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„Salutogene Konferenzkultur“
Handout zum Workshop SNGS Tagung 3. Dezember 2016 Titus Bürgisser, PH Luzern
Ziele • Teilnehmende erhalten Impulse zur Sitzungsgestaltung • Sie entwickeln gemeinsam Kriterien für eine salutogene Sitzungskultur • Sie reflektieren ihre Situngspraxis im Spiegel salutogener / pathogener
Merkmale Grobprogramm
15‘ Begrüssung, Einführung
45-60‘ Arbeit Gruppenweise an 3 Stationen: 1. Gute Vorbereitung – Klare Abmachungen 2. Sitzungen strukturieren – Phasen der Bearbeitung 3. Damit es lebendig bleibt – Methoden für Sitzungen
Gemeinsame Erarbeitung von Kriterien für salutogene Sitzungen
15-30‘ Auswertung – Reflexion - Transfer in den Schulalltag
Buch Verena Hefti (2002). Lust auf Sitzungen. Print on Demand www.hefti-verena.ch Kontakt PH Luzern, Zentrum Gesundheitsförderung Titus Bürgisser Leiter Zentrum Gesundheitsförderung Frohburgstrasse 3, 6002 Luzern [email protected] www.zgf.phlu.ch Unterlagen: www.schulklima-instrumente.com > 6 Themen > Sitzungen leiten
http://www.hefti-verena.ch/http://www.zgf.phlu.ch/http://www.schulklima-instrumente.com/
Saluto! Die Gesundheit der Lehrpersonen und Schulleitungen stärken Impulstagung Schweizerisches Netzwerk Gesundheitsfördernder Schulen, 3. Dezember 2016
Thema und Ziele Eine gute Vorbereitung ist das Fundament einer gelungenen Sitzung. Das heisst, die Sitzung beginnt schon lange bevor sich alle im Lehrerzimmer oder der Aula treffen. Ziel dieser Station ist es, 1. die eigene Sitzungskultur anhand einer Checkliste und auf der Grundlage des Vertragskonzeptes zu überprüfen, 2. aus den Erfahrungen der Gruppe neue Ideen zu erhalten, 3. gemeinsam Kriterien für eine salutogene Sitzungsvorbereitung zu formulieren.
Klare Abmachungen: Der Vertrag
Vertragsbereiche (mit Bezug zu Sitzungen) Rahmenbedingungen (Zeit, Dauer, Ort, wer muss/darf dabei sein, Verfügbarkeit von Unterlagen, Termine
für Einladung und Unterlagen, Rollen und Aufgaben z.B. Leitung, Protokoll)
Inhalte (Ziele, Traktanden, Verfügbarkeit von Informationen, Entscheidungsprozesse)
Psychologische Beziehungsgestaltung (Was erwarten wir voneinander? Wie gehen wir miteinander um?Pünktlichkeit? Vorbereitung gemacht? Später kommen – früher gehen? Verbindlichkeit der Abmachungen?Formen der Beteiligung und Partizipation? Wie sorgen wir dafür, dass alle zu Wort kommen? etc.)(Schneider Johann, 2002, S. 15)
Auftrag 1. Lesen Sie die Informationen zur Sitzungsvorbereitung, zum Vertrags-Konzept und die Checkliste zur
Sitzungsvorbereitung2. Konkretisieren Sie die Checkliste mit Ihren eigenen Erfahrungen: Wie sind diese Punkte bei uns gelöst?
Was funktioniert? Was funktioniert nicht?3. Schreiben Sie Ihre Bemerkungen zu den entsprechenden Kriterien der Checkliste4. Was sind Kriterien für eine salutogene Sitzungsvorbereitung? Sammeln Sie auf dem vorbereiteten Raster
auf der Grundlage des Kohärenzgefühls Kriterien die dazu beitragen, dass schon in derSitzungsvorbereitung Verstehbarkeit, Bewältigbarkeit und Sinnhaftigkeit/Bedeutsamkeit gewährleistet sind.
Material Text zur Sitzungsvorbereitung
Informationen zum Vertragskonzept
Checkliste Sitzungsvorbereitung mit Platz für Notizen der Gruppe
Flip-Chart-Blatt mit Raster zum Kohärenzgefühl
Bereich: Kultur, Klima und Lebensraum Workshop 11: Salutogene Konferenzkultur
Station 1: Gute Vorbereitung – Klare Abmachungen
Eric Berne definiert den Vertrag als eine „explizite beiderseitige Verpflichtung, sich an ein klar definiertes Vorgehen zu halten“. Er formuliert drei Vertragsbereiche: 1. den administrativen, 2. den professionellen und 3. den psychologischen Vertrag“ (Berne 1966)
Der Vertrag gibt allen Beteiligten Verantwortung für das Gelingen der gemeinsamen Arbeit.
Unklare Verträge sind oft Ursache von Konflikten.
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Handout Atelier Sitzungen leiten © bildungsbar gmbh 1 / 1
Kirchenpflegetagungen 2016
Atelier Sitzungen leiten - Umgang mit Störungen
Störung Seitengespräche im Moment: � Störung ansprechen � nachfragen, ob die Diskussion zum Thema passt /
gehört � dann bitte im Plenum einbringen � Bitte: Privatgespräche in Pause verschieben generell: � Sitzungsbeginn evtl. so gestalten, dass zuerst Zeit bleibt
für privaten Austausch
Störung abschweifen im Moment: � Störung ansprechen, Gruppe auf's Theme zurückleiten generell: � Traktanden mit einer Zeitdauer versehen � Sitzungskultur traktandieren � Sammlung von Themen machen, welche gelegentlich
traktandiert werden sollen
Störung überlange Beiträge im Moment: � Störung ansprechen, Rednerin bitten, sich kurz zu
fassen generell: � Redezeitbeschränkung einführen (unschön!?) � Sitzungskultur traktandieren � Rednerin unter vier Augen ansprechen und um kürzere
Beiträge bitten, Toleranz einfordern: andere möchten sich auch einbringen
Störung Nichterscheinen im Moment: � Absenz zur Kenntnis nehmen nachher: � Kontakt mit fehlender Person aufnehmen � nachfragen, was das Problem ist � Hilfe anbieten � nachfragen, wie kommuniziert werden soll
Störung lange Sitzung im Moment: � Pause machen, lüften, Getränk generell: � gute / vollständige Traktandenliste machen � Traktanden zeitlich begrenzen � weniger dringende Traktanden in eine nächste Sitzung
verschieben � mehr Sitzungstermine abmachen
Störung Zweier-Streitgespräche im Moment: � Diskussion mit dem Verweis auf Sach- und
Ergebnisorientierung sowie Zeitplan unterbrechen generell: � Personen nach der Sitzung ansprechen � darum bitten, dass "private" Streitgespräche in die
Pause verlegt werden sollen � beim nächsten Vorfall an Gespräch erinnern
Störung Verspätung im Moment: � verspätete Person kurz begrüssen, auf Sitzungsbeginn
und Stand Traktandum hinweisen generell. � Person auf ihre Verspätungen ansprechen,
Grund dafür eruieren � Person bitten, pünktlich zu sein (Sitzungskultur)
Störung Wunsch andere Traktanden im Moment: � Wunsch aufnehmen, Begründung verlangen � Traktandum wenn möglich am Schluss anhängen � oder Traktandum für die nächste Sitzung aufnehmen generell: � Themenspeicher führen � Jahressitzungsplanung und Themen für die einzelnen
Sitzungen gemeinsam festlegen
Sitzungen strukturieren und leiten
Beiblatt H
Merkmale erfolgreicher SitzungenEs wird pünktlich begonnen und die Schlusszeit wird eingehalten. Alle Teilnehmenden sind zur Zeit da und eingerichtet, niemand >
geht früher weg.Die Sitzung wird klar geleitet. Die Teilnehmenden lassen sich von der Gesprächsleitung führen. >
Die Teilnehmenden sind gut vorbereitet, es wird zielorientiert und effektiv gearbeitet. >
Die Teilnehmenden äussern sich zur Sache, schweifen nicht ab und fassen sich kurz und klar in ihren Voten. >
Die Teilnehmenden unterstützen die Gesprächsleitung und denken aktiv und eigenverantwortlich mit. Man hört sich gegenseitig zu >
und nimmt Bezug aufeinander. Die Beiträge und die Arbeit jedes Einzelnen werden geachtet und respektiert. Es wird häufig positives Feedback gegeben. Bei >
Kritik werden die Feedback-Regeln eingehalten.Alle sind bereit, falls erforderlich Kompromisse einzugehen und zu Lösungen beizutragen. >
Es herrscht eine entspannte und konzentrierte Arbeitsatmosphäre, in der auch Humor und Lachen Platz hat. >
Die Sitzung findet in einem angenehmen, genügend grossen Raum ohne äussere Lärmimmissionen und Störungen statt. >
Checkliste für Sitzungsleitende
Teilnehmerkreis festlegen
SitzungsplanungTermine möglichst frühzeitig festlegen. Frequenz und Zeitpunkt entsprechend den Aufgaben, die bewältigt werden müssen, festlegen.
SitzordnungDafür sorgen, dass alle Teilnehmenden Blickkontakt zur Gesprächsleitung haben und allfällige eingesetzte Medien sehen können (Hellraumprojektor, Beamer, Flip-Chart).
GesprächsleitungSich genau über die Sachgeschäfte informieren und die Zielsetzung jedes Traktandums klären. Möglichkeiten der Visualisierung nutzen, wenn dies sinnvoll ist. Eine klare Moderatorinnen- / Moderatorenrolle einnehmen (eigene Ziele, Meinungen und Werte in den Hintergrund stellen, Unterstützung des Austausches innerhalb des Gremiums, keine Bewertung von Meinungsäusserungen).
Eröffnung einer SitzungSitzungen pünktlich beginnen, nicht auf einzelne verspätete Teilnehmende warten. Nach der Begrüssung den Ablauf der Sitzung erläutern, evtl. Traktandenliste zur Diskussion stellen.
H
Beiblatt H HTraktandeneingabe – TraktandenlisteTraktanden möglichst schriftlich bis zu einem festgesetzten Zeitpunkt vor der Sitzung melden lassen, damit sich alle gute vorbereiten können. Bei jedem Traktandum prüfen, ob es wirklich in dieses Gremium gehört und der Zeitpunkt der Bearbeitung richtig ist. Trak-tandenliste möglichst frühzeitig versenden und bei allen Traktanden die Zielsetzung und die zur Verfügung stehende Zeit aufführen; Beilagen zur Vorbereitung nicht vergessen.
TraktandenbearbeitungDie Zielsetzung eines Traktandums ist entweder Informationsvermittlung, Meinungsbildung oder Entscheidungsfindung (oder evtl. eine Kombination davon). Ziel klar definieren, damit die Diskussion nicht auf Nebengeleise gerät. Umgang mit Anträgen klären. Als Einstieg in ein Traktandum jeweils die Vorgeschichte rekapitulieren. Zum Abschluss Ergebnisse für alle klar und unmissverständlich rekapitulie-ren und Ausblick auf weiteres Vorgehen oder Konsequenzen formulieren.
PausenBei Sitzungen, die länger als zwei Stunden dauern, bzw. spätestens nach einer Sitzungszeit von 1½ Stunden eine Pause von minde-stens 15 Minuten einlegen. Für frische Luft sorgen.
Abschluss einer SitzungEinen positiven, versöhnlichen Abschluss finden (besonders wichtig bei konflikthaften Sitzungen). Mitarbeit aller Sitzungsteilneh-menden verdanken, Ausblick auf nächste Sitzung formulieren und Teilnehmerinnen und Teilnehmer verabschieden.
Protokoll Das Protokoll ist das kollektive und offizielle Gedächtnis des Gremiums. Es ist besonders wichtig für Beschlüsse, die gemeinsam gefasst wurden. Falls die Protokollführung nicht von Amtes wegen einer Person zugeteilt ist, diese durch ein System verteilen, bei dem alle Gruppenmitglieder berücksichtigt werden. Der Persönlichkeits- und Datenschutz muss gewährleistet sein.
Saluto! Die Gesundheit der Lehrpersonen und Schulleitungen stärken Impulstagung Schweizerisches Netzwerk Gesundheitsfördernder Schulen, 3. Dezember 2016
Thema und Ziele Die Strukturierung der Sitzung hilft den Teilnehmenden sich zu orientieren und gibt ihnen Klarheit, was im Moment gefragt ist. Die Sitzungsleitung sorgt mit ihrer Information und Moderation dafür, dass die Teilnehmenden wissen, in welcher Phase sich ein Geschäft befindet und was genau von ihnen erwartet wird. Ziel dieser Station ist es, 1. dass die Teilnehmenden die Phasen der Bearbeitung von Geschäften an Sitzungen gemäss Verena Hefti kennen und die Beschreibungen dazu gelesen haben, 2. dass sie erkennen, inwiefern ihre eigenen Sitzungen diese Phasen berücksichtigen und sie Ideen erhalten, wie andere Schulen diese Phasen gestalten 3. gemeinsam Kriterien für eine salutogene Gestaltung der Phasen der Bearbeitung in Sitzungen zu formulieren.
Phasen in Sitzungen und Besprechungen (Nach Verena Hefti, 2002, S. 37ff)
Auftrag 1. Lesen Sie die Informationen von Verena Hefti zu den einzelnen Phasen in Sitzungen. 2. Tauschen Sie mit den Gruppenmitgliedern Ihre eigenen Erfahrungen zur Gestaltung dieser Phasen. Mit
welchen unterschiedlichen Phasen und Prozessen arbeiten wir? Was funktioniert? Was funktioniert nicht? Was sind Anforderungen, Stolpersteine etc. aus unserer Erfahrung? Schreiben Sie Ihre Bemerkungen zu den entsprechenden Phasen.
3. Was sind Kriterien für eine salutogene Gestaltung der verschiedenen Phasen in Sitzungen? Sammeln Sie auf dem vorbereiteten Raster auf der Grundlage des Kohärenzgefühls Kriterien die dazu beitragen, dass in der Arbeitsphase von Sitzungen Verstehbarkeit, Bewältigbarkeit und Sinnhaftigkeit/Bedeutsamkeit gewährleistet sind.
Material Beschreibungen der Phasen von Sitzungen im Format A3
Flip-Chart für Bemerkungen, eigene Erfahrungen
Flip-Chart-Blatt mit Raster zum Kohärenzgefühl
Material zum Problemlöseverfahren PLV an Sitzungen nach Verena Hefti
Bereich: Kultur, Klima und Lebensraum Workshop 11: Salutogene Konferenzkultur
Station 2: Sitzungen strukturieren –
Phasen der Bearbeitung
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Meinungsbildung
Problemlösung
Beschlussfassung
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Saluto! Die Gesundheit der Lehrpersonen und Schulleitungen stärken Impulstagung Schweizerisches Netzwerk Gesundheitsfördernder Schulen, 3. Dezember 2016
Thema und Ziele Oft verlaufen Sitzungen nach dem gleichen Schema und werden deshalb von vielen Lehrpersonen als lästige Pflicht und nicht als anregende Form des gemeinsamen Nachdenkens und Entscheidens erlebt. Ist es möglich und sinnvoll, Sitzungen methodisch vielfältiger zu gestalten? Was sind entsprechende Methoden und Ideen? Ziel dieser Station ist es, 1. neue methodische Ideen für Sitzungen kennen zu lernen 2. aus den Erfahrungen der Gruppe neue Ideen zur methodischen Vielfalt von Sitzungen zu erhalten, 3. gemeinsam Kriterien für eine salutogene Methoden zur Sitzungsgestaltung zu formulieren.
Lebendige und bewegte Sitzungen (Verena Hefti, erschienen in Miss Moneypenny, 14.1.2013)
Stehparty: Jeweils 2-3 Personen stehen zusammen und tauschen kurz aus zu einem Thema, danach spazieren alle rum und bilden ein neues Grüppchen. Am Schluss die wichtigen Punkte sammeln.
Spaziergang: Schicken Sie die Leute auf einen kurzen Spaziergang im oder ums Haus mit dem Auftrag, Ideen zu sammeln. Jedes Grüppchen muss mindestens zwei Ideen notieren und zurückbringen.
Themenwanderung Schreiben Sie Fragestellungen – Thesen – Vorschläge zu einem Thema auf Flips und verteilen Sie diese im Raum auf verschiedene Tische. Die TN wandern herum, besprechen die Aussagen und notieren ihre Meinungen auf den Flips, z.B. Vor- und Nachteile einer Lösung, zusätzliche Ideen etc.
Kurzaustausch: Ermöglichen (und erleichtern) Sie allen, sich zu äussern: Lassen Sie die TN zu zweit kurz austauschen zu einem Aspekt (z.B. 2 Minuten) und danach mit der Person auf ihrer andern Seite
Auftrag 1. Lesen Sie die Ideen für kreative Sitzungsmethoden und schauen sie Bilder an. 2. Tauschen Sie ihre eigenen Erfahrungen mit kreativen Sitzungsmethoden aus und schreiben Sie sie auf
neue Karten. Wie viel Kreativität und wie viel Normalität finden Sie in Sitzungen gut? 3. Was sind Kriterien in Bezug auf die methodische Gestaltung für eine salutogene Sitzung? Sammeln Sie
auf dem vorbereiteten Raster auf der Grundlage des Kohärenzgefühls Kriterien, wie Sitzungsmethoden zur Verstehbarkeit, Bewältigbarkeit und Sinnhaftigkeit/Bedeutsamkeit von Sitzungen beitragen können.
Material Stehtische für die Gruppenarbeit, Snacks und Getränke
Karten mit Beschreibungen von Sitzungsmethoden nach Verena Hefti
Bilder von ungewöhnlichen Sitzungsformaten- und Methoden
Artikel Schule Rosstal: „Die Kooperative Konferenz-Kultur“
Flip-Chart-Blatt mit Raster zum Kohärenzgefühl
Bereich: Kultur, Klima und Lebensraum Workshop 11: Salutogene Konferenzkultur
Station 3: Damit es lebendig bleibt –
Methoden für Sitzungen
An Sitzungen muss man nicht zwingend
immer sitzen. Bringen Sie, vor allem bei
Haupttraktanden, Bewegung hinein. Das
regt das Denken an. Hier einige Ideen:
Notizen und Erkenntnisse Station 1 Gute Vorbereitung – Klare Abmachungen Wie klar sind unsere Verträge / Abmachungen? Wo braucht es Klärungen
Welche Ideen nehme ich in Bezug auf die Sitzungsvorbereitung in unser Team?
Kriterien Salutogener Sitzungsvorbereitung
Verstehbarkeit
Bewältigbarkeit
Sinnhaftigkeit
Station 2 Sitzungen strukturieren – Phasen der Bearbeitung Welche Ideen nehme ich in Bezug auf die Strukturierung und Durchführung von Sitzungen in unser Team?
Kriterien Salutogener Sitzungsdurchführung
Verstehbarkeit
Bewältigbarkeit
Sinnhaftigkeit
Station 3 Damit es lebendig bleibt – Methoden für Sitzungen
Welche Ideen nehme ich in Bezug auf kreative und lebendige Sitzungsmethoden in unser Team?
Kriterien für salutogene und kreative Sitzungsmethoden
Verstehbarkeit
Bewältigbarkeit
Sinnhaftigkeit
Handout_Salutogene_Sitzungskultur_Workshop_SNGS_2016Poster zu den Arbeitsstationen - Salutogene KonferenzkulturWS11_Poster1_Sitzungen_BuergisserWS11_Poster2_Sitzungen_BuergisserWS11_Poster3_Sitzungen_Buergisser
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