Toimiva sosiaalitoimen tietohallinto ja johtaminen · ATB-hanke 250406 Sirpa Kuusisto-Niemi Toimiva sosiaalitoimen tietohallinto ja johtaminen Arkitieto biteiksi-hanke 25.4.2006 Sirpa

ATB-hanke 250406 Sirpa Kuusisto-Niemi

Toimiva sosiaalitoimen tietohallinto ja johtaminen

Arkitieto biteiksi-hanke 25.4.2006Sirpa Kuusisto-Niemi

lehtori, Kuopion yliopisto


Johtamisjärjestelmän keskeiset osat

�organisaatiorakenne,�periaatteet, joita organisaatio soveltaa

johtamisprosesseissaan, sekä� johtamista tukevat tietojärjestelmätKari Neilimo 1992


Kuntien tietohuollon tila

�tietohuoltoon on panostettava ja pyrittävä strategiseen tietojohtamiseen

� liiallisesta käsikirja-ajattelusta ja normi- ja hallinto-keskeisyydestä on irrottauduttava ja pyrittävä tiedon ymmärtämiseen ja soveltamiseen

�tutkimustietoa on käytettävä hyväksi päätöksenteon välttämättömänä tukena muuttuvissa ja erilaistuvissa oloissa

Olavi Borg 2000


Tiedonhallinnan yhteiskunnallinentehtävä”...Sosiaalihuoltolakiin (1982) sekä

lastensuojelulakiin (1983) on jo pari vuosikymmentä sitten kirjattu kuntien sosiaalihuollon vastuulle sekä tutkimustehtävä että ihmisten elinolojen edistäminen. Ne eivät ole toteutuneet lain hengen mukaisesti...Tarvitaan sen erittelyä, millaisella tietokäsityksellä on mahdollista tuottaa käytännöille relevanttia tietoa murroksessa olevan yhteiskunnan sosiaalisista ongelmista...”

Satka, Pohjola & Rajavaara 2003


Ammatinharjoittamisen näkökulma tiedonhallintaanPalvelujärjestelmässä jokaisella toimipisteellä on oma historiansa, tavoitteensa, ammattiryhmänsä ja pääasiallinen asiakaskuntansa ja näiden perusteella muokkautuneet työmenetelmät. Niillä on omat tapansa määritellä ongelmat ja valita toimintatavat. Kaikilla on siis omat realiteettinsa ja tapansa tulkita niitä. Tulkintojensa pohjalta kukin määrittelee työtään, yhteistyötään, sitoutumistaan ja rajojaan.Eriksson – Arnkil 1995


Asiakasnäkökulma tiedonhallintaan

”--- Tutkimukseni kuitenkin paljastaa, että lapsi on melko näkymätön lastensuojelun sosiaalityössä.--- Huoltosuunnitelmat antoivat hajanaisen kuvan lastensuojelusta. Monet asiat jäivät vastausta vaille, koska niistä ei löytynyt mainintoja. Olisin ollut kiinnostunut esimerkiksi siitä, käykö lapsi psykiatrisessa hoidossa kuten aikaisemmassa huoltosuunnitelmassa ehdotettiin.-----”

Sini Salokanta 2003


Arkirealismi

”Sosiaalityöntekijä saa kyllä ajatella ja harkita niin paljon kuin haluaa, kunhan kirjaa työnsä tietokonelomakkeelle, joka muuttaa asiakkaan elämäntilannetta koskevan informaation numeroiksi.”

Karvinen-Niinikoski & Meltti 2003


Tietotyöläinen ?

palkkatyöntekijät� jotka käyttävät tietotekniikkaa työssään� joiden työ edellyttää suunnittelua tai ideointia� jotka ovat suorittaneet vähintään ylemmän

keskiasteen ammattitutkinnon

Blom, Melin ja Pyöriä 2000


Sosiaalialan työ tietotyönä

Sosiaalialalla� informaation tuottajia ~ 40 prosenttia

� tieteenharjoittajat � sosiaali- ja terveydenhuollon asiantuntijapalvelujen tuottajat

� informaation jakajia, käyttäjiä ja käsittelijöitä ~ 24 prosenttia

� muita kuin informaatioammattilaisia noin 36 prosenttia

Anja Stenius 1989


Vaatimukset ohjelmistoille"...Nykyisin käytössä olevat asiakas- ja

potilastietojärjestelmät on rakennettutukemaan organisaatiokeskeistätoimintatapaa ja siksi ne tukevat heikostipalveluketjumallia. Sosiaali- jaterveydenhuollossa käytössä olevatasiakastietojärjestelmät ovat myöstoiminnallisilta ominaisuuksiltaan erilaisia. Niiden tietosisältö on kirjava jayhteistoiminnallisuudessa on puutteita."Sosiaali- ja terveydenhuollon tietoteknologian hyödyntäminen 1998


Tietohallinto ?

Sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnolla ymmärretään näiden alojen niin julkisten kuin yksityisten organisaatioiden tietoresurssien hyväksikäytön suunnittelua, johtamista, toteutusta ja seurantaa. Tietoresursseja ovat erilaiset tietovarastot, ohjelmistot, laitteet, tietoliikennejärjestelyt tietojen lähteinä ja hyväksikäyttäjinä.

muk. Tapio Reponen 1999

��


Organisaation tiedonhallinnan prosessimalli

1.2.

3.

4.

5.

6.

7.


Tiedon hallinnan kokonaisuus

� tiedot ja tietotarpeet, viraston tarvitsema strateginen tieto

� tietohuolto ja teknologia, jolla tietojen saanti turvataan

� tiedon ja osaamisen johtaminen sekä tiedon kokonaisvaltaiseen hallintaan tarvittava hallinnointi.

Helsingin sosiaalivirasto 2003


Tiedon synnyttämisen jahyväksikäytön prosessiTietotarpeetTietosisällöt: kerättävän tiedon määrittelyTietorakenteet: termit, käsitteet, luokitukset, standardit,

mittaritTietojärjestelmät ja tietovarastot: tietotekniikka, tiedon

keruu ja käsittely, tietojen säilytys ja hävittäminen¯Tiedon jalostaminen ja uuden tiedon tuottaminenTietojen jakelu ja levitys, viestintä, tietopalveluTiedon hyödyntäminen: analysointi ja tulkinta, arviointi,

toimenpiteetJohtaminen

Helsingin sosiaalivirasto 2003


Tiedon arvoketju

�data raakatietoa (tiedon alkioita), informaatio jalostettua tietoa ja knowledge yleensä omaksuttua tai sovellettua tietoa� data-information-knowledge-intelligence-wisdom: informaatiojärjestelmä lähtee liikkeelle datasta, joka jalostetaan tietämys viisaus� ihmiset viestivät tietämyksen ja informaation tasolla, tietokoneet pelkästään datan tasolla� tietokoneet pystyvät varastoimaan ainoastaan dataa, ei informaatiota tai viisautta

Stenius 1989; Nylander et al. 2002


Data


Informaatio


Tieto


Tiedon arvoketju

Datasta informaatioon -jatkumo

lisää

ntyv

ä ko

mpl

eksi

suus

lisääntyvä vuorovaikutus & keskinäiset suhteet

data:nimeäminen, keruu, organisointi

informaatio:organisointitulkinta

tietämys:tulkintaintegrointiymmärtäminen

viisaus:ymmärtäväsoveltaminen

(Nelson & Joos 1989)


Tieto ja johtaminen - tietojohtaminen� osaamisen johtaminen, tietämyshallinta � tarkoituksena saattaa yksilöllinen/yksittäinen tieto

organisaation käyttöön yksilöllisen ja yhteisöllisen tiedon luomisen ja kehittämisen prosesseissa

� kaikki ne toimet, joiden tarkoituksena on saattaa organisaatio toimimaan kestävästi tiedon pohjalta (intelligent-acting) (Knowledge Management)

� organisaation sisällä ja sen saatavilla olevan tiedon ja informaation tunnistamiseen, hankkimiseen, luomiseen, välittämiseen ja käyttöön liittyvien toimintojen hallinta ja johtaminen

Huotari & Iivonen 2004;Huotari 2004


Tietojohtaminen ilmiönä �yhtäältä inhimillisen tai henkisen pääoman

(Human Capital) merkityksen korostuminen ensisijaisena tuotannon tekijänä ja toisaalta tieto-ja viestintä-teknologian mahdollisuuksien ymmärtämisen informaation, tiedon ja tietämyksen varastoinnissa ja jakamisessa

�tarve nousee organisaatioiden muutoksesta, koska vanhat johtamistavat eivät enää päde uudessa verkostoperusteisessa toimintaympäristössäesimerkki: kotipalvelu & kommunikaattorit

Huotari 2004


Tiedon/ tietämyksen (Knowledge) tyypit�käsitteellinen tieto (embrained knowledge)�toiminnallistettu tieto (embodied knowledge)�kulttuurinen tieto (encultured knowledge)�ankkuroitu tieto (embedded knowledge)�kooditettu tieto (encoded knowledge)

Kirjallisuuden perustella käsitteellinen, kulttuurinen ja kooditettu tieto ovat saamassa merkittävämmän aseman tietotyössä kuin ankkuroitu ja toiminnallistettu tieto

Huotari 2004; Choo 1998


Organisaatiotyypit edellisen pohjalta

� Asiantuntijaorganisaatiot, joiden toiminta perustuu toiminnallistetun tiedon hyödyntämiseen - esim. professionaalinen byrokratia kuten sairaala

� Rutiinitieto-organisaatiot, jotka toimivat teknologiaan, sääntöihin ja menettelytapoihin ankkuroidun tiedon pohjalta - esim. konebyrokratia kuten teollinen tuotantolaitos tai tehdas

� Symbolianalyytikko-organisaatiot, joiden toiminnan perustana on käsitteellinen tieto -esim. tietointensiiviset yritykset kuten tietoteknisten ohjelmistosovellusten tuottajat

� Viestintäintensiiviset organisaatiot, jotka ovat hyvin riippuvaisia kulttuurisesta tiedosta - esim. innovaatioihin perustuva tuotanto


Tietojohtamisen näkökulmia

�strateginen johtamisen näkökulma: korostaa tiedon merkitystä organisaation strategisena resurssina –organisaation tietoperusta

�henkilöstöjohtamisen (HRM) näkökulma: korostaa ”tietotyöläisten” osuutta organisaation arvonmuodostuksessa

�tietojärjestelmänäkökulma: korostaa asiantuntija-järjestelmien merkitystä tiedon tunnistamisessa ja jakelussa


Tietojohtaminen vuorovaikutteisena prosessina�käynnistyy toimintaympäristön merkittävästä

muutoksesta, jossa toimijoiden yritettävä hahmottaa muutosta ja sen merkittävyyttä

� jatkuu käsitysten luomisella muutoksen luonteesta ja syistä – pelkistäminen raakatiedon tuottamiseksi –alustavat ideat

�yhdistetään aiempi tietämys ja seulottu raakatieto� tulkinnan tulokset tallennetaan organisaation

muistiinAnttiroiko & Savolainen 2000


Tietojohtamisen peruskysymyksiä sosiaalihuollossa 1�Mitä tietoa

� henkilökuntani ja minä tarvitsemme, että voimme hoitaa tehtävämme hyvin ?

� tarvitaan meistä/meiltä viraston yhteiseen käyttöön ?�meidän on annettava viraston ulkopuolelle ?

�Mistä omalle yksikölle, omalle virastolle ja ulkopuolisille tarvittava tieto saadaan ?

�Miten hankimme tarvittavan tiedon ?

Stenius 1996


Tietojohtamisen peruskysymyksiä sosiaalihuollossa 2

� Kuka vastaa tiedon luotettavuudesta � antaessamme tietoa muualle omasta toiminnastamme ?� hankkiessamme itsellemme tietoa ?

� Onko kerätty tieto säilytettävä� omassa yksikössä, jotta se on myöhemminkin

käytettävissä ?�miten taltioimme tiedon, että se löytyy tarvittaessa ?

� Osaammeko käyttää� yksikössämme olevaa tietoa ?� yksikön ulkopuolisia tietolähteitä tai tietopalveluja ?

Stenius 1996


Johdon tietojärjestelmät� mitä ylemmän tason johtamisesta on kysymys, sitä

enemmän korostuu tiedon aggregoinnin (kokoavan yhdistelyn) tarve

� huomio kehitystrendeihin: tarvitaan tietoa ympäristön dynamiikan ja rakenteiden muutoksista ja keskeisistä sidosryhmistä – taustoittaa strategisia ratkaisuja

� toisaalta tarve yksityiskohtaiseen ja taustoihin porautuvaan tietoon: mahdollistaa heikkojen signaalien tunnistamisen, uusien strategioiden kehittelyn ja päätöksenteon delegoinnin

Anttiroiko & Kallio 1999


Tavoitetila: tiedon kumuloituminen

1.paikalliset käytännöt& kokeilut

2.dokumentointija metodienkehittäminen

3.ammatillisuus

4. tutkimus

Lars Oscarsson 2003

��


Kansallinen sosiaalialan kehittämis-hanke 2003-2007

Toimeenpanosuunnitelma, Hankekokonaisuus 2: Palvelurakenteen ja toimintojen kehittäminen, Hanke 7:Tavoitteena sosiaalialan tietoteknologian käytön edistäminen lähtien alan omista kokonaisuutena arvioiduista kehittämistarpeista


Paikallinen, alueellinen ja valtakunnallinen tilanne nyt

paikallinen

alueellinen

valtakunnallinen

vapaa teksti

yhteisesti sovituttietosisällöt


paikallinen

alueellinen

valtakunnallinen

vapaa teksti

yhteisesti sovituttietosisällöt & tietojenjäsentely

Paikallinen, alueellinen ja valtakunnallinen tavoitetila


Tietohallinnon valtakunnalliset linjaukset: kehityspolku

Tieto 2005

��

��

��

��

��

��

��

�palvelulainsäädäntö-hanke 2004-2007

��

��


Tiedon ja vallan suhde I

� tiedon keruu merkitsee aina ilmiön käsitteellistämistä, luokittelua ja kaventamista

� tietojärjestelmien kehittämistyössä joudutaan valitsemaan, nähdäänkö asiakas kohteena vai osallisena


Tiedon ja vallan suhde II

� kuka määrittelee tiedot, jotka järjestelmiin tallennetaan

� millä ammatillisilla, eettisillä ja toiminnallisilla periaatteilla määrittelytyö tehdään

� kenen mallit ja käsitteet siirtyvät tietojärjestelmien kautta ohjaaman työprosesseja


Tieto ja valta

”Keskeistä on kysyä, kenellä on pääsy tietoihin, joita koneella on oltava muistissaan, jotta syntyisi oikeita päätöksiä. Tietojen hallussapito on ja tulee olemaan erilaisten asiantuntijain etuoikeutena. Hallitsevan luokan muodostavat ne, jotka tekevät päätöksiä.”

Jean-Francois Lyotard: Tieto postmodernissa yhteiskunnassa. Suom. Leevi Lehto. Gummerus 1985.


Kiitos !Sirpa.Kuusisto-Niemi @uku.fi


LähteetAnttiroiko & Kallio (1999): Johdon tietojärjestelmät kunnallishallinnossa. Tampere University Press.Anttiroiko & Savolainen (2000):Kuntien strategiset tulkinta- ja tietoprosessit. Teoksessa Informaatio, tieto ja

yhteiskunta. Tiedon tutkimusohjelman II tutkimusseminaari 8-9.6.2000Borg (2000): Kuntien tietohuollon tila ja tarpeet Suomen kunnissa. Kunnallistieteellinen aikakauskirja 3.Choo (2002):Information Management for the Intelligent Organization. asis&t.Choo (1998): The Knowing Organization. Oxford University Press.Eriksson & Arnkil (1995): Ammattilaiset arvailevat toisistaan – tulkintaverkostot psykososiaalisessa työssä.

Stakes. Raportteja 184.Helsingin sosiaalivirasto (2003):Tiedon hallinta toiminnan tukena. Suunnittelun ja seurannan raportteja 1.Huotari 2004;

http://www.internetix.fi/opinnot/opintojaksot/0viestinta/informaatiotutkimus/po1/tietohallinto/tietoorg.htm.Huotari & Iivonen (2004): Trust in Knowledge Management and Systems in Organizations. Idea Group Inc.Karvinen-Niinikoski & Meltti (2003):Muutosprosesseissa ristiriitaistuva sosiaalityö. Kirjassa Satka, Pohjola &

Rajavaara (2003): Sosiaalityö ja vaikuttaminen. SoPhi.Lyotard (1985): Tieto postmodernissa yhteiskunnassa. Vastapaino.Neilimo (1992): Johdon rooli julkisen sektorin tulosjohtamisjärjestelmän kehittämisessä. Hallinnon tutkimus

3.Nelson & Joos (1989): On language in nursing: From data to wisdom. PLN Visions, Fall, 6-7. Nylander et al. (2002): Datasta tietoon. Makropilotti ja sosiaali- ja terveydenhuollon informaatiojärjestelmä.

Osa I. Stakes Aiheita 14.Oscarsson (2003): luento FinSoc-arviointiseminaarissa marraskuussa 2003.Reponen (1999): Tietoresurssien johtamisen strateginen suunnittelu. JUHTA.Salokanta (2003): Miten lapsi näkyy lastensuojelussa? Tutkimus Hämeenlinnan lastensuojelun

huoltosuunnitelmista.Tampereen yliopisto. tutkielmat.uta.fi/pdf/gradu00190.pdfSatka, Pohjola & Rajavaara 2003: Sosiaalityö ja vaikuttaminen. SoPhiSosiaali- ja terveysministeriö (1998): Sosiaali- ja terveydenhuollon tietoteknologian hyödyntäminen.

Työryhmämuistioita 8. Stenius (1989): Sosiaaliviraston tietoresurssien hallinta ja johdon tietohuolto. Sos.viraston julkaisusarja A3.Stenius (1996): Tietoako johdettava ? Helsingin sosiaalivirasto, muistio.

Documents

Toimiva sosiaalitoimen tietohallinto ja johtaminen · ATB-hanke 250406 Sirpa Kuusisto-Niemi Toimiva sosiaalitoimen tietohallinto ja johtaminen Arkitieto biteiksi-hanke 25.4.2006 Sirpa