Trabajar Eficientemente: Manejo del Tiempo e Interacción ... · • Mejorar la destreza de escuchar. • Conocer como convertirse en un buen jugador en un equipo. • Mejorar las

Trabajar Eficientemente: Manejo del Tiempo e

Interacción con los Colegas

Capítulo 2

Profa. María L. Moctezuma Dewey University

31/05/2014

Objetivos

• Mejorar la destreza de escuchar. • Conocer como convertirse en un buen jugador

en un equipo. • Mejorar las destrezas de organización y

manejo del tiempo. • Reconocer las destrezas de liderazgo. • Comprender la técnica de tormenta de ideas. • Enumerar itinerarios de trabajo alternativos.

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Destrezas para escuchar

• Invertimos más tiempo escuchando, entendiendo y reaccionando a directrices y comentarios de supervisores, colegas y clientes.

• Esta destreza nos ayuda a: – recordar lo que escuchamos – entender más – responder con exactitud


Sugerencias para mejorar la destreza

• Acérquese a la persona que habla para escuchar claramente.

• Concéntrese en lo que se dice. • Si hay música en la oficina, que sea relajante. • Preste toda la atención a lo que le dicen. • Mire a la persona que le habla. • No permita que los manerismos del interlocutor

interfieran con su concentración. • Pregunte para clarificar y verificar puntos que no

entienda.


Sugerencias para mejorar la destreza

• Tome notas. • Investigue y obtenga información sobre proyectos

en marcha en la oficina. • Sea un escucha activo. • Repítase puntos importantes. • Escuche bien al interlocutor, déjelo terminar

antes de formular preguntas. • Evite prejuicios que empañen el mensaje (sexo,

grupos étnicos o edad).


Organización y manejo del tiempo

• Organice el escritorio. – bandeja de entrada – documentos que entran (del

supervisor, propia o de otros empleados) – bandeja de salida – documentos completados o para

entregar a otras personas – asuntos pendientes – asuntos en proceso o que

necesitan más información para completarlos – bandeja de asuntos para discutir – asuntos que hay

que consultar con el supervisor – bandeja para la firma – documentos que debe firmar

el supervisor u otros empleados



• Tiempo pico – Es el tiempo cuando

estamos más productivos.

– Hay personas que son más productivos en la mañana o en la tarde.

– Planifique para ese periodo las tareas más complejas o la solución de problemas.



• Manejo del tiempo – Planifique

• Organice lo que hay que hacer y estime el tiempo que consume.

• Prepare itinerarios (tareas diarias, semanales y mensuales).

– Incluya los proyectos de grupo en el itinerario. – Organice el escritorio. – No permita que otros controlen su tiempo con

interrupciones o conversaciones innecesarias. – Establezca prioridades.


Organización y manejo del tiempo • Prioridades

– Conozca las prioridades. – Verifique que sus

prioridades concuerden con las del supervisor.

– Haga una lista “to-do” a base de prioridades y sígala.

– Revíselas cada día y reasígnelas, de ser necesario.

– Enfoque el tiempo y esfuerzo en cada ítem de la lista.



• Evite la pérdida de tiempo. – Organice la oficina.

• Coloque la silla de espaldas a la puerta. • Coloque solo una o dos sillas en la oficina. • Mantenga un reloj en la oficina para concienciarse del

tiempo. • Procese la correspondencia diaria eficiente y

rápidamente. • Acepte el hecho de que es imposible leer cada pieza de

correspondencia, periódicos, revistas, etc.



• Evite la pérdida de tiempo. – En el teléfono:

• Mantenga las conversaciones a un mínimo. • Evite que le atrapen en llamadas telefónicas extensas y

no productivas. • Sustituya las llamadas telefónicas por emails, en la

medida que pueda.



• Evite la pérdida de tiempo. – Con los compañeros:

• Sea conciso y vaya directo al grano cuando conteste preguntas.

• Delegue trabajo. • Si alguien desea conversar por un periodo largo de tiempo,

excúsese. • Socialice antes o después del horario de oficina. • Sea amigable con los compañeros, pero socialice con ellos

en otro lugar que no sea su escritorio. • Póngase de pie cuando haya gente en su oficina porque evita

que las personas se queden por periodos prolongados.



• Evite la pérdida de tiempo. – Reuniones:

• Haga citas y manténgase fiel a su horario.

• Si tiene que asistir a reuniones, estimule cortésmente a los líderes a ceñirse a los temas de la agenda.


Trabajo en equipo

• Se comparten ideas y se trabaja juntos para lograr una meta en común.

• Los equipos se forman para: – Completar proyectos. – Crear ideas nuevas. – Renfocar las políticas de la compañía. – Ejecutar otras funciones.

• Son exitosos porque reúnen conocimientos, experiencias, trasfondo cultural y puntos de vista variados.


Trabajo en equipo

• Cuando se comparten metas e intereses los grupos son más exitosos.

• Si se fijan reuniones con regularidad hay más oportunidad de éxito en los proyectos.

• Los miembros pueden estar físicamente en diferentes puntos y utilizar tecnología para comunicarse.

• Se puede usar la técnica de tormenta de ideas (brainstorming) para solucionar problemas.

• Se estimula la crítica constructiva.


Sugerencias para los miembros del equipo

• Deben tener la aprobación de la alta gerencia antes de comenzar el proyecto.

• Hay que mantener al grupo enfocado. • De ser posible, seleccione a los miembros de

su equipo. • Hay la ventaja de exponer nuestros talentos a

la alta gerencia y al personal de otros departamentos.

• Aumenta la exposición al contribuir con ideas en las reuniones.


Sugerencias para los miembros del equipo

• Antes de unirse a un grupo, investigue el proyecto y a los miembros del equipo.

• Sea diplomático cuando exprese opiniones. • Cuando represente al grupo ante otros

empleados, siempre use “nosotros”. • Entienda la diversidad de culturas entre los

compañeros del equipo y los clientes.


Líderes y destrezas • Retos:

– Liderar, guiar y dirigir. – Iniciar proyectos nuevos y empresas innovadoras. – Interactuar y trabajar con los miembros del equipo.

• Para lograr los objetivos: – Dividir el grupo en segmentos manejables a base del alcance del

proyecto. – Identificar recursos. – Operar a base de un presupuesto. – Mantener los miembros enfocados y motivados. – Capitalizar las fortalezas y contribuciones de cada individuo. – Resolver conflictos de opiniones y temperamento.


Líderes y destrezas

• Tiene que ser organizado y tener buenas destrezas de comunicación.

• Mirar al futuro. • Analizar los aspectos vigentes y a largo plazo

del proyecto. • Aceptar la responsabilidad del éxito o fracaso

de la empresa.


Itinerarios y ubicaciones no-tradicionales en el empleo

• Oportunidades: Muchos empleados actualmente tienen la oportunidad de establecer el horario de trabajo a base de diferentes alternativas.

• Itinerario alternativo: – Permite que el empleado trabaje en un horario

no-tradicional. – Proporciona flexibilidad que ayuda a ahorrar en

gastos de transportación, reduce la contaminación ambiental y del tráfico.



• Horario flexible (flextime): – El empleado decide la hora de entrada y salida. – Cuando se establece, el ausentismo y tardanzas se

reducen. – Aumenta la producción. – La satisfacción de los empleados es mayor. – La moral del empleado se mejora. – Permite más flexibilidad al hacer citas personales,

médicas y atender el cuidado de niños.



• Puesto compartido (job sharing): – En esta modalidad dos personas comparten el

mismo puesto. – Un empleado trabaja el turno de la mañana y otro

el de la tarde. – Tiene la ventaja de que el empleado tiene tiempo

para gestiones y responsabilidades personales.



• Telecommuting/teleworking: – Permite al empleado trabajar fuera de la oficina

con la ayuda de equipo de comunicación. – Tiene la desventaja que puede evitar compartir

ideas con colegas y sentirse aislado. – Hay que tener una disciplina muy grande para no

perder tiempo en tareas del hogar, cuido de niños o entretenimiento.



• Telecommuting/teleworking: – Equipo de oficina:

computadora, línea telefónica adicional, contestadora, disco duro externo de resguardo, programa antivirus, acceso a la Internet de alta velocidad y materiales de oficina

– Hay que firmar un acuerdo legal que describa las condiciones y responsabilidades del patrono y empleado.



• Telecommuting/teleworking: – Sugerencias:

• Establezca un itinerario y sígalo. • Designe un espacio en el hogar para trabajar. • Comuníquese regularmente con el supervisor y colegas. • Organícese y decida por adelantado los materiales que

necesita en su casa. • Haga dos copias de los archivos que transfiera. • Envíe por email copia de los archivos a utilizar en casa o a

devolver a la oficina. • No permita que las actividades personales interfieran con el

horario de trabajo.



• Telecommuting/teleworking: – Beneficios:

• Disminuye el tiempo y costo de transportarse. • Hay flexibilidad en las horas de trabajo. • Implica menos gastos en ropa y accesorios. • Permite permanecer en casa con niños pequeños o

padres mayores. • Reduce los viajes en automóvil, lo cual mejora la

calidad del aire y disminuye los tapones. • Reduce el espacio de oficina a alquilar por el patrono.



• Ubicación fuera de los predios: – Espacio de oficina temporal o flexible – Espacio compartido (teaming space)

• Respeto: – Sentido de pertenencia – Consideración y respeto


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