Written by Võ Tuấn AnhMission 2 - Quy trình làm việc HR

- Giả thuyết -

Bạn là một nhân viên nhân sự, đang làm việc cho một công ty chuỗi cửa hàng tiện dụng với việc quản lý trên dưới 200 nhân viên. Và nhiệm vụ của bạn là cần xây

dựng 1 quy trình làm việc HR theo mô hình mới gồm:

+ Quy trình làm việc HR (tổng quát)

+ Quy trình làm việc HR (chi tiết - có diễn giải)

+ Biểu mẫu Hành chính Nhân sự hỗ trợ cho quy trình làm việc HR

Một số ghi chú:

- Bài tập này, theo tôi nên thực hiện ở Excel là tốt nhất.

- Nên chú ý vào việc biểu thị chính xác các quy trình bằng mũi tên

- Có thể kết hợp Quy trình làm việc HR theo chuẩn ISO

- Sau khi có được Quy trình làm việc HR (bảng chi tiết + phần diễn giải) nên thử kiểm tra tính hiện thực của nó thông qua kết hợp với Giả thuyết đã cho.

- Chú ý các Biểu mẫu HCNS, kiểm tra và bổ sung khi cần thiết

pg. 1

Written by Võ Tuấn Anh- Quy trình làm việc HR - Tổng quát -

Quy trình làm việc HR

Người

thực hiện

Quy trình Văn bản / Biểu mẫu Diễn giải Chú

thích

pg. 2

Written by Võ Tuấn AnhPhòng HC

NS

Nhân viên được tuyển dụng Quy trình tuyển dụng Xác định chỉ tiêu nhân sự, nguồn, phương pháp tuyển

dụng, chi phí tuyển dụng, tổ chức tuyển dụng

Phòng HC

NS

Chuẩn bị đăng ký làm việc

pg. 3

Quy

trìn

h tổ

ng q

uát

Written by Võ Tuấn AnhPhòng HC

NS

Giao/ Nhận nhiệm vụ Quy trình đánh giá Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá công việc, lựa

chọn phương pháp & tiến hành đánh giá

Theo dõi đánh giá

pg. 4

Written by Võ Tuấn AnhXếp loại Quy trình đào tạo Xác định nhu cầu, phương pháp đào tạo, tổ chức đào

tạo & đánh giá kết quả đào tạo

Phòng HC

NS

Chưa đủ

năng lực

Vi phạm

kỷ luật

Vị trí

không phù

hợp

Áp dụng

chế độ

Chính

Sách

Thay đổi hợp

đồng

Quy trình xử lý vi phạm Xác minh, xử lý các trường hợp vi phạm theo đúng

quy định

pg. 5

Written by Võ Tuấn AnhQuá trình

đào tạo

Kỷ luật Chuyển

công tác

Điều chỉnh

chế độ

theo hợp

đồng

Chuyển loại

hợp đồng

Quy trình phát triển Thực hiện các công tác điều động, luân chuyển, bổ

nhiệm CBCNV

Phòng HC

NS

Có thành

tích tốt

Đủ điều

kiện đề bạt

Điều chỉnh

lương

Kế hoạch

phát triển

Quy trình khen thưởng Đánh giá hiệu quả làm việc của NV, đề xuất các hình

thức khen thưởng,…

Phòng HC

NS

Khen

thưởng

Đề bạt Điều chỉnh Định hướng

điều chỉnh

nghề

Quy trình đề bạt Thực hiện các công việc liên quan đến đề bạt nhân

viên vào vị trí phù hợp

Tiếp tục

Phòng HC

NS

Thôi việc Quy trình cho nghỉ việc Xem xét, giải quyết các chế độ & công việc liên quan

đến các trường hợp nghỉ việc của NV.

Kết thúc

pg. 6

Written by Võ Tuấn Anh- Quy trình làm việc HR - Chi tiết - (những dấu * chỉ mang tính chất lưu ý)

Quy

trình

chính

Quy trình chi tiết Biểu mẫu cần có Diễn giải

Tiến trình Người thực hiện

Quy

trìn

h tu

yển

dụng

Xác định nhu cầu tuyển dụng

(dựa trên vào chiến lược phát

triển của Công ty và nhu

cầu công việc của bộ phận)

Giám đốc NS (*Quản lý bộ

phận)

Phiếu yêu cầu tuyển dụng/

đề xuất NS

Ở đây có 2 giả thuyết sẽ có thể xảy ra:

1- Nhu cầu xuất phát từ Giám đốc nhân sự dựa

trên kế hoạch hay chiến lược của cty

2- Do nhu cầu phát sinh từ Quản lý bộ phận

trong công việc

Lưu ý ở đây:

+ cần xác định tuyển dụng phục vụ cho công

việc gì, điều kiện đáp ứng cho vị trí đó, số

lượng dự tuyển, loại lao động và thời gian để

tuyển dụng được nhân sự +

Tập hợp & xem xét nhu cầu

tuyển dụng

Trưởng/ phó các bộ

phận (*Trưởng

phòng/Giám đốc

nhân sự)

Bản kế hoạch tuyển dụng

(nháp)

1- Trường hợp nhu cầu tuyển dụng từ GĐ NS,

các phòng ban sẽ họp, xác định lại nhu cầu thực

tế, thống nhất & lập kế hoạch tuyển dụng.

2- Trường hợp nhu cầu tuyển dụng từ các phòng

ban, GĐ/ Trưởng phòng NS sẽ xem xét dựa trên

nhu cầu công việc bộ phận đó & chiến lược cty

ở thời điểm hiện tại. Nếu thỏa mãn sẽ ký duyệt

& xây dựng "bản kế hoạch tuyển dụng", ngược

lại sẽ phải trình bày lý do bác bỏ & trả phiếu

yêu cầu tuyển dụng

Phê duyệt Ban giám đốc Phòng NS trình BGĐ ký duyệt Phiếu yêu cầu tuyển dụng. Sau khi ký duyệt, Phiếu yêu cầu tuyển dụng được chuyển về bộ phận Tuyển dụng – Phòng Nhân sự để tiến hành tìm ứng viên phù hợp.

Lên kế hoạch tuyển dụng Trưởng phòng NS Kế hoạch tuyển dụng chi

tiết

Sau khi BGĐ phê duyệt, phòng NS lên kế hoạch

tuyển dụng bao gồm: số lượng, tiêu chuẩn, nơi

cung cấp nhân lực, thời gian tiếp nhận hồ sơ, số

người dự kiến tham gia phỏng vấn, thời gian,

chi phí tổ chức/tuyển dụng, & trình lên GĐ NS

pg. 7

Written by Võ Tuấn AnhLập Hội đồng tuyển dụng Phòng NS Quyết định thành lập Hội

đồng tuyển dụng

- Thực tế, hội đồng tuyển dụng chỉ được thành

lập khi cty đang cần tuyển các chức danh cao

cấp từ Quản lý - Phó phòng trở lên

Thông báo tuyển dụng Phòng NS Thông báo tuyển dụng Phòng NS sẽ có trách nhiệm gửi email tuyển

dụng đến nội bộ, các phương tiện truyền thông

(báo đài, website, v.v...) với nội dung tuyển

dụng gồm: điều kiện tuyển dụng, bảng mô tả

công việc, các yêu cầu cụ thể (kinh nghiệm, kỹ

năng, trình độ, ngoại ngữ...), nội dung về thời

gian, địa điểm nhận thu hồ sơ ứng tuyển, v.v...

Tiếp nhận & xét duyệt hồ sơ

theo tiêu chí tuyển dụng

Phòng NS Mẫu đơn ứng tuyển/

Danh sách ứng viên/

Bảng dự liệu ứng viên

Bộ phận tuyển dụng ở phòng NS sẽ có trách

nhiệm tiếp nhận, xem xét và tổng hợp hồ sơ

theo các tiêu chí & yêu cầu tuyển dụng (kinh

nghiệm, kỹ năng, trình độ, độ tuổi, v.v...) như

đã thông báo. Sau đó, tiến hành lập danh sách

ứng viên đủ điều kiện để tiến hành vòng "kiểm

tra ứng viên".

Kiểm tra ứng viên (**) Phòng NS Các dạng bài test IQ, EQ,

trắc nghiệ khác, v.v...

Danh sách kết quả bài kiểm

tra

Thư từ chối tuyển dụng

Tạm chia ra phần này thành 2 khâu thực hiện:

1- Kiểm tra ứng viên có thể là khâu kiểm tra sau

khi tiếp nhận hồ sơ, như 1 hoạt động kiểm tra

trước thông qua các phương tiện truyền thông,

mạng xã hội để xem xét tính trung thực của hồ

sơ đã tiếp nhận (xem qua facebook, blog, v.v...)

2- Thông qua email, mời ứng viên tham gia vào

bài kiểm tra IQ, EQ, bla bla... Các bộ phận có

nhu cầu tuyển dụng hay cần phải thực hiện việc

tuyển dụng có trách nhiệm gửi đề bài chuyên

môn. thang điểm chấm thi, đáp án, v.v.., về cho

Phòng NS trước 2 ngày. Sau công tác chấm thi

& thành lập danh sách dưới sự hỗ trợ của các bộ

phận - phòng NS sẽ trả lời đến những ứng viên

bị loại thông qua việc gửi email.

pg. 8

Written by Võ Tuấn AnhTổ chức phỏng vấn (***) Phòng NS

& các bộ phận

Thư mời phỏng vấn vòng I,

II, III (nếu có)...

Đánh giá ứng viên dự tuyển

Phiếu xét duyệt hồ

sơ/phỏng vấn

Danh sách câu hỏi phỏng

vấn

Danh sách ứng viên phỏng

vấn

Thư mời phỏng vấn

Bảng kết quả phỏng vấn

Hội đồng tuyển dụng & Phòng NS sẽ thông báo

thời gian, địa điểm và quy định về buổi phỏng

vấn. Phỏng vấn có thể chia làm nhiều vòng

(vòng NS, vòng chuyên môn, phỏng vấn nhóm,

v.v...). Lưu ý, với các chức danh tuyển dụng từ

Quản lý & Phó phòng trở lên cần được chuẩn bị

chặt chẽ và lên kế hoạch đầy dđủ trước 2 ngày

diễn ra buổi phỏng vấn.

Sau khi phỏng vấn, đối với ứng viên đạt, gửi

thư cảm ơn và hẹn bàn về việc ký hợp đồng thử

việc. Ngược lại, gửi thư thông báo cảm ơn ứng

viên bị loại vì đã dành thời gian đến buổi PV.

Gửi thư trúng tuyển & ký hợp

đồng thử việc

Phòng NS

/Các bộ phận

Thư cám ơn dự tuyển

Thư từ chối ứng viên

Thư mời nhận việc

Dựa vào kết quả phỏng vấn các vòng, phòng NS

sẽ thay mặt gửi email gồm - email thư cám ơn

dụ tuyển (tất cả các ứng viên), email thư từ chối

ứng viên (ứng viên bị loại), email thư mời nhận

việc - đồng thời thực hiện gọi điện thoại xác

nhận nếu cần.

Tiếp nhận thực việc & giao

việc

Phòng NS /

Các bộ phận

Quyết định NS

Tờ trình bổ sung NS

Hợp đồng thử việc

Phòng NS sẽ phối hợp cùng với Các bộ phận

ban khác để phổ biến chính sách công ty, quy

định cty, điều lệ, mức lương, v.v...

Bên cạnh đó, Phòng NS sẽ ký hợp đồng thử

việc, còn Quản lý bộ phận sẽ có trách nhiệm

bàn giao, hướng dẫn công việc cho nhân viên

mới. Đồng thời hỗ trợ phối hợp cùng phòng NS

trong việc đánh giá nhân viên mới thông qua

Quy trình đánh giá của cty.

Quy

trìn

h đá

nh g

iá

Lựa chọn xác định tiêu chí/ Phòng NS & Quản

lý bộ phận

Bảng tiêu chí đánh giá

Bảng tổng hợp tiêu chí

đánh giá

+Số lượng tiêu chí đánh giá cho mỗi chứ danh

thường từ 3-10 tiêu chí, với mỗi tiêu chí cần xác

định rõ ràng trọng số tương ứng (trọng số này

do Phòng NS, các bộ phận liên quan & quản lý

trực tiếp lập ra + phải được GĐ duyệt).

+Thiết lập các tiêu chí chung cho tất cả các

nhân viên gồm: thực hiện nội quy, thái độ, sự

hợp tác, tính sáng tạo, khả năng phát triển, v.v...

Việc đánh giá kết quả thể hiện qua 2 yếu tố:

đánh giá theo chỉ tiêu & đánh giá theo lĩnh vực

pg. 9

Written by Võ Tuấn Anh

Lựa chọn phương pháp đánh

giá

Phòng NS & Quản

lý bộ phận

+(Mẫu phiếu đánh giá, mẫu

phiếu danh mục có sẵn,

mẫu phiếu ghi chú, mẫu

phiếu so sánh)

+ Để có được phương pháp đánh giá, phòng NS

cần xây dựng 1 hê thống đánh giá kiểu mẫu

gồm 3 yếu tố cơ bản - các tiêu chuẩn thực hiện

công việc, đo lường sự thực hiện công việc,

thông tin phản hồi kết quả đánh giá.

*Phương pháp đánh giá thực hiện công việc:

thang đo đồ họa, danh mục kiểm tra, ghi chép

các sự kiện quan trọng, so sánh, quản lý bằng

mục tiêu,

*Phương pháp đánh giá tiến trình thực hiện

công việc:

B1- Lựa chọn phương pháp đánh giá (theo mục

đích/ theo mục tiêu)

B2- Lựa chọn chu kỳ đánh giá

B3- Lựa chọn người đánh giá (lãnh đạo trực

tiếp, đồng nghiệp, người dưới quyền, khách

hàng, tự đánh giá)

B4- Đảo tạo người đánh giá (văn bản, mở lớp)

B5- Phỏng vấn đánh giá (thu nhập thông tin)

Lựa chọn chu kỳ đánh giá Phòng NS & Quản

lý bộ phận

Như trên (mục Lựa chọn phương pháp đánh

giá- B2)

Lựa chọn người đánh giá Phòng NS & Quản

lý bộ phận

Như trên (mục Lựa chọn phương pháp đánh

giá- B3)

Đào tạo thêm về quy trình

đánh giá

Phòng NS & Quản

lý bộ phận

Như trên (mục Lựa chọn phương pháp đánh

giá- B4)

Chuẩn bị đánh giá (*) Phòng NS & Quản

lý bộ phận

+Bảng đánh giá công việc

+Bảng tổng hợp nội quy

/nghiệp vụ

+Bảng tổng hợp đánh giá

công việc

+Giấy đề nghị công trừ

điểm

+Bảng tổng điểm trừ

nghiệp vụ nội quy

+Lên kế hoạch cụ thể về thời gian, địa điểm,

không gian phù hợp.

+Xem lại phạm vi trách nhiệm, nhiệm vụ của

từng nhân viên

+Xem lại hồ sơ đánh giá những lần trước

+Xem lại quy trình đánh giá công việc chung

+Chuẩn bị các biểu mẫu đánh giá

pg. 10

Written by Võ Tuấn AnhTiến hành đánh giá (**) Phòng NS & Quản

lý bộ phận

Bảng tổng hợp đánh giá

công việc

Tổng hợp các thông tin đánh giá bao gồm:

-Quan sát hân viên thực hiện công việc

-Kiểm tra lại các công việc đã hoàn thành

-Xem lại sổ giao việc

-Trò chuyện trực tiếp cùng nhân viên

-Xem lại biên bản ghi lỗi của nhân viên

Phỏng vấn đánh giá Phòng NS & Quản

lý bộ phận

Biên bản kết quả phỏng vấn

đánh giá

Như trên (mục Lựa chọn phương pháp đánh

giá- B5)

Mục đích của việc phỏng vấn là đối chiếu lại

hững mẫu thông tin được cung cấp từ phía nhân

viên. Bên cạnh đó, phỏng vấn cũng là tạo cơ hội

cho nhân viên có thể trình bày quan điểm và ý

kiến về công việc & cty.

Cần thống nhất với nhân viên về ngày giờ, địa

điểm, nội dung & mục đích trao đổi, cũng như 1

số yêu cầu về cuộc phỏng vấn đánh giá

Cần tạo ra không khí cởi mở thoải mái cho nhân

viên để dễ dàng so sánh kết quả công việc với

yêu cầu & mục tiêu.

Ghi nhận thành quả, biểu dương tán thưởng,

khuyến khích nhân viên tự nêu quan điểm & tự

đánh giá chính bản thân họ

Tháo gỡ vướng mắc, khó khăn (nếu có)

Hoàn tất hồ sơ Phòng NS Bảng tổng hợp đánh giá

theo chỉ tiêu

Bảng tổng hợp đánh giá

theo lĩnh vực

(Đối với những trường hợp nhân viên không

đồng ý với kết quả đánh giá trực tiếp tư Quản lý

bộ phận - Phòng NS sẽ thụ lý)

Phòng NS sau khi tổng hợp tất cả các bảng đánh

giá sẽ chuyển để xác nhận với các Quản lý bộ

phận, rồi chuyển tiếp lên cho GĐ kiểm duyệt &

ký xác nhận, phê duyệt

Sau phê duyệt, Phòng NS lấy đó làm căn cứ để

tính lương cho nhân viên

pg. 11

Written by Võ Tuấn AnhQ

uy tr

ình

đào

tạo

Xác định nhu cầu đào tạo Phòng NS & Quản

lý bộ phận

Giấy yêu cầu đào tạo (độ

xuất & hằng năm)

Là quá trình thu nhập & phân tích thông tin

nhằm làm rõ nhu cầu cần cải thiện kết quả công

việc và xác định lại đào tạo có phải là giải pháp

nâng cao hiệu quả làm việc đối với từng nhân

viên cụ thể hay mang tính toàn thể. Mỗi nhân

viên có 1 nền tảng kiến thức cơ bản khác nhau,

tiềm năng cũng như hoài bão phát triển - do đó

hoạt động đào tạo phải hướng đến việc chương

trình đáp ứng được nhu cầu của từng đối tượng.

+Nhu cầu đào tạo hằng năm: đầu quý I hằng

năm, các bộ phận phối hợp với cán bộ công

nhân viên điền vào phiếu xác định nhu cầu đào

tạo theo biểu mẫu và gửi về Phòng NS để tập

hợp & lên kế hoạch đào tạo

+Nhu cầu đào tạo đột xuất: Bộ phận có nhu cầu

đào tạo nhân viên đột xuất thì trưởng bộ phận

làm đơn đề nghị theo biểu mẫu rồi gửi về Phòng

NS, phòng NS sẽ tổng hợp rồi đem trình Ban

GĐ xem xét hoặc phê duyệt

+Các yếu tố xem xét dễn đến quyết định cần

đào tạo: định hướng phát triển cty & nhu cầu sử

dụng nhân lực, quá trình công tác của nhân

viên, trình độ kỹ năng kinh nghiệm của từng

người, trách nhiệm và quyền hạn trong công

việc hiện tại, ngân sách dự kiến cho công tác

đào tạo

Xác định mục tiêu đào tạo Phòng NS Thông báo kế hoạch đào

tạo

Kế hoạch đào tạo nội quy/

nghiệp vụ

Chương trình đào tạo theo

chức danh

Biên bản đào tạo

Nhằm sử dụng tối đa nguồn nhân lực, nâng cao

tay nghề và kỹ năng của nhân viên đối với công

việc hiện hành. Chuẩn bị cho nhân viên bắt kịp

với những thay đổi cơ cấu của tổ chức khi có sự

thay đổi & phát triển trong tương lai.

Phải xác định kết quả cần đạt được gồm: số

lượng và cơ cấu học viên, thời gian & kỹ năng

cần đào tạo, trình độ đạt được sau khi đào tạo.

pg. 12

Written by Võ Tuấn AnhLựa chọn đối tượng đào tạo Phòng NS/ Quản lý

bộ phận

Danh sách nhân viên được

đào tạo

Chọn người cụ thể để được đào sẽ dựa trên:

triển vọng nghề nghiệp của cá nhân, tác dụng

của đào tạo lên người lao động, xác định rõ

động cơ & nhu cầu cần đào tạo của người lao

động. Đảm bảo đào tạo đúng người, tránh nhầm

đối tượng gây tổn thất về thời gian & chi phí

đào tạo vô lý.

Lựa chọn phương pháp &

chương trình đào tạo

Phòng NS Danh sách môn học/ tiết

học

Chương trình đào tạo là 1 hệ thống các môn

học, những kiến thức & kỹ năng nào cần được

dạy, và dạy trong bao lâu.

Phải được xây dựng cụ thể về: số môn học, số

giờ học của từng môn, chi phí cho mỗi môn.

giáo trình, tài liệu, trang thiết bị cần thiết cho

việc giảng dạy, v.v...Trên cơ sở đó lựa chọn các

phương pháp đào tạo phù hợp với nội dung, chi

phí hợp lý & mang lại hiệu quả đào tạo cao.

Lựa chọn hình thức đào tạo/

giáo viên, giảng viên

Phòng NS Danh sách giáo viên tham

gia giảng dạy

Về hình thức đào tạo/ giáo viên & giảng viên,

doanh nghiệp hay cty có thể chọn 2 phương án:

đào tạo từ nguồn nội bộ hay đào tạo từ nguồn

bên ngoài.

Với việc chọn đào tạo từ nội bộ, sẽ giúp cty/

doanh nghiệp tiết kiệm được khá nhiều chi phí,

kiến thức sát với thực tế, tuy nhiên bất cập là

kiến thức đã cũ & ảnh hưởng đến công việc của

người được chọn làm giáo viên.

Với việc chọn đào tạo từ nguồn bên ngoài, việc

cập nhật nền tảng kiến thức mới theo ngành

nghề sẽ được cải thiện khá tốt tuy nhiên chi phí

sẽ rất cao nhưng lại có thể kém đi vào thực tiễn

hơn.

Nội dung đào tạo:

+Đào tạo , bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ

cho nhân viên trong cty

+Đào tạo & nâng cao trình độ sử dụng vi tính,

sủ dụng các phần mềm vi tính mới,...

+Đào tạo ngoại ngữ, nâng cao trình độ sử dụng

ngoại ngữ phục vụ cho sản xuất kinh doanh &

dịch vụ

pg. 13

Written by Võ Tuấn AnhDự tính chi phí đào tạo Phòng NS Bảng dự trù kinh phí đào

tạo

Chi phí đào tạo sẽ quyết định hình thức/phương

án đào tạo bao gồm các chi phí cho việc học &

chi phí đào tạo.

Chi phí học là những khoản tiền cho người lao

động, và chi phí nguyên vật liệu dành cho người

học.

Chi phí đào tạo là những khoản tiền lương của

người quản lý trong thời gian họ quản lý bộ

phận học việc, tiền thù lao cho giáo viên, dụng

cụ giảng dạy (tài liệu, sách báo, bài kiểm tra,

v.v...)

Thiết lập quy trình đánh giá

đào tạo

Phòng NS Phiếu đánh giá kết quả đào

tạo

Báo cáo thu hoạch của học

viên

Bảng đánh giá nhân viên

sau đào tạo

Bảng đánh giá chất lượng

đào tạo

Bảng tổng hợp kết quả đào

tạo

Mục tiêu của việc thiết lập quy trỉnh đánh giá

đạo tạo là để đánh giá hiệu quả của chương

trình và công tác đào tạo. Cần xác định được

mục tiêu có đạt được hay không. thu nhập thông

tin về kết quả học tập, đánh giá trình độ và kỹ

năng của học viên sau khi đào tạo. Xác định

tổng chi phí đầu tư cho từng chỉ tiêu để so sánh

cứ 1 đơn vị chi phí cho đào tạo năm trước thì

năm sau thu được bao nhiêu đơn vị lợi nhuận,

cho biết khả năng sinh lợi của đầu tư vào đào

tạo & phát triển nguồn nhân lực trong doanh

nghiệp.

Nhu cầu cải thiện/ kế hoạch

sắp tới

Phòng NS Kết quả đánh giá đào tạo & bảng tổng hợp kết

quả đào tạo là cơ sở căn cứ cho nhu cầu cải

thiện hay xây dựng kế hoạch sắp tới

Lưu hồ sơ Phòng NS

pg. 14

Written by Võ Tuấn AnhQ

uy tr

ình

xử lý

vi p

hạm

/kỷ

luật

Phát hiện sai phạm & lập biên

bản vi phạm

Trưởng bộ phận/

Quản lý/ Người xử

lý vi phạm

Biên bản xác nhận sự việc +Phát hiện sai phạm & lập biên bản vi phạm

(nếu có):

Trách nhiệm thực hiện: 1- mọi cá nhân trong cty

khi phát hiện ra trường hợp sai phạm các quy

định/nội quy lao động của cty thì có trách

nhiệm, quyền lập biên bản vi phạm và chuyển

cho trưởng ban của người vi phạm 2 - Người

lập biên bản có trách nhiệm ghi rõ & đầy đủ nội

dung vi phạm, yêu cầu các bên có liên quan ký

tên. Trong trường hợp người vi phạm không ký

tên thì ghi rõ lý do vào biên bản

Thời gian thực hiện: biên bản vi phạm được

chuyển cho Trưởng Phòng/ ban của người vi

phạm trong vòng 1 ngày làm việc kể từ ngày

xảy ra vi phạm

Xác minh, làm rõ hành vi vi

phạm, thu nhập chứng cứ -

mức độ sai phạm & trách

nhiệm liên quan

Trưởng bộ

phận/Phòng NS

Bản giải trình sự việc Người vi phạm có trách nhiệm viết Bản giải

trình sự việc & chuyển bản giải trình cho trưởng

phòng/ban trong 2 ngày làm việc kể từ ngày xảy

ra vi phạm

Trưởng phòng/ban có trách nhiệm chuyển bản

giải trình và đề xuất hình thức kỹ luật lao động

kèm theo Biên bản vi phạm (nếu có) cho Phòng

NS

Đối với những sai phạm mang tính chất nguy

hiểm, đe dọa đến lợi ích hoạt động cty, cần Tạm

đình chỉ công tác ngay lập tức cá nhân đó.

pg. 15

Written by Võ Tuấn AnhTạm đình chỉ công tác & tiến

hành xác minh mức độ thiệt

hại

Phòng NS & Quản

lý bộ phận

Bản giải trình sự việc bổ

sung

Biên bản tham khảo ý kiến

BCHCĐ trước khi đình chỉ

công việc

Quyết định tạm đình chỉ

công việc

Biên bản kiểm kê thu giữ

tài sản

Thư đề nghị trưởng bộ phận

cung cấp thông tin

Thời hạn đình chỉ công việc không vượt quá 15

ngày làm việc, và với trường hợp đặc biệt thì

cũng không quá 3 tháng. Trong thời hạn tạm

đình chỉ công tác, đến kỳ thanh toán tiền lương

- cty sẽ tạm ứng cho người lao động 50% lương

theo quy định của Luật Lao Động hiện hành.

Nếu người lao động sai phạm & có kết quả xử

lý, cty sẽ không thu lại số tiền tạm ứng 50%.

Nếu người lao động không sai phạm & không bị

xử lý kỷ luật, cty sẽ trả đủ lương và người lao

động cũng không phải trả lại phần tạm ứng

50%.

Phòng NS và quản lý bộ phận có nhiệm vụ xác

định thiệt hại về cơ sở vật chất, tài sản của cty -

để xác định tính chất vi phạm và xác định hình

thức kỷ luật

Đề xuất & chuẩn bị hồ sơ/

hình thức xử lý kỷ luật lao

động

Phòng NS Thông báo yêu cầu có mặt

tại cty

Giấy ủy quyền làm việc cho

phòng LĐTBXH

Để tổ chức được hội đồng kỷ luật, phải yêu cầu

sự có mặt của người vi phạm tại cty thông qua

thông báo bằng thư mời để đảm bảo sự cân

bằng của hội đồng kỷ luật

Thành lập & tổ chức họp Hội

đồng kỷ luật

Phòng NS Thư mời họp lần ( )

Biên bản giải trình sự việc

Giấy ủy quyền của GĐ về

tổ chức hội đồng

Biên bản họp xử lý kỷ luật

Hội đồng kỷ luật phải có sự tham gia của ban

GĐ, đại diện BCH công đoàn cơ sở, và trưởng

các phòng ban. Người vi phạm phải giải trình sự

việc, hội đồng kỷ luật phải chứng minh được lỗi

và hành vi sai phạm theo quy định của pháp luật

Ký quyết định & ban hành

văn bản kỷ luật

Phòng NS & Quản

lý bộ phận

Quyết định xử lý kỷ luật và

bàn giao công việc

Biên bản thỏa thuận chấm

dứt hợp đồng

Quyết định cảnh cáo/ sa

thải/ cách chức/ hạ bậc

Với tính chất vi phạm nhẹ, quyết định kỷ luật sẽ

được gửi để thông báo với nhân viên.

Đối với tính chất vi phạm sa thải hay cách chức,

quyết định vi phạm kỷ luật sẽ được gửi đến Sở

lao động thương binh và xã hội

pg. 16

Written by Võ Tuấn AnhBáo cáo với bộ phận/ cơ quan

về quyết định xử lý kỷ luật

Phòng NS & Quản

lý bộ phận

Thông báo nội bộ về kết

quả xử lý kỷ luật

Báo cáo về việc sa thải gửi

Sở lao động thương binh và

xã hội

Đơn khởi kiện yêu cầu bồi

thường thiệt hại

Sau khi hoàn tất tất cả thủ tục phòng NS và các

bộ phận quản lý có nhiệm vụ thông báo nội bộ

về tính chất và hành vi vi phạm. Đối với tính

chất vi phạm mang thiệt hại nặng đối với tài sản

cty, cty có quyền khởi kiện đòi bồi thường theo

đúng trình tự mà Pháp Luật ban hành

Giải quyết chế độ, theo dõi &

lưu trữ hồ sơ

Phòng NS Biên bản bàn giao sổ

BHXH và giải quyết chế độ

khi thôi việc

Đối với tính chất vi phạm nhẹ, không mang tính

hình sự người vi phạm được chi trả 50% lương

còn lại trong kỳ chi trả lương.

Ngược lại, người lao động không phải hoàn trả

lương đã tạm ứng.

Hồ sơ kỷ luật được phòng NS sao lưa và cất giữ

Quy

trìn

h ph

át tr

iển

Lên kế hoạch - thông báo họp

phát triển nghề

Phòng NS & Quản

lý bộ phận

Thông báo họp phát triển

nghề nghiệp

Chương trình phát triển

nghề nghiệp

Thông báo cho nhân viên về cuộc họp, trao đổi

về kế hoạch phát triển nghề nghiệp, đề nghị

nhân viên suy nghĩ về những lựa chọn của mình

về định hướng phát triển nghề nhiệp trong

tương lai

Chuẩn bị cho cuộc họp Phòng NS Bảng kế hoạch hoạt động

cá nhân

Bảng kế hoạch mục tiêu

nghề nghiệp

Đề nghị nhân viên đưa ra định hướng nghề

nghiệp và mục tiêu cá nhân trong vòng 3-5 năm

tới

Nghiên cứu điều kiện cần cho

nhân viên

Phòng NS & Quản

lý bộ phận

Bảng kế hoạch phương

hướng phát triển nghề

nghiệp

Với mục tiêu đặt ra nhân viên cần làm gì để đạt

được mục tiêu đó, xác định những mục tiêu

nghề nghiệp và cá nhân nào sẽ giúp hoàn thành

công việc hiệu quả, nguồn lực hay sự hỗ trợ nào

từ doanh nghiệp có thể giúp nhân viên hoàn

thành những mục tiêu trên

pg. 17

Written by Võ Tuấn AnhTổ chức họp phát triển nghề

nghiệp

Phòng NS & Quản

lý bộ phận

Biên bản nội dung cuộc họp

Biên bản tự đánh giá năng

lực

Biên bản đánh giá năng lực

nhân viên

Bản luận trực tiếp với nhân viên về phương

hướng nghề nghiệp để nhân viên có thể tự đánh

giá năng lực hiện tại và người quản lý sẽ đánh

giá lại dựa trên hiệu quả hoàn thành chỉ tiêu

công việc

Tổng kết lại ý kiến cá nhân của nhân viên và

đánh giá của quản lý - so sánh dựa trên bộ đánh

giá năng lực chung và đưa ra định hướng cho

nhân viên

Lên kế hoạch phát triển nghề

nghiệp

Phòng NS Kế hoạch phát triển nghề

nghiệp

Dựa trên kết quả đánh giá và biên bản họp cung

với nhận xét đánh giá từ quản lý bộ phận/ phòng

ban, phòng NS lên kế hoạch phát triển phù hợp

với nhân viên, xin ý kiến chấp thuận từ ban GĐ,

từ đó triển khai và thực thi kế hoạch !

Quy

trìn

h kh

en th

ưởng

Xác định mục tiêu khen

thưởng

Phòng NS Bảng chấm điểm thi đua

khen thưởng cá nhân/ tập

thể

Ghi nhận, biểu dương, tôn vinh thành tích và

khuyến khích bằng lợi ích vật chất đối với cá

nhân/tập thể có thành tích trong xây dựng cơ

quan doanh nghiệp

Tuyên dương bằng vật chất khuyến khích tinh

thần, thúc đẩy sự công hiến vào hiệu quả và

năng suất công việc của cá nhân/tập thể cho

doanh nghiệp

Đưa ra 1 mục tiêu cụ thể sát với thực tế doanh

nghiệp để nâng cao hiệu quả

Lập Hội đồng khen thưởng Phòng NS Quyết định thành lập hội

đồng khen thưởng

Biên bản họp hội đồng

khen thưởng

Bảng báo cáo thành tích đề

nghị khen tặng

Bảng đánh giá/xếp loại

nhân viên

Việc lập hội đồng khen thưởng có thành viên

bao gổm: ban GĐ. giám đốc nhân sự, đại diện

công đoàn cơ sở - xem xét vê lý do khen

thưởng, đối tượng khen thưởng, đánh giá, xếp

loại nhân viên

Đảm bảo tính công bằng trong việc xét thi đua

khen thưởng

Nêu lý do & xác định hình

thức khen thưởng

Phòng NS Tờ trình đề nhị khen

thưởng

Tờ trình hình thức khen

thưởng

Phòng NS đưa lý do chính thức về việc xét khen

thưởng: khen thưởng độ xuất hoặc khen thưởng

thường niên. Những lý do này không được

mang tính chủ quan, phải đo lường được và phải

hướng vào kết quả đã đạt được

pg. 18

Written by Võ Tuấn Anh

Đối tượng khen thưởng Phòng NS & Quản

lý bộ phận

Danh sách đề nghị xét khen

thưởng cá nhân/ tập thể

Phòng NS kết hợp với các quản lý bộ phận lập

ra danh sách đề nghị dựa trên kết quả công việc

và năng suất làm việc.

Có thể tham khảo bảng khảo sát của đồng

nghiệp, hoặc nhân viên cùng cấp để bầu chọn

ra cá nhân hay tập thể để khen thưởng

Chi phí khen thưởng Phòng NS Bảng dự trù kinh phí khen

thưởng

Xây dựng khung chi phí khen thưởng công bằng

và minh bạch, sau đó trình cho GĐ ký duyệt.

Công bằng về vị trí khen thưởng giữa các nhóm

người có vị trí cấp bậc tương tư như nhau, và

luôn có lý do chính đáng cho việc khen thưởng

Quy

trìn

h đề

bạt

Xác định nhân viên Phòng NS & Quản

lý bộ phận

Bảng đánh giá nhân viên Dựa trên khả năng làm việc, kỹ năng lãnh đạo,

óc phán đoán, ra quyết định, khả năng truyền

đạt, hướng dẫn và hoạch định - kèm với việc so

sánh với bộ tiêu chuẩn năng lực chung để chọn

ra ứng viên phù hợp với vị trí quản lý.

Đồng thời cũng có thể tham khảo ý kiến từ

những nhân viên cấp dưới, đồng nghiệp, hay

quản lý trực thuộc của ứng viên được chọn

Lập Hội đồng đánh giá - tuyển

dụng

Phòng NS Quyết định thành lập hội

đồng tuyển dụng

Đề nghị đề bạt nhân sự

Lập ra hội đồng tuyển dụng trong đó chủ tịch

hội đồng là thành viên ban GĐ. Dựa vào quá

trình phỏng vấn đánh giá lựa chọn người phù

hợp nhất (không phải là người giỏi nhất).

Hoàn tất quy trình tuyển dụng: báo người đạt,

người không đạt và đề nghị đề bạt nhân sự lên

ban GĐ khi có kết quả cuối cùng

Chuẩn bị thủ tục thăng chức Phòng NS Tờ trình bổ nhiệm nhân sự Bao gồm các chế độ, chính sách, trách nhiệm

quyền lực & quyền lợi - trong đó lương thưởng

tương ứng với trách nhiệm đã được thay đổi với

vị trí mới, quyền lực trong kiểm soát của ban

lãnh đạo và quyền lợi phải phù hợp với hoàn

cảnh cty hiện tại

Hoàn thành thủ tục thăng chức Phòng NS & Quản

lý bộ phận

Quyết định bổ nhiệm nhân

sự

Ban hành quy định thăng chức bổ nhiệm vị trí

cho ứng viên có chữ ký và con dấu của ban lãnh

đạo. Công bố rộng rãi toàn cty, tất cả các bộ

pg. 19

Written by Võ Tuấn Anhphận & đối tác

Quy

trìn

h ch

o ng

hỉ v

iệc

Làm thủ tục thôi việc Phòng NS & Quản

lý bộ phận

Đơn xin nghỉ việc Người xin nghỉ việc phải viết đơn xin nghỉ việc

và chuyển cho quản lý xem xét. Người xin việc

phải đảm bảo nghỉ đúng thời hạn báo trước.

Nếu không bảo đảm thời hạn người lao động

xin nghỉ phải bồi thường tiền lương cho những

ngày không báo trước, và không được thưởng

năng xuất, cũng nhưng các khoản thưởng cho

những thời gian chưa được tính lương.

Đối với các quy định nghỉ việc không có trong

quy trình này, hoặc các quy định khác của cty

thì thực hiện theo bộ luật lao động và các văn

bản pháp luật lao động liên quan

Thời hạn báo trước cụ thể:

+Đối với hợp đồng thử việc 1 tháng là 3 ngày, 2

tháng là 7 ngày

+Đối với hợp đồng có thời hạn 1-3 năm là 30

ngày

+Đối với hợp đồng vô hạn là 45 ngày

Xác nhận, xem xét & duyệt

cho nghỉ

Phòng NS & Quản

lý bộ phận

Quản lý phải xác nhận nguyện vọng của nhân

viên. Nếu vượt ngoài khả năng thì phải phối

hợp với phòng nhân sự để giải quyết - quản lý

có trách nhiệm trả lời đơn không quá 2 ngày

làm việc.

Phòng NS có trách nhiệm trao đổi với quản lý

các bộ phận để xác định tâm tư nguyện vọng

của nhân viên. Thời gian giải quyết không quá 3

ngày kể từ ngày nhận đơn. Khi duyệt cho nghỉ

việc phòng NS chuyển đơn cho ban GĐ ký

không quá 4 ngày kể từ ngày nhận đơn.

Giải quyết các chế độ thôi

việc

Phòng NS & Quản

lý bộ phận

Biên bản hoàn thành thanh

toán lương/ thưởng

Biên bản báo giảm Bảo

Hiểm Xã Hội

Chứng từ khấu trừ thuế thu

nhập cá nhân

Phòng NS và phòng tài chính kế toán có trách

nhiệm giải quyết các chế độ khi nhân viên nghỉ

việc gồm: giải quyết công nợ (nếu có), thanh

toán lương thưởng, chố sổ Bảo Hiểm Xã Hội,

và làm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

cho nhân viên

pg. 20

Written by Võ Tuấn AnhThu hồi tài sản Phòng NS & Quản

lý bộ phận

Biên bản bàn giao công

việc

Biên bản bàn giao hồ sơ tài

liệu

Biên bản bàn giao tài sản

công cụ

Quản lý bộ phận có trách nhiệm thu hồi lị tài

sản của ty, ghi rõ biên bản bàn giao công việc,

hồ sơ/ tài liệu, tài sản công cụ. Nếu người nghỉ

việc không bàn giao công việc phòng nhân sự,

quản lý có trách nhiệm nhờ nhân chứng chứng

minh và lập biên bản không bàn giao công việc

Hoàn tất thủ tục thôi việc Phòng NS Bản cam kết nghỉ việc

Bản thanh lý nghỉ việc

Quyết định thanh lý hợp

đồng lao động

Quyết định nghỉ việc

Phòng NS chịu trách nhiệm tổ chức việc thanh

lý hợp đồng với nhân viên. Sau khi hoàn thành

việc thanh lý công việc, phòng NS lập biên bản

thanh lý nghỉ việc, quyết định nghỉ việc trình

GĐ ký. Quyết định nghỉ việc được chuyển cho

người xin nghỉ việc, quản lý bộ phận, phòng NS

lưu 1 bản và 1 bản chuyển cho phòng tài chính

kế toán làm căn cứ thanh toán cho người nghỉ

việc

pg. 21