1

Útmutató a központosított közbeszerzési rendszerhez történő csatlakozáshoz

2

Üdvözöljük Önt leendő ügyfeleink között! A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság által lefolytatott „Mobilszolgáltatás 2013” eljárás során a Vodafone Magyarország Zrt. ajánlotta a legkedvezőbb mobilszolgáltatási díjtételeket az elkövetkező 24 hónapos időtartamra, és lett ezáltal mobilszolgáltató partnere a központosított közbeszerzésre kötelezett, illetve ahhoz önkéntesen csatlakozó intézményeknek 2014-től. A szerződéskötés menetét elősegítendő tekintse át részletes útmutatónkat!

3

A csatlakozási folyamat áttekintése MÁR REGISZTRÁLT INTÉZMÉNYEK SZÁMÁRA:

1. Intézménynek terv/igény összeállítást kell végeznie a KEF portálon (1.a.) Terv/Igények összeállítása a www.kozbeszerzes.gov.hu oldalon – tervet/igényt csak a már

regisztrált intézmények tudnak küldeni

Terv/Igények igénykosárba helyezése

Terv/ Igények jóváhagyásra küldése

Igénybejelentés megküldése papír alapon a KEF-nek jóváhagyásra (nyomtatási útmutatóval)

2. Megrendelés (KEF által jóváhagyott igénybejelentés után) A szerződéskötési adatlap (1. számú melléklet) eljuttatása a Vodafone-hoz

3. Szerződés kiküldése, aláírása mindkét fél részéről A szerződést a Vodafone elkészíti eljuttatja az intézménynek

A Vodafone visszaigazolja a megrendelést - megfelelő szerződés és megrendelő (2. számú melléklet) esetén

4. Kiszállítás, aktiválás a. Normál kiszállítás, aktiválás – egyeztetett időpontban a kiszállítás megtörténik b. Számhordozásos kiszállítás és aktiválás – egyeztetett időpontban a kiszállítás után

megtörténik a számhordozás MÉG NEM REGISZTRÁLT INTÉZMÉNYEK SZÁMÁRA:

0. Intézményi regisztráció A regisztráció pontos menetét megtalálja folyamat részletes leírásánál (1.b.)

1. Intézménynek terv/igény összeállítást kell végeznie a KEF portálon (1.b.) Terv/Igények összeállítása a www.kozbeszerzes.gov.hu oldalon – tervet/igényt csak a már

regisztrált intézmények tudnak küldeni

Terv/Igények igénykosárba helyezése

Terv/ Igények jóváhagyásra küldése

Igénybejelentése megküldése papír alapon a KEF-nek jóváhagyásra (nyomtatási útmutatóval)

2. Megrendelés (KEF által jóváhagyott igénybejelentés után) A szerződéskötési adatlap (1. számú melléklet) eljuttatása a Vodafone-hoz

4

3. Szerződés kiküldése, aláírása mindkét fél részéről A szerződést a Vodafone elkészíti eljuttatja az intézménynek

A Vodafone visszaigazolja a megrendelést - megfelelő szerződés és megrendelő (2. számú melléklet) esetén

4. Kiszállítás, aktiválás a. Normál kiszállítás, aktiválás – egyeztetett időpontban a kiszállítás megtörténik b. Számhordozásos kiszállítás és aktiválás – egyeztetett időpontban a kiszállítás után

megtörténik a számhordozás

KÉSZÜLÉKEK Jelen eljárás keretein belül kizárólag előfizetés megrendelése lehetséges, készülékvásárlás nem. A meglévő készülékparkot –amennyiben hálózatfüggő készülékekkel rendelkeznek- az aktiválásig hálózat-függetleníteni kell, különben nem tudja a Vodafone SIM kártyát és a szolgáltatást használni.

FLOTTA LEHETŐSÉGEK Ügyfelei igényeit felismerve a Vodafone, az intézményi ajánlaton felül, külön kidolgozott egy kedvezményes, un. hozzátartozói (flotta) ajánlatot is az Önök munkavállalói számára, mely díjmentes beszélgetést biztosít az intézményi és hozzátartozói előfizetések között, továbbá kedvezményes internet- és készülékvásárlási lehetőségeket, valamint igény szerint kamatmentes részletfizetést, kényelmes online megrendelést és még számos előnyt kínál. Az ajánlat részleteiről bővebben az alábbiakban olvashat.

5

A csatlakozási folyamat részletes leírása

1. Intézmények terv/igény-összeállításának elvégzése a KEF portálon

a) A KEF portálon már regisztrált intézmény esetén: Terv/Igények összeállítása a www.kozbeszerzes.gov.hu oldalon: Terv/igény bejelentést csak a már regisztrált intézmények tudnak elektronikusan küldeni. Bejelentkezés után a bal oldali menü sávon elhelyezett „Terv/Igény Kezelés” menü alatti „Terv/Igények összeállítása” menüpontot kiválasztva az adott negyedévet egy legördülő menü segítségével lehet megadni. Az adott negyedévre, és az azt követő 3 negyedévre lehet igénybejelentést rögzíteni, a szerződés hatálya alatt. A keretszerződést/keretmegállapodást a „Kiválaszt” gombra kattintva lehet megadni, úgy, hogy a szerződés azonosítóját (KM0101MTEL13), vagy tárgyszavát beírva, illetve a „Keres” funkciót használva az adott szerződés elérhetővé válik. A szerződés nevére kattintva kiválasztható az adott keretszerződés/keretmegállapodás. A „Rendben” gombra kattintva a Terv/Igények összeállítása lapon a szerződéshez tartozó terméklista lapozhatóan jelenik meg. A „Vissza a kereséshez” gombra kattintva a Terv/Igények összeállítása lapon, más időszakot, vagy másik keretszerződést/keretmegállapodást is meg lehet adni, így egyszerre több szerződéshez lehet igénybejelentést rögzíteni.

Terv/Igények összeállítása a www.kozbeszerzes.gov.hu oldalon:: Amennyiben az intézmény pontosan tudja, hogy melyik terméket/termékeket szeretné megjelölni, akkor a darabszám megadása után az „Igénykosárba helyezés” menüpont kiválasztásával a kosárba kerülnek a termékek. Abban az esetben, ha az intézmény nem tudja pontosan megjelölni igényként a termékeket, akkor az „Összeg” mezőbe lehet megadni az adott összeget forintban. Az igénybejelentésben a bruttó (nettó + közbeszerzési díj + ÁFA) összeget kell megjelölni. A terv/igény nyomtatható verziója: A menü sáv „Terv/Igények kezelés” ikon alatt elhelyezkedő „Igénykosár kezelése” menüpontot, valamint az adott negyedévet kiválasztva megjelenik az intézmény által megjelölt szerződéshez tartozó igénykosár tartalma, melyből ebben a nézetben a Keretszerződés/Keret-megállapodás tárgya, azonosítója, és az „összes” érték jelenik meg. A nyomtató ikon kiválasztva a terv/igény bejelentési adatlap aláírható, kinyomtatható formában jelenik meg. Ezen formátumban a terv/igények bruttó összegei láthatóak. Terv/ Igények jóváhagyásra küldése: A portálon az utolsó lépést a „Küldés jóváhagyásra” gomb kiválasztásával teheti meg az intézmény. A jóváhagyásra küldés csak akkor hajtható végre, amennyiben a szerződés tárgya menüpont melletti kocka kijelölésre kerül (pipa megjelenése)! (A kötelezett intézmények igénybejelentésének folyamata itt véget ér.) Igénybejelentése megküldése papír alapon a KEF-nek jóváhagyásra A kinyomtatott igénybejelentő lapo(ka)t minden esetben meg kell küldeni postai úton, vagy faxon a KEF részére. Az igénybejelentéshez a bal oldali „Dokumentumok” menüpont 3.6. pontja alatt található „Nyilatkozat”-ot és kísérőlevelet kell mellékelni. (Az önként csatlakozó intézmények igénybejelentése abban az esetben elutasításra kerül, ha az igénybejelentéssel érintett keretmegállapodásban vagy keretszerződésben meghatározott mennyiség nyolcvan százaléka teljesült, továbbá, ha a teljesülési adatokat figyelembe véve, az veszélyezteti a kötelezett intézményi kör ellátását.) Tájékoztatjuk Önöket, hogy az igénybejelentés önmagában nem keletkeztet megrendelési, illetve vásárlási kötelezettséget.

6

A visszaigazolást/jóváhagyást az intézmény a portálon tudja ellenőrizni a leadott igény/terv összeállítását követő 1-2 munkanap után (a KEF-nek nincs határideje a visszaigazolás/jóváhagyás megtételére).

b) A KEF portálon még nem regisztrált intézmény esetén:

A nem regisztrált szervezet a bal oldali, függőleges menü regisztrációs részének segítségével regisztrálhatja az általa képviselt szervezetet. Az „Intézményi regisztráció” választása után a rendszer ellenőrzés céljából adatokat kér. Célszerű, az első körben csak az intézmény adószámát megadni. A „Keresés” gombra kattintás után a rendszer ellenőrzi, hogy az intézmény rendelkezik-e már korábbi regisztrációval vagy sem. Ha nincsen találat, akkor a rendszer a Regisztráló természetes személy (későbbi adminisztrátor) nevét és e-mail címét kéri. Továbblépve megjelenik az Intézményi regisztrációs adatlap, mely tartalmazza a rögzítendő adatok bevitelére szolgáló mezőket. Ha rendszer kitöltés után mindent rendben talál, a regisztrációt végző felhasználónak, valamint az általa intézményvezetőként megadott felhasználó részére a regisztráció írásbeli megerősítésére felhívó e-mailt küld. Az email-t kinyomtatása és annak a szervezet vezetője által történő (cégszerű) aláírását követően a +36-1-795-0432-as fax számra kell megküldeni. A Portálon történő regisztráció a KEF jóváhagyásával és a felhasználói jelszó regisztrációt kezdeményező e-mail címre való megküldésével zárul le. Felhívjuk a figyelmet, hogy a jelszót az első belépéskor szíveskedjenek megváltoztatni!

Terv/Igények összeállítása a www.kozbeszerzes.gov.hu oldalon: Terv/igény bejelentést csak a már regisztrált intézmények tudnak elektronikusan küldeni. Bejelentkezés után a bal oldali menü sávon elhelyezett „Terv/Igény Kezelés” menü alatti „Terv/Igények összeállítása” menüpontot kiválasztva az adott negyedévet egy legördülő menü segítségével lehet megadni. Az adott negyedévre, és az azt követő 3 negyedévre lehet igénybejelentést rögzíteni, a szerződés hatálya alatt. A keretszerződést/keretmegállapodást a „Kiválaszt” gombra kattintva lehet megadni, úgy, hogy a szerződés azonosítóját, vagy tárgyszavát beírva, illetve a „Keres” funkciót használva az adott szerződés elérhetővé válik. A szerződés nevére kattintva kiválasztható az adott keretszerződés/keretmegállapodás. A „Rendben” gombra kattintva a Terv/Igények összeállítása lapon a szerződéshez tartozó terméklista lapozhatóan jelenik meg. A „Vissza a kereséshez” gombra kattintva a Terv/Igények összeállítása lapon, más időszakot, vagy másik keretszerződést/keretmegállapodást is meg lehet adni, így egyszerre több szerződéshez lehet igénybejelentést rögzíteni.

Igénykosárba helyezés: Amennyiben az intézmény pontosan tudja, hogy melyik terméket/termékeket szeretné megjelölni, akkor a darabszám megadása után az „Igénykosárba helyezés” menüpont kiválasztásával a kosárba kerülnek a termékek. Abban az esetben, ha az intézmény nem tudja pontosan megjelölni igényként a termékeket, akkor az „Összeg” mezőbe lehet megadni az adott összeget forintban. Az igénybejelentésben a bruttó (nettó + közbeszerzési díj + ÁFA) összeget kell megjelölni. A terv/igény nyomtatható verziója: A menü sáv „Terv/Igények kezelés” ikon alatt elhelyezkedő „Igénykosár kezelése” menüpontot, valamint az adott negyedévet kiválasztva megjelenik az intézmény által megjelölt szerződéshez tartozó igénykosár tartalma, melyből ebben a nézetben a Keretszerződés/Keret-megállapodás tárgya, azonosítója, és az „összes” érték jelenik meg. A nyomtató ikon kiválasztva a terv/igény bejelentési adatlap aláírható, kinyomtatható formában jelenik meg. Ezen formátumban a terv/igények bruttó összegei láthatóak.

7

Terv/ Igények jóváhagyásra küldése: A portálon az utolsó lépést a „Küldés jóváhagyásra” gomb kiválasztásával teheti meg az intézmény. A jóváhagyásra küldés csak akkor hajtható végre, amennyiben a szerződés tárgya menüpont melletti kocka kijelölésre kerül (pipa megjelenése)! (A kötelezett intézmények igénybejelentésének folyamata itt véget ér.) Igénybejelentése megküldése papír alapon a KEF-nek jóváhagyásra A kinyomtatott igénybejelentő lapo(ka)t minden esetben meg kell küldeni postai úton, vagy faxon a KEF részére. Az igénybejelentéshez a bal oldali „Dokumentumok” menüpont 3.6. pontja alatt található „Nyilatkozat”-ot és kísérőlevelet kell mellékelni. (Az önként csatlakozó intézmények igénybejelentése abban az esetben elutasításra kerül, ha az igénybejelentéssel érintett keretmegállapodásban vagy keretszerződésben meghatározott mennyiség nyolcvan százaléka teljesült, továbbá, ha a teljesülési adatokat figyelembe véve, az veszélyezteti a kötelezett intézményi kör ellátását.) Tájékoztatjuk Önöket, hogy az igénybejelentés önmagában nem keletkeztet megrendelési, illetve vásárlási kötelezettséget.

A visszaigazolást/jóváhagyást az intézmény a portálon tudja ellenőrizni a leadott igény/terv összeállítását követő 1-2 munkanap után (a KEF-nek nincs határideje a visszaigazolás/jóváhagyás megtételére).

2. Megrendelés (KEF által jóváhagyott igénybejelentés után) Első lépés e dokumentum 1. számú melléklete szerinti szerződéskötési adatlap elküldése a Vodafone-nak. Kizárólag előfizetés megrendelés lehetséges, készülékvásárlás a KEF által biztosított módon. Fontos, hogy a meglévő készülékparkot –amennyiben hálózatfüggő készülékekkel rendelkeznek- az aktiválásig hálózat függetleníteni kell, különben nem tudja a Vodafone SIM kártyát és a szolgáltatást használni.

Elérhetőségek, ahova a szerződéskötési adatlapot várjuk: Fax: +36/1-288-3486 Email: kozbeszerzes.hu@vodafone.com

3. Szerződés kiküldése, aláírása mindkét fél részéről

A szerződést a megadott adatok alapján a Vodafone elkészíti és igény szerint nyomtatva vagy e-mailben eljuttatja az intézménynek. A hiánytalanul kitöltött, aláírt, lepecsételt szerződés és megrendelő (2. számú melléklet) rendelkezésre állásakor visszaigazoljuk a partnernek a megrendelését (e-mailben vagy faxon).

8

4. Kiszállítás, aktiválás

a) Normál kiszállítás, aktiválás Egyeztetett időpontban a megrendelt előfizetések kiszállítása megtörténik. Amennyiben nem igényelnek számhordozást a folyamat véget ér.

b) Számhordozásos kiszállítás és aktiválás Számhordozás esetén a kiszállítás után kollégáink egyeztetik az Önök számára legkényelmesebb számhordozási időpontot, melyet rögzítenek. A megadott napon SMS értesítést küldünk a számhordozás sikerességének átadó szolgáltató általi megerősítéséről.

A portál használatával, illetve az önkéntes csatlakozással kapcsolatos információkat a következő linken talál:

http://www.kozbeszerzes.gov.hu/portal/Default.aspx?content=WebParts\BasicServices\Docu

ments\CADocuments.ascx&DocumentFolderID=467 További elérhetőségek:

http://www.kozbeszerzes.gov.hu/portal/Default.aspx?content=WebParts\BasicServices\FreeT

ext\CAFreeText.ascx&menuID=4

FLOTTA LEHETŐSÉGEK A Vodafone, az intézményi ajánlaton felül, külön kidolgozott egy kedvezményes, un. hozzátartozói (flotta) ajánlatot is az Önök munkavállalói számára.

Miért érdemes a KEF egyedi flotta előfizetésére váltani?

Díjmentesen beszélgethet az intézmény összes munkatársával, sőt, családtagjainak is

vásárolhat akár 5 db flotta előfizetést, így velük is díjmentesen beszélhet, és ők is egymással.

Kiegészítő flotta internetcsomagjainkat kedvezményes áron veheti igénybe.

A készülék választékunkban minden népszerű gyártótól és minden árkategóriában talál

készülékeket, az alap telefonoktól az egészen profi, mindentudó csúcsmodellekig.

Hogy még kényelmesebb legyen a vásárlás, az egyedi flotta-tarifát és kedvezményes árú

készüléket online is megrendelheti a Vodafone Flotta Online Shopban, ahol további

9

árkedvezmény vár Önre: 2000 forint kedvezményt kap minden 2000 forint feletti előfizetéses

termék vásárlásakor.

Készülékeinket kamatmentes részlettel is megveheti.

A különleges díjszabású flotta tarifacsomagot kizárólag csak a KEF keretmegállapodáshoz csatlakozott intézmények munkatársai és családtagjai vehetik igénybe magánszemélyként. Az előfizető és a számlafizető egyaránt a flotta tag maga, így az adott intézménynek nincs előfizetői felelőssége (a felelősség teljes mértékben a számlafizetőé, azaz a dolgozóé).

KEF Flotta ajánlatunkról érdeklődjön kapcsolattartójánál!

10

1. számú Melléklet: Szerződéskötési Adatlap

A kitöltendő excel file egy külön csatolmányban található.

Szerződéskötési adatlap.xls

Intézmény neve és rövidített neve (ez fog a számlán szerepelni,

max 32 karakter)

Székhelye

Levelezési címe

Kiszállítási címe

Adószáma

Alapító okirat vagy intézmény azonosító száma

B ankszámlaszáma

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26 A következő excel fülön töltendő ki.

ELŐFIZETŐI ADATOK

SZERZŐDÉSKÖTÉSI ADATLAP

Kérjük a sikeres

számhordozás

érdekében

ellenőrizze, hogy a

jelenlegi

szolgáltatónál is

ezen adatok

szerepeljenek.

1

Intézmény telefonszáma

Intézmény faxszáma

Választott ügyfélbiztonsági kód (vagy 4 vagy 5 vagy 6 db számjegy)

Vállalt előfizetői darabszám (intézményi)

Munkavállalók száma

Rendelkeznek-e Vodafone vállalati előfizetéssel?

Igényelt extra szolgáltatások a keretmegállapodás alapján(pl.: bérelt vonali bekötés

a telefonközpontba, Tömeges SMS szolgáltatás)

Rendelkeznek-e Vodafone dolgozói/flotta előfizetéssel?

Intézmény aláírásra jogosult képviselője/vezetője

Intézmény e-mail címe

Kapcsolattartó személy (meghatalmazott) neve

Kapcsolattartó mobilszáma és faxszáma

Kapcsolattartó e-mail címe

Dolgozói csomag kapcsolattartó mobilszáma és faxszáma

Dolgozói csomag kapcsolattartó e-mail címe

Jelenlegi mobiltelefon szolgáltató neve

Kapcsolattartó születési ideje, helye

Kapcsolattartó lakóhelye

Hordozandó telefonszámok listája tarifacsomag megjelöléssel (mellékletben,

szerkeszthető formában)

Számlázási kapcsolattartó személy (meghatalmazott) neve (amennyiben különbözik

a kapcsolattartótól)

Számlázási kapcsolattartó mobilszáma és faxszáma

Számlázási kapcsolattartó e-mail címe

Számlázási kapcsolattartó születési ideje, helye

Számlázási kapcsolattartó lakóhelye

Dolgozói csomag kapcsolattartó személy neve

11

2. számú Melléklet: Megrendelőlap és Visszaigazolás

MEGRENDELŐLAP ÉS VISSZAIGAZOLÁS

Megrendelő adatai: ................................................................................................................................................

Intézmény neve, címe: ...........................................................................................................................................

Kiszállítási cím: .......................................................................................................................................................

Kapcsolattartó személy neve: ...............................................................................................................................

Telefon/telefax száma: ..........................................................................................................................................

Szolgáltató adatai:

Szolgáltató neve, címe: Vodafone Magyarország Zrt. (1096 Budapest, Lechner Ödön fasor 6.)

Kapcsolattartó személy neve: ___________________________

Telefon/telefax száma: +36 70 __________; fax: +36 1 288 3149

A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság, mint beszerző szervezet és a(z)

………………………………… között létrejött „……………………………………” tárgyú, a beszerző

szervezetnél ………………….. azonosítási számon nyilvántartott keretmegállapodás alapján

megrendelünk:

………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………

A számlát az alábbi névre és címre kérjük kiállítani: ........................................................................................

...................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................... Dátum: ...................................... ...........................................................

Megrendelő

Megrendelés melléklete: Szolgáltatási szerződés

12

VISSZAIGAZOLÁS A fenti megrendelést elfogadom, a várható átadási határidő: a Szolgáltatási szerződés mindkét fél általi aláírásától számított 10 munkanapon belül A vételár: 0.- Ft + ÁFA ............................................................................................................................................ Számla kiállítására jogosult: Vodafone Magyarország Zrt. A megrendelés mellékletei: 1. sz. melléklet: Szolgáltatási szerződés Dátum: ..........................................

.........................................................

Szolgáltató

A Megrendelőlap és Visszaigazolás file szintén megtalálható külön csatolmányként.

MEGRENDELŐLAP ÉS VISSZAIGAZOLÁS.docx