Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton opas

Älä kompastu järjestelmän käyttöönotossa

Sisältö

Sisältö 2

Lukijalle 3

Kartoita yrityksesi tärkeimmät osa-alueet 4

Etene vaiheittain 5

Käännä muutosvastarinta innostukseksi 7

Sitouta käyttäjät ratkaisuun 7

Varaa aikaa keskusteluille 10

Perehdytys 11

Järjestelmätoimittajan merkitys käyttöönotossa 12

Haluatko lisätietoja? 14

Aitio Finland Oy 15

Aitio Finland - Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton opas 2

LukijalleUuden järjestelmän käyttöönotto voi olla joskuskompastuskivi yrityksen toiminnan tehostamisessa.Hankintapäätöksen jälkeen on vielä monta askelta, joissaratkaisun hyödyntäminen voi kariutua. Usein suurin esteonnistuneelle järjestelmän käyttöönotolle ontyöyhteisön vastahakoisuus muutokseen – uusi ratkaisupelottaa, sillä se voi vaikuttaa vahvasti työntekijöidenomaan tuttuun ja turvalliseen työhön. Sen vuoksi ontärkeää huolehtia, että ratkaisusta viestitään avoimestija selkeästi koko työyhteisölle ja ratkaisu otetaankäyttöön yrityksen toimintaa mahdollisimman vähänkuormittavilla askeleilla.

Aitio Finland - Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton opas 3

Miten toiminnanohjausjärjestelmän saa otettuahelposti käyttöön yrityksessä? Miten käyttäjätsaadaan sitoutettua ratkaisun käyttöön? Mitenjärjestelmän käyttöönottoon liittyvää vastustustasaadaan lievennettyä? Muun muassa näihinkysymyksiin vastaamme tässä oppaassa ja oppaanluettuasi olet askeleen lähempänä onnistunuttatoiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa.

Mukavia lukuhetkiä toivottaen,

Aitio Finland Oy

Aitio Finland - Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton opas

Kartoita yrityksesi tärkeimmät osa-alueet

Liiketoiminnan tehostamisen tärkeimpien osa-alueiden määrittäminenon ensimmäinen askel toiminnanohjausjärjestelmän valintaa tehdessä.Samoin se on myös ensimmäinen askel järjestelmää käyttöönotettaessa.

Järjestelmähankinnan tulee aina lähteä toiminnan tehostamisesta jakehittämisestä, ei pelkästään nykyisen toimintatavan digitalisoinnista.Vanhoja työkaluja ja toiminmalleja uudistaessa pitää miettiä, mikä olisiparempi ja tehokkaampi toimintatapa. Tällöin hankinnasta saadaansuurin mahdollinen hyöty.

Järjestelmissä on hyvin paljon eroja sen suhteen, kenen käytettäväksi neon tarkoitettu ja millaisia toimenpiteitä niiden pohjalta voidaantoteuttaa. Yrityksen johdolle ja talousosastolle suunnatut ratkaisut ovaterittäin hyödyllisiä yrityksen tilanteen tarkastelun kannalta, muttasaattavat usein jäädä pinnallisiksi työkaluiksi yrityksen toiminnantehostamisen kannalta. Etenkin, kun työntekijät ja heidän tekemiseensäliittyvä tieto on tärkeässä roolissa yrityksen liiketoiminnassa

On siis tärkeää harkita mitkä ovat liiketoiminnan tehostamisen jamittaamisen erot sekä mitä tehostamisella oikeasti tavoitellaan.

4

Aitio Finland - Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton opas

Etene vaiheittain

Uutta ratkaisua käyttöönottaessa ratkaisu tulisi ottaa käyttöönaskeleittain yrityksen sisällä – hyvä tapa toteuttaa tämä on ensintestata sitä jossain tietyssä yksikössä.

Pienen ryhmän avulla on helppo varmistaa teoriassasuunniteltujen ratkaisujen toimiminen myös käytännössä,saaden samalla heti alusta alkaen aitoa palautettaloppukäyttäjiltä. Tähän kannattaa kiinnittää erityistä huomiotasilloin, jos yrityksellä ei ole aiemmin ollut vastaavaa ratkaisuakäytössä.

Käyttöönoton alkuvaiheessa on syytä olla valppaana ja valmiinamuuttamaan hankintavaiheessa tehtyjä käyttösuunnitelmia,mikäli palaute loppukäyttäjiltä sitä edellyttää - heidänsitoutumisensa järjestelmän käyttöön on ensiarvoisen tärkeää,jonka vuoksi myös uudet toimintamallit tulisi aina miettiäyhteistyössä käyttäjien kanssa. Kun testiryhmän avulla onmääritetty tehokas ”meidän tapa toimia”, on käyttö helppolaajentaa myös muille käyttäjille.

5

”Mikä liiketoiminnan osa-alue hyötyisi tehostamisesta juuri nyt?”

Aitio Finland - Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton opas

Lisäksi järjestelmän käyttöönotossa tulisi huomioidayrityksen tavoitteet ja toiminta sekä ne osa-alueet, joillaratkaisusta on eniten hyötyä. Kuntoiminnanohjausjärjestelmä otetaan yrityksessä käyttöönmerkityksellisten ja helposti tuloksia tuottavien osa-alueiden kautta, sen tulokset ovat helpommin nähtävissäkoko yrityksen laajuudella, motivoiden siten ratkaisunkäyttöönottoa myös muilla osastoilla.

Pienessä yrityksessä tehostaminen voi olla ajankohtaistaja helposti toteutettavissa koko yrityksen laajuudella, kuntaas suuremmissa yrityksissä tehostaminen saattaa ollamahdollista vain yhdessä liiketoimintayksikössä taiosastolla.

Tehostettavan liiketoiminta-alueen valintaa voidaantarkastella vaikkapa työntekijämäärästä käsin – mitäsuuremman joukon toimintaa voidaan helpottaa jatehostaa sitä selkeämmin toiminnanohjausjärjestelmäntuomat edut ovat koko yritykselle näkyvissä.

6

Käännä muutosvastarinta innostukseksi

Uusi järjestelmä ja sen käyttöönotto herättävät hyvinusein epäilystä työyhteisössä: kuinka tämä vaikuttaaminun työhöni, onko tästä nyt mitään hyötyä,meneekö tässä taas hirveästi aikaa jonkunturhanpäiväisen ratkaisun opettelemiseen?Keskustelu ja epäilykset uuden ratkaisuntoimivuudesta ja vaikutuksesta omaan työskentelynarkeen alkavat usein heti järjestelmän käyttöönotostakeskusteltaessa.

Onkin tärkeä viestiä käyttäjille selkeästi millaisiahyötyjä uusi järjestelmä tuo tullessaan ja kuinka sevaikuttaa yrityksen lisäksi myös suoraan heihin: aikaaja rahaa säästyy, työ helpottuu ja tehostuu, tiedonjakaminen helpottuu, asiakaspalvelun laatu paranee,yrityksen kilpailukyky kasvaa jahenkilöstövähennysten sijaan voidaan palkata uusiaosaajia.

Kun uudesta ratkaisusta, sen käyttöönotosta jahyödyistä viestitään selkeästi ja avoimesti eriosapuolille on helppo välttää muutosvastarinta jainnostaa koko yritystä ratkaisun käyttöönotossa.

Viestinnässä on tärkeää, että siitä välittyy esimiestenja johdon oma innostus ja sitoutuminen ratkaisunkäyttöönottoon. Kun ratkaisun käyttöönotto lisäksitoteutetaan askeleittain, saadaan palvelunpuolestapuhujien verkostoa kasvatettua kaiken aikaa.

Aitio Finland - Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton opas 7

”Viestintä on avain kaikkien henkilöstöä piinaavien epäilysten poistamiseen - ole saatavilla niille, joita asia mietityttää tai

pelottaa”.

Sitouta käyttäjät ratkaisuun

Uuden järjestelmän käyttöönotossa on tärkeää osallistaa tulevatpääkäyttäjät ja muut keskeiset henkilöt uuteentoiminnanohjausjärjestelmään jo sen hankintavaiheessa. Mitävarhaisemmassa vaiheessa uudesta järjestelmästä keskustellaanyhdessä, sitä helpommin sen suhteen ollaan vastaanottavaisempia javalmiimpia opettelemaan.

On myös tärkeää ottaa huomioon henkilökohtaiset erotavainkäyttäjissä – kaikki eivät opi samalla tapaa ja samassa tahdissa,joten ratkaisuun perehdyttämiselle on varattava kaikkien tarpeisiinvastaava aika. Tämä tarkoittaa, että käyttöönottokoulutuksen lisäksiolisi kannattavaa tarjota tukea ja materiaalia henkilöstölle opetellajärjestelmän käyttöä monin eri tavoin ja omalla tahdillaan.

Aitio Finland - Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton opas 8

Jotta toiminnanohjausjärjestelmä toimisi tehokkaastija parantaisi aidosti yrityksen prosesseja, sen tulisi ollahelposti tärkeiden osapuolien käytettävissä jaomaksuttavissa. Nykyaikana järjestelmässä on oltavakattavat mobiiliominaisuudet, jotta suorittavaa työtätekevät työntekijät sekä asiantuntijat saadaankunnolla sitoutettua ratkaisun käyttöön. Lisäksijärjestelmän tulee tukea oikean ja tarpeellisen tiedonjakamista juuri oikeille henkilöille - olivatpa he sittentoimistossa tai kentällä.

Moderni järjestelmä kulkee käyttäjien mukana ja senkäyttäminen sujuu helposti älypuhelimen tai tabletinkautta, tukien siten päivittäistä työntekoa.Mobiiliominaisuuksien avulla tieto siirtyy yrityksessämolempiin suuntiin pääjärjestelmän ja mobiilin välillämahdollistaen nopean reagoinnin muuttuviinaikatauluihin ja suunnitelmiin. Helposti omaksuttavaratkaisu on mukana kulkemisen lisäksi myös helppo jamiellyttävä käyttää – ratkaisu sisältää vaivattomankäyttöliittymän ja sopivasti visuaalisuuttaraportoitavan ja vastaanotettavan tiedon tulkinnalle.

Aitio Finland - Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton opas 9

Varaa aikaa keskusteluille

Muista, että asia on työyhteisölle uusi ja voi herättää paljonkysymyksiä ja huolenaiheita henkilöstön keskuudessa. Jos päättävällätaholla meni muutama vuosi oikean ratkaisun löytämiseen jaostopäätöksen tekemiseen, on vaikea odottaa työyhteisönomaksuvan uutta ratkaisua ja sen tuomia mahdollisia muutoksiatyöprosesseihin hetkessä.

Varaa aikaa keskusteluun kaikkien järjestelmän käyttäjien kanssa -suuremmissa organisaatioissa on usein tärkeää opastaa ensinesimiehet, jotta tiedon jakamista organisaation sisällä voidaanjakauttaa tehokkaasti eri tahoille. On hyvä muistaa, että vaikkaostopäätöksen perusteet ovat yritykselle ja sen tulevaisuudelle yksiyhteinen kokonaisuus, ratkaisu vaikuttaa organisaation eri jäseniineri tavoin. Tämän vuoksi myös osapuolien henkilökohtaisiinhuolenaiheisiin olisi hyvä vastata.

Aitio Finland - Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton opas 10

Usein modernit toiminnanohjausjärjestelmät on toteutettu joniin käyttäjälähtöisesti, ettei itse järjestelmän käyttöönopetteluun tarvitse erikseen käyttää hirveästi aikaa – järjestelmäikään kuin itse kouluttaa käyttäjät käyttöön käyttökokemuksenaikana.

Silti erityisesti pääkäyttäjiä ja esimiehiä tulisi kannustaajärjestelmän tehokkaaseen käyttöönottoon, jotta he voivatomalla esimerkillään rohkaista myös muuta työyhteisöäkäyttämään uutta ratkaisua rohkeasti ja tehokkaasti. Koskaesimiehillä ja pääkäyttäjillä on usein asiasta syvällisempää tietoahankintaprosessin ja alkuperehdytyksen ajalta he voivat toimiapositiivisina muutoslähettiläinä järjestelmän käyttöönotonaikana.

Sujuva käyttöönotto takaa järjestelmän käytön tuloksien jayrityksen toiminnan tehostamisen näkymisen nopeasti kokoorganisaatiossa, joten käyttöönottoon kannattaa panostaa kokoyrityksen laajuudella.

Aitio Finland - Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton opas11

Perehdytys

Toiminnanohjausjärjestelmä on merkittävä investointi, jonkakäyttöönotto vaatii paljon resursseja, aikaa ja suunnittelua.Sen vuoksi onkin tärkeää, että myös järjestelmätoimittajasion tukemassa uuden ratkaisun käyttöönottoa. On tärkeää,että ratkaisu soveltuu yritykselle käytettävyytensä lisäksimyös sen integroitavuuden kannalta – varmista, ettävalitsemasi toimittaja tarjoaa jo olemassa oleviinjärjestelmiinne integroituvaa ratkaisua ja on valmistoimimaan tukenanne sujuvan käyttöönoton takaamisessa!

Ratkaisua hankittaessa on myös tärkeää panostaahankittavan ratkaisun pitkäikäisyyteen. Etenkin uusilla,aloittelevilla liiketoiminnoilla on tärkeää etsiä kerrallaratkaisu, joka kantaa heitä pitkälle tulevaisuuteen.Luotettava järjestelmätoimittaja ei toimita vain järjestelmää,vaan ratkaisun, joka elää yrityksen ja sen muuttuvientarpeiden mukana.

Aitio Finland - Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton opas 12

Järjestelmätoimittajanmerkitys käyttöönotossa

Toiminnanohjausjärjestelmän mobiiliominaisuudet antavat hyvätkehitysmahdollisuudet myös niihin yrityksiin, joissa on jo aiemmin hankittutoiminnanohjausjärjestelmä ilman mobiiliominaisuuksia. Kun ratkaisun käyttösaadaan älypuhelinten ja tablettien avulla ulotettua muun muassakenttätyöntekijöille, saa yritys tehokkaammin ohjattua toimintojaan sekäkerättyä reaaliaikaista dataa organisaation tapahtumista.

Aitio Finland - Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton opas 13

Joko teillä on käytössänne mobiilisti toimiva toiminnanohjausjärjestelmä?

Haluatko lisätietoja?

Aitio Finland - Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton opas 14

Jos aihe on sinulle ajankohtainen ja kiinnostuit,ota ihmeessä yhteyttä! Keskustelemme asiastamielellämme lisää ja takaamme sinulle helpon,mobiilikäyttöisen ratkaisun, jonka käyttöönotossatoimimme organisaatiosi tukena!

Hillava myynti myynti@hillava.com

www.hillava.com

Aitio Finland Oy

Aitio Finland Oy tarjoaa sekä Hillava-palvelua yritystentoiminnanohjaukseen ja töidenhallintaan että toimittaaasiakaskohtaistesti räätälöityjä ohjelmistoratkaisuja.

Hillava on ratkaisu mobiiliin toiminnanohjaukseen jatöidenhallintaan. Se kulkee mobiilisti työntekijöiden mukanakentällä ja integroituu helposti yritysten olemassa olevienratkaisujen kanssa. Hillava sopii mm. seuraaville aloille:• Kunnossapito• Erikois- ja korjausrakentaminen• Huolto- ja asennustoiminta• Muu palveluliiketoiminta

Hillava sopeutuu joustavasti erilaisiin toimintaympäristöihin.Se kehittyy kaiken aikaa tarjoten jatkuvasti uusiaominaisuuksia yritysten liiketoiminnan tueksi.

Aitio Finland - Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton opas 15