TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN … lieu HDSD SBIC.pdf · II.1.1. Tổng quan về Phần mềm Quản lý văn bản E-Docmen - Phần mềm quản

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG 3I

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM

QUẢN LÝ VĂN BẢN E-DOCUMENT

Hà Nội, ngày….. tháng….. năm 2018

Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document

MỤC LỤC

I. 5

I.1. Error! Bookmark not defined.

I.2. 6

II. 6

II.1. 6

II.1.1. 7

II.1.2. 7

II.2. 8

II.2.1. 8

II.2.2. 8

II.2.3. 9

II.2.4. 9

II.2.5. 10

II.2.6. 11

II.3. 12

II.4. 12

II.4.1. 12

II.4.1.1. 12

II.4.1.2. Error! Bookmark not defined.


II.4.1.4. 21

II.4.2. Error! Bookmark not defined.

II.4.2.1. 23


II.4.3. 30

II.4.3.1. 30

II.4.3.2. 34

II.4.4. Error! Bookmark not defined.

II.4.4.1. 39

II.4.4.2. 40

II.4.4.3. 41

II.4.5. 42

II.4.5.1. 42

II.4.5.2. 44

II.4.5.3. 44

II.4.5.4. 45

II.4.6. 46

II.4.6.1. 46


II.4.6.2. 49

II.4.6.3. 51

II.4.6.4. 52

II.4.6.5. 53

II.4.6.6. 57

II.4.6.7. 61

II.4.6.8. 65

II.4.6.9. 66

II.5. 82

Page 5


Page 6

I. TỔNG QUAN

I.1. Mục đích

– Tài liệu này được xây dựng phục vụ cho công việc hướng dẫn sử dụng chi tiết thao tác các chức năng phần mềm quản lý văn bản.

– Nội dung trình bày trong tài liệu ngắn gọn, theo trình tự các chức năng và hướng dẫn thực hiện từng bước một. Vì vậy, người dùng có thể dễ dàng sử dụng chương trình thông qua tài liệu này.

I.2. Phạm vi

– Tài liệu này áp dụng cho Phần mềm Quản lý văn bản với các chức năng sau đây:

o Quản trị danh mục

o Quản lý văn bản đi

o Quản lý văn bản đến

o Quản lý lịch công tác tuần

o Quản lý uỷ quyền

o Quản trị hệ thống

– Tài liệu này phục vụ các đối tượng sau: Là người thao tác trực tiếp trên hệ thống, là các cán bộ/nhân viên tham gia quản lý văn bản.


Page 7

II. NỘI DUNG

II.1. Giới thiệu chung

II.1.1. Tổng quan về Phần mềm Quản lý văn bản E-Docmen

- Phần mềm quản lý văn bản là một phần mềm được tạo ra với mục đích trợ giúp đắc lực

cho các doanh nghiệp trong việc quản lý văn bản. Với các tính năng thông minh, sự tiện


Page 8

ích và rất dễ sử dụng, giờ đây ciệc quản lý văn bản sẽ trở nên thật sự nhẹ nhàng và hiệu

quả.

II.1.2. Các nội dung khác

Các quy ước Font chữ

– Font chữ Times New Roman size 12, chữ thường (xxx): là mô tả hướng dẫn sử dụng

– Font chữ Times New Roman size 12, chữ đậm (xxx): Nhấn mạnh vấn đề đang đề cập

– Font chữ Times New Roman size 12, chữ đậm, khác màu (xxx): đặc biệt nhấn mạnh đến

ý nghĩa của từ/cụm từ này

II.2. Giới thiệu các chức năng

II.2.1. Các chức năng trong Quản lý danh mục.

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử

dụng

1

Quản lý danh mục Sổ văn bản

- Truy vấn danh mục Sổ văn bản - Thêm mới sổ văn bản - Chỉnh sửa sổ văn bản

Người sử dụng có quyền quản lý danh mục sổ văn bản

2 Quản lý loại văn

bản

- Truy vấn danh mục loại văn bản - Thêm mới loại văn bản - Chỉnh sửa loại văn bản - Xóa loại văn bản

Người sử dụng có quyền quản lý loại văn bản

3 Quản lý độ mật

- Truy vấn danh mục độ mật - Thêm mới độ mật - Chỉnh sửa độ mật - Xóa độ mật

Người sử dụng có quyền quản lý độ mật

4 Cài đặt

- Truy vấn danh mục -Thêm mới danh mục -Chỉnh sửa danh mục - Xóa danh mục

Người sử dụng có quyền quản lý cài đặt

II.2.2. Các chức năng trong Quản lý văn bản đi


dụng


Page 9

1

Quản lý Sổ văn bản

- Truy vấn sổ văn bản - Thêm mới sổ văn - Chỉnh sửa sổ văn

Người sử dụng có quyền quản lý sổ văn bản

2 Quản lý Văn

bản chờ xử lý

- Truy vấn văn bản chờ xử lý - Hiển thị thông tin chi tiết văn bản chờ xử lý - Chỉnh sửa văn bản chờ xử lý

Người sử dụng có quyền quản lý Văn bản chờ xử lý

II.2.3. Các chức năng trong Quản lý văn bản đến


dụng

1

Quản lý Sổ văn bản

- Truy vấn sổ văn bản - Thêm mới sổ văn - Chỉnh sửa sổ văn

Người sử dụng có quyền quản lý sổ văn bản

2 Quản lý Văn

bản chờ xử lý

- Truy vấn văn bản chờ xử lý - Hiển thị thông tin chi tiết văn bản chờ xử lý - Chỉnh sửa văn bản chờ xử lý

Người sử dụng có quyền quản lý Văn bản chờ xử lý


Page 10

II.2.4. Các chức năng trong quản lý Lịch công tác tuần


dụng

1 Quản lý Lịch công tác tuần

- Truy vấn lịch công tác tuần - Thêm mới sự kiện - Sửa sự kiện - Xóa sự kiện

Người sử dụng có quyền quản lý lịch công tác tuần

II.2.5. Các chức năng trong Quản lý Ủy quyền

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng

1

Quản lý Lịch ủy quyền

- Truy vấn người được ủy quyền

Người sử dụng có quyền quản lý ủy

quyền

- Thêm mới người được ủy quyền

- Sửa người được ủy quyền

-Lịch sử hoạt động trong thời gian ủy quyền


Page 11

II.2.6. Các chức năng trong Quản lý người dùng

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng

1 Quản lý người dùng - Truy vấn người dùng

- Thêm mới người dùng

- Chỉnh sửa người dùng

Người sử dụng có quyền quản lý người dùng.

2 Quản lý chi nhánh -Truy vấn chi nhánh

- Thêm mới tài khoản vào chi nhánh

- Xóa tài khoản khỏi chi nhánh

Người sử dụng có quyền quản lý chi nhánh

3 Quản lý phòng ban - Truy vấn phòng ban

- Thêm mới phòng ban

- Chỉnh sửa phòng ban

- Xóa phòng ban

Người sử dụng có quyền quản lý phòng ban

4 Quản lý vai trò - Truy vấn vai trò

- Thêm mới vai trò

- Chỉnh sửa vai trò

Người sử dụng có quyền quản lý vai trò

5 Quản lý chức năng - Truy vấn chức năng

- Thêm mới chức năng

- Chỉnh sửa chức năng

- Xóa chức năng

Người sử dụng có quyền quản lý chức năng.

6 Quản lý ứng dụng -Tìm kiếm ứng dụng

- Thêm ứng dụng

- Chỉnh sửa ứng dụng

- Xóa ứng dụng

- Quản lý chức năng của ứng dụng

Người sử dụng có quyền quản lý ứng dụng.

7 Quản lý tài nguyên -Tìm kiếm tài nguyên

- Thêm tài nguyên

- Chỉnh sửa thông tin tài nguyên

- Xóa tài nguyên

Người sử dụng có quyền quản lý tài nguyên

8 Quản lý phân quyền -Định nghĩa phân quyền Người sử dụng có quyền quản lý phân quyền

9 Quản lý phân quyền cho nhân viên

-Phân quyền cho nhân viên Người sử dụng có quyền quản lý phân quyền cho nhân viên


Page 12

II.3. Thông tin đăng nhập

Link đăng nhập: http://117.6.131.222:4034

Tài khoản Admin, mật khẩu: Vietnam@3i. Tất cả các tài khoản còn lại mật khẩu chung: 123456; Mật khẩu khi reset: 123456

- Tài khoản admin: Chức năng quản trị hệ thống bao gồm: Người dùng, Phòng ban, chi nhánh, phân quyền ..

- Tài khoản Văn thư đi: hongnt: Có chức năng quản lý và tạo sổ văn bản đi gửi đến lãnh đạo và các ban liên quan.

- Tài khoản Văn thư đến: nvkieu: Có chức năng quản lý và tạo sổ văn bản đến, văn thư đến thường sẽ trình đến lãnh đạo 'Tổng giám đốc’.

- Tài khoản Tổng giám đốc: ctdong: Có chức năng giao việc cho các ban hoặc cá nhân liên quan.

- Tài khoản thư kí: ltly: Có chức năng tải lên và quản lý Lịch công tác tuần

Lưu ý: Tên các tài khoản và vai trò của từng người dùng xem tại tài khoản admin. Đường dẫn: Quản trị hệ thống >> Người dùng.

II.4. Hướng dẫn sử dụng các chức năng hệ thống

II.4.1. Quản lý danh mục

* Mục đích: Cho phép quản lý danh mục bao gồm: Sổ văn bản, Loại văn bản, Độ mật, Cài đặt. Chức năng này dành cho văn thư.

* Đường dẫn: Trang chủ >> Quản trị danh mục.

Chức năng này dành cho văn thư, đầu năm mới, văn thư sẽ tạo mới sổ văn bản.

Ví dụ: Tài khoản đăng nhập của văn thư đi: hongnt. Mật khẩu: 123456

Tài khoản đăng nhập của văn thư đến: nvkieu. Mật khẩu: 123456


Page 13

II.4.1.1. Quản lý danh mục sổ văn bản

II.4.1.1.1. Tìm kiếm thông tin sổ văn bản

Hình 1: Màn hình tìm kiếm thông tin sổ văn bản

Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm tài khoản như: Mã sổ, Tên sổ, Năm

Bước 2: Kích button tìm kiếm

Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với từ các khóa đã nhập tìm kiếm

Lưu ý: Mặc định hiển thị năm hiện tại

II.4.1.1.2. Thêm mới Sổ văn bản

Hình 2: Màn hình thêm mới Sổ văn bản

Bước 1: Kích button Thêm mới

Bước 2: Nhập thông tin thêm mới sổ văn bản

▪ Trường có dấu (*) là trường bắt buộc nhập.


Page 14

▪ Với văn thư đi cần chọn Loại văn bản đi để hiển thị danh sách Người kí theo từng

loại văn bản.

Bước 3: Nhấn nút Thêm mới

Thông tin Sổ văn bản vừa thêm sẽ hiển thị tại màn hình Danh mục sổ văn bản

Lưu ý: Mã sổ không được nhập trùng với mã sổ đã tồn tại và chữ có dấu. VD: Đ, Ê, …

II.4.1.1.3. Chỉnh sửa Sổ văn bản

Hình 3: Màn hình chỉnh sửa thông tin sổ văn bản


Page 15

Bước 1: Nhấn nút Chỉnh sửa tại sổ văn bản muốn chỉnh sửa thông tin

Bước 2: Nhập thông tin muốn thay đổi

Bước 3: Nhấn nút Cập nhật

Lưu ý: Mã sổ, Loại văn bản không được chỉnh sửa

II.4.1.1.4. Xóa sổ văn bản

Hình 4: Màn hình xóa sổ văn bản

Bước 1: Nhấn nút Xóa tại sổ văn bản muốn xóa

Bước 2: Nhấn nút Xác nhận

Lưu ý: Có thể xóa nhiều bản ghi bằng cách tích vào các checkbox trước mỗi sổ văn bản, sau đó nhấn

nút xóa


Page 16

II.4.1.2. Quản lý loại văn bản

* Mục đích: Cho phép quản lý thêm mới, chỉnh sửa hoặc xóa loại văn bản

* Đường dẫn: Trang chủ >Quản trị danh mục > Loại văn bản

II.4.1.2.1. Tìm kiếm thông tin

Hình 5: Màn hình Tìm kiếm thông tin loại văn bản

Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm như: Ký hiệu hoặc Tên loại văn bản



http://117.6.131.222:4034/User


Page 17

II.4.1.2.2. Thêm Loại văn bản

Hình 6: Màn hình thêm mới Loại văn bản

Bước 1: Chọn

Bước 2: Nhập các thông tin yêu cầu

Bước 3: Click button .

Thông tin Sổ văn bản vừa thêm sẽ hiển thị tại màn hình Thêm mới sổ văn bản

II.4.1.2.3. Sửa Loại văn bản

Hình 7: Màn hình Sửa Loại văn bản

Bước 1: Chọn

Bước 2: Nhập các thông tin cần chỉnh sửa



Page 18


II.4.1.2.4. Xóa Loại văn bản

Hình 8: Màn hình thêm mới Loại văn bản

Bước 1: Chọn

Bước 2: Nhập các thông tin yêu cầu




Page 19

II.4.1.3. Quản lý độ mật

* Mục đích: Cho phép quản lý Độ mật bao gồm các hoạt động như: thêm mới, chỉnh sửa, xóa độ mật

* Đường dẫn: Trang chủ > Quản trị danh mục > Độ mật

II.4.1.3.1. Tìm kiếm độ mật

Hình 9: Màn hình tìm kiếm độ mật

Bước 1: Nhập thông tin tìm kiếm độ mật

Bước 2: Nhấn nút Tìm kiếm

Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với từ khóa đã nhập tìm kiếm

II.4.1.3.2. Thêm mới độ mật

Hình 10: Màn hình thêm mới chức năng


Bước 2: Nhập các thông tin thêm mới độ mật


http://117.6.131.222:4034/User

http://117.6.131.222:4034/User


Page 20

Thông tin Chức năng vừa thêm hệ thống sẽ lưu lại vào cơ sở dữ liệu và hiển thị trong bảng danh mục độ mật.

II.4.1.3.3. Chỉnh sửa độ mật

Hình 11: Màn hình chỉnh sửa chức năng

Bước 1: Nhấn nút Chỉnh sửa tại bản ghi muốn chỉnh sửa

Bước 2: Nhập thông tin muốn chỉnh sửa

Bước 3: Nhấn nút Chỉnh sửa

II.4.1.3.4. Xóa độ mật

Hình 12: Màn hình xóa chức năng

Bước 1: Nhấn nút Xóa tại bản ghi muốn Xóa


Page 21

Bước 2: Tại hộp thoại xác nhận chọn Xác nhận

II.4.1.4. Quản lý cài đặt

II.4.1.4.1. Tìm kiếm danh mục

Hình 13: Màn hình tìm kiếm danh mục

Bước 1: Nhập thông tin tìm kiếm độ mật



II.4.1.4.2. Thêm mới danh mục

Hình 14: Màn hình thêm mới danh mục


Page 22


Bước 2: Nhập các thông tin thêm mới danh mục


Thông tin Chức năng vừa thêm hệ thống sẽ lưu lại vào cơ sở dữ liệu và hiển thị trong màn hình danh mục

II.4.1.4.3. Chỉnh sửa danh mục

Hình 15: Màn hình chỉnh sửa danh mục




II.4.1.4.4. Xóa danh mục

Hình 16: Màn hình xóa danh mục


Page 23


Bước 2: Tại hộp thoại xác nhận chọn Xác nhận

II.4.2. Quản lý văn bản đi

* Mục đích: Cho phép quản lý văn bản đi bao gồm: Sổ văn bản, Văn bản chờ xử lý

* Đường dẫn: Trang chủ >> Văn bản đi

II.4.2.1. Quản lý sổ văn bản

Chức năng này dành cho văn thư đi, văn thư sẽ tạo mới sổ văn bản và gửi đến lãnh đạo hoặc cá nhân có liên quan

Ví dụ: Tài khoản đăng nhập của văn thư đi: hongnt. Mật khẩu: 123456

II.4.2.1.1. Tìm kiếm sổ văn bản

Hình 17: Kết quả tìm kiếm

Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm văn bản đến như: Số văn bản, Ký hiệu văn

bản, Người ký, Ngày văn bản, Người soạn thảo, Trích yếu, Đơn vị soạn thảo

Bước 2: Nhấn tìm kiếm


Page 24


II.4.2.1.2. Thêm văn bản đi

Hình 18: Màn hình thêm sổ văn bản đi


Bước 2: Nhập thông tin sổ văn bản

- Các trường bắt buộc nhập: Sổ văn bản, Số/ký hiệu, Số văn bản, Ký hiệu văn

bản, Người ký, Người soạn thảo, Đơn vị soạn thảo

- Trong đó: Người vào sổ mặc định là người đăng nhập, Chức vụ lấy theo người

kí, Số/ký hiệu hiển thị theo Số văn bản và Ký hiệu văn bản.


Page 25

Bước 3: Tải lên Tệp đính kèm bằng cách nhấn Browse >> Chọn tệp >> nhấn Thêm mới.

- Người dùng có thể tải lên 1 hoặc nhiều tệp đính kèm với các định dạng: .doc,

.xlsx, .pdf, …

- Tại đây người dùng có thể Xóa bằng cách nhấn nút hoặc tải về tệp đính kèm

khi nhấn nút , Xem trước bằng cách nhấn Xem trước.

Bước 4: Thêm người nhận.

- Nhấn vào ban Lãnh đạo tổng công ty sẽ tự động gửi cho tất cả mọi người có

trong ban.

- Nhấn vào các ban còn lại sẽ chỉ gửi cho trưởng ban đó.

- Có thể chọn Người nhận xử lý bất kì bằng cách chọn phòng ban rồi chọn

người dùng và vai trò sau đó nhấn nút Lưu .

- Có thể xóa 1 hoặc nhiều Người nhận vừa thêm bằng cách nhấn nút x.

Bước 5: Click button Lưu lại

Văn bản sau khi lưu lại đã chuyển thành công đến người nhận.


Page 26

II.4.2.1.3. Sửa văn bản đi.

Hình 19: Màn hình chỉnh sửa văn bản đi

Bước 1: Nhấn nút sửa tại bản ghi muốn chỉnh sửa

Bước 2: Nhập các thông tin cần chỉnh sửa.

- Tài màn hình này văn thư có quyền thêm người nhận bằng cách nhấn phòng

ban muốn gửi.


Page 27

- Tại màn hình này có thêm trường Hoạt động giúp lưu lại hoạt động của thành

viên trong danh sách Người nhận lien quan đến sổ văn bản bao gồm: Đã tạo

văn bản, Đã xem văn bản, Đã chuyển tiếp.

Bước 3: Kích button Lưu lại

II.4.2.2. Văn bản đi chờ xử lý.

Chức năng này dành cho lãnh đạo hoặc cá nhân có quyền xem văn bản. Khi văn thư gửi cho lãnh đạo hoặc cá nhân có quyền xem văn bản, đăng nhập vào tài khoản của người xử lý sẽ hiển thị văn bản chờ xử lý.

Ví dụ: Tài khoản đăng nhập của người được nhận văn bản: nvsy. Mật khẩu: 123456

II.4.2.2.1. Tìm kiếm văn bản chờ xử lý


Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm văn bản chờ xử lý như: Số đến, Ngày đến, Cơ

quan ban hành, Số/Ký hiệu, Ngày văn bản, Trích yếu, Trạng thái, Năm



Page 28

Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với từ các khóa đã nhập tìm kiếm. Mặc định tìm kiếm theo năm hiện tại.

II.4.2.2.2. Chi tiết văn bản đi cần xử lý

Hình 21: Màn hình tiết văn bản đi

Bước 1: Nhấn đúp chuột vào văn bản muốn xem chi tiết.

- Tại màn hình này sẽ hiển thị chi tiết thông tin văn bản chờ xử lý. Người

dùng có thể chuyển tiếp văn bản cho 1 hoặc nhiều cá nhân khác.

- Người dùng có thể tải tệp đính kèm về bằng cách nhấn nút Tải xuống


Page 29

Hình 22: Màn hình chi tiết hoạt động của văn thư và người nhận

- Tại màn hình này người dùng có thể theo dõi tất cả hoạt động của các

thành viên được nhận bao gồm: Đã tạo văn bản, Đã xem văn bản, Đã

chuyển tiếp.

Hình 23: Thao tác chuyển tiếp văn bản cho người khác

Bước 2: Chuyển tiếp văn bản cho người khác xem bằng cách sau:

1. Chọn tên phòng ban

2. Chọn tên cá nhân muốn chuyển tiếp.


Page 30

3. Nhấn nút Lưu

Phía dưới phần Chuyển tiếp sẽ hiển thị tên cá nhân được chuyển tiếp.

Bước 3: Nhấn nút Chuyển tiếp

Văn bản được gửi đi thành công đến người nhận.

Lưu ý: Người dùng chỉ có thể xóa Người nhận do chính người dùng đó tạo và chưa gửi đi.

II.4.3. Quản lý văn bản đến

II.4.3.1. Quản lý sổ văn bản

Chức năng này dành cho văn thư đến, văn thư sẽ tạo mới sổ văn bản và gửi đến lãnh đạo hoặc cá nhân có liên quan.

Ví dụ: Tài khoản đăng nhập của văn thư đến: nvkieu. Mật khẩu: 123456

II.4.3.1.1. Tìm kiếm sổ văn bản đến


Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm văn bản đến như: Số đến, Ngày đến, Cơ

quan ban hành, Số/ký hiệu, Ngày văn bản, Trích yếu, Trạng thái, Năm




Page 31

II.4.3.1.2. Thêm văn bản đến

Hình 25: Màn hình thêm sổ văn bản đến



Bước 2: Nhập thông tin sổ văn bản

- Các trường bắt buộc nhập: Sổ văn bản, Số đến, Sổ/ký hiệu, Cơ quan ban

hành, Ngày đến, Người nhập văn bản.

- Trong đó: Người nhập văn bản mặc định là người đăng nhập.

Bước 3: Tải lên Tệp đính kèm bằng cách nhấn Browse >> Chọn tệp >> nhấn Thêm

mới.


Page 32

- Người dùng có thể tải lên 1 hoặc nhiều tệp đính kèm với các định dạng: .doc,

.xlsx, .pdf, …

- Tại đây người dùng có thể Xóa bằng cách nhấn nút hoặc tải về tệp đính kèm

khi nhấn nút .

Bước 4: Nhập ý kiến xử lý vào ô sau đó nhấn nút Thêm mới

- Người dùng có thể thêm 1 hoặc nhiều ý kiến; có thể xóa 1 hoặc nhiều ý kiến

vừa thêm bằng cách nhấn nút .

Bước 5: Thêm người nhận xử lý

- Nhấn vào checkbox tại từng phòng ban sẽ list ra danh sách người được ủy

quyền và hiển thị tại màn hình Danh sách người xử lý

- Người đầu tiên chọn là Xử lý chính thì từ người thứ 2 trở đi chỉ là người phối

hợp.

- Có thể chọn Người nhận xử lý bất kì bằng cách chọn người dùng và vai trò

sau đó nhấn nút Thêm người xử lý

- Có thể xóa 1 hoặc nhiều Người xử lý vừa thêm bằng cách nhấn nút .


Văn bản sau khi lưu lại đã chuyển thành công đến người nhận xử lý.

Lưu ý: Sau khi Lưu lại thành công, đăng nhập vào tài khoản của người nhận xử lý. Tại mục Văn bản chờ xử lý sẽ hiển thị danh sách bản ghi đã được chuyển ở trạng thái Đang chờ.


Page 33

II.4.3.1.3. Sửa văn bản đến

Hình 27: Màn hình chỉnh sửa văn bản đến

Hình 28: Màn hình chỉnh sửa văn bản đến

Bước 1: Nhấn đúp chuột vào bản ghi muốn chỉnh sửa.

Bước 2: Nhập các thông tin cần chỉnh sửa.

- Tại màn hình này văn thư có quyền sửa Ý kiến, và thêm người nhận xử lý.

- Tại màn hình này có thêm trường Hoạt động giúp lưu lại các hoạt động của

những thành viên thuộc danh sách Người xử lý lien quan đến sổ văn bản bao

gồm: Đã tạo công văn, Chưa xem Đã xem công văn, Đã chuyển xử lý chính,

Văn bản đã hoàn thành…


Page 34


Lưu ý:

- Nhấn nút Thu Hồi để thu hồi lại văn bản đã được chuyển đi.

- Sau khi Lưu lại thành công, đăng nhập vào tài khoản của người nhận xử lý. Tại mục Văn bản chờ xử lý sẽ hiển thị danh sách bản ghi đã được chuyển ở trạng thái Đang chờ.

II.4.3.2. Văn bản đến chờ xử lý.

Chức năng này dành cho lãnh đạo hoặc cá nhân có quyền xử lý văn bản. Khi văn thư gửi cho lãnh đạo hoặc cá nhân có quyền xử lý văn bản văn bản, đăng nhập vào tài khoản của người xử lý sẽ hiển thị văn bản chờ xử lý.

Ví dụ: Tài khoản đăng nhập của người được nhận văn bản: ntlam. Mật khẩu: 123456

II.4.3.2.1. Tìm kiếm văn bản chờ xử lý


Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm văn bản chờ xử lý như: Số đến, Ngày đến, Cơ

quan ban hành, Số/Ký hiệu, Ngày văn bản, Trích yếu, Trạng thái, Năm



Page 35

Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với từ các khóa đã nhập tìm kiếm.

Lưu ý:

- Chỉ hiển thị văn bản mà người được giao chưa lý xong, khi người được nhận xử lý xong văn bản sẽ ẩn đi, khi tìm kiếm lại vẫn tìm kiếm được. Cụ thể với từng vai trò sau:

1. Xử lý chính: Bao gồm các hành động: Đã chuyển xử lý chính, đã hoàn thành văn bản

2. Phối hợp: Bao gồm các hành động: Đã chuyển phối hợp, Đã phối hợp.

3. Xem để biết: Bao gồm các hành động: Đã xem.

- Dữ liệu mặc định hiển thị theo năm hiện tại.

II.4.3.2.2. Chi tiết Văn bản đến chờ xử lý.

Bước 1: Nhấn đúp chuột vào bản ghi muốn xem chi tiết.

Hình 30: Chi tiết văn bản chờ xử lý.

- Tại màn hình này sẽ hiển thị chi tiết thông tin văn bản chờ xử lý. Thực

hiện các hành động thay đổi trạng thái: Hoàn thành, Chuyển xử lý, Cập

nhật.

- Người dùng có thể tải tệp đính kèm về bằng cách nhấn nút Tải xuống

.


Page 36

Hình 31: Màn hình chi tiết hoạt động

- Tại màn hình này người dùng có quyền xem tất cả hoạt động của thành

viên trong danh sách người xử lý bao gồm: Đã tạo công văn, Đã xem công

văn, Đã chuyển xử lý chính, Đã phối hợp…

Bước 2: Cập nhật thông tin Ý kiến xử lý:

- Nhập ý kiến vào ô Nhập ý kiến sau đó nhấn nút Thêm ý kiến

Bước 3: Chuyển người xử lý


Page 37

Hình 32: Màn hình thao tác chuyển xử lý

- Nhấn vào checkbox tại từng phòng ban sẽ list ra danh sách người xử lý,

mặc định phòng ban đầu tiên được chọn có vai trò xử lý chính.

- Các phòng ban sau được chọn có vai trò là phối hợp.

Hình 33: Màn hình thao tác chọn người nhận xử lý bất kì

- Có thể chọn Người nhận xử lý bất kì bằng cách chọn phòng ban, sau đó

người dùng và vai trò rồi nhấn nút Thêm người xử lý

- Nhập ý kiến chuyển xử lý cho từng cá nhân bằng cách nhập ý kiến vào cột

Ý kiến.


Page 38

- Có thể xóa 1 hoặc nhiều Người xử lý vừa thêm bằng cách nhấn nút

Bước 4: Nhấn nút Chuyển xử lý.

- Sau khi chuyển xử lý chính thành công, người dùng chỉ có quyền cập nhật

ý kiến, không có quyền chuyển xử lý.

Lưu ý:

- Người dùng chỉ có thể xóa Ý kiến xử lý và Người nhận xử lý do chính người dùng đó tạo và chưa chuyển xử lý.

- Khi chuyển xử lý chính thành công sẽ giảm đi số lượng văn bản chờ xử lý.

Bước 5: Gia hạn xử lý

- Nhập hạn xử lý tại trường Hạn xử lý

- Hạn xử lý chỉ hiển thị giữa 2 người xử lý chính.

Bước 6: Hoàn thành văn bản

- Nhấn nút Hoàn thành để hoàn thành văn bản

- Văn bản sau khi nhấn hoàn thành sẽ có trạng thái Đã hoàn thành.

Lưu ý:

- Chỉ người xử lý chính cuối cùng mới có quyền kết thúc văn bản. Khi người

phối hợp chưa nhấn hoàn thành thì người xử lý chính vẫn có quyền kết

thúc văn bản.

- Văn bản đã kết thúc tất cả thành viên trong danh sách Người xử lý chỉ có

quyền xem và cập nhật ý kiến.


Page 39

II.4.4. Quản lý Lịch công tác tuần

Đường dẫn: Trang chủ >> Lịch công tác tuần


Page 40

II.4.4.1. Hiển thị thông tin Lịch công tác tuần

Hình 34: Màn hình Lịch công tác tuần

Tất cả nhân viên trong công ty sẽ nhìn thấy lịch công tác tuần đầu tiên khi đăng nhập vào tài khoản cá nhân.

II.4.4.2. Tìm kiếm thông tin

Chức năng này dành cho thư kí, thường thì thư kí hoặc cá nhân nào đó sẽ có quyền tải lên, sửa, xoá lịch công tác tuần.

Ví dụ: Tài khoản đăng nhập của thư kí: ltly. Mật khẩu: 123456


Bước 1: Nhấn nút Quản lý


Page 41

Bước 1: Nhập thông tin thời gian cần tìm kiếm lịch công tác.



- Tại màn hình này người dùng có quyền thêm mới, sửa, xoá lịch công tác tuần.


Page 42

II.4.4.3. Thêm sự kiện

Hình 36 : Màn hình thêm mới lịch công tác tuần

Bước 1: Nhấn nút Thêm sự kiện

Bước 2: Nhập thông tin bao gồm: Chủ trì, Ngày diễn ra, Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc, Phòng họp, Thành phần tham dự, nội dung.


Sự kiện được thêm mới sẽ hiển thị màn hình danh sách Lịch công tác tuần

II.4.5. Quản lý Uỷ quyền

Đường dẫn: Trang chủ >> Ủy quyền

Chức năng này dành cho Tổng giám đốc hoặc người đứng đầu mỗi ban, Tổng giám đốc hoặc người đứng đầu mỗi ban sẽ uỷ quyền đến cấp dưới là Phó TGĐ hoặc phó ban.

Ví dụ: Tài khoản đăng nhập của người uỷ quyền: ctdong. Mật khẩu: 123456

Tài khoản đăng nhập của người được uỷ quyền: nvcong. Mật khẩu: 123456

II.4.5.1. Truy vấn người được ủy quyền


Page 43


Bước 1: Nhập thông tin tìm kiếm người được ủy quyền.



Page 44


II.4.5.2. Thêm người ủy quyền

Chỉ người đứng đầu ban mới hiển thị chức năng này.

Hình 38: Màn hình thêm mới người ủy quyền

Hình 39: Màn hình xác nhận ủy quyền


Bước 2: Nhập thông tin bao gồm: Người được ủy quyền, Thời gian ủy quyền.


Lưu ý:

- Người được ủy quyền sẽ nhận được bản ghi yêu cầu xác nhận đồng ý

nhận ủy quyền của người ủy quyền. Nhấn xác nhận để đồng ý.

- Yêu cầu xác nhận thành công, các văn bản gửi đến người ủy quyền sẽ

hiển thị tại tài khoản của người được ủy quyền.


Page 45

II.4.5.3. Sửa người ủy quyền

Hình 40: Màn hình sửa người ủy quyền


Bước 2: Nhập thông tin bao gồm: Người được ủy quyền, Thời gian ủy quyền.


II.4.5.4. Lịch sử hoạt động trong thời gian ủy quyền

Hình 41: Màn hình Văn bản trong thời gian ủy quyền


Page 46

Bước 1: Nhấn nút Hoạt động

- Tại màn hình này sẽ hiển thị tất cả các Văn bản trong thời gian ủy quyền.

Bước 2: Nhấn đúp chuột vào văn bản muốn xem chi tiết.

Hình 42 : Màn hình chi tiết văn bản

- Tại màn hình này người dùng có thể tải về tệp đính kèm cũng như xem

được các hoạt động xử lý của công văn.

II.4.6. Quản trị hệ thống

II.4.6.1. Quản lý người dùng

* Mục đích: Cho phép quản lý các tài khoản sử dụng hệ thống bao gồm các hành động: Tìm kiếm, thêm mới, chỉnh sửa người dùng

* Đường dẫn: Trang chủ >Quản trị hệ thống >Người dùng

Chức năn này dành cho cá nhân có quyền quản trị người dùng.

Ví dụ: Tài khoản đăng nhập của Admin: admin. Mật khẩu: 123456

II.4.6.1.1. Tìm kiếm thông tin tài khoản

http://117.6.131.222:4034/User

http://117.6.131.222:4034/User


Page 47

Hình 43: Màn hình tìm kiếm thông tin tài khoản

Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm tài khoản như: Tên tài khoản, Họ và tên,

email, trạng thái của người dùng



II.4.6.1.2. Thêm mới tài khoản

Hình 44: Màn hình thêm mới Người dùng


Bước 2: Nhập thông tin thêm Người dùng


Page 48

▪ Trường có dấu (*) là trường bắt buộc nhập.


Thông tin Người dùng vừa thêm sẽ hiển thị tại màn hình danh sách người dùng

Lưu ý: Tên tài khoản không được nhập trùng với tên tài khoản đã tồn tại

II.4.6.1.3. Chỉnh sửa thông tin người dùng

Hình 45: Màn hình chỉnh sửa thông tin người dùng


Page 49

Bước 1: Nhấn nút Chỉnh sửa tại người dùng muốn chỉnh sửa thông tin

Bước 2: Nhập thông tin muốn thay đổi


Lưu ý: Khi nhân viên nghỉ việc, admin có thể bỏ tick tại trường Trạng thái Hoạt động, trạng thái của nhân

viên sẽ hiển thị Không hoạt động.

II.4.6.2. Quản lý chi nhánh

* Mục đích: Cho phép quản lý thêm vào hoặc xóa đi các tài khoản trong chi nhánh. Mỗi một tài

khoản chỉ thuộc vào duy nhất1 chi nhánh

* Đường dẫn: Trang chủ >Quản trị hệ thống > Chi nhánh


Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm như: Tên chi nhánh hoặc Mã chi nhánh


Kết quả tương ứng với từ khóa đã nhập tìm kiếm sẽ được đánh dấu chữ nghiêng, đậm

và có màu nâu đỏ.

Hình 46: Danh sách các chi nhánh được hiển thị dưới dạng cây

http://117.6.131.222:4034/User

http://117.6.131.222:4034/User


Page 50

II.4.6.2.2. Thêm tài khoản trong chi nhánh

Hình 47: Màn hình thêm tài khoản vào trong branch

Bước 1: Chọn 1 chi nhánh

Bước 2: Chọn tên tài khoản muốn thêm vào chi nhánh

Bước 3: Click button . Hệ thống sẽ thêm vào danh sách tài khoản của chi

nhánh


II.4.6.2.3. Xóa tài khoản trong chi nhánh

Hình 48: Màn hình xóa tài khoản trong branch


Page 51

Bước 1: Chọn 1 chi nhánh

Bước 2: Kích button để thực hiện xóa tài khoản ra khỏi chi nhánh. Đặc biệt

nút ở trên thanh tiêu đề của bảng danh sách cho phép người dùng xóa toàn

bộ tài khoản ra khỏi chi nhánh.


II.4.6.3. Quản lý phòng ban

* Mục đích: Cho phép quản lý phòng ban bao gồm các hành động như chỉnh sửa thông

tin, quản lý thành viên trong phòng ban. Các thông tin phòng ban sẽ phục vụ cho việc quản lý

các tài khoản khi admin thực hiện phân quyền. Một tài khoản có thể thuộc nhiều phòng ban

* Đường dẫn: Trang chủ >Quản trị hệ thống > Phòng ban


Hình 49: Màn hình tìm kiếm thông tin phòng ban

Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm như tên phòng ban, Trạng thái



http://117.6.131.222:4034/User

http://117.6.131.222:4034/User


Page 52

II.4.6.3.2. Chỉnh sửa thông tin

Hình 50: Màn hình chỉnh sửa thông tin phòng ban

Bước 1: Nhấn nút chỉnh sửa tại phòng ban cần chỉnh sửa

Bước 2: Nhập các thông tin phòng ban cần chỉnh sửa.

Bước 4: Kích button Chỉnh sửa

II.4.6.4. Quản lý vai trò

* Mục đích: Cho phép quản lý vai trò cho các tài khoản đăng nhập vào hệ thống

* Đường dẫn: Trang chủ >Quản trị hệ thống > vai trò

http://117.6.131.222:4034/User

http://117.6.131.222:4034/User


Page 53


Hình 51: Màn hình tìm kiếm thông tin vai trò

Bước 1: Nhập thông tin tìm kiếm vai trò


Hệ thống sẽ hiển thị kết quả theo từ khóa tìm kiếm

II.4.6.4.2. Chỉnh sửa thông tin

Hình 52: Màn hình chỉnh sửa thông tin vai trò


Bước 2: Nhập thông tin chỉnh sửa



Page 54

II.4.6.5. Quản lý chức năng

* Mục đích: Cho phép quản lý chức năng gồm các thao tác thêm, sửa, xóa và quản lý tài nguyên của chức năng. Chức năng được tạo ra để gán vào các ứng dụng. Sau đó Admin thực hiện phân quyền các chức năng của ứng dụng cho các tài khoản.

* Đường dẫn: Trang chủ >Quản trị hệ thống > Chức năng

II.4.6.5.1. Tìm kiếm chức năng

Hình 53: Màn hình tìm kiếm chức năng

Bước 1: Nhập thông tin tìm kiếm chức năng



II.4.6.5.2. Thêm mới chức năng

Hình 54: Màn hình thêm mới chức năng


http://117.6.131.222:4034/User

http://117.6.131.222:4034/User


Page 55

Bước 2: Nhập các thông tin thêm mới chức năng

▪ Các trường có dấu (*) là các trường bắt buộc nhập

▪ Trường Tên chức năng cha là trường chọn chức năng cha, có thể chọn hoặc không chọn trường này.


Thông tin Chức năng vừa thêm hệ thống sẽ lưu lại vào cơ sở dữ liệu và hiển thị trong bảnh danh sách các chức năng.

II.4.6.5.3. Chỉnh sửa chức năng

Hình 55: Màn hình chỉnh sửa chức năng





Page 56

II.4.6.5.4. Xóa chức năng

Hình 56: Màn hình xóa chức năng


Bước 2: Tại hộp thoại xác nhận chọn Chắc chắn

Lưu ý: Cần xóa hết chức năng con trước khi xóa chức năng cha.

II.4.6.5.5. Quản lý tài nguyên của chức năng

Hình 57: Màn hình quản lý tài nguyên của chức năng

Bước 1: Click chuột phải vào một chức năng

Bước 2: Nhấn chọn Quản lý tài nguyên

Bước 3: Tìm kiếm các Tài nguyên API định gán cho chức năng

Bước 4: Chọn tên Tài nguyên muốn thêm

Bước 5: Nhấn nút Thêm tài nguyên

▪ Tài nguyên được thêm sẽ hiển thị tại màn hình danh sách


Page 57

▪ Người dùng có thể xóa Tài nguyên vừa thêm bằng cách nhấn nút Xóa

Bước 6: Nhấn nút Lưu lại

II.4.6.6. Quản lý ứng dụng

* Mục đích: Cho phép quản lý ứng dụng gồm các thao tác thêm, sửa, xóa và quản lý chức năng của ứng dụng. Các ứng dụng thêm vào sẽ được admin quản lý phân quyền cho các tài khoản sử dụng các ứng dụng đó.

* Đường dẫn: Trang chủ >Quản trị hệ thống > Ứng dụng

II.4.6.6.1. Tìm kiếm ứng dụng

Hình 58: Màn hình tìm kiếm ứng dụng

Bước 1: Nhập thông tin tìm kiếm ứng dụng



http://117.6.131.222:4034/User

http://117.6.131.222:4034/User


Page 58

II.4.6.6.2. Thêm mới ứng dụng

Hình 59: Màn hình thêm mới ứng dụng


Page 59

Bước 1: Kích nút Thêm mới

Bước 2: Nhập các thông tin ứng dụng. Trong đó có 3 trường bắt buộc nhập: Mã ứng dụng, Tên ứng dụng, Link truy cập.


Thông tin Ứng dụng vừa thêm hệ thống sẽ lưu lại vào cơ sở dữ liệu và hiển thị trong màn hình danh sách các ứng dụng.

II.4.6.6.3. Chỉnh sửa ứng dụng

Hình 60: Màn hình chỉnh sửa ứng dụng


Page 60


Bước 3: Nhập các thông tin cần chỉnh sửa. Trong đó trường Mã ứng dụng sẽ không được phép sửa.


II.4.6.6.4. Xóa ứng dụng

Hình 61: Màn hình xóa ứng dụng

Bước 1: Nhấn nút Xóa tại bản ghi muốn xóa

Bước 2: Kích button trong hộp thoại xác nhận

II.4.6.6.5. Quản lý chức năng của ứng dụng


Page 61

Hình 62: Màn hình quản lý chức năng cho ứng dụng

Bước 1: Click chuột phải vào một ứng dụng

Bước 2: Kích chọn “Quản lý chức năng”

Bước 3: Tìm kiếm các Chức năng định gán cho ứng dụng

Bước 4: Kích button để thực hiện việc thêm chức năng cho ứng

dụng

▪ Người dùng có thể xóa chức năng bằng cách nhấn nút Xóa .

▪ Quy định, xóa chức năng con trước khi xóa chức năng cha.

Bước 5: Kích button Save

II.4.6.7. Quản lý tài nguyên

* Mục đích: Cho phép quản lý tài nguyên gồm các thao tác thêm, sửa, xóa và quản lý chức năng của tài nguyên

* Đường dẫn: Trang chủ >Quản trị hệ thống > Tài nguyên

II.4.6.7.1. Tìm kiếm ứng dụng

Hình 63: Màn hình tìm kiếm tài nguyên

Bước 1: Nhập thông tin tìm kiếm tài nguyên. Có thể tìm kiếm theo các thông tin: Tên tài

nguyên, mã tài nguyên, API, Mô tả tài nguyên, Tên chức năng.



http://117.6.131.222:4034/User

http://117.6.131.222:4034/User


Page 62

II.4.6.7.2. Thêm mới tài nguyên

Hình 64: Màn hình thêm mới tài nguyên

Bước 1: Kích nút Thêm mới

Bước 2: Nhập các thông tin tài nguyên. Trong đó có 4 trường bắt buộc nhập: Tên tài nguyên, Mã tài nguyên, API, Đường dẫn.

Bước 3: Kích button Save

Thông tin tài nguyên vừa thêm hệ thống sẽ lưu lại vào cơ sở dữ liệu và hiển thị trong bảnh

danh sách các tài nguyên.


Page 63

II.4.6.7.3. Chỉnh sửa thông tin tài nguyên

Hình

65: Màn hình chỉnh sửa thông tin tài nguyên.

Bước 1: Nhấn nút Chỉnh sửa tại bản ghi muốn sửa

Bước 2: Nhập các thông tin cần chỉnh sửa. Trong đó trường Mã tài nguyên sẽ không

được phép sửa.



Page 64

II.4.6.7.4. Xóa tài nguyên

Hình 66: Màn hình xóa tài nguyên

Bước 1: Nhấn nút Xóa tại bản ghi muốn xóa

Bước 2: Kích button trong hộp thoại xác nhận

II.4.6.7.5. Xóa chức năng của tài nguyên

Hình 67: Màn quản lý chức năng cho tài nguyên

Bước 1: Click chuột phải vào một tài nguyên

Bước 2: Kích chọn “Quản lý tài nguyên”

Bước 3: Tìm kiếm các chức năng định gán cho tài nguyên


Page 65

Bước 4: Kích button để thực hiện việc thêm chức năng cho tài nguyên

▪ Người dùng có thể xóa chức năng bằng cách nhấn nút Xóa


Lưu ý: Không xóa được chức năng cha khi đang tồn tại chức năng con

II.4.6.8. Quản lý phân quyền

* Mục đích: Cho phép quản lý phân quyền theo các vai trò của phòng ban, khi người dùng được gán vai trò sẽ có quyền tương ứng với vai trò đó trong phòng ban được gán.

* Đường dẫn: Trang chủ >Quản trị hệ thống > Phân quyền

Hình 68: Màn hình định nghĩa phân quyền

http://117.6.131.222:4034/User

http://117.6.131.222:4034/User


Page 66

Bước 1: Chọn Vai trò, Phòng ban cần gán quyền

Bước 2: Chọn ứng dụng phân quyền

Bước 3: Chọn chức năng của ứng dụng (Có thể bỏ qua bước này vì khi chọn ứng

dụng đã hiện thị hết toàn bộ các chức năng của ứng dụng)

Hình 69: Màn hình định nghĩa phân quyền

Bước 4: Tích chọn chức năng của ứng dụng để phân quyền

Màn hình xuất hiện các Tài nguyên API tương ứng với các chức năng đã tích chọn

Bước 5: Tích vào ô trạng thái của các Tài nguyên API

Mỗi Tài nguyên API sẽ có ô trạng thái: - Bỏ chọn - Chọn

Bước 6: Click button save để lưu lại thông tin phân quyền

Lưu ý: Có thể phân quyền một lúc cho nhiều phòng ban với cùng 1 Vai trò


Page 67

II.4.6.9. Phân quyền nhân viên

* Mục đích: Quản lý thông tin phân quyền cho từng Người dùng theo các Phòng ban

* Đường dẫn: Trang chủ >Quản trị hệ thống > Phân quyền nhân viên

Hình 70: Màn hình phân quyền nhân viên

Bước 1: Chọn tài khoản để thực hiện phân quyền

Bước 2: Chọn ứng dụng

Hình 71: Màn hình phân quyền cho nhân viên

http://117.6.131.222:4034/User

http://117.6.131.222:4034/User


Page 68

Bước 3: Chọn vai trò cho phòng ban tương ứng

Bước 4: Tích chọn vào ô checkbox cho phòng ban muốn phân quyền

Bước 5: Nhấn nút Show sẽ hiển thị tất cả các API

Bước 6: Chỉnh sửa chi tiết từng API được cấp cho người dùng nếu người dùng đó vượt quyền khỏi role

Lưu ý: Khi click vào nút thì các API sẽ bị ẩn đi và hệ thống sẽ mặc định cấp cho người dùng theo bộ quyền đã gán cho vai trò tương ứng trong phòng ban


Page 69

Hình 72: Màn hình user permission

Bước 6: Tích chọn các branch tương ứng với phòng ban được tham chiếu quyền

Bước 7: Tích vào checkbox nếu người dùng vượt quyền

Hình 73: Màn hình phân quyền cho người dùng

Bước 8: Click button save để lưu lại thông tin phân quyền


Page 70

Khi phần quyền cho 1 tài khoản mà không có quyền truy cập hay thao tác các tab chức năng thì màn hình sẽ hiển thị thông báo tài khoản không có quyền.

II.5. Hướng dẫn sử dụng phần tích hợp với bộ GTVT

II.5.1. Quản lý văn bản Liên thông (Văn bản đến)

* Mục đích: Cho phép quản lý văn bản đến từ các đơn vị khác.

*Đường dẫn: Trang chủ >> Văn bản liên thông >> Văn bản đến

II.5.1.1. Quản lý văn bản đến

Chức năng này dành cho văn thư nhận các văn bản đến, trạng thái văn bản, lấy dữ liệu đơn vị

II.5.1.1.1. Tìm kiếm văn bản đến


Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm văn bản đến như: Cơ quan ban hành, Ngày

nhận văn bản từ, Ngày nhận văn bản đến, Nghiệp vụ, Trạng thái, Năm…




Page 71

II.5.1.1.2. Tiếp nhận/Tư chối văn bản đến

Click đúp vào văn bản cụ thể để duyệt hoặc từ chối văn bản của đơn vị. Văn thư sẽ kiểm tra các thông tin nhận được từ đơn vị khác nếu thấy đúng văn thư sẽ

nhập các nội dung còn lại và bấm duyệt thì văn bản sẽ được nhập vào hệ thống và trong phần văn bản đến như bình thường.

Nếu thấy văn bản không phù hợp hoặc các sai sót gì văn thư bấm từ chối và nhập lý do từ chối.


Hình 76: Màn hình lý do từ chối


Page 72

Lưu ý:

Khi bấm nút hệ thống sẽ lấy tất cả văn bản từ các đơn vị khác gửi đến loại văn bản là Văn bản điện tử và khi lấy thành công, cột nghiệp vụ các văn bản lấy được sẽ là 0|Văn bản mới , 1|Thu hồi, 2|Cập nhật, 3|Thay thế.

Khi đó trạng thái của văn bản là 01|Đã đến.

Khi bấm nút hệ thống sẽ lấy tất cả các trạng thái văn bản đã gửi đi văn thư sẽ dựa vào Số kí hiệu để theo dõi văn bản gửi đi bên đơn vị nhận xử lý đến bước nào.

Đối với trường hợp là trạng thái văn bản thì trạng thái sẽ luôn là hoàn thành. Sau khi duyệt thành công, Trạng thái của văn bản sẽ chuyển thành 02|Đã tiếp nhận. Khi thêm mới mà phân công luôn cho các phòng thì nghiệp vụ của văn bản bên ngoài sẽ

là 03|Đã phân công. Khi văn bản đã được phân công. Khi các nhân viên được phối hợp xử lý đăng nhập vào

phần mềm vào phần văn bản chờ xử lý và đổi trạng thái là Đang xử lý thì hệ thống sẽ báo trạng thái cho bên đơn vị nhận là văn bản nhận được 04|Đang xử lý.

Khi văn bản được hoàn thành thì hệ thống sẽ gửi trạng thái bên đơn vị nhận là báo là Đã hoàn thành kết thúc luồng nhận văn bản mới.

Khi nhấn nút sẽ cập nhật các đơn vị liên kết với bộ GTVT. Danh sách này sẽ hiển thị trong văn bản đi.


Page 73

II.5.1.1.3. Cập nhật văn bản đến

Khi văn thư từ trục liên thông về, đôi khi sẽ thấy các văn bản có kiểu nghiệp vụ là cập nhật.

Văn thư sẽ chọn 1 văn bản để tiến hành duyệt cho văn bản có kiểu nghiệp vụ này.

(Double Click và 1 văn bản để xử lý)

Lưu y: Chỉ có thể mở văn bản ở trạng thái .

Hình ảnh: nội dung văn bản cập nhật.

Văn thư sẽ cần Hoặc văn bản này.

Nếu văn thư đồng ý cập nhật thì chọn . Văn bản sẽ được cập nhật lại trích yếu và File đính kèm, các nội dung còn lại sẽ được giữ nguyên.


Page 74

Nếu văn thư tìm thấy vấn đề của văn bản cập nhật thì tiến hành , và đưa ra lý do từ chối.

Lưu y: Văn bản đã hoàn thành, thì không thể văn bản.


Page 75

II.5.1.1.4. Thu hồi văn bản đến

Khi văn thư từ trục liên thông về, đôi khi sẽ thấy các văn bản có kiểu nghiệp vụ là Thu hồi.



Lưu y: Chỉ có thể mở văn bản ở trạng thái .

Hình ảnh: Nội dung văn bản thu hồi

Văn thư sẽ cần Hoặc văn bản.

Nếu văn thư đồng ý cập nhật thì chọn . Văn bản sẽ được Thu hồi, và dừng xử lý văn bản.


Page 76

Nếu văn thư tìm thấy vấn đề của văn bản cập nhật thì tiến hành , và đưa ra lý do từ chối.

Lưu y: Văn bản đã hoàn thành, thì không thể văn bản.


Page 77

II.5.1.1.5. Lấy lại văn bản đến

Khi văn thư từ trục liên thông về, đôi khi sẽ thấy các văn bản có kiểu nghiệp vụ là Lấy lại.



Lưu y: Chỉ có thể mở văn bản ở trạng thái . Sau khi Chọn 1 văn bản, sẽ mở 1 form để xác nhận.

Văn thư sẽ cần Hoặc .

Nếu văn thư đồng ý cho lấy lại thì chọn . Văn bản sẽ được lấy lại, Không tiến hành Duyệt xử lý nữa.

Nếu văn thư tìm thấy có vấn đề không cho phép lấy lại thì chọn . Văn bản sẽ tiếp tục được xử lý.

II.5.2. Quản lý văn bản Liên thông (Văn bản đi)

* Mục đích: Cho phép quản lý văn bản gửi cho các đơn vị khác.

* Đường dẫn: Trang chủ >> Văn bản liên thông >> Văn bản đi.

II.5.2.1. Quản lý văn bản đi

Chức năng này dành cho văn thư gửi các văn bản đến các đơn vị khác.


Page 78

II.5.2.1.1. Tìm kiếm văn bản đi


Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm văn bản đến như: Sổ văn bản, Ký hiệu văn

bản, Người ký, Ngày văn bản, Người soạn thảo, Trích yếu, Đơn vị soạn thảo,

Năm…

Bước 2: Kích button tìm kiếm Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng

với từ các khóa đã nhập tìm kiếm.


Page 79

II.5.2.1.2.

Xem lịch sử gửi đi

▪ Click vào button để xem lịch sử gửi đi.

Hình 78: Lịch sử văn bản gửi đi

II.5.2.1.3. Thêm mới văn bản đi

Bước 1: Chọn văn bản gửi đi trong danh sách văn bản đã tạo.

Bước 2: Chọn danh sách đơn vị nhận (Danh sách đơn vị sẽ hiển thị những đơn vị hay thao tác � nếu không tìm thấy đơn vị thì gõ tên đơn vị � Bấm tìm đơn vị.

Bước 3: Bấm lưu lại.

Lưu ý: Phần chọn người nhận là dùng để gửi cho nhân viên trong cùng hệ thống, Nếu văn bản chỉ cần chuyển sang hệ thống khác thì không cần chọn phần này.

Hình 79: Thêm văn bản gửi đi

II.5.2.1.4. Cập nhật văn bản đi


Page 80

Bước 1: Click đúp vào 1 văn bản để chỉnh sửa.

Bước 2: Văn thư nhập nội dung cần sửa, thêm hoặc xóa đơn vị, hoặc trích yếu.

Bước 3: Bấm lưu lại để cập nhật văn bản và gửi lên đơn vị nhận.

Hình 80: Sửa văn bản gửi đi

II.5.2.1.5. Thu hồi văn bản đi

Bước 1: Tạo lập 1 văn bản đi với nội dung là yêu cầu thu hồi văn bản đã gửi.

Bước 2: Bấm thêm mới văn bản ở [Văn bản liên thông] > [Văn bản đi].

Bước 3: Chọn thu hồi văn bản > Chọn văn bản gửi đi là văn bản đã tạo ở bước 1

Bước 3: Chọn văn bản cần thu hồi.

Bước 4: Bấm thu hồi.

Bước 5: Hệ thống sẽ gửi văn bản yêu cầu thu hồi đến các đơn vị đã gửi.

Hình 80: Thu hồi văn bản gửi đi


Page 81

II.5.2.1.6. Lấy lại văn bản đi

Bước 1: Click vào 1 văn bản ở màn danh sách.

Bước 2: Chọn 1 văn bản cần lấy lại.

Bước 3: Bấm lấy lại.

Bước 4: Nhập lý do lấy lại.

Bước 5: Click lưu lại.

Bước 4: Hệ thống sẽ gửi trạng thái lấy lại sang các đơn vị gửi.


Page 82

Lưu ý:

- Chỉ có thể lấy lại văn bản, chỉ khi văn bản đang ở trạng thái “Đã đến” chưa được bên nhận duyệt. Nếu bên nhận đã duyệt đang xử lý thì phải sử dụng chức năng Thu hồi văn bản.

- Nghiệp vụ lấy lại văn bản sẽ gửi Trạng thái văn bản để yêu cầu lấy lại văn bản, không phải Văn bản điện tử – gửi 1 văn bản mới để yêu cầu.

II.5.2.1.7. Thay thế văn bản đi

Bước 1: Click vào thêm mới 1 văn bản ở màn danh sách

Hình 81: Thay thế văn bản gửi đi

Bước 2: Click vào Thay thế văn bản

Bước 3: Chọn văn bản thay thế

Bước 4: Chọn những văn bản cần thay thế

Bước 5: Bấm Thay thế

Bước 6: Hệ thống sẽ gửi trạng thái thay thế đến các đơn vị đã gửi


Page 83

II.6. Các vấn đề thường gặp phải khi sử dụng:

1. Lỗi gửi văn bản liên thông:

- Khi bạn gặp lỗi khi gửi văn bản liên thông: + Kiểm tra xem thông tin của văn bản đã đầy đủ chưa. + Kiểm tra xem phần tệp tin đã có Files chưa. + Nếu văn bản có đầy đủ thông tin, thì có thể đường truyền của hệ thống

đến trục liên thông đang có vấn đề.

2. Không thể lấy văn bản đến

Documents

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN … lieu HDSD SBIC.pdf · II.1.1. Tổng quan về Phần mềm Quản lý văn bản E-Docmen - Phần mềm quản