún tipo de pizarra e información.
2 Deficiente: Poseen una pizarra de indicación general, que no brinda ninguna información.
3 Regular: Poseen un pizarra de instrucción pero la información que brinda la misma no se encuentra actualizada.
4 Bien: Poseen un pizarra de instrucción y la información presenta calidad y actualidad.
5 Excelente: Poseen un pizarra de instrucción con una ubicación adecuada y la información presenta una excelente calidad.
1.6 Escala de Evaluación para la Documentación de Trazabilidad.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: El proveedor no entrega ninguna información de trazabilidad.
2 Deficiente: El expediente de trazabilidad no posee ninguna información
3 Regular: El expediente de trazabilidad no posee la calidad requerida y no se mantiene actualizado.
4 Bien: El expediente de trazabilidad posee buena calidad y actualidad.
5 Excelente: La información posee una excelente calidad y actualidad.
1.7 Escala de Evaluación para la Inspección de Calidad a los Productos.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: La inspección de calidad no se le realiza a ningún producto.
2 Deficiente: La inspección de calidad se realiza pero no con las exigencias recomendadas.
3 Regular: La inspección de calidad se realiza cumpliendo algunas de las exigencias recomendadas.
4 Bien: La inspección de calidad se le realiza con una buena calidad y cumpliendo las exigencias recomendadas, pero no existe evidencia documental.
5 Excelente: La inspección de calidad se le realiza con una excelente calidad cumpliendo todas las exigencias recomendadas y se deja constancia de las mismas.
1.8 Escala de Evaluación para las Reclamaciones a Proveedores.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: No se sabe cómo realizar las reclamaciones a los proveedores.
2 Deficiente: Se sabe pero no se realizan las reclamaciones a los proveedores.
3 Regular: Se sabe y se realizan en menos del 50 porciento las reclamaciones a los proveedores.
4 Bien: Se realizan las reclamaciones entre un 50… 90 porciento a los proveedores.
5 Excelente: Siempre se hacen las reclamaciones pertinentes.
1.9 Escala de Evaluación para los Pisos Tecnológicos.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: Los pisos no cumplen con las normativas y exigencias técnicas. Estado crítico.
2 Deficiente: Los pisos cumplen al menos con una de las exigencias técnicas. Pisos deteriorados.
3 Regular: Los pisos cumplen varias de las exigencias técnicas. Pisos parcialmente deteriorados.
4 Bien: Los pisos cumplen con las exigencias técnicas. Pisos factibles.
5 Excelente: Los pisos cumplen con las exigencias técnicas de manera excelente. Pisos óptimos.
1.10 Escala de Evaluación para los Niveles de Iluminación.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: El área no posee ninguna iluminación artificial.
2 Deficiente: No presentan ninguna iluminación artificial, pero la entidad tiene identificado las necesidades y aprobado su inversión.
3 Regular: Tiene una adecuada iluminación, pero no es la idónea en cantidad y tipo.
4 Bien: Presentan una buena iluminación, siendo la idónea en cantidad y tipo.
5 Excelente: Presentan una buena iluminación cumpliendo con los LUX establecidos.
2.- Elementos Asociados al Almacenamiento.
2.1 Manual de procedimiento: Para su valoración se utiliza el criterio de evaluación expuesto en el punto 1.2.
2.2 Manual de Normas del Control Interno: Para su valoración se utiliza el criterio de evaluación expuesto en el punto 1.3.
2.3 Escala de Evaluación para la Tarjeta de Estiba.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: Los productos no poseen la tarjeta de estiba
2 Deficiente: No todos los productos del almacén poseen la tarjeta de estiba. Solamente se encuentra actualizada las fechas referencia, saldo y firma aprobada,
3 Regular: Todos los productos en su totalidad poseen la tarjeta de estiba, pero cumplen con fechas referencia, saldo y firma aprobada, medidas y precio unitario.
4 Bien: Los productos poseen la tarjeta de estiba y cumplen con los requerimientos cuenta fechas referencia, saldo y firma aprobada, medidas y precio unitario. Y con la ubicación y localización del producto.
5 Excelente: Los productos poseen la tarjeta de estiba y se encuentra confeccionada de manera excelente y actualizada.
2.4 Escala de Evaluación para la Documentación de Trazabilidad.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: No posee documentación de trazabilidad.
2 Deficiente: Posee documentación de trazabilidad, pero sin ninguna información.
3 Regular: Posee documentación de trazabilidad, pero no posee la calidad requerida y no se mantiene actualizado.
4 Bien: Posee documentación de trazabilidad con buena calidad y no se mantiene actualizado.
5 Excelente: Posee documentación de trazabilidad con una excelente calidad y actualidad.
2.5 Escala de Evaluación para las Pérdidas de Producto Almacenado.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: Las pérdidas de productos son muy fuertes (mayores del 2.9 porciento del total de existencias).
2 Deficiente: Las pérdidas de productos son fuertes (Entre 2.0 y 2.9 porciento del total de las existencias).
3 Regular: Las pérdidas de productos son medias (Entre 1.0 y 1.9 porciento del total de las existencias).
4 Bien: Las pérdidas de productos son ligeras (Menos de 1.0 porciento del total de las existencias)
5 Excelente: No existen perdidas de producto.
2.6 Escala de Evaluación para el Sistema de Ubicación y Localización.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: No disponen de un sistema de ubicación y localización
2 Deficiente: El sistema de ubicación localización que dispone, no cumple con las exigencias recomendadas.
3 Regular: El sistema de ubicación y localización que poseen, cumple con parte de los requerimientos recomendados, pero necesita incorporarle nuevas exigencias.
4 Bien: El sistema de ubicación y localización cumple con las exigencias recomendadas, pero necesitan mejorarlo.
5 Excelente: Se dispone de un sistema eficiente de ubicación y localización.
2.7 Escala de Evaluación para las Señales de Seguridad.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: No posee ninguna señalización.
2 Deficiente: Posee alguna señalización pero no cumple con las exigencias.
3 Regular: Posee la señalización pero no con las identificaciones establecidas.
4 Bien: Las señalizaciones poseen toda la información, con buena calidad y actualidad.
5 Excelente: Las señalizaciones contienen toda la información con una excelente calidad y actualidad.
2.8 Pisos tecnológicos: Para su valoración se utiliza el criterio de evaluación expuesto en el punto 1.11.
2.9 Escala de Evaluación para los Elementos Estructurales.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: Los elementos estructurales se encuentran deteriorados e incumplen todas las exigencias técnicas y se necesita reparar la instalación en sentido general.
2 Deficiente: Los elementos estructurales se encuentran deteriorados e incumplen algunas de las exigencias técnicas y se necesita reparar la instalación en sentido general.
3 Regular: Los elementos estructurales se encuentran parcialmente deteriorados e incumplen algunas de las exigencias técnicas y se necesita reparar algunos de los elementos que componente la edificación.
4 Bien: Los elementos estructurales se encuentran en buen estado técnico y cumplen satisfactoriamente las exigencias técnicas
5 Excelente: Los elementos estructurales se encuentran en buen estado técnico y cumplen excelentemente las exigencias técnicas.
2.10 Escala de Evaluación para los Medios Unitarizadores.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: No presentan los medios unitarizadores..
2 Deficiente: Los medios unitarizadores no cumplen con lo establecido en las Norma Cubanas y no poseen la cantidad necesaria.
3 Regular: Los medios unitarizadores cumplen con lo establecido en las Norma Cubanas, pero no poseen la cantidad necesaria..
4 Bien: Los medios unitarizadores cumplen con lo establecido en las Normas Cubanas y poseen la cantidad necesaria.
5
Excelente: Los medios unitarizadores cumplen con lo establecido en las Normas Cubanas y poseen la cantidad necesaria. Además tienen implementado un plan de recuperación
2.11 Escala de Evaluación para los Equipos de manipulación.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: No presentan equipos de manipulación.
2 Deficiente: Los equipos de manipulación no cumplen con lo establecido en las Norma Cubanas y no poseen la cantidad necesaria.
3 Regular: Los Equipos de manipulación cumplen con lo establecido en las Norma Cubanas, pero no poseen la cantidad necesaria.
4 Bien: Los Equipos de manipulación cumplen con lo establecido en las Normas Cubanas y poseen la cantidad necesaria.
5 Excelente: Los equipos de manipulación cumplen con lo establecido en las Normas Cubanas y poseen la cantidad necesaria. Además tienen implementado un plan de recuperación
2.12 Escala de Evaluación para los Instrumentos de medición.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: No presentan instrumentos de medición.
2 Deficiente: Los instrumentos de medición no presentan el registro de identificación, ni se encuentran calibrados y verificados.
3 Regular: Los instrumentos de medición no poseen el registro de identificación, pero se encuentran calibrados y verificados.
4 Bien: Los instrumentos de medición posee el registro de identificación y se encuentran calibrados y verificados. .
5 Excelente: Los instrumentos de medición poseen el registro de identificación y se encuentran calibrados y verificados Además poseen un plan de revisiones periódicas.
2.13 Escala de Evaluación para el Estado Técnico de la Tecnología. Nivel de
Puntación Significación de los Dígitos.
1
Muy Deficiente: Menos del 50 porciento del equipamiento básico se encuentra en funcionamiento técnico, predominando en el resto la imposibilidad de su recuperación, pudiéndose rescatar solamente sus valores residuales.
2 Deficiente: Entre el 50 y el 60 porciento del equipamiento básico se encuentran en funcionamiento técnico, predominando en el resto las posibilidades para su recuperación.
3 Regular: Entre el 60 y 70 porciento del equipamiento se encuentran en funcionamiento técnico, predominando en el resto las posibilidades para su recuperación.
4 Bien: Entre el 70 y 85 porciento del equipamiento se encuentran en funcionamiento técnico, predominando en el resto las posibilidades para su recuperación.
5 Excelente: El 90 porciento del equipamiento se encuentra en funcionamiento técnico, predominando en el parque la excelencia.
2.14 Escala de los Ratios asociados al Rendimiento Nivel de
Puntación Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: Menos del 50 porciento del optimo
2 Deficiente: Entre el 50 y el 60 porciento del optimo.
3 Regular: Entre el 60 y 70 porciento del optimo.
4 Bien: Entre el 70 y 85 porciento del optimo
5 Excelente: Se encuentra al 90 porciento del óptimo.
2.15 Escala de Evaluación para el Nivel de Mecanización Nivel de
Puntación Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: No se realiza ninguna operación de forma mecanizada.
2 Deficiente: Entre un 20…29 % porciento de las operaciones se desarrollan de forma manual.
3 Regular: Entre un 30…39 % porciento de las operaciones se desarrollan de forma manual.
4 Bien: Entre un 40…49 % porciento de las operaciones se desarrollan de forma manual.
5 Excelente: Más del 50% porciento de las operaciones se desarrolla de forma mecanizada.
2.16 Escala de Evaluación para la Planificación y control del mantenimiento.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: La planificación del mantenimiento del equipamiento básico (manipulación, almacenamiento y transporte interno), no se realiza y los controles no se ejecutan.
2 Deficiente: La planificación del mantenimiento del equipamiento básico (manipulación, almacenamiento y transporte interno), se realiza pero no sobre bases técnicas y los controles no se ejecutan.
3
Regular: La planificación del mantenimiento del equipamiento básico (manipulación, almacenamiento y transporte interno), se realiza sobre bases técnicas y los controles carecen de la calidad requerida y no se mantienen actualizados
4 Bien: La planificación del mantenimiento del equipamiento básico (manipulación, almacenamiento y transporte interno), se realiza sobre bases técnicas y los controles se realizan con buena calidad y actualidad.
5
Excelente: La planificación del mantenimiento del equipamiento básico (manipulación, almacenamiento y transporte interno), se realiza sobre bases técnicas y los controles se realizan con excelente calidad y actualidad, los controles se registran empresarialmente.
2.17 Escala de Evaluación para los Pasillos de Trabajo.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: No se encuentran definidos los pasillos de trabajo.
2 Deficiente: Los pasillos de trabajo no se encuentran señalizados ni cumplen con las normativas establecidas.
3 Regular: Los pasillos de trabajo se encuentran señalizados pero no cumplen con las normativas establecidas.
4 Bien: Los pasillos de trabajo se encuentran señalizados y algunos cumple con las normativas establecidas.
5 Excelente: Los pasillos de trabajo se encuentran señalizados y cumple con las normativas establecidas.
2.18 Escala de Evaluación para los Puestos de Trabajo.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: Los puestos de trabajo no se encuentran definidos, ni equipados de todo lo necesario.
2 Deficiente: Los puestos de trabajo se encuentran definidos, pero no poseen ninguna documentación.
3 Regular: Los puestos de trabajo se encuentran definidos, pero no poseen toda la documentación necesaria.
4 Bien: Los puestos de trabajo se encuentran definidos con toda la documentación en buen estado y actualidad.
5 Excelente: Los puestos de trabajo se encuentran definidos con toda la documentación en excelente estado y actualidad.
2.19 Escala de Evaluación para la Selección del Personal.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: Existe una correspondencia menor de 60 porciento entre los requisitos formales del cargo y las características que posee el trabajador.
2 Deficiente: Existe una correspondencia entre un 60… 69 porciento entre los requisitos formales del cargo y las características que posee el trabajador.
3 Regular: Existe una correspondencia entre un 70 ….79 porciento entre los requisitos formales del cargo y las características que posee el trabajador.
4 Bien: Existe una correspondencia 80 …89 porciento entre los requisitos formales del cargo y las características que posee el trabajador.
5 Excelente: Existe una correspondencia en más del 90 porciento entre los requisitos formales del cargo y las características que posee el trabajador.
2.20 Escala de Evaluación para el Adiestramiento del personal.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: No se planifica, ni se controlan las acciones que fomenten el adiestramiento del personal.
2 Deficiente: Se planifica pero no se controlan las acciones que fomente el adiestramiento del personal.
3
Regular: Se planifican y controlan las acciones que fomenten el adiestramiento del personal, pero las mismas poseen 3 años de extensión, respecto al año de base considerado.
4
Bien: Se planifican y controlan las acciones que fomenten el adiestramiento del personal, pero las mismas poseen 2 años de extensión, respecto al año de base considerado.
5 Excelente: Se planifican y controlan las acciones que fomenten el desarrollo del personal, pero las mismas poseen 1 año o menos de extensión, respecto al año de base considerado.
2.21 Escala de Evaluación para los Niveles de Iluminación. Nivel de
Puntación Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: El área no posee ninguna iluminación artificial.
2 Deficiente: No presentan ninguna iluminación artificial, pero la entidad tiene identificado las necesidades y aprobado su inversión.
3 Regular: Tiene una adecuada iluminación, pero no es la idónea en cantidad y tipo.
4 Bien: Presentan una buena iluminación, siendo la idónea en cantidad y tipo.
5 Excelente: Presentan una buena iluminación cumpliendo con los LUX establecidos.
2.22 Escala de Evaluación para la Documentación de los Riesgos.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: No poseen ninguna documentación.
2 Deficiente: Posee documentación de riesgo, pero no contiene toda la información necesaria y requerida.
3 Regular: Posee documentación de riesgo, pero no posee la calidad requerida y no se mantiene actualizado.
4 Bien: Posee documentación de riesgo con buena calidad, actualidad y se encuentra aprobada
5 Excelente: Posee documentación de riesgo con una excelente calidad y actualidad y se encuentra debidamente aprobada. Los registros se controlan empresarialmente.
3.- Elementos Asociados a la Entrega
3.1 Escala de evaluación para la definición del Área de despacho.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos
1 Muy Deficiente: No existe un área de despacho
2 Deficiente: Existe un área de despacho, pero la misma es menor a un 70 porciento del Área calculada.
3 Regular: Existe un área de despacho, pero la misma se encuentra entre un 70 - 80 porciento del Área calculada.
4 Bien: Existe un área de despacho, pero la misma se encuentra entre un 80-90 porciento del Área calculada
5 Excelente: Existe un área de despacho y la misma es mayor o igual al área calculada.
3.2 Manual de procedimiento: Para su valoración se utiliza el criterio de evaluación expuesto
en el punto 1.2.
3.3 Manual de Normas del Control Interno: Para su valoración se utiliza el criterio de evaluación expuesto en el punto 1.
3.4 Escala de Evaluación para la Documentación de Trazabilidad.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: La empresa no posee información para entregar a los clientes.
2 Deficiente: La empresa posee parte de la información de trazabilidad y no la entrega a los clientes.
3 Regular: La empresa posee información de trazabilidad, la cual entrega a los clientes.
4 Bien: La empresa posee información de trazabilidad y entrega a los clientes con buena calidad y actualidad.
5 Excelente: La empresa posee información de trazabilidad y entrega a los clientes con excelente calidad y actualidad.
3.5 Pisos tecnológicos: Para su valoración se utiliza el criterio de evaluación expuesto en el punto 1.11.
3.6 Escala de Evaluación para los Niveles de Iluminación.
Nivel de Puntación
Significación de los Dígitos.
1 Muy Deficiente: El área no posee ninguna iluminación artificial.
2 Deficiente: No presentan ninguna iluminación artificial, pero la entidad tiene identificado las necesidades y aprobado su inversión.
3 Regular: Tiene una adecuada iluminación, pero no es la idónea en cantidad y tipo.
4 Bien: Presentan una buena iluminación, siendo la idónea en cantidad y tipo.
5 Excelente: Presentan una buena iluminación cumpliendo con los LUX establecidos.
ANEXO No 3 Manual de la Lista de Chequeo.
(Fuente: Elaboración Propia) Elemento asociado a la recepción.
1.1 Se encuentra definida el área de recepción: El área de recepción, según Velázquez Albiol,
es el lugar donde se realizan una serie de operaciones con el fin de recibir y aceptar una partida o
lote de productos. Su dimensionado debe encontrase en correspondencia con la cantidad de
mercancía que se recibe. Para la determinación de su dimensionado, puede ser empleada la
modulación matemática, a partir de la aplicación de las funciones de regresión, el presente estudio
se utiliza como variable independiente El Área Total y como variable independiente El Área de
Recepción. El nivel de significación alcanzado es de α= 5% e índice de valores debajo de la
campana es de un R2=0.58 y la condición de validez de la función es 101≤AT≤2592 La ecuación es
la siguiente:
Donde:
AR Área de Recepción (m2)
AT Área Total. (m2)
AR= 36.60 + 0.09 AT (1)
En caso que el AT > 2592, se considera que el AR= 0.20 AT. Esta condición es obtenida a partir de
estudios realizados en este campo.
1.2 Manual de procedimiento: Constituye una premisa necesaria, para adentrarse en la gestión
de los inventarios y en especial en la valoración de los elementos que se controla en los
almacenes. Es un documento elaborado por la entidad y ajustado a sus características propias, el
cual debe reflejar la forma de proceder en los procesos relevantes que se ejecutan en un
determinado reciento.
1.3 Manual de Normas del Control Interno: Constituye un documento de estricto cumplimiento,
el fue creado mediante la Resolución No 148 del Ministerio de Finanzas y Precio, la cual pone en
vigor los datos de uso obligatorio que se tendrán en cuenta en el momento de diseñar los modelos
siguientes:
SC-2-01 Solicitud de compras
SC-2-02 Solicitud de servicio
SC-2-04 Informe de recepción
SC-2-05 Informe de reclamación
SC-2-06 Entrega de productos terminados al almacén
SC-2-07 Solicitud de entrega
SC-2-08 Vale de entrega o devolución
SC-2-09 Transferencia entre almacenes
SC-2-10 Orden de despacho
SC-2-11 Conduce
SC-2-12 Factura
SC-2- 13 Submayor de inventario
SC-2-14 Tarjeta de estiba
SC-2-15 Hoja de inventario físico
SC-2-16 Ajuste de inventario
SC-2-19 Remisión de salida del puerto.
1.4 Documentación primaria. Para la evaluación de este aspecto se revisara la factura y el
conduce, a una muestra de los productos analizados. Para nuestra investigación se tomara de un
5 - 10 porciento de la mercancía que se recibe en un periodo determinado. Estos debe estar de
acuerdo a lo planteado en el punto 1.3.
1.5 Pizarra de Instrucción: Es un instrumento operacional, que provee una descripción
sistemática de todos los procesos, con la finalidad de visualizar e integrar las principales acciones
que coadyuven a las mejoras de métodos y garanticen a su vez la elevación de la eficacia y
eficiencia de la logística de almacenes.( ) La misma debe ubicarse en un lugar visible en el
almacén, siendo su composición la siguiente:
Plano de Distribución en Planta: Es una proyección en planta, de todas las áreas que
integra un almacén, incluyendo los pasillos de trabajo y de seguridad, así como los diferentes
módulos de los productos que se almacenan. Diagrama de Proceso: Es una representación gráfica de los sucesos que ocurren durante
una serie de acciones u operaciones, para que puedan ser fácilmente visualizadas y
analizadas. Los tipos de diagrama, se encuentran diseñados para visualizar en detalle los
aspectos que tienen lugar en cada proceso, dentro de los más comúnmente usados se
encuentran: El de Operación: que es una representación que puede incluir una descripción
detallada de los materiales, el tiempo requerido para cada operación e inspección y el lugar
donde se realiza, se obtiene una visión de conjunto del proceso completo, El de Flujo: que es
una secuencia de todas las operaciones, transporte, inspección, espera y almacenamiento
que suceden durante el proceso o procedimiento, El de Actividades Múltiples: que
constituye una representación del trabajo combinado y del tiempo de espera de dos ó más
hombres ó cualquier combinación de hombre - maquina. La representación de las actividades
es representada por trazos dibujados a lo largo de una escala de tiempos, El de Puesto de Trabajo: que es una representación de las actividades coordinadas de las manos, cuando el
trabajo es suficientemente repetitivo como para justificar un estudio detallado de las manos.
Los movimientos, operaciones, retenciones ó espera realizados por cada mano, pueden ser
representados utilizando los símbolos del diagrama de proceso. En el Anexo No 6 se brinda el
de la entidad.
Flujo Informativo: Es una representación gráfica, del accionar informativo al cual se debe
recurrir ante el arribo de un determinado producto al almacén, el mismo consiste en mostrar
cada uno de los pasos a seguir, para que puedan ser fácilmente visualizados y analizados y
así disminuir el margen de errores.
Sistema de Ubicación y Localización: Deben ubicarse una tabla resumen de donde se
encuentran ubicado cada lote de producto.
Marcas Gráficas: Son signos, símbolos, letras o números, cuya función es proporcionar la
información sobre el producto envasado. Por el nivel de información que brindan y la
mercancía que contienen se clasifican en: Marcas Principales, Marcas Complementarias,
Marcas de Manipulación, Marcas de Peligrosidad.
Normas de Almacenaje y Protección: Este documento presenta un listado de normas, tanto
de almacenaje como de protección, que son aplicables a la nomenclatura que circula el
almacén. Las mencionadas en el EXPELOG son alguna de ellas.
Reglas de Control Interno: Es el control dentro del almacén, que está fundamentado por las
Resoluciones emitidas por el Ministerio de Comercio Interior y Organismos Rectores.
Seguridad y Protección: En su conjunto refleja un aspecto de vital importancia para la
correcta preservación de los productos (Todas las acciones deben estar certificadas por el
Ministerio del Interior). Este sistema incluye:
• Plan de emergencia contra incendio.
• Plan de emergencia contra intrusos.
• Plan de emergencia contra catástrofe
• Plan de evacuación.
Brigada Contra Incendio: Reúne a los trabajadores que integran la brigada dedicada a estos
fines, los mismos deben cumplir con los requerimientos y normativas que esta actividad
demanda, para así lograr eliminar los riesgos de este tipo de siniestro. Plan de Conteo Físico del 10%: Es un chequeo ejecutado mensualmente por el
Departamento de Contabilidad, que forma parte del sistema de Control de Inventario, con el
mismo se cotejan los resultados obtenidos con los submayores de cada producto y se
detectan posibles desviaciones y descontroles en los recursos inventariados.
Plan de Limpieza y Fumigación: Este plan que se realiza anualmente, regula el
comportamiento de las actividades de limpieza y fumigación en todo el proceso. Plan de Mantenimiento: En este plan anual, se plasma la frecuencia de las actividades de
mantenimiento de todos los equipos y medios que se encuentran presentes en el almacén. Estructura Organizativa: Es una representación gráfica de la estructura formal de la
organización de un almacén, en el cual se indican las líneas de autoridad, responsabilidad y
coordinación.
1.6 Documentación de trazabilidad: La documentación que en este proceso debe ser verificada,
la compone toda la información que debe entregar el proveedor a las empresas receptoras La
misma debe contener los aspectos relacionados con las características del producto desde se
cosecha o fabricación, los elementos de la trasportación utilizada, tanto a la entrada al país
(Productos importados), como la utilizada hacia el Almacén o empresa receptora.
En caso de que los productos se reciban sin documentación, el almacén debe confeccionar un
modelo donde sean plasmadas todas las incidencias durante el proceso de recepción.
1.7 Inspecciones de calidad del producto: Las inspecciones de calidad al producto están en
dependencia del proceso donde se realice.
Proceso de Recepción.
• Que cumpla con las diferentes Normas de envase y embalaje establecidos para cada
producto ensacado.
• Extraer una muestra de producto y compararla de forma visual con la emitida en el informe
de calidad del proveedor.
Proceso de almacenamiento.
• Realizar la inspección diariamente a todos los alimentos ensacados.
• Revisar diariamente los controles preventivos (Trampas de grasas, cebos, etc), los cuales
deben encontrase marcados con números y símbolos.
1.8 Reclamaciones en caso de averías o faltantes: Las reclamaciones en caso de averías se
desarrollan cuando en el proceso de recepción se detectan que existen productos con problemas
de calidad que no pueden ser recibido por el almacén, en caso de que las reclamaciones sean por
faltantes, es cuando los datos obtenidos de la recepción detallada del producto, no coincide con la
plasmada en la documentación primaria.
1.9 Pisos Tecnológicos: Para la evaluación de este elemento, se valoran la calidad de los
mismos, La condicionante de calidad viene impuesto, en la mayoría de los casos, por las
características de los medios de almacenamiento y equipos de manipulación, por lo cual se hace
necesario tener a consideración la siguientes exigencias:
Resistencia a las presiones: Es la resistencia o firmeza que debe tener los pisos de los
almacenes para soportar las presiones que ejerce en el suelo la tecnología utilizada, la que
oscila entre 20 y 40 kilos por cm2. Este puede analizarse por el grado de grietas y
descorchado que presentan.
Llanura y planimetría: Es un parámetro que está orientado a valorar los desniveles que
presentan, los cuales no deben ser superior a 2 milímetros por cada 2 metros. Algunos
pueden llegar a tolerar hasta 3 milímetros. Horizontalidad: Es el requerimiento de los pisos, que plantea holguras en la superficie
horizontal con valores de 2 milímetros por 2 metros en todas las direcciones, con una
inclinación de 1 milímetro por metro.
Terminación de los pisos: Son las características que deben tener las superficies en el
acabado o terminación, los que en su culminación deben mostrar su forma pulida, utilizando a
su vez diferentes aditivos y colorantes para aumentar la resistencia al desgaste, eliminar los
riesgos ocasionados por los accidentes de trabajo, efectos nocivos del cromatismo, reducción
de los costos logísticos y otros.
1.10 Niveles de iluminación: La iluminación debe llegar al área con la calidad y en los niveles
de adecuados. Todas las áreas del almacén deben encontrarse iluminadas y se debe destacar
que nunca se colocarán encima de las estibas. Para ello en la Tabla No 1 se proponen los
siguientes niveles de iluminación recomendado ( Em ), según la NC ISO 8995 / CIE S 008: 2003,
la cual la menciona como iluminancia mantenida.
No Área (Em) 1 Área de circulación y pasillos 100
2 Almacén 100 200 si están ocupados continuamente.
3 Área de despacho, embalaje y manipulación. 300
Elemento asociado al almacenamiento.
2.3 Tarjeta de estiba: Es documento de control de las existencias, tiene como objetivo: Valorar el
comportamiento de las existencias en unidades físicas de productos en el almacén, tomando para
ello en consideración, el registro del movimiento de entradas, salidas, existencias, y el saldo de los
de los mismos, así como las informaciones adicionales que se registran en el documento de
referencia, otro aspecto de interés en el referente a que cada entidad, definirá las áreas emisoras
del documento, así como la distribución de copias, si procede, acorde a sus particulares
organizativas. Las características generales del modelo así como sus partes integrantes (Ver la
Figura No 1. y Tabla No 2) se exponen continuación:
Características del modelo.
Esta tarjeta tiene impresa en el anverso y en la reversa igual información, permitiendo su uso
por ambas caras y debe operarse a tinta o lápiz tinta. Además cada tarjeta debe presentar la
firma del responsable de los movimientos de productos en correspondencia con la fecha de
ejecución.
Las tarjetas en cero y las totalmente cumplimentadas deben mantenerse guardadas en el
almacén para posteriores comprobaciones.
La conformación de este documento implica plasmar datos de “Uso Obligatorio”, y recurrente
con el producto.
Figura No 1.1 Modelo SC-2-014 tarjeta de estiba
.
Re
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
Tabla No 2 Descripción de los escaques del Modelo SC-2-14. Tarjeta de Estiba
Descripción de los Escaques del Modelo SC-2-14- Tarjeta de Estiba
f. Denominación Particularidades
Código: Identificación numérica o alfa numérica de un producto
Descripción: Características generales del producto
Sección:
Estante
Casilla
Los aspectos señalados como Sección, Estante y Casilla,
son encargados de localizar y ubicar los productos en el
almacén, en la actualidad existen diferentes métodos de
ubicación y localización, pero todos descansar en la
adopción de un sistema numérico y (o) alfa numérico con el
propósito de garantizan la eficacia y la eficiencia en la
gestión de inventarios.
(6) Cuenta
(7) Sub Cuenta
(8) Análisis
Código de la Cuenta, Sub-cuenta y Análisis en que se
contabiliza el producto.
La contabilidad se caracteriza por tener una expresión muy
definida para formular los elementos que componen el
patrimonio de una empresa, muchos de estos elementos que
componen el patrimonio se les denomina Cuentas. Algunas
de estas cuentas tienen características comunes, por lo que
se agrupan en: El Activo, El Pasivo, Los Gastos, y Los
Ingresos.
El Plan de Cuentas se estructura en 7 Grupos. El Activo y
Pasivo se completa con los Cinco Primeros Grupos (1 al 5).
Los Gastos e Ingresos con los Dos Grupos Restantes (6 y
7). De este modo, se tienen los 7 Grupos, y cada uno de los
cuales se divide en Subgrupos y estos a su vez, en
Cuentas.
Grupo de Cuentas de Balance: Grupo 1: Financiación básica,
Grupo 2: Inmovilizado,
Grupo 3: Existencias,
Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones de
tráfico,
Grupo 5: Cuentas financieras
Grupo de Cuentas de Pérdidas y Ganancias: Grupo 6: Compras y gastos.
Grupo 7: Ventas e ingresos.
Nota Explicativa: Los Grupos se identifican con una cifra, los Subgrupos
con dos y las Cuentas con tres:
Grupo (Una cifra): 2 Inmovilizado
Subgrupo (Dos cifras): 22. Inmovilizado material
Cuenta (Tres cifras):
(9) Medida Operativa Media de balance del producto
(10) Precio Unitario Precio oficial del producto
(11) Fecha Fecha de cada operación desglosado en: Día, Mes y Año
(12) Referencia No. Número del documento que origina el movimiento
(13) Entrada Unidades recibidas
(14) Salida Unidades entregadas
(15) Saldo Existencia después de cada operación
(16) Firma Firma del dependiente del almacén que efectúa la anotación
de cada producto.
El proceso de análisis del comportamiento de este punto, se realiza mediante la selección de una
muestra representativa, a partir de los productos que posean mayor movimiento en entradas y
salidas. En el Modelo SC-2-014 Tarjeta de Estiba se verificar si existe correspondencia entre el
saldo de la tarjeta y el físico existente, así como con el sistema de ubicación y localización de los
productos, además se observa, si se cumple con los el llenado de los diferentes escaques que
contemplan el mismo, para dar cumplimiento a la Resolución 11 / 2007 del Ministerio de Finanzas
y Precios. El tamaño de la muestra como se indica, debe ser representativa, la cual podría oscilar
entre 1%…2% de los productos seleccionados.
2.4 Documentación de Trazabilidad: Esta actividad se realiza mediante la revisión del
expediente de trazabilidad de los productos, con el objetivo de percatarse si el mismo posee
incluidas todas las incidencias ocurridas al producto, ya sea por motivo de conservación o
movimientos dentro del propio establecimiento.
2.5 Pérdida de producto almacenado: Es la cantidad de producto que se le ha dado de baja
oficialmente y es destinado a otro uso distinto al previsto y que la causa principal sea por plaga o
exceder los LMR (Límite máximo de residuos). En la Tabla No 3 se muestra los LMR permisibles
de cada ingrediente activo en los diferentes alimentos.
2.6 Sistema de ubicación y localización: El sistema que se utilice debe brindar un conocimiento
exacto de la ubicación y localización de los productos y debe encontrarse dirigido a alcanzar una
mejor utilización de la capacidad de almacenamiento, debe permitir conocer la existencia del
producto en cada momento, además facilitar la protección de los productos y minimizar los
recorridos de los equipos de manipulación e izaje. Las exigencias de calidad están dadas por
elementos en los cuales, se toman en consideración las propiedades de los productos, forma
adecuada de manipulación y su valor, así como las característica de la instalación y la forma de
almacenamiento que se utiliza.
Tabla No 3. Límite máximo de residuos permisibles en los alimentos. (Fuente: Lista oficial de plaguicidas autorizados.
2.7 Señales de seguridad: Es el sistema de señales que está compuesto por avisos y
prohibiciones, que unido al grupo de normativas y regulaciones vigentes, indican en su contenido
los posibles riesgos que puede producirse tanta para el producto, como para el hombre en los
diferentes procesos que tienen lugar en el almacén. Dentro de las exigencia de calidad tenemos:
Cada una de las áreas el almacén, tiene que estar identificadas con carteles visibles a una
distancia aproximada de 6 metros, las letras serán de color azul con una altura al menos de 20
cm. En torno al marcaje, el mismo se desarrolla en el piso con una franja de espesor de 10 cm
de ancho, de color blanco, amarillo o naranja.
El almacén tiene que poseer la relación del nivel de acceso de forma visible.
Cumplir con la NC 19-04-11 Colores y Señales de Seguridad, la cual estables la forma,
dimensión designación, forma de empleo, color, así como las características física de los
colores de seguridad empleados.
Cumplir con las marcas graficas presentes en los embalajes.
En caso de elaborar las marcas graficas de los embalajes, deben realizarse en forma de
símbolos impresos, estampados o quemados o podrán ser manuales, siempre que sea claros
y legibles. Las pinturas utilizadas deben ser resistentes al agua y el tamaño de los rótulos
debe ser de 70 mm X 140 mm.
2.9 Elementos estructurales: Según Colectivo de autores (2010), son los diferentes
componentes constructivos que conforma una instalación o edificación. Sus exigencias técnicas
están en dependencia del elemento en cuestión. A continuación se describen cada uno de ellos:
Columnas: Es el soporte vertical empleado en arquitectura para sustentar la estructura
horizontal e un edificio, pueden estar construidas de acero, hormigón armado y otros
elementos. Además son los que define la altura de la edificación y las mismas están en
función de la tecnología a emplear, en el caso de las naves para almacenes, con el empleo de
equipos tanto de recorrido fijo como de recorrido libre las alturas recomendadas a utilizar
varían, pero la más frecuente oscilan entre 6.00,…7.00 m. las alturas recomendadas en Cuba
son aquellas que oscilan entre 7.20,…10.80 m em hormigón prefabricado y entre 7.20,…14.40
m en estructura metálica. Cercha: Es la estructura reticular de barras rectas interconectadas en nudos formando
triángulos planos. Pueden ser construidas de materiales diversos, acero, horm9igon, madera,
etc. Una cercha es una celosía de canto variable de una o dos aguas, la cual puede tener
diferentes dimensiones, siendo la más recomendada las que tienen una longitud entre 15.00m
y 30.00 m. Cubierta: Es el elemento constructivo de cerramiento, situado en la parte superior de un
edificio para protegerlo de las inclemencias atmosféricas. Su principal función es evitar la
entrada de agua al espacio habitable, pero también desempeña un papel importante en la
protección térmica. En la tabla No. aparecen reflejadas las característicos mas generales de
las cubiertas según el tipo de estructura utilizada en su construcción.
Revestimiento de la Cubierta: Son los elementos que sustentan la cercha para el cual se
pueden utilizar diferentes componentes, como, tejas acanaladas, de zinc, asbesto cemento,
canelones, losas de hormigón armado, etc. en la Tabla No 4, aparecen reflejadas las
diferentes tejas utilizadas en el revestimiento de la cubierta.
Paredes: Es la estructura sólida vertical que protege y/o define un ámbito, las paredes son
elementos para delimitar o dividir espacios. Estas pueden ser construidas con diversos
materiales que van desde madera, ladrillo, hormigón, etc. En la Tabla No 5 aparecen las
características de los requerimientos constructivos de las paredes.
Ventana: Es el elemento constructivo abierto en un muro, con el fin de proporcionar luz
natural y ventilar un espacio interior, pueden ser construidas de madera, metal y/o combinadas
con cristal, por su diseño pueden ser de varios tipos, como son: de persianas, paneles Louvers, de corredera etc. En la Tabla No 6 se muestran los requerimientos constructivos de
las ventanas.
Tabla No.4. Características de la cubierta.
Tabla No. 5. Características de los requerimientos constructivos de las paredes.
Tabla No. 6. Requerimientos constructivos de las ventanas.
Puerta: Es el elemento arquitectónico que permite el paso entre dos espacios separados, en
las instalaciones para almacenes las puertas se clasifican en según su función en: puertas de
operación y puertas auxiliares. La Tabla No. 7 muestra varios tipos de puertas utilizados en
almacenes.
Tabla No.7. Tipos de puertas.
Instalaciones Eléctricas: Son los elementos destinados al suministro de energía eléctrica
para satisfacer las necesidades a las cargas conectadas, tanto de fuerza como de iluminación,
así como la conexión de los equipos y potencial a tierra, la canalización de las redes internas,
el sistema de protección contra descargas eléctricas, la protección del equipamiento eléctrico,
y otros.
Andenes, Rampas: Es una plataforma elevada de embarque con altura conveniente que
permiten salvar la diferencia de altura entre los viales y el piso tecnológico, destinados para la
carga y descarga desde los medios de transporte. Se diseñan indistintamente tanto para el
transporte automotor como para el transporte ferroviario.
Sistemas de Desagüe y Drenaje: Son los sistemas previstos para asegurar la evacuación de
las aguas en una instalación y que pueden ser:
• Para aguas de lluvia, los que pueden ser proyectados para caída libre o por tuberías, de
acuerdo a las necesidades o condicionales propias de la instalación, para la cubierta,
terreno ó áreas exteriores.
• Para aguas de desperdicios, los que están dotados de sifones hidráulicos u otros
dispositivos que evitan la producción de emanaciones.
2.10 Medios unitarizadores: Según Colectivo de autores 2009, Son elementos diseñados para
agrupar cargas similares o no, que son considerados como un atado en el proceso de
transportación, almacenamiento, carga y descarga. Las paletas constituyen los medios
unitarizadores mas empleados en los alimentos. Entre las más utilizadas esta las de intercambio y
las portuarias. Estos deben cumplir con las Normas cubanas establecidas y deben poseer la
cantidad de medios necesarios para cumplir con todo el proceso. La cantidad de medios
unitarizadores, Segu Ayala Becquer 2010, existe diferentes métodos para calcular la cantidad real
de medios unitarizadores que se necesita. Para nuestra investigación se utiliza el método del área.
A continuación se describe el mismo.
Q
AC UMC =
Donde: CMC Cantidad de medios calculados Au Área útil Q Dimensiones del medio de almacenamiento seleccionado por la cantidad de medios en
estiba
La cantidad de medios decididos CMD, se determinan mediante el empleo de la ecuación No. 3.8
de la manera siguiente:
Donde: CMD Cantidad de medio decididos.
CMC Cantidad de medios calculados.
( )
MCMD C1.1C ×=
Este valor obtenido se calcula con el real que presentan. 2.11 Equipos de manipulación: Los equipos de manipulación son los encargados del trasporte
interno dentro del almacén. Existen diferentes procedimientos para seleccionar la tecnología adecuada, para nuestra
investigación se utiliza la que tiene en cuenta la masividad de los productos. El procedimiento es el
siguiente:
s
u
NVM = Donde:
M: Masividad de los Productos (m3/surtido). Vu: Volumen Útil Asociado al Producto (m3). Nc: Número de Surtidos Almacenados (U).
Con este valor calculado se va a la Tabla No 8 y se selecciona los posibles medios y equipos
recomendados.
2.12 Instrumentos de medición: Dentro de las exigencias de calidad que deben poseer los
mismos se encuentran:
Poseer un registro general de identificación, donde se pueda conocer, el estado técnico, la
aptitud, el intervalo de calibración, y las tarjetas de cada equipo.
Encontrarse verificados y calibrados por la organización acreditada para estos fines.
Poseer un plan de revisiones periódicas.
Tabla No 8. Criterio de selección del equipo y medio de almacenamiento dependencia de la masividad. (Fuente: Ayala Bécquer 2010)
2.13 Estado técnico de la tecnología: Según Colectivo de autores (2010), corresponde a la
aptitud física del equipamiento, para poder desarrollar de manera eficaz y eficiente los diferentes
procesos relevantes y claves que se desarrollan en la gestión logística de almacenes. Dentro de
los factores que están presentes dentro de esta óptica, se encuentra el equipamiento básico, el
cual se encuentra relacionado directamente con:
La Manipulación: Lo conforma los montacargas, transpaletas, transportadores.
El Almacenamiento: Lo conformas los equipos de climatización, estanterías, paletas, medios
auxiliares.
El Transporte interno: Las carretillas, remolques, etc.
2.14 Ratios asociados al rendimiento del almacén: Existen una serie de ratios que permiten
ofrecer una orientación sobre el estado de las principales zonas donde se realiza los procesos
relevantes de un almacén. Dentro de estos se encuentra los asociados al rendimiento, Para
nuestra investigación se tendrá en cuenta el rendimiento del espacio (Toneladas almacenadas y/o
metros cúbico / espacio total.
A continuación se señalan los valores recomendados, en función de la altura promedio de estiba:
Altura (m)
Cantidad de sacos (u)
Toneladas en la estiba
3 2944 147.20
4 3925 196.25
5 4906 245.30
6 5888 294.40
2.15 Nivel de mecanización: Este se define como el nivel de preparación tecnológico que
dispone un almacén a fin de poder desarrollar sus procesos relevantes de una manera eficiente y
eficaz. Su forma de calcularlo parte de la relación entre las operaciones mecanizadas y el total de
operaciones que se desarrollan en los procesos, pero para evaluarlo con precisión es necesario
realizar un diagrama de procesos. Ver Tipos de diagrama en el punto 1.5.
2.16 Planificación y control del mantenimiento: Estas acciones garantizan la continuidad de
los procesos que se ejecutan, ya que mediante el mantenimiento de la tecnología, se garantiza la
fiabilidad y la eficiencia de todo el sistema.
2.17 Pasillos de trabajo: Según Colectivo de autores (2010), constituyen las arterias
fundamentales por donde transitan y se ejecutan diversas operaciones provenientes de los
procesos relevantes y claves que participa en la tecnología de almacenamiento, atendiendo a
estos enunciados se analizan a la estructura siguiente:
Pasillos de trabajo para los equipos de manipulación: Estos dependen de las dimensiones
y características de los equipos que se utilicen e el movimiento de los productos dentro del
almacén.
Pasillos de circulación y tránsito para los equipos de manipulación y transporte interno: Estos pasillos están destinados para el tránsito de equipos de manipulación y transporte
interno tales como montacargas, transpaletas, carretillas, los mismos no permiten ubicar y
retirar las cargas del área de almacenamiento ni efectuar giros y deben distribuirse de manera
tal que enlacen los pasillos de trabajo con las áreas de recepción y entrega y/o con los
accesos al almacén.
Pasillos de inspección y seguridad: Estos pasillos están destinados para el aseguramiento
de las inspecciones de calidad, control de vectores, canales de ventilación, etc. En el caso su
dimensionado, la Resolucion 39 / 2007 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, plantea
que el mismo debe de ser de 1 m entre la parte más sobresaliente de los elementos
constructivos (paredes y columnas) y la línea de carga, pero la Resolucion 59 / 2004 del
MINCIN, plantea que es de 0,6 m.
2.18 Puestos de trabajo: Es el lugar donde el trabajador ejecuta sus labores, en consonancia
con las funciones de desempeño, que le han sido asignadas, tomando en consideración el espacio
necesario para la ubicación de sus medios y equipos auxiliares. El mismo debe estar equipado de
los elementos siguientes:
Documentos: Son aquellos archivo, manuscrito, etc. que los trabajadores utilizan con mayor
frecuencia en sus albores de desempeño y que deben estar ubicados al alcance de ellos,
como por ejemplo: (Plan energético, Control de las tarjetas de estiba, Control de la
trazabilidad, Sistema de ubicación y localización, Normas de los productos que circulan, etc.).
Cantidad de documentos que recepcionan y elaboran. Plazo durante el cual deben ser registrados los documentos. Medios técnicos y físicos necesarios como son: Las sillas, mesas, buroes, etc.
Iluminación y ventilación requerida. Otros.
2.19 Selección del personal: Puede considerarse como un proceso integrado por una serie de
fases o etapas, que se inician con la detección de la necesidad de cubrir un puesto de trabajo y
culmina con la designación de una persona para la cobertura del mismo: Autores tales como
Chiavenato (1992), Werther y Davis (1992), entre otros definen la selección de los recursos
humanos como el proceso a través del cual se escoge entre los candidatos, aquellos más
adecuados a los cargos existentes en la empresa, a fin de decidir sobre bases objetivas, cuáles
tienen mejor potencial para el desempeño de un puesto y posibilidades de un desarrollo futuro,
tanto personal como de la organización, por ello intenta solucionar dos problemas básicos: «La
adecuación del hombre al cargo y la eficiencia del hombre en el cargo», para ello se establece un
estado comparativo entre los requisitos formales del cargo y las características personales del
trabajador, este enfoque es aplicado a toda la plantilla asociada a logística de almacenes de la
institución analizada.
2.20 Adiestramiento del personal: El adiestramiento debe caracterizarse por ser continuo,
para adecuarse a los cambios tecnológicos, a los de su entorno, y a todos los cambios que afecten
su eficacia y eficiencia. El proceso antes señalado, tienen un carácter temporáneo, ya que el
desarrollo de la ciencia y la técnica varían con el de cursas de los años, por lo cual se considera,
que la acciones emprendidas en estos fines, no pueden tener una edad mayor de 3 años respecto
al año base establecido.
2.22 Riesgos: El criterio coincidente de varios autores es que la cuestión es evaluar los niveles
de riesgo, las capacidades que se dispone para afrontar los mismos, las consecuencias que puede
traer aparejadas, y sobre todo tener una clara conciencia de aquellos factores de los cuales
depende que se puedas o no lograr los objetivos. En la medida que se consideran los aspectos
antes señalados, mayores probabilidades habrán de evitar riesgos innecesarios. El objetivo de un
análisis de riesgos es predecir la probabilidad de ocurrencia del mismo y las consecuencias que
pueda provocar, por tanto es útil para tomar decisiones ante un determinado peligro que pueda
afectar a una persona, empresa, etc. Los riesgos se pueden dividir en seis tipos: Personales,
Tecnológicos, de responsabilidad Civil, Económicos, Riesgos Naturales y Antropogénicos.
La documentación de referencia es la siguiente:
Documentación primaria: La misma incluye el diagnóstico a la entidad y las restricciones
existentes.
Características principales de los riesgos potenciales: Esta incluye la identificación, el
agrupamiento, la estratificación y las probabilidades de ocurrencia.. .
Categorización de los riesgos potenciales: Es el análisis a partir del grado de desarrollo
que presentan los 5 parámetros siguientes: Connotación, Impactos, escenarios,
Cuantificación y Efecto económico.
Plan de implementación de la entidad.
Elementos asociados a la Entrega. 3.1 Se encuentra definida el área de despacho: Según Velázquez Albiol, es el lugar donde se
realizan un conjunto de operaciones que tiene la finalidad de prepara y entregar al cliente los
productos solicitados por este. Su dimensionado debe encontrase en correspondencia con la
cantidad de mercancía que se despacha. Para la determinación de su dimensionado, puede ser
empleada las expresiones matemática, utilizada para calculara el área de recepción.
3.4 Documentación de trazabilidad: Esta actividad se realiza mediante la revisión de la
documentación de trazabilidad que es entregada al cliente. La misma debe poseer un resumen el
expediente entregado por el proveedor y todas las incidencias ocurridas durante el proceso de
recepción, almacenamiento y entrega. Este debe realizarse para cada lote de producto
despachado.
Anexo No 4
Estructura organizativa de la Empresa Mayorista de Alimento y otros Bienes de Consumo.
DIRECTOR
SUB DIRECTOR GENERAL
SUB DIRECTOR CONTABLE
SUB DIRECTORCOMERCIAL
SUB DIRECTORRECURSOS HUMANOS
SUB DIRECTOR TECNICO
Unidades Básicas
401,402,403,404,405, 406,407,409,411,412,413,416,419,421,422
SUB DIRECTOR FISCALIZACIO Y CONTROL
Evaluación (3) No
(1) Denominación
(2) 1 2 3 4 5
Observaciones (4)
I. Elemento asociado a la recepción.
1.1
Se encuentra definida y dimensionada de manera adecuada el área de recepción
X
Porque el área real constituye un 20% del área total
1.2
El manual de procedimiento refleja el proceder en el proceso de recepción. (Sistema Nacional de Contabilidad).
X
1.3. Manual de normas del control interno. (R-11/2007 Ministerio de Finanzas y Precios.))
X
1.4 Documentación primaria que acompaña al producto. (Factura o Conduce)
X
1.5 Poseen una Pizarra de Instrucción con la documentación necesaria.
X.
1.6 Documentación de trazabilidad. X
Existen serias dificultadas con los proveedores nacionales, ya que no entregan ninguna información, sola la documentación primaria.
1.7 Inspecciones de calidad al producto.
X
1.8 Reclamaciones a los proveedores en caso de avería o faltante.
X
1.9 Pisos tecnológicos. X Los pisos presentan una buena calidad.
1.10 Niveles de iluminación (LUX). X
II. Elemento asociado al almacenamiento
2.1 El Manual de procedimiento refleja el proceder en el proceso de almacenamiento.
X
Anexo No 5 Resultados de la Lista de Chequeo.
2.2 Manual de Normas del Control Interno. X
2.3 Tarjeta de estiba. X
2.4 Documentación de trazabilidad. X .
2.5 Pérdida de producto almacenado.
X
2.6 Sistema de ubicación y localización.
X
2.7 Señales de seguridad. X
2.8 Pisos tecnológicos. X Los pisos presentan una buena calidad.
2.9 Estado de los elementos estructurales. X
2.10 Medios Unitarizadores. ΠX .
2.11 Equipos de manipulación. X El montacarga utilizado no es el adecuado para manipular alimentos.
2.12 Instrumentos de medición. X
2.13 Estado técnico de la tecnología. X .
2.14 Ratios asociados al rendimiento. X
2.15 Nivel de mecanización. X Es del 45 %
2.16 Planificación y Control del Mantenimiento. X
2.,17 Pasillos de trabajo X
2.18 Puesto de trabajo. X 2.19 Selección del personal. X 2.20. Adiestramiento del personal. X 2.21 Niveles de iluminación X 2.22 Riesgos. X III. Elemento asociado al entrega.
3.1 Se encuentra definida el área de entrega. X
3.2 El Manual de procedimiento refleja el proceder en el proceso de almacenamiento
X
3.3 Manual de Normas del Control interno X
3.4
Documentación de trazabilidad. X
Carecen de la documentación de referencia del producto, por lo que la documentación que se
entrega no es completa.
3.5 Pisos tecnológicos. X Los pisos presentan una buena calidad.
3.6 Niveles de iluminación. X
ANEXO NO 6 Diagrama de Proceso del Almacén de Ranchuelo.
Fuente (Elaboración Propia)
Diagrama de proceso
No Actividades
1. Llegada e inspección del producto en el medio de transporte.
2. Traslado del producto al área de recepción.
3. Pesaje del 100% de los productos.
4. Traslado hacia el área de almacenamiento
5. Almacenamiento
6. Revisiones periódicas del producto
7. Extracción del producto de las áreas de almacenamiento
8. Transporte al área de pre-despacho
9. Despacho del producto
10. Traslado hacia el medio de transporte
11. Carga del medio de transporte
