Universidad de Lima

Escuela Universitaria de Ingeniería

Facultad de Ingeniería Industrial

Trabajo de investigación:

Sistemas de Información de la empresa Alicorp S.A.A.

Arista Concha, Diego Alonso

2007008

1

Fonseca Sandoval, Cecilia

2007041

2

Silva Delgado, Paola Elizabeth

2007102

9

Timarchi Ynoñán, José Francisco

Salvador

2007106

8

Lima - Perú

Julio de 2011

ÍNDICE

1. Introducción

2. Preliminares

a. Descripción de la Empresa elegida

b. Misión y Visión

c. Objetivos Empresariales

3. Situación Actual de la Organización

a. Estructura Actual

b. Funciones de la Empresa

c. Análisis de la situación actual de los SI/TI.

4. Inventario y Clasificación de las TICs actuales empleadas en la

organización

a. Hardware

b. Software

c. Bases de Datos

d. Telecomunicaciones

5. Análisis del Proceso a Mejorar

a. Modelamiento de Procesos:

i. IDEF0 actual

ii. IDEF0 mejorado

b. Modelamiento de Datos:

i. Modelo E-R actual

ii. Modelo E-R propuesto.

c. Identificación y justificación de las TICs requeridas para la implantación

de la mejora propuesta.

2

6. Gestión de las TICs en la Organización

a. ERP

b. SCM

c. CRM

d. BPM

e. KM

f. BI

g. e-Business

h. GIS

i. Otros

7. Otros Aspectos de los Sistemas de Información

a. Seguridad de los SI

b. Auditoria de los SI

c. Aspectos éticos y sociales de los SI

8. Conclusiones y Recomendaciones

9. Bibliografía

3

1. Introducción

Los sistemas de información son imprescindibles dentro de una empresa, ya

que se encargan de apoyar las actividades de una empresa. En este trabajo de

investigación analizaremos a fondo cuales son los elementos involucrados en

los procesos de la empresa Alicorp, y como interactúan estos entre si para

apoyar las actividades de la empresa, permitiéndole ser una de las empresas

lideres de nuestro país en la actualidad.

2. Preliminares

a) Descripción de la Empresa elegida

Alicorp es una empresa dedicada a la elaboración de productos industriales, de

consumo masivo y nutrición animal. En todos sus procesos de producción, Alicorp

cumple con estándares internacionales de calidad y competitividad. En los últimos

años, la empresa ha elevado sus niveles de producción consolidando su liderazgo en

diversas categorías.

En todas las plantas se llevan a cabo mejoras en el ordenamiento, señalización e

identificación de áreas, equipos y herramientas; asimismo se adoptan métodos y

sistemas laborales internacionales como son: Buenas Prácticas de Manufactura (BPM)

y TPM (Mantenimiento Producto Total).

El liderazgo de Alicorp, alcanzado en el Perú y en los mercados de Argentina,

Colombia, Ecuador y Centroamérica, se sustenta en la adopción de los principios de

sostenibilidad en todas nuestras actividades y relaciones con los agentes de interés.

El accionar socialmente responsable de Alicorp está siendo recompensado con la

confianza de nuestros consumidores, inversionistas y colaboradores. Hemos logrado

satisfacer sus expectativas con productos de alta calidad, con buenas prácticas de

gobierno corporativo, un estricto cuidado del entorno medioambiental  y una adecuada

gestión del clima laboral.

4

b) Misión y Visión

La Misión de Alicorp comprende el motivo de ser de la empresa, definido de la

siguiente manera:

“Somos una empresa dedicada a la producción y comercialización de

alimentos y derivados, integrada por personas con espíritu de empresa,

comprometidas en fijar nuevos estándares de excelencia en la satisfacción de

Ios clientes”

Para el 2015 la visión de Alicorp es la siguiente:

“Sorprendemos a nuestros mercados con innovación. Transformamos

categorías en experiencias extraordinarias. Nuestro objetivo es estar dentro de

las 250 empresas más grandes de Latinoamérica.”

c) Objetivos Empresariales

Mediante una política integrada de los sistemas de gestión, Alicorp busca cumplir los

siguientes objetivos:

Exceder las expectativas de nuestros clientes y consumidores ofreciéndoles

productos saludables y servicios en constante innovación, con la aplicación de

exigentes estándares de calidad.

Prevenir la contaminación ambiental, asegurar el uso adecuado de recursos,

promover el comportamiento seguro para evitar que las personas sufran

lesiones o daños a su salud en nuestras instalaciones y a eliminar los daños

materiales en general.

Cumplir con los requisitos legales aplicables y voluntarios que la Empresa

asuma y proteger nuestras actividades contra su posible uso por

organizaciones ilícitas.

Desarrollar a nuestro personal.

Ser socialmente responsable con nuestro entorno.

5

3. Situación Actual de la Organización

a) Estructura Actual

Alicorp está compuesta por los negocios de consumo masivo, productos industriales y

nutrición animal, así como por diversas áreas de línea y soporte corporativo.

Actualmente trabaja bajo una estructura de organización matricial, la cual se presenta

a continuación.

Fuente: Memoria Anual 2009 Alicorp S.A.A

Así también, la empresa cuenta con la siguiente organización de vicepresidencias:

6

Fuente: Alicorp en línea

http://www.alicorp.com.pe/espanol/nosotros.html

El área de Sistemas pertenece a la Vicepresidencia de Finanzas, Administración y

Sistemas y está conformada por 115 personas las cuales se distribuyen según el

siguiente organigrama:

7

Fuente: ALICORP S.A.A

b) Funciones de la Empresa

Analizaremos las funciones de Alicorp según cada área que conforma la empresa,

siendo ésta la que se muestra a continuación:

Área Función

RRHH y relac.

institucionales

Velar por el bienestar de los trabajadores, seleccionar personal,

administrar la capacitación y mantener relación con entes externos.

ProducciónResponsable de lograr niveles óptimos de productividad en términos

de eficiencia, efectividad, calidad y costos.

Desarrollo

Tecnológico

Desarrollo de nuevos productos y de la mejora de existentes y costos

de manufactura a través del desarrollo y optimización de procesos.

CalidadResponsable de administrar los Sistemas de Gestión de Calidad,

Ambiental y Seguridad Alimentaria de la compañía.

MantenimientoResponsable por la confiabilidad de los equipos de producción, con

técnicas de mantenimiento preventivo y predictivo de equipos.

Automatización

Responsable de los montajes de las plantas nuevas, de la

modificación de los sistemas existentes de la parte eléctrica y de

automatización.

Proyectos de

Ingeniería

Ejecución de los proyectos de inversión, del desarrollo de ingeniería

básica y coordinación para ingeniería de detalle.

SeguridadPropósito de controlar las pérdidas reales y potenciales relacionadas

con lesiones, enfermedades ocupacionales y daños materiales.

Planeamiento

Industrial

Responsable de planificar la producción, compra y distribución de los

productos que la empresa comercializa.

8

Materias

Primas

Responsable de abastecer a las plantas con materia prima de

calidad, a costos competitivos y de manera oportuna.

Compras

Locales

Realizar adquisiciones respondiendo en el menor tiempo y buscando

calidad y obtener la mayor rentabilidad en dichas operaciones.

Almacenes de

Insumos

Responsable de gestionar con los proveedores el abastecimiento de

insumos, envases y repuestos a las plantas de producción.

DemandaPronosticar la demanda del mercado, de distribuir los planes de

venta y de proveer de información e indicadores de ventas.

DistribuciónResponsable del diseño y gestión del modelo de distribución física

de productos a clientes a nivel nacional.

Servicio al

Cliente

Incorporar valor agregado a los procesos que aseguren la excelencia

en la satisfacción de los clientes internos y externos.

VentasResponsable de optimizar la gestión de ventas en cada región

ejecutando eficientemente las estrategias planteadas.

MarketingResponsable de detectar las oportunidades de negocios y desarrollar

productos que satisfagan las necesidades de los consumidores.

Comercio

Exterior

Responsable de manejar la logística de todas las importaciones y

exportaciones de la empresa.

Sistemas

Proponer e impulsar el uso de la tecnología en los procesos,

identificando soluciones beneficiosas, evaluando requerimientos

tecnológicos y de información de las áreas usuarias.

Contabilidad

Brindar información financiera y de gestión, en forma oportuna y

confiable, a los clientes internos y externos para la toma de

decisiones.

Presupuestos

Responsable de la elaboración del presupuesto base de la empresa,

y de la consolidación y control del presupuesto de gastos e

inversiones.

9

c) Análisis de la situación actual de los SI/TI.

Las principales actividades que mantiene ALICORP en su proceso productivo son de

vital importancia estudiar para explicar los principales procesos y para ello hemos

tomado el modelo de la cadena de valor aplicándolo a la empresa.

Fig. – CADENA DE VALOR

Actividades Primarias

Logística Interna

Operaciones

Logística Externa

Marketing y Ventas

Servicios

Actividades de Soporte

Abastecimiento

Desarrollo tecnológico

Recursos Humanos

Infraestructura de la empresa

10

Los principales procesos de producción de Alicorp se dan en el rubro de consumo

masivo, específicamente en los negocios de Aceites domésticos, Fideos, Margarinas

Domésticas. Los procesos de Desarrollo Tecnológico también forman parte de la

política de actualización de Alicorp S.A.A implementando las plantas de fabricación

de los diferentes productos que tiene en todos sus negocios.

Hemos realizado un análisis y la manera de cómo se relacionan las mejoras,

correcciones y nuevas ideas o rumbos en la estrategia de la organización con las

mejoras informáticas y los nuevos sistemas que se implementan. Cabe resaltar que las

soluciones implementadas son la mayoría basadas en software específico pero

podemos apreciar que en muchas otras se usan recursos que en una primera estancia

son gratis, como mensajería, chat, videoconferencias.

El uso e integración de herramientas basadas en un sistema virtual de acceso por los

trabajadores de la empresa, genera un ambiente de mejora, eficiencia, motivación,

comunicación y desarrollo constante por el uso de las herramientas que cada vez se

van ampliando de acuerdo a las necesidades del cliente externo en primer lugar y

luego sobre el cliente o departamento más importante dentro de la empresa.

Sistemas

En enero del 2008 se implantó el Sistema SAP para Pro-Oriente. Ese mismo año se

desarrolló el proyecto “Anaconda”, que consistió en la entrega de la producción de

“Mimaskot” directamente al Centro de Distribución Central utilizando faja

transportadora. En mayo, se instaló el nuevo sistema comercial de distribuidoras en

distribuidora exclusiva medina y la solución móvil en Molinera Inca. En junio, se

implementó el módulo de Integración de Manufactura (Manufacturing Execution

System-MES) en Refinería Copsa (integrando la información de la planta al SAP) y el

Sistema Comercial en Distribuidoras de Helados en Ecuador. En agosto, se

implementó el Sistema de Gestión de Almacenes (Mega) en Ransa para productos de

Alicorp y los informes de gestión de Molinca. En setiembre, se implementó el módulo

QM en Planta de helados Lamborgini y el Sistema de Información para Distribuidoras

de Ecuador (alianza con el Grupo Alarcón) y se trabajó en el proyecto “Trazabilidad”

en negocio de nutrición animal (gestión de stocks por lotes). En octubre, se

implementó el SAP en negocio de nutrición animal en Alicorp Honduras y el Sistema

ROM Multiempresas. En noviembre, se fusionaron todas las operaciones de Alicorp

11

Ecuador (ex Eskimo y Agassycorp) y a la implementación de QM en Planta Eskimo de

Ecuador y de los Informes de ventas en Ecuador. En diciembre, se sistematizó la

fusión de Propersa con Alicorp Colombia, los nuevos libros y registros contables

requeridos por SUNAT, la “Trazabilidad” en planta Calixto Romero (gestión de stocks

por lotes) y se implementó el Sistema de Planes Comerciales para el área de Ventas.

Ventas

El proyecto “MIND”, implementado en el total de las Distribuidoras Exclusivas (DEX) a

nivel nacional, tuvo como objetivo implantar un software que ofrezca alta seguridad,

integración con SAP, ejecución en línea y reducción de costos de equipos, todo lo cual

nos permite incorporar las mejores prácticas de Alicorp y optimizar la gestión de las

distribuidoras. Se alcanzó un récord histórico de distribución de “Manty” a nivel

nacional (60%) y se consolidó su liderazgo en el mercado. En la categoría de galletas,

se superó por primera vez la plataforma de las 2,000 toneladas por mes con récords

históricos en la distribución promedio de Lima de las marcas core: “Casino” (62%),

“Soda V” (52%), “Chomp” (52%), “Tentación” (54%) y “Glacitas” (37%). Se consolidó

en las distribuidoras de Lima la plataforma de distribución a restaurantes “Ventas a la

Carta”, que incrementó en 120% el número de clientes atendidos y en 42% la venta en

toneladas en este giro de negocio. Expandimos a provincias la fuerza de ventas

especializada en panaderías (vía DEX), aumentando el número de panaderías

atendidas en 24% y la venta en toneladas en 41% en este giro de negocio. Mediante el

plan de “Reclutamiento y Sistema de Incentivos a Heladeros”, se logró reclutar 1,800

heladeros durante la campaña 2007-2008, número que excedió en 50% al de la

campaña 2006-2007. Se rediseñó el programa de exhibición y visibilidad minoristas

“MaxiVentas”, incrementando la facturación en 14% con respecto a 2007 en bodegas y

puestos de mercado participantes.

Calidad

Se renovó la certificación ISO 9001 para nuestras Plantas Copsa, Galletera, Fideerías,

Sidsur y Calixto Romero. Se certificó en ISO 9001 a las Plantas de Breña y Rímac, e

integramos al Sistema de Calidad de Distribución en el de Supply Chain. Se renovó la

certificación ISO 14001 para las Plantas Copsa, Sidsur, Calixto Romero y Fideerías,

iniciando objetivos ambientales destinados a la reducción del consumo de energía

eléctrica. Se renovó la certificación de la autoridad sanitaria para los planes HACCP en

12

las plantas productoras de alimentos. Se inició el proyecto de migración de la

documentación del SMAD (Sistema Mecanizado de Administración de Documentos) al

KM (Knowledge Management) del SAP. Se implementó mejoras en el sistema de

calidad de la planta de Eskimo, en Ecuador, con el uso del módulo de calidad en SAP,

especificaciones visuales para todos los productos y asignación de mayores recursos

para la gestión.

Desarrollo Organizacional

La visión de la empresa al 2015 es: “Sorprendemos a los mercados con nuestro

crecimiento agresivo e innovación. Transformamos categorías comunes en

experiencias extraordinarias. Nuestro objetivo es estar entre las 250 empresas más

grandes de Latinoamérica”. Para lograr esta visión, toda la organización debe

interiorizar y llevar a la práctica cada uno de los pilares que la conforman: “innova,

crea, crece”. Con este objetivo, se realizaron diversas actividades dirigidas a nuestro

personal: talleres y dinámicas en todas las áreas a cargo de los propios gerentes,

entrega de merchandising y exposición visual del logotipo de la visión y de las frases

motivadoras. Se renovó el boletín interno electrónico “Flash Alinotas” con dos nuevas

secciones: una dedicada a la nueva visión de Alicorp y la otra, llamada Alicorp T-

informa, que difunde notas de interés general y tips para el personal. Se incorporaron

entrevistas y testimoniales de diferentes colaboradores de nuestra empresa logrando

incrementar el promedio de notas en un 48%. Se amplió el alcance del programa

“SMART” a las gerencias y mandos medios de la organización. “SMART” es nuestro

programa de excelencia gerencial, diseñado para desarrollar el potencial de nuestros

gerentes. Actualmente el 82% de los participantes se encuentra en los niveles de

Excelencia y Avanzado. Con respecto a las competencias asociadas al modelo,

lograron el nivel de excelencia, 86% en Compromiso con Alicorp, 76% en Compromiso

con los Resultados, 64% en Compromiso con el Cliente, 63% en Desarrollo del

Recurso Humano, 52% en Capacidad de Influencia y 48% en Liderazgo. También se

reforzó el proceso de desarrollo de nuestra plana gerencial con la implementación del

“Módulo de Inteligencia Emocional”: los gerentes asistieron a talleres donde recibieron

feedback de sus propios jefes, pares y colaboradores sobre sus fortalezas y áreas de

oportunidad relacionadas a las competencias emocionales. Se realizó un estudio de

clima organizacional con la empresa Hay Group, para evaluar la satisfacción del

personal de la nuestra compañía. Se obtuvo un porcentaje de favorabilidad del 77%,

resultado que ubica 11 puntos porcentuales por encima del promedio de las empresas

13

top de Latinoamérica (con favorabilidad promedio de 66%). Los resultados obtenidos

en cada una de las dimensiones fueron los siguientes: efectividad de empresa, 80%;

efectividad individual, 76%; trato con el empleado, 71%; y compromiso general, 85%.

Recursos Humanos

Se lanzamos el “Programa de Desarrollo de Liderazgo (PDL)”, dirigido a jefes,

supervisores, líderes de línea y/o afines que trabajan en las plantas. El objetivo de este

programa es fortalecer las habilidades fundamentales de interacción para que

impacten en el liderazgo intermedio y en el clima de las plantas de Alicorp. Dos nuevas

promociones de jóvenes ejecutivos se unieron al Programa de Desarrollo “Skills”, el

cual a la fecha cuenta con más de 120 participantes. Este programa, con instructores

nacionales e internacionales de primer nivel, tiene como objetivo principal potenciar

habilidades que permitan a los ejecutivos acelerar su crecimiento profesional.

En alianza con la Universidad del Pacífico, se desarrolló el Programa de

“Especialización en Gestión Comercial (EGC)”, dirigido a la Fuerza de Ventas. Durante

2008, se obtuvieron excelentes resultados desarrollando en los participantes la

habilidad para tomar decisiones que consideran aspectos estratégicos de la gestión de

ventas. Actualmente, el programa beneficia a más de 50 trabajadores a nivel nacional.

La metodología utilizada refuerza conocimientos teóricos y habilidades clave que se

plasman en un trabajo aplicativo en el cliente. Se desarrolló la automatización del

programa “Conversando con la Gerencia”. El nuevo sistema permitirá a los gerentes

entrevistadores auto gestionar sus entrevistas y contar con información sobre los

temas de mayor interés en su equipo de trabajo.

Operaciones

Se lanzó el programa “Beneficios de Salud”, que cuenta con convenios para que el

trabajador y sus familiares directos puedan gozar de porcentajes de descuento en

farmacias y clínicas mediante la sola presentación de su fotocheck. Se creó el “Portal

de Políticas y Procedimientos de Recursos Humanos”, que pone a disposición de los

trabajadores una herramienta de consulta para estandarizar patrones de

comportamiento en el trabajo y criterios para la toma de decisiones relacionadas con el

14

personal. En el mes de marzo se culminó la implementación del módulo de nómina de

Ecuador, diseñado sobre la base de la legislación laboral de dicho país. Este

desarrollo permitió integrar su sistema de Recursos Humanos a la plataforma SAP y

optimizar los recursos utilizados para las labores de nómina. Se capacitan a los

principales usuarios de servicios de tercerización de la empresa en el manejo

responsable de esta modalidad de contratación, en línea con las nuevas disposiciones

laborales sobre la materia.

En coordinación con el área de Distribución, realizamos un operativo de fiscalización a

nivel nacional para garantizar que los transportistas cumplan con sus obligaciones

laborales con el personal estibador que les brinda servicio, y creamos los mecanismos

de control para asegurarnos del cumplimiento permanente de dichas obligaciones.

La implantación de la solución SAP R/3 fue un rotundo éxito. Se implementó en todos

los procesos de negocios, en todas las sedes de la empresa, lo que significó que todos

los procedimientos y sistemas se cambiaron de un día para otro. Con SAP se cuenta

ahora con información integral acerca de la empresa, en tiempo real y de forma

accesible, que redundará en una efectiva política de ventas, disminución de días de

cobranza, optimización de la negociación con los proveedores para mejorar los

precios, mejora en la administración de la rotación de inventarios, entre otros aspectos

claves del negocio. La funcionalidad de Warehouse Management, y con aplicaciones

para el manejo de código de barras y de radio frecuencias es de mucha ayuda para

esto, la empresa Teklogix, partner de SAP, que cuenta con un software certificado por

SAP para el manejo de los almacenes de productos terminados ha sido de soporte.

Las soluciones implementadas que se han aplicado han dado como resultado por su

efectividad y flexibilidad en el tiempo y por la integración de información de la

organización en su totalidad, en una excelente herramienta para hacer frente a las

exigencias del nuevo milenio.

4. Inventario y Clasificación de las TICs actuales empleadas en la organización

a. Hardware

Se refiere a todas las partes físicas y tangibles de una computadora: sus componentes

eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos, sus cables, gabinetes o cajas,

periféricos de todo tipo y cualquier otro elemento físico involucrado.

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PC´S: Los trabajadores de la empresa utilizan en su mayoría la siguiente computadora

la cual cuenta con la señalada descripción:

Descripción:

Sistema operativo instalado

Windows® 7 Professional original 32 bit

Windows Vista® Business original 32 bit

Windows® XP Professional (disponible a través de derechos de

actualización a versión anterior desde Windows® 7 Professional

original)

Windows® 7 Home Basic original 32 bit

Windows Vista® Home Basic original 32 bit

Familia de procesador

Intel® Celeron® Dual Core

Intel® Pentium® Dual Core

Intel® Core™2 Duo

Intel® Core™2 Quad

Chipset Intel® Q43 Express

Memoria máxima

Ampliación posible a 16 GB

Disco

Capacidad de 250 Gigas.

Computadoras portátiles: Estas son otorgadas a los Directores, Gerentes y Jefes de

área. Actualmente la licitación ha sido ganada por HP con las famosas Notebooks.

Descripción:

Sistema operativo instalado

Windows Vista® Business original 32 bit

Windows Vista® Home Basic original

Windows Vista® Business original con actualización a Windows XP

Professional e instalación personalizada

FreeDOS (puede variar según el país)

Familia de procesador

Intel®Core™2Duo

Intel® Celeron® Dual-Core

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Peso del producto

A partir de 2,4 kg

Memoria máxima

Ampliación posible a 8 GB

Disco

160GB – 320GB

Tamaño

14,1"

Tarjeta gráfica

Mobile Intel® Graphics Media Accelerator 4500MHD

Impresoras: Una impresora es un periférico de salida. La empresa cuenta con dos

tipos de impresoras. Cada área cuenta con una impresora Serie HP LaserJet 9050

para imprimir en blanco y negro. Asimismo cada área cuenta con 3 impresoras HP

Color LaserJet serie CP3520 para imprimir a color

- Serie HP LaserJet 9050 ( una por área)

- HP Color LaserJet serie CP3520 ( 2 o 3 por área)

Memorias USB: Una memoria USB es un dispositivo de almacenamiento que utiliza

memoria flash para guardar la información requerida y no necesita baterías.En

ALICORP las memorias USB son utilizadas por todos los integrantes para transportar

datos e información de sus casas al lugar de trabajo y viceversa.

Scanner: Un scanner es un dispositivo de entrada en el ordenador. En la empresa

ALICORP se utiliza para pasar imágenes de folletos, revistas a la computadora y

poder incluirlo en presentaciones o almacenarlos para su uso posterior.

- HP Laserjet MP4345

Servidores:

Servidor Blade: son una versión compacta de sistemas montados en

rack. El Blade incluye una CPU, memoria y dispositivos para

almacenar datos. Diseñados para aprovechar el espacio, reducir el

consumo y simplificar su explotación.

o Blade IBM HS

o Blade HP BL460c

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Servidores Rackeables: el servidor es una unidad completa en

si mismo. Esto significa que contiene la CPU, memoria,

fuente de alimentación, ventiladores y disipadores. Estos

servidores son atornillados en el rack, y cada uno es conectado a la red corporativa

usando un cable separado.

o Servidor rack HP ProLiant DL385

Equipos de Comunicaciones: Sirven para mantener comunicación a la central con

las diferentes tiendas y los centros de información, asimismo permiten el acceso a

Internet.

b. Software

Para el presente trabajo se ha catalogado el software utilizando la clasificación

aprendida en clase, con lo cual se forman cuatro grupos: programas de aplicación de

propósito general, programas de aplicación de propósito específico, programas de

administración de sistemas y programas de desarrollo de sistemas. Dado que Alicorp

no emplea software del último tipo, se explicará a detalle las otras tres categorías, y

los programas que caen en ellas.

i) Aplicaciones de Propósito General

La empresa utiliza lo siguiente:

Microsoft Office 2007

Herramientas incluidas entre otras:

o Microsoft Word: procesador de texto

o Microsoft Excel: hoja de calculo

o Microsoft Power Point: programa de presentaciones

o Microsoft Access: programa de bases de datos

o Microsoft Outlook: agenda y cliente de correo electronico

o Microsoft Front page: editor de paginas web visual

o Microsoft Photo manager: editor grafico

o Microsoft Publisher: editor para crear tarjetas, pancartas etc.

o Microsoft Project: gestion de proyectos

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Comunicator Office: Permite que los miembros del equipo puedan enviar y recibir

mensajes electrónicos de manera instantánea, y de este modo comunicarse y

colaborar en tiempo real. Vendría a ser groupware.

ii) Aplicaciones de Propósito Específico

Antivirus: Su es detectar y eliminar virus informáticos. La empresa cuenta con el

antivirus Kaspersky Anti-Virus 2010, el cual realiza una combinación de protección

reactiva y preventiva, protegiendo a la empresa de virus y troyanos de manera eficaz.

iQSoft HD  (Help Desk) Programa utilizado para la asistencia en ocurrencia tanto en

aplicaciones informáticas y ocurrencias en general.

IQSoft RRHH: Programa utilizado para el pago de planillas y como administrador de

personal (ingresos y salidas de personal).

File Servers: Administrador de archivos compartidos.

SAP: En el 2010 la empresa ha implementado la nueva Estructura Organizacional en

SAP, programa con el cual se podrá consolidar información de diferentes áreas y

manejarlas en un solo programa.

Software contable: La empresa cuenta con un software contable llamado CONCAR, el

cual está destinado a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software

contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una

empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar,

cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas,

etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas

contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos

necesarios.

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Software de Tesorería: Permite un control sobre los pagos y flujos de efectivo,

asimismo es el software con el que se controlan los arqueos de caja y se verifican las

ventas de la cadena contra lo que reporta la empresa de trasporte de dinero.

Software comercial: Software de desarrollo propio creado especialmente a la medida

de la empresa, a través de este se controla todo el surtido de la cadena, se manejan

los precios, inventarios, promociones, niveles de servicio de proveedores, facturación,

etc.

iii) Aplicaciones de Administración de Sistemas

En Alicorp se utiliza el sistema operativo Windows XP, el cual cuenta con secuencias

más rápidas de inicio e hibernación que sus versiones anteriores. Algunos atributos de

este sistema operativo son:

Capacidad del sistema operativo de desconectar un dispositivo externo, de

instalar nuevas aplicaciones y controladores sin necesidad de reiniciar.

Nueva interfaz de uso más fácil.

Uso de varias cuentas, lo que permite que un usuario guarde el estado actual y

aplicaciones abiertos en su escritorio y permita que otro usuario abra una

sesión sin perder esa información.

ClearType , diseñado para mejorar legibilidad del texto encendido en pantallas

de cristal líquido (LCD) y monitores similares.

Escritorio Remoto, que permite a los usuarios abrir una sesión con una

computadora que funciona con Windows XP a través de una red o Internet,

teniendo acceso a sus usos, archivos, impresoras, y dispositivos;

Soporte para la mayoría de módems ADSL y conexiones wireless, así como el

establecimiento de una red FireWire.

c. Bases de Datos

Para administrar sus bases de datos, Alicorp hace uso de los Sistemas de Gestión de

Base de Datos (Database Management Systems o DBMS), los cuales constan de

software muy específico, que sirve de interfaz entre la base de datos, el usuario y las

aplicaciones que la utilizan. Alicorp gestiona sus bases de datos mediante tres

herramientas:

20

Cubo: Interfaz para obtener reportes entre el lenguaje de consulta estructurado (o

SQL, siglas de Structured Query Language) y el usuario.

Oracle: Sistema de gestión de base de datos relacional (o RDBMS por el acrónimo en

inglés de Relational Data Base Management System), desarrollado por Oracle

Corporation.

IBC: Utilizado para el intercambio de datos con proveedores.

d. Telecomunicaciones

Alicorp hace uso de una red según la tipología de estrella, en la cual las computadoras

se conectan a un dispositivo central conocido como concentrador o hub, el cual es un

dispositivo que permite centralizar el cableado de una red y poder ampliarla. Dicho

dispositivo recibe una señal y repite esta señal emitiéndola por sus diferentes puertos.

El hub usado en Alicorp es de la marca Bay Networks y su capacidad es de 10baseT.

5. Análisis del Proceso a Mejorar

Al evaluar distintos procesos de la empresa, elegimos el proceso de gestión de

pedidos para un análisis detallado y propuesta de mejora. Alicorp estima que

aproximadamente 20% de las quejas de los clientes se deben a entregas retrasadas.

A continuación explicamos los pasos que actualmente conforman la gestión de

procesamiento de un pedido grande de un supermercado.

a. Modelamiento de Procesos

i) IDEF0 actual

Alicorp realiza el procesamiento de pedidos en tres grandes etapas: preparar el

pedido, armar el pedido y finalmente cargarlo en un camión.

La primera etapa consiste en la preparación del pedido, donde se realiza la solicitud de

productos mediante el ingreso de una orden de venta. Para que la orden puede ser

aceptada, el analista de ventas que recibe la información.

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Esta llega mediante una llamada, un fax, un correo o usando el sistema B2B, servicio

online de clientes que ha sido diseñado para que los clientes puedan hacer sus

pedidos, ver la situación de los mismos y consultar su cuenta corriente. El analista

evalúa la información teniendo en cuenta la base de datos de los clientes, la Sunat y el

plazo de entrega de 4 días.

Luego viene el armado de pedidos. Comienza con la recepción del pedido aprobado

por el analista del almacén el cual ingresa el pedido al sistema donde se realiza un

envío de la información del pedido al Sistema de gestión de almacenes (MEGA). El

sistema verifica si hay stock disponible, la prioridad de los pedidos de acuerdo al tipo

de cliente (A, B, C, D, E) y la fecha de vencimiento de los productos del almacén. El

sistema genera, teniendo en cuenta estos limitantes, un reporte de armado de pedido

que indica a un operario dentro del almacén la ubicación exacta para armar el pedido

propiamente dicho. El operario, usando un aparato de radio frecuencia, que incluye un

lector de barras, terminal de comunicación de datos y un teclado manual, recibe la

información de la ubicación de los productos y los recoge. A medida que los va

recogiendo, el sistema automáticamente lo resta del stock. Los operarios se movilizan

a través del almacén usando montacargas eléctricos y considerando siempre las

normas que han sido certificadas en el almacén, tales como OSHAS, la ISO 9001 y

BPM. El operario va colocando los pedidos en un canal de distribución determinado

por el software MEGA, que ha sido diseñado especialmente para que los camiones

puedan recoger la carga con facilidad. Una vez terminada la recolección del pedido, un

supervisor comprueba que el reporte del mismo concuerde con los productos que los

operarios han sacado del almacén.

El último paso consiste en cargar el pedido al camión designado por el analista de

transportes, para llevar la mercadería a su destino. Los estibadores se encargan de

colocar el pedido dentro de la unidad de transporte asignada por dicho analista, quien

programa la unidad en el sistema ERP, SAP, previa consulta de la base de datos de

camiones y selecciona de acuerdo a capacidad y disponibilidad del vehículo. El

vehiculo parte con un conjunto de guías manuales a su destino final.

22

ii) IDEF0 mejorado

Para el modelamiento del IDEF0 mejorado, se plantea la posibilidad de mejorar el

procesamiento de los pedidos mediante la implementación de comercio electrónico a

través de internet, con el cual se espera un incremento sustancial de la eficiencia en el

proceso. Como se demuestra en el presente IDEF0, con la implementación de

comercio electrónico se reduce a cuatro el número de pasos del procesamiento de

pedidos y se elimina gran parte del papeleo.

La primera etapa consiste en la elección del cliente, donde, por medio de un catálogo

electrónico, el cliente realiza el pedido y la computadora envía directamente el pedido

a la máquina del vendedor. Luego se pasa a la etapa de comprobación, donde la

computadora del vendedor verifica el crédito del cliente y los bienes que quiere que

estén disponibles. La tercera etapa consiste en la notificación, donde los

departamentos de almacén y embarque son avisados para preparar mercancías para

la entrega. La etapa final es la facturación, donde el departamento de contabilidad

factura al cliente electrónicamente.

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b. Modelamiento de Datos

i. Modelo E-R actual

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ii. Modelo E-R propuesto.

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c. Identificación y justificación de las TICs requeridas para la

implantación de la mejora propuesta.

Para la implementación de un sistema de comercio electrónico se requieren más

servidores blade (el ya mencionado Blade IBM HS se perfila como una buena opción).

El número de ellos se tendría que determinar en trabajo conjunto entre las áreas de

marketing y sistemas para poder pronosticar el tráfico electrónico (y con ello, los

requerimientos técnicos) en este nuevo rubro de ventas.

En lo que respecta a software, se necesitaría usar software de procesamiento de

transacciones y de información gerencial (TPS y MIS), diseñados especialmente para

Alicorp. La compra de paquetes no es una opción adecuada porque se trata de una

empresa grande en expansión. Cloud computing tampoco es recomendable ya que la

información es muy sensible como para que sea manejada por terceros.

Se tendría que acoplar todo esto a la base de datos manejada por Oracle y a la red de

topología de estrella que se usa actualmente.

6. Gestión de las TICs en la Organización

a. ERP (Enterprise Resource Planning)

Es un sistema interfuncional dirigido por un paquete integrado de módulos de software

que da soporte a los procesos internos básicos de la compañía. Estos procesos están

asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una

compañía comprometida en la producción de bienes o servicios.

En ALICORP la decisión de implantarlo fue en febrero del 2010, al notar que la

información en las distintas áreas no se encontraba integrada, muchas veces un área

desconocía las operaciones de otra cuando ésta información era fundamental. Es así

como decide implementarlo y contactar a una empresa integradora de software: IBM

El sistema ERP permitirá optimizar los procesos empresariales, tener acceso a toda la

información de forma precisa, confiable y oportuna, compartir información a nivel de

áreas y eliminar operaciones y datos innecesarios. Y así otorgar apoyo a los clientes y

permitir la toma oportuna de decisiones junto a una disminución de los costos totales

de operación.

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b. SCM (Supply Chain Management)

Es un sistema interfuncional e interempresarial que utiliza tecnología de información,

que se enfoca en optimizar la planeación y las operaciones de la cadena de suministro

de la empresa.

La empresa ALICORP utiliza su software comercial como un sistema de SCM ya que

le permite tener mejores pronósticos de ventas, reducir inventarios de materias primas

y / productos en proceso, reducir costos logísticos, cumplir con las fechas ofrecidas a

sus clientes y ser más eficientes.

c. CRM (Customer Relationship Management)

Es una aplicación que apoya las estrategias del negocio orientadas a dar una mejor

atención y servicio al cliente.

El tipo de software utilizado para apoyar la relación con el cliente es ORACLE,

herramienta cliente/servidor para la gestión de base de datos. Este software es un

producto vendido a nivel mundial aunque debido a su elevado precio se ve

generalmente sólo en empresas grandes y multinacionales.

d. KM (Knowledge Management)

Concepto que trata de transferir el conocimiento y experiencia existente entre los

miembros de la organización, de modo que pueda ser utilizado como un recurso

disponible para otros.

En ALICORP se utiliza el software QUAKER CHEMICAL el cual permite almacenar el

aprendizaje organizacional, recurrir a procedimientos estandarizados que reflejen la

experiencia de la organización, administrar y transferir y aplicar el conocimiento de la

empresa. A dicho software no se le da el uso adecuado pues no todos los procesos se

encuentran documentados y faltan manuales.

e. BI (Business Inteligence)

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Técnicas informáticas que se usan para encontrar y analizar los datos empresariales

de los diferentes procesos y a menudo tiene como objetivo apoyar en la toma de

decisiones empresariales.

ALICORP empezó a usar este programa hace varios años. Gracias a este sistema

puede conocer cuál es la tendencia en los precios para sus diferentes líneas de

productos, como serán los pronósticos de ventas e información parecida.

Así también provee un mecanismo para buscar datos con rapidez y tiempo de

respuesta uniforme independientemente de la cantidad de datos o la complejidad del

procedimiento de búsqueda.

f. e-Business

Es la integración del negocio de una empresa incluyendo productos, procesos y

servicios por medio del Internet.

Alicorp no utiliza esta tecnología que se está expandiendo en todas las industrias a

nivel mundial. La integración de esta tecnología en su proceso de venta, podrá agregar

valor al negocio de la empresa mediante un buen diseño y estrategia del mismo, para

lograr una mejor calidad de servicio y así aumentar la satisfacción del cliente con el

producto y servicio que brindan.

g. GIS (Sistema de Información Geográfica)

Es una integración organizada de hardware, software y datos geográficos diseñado

para capturar, almacenar, manipular, analizar y desplegar en todas sus formas la

información geográficamente referenciada con el fin de resolver problemas complejos

de planificación y gestión.

En ALICORP, este programa está en proyecto ya que podría ser de bastante ayuda

para la compañía.

h. Otros: EDI (Electronic Data Interchange)

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Conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas de mensajes, para la

transmisión por medios electrónicos, preparados en un formato capaz de ser leído por

la computadora y de ser procesado automáticamente.

ALICORP cuenta con el software EDICOM el cual al final de día envía órdenes de

compra a los proveedores que cuentan con sistemas EDI. Este sistema permite

grandes ahorros en personal, reduce los errores de facturación, elimina el costo de

papelería y mensajera y permite obtener información instantánea

7. Otros Aspectos de los Sistemas de Información

a. Seguridad de los SI

Alicorp siendo una empresa tan grande y líder en el mercado debe invertir en la

seguridad de sus sistemas de información. Debe protegerse de robo de información;

sea de empresas competidoras o cualquier otra persona interesada; situaciones que le

traerían grandes pérdidas económicas. Es así como buscan proteger la información y

reducir su vulnerabilidad.

Alicorp hace uso de varios medios para proteger su información interna, aplicando

toda la protección en toda la empresa y en los diferentes niveles de la organización.

Por ejemplo, usa los Firewall para proteger de usuarios no autorizados las redes

internas como son el Intranet y la mensajería instantánea de la compañía. El firewall

que tiene como tarea evitar que usuarios de internet no autorizados tengan acceso a

estas redes, se encarga de examinar los mensajes que se transmiten y a través de

ellas y bloquea los que cumplen los criterios de seguridad especificados.

Para proteger las computadoras de virus malintencionados cada una de las maquinas

cuenta con antivirus que se encargan de reconocer estos elementos y eliminarlos

automáticamente.

Así también, la empresa debe asegurarse de que si por algún motivo la información de

documentos resultase dañada, se cuente con la copia de seguridad necesaria. Para

esto existen los “backups” o también conocidos como copia de seguridad. Estas

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copias de seguridad se realizan cada fin de mes para asegurarse que tienen toda la

información posible guardada y respaldada.

b. Auditoria de los SI

No ha sido posible conseguir información exacta o precisa, pero según lo alcanzado

los procesos de auditoria interna se efectúan por departamentos en la empresa y

siempre se realizan una vez al año. Hay un equipo que se dedica a realizar esta

inspección teniendo ellos un manual de cómo ejecutarla. Siempre el enfoque que se

da es para la mejora continua y detección de no conformidades en el uso de los SI.

c. Aspectos éticos y sociales de los SI

La tecnología de la información y los sistemas de información dan lugar a nuevos

aspectos éticos tanto para los individuos como para las sociedades porque crean

oportunidades para un cambio social intenso y así, amenazan las distribuciones

existentes de poder, dinero, derechos y obligaciones.

Entre los principales aspectos éticos, sociales y políticos propiciados por los sistemas

de información en la empresa se encuentran las siguientes:

Derechos de propiedad:

La empresa cuenta con licencia para todos los programas que utilizan los

usuarios, asimismo está prohibido que el personal instale programas en las

computadoras, ya sean comprados o descargados de Internet.

Derechos y Obligaciones:

a. Derechos:

La Compañía asigna privilegios de acceso a cada usuario a información de la

empresa mediante el uso de contraseñas, contribuyendo de esta manera a

mantener el sistema de control interno.

La Compañía respeta la privacidad de sus colaboradores, esta se reserva el

derecho de acceder a toda la información creada, almacenada o transmitida

por los recursos Informáticos de la Organización.

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b. Obligaciones:

Se encuentra terminantemente prohibido retirar de la empresa información de

uso interno sin la autorización debida de la gerencia de área.

No se debe compartir las carpetas de Windows para “Todos”. Las carpetas de

Windows deben compartirse sólo para el personal necesario.

Las contraseñas que la gerencia ha asignado a cada uno de los usuarios

deben almacenarse de forma segura, esto implica no divulgarlas o

compartirlas.

Está prohibida la instalación de cualquier software y/o hardware no autorizado

por esta área. (shareware, freeware, impresoras, PDAs, quemadores de CD’s,

computadoras, discos portátiles, memorias, etc).

Está prohibido el uso de los Recursos Informáticos de la Compañía para:

- Fines personales o en favor de terceros no relacionados con el negocio.

- Almacenar, procesar, o transmitir contenido que pudieran considerarse

inapropiado, ofensivo, ilegal o que afecte la seguridad o los intereses de

la Compañía.

- Cometer o intentar cometer actos ilícitos y/o para los que no ha sido

autorizado por la Gerencia de área.

- Responder o transmitir “cadenas de correo”

- Ejecutar (doble click) archivos adjuntos provenientes de personas

desconocidas y ajenas a la empresa

- Navegar por páginas de Internet que no guarden relación con el negocio.

Responsabilidad y control

Soporte Técnico es el área que vigila se respeten los estándares tecnológicos,

de licenciamiento, y de seguridad de cada elemento que se introduce a la

Infraestructura Tecnológica de la Compañía.

Todos los usuarios son responsables por proteger los recursos informáticos de

accesos indebidos, modificaciones, divulgación y destrucción.

Los usuarios con computadores portátiles (laptops) deben mantenerlas en todo

momento protegidas con cable y candado.

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Sanciones:

El Área de Soporte Técnico revisará periódicamente el respeto a estas

Políticas. El incumplimiento conllevará a acciones disciplinarias.

Mantenimiento de estas Políticas

La custodia de estas Políticas la tiene el Jefe de Tecnología, quien es

responsable de su implementación y de monitorear su cumplimiento.

8. Conclusiones y Recomendaciones

Conclusiones

a) Los conocimientos de gestión de información aprendidos en el curso han sido de

gran utilidad para entender la manera en como las empresas almacenan,

distribuyen y transmiten la información.

b) La matriz IDEF es una muy buena herramienta de análisis, ya que, cuando se

comparan opciones, permite ver tanto la reducción de procedimientos como de

requerimientos de diversa índole.

c) El uso de las tecnologías de gestión en empresas pueden tener notables

mejoras y usos como un manual de prácticas de gestión basado en TICs para

empresas asi como redefinir el flujo de proceso del negocio, aspectos vitales

para que el desarrollo de las actividades sea el óptimo deseado.

Recomendaciones

a) Dado que Alicorp se encuentra actualmente en expansión internacional, se

recomiendo implementar sistemas integrados de gestión de la información lo

antes posible, para que la empresa pueda tener toda la información centralizada

y se puedan desarrollar estrategias multidomésticas a largo plazo. De esa

manera también se podría aprovechar el conocimiento adquirido en distintas

partes del mundo.

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b) Se recomienda implementar el sistema de comercio electrónico, ya que es un

canal que está entrando con fuerza en diversos mercados y sigue una tendencia

en alza.

c) Es muy importante estar al tanto de los cambios tecnológicos en la actualidad y

sobre todo en lo que respecta a la seguridad de los sistemas que se pueden

implementar. Siempre no está de mas revisar de tanto en tanto el mercado sobre

las opciones viables a usar.

9. Bibliografía

HILL, Charles W.L. Administración Estratégica. México, Mcgraw, 2005.

http://www.alicorp.com.pe/espanol/nosotros.html

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