ADIYAMAN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI

2012 YILI FAALİYET RAPORU

1

İÇİNDEKİLER 2

SUNUŞ 3

I.GENEL BİLGİLER 4

A.MİSYON, VİZYON VE DEĞERLER 4

B.YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR 4-5

C.İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER 6

1.FİZİKSEL YAPI 6

2.ÖRGÜT YAPISI 7-8

3.BİLGİ VE TEKNOLOJİK KAYNAKLAR 9

3.1.Yazılım ve Bilgisayarlar 9

4.İNSAN KAYNAKLARI 10

4.6.İdari Personel10

4.7.İdari Personelin Eğitim Durumu10

4.8.İdari Personelin Hizmet Süreleri11

4.9.İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı11

5.SUNULAN HİZMETLER 11

5.1.Eğitim Hizmetleri 11-15

5.3.İdari Hizmetler 15-16

5.4.Diğer Hizmetler 17

6.YÖNETİM VE İÇ KONTROL SİSTEMİ 17

II.AMAÇ VE HEDEFLER 17

A.BİRİM AMAÇ VE HEDEFLERİ 17-19

B.TEMEL POLİTAKALAR VE ÖNCELİKLER 19

III.FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER 19

A.MALİ BİLGİLER 19

1.BÜTÇE UYGULAMA SONUÇLARI 19-20

IV.KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ 20-21

2

V.ÖNERİ VE TEDBİRLER 21

İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI 22

SUNUŞ

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı olarak Akademik Birimler ile eşgüdüm sağlayıp planlanan eğitim-öğretim sürecinin düzenli yürütülmesini, öğrencilere, mezunlara, öğretim elemanlarına ve hizmet vermekte olduğumuz kurumlara, gelişen bilgi ve teknolojileri kullanarak, güler yüzlü bir ortamda güvenli ve hızlı bilgi-belge hizmeti sunarak öğrenci, öğretim elemanı ve çalışanlarının memnuniyetini ön plana çıkarıp, sürekli kendini yenileyen öncü ve yaratıcı bir birim olma çabasındayız.

Saygılarımla,

Nursel ÇİTİL Öğrenci İşleri Daire Başkan V.

3

I. GENEL BİLGİLER

A. Misyon, Vizyon Misyon

Akademik birimler ile eşgüdüm sağlayarak, eğitim-öğretim planlarının düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak, öğrencilere, Üniversitemizden mezun olanlara, öğretim elemanlarına ve ilişkide olduğumuz kamu kurum ve kuruluşlara bilgi ve belge hizmeti sunmak.

VizyonGelişen bilgi ve teknolojilerini kullanarak, nitelikli ve beklentilere uygun hizmet

sunmak için sürekli kendini yenileyen öncü ve yaratıcı bir birim olmak.

B. YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR

Birimin kuruluş kanunu

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Adıyaman Üniversitesi ile birlikte, 1 Mart 2006 tarihli ve 5467 sayılı kanun ile 17 Mart 2006 tarih ve 26111 sayılı Resmi Gazete ile 21.11.1983 tarih ve 18228 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan 124 Sayılı “Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname” hükümlerine dayanılarak kurulmuştur.

Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 31. maddesinde Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı’nın görevleri:

Öğrencilerin yeni kayıt, kabul ve ders durumları ile ilgili gerekli işleri yapmak, Mezuniyet, kimlik, burs, mezunların izlenmesi işlemlerini yürütmek, Verilecek diğer benzeri görevleri yerine getirmek.

C. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER

1. Fiziksel Yapı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığımız Adıyaman Üniversitesinin kampusunde Fen-Edebiyat Fakültesinin batısında giriş katında kendi binasında hizmet vermektedir.

4

1.1.2. Ofis Alanları

Alt Birim Ofis Sayısı m2 Açıklamalar

Yönetim Ofisleri 1 69 m2

Akademik Personel Ofisleri

İdari Personel Ofisleri 2 171 m2

Diğer 1 225 m2

Toplam 4 465 m2

5

2. ÖRGÜT YAPISI

6

3. BİLGİ VE TEKNOLOJİK KAYNAKLAR

3.1 Yazılım ve Bilgisayarlar

ÖBİS : Öğrenci Bilgi Sistemi : Öğrenci işlerinin elektronik ortamda yürütülmesini sağlayan OBİS, Merkezi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, fakülteler, yüksekokullar, konservatuvar ve meslek yüksekokullarında kullanılmaktadır. OBİS ilgili personel öğretim elemanları ve öğrenciler için web tabanlı uygulamadan oluşmaktadır. Öğrenciler kayıttan itibaren tüm işlemlerini bu program aracılığıyla yapabilmektedirler.ENSBİS(Enstitü Bilgi Sistemi) : Yüksek lisans ve doktora öğrenci işlerinin elektronik ortamda tutulması ve yürütülmesini sağlayan sistem Enstitüler tarafından kullanılmaktadır.SGB NET : (Maliye Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı otomasyon sistemi) Evrak(doküman) yönetimi, taşınır işlemleri, satın alma işlemleri gibi hizmetlerin internet üzerinden işlem yapılabilen programdır. Birimimizde taşınır işlemleri modülü kullanılmaya başlanmıştır.

3.1.1. Yazılım ve Bilgisayarlar

Cinsi İdari Amaçlı (Adet)

Eğitim Amaçlı (Adet)

Araştırma Amaçlı (Adet) Toplam

Yazılım 1 1

Masa Üstü Bilgisayar 11 11

Taşınabilir Bilgisayar 1 1

3.3- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar

3.3.1. Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar

Cinsi İdari Amaçlı (Adet)

Eğitim Amaçlı (Adet)

Araştırma Amaçlı (Adet) Toplam

Fotokopi Makinesi 2 2

Faks 1 1

Tarayıcı 1 1

Televizyon 1 1

4. İNSAN KAYNAKLARI

4.6 Birimimiz PersoneliÖğrenci İşleri Daire Başkanlığında 1 Daire Başkanı, 3 Şube Müdürü,1 Bilgisayar

İşletmeni, 3 Memur, 1 Tekniker, 1 Hizmetli, 1 657 4C li Personel, 1 Şirket Elemanı olmak üzere toplam 12 personel bulunmaktadır.

4.6- İdari Personel

4.6.1. İdari Personel (Kadroların Doluluk Oranına Göre)

Dolu Boş Toplam

Daire Başkanı 1 1

Şube Müdürü

Şef 1 1

Memur 4 4

Toplam 6 6

4.7- İdari Personelin Eğitim Durumu(Birimimizde görev yapan)

4.7.1. İdari Personelin Eğitim Durumu

İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt.

Kişi Sayısı --- 2 2 6 ---

Yüzde --- %2 %2 %6 ---

4.8- İdari Personelin Hizmet Süreleri(Birimimizde görev yapan)

4.8.1. İdari Personelin Hizmet Süresine Göre Dağılımı

1-3 yıl 4-6 yıl 7-10 yıl 11-15 yıl 16-20 yıl 21 yıl üzeri

Kişi Sayısı 1 --- 4 1 --- 4

Yüzde %1 --- %4 %1 --- %4

4.9 – İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı(Birimimizde görev yapan)

4.9.1. İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı

23 yaş ve altı

23-30 yaş 31-35 yaş 36-40 yaş 41-50 yaş 51 yaş üzeri

Kişi Sayısı --- 1 3 2 4 ----

Yüzde --- %1 %3 %2 %4 ----

8

5. SUNULAN HİZMETLERBilgi Hizmetleri

Eğitim birimlerindeki öğrenci işleri bürosu personeline, mevzuat ve öğrenci durumu ile ilgili bilgi verilmesi,

Öğretim elemanlarına otomasyon sistemi, öğrenciler ve talep edilen durumla ilgili bilgi verilmesi,

Öğrencilere, kendi durumları ve mevzuatla ilgili bilgi verilmesi, Paydaşlara, öğrencilerle ilgili konularda bilgi verilmesi, Kullanıcılara, öğrenci otomasyon sistemi ile ilgili bilgi verilmesi.

Belge Hizmetleri Öğrenci belgesi, Transkript belgesi, Geçici mezuniyet belgesi, Diploma, Diploma eki, Diploma yerine geçen belge, Başarı belgeleri, Disiplin cezası almadıklarına dair belge İlgili makama düzenlenen belgeler. EK-C2 belgesi.

5.1 Eğitim Hizmetleri5.1.1. EĞİTİM PROGRAMLARI

LİSANS PROGRAMLARIBirimin Adı Program SayısıEğitim Fakültesi 17Fen-Edebiyat Fakültesi 22Tıp Fakültesi 1İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi 8Mühendislik Fakültesi 9Diş Hekimliği Fakültesi * 2Teknoloji Fakültesi * 3Güzel Sanatlar Fakültesi * 2İslami İlimler Fakültesi 2Devlet Konservatuvarı 6Sağlık Yüksekokulu 2Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Y.O 3TOPLAM 77*Programları Pasif olan akademik birimlerimiz.

ÖN LİSANS PROGRAMLARIBirimin Adı Program SayısıMeslek Yüksekokulu 31Kâhta Meslek Yüksekokulu 16Besni Meslek Yüksekokulu 23Gölbaşı Meslek Yüksekokulu 11Sağlık Hizmetler Meslek Yüksekokulu 6TOPLAM 87

9

YÜKSEK LİSANS VE DOKTORA PROGRAMLARI

BİRİMİN ADI PROGRAMIN ADI TOPLAM

Fen Bilimleri EnstitüsüOrtak Doktora Programı 1

Yüksek Lisans Programı 6

Sosyal Bilimler EnstitüsüDoktora Programı 1Yüksek Lisans Programı 6

TOPLAM 14

5.1.1 Öğrenci Sayıları (Kasım 2012 verileri)

FAK./YO./MYOI. ÖĞRETİM II. ÖĞRETİM TOPLAM GENEL

TOPLAME. K. Top. E. K. Top. K. E.TIP FAK. 109 77 186     0 77 109 186

FEN- EDEBİYAT FAK. 535 578 1113 364 313 677 891 899 1790

EĞİTİM FAK. 775 950 1725 490 518 1008 1468 1265 2733İKT. VE İDR. BİL. FAK.

314 355 669 261 263 524 618 575 1193

TURİZM İŞL. VE OTELCİLİK Y.O

210 120 330     0 120 210 330

SAĞLIK YÜKSEKOKULU

124 432 556     0 432 124 556

ADIYAMAN MYO 1387 708 2095 1287 414 1701 1122 2674 3796

SAĞLIK HİZ. MYO 56 199 255     0 199 56 255

BESNİ MYO 634 644 1278 437 376 813 1020 1071 2091

GÖLBAŞI MYO 320 282 602 228 159 387 441 548 989

KAHTA MYO 552 337 889 162 60 222 397 714 1111DEVLET KONSERVATUARI

11 12 23     0 12 11 23

İSLAMİ İLİMLER FAK. 22 19 41 22 18 40 37 44 81

MÜHENDİSLİK FAK. 50 55 105     0 55 50 105

FEN BİL. ENSTİTÜSÜ 54 41 95     0 41 54 95SOSYAL BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ

56 23 79     0 23 56 79

TOPLAM 5209 4832 10041 3251 2121 5372 6953 8460 15413

5.1.1.1. Engelli Öğrenci SayılarıÖğrenci No

Adı Soyadı Fakülte Program Engel Durumu Engel

10

Oranı

123703013 ESRA ERGÜN Gölbaşı Meslek Yüksekokulu İşletme Yönetimi Bedensel

Engelli 67123811002 İBRAHİM GÜLEN Kahta Meslek Yüksekokulu Bankacılık ve Sigortacılık Diğer 45125508005 MUSTAFA KARAKAYA Meslek Yüksekokulu İşletme Yönetimi İ.Ö. Görme Engelli 0123801048

ÖMER SEYFETTİN BAKIR Kahta Meslek Yüksekokulu Bilgisayar Programcılığı Diğer 90

125514859 MEHMET ARARAT Meslek Yüksekokulu Pazarlama (İ.Ö.) Bedensel

Engelli 50125502059 NURULLAH GÜNEŞ Meslek Yüksekokulu Bilgisayar Programcılığı İ.Ö. Diğer 40123805046 TÜRKAN SÜER Kahta Meslek Yüksekokulu Organik Tarım Diğer 0123801020 FURKAN BAYRAM Kahta Meslek Yüksekokulu Bilgisayar Programcılığı Bedensel

Engelli 40123702032 SEMRA MUTLU Gölbaşı Meslek Yüksekokulu Büro Yönetimi ve Yönetici

AsistaBedensel Engelli 40

510920021 HEDİYE PEHLİVAN Fen Edebiyat Fakültesi Türk Dili ve Edebiyatı (İ.Ö.) Diğer 40351013027 ALİ AKDEMİR Eğitim Fakültesi Sosyal Bilgiler Öğretmenliği Diğer 15371010007 HASAN DALKILINÇ Gölbaşı Meslek Yüksekokulu Bilgisayar Programcılığı Diğer 84125501052 YILDIZ ÖZTÜRK Meslek Yüksekokulu Aşçılık (İ.Ö.) Diğer 0123502052 SÜLEYMAN YETİŞ Eğitim Fakültesi İlköğretim Matematik

Öğretmen Diğer 44125516053 MEHMET GÜNGÖR Meslek Yüksekokulu Turizm ve Otel İşletmeciliği

(İ.Ö.) Görme Engelli 50191110011 ZİYA ÇELİK Fen Edebiyat Fakültesi Matematik Diğer 68125106026 ÖZGÜL ARIK Fen Edebiyat Fakültesi Türk Dili ve Edebiyatı (İ.Ö.) Diğer 50123701025 ABDULLAH AKPINAR Gölbaşı Meslek Yüksekokulu Bilgisayar Programcılığı Diğer 0125515020 HASAN BASRİ ÇELİK Meslek Yüksekokulu Sondaj Teknolojisi İ.Ö. İşitme Engelli 46121802030 MEHMET SEVİM Turizm İşletmeciliği ve Otel

YOYiyecek ve İçecek İşletmeciliği Diğer 0

123704033 BAYRAM POLAT Gölbaşı Meslek Yüksekokulu Muhasebe ve Vergi

Uygulamaları Diğer 51121906034 MERVE LEYLA ŞAHİN Fen Edebiyat Fakültesi Türk Dili ve Edebiyatı Görme Engelli 85125104012 ADEM MUTLU Fen Edebiyat Fakültesi Sosyoloji İ.Ö. Diğer 0126602037 NURULLAH BİLGİN Besni Meslek Yüksekokulu BİLGİ YÖNETİMİ (İ.Ö.) Diğer 70123402020 DİLEK AĞRITMIŞ İİBF İşletme Bedensel

Engelli 0125516029 RAMAZAN ÇETİN Meslek Yüksekokulu Turizm ve Otel İşletmeciliği

(İ.Ö.) Diğer 41126701012 EYYÜB KILILI Gölbaşı Meslek Yüksekokulu Bilgisayar Programcılığı İ.Ö. Diğer 0123607076 DİDEM ÖZTÜRK Besni Meslek Yüksekokulu MUHASEBE VE VERGİ

UYGULAM.Bedensel Engelli 54

121508001 EMRAH TAN Meslek Yüksekokulu İşletme Yönetimi Görme Engelli 90121502039 BAHAR YETİM Meslek Yüksekokulu Bilgisayar Programcılığı Diğer 0123809030 OSMAN ALİ OKUR Kahta Meslek Yüksekokulu Tıbbi ve Aromatik Bitkiler Diğer 40123505033 GÜLAY AKÇINAR Eğitim Fakültesi Sınıf Öğretmenliği Diğer 0121509002 TAHİR KAÇAR Meslek Yüksekokulu Kooperatifçilik Bedensel

Engelli 0125106034 UMUT SÜREL Fen Edebiyat Fakültesi Türk Dili ve Edebiyatı (İ.Ö.) İşitme Engelli 0123608026 YUSUF KARASAPA

N Besni Meslek Yüksekokulu PAZARLAMA Görme Engelli 67

11

5.1.2 Yabancı Dil Eğitimi Gören Hazırlık Sınıfı Öğrenci Sayıları ve Toplam Öğrenci Sayısına Oranı

Birimin Adı

I. Öğretim II. ÖğretimI. ve II. Öğretim Toplamı(a) Yüzde*

E. K. Top. E. K. Top. Sayı

TIP FAK.

5 5 - - - 10/181 %05

***Yabancı dil eğitimi gören öğrenci sayısının toplam öğrenci sayısına(a) oranı

5.1.3 Öğrenci Kontenjanları ve Doluluk Oranı

Birimin Adı ÖSS Kontenjanı

ÖSS Sonucu Yerleşen Boş Kalan Doluluk Oranı

TIP FAK. 47 47 0 %100

FEN-EDEBİYAT FAK. 515 387 128 %75

EĞİTİM FAK. 545 526 19 %96

İKT. VE İD. BİL. FAK. 372 360 12 %96

SAĞLIK YÜK. OK. 149 149 0 %100

TURİZM İŞL. VE OTEL Y.O 130 126 4 %96

ADIYAMAN MYO 1355 1297 58 %94

SAĞLIK HİZ. MYO120 111 9 %92

MÜHENDİSLİK FAK. 125 106 9 %84

İSLAMİ İLİMLER FAK

82 81 1 %99

DEVLET KONS. 24 23 1 %99

BESNİ MYO 945 803 142 %84

KAHTA MYO 640 490 150 %76

GÖLBAŞI MYO 375 316 59 %84

12

5.1.5 Yatay Geçişle 2011-2012 Eğitim- Öğretim Yılında Üniversiteye Gelen, Üniversiteden Ayrılan, Kurum İçi Geçiş Yapan Öğrencilerin Sayıları ve Bölümleri

Kurum Dışı Kurum İçi

Gelen Giden Gelen Giden

68 85 22 22

5.1.6 Üniversiteden Ayrılan Öğrencilerin Sayısı

(Yatay Geçiş Dışındaki Nedenlerle)

Ayrılanların (Kaydı Silinenlerin) Sayısı

ToplamKendi İsteğiyle

Öğr. Ücr. ve Katkı payı

Yatmaması

Başarısızlık (Azami Süre)

Yüksek Öğ. Çıkarma Diğer

368 --- --- 1 --- 369

5.1.7. Yabancı Uyruklu Öğrencilerin Sayısı ve Bölümleri

Kız Erkek Toplam

- - -

5.1.8. Disiplin Cezası Alan Öğrencilerin Sayısı ve Aldıkları Cezalar

Yüksek Öğretimden

Çıkarma

2 Yarıyıl

Uzaklaştırma

1 Yarıyıl

Uzaklaştırma

1 Hafta- 1 Ay Arası Uzaklaştırma Kınama Uyarma Toplam

1 2 8 10 5 91 117

5.1.9. Öğrenci Değişim Programları İle Giden Öğrenci Sayısı (Erasmus)

Eğitim Birimi Gittiği Ülke Giden Öğrenci Sayısı/Dönemleri

Eğitim Fak Romanya 2 (sadece güz)

Eğitim Fak İtalya 1 (sadece güz)

Fen Edebiyat Fak. Romanya 1(sadece güz)

İktisadi ve İdari Bil. Fak Polonya 1(sadece güz)

Meslek Yüksekokulu Polonya 1(sadece güz)

13

Sağlık Yüksekokulu Polonya 2(sadece güz)

Turizm İşletmeciliği ve Y.O Polonya 1(sadece güz)

Turizm İşletmeciliği ve Y.O İtalya 2 (1güz-1güz+bahar)

5.1.10. 2011-2012 Eğitim-Öğretim Yılında Mezun Olan Öğrenci Sayısı (Lisans)

EĞİTİM BİRİMİ KIZ ERKEKYÜKSEK ONUR

BELGESİ ALANLAR

BAŞARI BELGESİ ALANLAR

FEN EDEBİYAT FAK. 89 76 1 3

EĞİTİM FAK. 217 204 3

SAĞLIK ÜKSEKOKULU

72 30 3

TOPLAM 378 310 1 9

5.1.11. 2011-2012 Eğitim-Öğretim Yılında Mezun Olan Öğrenci Sayısı (Önlisans)

EĞİTİM BİRİMİ KIZ ERKEK

YÜKSEK ONUR BELGESİ ALANLAR

BAŞARI BELGESİ ALANLAR

ADIYAMAN MYO

294 564 4 3

SAĞLIK HİZ. MYO 76 15 3 3

BESNİ MYO 453 490

GÖLBAŞI MYO 133 231

KAHTA MYO 114 217

TOPLAM 1070 1517 7 6

5.1.12.Dikey Geçiş ile Üniversitemize Gelen Öğrenci Sayısı EĞİTİM BİRİMİ KIZ ERKEK TOPLAM

İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLERİ FAKÜLTESİ

11 12 23

EĞİTİM FAKÜLTESİ 4 - 4FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ - 4 4SAĞLIK YÜKSEKOKULU 2 1 3

14

TOPLAM 17 17 34

5.2 İdari HizmetlerKayıt Kabul Şube Müdürlüğü,         Üniversiteye yeni yerleştirilen öğrencileri bilgilendirmek amacıyla yeni kayıt rehberini hazırlamak,

         Her eğitim-öğretim yılı başında, Bakanlar Kurulunca belirlenen öğrenci katkı payı ve öğrenim ücretlerini öğrenci bazında hazırlamak,,         ÖSYM sınavı sonucunda Üniversitemizi kazanan öğrencilere ait bilgilerin FTP server’dan alınarak OBİS sistemine aktarmak,         ÖSYM sınavı sonucunda Üniversitemizi kazanan öğrencilerin kayıt işlemleri ile ilgili hazırlıklarını yapmak,          Yeni tüm öğrencilere öğrenci numaralarının OBİS sistemine aktarımını yapmak, Yönetmeliklerin, Yönetmelik değişikliklerini Başbakanlık Basın İlan Kurumuna gönderilmek ve ilanını sağlamak,         Yönerge değişiklikleri ile ilgili yazışmaları yürütmek,         Yatay geçiş ile kayıt alınan öğrencilerin üniversitelerinden not belgelerinin doğruluğunu teyit etmek ve (lise diplomalarını) dosyalarını resmi yazı ile istemek,         Disiplin cezası alan öğrencilerin istatistiklerini oluşturmak,         Diğer Üniversitelerden disiplin cezası alan öğrencilerin takibini ve kontrolünü yapmak,         Kurum içi ve dışı yazışmaları takibini yapmak,         Harçsız pasaport talebinde bulunan öğrencilerin yazışmalarının takibini yapmak,         Yeni kayıt yaptıran, yatay-dikey geçişle gelen ve yabancı uyruklu öğrencilerin bilgilerinin ilgili kurumlara gönderilmesini sağlamak,         YURT-KUR’dan ceza alan öğrencilerin durumlarını ilgili birimlere bildirmek,         Özel, Değişim ve Erasmus öğrencilerinin dosyalarının OBİS sistemine girişini yapmak,

15

         Şube Müdürlüğüne bağlı birimlerin evraklarının dosyalama ve arşivleme işlemlerini takip etmek,         Kayıt yenileme işlemlerini doğru ve eksiksiz bir şekilde yürütmek,         Öğrencilerin kayıt silme işlemlerini sağlamak,         % 10’a giren ikinci öğretim programı öğrencilerinin ödeyecekleri öğrenim ücreti işlemlerini mevzuat hükümlerine göre yürütülmesini sağlamak,         Her dönem başında öğrencilerin yatırmaları gereken harç miktarını hesaplayarak verilerin anlaşmalı bulunan bankaya iletmek,          Sehven yatırılan harç iade işlemlerinin takibinin yapılarak- Kbs sisteminden ödeme emri belge onayının takibini yapmak, (Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesini sağlamak)         Akademik takvimde belirtilen önemli tarihleri, öğrenci kayıt işlemleri(kayıtta istenen belgeler), kayıt yeri, kayıt süresi-katkı payı/öğrenim ücreti vb. gerekli duyuruları yapmak ve WEB sayfasında yayınlanmasını sağlamak,         Program açma-kapama işlemlerini yürütmek.

Eğitim Öğretim Şube Müdürlüğü

Gelecek Eğitim-Öğretim yılına ait oluşturulacak Akademik Takvimin hazırlığını yapmak,

Öğrencilerin kayıt dondurma işlemlerinin doğru ve eksiksiz bir şekilde yürütülmesini sağlamak,

Ders kredilerinin / ders eşdeğerlik değişikliklerinin uygulamalarında birimler bazında uygulanabilirliğini sağlamak,

Sınavlar ve değerlendirme esaslarının uygulanabilirliğini sağlamak, not değişikliği işlemlerinin takibini yapmak,

Notlar ve değerlendirme esaslarının uygulanabilirliğini sağlamak, İlgili dönemde mezun olmaya hak kazanan öğrencilerin mezuniyet

işlemlerinin yürütülmesini sağlamak, Mezuniyet töreni için gerekli çalışmaları koordine etmek, Üniversitemiz öğrenci konseyi seçim takvimini oluşturmak ve

akademik birimlere dağıtımını sağlamak, Üniversitemiz öğrencilerinden ceza alanların durumlarını takip etmek

ve uygulamaları sağlamak, WEB sayfasındaki düzenlemeleri yapmak, Yeni kayıt yaptıran öğrencilerin askerlik tecil işlemleri için EK-C2

belgesini ilgili askerlik şubesi başkanlıklarına göndermek, Özel öğrenci, Farabi, Erasmus programına ilişkin veri girişlerini

sağlamak, Öğrencilerden gelen dilekçe taleplerine gerekli cevapları yazılı olarak

hazırlamak,

16

Diploma işlemleri, diploma ekleri ve onur ve yüksek onur öğrencileri ile ilgili çalışmaları takip etmek,

Birimlerce ön görülen yatay geçiş kontenjanlarını ve esaslarının belirlenerek, Senatoya sunulması ve YÖKSİS sistemine girişinin sağlanarak, gerekli duyuruları yapmak,

Yabancı uyruklu öğrenciler ile ilgili işlemleri yürütmek, burs, öğrenim-katkı kredisi işlemleri, başarı-başarısızlık durumları ile ilgili çalışmaları takip etmek,

Transkriptlerin kontrolünü sağlamak, Öğrenci bilgi yönetim sisteminin sağlıklı bir şekilde yürütülmesini

sağlamak, Yeni açılan Fakülte/Yüksekokul/Enstitü/Bölüm ve Programların

sisteme tanıtılması çalışmaların yürütülmesi, Senato onayından geçen yeni derslerin açılması ve ders

değişikliklerinin her yarıyıl sonunda öğretim elemanları tarafından sınav notlarının sisteme işlenmesinin / takibini yapmak,

ÖSYM sınavı ile Üniversitemize kayıt hakkı kazanan öğrencilerin muafiyet işlemlerinin fakülte/yüksekokulların ilgili kurulları tarafından değerlendirilen sonuçlarının sisteme işlenmesini sağlamak,

Diplomalarını kaybedenlere ikinci nüsha diploma düzenlemek, mezuniyetten sonra yapılan değişikliklerin diplomalarının arkasına şerh olarak düşülmesi işlemlerini yapmak,

Ders değişikliği ve eşdeğerlik işlemlerini yapmak, Öğrenci kimliği ile ilgili çalışmaları yürütmek.

İSTATİSTİK VE PLANLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Üniversitemiz öğrencilerine ait istatistiki bilgilerin takibi,

düzenlenmesi ve ilgili yerlere ulaştırılmasını sağlamak, Kesin kayıt istatistiklerini, Öğrenime devam eden öğrenci istatistiklerini, Mezun öğrencilerle ilgili istatistikleri, Öğrenim türüne göre Cinsiyete göre Sınıflarına göre Yaşlarına göre Uyruklarına göre ÖSYM’ye ait istatistikî bilgilerin web üzerinden sisteme girilmesini

sağlamak, Her yıl Başkanlığımıza ait faaliyet raporunu hazırlamak, Her yıl Başkanlığımıza ait stratejik planları hazırlamak, Her yıl Başkanlığımıza ait brifing dosyasını hazırlamak / verilerin

güncellenmesini sağlamak,

17

Gelecek Eğitim-Öğretim yılına ait çalışma takvimlerin oluşturarak, ilgili birimlere dağıtımını sağlamak,

Çalışma takviminde belirtilen işlerin zamanında ve eksiksiz bir şekilde yürütülmesini sağlamak,

Birimimiz içindeki ihtiyaçların tespitini, ödenek ve bütçenin takibini yapmak,

Başkanlığımızda görev yapan personelin maaş / mesai, yolluk işlemlerinin yapılmasını sağlamak,

Gerektiği zamanlarda mesai dışı çalışmaların organizasyonunu sağlamak,

Başkanlığımız çalışmalarında haber niteliği taşıyan verilerin Daire Başkanının onayı alınarak Basın ve Halkla İlişkiler Birimine iletilmesini sağlamak,

İstatistikî bilgiler ile ilgili kurum içi ve kurum dışı yazışmaların yapılmasını sağlamak,

Anket çalışmalarının takibini yapmak, Araştırma-planlama ve koordinasyon çalışmalarını yürüterek Taşınır

Mal Yönetmeliğinin uygulanmasını sağlamak.

Taşınır Kayıt Kontrol Birimi : Başkanlığımıza ait taşınırların kayıt işlemleri yürütülmektedir.

Arşiv Birimi : Mezun olan öğrenciler ile kaydı silinen, ayrılan tüm öğrencilerimizin dosyaları arşiv sorumlusu tarafından arşivde ilgili yerlere yerleştirilmektedir.

Yazı İşleri : Daire Başkanlığımıza tüm birimlerden gelen ve giden evraklara kayıt numarası verilmekte ilgili birimlere gönderilmesi sağlanmaktadır.

Evrak Türü İşlem SayısıGelen Evrak 1776Giden Evrak 6208Genel Toplam 7984

İlgili birimlerce alınanYönetim Kurulu Kararına istinaden yapılan not değişikliği sayısı : 1090Birimimiz personelince 01.01.-31.12.2012 tarihleri arasında otomasyon sistemi üzerinden gereçekleştirilen işlem sayısı (Kayıt, ders kaydı, bağ.değ.yönergisinin 10.maddesinin c bendi gereğince yapılan değişiklik, öğrenci belgesi, diploma,transkript) : 184.833,00

6. YÖNETİM VE İÇ KONTROL SİSTEMİ

18

Harcama yetkilisinin görevlendirdiği, Gerçekleştirme Görevlisi, Satın Alma Sorumlusu tarafından satın alma işlemleri yürütülmektedir. Harcama Yetkilisi, satın alma işlemleri ile ilgili komisyonları (ihale, doğrudan temin, muayene komisyonları) oluşturulur. İşin gerçekleştirilmesi aşamasında Gerçekleştirme Görevlisine harcama talimatı veya alım onayı verilmekte. İdarenin faaliyet alanları doğrultusunda işlerin yürütülmesi sağlanır. Tüm mali kayıtlarımız Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca titizlikle incelenmekte ve muhasebeleştirilmektedir.

Yönetmelikte ve mevzuattaki değişikliklerin çalışanlara bildirilmesi bu değişikliklerdeki ayrıntıların görüşülmesi amacıyla periyodik olarak bilgilendirme toplantıları yapılmaktadır.

Fakülte ve Yüksekokullardan gelen Yönetim Kurulu Kararları, Daire Başkanımız tarafından yönetmelikler göz önüne alınarak incelendikten sonra, ilgili personel tarafından kayda alınmaktadır. Daha sonra ilgili birim sorumluları tarafından kararlar ve ilgili işlemler öğrenci işleri otomasyon sistemine ve öğrencilerin şahsi dosyalarına işlenmektedir.

II. AMAÇ VE HEDEFLER

A. BİRİM AMAÇ VE HEDEFLERİ Genel Amaç: Üniversitemize kayıt hakkı kazanan tüm öğrencilerin, mezun oluncaya

kadar aldığı tüm hizmetlerinin en etkin, hızlı ve kaliteli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler Gerçekleşme Durumu %

Stratejik Amaç-1Kesin kayıtların online sistem üzerinden yapılmasının sağlanması yönünde çalışmalar yapmak.

Hedef-1 Kesin kayıt işlemlerini online sistem üzerinden gerçekleştiren Üniversitelerden uygulama hakkında bilgi alındı.

2012-2013 eğitim-öğretim yılı yeni kayıt döneminde otomasyon sistemi üzerinden “Ön kayıt” işlemleri gerçekleştirildi. % 100

Hedef-2 Üniversitemizde uygulanabilirliği konusunda otomasyon yazılımcısıyla görüşüldü.

% 100’ü gerçekleştirildi.

Hedef-3 2012-2013 Eğitim-Öğretim yılı öğrenci kayıtlarında gerçekleştirmek.

% 100’ü gerçekleştirildi.

Stratejik Amaç-2Bağıl değerlendirme sistemini ve Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliğini

Hedef-1 2012-2013 Eğitim-Öğretim yılında uygulanmak üzere Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği hazırlandı. Yönerge ve kılavuz

Yeni Üniversitemiz Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği ile Bağıl Değerlendirme Yönergesi yürürlüğe girdi. % 100

19

hazırlamak ve sisteme aktarmak.

hazırlama çalışmaları devam etmekte.

Hedef-2 2012-2013 Eğitim-Öğretim yılında bağıl değerlendirme sisteminin otomasyon sistemine entegrasyonunu sağlamak.

Bağıl Değerlendirme sisteminin % 75’ i sağlandı. Diğer bölümü ise bahar yarıyılında tamamlanacaktır.

Hedef-3 2012–2013 Eğitim-Öğretim yılı kayıtlı öğrencilerin not hesaplamalarının bağıl değerlendirmeye göre yapılmasını gerçekleştirmek.

% 100’ü gerçekleştirildi.

Hedef-4 2012–2013 Eğitim-Öğretim yılında yeni yönetmeliğe göre düzenlemeler yapmak.

% 100’ü gerçekleştirildi.

Stratejik Amaç-3Bologna sürecine uyumlu web tabanlı öğrenci otomasyon çalışmalarını gerçekleştirmek.

Hedef-1 2012–2013 Eğitim-Öğretim yılından itibaren bologna çalışmalarının sisteme entegrasyonunu sağlamak

İlgili öğretim elemanlarınca otomasyon sistemindeki bilgi paketlerinin girişleri yapıldı. % 75’i gerçekleştirildi.

Hedef-2ECTS/AKTS’lerin Senato Kararına bağlanması ve hazırlanan yönergenin kabulü halinde ilgili verilerin sisteme girilmesini sağlamak

2012-2013 Eğitim Öğretim Yılından itibaren ön lisans eğitimi veren birim mezunlarına da diploma eki verilebilmesi için ders programlarında yer alan derslerin İngilizce karşılıkları ile AKTS kredilerini belirlemeleri ve siteme girişlerinin tamamlan-ması istenmiştir.

Stratejik Amaç-4Oryantasyon planı hazırlamak.

Hedef-12012-2013 Eğitim-Öğretim yılı başında ilk kayıt, kayıt yenileme ve ders kayıtlarından önce yapılması gereken işlemlerle ilgili birim öğrenci işleri çalışanlarına yönelik seminer düzenlenecektir.

Bilgilendirme toplantısı gerçekleştirildi.

Hedef-22012-2013 Eğitim-Öğretim yılı başında yönetmelik/yönerge ile ilgili bilgi eksikliklerini gidermek amacıyla merkez ve birim öğrenci işleri

Bilgi verildi. % 100’ü gerçekleştirildi.

20

çalışanlarına yönelik seminer düzenlenecektir. Hedef-3 2012-2013 Eğitim-Öğretim yılında öğrencilerimize yönelik bilgilendirme toplantıları ve web’de gerekli duyuruların esi sağlanacaktır.

Bilgilendirme toplantısı gerçekleştirildi.

Stratejik Amaç-5Mezun Öğrenci Takibi ve mezunlarla ilişkileri geliştirmek.

Stratejik Amaç-6 2007-2009 yılları arasındaki dönemde mezun öğrencilerin Üniversitemizden çeşitli sebeplerle ayrılanların dosyalarının otomasyon programına aktarılması.

Stratejik Amaç-7 Mevcut öğrenci işleri otomasyon sistemimiz tam olarak taleplerimize cevap vermemekte ve sürekli eksik ve hatalı verilerle karşı karşıya kalınmakta.

Hedef-12012-2013 Eğitim-Öğretim yılında Mezunlar Bilgi Sistemi oluşturulacaktır.

Mezunlar Portalı oluşturuldu.% 100’ü gerçekleştirildi

Hedef-22012-2013 Eğitim-Öğretim yılından itibaren düzenli olarak mezunların beklentilerini ve ne düzeyde karşılandığını ölçen anket çalışmaları yapmak.

Hedef-1 2007-2009 yılları arasındaki dönemde mezun öğrencilerin- ayrılanların not dökümlerinin sistemden sağlanması

Hedef-2 Mezunların dosyalarında yer alan bilgilerin sisteme aktarılmasıHedef-1 Diğer üniversitelerde kullanılan sorunsuz bir otomasyon programının satın alınması amacıyla görüşmelerde bulunuldu.Hedef-2 Alınacak otomasyon programına bilgilerin aktarılması çalışmalarına başlandı.

Anket çalışmaları devam etmekte.

Programcıya iletildi.

Programcıya iletildi.

Yeni bir otomasyon programı satın alındı. % 100’ü gerçekleştirildi.

otomasyon programına bilgiler aktarıldı ve gerekli düzenlemeler yapıldı. % 100’ü gerçekleştirildi.

Stratejik Amaç-8 Üniversitemiz Hukuk Fakültesinin açılması

Hedef-1 2012 yılında Hukuk Fakültesinin açılmasına ilişkin dosyanın YÖK’e gönderildi,Hedef-2 Öğrenci kontenjanları ile ilgili çalışmalar takip edilmekte.

YÖK’ten sonuç beklenmekte.

Birimlerden gelen talepler YÖK’e sunuldu.

Stratejik Amaç-9 Üniversitemiz Eğitim Bilimleri

Hedef-1 2012 yılında Eğitim Bilimleri Enstitüsünün açılmasına ilişkin dosyanın

YÖK tarafından uygun görülmedi.

21

Enstitüsünün açılması

YÖK’e gönderildi.Hedef-2 Eğitim Bilimleri Enstitünün öğrenci kontenjanları ile ilgili çalışmaları takip edilmekte.

Stratejik Amaç-10 Üniversitemiz Devlet Konservatuarının Sahne Sanatları Bölümünün açılması

Hedef-1 2012 yılında Devlet Konservatuarının Sahne Sanatları Bölümünün açılmasına ilişkin dosya YÖK tarafından kabul edildi.Hedef-2 İlgili bölüme 2012-2013 Eğitim-Öğretim yılında 12 kız ve 12 erkek öğrenci alımı YÖK tarafından kabul edildi ve ilgili öğrencilerin kesin kayıtları 10-15 Eylül 2012’de gerçekleştirilecek.

% 100’ü gerçekleştirildi.

% 100’ü gerçekleştirildi.

2013 Yılı ve Sonrası Stratejik Amaç ve Hedeflerimiz

Diploma etiketi çalışmasına başlanması

Hedef-1- Eksik olan AKTS kredilerinin toplanması.Hedef-2- Toplanan kredilerin Senato kararına bağlanması. Hedef-3- Kararların işlenerek çalışmanın sonlandırılması

Çalışmalar devam etmekte.

Genel itibariyle öğrencilerin çok sık karşılaştıkları sorunlara ilişkin Web sayfamızda “Çok Sık Sorulan Sorular” oluşturulması

Hedef-1- Yönetmelik ve genel uygulamalara ilişkin soru ve cevaplar.Hedef-2- Bağıl Değerlendirme Sistemine ilişkin soru ve cevaplar.

Daire başkanlığımıza bizzat gelmelerine gerek kalmadan bilgi alabilmelerini sağlamak amacıyla web sayfamızda çok sık sorulan sorular bölümü hizmete sunulmuştur. Böylece öğrencilerimiz neyi, nerede ve nasıl yapacakları gibi sorulara verilecek cevaplarla ilgili birimlere yönlendirilmeleri sağlanmıştır.

Mezun öğrenci takibi sisteminin işlerlik kazanması ve mezunlarla ilişkileri geliştirmek

Hedef-1- Anket Çalışmaları YapmakHedef-2- Mezunlar Portalına üye olmalarını sağlamak

2012-2013 Eğitim-Öğretim yılı bahar yarıyılında çalışmaları tamamlamak

Her Eğitim-Öğretim yılı başında bilgilendirme toplantıları

Hedef-1- ÖğrencilereHedef-2- Öğrenci İşleri çalışanlarına

2013-2014 Eğitim-Öğretim yılı başında

22

düzenlemek2013-2014 Eğitim-Öğretim yılında Yabancı Uyruklu Öğrenci alımını gerçekleştirmek

Hedef-1- Birimlerden Kontenjan taleplerini almakHedef-2-Kayıt kabul esaslarını hazırlamak ve Senatoya sunmakHedef-3- Üniversitemiz web sayfasında gerekli duyuruları yapmak

YÖK’ün takvimine göre gerçekleştirilecektir

Öğrencilerimizin ders kayıtlarının sorunsuz Bir Şekilde Gerçekleştirilmesi İçin Yapılacak Olan Gerekli Düzenlemeler

Hedef-1- Gerekli duyuru ve yönlendirmeleri yapmak

Üniversitemiz akademik takvimine göre

ÇAP ve Yan Dal ile ilgili Çalışmaları Yürütmek

Hedef-1- Konu ile ilgili birimlerden kontenjan taleplerini almakHedef-2-Kayıt kabul esaslarını hazırlamak ve Senatoya sunmakHedef-3- Üniversitemiz web sayfasında gerekli duyuruları yapmak

Üniversitemiz akademik takvimine göre

Mezun olan öğrencilerin diplomalarını düzenlemek

Hedef-1- Gerekli duyuru ve yönlendirmeleri yapmak

Diploma Yönergesine göre

2013 yılı ÖSYS Sonucu yerleştirilen öğrencilerin kayıtlarının internet üzerinden ön kayıt işlemlerini gerçekleştirmek

Hedef-1- Gerekli duyuru ve yönlendirmeleri yapmak

YÖK’ün takvimine göre

Ders kayıt işlemleri aşamasında (bankaya yatırılacak katkı payı/öğrenim ücreti) ilgili banka ile online bir şekilde çalışmak

Hedef-1- Gerekli duyuru ve yönlendirmeleri yapmakHedef-1- İlgili bankaya bildirmek

Üniversitemiz akademik takvimine göre

Yeni diploma tasarımı ile ilgili çalışmaları yürütmek

Hedef-1- Diploma Tasarımı Ekibi oluşturmakHedef-2- Diploma tasarım işlemini takip etmek

31 Aralık 2013

Öğrencilerin kimlik kartlarının basımını yapmak

Hedef-1- Gerekli alt yapıyı tamamlamakHedef-2- Basımını yapmak ve öğrencilere dağıtmak

Sürekli

Üniversitemiz Muafiyet ve İntibak Yönergesinin

Hedef-1- Yönergenin hazırlanarak Senatoya sunulması

2012-2013 Eğitim-Öğretim yılı bahar yarıyılında

23

hazırlanması Hedef-2- Gerekli ilanları yapmak

AKTS’lerin Senato Kararına bağlanması ve ilgili verilerin sisteme girilmesini sağlamak

Hedef-1- Birimlerin ders katalogları (AKTS)ile ilgili düzenlemelerinin Senatoya sunulmasıHedef-2- Otomasyon programına aktarılmasıHedef-3- İlgili birimlere duyurulması

Haziran 2013

Bologna web sayfasını oluşturmak

Hedef-1- Paydaşların erişimini sağlamak

31 Aralık 2013

2013 ÖSYS kontenjanlarının ÖSYM’ ye bildirilmesi

Hedef-1- Kontenjan talepleri ile koşullarının birimlerden istenmesiHedef-2-Senatoya sunulmasıHedef-3- ÖSYM’ye bildirilmesi

YÖK’ün Akademik Takvimine göre

2013-2014 Eğitim-Öğretim yılı güz yarıyılı yatay geçiş kontenjanlarının belirlenerek YÖK’e bildirilmesi

Hedef-1- - Kontenjan talepleri ile koşullarının birimlerden istenmesiHedef-2-Senatoya sunulmasıHedef-3- YÖK’e bildirilmesi

YÖK’ün Akademik Takvimine göre

2013 DGS kontenjanlarının belirlenmesi

Hedef-1- - Kontenjan talepleri ile koşullarının birimlerden istenmesiHedef-2-Senatoya sunulmasıHedef-3- YÖK’e bildirilmesi

YÖK’ün Akademik Takvimine göre

B. TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER

Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı Tarafından Hazırlanan “Türkiye’nin Yükseköğretim Stratejisi”- Adıyaman Üniversitesi 2010-2014 Stratejik Planı

Üniversitemizde öğrenim gören tüm öğrencilerin sorunsuz ve huzurlu bir öğrenim hayatı sürdürebilmeleri için yasalar ve ilgili mevzuat çerçevesinde, uygun teknolojiyi kullanarak en kaliteli hizmeti en kısa sürede vermek. Kurumsal kimliğimizi koruyarak, belirlenen ilke ve değerler çerçevesinde, ulusal ve uluslararası standartlarda ve elektronik ortamda hizmet vermek. İnsan haklarına saygılı olmak,İnsani ilişkileri öne çıkarmak,Zamanı iyi kullanarak kaliteli hizmet vermek,Etik anlayışa sahip olmak,Teknolojik gelişime açık olmak,Kaynakları israf etmeden etkili kullanmak.

24

III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER

A.MALİ BİLGİLER

1. BÜTÇE UYGULAMA SONUÇLARI

GiderlerToplam Ödenek Harcanan

Kalan Gerçekleşme oranı

Personel Giderleri 284.000 283.385,08614,92

% 100

Sos. Güvenlik Kurumları Giderleri

49.000 48.829,18 170,82 % 100

Mal ve Hizmet Alım Giderleri

18.000 16.066,351.933,65

% 89

Toplam 351.000 348.280,61 2.719,39 %99

IV. KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ

Tüm faaliyetlerin saydamlık ve hesap verilebilirlik anlayışıyla yerine getirilmesinin sağlanması, karar alma ve uygulamada çalışan personelin katılımının ön planda tutulması ve sorumluluk verilmesi. Çalışanların takım bilinci içinde bilgi ve becerilerinin, katılım ve motivasyonlarının artırılacağı imkânlar oluşturmak.

A- Üstünlükler

Talep ve isteklerin kısa sürede sonuçlandırılması, Başkanlığımızda katılımcı yönetimin sergilenmesi, Başkanlığımızın teknolojik gelişmelere açık olması, Başkanlığımızda personelin görüş ve önerilerinin önemsenmesi, Başkanlığımızda ekip ruhu, birlik ve beraberliğin hâkim olması, Başkanlığımız yönetim ve idari personelinin öğrenciler ile iyi ilişkiler kurması, Başkanlığımız faaliyetlerini diğer birimlerle işbirliği içerisinde yürütme çabası, Üst yönetimin yeniliklere açık olması ve toplam kalite yönetimine önem vermesi ve

birimimizi desteklemesi, Başkanlığımız personelinin özverili, paylaşımcı olmaları ve kendilerini geliştirmeleri, Başkanlığımızda motivasyonu yüksek personelin bulunması. Daire Başkanlığımız, Dış İlişkiler Bürosu ve Birimlerle birlikte AB uyum programına

ilişkin çalışmaların uyum içinde devam etmesi. Diplomaların hemen mezuniyetten sonra düzenlenmesi

B- Zayıflıklar

25

Personel yetersizliği, Mevcut öğrenci otomasyonunun ihtiyaca cevap vermemesi, Not girişlerinin öğretim elemanları tarafından verilen tarihler arasında girilmemesi, Ders kaydı döneminde öğrencilerin danışman onaylarının süresi içinde yapılmaması

ve hataların düzeltilmeden onaylanması ve ders kayıtlarına gereken önemin verilmemesi,

Çalışma ortamının fiziki mekân açısından yetersiz olması, Personel başına düşen öğrenci sayısının fazla olması, Hizmet içi eğitimin yetersizliği, Mevzuatın yeterince bilinmemesi, Akademik birimlerden geç gelen yazılar, Mezunlarla iletişim ve izleme yetersizliği, Akademik birimlerden eksik gelen yazılar, Akademik birimlerden gelen hatalı bilgiler, Çalışanlarımızın, yeterli bilgi birikimine sahip olmaması, Başkanlığımızla akademik birimler arasında yeterince eşgüdüm sağlanamaması,

C- DeğerlendirmeÖğrenci sayısının her yıl artmasına karşılık personel sayısının artmaması ve Öğrenci

bilgi yönetim sisteminin taleplerimize istenilen düzeyde cevap vermemesi, personel başına düşen iş hacminin artmasına neden olmakta ve verdiğimiz hizmetin kalitesi ve hızını ve çalışma sistemimizi de olumsuz şekilde etkilemektedir.

Öğrenci sayımız her eğitim-öğretim yılında giderek artarken buna paralel evraklar ve öğrencilerle ilgili şahsi dosyalar da artmaktadır. Fiziki mekân yetersizliğinden dolayı önümüzdeki zaman diliminde dosyaların muhafazasında bir takım sorunlarla karşı karşıya kalınacağından şimdiden bu konuda gerekli tedbirler alınmalıdır.

Akademik Danışmanlar; öğrencilerin ders kayıtları sonrasındaki onay işlemini yaparken, hatalı seçilen dersleri düzeltmediklerinden büyük karışıklıklar yaşanmaktadır.

Öğretim Elemanları; öğrenci otomasyon sistemine sınav sonrası not girişlerini doğru ve zamanında yapmadıkları için, gerek birimimizdeki hizmet standartları ve gerekse öğrenci bilgi sisteminin sağlıklı çalışmasını engelleyerek, hizmetin etkinliğini azaltmaktadır.

Akademik birimlerin öğrenci otomasyonunda değişiklik taleplerini sözlü olarak yapma alışkanlıklarını devam ettirmek istemeleri; birimler arası iletişim ve hizmet kalitesini düşürmektedir.

V- ÖNERİ VE TEDBİRLERÖğrenci İşleri Daire Başkanlığı, stratejik amaçlarını gerçekleştirebilmesi için

belirlenen hedeflere ulaşması gerekir.

Bunun için yapılması gerekenleri sıralamak gerekirse;

İhtiyaçlarımıza cevap verebilecek ve bologna sürecini destekleyecek ileri yazılımlar kullanılarak geliştirilmiş web tabanlı öğrenci otomasyon sisteminin sağlanması. 2012-2013 Eğitim-Öğretim yılında hizmet vermesi için çalışmaların bir an önce tamamlanmalıdır.

26

Danışmanlık yönergesinin hazırlanarak uygulamaya konulması, ders kayıtlarında yaşanan sorunların azalmasını sağlayacaktır.

Yönetmelik, Yönerge ve ders programı değişiklik isteklerinin öğrenci otomasyon sistemi ile uyumunun gözetilmesi açısından Başkanlığımız aracılığıyla Senato gündemine alınması, bundan böyle karşılaşılabilecek sorunları azaltacaktır.

Öğrenci otomasyon sisteminde yapılacak değişiklikler mutlaka kayıt altına alınmalıdır. Belge talepleri yazıyla yapılmalı, kurumsallaşma süreci sağlıklı yürütülmelidir.

Gerek merkez, gerekse birim öğrenci işleri bürolarında çalışmakta olan personele yönelik değişik konularda bilgilendirme toplantıları, seminer vb. etkinlikler düzenlenerek bilgilendirme çalışmalarına başlanması yararlı olacaktır.

Başkanlığımızda öğrenci işleri otomasyon programından kaynaklanan sorunları çözebilecek bir bilgisayar programcısının istihdamının sağlanması.

Personel desteği ivedi olarak sağlanarak bütün personele hizmet içi eğitim, kişisel ve kurumsal gelişim seminerleri planlanmalı ve böylece sorunlar minimize edilebilir.

İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI

Harcama yetkilisi olarak yetkim dâhilinde;

Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım

27

çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, benden önceki harcama yetkilisi/yetkililerinden almış olduğum bilgiler dâhilindeki hususlara dayanmaktadır.

Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. ADIYAMAN 11.02.2013 )

Nursel ÇİTİL Öğrenci İşleri Daire Başkan V

28