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Tratamiento documentos electronicos 2011 Eje tematico 5
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INTEGRANTES
Paula Andrea Montaño
Jorge Mario Barrero
Gustavo Alberto Vargas
Ana Paula Arcila
CONTENIDO EJE TEMÁTICO 5
Tratamiento de los documentos electrónicos
ObjetivosResponsablesExpediente electrónicoExpediente Mixto ò HibridoProceso de gestión documentalOrganización del espacio de trabajoOrganización de los documentos
electrónicos
El rápido avance en las tecnologías de la información y
comunicación (TIC´S), ha producido cambios en los
archivos, de tal forma que se utiliza las herramientas de la
informática para gestionar grandes volúmenes de
información. Es así, que el número de documentos creados
directamente en los computadores creció de forma
geométrica y se comenzó a almacenar en formato
electrónico, dando lugar a documentos electrónicos de
archivo. Al tratarse de documentos electrónicos, la función
del archivo va ser sometida a ciertas modificaciones en
cuanto a la creación de los documentos, su valoración y
selección, su preservación, su acceso y su uso.
Es la gestión de los documentos administrativos producidos
por medios electrónicos y validados con firma electrónica, a
lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de su diseño
hasta su transferencia final a un archivo histórico
Fase de creación
Fase de producción
y vida activa
Fase de Archivo
Fase de diseño y análisis
Para poder aplicar un adecuado tratamiento a los documentos
electrónicos se debe tener en cuenta que la gestión documental
es fundamental para garantizar la gestión correcta de los
documentos a lo largo de su ciclo de vida, garantizando su
conservación, autenticidad, integridad y disponibilidad a largo
plazo.
Aplicación de Registro y tramitación
Gestor de documentos electrónicosGestor de documentos electrónicos
de archivo
Definición de criterios, normas, arquitectura…
Garantizar la recepción y distribución oportuna del documento.
Garantizar la organización, almacenamiento y conservación del documento.
Asegurar la disponibilidad del documento para su consulta en el archivo central.
Garantizar la disposición final de los documentos.
Establecer una metodología para recibir y distribuir la información.
Su accesibilidad
Darle un buen uso
Evitar su reproducción
Garantizar su autenticidad
Ante el reto de la era digital, el desarrollo de una visión estratégica referida a los
e-documentos están orientados a mejorar la gestión de información para La toma
de decisiones y la transparencia de una sociedad , empresas, instituciones
educativas y todo aquello que requiera los soportes documentales. Es
responsabilidad de todos, los individuos, las organizaciones y la comunidad
La gestión de documentos regula las prácticas efectuadas tanto por los responsables
de su gestión como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el
ejercicio de sus actividades. La gestión de documentos en una organización incluye:
El establecimiento de políticas y normas
La asignación de responsabilidades y competencias
Un expediente es el conjunto de los papeles y
documentos que corresponden a un determinado
asunto o negocio. También puede tratarse de la
serie ordenada de actuaciones administrativas
o judiciales.
A partir de la definición del expediente sustentado
en papel, surge en el año 1998 el Decreto Nº
65, referente al procedimiento administrativo
electrónico. Este regula la utilización de
mecanismos electrónicos para dar soporte al
expediente, y sienta las normas sobre el
procedimiento administrativo electrónico, las
disposiciones generales, firma electrónica y
digital.
Básicamente este decreto establece que las actuaciones en laadministración pública, así como los actos administrativos que sedicten en las mismas, podrán realizarse por medios informáticos.
Destaca que "...el expediente electrónico tendrá la misma validezjurídica y probatoria que el expediente tradicional. Ladocumentación emergente de la trasmisión a distancia, pormedios electrónicos, entre dependencias oficiales, constituirá, depor si, documentación auténtica y hará plena fe a todos susefectos en cuanto a la existencia del original trasmitido. Tododocumento electrónico autenticado mediante firma digital, seconsiderará como de la autoría del usuario al que se hayaasignado la clave privada correspondiente."
Los documentos se presentan en el mismo
orden en el cual se dieron las actuaciones y
trámites
Los documentos de un expediente pueden
varias en tipos y formatos
El expediente presenta un principio y un final
claros y predeterminados.
Son un conjunto de actuación de sucesiones.
Se Producen naturalmente dentro de la
estructura orgánica de las instituciones
Un documento hibrido o mixto es aquel que conforma información tanto en físico como electrónico, ya que si miramos a nuestro alrededor estas dos cosas van de la mano en todo lo que realizamos en nuestra vida cotidiana y más en la profesional.
También lo podemos mirar que son expedientes o documentos que están en el funcionamiento de producir, almacenar y lo mas importante en la conservación de los documentos ya sean en físico o en medio electrónico, ya que tenemos muchos medios de tecnologías que nos pueden ayudar para tener una muy buena conservación de los documentos ya que esto es un tema que nos interesa demasiado, y para esto está el método de la microfilmación para garantizar la información de los documentos que manejamos en nuestro entorno.
Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”
Titulo V: Gestión de Documentos
Artículos21al26:
Establece que las entidades públicas deberán elaborarprogramas de Gestión Documental pudiendocontemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes,señala los procesos archivísticos, la formación dearchivos a partir del concepto de archivo total, laobligatoriedad de elaborar y adoptar las tablas deretención, la reglamentación de los documentoscontables, notariales y otros, y la obligación de losinventarios documentales.
Gestión Documentalencaminada aleficiente, eficaz y efectivomanejo de ladocumentación, mediante la orientación yaplicación de procesosarchivísticos a lainformación producida yrecibida por laENTIDAD, desde suorigen hasta su destinofinal, con el objeto defacilitar suproducción, trámite, utilización y conservación.
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión
documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Un programa de gestión documental se define como el conjunto de
instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de
los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales
como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final de los documentos.”
1. Producción,
2. Recepción,
3. Distribución,
4. Trámite,
5. Organización,
6. Consulta,
7. Conservación, y
8. Disposición final de
documentos.
El sistema de trabajo es entendido como unacombinación de personas y equipos de trabajoque actúan juntos en un proceso laboral, parauna determinada empresa, en un lugar detrabajo y en un ambiente de trabajo bajocondiciones impuestas por las tareas que sehan de realizar.
Ciertas características del ambiente laboral sehan asociado con las lesiones que presenta elpersonal de una empresa, estascaracterísticas se le llaman factores de riesgode trabajo, por lo tanto, presentamos losmecanismos que evitan tales riesgosprofesionales.
CONDICIONES AMBIENTALES
ERGONOMIA
ERGONOMIA PREVENTIVA
La creación de un ambiente de trabajo favorable se establece a partir de los siguientes factores organizativos:
•La iluminación:
Debe ser adecuada para las tareas que se realizan y evitar accidentes e incidentes laborales. Lo indicado seria utilizar la luz natural.
•Colores
En las paredes o en el inmobiliario, los colores deben simpatizar con el buen ánimo de los empleados. Lo indicado es utilizar tonos claros.
•Temperatura ambiente
Varia según la dinámica del trabajo, puesto que no se pueden comparar pesados con sedentarios.
•Insonorización
El ruido que esta en el ambiente debe ser controlado puesto que genera dificultades para concentrarse.
También, la creación de un ambiente de trabajo
favorable se establece a partir de cambios en los
siguientes factores Humanos:
POSTURAS
Es la posición que el cuerpo adopta al desempeñar un
trabajo. Esto se puede evitar manteniendo una posición
neutral de las articulaciones del cuerpo. En la mayoría
de los casos, toda desviación de articulaciones se asocia
con dolor.
Por ejemplo:
•En la muñeca:
La posición de extensión y flexión se asocian con el
síndrome del túnel del carpo.
•En el hombro:
Abducción o flexión mayor de 60 grados que semantiene por mas de una hora/día, se relacionacon dolor agudo de cuello.
•En la columna cervical:
Una posición de flexión de 30 y 60 grados, vastaun tiempo para producir síntomas de dolor agudo.
•La extensión con el brazo levantado se harelacionado con dolor y adormecimiento cuello-hombro, el dolor en los músculos de los hombrosdisminuye el movimiento del cuello.
•En la espalda baja:
el ángulo sagital en el tronco se ha asociado conalteraciones ocupacionales en la espalda baja.
Es el área de la ergonomía que trabaja en íntima relacióncon las disciplinas encargadas de la seguridad e higiene enlas áreas de trabajo. Dentro de sus actividades se encuentrael estudio y análisis de las condiciones de seguridad, salud yconfort laboral para evitar situaciones, tales como :
•Angustia laboral.
La angustia laboral (work stress) es la suma de aquellas condiciones externas y exigencias del sistema de trabajo que actúan para perturbar la homeostasis de la persona.Sobre Tensión.
La "work strain" (reacción interna) es el efecto de la tensión laboral en relación con las con las características y aptitudes individuales. Las consecuencias son físicas y psíquicas.
•Fatiga.
Es la manifestación local o general, no patológica, de la sobretensión laboral, completamente reversible con el descanso.
La organización de los documentoselectrónicos debe entenderse como un procesoformal, regido por principios, normas yprocedimientos enmarcados dentro de laarchivística.
El documento electrónico de archivo es elregistro de informacióngenerada, recibida, almacenada por medioselectrónicos, que permanecen en estos mediosdurante su ciclo vital; es producida por unapersona o entidad en razón de sus actividades ydebe ser Tratada conforme a los principios yprocesos archivísticos. “La organización dedocumentos electrónicos de los archivos degestión consiste en agruparlos de acuerdo a laserie y/o subserie a la que pertenecen la cual hasido definida en el Cuadro de ClasificaciónDocumental “.
Para el éxito de toda entidad privada o publica es necesario someterse a las leyes que están establecidas para el manejo de documentación, y garantizar la legalidad y la eficiencia en sus procesos internos, como también la constitución de empresa y organización de documentación.
Toda organización debe estar a la par de los avance tecnológico, elconocimiento y la información institucional se han convertido en elrecurso primario para los individuos y para la economía engeneral, con este tipo de procesos especializados podemos mejorarla productividad y la eficiencia de la empresa u organizacióncortando costos, espacio y agilizando procesos.