TÌM KIẾM THÔNG TIN HIỆU QUẢ PHỤC VỤ

TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ

1.1. Các phương pháp tìm kiếm thông tin

Tìm kiếm, tra cứu thông tin trên mạng máy tính còn gọi là tìm kiếm thông

tin trực tuyến (Online).

Thông tin trên mạng do các tổ chức, cơ quan dịch vụ thông tin (ICP) cung

cấp từ các cơ sở dữ liệu (CSDL = Database) đặt trong các máy chủ kết nối với

Internet.

Các phương pháp tìm kiếm thông tin

Có hai cách thức tìm tin khác nhau là tìm tin trực tuyến (Online Search) và

tìm tin ngoại tuyến (Offline Search).

- Tìm tin trực tuyến (Online Search) trên google: là công cụ tìm kiếm thông

tin hiện nay được nhiều người dùng

Có hai cách tìm kiếm thông tin trực tuyến: tìm tên trên thư mục chủ đề và tìm

tin trên các máy tìm kiếm Search Engine.

Cách 1: Tìm trên các thư mục chủ đề là tìm tin theo hệ thống phân loại như

mục chủ đề: nhắp chuột trên hạng mục chủ đề mong muốn. Một trang vừa trình bày

cho mục vừa chọn gồm 3 phần: đầu trang là những dịch vụ đặc biệt của Google; kế

tiếp là các liên kết đến các hạng mục con và cuối cùng là các liên kết đến các Site

liên quan đến hạng mục đó. Các hạng mục con có chữ số nằm trong ngoặc đơn biểu

thị số Site nằm trong hạng mục con đó. Một số hạng mục có dấu @ ở bên phải cho

biết nó cũng nằm trong một phần khác trong hệ thống của Google.

Ngoài ra còn có thể sử dụng các toán tử logic để tìm tin nâng cao như: toán tử

AND (&); toán tử OR; toán tử NOT; toán tử NEAR…..

Cách 2: Tìm tin theo từ khóa trên các máy tìm kiếm Search Engine nói chung

và tìm trên Google (hay trên một website). Tìm tin theo từ khóa có hai cách: tìm tin

thông thường và tìm tin nâng cao (Advanced Search).

- Tin ngoại tuyến (Offline Search)

Khởi động Internet Exploer bằng cách nhắp chột trái, hoặc lúc đang truy cập

trên một trang Web nào đó. Chúng ta có thể tìm tin bằng cách Ofline.

Rà trỏ chuột vào trình đơn file => chọn Working Offline => ngắt kết nối =>

tiếp tục xem tài liệu một cách bình thường

1.2. Mục đích tìm kiếm thông tin

Thông qua máy tính cá nhân có kết nối với Internet, người dùng có thể truy

cập vào các nguồn thông tin từ các tổ chức khác nhau như Nhà nước, nhà xuất bản,

thư viện, kho lưu trữ, các trường đại học….. khác nhau trên khắp thế giới để thỏa

mãn nhu cầu thông tin của mình một cách:

- Nhanh nhất (tiết kiệm thời gian)

- Khoa học

- Chính xác

1.3. Các bước tìm kiếm thông tin và kỹ năng tìm kiếm thông tin

1.3.1. Các bước tìm kiếm thông tin

Tìm kiếm thông tin bao gồm các bước sau:

+ Bước 1: Phân tích yêu cầu

+ Bước 2: Diễn đạt lệnh tìm kiếm – cú pháp lệnh

+ Bước 3: Phân nhóm yêu cầu thông tin

+ Bước 4: Chọn công cụ tìm kiếm phù hợp

+ Bước 5: Nếu bước đầu chưa thành công – hãy thử lại

+ Bước 6: Đánh giá kết quả tìm

- Bước 1: Phân tích yêu cầu

Trả lời các câu hỏi:

+ Thông tin liên quan đến vấn đề gì?

+ Thông tin lấy từ đâu?

+……..

Từ đó, sẽ lựa chọn ra các từ khóa đại diện cho nội dung cần tìm

Ví dụ:

1. Cải cách hành chính

2. Thông tin cải cách hành chính ở Việt Nam

3. Thông tin cải cách hành chính ở Việt Nam theo thời gian

(cụ thể:Cải cách hành chính ở Việt Nam năm 2013)

- Bước 2: Diễn đạt lệnh tìm kiếm – cú pháp lệnh

Diễn đạt lệnh tìm kiếm thông tin cần ngắn gọn, đúng cụm từ, đúng cú pháp

lệnh để tìm được nội dung cần thiết nhanh nhất.

Ví dụ: Muốn tìm cải cách hành chính năm 2013

- Bước 3: Phân nhóm yêu cầu thông tin

Yêu cầu tìm:

+ Gồm các từ, cụ từ dễ hiểu như “buôn bán trẻ em”; “đầu tư nước ngoài”….

+ Tìm kiếm thông tin theo một chủ đề hẹp như: Các dự báo về giao thông

nông thôn ở Việt Nam

+ Tìm thông tin khái quát về một chủ đề như: Quyền sở hữu trí tuệ

- Bước 4: Chọn công cụ tìm kiếm phù hợp

+ Chọn công cụ tìm kiếm phù hợp với thông tin mà bạn cần

+ Xem xét cách thức là việc của từng công cụ tìm và diễn đạt lại lệnh tìm để

có thể khai thác tối đa các chức năng của công cụ tìm đó.

+ Cố gắng thực hiện việc tìm kiếm trên nhiều phương tiện tìm kiếm khác

nhau

+ Xem các kết quả tìm và sử dụng các thuật ngữ được sử dụng trong các văn

bản tìm được để tìm kiếm lại

Ví dụ: Để các cụm từ trong ngoặc kép hoặc sử dụng các lệnh tìm AND, OR,

NOT….

- Bước 5: Nếu bước đầu chưa thành công – hãy thử lại

Nếu lần đầu tìm tài liệu mà chưa đạt kết quả như mong muốn, thì ta tìm lại

bằng các cụm từ gần nghĩa.

Ví dụ: “Cải cách hành chính”, “ Đổi mới thủ tục”,…

- Bước 6: Đánh giá kết quả tìm

Khi tìm được thông tin, chú ý tên miền địa chỉ liên kết.

(Nếu thông tin quá mới trong mọi lĩnh vực thì đưa câu hỏi lên các trang hỏi

đáp như Yahoo, Google, mạng xã hội…… để những người biết thông tin có thể trả

lời).

1.3.2. Các kỹ năng tìm kiếm thông tin

- Sử dụng dấu nháy kép để tìm kiếm chính xác đúng cụm từ

+ Cú pháp: “nội dung cần tìm”

+ Ví dụ: “Thủ tục hành chính”, “Cải cách hành chính”…….

- Sử dụng toán tử cộng

+ Cú pháp: “nội dung cần tìm” +“nội dung cần tìm”

+ Ví dụ: “Tai nạn giao thông” +2013

- Sử dụng và toán tử trừ

+ Cú pháp: “nội dung cần tìm” –“nội dung cần tìm”

+ Ví dụ: “Tai nạn giao thông” -2013

- Tìm theo định dạng File

+ Cú pháp: filetype: [định dạng File] <dấu cách> [nội dung cần tìm]

+ Một số định dạng file thông dụng: .DOC .XLS. PPT. FLV. PDF. WMA.

WMV. MP3

+ Ví dụ cụ thể: nếu ta muốn tìm tài liệu Powerpoint Presentation về chủ đề

Internet Marketing, chúng ta sẽ gõ từ khóa:

filetype:ppt Internet Marketing

- Tìm kiếm theo Site (Tên miền)

+ Cú pháp: Site:Tên miền “nội dung cần tìm”

+ Ví dụ: Site:.gov.vn “cải cách hành chính”