Tribunal de Contas da União Secretaria de Tecnologia da Informação Missão da SETEC: Melhorar os resultados do TCU por meio da otimização de seus processos

Tribunal de Contas da UniãoSecretaria de Tecnologia da Informação

Missão da SETEC: Melhorar os resultados do TCU por meio da otimização deseus processos de trabalho e da participação nas ações de Controle Externo, com aplicação de conhecimentos especializados em Tecnologia da Informação

Governança de Tecnologia da Informação: Governança de Tecnologia da Informação: conceitos, modelos e sua aplicação no TCUconceitos, modelos e sua aplicação no TCU

Gledson Pompeu Corrêa da Costa



Governança de TI Conceitos e boas práticas

ITIL Estrutura, conceitos e processos

COBIT Estrutura, conceitos e processos

CMMI, ISO 17799, PMBOK e outros modelos Visão geral

Integração e aplicação dos modelos

Governança de TI

Qual é o seu significado?

Qual é a sua importância?

O que é Governança de TI?

“Modelo que define direitos e responsabilidades pelas decisões que encorajam comportamentos desejáveis no uso de TI”

(Weill e Ross, 2004)

“Processo pelo qual decisões são tomadas sobre os investimentos em TI, o que envolve: como as decisões são tomadas, quem toma as decisões, quem é responsabilizado e como os resultados são medidos e monitorados”

(Forrester Research, 2005)

O que é Governança de TI?

“Capacidade organizacional exercida pela alta direção, gerência de negócios e gerência de TI para controlar a formulação e implementação da estratégia de TI e, com isso, assegurar o alinhamento entre negócios e TI”

(Van Grembergen, 2004)

“Responsabilidade da alta direção, consiste em liderança, estruturas organizacionais e processos que garantem que a TI corporativa sustenta e estende as estratégias e objetivos da organização”

(IT Governance Institute, 2003)

Governança de TI

“Modelo que define direitos e responsabilidades pelas decisões que encorajam comportamentos desejáveis no uso de TI”


Decisões que devem ser tomadas

Princípios de TIDeclarações de alto nível sobre como a TI é usada para suportar o negócio da organização

Arquitetura de TIPolíticas, diretrizes e alternativas técnicas para padronização e integração de dados, aplicações e processos de negócio

Estratégias de infra-estrutura

Definições sobre os serviços de TI a serem providos e suas estratégias de contratação, provimento e gestão

Necessidades de negócio

Identificação das necessidades e oportunidades para aplicação de soluções de TI na organização

Priorização de investimentos

Definição de critérios para seleção e gestão do portfólio de projetos de TI na organização


Responsabilidade pelas decisões

Arquétipo Quem toma ou influencia as decisões

Monarquia de negócios

Dirigentes de 1º escalão, individualmente ou em grupo, com ou sem a participação do CIO

Monarquia de TI Gerentes de TI, individualmente ou em grupo

Federativo Dirigentes de 1º escalão, juntamente com pelo menos um outro grupo de gerentes

Duopólio Gerentes de TI, juntamente com pelo menos um outro grupo (dirigentes ou gerentes de negócio)

Feudal Gerentes das áreas de negócio, responsáveis por processos ou seus prepostos, individualmente

Anarquia Cada gerente ou usuário final, individualmente


Principais mecanismos utilizadosMecanismo Objetivo Risco

Comitê executivo

Visão holística da alta direção sobre o negócio, incluindo TI

Decisões tomadas sem bases adequadas

Gerentes de relacionamento

Compreensão mútua e comunicação entre TI e negócios

Conflitos com gerentes da área de TI

Comitês setoriais

Otimização do valor agregado pela TI às áreas de negócio

Conflitos internos pelos recursos de TI

Equipes de processos

Suporte efetivo da TI a processos de negócio

Fragmentação das soluções de TI

Acordos de nível de serviço

Especificação e mensuração dos serviços providos pela TI

Foco nos indicadores e não no negócio

Comitê de arquitetura

Identificação de padrões e tecnologias estratégicas

Engessamento e atraso na inovação


Mapa da Governança de TI

Domínio

Estilo

Princípios ArquiteturaInfra-

estruturaAplicações Priorização

Influencia Decide Influencia Decide Influencia Decide Influencia Decide Influencia Decide


Monarquia de TI

Federativo

Duopólio

Feudal

Anarquia

Não sabe


Como a governança de TI está estruturada hoje no TCU?

Domínio

Estilo





Monarquia de TI

Federativo

Duopólio

Feudal

Anarquia

Não sabe


Arranjos típicos

Domínio

Estilo




Monarquia de negócios 0 27 0 6 0 7 1 12 1 30

Monarquia de TI 1 18 20 73 10 59 0 8 0 9

Federativo 83 14 46 4 59 6 81 30 93 27

Duopólio 15 36 34 15 30 23 17 27 6 30

Feudal 0 3 0 0 1 2 1 18 0 3

Anarquia 0 0 0 1 0 1 0 3 0 1

Não sabe 1 2 0 1 0 2 0 2 0 0


Arranjos mais efetivos

Domínio

EstiloPrincípios Arquitetura

Infra-estrutura

Aplicações Priorização

Monarquia de negócios Monarquia

de TI Federativo Duopólio Feudal

Anarquia

Precisamos mudar a forma como decidimos sobre...

Princípios?

Arquitetura?

Infra-estrutura?

Aplicações?

Priorização?


Fatores críticos de sucesso

• Transparência gera confiança• Planeje explicitamente a governança de TI

– Muitos problemas vêm da ausência de definições

• Altere o modelo somente quando necessário• Conscientize os gerentes• Governança requer escolhas

– Não é possível atender a 100% das expectativas

• Tenha processos para tratamento de exceções• Defina responsáveis, indicadores e metas• Projete a governança de TI em todos os níveis

Governança de TI

“Processo pelo qual decisões são tomadas sobre os investimentos em TI, o que envolve: como as decisões são tomadas, quem toma as decisões, quem é responsabilizado e como os resultados são medidos e monitorados”


Estruturas organizacionais e a Governança de TI• Estrutura centralizada

– Orçamento de TI e decisões de investimento concentrados na área de TI corporativa

– Possibilidade de o CIO assumir a coordenação dos processos de governança, com a participação dos demais executivos

– Concentração do poder pode inibir a definição de processos formais de governança

– Desafio: identificação e tratamento adequado de demandas específicas das áreas de negócio


Estruturas organizacionais e a Governança de TI• Estrutura descentralizada

– Independência das áreas de negócio, com tendência de fragmentação dos processos de governança

– Decisões sobre investimentos otimizadas apenas localmente, sem a visão da organização

– Tendência à duplicação de esforços e investimentos, pelo não compartilhamento de soluções locais

– Desafio: desenvolver processos corporativos de governança que permitam priorizar e compartilhar investimentos entre áreas de negócio distintas


Estruturas organizacionais e a Governança de TI• Estrutura federativa

– Organização híbrida, com parte das responsabilidades por TI centralizadas e parte alocada às áreas de negócio

– Combina otimização de custos compartilhados com flexibilidade no atendimento de necessidades pontuais

– Infra-estrutura básica e aplicações corporativas tipicamente centralizadas, com possível repasse de custos

– Independência das áreas de negócio para o desenvolvimento de soluções locais, com equipes próprias

– Demanda esforços significativos para manter aderência das soluções locais aos padrões da arquitetura corporativa

– Desafio: encontrar o ponto de equilíbrio entre padronização (ganhos de escala) e independência (flexibilidade)


Estruturas organizacionais e a Governança de TI• Estrutura baseada em projetos

– Variante recente da estrutura centralizada, baseada no modelo de operação das empresas de consultoria

– Equipes de desenvolvimento reestruturadas como centros de competências, cuja função é prover recursos para os projetos

– Função dos gerentes de TI é otimizar o uso dos recursos e garantir que as necessidades dos projetos sejam atendidas

– Sucesso do modelo depende fortemente de mecanismos de governança adequados para seleção e gestão de projetos

– Desafio: estabelecimento de critérios e processos eficazes para avaliação e priorização de projetos

Qual seria o modelo mais adequado para o TCU?

Centralizado?Descentralizado?

Federativo?Baseado em projetos?

Nenhum deles?


Componentes da governança de TI

EstruturaQuem toma as decisões?

Quais estruturas organizacionais estão envolvidas, quem participa e quais são suas responsabilidades?

ProcessosComo as decisões de investimento são tomadas?

Quais são os processos para proposta, aprovação e priorização dos investimentos em TI?

ComunicaçãoComo as decisões são comunicadas?

Como os resultados das investimentos em TI são monitorados, medidos e comunicados?


Estruturas de governança de TI

• Posicionamento do CIO– Vinculação direta do CIO ao dirigente máximo da organização,

com participação ativa em discussões estratégicas

• Comitês– Grupos formados por representantes da alta direção, da área de

TI e das áreas de negócios, para decisão de temas específicos

• Papéis específicos– Gestor da governança de TI, responsável pela manutenção de

foco permanente sobre o tema– Gerentes de relacionamento, para traduzir as implicações da

governança de TI para as áreas de negócio e, por outro lado, traduzir as necessidades dessas áreas para a TI


Processos de governança de TI

• Gestão de portfólio– Compreende a gestão integrada dos ativos de TI, do portfólio de

soluções existentes e do portfólio de projetos em andamento– Decisões baseadas em visão holística da TI na organização

• Gestão de demandas– Centraliza todas as demandas apresentadas à área de TI – de

questões operacionais do dia-a-dia a solicitações estratégicas– Facilita a construção da visão holística da área de TI

• Acordos de nível de serviço– Explicitam as condições de provimento dos serviços de TI,

incluindo os custos associados, para que decisões sobre tais serviços sejam tomadas de forma consciente


Comunicação e governança de TI

• Balanced Scorecard para TI– Construção de um BSC para TI, como instrumento

para implementação, comunicação e mensuração da estratégia de TI (e seus mecanismos de governança)

– Perspectivas: valor para o negócio, orientação para clientes, excelência operacional e orientação futura

• Portal de Governança– Repositório para publicação de políticas, padrões,

modelos de documentos e relatórios referentes à governança de TI

BSC para TI – Perspectivas

Contribuição para o negócio

Valor agregado ao negócio pelos investimentos em TI

Orientação para clientes

Avaliação dos usuários sobre os produtos e serviços de TI

Excelência operacional

Eficiência e eficácia dos processos associados aos produtos e serviços de TI

Orientação futura

Capacidade de atendimento às futuras demandas por produtos e serviços de TI


Maturidade da governança de TI

Nível Descrição

1 Ad-hocAusência de processos formais de governança de TI, cuja necessidade não é reconhecida. Investimentos realizados de forma assistemática.

2 FragmentadaProcessos formais em algumas unidades de negócio. Ausência de coordenação no nível organizacional para priorização de investimentos entre áreas de negócio.

3 ConsistenteProcessos aplicados consistentemente a todas as áreas. Decisões sobre investimentos tomadas com base na visão da organização.

4Melhores práticas

Processos otimizados de governança, com participação dos dirigentes de 1º escalão. Utilização de práticas de gestão de portfólio, com base em uma estratégia de TI vinculada à estratégia da organização.

Dicas práticas

• Patrocínio é essencial• Desenvolva as estruturas primeiro

– CIO como membro do grupo executivo– Comitê para revisão, aprovação e priorização

de investimentos em TI

• Desenvolva os processos em seguida– Gestão de portfólio e gestão de demandas

• Não reinvente a roda– COBIT, ITIL, ISO 17799, etc.

Governança de TI

“Capacidade organizacional exercida pela alta direção, gerência de negócios e gerência de TI para controlar a formulação e implementação da estratégia de TI e, com isso, assegurar o alinhamento entre negócios e TI”

(Van Grembergen, 2004)

Gestão x Governança de TI

• Gestão de TI– Oferta de produtos e

serviços efetivos– Gerenciamento das

operações atuais

• Governança de TI– Atendimento às

demandas atuais e futuras do negócio e de seus clientes

Presente Futuro

Externo

Interno

Governança de TI

Gestão de TI

Tempo

Foco

Presente Futuro

Externo

Interno

Governança de TI

Gestão de TI

Tempo

Foco

(Henderson e Venkatraman, 1993)

Alinhamento entre negócios e TI

• Não é suficiente distinguir as áreas de TI e de negócio; cada área deve ser subdividida – componentes externos caráter estratégico– componentes internos aspectos operacionais

• Reconhecimento da necessidade de uma “Estratégia de TI” voltada para definições de escopo, competência e governança da área– Como definir essa estratégia?


Modelo de Alinhamento Estratégico

Escopo do Negócio

CompetênciasEspecíficas

Governança deNegócio

Estratégia de NegócioE

xter

no

Escopo da Tecnologia

CompetênciasSistêmicas

Governança deTI

Estratégia de TI

Infra-estruturaAdministrativa

Processos Capacidades

Intra-estrutura Organizacional e Processos

Inte

rno

Arquiteturas


Infra-estrutura e processos de SI

Negócio TIINTEGRAÇÃO FUNCIONAL

Automação Acoplamento

AJ

US

TE

ES

TR

AT

ÉG

ICO


Como essas áreas interagem

• Ajuste estratégico– Alinhamento entre o posicionamento externo e a

organização interna

• Integração Funcional – nível estratégico– Ligação entre as estratégias de negócio e TI– Definição de soluções de TI para modelar ou apoiar

estratégias (de negócio e de TI)

• Integração Funcional – nível operacional– Coerência entre as necessidades e expectativas

organizacionais e a infra-estrutura de TI


Como se dá o alinhamento

1.A partir da estratégia de negócios• Execução estratégica

– Visão clássica de gerenciamento da área de TI– Automação de processos organizacionais, baseada

em critérios de eficiência

• Transformação tecnológica– Área de TI formula estratégias e organiza seus

processos com base na estratégia de negócios– Menos sujeita a restrições decorrentes do atual

desenho organizacional


Como se dá o alinhamento

2.A partir da capacidade de inovação da TI• Potencial competitivo

– Estratégia de TI influencia a estratégia de negócios– Redefine produtos e serviços e proporciona novas

vantagens competitivas

• Nível de serviço– Infra-estrutura de negócios é afetada diretamente

pela estratégia e pela organização da área de TI– Aplicável quando produtos e serviços finais da

organização são fortemente baseados em TI


Modelo de Alinhamento Estratégico

Escopo do Negócio

CompetênciasEspecíficas

Governança deNegócio

Estratégia de NegócioE

xter

no

Escopo da Tecnologia

CompetênciasSistêmicas

Governança deTI

Estratégia de TI

Infra-estruturaAdministrativa


Intra-estrutura Organizacional e Processos

Inte

rno

Arquiteturas


Infra-estrutura e processos de SI

Negócio TIINTEGRAÇÃO FUNCIONAL

Automação Acoplamento

AJ

US

TE

ES

TR

AT

ÉG

ICO

Antes de continuarmos...

Uma revisão conceitual sobre

planejamento e estratégia

(Drucker, 1984)

Planejamento estratégico

“Processo contínuo de, sistematicamente e com o maior conhecimento possível do futuro, – tomar decisões atuais que envolvem riscos;– organizar sistematicamente as atividades

necessárias à execução dessas decisões; e– medir o resultado dessas decisões em

confronto com as expectativas alimentadas.”

(TCU, 2006)

Gestão Estratégica

“Conjunto de decisões que determinam o desempenho da organização no longo prazo.

Esse tipo de gestão inclui uma análise dos ambientes interno e externo, a formulação de um referencial estratégico e a formulação, implementação, avaliação e controle da estratégia.”

(TCU, 2006)

Estratégia

“Caminho pré-definido a ser seguido para garantir a legitimidade e sobrevivência da organização no longo prazo.

É o conjunto de ações necessárias ao cumprimento da missão institucional e ao alcance da visão de futuro da organização.”

(TCU, 2006)

Objetivos Estratégicos

“São os fins a serem perseguidos pela organização para o cumprimento de sua missão institucional e o alcance de sua visão de futuro.

Constituem elo entre as diretrizes de uma instituição e seu referencial estratégico.

Traduzem, consideradas as demandas e expectativas dos clientes, os desafios a serem enfrentados pela organização num determinado período.”

(TCU, 2006)

Iniciativas Estratégicas

“Conjunto de ações necessárias ao alcance dos objetivos estratégicos e ao preenchimento das lacunas de desempenho existentes entre a performance atual e as metas futuras.Elas se diferenciam dos objetivos estratégicos e da rotina organizacional – por serem mais específicas– por terem começo e fim predeterminados – por terem pessoas ou equipes alocados para a sua

execução, bem como verba preestabelecida, se necessário.

(TCU, 2006)

Modelo de planejamento e gestão

Qual perspectiva de alinhamento estratégico se aplica ao TCU?

Execução estratégica?Transformação tecnológica?

Potencial competitivo?Nível de serviço?

(Luftman, 2000)

Maturidade no alinhamento estratégico

• Alinhamento estratégico depende de seis fatores que descrevem o comportamento da TI– Comunicação– Valor mensurável– Governança– Parcerias– Arquitetura e escopo– Habilidades

• O fator “Governança” subdivide-se em:– Planejamento estratégico

de negócios– Planejamento estratégico

de TI– Estrutura organizacional– Controle orçamentário– Gestão dos investimentos

em TI– Comitês de gestores– Processo de priorização

Governança de TI

“Responsabilidade da alta direção, consiste em liderança, estruturas organizacionais e processos que garantem que a TI corporativa sustenta e estende as estratégias e objetivos da organização”


Desafios

• Aproveitar a capacidade da TI de impulsionar e transformar as práticas de negócios

• Garantir o retorno dos investimentos em TI, por meio do equilíbrio entre o valor da informação e os custos de TI

• Gerenciar os riscos gerados pela dependência de elementos fora do controle direto da organização

• Gerenciar o impacto da TI sobre a continuidade de negócios, causado pela dependência da informação

• Evitar as falhas de TI, que cada vez mais prejudicam o valor e a reputação da organização


Responsabilidades da alta direção

• Assegurar o alinhamento entre a estratégia de TI e a estratégia de negócios

• Direcionar a execução da estratégia de TI– Decisões sobre priorização de investimentos e

alocação de recursos

• Assegurar o cumprimento da estratégia de TI– Diretrizes claras, indicadores e metas objetivas

• Promover cultura de abertura e colaboração entre as áreas de negócios e a área de TI


Responsabilidades dos gerentes

• Integrar estratégias, políticas e metas da organização aos processos de TI

• Prover estruturas organizacionais que suportem a implementação da estratégia de TI (comitês envolvendo TI e áreas de negócio)

• Definir responsabilidades pelo gerenciamento de riscos• Desenvolver competências gerenciais em TI• Coletar métricas de processo e de resultados da TI• Focar as competências essenciais do negócio que devem ser

suportadas pela TI• Focar os processos que aumentam o valor agregado ao negócio

– Gerenciamento de portfólio, mudanças, incidentes e problemas

• Focar a otimização dos custos de TI• Desenvolver estratégias claras para contratação em TI


Visão sistêmica


Focos da governança de TI

Alinhamento estratégico

Vinculação entre TI e negócios (planejamento e operações)

Agregação de valor

Garantia de alcance dos benefícios, com otimização de custos

Gerenciamento de recursos

Otimização dos investimentos e do uso dos recursos de TI

Gerenciamento de riscos

Incorporação do tratamento de riscos e da conformidade nos processos

Mensuração de desempenho

Uso do BSC para avaliar todas as dimensões da TI


Alinhamento estratégico


Agregação de valor


Mensuração de desempenho

Onde precisamos melhorar?

Mensuração deDesempenho

Gerenciamentode Riscos

Gerenciamentode Recursos

Agregaçãode Valor

AlinhamentoEstratégico

Governançade TI

Dicas práticas

• Estabeleça um modelo para a governança de TI– Objetivos, responsabilidades e metas

• Alinhe a estratégia de TI às metas do negócio• Identifique e compreenda os riscos de TI• Defina áreas prioritárias• Analise a capacidade e identifique lacunas• Desenvolva estratégias de melhoria• Meça os resultados• Repita o processo regularmente

Outras referências

Portanto, Governança de TI é...

Conjunto de estruturas organizacionais e processos que envolvem a alta direção, gerentes de TI e gerentes de négócio na tomada de decisões sobre o uso de TI, na coordenação das ações decorrentes de tais decisões e no monitoramento de seus resultados, com o objetivo de promover o alinhamento entre estratégias e operações das áreas de TI e de negócios.

(Pink Elephant, 2005)

Modelos para Gestão e Governança de TI

Governança de TI

Serviços

Aplicações

Projetos

Planejam

ento

Segurança

Qualidade

ITILBS 15000ISO 20000

CMMIMPS.BR

ISO 15504

ISO 17799ISO 27001

PMBOKPRINCE 2

COBIT

BSC-TI

ISO 9000Six Sigma

Contratações

eSCM-CLeSCM-SP

Gestão de TI


Missão da SETEC: Melhorar os resultados do TCU por meio da otimização deseus processos de trabalho e da participação nas ações de Controle Externo, com aplicação de conhecimentos especializados em Tecnologia da Informação


Gledson Pompeu Corrêa da Costa

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