TRATAMIENTO TÉCNICO DE LOS DOCUMENTOS Este documento pretende orientar de manera clara y concisa sobre los conceptos fundamentales que debemos saber y tener en cuenta a la hora del tratamiento de los documentos en la biblioteca escolar. La mayoría de los contenidos se han extraído de la bibliografía que se adjunta al final, por lo que es importante recurrir a ellos para leerlos y mejorar nuestra formación en este aspecto. El CD Bibliotecas Escolares editado por el MEC y que se utiliza como material para realizar el curso que convoca el CNICE todos los años es completísimo. Os remito también a la web de la Dirección General de Enseñanzas Escolares y profesionales del Gobierno de Navarra, que tienen publicados documentos en la Colección Blitz, donde se abordan diferentes aspectos relacionados con la Biblioteca escolar , la lectura, la escritura ..., aportados por especialistas y expertos en estas materias. La colección blitz azul, está relacionada con los contenidos de organización de la biblioteca. La Junta de Andalucía, en la web averroes, tiene un material buenísimo y enlaces a documentos imprescindibles relacionados con la Biblioteca escolar. Cuando entres en la página, para saber más sobre los aspectos que estamos trabajando ahora en el Seminario, pincha en Organización. El C.P. Miralvalle de Plasencia tiene un apartado en su web, Entra en nuestra biblioteca, donde podrás ver el buen funcionamiento de la biblioteca escolar. Han recibido el premio a la Acción Magistral por su trabajo desde la biblioteca. También podemos consultar en la Biblioteca digital Arias Montano, a través del apartado Colecciones y pulsando en Bibliotecas escolares, encontraremos artículos de nuestro interés de todos los ponentes que han intervenido en las Jornadas de Bibliotecas de Extremadura, además de otros expertos. La idea importante que nos ocupa, es que las Bibliotecas escolares deben estar organizadas, con criterios normalizados y comunes adaptados a nuestros alumnos, con el fin de poder identificar y localizar con facilidad cualquier documento, ya que el libre acceso, es una de sus características importantes.

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TRATAMIENTO TÉCNICO DE LOS DOCUMENTOS

PROCESO TÉCNICO El proceso técnico consiste en una serie de actuaciones y operaciones que realizamos sobre cada uno de los documentos que hay en la biblioteca para identificar el documento, poderlo localizar, y realizar su control cuando esté en circulación. Este proceso que va desde la compra del documento para el Centro, hasta que se pone en préstamo para nuestros lectores, le llamamos cadena documental. Es una de las tareas primeras y principales que deben realizarse en la organización de la Biblioteca escolar y en la que el bibliotecario y equipo de Biblioteca, deberán tener criterios claros para organizar debidamente cada una de las operaciones y tener tiempo para su realización. Trataremos los siguientes puntos: - Recepción de fondos, registro y sellado. - La Catalogación. - Clasificación Decimal Universal (CDU) - La signatura topográfica en los libros de ficción. - Orientar las lecturas en las obras de ficción. - Forrado de libros.

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• RECEPCIÓN DE FONDOS, REGISTRO Y SELLADO. Todos los documentos que adquiere el Centro deben de ser registrados, es decir, anotados en el Libro de Registro o libro apaisado con asientos correlativos, si el catálogo es manual.

El registro automatizado Las bibliotecas que disponen de un sistema informático no necesitan un libro de registro ya que el programa de ordenador se encarga de llevar esta contabilidad, asignando automáticamente el primer número disponible a cada ejemplar que se da de alta en el sistema. Este sistema agiliza las tareas de mantenimiento y control de los documentos de la biblioteca. En los sistemas automatizados, la asignación del número de registro y del código de barras no se realiza en el inicio de la catalogación del documento, sino después, al introducir la información correspondiente a cada ejemplar. (Aparecerá en la última pantalla al catalogar el ejemplar con Abies) Por otra parte, la identificación de ejemplares no se hace sólo mediante el número de registro sino también por medio de un código de barras (asignado por el propio programa Abies) que tiene la ventaja de ser imprimido y leído por el escáner manual. El código de barras, que en Abies incluye la información del nº de registro y la signatura topográfica, lo pegamos en la contracubierta, para saber todos los datos del documento con el lector óptico y que es tremendamente útil a la hora de realizar los préstamos y devoluciones. El programa informático de gestión de bibliotecas ABIES permite imprimir el libro de registro de forma automatizada. Una vez que comprobemos que los materiales adquiridos están en perfectas condiciones pasaremos a sellarlos. Es mejor utilizar un sello propio para la biblioteca que utilizar el del Centro. Conviene que el sello sea de pequeño tamaño. Se pone en la portada (no en la cubierta) procurando no tapar ninguna información ni ilustración. La portada es la página del libro en la que aparecen los datos de la cubierta y además el ilustrador, la editorial y el responsable de la traducción. Se estampa el sello de la biblioteca, que también se aplica -en el caso de los libros- en algunas páginas determinadas.

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• CATALOGACIÓN

Se llama catalogación al conjunto de operaciones que sirven para describir un documento (ya sea libro, revista, vídeo, disco, etc.) de una manera abreviada. La catalogación sigue unas normas internacionales que deben conocerse para evitar organizar la biblioteca con criterios personales que impidan ser continuados por otras personas. Sin embargo es necesario simplificarlas y adaptarlas a las características de las bibliotecas escolares. Lo importante es dinamizar la biblioteca y las normas sólo facilitan la tarea de organización y circulación de los materiales. La informatización permite hacer la catalogación con un mínimo conocimiento de dichas reglas y permite ahorrar tiempo en las tareas bibliotecarias. ABIES es un programa de gestión de bibliotecas que ha sido diseñado por el Programa de Nuevas Tecnologías del MEC, que permite su distribución gratuita. El programa ABIES introduce los datos bibliográficos, de manera normalizada, sin necesidad de tener una exhaustiva formación bibliotecaria. Ha sido diseñado con el asesoramiento de bibliotecarios del MEC y de la Biblioteca Nacional, y cumple las normas bibliotecarias y en formato IBERMARC, que permite el intercambio de registros interbibliotecario. La informatización de la biblioteca es un proceso complejo que pondrá al descubierto deficiencias organizativas y será el momento de resolverlas. Es necesario disponer de personal formado que elabore un calendario de actuaciones y disponga de tiempo para realizarlas. Los programas informáticos sólo son herramientas que facilitan la gestión bibliotecaria y permiten tener más tiempo para la dinamización. Lo importante es utilizar la biblioteca como centro de recursos que apoye el aprendizaje activo de todas las áreas.

La catalogación entonces, nos sirve para identificar el documento, facilitar su control y búsqueda, y asegurar su difusión.

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Se incluyen tres tipos de datos: - Datos que describen externamente la publicación, es decir, que la identifican. (Datos Principales en Abies).Estos datos constituyen la descripción bibliográfica propiamente dicha. La mayoría de los datos que necesitamos para catalogar un libro los obtendremos de la portada (no confundir con la cubierta o tapa) que es la hoja que normalmente va detrás de la guarda (hoja en blanco) o de la anteportada (hoja en la que aparece el título). De la portada extraemos la información del autor, título, editorial, dibujantes, traductores, edición, etc - Datos que describen internamente la publicación, es decir, su contenido.(Datos adicionales en Abies). Son los descriptores, encabezamientos de materias, códigos de clasificación, etc. El campo “Materias” de Abies, sirve para describir el contenido, lo que se llama indización. Para asignar correctamente los descriptores determinamos el tema principal, el personaje o el género, elegimos la palabra clave entre la lista de materias y escogemos la más similar que haya. Esto será provechoso a la hora de extraer documentos que traten de un mismo tema para realizar un proyecto concreto. - Datos que indican dónde se encuentra el documento en la biblioteca, es decir, lo localizan dentro de la colección ( Datos del ejemplar en Abies) : nº de registro, tipo de ejemplar, etc. Una vez que hemos catalogado, registrado y sellado el documento, le pondremos el tejuelo. Cada libro, tiene un tejuelo o pequeña etiqueta adhesiva que lo identifica y se coloca a 2 cm. de la parte inferior del lomo. En él se escribe la signatura topográfica que permite indicar la localización de un documento dentro de una biblioteca. Esta información se traslada al tejuelo y se ordena en columna: el número de la CDU ( la materia que trata el documento), las tres primeras letras en mayúsculas del apellido del autor y las tres primeras letras en minúscula del título. Esto permite ordenarlos alfabéticamente por autores y dentro de ellos, por títulos. Al introducir los datos del libro en Abies, el programa elabora automáticamente el tejuelo. Sólo habrá que elegir la opción Imprimir tejuelo y determinar el número de ejemplar. Literatura Música Dahl, Roald Gray, Anne

“Las brujas” “ Breve guía de la música clásica”

82 DAH bru

78 GRA bre

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• CLASIFICACIÓN DECIMAL UNIVERSAL (CDU) En la mayoría de las bibliotecas del mundo se utiliza la CDU (Clasificación Decimal Universal) como sistema normalizado de clasificación temática general. La Clasificación Decimal fue elaborada por Dewey, bibliotecario americano. La CDU es un sistema de clasificación bibliográfica en el que tiene cabida y lugar todo el conocimiento humano. Su notación, basada en números arábigos, la hace independiente de cualquier idioma y alfabeto, por lo que contribuye a disminuir las dificultades de orden lingüístico en las comunidades internacionales. Establece una tabla de clasificación numérica que ordena la temática general en diez clases, del 0 al 9. Cada una de las clases principales está dividida en 10 subclases que, a su vez, pueden subdividirse por medio de la adición de nuevas cifras siguiendo el principio de clasificación jerárquica que caracteriza la CDU. Cada documento trata de una materia, como nos indica el número de la CDU en el tejuelo, y que en los Centros de Infantil y Primaria no deben superar los dos dígitos. Como consecuencia, al importar registros bibliográficos de otras bibliotecas, es necesario adaptar la clasificación a la tabla que se utilice en la biblioteca receptora. En el caso de que ésta sea una biblioteca escolar, hay que simplificar la notación de la CDU que traigan los registros reduciéndola a 1, 2 o 3 dígitos como máximo. La utilización de una tabla simplificada debe complementarse con otras ayudas pedagógicas para que los alumnos aprendan a "leer" los números de la clasificación y puedan moverse de forma autónoma por la biblioteca. Sólo así se cumplirá el objetivo de facilitar a los lectores el libre acceso a los documentos. Para facilitar esta información a los chicos, asignamos un color a cada materia con su número correspondiente a la CDU (Clasificación Decimal Universal) y le ponemos una pegatina rectangular del color correspondiente por encima del tejuelo, sin tapar ninguna de sus informaciones. En la biblioteca debe haber un mural explicativo, en el que aparezcan relacionados materias, números y colores.

Para facilitar la comprensión y el uso de estos valores, podemos contar la siguiente historia:

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“Al principio, todos los saberes estaban mezclados 0 (Generalidades, enciclopedias y diccionarios) El hombre se paró a pensar cómo organizar todo esto 1 ( Filosofía, Psicología) Le parecía tan complicado, que se encomendó a los dioses 2 (Religiones ) Y decidió primero abordar cómo se organizaban los seres humanos 3(C. Sociales) * Miró a su alrededor y descubrió la naturaleza 5 (Ciencias Naturales) Con muchos de los elementos que le rodeaban pudo construir y fabricar cosas 6 (Ciencias Aplicadas) Pero también necesitaba tiempo para divertirse, jugar y crear 7 (Arte, Deportes, Juegos) Inventó la escritura y aprendió a leer y a comunicarse 8 (Literatura ) Y esto le ayudó a conocer el mundo y el pasado 9 (Geografía e Historia)”

*La clase 4 se dedicó primero a la lingüística, pero en una reestructuración posterior quedó vacía. Mientras se decide su contenido (en foros internacionales, pues la CDU es una norma implantada en todo el mundo), la clase 4 puede ser utilizada en cada biblioteca como más convenga. Por ejemplo, puede contener una sección local, es decir, un conjunto de documentos sobre temas diversos, pero referidos siempre al municipio o provincia donde radique la biblioteca.

Señalizadores C.P. Miralvalle, Plasencia (Cáceres)

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ADAPTACIÓN DE LA CLASIFICACIÓN DECIMAL

UNIVERSAL CP Miralvalle 2004

0. GENERALIDADES 6. CIENCIAS APLICADAS

01 Bibliografías. Catálogos.

02 Bibliotecas y documentación.

03 Enciclopedias y diccionarios gener

05 Anuarios. Directorios.

08 Colecciones diversas. Obras colecSeries editoriales

60 Inventos y descubrimientos.

61 Medicina. Salud. Cuerpo humano

62 Ingeniería. Tecnología. Máquinas. Mede transporte

63 Agricultura. Ganadería.

64 Economía doméstica. Alimentación. Vivienda. Decoración. Vestido.

67 Industrias diversas. Bricolaje.

68 Informática.

69 Construcción

1. FILOSOFÍA 7. ARTE, MÚSICA, JUEGOS,

DEPORTES, ESPECTÁCULOS

13 Magia. Brujería

14 Filosofía.

15 Psicología.

17 Moral. Ética.

71 Urbanismo. Jardines.

72 Arquitectura.

73 Artes plásticas. Escultura. Cerámica.Numismática.

74 Artes aplicadas y artesanía. Manualidades.

75 Dibujo. Pintura.

76 Artes gráficas. Grabado.

77 Fotografía.

78 Música.

79 Diversiones. Espectáculos. Juegos.Deportes.

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2. RELIGIÓN 8. LINGÜÍSTICA. LITERATURA, FILOLOGÍA

22 La Biblia.

23 Cristianismo.

29 Otras religiones. Mitología.

3.CIENCIAS SOCIALES

31 Demografía. Estadística. Sociología. Medios de comunicación.

32 Política.

33 Economía. Trabajo. Comercio. Banca y moneda.

34 Derecho. Legislación.

35 Administración pública. Gobierno. Ejército.

36 Servicios sociales. Organizaciones no gubernamentales.

37 Educación. Enseñanza.

38 Turismo.

39 Etnología. Folclore. Usos y costumbres. Vida social.

4. Disponible

80 Lengua. 82 Literatura.

820 Literatura inglesa

830 Literatura alemana

840 Literatura francesa

850 Literatura italiana

860 Literatura española

82-A Álbum

82-C Cuentos

82-N Narrativa

82-P Poesía

82- T Teatro

82-TBO Tebeos y cómics

Libros de Ficción:

PRIMEROS LECTORES: de 3 a 7 años LECTORES EN MARCHA: de 7 a 10 años LECTORES AVANZADOS: de 10 a 12 años

5. CIENCIAS 9. GEOGRAFÍA.

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EXACTAS Y NATURALES

BIOGRAFÍAS. HISTORIA

50 Medio ambiente. Ecología.

51 Matemáticas.

52 Astronomía. El espacio

53 Física.

54 Química. Mineralogía.

55 Ciencias de la tierra. Geología. Meteorología.

56 Paleontología. Fósiles. Animales del pasado

57 Biología.

58 Botánica.

59 Zoología.

90 Prehistoria y arqueología.

91 Geografía. Exploración de tierras y países. 92 Biografías.

93 Historia

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• LA SIGNATURA TOPOGRÁFICA EN LOS LIBROS DE FICCIÓN.

Es conveniente asociar una letra a las obras literarias, correspondientes al número 82, que aparezca en el tejuelo y que suelen distribuirse de manera conjunta en las estanterías: ( En algunas bibliotecas, incluso prescinden del nº 82) 82-N -para narrativas 82-P -para las recopilaciones de poemas, rimas y canciones 82-T -para las obras de teatro 82-C -para los cuentos 82-A -para los álbumes ilustrados 82-TBO -para tebeos, cómics...

Otra posibilidad, será realizar subdivisiones de estas lecturas asignando un número a cada género (Abies tiene esta posibilidad por defecto, aunque podemos hacer modificaciones si creemos más conveniente utilizar las letras añadiendo nuevos valores en la CDU). 82-1 Poesía 82-2 Teatro 82-3 Narrativa 82-4 Clásicos 82-9 Cómics

Poesía Teatro Daniel Pérez Fdez Gloria Fuertes “Alicia” “Versos Fritos”

82- T PER ali

82-1 FUE ver

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• ORIENTAR LAS LECTURAS EN LAS OBRAS DE FICCIÓN.

Vamos a clasificar los libros de ficción, el cuento y la narrativa, en diferentes grupos atendiendo a la madurez lectora. Los libros infantiles de poesía, teatro y cómic, se agrupan por género y no se diferencia edad lectora. Los libros informativos no se clasifican por edad, ya que éstos tienen diferentes niveles de lectura, debido a su maquetación, tipos de letras, imágenes y fotografías, y a ellos pueden acceder desde nuestros alumnos más pequeños hasta los de cursos superiores. Podemos utilizar varios criterios: diferenciar los libros de ficción por ciclos educativos o hacer grupos más flexibles (primeros lectores de 3 a 6 años, lectores en marcha de 7 a 9 años , lectores avanzados de 10 a 12 años y lecturas juveniles de más de 12 años). Cada grupo de lectores se diferenciará con un color y se colocará una pegatina circular de ese color, en la parte superior del lomo del libro.

•Primeros lectores •Lectores en marcha •Lectores avanzados •Lecturas juveniles

Este es un criterio que orienta a nuestros lectores cuando entran en la Biblioteca y se encuentran con “un bosque de libros”; son puntos de lectura que orientan, pero hay que dejar claro, que el lector puede llevarse en préstamo el libro que desee, se corresponda con su edad o no. Es importante que las personas que se encargan de estar en la Biblioteca en los momentos de préstamos, puedan aconsejar y recomendar lecturas a los chicos.

El Equipo de Biblioteca deberá hacer una selección acertada de acuerdo con los niveles lectores de los alumnos y no atendiendo exclusivamente a las orientaciones de edad lectora que las editoriales aconsejan.

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• FORRADO DE LIBROS

Forrar un libro no sólo nos garantiza prolongar considerablemente la vida del mismo, además, mejora notablemente el aspecto de aquellos que están más usados (un auténtico “lifting” con resultados exitosos). Organizar un taller de forrado, con la colaboración de padres, madres y alumnos mayores, suele ser un acierto. En algunos Centros, los chicos se llevan a casa el libro para forrar. Hay diferentes opciones. Una vez que cada documento ha pasado por cada uno de estos procesos, estará ya disponible para ocupar un lugar en la biblioteca, ponerse en circulación y tener un espacio en nuestra memoria y experiencia lectora.

Identificación de materia por color tejuelo

Edad lectora

Código de barras

BIBLIOGRAFÍA - CD BIBLIOTECAS ESCOLARES. MEC. - http://www.juntadeandalucia.es/averroes/bibliotecaescolar/ - http://www.pnte.cfnavarra.es/profesorado/recursos/biblioteca/coleccion_blitz.php Serie azul: “Cómo organizar una biblioteca escolar” y “La CDU en los currículos escolares”

- http://centros1.pntic.mec.es/cp.miralvalle/paginas/biblioteca/nuestra/nuestra.htm - http://www.educarex.es/bam/ (Biblioteca digital Arias Montano) - RUEDA, R. “Bibliotecas escolares”. Narcea,1998

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