Embed Size (px)
Citation preview
Toolkit Familieparticipatie
© April 2013, Vilans
De materialen en teksten uit deze toolkit kunt u
gratis printen en downloaden. Zorgorganisaties
kunnen dit materiaal kopiëren, aanpassen en
aanvullen met eigen ervaringen en voorbeelden.
AuteurCecil Scholten, Vilans
Met medewerking van
Theo Royers en Yvonne de Jong, Vilans
Expertisecentrum Mantelzorg, samenwerkings
verband van MOVISIE en Vilans
RedactieTjitske Plakké, its Communicatie
Annique van Lier, Vilans
Maureen Prins, In voor Zorg!
OntwerpRick Schurink
Vilans – In voor zorg! Postbus 8228
3503 RE Utrecht
Telefoon 030 789 23 00
Email [email protected], [email protected]
Website www.vilans.nl, www.invoorzorg.nl
Kennisplein Zorg voor Beter VVT www.zorgvoorbeter.nl
Toolkit Familieparticipatie
Visie
Overzicht inhoud
Beleid en organisatie
Werkwijze
Communicatie
Cultuur
1
2
4
3
5
6
Toolkit Familieparticipatie
5. Werkwijze: handzame instrumenten te gebruiken tijdens het werk
Cultuur: openheid creëren tussen medewerkers en familie
Er zijn meerdere mogelijkheden om van en met elkaar te leren
over familieparticipatie en hiermee de cultuur te veranderen.
1. Met familie
Er zijn allerlei soorten familiebijeenkomsten. Vorm, inhoud en doel verschillen
onderling sterk. Soms ook zijn allerlei activiteiten voor en door familieleden be-
doeld als een familiebijeenkomst. We zetten de verschillende vormen op een rijtje.
Versterken van de onderlinge band en betrokkenheidBijeenkomsten om de onderlinge band en betrokkenheid te versterken lijken
op activerende bijeenkomsten, maar er is wel een verschil: de familieleden
worden nu zelf een beetje verzorgd: high tea, barbecue, brunch op zondagoch-
tend, muziek, avond met ontspanningsactiviteiten zoals yoga, aromatherapie,
snoezelen.
InformerenFamiliebijeenkomsten kunnen het karakter hebben een voorlichtingsbijeen-
komst over onderwerpen die van belang zijn voor de cliënt en zijn familie zoals:
Zorg Zwaarte Pakketten, eigen bijdrage, dagactiviteiten, medicatiebeleid,
wasverzorging, vrijheidsbeperkende maatregelen, cliëntenraad, mentorschap.
ActiverenSommige verzorgings- en verpleeghuizen organiseren speciale bijeenkomsten,
waarbij familieleden, cliënten en medewerkers gezamenlijk iets doen.
Voor wie?
Wat levert het op?
Waar gaat het over?
Managers, beleidsmedewerkers
en teamleiders
■ Hoe is de cultuur in de organisatie
en familie zelf te versterken tot
wederzijds samenspel
■ Hoe spreek je verwachtingen
vanuit organisatie en vanuit
familie uit
■ verschillende mogelijkheden en
vormen om tot een cultuuromslag
te komen die familieparticipatie
versterkt
6
Organiseer een Kick-off
Uit ervaringen van diverse projecten van Vilans over familieparticipatie blijkt het zinvol om met een duide-lijke kick-off te beginnen, waardoor iedereen binnen en buiten de organi-satie weet wat er staat te gebeuren. Een optie is om een speciale voor-stelling te organiseren. Vilans brengt de voorstelling ‘Familiefabels’ op het podium om misvattingen te leren doorzien en om familieparticipatie in de organisatie te versterken.
Meer informatie:
Vilans, Familiefabels op het
podium
Leer Elkaar Familieparticipatie!
Begin met de SamenspelscanOm te achterhalen welke verbeteringen nodig zijn om het samenspel tussen familie en medewerkers te optimaliseren, is door het Expertisecentrum Mantelzorg de Samenspelscan ontwikkeld. De scan bevat vragen die door alle betrokken partijen in te vullen zijn. Op die manier geeft het een helder beeld van de mate waarin familieparticipatie al goed is ingevoerd. Wat gaat goed en waar zijn verbeterpunten nodig? De ingevulde scan biedt een zinvol aanknopingspunt voor een gesprek over de verschillende wensen en verwachtingen.
Meer informatie:
Samenspelscan,
Expertisecentrum
Mantelzorg
Leer Elkaar Familieparticipatie!
25
Toolkit Familieparticipatie
Enkele voorbeelden daarvan zijn:
• Schoonmaakdagen: speciale dag om gezamenlijk de voorjaarsschoonmaak
te houden.
• Tuindagen: vaak op een zaterdag om de tuin op orde te brengen.
• Kastendag: in voor en najaar om het wintergoed en zomergoed te wis
selen, de kledingkast op te ruimen en te kijken of kleding moet worden
vervangen of hersteld.
• Kamperenvoorde(achter)kleinkinderen.
• Rond bepaalde feestdag samen hapjes maken.
VerwerkenEen aantal verpleeghuizen organiseert bijeenkomsten voor familieleden om
hen te ondersteunen bij de verwerking van de ziekte van hun dierbare. Soms
in de vorm van gespreksgroepen, soms als afdelingsactiviteit en soms als
locatieactiviteit. Deze bijeenkomsten hebben meestal een tweeledig doel: (1)
informeren over de ziekte en de gevolgen daarvan bij hun dierbare en (2) de
familieleden ondersteunen bij hun verwerkingsproces.
Onderwerpen kunnen zijn:
• Hoe reageert de omgeving op de verhuizing naar een verpleeg of verzor
gingshuis en hoe kan de familie daarmee om gaan?
• Thuisvoelen in het verpleeghuis.
• Wat is dementie? Welke vormen zijn er? Hoe is het verloop? Hoe ga ik daar
als familielid mee om?
• Omgaan met problematisch gedrag.
• Omgaan met de achteruitgang | toenemende kwetsbaarheid van mijn
familielid.
• Sterven & afscheid nemen.
• Maandelijkscafémetinformatie(zoalsAlzheimercafé).
• Zorgrollen: van partner naar zorggever.
RaadplegenSoms organiseren zorginstellingen bijeenkomsten voor familieleden om hen te
raadplegen over bepaalde onderwerpen zoals:
• Verbouwing of nieuwbouw.
• Invoeren van kleinschalig wonen.
• De kwaliteit van zorg.
• Het samenspel tussen familie en medewerkers.
Deze bijeenkomsten kunnen verschillende vormen aannemen zoals een open avond,
een groepsdiscussie, de presentatie van een vooraf gehouden schriftelijke enquête.
Vaak vinden combinaties van bovenstaande voorbeelden plaats en soms
wisselen ze elkaar af: de ene bijeenkomst meer activeren, dan weer verwerken
en daarna raadplegen en informeren.
2. Met familie én medewerkersBijeenkomstenFamilieparticipatie is iets dat vele partijen raakt: zowel cliënten, familie,
vrijwilligers, medewerkers als management en ondersteunende diensten. Als
de organisatie met dit onderwerp aan de slag gaat, is het nodig om al deze
partijen daadwerkelijk erbij te betrekken. Dat kan onder meer via informa-
tievoorziening, schriftelijk en mondeling. Ook goed is het om met elkaar in
gesprek te gaan tijdens formele en informele bijeenkomsten. De bijeenkom-
sten kunnen open staan voor iedereen of voor een vertegenwoordiging per
groep. En ze kunnen op locatieniveau georganiseerd worden of op afdelings- of
groepsniveau. Een nuttige aanvulling is om leden van de cliëntenraad voor de
bijeenkomsten uit te nodigen.
Organiseer familiebijeen-komstenOrganiseer een paar keer per jaar een contactbijeenkomst voor de familie op een woongroep of af-deling. Laat daarbij verschillende inhoudelijke onderwerpen aan bod komen. Zorg dat de familie via de eerste contactpersoon een verslag ontvangt van de bijeenkomst. Daarin worden ook de verbeterpunten op-genomen, die tijdens de avond naar voren kwamen.
Meer informatie:
Voorbeeld van Familie-
contactavond, Birkhoven
Zorggoed
Bekijk aansprekende filmpjesDe film ‘Zorgen doe je samen met mantelzorgers’ van Vilans geeft in 60seconden informatie over het samen-werken met mantelzorgers. Bij het filmpje horen werkopdrachten. Het Expertisecentrum Mantelzorg heeft een film gemaakt over mantel-zorg in kleinschalig wonen. De film laat zien hoe dit binnen één locatie vorm krijgt. Zowel verzorgenden als mantelzorgers en een expert komen aan het woord om aan te geven hoe zij met elkaar omgaan binnen de woongroep en wat zij daarvan vinden.
Meer informatie:
Film 'Zorgen doe je samen
met mantelzorgers'
Film 'Mantelzorg bij
kleinschalig wonen'
Leer Elkaar Familieparticipatie!
Leer Elkaar Familieparticipatie!
6. Cultuur: openheid creëren tussen medewerkers en familie
ProjectFamilieparticipatie vorm geven, kan het beste in projectvorm, waarin alle
onderdelen zoals beschreven in deze toolkit bij de kop worden gepakt. Het
project wordt getrokken door een projectgroep, waarin vertegenwoordigers
van de betrokken partijen deelnemen. Denk er bijvoorbeeld ook aan om een
vertegenwoordiger uit de cliënten- of familieraad deel te laten nemen aan de
projectgroep. Datzelfde geldt voor het management, waar de projectgroep
aan rapporteert zodat zij eventuele besluiten goed kunnen nemen.
De organisatie stelt een projectleider aan, die verantwoordelijk is voor de
inhoud, afspraken, planning en het inschakelen van de juiste mensen binnen
de organisatie. Vaak worden de tools en tips eerst op een aantal plekken in
de organisatie uitgeprobeerd. Zij vormen de pilotafdelingen, waar bekeken
wordt wat werkt en wat de organisatie nodig heeft om familieparticipatie op te
zetten. Zowel binnen de afdelingen als in de hele organisatie. Om de pilotaf-
delingen te stimuleren tot concrete acties is het zinvol om concrete doelen
te stellen. Bijvoorbeeld 5 familieleden die meegaan met een uitje. Of een
bijeenkomst organiseren waarbij tenminste 10 familieleden aanwezig zijn. Of van
familie horen wat zij zelf zouden willen bijdragen en vervolgens tenminste 3 van
die activiteiten uit (laten) voeren met en door familie.
Om familieparticipatie succesvol in te voeren, moet voldaan zijn aan een
aantal randvoorwaarden die te maken hebben met visie, beleid, organisatie
en werkprocessen. De projectgroep is ook de trekker om familieparticipatie in
deze onderdelen opgenomen te krijgen. De tools en tips in dit pakket kunnen
daarbij helpen.
2. Met medewerkersVoor medewerkers is het van belang dat zij gemotiveerd zijn om familie bij de
dagelijkse gang van zaken te betrekken, gelegenheid krijgen om zich de visie
en vaardigheden voor familieparticipatie eigen te maken. Daar zijn verschil-
lende manieren voor te bedenken. Bijvoorbeeld tijdens een training, door
middel van intervisie en tijdens het teamoverleg. Daarbij kunnen alle mede-
werkers gezamenlijk over het onderwerp met elkaar spreken of per functie-
groep.
Zo zullen medewerkers, die als eerste het contact onderhouden, meer contact
hebben met familie. Voor hen is het dus extra van belang dat op een goede
manier te doen. Zij kunnen hun collega’s vervolgens meenemen in de ver-
nieuwende werkwijze. Ze moeten zich wel gesteund weten door hun leiding-
gevenden. Die vormen daarmee ook een belangrijke groep voor het (bij)leren
van visie en vaardigheden voor familieparticipatie. Belangrijk is om in de hele
organisatie uit te dragen dat ervoor gekozen is om familie te betrekken en
waarom.
In de methode van de dialoog, ontwikkeld door Vilans, gaat het erom mede-
werkers te laten inzien op welke wijze ze vaak communiceren en welke - vaak
belemmerende - mechanismen daarbij een rol spelen. Die kunnen ze herken-
nen en afleren of er anders mee leren omgaan. Er zijn passende slogans bij
bedacht. Bijvoorbeeld:
•LaatOMAthuis=Oordelen,MeningenenAdviezen
•DenkaanNIVEA=NietInvullenVoorEenAnder
•NeemANNAmee=AltijdNavragen,NooitAannemen
Gebruik een goede verandermethodiekDe verandermethodiek van Vilans is een gestructureerde, resultaatgerichte methode die wordt gebruikt voor verbe-tering van de zorg- en dienstverlening. Deze methode helpt knelpunten helder in kaart te brengen en veranderingen door te voeren.
Meer informatie:
Verandermethodiek
Oefen in effectief communicerenTijdens de training oefenen medewer-kers met het stellen van open vragen, geven en ontvangen van feedback en complimenten. Er zijn posters gemaakt om op te hangen op de afdelingen. Dat houdt de medewerkers scherp. Fami-lieleden reageren door te vragen waar het over gaat en hoe het nu werkt. Dat alleen al leidt vaak tot goede gesprek-ken. Maar medewerkers zien ook dat familieleden zich verschillend opstellen en dat je daar op verschillende manie-ren mee om kunt gaan.
Meer informatie:
Communicatietraining van
Vilans bij Zorggroep Charim,
locatie Pampagras
Leer Elkaar Familieparticipatie!
Leer Elkaar Familieparticipatie!
Toolkit Familieparticipatie
Vilans heeft in diverse projecten ervaringen opgedaan met deze methode en
ook voor de communicatie met familie blijkt het goed te werken.
‘Lastig’ Medewerkers klagen soms dat familie lastig is. Ze klagen veel, ze eisen veel
en de medewerkers hebben het al zo druk. Maar vaak gaat het om families in
lastige situaties. Ze weten niet hoe ze kunnen omgaan met de verslechterende
situatie van hun naaste, kampen met schuldgevoelens, voelen zich niet welkom
in de organisatie. Er kan van alles spelen. Er zijn ook familieleden die als lastig
worden ervaren, omdat ze zich té welkom voelen. Ze doen alsof de afdeling van
hen is en bestieren alles. Ze bemoeien zich ook met de zorg en ondersteuning
aan andere cliënten. Voor medewerkers is het dan belangrijk deze patronen te
herkennen en te weten hoe ze hiermee om kunnen gaan.
Aan de andere kant is het belangrijk dat medewerkers zien dat een groot deel
van de familie zich eerder afwachtend en terughoudend opstelt. Juist omdat ze
zien dat medewerkers het zo druk hebben en hun best doen. Juist dan is het
nodig om goed contact te leggen en ruimte te bieden aan de contacten die er al
waren. Medewerkers kunnen de inbreng van familie versterken door naar hen
te luisteren en met hen samen te werken. Want dat draagt bij aan het eigen
werkplezier en niet in de laatste plaats aan meer welbevinden van de cliënten.
Een goed beleid draagt eraan bij dat medewerkers en familieleden met elkaar
in contact komen en elkaar niet als lastig of onbereikbaar ervaren. Samen heb-
ben ze dezelfde inzet: het welbevinden van de cliënt.
Meer informatie:
Mijn moeder lag om 11.00 uur nog in bed. Omgaan met kritiek
van familie, negen effectieve strategieën. H. Buijssen, Bohn,
Stafleu van Loghum 2009.
Op tijd erbij. Vroegsignalering en management van conflicten
tussen informele en professionele zorgverleners. M. Morée en
T. Royers, Vilans 2008.
Leer van voorbeeldenVilans heeft een voorbeelddag beschreven bij kleinschalige woonvorm Zomerhoek, een locatie van Laurens. Tijdens de dag komen contacten en samenwerking tussen cliënten, familie, vrijwilligers en medewerkers uitgebreid aanbod. Deze illustratie is te gebruiken als discussie tijdens een bijeenkomst of teamoverleg. Wat gebeurt op de afdeling wel en niet, waarom en wat valt er te verbeteren. Kijk ook naar de aanpak bij Careyn, Het Dorp. Daarvoor is met behulp van Vilans een toolkit samengesteld voor Samenspel met Informele zorg.
Meer informatie:
Illustratie van een dag met
familie en vrijwilligers.
Locatie Zomerhoek, Laurens.
Toolkit Samenspel met
Informele zorg. Careyn,
Het Dorp.
Leer Elkaar Familieparticipatie!
Denk eens aan e-learning Zorgorganisaties De Rijnhoven en De Hanzeheerd hebben samen met het op-leidingsbureau. De Professionele Mens, Leerstation Zorg en Vilans bijscholing ontwikkeld op het gebied van familie-vriendelijk werken voor verzorgenden in de vorm van een e-learningmodule. De module bevat allerlei casussen, filmpjes en tekeningen die duidelijk maken wat familievriendelijk werken betekent. Ge-koppeld aan het individuele traject zijn er ook groepsbijeenkomsten, waar geoefend wordt met de stof.
Meer informatie:
E-learning
Familievriendelijk werken
Leer Elkaar Familieparticipatie!
6. Cultuur: openheid creëren tussen medewerkers en familie
Voorbeeld uit de praktijk
Goed samenspel verkleint afstand tussen zorg en familie
Cello biedt zorg en ondersteuning aan mensen met een
verstandelijke beperking. Met steun van Vilans heeft Cello
de relatie met en de rol van het netwerk van cliënten
verstevigd. Cello clustermanager Rian Verbakel is positief.
‘In samenwerking met Vilans heb ik mijn teams handvatten
gegeven om het samenspel met familie beter vorm te geven.
Dat komt de kwaliteit van zorg ten goede en bevordert het
werkplezier van medewerkers.’
Door middel van opdrachten kregen de zorgmedewerkers inzicht in het netwerk
van hun cliënten en de mogelijkheden van efficiënter contact via het digitale
Familienet. Een van de opdrachten gaf inzicht in hoe beperkt het netwerk rond
een client soms is. Hierbij, waarbij vulden medewerkers eerst een netwerkkaart
voor zichzelf in en daarna voor een willekeurig cliënt. Het contact van cliënten
beperkte zich tot medebewoners, familie en voor het merendeel: zorgverleners
van Cello.
Op gesprekOm de banden met het netwerk aan te halen hebben medewerkers gesprekken
gevoerd met mensen uit het netwerk van de cliënt. Tijdens zo’n huisbezoek
konden familieleden vertellen over hun situatie en de relatie met hun familie-
lid. Coördinerend begeleider Grietje Voets: ‘Als ik zie wat het ons nu al ople-
vert, dan zijn die huisbezoeken me flink wat waard. De afstand tussen begelei-
ders en familieleden is verkleind, de betrokkenheid bij de cliënten is verbeterd
en de wederzijdse verwachtingen zijn verhelderd.’
FamilienetCello wil het digitale Familienet inzetten om het contact met de familie efficiënter
te laten verlopen. Familienet is een besloten omgeving op het internet waar
begeleiders en familie van de cliënt met elkaar communiceren. Persoonlijk be-
geleider Kevin Kanters: ‘Het mooie ervan is dat je familieleden die op grotere
afstand zijn, toch kan informeren. Leuk, handig en tijdbesparend. In Familienet
kun je een bericht plaatsen op een tijdstip dat jou uitkomt. De familie kan het
lezen op een moment dat het hen schikt. We zijn volop aan het voorbereiden
om Familienet als communicatiemiddel van de grond te krijgen.'
Door Theo Royers. Vilans, 2012.
Meer informatie:
Het Familieteam. Familieleden stemmen hun inbreng (meestal)
onderling af. K. Oerbekke en T. Royers. Vilans, 2010.
Verleg grenzen in de samenwerkingSteeds meer wordt er een beroep ge-daan op informele zorg: gegeven door mantelzorgers, familieleden, andere bekenden uit het sociale netwerk én vrijwilligers. Om hun betrokkenheid te versterken, is het nodig ook de eigen organisatie onder de loep te nemen.
Meer informatie:
‘Grenzen verleggen. Hoe
kunnen mantelzorgers,
familieleden, vrijwilligers
en beroepskrachten beter
samenwerken’ in: Kwaliteit
in Zorg. Nummer 6, 2012.
Leer Elkaar Familieparticipatie!
In voor zorg! is een initiatief van het ministerie van VWS en Vilans
In voor zorg! is een programma voor de langdurige zorg van het ministerie van VWS en Vilans, kenniscentrum voor langdurende zorg.
Kijk voor meer informatie op www.invoorzorg.nl
Vilans is hét kenniscentrum voor langdurende zorg. Samen met het veld ontwikkelen we vernieuwende en praktijkgerichte kennis.
Kijk voor meer informatie op www.vilans.nl
