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Time Management Skills
Administración
del
tiempo
Unidad 3
Cómo usar el
tiempo con eficiencia
Unidad 2
Cómo controlar
el tiempo
Unidad 1
Definiciones y
fundamentos
Unidad 4
Matriz de la administración
del tiempo
“El tiempo es algo continuo en donde los eventos suceden uno
tras otro, desde el pasado, a través del presente hacia el
futuro”.
Diccionario Webster
¿Qué es administración del tiempo?
La administración del tiempo es la administración de uno
mismo, el manejo adecuado de los recursos en todo orden
ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.
Es el arte de hacer que sirva para beneficio de un individuo
y de la sociedad.
El tiempo no se puede controlar, pero lo que hacemos con
él, si.
El éxito de la administración del tiempo es el balance entre
todos los roles claves de un individuo.
Objetivos
Entender la importancia del tiempo.
Analizar nuestras costumbres, hábitos y actitudes actuales
relacionadas con el manejo del tiempo.
Aplicar técnicas eficaces de administración que nos permitan
organizarnos y controlar los ladrones de tiempo.
Incrementar la productividad en el trabajo.
Disfrutar de tiempo libre para nosotros y nuestra familia.
Beneficios
Tener claridad en los objetivos y en los resultados.
Organizar mejor el trabajo y las actividades.
Facilitar la obtención de resultados productivos.
Lograr equilibrio y evitar el estrés.
Desarrollo integral.
En vista de que no podemos incrementar la cantidad de
tiempo que recibimos, la calidad de tiempo se convierte en la
única variable.
Introducción
La Importancia del Tiempo
“El tiempo es dinero”, decía Benjamín Franklin para dramatizar la
importancia del tiempo, al relacionarlo con la medida más común de
valor.
Sin embargo, existe otra frase del mismo Benjamín Franklin – tal vez
menos conocida que la anterior- que le da una nueva dimensión al
tiempo: “¿Amas la vida? Entonces, no malgastes el tiempo, porque éste
es el material del que la vida está hecha.”
¿Con cuál de estas dos frases nos identificamos mejor?
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El significado del tiempo
Siempre que se hace referencia al tiempo se considera nuestro
recurso más valioso.
El tiempo es una paradoja, nos parece que no tenemos tiempo y sin
embargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa cuanto
hagamos siempre hay alternativas interminables para invertir el
tiempo.
La calidad de nuestra vida dependerá de en qué y cómo empleemos
nuestro tiempo.
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Conceptos sobre el tiempo
CONCEPTO DESCRIPCION VERDADERO FALSO
1 Actividad Las personas más activas
logran mejores resultados.
2 Decisiones
demoradas
Las decisiones demoradas
mejoran en calidad.
3 Delegación
La delegación ahorra
preocupaciones, responsabilidad
y tiempo.
4 Nivel de decisión Mientras más alto el nivel de
conocimiento mejor la decisión.
5 Eficiencia El más eficiente es el más
efectivo.
6 Omnipotencia Sólo yo puedo hacerlo
correctamente.
7 Demasiado Trabajo Quien está más lleno de
trabajo, es más productivo.
8 Administración del
tiempo
Es el tiempo el que debe
ser administrado.
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Mitos sobre el tiempo
El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es
el más eficiente”. Se confunden los resultados con la
actividad, para no llegar a ninguna parte.
El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en
que se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la
delegación y pretende hacer las cosas uno mismo “para estar
en todo”; invadiendo puestos, aplastando personalidades y
matando motivaciones.
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Mitos sobre el tiempo El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las
decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que
sucede es que no se decide a tiempo o no se decide.
El mito del indispensable: “Los resultados son directamente
proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo
trabajo 15 horas diarias”. Se centra el interés en trabajar
más, en vez de trabajar mejor.
El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través
de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se
debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera
superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que
salió mal.
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Mitos sobre el tiempo
El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al
ejecutivo: se le echa encima”. El más precioso recurso queda
convertido en estorbo y objeto de justificaciones.
Todo el mundo pierde el tiempo, es parte del ser humano. Cierto
tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a
reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algo
frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo
menos importante de lo que se podría estar haciendo.
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Mitos sobre el tiempo
1 Vuela Corre a compás fijo.
2 Ahorrar No se puede almacenar, ni pedir prestado.
3 Recuperarlo Gastado, no se recupera, es irremplazable.
4 El Tiempo se va Nosotros vamos, el tiempo se queda.
5 Enemigo Mortal Somos nuestro peor enemigo.
6 Está en contra de
nosotros
Está de nuestro lado . . . en el momento que
lo organizamos.
7 No hay suficiente Tenemos todo lo que hay, distribuido a todos
por igual.
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El tiempo en función de objetivos
“Los que matan hormigas poca carne llevan a su mesa,
mientras que los que cazan elefantes tienen mucho que
comer”.
CAZAR ELEFANTES: Ir tras los objetivos más importantes los
que reportan beneficios.
RECOGER HORMIGAS: Atender detalles triviales que consumen
mucho tiempo
¿Cuál es tu objetivo?
Si quieres cazar elefantes antes tienes que encontrarlos
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Conociendo la Ley de Pareto
El economista italiano Vilfredo Pareto, observó que el 20 % de
las personas poseían en Italia el 80 % de las riquezas.
A principios de los años 50, el Dr. Joseph Juran descubrió la
evidencia para la regla de “80/20” en una gran variedad de
situaciones, por ej.
El 20 % de los clientes genera el 80 % de las ventas.
El 20 % de los clientes genera el 80 % de las quejas.
El 20 % de los empleados hace el 80 % del trabajo.
80 %
Resultados 20 % Esfuerzo
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Ley de Pareto
El 20 % de los productos genera el 80 % de las utilidades totales.
La conclusión es que un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en
producir solo un 20 % de nuestros resultados.
Necesitamos conocer ¿cuál 20 % de nuestro tiempo es puesto en el uso
más constructivo?.
80 %
Tiempo
20 %
Tiempo
20 %
Resultados
NO
PRODUCTIVO
PRODUCTIVO
Concentrémonos en actividades que produzcan el 80 % de
resultados, es decir “vamos tras el elefante”.
80 %
Resultados
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Fijar objetivos de alto rendimiento
Objetivo:
Aumentar las ventas en un 20 % con respecto al trimestre
pasado.
Plan de acción:
Contactar cada día X clientes potenciales nuevos.
Volver a visitar a clientes perdidos o inactivos.
Mantener relación más estrecha con clientes permanentes.
Actualizar estrategias de ventas.
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Reducir tiempo improductivo
¿Qué podemos hacer para no perder tiempo en actividades de
poco rendimiento?
Programar el tiempo que podemos dedicar a esta actividad.
Elegir el horario que no afecte a nuestras labores.
Alternar con actividades de menor concentración, por ej.
búsqueda de clientes
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Matriz prioridad - rendimiento
Analice las tareas Haga una lista de todas las tareas y los objetivos a los que apuntan.
Después sepárelas en 3 categorías A, B, y C.
A: Tareas importantes imprescindibles de hacer
B: Tareas que debemos hacer pero no son urgentes
C: Tareas deseables de hacer.
A Hacer ya
B Hacer pronto
C Puede esperar
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La clave no es dar prioridad a su agenda sino agendar sus
prioridades. S. Covey
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Matriz prioridad - rendimiento
Ubique en la Matriz las siguientes actividades tomando en consideración
que rendimiento se refiere a valor y prioridad se refiere a urgencia:
____Lavar el auto cuando parece que va a llover.
____Cambiar el aceite del auto cuando se enciende la luz roja.
____Cepillarse los dientes cuando ha terminado de comer.
____Leer su correo electrónico personal.
____Ordenar el escritorio.
____Hacer ejercicio.
____Felicitar a su mejor amigo el día de su cumpleaños.
____Solicitar tarjetas de presentación a la imprenta.
A Hacer ya
B Hacer pronto
C Puede esperar
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La Prioridad unida al rendimiento
Fíjese metas profesionales y personales a corto, mediano y
largo plazo.
Cada meta supone una serie de tareas.
Incluya un horario que balancee las actividades (24 horas al
día / 7 días a la semana).
La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer cosas
que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque
son más fáciles o agradables.
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Para reflexionar:
¿Qué es el tiempo?
¿Es un recurso escaso que debe utilizarse cuidadosamente?
¿ Es una materia prima que puede despilfarrarse?
¿Para qué hacer buen uso del tiempo?
¿De qué manera puedo aprovechar el tiempo?
“Planifique su futuro porque tendrá que pasar
allí el resto de su vida”.
Mark Twain
Administración del tiempo: Guía de auto instrucción del
Colgate Business School, por Ing. Freddy Maingón.
Uso eficaz del tiempo, por José María Acosta. Gestión
2000.
Administración del tiempo por Sebastián Lilly d´Hainaut.
Administración del tiempo por el Ing. Sergio Otero,
Universidad TecMilenio.
Administración del tiempo por Mg. María Soledad Rivas.
