GIÁO TRÌNHGIÁO TRÌNH

TIN HỌC VĂN PHÒNGỌTRÌNH ĐỘATRÌNH ĐỘA

BIÊN SOẠN – TỔNG HỢP: NGÔ LÊ MẠNH HIẾUBIÊN SOẠN TỔNG HỢP: NGÔ LÊ MẠNH HIẾU

Tài liệu lưu hành nội bộ

CHƯƠNG ICHƯƠNG IGIỚI THIỆU VỀ TIN HỌC GIỚI THIỆU VỀ TIN HỌC

VÀVÀVÀ VÀ CÁC KHÁI NIỆM VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TINCÁC KHÁI NIỆM VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TINỆ ỆỆ Ệ

***

BIÊN SOẠN – TỔNG HỢP: NGÔ LÊ MẠNH HIẾUBIÊN SOẠN TỔNG HỢP: NGÔ LÊ MẠNH HIẾU

I. Máy tính điện tử?

II. Hệ đếm và đơn vị đo lường thông tin

1 Dữ liệu và thông tin1. Dữ liệu và thông tin

Những sự kiện rời rạc và không có cấu trúc và ý nghĩa rõràng

Phải đ ử lý ở hà h hô i ó ấ ú à ý hĩPhải được xử lý trở thành thông tin có cấu trúc và ý nghĩa

2 Xử lý dữ kiện: Máy tính xử lý dữ kiện2. Xử lý dữ kiện: Máy tính xử lý dữ kiện

Dữ kiện vào (Nhập liệu)

Dữ kiện ra (Xuất liệu)

3. Khái niệm về chương trình được lưu trữ

Máy tính điện tử là thiết bị xử lý dữ kiện thành thông tin

lưu trữy ệ ị ý ệ g

dưới dạng điều khiển của một chương trình lưu trữ bêntrong nóga) Các thành phần cơ bản của hệ thống máy tính

PrimaryPrimary Memory

Input Device

Processor (CPU)

Output DeviceDevice (CPU) ev ce

Secondary memory

Phầ ứ Là t à bộ á h điệ li h kiệPhần cứng: Là toàn bộ các mạch điện, linh kiện,…các thành phần cấu tạo nên máy tính bao gồm:

• CPU (Central Processing Unit): trung tâm xử lý,nó quyết định đến tốc độ hoạt động của máy tínhnó quyết định đến tốc độ hoạt động của máy tính.

• Mainboard: Là bảng mạch chính trong máy tính,ầ ố ế ể ốlà cầu nối giữa các thiết bị thành một thể thống

nhất.

• Bộ nhớ: có 2 loại bộ nhớ• Bộ nhớ: có 2 loại bộ nhớ- Bộ nhớ chính (BNC): là nơi chứa chương trình

và dữ liệu khi máy tính hoạt động+ Rom chứa các thông số vế máy tính+ Rom chứa các thông số vế máy tính+ Ram tương tự như BNC nhưng khi máy

ấngưng hoạt động thì dữ liệu trong nó sẽ mất đi.- Bộ nhớ phụ: là các thiết bị lưu trữ như FlopplyBộ nhớ phụ: là các thiết bị lưu trữ như Flopply

Disk, Hard Disk, CD ROM,…)

Một vài linh kiệnMột vài linh kiện

• Thiết bị nhập:• Thiết bị nhập:- Bàn phím (Keyboard)là thiết bị nhập xuất cơ bản chứaá ký t A Z 0 9các ký tự a->z, A->Z, 0->9, …

- Chuột (Mouse) các thao tác trên chuột: Click, Doubleấ ồclick, Right Click, Drag (ấn phím và giữ trái đồng thời di

chuyển chuột một đoạn).- Máy quét hình (Scanner) hoạt động như máy photocopy

• Thiết bị xuất:Thiết bị xuất:- Màn hình (Monitor): xuất dữ liệu ra màn hình

ấ- Máy in (Printer): dùng in văn bản ra giấy.

b. Phần Mềm

Là các thành phần trừu tượng như thuật toán các lệnh- Là các thành phần trừu tượng như thuật toán, các lệnhchi tiết để thực hiện một công việc nào đó

ể- Thuật toán được thể hiện trên máy tính gọi là chươngtrình.

- Các chương trình game, ứng dụng văn phòng, …* Các phần mền này được cài đặt vào máy trên hệ điều* Các phần mền này được cài đặt vào máy trên hệ điều

hành WINDOWS hoặc DOS, … .

- Hệ đếm là các dạng số liệu mà khi người sử dụng đưaệ ạ g ệ g ụ gvào máy, máy nhận và xử lý theo 1 yêu cầu nào đó, máylưu trữ dữ liệu ở 1 dạng cố định nào đó theo yêu cầu củaệ ạ g ị yngười sử dụng (thông thường là theo mã nhị phân).

Bảng đơn vị đo lường ta sử dụng bảng mã ASCII theo- Bảng đơn vị đo lường ta sử dụng bảng mã ASCII theotiêu chuẩn quốc tế của hãng Microsoft Windows.

1. Heä Caùc Baûng Maõ Cuûa Maùy Tính

Bả ã thậ hâ (D i l)• a. Bảng mã thập phân (Decimal)• - Gồm từ : 0, 1, …, 9 .• b. Bảng mã nhị phân (Binary)• - Gồm từ : 0 và 1Gồm từ : 0 và 1.• c. Bảng mã Bát phân (Octal)

Gồ từ 0 1 7• - Gồm từ : 0, 1, …, 7.• d. Bảng mã thập lục phân (Hexadecimal)• - Gồm từ : 0, 1, …, 9, A, B, C, D, E, F.

Chuyển đổi từ thập phân sang nhị phân

Lấy số Thập phân chia lần lược cho 2 (luôn cập nhật kết y p p ( pquả phép chia), chia cho đến khi nào kết quả = 0 thì dừng. Viết ngược dãy số dư là số nhị phân cần tìm.

(X)10 => (ai)2 với các ai là các bít nhị phân.( )10 ( i)2 i

Tương tự cho các hệ bát phân và thập lục phân.Tương tự cho các hệ bát phân và thập lục phân.

Ví dụ: Số 12(10) = ?(2). Dùng phép chia cho 2 liên tiếp, ta có một loạt các số dư như sau:

Chuyển đổi từ nhị phân sang thập phân

Lấy từng bít nhị phân từ thấp đến cao (từ phải sang traí)nhân lần lược với 2 lũy thừa tăng dần từ 0 -> n. Tổng tất cảcác tích đó là số thập phân cần tìm.

a0*20 + a1*21 + + a *2n => kết quảa0 2 + a1 2 + … + an 2 => kết quảVí dụ:

Th í d t ê à ô thứ t óTheo ví dụ trên và công thức ta có:1*20 + 0*21 + 1*22 + 1*23 = 13

Đơn Vị Đo Lườngị g

- 1 byte = 8 bit- 1 bit lưu trữ 2 giá trị 0 hoặc 11 bit lưu trữ 2 giá trị 0 hoặc 1- 1 byte lưu trữ được 28 = 256 trạng thái- 1 KB = 210 byte = 1024 byte- 1 MB = 210 KB = 1024 KB- 1 MB = 2 KB = 1024 KB- 1 GB = 210 MB = 1024 MB

CHƯƠNG 2HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS 7

BIÊN SOẠN – TỔNG HỢP: NGÔ LÊ MẠNH HIẾU

I. GiỚI THIỆU:

• Là thế hệ hệ điều hành kế tiếp của dòng họ hệ điều hành

Ệ

ệ ệ p g ọ ệMicrosoft Windows

• Được phát triển bởi hãng phần mềm Microsoft dành choĐược phát triển bởi hãng phần mềm Microsoft dành chocác loại máy tính cá nhân, bao gồm máy tính để bàn,xách tay, Tablet PC, netbook và các máy tính trung tâmy y gphương tiện (media center PC) cho gia đình hoặc doanhnghiệp,

• Được phát hành trên toàn thế giới vào ngày 22/10/2009• Có khả năng hỗ trợ tiếp xúc đa điểmg ợ p

Màn Hình Windows 7

Các Đối Tượng Trên Màn Hình Wi dWindows

a. Màn hình Desktop là toàn bộ nền màn hình.b Các Icon chuẩn của Windows(My computer Userb. Các Icon chuẩn của Windows(My computer, User,

Network, Control Panel, Recycle Bin)Cá I Sh t t ủ á h t ì h ứ dc. Các Icon Shortcut của các chương trình ứng dụng của Windows (MS WORD,…)

d. Thanh Taskbar nơi hiển thị các tên các chương trình được mở.ợ

e. Một số ứng dụng của người sử dụng.f. Nút lệnh Start.

• Recycle Bin: là nơi lưu trữ tạm thời cáctậ ti à á đối t đã bị á Nếtập tin và các đối tượng đã bị xoá. Nếumuốn phục hồi các đối tượng đã bị xóa,b h đối t ầ h hồi tbạn chọn đối tượng cần phục hồi trongcửa sổ Recycle Bin, sau đó R_Click/R tRestore.

. Network hệ thống máy tính trong mạng g y g gmáy tính cục bộ (LAN)

• Folder - thư mục lưu trữ dữ liệu

• Shortcuts: biểu tượng tắt giúp bạn truy ợ g g p ạ ynhập nhanh chương trình ứng dụng

• Biểu tượng My Computer: chức thông ợ g y p gtin hệ thống máy tính hiện hành

Nút max Nút min Nút đóng

2. Một Số Thao Tác Trên Máy Tính (dùng chuột mouse):(dùng chuột – mouse):

Nút Left mouse là nút dùng cho ngón trỏ (bàntay phải).

Nút Right mouse là nút dùng cho ngón kếngón trỏ (bàn tay phải). left

Right

Click (nhấp) chuột: Là nhấn phím trái củachuột => chọn lựa 1 đối tượng.

ấ ốDouble click (nhấp kép) chuột: => mở một đốitượng.

D d d ( ê à hả) h ộ h là li kDrag and drop (rê và thả) chuột: nghĩa là clicktrái chuột vào 1 đối tượng giữ chuột và dichuyển đối tượng đó đến 1 vị trí khác trênchuyển đối tượng đó đến 1 vị trí khác trênmàn hình (desktop).

3. Kết Thúc Làm Việc Với Máy Tính:

- Click vào nút Start trên thanh Taskbar -> Chọn (click)

3. Kết Thúc Làm Việc Với Máy Tính:

ọ ( )Shut down trên Start MenuHoặc:ặ- Sử dụng tổ hợp phím ALT + F4

Cửa Sổ My ComputerCửa Sổ My Computer

II. THANH TÁC VỤ TASKBARII. THANH TÁC VỤ TASKBAR1. Thẻ Taskbar:- Cách mở thẻ: Click chuột phảitrên thanh Taskbar -> Properties+ L k th t kb h hiể thị+ Lock the taskbar: cho hiển thị

thanh Start.+ Auto-hide the taskbar: chế độ+ Auto hide the taskbar: chế độ

tự động của hệ thống Windows.+ Use small Icon: Thu nhỏ Icon

trên thẻ Taskbar+ Taskbar On Screen: Vị trí của

thẻ Taskbar trên màn hìnhthẻ Taskbar trên màn hình+ Taskbar Buttons: Gom, ẩn hiện

các chương trình trên thanhgTaskbar

- Lệnh Customize… : Cho hiệu chỉnh trên thanhtaskbar với các biểu tượng hệ thống của máy hiệntaskbar với các biểu tượng hệ thống của máy hiệnhành.

Chú ý:Chú ý:- Nếu thay đổi các thuộc tính (properties) chọn Apply-

>ok>ok.- Nếu không thay đổi chọn Cancel.

2. Thẻ Start Menu:Cho phép phương thức hiển thịCho phép phương thức hiển thịcủa thanh lệnh Start.Nút lệnh Customize: cho phépệ p pxác lập biểu tượng cho hệthống.Ch hé ài đặt thê à ỡCho phép cài đặt thêm và gỡbỏ những ứng dụng trênWindowsPower Button action: Cài đặthoạt động của nút nguồn

* Chú ý:- Nếu thay đổi các thuộc tính chọnApply >OkApply->Ok- Nếu không thay đổi chọn Cancel.

3. NÚT LỆNH STARTA. Thanh Start LệnhHiển thị nút lệnh và thư mục:+ Shut down: Tắt máyS ut do ắ áy+ Search: Tìm kiếm thông tin nhanh+ Help and support+ Help and support+ Default Program+ D i d P i t+ Devices and Printers+ Control Panel+ Computer+ Music, Pictures, Documents+ User’s Account

B Lệ h RB. Lệnh Run:Dùng để chạy một chương trình có trong hệ thống.+ Cá h ở Bấ tổ h hí Wi d ( ) + R+ Cách mở: Bấm tổ hợp phím Windows ( ) + R

C Lệnh Search:C. Lệnh Search:

Khi muốn tìm kiếm một Folder – File trong hệ thốngKhi muốn tìm kiếm một Folder File trong hệ thống, lệnh này hỗ trợ rất nhanh cho người sử dụng trongquá trình tìm kiếm dữ liệu.

Bước 1: Start -> Search Program and FilesBước 2: Nhập tên dữ liệu cần tìmBước 3: Bấm Enter

Khi bạn muốn xem chi tiết kết quả dữ liệu, bạn vào click quả dữ ệu, bạ ào c c

See More Results

D. Lệnh Program:Khi các chương trình ứng dụng đã được cài đặt(Setup) trong hệ thống mày tính thì các chương trìnhnày sẽ hiển thị trong thực đơn (Menu) Programnày sẽ hiển thị trong thực đơn (Menu) ProgramFiles. Vì thế để chạy 1 CTƯD ta có thể vào thựcđơn này để chạy chương trình.y ạy g

E. Lệnh Document:Khi người sử dụng tạo ra các tập tin (chứa dữ liệu)g ụ g ạ ập ( ệ )và lưu tập tin đó 1 cách tự động thì các tậo tin này sẽnằm trong thư mục MY DOCUMENT, tuy nhiên điều

à là khô tốt khi dữ liệ đ t từ hiềnày là không tốt khi dữ liệu được tạo ra từ nhiềuchương trình khác nhau vì nó rất khó quản lý dữ liệu.

F. Lệnh Help and Support:Hệ điều hành WINDOWS cung cấp cho ngườisử dụng những tính năng trợ giúp cho ngườisử dụng những tính năng trợ giúp cho ngườisử dụng khi cần thiết (tất cả những gì bạn cầnbiết điều có sẵn trong chức năng này).biết điều có sẵn trong chức năng này).

4. LÀM VIỆC TRÊN DESKTOPỆA. QUẢN LÝ DESKTOPa. Sắp xếp dữ liệu - Arrange IconsCách thực hiện: Click Chuột phải trên màn hình -> Sort by:+ Name: sắp xếp theo tên + Item Type: sắp xếp theo kiểu yp p pdata được tạo.+ Size: sắp xếp theo kích thước Size: sắp xếp theo kích thước của files+ Date Modified: sắp xếp theo Date Modified: sắp xếp theo ngày giờ được tạo..

b. Làm tươi màn hình – Refresh

Chức năng này cho phépChức năng này cho phépngười sử dụng làm tươi (làmsạch màn hình) màn hìnhsạch màn hình) màn hình.

Có hai cách:+ Dùng phím F5g p+ Click chuột phải lên màn

hình -> Refreshhình Refresh

B. Personalize thuộc tính ổthay đổi màn hình Desktop

Chức năng này cho phépngười sử dụng thay đổingười sử dụng thay đổinền màn hình, độ phângiải màn hình chế độgiải màn hình, chế độmàu,... . Để khởi độngcửa sổ này ta thực hiệncửa sổ này ta thực hiệnnhư sau:Double Right (trên nềnDouble Right (trên nềnDesktop) -> Personalize

a. Thay đổi nền màn hình:y

- Chọn thẻ (Tab) Desktop- Chọn thẻ (Tab) DesktopBackground

- Browse -> Chọn thư mục chứa- Browse -> Chọn thư mục chứaảnh -> Select ảnh -> SaveChange (Hủy tác vụ ấn Cancelg ( y ụ

- Picture Position: Vị trí ảnh- Change Picture Every:Change Picture Every:Thay đổi hình ảnh sau x phút(chọn nhiều hình ảnh)(chọn nhiều hình ảnh)

b. Tạo chế độ bảo vệ màn hình Screen Saver:Screen Saver:

- Chọn thẻ (tab) Screen saver.Chọn thẻ (tab) Screen saver.- Screen Saver -> Chọn màn

hình bạn muốnhình bạn muốn- Bấm Apply -> Ok để chọn hoặc

bấm cancel hủy thao tácbấm cancel hủy thao tác• Wait: Thời gian chờ trước khi

h ểchuyển qua screen saver• Setting: Hiệu chỉnh màu sắc, kiểu

ểchữ hiển thị trên screen saver• Preview: Xem trước khi chọnọ

c. Thay đổi chế độ màu và độ hâ iải ủ à hì hphân giải của màn hình.

Double Right > Screen Solution > hiện ra bảng sau- Double Right -> Screen Solution -> hiện ra bảng sau

- Display: Chọn màn- Display: Chọn mànhình- Resolution: Hiệu- Resolution: Hiệu

chỉnh độ phân giải- Orientation: Điều- Orientation: Điều

chỉnh định hướng

C. Các Tùy Chọn Trên Cửa Sổy ọ

Các nút lệnh thông thường - OK: thực hiện theo lệnh - Close: giữ lại các thông số đã chọn và đóng- Cancel (hay nhấn phím Esc): không thực hiện lệnh và đóng- Apply: áp dụng các thông số đã chọn.

S f- Set as Default: đặt mặc định theo các thông số đã hchọn.

III. XỬ LÝ FOLDER VÀ FILE TRÊN DESKTOPFILE TRÊN DESKTOP:

A. THƯ MỤC- FOLDER:Thư mục là nơi lưu giữ các tậpg ptin theo một chủ đề nào đó theoý người sử dụng. Đây là biệný g g ypháp giúp ta quản lý được tậptin, dễ dàng tìm kiếm chúng khicần truy xuất. Các tập tin có liênquan với nhau có thể được xếptrong cùng một thư mục.

1 Tạo (New) Folder (Dùng Mouse):1. Tạo (New) Folder (Dùng Mouse):

Bước 1: Di chuyển con trỏ trên Desktop (vùng trống)Bước 1: Di chuyển con trỏ trên Desktop (vùng trống).Bước 2: Kích Right Mouse -> New -> FolderBước 3: Nhập tên Folder cần tạo vào + EnterBước 3: Nhập tên Folder cần tạo vào + Enter

Chú ý Nế khô hậ tê h F ld thì tê ặ đị hChú ý: Nếu không nhập tên cho Folder thì tên mặc địnhlà New Folder.

2. Đổi Tên Folder (Rename):

Cho phép đổi tên 1 thư mực đãó t hệ thốcó trong hệ thống.

Bước 1: Chọn Click vào Folderầ ổ ằcần đổi tên (bằng mouse)

Bước 2: Kích Right Mousegchọn Rename.Bước 3: Nhập tên mới + enterBước 3: Nhập tên mới enter

Chú ý Khô đ ử dChú ý: - Không được sử dụngtrùng tên với folder đã có sẵn.

3. Copy – Paste Folder – sao chép:

Hai lệnh này thông thường luônHai lệnh này thông thường luônđi kèm với nhau trong quá trìnhsao chép dữ liệu.p ệ

Bước 1: Chọn Folder cần copyBước 1: Chọn Folder cần copy(mouse)

Bước 2: Kích Right-> CopyBước 2: Kích Right-> Copy

Bước 3: Chọn vị trí chứa data(mouse)(mouse)Bước 4: Kích Right-> Paste.

ể ềChú ý: - Để chọn nhiều data rời nhaudùng kết hợp với phím Ctrl trong qúatrình chọn.Để chọn tất cả dùng Ctrl + A để chọn.Tương ứng với cặp lệnh này là cặplệnh Cut – Paste. Nhưng lệnh nàyệ g ệ ykhông tạo ra bản sao mà di chuyểnluôn dữ liệu đến 1 nơi mới trong hệệ g ệthống.

4. Xóa Folder:

Chức năng này cho phépxóa 1 hoặc nhiều dữ liệuđước lựu chọn (option).Bước 1: Chọn folder cầnxóa.Bước 2: Kích left mouse -Bước 2: Kích left mouse> delete + enterBước 3: Chọn Yes khi hộpBước 3: Chọn Yes khi hộpthoại nhắc nhở xuất hiện.

B. TẬP TIN – FILESẬChức Năng: Cho phép người sử dụng tạo mới, lưufiles, hiệu chỉnh, và xóa files, … .

Thông thường Files được tạo ra và chứa trong cácFolder giúp cho người sử dụng quản lý tốt hơnFolder, giúp cho người sử dụng quản lý tốt hơn.Trong bất kỳ cửa sổ nào của môi trường Windowscũng như trên màn hình Desktop hệ điều hànhcũng như trên màn hình Desktop, hệ điều hànhWindows đều cho phép người sử dụng tạo ra cácFiles (cũng như Folder đã nói trong phần Folder)Files (cũng như Folder, đã nói trong phần Folder).Files luôn chứa dữ liệu (ý nghĩa của người tạo ra).

1. Tạo File(s):Trên màn hình Desktop hoặc

trong vùng hiển thị thông tintrong vùng hiển thị thông tin của 1 cửa sổ (My computer)

Bước 1: File -> New -> TextBước 1: File -> New -> TextDocument (Click Right ->New -> Text Document))

Bước 2: Nhập tên (name) choFile cần tạo + enter.

Bước 3: Kích Right (mouse)vào biểu tượng của File

Ovừa được tạo -> Open(double click left).

B ớ 4 Nhậ ội d hBước 4: Nhập nội dung chofile.

Bước 5: Lưu File và Đóng File:g- Khi đã nhập nội dung cho file đãxong, trong màn hình soạn thảođang hiện hành:- Chọn File -> Save (Save as nếuh ó tê ) h ặ ấ tổ h híchưa có tên) hoặc ấn tổ hợp phím

Ctrl + S.Khi đã lưu file rồi ta nên đóng màn- Khi đã lưu file rồi ta nên đóng màn

hình soạn thảo hiện hành (nếukhông s.thảo tiếp).không s.thảo tiếp).Chọn File -> Exit hoặc ấn Alt + F4.

2. Hiệu Chỉnh File(s):ệ ( )

Khi một File đã được tạo sẵn, người sử dụng ộ ợ ạ , g ụ gmuốn hiệu chỉnh hoặc ghi thêm nội dung vào file đó ta thực hiện:ự ệ

Chọn File cần hiệu chỉnhChọn File cần hiệu chỉnh.Kích Right(mouse)-> Open (Double Click_Left).ếTiến hành thêm hoặc hiệu chỉnh nội dung cho phù

hợp với yêu cầu.Lưu lại những thay đổi: Ấn Ctrl + S và đóng File lại sau khi hiệu chỉnh hoàn tất.ệ

Các thao tác Copy – Cut – Paste –yRename và Delete:

Các thao tác trên ta xử lý như trên thư mục.

Hãy xem đây là phần bài tậpHãy xem đây là phần bài tập

C. Thuộc Tính Dữ Liệuộ ệ• Khi dữ liệu được tạo ra, dữ liệu đó sẽ có các

thông số về nó gồm: Tên Kiểu Kích thước thuộcthông số về nó gồm: Tên, Kiểu, Kích thước, thuộctổ chức (path) nào trong hệ thống máy, và các tínhchất khácchất khác, … .

• Ở đây chúng ta chỉ nghiên cứu và ứng dụngh h t ê á th ộ tí h đó hứ hú t khônhanh trên các thuộc tính đó chứ chúng ta không

nhất thiết phải tìm hiểu phương thức hoạt độngủ húcủa chúng.

• Điều quan trọng là thuộc tính sẽ cho chúng ta biếtdữ liệu đó được tạo ra như thế nào và được tạobằng chương trình ứng dụng nào.

Click Right Mouse => Properties

Những Chức Năng Chính T Thẻ G lTrong Thẻ General

• Type : Cho ta biết đây là thư mục hay tập tinType : Cho ta biết đây là thư mục hay tập tin• Location : Cho biết đường dẫn chứa dữ liệu đang

xử lý.ý• Size : cho biết kích thước của tập tin ( = 0 nếu là

thư mục)ế• Contains: cho biết trong thư mục đó có chứa bao

nhiêu thư mục con và tập tin.C t h biết thời i à à t dữ liệ• Create : cho biết thời gian và ngày tạo ra dữ liệu

• Attributes : thuộc tính của dữ liệu:R d l Chỉ h hé đ dữ liệ khô h• Read-only : Chỉ cho phép đọc dữ liệu, không chothay đổi nội dung cũng như cấm xoá.

• Hidden : Thuộc tính ẩn (không hiển thị lên màn• Hidden : Thuộc tính ẩn (không hiển thị lên mànhình).

Thiết Lập Thuộc Tính ẨnThiết Lập Thuộc Tính ẨnẦn cấp 1:• Trong cửa sổ trên chúng ta chọn vào hộp Check

box có tên tương ứng là Hiden.• Chọn Apply.• Chọn OkChọn Ok.⇒Thư mục đã được đặt thuộc tính ẩn và mờ đi.Ẩ ấ 2 (khô hiể thị lê à hì h)Ẩn cấp 2: (không hiển thị lên màn hình)• Trong cửa số chứa thư mục này ta chọn Tools• Chọn Folder Option ta có hình sau

• Chọn thẻ View• Chọn thẻ View• Trong vùng Advanced Settings• Chọn Hidden files and Folder• Chọn Do not Show Hidden Files and Folder• bước 5: Chọn Apply -> Ok => Ok.

Phục Hồi Thuộc Tính ẨnPhục Hồi Thuộc Tính Ẩn

Hiển thị mờ:Hiển thị mờ:Trong cửa sổ bên:• Chọn thẻ View• Chọn thẻ View• Trong vùng AdvancedSettingsSettings• Chọn Hidden files andFolderFolder• Chọn Show Hidden Filesand Folderand Folder• Chọn Apply -> Ok => Ok.

Hiển thị bình thường:Hiển thị bình thường:

Kí h hải à biể• Kích phải vào biểutượng mờ của thưmục.

• Chọn Properties.• Hủy bỏ chế độ Hiden.• Chọn Apply => Ok =>Chọn Apply Ok

Ok.

IV. LÀM ViỆC TRONG CÁC CỬA SỔCỬA SỔ

• Hệ điều hành Windows cung cấp cho người sửd 2 i diệ ử ổ là M C t àdụng 2 giao diện cửa sổ là My Computer vàWindows Explore.Giữ 2 h i ử ổ à ó hữ điể t đồ• Giữa 2 hai cửa sổ này có những điểm tương đồngnhau. Vì thế tôi sẽ trình bày những tính năng giốngnhau của 2 cửa sổ trênnhau của 2 cửa sổ trên.

Mở Cửa Sổ My Computer:Cá h 1 Ch I M C t E tCách 1: Chọn Icon My Computer + Enter.Cách 2: Click Right => Icon My Computer =>

OOpen.Cách 3: Double Click vào Icon My Computer

My Computer

Mở Cửa Sổ Windows Explore:Cách 1: Click Right=> Icon My Computer =>Cách 1: Click Right=> Icon My Computer =>

ExploreCách 2: Start => Programs => Accessories =>

Windows ExploreCách 3: Click Right => Start => ExploreCách 4: Dùng tổ hợp phím Windows + ECác ù g tổ ợp p do s

Điểm khác nhau là cửa sổ Windows Explore là vùnghiển thị thông tin được chia ra 2 vùng:- Vùng hiển thị cây thư mục (hệ thống cấu trúc).- Vùng hiển thị thông tin của thư mục hiện hành.

WINDOWS EXPLORE

1. Giới Thiệu Về Cửa Sổ

A. Thanh tiêu đề:

• Cho biết tên và biểu tượng cửa sổ của thưCho biết tên và biểu tượng cửa sổ của thưmục (tập tin) đang được mở (hiện hành).Cá út Mi M A Cl• Các nút Min, Max - Avg, Close.

• Tên chương trình ứng dụng nếu là tập tin.g g ụ g ập

B. Thanh Thực Đơn Lệnhự ệ

File: Create Shortcut, Delete, Rename,Properties, Close, New, ... .Edit: Undo, Copy, Cut, Paste, Select All, …, py, , , ,Tools: Hỗ trợ cho các chức năng điều khiển hệthống và thiết lập các thuộc tính cho dữ liệuthống và thiết lập các thuộc tính cho dữ liệutrong hệ thống.Help: Các trợ giúp của windowsHelp: Các trợ giúp của windows.

C. Thanh Công Cụ Hổ TrợC a Cô g Cụ ổ ợ

Chứa các Icon lệnh tắt giúp người sử dụng linh hoạt hơnChứa các Icon lệnh tắt giúp người sử dụng linh hoạt hơntrong thao tác. Để dùng chức năng lệnh nào trên thanhlệnh bạn chỉ việc Click chuột vào biểu tượng của lệnh đó.lệnh bạn chỉ việc Click chuột vào biểu tượng của lệnh đó.Nếu không chọn thì Click lại 1 lần nửa thì chức năng đó sẽbị hủy.ị yNgười sử dụng có thể cho hiển thị các thanh công cụ kháckhi cần sử dụng.ụ g

D. Thanh Địa Chỉ:Giúp người sử dụng biết vị trí của thư mục hiệnhành. Nếu thanh công cụ này không hiển thị ta vào

E Vùng Hiển Thị Thông Tin:E. Vùng Hiển Thị Thông Tin:

Vùng này sẽ hiển thị tất cả các thư mục cong y ị ụ(Subfolder) và các tập tin của thư mục hiện hành. Vùngnày thông tin dữ liệu có thể hiển thị theo từng kiểuy g gkhác nhau tùy vào kiểu hiển thị.

Đôi khi bạn cần phải chọn nút Show thì thông tin mớiĐôi khi bạn cần phải chọn nút Show thì thông tin mớihiển thị.

2. Sắp Xếp Dữ Liệu( ) SArrange Icon (by) -> Name, Type, Size,

Modified hay Auto arrange.

3. Hiển Thị Dữ Liệu:

Để chọn các dạng hiện thị dữ liệu trong cửasổ My Computer ta chọn (Icons Listssổ My Computer ta chọn (Icons, Lists,Details, Tiles, Thumbnails).

Bạn có nhìn thấy biểu tượng Icon View trênthanh công cụ:

4 Xử Lý Dữ Liệu: Folder – Files:4. Xử Lý Dữ Liệu: Folder – Files:

Các thao tác: Tạo, đổi tên, sao chép, cắt dán, xóa vàếthiết lập thuộc tính cho dữ liệu được thực hiện tương

ứng như trên màn hình (Desktop).

Ngoài phương pháp ở trên ta có thể sử dụng cácNgoài phương pháp ở trên ta có thể sử dụng cácchức năng lệnh trong thẻ lệnh File, Edit, View,… (hãyxem đây như là phần bài tập)xem đây như là phần bài tập).

V. SHORTCUT -BIỂU TƯỢNG TẮTS O CU U ƯỢ G

1 Chức Năng Và Ý Nghĩa:1. Chức Năng Và Ý Nghĩa:• Cho phép người sử dụng khởi động các chương trình

ứng dụng nhanh nhấtứng dụng nhanh nhất.• Thông thường trong quá trình cài đặt các chương

t ì h ứ d ẽ “ i ý” h ời ử d ê ttrình ứng dụng sẽ “gợi ý” cho người sử dụng nên tạocác Shortcut.

ể ằ• Tuy nhiên ta cũng có thể tạo ra các Shortcut bằngnhiều phương pháp khác nhau.

2. Các Phương Pháp Tạo:

Từ tậ ti h t ì h “ h ” ứ d t ta. Từ tập tin chương trình “chạy” ứng dụng ta tạotrực tiếp.

ằb. Tạo bằng phương pháp thủ công.c. Tạo bằng phương pháp kích và kéo thả.g p g p p

Chú ý: Trong các phương pháp trên tôi chỉ trình bàyChú ý: Trong các phương pháp trên tôi chỉ trình bàyphương pháp thủ công để tạo Shortcut.

Tạo Bằng Phương Pháp Thủ CôngTạo Bằng Phương Pháp Thủ Công

B ớ 1 Kí h Ri ht ( ) > N > Sh t tBước 1: Kích Right (mouse) -> New -> Shortcut

Cửa sổ sau xuất hiện

Bước 2: Chọn lệnh Browse (Tìm đường dẫn):Bước 3: Chọn tên tập tin tạo Shortcut.ọ ập ạBước 4: Chọn OK -> Next -> Finish.

VI.CỬA SỔ CONTROL PANEL

Start -> Control PanelHoặc: Double click biểu tượng trên màn hình

• Cửa sổ Control Panel hiển thị tất cả thông tin của hệ thống máy tính gồm phần cứng và phầncủa hệ thống máy tính gồm phần cứng và phần mền. Tuy nhiên trong của sổ này chúng ta chỉ nghiên cứu một số chức năng thường được sửnghiên cứu một số chức năng thường được sử dụng trong văn phòng

• Tuy nhiên mỗi HĐH Windows sẽ có những dạng hiển thị tương ứng nhưng các tính năng thìhiển thị tương ứng, nhưng các tính năng thì không có gì thay đổi.

Ở đây tôi sẽ giới thiệu cho các bạn 1 số các chức năng lệnh thường sử dụngnăng lệnh thường sử dụng.

A. MOUSE:- Hardware and Sound ->

Devices and Printers > MouseDevices and Printers -> Mouse- Buttons: chọn Right – left

h d d_handerd- Double_click speed: chỉnh tốc

độ.- Chọn biểu tượng cho mouse:ọ ợ g

Pointers -> Option.- Dạng đặc biệt: Pointers OptionsDạng đặc biệt: Pointers Options- Để thiết lập những lựa chọn -

>Apply >OK>Apply ->OK

B. KEYBOARD:- Double (Left) Vào Biểu Tượng Keyboard

B. KEYBOARD:

(Right+Open)- Thẻ Speed:p- Repeat Delay: Tốc độ hiển thị ký tự (long – short).

Repeat Rate: Tốc độ hiển thị giữa các ký tự (Slow- Repeat Rate: Tốc độ hiển thị giữa các ký tự (Slow-fast).C Bli k R t Tố độ hiể thị ủ t ỏ- Cursor Blink Rate: Tốc độ hiển thị của con trỏ (none – fast).

ể ể ốHoặc chọn biểu tượng bên để mở đối tượng Mouse

Phần cứng của bàn phímPhần cứng của bàn phím

Xử lý tốc độ

Tốt độ nháy con trỏ

C. DATE/TIME:- Double (Left) Vào Biểu Tượng Date and Time

(Right+Open)

C. DATE/TIME:

(Right+Open)- Cửa sổ Date/Time properties xuất hiện.- Ta có thể hiệu chỉnh Date And Time theo yêu

cầu thực tế. Để hiệu chỉnh giá trị nào ta chỉ việckích chuột vào vị trí đó và thay đổi nội dung chokích chuột vào vị trí đó và thay đổi nội dung chophù hợp với yêu cầu thực tế.Khi cài đặt hoàn chỉnh chọn Apply > Ok- Khi cài đặt hoàn chỉnh chọn Apply -> Ok.

- Ngược lại chọn Cancel.

Hoặc chọn biểu tượng bên để ở đối t Mđể mở đối tượng Mouse

D. REGIONAL OPTION:D. REGIONAL OPTION:- Double (Left) Vào Biểu Tượng Regional Option

(Ri ht O )(Right + Open)- Chức năng này cung cho phép người sử dụng hiệu

hỉ h kiể hiể thị ố liệ kiể tiề tệ ti à àchỉnh kiểu hiển thị số liệu, kiểu tiền tệ, time và ngàytháng năm trong hệ thống.Ơ đâ á thô ố à đã đ thiết lậ th hệ- Ơ đây các thông số này đã được thiết lập theo hệthống dữ liệu Windows. Để thay đổi chức năng nàobạn chỉ việc cho chức năng đó và tiến hành hiệubạn chỉ việc cho chức năng đó và tiến hành hiệuchỉnh cho phù hợp với yêu cầu.

Hoặc chọn biểu tương bênHoặc chọn biểu tương bên để mở đối tượng Mouse

Hiệu chỉnh kiểu hiểnthị à thá ăthị ngày tháng năm:Chọn lớp date.Chọn vùng Shortdate format => thiếtlập kiểu hiện thị(mm/dd /yy),… bạn( yy), ạnhập trực tiếp vàovùng này cũng được.g y g ợCó thể chọn trongvùng Long datevùng Long dateformat.

E. CÀI ĐẶT HOẶC GỞ BỎ MỘTCHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNGCHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG

Ở• Ở chức năng này cho phép người sử dụng cài đặtcác phần mềm ứng dụng trong hệ thống và cácế ầ ốthiết bị phần cứng trong hệ thống máy.

• Tuy nhiên nếu như khi cần cài 1 phần mền vàoymáy thì nhất thiết không phải sử dụng chức năngnày.

• Đối với thiết bị phần cứng thì khi ta gắn thiết bịphần cứng vào hệ thống thì HĐH sẽ tự nhận thiết bịphần cứng vào hệ thống thì HĐH sẽ tự nhận thiết bịđó.

VII. CÁC CHƯƠNG TRÌNH ƯNG DỤNG TRÊN WINDOWSDỤNG TRÊN WINDOWS

T hệ điề hà h Mi ft Wi d ó ột ố• Trong hệ điều hành Microsoft Windows có một sốchương trình ứng dụng khi ta tiến hành cài đặt máy thìá h t ì h à ẽ ó ẵ t ó T hiêcác chương trình này sẽ có sẵn trong nó. Tuy nhiên

một số chương trình khi cần sử dụng thì người sửd hải tiế hà h ài đặt àdụng phải tiến hành cài đặt vào.

Các chương trình có sẵn trong máy thông thường làdo MS đã mua bản quyềnq y

1. CHƯƠNG TRÌNH TRỢ GIÚP GÕ TIẾNG VIỆT (VIETKEY – UNIKEY)

Là chương trình hỗt h ời ửtrợ cho người sửdụng soạn thảo vănbả bằ hữ Việtbản bằng chữ Việt.Phương Pháp Thực

ếHiện Gõ (kết hợpvùng phím ký tự số):

1 : Dấu sắc2 : Dấu huyền2 : Dấu huyền3 : Dấu hỏi4 : Dấu ngã4 : Dấu ngã5 : Dấu nặng6 : Dấu ô và â7 : Dấu ư và ơ8 : Dấu ă9 : Dấu đ.

Cách gõ ta nhập ký tự trước sau đó gõ dấu ký tự dấuliền sau Tuy nhiên bạn có thể chọn chế độ gõ dấu tựliền sau. Tuy nhiên bạn có thể chọn chế độ gõ dấu tựđộng trong cửa sổ thì qui tắt trên không cần thiết(hoặc chế độ gõ dấu nhanh).( ặ ộ g )

2. Paint (Chương trình vẽ hình )

Start -> All Program -> PaintHoặc:Bấm tổ hợp phím Windows( )+ R -> Bấm MspaintBấm tổ hợp phím Windows( )+ R > Bấm Mspaint

Tools Box: chứa các công cụ vẽ. (View -> Tools Box)

• Free-From Select• Eraser/ Color Erases

Select

Fill With Color

• Pock Color• Pencil

Magnifiter

Brush

• Airbrush• Line

R t l

Text

Curve

P l• Rectangle• Ellipse• Các kích thước đường

Polygon

Rounded Rectangle

• Các kích thước đường kẽ.

Thanh color: cung cấp các mẫu màu (View -> Color Box)Color Box)

• màu của nét vẽà ề hì h ẽ• màu nền hình vẽ

• Khi bạn có nhu cầu về màu sắc bạn vào Menu -Edit C l S đó b ó thể hối à tù> Edit Color. Sau đó bạn có thể phối màu tùy

chọn cho hình vẽ tương ứng.Khi b ó h ầ ề à ắ b à MKhi bạn có nhu cầu về màu sắc bạn vào Menu ->

Edit Color. Sau đó bạn có thể phối màu tùy chọn cho hình vẽ tương ứngchọn cho hình vẽ tương ứng.

màu của nét vẽềmàu nền hình vẽ

Thanh lệnh Image: cung cấp các phương pháp xoaycác phương pháp xoay chuyển hình vẽ (menu Image)Image)

- Select: Lựa chọn hình - Crop: Cắt hình - Resize: Chỉnh kích cỡ hìnhResize: Chỉnh kích cỡ hình - Rotate: Xoay hình

3. Notepad

Start -> All program -> NotePad

a. Thanh tiêu đề (document – Wordpad): Choa. Thanh tiêu đề (document Wordpad): Chobiết tên của tập tin đang mở.

b. Thanh thực đơn lệnh (menu bar) : Các chứcb. Thanh thực đơn lệnh (menu bar) : Các chứcnăng lệnh của hệ thống.

c. Các thanh công cụ: Các chức năng ứng dụngc Các t a cô g cụ Các c ức ă g ứ g dụ gnhanh trong quá trình soạn thảo văn bản.

d. Vùng soạn thảo văn bản: cho phép nhập ký tự.g ạ p p ập ý ự

Phương pháp tạo văn bản bằng chương trìnhPhương pháp tạo văn bản bằng chương trìnhNotePad.

Khởi động chương trình NotepadKhởi động chương trình NotepadChọn kiểu gõ chữ: vào Format -> Font -> VNI-Times (kích thước chữ màu chữ )Times (kích thước chữ, màu chữ,… )Nhập văn bản (nội dung văn bản)Hiệu chỉnh văn bản ( )Hiệu chỉnh văn bản (…)Lưu văn bản lại:vào File -> Save => nhập tên tậptin vào ô File Name chọn nơi lưu trữ trong vùngtin vào ô File Name, chọn nơi lưu trữ trong vùngSave In.Đóng tập tin (chương trình Notepad): vào File >Đóng tập tin (chương trình Notepad): vào File ->Exit.

CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG SOẠN THẢO Ă ẢVĂN BẢN

MICROSOFT WORD 2013MICROSOFT WORD 2013BIÊN SOẠN – TỔNG HỢP: NGÔ LÊ MẠNH HIẾU

97

BÀI 1: GIỚI THIỆU MÀN HÌNH MS WORD

1. Giới Thiệu:WORD

1. Giới Thiệu:

- Đây là ứng dụng do hãng Microsoft xây dựngvà chạy trên nền HĐH Windows.ạy

- Là ứng dụng nằm trong bộ phần mềmMicrosoft Office dùng để soạn thảo hiệu chỉnhMicrosoft Office dùng để soạn thảo, hiệu chỉnhvăn bản .

98

2. Các cách khởi động ứng dụng:

Cách 1: Start -> AllCách 1: Start All Program -> Microsoft

Offi 2013 > W d 2013Office 2013 -> Word 2013

99

Cách 2: Click Double vào biểu tượng shortcut trên Desktop hoặc thanh taskbarshortcut trên Desktop hoặc thanh taskbar

Cách 3: Bấm tổ hợp phím Windows ( ) + R > BấmWindows ( ) + R -> Bấm

Winword

100

3. Màn hình làm việc của Word 20133. Màn hình làm việc của Word 2013

101

• A: Thanh công cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác• A: Thanh công cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tácnhanh (Save, undo, repeat,...)

• B: Office Buttons: Chưa các lệnh thao tác với tệp(File, Home, Insert, Design, Page Layout,References, Mailings, View, Add-Ins, PDF)

• C: Thanh Ribbon: Chứa các lệnh thao tác vớiC: Thanh Ribbon: Chứa các lệnh thao tác vớichương trình, chúng được phân chia thành các nhómkhác nhaukhác nhau.

• D: Thanh thước (Ruler): Đặt tab, paragraph cho vănbả

102bản

• E: Vùng soạn thảo văn bản: cho phép nhậpnội dung văn bản.ộ g

• F: Thanh Cuộn: Dùng để di chuyển văn bảnlên xuống; sang trái hoặc sang phảilên, xuống; sang trái hoặc sang phải.

• G: Thanh trạng thái: Chứa một số thông tinhiện thời của văn bản (chế độ hiển thị, phầntrăm hiển thị, trang hiện tại,...)trăm hiển thị, trang hiện tại,...)

103

3. Một Số Lệnh Thường Dùng Trong MS W dWord.

a. Thanh Menu Lệnh File:ệ

104

• New: (Ctrl + N) Cho phép tạo mới một file văn bản mới.ẳ• Open: (Ctrl + O) Cho phép mở 1 file văn bản đã có sẳn trong hệ

thống..• Save: (Ctrl + S) Cho phép lưu 1 file văn bản (…).• Save As: Lưu ởmột địa chỉ khác

ế• Page setup: Cho phép thiết lập kích cỡ trang văn bản.• Print: (Ctrl + P) Cho phép hiệu chỉnh trang văn bản trước khi in ra

iấgiấy.• Share: Chia sẻ văn bản qua email, fax

E t T ột ă bả ó đị h d PDF/XPS h ặ ó thể th• Export: Tạo một văn bản có định dạng PDF/XPS hoặc có thể thayđổi định dạng file một văn bản

• Close: Là công cụ dùng để đóng chương trình105

• Close: Là công cụ dùng để đóng chương trình

b. Thanh Menu Home Lệnh:ệ

ClipBoard:ể ẳ• Cut: (Ctrl + X) Cho phép di chuyển hẳn một đoạn văn bản

được chọn.• Copy : (Ctrl + C) Cho phép sao (tạo bản sao) một đoạn văn

bản đã được chọn.• Paste : (Ctrl + P) Cho phép chép một đoạn văn bản đãđược thực hiện lệnh cut hoặt copy.

106• Format Painter: Áp dụng kiểu định dạng tương tự cho cácđoạn văn bản khác nhau liệu.

FONT (CTRL + D): Font chữ- Hiệu chỉnh font chữ, cỡ chữ, màu chữ- Tạo hiệu ứng cho chữ Bold (in đậm); Italic (in nghiêng);

Underline (gạch chân)(gạ )PARAGRAPH: Căn lề, phân đoạn- Căn lề trái (left); phải (right) căn giữa (middle) căn đều (justify)Căn lề trái (left); phải (right), căn giữa (middle), căn đều (justify)- Bullet: Tạo ký tự đầu dòng

Numbering: Đánh số đầu dòng107

- Numbering: Đánh số đầu dòng

STYLES: Các kiểu định dạng

EDITING: Các chức năng tiện ích khi chỉnh sửa văn bản• Select all: (Ctrl + A) Cho phép chọn toàn bộ văn bản.Select all: (Ctrl A) Cho phép chọn toàn bộ văn bản.• Find : (Ctrl + F) Cho phép tìm kiếm trong văn bản 1 từ

hoặc một câu văn bản nào đó.ặ ộ• Replace: (Ctrl + H) Cho phép tìm và thay thế một từ hoặc

một câu văn trong văn bản bằng một từ hoặc câu văn

108khác.

c. Thanh lệnh insert

P Chè th t ới à ă bả hiệ thời- Page: Chèn them trang mới vào văn bản hiện thời- Table: Các lệnh liên quan đến bảng (Chèn và hiệu chỉnh bảng)

Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa (hình ảnh biểu- Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa (hình ảnh, biểu đồ, biểu tượng,…)

- Header and Footer: Chèn thuộc tính ở đầu hoặc cuối trangHeader and Footer: Chèn thuộc tính ở đầu hoặc cuối trang văn bản

- Text: Các lệnh liên quan đến chèn ký tự Text(Textbox, WordArt, ệ q ý ự ( , ,chữ ký, thời gian…)

- Symbols: Chèn ký tự đặt biệt (symbol) hoặc các phương trình 109

(Equation)

d. Thanh lệnh Design

Lệ h liê đế ẫ ă bả đ t ì h bà th bốLệnh liên quan đến mẫu văn bản được trình bày theo bố cục nào đó

110

e. Thanh lệnh Page Layout

ế ố ảChứa các lệnh liên quan đến bố cục văn bản- Page Setup: Thiết lập định dạng trang ing p p g g- Paragraph: Các lệnh thao tác với đoạn văn bản: căn

lề trái phải (Indent) và hiệu chỉnh khoảng cách cáclề trái phải (Indent), và hiệu chỉnh khoảng cách cácdòng trong văn bản (Spacing)Arrange: Lệnh sắp xếp đối tượng trên văn bản- Arrange: Lệnh sắp xếp đối tượng trên văn bản

111

f. Thanh lệnh References

ế ố ủChứa các nhóm lệnh liên quan đến một số thủ thuật đặt biệt cho văn bản như đánh mục tự động, tạo gghi chú cho văn bản…

112

g. Thanh lệnh Mailing

ếChứa các nhóm lệnh liên quan đến việc tạo một phong bìthư, một biểu mẫu cho việc trộn văn bản

113

h. Thanh lệnh Review

ếChứa các nhóm lệnh liên quan đến các thao tác nhưkiểm tra ngữ pháp cho văn bản , tạo ghi chú, so sánh nội

ảdung văn bản…

114

g. Thanh Menu View Lệnh

Chứ á hó lệ h hiể hịChứa các nhóm lệnh hiển thị• Views : Chế độ hiển thị văn bản• Show : Tùy chọn hiển thị một số thanh panel• Zoom : Phóng to, thu nhỏ màn hình văn bảng• Window: Chứa các lệnh hiển thị tùy chọn nhiều

văn bản• Macros : Các lệnh về Marcos

115

4. Các Thao Tác Cơ Bản Trong Quá Trình Nhập Văn BảnTrong Quá Trình Nhập Văn Bản

ầ ố• Bạn cần phân biệt nhóm phím ký tự số và nhómphím số. Vì chúng sẽ tác động đến phương cáchnhập ăn bản của các bạnnhập văn bản của các bạn.

• Có một số phím có 2 mẫu ký tụ: để lấy ký tụ “phíatrên” bạn kết hợp ấn phím SHIFT với phím đótrên” bạn kết hợp ấn phím SHIFT với phím đó.

• Chuyển ký tự hoa sang thường và ngược lại ấn phímCaps Lock bạn cũng có thễ ấn phím SHIFT để thựcCaps Lock, bạn cũng có thễ ấn phím SHIFT để thựchiện cách nhập này.Di chuyển về cuối dòng ấn phím END• Di chuyển về cuối dòng ấn phím END.

116

• Di chuyển về đầu dòng ấn phím HOMEDi chuyển về đầu dòng ấn phím HOME.• Về đầu 1 trang ấn phím Page UP (Page Down).• Về cuối văn bản ấn Ctrl + END (Ctrl + HOME).

Di h ể t ỏ đế ị t í ầ tô khối ấ hí SHIFT• Di chuyển con trỏ đến vị trí cần tô khối ấn phím SHIFT+ các phím mũi tên để di chuyển hoặc dùng chuộc kích

ểvà kéo rê để tô đoạn văn bản.• Viết ký tự chân: (H2O) Thực hiện như sau ấn phímViết ký tự chân: (H2O) Thực hiện như sau ấn phím

CTRL + “=”, ấn lại 1 lần nửa để thoát.

117

• Viết ký tự mũ: (x2) Thực hiện như sau ấn phím CTRL +• Viết ký tự mũ: (x2) Thực hiện như sau ấn phím CTRL +SHIFT+ “=”, ấn lại 1 lần nửa để thoát.• Phím Insert là phím chèn ký tự vào vị trí con trỏ đang hiểnthị b ó thể ấ l i hí à ột lầ ử để th át hế đthị, bạn có thể ấn lại phím này một lần nửa để thoát chế đọchèn.• Khi đèn Num Lock không sáng thì bạn không thể dùng

ố ấphím số được bạn phải ấn phím Num Lock cho đèn sánglên

118

lên.

BÀI 2: ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢNBẢN

I. ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢNI. ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢNỊ ẠỊ ẠCông việc đầu tiên của một người soạn thảo văn bản là

sa khi khởi động ch ơng trình ứng d ng MS Word là phảisau khi khởi động chương trình ứng dụng MS Word là phảichọn kích thước của trang văn bản.

Trên thanh lệnh Menu File chọn Page Layout -> xem mục page setup

119

1. Thẻ Paper:p

• Chọn trang giấy• Chọn trang giấy.• Chọn kích thước trang giấy

t ù Si T hiê btrong vùng Size. Tuy nhiên bạncó thể thay đổi lại kích thướch hù h ới ê ầ ới hỉcho phù hợp với yêu cầu với chỉ

số Width(rộng) và Height(cao).ế ầ ổ• Nếu cần thay đổi hoặc chọn lựa

1 số trang có kích thước đặcếbiết thì chọn trong vùng Paper

Source (nếu không bạn bỏ qua

120việc này).

2 Thẻ Margins:2. Thẻ Margins:A. Margins: Căn lề cho văn bản

ầ ấ– Top: đầu trang giấy.– Bottom cuối trang giấy.– Left: lề trái.– Right lề phải.g p– Gutter: phần đế trang giấy

(nếu là sách) tương tự ( ) g ựGutter position.

B. Orientation: Cho phép chọn p p ọtrang giấy đứng hay ngang tuy theo trang văn bản.

121

II. KIỂU GÕ (FONT)( )1. Font:HOME > FONT > à hì h ất hiệHOME -> FONT => màn hình xuất hiện

122

a. Thẻ Font: Ta thực hiện thiết lập các giá trị cho phù hợp với yêu cầu của văn

bản. • Font: Cho chọn kiểu gõ.• Styte: Chọn kiểu hiển thị.• Size: Chọn kích thước ký tự• Font Color: Chọn màu ký tự.• Underline: Chọn các loại đường kkẻ cho ký tự.• Underline Color: Chọn màu cho đường kẻ.• Superscript và Subscript: Viết chữ liên trên và liền dưới• Effect: các hiệu ứng khác cho các ký tự.

123

g ý

b. Thẻ Advanced :b. Thẻ Advanced :Character Spacing:Cho phép hiệu chỉnh khoảng

cách giữa các ký tựcách giữa các ký tự.c. Thẻ Text Effects:

Dùng các hiệu ứng cho dòng ký tự theo các mẫucó sẵn của chương trình MS Word.g

*Chú ý:Chọn Default > Ok nếu thiết lập- Chọn Default -> Ok nếu thiết lập.

- Chọn Cancel nếu không thiết lập.124

III. KÍCH THƯỚC TRANG GIẤY (RULER)( )

Khi b đã h t iấ t hiê t á t ì h• Khi bạn đã chọn trang giấy xong, tuy nhiên trong quá trìnhsoạn thảo bạn có thể thay đổi kích thước trong giấy theoyêu cầu của từng văn bản Ở đây chúng ta sử dụng côngyêu cầu của từng văn bản. Ở đây chúng ta sử dụng côngcụ RULER để thay đổi trực tiếp trên văn bản.

• View > Ruler => thanh công cụ này sẽ hiển thị trên màn• View -> Ruler => thanh công cụ này sẽ hiển thị trên mànhình.

125

a Left Indent: Cho phép dịch chuyển nguyêna. Left Indent: Cho phép dịch chuyển nguyênđoạn văn sang trái hay sang phải đối với lề vănạ g y g pbản tính từ đầu dòng

b. Hanging Indent: Cho phép dịch chuyểnhữ dò tiế th t đ ă t áinhững dòng tiếp theo trong đoạn văn sang trái

hay sang phải đối với lề văn bản.hay sang phải đối với lề văn bản.

126

ể ầc. First Line Indent: Cho phép dịch chuyển dòng đầu(first) của đoạn văn sang trái hay sang phải đối với lề vănbản.d Right Indent: Cho phép dịch chuyển nguyên đoạn vănd. Right Indent: Cho phép dịch chuyển nguyên đoạn vănsang trái hay sang phải đối với lề văn bản tính từ cuối dòng.

ấ ủHình trên cho chúng ta thấy kích thước của thanh công cụhiển thị theo đơn vị đo lường inch, chúng ta dó thể thay đổisang dạng centimeter như sau:

127

• Vào Tools -> Option -> màn hình xuất hiện, chọnp ệ , ọthẻ General.

• Trong hộp (List box) danh sách MeasurementTrong hộp (List box) danh sách Measurement Units chọn Centimeters. Lúc này dạng hiển thị sẽlà kiểu Centimeterslà kiểu Centimeters.

* Chú ý:1 i h t đ 2 46 C ti t h dù b1 inch tương đương 2.46 Centimeters , cho dù bạn

chọn kiểu hiển thị loại nào đi nữa thì kích thước củat ă bả ũ ẽ khô th đổitrang văn bản cũng sẽ không thay đổi.

128

BÀI 3: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN (FORMAT)(FORMAT)

I ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN:I. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN:1. Paragraph:

HOME ->Paragraph=>xuất hiện cửa sổ=>xuất hiện cửa sổ.

129

a. Thẻ Indents and Spacing:p g

• Alignment: Chức năng canh lề đối vớinăng canh lề đối với đoạn văn bản.

Left : canh lề trái– Left : canh lề trái – Right: canh lề phải – Center: canh giữa – Justify: canh hai lề.Justify: canh hai lề.

130

• Outline level: một số đoạn văn mẫu.• Indentation: Cho phép hiệu chỉnh khoảng cách

nguyên đoạn văn với lề văn bản (Left, hoặc Right).g y ạ ( , ặ g )Trong vùng Special cho phép chọn dòng đầu đoạnvăn hay những dòng trong đoạn văn.y g g g ạ

• Spacing: Cho phép canh khoảng cách giữa các đoạnvănvăn.– Before: khoảng cách với đoạn văn trước

Aft kh ả á h ới đ ă– After: khoảng cách với đoạn văn sau.• Line spacing: khoảng cách giữa các dòng trong đoạn

131văn.

2. Bullets/NumberingHOME -> PARAGRAPH -> Bullets/Numbering

Thẻ B ll t da. Thẻ Bulleted:

132

b. Thẻ Numbering: g

133

Định Dạng Kiểu Hiển Thị Mới ị ạ g ị

134

II. KẺ KHUNG VÀ TÔ NỀN (BORDERS AND SHADING)AND SHADING)

HOME -> PARAGRAPH - > Borders And Shading

135

1. THẺ BORDERS:

• Setting: Cho chọn loại khung kẻg ọ ạ g(không viền, có viền, đổ bóng,…

• Style: Cho chọn loại đường kẻ.• Color: Cho chọn màu đường kẻ.• Width: Cho chọn kích thước đường

kẻ.• Apply to: Chọn Option (Paragraph)để thiết lậ đ ờ kẻ ới ă bảđể thiết lập đường kẻ với văn bản

• Preview: Cho phép hủy bỏ 1 hoặc tấtcả các cạnh của đường kẻ khungcả các cạnh của đường kẻ khungbằng 4 nút lệnh quanh nó

136

2. THẺ PAGE BORDER:

• Tương tự như Border nhưng cho phép tạo đường kẻ g ự g p p ạ gkhung cho toàn bộ trang văn bản.

3. THẺ SHADINGFill: Chứa các loại màuFill: Chứa các loại màu (more color).Patternt (Style): Chế độPatternt (Style): Chế độ màu.More Color: Nếu lựaMore Color: Nếu lựa chọn thêm các màu mới.

137

III. COLUMNS, DROP CAP VÀ PHÍM TABTAB

1. Văn Bản Columns (cột báo):

Nhập văn bản (nội dung)Nhập văn bản (nội dung)Tô khối văn bản (tô vừa đủ).

PAGE LAYOUT > ColumnsPAGE LAYOUT -> Columns => cửa sổ xuất hiện:

138

– Presents: Cho phép chọn số cột trong văn bản (hoặc chọn trong hộptrong văn bản (hoặc chọn trong hộp Number of columns).Number of columns: Tùy chọn số– Number of columns: Tùy chọn số cộtWidth and Spacing: Thay đổi– Width and Spacing: Thay đổi khoảng cách giữa các cột.Eq al col mns idth Chế độ t– Equal columns width: Chế độ tự động bằng nhau giữa các cột.Li B t Đ ờ kẻ iữ á– Line Between: Đường kẻ giữa các cột.

Ch OK khi thiết lậ áChọn OK sau khi thiết lập các thông tin trên 139

2. Drop Cap (ký tự sổ dòng):p p ( ý ự g)

Thực hiện nhập văn bản rồi đặt conThực hiện nhập văn bản, rồi đặt con trỏ ở đầu dòng nơi ký tự cần tạo Drop capcap.• INSERT -> TEXT -> DROP CAP • Position: Chọn mẫu cần hiển thị• Position: Chọn mẫu cần hiển thị.• Options:

F t Ch kiể ký t• Font: Chọn kiểu ký tự.• Lines To Drop: Số dòng hiển thị• Distance From Text: Khoảng cách

giữa ký tự Drop Cap và các ký tự tiế

140tiếp.

3. Phím Tab:ầClick double (hai lần) lên thước

141

• Tab Stop Position: Nhập size cho bước nhảyTab Stop Position: Nhập size cho bước nhảy.• Default Tab Stops: Bước nhảy mặc định.• Alignment: Chiều của bước nhảy (Left, Center,Alignment: Chiều của bước nhảy (Left, Center,

Right, Decimal, Bar).• Leader: Dạng hiển thị của phím tab (nếu có).ạ g ị p ( )• Set: Khi muốn thiết lập bước nhảy (ta nhập size vào

vùng tab stop position và chọn set).ế• Clear (clear All): Dùng xoá (xoá hết) những bước

nhảy đã được định nghĩa trước đó

142Phím Tab

IV. LỆNH BREAK:

Khi bạn cần tạo các ngắt trangKhi bạn cần tạo các ngắt trang hay ngắt cột thì chức năng này cho phép chúng ta làm việc nàyphép chúng ta làm việc này.

Break break:Page Break: tạo ngắt trangPage Break: tạo ngắt trangColumn Break: tạo ngắt cộtT t W i B k TText Wrapping Break: Tạo ngắt giữa ký tự vào hình ảnh.

S ti B k T th hiệSection Break Types: thực hiện cho các trang ở gần vị trí con trỏ.

143

ÀBÀI 4: TABLE PICTURE WORDARTTABLE – PICTURE – WORDART THANH CÔNG CỤ DRAWING -THANH CÔNG CỤ DRAWING -

EQUATIONQ

144

I. TABLE (Bảng):1. Tạo Bảng: Chọn vị trí cần tạo:

I. TABLE (Bảng):

Insert -> Table -> Insert table =>cửa sổ hiển thịT bl iTable size:Number of columns: nhập số cột.N b f hậ ố dòNumber of rows: nhập số dòng.Autofit behavior (kích thước) Chophép thiết lập các tính năng cho kíchphép thiết lập các tính năng cho kíchthước của hàng và cột trong bảng.Bảng được tạo sẽ hiển thị trên mànBảng được tạo sẽ hiển thị trên màn

hình.

145

2 Hiệu Chỉnh Table:Bạn lấy thanh cộng cụ Tables Tools

2. Hiệu Chỉnh Table:

DESIGN: - Table Style Options: Hiệu chỉnh bảngTable Style Options: Hiệu chỉnh bảng- Table Style: Chọn kiểu bảng- Border: Vẻ borders hiệu chỉnh màu kiểu kích thước borer- Border: Vẻ borders, hiệu chỉnh màu, kiểu, kích thước borer…

146

2 Hiệu Chỉnh Table:2. Hiệu Chỉnh Table:

LAYOUT: - Table: Hiệu chỉnh thuộc tính bảng (Table Properties); Xem chếTable: Hiệu chỉnh thuộc tính bảng (Table Properties); Xem chếđộ Gridlines (View Gridlines); chọn cột, dòng, toàn bảng (select)

- Draw: Vẽ thêm hoặc xóa đi các border của bảngặ g- Row and Column: Thêm hàng hoặc cột- Merge: Hủy cạnh của hàng hoặc cột.g y ạ g ặ ộ

Chú Ý: Để sử dụng phím Tab trong Table, ta cần kết147

Chú Ý: Để sử dụng phím Tab trong Table, ta cần kết hợp với phím ấn Ctrl trước khi ấn phím Tab.

II. PICTURE (Chèn Hình):( )1. Chèn Hình:Để chèn một hình ảnh ta thực hiện như sau:

• Chọn vi trí (Khung kẻ sẵn) chứa hìnhChọn vi trí (Khung kẻ sẵn) chứa hình.• Insert -> Illustrations -> Picture

Ch đ ờ dẫ đế fil th Bấ I t để h• Chọn đường dẫn đến file thư mục -> Bấm Insert để chọn

148

2. Hiệu Chỉnh Hình Ảnh:2. Hiệu Chỉnh Hình Ảnh:

- Adjust: Thẻ hiệu chỉnh (màu sắc, độ sang,…)- Picture Styles: Thẻ chỉnh kiểu hình ảnh, tạo border- Arrange: Sắp xếp vị trí hình ảnh trên trang văn bảnArrange: Sắp xếp vị trí hình ảnh trên trang văn bản- Size: Hiệu chỉnh kích cỡ hình ảnh

149

AdjustAdjust

ể ổ- Color: Chuyển đổi màu cho hình ảnh - Corrections: Hiệu chỉnh độ sáng cho ảnh - Artistic Effects: Tạo hiệu ứng cho ảnh- Compress pictures: Nén ảnh

ổ- Change Picture: Thay đổi ảnh khác- Reset Picture: Phục hồi ảnh về trạng thái ban đầu

150

Picture Styles

Dùng để thiết kế khung ảnh cho hình ảnhDùng để thiết kế khung ảnh cho hình ảnh

151

ArrangeArrange

- Position: Vị trí hình ảnh trong văn bảngPosition: Vị trí hình ảnh trong văn bảng+ Mục In line with Text là vị trí bạn đầucủa hình ảnhcủa hình ảnh+ Các mục With Text Wrapping: Cho

phép thiết lập các vị trí mô tả như hìnhphép thiết lập các vị trí mô tả như hìnhminh họa (đầu trang, cuối trang, giữatrang )

152

trang,…)

ArrangeArrange

ế- Wrap Text: Thiết lập vị trí của hình ảnhso với ký tự text trong văn bản

ầ+ Mục In line with Text là vị trí bạn đầucủa hình ảnh

ế+ Các mục khác: Cho phép thiết lập cácvị trí mô tả như hình minh họa (Chữbao quanh (square), hình trên chữ ( In front of Text), hình dưới chữ (Behind Text).

153

ArrangeArrange

- Bring forward: Hiển thị hình ảnh trên hình ảnh khácể- Bring backward: Hiển thị hình ảnh dưới hình ảnh khác

- Align: Căn chỉnh lề cho một hoặc nhiều hình một lúcố- Group: Nhóm các ảnh lại cùng một hệ thống

- Rotate: Xoay ảnh

154

III. WORDART (dòng văn bản nghệ th ật)thuật):

1 Chèn Dòng Văn Bản Wordart:1. Chèn Dòng Văn Bản Wordart:Insert -> Wordart

155

2 Hiệu Chỉnh Dòng WordArt:2. Hiệu Chỉnh Dòng WordArt:

Insert Shapes : Chèn thêm hìnhShapes Styles : Hiệu chỉnh nền viền và bóng cho chữShapes Styles : Hiệu chỉnh nền, viền và bóng cho chữWordArt Styles : Chọn kiểu chữ WordArtT t Đị h d hữText : Định dạng chữArrange : Điều chỉnh vị trí chữ WordArtSi Đị h d kí h ỡ h W dA tSize : Định dạng kích cỡ cho WordArt

156

WordArt StyleWordArt StyleHiệu chỉnh thuộc tính củaWordArt- 1: Quick Styles: Thay đổi

ểkiểu chữ nghệ thuật màkhông cần quay lại Tab Insert

- 2: Text Fill: Hiệu chỉnh màucho thân chữ

ế- 3: Text Outline: Thiết lậpmàu cho viền chữ

ổ- 4: Text Effect: Bổ sung hiệuứng cho chữ WortArt

157

V. EQUATION (Microsoft Equation 3.0)QU O ( c oso t quat o 3 0)

Insert -> Equation -> Insert new Equationq q

158

Bài 5: CÁC CHỨC NĂNG HỔ TRỢ KHÁCCÁC CHỨC NĂNG HỔ TRỢ KHÁC

I HEADER AND FOOTER:I. HEADER AND FOOTER:Insert - > Header and Footer

Header : Chèn thêm thuộc tính ở đầu trangHeader : Chèn thêm thuộc tính ở đầu trangFooter : Chèn thêm thuộc tính ở cuối trangP N b Đá h ố thứ t tPage Number : Đánh số thứ tự trang

159

CHƯƠNG 4CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNGCHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG

MICROSOFT EXCELMICROSOFT EXCELBIÊN SOẠN – TỔNG HỢP: NGÔ LÊ MẠNH HIẾU

BÀI 1: GIỚI THIỆU VỀ EXCEL

I GIỚI THIỆU:

Ệ

I. GIỚI THIỆU:1. Giới Thiệu:- Đây là ứng dụng do hãng Microsoft xây dựng

và chạy trên nền HĐH Windows.và chạy trên nền HĐH Windows.- Là ứng dụng nằm trong bộ phần mềm

Mi ft Offi dù để thiết lậ á bảMicrosoft Office dùng để thiết lập các bảngtính, tính toán, thống kê, trích lọc… dữ liệu .

2. Các cách khởi động ứng dụng:

Cách 1: Start -> AllCách 1: Start All Program -> Microsoft

Offi 2013 > E l 2013Office 2013 -> Excel 2013

162

Cách 2: Click Double vào biểu tượng shortcut trên Desktop hoặc thanh taskbarshortcut trên Desktop hoặc thanh taskbar

Cách 3: Bấm tổ hợp phím Windows ( ) + R > BấmWindows ( ) + R -> Bấm

excel

163

• Thanh công cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác nhanhThanh công cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác nhanh(Save, undo, repeat,...)

• Office Buttons: Chưa các lệnh thao tác với tệp (File• Office Buttons: Chưa các lệnh thao tác với tệp (File,Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, View,PDF)PDF)

• Thanh Ribbon: Chứa các lệnh thao tác với chươngt ì h hú đ hâ hi thà h á hó khátrình, chúng được phân chia thành các nhóm khácnhau.

• Thanh thước (Ruler): Đặt tab, paragraph cho văn bản

• Vùng chứa dữ liệu (thông tin và số liệu) đượchi th 65536 dò à 256 ộtchia theo 65536 dòng và 256 cột.

• Ô (cell): là giao giữa hàng và cột có địa chỉ xác( ) g g g ộ ịđịnh.

• Vùng (Range): Là gồm nhiều ô chứa data liênVùng (Range): Là gồm nhiều ô chứa data liêntiếp.

• Sheet (trang bảng tính): mặc định gồm 3 sheet• Sheet (trang bảng tính): mặc định gồm 3 sheet,để tạo thêm Sheet ta chọn: Insert ->WordSheetWordSheet.

3. Một Số Lệnh Thường Dùng Trong MS E lExcel.

a. Thanh Menu Lệnh File:ệ

166

• New: (Ctrl + N) Cho phép tạo mới một file bảng tính mới.ẳ• Open: (Ctrl + O) Cho phép mở 1 file bảng tính đã có sẳn trong hệ

thống..• Save: (Ctrl + S) Cho phép lưu 1 file bảng tính (…).• Save As: Lưu ởmột địa chỉ khác

ế• Page setup: Cho phép thiết lập kích cỡ trang cho bảng tính.• Print: (Ctrl + P) Cho phép hiệu chỉnh trang bảng tính trước khi in ra

iấgiấy.• Share: Chia sẻ bảng tính qua email, fax

E t T ột bả tí h ó đị h d PDF/XPS h ặ ó thể th• Export: Tạo một bảng tính có định dạng PDF/XPS hoặc có thể thayđổi định dạng file một bảng tính

• Close: Là công cụ dùng để đóng chương trình167

• Close: Là công cụ dùng để đóng chương trình

b. Thanh Menu Home Lệnh:ệ

ClipBoard:ClipBoard:• Cut: (Ctrl + X) Cho phép di chuyển hẳn một đoạn văn bảnđược chọnđược chọn.

• Copy : (Ctrl + C) Cho phép sao (tạo bản sao) một đoạn vănbản đã được chọnbản đã được chọn.

• Paste : (Ctrl + P) Cho phép chép một đoạn văn bản đãđược thực hiện lệnh cut hoặt copyđược thực hiện lệnh cut hoặt copy.

• Format Painter: Áp dụng kiểu định dạng tương tự cho cácđoạn văn bản khác nhau liệu

168

đoạn văn bản khác nhau liệu.

FONT (CTRL + D): Font chữFONT (CTRL + D): Font chữ- Hiệu chỉnh font chữ, cỡ chữ, màu chữ

T hiệ ứ h hữ B ld (i đậ ) It li (i hiê )- Tạo hiệu ứng cho chữ Bold (in đậm); Italic (in nghiêng);Underline (gạch chân)

Ali t Că lềAligment: Căn lề.- Căn lề trái (left); phải (right), căn giữa (middle), căn đều

(j if ) h ê d ới â(justify), canh trên, dưới, trung tâm- Wrap Text: Ngắt dòng

169- Merge and centre: Hủy cạnh của các hang, cột đồng thời canh

giữa

NumberHiệu chỉnh liên quan đến số: số thập phân phần trămHiệu chỉnh liên quan đến số: số thập phân, phần trăm,…Styles: Chọn kiểu bảnCell Thêm0 (insert) hoặc óa (delete) các dòng/cộtCell: Thêm0 (insert) hoặc xóa (delete) các dòng/cột

170

EDITING: Các chức năng tiện ích khi chỉnh sửa văn bảnS l t ll (Ct l A) Ch hé h t à bộ ă bả• Select all: (Ctrl + A) Cho phép chọn toàn bộ văn bản.

• Find : (Ctrl + F) Cho phép tìm kiếm trong văn bản 1 từhoặc một câu văn bản nào đóhoặc một câu văn bản nào đó.

• Replace: (Ctrl + H) Cho phép tìm và thay thế một từ hoặcmột câu văn trong văn bản bằng một từ hoặc câu vănmột câu văn trong văn bản bằng một từ hoặc câu vănkhác.

• Auto Sum: Tính tổng cột/hàng tự động171

Auto Sum: Tính tổng cột/hàng tự động

c. Thanh lệnh insert

T bl Cá lệ h liê đế bả (Chè à hiệ hỉ h bả )- Table: Các lệnh liên quan đến bảng (Chèn và hiệu chỉnh bảng)- Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa (hình ảnh, biểu

đồ biểu tượng )đồ, biểu tượng,…)- Chart: Chèn biểu đồ- Filters:Filters: - Text: Các lệnh liên quan đến chèn ký tự Text(Textbox, WordArt,

chữ ký, thời gian…); header and footerý, g );- Symbols: Chèn ký tự đặt biệt (symbol) hoặc các phương trình

(Equation)172

d. Thanh lệnh Page Layout

ế ố ảChứa các lệnh liên quan đến bố cục văn bản- Themes: Thiết lập chủ đề cho bảng tínhp g- Page Setup: Thiết lập định dạng trang in- Scale to fit: Hiệu chỉnh độ rộng của các dòng/cộtScale to fit: Hiệu chỉnh độ rộng của các dòng/cột- Arrange: Lệnh sắp xếp đối tượng trên văn bản

173

e Một số thanh kháce. Một số thanh khác

Thanh Formulas: Chứa thông tin các hàm (function)

Thanh Data: Các thao tác liên quan đến dữ liệu

e Một số thanh kháce. Một số thanh khác

Thanh Review: Chứa các nhóm lệnh liên quan đến kiểm tra ngữ pháp, ghi chú, thiết lập bảo vệ…g p p, g , ập ệ

Thanh Menu View Lệnh

Chứ á hó lệ h hiể hịChứa các nhóm lệnh hiển thị• Views : Chế độ hiển thị văn bản• Show : Tùy chọn hiển thị một số thanh panel• Zoom : Phóng to, thu nhỏ màn hình văn bảng• Window: Chứa các lệnh hiển thị tùy chọn nhiều

văn bản• Macros : Các lệnh về Marcos

176

III. THANH LỆNH FORMAT CELLS:III. THANH LỆNH FORMAT CELLS:

Click chuột phải -> Format Cell1. Number: Cho phép định dạng dữ liệu là số.1. Number: Cho phép định dạng dữ liệu là số.

+ General: Dữ liệu mặc định.+ Number: Dữ liệu là số (decimal phace Use 1000+ Number: Dữ liệu là số (decimal phace, Use 1000Separator “,”)

Currency (Accounting): DữCurrency (Accounting): Dữ liệu ngoại tệ.

Date (Time): Dữ liệu ngàyDate (Time): Dữ liệu ngày tháng.

Percentage : Dữ liệu theo tỷ e ce tage ữ ệu t eo tỷlệ %.

Text: Chuyển kiểu số liệu y ệsang ký tự số.

Custom: Cho phép người sử p p gdụng tự thiết lập các kiểu dữ liệu số theo yêu cầu cụ ểthể (vùng Type)

A. Phương Pháp Hiệu Chỉnh Số:A. Phương Pháp Hiệu Chỉnh Số:

ầ ể ố• Chọn vùng cần hiển thị dạng số liệu.• Chọn thẻ Number -> Chọn lớp NumberChọn thẻ Number > Chọn lớp Number• Trong vùng Decimal Place nhập số chữ số phần

thậ hâ ế là t ò đế hà đ ị thì ốthập phân nếu làm tròn đến hàng đơn vị thì số đó là 0.

• Nếu chọn Use 1000 Separator(,) dùng cho kiểu dữ liệu là tiền tệ => Okdữ liệu là tiền tệ => Ok

B. Phương Pháp Hiệu Chỉnh Ngày Thá NăTháng Năm:

• Khi cần thay đổi dạng hiển thị ngày tháng năm ta ệthực hiện như sau:

• Chọn vùng cần hiển thị dạng ngày tháng năm cần ọ g ị ạ g g y gthay đổi.

• Chọn thẻ Number -> Chọn lớp Date -> Chọn lớpChọn thẻ Number -> Chọn lớp Date -> Chọn lớpCustomTrong vùng Type nhập dạng hiển thị ví dụ:• Trong vùng Type nhập dạng hiển thị ví dụ: dd/mm/yy => Ok.

C. Phương Pháp Hiển Thị Kiểu VND:

Ch ù ầ hiể thị d tiề VND• Chọn vùng cần hiển thị dạng tiền VND.• Chọn thẻ Number -> Chọn Currency ọ ọ y

(Accounting) -> Chọn lớp CustomTrong vùng Type nhập định dạng sau:• Trong vùng Type nhập định dạng sau: #,###,###,## [$VND] => Ok. (mỗi dấu # thay ế ốthế 1 ký tự số).

2. Alignment – Canh Lề:g

2. Alignment – Canh Lề:2. Alignment Canh Lề:

• Horizontal: Canh ký tự trong ô (cell)• Vertical: Canh ký tự trong ô (cell) khi các ô chịu tác ý g ( )

động Merge and Center.• Text Control: Điều khiển Merge and CenterText Control: Điều khiển Merge and Center• Orientation: Chỉnh độ xoay của ký tự.Chú ý: Khi nhiều ô (Cells) bị tác động bởi chức năngChú ý: Khi nhiều ô (Cells) bị tác động bởi chức năng

Merge, các bạn phải vào thẻ lệnh này để huỷ bằng cách chọn vào Text Control > Merge Cellscách chọn vào Text Control -> Merge Cells.

3. Font - kiểu ký tự:ý ự

IV. MỘT SỐ KHÁI NIỆM KHÁCỘ Ệ

1 Kiểu dữ liệu: Một ô chỉ chứa một kiểu dữ liệu1. Kiểu dữ liệu: Một ô chỉ chứa một kiểu dữ liệu.Kiểu số: Mặc định nằm bên phải của ô.Kiểu ký tự: Nằm bên trái của ô.Kiể ô thứ L ô bắt đầ là dấ bằ (“ “)Kiểu công thức: Luôn bắt đầu là dấu bằng (“=“) sau đó là địa chỉ của ô hoặc số liệu trực tiếp, đồng

ố ỗthời chứa các toán tử: +, -, *, /, & (nối chuỗi), và các phép so sánh (…).p p ( )

2. Địa chỉ:• Dữ liệu thông thường chứa trong các ô (cell) gọi là địa chỉ tương đối.đối.

• Trong công thức tồn tại địa chỉ tuyệt đối mục đích nhằm giữ nguyên địa chỉ của các ô chứa dữ liệunguyên địa chỉ của các ô chứa dữ liệu.

• Ký hiệu địa chỉ tuyệt đối là $.Ví d $A$3 B3 Nh ậ khi b ô thứ thì đị hỉ A3• Ví dụ: $A$3 + B3. Như vậy khi bạn copy công thức thì địa chỉ A3

sẽ không thay đổi vị trí (cũng có nghĩa là giá trị của địa chỉ này không thay đổi).

3. Điền số thứ tự: Bạn nhập 2 ô liên tiếp số 1 và số 2, tô khối 2 ô ự ạ ập p ,đó, sau đó copy giá trị xuống các ô tiếp theo ta có kết quả.

BÀI 2: CÁC HÀM CƠ BẢN (FUNCTION)

Cú Pháp Chung: = Function Name(các tham biến của hàm)Cú Pháp Chung: = Function_Name(các tham biến của hàm).1. Hàm ABS (trị tuyệt đối):Ý nghĩa: Hàm trả về giá trị tuyệt đối của 1 sốÝ nghĩa: Hàm trả về giá trị tuyệt đối của 1 số.Cú pháp: ABS(Number) Hoặc: ABS(địa chỉ ô chứa dữ liệu)Hoặc: ABS(địa chỉ ô chứa dữ liệu)Ví dụ: 10 + ABS(-5.5) Kq là 15.5.2 Hàm INT:2. Hàm INT: Ý nghĩa: Hàm trả về giá trị nguyên của 1 số.Cú pháp: INT(Number)Cú pháp: INT(Number) Hoặc: INT(địa chỉ ô chứa dữ liệu)Ví dụ: INT(5.25) Kq là 5.ụ ( ) q

3. Hàm MOD:Ý nghĩa: Trả về giá trị phần dư của phép chia (chia lấy dư).Cú pháp: MOD(Number , Divisor)Cú pháp: MOD(Number , Divisor) Ví dụ: MOD(7 , 3) Kq là 1.

4 Hàm ROUND:4. Hàm ROUND:Ý nghĩa: Trả về giá trị đã được làm tròn của 1 số.Cú pháp: ROUND(Number , Num_Digits) Tính chất của hàm này như sau:• Ví dụ: ROUND( 5.255 , 1) Kq là 5.3• ROUND(1255, -2) kết quả là 1200.( , ) q

5. Hàm SQRT:Ý nghĩa: Trả về giá trị căn bậc 2 của 1 sốÝ nghĩa: Trả về giá trị căn bậc 2 của 1 số.Cú pháp: SQRT(Number) p p ( )

Hoặc: SQRT (địa chỉ ô nhớ chứa dữ liệu)Ví d SQRT(25) K là 5Ví dụ: SQRT(25) Kq là 5

BÀI 3: CÁC HÀM THỐNG KÊTHỐNG KÊ

1. Hàm AVERAGE:1. Hàm AVERAGE:Ý nghĩa: Trả về giá trị trung bình của các số.Cú pháp: AVERAGE(Num1, Num2, …) p p ( , , )

Hoặc AVERAGE(địa chỉ đầu : địa chỉ cuối)Ví dụ: AVERAGE( 5 , 2 , 6 , 7) Kq là 5.2. Hàm COUNT:Ý nghĩa: Trả về số phần tử kiểu số.Cú pháp: COUNT(Value1, Value2 ,…)

Hoặc COUNT(địa chỉ đầu : địa chỉ cuối)Ví dụ: COUNT( 5,2,3,1) Kq là 4.

3. Hàm COUNTA:3. Hàm COUNTA:Ý nghĩa: Trả về số phần tử khác rỗng. Cú pháp: COUNTA(Value1,Value2,…)Cú pháp: COUNTA(Value1,Value2,…)

Hoặc COUNTA(địa chỉ đầu : địa chỉ cuối)Ví dụ: COUNT( 5, 2 , ”a” , 1 , ”ab”) Kq là 5.Ví dụ: COUNT( 5, 2 , a , 1 , ab ) Kq là 5.

4. Hàm MAX:4. Hàm MAX:Ý nghĩa: Trả về giá trị lớn nhất của các số.Cú pháp: MAX(Num1 , Num2 , …)Cú pháp: MAX(Num1 , Num2 , …)

Hoặc MAX(địa chỉ đầu : địa chỉ cuối)Ví dụ: MAX( 5,2,3,1) Kq là 5.Ví dụ: MAX( 5,2,3,1) Kq là 5.

5 Hàm MIN:5. Hàm MIN:Ý nghĩa: Trả về giá trị nhỏ nhất của các số. Cú pháp: MIN(Num1 Num2 )Cú pháp: MIN(Num1,Num2, …)

Hoặc MIN(địa chỉ đầu : địa chỉ cuối)Ví d MIN( 5 2 3 1) Kq là 1Ví dụ: MIN( 5 , 2, 3 , 1) Kq là 1. 6. Hàm SUM:Ý ề ổ ốÝ nghĩa: Trả về giá trị tổng của các số.Cú pháp: SUM(Num1,Num2, …)

Hoặc SUM(địa chỉ đầu : địa chỉ cuối)Ví dụ: SUM( 5 , 2 , 3 , 1) Kq là 11.

7 Hà TEXT7. Hàm TEXT:Ý nghĩa: Đổi số thành chuỗi ký tự số .Cú há TEXT(V l F t t t)Cú pháp: TEXT(Value , Format_text). Ví dụ: TEXT(1234.25,”##,###.###”)

K là “1 234 25” là h ỗi ký t ốKq là “1,234.25” là chuỗi ký tự số.

8 Hà VALUE8. Hàm VALUE:Ý nghĩa: Đổi 1 chuỗi ký tự số thành số.Cú pháp: VALUE(Text).Ví dụ: TEXT(“1234.25”) Kq là 1234.25.

BÀI 4 CÁC HÀM LOGIC VÀBÀI 4: CÁC HÀM LOGIC VÀĐIỀU KIỆN (STRUCTURE)ĐIỀU KIỆN (STRUCTURE)

I. CÁC HÀM LOGIC:

1 Hà AND

I. CÁC HÀM LOGIC:

1. Hàm AND: Ý nghĩa: Hàm trả về giá trị Đúng (TRUE) khi tất cả các biểu thức Đúng và kết quả là SAI (FALSE) khi chỉ cần tồn tại 1 biểu thức sai.Đúng và kết quả là SAI (FALSE) khi chỉ cần tồn tại 1 biểu thức sai.

Cú pháp: AND(Logical1 , Logical2 , …) Ví dụ: AND(3>5 , 2+5<6 ) Kq là True.

2. Hàm OR: Ý hĩ Hà t ả ề iá t ị Đú (TRUE) khi hỉ ầ 1 biể thứ ĐúÝ nghĩa: Hàm trả về giá trị Đúng (TRUE) khi chỉ cần 1 biểu thức Đúng

và kết quả là SAI (FALSE) tất cả các biểu thức sai.Cú pháp: OR(Logical1 , Logical2 , …) p p ( g , g , )Ví dụ: OR(3>5 , 7>6) Kq là True.

II. CÁC HÀM ĐIỀU KIỆN-STRUCTURE (IF):

1. Hàm IF:Ý nghĩa: Trả về giá trị True nếu biểu thức điềuÝ nghĩa: Trả về giá trị True nếu biểu thức điều kiện True ngược lại cho giá trị Fasle.Cú háCú pháp:

IF(Logical text , Val True , Val Fasle). ( og ca _te t , a _ ue , a _ as e)Ví dụ: IF(A1>=5, ”Đạt” , ”K_Đạt” )

ế ếKết qủa là nếu giá trị ở ô: A1 >= 5 thì “đạt” Ngược lại giá trị ở ô: A1 < 5 thì “K đạt”.Ngược lại giá trị ở ô: A1 5 thì K_đạt .

• Dạng mở rộng của biểu thức IF như sau:Dạng mở rộng của biểu thức IF như sau:IF(Logical_text1 , Val_True1 , IF(Logical_text2 ,

Val_True2 , … , Val_FasleN)…)_ , , _ ) )• Ví dụ: Xếp loại cho học sinh dựa vào kết quả học tập

Nếu điểm >9 là “xuất sắc”, nếu điểm >=7 là “khá”, nếu ể ếđiểm >= 5 là “Trung bình”, ngược lại là “yếu”. Ta có câu

lệnh sau:if(di > 9 ” t ” if(di > 7 “Kh ” if (di > 5= if(diem > 9 ,”xuat sac”,if(diem>=7 , “Kha”, if (diem >=5

,” Trung binh”,”yeu”)))• Chú ý: Có bao nhiêu biểu thức IF thì có bấy nhiêu dấu• Chú ý: Có bao nhiêu biểu thức IF thì có bấy nhiêu dấu

đóng ngoặc.

A B

2 Hàm SUMIF:

1 100 7

2 200 14

2. Hàm SUMIF:

Ý nghĩa: Trả về giá trị Tổng của những dòng

3 300 21

4 400 18

Ý nghĩa: Trả về giá trị Tổng của những dòng được chọn của vùng Sum_Range, những dòng này được chọn ứng với những dòng của

ềvùng Range có gía trị thoả điều kiện Criteria.Cú pháp: SUMIF(Range , Criteria ,

Sum Range)Sum_Range).

Ví dụ: cho bảng số liệu sau:Ví dụ: cho bảng số liệu sau:Ta có hàm SUMIF(A1:B4,">200",B1:B4)

Kết qủa là 39 q

3 Hàm COUNTIF:3. Hàm COUNTIF:Ý nghĩa: Trả về giá trị đếm được trong vùng Range thoả điều kiện Criteria.Cú pháp: COUNTIF(Range Criteria)Cú pháp: COUNTIF(Range , Criteria). Ví dụ: Theo bảng số liệu trên:

COUNTIF(A1:A4,”>160”) Kq là 3.

BÀI 5: CÁC HÀM XỬ LÝ CHUỔIBÀI 5: CÁC HÀM XỬ LÝ CHUỔI

1. Hàm LEFTÝ nghĩa: Hàm trả về số các ký tự bên trái của chuỗi được xử

lý.Cú pháp: LEFT(text , n)Với n là số ký tự được lấy từ bên trái.ý yVí dụ: LEFT(“tinhoc”,2) kết qủa là “ti”Chú ý: giá trị trả là luôn là 1 chuỗi ký tự;ý g ị ý ự

2. Hàm RIGHT:Ý Nghĩa: Hàm trả về số các ký tự bên phải của chuỗi ký tự g ý ự p ý ựđược lấy.

Cú pháp: RIGHT(text , n)Với n là số ký tự được lấy từ bên phải.Ví dụ: RIGHT(“CV032” , 3) KQ là “032”.

3. Hàm MID:Ýnghĩa: Hàm trả về số các ký tự (m) từ vị trí n của chuỗi ký tự ban đầu.Cú pháp: MID(text, n , m)Ví dụ: MID(“THONGTIN”, 2 , 3) kết quả là “ONG”ấ ấ ỗ ầLấy từ vị trí thứ 2 , lấy 3 ký tự của chuỗi ban đầu.

4. Hàm UPPER:Ý ề ỗÝ nghĩa: Hàm trả về chuỗi ký tự chữ hoa.Cú pháp: UPPER(text)Ví dụ: UPPER(“tinhoc”) KQ là “TINHOC” Chú ý: giá trị trả về vẫn là chữ hoa dù chuỗi ký tự hiện thời là ký t hlà ký tự hoa

5. Hàm LOWER:Ý nghĩa: Hàm trả về chuỗi ký tự chữ thường đối với chuỗi ký tự ban đầu.Cú pháp: LOWER(text)Ví dụ: LOWER(“TINHOC”) KQ là “tinhoc”

ềChú ý: giá trị trả về vẫn là chữ thường dù chuỗi ký tự hiện thời là ký tự thường.

6 Hà PROPER6. Hàm PROPER:Ý nghĩa: Hàm trả về chuỗi ký tự chữ hoa đầu mỗi từ đối với chuỗi ký tự ban đầuchuỗi ký tự ban đầu.Cú pháp: PROPER(text)Ví d PROPER(“ti h ”) KQ là “Ti H ”Ví dụ: PROPER(“tin hoc”) KQ là “Tin Hoc”

7. Hàm TRIM:Ý nghĩa: Hàm trả về chuỗi ký tự không chứa ký tự trắng ở g ý g ý gđầu và cuối chuỗi.

Cú pháp: TRIM(text)

Ví dụ: TRIM(“ tin hoc ”) KQ là “tin hoc”Chú ý: Hàm này không xử lý ký tự trắng ở giữa chuỗi ký tự.

BÀI 6: CÁC HÀM TÌM KIẾM1 Hàm VLOOKUP – Hàm Tìm Kiếm Theo Cột:

Ý hĩ T ả ề iá t ị L k t bả tì đ t i dòÝ nghĩa: Trả về giá trị Lookup trong bảng, tìm được tại dòng nào sẽ trả về giá trị ở dòng đó tại cột thứ n, với biểu thức chính xác m (nhận giá trị 0 hoặc 1). ( ậ g ị ặ )Cú pháp:

VLOOKUP(Lookup Val Lookup Table Col Logical)VLOOKUP(Lookup_Val , Lookup_Table , Col , Logical). Lookup_Val : Là giá trị dò tìmLookup Table: Là bảng (vùng) dò tìm có địa chỉ tuyệt đốiLookup_Table: Là bảng (vùng) dò tìm có địa chỉ tuyệt đối.Col : Là cột (n) trong vùng dò tìm mà giá trị ở đó kết quả nhận đượcđược.Logical: là biểu thức logic nếu là 0 là fasle ngược lại 1 là True.True.

Ví dụ: Cho bảng số liệu sau:Ví dụ: Cho bảng số liệu sau:

B C DB C D1 A 2 32 B 5 72 B 5 73 C 7 14 D 2 94 D 2 9

Ô F1 Vl k (“C” $B$1 $D$4 2 0)Ô F1 = Vlookup(“C”, $B$1:$D$4 , 2 , 0) Kết quả là 7.

Giá t ị dó tì là “A” tì t ù từ B1 D4 ốGiá trị dó tìm là “A” , tìm trong vùng từ B1 -> D4, số cột sẽ nhận giá trị là cột 2 trong vùng dò tìm, tìm hí h á t ệt đốichính xác tuyệt đối.

2 Hàm HLOOKUP:2. Hàm HLOOKUP:

Ý nghĩa: Trả về giá trị Lookup trong bảng tìm được tại cột nàoÝ nghĩa: Trả về giá trị Lookup trong bảng, tìm được tại cột nào sẽ trả về giá trị ở cột đó tại dòng thứ n, với biểu thức chính xác m (nhận giá trị 0 hoặc 1). ( ậ g ị ặ )Cú pháp:

HLOOKUP(Lookup Val ,Lookup Table , Row , Logical).HLOOKUP(Lookup_Val ,Lookup_Table , Row , Logical). Lookup_Val : Là giá trị dò tìmTable: Là vùng dò tìm có địa chỉ tuyệt đối.Table: Là vùng dò tìm có địa chỉ tuyệt đối.Row : Là dòng (n) trong vùng dò tìm mà giá trị ở đó kết quả nhận được.ậ ợLogical: là biểu thức logic nếu là 0 là fasle ngược lại 1 là True.

Ví dụ: cho bảng số liệu sauVí dụ: cho bảng số liệu sau

1 A B C D

2 2 5 7 2

3 2 7 1 93 2 7 1 9

Ô F1 = HLOOKUP("B" $B$1:$E$3 2 0)Ô F1 = HLOOKUP( B , $B$1:$E$3 , 2, 0)Giá trị dò tìm là “B”, tìm trong vùng từ B1 -> D3, số dòng kết quả trả về là 2 tìm chính xác tuyệt đốidòng kết quả trả về là 2 tìm chính xác tuyệt đối.

3. Hàm Xếp Hạng RANK:3. Hàm Xếp Hạng RANK:

Ý nghĩa: Hàm trả về thứ hạng của 1 số trong vùng soÝ nghĩa: Hàm trả về thứ hạng của 1 số trong vùng so sánh xếp hạng.Cú pháp: RANK(Value Range Logic)Cú pháp: RANK(Value , Range , Logic)Value là giá trị dùng so sánh xếp hạng.R là ù á h ế h l ô ó t ị t ệt đốiRange là vùng so sánh xếp hạng luôn có trị tuyệt đối.Logic là biểu thức yêu cầu tính xếp hạng.

Là 0 nếu xếp hạng tăng dần thuận.Là 1 nếu xếp hạng tăng dần nghịch p g g g

A B C D E

1 6 8 2 91 6.5 7 8 2 9

2 =RANK(B2 $B$2:$F$2 0)2 =RANK(B2,$B$2:$F$2,0)

ÔVí dụ: Ô A2 = RANK(B2, $B$2 : $F$2 , 0) Kết quả là 4.

BÀI 6: CƠ SỞ DỮ LIỆUHÀM TÌM KIẾM TRÊN BẢNGHÀM TÌM KIẾM TRÊN BẢNG

I CÁC KHÁI NIỆMI. CÁC KHÁI NIỆM:1. Trường dữ liệu Field: Là 1 cột trong bảng số liệu,1. Trường dữ liệu Field: Là 1 cột trong bảng số liệu,

mỗi cột chỉ chứa 1 loại dữ liệu.

2. Vùng Database: Là vùng chứa số liệu có tối thiểu g g ệtừ 2 hàng (hoặc 2 cột) trở lên, hàng đầu chứa vùng tiêu đề các hàng còn lại chứa dữ liệuvùng tiêu đề, các hàng còn lại chứa dữ liệu.

3. Vùng Criteria: Là vùng tiêu chuẩn chứa điệu kiện để tìm kiếm, xóa hay rút trích. Ít nhất có 2 ô (Cells): ô chứa tiêu đề và

ề ố ề ể, y ( )

ô chứa điều kiện (có 1 số trường hợp điều kiện là 1 biểu thức trực tiếp). Gồm các loại điều kiện sau:

Vùng điều kiện số chỉ chứa số trực tiếp- Vùng điều kiện số chỉ chứa số trực tiếp.- Vùng điều kiện Chuỗi chứa ký tự.- Vùng điều kiện so sách (> >= )Vùng điều kiện so sách (>,> ,…).- Vùng điều kiện công thức chứa (+,-, …).- Vùng liên kết điều kiện là chứa các phép toán cùng với cácVùng liên kết điều kiện là chứa các phép toán cùng với các

biểu thức AND, OR. 4. Vùng Extract: Là vùng trích dữ liệu chứa các mẫu tin của

ùng Database thỏa điề kiện của ùng tiê ch ẩn Vùng nàvùng Database thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng này sau khi thực hiện có dòng tiêu đề giống dòng tiêu đề của vùng cơ sở dữ liệu, đồng thời chỉ áp dụng cho việc rút trích. ệ g p ụ g ệ

II. TẠO VÙNG TIÊU CHUẨNII. TẠO VÙNG TIÊU CHUẨN

Trên vùng trống bạn chọn 1 ô (Cell) nhập tiêu đềTrên vùng trống bạn chọn 1 ô (Cell) nhập tiêu đề điều kiện, ô phía dưới nhập dấu bằng và xây dựng ề ầđiều kiện theo yêu cầu bài toán:

= IF(< biểu thức điều kiện > , TRUE, FALSE) hoặc làlà= IF(< biểu thức điều kiện > , 0 , 1)( ệ , , )

III. CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU DATABASE:DATABASE:

1 Hà DSUM1. Hàm DSUM:Ý nghĩa: Hàm này tính tổng trên cột Field của vùng Database tại những dòng thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria.Cú pháp: DSUM(Database,Field,Criteria)Cho bảng số liệu sau:Cho bảng số liệu sau:

Xem công thức hàm DSUMXem công thức hàm DSUM

Ví d Tí h tổ lươ hữ ười ó ố 2Ví dụ: Tính tổng lương những người có số con = 2 trong vùng CSDL từ A1 -> E7. Ta có công thức sau: DSUM(A1 E7 ”l ” G2 G3)DSUM(A1:E7, ”luong” , G2:G3) KQ là 12500

2 Hàm DMAX:2. Hàm DMAX:Ý nghĩa: Hàm này tìm giá trị lớn nhất trên cột

Field của vùng Database tại những dòng thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria.điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria.

Cú pháp: DMAX(Database,Field,Criteria)ốVí dụ: Theo bảng số liệu trên tìm mức lương cao

nhất trong vùng A1 -> E7, trên cột lương, thoả g g , ộ g,điều kiện số con là 2.

• DMAX(A1:E7 ”luong” G2:G3) KQ là 5200• DMAX(A1:E7, luong ,G2:G3) KQ là 5200

3 Hà DMIN3. Hàm DMIN:Ý nghĩa: Hàm này tìm giá trị nhỏ nhất trên cột g y g ị ộ

Field của vùng Database tại những dòng thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria.ệ g

Cú pháp: DMIN(Database,Field,Criteria)Ví dụ: Theo bảng số liệu trên tìm mức lương thấpVí dụ: Theo bảng số liệu trên tìm mức lương thấp

nhất trong vùng A1 -> E7, trên cột lương , thoả điều kiện số con là 2điều kiện số con là 2.

DMIN(A1:E7,”luong”,G2:G3) KQ là 4800

4 Hàm DCOUNT:4. Hàm DCOUNT:Ý nghĩa: Hàm này đếm số phần tử kiểu số trên cột Field của

vùng Database tại những dòng thỏa điều kiện của vùngvùng Database tại những dòng thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria.

Cú pháp: DCOUNT(Database Field Criteria)Cú pháp: DCOUNT(Database,Field,Criteria)Ví dụ: Theo bảng số liệu trên đếm số người trên cột “So

Con” trong vùng A1 > E7 thoả điều kiện số con là 2Con trong vùng A1 -> E7 thoả điều kiện số con là 2.DCOUNT(A1:E7,”so con”,G2:G3) KQ là 3KQ là 3.

5. Hàm DCOUNTA:Ý nghĩa: Hàm này đếm số phần tử khác rỗng trên cột FieldÝ nghĩa: Hàm này đếm số phần tử khác rỗng trên cột Field

của vùng Database tại những dòng thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteriavùng tiêu chuẩn Criteria.

Cú pháp: DCOUNTA(Database,Field,Criteria)Ví d Th bả ố liệ t ê đé tất ả ố ời t ê ộtVí dụ: Theo bảng số liệu trên đém tất cả số người trên cột

“So Con” trong vùng A1 -> E7 thoả điều kiện số con là 2.DCOUNTA(A1:E7,”so con”,G2:G3) KQ là 3.

6 Hàm DAVERAGE:6. Hàm DAVERAGE:Ý nghĩa: Hàm này tính giá trị trung bình các phần tử khác

rỗng trên cột Field của vùng Database tại những dòng rỗng trên cột Field của vùng Database tại những dòng thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria.

Cú pháp: DAVERAGE(Database,Field,Criteria)

Ví dụ: Theo bảng số liệu trên tìm giá trị trung bình trên cột “S C ” t ù A1 E7 th ả điề kiệ ố là 2“So Con” trong vùng A1 -> E7 thoả điều kiện số con là 2.

DAVERAGE (A1:E7,”so con”,G2:G3) KQ là 2.

III. HÀM TÌM KIẾM TRÊN BẢNG

1 Hàm MATCH Hàm Tìm Vị Trí:1. Hàm MATCH – Hàm Tìm Vị Trí:Ý nghĩa: Hàm này trả về vị trí trên hàng (hoặc cột)

khi tìm.Cú Pháp: MATCH(Lookup value Array Logic)Cú Pháp: MATCH(Lookup_value , Array, Logic)Lookup_Value là giá trị tìm kiếm.Array là vùng dò tìm luôn có trị tuyệt đối.Logic là biểu thức luôn nhận giá trị là 0Logic là biểu thức luôn nhận giá trị là 0

Cho bảng số liệu sauCho bảng số liệu sau

A B C D E F G

1 TPHCM LA TG VTAU BRIA NHTRANGC G U G2 TPHCM 1 40 80 120 100 1703 LA 40 1 40 160 140 1304 TG 80 40 1 200 180 905 VTAU 120 160 200 1 20 2906 BRIA 100 140 180 20 1 2706 BRIA 100 140 180 20 1 270

7 NHTRANG 170 130 80 290 170 1

Cho biết “VTAU” năm ở vị trí nào trong vùng từ B1 -> G1,MATCH(“VTAU”, $B$1:$G$1, 0) kết quả là vị trí 4( , $ $ $ $ , ) q ị

2. Hàm INDEX- Hàm Tìm Kiếm Trên Bảng H i ChiềHai Chiều:

Ý nghĩa: Hàm này trả về giá trị tìm thấy trong bảng dò tìm, giá trị nằm ở giao điểm của hảng và cột tương ứng,

Cú á (Cú pháp: INDEX(Lookup_Range, Row_number, Col_number)

Lookup Range: Là vùng mà dữ liệu sẽ trả về (bảng dò tìm)Lookup_ Range: Là vùng mà dữ liệu sẽ trả về (bảng dò tìm)Row_number: Là chỉ số cột tương ứng trong bảng dò tìm.Col number: Là chỉ số hàng tương ứng trong bảng dò tìmCol_number: Là chỉ số hàng tương ứng trong bảng dò tìm.

* Chú ý: Thông thường ta dùng 2 hàm MATCH cho 2 đối ố ủ hà INDEX là R b à C l b tsố của hàm INDEX là Row_number và Col_number, tương ứng có dạng như sau:INDEX(L k R M t h(L k l AINDEX(Lookup_Range, Match(Lookup_value , Array, Logic), Match(Lookup_value , Array, Logic) )Ví d Tì kh ả á h ( l ) iữ á đị d h tVí dụ: Tìm khoảng cách (cự ly) giữa các địa danh trong bảng số liệu trên:

INDEX($B$2 $H$8 MATCH("TG" $B$3 $B$8 0) MATCH(=INDEX($B$2:$H$8,MATCH("TG",$B$3:$B$8,0),MATCH("LA",$C$2:$H$2,0))kết quả là 40kết quả là 40.

BÀI 7:Á À À Á Ă ÀCÁC HÀM NGÀY THÁNG NĂM VÀ

GIỜ PHÚT GIÂYGIỜ PHÚT GIÂY

I. HÀM VỀ NGÀY THÁNG NĂM:

1. Hàm DAY:Ý nghĩa: Hàm cho biết giá trị tương ứng là ngàyCú pháp: DAY(number)Cú pháp: DAY(number)Hoặc DAY( dd/mm/yyyy)Ví d DAY(2005/10/20) kết ả là 20Ví dụ: DAY(2005/10/20) kết quả là: 20

2. Hàm DATE:Ý nghĩa: Hàm cho biết các giá trị tương ứng của ngày tháng nămCú pháp: DATE(dd / mm / yyyy)Ví dụ: DATE(2005/10/20) kết quả là: 20 / 10 / 2005.ụ ( ) q

3. Hàm MONTHÝ ếÝ nghĩa: Hàm cho biết giá trị tương ứng là thángCú pháp: MONTH(number)p p ( )Hoặc MONTH( dd/mm/yyyy)Ví dụ: MONTH(2005/10/20) kết quả là: 10Ví dụ: MONTH(2005/10/20) kết quả là: 10 4. Hàm YEAR:Ý ếÝ nghĩa: Hàm cho biết giá trị tương ứng là nămCú pháp: YEAR(number)Hoặc YEAR( dd/mm/yyyy)Ví dụ: YEAR(2005/10/20) kết quả là: 2005Ví dụ: YEAR(2005/10/20) kết quả là: 2005

5. Hàm WEEKDAYÝ nghĩa: Hàm cho biết ngày thứ mấy trong tuần;Cú pháp: WEEKDAY(number)p p ( )Hoặc WEEKDAY( dd/mm/yyyy)Ví dụ: WEEKDAY(06/30/2006) kết quả là: 6Ví dụ: WEEKDAY(06/30/2006) kết quả là: 6

Chú ý: Một số bài toán ta lấy ngày trừ đi ngày thì kết quả là 1 số dạng ngày, ta cần chuyển về dạng số bằng

ểcách chuyển thành NUMBER trong thẻ lệnh FORMAT-> CELLS.

II. HÀM VỀ THỜI GIANII. HÀM VỀ THỜI GIAN1. Hàm HOURÝ nghĩa: Hàm cho biết giờ tương ứng của 1 số. Cú pháp: HOUR(number)Cú pháp: HOUR(number)Hoặc HOUR(hh:mm:ss)Ví dụ: HOUR(14:25:30) kết quả là: 142 Hàm MINUTE2. Hàm MINUTEÝ nghĩa: Hàm cho biết phút tương ứng của 1 số. Cú pháp: MINUTE(number)Hoặc MINUTE(hh:mm:ss)Hoặc MINUTE(hh:mm:ss)Ví dụ: MINUTE(14:25:30) kết quả là: 25

3. Hàm SECONDÝ nghĩa: Hàm cho biết giấy tương ứng của 1 số. Cú há SECOND( b )Cú pháp: SECOND(number)Hoặc SECOND(hh:mm:ss)ặ ( )Ví dụ: SECOND(14:25:30) kết quả là: 30

BÀI 8: XỬ LÝ DỮ LIỆUBÀI 8: XỬ LÝ DỮ LIỆU

I SẮP XẾP DỮ LIỆU:I. SẮP XẾP DỮ LIỆU:- Sau khi bài toán đã được tính toán xong. Ta cần sắp xếp

dữ liệu sao cho phù hợp với yêu cầu bài toándữ liệu sao cho phù hợp với yêu cầu bài toán.- Tô khôi vùng dữ liệu cần sắp xếp gồm thanh tiên đề.

Và DATA SORT ất hiệ ử ổ- Vào DATA -> SORT => xuất hiện cửa sổ sau:- Trong SORT BY chọn cột cần sắp xếp (ưu tiên1)- Chọn kiểu sắp xếp (Acsending –tăng, Descending –giảm)

theo yêu cầu.- Tương tự cho các cột khác trong vùng THEN BY.- Chọn Header row -> Chọn Ok.Chọn Header row Chọn Ok.

II. LỌC DỮ LIỆU – FILTER:Để rút trích (lọc) dữ liệu theo 1 điều kiện nào đó thông

ề ầ

II. LỌC DỮ LIỆU FILTER:

thường bạn phải tạo vùng điều kiện trước (đã giới thiệu ở phầnđiều kiện). Điều kiện có thể tồn tại trên nhiều ô nhưng phải liệntiế htiếp nhau.

1. Lọc tự động – Auto Filter:- Phương pháp này rất dễ sử dụng:- Tô khối vùng dữ liệu cần lọcTô khối vùng dữ liệu cần lọc.- Data -> Filter -> AutoFilter => màn hình có dạng như

hình trênhình trên.- Muốn lọc trường (Field) nào bạn chọn vào tiêu đề của

t ờ đó à h á iá t ị t ứ àtrường đó, và chọn các giá trị tương ứng, copy và Paste Special kết quả đó đến vị trí mới hoặc in ra giấy.

ế- Vào lại Data -> Filter -> AutoFilter => thoát khỏi chế độ lọc.

2. Advanced Filter: Lọc có điều kiện.2. Advanced Filter: Lọc có điều kiện.- Tuy nhiên một số bài toán yeu cầu ta phải thực

hiệ bă h há l ó điề kiệ Thì t ẽhiện băng phương pháp lọc có điều kiện. Thì ta sẽ thực hiện như sau:

- Xây dựng vùng điều kiện (xem phần điều kiện) có ít nhất là 2 ô (cells)ít nhất là 2 ô (cells)

- Tô khối vùng dữ liệu cần lọc- Data -> Filter -> Advanced Filter

Trong vùng Action:Filt th li t i l ( ầ iố A t Filt )Filter the list, in-place: (gần giống AutoFilter)Copy to another location:

ố ầList range: Vùng số liệu cần lọc.Criterria range: Vùng điều kiện.

ểCopy to: Vùng dữ liệu sẽ hiển thị.Trong hình bên ta lọc tất cà những người trong vùng A4 -> F12 có

MÃDL là “VT” (điề kiệ đ â d t ù C13MÃDL là “VT” (điều kiện được xây dựng trong vùng C13 -> C14, dữ liễu sau khi lọc chứa ở vùng A25 về sau.

Chú ý:Chú ý:Tất cả địa chỉ là địa chỉ tuyệt đối.Có thể dù h ộ h ặ hậ đị hỉ t tiếCó thể dùng chuộc hoặc nhập địa chỉ trực tiếp

III. CỐ ĐỊNH HÀNG – CỘT:1. Cố định hàng:

Th hiệ Ch à hỉ ố hà (1 2 ) ầ ố đị h h

III. CỐ ĐỊNH HÀNG CỘT:

Thực hiện: Chọn vào chỉ số hàng (1, 2, ….) cần cố định, chọn Windows ->Freeze Panes.Khi cần huỷ chức năng này chọn: Windows -> Unfreeze Panes. ỷ g y ọ

2. Cố định cột:Thực hiện: Kích chuộc vào chỉ số cột (A, B< …) cần cố định, chọn Wi d F PWindows ->Freeze Panes.Khi cần huỷ chức năng này chọn: Windows -> Unfreeze Panes

3 Cố Định Hàng Cột:3. Cố Định Hàng – Cột:Cố định cả hàng và cột cùng lúc ta chỉ việc chọn giao điểm của hàng và cột cần cố định.ộ ịThực hiện: Kích chuộc vào chỉ số cột cần cố định, chọn Windows ->Freeze Panes.Khi cần huỷ chức năng này chọn: Windows > Unfreeze PanesKhi cần huỷ chức năng này chọn: Windows -> Unfreeze Panes

IV. ẨN HÀNG VÀ CỘT:Ẩn hàng (cột) cùng lúc ta chỉ việc chọn chỉ số hàng (chỉ số- Ẩn hàng (cột) cùng lúc ta chỉ việc chọn chỉ số hàng (chỉ số cột) cần ẩn.

- Thực hiện: Kích chuộc vào chỉ số cột (hàng) cần cố định- Thực hiện: Kích chuộc vào chỉ số cột (hàng) cần cố định, chọn Windows ->Hide.

- Khi cần huỷ chức năng này chọn: Windows -> UnHide.Khi cần huỷ chức năng này chọn: Windows UnHide.V. LÀM VIỆC GIỮA CÁC SHEET:

- Khi bạn cần lấy dữ liệu giữa các SHEET bạn hãy thực hiệnKhi bạn cần lấy dữ liệu giữa các SHEET, bạn hãy thực hiện phương thức copy và patse Special thì dữ liệu sẽ không thay đổi.

- Còn khi bạn thực hiện tính toán giữa các SHEET thì công thức chung có dạng nhu sau:

Ỉ Ỉ- = NAMESHEET1 ! ĐỊA CHỈ + NAMESHEET2 ! ĐỊA CHỈ

BÀI 9: CHART - BIỂU ĐỒ

1 Chức năng: Cho phép người sử dụng thiết lập các1. Chức năng: Cho phép người sử dụng thiết lập các biểu đồ nhằm phân tích tình hoạt động của cơ quan (tổ chức) tốt nhất Các dạng biểu đồ sau:chức) tốt nhất. Các dạng biểu đồ sau:

* Column : Biểu đồ Cột Column : Biểu đồ Cột * Bar : Biểu đồ Khối* Li Biể đồ Đ ờ kẻ* Line : Biểu đồ Đường kẻ* Pie : Biểu đồ Hình tròn

ể ồ ố* XY : Biểu đồ Hàm số* Area : Biểu đồ Miền, … .

2. Các bước tạo biểu đồ:Bước 1: Chọn bảng cần tạo biểu đồBước 1: Chọn bảng cần tạo biểu đồBước 2: Insert -> Chart -> Chọn biểu đồ thích hợp (cột,

tròn, đường,…)

Bước 3: Click OK để hoàn tất

Thanh Chart Tool

Hiệu chỉnh, sửa chữa và trang trí cho biểu đồ