TOIMINTAKERTOMUS

Arkistonjohtajalta  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  . 3Hallinto,  talous ja henkilöstö  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .   4Yhteistyö ja verkostot  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  . 7 

Kehittäminen  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  . 9Arkistoaineistojen vastaanottaminen  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  . 10Kiinteistönhoito  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  . 13Aineistojen käsittely  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  . 13Asiakaspalvelu  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  . 15Viestintä  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  . 16Designarkisto  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  . 18Hallinto  ja  henkilökunta  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  . 25Tilastot  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  . 26

SISÄLTÖ

Vanhat valokuvat ovat Hankkijan perinneyhdistyksen luovuttamasta arkistosta.

Kai Salon Thema-cityauton luonnos Designarkiston kokoelmista.

Arkistonjohtajalta

JUHLAVUOSI TYÖN MERKEISSÄJoulukuussa 2019 tuli kuluneeksi 40 vuotta Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston säätiön säädekir-jan allekirjoittamisesta Eteläranta 10:ssä. Allekirjoit-tajat  edustivat  nykyisiä  Elkan  hallintoneuvoston taustaorganisaatioita. Säädekirjan allekirjoittaminen oli merkkipaalu, sillä silloin toteutui vuosia kestänyt haave elinkeinoelämän omasta arkistosta. Varsinai-sesti juhlimme tasavuosia vuonna 2021, jolloin toi-minta Mikkelissä alkoi. 

Keskeinen merkitys Elkan pitkäjänteiselle työlle vuo-sien varrella ovat olleet valtionavustus ja Mikkelin kaupungin tuki. Vuosien ajan myös yritykset ja elin-keinoelämän järjestöt ovat aineistojensa  luovutuk-sen yhteydessä tukeneet Elkaa taloudellisesti. 

Suomessa 1970-luvulla luotu yksityisar-kistojen valtionavustusjärjestelmä on huomattavasti  parantanut  yksityis-ten asiakirjojen saamista tutkimuk-sen käyttöön. Elkan lisäksi molem-mat kirjallisuuden seurat ja kahdek-

san oman toimintakenttänsä keskus-arkistoa saavat lakisääteistä valtiona-vustusta  toimintaansa. Keskusarkis-tot  pystyvä  keräämään  koko  valta-

kunnan  alueelta  asiakirjoja ammatillisesti  hoidettui-

hin arkistoihin. Keskittä-misestä  höytyvät  myös tutkijat,  kun  he  saavat 

yhdestä paikasta laajan lähdeaineiston käyttöönsä. Suomen ulkopuolella tilanne ei ole aina yhtä hyvä. Esim. maailmalla taloushistorian tutkijat valittavat, ettei heidän tarvitsemiaan yritysasiakirjoja ole säilyn-yt. Tästä syystä he ovat joutuneet käyttämään toisen käden lähteitä. Suomessa heidän kollegansa saavat keskeiset yritysarkistot käyttöönsä yhdeltä luukulta Mikkelissä.

Vuonna 2019 uutta aineistoa otettiin säilytykseen edellistä toimintavuotta vähemmän. Luovutuksissa oli paljon pieniä eriä, ja edellisvuotta useammin ne tulivat yksityishenkilöiltä. Tallennettu digitaalinen aineisto ei usein ollut tuoretta. Sen käsittely säilytys-kelpoiseen kuntoon on osoittautunut yllättävän työ-lääksi. Tutkijakäyntien määrä väheni, mutta erilais-ten tiedustelujen kautta tapahtunut asiakaspalvelu pysyi  vuoden  2018  tasolla.  Vuoden  2019  aikana ilmestyi tutkimuksia, joissa oli käytetty Elkassa ole-via asiakirjoja. Digitaalisissa verkkopalveluissa asia-kaskontaktien  määrissä  puhutaan  eri  palveluiden kohdalla tuhansista, kymmenistä tuhansista ja esim. Facebookin kohdalla jopa yli miljoonasta asiakaskoh-taamisesta. Marraskuinen arkistojen päivä oli jälkeen menestys. Aikaisempia vuosia  interaktiivisempaan suuntaan suunniteltuun tarjontaan kävi tutustumas-sa ennätysyleisö. Kehittämistoiminnassa aloitettiin uuden strategian työstäminen. Strategiatyön työryh-miin  osallistui  koko  henkilöstö.  Toimintavuoden aikana valmistuivat opinnäytetyö Elka-brändistä  ja Designarkistossa selvitys asiakasymmärryksestä.     

Elkan 39. toimintakertomuksen tekstin kirjoittivat ja tilastotiedot keräsivät allekirjoittanut, Olli Alm ja Sari Muinonen. 

Jarmo Luoma-aho arkistonjohtaja säätiön asiamies

Säätiön toimintakertomus 2019

HALLINTO, TALOUS JA HENKILÖSTÖ Säätiön tarkoitus

Suomen  Elinkeinoelämän  Keskusarkisto  sr.  on perustettu vuonna 1979. Sen tarkoituksena on elin-keinoelämän keskusarkiston hoidon järjestäminen ja  edistäminen.  Säätiön  ylläpitämä  keskusarkisto aloitti toimintansa vuonna 1981 Mikkelissä. Säätiön tarkoituksen toteutuminen vuoden 2019 aikana on kuvattu tässä toimintakertomuksessa.

Säätiö on ruotsiksi Stfitelsen för Centralarkivet för Finlands näringsliv sr. ja englanniksi Central Archi-ves for Finnish Business Records sr. Keskusarkisto tunnetaan ehkä parhaiten vakiintuneesta lyhentees-tään: Elka. 

Säätiöön  kuuluu  myös  vuonna  2010  toimintansa aloittanut Designarkisto. Se on keskittynyt suomalai-sen designin, erityisesti teollisen muotoilun asiakir-jojen tallentamiseen ja niiden käytettävyyden edistä-miseen tutkimustoiminnassa tai muunlaisissa käyt-tötarkoituksissa.

Säätiölain edellyttämät tiedot

Säätiön hallintoneuvoston ja hallituksen jäsenille ei ole vuoden 2019 aikana maksettu palkkaa, palkkio-ta eikä arkistonjohtajalle erillistä korvausta säätiön tehtävien hoitamisesta. Hallintoelinten jäsenet voi-vat  laskuttaa kokousmatkoihin liittyvät matkakulut valtion matkustussäännön mukaisesti. 

Säätiön lähipiiriin kuuluvat:

1. säätiön perustajayhteisöt ja heidän nimeämänsä    säätiön hallintoneuvoston jäsenet 

2. säätiön hallituksen jäsenet 

3. säätiön erikseen nimeämät edustusoikeuden     saaneet henkilöt 

4. BDO Oy -tilintarkastusyhteisön tilintarkastaja 

5. säätiön perustajayhteisöjen mahdolliset tytär-     yhteisöt ja -säätiöt 

6. kohdissa 1—6 tarkoitetun ihmisen perheenjäsen    (aviopuoliso, avopuoliso, oma tai puolison lapsi    ja tämän puoliso ja jälkeläiset sekä oma tai    puolison vanhempi, isovanhempi ja tämän    vanhempi)

7. kohdissa 1—6 tarkoitetun ihmisen lähisukulainen    (sisarus ja sisar- ja velipuoli ja tämän aviopuoliso     ja avopuoliso sekä näiden lapsi, lapsen jälkeläi    nen, vanhempi tai isovanhempi)

8. kohdissa 1—6 tarkoitetun ihmisen tai yhdessä    toimivien ihmisten määräysvallassa oleva yhteisö    tai säätiö

Säätiö ei ole antanut vuoden 2019 aikana avustuksia tai osittain tai kokonaan vastikkeettomia taloudelli-sia etuja lähipiiriin kuuluville. 

Hallinnon toiminta

Säätiölaki,  laki yksityisarkistojen valtionavusta, val-tionavustuslaki, avustusten soveltamisohjeet ja sää-tiön säännöt luovat Elkan toiminnan puitteet. Oma erityispiirteensä Elkan toiminnassa ovat säädökset, jotka liittyvät säilytyksessä olevien asiakirjojen käyt-töön. Keskeisimmät niistä ovat tietosuoja-asetus ja -laki, tekijänoikeuslaki ja laki luottolaitostoiminnas-ta. Toimintavuoden 2019 aikana Elka laati ohjeistuk-sen tietosuoja-asetuksen ja -lain soveltamisesta ylei-sen edun mukaisessa arkistotoiminnassa ja säilytyk-sessä olevien henkilötietojen käytöstä tutkimustoi-minnassa. Ohjeistus perustuu muistiorganisaatioi-den yhteisesti laatimaan suositukseen. 

Elkan säätiön hallinto on kolmiportainen. Hallinto-neuvoston vastuulla on valvoa säätiön hallintoa. Hal-lintoneuvosto  koostuu  säätiön  perustajajäsenistä. Vuosikokouksessaan  keväällä  hallintoneuvosto hyväksyy tilinpäätöksen, edellisen vuoden toiminta-kertomusten sekä toimintavuoden toimintasuunni-telman ja talousarvion. 

Hallitus huolehtii säätiön hallinnosta ja sen toimin-nasta säätiön tarkoituksen toteutumiseksi sekä kir-janpidon ja varainhoidon asianmukaisesta hoidosta. Hallitus päättää tilinpäätöksen esittämisestä tilintar-kastusta varten. Säätiön johtosäännössä kuvataan, kuinka säätiötä  ja sen arkistotoimintaa käytännön työssä johdetaan. 

Hallintoneuvoston vuosikokous pidettiin 19.3.2019. Hallitus kokoontui neljä kertaa: 13.2., 4.6., 10.9.  ja 21.11.2019. Hallintoneuvoston ja hallituksen jäsenet on mainittu liitteessä.

Strategia

Elkan nykyinen strategiakausi päättyy 2020. Uuden strategian työstäminen aloitettiin syksyn loppupuo-lella kahdessa erillisessä sessiossa strategiakonsultti Veli-Matti Kokkosen johdolla. Ensin laadittiin pien-

4

ryhmässä SWOT-analyysi, johon saatiin sähköpostil-la säätiön hallituksen jäsenten kommentit. Seuraa-vassa vaiheessa koko henkilökunta koosti työryhmi-ssä SWOT:sta neljä strategiaa toimintasuunnitelman pohjaksi tulevalle strategiakaudelle. Myös hallituk-sen  jäsenet antoivat kommenttinsa  työryhmätyös-kentelyn  tuloksista.  Strategiasta  nousi  esille  neljä keskeistä kehityskohdetta: asiakasymmärrys, digitaa-linen palveluympäristö, rahoituspohjan laajentami-nen sekä viestintä ja markkinointi. Strategia valmis-tuu vuoden 2020 aikana.

Säätiön perustamisesta 40 vuotta

Joulukuussa 2019 tuli kuluneeksi 40 vuotta Elkan taustalla olevan säätiön säädekirjan allekirjoittami-sesta. Perustamisen taustalla oli tutkijayhteisön huo-li tutkimuksen kannalta arvokkaiden yritysasiakirjo-jen tuhoutumisesta, jollei niitä saada systemaattisel-la tavalla talteen. 

Elinkeinoelämän arkiston perustaminen eteni kui-tenkin hitaasti, kunnes 1975 alussa tuli voimaan laki yksityisarkistojen valtionavusta. Lakia valmistellut komitea totesi mietinnössään, että myös elinkeino-elämän arkiston toimintaa tulisi tukea valtionavus-tuksella. Lähtökohta arkiston perustamiselle oli suo-tuista. Liikearkistoyhdistys otti asiakseen ryhtyä val-mistelemaan elinkeinoelämän arkiston perustamis-ta. Helsingin lisäksi sijaintipaikkaa tutkailtiin mm. Tampereelta ja Jyväskylästä. Lopulta arkisto päätyi Mikkeliin. 

Nyt jo edesmennyt Mikkelin maakunta-arkiston joh-taja Raimo Viikki esitteli Mikkelin kaupungin päät-täjille ajatuksen elinkeinoelämän keskusarkiston saa-misesta kaupunkiin. Kaupunki kiinnostui ja lupau-tui tukemaan perustettavaa arkistoa taloudellisesti. Kiinnostuksen  taustalla oli  Itä-Suomeen kaavailtu kauppakorkeakoulu, jonka saamista Mikkeliin kau-punki ajoi. Ajatus oli, että elinkeinoelämän arkisto toimisi houkuttimena kauppakorkeakoulun sijainti-paikkaa valittaessa, sillä siellä olevia aineistoja voi-taisiin hyödyntää korkeakoulun tutkimus- ja opetus-toiminnassa. Suunnitteluvaiheessa arkiston pitkäh-köä nimeä ryhdyttiin lyhentämään. Virallinen nimi sai rinnalleen lyhenteen: Elka. 

Suomen  Elinkeinoelämän Keskusarkiston  säätiön säädekirja  allekirjoitettiin  Helsingissä  12.12.1979. Perustajayhteisöt muodostavat säätiön hallintoneu-voston. Mikkelin kaupunki saneerasi arkiston käyt-töön puolustusvoimien entisen varikkorakennuksen, jossa Elkan varsinainen toiminta alkoi 2.5.1981. 

Talous

Elkan toiminta rahoitetaan Kansallisarkiston myön-tämällä valtionavustuksella  (laki yksityisarkistojen valtionavusta), Mikkelin kaupungin toiminta-avus-tuksella (2020 alkaen kumppanuussopimus), elinkei-noelämän rahoituksella ja säätiön omalla varainhan-kinnalla. Designarkisto saa  toimintaansa valtiona-vustusta opetus- ja kulttuuriministeriöltä. 

Säätiön  toiminnan  kulut  vuonna  2019  olivat  1 530 830 €. Tuottoja oli hieman vähemmän (1 530 251 €), joten tilikauden alijäämäksi muodostui 578,93 €.

Kansallisarkisto toteuttaa vuosittain kaikissa valtio-navustusta saavissa arkistoissa erityistarkastuksen. Elkassa tarkastuksen teki joulukuun alussa seinäjo-kelainen Peroco Oy. 

Valtionavustuksen vaatimaa, minimissään 20 % oma-rahoitusosuutta joudutaan yhä enemmän rahoitta-maan erilaisilla palveluiden tuotoilla. Tämä heiken-tää esim. mahdollisuutta käyttää yksityistä rahoitus-ta täysimääräisesti uusiin työntekijärekrytointeihin. Taseeseen aikaisempina vuosina kertyneet ennakko-maksut ovat mahdollistaneet kuluneen viiden vuo-den aikana lisähenkilöstön palkkaamisen. Ennakko-maksut ovat kuitenkin huvenneet, ja uusien palvelu-maksujen saamiseen liittyy aina epävarmuustekijöi-tä. Edellä mainituista syistä johtuen lähivuosina elä-köityvien henkilöiden tilalle ei välttämättä voida pal-kata uusia työntekijöitä muihin kuin valtionavustuk-sella rahoitettuihin työtehtäviin. 

Henkilöstö

Kertomusvuoden aikana Elkan palveluksessa oli 16 henkilöä, joista kaksi Designarkistossa. Työsuhteis-ta kaksi oli määräaikaista. Kaikki työntekijät työsken-telivät Mikkelissä. Suurella osalla työntekijöistä on suoritettuna jokin arkistoalan tai asiakirjahallinnan tutkinto. 

Kertomusvuoden aikana palkittiin henkilöitä, joilla tuli täyteen täysiä palvelusvuosia Elkassa. Myös paria 60 vuotta täyttänyttä muistettiin. Kaikki toistaiseksi voi-massa  olevat  työsuhteet  ovat  kestäneet  vähintään kymmenen vuotta. 

Työasioihin liittyviä yleisiä ja ajankohtaisia asioita käsi-teltiin talon sisäisissä, noin kerran kuussa pidetyissä kuukausipalavereissa. Käytännön asioista keskustel-tiin pienemmissä työryhmissä.  Vuoden 2019 kehitys-keskustelut pidetään vuoden 2020 alkupuolella. 

5

6

Palkittuja 10- ja 20-vuotta talossa olleita.

Annelin ja Jarmon 60-vuotiskahvit.

Henkilökunnan joululounas Tertin Kartanossa. Henkilökunnan tyky-päivä Ilmavoimamuseossa.

Elkassa noudatettavat työehdot perustuvat työnan-tajan ja työntekijöiden väliseen sopimukseen. Työn-tekijällä on mahdollisuus etätyöskentelyyn. Muuta-ma henkilö käyttikin tätä mahdollisuutta. Lakisäätei-sen työterveyshuollon lisäksi Elka on tukenut henki-lökunnan vapaa-ajalla tapahtuvaa työkykyä ylläpitä-vää toimintaa. Yhteinen liikuntailtapäivä järjestettiin kesäkuussa. Syyskuussa tehtiin tutustumisretki Tik-kakosken ilmailumuseoon ja Alvar Aalto -museoon. Jouluaterian yhteydessä muisteltiin Elkan  säätiön perustamisvaiheita. Perinteisille joulukahveille saa-pui myös Elkan eläkeläisiä.

Faktat:

40-vuotias säätiö, jonka tarkoitus on elinkeino-elämän keskusarkiston ylläpitäminen

Perustajat edustavat Mikkelin seutua, elinkei-noelämää, kulttuuria ja tutkimusta

Toiminut Mikkelissä vuodesta 1981

16 työntekijää vuonna 2019

Vuosibudjetti 1,5 milj. € vuonna 2019

Asiakkaina yritykset, elinkeinoelämän järjes-töt, tutkijat, opiskelijat, harrastajat ja muut tie-dontarvitsijat 

YHTEISTYÖ JA VERKOSTOT Liikearkistoyhdistys

Elka on Liikearkistoyhdistyksen yhteisöjäsen. Kerto-musvuonna Olli Alm oli jäsenenä yhdistyksen halli-tuksessa ja koulutustoimikunnassa. Hän toimi myös kouluttajana kahdella kurssilla. Vuonna 2019 Jarmo Luoma-aho osallistui kahteen Liikearkistoyhdistyk-sen teemapäivään, joista ensimmäinen käsitteli tie-donhallintajärjestelmien  arviointia  ja  toinen  käyt-töönottoprojektia. Yhdistyksen Faili-lehdessä oli yksi juttu Elkasta. Se koski Elkan toimintavuotta 2018.

Yksityiset keskusarkistot ry

Elka on yksi yhdeksästä Yksityiset keskusarkistot ry:n perustajajäsenestä. Syksyllä tuli kuluneeksi 20 vuotta  yhdistyksen  perustamisesta.  Merkkivuotta juhlistettiin  päivällisellä,  jonne  oli  kutsuttu  myös eläkkeellä olevia keskusarkistolaisia. 

Yksityiset keskusarkistot ry on toiminut valtioavus-tusta saavien arkistojen yhteistoimintaorganisaatio-na. Sen kautta on toteutettu kaksi tietojärjestelmää, yksi digitointihanke, kehitetty yhteisiä ammatillisia toimintatapoja, annettu lausuntoja ja tehty tutustu-miskäyntejä.  Keskusarkistojen  edustajia  on  ollut jäseninä  erilaisissa  arkistoalan  yhteistyöelimissä. Heidän kauttansa ajankohtaiset asiat ovat tulleet tuo-reeltaan tiedoksi muille yksityisille keskusarkistoille. Kertomusvuoden aikana Jarmo Luoma-aho osallistui yhdistyksen kokouksiin.

International Council of Archives (ICA), Section of Business Archives (SBA)

Elka on ollut useamman vuoden ICA:n jäsen ja kuu-luu sen yritysarkistojaostoon. Kollegat SBA:ssa edus-tavat suurimmaksi osaksi päätearkistoja, jotka toimi-vat yleensä yritysten yhteydessä. Elkan tapaiset kes-kitetyt päätearkistot ovat harvinaisempia. 

Kertomusvuoden aikana yhteyden pitäminen SBA:n kanssa tapahtui sähköpostilistan kautta. Se toimii informaation jakelukanavana ajankohtaisista asiois-ta  ja tapahtumista. Vuoden 2020 SBA:n seminaari pidetään Kööpenhaminassa. 

Arkistoalan seminaarit

Toimintavuonna oli kolme mielenkiintoista arkisto-alan seminaaria. Kansallisarkisto järjesti pitkän tau-on  jälkeen  Arkistopäivät kesäkuun  alussa.  Koska seminaari  pidettiin  Mikkelissä,  siihen  osallistui useampi elkalainen. Vaikka ohjelma vaikutti ennak-koon julkishallintovetoiselta, esitykset olivat mielen-kiintoisia myös yksityissektorin näkökulmasta. Digi-taalinen tiedonhallinta oli tietysti laajasti esillä. Semi-naarissa oli myös esityksiä, joissa esiteltiin digitaali-sessa  muodossa  olevan  tiedon  hyödyntämisestä humanistisessa tutkimuksessa. 

Marraskuinen yksityisarkistoseminaari oli tavallaan nykymuotoisen yksityisarkistojen neuvottelukunnan loppuseminaari.  Yksityisten  keskusarkistojen puheenvuoron esitti Ossi Viita Suomen Urheiluarkis-tosta. Seminaarissa pidetyissä esityksissä käsiteltiin yksityisarkistojen käyttöä  tutkimustoiminnassa  eri näkökulmista. Aiheina olivat mm. digitaalisten aineis-tojen hyödyntäminen sekä tieto- ja lähdesuoja. Todet-tiin myös, että historiatutkimuksessa digitalisoitumi-sessa ei ole otettu jättiharppausta, vaan digitaalisia välineitä on kehitelty yksittäisten tutkimushankkei-den yhteydessä. Arkistoja suositeltiinkin tekemään digitointiyhteistyötä korkeakoulujen kanssa. 

7

EU-vetoinen DLM-foorumi  (Données Lisibles par Machine) kokoontui tällä kertaa Kansallisarkistossa marraskuun puolivälissä. Arkistonjohtaja osallistui foorumin ensimmäisen päivän osioon. Keskeinen havainto oli, että DLM-toiminnassa eurooppalaisten toimijoiden kehittämistoiminta perustuu standardei-hin. Lisäksi arkistot ovat kehittäneen ilmaisia työka-luja digitaaliseen arkistoinnin käytännön työhön.

Arkistosektorin yhteistyöverkosto

Arkistosektorin yhteistyöverkosto perustettiin muu-tama vuosi sitten jatkamaan lakkautetun Kansallisen Digitaalisen Kirjaston (KDK) toimintaa vapaamuo-toisena verkostona.  Alkuvuonna verkoston KAM-ju-ridiikkatyöryhmä (kirjastot, arkistot, museot) sai val-miiksi suosituksen EU:n tietosuoja-asetuksen ja kan-sallisen tietosuojalain soveltamisesta muistiorgani-saatioissa. 

Vuoden 2019 aikana arkistonjohtaja osallistui kol-meen yhteistapaamiseen. Niissä käsiteltiin tietosuo-ja-asetuksen soveltamista käytännön työssä ja uutta EU:n tekijänoikeusdirektiiviä. Verkosto on myös toi-minut hyödyllisenä ajankohtaisten asioiden viestin-täkanavana.  

Kumppanuussopimus

Mikkelin kaupunginhallitus edellytti myöntäessään helmikuussa 2019 toiminta-avustuksen Elkan sääti-ölle, että jatkossa avustus perustuu kumppanuusso-pimukseen. Näin kaupunki on toiminut muidenkin kaupungilta  avustusta  saavien  yhteisöjen  kanssa. Sopimusta luonnosteltiin vuoden 2019 aikana. Elkan säätiön hallitus hyväksyi sopimusehdotuksen mar-raskuussa ja Mikkelin kaupunginhallitus joulukuus-sa 2019. Kumppanuussopimus on lainvoimainen ja allekirjoitettavissa valitusajan jälkeen tammikuussa 2020. Sopimus kattaa vuodet 2020—2024.

Memory Campus

Memory Campus on Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:n hallinnoima klusteri,  jonka toiminnassa ovat mukana Elkan lisäksi Miksei Oy, Mikkelin kaupun-ki, Xamk (Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu), Kansalliskirjasto, Kansallisarkiston Mikkelin toimi-piste ja Kiinteistöyhtiö Naistinki Oy. Memory Cam-puksen  missiona  on  rakentaa  yhdessä  sähköisen asioinnin  ja  arkistoinnin  tulevaisuutta.  Erilaiset kehittämishankkeet ovat olennainen osa klusterin toimintaa. 

Toimintavuoden aikana Elka osallistui ohjausryh-män kokouksiin. Lisäksi Elka ja Miksei Oy käynnis-tivät hankesuunnittelun. Tarkoituksena on kehittää digitaalisten  yritysaineistojen  vastaanottamista  ja analogisten asiakirjojen digitointia. 

Digitalia

Digitalia on Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun, Helsingin yliopiston ja Kansalliskirjaston yhteinen tutkimuskeskus. Se kehittää digitaalisten aineistojen käytettävyyttä ja saatavuutta. Olli Alm on Elkan edus-tajana tutkimuskeskuksen ohjausryhmässä. Syksyllä 2019  käynnistyneessä  hankekokonaisuudessa Designarkisto on yhteistyökumppanina tiedon visu-alisoinnin osiossa. 

Huhtikuussa  Digitalia  järjesti  seminaarin  tiedolla johtamisesta. Jarmo Luoma-aho piti siellä esityksen arkistotiedon hyödyntämisestä yritystoiminnassa ja ns. polkuriippuvuuden vaikutuksesta nykyisyydessä. 

EBHA

Keväällä 2019 Elka liittyi jäseneksi European Busi-ness History Associationiin (EBHA). Yhdistys järjes-tää vuosittain taloushistorian kongressin, joka vuon-na 2019 järjestettiin Rotterdamissa. Sinne kokoontui yli 200 taloushistorian tutkijaa. Teemana oli innova-tiivisuus. 

Arkistonjohtaja osallistui kongressiin. Omaa esitys-tä ei voinut tarjota, koska esitykset oli lyöty lukkoon jo ennen Elkan jäsenyyttä. Kuulijana sai hyvän kuvan taloushistorian tutkimuksen nykytilasta sekä siitä, kuinka etuoikeutettuja suomalaiset tutkijat ovat, kun heillä on käytettävissään Elka, johon on keskitetysti koottu suomalaista elinkeinoelämää koskevaa  läh-deaineistoa. Esityksistä kävi  ilmi, että tutkijat ovat joutuneet käyttämään toisen käden lähteitä, kuten sanomalehtiä, kun alkuperäisiä lähteitä ei ole ollut saatavilla. Tämän vuoksi tutkimuksen kannalta mie-lenkiintoisia kysymyksiä ei ole voitu selvittää. 

EABH

Elka on ollut usean vuoden European Banking His-tory  Associationin  (EABH) kirjeenvaihtajajäsen – Elkassahan on paljon pankkien ja niiden perusta-mien yhdistysten arkistoja. Syksyllä 2019 Elkan abst-rakti hyväksyttiin maaliskuussa 2020 Frankfurtissa pidettävän seminaarin esitelmäksi. Seminaarin tee-mana on  tietosuoja-asetuksen soveltaminen arkis-toissa ja muissa organisaatioissa. Elkan puheenvuo-rossa  kerrotaan  muistiorganisaatioiden  yhteisestä suosituksesta ja Elkan soveltamisperiaatteista. 

8

Teollisuusperinteen Seura

Elka on yhteisöjäsenenä Teollisuusperinteen Seuras-sa. Asiakirjat ja niiden hyödyntäminen ovat olennai-nen  osa  teollisuusperinteen  tallentamisessa.  Jäse-nyyden kautta Elka voi tuoda arkistollisia näkökul-mia perinteen tallennustyöhön. Seura järjesti Varka-udessa toukokuussa 2019 seminaarin, jossa Elka ker-toi  aineistoistaan  ja  tallentamisperiaatteistaan  eri museoiden edustajille. 

Laivadata

Laivadata-tietokanta julkaistiin alkuvuonna 2017. Se syntyi  Elkan  ja  Varkauden  museon  yhteistyönä. Kummankin säilytyksessä olevia Varkauden telakan (aik. Wahlin telakka) piirustuksia, valokuvia ja laiva-hakemistoja digitoitiin. Tiedostoja ja metatietoja var-ten suunniteltiin avoimmen lähdekoodin verkkoso-vellus tutkijoiden käyttöön. Digitoimalla saatiin kah-dessa  eri  säilytyspaikassa  oleva  telakan  aineisto yhdeksi kokonaisuudeksi. 

Muu yhteistyö

Elka esitteli toimintaansa Mikkelin kaupunginkirjas-tossa marraskuussa. Näyttelyosasto oli osa kaupun-ginkirjaston toteuttamaa Yhteisen muistimme jäljillä

-tapahtumaa. Kirjastossa muistiorganisaatiot  ja eri-laiset yhdistykset pitivät päivän teeman liittyviä esi-telmiä. 

Elka kävi toimintavuoden aikana alustavia keskuste-luja osallistumisesta Saimaa-ilmiö -nimiseen Itä-Suo-men Euroopan kulttuuripääkaupunkihankkeeseen. Selvitystyötä jatketaan vuonna 2020. 

KEHITTÄMINENVuoden 2019 aikana Elka ja Mikkelin Kehitysyhtiö Miksei Oy laativat hakemusta Eakr-rahoituksen saa-miseksi Elinkeinoelämän aineistot digitaaliseksi -nimi-selle hankkeelle. Sen tavoitteena on kehittää yritys-ten ja elinkeinoelämän järjestöjen käyttöön digitaa-lisen  aineiston  vastaanottamisen  toimintamalli  ja tekninen ympäristö. Näin varmistettaisiin elinkeino-elämän pysyvästi säilytettävän asiakirjallisen tiedon säilyminen ja käytettävyys tutkimustoiminnassa ja muissa tiedontarpeissa myös digitaalisesti. Hanke-hakemus lähetetään helmikuun 2020 hakukierrok-selle. Hankkeeseen myönnettiin marraskuussa 2019 osarahoitusta Teollisuuden ja Työnantajain Keskus-liiton (TT) säätiöltä.

Alkuvuodesta 2019 valmistui Aalto-yliopiston Mik-kelin kansainvälisen koulutusohjelman opiskelijan 

Laivapiirustus Lehtoniemen konepajalta vuodelta 1924.

9

Md  Waqif  Hossainin  tekemä  opinnäytetyö  Bran-ding Archiving Services, Case company: Elka Services. Sen tutkimuskysymys oli  löytää ratkaisuja yritysar-kistojen ja digitaalisten palveluiden brändäämiseen. Tarkastelun kohteena olivat Elkan arkistopalvelut. Tutkimuksessa haastatelluilla yrityksillä oli positiivi-nen mielikuva yritysarkistoista. Yllättävä  tulos oli, että  Elkalta  toivottiin  toimipisteitä  myös  muualle kuin Mikkeliin. Nykyiseen tietokantaan ei aivan oltu tyytyväisiä, mutta yleisesti ottaen tutkija- ja yritysasi-akkailla oli positiivinen kuva Elkasta silloin, kun he olivat olleet asiakaskontakteissa Elkan kanssa. Hos-sain ehdottaa, että olemassa olevia ja uusia sisältöjä tulisi  tarjota erilaisten digitaalisten jakelukanavien kautta. Yritysasiakkaille tulisi tarjota myös asiakas-kohtaisia  ratkaisuja.  Tekemiensä  haastattelujen perusteella Hossain ehdottaa toimipisteiden avaa-mista muille paikkakunnille.  

Designarkisto teki keväällä 2019 selvityksen asiakas-ymmärryksen hyödyntämisestä toimintansa kehittä-misessä. Selvityksen teki palvelumuotoilija Sari Sih-vo. Tiedot kerättiin 

tutkimus-  ja  opetushenkilöiden  haastatteluilla  ja kyselytutkimuksella. Tarkemmin tästä selvityksestä kerrotaan Designarkiston toimintakertomuksessa.

ARKISTOAINEISTOJEN VASTAANOTTAMINENYhteinen hankintapolitiikka

Valtionapuarkistojen  ja  Kansallisarkiston  yhteistä hankintapolitiikkaa ryhdyttiin laajentamaan vuoden 2020 aikana. Kahteen yhteistapaamiseen oli kutsut-tu myös edustajia kirjastoista ja museoista, jotka säi-lyttävät yksityisiä asiakirjoja. Konkreettisia tuloksia saataneen aikaiseksi vuoden 2020 aikana. 

Hankintapolitiikan tarkoituksena on sopia yksityi-sen arkistoaineiston vastaanottamisen työnjaosta eri toimijoiden kesken ja siitä, millaisia yleisiä periaat-teita tulisi noudattaa. Tavoitteena on välttää päällek-käistä toimintaa ja pyrkiä saamaan eheitä kokonai-suuksia arkistollisten periaatteiden mukaisesti.

Elkan kokemusten perusteella yhteinen hankintapo-litiikka on toiminut hyvin yksityisten keskusarkisto-jen ja Kansallisarkiston kanssa. Tämän ytimen ulko-puolella yksityisiä arkistoja ml. yritysarkistoja on vas-taanotettu museoihin sekä joihinkin kunta-arkistoi-hin ja kirjastoihin. Yhteistapaamisessa selvisi, että osa läsnä olleista museoista kertoi tallentavansa sel-laisia asiakirjoja, jotka kuuluvat myös Elka hankinta-politiikkaan. 

Niittoa vuonna 1938 (Nokian puunjalostusteollisuuden arkisto).

10

Hankintapolitiikan laajentamisella koskemaan mah-dollisimman suurta joukkoa yksityisiä asiakirjoja tal-lentavia organisaatioita on kiistatta etunsa. Vaikka eri paikoissa vastaanotetaan samanlaista aineistoa, voi-daan silti sopia työnjaosta. Toinen seikka on se, että ylipäätään  tiedetään,  minkä  tyyppistä  yksityistä aineistoa säilytetään missäkin organisaatiossa. 

Hankintapolitiikan laajentaminen on vielä aluillaan, mutta sillä on jo nyt ollut positiivista kaikua Elkan näkökulmasta katsottuna. Kolme hankintapolitiikan kakkosvaiheeseen ilmeisesti tulevaa muistiorganisaa-tioita on jo ottanut yhteyttä Elkaan. Keskustelut han-kintapoliittisesta työnjaosta ovat olleet rakentavia.    

Elkan hankintapolitiikka

Elka tallentaa paikallisesti, valtakunnallisesti ja kan-sainvälisesti merkittävien yritysten tai elinkeinoelä-män organisaatioiden arkistoja edustavasti eri toimi-aloilta  ja eri aikakausilta.   Elka ottaa vastaan myös yksityishenkilöiden hallussa syystä tai toisesta olevia asiakirjoja, jos ne sopivat Elkan hankintapolitiikkaan. 

Elka säilyttää pysyvästi vain pienen osan yritysten tai  elinkeinoelämän  järjestöjen  toiminnan  aikana syntyneistä  asiakirjojoista.  Seulontaperiaatteet perustuvat Liikearkistoyhdistyksen säilytysaikasuo-situkseen  ja  Elkan  omiin  seulontaperiaatteisiin. Näistä huolimatta joudutaan usein tekemään yritys-kohtaisia ”seulontapäätöksiä”, sillä hyvistä yleisoh-jeista huolimatta yrityksillä on toiminnallisia ja pai-kallisia  erityispiirteitä.  Näitä  koskevaa  tietoa  on perusteltua saada talteen. Ennen seulontaa tutustu-minen yrityksen historiaan onkin tärkeää. Myös yri-tykseltä itseltään saadaan arvokasta tietoa asioista, jotka eivät välttämättä ole päätyneet historiakirjan sivuille. Ulkopuolisen silmissä mitättömältä näyttä-vä asiakirja voikin osoittautua kultakimpaleeksi.

Uuden aineiston vastaanottaminen vuonna 2019

Uutta,  hyllymetreinä  mitattavaa  aineistoa  otettiin vastaan vuonna 2019 edellisvuoteen verrattuna huo-mattavasti vähemmän. Huolissaan ei kuitenkaan tar-vitse olla. Vastaanotetun aineiston määrä on vaihdel-lut vuosittain aikaisemminkin. Lisäksi aineistojen luovutusprosessit ensimmäisestä asiakaskontaktista aineiston  siirtoon  Elkaan  vievät  usein  pitkänkin ajan. Esimerkiksi toimintavuonna 2019 keskusteluis-sa oli useita arkistojensiirtoja,  jotka toteutuessaan tarkoittaisivat yli hyllykilometrin uutta aineistoa. Täs-tä syystä aineistojen vastaanottoon liittyvien asiakas-kontaktien määrä oli  jopa hieman suurempi kuin vuonna 2018.

Silmiinpistävää aineiston vastaanottamisessa on se, että arkistojen luovuttajia oli enemmän kuin vuonna 2018. Uusia asiakirjoja saapui keskimäärin noin kak-si kertaa viikossa. Keskimäärin asiakkaat luovuttivat 5 hm asiakirjoja, kun määrä vuonna 2018 oli 28 hm. 

Vastaanotetussa  aineistossa  oli  myös  valokuvia, äänen ja liikkuvan kuvan tallenteita, piirustuksia ja digitaalisia tiedostoja. Määrällisesti niitä tuli edellis-vuotta vähemmän mutta esimerkiksi valokuvia kui-tenkin runsaasti. Uutta digitaalista aineistoa tuli n. 25 gigatavua. 

Vastaanotetussa aineistossa oli paljon täydennyksiä aikaisempiin  luovutuksiin.  Uusista  luovutuksista mainittakoon  Kantaravintolat  Oy:n  ja  Finnartist Oy:n arkistot. Kantaravintolat oli Alkon tytäryhtiö, joka perusti etenkin maaseudulle olutravintoloita. Finnartist Oy tunnetaan Miss Suomi -kilpailujen jär-jestäjänä.

Luovuttajina  oli  aikaisempaa  enemmän  yksityisiä henkilöitä. Syy voi olla ”tilastopoikkeama”. Toisaalta some-viestintä on tavoittanut suuren joukon histo-riasta kiinnostuneita yksityishenkilöitä  ja harraste-ryhmiä, joiden kautta tietoisuus Elkasta on levinnyt laajalle.  Viesti  lienee  tavoittanut  henkilöitä,  joille itselleen on jostain syystä kertynyt vanhoja yritysasi-akirjoja tai he ovat vinkanneet tutuille tarjoamaan asiakirjoja Elkaan.

Aikaisemmin mainitun brändiselvityksen ja Elkan kokemusten perusteella yritykset arvostavat histo-riaansa. Ne myös pitävät Elkan toimintaa tärkeänä. Mutta monesti vasta jokin käytännön syy ratkaisee arkiston siirtämisen. Vuonna 2016 kaikille Ek:n jäse-nille menneessä uutiskirjeessä kehotettiinkin yrityk-siä ottamaan yhteyttä Elkaan, jos ne tarvitsevat apua vanhojen asiakirjojensa säilytystarpeen määrittämi-sessä. 

Syyskesällä  aloitettiin  yrityksille  suunnattu  Goo-gle-markkinointi. Mainos näkyi suuressa määrässä hakutuloksia, ja sitä klikattiin 1700 kertaa. Todennä-köisesti  kampanja  näkyi  loppuvuoden  yhteyden-otoissa. Tällainen markkinointi tavoittaa henkilöt ja yhteisöt, joilla todella on tarvetta arkistopalveluille. Verrattuna  laajaan  kirjekampanjaan  se  on  tehok-kaampi ja edullisempi. Hakulauseista saa osviittaa, millaisille palveluille on kysyntää. Suosituin hakusa-na ´arkistointi´ on tosin liian yleinen, jotta siitä voi-si  päätellä  tarkemmin,  millaista  palvelua  etsitään. Asiakirjojen tuhoamispalvelullekin on vielä kysyn-tää. Elka itsessään tuntuu hakujen perusteella kiin-nostavan. Myös hutejakin löytyi. Hakusanalla ´kun-toutus´ Google Ads tarjosi Elkaa. Todennäköisesti hakijat etsivät ´Kela-kuntoutusta´ eivätkä samat kir-

11

jaimet  väärässä  järjestyksessä  kirjoittamaansa ´Elka-kuntoutusta´.  Google  Ads  on  kiinnostava markkinointitapa. Kampanja antoi arvokasta tietoa verkkomarkkinoinnista.

Säilytyksessä oleva aineisto

Vuoden 2019 lopussa säilytyksessä olevan aineiston määrä kasvoi hieman alle 10 hyllymetriä edellisestä vuodesta. Pieni kartunta johtuu paitsi aikaisempaa pienemmästä  vastaanotetun  aineiston  määrästä, myös siitä, että arkistojen järjestämisen yhteydessä aikaisemmin vastaanotettu aineisto supistui huomat-tavasti. 

Säilytyksessä olevan digitaalisen aineiston määrä kas-voi vastaanotetulla ja digitoidulla aineistolla mitattu-na.  Digitaalisen  aineiston  tarkka  määrä  saadaan Yksa-arkistojärjestelmästä, mutta Elkassa on paljon vastaanotettua käsittelemätöntä  digitaalista  aineis-toa. Erilaisilla tietovälineillä olevien tiedostojen seu-lonta ja saattaminen arkistoitavaan kuntoon on aikaa vaativaa työtä. Siksi käsittelemättömän digitaalisen aineiston tiedosto- ja tavumääriä ei tarkkaan tiedetä. 

Pitkään odotettu Yksa-arkistojärjestelmän päivitys julkaistiin  joulukuussa 2019. Elkan osalta konfigu-rointi tapahtuu vuoden 2020 puolella.

Säilytystilan tehostaminen

Elkalla ei ole akuuttia tarvetta saada uutta säilytysti-laa lähivuosina. Säilytystilojen käyttöä on tehostettu vaakasäilytyksellä. Lisäksi maalis-joulukuussa toteu-tettiin  erillisprojekti,  jossa  lattiapinta-alaa  vievistä 

kiinteistä ja huonokuntoista piirustuskaapeista siir-rettiin piirustukset aikaisemmin hankittuihin tilaa säästäviin kiskoilla liikkuviin nykyaikaisiin piirustus-kaappeihin. Piirustukset pakattiin tehokkaasti uuden sijoituspaikan  vetolaatikoihin.  Osassa  vanhoista vetolaatikoista  piirustukset  olivat  pahvikansiossa. Kun ne vaihdettiin arkistokelpoisiin suojapaperei-hin, saavutettiin huomattava tiivistyminen. Siirron yhteydessä  myös  merkittiin  uudet  sijaintitiedot. Näiden toimenpiteiden seurauksena lattiapinta-alaa vapautui n. 1,5 arkistomakasiinin verran. Joulu-tam-mikuun vaihteessa asennettiin puolikkaaseen arkis-tomakasiinista vapautuneeseen tilaan uudet kiskoil-la liikuteltavat piirustuskaapit. Piirustuskaapit hank-ki  vuokranantaja,  ja  ne  sisältyvät  vuokraan.  Näin yhdessä arkistomakasiinissa kaikki piirustuskaapit ovat tilaa säästävissä siirtovaunuissa. Niissä on myös tilaa  uusien  piirustusten  vastaanottamiseksi.  Yksi tyhjentynyt arkistomakasiini hyllytetään käyttötar-peen mukaisesti. Siirtoprojektiin saatiin Kansallisar-kistolta harkinnanvaraista valtionapua. Se mahdollis-ti yhden määräaikaisen työntekijän palkkaamisen 9 kk:n ajaksi ja kattoi vaippalehtien hankintakuluja.  

Faktat:

Säilytyksessä yli 33 hyllykilometriä asiakirjoja

Ei akuuttia uuden säilytystilan tarvetta

Myös yksityishenkilöt luovuttavat asiakirjoja

Paljon digitaalista aineistoa

Uudet tilaa säästävät vaakamalliset piirustuskaapit.

12

Piha remontin jäljiltä.

KIINTEISTÖNHOITOElkan on vuokralla Mikkelin Arkistotalo Oy:n omis-tamassa kiinteistössä. Vuokranantaja toteutti toimin-tavuoden aikana osassa kiinteistöä sosiaali- ja wc-ti-lojen ja julkisten tilojen saneerauksen. Mm. audito-rio  sai  uuden  sijaintipaikan  ja  modernin  ilmeen. Rakennuksen  ulkopuolella  sadevesijärjestelmää parannettiin ja tehtiin pieniä muutostöitä piha-alueel-la. Tehdyillä urakoilla ei ole vaikutusta vuokraan. 

AINEISTON KÄSITTELY Järjestäminen ja luettelointi

Sota-arkistoprojektin päätyttyä loppuvuodesta 2015 siirtyi Elkan yritysarkistopuolen palvelukseen neljä kokenutta arkistonjärjestäjää. Sen seurauksena arkis-tojen järjestämiseen ja luettelointiin voitiin käyttää entistä huomattavasti enemmän työpanosta. Vuosi-na 2010—2015 oli järjestetty keskimäärin 493 hylly-metriä asiakirjoja. Uusien vahvistusten myötä määrä kerralla yli tuplaantui lähes 1300 hyllymetriin. Kah-den henkilön eläköitymisten (2017 ja 2018) myötä määrä on asteittain laskenut viime vuoden reiluun 800  hyllymetriin.  Tämän  ja  ensi  vuoden  aikana tapahtuvien eläköitymisten myötä tullaan järjestämi-sen ja  luetteloinnin osalta palaamaan vuotta 2016 edeltävälle tasolle eli noin 500 hyllymetriin. 

Tutkijoille ja muille aineistojen käyttäjille tämä panos-taminen järjestämiseen on näkynyt siten, että Elkan aineistojen järjestämisaste on saatu nostettua vuon-na 2015 olleesta 55 %:sta nykyiseen 64 %:iin. Jos siis aiemmin sanoimme, että Elkan aineistoista reilu puo-let on järjestetty, niin nyt voimme sanoa, että lähes kaksi kolmasosaa on järjestetty. Sataan prosenttiin emme  valitettavasti  tule  koskaan  yltämään,  koska arkistot saapuvat lähes aina järjestämättöminä, mut-ta ainakin suunta on viime vuosina ollut oikea.

Vuonna 2019 isoimmat järjestettävät aineistokoko-naisuudet olivat Nordean, Fortumin, Kemiran, YIT:n ja Stora Enson arkistoista. Nordean 2,2 hyllykilomet-rin laajuinen historiallinen arkisto siirrettiin Elkaan keväällä 2013, ja sen järjestämistyön odotetaan jat-kuvan aina vuoteen 2021 saakka. Yli viidensadan hyl-lymetrin laajuinen Fortumin arkisto saapui kesällä 2017,  ja sen järjestäminen aloitettiin vuonna 2018 ensin yhden ja sitten kahden työntekijän voimin. Jär-jestämistyön  odotetaan  valmistuvan  kevään  2020 

Arkistojen järjestäminen ja luettelointi 2010–2019

2010

445

541

332

451497

689

1295 1263

1077

812

2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019

13

Zetor 25K -traktori Hankkijan myymälässä.

Omenoiden kuljetusta 1960-luvulla Hankkijan taimistossa.

aikana. Kemiran ja YIT:n arkistoluovutukset olivat molemmat kooltaan reilun sadan hyllymetrin kokoi-sia, ja molempien arkistojen järjestelytöiden odote-taan valmistuvat kevään 2020 aikana.

Kaikkiaan viime vuoden aikana järjestettiin 811,69 hyllymetriä, jotka koostuivat 58 eri arkistosta. Keski-määräinen järjestetty arkisto oli siis kooltaan noin 14 hyllymetriä. Erityisesti on huomioitava se, että viime vuonna järjestettiin erittäin suuri määrä valokuvia, dioja  ja negatiiveja. Tarkkaa kappalemäärää ei ole tilastoitu,  mutta  arviolta  kuvia  käsiteltiin  noin 200 000 kpl.  Ne sisältyivät enimmäkseen Fortumin ja YIT:n arkistokokonaisuuksiin.

Digitointi

Elkan digitointilaitteistoa on viime vuosina pyritty laajentamaan. Aikaisemmin käytössä oli lähinnä A4- ja A3-kokoisia tasoskannereita sekä yksi A3-kokoinen asiakirjaskanneri. Sen jälkeen olemme saaneet han-kittua käytettynä A1-  ja A0 -kokoiset kirjaskannerit sekä viimeisimpänä lisäyksenä diaskannerin. Kirjas-kannerit soveltuvat erinomaisesti myös isokokoisten piirustusten digitointiin, ja niihin niitä on etupäässä käytettykin.  Tällä  hetkellä  pystymme  omana  työnä digitoimaan kaikkea muuta aineistoa paitsi filmejä, videoita, ääninauhoja sekä mikrofilmejä. Niiden digi-toinnin osalta turvaudumme ostopalveluihin.

Viime vuoden digitoinneista syntyi 13 987 tiedostoa. Koska kaikki asiakirjaskannerilla tulostetut tiedostot ovat monisivuisia, oli  skannattu aineisto  laajuudel-taan lähes satatuhatta sivua. Asiakirjaskannerilla digi-toitiin lähinnä sopimuksia, toimintakertomuksia sekä henkilökuntalehtiä,  taso-  ja  kirjaskannereilla  taas valokuvia ja piirustuksia. Isoimpia digitoituja kokonai-suuksia olivat Teollisuusviikko-lehden ja YIT:n valo-kuvat sekä Enso-Gutzeitin metsäosaston asiakirjat.

ASIAKASPALVELUTutkijasalipalvelut ja kaukolainat

Tutkijasalipalvelut ovat arkistojen perinteisin  tapa saattaa säilytettävä tieto asiakkaiden saataville. Yhä edelleen ne ovat paras tapa tehdä syvällistä tutkimus-ta  tai  käydä  läpi  laajoja  aineistokokonaisuuksia. Elkassa  tutkijakäynnit vaihtelevat vuosittain 300—500 välillä, joten viime vuoden 361 käyntiä on hie-man keskivertoa vähemmän, mutta mahtuu kuiten-kin normaalin vaihteluvälin puitteisiin. Yksi laskua selittävä tekijä on varmasti pro gradu- ja kandidaatin tutkielmaa tekevien opiskelijoiden lähes totaalinen katoaminen tutkijasaliasiakkaiden joukosta. Väitös-kirjantekijöiden, akateemisten tutkijoiden, ammatti-

tutkijoiden ja erilaisten harrastustutkijoiden määrät ovat pysyneet kuta kuinkin aikaisemmalla tasolla.

Kaukolainoilla on aina ollut iso merkitys Elkan tut-kijapalveluiden kannalta, koska Mikkeli  ei ole yli-opistopaikkakunta  ja  koska  asiakaskuntamme jakaantuu ympäri Suomea. Kaukolainatkin ovat hie-man vähentyneet, mutta niitä tehtiin vuonna 2019 kuitenkin  18  kpl,  ja  lainattuja  arkistoyksiköitä  oli yhteensä 130.

Tiedustelut ja jäljennetilaukset

Erilaisia tiedusteluita  ja  jäljennetilauksia tuli viime vuonna yhteensä 433 kpl, mikä on kaksi enemmän kuin edellisenä vuotena. Tiedustelut ovat sellaisia kyselyitä, joissa selvitetään, onko Elkassa jotain tiet-tyä aineistoa tai sitten halutaan vastaus johonkin tar-kemmin aseteltuun kysymykseen. Tiedustelut johta-vat hyvin usein johonkin jäljennetilaukseen,  jossa asiakkaalle digitoidaan tai valokopioidaan valokuvia tai muita asiakirjoja. Tutkijasali- ja kaukolainapalve-lua sekä tiedusteluita hoiti kertomusvuonna tietopal-velutiimi, johon kuuluivat Heljä Strömberg, Ulla Asi-kainen ja  Jukka Liukkonen.  Jäljennetilausten digi-toinnissa keskeinen rooli oli Leena Junterilla.

Sähköiset jakelukanavat

Sähköisten jakelukanavien osalta ei tapahtunut muu-tosta vuoden 2019 aikana, vaan jatkoimme olemas-sa olevien kanavien hyödyntämistä. Arkistotietokan-ta Yksa sisältää kuvailu- ja luettelointitiedot analogi-sista aineistoista sekä syntysähköiset  ja digitoidut aineistokokonaisuudet. Yksa sisältää myös kaikkien aineistojen sijainti-,  laajuus-  ja käyttörajoitustiedot, joten  se  on  keskeisin  kokoelmanhallintajärjestel-mämme. Viime vuoden aikana Yksaan tallennettiin uutta aineistoa 34 arkistoa, 7641 arkistoyksikköä ja 10 135 asiakirjaa.

Arkistotietokanta ei ole soveliain järjestelmä aineis-tojen esittämiseen suurelle yleisölle. Tähän tarkoi-tukseen  olemme  viime  vuosina  käyttäneet  Inter-net-sivuja  sekä  sosiaaliseksi  mediaksi  luokiteltuja Internet-palveluita, kuten YouTubea  ja Pinterestiä. Elkan omalle Youtube-kanavalle on tähän mennessä ladattu 64 videota. Kanava keräsi viime vuonna 158 176 katselukertaa. Pinterestiin on toistaiseksi ladat-tu 567 erilaista kuvaa. Kyseisiä kuvia katsottiin viime vuoden  aikana  202  073  kertaa.  Vaikka  julkaistut aineistomäärät ovat vielä pieniä, 64 videota ja 567 valokuvaa vastaavat yhtä pienehköä yritysarkistoa, on palveluiden tavoittama asiakaskontaktien määrä valtava. YouTuben ja Pinterestin katselumäärät ovat kymmenkertaisia  arkistotietokantaan  verrattuna. 

15

Oma lukunsa on vielä Facebook, jossa tehdyt julkai-sut keräsivät viime vuonna 1 806 182 katselukertaa.

Aikakone-sivusto avattiin keväällä 2015. Se on Wor-dPress -julkaisujärjestelmällä ylläpidetty Internet-si-vusto, jossa julkaistaan makupaloja arkistojen sisäl-löistä. Aikakoneen kävijämäärä on vakiintunut noin 10 000—15 000 kävijän välille vuosittain. Aikakonees-sa  julkaistaan  hieman  laajempia  julkaisuita  kuin sosiaalisen median palveluissa. Tyypillinen artikkeli sisältää johdantotekstin, lähdeviitteet ja linkit arkis-totietokantaan sekä varsinaisena sisältönä joko kuva-gallerian tai artikkeliin upotettuja videoita. Vuoden 2019 loppuun mennessä Aikakoneessa oli julkaistu 134  artikkelia,  jotka  sisälsivät  1574  valokuvaa  tai muuta asiakirjaa.

Näyttelyt ja tapahtumat

Elka osallistuu vuoden aikana yleensä noin kahteen tai kolmeen isompaan näyttelyyn tai muuhun asia-kastapahtumaan. Sen lisäksi voi olla pienempiä pop up -tyyppisiä esittelyitä erilaisten tapahtumien yhtey-dessä. Perinteisin itse järjestetyistä tapahtumista on Pohjoismaisen Arkistojen päivän avointen ovien tapah-tuma, joka on viime vuosina kerännyt Elkaan yli kak-sisataa vierasta. Vuoden 2019 Arkistojen päivän tee-ma oli Vaiettu tai unohdettu. Ohjelmaan kuului mm. Muuttunutta Mikkeliä – kadonnutta kaupunkia -valo-kuvanäyttely sekä FT Jorma Julkusen luento Jukurit ei syntynyt tyhjästä – Mikkelin unohdettu kiekkohistoria. Tapahtumassa kävi noin 220 vierailijaa, ja se notee-rattiin mm. maakuntalehdessä ja paikallisradiossa.

Perinteeksi on muodostunut myös osallistuminen Tieteiden yö -tapahtumaan Kansallisarkistossa. Siellä Elka esittäytyy samalla osastolla muiden yksityisten 

keskusarkistojen kanssa. Useamman kerran olemme osallistuneet myös Kuulutko sukuuni -tapahtumaan Vantaalla, josta on muodostunut vuoden merkittävin tapahtuma sukututkijoiden keskuudessa. Sekä Tie-teiden yössä että  Kuulutko sukuuni -tapahtumassa Elkan osastolla kävi  juttelemassa reilut sata henki-löä.

Pop up -tapahtumista mainittakoon 20. marraskuu-ta Mikkelin pääkirjastolla  järjestetty Yhteisen muis-timme jäljillä  -miniseminaari,  jonka yhteydessä pai-kalliset  muistiorganisaatiot  esittäytyivät  kirjaston aulassa. Elkan aulatiloissa taas oli koko vuoden ajan esillä  mininäyttelyitä,  jotka  olivat  vuoron  perään koottu Elkan ja Designarkiston aineistoista. Näitä mininäyttelyitä esiteltiin kaikille arkistossa vierailleil-le tutkijoille ja muille asiakkaille.

VIESTINTÄViestintää on vuosien varrella  tehty oman toimen ohella. Kertomusvuonna vuonna verkkolehti Eeme-li ilmestyi kaksi kertaa. Ensimmäisen numeron tee-mana  olivat  muoti  ja  tekstiili  ja  toisen  numeron rakennus ja rakentaminen. Eemeliä  jaetaan n. 550 sähköpostiosoitteeseen. Lähinnä Elkan asiakkaille suunnattua ajankohtaisista asioista kertovaa uutis-kirjeitä lähettiin hieman Eemelin jakelua pienemmäl-le joukolle. Uutiskirje julkaistiin viisi kertaa. Pohjois-mainen arkistojen päivä huomioitiin Länsi-Savo-leh-dessä ja paikallisradiossa. Elkan säätiön 40 v. -tiedo-te lähetettiin laajalle joukolle medioita yhteistyössä Miksei Oy:n kanssa. Paikallisesti juhlavuosi huomi-oitiin Mikkelin Kaupunkilehdessä. Elkan toiminnas-ta ja tutkimusaineistoista viestitiin myös eri tapahtu-missa ja Elkassa vertailuryhmille. Näissä tilaisuuk-sissa tutkijapalvelun esitteitä jaettiin useita satoja.

FT Jorma Julkunen luennoi Mikkelin jääkiekkohistoriasta Arkistojen päivillä.

16

Hankkijan Tammiston koetila vuonna 1953.

Hankkijan väkirehuseos maistui karjalle vuonna 1953.

17

Pekka Loirin Dansk Plakat Museumin juliste.

DESIGNARKISTO 2019TOIMINTA LYHYESTIDesignarkisto on vakiinnuttanut asemansa valtakun-nallisena suomalaisen muotoilun ja suunnittelun eri-koisarkistona, johon muotoilualan toimijat voivat luo-tettavasti  tallettaa  aineistojaan  pysyvään  säilytyk-seen.  Vuoden  2019  aikana  vastaanotetut  aineisto-määrät ylittivät jälleen sille asetetut tavoitteet, ja arkis-toon  saapui  myös  ennätysmäärä  yhteydenottoja potentiaalisilta aineistoluovuttajilta. Aktiivisen vies-tinnän ja markkinoinnin myötä muotoilualan toimi-jat  ovat  löytäneet  Designarkiston  palvelut.  Lisäksi ilahduttavaa on se, että positiivinen kokemus arkis-ton kanssa asioinnista on saanut muotoilijat suosit-telemaan Designarkistoa kollegoilleen. Erityiskiitos-ta muotoilijat ovat antaneet Designarkiston hankin-tapolitiikalle, joka ei määritä tiukkoja kriteereitä vas-taanotettavalle aineistoille, vaan asettaa muotoilijat ja heidän suunnittelutyönsä samanarvoiseen asemaan. 

Designarkiston tunnettavuuden lisäämisessä on kui-tenkin  vielä paljon  työtä  tehtävänä. Vuoden 2019 aikana Designarkistossa panostettiin asiakasymmär-ryksen kehittämiseen, ja tähän liittyen kevään aika-na toteutettiin kyselyitä ja haastatteluita potentiaali-sille  aineistojen  käyttäjille  ja  aineistoluovuttajille. Kyselyiden ja haastatteluiden tulokset kertoivat sii-tä, ettei Designarkistoa ja sen palveluita tunneta vie-lä kovinkaan laajasti. Arkiston toiminnassa nähtiin kuitenkin  paljon  potentiaalia  ja  kehitysmahdolli-suuksia. Näiden eri asiakasryhmiltä tulleiden toivei-den pohjalta on seuraavien vuosien aikana arkiston palveluita  hyvä  lähteä  kehittämään  ja  lisäämään Designarkiston tunnettavuutta kaikkien muotoilus-ta kiinnostuneiden keskuudessa.     

Henkilöstöresurssit

Designarkiston tehtäviä hoiti vuoden 2019 aikana tietopalvelusihteeri FM Sari Muinonen. Hän oli osit-taisella hoitovapaalla ja työskenteli 80 % kokopäivä-työn työajasta. Sari Muinosen pääasiallisia työtehtä-viä vuoden aikana olivat mm. aineistojen hankinta ja vastaanotto, aineistojen käytettävyyden edistämi-nen,  viestintä  ja  markkinointi,  näyttelytoiminta, tapahtumien suunnittelu sekä sidosryhmäyhteistyö. 

Palvelumuotoilija  (YAMK)  Sari  Sihvo  työskenteli Designarkiston palveluksessa kokopäiväisesti maa-liskuun  puolivälistä  heinäkuun  alkuun  saakka. Hänen tehtävänään oli kehittää Designarkiston pal-veluita  ja asiakasymmärrystä erityisesti muotoilun tutkimus- ja opetuskäytön näkökulmasta.

Talous

Designarkiston  toiminnan  kokonaiskulut  vuonna 2019 olivat 50 127,80 €. Opetus- ja kulttuuriministe-riön erityisavustusta saatiin 46 000 €. Menojen yli-tys (4 127,80 €) katettiin Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston säätiön omarahoitusosuudella.

AINEISTOJEN HANKINTA JA VASTAANOTTAMINENHankintapolitiikka

Designarkisto kerää systemaattisesti talteen ja säilyt-tää pysyvästi suomalaiseen muotoiluun ja suunnitte-luun liittyviä asiakirjoja ja esineitä. Aineistoja ote-taan  vastaan  muotoilun  ja  visuaalisen  viestinnän alalla toimivilta suunnittelijoilta, muotoilualan yrityk-siltä ja järjestöiltä.

Muotoiluprosessien aikana syntyneet aineistot pyri-tään  tallettamaan  tulevaisuuden  tutkimuskäyttöä varten mahdollisimman täydellisinä ensimmäisistä luonnoksista valmiiseen tuotteeseen asti. Vastaan-otettava arkistomateriaali koostuu suunnittelupro-sessin eri vaiheissa syntyvistä aineistoista joko fyy-sisessä tai sähköisessä muodossa. Myös suunnitteli-joita itseään koskevat henkilöasiakirjat pyritään tal-lettamaan harkinnan mukaan. 

Designarkiston  hankintapolitiikkaan  kuuluvat muun muassa seuraavat muotoilun osa-alueet:

- Teollinen muotoilu

- Palvelumuotoilu

- Huonekalu- ja sisustussuunnittelu

- Lasi- ja keramiikkamuotoilu

- Muoti- ja tekstiilisuunnittelu

- Korumuotoilu

- Visuaalisen viestinnän suunnittelu

- Immateriaalinen suunnittelu

Muotoilun kenttä monipuolistuu koko ajan, ja muo-toilua hyödynnetään yhä uusilla tavoilla. Myös muo-toilijoiden tehtävät ja työnkuva ovat laajentuneet, ja usein  he  työskentelevät  uransa  aikana  useilla  eri muotoilun osa-alueilla. Designarkisto on toimintan-sa alusta lähtien pyrkinyt tallentamaan kaikki muo-toilijan työuraan liittyvät asiakirjat, joten vastaanotet-tavien aineistojen kohdalla ei ole haluttu tehdä jyrk-kiä linjanvetoja.   

19

Muotoilun  käyttöalueen  laajentumisen  myötä Designarkiston hankintapolitiikka pyrkii jatkossakin elämään ajassa ja ottamaan huomioon myös uudet, kehittyvät muotoilualat. Tulevaisuuden haasteena on se, kuinka aineetonta suunnittelua pystytään doku-mentoimaan ja luotettavasti arkistoimaan.

Aineistojen luovutusprosessit ovat kestoltaan usein hyvin pitkiä ja vaativat tiivistä yhteistyötä aineisto-luovuttajien kanssa. Ensimmäisen yhteydenoton jäl-keen saattaa kulua useita vuosia ennen kuin ollaan tilanteessa,  jossa  aineistot  lopulta  saapuvat  arkis-toon. Aineistojen luovuttaminen tulee yleensä ajan-kohtaiseksi siinä vaiheessa, kun muotoilija tai muo-toiluyritys on lopettamassa ammatillista toimintaan-sa, joten luovutettavaa aineistoa saattaa olla useiden vuosikymmenien ajalta. Suuren aineistomäärän läpi-käyminen  ja  luovutettavan  aineiston  valinta  ovat aikaa vievää työtä, ja siinä luovuttajan rooli on kes-keinen.  Muotoilijat  ovat  itse  omien  suunnittelu-töidensä  parhaita  asiantuntijoita,  joten  arkisto  ei halua asettaa aineistojen valintaan liian tiukkoja kri-teereitä. 

Vuoden 2019 aikana Designarkisto jatkoi aktiivista aineistojen hankintatyötä. Alkuvuodesta Designar-kistolle suunniteltiin uusi, aineistoluovuttajille koh-dennettu esite, jossa kerrotaan kootusti Designarkis-ton luovuttajille suunnatuista palveluista. Keväällä esitettä postitettiin laajasti eri alojen muotoilijoille ja muotoiluyrityksille  ja  jaettiin  sähköisesti Ornamo ry:n ja Grafia ry:n kautta heidän jäsenilleen. Mas-sapostitus poiki useita yhteydenottoja muotoilijoilta ja muotoiluyrityksiltä, joiden kanssa on käynnistet-ty aineistojen luovutusprosessi.

Aineistojen vastaanottaminen

Designarkisto vastaanotti vuoden 2019 aikana muo-toiluarkistoja  kuudelta  eri  luovuttajalta  yhteensä noin 17 hyllymetriä. Uusia aineistoluovuttajia ovat graafinen suunnittelija Pentti Pilve, sisustusarkkiteh-ti Ahti Taskinen, Raimo Vaaran perikunta sekä graa-finen suunnittelija Erkki Kangas. Lisäksi arkistoaan täydensivät Grafia ry Vuoden Huiput 2018 -kilpailu-töillään sekä muotitaitelija, pukusuunnittelija Kirsti Maunulan perikunta.

Pentti Pilve on suomalaisen mainosmaailman moni-osaaja, mainonnan suunnittelija, graafinen muotoili-ja ja brand designer. Hän on ollut mukana luomassa suomalaisista brändeistä alojensa globaaleja markki-najohtajia. Hänen luovuttamansa aineisto koostuu monipuolisesti mainonnan ja graafisen suunnittelun eri osa-alueista. 

Sisustusarkkitehti, huonekalusuunnittelija Ahti Tas-kinen on suunnitellut uransa aikana huonekaluja muun muassa Askolle,  Iskulle, Myrskylä Oy:lle  ja Niemen tehtaille. Taskinen luovutti Designarkistoon suunnittelemiaan huonekaluja. 

Raimo Vaaran perikunta luovutti huonekalutehdas Muurame Oy:n aineistoja. Suomalaisia koteja yli 90 vuoden ajan kalustanut Muurame tunnetaan erityi-sesti Pirkko Stenrosin suunnittelemista huonekaluis-ta. Designarkistoon lahjoitettu aineisto sisältää mm. yrityksen 1960—1990-lukujen pöytäkirjoja, toiminta-suunnitelmia, markkinointimateriaalia  sekä  laajan valokuva-aineiston.  

Graafinen suunnittelija Erkki Kangas on toiminut yli neljänkymmenen vuoden ajan mainonnan ja graafi-sen  suunnittelun  alalla.  Hänen  asiakkaitaan  ovat olleet mm. Paulig, Santa Maria ja Tikkurila. Kankaan aineistot  sisältävät  mm.  hänen  suunnittelemiaan ilmoituksia, julisteita, esitteitä ja tuoteluetteloita. 

Faktat:

Vastaanotetut aineistot vuonna 2019

Pentti Pilve         4,00 hm

Muurame Oy        8,60 hm

Ahti Taskinen       2,00 hm

Erkki Kangas        1,07 hm

Kirsti Maunula        0,40 hm

Grafia ry/ Vuoden Huiput 2018  -kilpailutyöt                                             1,13 hm

Yhteensä        17,20 hm

Vastanotetut erityismateriaalit vuonna 2019

Piirustukset ja julisteet      378 kpl

Valokuva-aineistot       1097 kpl 

Esineet             20 kpl 

Säilytyksessä oleva aineisto vuoden 2019 lopussa

Kokonaismäärä  (sisältää myös erityisaineistot)          208,78 hm 

Valokuvat ja negatiivit             23 193 kpl 

Piirustukset  ja julisteet            12 923 kpl

20

KÄYTETTÄVYYDEN EDISTÄMINENJärjestäminen ja luettelointi

Aineistojen käytettävyyden edistämistyötä on tehty käytössä olevien resurssien puitteissa. Vastaanotet-tuja asiakirjoja on järjestetty,  luetteloitu ja kuvailtu tutkijapalvelua varten yhteensä noin neljän hyllymet-rin verran. Järjestämistyön ja seulonnan tuloksena aineistot supistuivat lähes puoleen. Arkistojen järjes-tämisen yhteydessä asiakirjat siirrettiin arkistokel-poisiin säilytysvälineisiin,  luetteloitiin ja kuvailtiin arkistotietokantaan. 

Kokonaisuudessaan saatiin järjestettyä ja luetteloitua graafisen  suunnittelijan Pekka Loirin  arkisto,  joka sisältää  hänen  suunnittelemiaan  julisteita.  Lisäksi vuoden aikana järjestettiin muotitaitelija MTO Kirsti Maunulan arkistoon saapunut täydennys, joka koos-tui Maunulan suunnittelemista vaatteista. Loppuvuo-den aikana saatiin alkuun teollisen muotoilijan Kai Salon arkiston järjestämistyö. Salon arkisto sisältää mm. runsaasti piirustus- ja valokuva-aineistoja sekä useiden tuotteiden prototyyppejä ja hahmomalleja. 

Digitointi

Muotoiluprosessien aikana syntyvät asiakirjat ovat usein hyvin visuaalisia, ja ne sisältävät runsaasti eri suunnitteluvaiheisiin liittyviä piirustuksia ja valoku-va-aineistoa. Tämän vuoksi Designarkiston aineisto-jen digitoinnissa on panostettu nimenomaan piirus-

tusten ja valokuvien digitointiin. Digitoitavien asia-kirjojen valinta tapahtuu pääasiassa järjestämistyön yhteydessä, jolloin arkistonmuodostajasta ja aineis-tosta on saatu kokonaiskuva. 

Vuoden 2019 aikana digitoitiin Kai Salon arkistoon kuuluvia piirustuksia  yhteensä 497 kpl  ja  valoku-va-aineistoja 60 kpl. Tämän lisäksi digitoitiin 712 kpl muotoilutoimisto ED-Design Oy:n diakuvia. Valoku-va-aineistoja  saatiin digitoitua Elkan harjoittelijan työpanoksen avulla moninkertainen määrä edellis-vuoteen verrattuna. Lisäksi arkistotietokantaan on vuoden aikana lisätty kymmenien aiempina vuosina digitoitujen  objektien  metatietoja  helpottamaan aineistojen tutkijakäyttöä.    

Aineistojen jakelu ja saatavuus

Digitaalisuus tuo merkittävän lisäarvon Designarkis-ton toimintaan lisäten muotoiluaineistojen jakelu-mahdollisuuksia ja saavutettavuutta. Se mahdollistaa tiedon tuomisen kaikkien saataville arkistotietokan-nan ja verkkosivujen välityksellä ajasta  ja paikasta riippumatta.  Tämän  lisäksi  digitoiminen  säästää alkuperäisiä arkistokappaleita, kun aineistojen käyt-tö ja jakelu keskittyvät sähköisiin palveluihin. Kaik-ki digitoidut aineistot tallennetaan Elkan arkistotie-tokantaan, jossa ne ovat vapaasti katsottavissa. Näi-tä aineistoja hyödynnetään myös esimerkiksi viestin-nässä ja näyttelytoiminnassa.   

Designarkisto on tuottanut toimintansa aikana kol-me verkkonäyttelyä,  joista viimeisin, Design is thin-king, julkaistiin vuoden 2017 lopussa. Tämän lisäksi yleisön katsottavissa ovat edelleen myös aikaisem-min  ilmestyneet  Teolliset muotoilijat  ja  Muotoilun menestystarinoita  -verkkonäyttelyt.  Näissä  kaikissa kolmessa näyttelyssä esitellään Designarkiston muo-toilunaineistoja ja nostetaan esille suunnittelutöiden takana olevia tarinoita ja tekijöitä.

Verkkonäyttelyn tavoin toimii myös Elkan suosittu Aikakone-sivusto. Se mahdollistaa runsaiden kuva-materiaalien esittelyn, joten sen avulla Designarkis-ton visuaaliset aineistot pääsevät oikeuksiinsa. Aika-kone toimii ikään kuin arkiston näyteikkunana, jon-ka avulla voidaan herättää mielenkiintoa ja esitellä eri arkistojen sisältämiä aineistoja.       

Designarkiston  verkkosivut  ovat  tärkeä  aineiston jakelukanava.  Arkiston  järjestämisen  yhteydessä jokaisesta arkistosta kirjoitetaan sivuille esittely, jos-sa kerrotaan muotoilijan urasta ja esitellään hänen suunnittelutöitään.  Lisäksi  verkkosivuilta  löytyvät muotoilutarinat, joissa muotoilijat pääsevät itse ker-tomaan  tarinoita  suunnittelemiensa  tuotteiden takaa. Designarkiston sivuilta on ladattavissa myös 

Pirkko Stenrosin suunnittelema Kolmonen-lipasto.

21

TaM Tytti Vuorikari ohjasi pelihahmosuunnittelun työpajat.

Pienoismallit ja prototyypit -näyttely. Satumetsä Arkistojen päivänä.

ilmainen muotoilukasvatusaineisto. Peruskoulujen opetuskäyttöön  tarkoitettu  materiaali  on  laadittu Designarkiston ja Elkan arkistoaineistojen pohjalta, ja se tarjoaa opettajille apuvälineen muotoilun ope-tukseen. Vuoden 2019 aikana Designarkiston verk-kosivujen tekstien päivityksissä huomioitiin erityi-sesti  aineistokäyttäjien  näkökulma.  Sivuilla  kerro-taan nyt aikaisempaa laajemmin käyttäjäasiakkaille tarjotuista palveluista ja erilaisista mahdollisuuksis-ta hyödyntää Designarkiston aineistoja. Arkistoesit-telyiden yhteyteen lisättiin myös linkitykset arkisto-tietokannasta löytyviin digitaalisiin aineistoihin. 

Sosiaalisen  median  kautta  Designarkisto  pystyy tavoittamaan suurta yleisöä ja kasvattamaan tietoi-suutta  arkiston  olemassaolosta  ja  toiminnasta. Designarkiston Facebook-sivulla esitellään asiakirjo-ja sekä kerrotaan arkiston ajankohtaisista asioista ja tapahtumista. Vuoden 2019 aikana Facebook-sivuja katsottiin yli 300 000 kertaa eli määrä kasvoi kolman-neksella edellisestä vuodesta. 

Faktat:

Järjestäminen ja digitointi

Järjestetyt ja luetteloidut arkistot   4,26 hm

Digitoidut tiedostot      1269 kpl

Viestintä

Facebook-päivitysten katselukerrat 312 400 kpl

Uutiskirje           4 jakelukertaa

NÄYTTELYT JA TAPAHTUMATNäyttelyt

Designarkisto laatii vaihtuvia näyttelyitä Elkan aula-tilaan vuorotellen Elkan näyttelyiden kanssa. Näyt-telyt kohdennetaan arkiston tutkija-asiakkaille ja vie-railuryhmille, ja ne tavoittavat vuositasolla yhteensä satoja katsojia. Näyttelyt rakentuvat yleensä yhden muotoilijan tai teeman ympärille, ja niissä esitellään valittua aihetta mahdollisimman kattavasti. Designar-kistolla on Elkan tiloissa myös pienempi, pysyvän näyttelyn tila, jossa muotoiluarkiston materiaaleja on esillä monipuolisemmin.  

Alkuvuodesta Elkan aulassa oli esillä muotitaitelija, pukusuunnittelija Kirsti Maunulan suunnittelutöis-tä koostuva retrospektiivinen näyttely. Näyttely koos-

tui Maunulan Finlaysonille suunnittelemista tekstii-limalleista sekä vaatemallistojen ja teatteripuvustus-ten alkuperäispiirustuksista.  

Syksyn ajan aulassa oli esillä Pienoismallit ja prototyy-pit -näyttely. Siihen koottiin Designarkiston aineis-toista löytyviä malleja ja prototyyppejä, jotka ovat toi-mineet muotoilijoiden apuna muotoiluprosessin eri vaiheissa. Pienoismallit ja prototyypit -näyttely oli vii-kon 38 ajan esillä Mikkelin yliopistokeskuksen aulas-sa osana Mikkeli Art & Design Weekend -tapahtumaa. Designarkiston molemmat näyttelyt keräsivät yhteen-sä yli 600 katsojaa. 

Pelihahmotyöpajat

Muotoilukasvatus on tärkeä osa Designarkiston toi-mintaa. Jo vuosien ajan arkisto on järjestänyt muo-toilun eri osa-alueisiin liittyviä työpajoja koululaisil-le ja opiskelijoille. Syyskuussa 2019 Designarkiston muotoilukasvatusyhteistyö  jatkui Mikkelin alueen koulujen kanssa osana Mikkeli Art & Design Weeken-diä. Lähes 130 koululaista ja lukiolaista opettajineen vieraili kahden päivän aikana Designarkiston muo-toilukasvatuksen  työpajoissa,  joissa  perehdyttiin pelihahmojen suunnitteluun. Pelihahmot valikoitui-vat vuoden teemaksi, sillä pelit ja pelaaminen kiin-nostavat monia nuoria, ja samaistuttavien hahmojen suunnittelu on tärkeä osa itse pelien suunnittelua. Lisäksi pelien suunnittelu on kasvava luovan suun-nittelun ala, jossa on Suomessa merkittävää yritystoi-mintaa. Pelisuunnittelun taustojen avaaminen auttaa myös oppilaita lukemaan pelejä mediana. 

Työpajojen ohjaajana toimi taiteen maisteri,  teolli-nen muotoilija Tytti Vuorikari, jolla on usean vuoden kokemus eri-ikäisille suunnat-tujen työpajojen ohjaamises-ta. Vuorikari  johdatteli oppi-laat peleissä käytettävien hah-mojen suunnittelun perustei-siin ja kertoi pelien suunnitte-luprosessista. Tämän jälkeen jokainen oppilas sai suunni-tella oman pelihahmon. Poh-jamateriaaleina ja inspiraatio-na koululaiset saivat hyödyn-tää  Designarkiston  muotoi-luaineistoja, joista löytyy pal-jon kiinnostavia ja samaistut-tavia hahmoja. Vanhaa ja uut-ta  yhdistelemällä  oppilaat toteuttivat hahmoja kollaasi-tekniikalla tai käsin piirtämäl-

Parsamakkaravispipuuro on pelihahmosuunnittelun tuloksia.

23

lä. Oppilaiden piti myös luoda hahmolleen ominai-suuksia,  persoonallisuuspiirteitä  ja  pelimaailman, jossa hahmo seikkailee. 

Oppilaat  sukelsivat  pelihahmojen  suunnitteluun innolla, ja työpajat saivat niin oppilailta kuin opetta-jiltakin positiivisen vastaanoton. Designarkiston työ-pajat olivat edellisten vuosien tapaan niin suosittu-ja,  ja  tarjolla  olleet  ryhmät  varattiin  täyteen  heti ensimmäisenä  ilmoittautumispäivänä.  Osallistujia olisi ollut tänäkin vuonna enemmän kuin työpajoja pystyttiin tarjoamaan.  

Hahmosuunnittelun parissa jatkettiin vielä marras-kuussa Elkan Arkistojen päivänä. Päivän aikana arkis-tossa  vierailleet  lapset  ja  lapsenmieliset  pääsivät suunnittelemaan oman peli-  tai satuhahmon arkis-ton tiloihin rakennetussa Designarkiston taianomai-sessa satumetsässä.

Faktat:

Näyttelyt ja muotoilukasvatus

Fyysiset näyttelyt           2 kpl 

Verkkonäyttelyt           3 kpl

Pelihahmotyöpajoihin  osallistuneet oppilaat  ja opettajat                6 ryhmää, 127 henkilöä

PALVELUIDEN KEHITTÄMINENAsiakasymmärrys

Eräs vuodelle 2019 asetettu tärkeä tavoite oli kartoit-taa, miten Designarkiston aineistojen ja palveluiden saavutettavuutta voitaisiin parantaa erityisesti ope-tus-  ja tutkimuskäytön näkökulmasta. Tätä selvitys-työtä Designarkistolle  teki kevään  ja kesän aikana palvelumuotoilija (YAMK) Sari Sihvo. Hänen tehtävä-nään oli kehittää asiakasymmärrystä ja kerätä poten-tiaalisilta arkiston asiakkailta tietoa mm. Designarkis-ton tunnettavuudesta sekä palveluiden laadusta  ja kehitystarpeista. Kevään aikana Sihvo toteutti laajan kyselyn ja haastatteli muotoilualan tutkijoita ja kor-keakoulujen opetushenkilöstöä. Kyselyssä ja haastat-teluissa nousi esiin se, ettei Designarkistoa ja sen pal-veluita vielä tunneta riittävän laaja-alaisesti. Arkiston toiminnassa nähtiin kuitenkin paljon potentiaalia ja kehitysmahdollisuuksia. Erityisesti vastaajat toivoivat arkiston panostavan lisää digitaalisiin palveluihin ja aineistojen sähköiseen saatavuuteen.  

Designarkiston palveluiden kehittämiseen liittyivät tiiviisti palvelumuotoilun työpajat. Niihin osallistui kevään ja kesän aikana Designarkiston henkilökun-nan lisäksi Elkan arkiston johtaja sekä tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö. Työpajoissa käytiin palvelu-muotoilija Sari Sihvon johdolla läpi asiakaskyselyis-sä ja haastatteluissa esiin nousseita teemoja. Niiden kautta pohdittiin, mitkä tulevat olemaan Designar-kiston toiminnan painopistealueita  lähitulevaisuu-dessa, ja mihin resursseja pyritään kohdentamaan. 

Alkusyksyn aikana toteutettiin vielä kaksi muutakin kyselyä,  joista  toinen  kohdennettiin  Designarkis-toon aineistojaan jo luovuttaneille muotoilijoille ja toinen potentiaalisille aineistoluovuttajille. Molem-pien kyselyiden vastauksissa korostui arvostus muo-toiluarkiston toimintaa kohtaan. Muotoilijat kokivat tärkeäksi, että on olemassa taho, joka laaja-alaisesti taltioi suomalaista muotoilua ja muotoilijoiden työ-tä.  Myös  muotoilun  tutkimusta  haluttiin  tukea  ja edistää.  Designarkistoon  aineistoja  luovuttaneet muotoilijat olivat vastausten perusteella hyvin tyyty-väisiä arkiston toimintaan ja saamaansa palveluun. Kiitosta sai erityisesti laaja-alainen hankintapolitiik-ka ja muotoilijoiden keskeinen rooli aineistojen luo-vutusprosessissa.   

Sidosryhmäyhteistyö

Designarkiston palveluiden kehittämisestä on vuo-den  aikana  käyty  keskusteluja  eri  sidosryhmien edustajien kanssa. Aalto-yliopiston taiteiden ja luo-vien käytäntöjen vararehtorin Anna Valtosen kans-sa  keskusteltiin  siitä,  miten  Designarkisto  voisi paremmin tavoittaa ja palvella muotoilun tutkijoita. Designmuseon  ja Designarkiston välisestä yhteis-työstä  neuvoteltiin Designmuseon  johtajan  Jukka Savolaisen ja yli-intendentti Merja Vilhusen kanssa. Lisäksi  Designarkiston  perustamisessa  vahvasti mukana olleen vuorineuvos Krister Ahlströmin kans-sa käytiin keskusteluja Designarkiston tulevaisuu-den suunnasta ja tavoitteista.  

Savonian ammattikorkeakouluvierailun yhteydessä keskusteltiin muotoilun koulutuksen yliopettajan Ilk-ka Kettusen sekä muotoilun tuntiopettajan Timo Sir-viön kanssa siitä, miten Designarkiston aineistoja voi-taisiin hyödyntää paremmin opetuskäytössä. Design Unionin toiminnanjohtaja sekä Muotoilusta kasvuvoi-maa -hankkeen päällikkö vierailivat keväällä Designar-kistossa,  ja Designarkiston henkilökunta  teki myö-hemmin vastavierailun Design Unionin toimitiloihin Kuopioon. Tapaamisten yhteydessä keskusteltiin mm. Designarkiston aineistojen hyödyntämisessä Kuopi-on Muotoiluakatemian opetuksessa sekä muista mah-dollisista yhteistyömahdollisuuksista.  

24

Hallintoneuvosto 19.3.2019 alkaen

Toni Suutari (Liikearkistoyhdistys ry.)

Anne Horttanainen (Keskuskauppakamari)

Seppo Ikäheimo (Aalto-yliopisto kauppakorkeakoulu)

Jenni Järvelä, puheenjohtaja (Elinkeinoelämän keskusliitto EK)

Tuomas Aarto (Elinkeinoelämän keskusliitto EK)

Ari Liikanen, varapuheenjohtaja (Mikkelin kaupunki)

Kari Manninen (Liikesivistysrahasto)

Pentti Mäkinen (Etelä-Savon maakuntaliitto)

Jari Ojala (Suomen Kulttuurirahasto)

Katarina Pihl (Stiftelsen för Åbo Akademi)

Arto Seppälä (Mikkelin kaupunki)

Juhana Tikka (Etelä-Savon kauppakamari)

Juha Vuori (Mikkelin kaupunki)

HenkilökuntaKeskusarkistotoiminta

Alm Olli, tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö, säätiön edustusoikeus

Asikainen Ulla, tietopalvelusihteeri

Finnilä Arja, tietopalvelusihteeri

Halminen Raili, tietopalvelusihteeri

Junter Leena, digitoija

Kortekallio Anneli, tietopalvelusihteeri

Laakkonen Rauno, tietopalvelusihteeri

Lehtonen Jari, it-asiantuntija

Liukkonen Jukka, tietopalvelusihteeri

Luoma-aho Jarmo, arkistonjohtaja, asiamies, säätiön edustusoikeus

Rahikainen Pentti, arkistotyöntekijä 18.3.—31.12.2019

Roivas-Alm Elina, tietopalvelusihteeri

Strömberg Heljä, tietopalvelusihteeri

Vilén Tommi, arkistomestari

Designarkisto

Muinonen Sari, tietopalvelusihteeri

Sari Sihvo, palvelumuotoilija 18.3.—5.7.2019

Hallitusprofessori Robin Gustafsson

kaupunginjohtaja Timo Halonen, varapuheenjohtaja

professori Niklas-Jensen Eriksen

varatuomari Hannu Rautiainen, puheenjohtaja

FM Carl-Magnus Roos

erityisasiantuntija Tytti Voutilainen

25

Aineistojen vastaanottaminenLuovutuskertoja

yritykset ja yhteisöt 62

yksityishenkilöt 34

Luovuttajien lukumäärä

yritykset ja yhteisöt 39

yksityishenkilöt 24

Yritys- ja yhteisöluovuttajat

Alko Oy

Arsenal

Bioenergia ry

Etelä-Savon Yrittäjät ry

Finnartist Oy

Fortum Oyj

Grafia ry

Hankkijan Perinneyhdistys

Honeywell Oy

Itä-Suomen Taksiyrittäjät ry

Järvi-Suomen Uittoyhdistys

Kemianteollisuus Ry

Kone Oyj

Kuljetus ja kiinteistö Yrjö Eklund ja kumpp.

Kyyhkylän kuntoutussairaala

Lauttakylän Auto Oy

Liikearkistoyhdistys

Lindström Oy

Mikkelin sotainvalidit

Pohjoismaiset Rakennuspäivät Suomen osasto ry

Rakennusteollisuus RT ry

Sponda

S-ryhmän johtajaseniorit ry

Stora Enso Oyj

Suomen Tieyhdistys

Suomen Uusyrityskeskukset ry

Suur-Savon matkailuyhdistys ry

Suur-Savon Sähkö Oy

T. Rusi Oy

Tavaralinjat ry

Telia Finland Oy

Teollisen Yhteistyön Rahasto Oy (Finnfund)

Vaisala Oyj

Valkeakosken Liikenne Oy

Wärtsilä Corporation

YIT Oyj

Yleisradio

Öljy- ja biopolttoaineala ry

Öljyalan Palvelukeskus Oy

Tilastot 2019

Säilytyksessä oleva aineisto

Kokonaismäärä (sisältää myös erityisaineistot) 33392,63 hm Valokuvat 951871 kplÄänitteet 3 327 kpl

2 472 tuntiaElävä kuva 14 970 kpl

4 986 tuntiaJulisteet, kartat, piirustukset 410 048 kpl

Digitaalinen aineisto 68,025 teratavuaKartunta (vähennettynä poistot ja tiivistyminen) 10 hmAineiston vastaanottaminen

Kokonaismäärä (sisältää myös erityisaineistot) 339,54 hm

Valokuvat 22890 kpl

Äänitteet 13 kpl

7 tuntia

Elävä kuva 288 kpl

140 tuntia

26

Julisteet, kartat, piirustukset 378 kpl

Digitaalinen aineisto 24,9 gigatavua

Järjestäminen, luettelointi, kuvailu ja digitointi

Järjestetyt ja luetteloidut arkistot 58 kpl

811,69 hm

Digitoinnin tuloksena syntyneiden tiedostojen määrä 14 044 kpl

Tutkija- ja asiakaspalvelu

Tutkijakäynnit 322 kpl

Tutkijasaliin toimitetut arkistoyksiköt 2 693 kpl

Kaukolainat 18 kpl

Kaukolainatut arkistoyksiköt 130 kpl

Tietopyynnöt (s-posti, kirje ja puhelin) 431 kpl

Toimitetut jäljenteet 458 kpl

Sähköiset palvelut

Käynnit kokoelmiin liittyvissä palveluissa 115894 kpl

Keskimääräinen palvelussa käytetty aika 12.54 min

Viestintä

Käynnit kotisivuilla 20 708 kpl

Artikkelit 1 kpl

Verkkolehti Eemeli 2 ilmestymiskertaa

Ryhmät ja muut esittelyt 4 kpl

77 osallistujaa

Uutiskirje 5 jakelukertaa

Omat sidosryhmätapahtumat 3 tapahtumaa

345 osallistujaa

Yhteistyötapahtumat 5 kpl

53 esiintymistä

585 osallistujaa

Näyttelytoiminta

Perinteiset näyttelyt 6 kpl

osallistuja 1067

Verkkonäyttelyt 2 kpl

käyntikertoja 12745

Koulutus, neuvonta ja ohjaus

Koulutus luovuttajille - koulutettujen määrä 40 osallistujaa - luentotunnit 6 tuntiaKoulutus käyttäjille - koulutettujen määrä 240 osallistujaa - luentotunnit 10 tuntiaNeuvonta ja ohjaus 50 kertaaHenkilöstö

Vuoden aikana työsuhteessa olleet 15 henkilöäTehty työmäärä 14,75 htv

27

Tutkijantie 750100 Mikkeli

www.elka.fiwww.elka.fi/fida

Sähköpostie-posti@elka.fi

Asiakaspalvelu015 321 340

www.elka.fi