Transparencia en Las Memorias de Sostenibilidad (CERSE, 2011)

8/7/2019 Transparencia en Las Memorias de Sostenibilidad (CERSE, 2011)

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CERSE Grupo 2Transparencia, comunicacin y estndares de los informes y memorias de sostenibilidad

22 de noviembre de 2010

Documento consensuado en el Grupo 2 del CERSEcomo resumen de una primera fase de su trabajo

y punto de partida para una segunda etapa del mismo _______________________________________________

Nota aclaratoria previa:Resulta de inters para el lector del presente documento y su mejor comprensin, queste forma parte de uno ms amplio que contiene apartados que desarrollan aspectosrelativos a la esfera de influencia de las empresas, el papel de la administracinpblica en la generalizacin de la RSE, el papel de las organizaciones que integran la

sociedad civil o los grupos de inters, entre otros.Siendo el inters de este Grupo de Trabajo n 2 el aportar al Pleno del CERSE,cuanto antes, un conjunto de recomendaciones que colaboren en la mejora de latransparencia y la calidad del proceso de elaboracin de los informes/memorias desostenibilidad es por lo que se ha desarrollado y cerrado, en primera instancia, elapartado de Recomendaciones sobre principios y criterios para informar fruto delesfuerzo y consenso de los miembros del Grupo.El Grupo de Trabajo continuar avanzando en el desarrollo y consenso del resto deapartados del documento amplio que, una vez concluido, aportar mayor consistenciay coherencia a algunos aspectos que en el texto que ahora se aporta puedan parecerpoco desarrollados.

RECOMENDACIONES SOBRE PRINCIPIOS Y CRITERIOS PARA INFORMAR:

En el Grupo de Trabajo sobre Transparencia consideramos necesario, como partefundamental de nuestro cometido, ofrecer una serie de recomendaciones bsicas atener en cuenta en los procesos de elaboracin de los informes de las empresas yorganizaciones. El fin ltimo de estas recomendaciones es, por un lado, orientar a lasempresas y organizaciones en el inicio del proceso de informar sobre sus actividades


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de RSE y, por otro, para aqullas que ya lo han iniciado, mejorar la calidad del procesoadecundolo a un contexto que sea comparable y le aporte fiabilidad. Estasrecomendaciones son de carcter general aunque en su aplicacin se debern ajustaral tamao y circunstancias de dicha empresa u organizacin.El Grupo de Trabajo sobre Transparencia, Comunicacin y Estndares de los informes

y memorias de sostenibilidad, a travs de estas recomendaciones, tambin pretende,desde el contexto de Espaa, contribuir al debate europeo e internacional sobre lacomunicacin de factores sociales y medioambientales, as como sobre los criterios aintegrar en un posible marco de aplicacin europea para la comunicacin de la RSE.Con este marco se persigue garantizar que la informacin aportada refleje una imagencompleta y correcta sobre su impacto en la sociedad, destacando el valor que tienenlas actuaciones y polticas no econmicas como son los aspectos sociales ymedioambientales en el xito y competitividad de la empresa.El esquema propuesto pretende ser bsico, pudiendo ser objeto de ampliacin ydesarrollo, pero que sirve como punto de partida para lograr que losinformes/memorias puedan ser comparables y fiables.

Para una mayor claridad, estas recomendaciones se estructuran en tres apartados:A. Principios y criterios bsicos: a tener en cuenta para que el informe/memoria

aporte una imagen fiel de la empresa/organizacin.B. Temas y subtemas: que se derivan de los principios y criterios bsicos como

aspectos que se deberan incluir en el informe/memoria cuando proceda. Losindicadores concretos no se han desarrollado en esta fase de trabajo aunque,en la mayora de los casos, de la informacin identificada a priori se puedenconstruir indicadores a medida por la entidad informante. En cualquier caso, setrata de una materia pendiente de debate en el seno de este Grupo de Trabajodel CERSE.

C. ndice del informe/memoria: recomendacin que pretende orientar sobre laforma prctica de ordenar los contenidos en el informe/memoria.


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A. PRINCIPIOS Y CRITERIOS BSICOS

Principios Criterios

1. Reconocimiento de compromisos y logrosLa informacin debera recoger los compromisos voluntariamente adquirirospor la empresa/organizacin y se deberan encuadrar en un proceso demejora progresiva, en el que se expliquen los objetivos marcados, el gradode alcance, las posibles desviaciones y, en su caso, la reformulacin deobjetivos.As mismo, se debera indicar el proceso de integracin de esos objetivos enlas prcticas de gestin diaria de la empresa/organizacin.

2. ProgresividadEl proceso de informacin podr iniciarse de una forma bsica, su mejoraser una consecuencia lgica de su continuidad en el tiempo y laconsecucin de los compromisos adquiridos.

TRANSPARENCIADe forma que permita auna persona razonable einformada la toma dedecisiones, generandocredibilidad hacia laempresa u organizacin.

GLOBALIDADDe forma que abarque lasreas de influencia de laempresa u organizacin

3. ComparabilidadLa informacin aportada por las empresas/organizaciones debera sercomparable en aquellos puntos relevantes en base al apartado B con la deotras de su mbito, de forma que los datos ofrecidos aporten valor y permitanconocer realmente el alcance de su actividad y la evolucin y tendencias desu comportamiento en el tiempo.

a) ContextualidadPara que se pueda dar esa comparabilidad, la empresa/organizacin deberaenmarcarse en el contexto social, medioambiental y econmico en lassiguientes dimensiones:

- Territorial- Sectorial

b) EvolucinDeberan indicarse datos de las situaciones anteriores para poder apreciarlas mejoras alcanzadas.

- Histrica: Procurando aportar la serie de datos de los aos anteriores

c) MetodologaResulta fundamental conocer la metodologa que se ha utilizado para laobtencin de los datos que se ofrecen. Para ello siempre que existandeberan utilizarse metodologas de clculo internacionales aceptadas y, ensu defecto, estndares comnmente conocidos en el sector de que se trate.De no existir stos, se debera explicar el mtodo utilizado.

- Metodologas de clculo Internacionales- Otros comparables-Explicacin del sistema propio.


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4. RelevanciaDebera indicarse el alcance de la actividad de la empresa u organizacin,delimitando su rea de influencia.

a) Cobertura del Informe

Indicar en el informe el alcance de todas las reas de actividad y geogrficasen las que intervengan es especialmente relevante para empresas uorganizaciones que realizan actividades en diferentes pases o tienen unaactuacin muy diversificada (en estos casos tiene especial importancia lainformacin sobre su cadena de suministro y distribucin).

b) Informacin significativaLa informacin aportada debera cubrir aquellos aspectos significativos, esdecir, relevantes para que sus grupos de inters (accionistas, clientes,trabajadores, etc.) puedan formar una opinin o tomar una decisin razonadasi as lo consideran1. Se debera utilizar una exposicin objetiva contemplandolos aspectos positivos y negativos de la actividad de la empresa uorganizacin.

c) Proceso de identificacin de sus grupos de inters einterlocucinCada empresa u organizacin debera identificar sus propios grupos deinters y las organizaciones, y en su caso los interlocutores, que losrepresentan. Se debera tambin informar sobre los instrumentos de dilogoo comunicacin que tengan o vayan estableciendo con ellos y los resultadosde esta relacin.

5. Accesibilidad y difusinLa informacin que se publique peridicamente debera ser de fcil acceso yclara en su exposicin, para que sea comprensible por las partes interesadas.Su difusin se debera realizar a travs de los principales canales disponibles

para la empresa u organizacin (pgina web, memorias de actividad, etc.)

6. VerificabilidadEn coherencia con el criterio de progresividad del proceso de informacin, esdeseable que finalmente la empresa/organizacin decida adoptar un sistemade verificacin del informe/memoria, realizada por un tercero independientecon la adecuada y reconocida capacidad tcnica, de conformidad con lasnormas de revisin de la informacin internacionalmente aceptadas, quepermita acreditar frente a terceros un grado de fiabilidad adecuado en cuantoa la veracidad de los datos representados y a la aplicacin de los principiospreviamente mencionados.

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Por ejemplo: en el caso de los inversores, decidan adquirir acciones de una empresa socialmenteresponsable; los clientes decidan comprar un determinado producto; los trabajadores y sindicatos seimpliquen en el proyecto; etc.


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B. TEMAS Y SUBTEMAS:

De los principios y criterios mencionados en el apartado anterior se derivan los temas y subtemas concretos susceptibles dinforme/memoria.

La relacin de temas y subtemas que se indican a continuacin, tratan de abarcar aquellos aspectos que estn directamente la RSE, si bien en muchos casos no sern aplicables a las circunstancias de una empresa/organizacin en concreto. La intcampo de anlisis para su consideracin a la hora de informar, pero no se trata de forzar a su justificacin o a una respuesta o

Muchos de los aspectos recogidos en el Desarrollo de subtemas pueden parecer redundantes por estar ya recogidos espaol y por tanto ser de obligado cumplimiento; sin embargo, teniendo en cuenta el alto nivel de interdependencia existencuando las actividades productivas, comerciales o de aprovisionamiento se realizan en o con pases en los que su descontempla n eficazmente estos aspectos, su explicitacin supone un marco de referencia til para asegurar el alineamient

de la empresa/organizacin en o con - esos pases con las prcticas implantadas en Espaa.


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TemasGrandes temas queconforman la RSE

Subtemas Desarrollo de subtem

1) Apoyo y respeto a la proteccin de los DerechosHumanos fundamentales, dentrode su mbito de influencia

Para empresas cuya actividad bsica yla parte ms relevante de su cadena desuministro y distribucin2 se desarrollanicamente en Espaa, deberan informar sobre:

Existencia de polticas o declaracionesde la organizacin a favor de losderechos humanos

Existencia de Cdigos de Conducta Acciones que la empresa desarrolla y

que demuestran el compromiso de laorganizacin a favor de los derechoshumanos

Para empresas cuyas actividadedistribucin, tienen lugar en pasiguientes circunstancias, se de

Contratacin de fuerzas de segur Repercusin de sus actividades e

su caso, tomadas en relacin con Influencia en la cultura de las com Trabajo forzoso Trabajo infantil Polticas que incidan positivamen

Polticos y la no connivencia conderechos humanos.

Deberan informar de las medidas adoen su mejora.

Derechos HumanosRespeto a la dignidad

de la persona

2) Evitar la complicidad en laviolacin de los DerechosHumanos

Informacin sobre las medidas implantadas para evitarlo: Dilogo con legtimos representantes locales para proponer acciones positivas Inclusin del tema en el Cdigo de Conducta

2 Cuando esta cadena sea esencial para su funcionamiento.


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1) Consumos de agua,electricidad, gas, y otras materias primas

Informacin sobre consumos: Consumos directos de energa, como por ejemplo de gas electricidad, combustible, Consumos de elementos, como por ejemplo: agua, papel, tner, material de oficina u

2) EmisionesInformacin sobre emisiones, como por ejemplo: Emisiones directas de procesos (CO2, NOx, SO2, polvo). Emisiones indirectas (transporte)

3) Vertidos Informacin sobre vertidos, como por ejemplo: Vertidos industriales (caudal, pH, DBO, DQO)

4) Residuos y reciclajeInformacin sobre los residuos y las polticas de reciclaje existentes, como por ejemplo: Residuos Peligrosos Residuos No Peligrosos Residuos reciclados

5) Gestin Medioambiental

Descripcin de: Poltica medioambiental Principio de precaucin y prevencin Sistema de gestin medioambiental Programas de Formacin Medioambiental Certificacin medioambiental (Normas ISO, UNE, EMAS)

6) Eficiencia

Descripcin de medidas relativas a: Actuaciones de reduccin de consumos (por ej.: aislamiento de edificios, iluminaci Uso de productos y servicios eficientes Empleo de energa renovables Mejora de procesos industriales Sustitucin de combustible

Medio AmbienteReduccin del impactomedioambiental de las

actividades de laempresa u

organizacin

7) BiodiversidadDescripcin de: Zonas/hbitats protegidos a los que pueda afectar la actividad de la empresa/organiz

Impactos y acciones implantadas para reducirlos.


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6) Salud, seguridad e higiene enel trabajo

Definicin de riesgos y su evaluacin Poltica de prevencin Actuaciones y rganos para su seguimiento y correccin Seguimiento de la accidentabilidad en sus diferentes grados y su evolucin

7) Formacin Tipo de formacin impartida (prevencin de riesgos, mejora del puesto de trabajo, e

8) Retribuciones

Poltica retributiva Remuneraciones y sistemas de incentivos vinculados a la sostenibilidad Beneficios sociales Actuaciones destinadas a la consecucin de un nivel de vida digno en pases en vas


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1) Consejo

Informacin explcita sobre: Compromiso del Consejo con la RSE Poltica retributiva del Consejo y alta direccin Comisiones existentes en el Consejo (auditora, nombramientos, retribuciones, respo Conflicto de intereses de consejeros y alta direccin

2) Transparencia en la gestinfinanciera.

Informacin explcita sobre: Gestin del capital ISR (de las inversiones de la empresa/organizacin en general y

Pensiones) Contribuciones a las Administraciones Pblicas de los pases en los que opera la em Poltica de donacionesBuen Gobierno

Como muestra de unos propsitos claros y

defendibles

3) Actuaciones en relacin conlos Grupos de Inters

Informacin explcita sobre: Identificacin de los Grupos de Inters y en su caso las organizaciones que los repre Polticas y prcticas de implicacin de los Grupos de Inters Mecanismos de dilogo y comunicacin con los grupos de inters Formacin, cuando proceda, a grupos de inters en materia de RSE Control de la seguridad y efecto sobre la salud en productos y servicios, como prote Acceso a instalaciones y oficinas para personas con discapacidad Responsabilidad en los mensajes de comunicacin comercial Sistemas de sugerencias y reclamaciones Polticas de RSE en la cadena de suministro (filiares, proveedores, contratas, subcon

sensibilizacin al respecto, proyectos comunes, preferencias, exigencias, etc., y medeficaz aplicacin de los compromisos asumidos al respecto

4) Respeto y compromiso con lascomunidades donde se establezca

Informacin sobre: Medidas de respeto -o en su caso tolerancia ante las costumbres locales, tradic

seas de su identidad cultural.

5) Corrupcin

Informacin explcita sobre: Existencia de un Cdigo de conducta y cualquier otro procedimiento con referencias

sector pblico y privado Sistemas de seguimiento del cumplimiento del cdigo de conducta y proteccin de d Polticas con respecto a los controles sobre blanqueo de dinero Polticas relacionadas con el trfico de influencias y conflicto de intereses


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EN TODOS LOSTEMAS

Informacin de cumplimiento Se deberan incluir las sanciones o condenas significativas a la empresa y organizacionesmaterias, as como las medidas correctoras de los incumplimientos detectados.


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C. NDICE DEL INFORME/MEMORIA

Una vez considerados los criterios que deberan primar en la elaboracin delinforme / memoria, as como la descripcin de los temas y subtemas que se deberan trataren el informe para garantizar la transparencia y calidad de la informacin, es necesarioestructurar dicha informacin para lo que se propone el siguientendice:

ndice orientativo del informe/memoria:

1) Perfil

2) Gobierno, compromisos y grupos de inters

3) Gestin y desempeo

a) Derechos Humanos

b) Medio Ambiente

c) Derechos Laborales

d) Buen Gobierno

4) Anexos: notas, verificacin, etc.

Breve descripcin de los contenidos de los captulos propuestos en el ndice:

1) PERFIL

Resulta esencial para una correcta comprensin del informe/memoria que el lector dela misma disponga de una informacin general y de contexto de la empresa uorganizacin. Por ello, este apartado debera contener al menos informacin sobre:

a) Periodo que cubre el informe / memoria.

b) Estructura organizativa de la empresa/organizacin y persona/organizacin decontacto para posibles consultas sobre el contenido del informe/memoria.

c) Estructura de la propiedad de la empresa/organizacin (Relacin de principalesaccionistas, propietarios...)

d) Marca/s y productos/servicios que ofrece.

e) Zonas geogrficas en las que opera.

f) Informacin relevante que refleje la dimensin de la empresa/organizacin: entreotros, n. de empleados, n. de clientes, n. proveedores y su facturacin,


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principales magnitudes econmicas (como podra ser el volumen de ventas, debeneficios, de inversiones, ratio de endeudamiento, pago de impuestos).

g) Relacin de los principales proveedores, contratas y subcontratas

h) Cobertura del informe/memoria: resulta esencial para el lector entender sobre quest informando la empresa/organizacin, en cuanto a qu actividades o a quzonas geogrficas. Para facilitar la visin de conjunto se puede indicar cmoacceder a informacin complementaria.

i) Informacin sobre los cambios ms significativos que se hayan producido en elperodo y que sea conveniente sealar al lector para una mejor apreciacin de losdatos (p.e. una fusin, ampliacin de instalacin, aparicin de normativa quecondicione ciertos procesos, evolucin del empleo, etc.).

j) Estrategia de la organizacin en aspectos de responsabilidad social, sin olvidarcules son los objetivos de la empresa/organizacin, la descripcin de losprincipales impactos, riesgos y oportunidades.

k) Identificacin de riesgos sectoriales y gestin de los mismos.

l) Polticas y medidas internas para garantizar la precisin, la exhaustividad y laveracidad de la informacin presentada en el informe / memoria.

m) Organizaciones y asociaciones a las que la empresa pertenece o en las queparticipa, como contribucin a la definicin de su mbito de influencia.

2) GOBIERNO, COMPROMISOS Y GRUPOS DE INTERS

a) El contenido de este epgrafe aporta informacin esencial sobre los rganos dedecisin de la empresa u organizacin, especialmente en el caso de empresas uorganizaciones que no tienen obligacin de realizar un Informe de GobiernoCorporativo, por ejemplo: estructura del Consejo de Administracin y lasComisiones dependientes del mismo; mecanismos para evitar conflictos deintereses (cdigos de conducta), etc. La informacin sobre Gobierno Corporativorelevante para la RSE debe aparecer expresamente en el informe/memoria de RSE

b) Se debera incluir la identificacin de los grupos de inters de laempresa/organizacin adems de los canales de comunicacin disponibles y loscompromisos derivados de la relacin entre la empresa/organizacin y susprincipales grupos de inters:

i) Criterios para la identificacin y seleccin de las partes interesadas y lasorganizaciones que los representan.

ii) Mtodos de consulta con las partes interesadasiii) Resultados de estas relaciones, compromisos adquiridos si los hubiere.


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3) GESTIN Y DESEMPEO

A continuacin, los apartados a incluir deberan seguir y desarrollar el esquema deinformacin incluido en las tablas anteriores sobre los temas de:

a) Derechos Humanosb) Medio Ambientec) Derechos y Polticas Laboralesd) Buen Gobierno

4) ANEXOS

a) Informe de verificacin independiente: en el caso de que se realice.b) Direcciones comerciales.c) [aqullos que la empresa/organizacin considere necesarios]

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