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Sistemas de Gestion Documental y tablas de retención documental
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GESTIÓN DOCUMENTAL II
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GESTION DOCUMENTAL
TALLER N°1
Rosa Aura Peñaloza García
Fanny Andrea Gutiérrez Sierra
Grupo N° 4
Universidad del Quindío
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
2013
GESTIÓN DOCUMENTAL II
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GESTION DOCUMENTAL II
TALLER N°1
Rosa Aura Peñaloza García
Fanny Andrea Gutiérrez Sierra
Grupo N° 4
Docente
María Nelly Gómez Ciro
Universidad del Quindío
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
2013
GESTIÓN DOCUMENTAL II
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CONTENIDO
Introducción 4
Objetivos 5
Taller 6-10
Conclusiones 11
Bibliografía 12
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INTRODUCCION
Dentro del ámbito laboral como futuros profesionales en el campo de la Ciencia de la
Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística, se busca dar a
conocer la gestión documental, no solo desde el punto de vista actual, sino logrando
mostrar un poco su origen, además se comenta la importancia que alcanza
actualmente dentro y fuera de las organizaciones públicas y privadas, no solo en la
ordenación y correcto uso de las operaciones archivísticas, sino también al facilitar la
difusión de los fondos archivísticos a sus usuarios directos.
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OBJETIVOS
Objetivo General
Conocer y analizar el proceso y las bases para el desarrollo e implementación de un
Programa de Gestión Documental en una empresa.
Objetivos Específicos
Identificar el papel y los aspectos generales de un Programa de Gestión Documental
Entender y conocer la normatividad vigente para el PGD.
Entender el manejo, almacenamiento y publicación de las Tablas de Retención Documental.
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1. ¿Qué es un programa de Gestión Documental y cuáles objetivos pretende
alcanzar? GESTIÓN DOCUMENTAL
Se define como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por
las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
Programa de gestión documental.
Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo
de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad.
Gestión documental pretende alcanzar los siguientes objetivos:
• Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivo, como
lenguaje natural de la administración pública.
• Procurar la racionalización y control en la producción documental, en
atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos
documentales.
• Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que
ayuden al medio ambiente.
• Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo,
radicación y distribución de la correspondencia.
• Regular el manejo y organización del sistema de administración de
documentos y archivos.
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• Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de
retención documental, organización, transferencias primarias.
• Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
• Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información.
Consideraciones básicas. Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los
siguientes aspectos:
• Administrativos: aspectos como la transparencia, la simplificación de
trámites y la eficiencia.
• Económicos: reducción de costos derivados de la conservación de
documentos innecesarios.
• Archivísticos: concepto, de archivo total, ciclo vital del documento
principios de procedencia y de orden original.
Planeación.
Diagnóstico:
Obedece a un plan de acción con líneas concretas que faciliten su implementación
de manera efectiva. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y
largo plazo. Para realizar este diagnóstico las entidades podrán retomar o actualizar
los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar.
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Requisitos técnicos:
Se refiere a la definición de las condiciones o instrumentos técnicos previos como:
contar con manuales de procesos y procedimientos, con una complicación de formas
o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas
de valoración documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general,
existencias de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de unidad de
correspondencia.
Requisitos administrativos. Se refiere a la necesidad de integrar el programa de gestión documental con todas
las funciones administrativas de la entidad.
2. ¿Cuál es el ente rector de la política Archivística en Colombia?
El Archivo General de la Nación, como ente rector de la política archivística en
Colombia, está comprometido en mejorar el desempeño de su Gestión desde todos
los temas, esto con criterio de eficiencia, eficacia y efectividad, mediante el
crecimiento y compromiso de sus colaboradores, impulsados por una adecuada
gestión documental que impulse y dé confiabilidad a la información, para satisfacción
de sus clientes.
La MISION del Archivo General de la Nación, está enmarcada dentro de una política
de orientación, conservación, difusión y custodia del Acervo Documental del país,
garantizándole a la comunidad los principios, derechos y deberes constitucionales.
Los siguientes elementos estratégicos fueron validados y aprobados por el Comité de
Control Interno y en los niveles pertinentes:
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El AGN es un establecimiento público del orden nacional encargado de:
Formular, orientar y controlar la política archivística.
Coordinar el Sistema Nacional de Archivos.
Recuperar, conservar y difundir el acervo documental del país y el que
custodia.
Servir a la comunidad y garantizar los principios, derechos y deberes
constitucionales.
3. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en su título V, Artículo 21 y Artículo
19?
Capítulo V
Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas
que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos,
independientemente del soporte en que produzcan la información para el
cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es
desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben
aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información.
Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a
las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, para facilitarles la
adopción y adaptación del programa.
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En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de
Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción,
distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los
documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de la
elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento
archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y
procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción
al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que
rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública,
agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos
informativos.
Articulo 19
El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación
profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación
formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.
Artículo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar
tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos,
empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático,
siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
Organización archivística de los documentos.
Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta
aspectos corno la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales,
la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos
soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
PARÁGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de
la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos
exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e
inalterabilidad de la información.
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PARÁGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores históricos no
podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados
mediante cualquier medio.
Articulo 21
Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar
programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y
procesos archivísticos.
PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la
validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su
autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes
procesales.
4. ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional que han
contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los
problemas que conlleva la gestión de documentos?
Las dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y
organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de
documentos son:
La Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la
Cultura (UNESCO)
El consejo Internacional de Archivos (CIA)
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5. La Gestión Documental fue originada hace miles de años; pero ¿En qué país y
en qué año fue concebida y reconocida oficialmente la Gestión de
Documentos?
La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de
los años 50 y de acuerdo por un autor, fue reconocida de forma oficial en ese
país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una
auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a
partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos desde
que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor histórico.
A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un
modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la
inflación de papel en el seno de las administraciones y la búsqueda de la
eficacia y la economía en la gestión de asuntos públicos y en relación con el
ciudadano; ante esta situación comienza a adaptar a su idiosincrasia
administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en los
Estados Unidos.
En Colombia el Reglamento General de Archivos _ Acuerdo 07 de 1994
expedido por el Archivo General de la Nación, contemplo el termino Gestión
de Documentos y desarrollo el tema en aspectos como la responsabilidad
frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos,
sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental,
transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de
documentos.
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6. ¿Cuál es la Ley General de Archivos?
La Ley General de archivos es la LEY 594 DE 2000, por medio de la cual se dicta la
ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.
Con esta el tema de la gestión documental queda consignado en el Título V,
Artículos 21al 26, en los que se establece que las entidades públicas deberán
elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la
formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las
tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y
otros y la obligación de los inventarios documentales.
7. ¿Qué debe hacer una entidad para que el Programa de Gestión
Documental pueda ser gestionado de manera apropiada?
Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera
apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas
proferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nación así como las demás
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normas aplicables a la entidad. A continuación se señalan las normas de carácter
general relacionadas con la gestión documental: Constitución Política de Colombia.
Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas
culturales y naturales de la Nación”.
Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y
a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo,
tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan
recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y
privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y
demás garantías consagradas en la Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo
pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con
las formalidades que establezca la ley.
Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria
reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale, con
fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y
demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso
inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro
de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el
gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad.
Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán
en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar”.
(Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).
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Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su
pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la
de fundar medios masivos de comunicación”.
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la
rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.
Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.
El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para
garantizar los derechos fundamentales”.
Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje,
investigación y cátedra”.
Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales
de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y
los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e
inembargables.
Artículo 70. ”El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura
de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación
permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las
etapas del proceso de creación de la identidad nacional”.
Artículo 71. “La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los
planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en
general, a la cultura...”.
Artículo 72. “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El
patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad
nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e
imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se
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encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que
pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica.
Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos
públicos salvo los casos que establezca la ley”.
Artículo 94. “La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la
Constitución y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como
negación de otros que, siendo inherentes a la persona humana, no figuren
expresamente en ellos”.
Artículo 95. “La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la
comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El
ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica
responsabilidades. Toda persona está obligada a cumplir la Constitución y las leyes.
Son deberes de la persona y del ciudadano:
1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios;
2. Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones
humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las
personas;
3. Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para
mantener la independencia y la integridad nacionales;
4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia
pacífica;
5. Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país;
6. Propender al logro y mantenimiento de la paz;
7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia;
8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de
un ambiente sano;
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9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de
conceptos de justicia y equidad”.
Artículo 112. “Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno
podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar
alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les
garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación
oficiales; de uso de los medios de comunicación social del Estado de acuerdo con la
representación obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores;
de réplica en los medios de comunicación del Estado frente a tergiversaciones
graves y evidentes o ataques públicos proferidos por altos funcionarios oficiales, y de
participación en los organismos electorales...”
Artículo 113. “Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la ejecutiva y la judicial.
Además de los órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes,
para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del
Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la
realización de sus fines”.
Ley 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos
Nos. 33, 34, 35. Regula archivos de las historias clínicas.
Ley 23 de 1982. Artículo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85)
Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el
Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 31de 1992. Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservación de documentos del Banco de
la República.
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Ley 44 de 1993. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982.
Ley 23 de 1995. Artículo 37. Factura electrónica.
Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad
en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la
corrupción administrativa.
Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.
Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia.
Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos,
informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos
por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y
eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad,
integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Ley 527 de 1999. Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos,
del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único
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Artículo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes
contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los
demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los
acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los
manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones
colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario
competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón
de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e
impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes
confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.
Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido.
No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones
respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como
retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su
conocimiento.
No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o
documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas
no autorizadas.
Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema
Financiera.
Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades
financieras públicas en liquidación.
Ley 951 de 2005. “Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión”
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Ley 962 de 20005 Ley anti trámites
Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos
administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales.
Artículo 633. Información en medios magnéticos. Para efectos del envío de la
información que deba suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de
Impuestos Nacionales prescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse.
Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del
Sistema Financiero y se modifica su titulación y numeración.
Artículo 93. Red de oficinas.
Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo,
redención y demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los
Decretos Leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y
concordantes de la Ley 100 de 1993.
Artículo 47. Archivos laborales informáticos.
Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997. Sobre uso de la factura
electrónica.
Decreto 1052 de 1998. Sobre la expedición de licencias de construcción y
urbanismo.
Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de 1999.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y
se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortación al cumplimiento de la legislación básica
sobre archivos en Colombia.
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Circular AGN No. 2 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de
nuevas tecnologías en los archivos públicos.
8. ¿Cuáles son los aspectos o consideraciones básicas que se deben tener
en cuenta al elaborar un PGD? Escríbalos y luego explíquelos con sus
propias palabras.
Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los
siguientes aspectos:
Administrativos: “Se contemplan las situaciones administrativas de la gestión de
documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la
eficiencia de la administración”.
Lleva a ser más eficiente y concreta la gestión administrativa, desarrollar el
procedimiento de acuerdo a los estándares establecidos con anterioridad, evitar
trámites innecesarios y logra los resultados esperados para los procesos.
Económicos: “Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la
gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación
de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la
gestión documental”
Utilizar racionalmente los recursos asignados para la Gestión documental desde su
creación hasta la conservación final del documento.
Archivísticos: “Considerados la base del programa; se refieren a los contemplados
en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El
concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el
principio de orden original”.
Organizar el archivo de acuerdo a la normatividad, realizando los pasos que se
establecen para la gestión de documentos y sus principios.
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9. Explique con sus propias palabras los ASPECTOS DE PLANEACIÓN que
se deben considerar para el diseño y desarrollo de un PGD.
Planeación
DIAGNÓSTICO:
Es la elaboración y análisis del programa de Gestión documental de acuerdo a una
planeación estratégica que permita identificar y analizar los problemas, las
oportunidades, objetivos de acuerdo a los requerimientos de la entidad que conlleve
a la conservación, generando soportes con el objeto que al final del proceso se
evalué de allí se creen planes de mejoramiento y de contingencia que sean
requerido para mejorar o sostener efectividad de la gestión.
Este diagnóstico debe estar soportado en las normas establecidas en las etapas de
la investigación para conocer la entidad en su interior y a si elaborar las tablas de
retención documental de acuerdo a una estructura orgánica.
REQUISITOS TÉCNICOS:
Son los instrumentos técnicos utilizados para normativos, manuales, reglamentos,
directivas, el archivo en sus diferentes fases y su permanencia en la unidad
correspondiente, se debe tener en cuenta varias indicaciones:
Centralizar el envío y recepción de la documentación de la entidad en un solo
sitio.
Distribución de documentos internos y externos.
Crear el comité de archivo y las tablas de retención documental teniendo en
cuenta todas las dependencias.
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El comité de archivo debe ser el encargado de definir el reglamento interno y
las funciones.
REQUISITOS ADMINISTRATIVOS:
Es la relación que debe existir entre el programa de gestión documental, las
funciones administrativas y los sistemas de información de la entidad con las
herramientas técnicas que utilizan; teniendo en cuenta estas
Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD)
con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de
información, con las aplicativas y demás herramientas informativas de las que haga
uso la entidad, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
La Gestión documental debe estar ubicado en el mapa estratégico de la
entidad.
Puntualizar el sistema de administración de archivos.
Involucrar a todas las áreas del orden directivo, administrativo, logístico y
demás grupos que conforman la entidad.
Contar con talento humano capacitado y nombrado con funciones acorde al
cargo.
Capacitar a todo el personal de la entidad.
Constar con instalaciones, muebles, insumos de acuerdo a los estándares
establecidos para el archivo.
10. Conceptualice: FONDO, SERIE DOCUMENTAL, SUBSERIE
DOCUMENTAL, UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE, UNIDAD
DOCUMENTAL COMPUESTA, EXPEDIENTE, CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN
ORIGINAL, SELECCIÓN, ELIMINACIÓN, DISPOSICIÓN FINAL.
GESTIÓN DOCUMENTAL II
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FONDO DOCUMENTAL
Los fondos constituyen la mayor agrupación documental, existente en un archivo y
corresponden al "conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte,
producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular,
familia u organismo en el ejercicio de sus actividades".
Ejemplos: Fondo Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal
Fondo Secretaría de Gobernación
Fondo Instituto Mexicano del Seguro Social
Fondo Secretaría de Energía
SERIE (Documental):
Conjunto de documentos producidos por un mismo sujeto productor, en el desarrollo
de una misma función y cuya actuación administrativa ha sido plasmada en un
mismo tipo documental.
Documentos producidos o recibidos de una oficina o unidad orgánica en
cumplimiento en sus funciones, que tienen el mismo tipo documental o se refieren a
un mismo asunto, y que son archivados, conservados, utilizados, valorados,
transferidos o eliminados como unidad.
Ejemplos: Serie nóminas
Serie licitaciones
Serie expedientes de personal
Serie programas operativos anuales
SUBSERIE:
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de
forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
GESTIÓN DOCUMENTAL II
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UNIDAD DOCUMENTAL:
Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo
documento o por varios que formen un expediente.
Unidad documental:
Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental.
Es simple, cuando está constituida por el mismo tipo documental, Los tipos
documentales que integran las series documentales simples son similares y se
colocan sistemáticamente unos a continuación de otros, pero ningún documento
tiene relación con el anterior ni con el siguiente; el contenido de cada uno es
particular y la información es diversa.
Ejemplos: Decretos, Acuerdos, Resoluciones, las actas, las circulares administrativas
o reglamentarias.
Es compleja cuando está integrada por tipos documentales de diversa índole, que
responden a una secuencia dentro de un trámite comúnmente llamadas expedientes.
Cada uno está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero
relacionados en razón de un trámite determinado. Cada expediente es diferente de
otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de conservación
(carpetas) separadas.
Por ejemplo en la serie Historias Laborales, cada expediente es una unidad
documental compleja que se conforma con los documentos relativos a una persona
desde que se vincula a una entidad hasta su retiro.
EXPEDIENTE:
Se entiende por expediente el conjunto ordenado de documentos generados o
recibido por una unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un
mismo asunto.
GESTIÓN DOCUMENTAL II
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Conjunto total de los documentos relacionados con un mismo tema, asunto o
persona.
Ejemplos: Nóminas del mes de enero
Nóminas del mes de diciembre
Licitación Pública LPN-2507/2003
CLASIFICACION DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que
componen cada agrupación documental (fondo, Sección, subsunción) e acuerdo a la
estructura orgánico funcional de la entidad.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:
Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente
pertenece, lo que exige que los documentos se organicen, respetando la estructura
orgánica del ente productor.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL:
Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo
durante su servicio activo -etapa de gestión-.
SECCION:
Aquella unidad que está integrada por los papeles procedentes de una institución, o
de división administrativa importante, con una organización, funciones y fines
conocidos y delimitados.
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Ejemplos:
Sección Recursos Humanos
Sección Recursos Materiales y Obra Pública
Sección Comunicación Social
Sección Planeación y Desarrollo
SELECCIONAR:
Es el acto mediante el cual se decide la eliminación de documentos de menor valor
histórico-cultural, a fin de conservar mejor los de mayor valor.
ELIMINACIÓN:
Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo,
jurídico, legal, fiscal, contable y los cuales carecen de relevancia científica y
tecnológica y que por ende no tienen valor histórico.
DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS:
Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los
documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración
documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o
reproducción.
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11. ¿Selección, Depuración y expurgo es una misma operación?
Explique:
• Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o
de valoración documental se realizada en el archivo central con el fin de
escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su
conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.
• Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por
la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para
su posterior eliminación.
EXPURGODEDOCUMENTOS
Consiste en “retirar los copias conocidas como inútiles, así como los objetos de
papelería que pueden dañar los documentos, además de retirar objetos que pueden
dañar la integridad física de los documentos, los clips, broches, ligas, grapas, en la
realización del expurgo el beneficio es con doble intensión, el primero la recuperación
de espacios al interior de los archivos y retirar copias innecesarias.
Son diferentes conceptos que se realizan en la misma operación documental con el
fin de lograr la preservación, conservación y selección de los documentos
importantes en lo posible originales, cada procedimiento quiere lograr depurar la
información y documentos al máximo para luego ubicarlos en las unidades de
conservación. En la definición inicial se da a entender como sinónimos.
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12. ¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y para qué sirve?
Cuadro de clasificación es el instrumento técnico que refleja la estructura de un
archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad
productora de los documentos.
Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con
base en el organigrama funcional de la misma. La organización de los documentos
se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas
dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior,
respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el
fondo de que proviene y, en ese fondo en su lugar de origen, es decir, conservar el
orden establecido por la persona física o moral que creó los documentos.
Debido a que las estructuras administrativas se modifican con el tiempo, no es
posible contar con un organigrama permanente y por ende el cuadro de clasificación
se tiene que ir adaptando a los cambios estructurales de la entidad generadora.
El cuadro de clasificación se organiza por fondo, secciones y series.
Se basa en cuatro principios básicos:
Delimitación:
El objeto del cuadro es el fondo documentos de cualquier tipo y época generados,
conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad, sea una
persona física o jurídica. Delimitado así el fondo.
Unicidad:
Los límites temporales y la edad de los documentos no son características
definitorias de la estructura del archivo, ni rompen la unidad del fondo. El cuadro se
concibe para clasificar todos los documentos de archivo con independencia de su
cronología, desde la más antigua hasta la más reciente.
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Estabilidad:
El cuadro debe basarse en las funciones de la entidad, cuya permanencia garantice
una clasificación segura y estable; asimismo, debe permitir el crecimiento de sus
secciones y series sin romper su estructura.
Simplificación:
La simplicidad del cuadro es un imperativo de su universalidad y de su flexibilidad.
Para adoptarlo en todos los supuestos posibles se desarrollarán las divisiones justas
y precisas, aquellas cuya presencia sea fundamental e ineludible para clasificar el
fondo, sin descender a subdivisiones excesivas.
Sirve para organizar los documentos de archivo que gestiona dentro del espacio
físico de conservación, temporal o definitiva.
Permite agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlo de
manera lógica con otros documentos de archivo mediante el lenguaje clasificatorio.
Facilita la localización conceptual de la documentación en el acervo documental.
Facilita la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y
manejo.
13. ¿Qué son las Tablas de Retención Documental y cuál es su importancia?
DEFINICION DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Las tablas pueden ser
generales o específicas de acuerdo a la cobertura de las mismas.
Las comunes son los documentos administrativos comunes a cualquier institución.
Las específicas hacen referencia a cada organización.
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Importancia de las TRD
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de
retención en ella estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos
Importancia de las TRD para el trabajo archivístico son fundamentales porque:
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo
Total.
Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión
administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de
gestión.
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14. Explique las 5 etapas de implementación y adopción de las TRD para un
Programa de gestión Documental.
Marco Jurídico:
Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación en el artículo 1º se regula el
procedimiento que deben seguir las entidades del Estado en los diferentes niveles
de organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que
prestan servicios públicos, para la elaboración y aplicación de las Tablas de
Retención
Etapa 1 Investigación preliminar sobre la institución y fuentes
documentales:
En esta etapa se recopila la información institucional contenida
en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la
estructura organizacional, misión, visión, organigrama vigente,
resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de
trabajo, funciones y manuales de procedimientos y todo lo que
tiene que ver con la estructura de la organización.
Para este fin se utiliza un formato de encuesta que se aplica a
cada una de las dependencias que producen documentos se
identifican las unidades documentales que producen y/o
tramitan, se hace una reunión con cada funcionario en las
dependencias teniendo en cuenta que ellos son los que generan
los documentos.
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Etapa 2 Análisis de la información recolectada:
Se analiza la información recopilada en los formatos de la
primera etapa, se analizan las funciones y de ahí se extracta la
información básica para la elaboración de la Tabla de Retención
Documental. En ese proceso se identifican los valores
administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.
Etapa 3 Elaboración de la TRD, para su aprobación:
Con la información re copilada y analizada en las dos etapas
anteriores el responsable de la unidad de archivo de la entidad
elabora la propuesta de Tablas de Retención Documental, en
donde incluirá las subseries documentales que genera o tramita
cada dependencia, a la TRD se debe adjuntar los anexos que
soporten ese resultado final.
Luego el Comité de Archivo de la entidad realiza el estudio
pertinente y para aprobarla generará un Acta. Al tener este aval
se deben enviar las TRD de la entidad a la instancia evaluadora
de la cual dependa la institución, es decir al Archivo General de
la Nación o al Archivo General de los Departamentos para que
las aprueben y paso seguido se pueda iniciar la aplicación.
Etapa 4 Aplicación:
Se expedirá el acto administrativo que reglamenta la aplicación
y difusión de las TRD a todos los funcionarios en la entidad. El
Acuerdo 039 menciona que la unidad de archivo de la entidad
debe capacitar a todos los funcionarios para que estén en
capacidad de aplicar las TRD y que para esto podrá elaborar
guías o instructivos que garanticen la unificación de criterios en
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este proceso.
En el proceso de aplicación de las TRD se debe garantizar que
los documentos que se organicen con este procedimiento estén
en condiciones óptimas para que se conserven por mucho
tiempo, para esto es necesario realizar otras actividades como
hacerle limpieza a la documentación, eliminar el material
metálico e identificar el material afectado por biodeterioro, etc.
Etapa 5 Seguimiento y actualización de las TRD:
Es un proceso continuo que no acaba con esta etapa sino que
en la medida en que la organización reestructure o modifique su
estructura orgánica y funcional las TRD deberán ser
actualizadas y adecuadas a las cambiantes necesidades de la
organización.
En todas las etapas del proceso de implementación de las TRD es necesario que los
funcionarios conozcan que actividades que les compete desarrollar de acuerdo con
el rol y la responsabilidad que tenga en cada proceso.
15. Indaguen en una entidad pequeña su estructura orgánica (organigrama) y
codifíquenla. Apliquen las encuestas sugeridas por el AGN a dos
funcionarios. Identifique las secciones y subsecciones de la entidad,
identifique las series y subseries, haga un pequeño cuadro de clasificación
y su tabla de retención.
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ORGANIGRAMA
SUPERMERCADO SAN BENITO
FONDO
SECCIÓN
SERIE
GERENCIA
100
COMPRAS
110
VENTAS
120
PROVEEDORES
130
CONTABILIDAD
140
VIVERES
111
VERDURAS Y CARNES
112
EFECTIVO
121 MAYORISTAS
131
MINORISTAS
132
BANCOS
141
TARJETAS
122
CREDITOS
123
IMPUESTOS
142
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CUADRO DE CLASIFICACIÓN
CODIGO SECCIONES
110 COMPRAS
111 VIVERES
112 VERDURAS Y CARNES
120 VENTAS
121 EFECTIVO
122 TARJETAS
123 CREDITOS
130 PROVEEDORES
131 MAYORISTAS
132 MINORISTAS
140 CONTABILIDAD
141 BANCOS
142 IMPUESTOS
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CONCLUSIONES
Un programa de gestión documental puede ser entendido como un conjunto de
instrucciones que se les indican a cada departamento dentro de la organización,
estas instrucciones están relacionadas con la correcta implementación de las
operaciones archivísticas que se realicen en cada departamento, con el fin, que en
líneas generales se manejen los documentos de igual forma en los diferentes
departamentos, facilitando así la gestión documental dentro de la organización.
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BIBLIOGRAFIA
• www.alcaldiabogota.gov.co/docsig/documentos/.../2215100-GS-031.pdf
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