TÜRKSAT UYDU HABERLEŞME KABLO ve İŞLETME A.Ş.

KKTC E-DEVLET PROGRAMI TALEP YÖNETİM SİSTEMİ İŞ AKIŞLARI ANKARA, 2015

2

1. TALEP YÖNETİM SİSTEMİNİN KULLANILMASI

KKTC e-Devlet Programı Projelerinde ortaya çıkabilecek arıza/hata bildirimlerinin ve değişiklik taleplerinin yönetilmesi için TÜRKSAT tarafından sağlanan Talep Yönetim Sistemi (TYS) kullanılacaktır. TYS haricindeki kanallardan iletilen arıza/hata bildirimleri ve değişiklik talepleri dikkate alınmayacaktır.

TYS ile iki tip talep toplanacaktır:

• Hata: Devreye alınmış eDevlet Sistemlerinin kullanımı sırasında sistemlerde ortaya çıkabilecek hata ve arızaların bildirimi. eDevlet sistemlerinin kabul tarihleri itibariyle mutabık olunan isterlerine uygun olarak çalışmasını engelleyen her türlü kusur hata olarak değerlendirilmelidir.

• Değişiklik: Hata veya arıza olarak sınıflandırılmayan ve talep tarihi itibariyle mutabık kalınmış sistem isterlerine göre farklılık gösteren tüm taleplere ilişkin bildirimler.

1.1 SİSTEM KULLANICILARININ TANIMLANMASI

TYS’ye giriş talepleri için irtibat noktası ilgili projenin TÜRKSAT proje yöneticisidir. Birden çok proje ile ilgili talep yapılması halinde bu projelerden birinin proje yöneticisi ile irtibata geçilmesi yeterlidir. Sisteme girişin sağlanabilmesi için sisteme erişecek kullanıcılar için TÜRKSAT tarafından kullanıcı açılması gerekmektedir. Bir kurumdan erişecek tüm kullanıcılar için tek bir kurumsal kullanıcı tanımlanacaktır. Bunun sağlanabilmesi için aşağıdaki bilgileri içeren bir talep yazısının TÜRKSAT’a iletilmesi gerekmektedir:

• Erişim talep edilen proje(ler): Kurumun talep yapacağı tüm projeler

• Bildirim e-Posta Adresi: Kurumsal bir e posta adresi olmalıdır. Kurum tarafından oluşturulacak bir dağıtım listesi adresi de olabilir.

• Bağlantı kurulacak Statik IP: En az bir statik IP verilmelidir. Kurum/kuruluşun bağlantı ihtiyaçlarına göre birden çok IP ve/veya bir IP bloğu da verilebilir.

• İrtibat Telefonu: Kullanıcı hesaplarını kullanacak personele mesai saatleri içinde erişilebilecek irtibat telefonu/telefonları

3

Talep yazısının TÜRKSAT’a ulaştığı tarihten itibaren 3 iş günü içerisinde kullanıcı tanımlamaları TÜRKSAT tarafından yapılır ve kullanıcılar için bildirilen bildirim e-posta adresine bilgilendirme iletisi gönderilir.

1.2 SİSTEME GİRİŞ

TYS’ye https://talep.turksat.com.tr/ adresinden TÜRKSAT tarafından kullanıcılara sağlanacak kullanıcı adı ve şifreleri kullanılarak, kurumun talep yazısında belirttiği IP adres(ler)inden erişim sağlanabilir.

4

Kullanıcı girişinden sonra aşağıdaki gibi bir açılış ekranına ulaşılır. Bu ekran bir Panel görünümüdür. Panel görünümleri “Dashboards” (Paneller) menüsünde değiştirilebilir ve yönetilebilir.

Bu görünüm ekranın sağ üst köşesindeki profil resmine tıklanarak açılan menüden My Jira Home altındaki seçenekler seçilerek değiştirilebilir:

5

Açılan görünüm sizinle ilgili projelerden birine ait olup diğer projelerinize ait bilgilere ulaşmak için üst menüdeki Projects menüsünden projenizi değiştirebilirsiniz:

Üst menüdeki Issues açılır menüsü ise mevcut projenin taleplerini görüntülemek, filtrelemek ve talepler içinde arama yapmaya ilişkin seçenekler sunar:

6

Yeni talep oluşturma üst menüdeki Create düğmesi ile yapılır. Hata bildirimi ve Değişiklik tiplerindeki taleplerin oluşturulmasına ilişkin süreçler aşağıda Hata yönetim Süreci ve Değişiklik Yönetim Süreci başlıkları altında tanımlanmıştır.

Açılmış taleplerin görüntülenmesi ve taleplere ilişkin işlem yapılması için Search for Issues (Talep Ara) menü seçeneği kullanılarak Talep Gezgini ekranına geçiş yapılabilir. Ayrıca Profil menüsünden Jira açılış sayfanızı Panel yerine Talep Gezgini olarak da seçebilirsiniz.

Bunun yanında Panel ekranında yer alan talep listeleri ve bilgi alanlarındaki bağlantılar kullanılarak da taleplere hızlı ulaşım sağlanabilir.

Talep gezgini ekranı aşağıdaki gibidir ve taleplere ilişkin tüm işlemler (görüntüleme, düzenleme) bu ekrandan yapılır:

7

2. DEĞİŞİKLİK YÖNETİM SÜRECİ

1. Değişiklik ihtiyacı ortaya çıkar.

2. İlgili taraf talep başlatır. (Adımların izlendiği ekran görüntüsü için doküman sonunda

verilen talep oluşturma ekran görüntüsüne bakınız.)

a. Ekran üstündeki menüden “Create” (Oluştur) düğmesine tıklanarak Talep

oluşturma ekranı açılır. En az zorunlu alanlar aşağıdaki hususlara dikkat edilerek

doldurulur.

b. İlgili Proje seçilir.

c. Talep tipi olarak “Değişiklik” seçilir. Hata veya arıza olarak sınıflandırılmayan ve

talep tarihi itibariyle mutabık kalınmış sistem isterlerine göre farklılık gösteren tüm

taleplere ilişkin bildirimler “Değişiklik” olarak sınıflandırılmalıdır.

d. Summary alanına talep tanımı girilir.

e. Raporlayan (Reporter) alanı otomatik olarak dolacaktır. Eğer kendinizden başkası

adına bir raporlama yapıyorsanız ve talebi o kişinin takip etmesini istiyorsanız bu

alana projede tanımlı olan başka bir kullanıcıyı tanımlayabilirsiniz. Tanımlı kullanıcı

adının birkaç harfini girerek açılacak kullanıcı listesinden seçim yapabilirsiniz.

f. Atanan (Assignee) alanını değiştirmeden bırakınız. Bu alan talebi görüntüleyen

proje yöneticisi/sorumlusu tarafından doldurulacaktır.

g. Talep önceliği belirtilir. Öncelikler belirlenmesinde aşağıdaki seviye tanımlarına

uyulmalıdır:

i. Normal: Yüksek öncelikli değişiklik talepleri (Örn: Geliştirme gerektiren

mevzuat değişiklikleri)

ii. Minor: Orta öncelikli değişiklik talepleri veya geçici önlemler ile telafi

edilebilen yüksek öncelikli değişiklik talepleri. (Örn: Mevzuat

değişikliklerinden kaynaklanmayan iş akışı değişiklikleri, ilave kabiliyet

talepleri)

iii. Trivial: Düşük öncelikli değişiklik talepleri (Örn: Kullanım kolaylığı sağlayan

iyileştirmeler.)

h. Etiketler (Labels) alanına talep konusunu hatırlatacak anahtar kelimeler

girebilirsiniz. Bu anahtar kelimelerin talebin ilgili olduğu ekran, fonksiyon, web

servis vb. kelimeler olabilir.

i. Tanım (Description) alanında talebinizin mümkün olduğu kadar iyi bir

açıklamasının girilmesi faydalı olacaktır. Ayrıca talebin nedeni ve talebe ilişkin

beklentiler de bu alanda verilmelidir.

8

j. Miat alanına ihtiyaç duyulan zaman girilecektir. Ancak bu talebin atandığı taraf

adına bir taahhüt değildir.

k. Efor/Zaman tahminleri boş bırakılmalıdır. Bu alanlar ilgili proje sorumluları

tarafından gerektiğinde doldurulacaktır.

l. Talebin tanımı ve değişiklik gerekçesini içeren imzalı ve kaşeli kurum yazısı

taranarak Ek (Attachment) alanına eklenir. Ayrıca, sorunla ilgili ekran görüntüsü,

tablo, doküman vb. dosyalar da eklenebilir.

m. Oluştur (Create) tuşuna basılarak talep oluşturma işlemi tamamlanır.

3. Değişiklik talebi oluşturulduğunda sistem, TÜRKSAT proje yönetim ekibine ve talebi

oluşturana bir bilgilendirme iletisi gönderir.

4. TÜRKSAT proje sorumlusu talebi görüntüler.

a. Talebin uygun bulunması halinde ilgili geliştiriciye atar.

b. Talebin uygun bulunmaması halinde talebi kapatır.

5. Talebin geliştiriciye atanması halinde geliştirici talebin teknik değerlendirmesini yapar.

Talep teknik olarak mümkün değilse, talebi kapatır.

6. Talep teknik olarak mümkün ise, geliştirici aşağıdaki formu kullanarak değişiklik talebi

değerlendirmesini yapar ve talebe ek yapar. Gözden geçirme için talebi proje

sorumlusuna iade eder.

Değişiklik Etki Analizi Formu

DEĞİŞİKLİK ETKİ ANALİZİ FORMU

Proje Adı: [Değişiklik isteği yapılan projenin adı] Talep No: [Jira Talep No yazılır.]

Proje Yöneticisi: [Ad Soyad] Sorumlular: [Değişikliğin oluşturulması, uygulanması ve testinden kim sorumlu?]

Değişiklik Tipi: (İlgili tüm seçenekleri seçiniz)

Maliyet Değişikliği

Öncelik Durumu:

Normal

Mevzuat Değişikliği Düşük

Kapsam Değişikliği Önemsiz

İş Dağılım Ağacı Değişikliği

Etki Derecesi:

Kritik

Takvim Değişikliği Yüksek

Teknik Spesifikasyon/Performans Değişikliği Normal

Kusur Düzeltme Düşük

Diğer Önemsiz

[Diğer ise belirtiniz]

Değişikliği gerçekleştirmek için hangi kaynaklar gerekiyor?

Değişiklik sürecindeki riskler nelerdir?

[Önerilen değişikliğin yapılmasında; olası yan etkiler veya riskler belirlenir. Değişiklik yapılmadığı durumda doğacak sonuçlar listelenir.]

Değişikliğin diğer gereksinimlere ve değişikliklere olan etkisi nedir?

[Herhangi bir gereksinim ile önerilen değişiklik arasında bir çatışma olup olmadığı kontrol edilir. Önerilen değişiklik ile bekleyen gereksinim değişiklikleri arasında bir çatışma olup olmadığı kontrol edilir.]

Bu değişikliklerin diğer projeler/sistemler/paydaşlara etkileri nelerdir?

Değişiklikten etkilenen teslimatlar nelerdir?

Maliyet Etkisi [Efor ve/veya parasal değer olarak] Takvim Etkisi [Gerektiğinde güncel takvim eklenmelidir]

Proje Yöneticisi İmza: [Ad Soyad] [İmza] İmzalanma Tarihi [dd/mm/yyyy]

7. Proje sorumlusu gözden geçirme sonrasında değerlendirme formunu uygun olduğunu

bildirir veya güncelleyerek talebe ek yapar. Talebi ilgili geliştiriciye atar.

8.

a. Proje sorumlusunun değerlendirmeyi güncellemesi halinde, taraflar arasında

mutabakat sürecine girilir. Mutabakat süreci sonunda taraflarca uygun görülen

değerlendirme geliştirici tarafından imzalanır, taranarak talebe ek yapılır. Talep

proje sorumlusuna iade edilir.

b. Proje sorumlusunun değerlendirmeyi uygun görmesi halinde, değerlendirme

geliştirici tarafından imzalanır, taranarak talebe ek yapılır. Talep proje sorumlusuna

iade edilir.

9. TÜRKSAT, talebi TC UDHB onayına sunar.

10.

a. Talebin UDHB tarafından onaylanması halinde, TÜRKSAT onay yazısını talebe ek

yapar ve talebi geliştiriciye atar. Geliştirici değişikliği yapar.

b. Talebin UDHB tarafından onaylanmaması halinde, TÜRKSAT ret yazısını talebe

ek yapar ve talebi kapatır.

11. Değişiklik tamamlandıktan sonra geliştirici talep durumunu çözümlendi olarak değiştirir.

12. TÜRKSAT proje sorumlusu talebin tamamlandığını doğruladıktan sonra talebi kapatır.

13. Tüm statü değişikliklerinde, talebi açan kullanıcı, ilgili proje sorumluları ve atanan

kişilere eposta bildirimleri sistem tarafından gönderilir.

11

3. HATA YÖNETİM SÜRECİ

1. Hata tespit edilir.

2. İlgili taraf değişiklik talebi yapar. Şekil 1.

a. Ekran üstündeki menüden “Create” düğmesine tıklanarak Talep oluşturma ekranı

açılır. En az zorunlu alanlar aşağıdaki hususlara dikkat edilerek doldurulur.

b. İlgili Proje seçilir.

c. Talep tipi olarak “Hata” seçilir. eDevlet sistemlerinin kabul tarihleri itibariyle mutabık

olunan isterlerine uygun olarak çalışmasını engelleyen her türlü kusur hata olarak

sınıflandırılmalıdır.

d. Summary alanına talep tanımı girilir.

e. Raporlayan (Reporter) alanı otomatik olarak dolacaktır. Eğer kendinizden başkası

adına bir raporlama yapıyorsanız ve talebi o kişinin takip etmesini istiyorsanız bu

alana projede tanımlı olan başka bir kullanıcıyı tanımlayabilirsiniz. Tanımlı kullanıcı

adının birkaç harfini girerek açılacak kullanıcı listesinden seçim yapabilirsiniz.

f. Atanan (Assignee) alanını değiştirmeden bırakınız. Bu alan talebi görüntüleyen

proje yöneticisi/sorumlusu tarafından doldurulacaktır.

g. Talep önceliği belirtilir. Öncelikler belirlenmesinde aşağıdaki seviye tanımlarına

uyulmalıdır:

i. Blocker: Sistemin çalışmasına engel teşkil eden hususlar. Veri çalınmasına

neden olabilecek güvenlik açıkları.

ii. Critical: Sistem çökmeleri, veri kaybı ve bunlara sebep olabilecek güvenlik

açıkları.

iii. Normal: Önemli fonksiyonalite kaybı veya buna yol açabilecek güvenlik

açıkları.

iv. Minor: Önemsiz fonksiyonalite kaybı ve geçici önlemlerle telafi edilebilir

fonksiyonalite kaybı.

v. Trivial: Yazım hatası, görsel hatalar vb. sistemin çalışması ile doğrudan ilişkisi

bulunmayan hatalar.

h. Etiketler (Labels) alanına talep konusunu hatırlatacak anahtar kelimeler

girebilirsiniz. Bu anahtar kelimelerin talebin ilgili olduğu ekran, fonksiyon, web

servis vb. kelimeler olabilir.

i. Tanım (Description) alanı zorunlu olmamakla birlikte bu alanda talebinizin mümkün

olduğu kadar iyi bir açıklamasının girilmesi faydalı olacaktır.

12

j. Miat alanına ihtiyaç duyulan zaman girilebilir. Ancak bu talebin atandığı taraf adına

bir taahhüt değildir.

k. Bu alanlar ilgili proje sorumluları tarafından gerektiğinde doldurulacaktır.

l. Talebin tanımı ve değişiklik gerekçesini içeren imzalı ve kaşeli kurum yazısı

taranarak Ek (Attachment) alanına eklenir. Ayrıca, sorunla ilgili ekran görüntüsü,

tablo, doküman vb. dosyalar da eklenebilir.

m. Oluştur (Create) tuşuna basılarak talep oluşturma işlemi tamamlanır.

3. Hata talebi oluşturulduğunda sistem, TÜRKSAT proje yönetim ekibine, ilgili geliştiriciye

ve talebi oluşturana bir bilgilendirme iletisi gönderir.

4. İlgili geliştirici talebi görüntüler, sorumlusuna atar.

5. Hata için ek bilgi ihtiyacı mevcut ise talebe görüş verir ve talebi iade eder.

6. Talep sahibi ilave bilgi sağlar ve talebi geliştiriciye atar.

7. Geliştirici çalışmayı başlatır.

8. Talebin oluşturulduğu zaman ile çalışmanın başlatıldığı zaman arasındaki süre hata

müdahale süresidir. İlave bilgi nedeniyle talep sahibine iade edilen taleplerin talep

sahibinde bulunduğu süre müdahale süresinin hesaplanmasına dahil edilmez.

9. Geliştirici hatanın yinelenememesi halinde talebi kapatır.

10. Hata çözüldüğünde geliştirici talep durumunu “Çözüldü” olarak günceller.

11. Talebin için çalışmanın başlatıldığı zaman ile talebin çözülmesi arasındaki süre hata

çözüm süresidir.

12. Talep sahibi çözümlenen talebin doğrulamasını yapar.

13. Doğrulama başarılı olursa talebi kapatır; başarısız olursa tekrar açar. 7. Maddeye geri

dönülür.

Tüm statü değişikliklerinde, talebi açan kullanıcı, ilgili proje sorumluları ve atanan kişilere

eposta bildirimleri sistem tarafından gönderilir.

13

Talep Oluşturma

Hata