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ANÁLISIS DE DOS PROCEDIMIENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA EN EL SECTOR DOCENTE DE LA SEDE DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA
PARTICULAR DE LOJA-ECUADOR, AÑO 2007.
ANALYSIS OF TWO PROCESSES FOR INTERNAL COMMUNICATION IN THE TEACHING SECTOR AT THE UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR
DE LOJA-ECUADOR HEADQUARTERS, YEAR 2007.
DIANA RIVERA [email protected] ABEL [email protected] [email protected] [email protected] PROFESORES DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA – ECUADOR.
RESUMENEL EJERCICIO DE LA COMUNICACIÓN INTERNA, COMO PILAR DE LAS RELACIONES EN UNA ORGANIZACIÓN, SE MANIFIESTA DE DIFERENTES FORMAS EN RAZÓN DE LOS MEDIOS, LA DINÁMICA Y VISIÓN DE LOS LÍDERES, LUEGO LA UNIVERSIDAD COMO CENTRO DE GESTACIÓN DE CONOCIMIENTO BRINDA ESPACIOS PARA REALIZAR PROPUESTAS DE COMUNICACIÓN QUE PUEDAN SER APLICADAS EN OTRAS ORGANIZACIONES. EL OBJETIVO DE ESTA INVESTIGACIÓN ES ANALIZAR DOS PROCESOS DE COMUNICACIÓN INTERNA EN LA UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA, EN BASE A LA APRECIACIÓN DE LOS DOCENTES, LA RELACIÓN DE MEDIOS, TECNOLOGÍAS Y CANALES UTILIZADOS.
ABSTRACT THE INTERNAL COMMUNICATION EXERCISE AS A PILAR OF HUMAN RELATIONSHIPS INTO ONE OF THE LABOR ORGANIZATIONS, TO EXPRESS OR MANIFEST OF DIFFERENT WAYS OR FORMS ACCORDING OF THE MEDIA. THE DYNAMISC AND OPINIONS OF THE LLEADERS OF THE ORGANIZATIONS. ANOTHER POINT OF VIEW CAME FROM THE UNIVERSITY LIKE A CENTRE OF ACQUISITION OF KNOWLEDGE OFFERS SPACES OR AREAS TO REALIZE OR TO ACCOMPLISH COMMUNICATION PROPOSALS THAT CAN BE APPLIED TO OTHER ORGANIZATIONS. THE OBJECTIVES OF THIS RESEARCH IS TO ANALYZE TWO PROCESSES OF INTERNAL COMMUNICATION AT THE UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA, ONE OF THE PROCESSES IS BASED ON THE ASSESSMENTS OF THE UNIVERSITY PROFESSORS. A SECOND ONE DEPEND OR RELY OF THE RELATIONSHIP OF THE MEDIA, AND FINALLY DEPEND OF TECHNOLOGIES AND CHANNELS OF COMMUNICATIONS USED.
PALABRAS CLAVECOMUNICACIÓN, COMUNICACIÓN INTERNA, COMUNIDAD, PARTICIPACIÓN, MEDIO, CIUDADANÍA, ACCESO.
KEY WORDSCOMMUNICATION, INTERNAL COMMUNICATION, COMMUNITY, PARTICIPATION, MEDIA, CITIZENSHIP, ACCESS.
SUMARIO1. INTRODUCCIÓN, 2. CONTEXTO, 3.METODOLOGÍA, 4. RESULTADOS, 5.DISCUSIÓN Y CONCLUSIONES, 6. PROPUESTA, 7.BIBLIOGRAFÍA, 8. NOTAS, 9.ANEXOS.
SUMMARY 1. INTRODUCTION, 2. BACKGROUND, 3. METHODOLOGY, 4. RESULTS AND CONCLUSIONS, 5. DISCUSSION, 6. PROPASAL, 7. BIBLIOGRAPHY, 8. NOTES, 9. ANNEXES.
2
Análisis de dos procedimientos de comunicación interna en el sector
docente de la sede de la Universidad Técnica Particular de
Loja-Ecuador, año 2007.
1. INTRODUCCIÓN
La comunicación interna dentro de una organización se define como “la información
gradual y seleccionada que permite a todos sus integrantes, poseer un adecuado
conocimiento de cuantos temas les afecten personal y profesionalmente” (Zapata, 2004:
272), se “orienta al conocimiento de la filosofía y misión de la empresa y al conjunto de
rasgos que caracterizan su perfil específico” (Jimenez, 1998: 120) a través de “un
modelo de mensajes compartidos entre los miembros de la organización; es la
interacción humana que ocurre dentro de las organizaciones y entre los miembros de las
mismas” (Kreps, 1990; en Morales, 2001: 219). En su aplicación ha de ser “fluida,
implicante, motivante, estimulante y eficaz en sí misma. Debe obedecer a una cultura y
a una identidad” (Costa, 1998; en Morales, 2001: 219), incide de manera fundamental
en la calidad de las organizaciones. En la actualidad se considera que las instituciones o
empresas que aplican estrategias de comunicación interna están a la vanguardia de la
evolución social en un mundo globalizado.
Es cierto que históricamente la comunicación interna ha dependido del área de recursos
humanos, sobre todo, por sus conexiones con la formación y gestión del conocimiento
(Alvarez, 2002: 7), sin embargo esa tendencia se ha modificado en razón de la dinámica
organizacional y de la respuesta que las instituciones deben dar a las demandas sociales
influidas por las nuevas tecnologías de comunicación, lo que hace necesario que las
estrategias de comunicación interna cuenten con la participación y respaldo directo de la
máxima autoridad.
3
Todo tipo y tamaño de organización necesita de una comunicación interna, en la que se
involucre a todos los niveles de la nómina; garantice la motivación de su personal,
comparta la misión y visión organizacional y contribuya en la consecución de los
objetivos institucionales; este proceso de interacción humana constituye también la
base para la proyección de la imagen externa de la organización, “resulta crucial
disfrutar de una buena comunicación interna para respaldar el éxito de las
comunicaciones globales de la organización” (Harrison, 2000: 135).
“Sin una comunicación interna capaz de poner en conexión –por arriba, en los niveles
jerárquicos superiores, pero también por abajo, en lo procesos- a los diversos
departamentos de la empresa, y dentro de cada departamento, de distribuir la
información y el conocimiento disponible a todos sus integrantes, cualquier modelo está
condenado a la “parcialidad” de cada área… necesitan una herramienta básica, vital
imprescindible: la comunicación” (Gan, y Triginé. 2006: 209).
La comunicación interna se ejecuta entre el recurso humano que forma parte de la
institución, sin embargo dentro de éste público siempre se pueden distinguir diferentes
grupos que compartiendo los mismos objetivos, pueden tener características particulares
a su condición laboral, a los que inclusive se podría llegar con estrategias de
comunicación interna específicas que abonen a la construcción y consolidación de una
identidad y cultura corporativa.
2. CONTEXTO
4
“La moderna gestión de la comunicación en las organizaciones tiene uno de sus
mayores retos, precisamente, en una de las instituciones sociales más antiguas, la
universidad…caracterizado por la necesidad de que cada universidad se presente ante
sus públicos como una oferta claramente diferenciada respecto al resto…Esta
diferenciación institucional se podrá lograr a partir de la construcción y oferta de un
verdadero compromiso institucional global” (Losada, 2004: 475).
Las instituciones universitarias constituyen organizaciones que por su estructura y razón
social son diferentes, involucran lógicas de trabajo originales en la gestación de
conocimiento y elaboración de modelos innovadores que luego se replican en la
sociedad.
En la composición interna de la universidad se pueden apreciar diferentes colectivos que
cultivan campos concretos de la ciencia, es una organización que lleva cierto grado de
complejidad al tener que vincular varias especialidades de la ciencia en torno a la visión
y valores institucionales, por lo mismo la gestión de comunicación interna y externa es
diversa, requiere la participación de profesionales cercanos a estas categorías de la
comunicación institucional.
El público interno de una universidad en términos generales lo integran: autoridades,
docentes, investigadores, estudiantes, personal administrativo y de servicios; hacia
quienes se debe llegar con estrategias de comunicación determinadas. El objeto de
estudio de esta investigación es analizar el proceso de comunicación que ha vivido el
sector docente de la Universidad Técnica Particular de Loja (UTPL), a través de la
evaluación de dos experiencias de vida universitaria que los involucra.
5
El 79%1 de docentes – investigadores de la UTPL trabajan a tiempo completo, bajo
modelo denominado “Gestión Productiva”2 que permite realizar actividades de
enseñanza e investigaciones aplicadas en los Centro de Investigación Transferencia de
Tecnología Extensión y Servicios CITTES3, desempeñan docencia y mantienen relación
directa con proyectos de investigación; su ejercicio laboral ha servido de base para el
estudio del presente trabajo.
Nuestra investigación se enfoca en conocer la comunicación recibida por los docente de
la UTPL, bajo criterios de calidad como el cumplimiento de la misión, visión y valores
institucionales, a través del análisis de la efectividad de la comunicación interna de la
UTPL en la revisión de dos procesos: Adaptación e implementación del Sistema de
Créditos UTPL – ECTS (European Credit Transfer System)4 entre octubre y diciembre
de 2007; y el Proceso de Auto Evaluación Institucional con fines de Acreditación ante
el Consejo Nacional de Evaluación y Acreditación de la Educación Superior de Ecuador
(CONEA)5 en el período octubre-diciembre de 2007, y proponer un esquema de
comunicación para instituciones de educación superior.
3. METODOLOGÍA.
La investigación es de tipo cualitativo por la necesidad de interpretar a profundidad el
estado de los mensajes, buscamos conocer las razones que “expliquen específicamente
una situación”6, contando para ello con las vivencias de una persona o de un grupo de
ellas. Como técnicas de investigación se utilizaron entrevistas en profundidad y focus
group. Las primeras fueron aplicadas al equipo humano responsable de los procesos en
estudio, con el objetivo de obtener información de primera mano de los entrevistados,
6
creando para ello un clima de confianza a fin de que hablen con libertad del trabajo
realizado y de sus actitudes, creencias, sentimientos y emociones. El focus group es
una entrevista en colectiva que proporciona un cuadro del comportamiento y actitudes
de las personas a los patrones que se han considerado analizar; se aplicaron a docentes
investigadores, de las cuatro áreas académicas (administrativa, técnica, socio –
humanística y biológica) de la universidad, tomando en cuenta la experiencia (mínimo 1
año de labores como docentes), edad (entre 25 y 50 años) y sexo (la ponderación es de
43 % masculino 57% femenino)7.
3.1 Análisis de la comunicación interna del Sistema de Créditos ECTS
Las acciones de comunicación que se desarrollaron para dar inicio a la adaptación del
sistema de créditos ECTS se proyectaron en las fortalezas académicas que el equipo de
créditos de la DGA8 identificó, es decir un ejercicio previo de la formación por
competencias denominado “gestión productiva” que se venía gestando en sus
dimensiones académica, de investigación y vinculación con la comunidad, además de la
proyección internacional de la UTPL en el Espacio Iberoamericano del Conocimiento, y
la movilidad académica. En Ecuador la UTPL es la primera universidad en implementar
el modelo.
La Dirección General Académica (DGA), que lideró el proceso de comunicación en
coordinación directa con el Rector – Canciller, consideró el período académico octubre
2007 – febrero 2008 “ciclo de transición”, en que se difunden los lineamientos del
sistema, se trabaja en los cambios de programas formativos y unifica la aplicación del
proceso en todas las carreras.
7
El objetivo de comunicar la adaptación del sistema ECTS fue lograr que el docente se
involucre, acepte el nuevo modelo, logre que el estudiante sea protagonista de su
formación, se convierta en una fuente de conocimiento y rompa el paradigma de que
menos hora-clase significa menor trabajo, sino por el contrario mayor preparación e
interactividad.
Las herramientas empleadas para comunicar fueron: reuniones generales motivadas
desde la DGA a directores de Escuela, y de estos a sus unidades; con el apoyo del
equipo de créditos de cada Escuela, se elaboraron programas formativos,
reestructuración de la planificación curricular y se impartieron charlas en un espacio
libre académico por unidad académica.
Se entregó al docente y al estudiante material bibliográfico base. El modelo ECTS fue
también el tema central de la “Jornadas de Reflexión Académica”9, del primer bimestre
del periodo abril – agosto de 2007.
VIA Comunicaciones (Anexo 1) diseñó la campaña de comunicación, que incluyó la
elaboración de material publicitario y generó espacios en los canales institucionales
(informativo, blog, noticieros, boletines, intranet) para llegar con información al
docente, desde la DGA se elaboró el manual informativo “Sistema de créditos
académicos UTPL – ECTS” en el que constan los lineamientos del modelo.
Fruto de la socialización del proceso, los docentes presentaron planes analíticos de las
asignaturas a su cargo, como herramienta básica del modelo de créditos; un 80%10
cumplió con puntualidad la entrega.
8
La utilización del focus group evidencia que el público investigado conoce de forma
general la implantación del sistema de créditos ECTS y se encuentra en un proceso de
adaptación al mismo, perciben que los profesores que forman parte del equipo de
créditos de cada escuela están al tanto del tema con mayor profundidad; los
participantes manifiestan que con el nuevo sistema las clases son distintas, demandan
mayor preparación y explicación de contenidos generales que sirven de guía para que
los estudiantes profundicen su aprendizaje con otras fuentes. La entrega de libros que
por primera vez se ejecutó en la matricula de cada curso fue una buena estrategia
diseñada desde la DGA; el docente y el alumno tienen la posibilidad de conocer
previamente los contenidos de la materia y prepararlos para la discusión en clase;
señalaron también que hay poca preocupación de los directores de Escuelas en la
elaboración de los distributivos académicos, las materias no están asignadas de acuerdo
a la formación y competencias de cada docente.
Se recomienda que la DGA mantenga comunicación directa y permanente con los
profesores que permita informar de las directrices claves para el desarrollo de la función
académica, existe consenso al calificar como bueno al proceso de comunicación, a
través del cual conocieron de la aplicación del modelo, se reconoce como instrumentos
de socialización: informativo institucional, trípticos, afiches, folletos, jornadas de
reflexión, y reuniones por áreas con directores de Escuela y CITTES, que incentivan al
docente a participar en actividades puntuales como por ejemplo levantar información en
el entorno virtual de aprendizaje de la UTPL y brindar tutorías personalizadas al
estudiante.
9
En el análisis de la entrevista y del grupo de discusión aplicados se observa que existen
coincidencias, el equipo de la DGA manifestó que actuaron en base a un plan de
comunicación y al respecto los docentes expresan que la campaña de comunicación fue
buena, y que a través de ella les quedó claro el proceso. Además concuerdan en que la
entrega de textos básicos fue un acierto y que la jornada de reflexión planificada para
informar el ECTS, fue un pilar fundamental para motivar y comprometer la
participación activa del docente.
3.2 Análisis de la comunicación interna del proceso de Autoevaluación
Institucional.
El Consejo Nacional de Evaluación y Acreditación de la Educación Superior del
Ecuador –CONEA, diferencia tres etapas de acreditación de instituciones de educación
superior, la primera de autoevaluación consiste en medir la gestión de la institución a
través de la docencia e investigación y su conexión con la colectividad, que se traduce
en el cumplimiento de estándares e indicadores tipificados por el CONEA; es así que
para llevar adelante la autoevaluación de la UTPL se formó un equipo de docentes
responsables entre los cuales se cuenta con una profesional de comunicación que entre
otras funciones elaboró la estrategia de comunicación (Anexo 2) bajo la asesoría de las
áreas de marketing y relaciones públicas de VIA Comunicaciones, la ejecución estuvo a
cargo del equipo de autoevaluación.
La socialización del proceso contempló la realización de charlas y talleres con las
diferentes unidades académicas; se conformaron comisiones por áreas académicas,
Escuelas y CITTES, que actuaron como canal de información interno y coordinaron la
recopilación de evidencias y medios de verificación como proyectos, actividades
10
cumplidas, informes de labores y agendas de trabajo, que sirvieron para elaborar el
informe de autoevaluación presentado al CONEA.
Con el objeto de tener una retroalimentación del proceso de información se estructuró
una encuesta en línea a los docentes con preguntas relacionadas a la planificación,
cumplimiento de objetivos y desempeño. Por otra parte, se elaboró material publicitario
(trípticos, afiches y otras piezas); se utilizó los canales de comunicación interna como
intranet, correos electrónicos personalizados y; además se logró que directivos y
mandos medios incluyan dentro de los discursos oficiales el desenvolvimiento del
proceso con un mensaje estandarizado.
El compromiso de los docentes con la autoevaluación institucional se tradujo en
elaborar, recopilar y redactar la información de algunos indicadores, y su participación
en la encuesta que permitió conocer la identificación con la Universidad, el nivel de
profesionalización y el aprovechamiento de beneficios de la política institucional
(capacitación continua, becas de estudios, viajes, etc.).
La socialización e información obtenida sirvió para la redacción del Informe de
Autoevaluación-UTPL, el cual fue aprobado por el CONEA con un porcentaje de
satisfacción que sobrepasa el 90% en cada una de sus funciones, con ello terminó esta
fase de Evaluación Institucional y empezó la de Evaluación Externa.
Con motivo de las Jornadas de Reflexión Institucional del período abril – agoto 2007, se
hizo una socialización de todo el informe resaltando cada una de las funciones básicas
11
de la universidad y potenciando la docencia como fundamento del quehacer
universitario.
En el focus group los docentes manifestaron lo siguiente:
Compromiso institucional
Se evidencia con claridad que los docentes entendieron la autoevaluación institucional
como un paso importante hacia la acreditación de la universidad, que permitió, además,
hacer una autorreflexión del grado en que se está cumpliendo los objetivos de las
Escuelas, CITTES y de la Universidad en general.
Participaron recabando información indispensable para la elaboración del informe de
Autoevaluación e incluso manifestaron que les hubiese gustado tener una rol más
activo.
También se manifestó que en algunos grupos aislados de docentes se evidencia falta de
interés por conocer lo que la Universidad hace para convertirse en una Institución
Superior de calidad.
Comunicación:
En la etapa inicial la comunicación fue confusa, se recibía información a través del
correo electrónico (postmaster) pero no se conocía la dimensión e implicación del
proceso.
12
Los docentes expresaron que la información desde las Direcciones Generales y
Cancillería de la UTPL llegó de forma directa y reiterada a los Directores de Escuela,
CITTES y las comisiones creadas, pero no del mismo modo a los docentes. Algunos
conocieron del proceso cuando recabaron su ayuda en la recopilación de información.
1 NOTAS.
? Fuente: Estadísticas UTPL, Dirección General de Recursos Humanos, enero 2008.
2 La Gestión Productiva es un parte esencial en la formación profesional, traduce el
liderazgo en espíritu de servicio y realizaciones concretas, en las cuales profesores y
estudiantes son agentes del desarrollo social. Extraído de: UTPL. (2007). Revista
Institucional. Loja. Editorial UTPL, Pág. 24.
3 Son unidades cuya función específica es la investigación y la extensión o servicio a la
sociedad. Extraído de: UTPL. (2007). Revista Institucional. Loja. Editorial UTPL,
Pág. 56.
4 http://www.ects.es/
5 Consejo Nacional de Evaluación y Acreditación de la Educación Superior del
Ecuador. http://www.conea.net/
6 Tomado de: Galindo, F. Estrategias de investigación. 145 – 146. Incluido en recursos
de seminario “Participación ciudadana y Comunicación local: Modelos e instrumentos
de investigación” impartido por Marcelo Martínez Hermida, Loja – UTPL, diciembre
2007.
7 Según el registro de Recursos Humanos de la UTPL el colectivo docente se compone
de 204 hombres y 266 mujeres, a enero de 2008.
8 En el proceso de adaptación de créditos se conformó un equipo general
multidisciplinario desde la Dirección General Académica de la UTPL para diseñar y
13
También se conoció que algunos docentes conocieron el proceso a través de canales
externos (publicaciones impresas en medios de comunicación local, entrevistas,
programas de TV, etc.), y no por herramientas de comunicación interna. Se recalca en la
necesidad de fortalecer la comunicación dentro de la Universidad y en mejorar el
mensaje que llega a través de los canales utilizados.
Por otra parte señalan que fue difícil el proceso, porque los docentes no están
acostumbrados a llevar información documentada del trabajo que realizan.
Además sugieren elaborar boletines electrónicos informativos, no solo anuncios o
avisos de temas importantes como el de Autoevaluación, con información que permita
tener elementos y comprender mejor los temas de relevancia institucional.
CONCLUSIONES
Existe deficiencia en la calidad de los mensajes que llegan al sector docente
a través de canales de comunicación interna, para lograr que sea fluida,
implicante, motivante, estimulante y eficaz en sí misma.
coordinar a nivel macro con los directores de Escuelas, a su vez en cada Escuela se
conformó equipos de hasta 3 docentes para que adaptar y aplicar los programas de
estudio en coordinación con cada docente.
9 Espacio de reflexión bimestral, que reúne a toda la comunidad universitaria para
tratar aspectos relacionados a la formación personal y profesional del docente,
centrada en el humanismo cristiano, tomado de: UTPL. (2007) Revista Institucional,
Loja, Editorial UTPL.
10 Entrevista a Ec. Paola Andrade, del equipo de DGA.
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La estrategia de comunicación interna debe consolidar la cultura e identidad
organizacional.
Una sólida comunicación interna en las organizaciones es el pilar
fundamental en la proyección de la imagen externa.
La gestión de la comunicación interna no depende únicamente del área de
comunicación, sino que en su ejecución intervienen otras áreas que
confluyen hacia un mismo objetivo y garantizan el éxito de una
organización.
Las nuevas tecnologías abren un abanico de posibilidades que pueden ser
utilizadas para mantener informado al público interno y rompen la estructura
jerárquica tradicional dando paso a un sistema de comunicación horizontal.
RECOMENDACIONES
Es necesario que la comunicación interna llegue a todos los miembros de una
institución, con la finalidad de lograr un buen desempeño laboral, que vaya a
la par de la misión y visión de la misma.
La retroalimentación es fundamental para que los empleados conozcan que
es lo que la organización está haciendo, y puedan aportan con sus
conocimientos en los distintos proyectos que se ejecuten.
Es importante que la comunicación interna sea participativa e integral, que
permita mantener un diálogo horizontal entre todos los niveles.
La comunicación interna debe tener recursos económicos, humanos y
técnicos para ponerse en marcha.
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Rendimiento de los empleados
Manejabilidad (conociendo la información, puede propagarla y aplicarla a
su gestión)
Retroalimentación
Las comunicaciones excelentes tienen una comunicación interna
participativa
Buenas relaciones del público
Informes individuales, ofrecen al emisor y receptor la oportunidad de
participar.
BIBLIOGRAFIA
Álvarez, M. El poder de la comunicación interna. Recuperado el día 4 de enero
de 2008: http://europa.sim.ucm.es/compludoc/AA?
articuloId=432767&donde=castellano&zfr=0, página 7.
Beltrán, R. et all. (2007). Sistema de créditos académicos UTPL – ECTS. Loja.
Editorial UTPL.
Gan, F. y Triginé, J. (2006). Manual de instrumentos de gestión y desarrollo de
las personas en las organizaciones. Madrid. Ediciones Díaz Santos.
Harrison, S. (2000). Relaciones públicas: Una introducción. México. Thomson
Learning Ibero.
Jimenez, J. (1998). La comunicación interna. Madrid. Ediciones Días de Santos.
Losada, J. (2004). La comunicación en la construcción de marcas universitarias.
En Losada, J. (2004). (Coordinador). Gestión de la comunicación en las
organizaciones. (Págs. 475- 476). Barcelona: Ariel.
16
Morales, F. (2001). Comunicación interna. En: Benavides, J et all. (2001).
Dirección de comunicación empresarial e institucional. (Págs. 219 – 220)
Barcelona. Gestión 2000.
Universidad Técnica Particular de Loja. (2007). Revista Institucional. Loja.
Editorial UTPL.
Zapata, L. (2004), La comunicación interna en la sociedad del conocimiento:
gestión clave en las estrategias empresariales e instituciones españolas.
Recuperado el 30 de enero de 2008:
http://www.ucm.es/BUCM/revistas/inf/02104210/articulos/DCIN0404110269A.
PDF, página 272.
17
ANEXO 1
Protocolo de acceso de VIA Comunicaciones como emisor de comunicación interna. Si hay otros emisores adjuntar también sus protocolos.
La UTPL, en el marco de su plan de desarrollo 2002 – 2010, considera que como parte de la línea calve de “Vinculación con la colectividad” se debe fomentar un adecuado sistema de comunicación interno y externo (UTPL, 2002: 21) para lo cual y gracias la estructura institucional reflejada en el organigrama institucional cuenta con un CITTES (Centro de Investigación Transferencia de Tecnología Extensión y Servicios) en comunicación adscrito a la Dirección General de Relaciones Interinstitucionales.
El CITTES de Comunicación se denomina VIA Comunicaciones que esta encargado de dar a conocer la cultura universitaria y apoyar la educación a distancia de la Universidad Católica de Loja a través de los medios de comunicación. A partir de la visión, comunicación para la educación, la visión que lleva es hacer comunicación integral para enlazar universidad y sociedad. Los servicios especializados que se ofrece son: Gabinete de comunicación, sala de prensa y relaciones públicas. Marketing académico, servicios de publicidad para CITTES y Educación de la UTPL. Producción de material audiovisual académico y científico. Administración audiovisual y servicios audiovisuales a la UTPL.
La UTPL con el fin de dar a conocer el quehacer universitario en lo concerniente a la vida académica, cultural, social para el público interno y externo mantiene programas de difusión y comunicación en diversos medios informativos, como programas televisivos y radiales, prensa y medios digitales, generados en el CITTES VIA Comunicaciones .
Entre los programas televisivos se cuenta con el noticiario “Siete (7) Días en la Técnica”, programa “Punto de Vista”, que trata temas de interés para la comunidad, los cuales se difunden semanalmente en el canal local, el programa “Miradas”, permite la
18
difusión de la Universidad a nivel nacional e internacional, el programa “Nuevos Vecinos” el cual da a conocer sobre la cultura ecuatoriana y la realidad de la inmigración en el viejo continente.
El Informativo UTPL, de publicación mensual, da a conocer las actividades de orden académico, investigativo, de gestión, y vinculación con la colectividad, con un tiraje de 18 mil ejemplares, el cual se distribuye a toda la comunidad universitaria y centros nacionales e internacionales. Además existe la publicación denominada “El Muro”, la misma que es realizada por la Federación de Estudiantes (FEUTPL). La UTPL ha tenido presencia en diarios nacionales, con 258 menciones en publicaciones de prensa (El Universo, El Comercio, La Hora, Crónica); revistas especializadas (CONESUP, Gestión, Vistazo). Además de diarios internacionales como: periódico “El Dorado” para Italia y España y en las revistas “Si se puede” y “Mi país”.
En medios electrónicos, como la página Web, Blog de noticias UTPL, se informa a la brevedad posible cada uno de los acontecimientos de la vida universitaria. La UTPL Radio, nace como modelo para la creación de radios en Internet, con el apoyo de la UNESCO en Ecuador, con el fin acortar distancias entre países latinoamericanos y de brindar soporte de audio en la Modalidad a Distancia.
De otro lado y en relación al proceso de auto evaluación con fines de acreditación nacional que lleva la UTPL se manifiesta (UTPL, 2007: 23) que la Universidad dispone de equipamiento, recursos informáticos y acceso a servicios de información y comunicación, adecuados al desarrollo de la función administrativa de la Institución, se desarrolla acciones continuas que permiten mejorar su equipamiento básico y el uso de nuevas tecnologías de información y comunicación. La función administrativa se ejecuta con el apoyo de la Unidad de Proyectos y Sistemas Informáticos que ha desarrollado y adaptado los siguientes sistemas para su aplicación en la Institución:
- Sistema de Gestión Administrativa y Financiero BAAN ERP
- Sistema de Gestión Académica
- Sistema de Registro de Personal ARYAM
- Sistema de Monitoreo del Personal SGRR-HH
- Sistema de Automatización de Trámites
- Proyecto Digitalización de Documentos
- Sistema Integrado de Facturación en Inventarios
- Intranet CITTES
La función administrativa se apoya en la Red de interconexión del campus universitario, se divide en red LAN (Local Área Network) y red WAN (Wide Area Network). La UTPL para facilitar la gestión administrativa cuenta con conexión con los diferentes centros universitarios a través de los siguientes enlaces: IMPSATEL, TELCONET, PACIFICTEL, SURATEL y MOVISTAR, los cuales permiten mantener conectadas mediante enlaces telefónicos o red de datos las 24 horas al día a las diversas sedes de la Universidad.
La UTPL cuenta también con el servicio de correo electrónico con el dominio utpl.edu.ec ([email protected]) El servicio de correo electrónico está disponible para los siguientes usuarios: autoridades, docentes, personal administrativo, profesionales en formación clásica y abierta y a distancia. El número de cuentas de
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correo que se tiene bajo el dominio @utpl.edu.ec es aproximadamente de 24.000 usuarios.
La Institución posee un servicio de Voz sobre Ip (VoIP) con la mayoría de CITTES y Centros Asociados con los cuales la universidad está enlazada mediante su red de datos, actualmente se está trabajando en la migración total de nuestro sistema telefónico hacia una tecnología de Voz sobre Ip. Además para el desarrollo eficiente de la Gestión Administrativa, la UTPL mantiene constante renovación de su parque informático, con equipos de última generación.
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ANEXO 2
Plan de comunicación interna para la difusión de la Autoevaluación Universitaria
Objetivo general
Difundir, el proceso de autoevaluación de la UTPL, a través de un plan de comunicación interna, esto con fines de acreditación.
Objetivos de comunicación
Dar a conocer a la comunidad universitaria, sobre el proceso de evaluación interna.
Audiencia clave
- Estudiantes, docentes, administrativos, autoridades, informantes calificados. (comunidad universitaria)
- Medios de comunicación, ciudadanía en general.
Estrategias Acciones Responsables FechasPrevios - Imagen de la Autoevaluación
- Aprobación- Elaboración de triptico
Comisión y MKT
21de sept.21 sept.25 de sept.
Divulgación COMUNICACIÓN INTERNA
- Reuniones con miembros del equipo (El Director de cada CITTES, Escuela, con el personal que conforman el mismo) y con personal de la Comisión de Evaluación.
- Establecer conferencias informativas del proceso de autoevaluación, dirigida a estudiantes, docentes, administrativos de la UTPL.
- Involucrar implicita o explicitamente en todos los discursos oficiales el proceso de autoevaluación.
- Entrega del material informativo, a la comunidad universitaria, estudiantes, docentes, administrativos, estudiantes de modalidad a distancia, coordinadores.
- Envío de mailing a través del postmaster
- Notas internas operativas (bloks de notas con
Comisión de Evaluación y CONEA.
Comisión, Autoridades
Comisión
Comisión – MKT (Inicio del
3 de octubre / 2006
octubre / 2006
octubre
octubre
octubre
21
mensajes claves (de su desempeño) que busquen la concienciación de los empleados)
- Impresión de la imagen del proyecto en la agenda de Modalidad Abierta, agenda anual UTPL.
proceso
Comisión MKT
Comisión. MKT. VIA
Comisión MKT
octubre/noviembre
Octubre- noviembre
Campañas internas
- Se buscará fomentar los valores institucionales, lineas de acción, así como la misión, visión entre toda la comunidad. Hacerles sentir que a través de su trabajo deben vivir los valores. Y el proceso de autoevaluación.
- Conjuntamente, semana a semana se pasará por postmaster la información clave que la comunidad debe conocer respecto a la razón de ser de la Institución: proyectos actuales, logros alcanzados, resultados de campañas, campañas promocionales a ejecutarse, beneficios para los empleados, servicios, etc.
De igual manera para los estudiantes. A los mismos que a través de afiches que serán colocados en las aulas, anuncios en estafetas, etc.
Comisión Marketing y Publicidad
septiembre
desde el 18 de septiembre.
Desde el 18 de septiembre
Relaciones públicas
- Entrevistas en medios de comunicación El entrevistado deberá aprovechar el espacio en los medios para dar a conocer sobre el proceso de autoevaluación institucional, por cualquier tema donde la UTPL tenga espacio.
- Enviar boletines de prensa quincenalmente, o cuando se considere necesario, a los principales medios de comunicación locales y en donde exista un centro universitario de la UTPL: radio, prensa, televisión.
- Columnas de opinión en la página quincenal de “La Hora” para autoridades, docentes, estudiantes, empleados. (todo espacio con que cuente la UTPL, deberá incluirse el tema de Autoevaluación). (duracuón 9 meses)
VIA Comunicaciones
Comisión. Sala de prensa
Sala de Prensa
noviembre
noviembre
1 octubre
22
- Informativo mensual entregado a los estudiantes a Distancia de la UTPL. (de acuerdo como se vaya dando información)
- Se enviará información y posteriormente se les dará las indicaciones a través del sistema de videoconferencia a los coordinadores de los Centros universitarios acerca de la autoevaluación, para que a su vez estos se constituyan transmisores de información hacia los estudiantes de la Modalidad a Distancia.
Sala de prensaComisión. Modalidad abierta, convocatoria
Mes de octubre
Mes de octubre
PromociónElaborar material promocional impreso.
- Tríptico un solo color: con información sobre la autoevaluación: objetivos, responsable, conferencias, etc.-Afiches.- A3 full color, con información, guardando la misma imagen. - Mailings informativos -Pendones, ubicados en los espacios destinados que tiene la Universidad.- Steakers ubicados en los pizarrones de las aulas.-Blocks de notas.- Adhesivos buses- Cuadros con la Misión y la Visión, valores de la UTPL
Comisión Marketing y Publicidad
Septiembre/ octubre
Capacitación - Capacitar e informar al personal de las Comisiones de ayuda para el proceso.- Dentro de las charlas informativas se deberá concienciar a las personas sobre la importancia del proceso de autoevaluación interna, y con el aporte de todos se podrá conseguir los objetivos planteados.
Responsable: Comisión Interna. (CONEA)
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