1page A4

ng dng cng ngh thng tin trong qun l doanh nghip1

XY DNG PHN MM QUN L DOANH NGHIPTRI NGHIM V CM XC

Bi vit ny ti mun chia s mt s kinh nghim trin khai xy dng h thng phn mm qun l doanh nghip ca chnh ti - mt ngi iu hnh, cng l ngi t tay thit lp nhng h thng qun l s khai u tin cho doanh nghip sau khi ti c cu, cho n lc nhn thy khng th tip tc vn hnh m khng c mt h thng phn mm qun l tch hp. Nhng chia s y, c th khng phi l in hnh vi mi doanh nghip, cng c th cha phi l cch lm ti u, nhng c s dng v mang li kt qu tch cc.

L mt cng ty t vn vi hn chc nm kinh nghim t vn cho cc khch hng doanh nghip trong vic xy dng h thng qun l, chng ti hiu c rng vic xy dng h thng phn mm qun l (MIS) gip chun ha v tng hiu qu cng tc qun l l iu tt yu. OCD xy dng cc chc nng qun l tng i r rng nhng ch yu s dng cc cng c bn th cng nh Excel, tuy c kh nng tnh ton t ng tt nhng cn yu v tnh lin kt, bo mt v c bit kh khn trong vic phn quyn ngi dng.

Tuy vy, khi thc s bt tay vo lm sau nhng tht bi u tin, ti mi thy y khng phi l mt vic n gin, khng ch n gin u t tin ca l c th c mt h thng vn hnh tt v hiu qu cho cng tc qun l.

THIT K V XY DNG PHN MM

ng dng cng ngh thng tin trong qun l doanh nghip 2

La chn phng n trin khai

S dng h thng c sn hay xy mi li t u l mt quyt nh kh khn v cng c khng t tranh lun v vn ny. Phi ni rng, vic quyt nh t xy dng h thng v c bit l tip tc t nim tin vo mt nh cung cp cn non tr tng tht bi trong d n trc gia hai bn l mt quyt nh c phn mo him. Tuy nhin, i n quyt nh t xy dng h thng l xc ng v (1) cng ty c nn tng qun l tng i r rng, (2) nhm d n hiu su sc v quy trnh v yu cu qun l, (3) nhm Trng nhm phn mm c t duy h thng v phn tch doanh nghip tt c th ni l him gp so vi cc nhm phn mm m ti c c hi tip xc

1

Thit k tng th

Vi c th l cng ty t vn, vn hnh ch yu theo d n nn chng ti xc nh Qun l D n l chc nng ct li bt buc phi xy dng. Bn cnh , chc nng qun l kinh doanh nh qun l thng tin khch hng, giao dch, hp ng v cng n cng l mt chc nng phi c ca h thng v n rt quan trng i vi s sng cn ca doanh nghip, ng thi l u vo thng tin cho chc nng qun l d n. i vi mt cng ty t vn, con ngi c coi l ti sn quan trng nht nn chc nng Qun tr nhn s cng khng th thiu. Khng ch vy, vic qun l chi ph (c bit l chi ph trc tip) cc d n c ngha v cng quan trng. Do , chng ti quyt nh h thng MIS s bao gm cc phn h CRM-PM-HRM-BC.

2

Tp trung thit k cc bo co u ra

Sau khi tham kho nhiu phn mm, chng ti nhn thy im yu ca kh nhiu phn mm l cc bo co u ra hoc khng p ng c nhu cu qun l, hoc khng hp dn tr thnh mt cng c hng ngy ca nh qun l v iu hnh. V vy, i vi h thng phn mm ca OCD, vic thit k bo co u ra l mt nhim v c quan tm c bit. Nh cc bo co thit k ra v c bn p ng tt cc nhu cu qun l, thm ch c nhng bo co kh tm thy nhng phn mm khc nh tnh trng n xu v qu d phng ri ro, so snh doanh thu vi dng tin vo, so snh chi ph vi dng tin ra

6

Ti u ha cc thao tc c tnh lp i lp li nhiu ln

Mt kh khn m chng ti gp phi l ti u ha cc thao tc cho ngi dng. Bn thn BA ca i tc phn mm i khi khng phn bit r c thao tc no cn ti u (gim thiu s ng tc thc hin mt cng vic, nhp liu hoc cp nht s liu). Bit rng vic ti u ha tt c cc thao tc ca ngi dng s v cng mt thi gian, chng ti phn tch v la chn/yu cu ti u ha cc thao tc c (1) nhiu ngi dng, (2) tn sut s dng ln v d chm cng. Nhng thao tc c s lng ngi dng t (v d cho Admin) hay tn sut s dng nh (v d iu chnh thng s hng nm) c th chp nhn nh i mc t ti u hn. Mt s sng to ca thit k cho php ngi dng d dng phn b ch ph ca mnh cho cc d n tham gia thay v mt qu nhiu thi gian suy ngh v n

8

C ch x l nhiu s liu cho ngi dng (lut 80-20)

c bit, chng ti yu cu ti u nhng thao tc vi lng ln d liu theo hng 80-20. Tt nhin lng ln d liu y l ni quy m cng ty tuy nh nh nhng c xu hng qun l st theo kt qu. Tt c nhng thao tc dng ny, v d duyt chm cng cho ton b t vn tt c cc d n din ra trong thng, c thit k theo hng x l c bit thay v ng tc bm duyt tng dng d liu n l.

9

Ti u ha vic s dng thng tin t phn mm t ng ha cc cng on trong quy trnh kinh doanh

i vi bt k cng ty t vn no, vic cp nht h s nng lc v CV/Profile ca t vn lun l mt cng vic mt thi gian v nhiu khi khng m bo tnh nht qun. H thng ca OCD cho php nhng thng tin cn bn trong h s nng lc v CV/Profile c trch xut t ng t phn mm v lun sn sng cho s dng.

7

Hc tp ngi i trc

Cu phn c la chn thit k u tin l CRM, do y l cu phn u tin v mt quy trnh ca h thng, cng nh t nh gi l cu phn c th trin khai nhanh nht do t ngi tham gia v tnh cp thit cao.Chng ti t thy vic thit k mt phn mm t u l kh kh khn, d bn thn nhm trin khai ca OCD hiu rt r quy trnh v i tc phn mm c kinh nghim, v th chng ti la chn cch tip cn an ton v tit kim thi gian hn hc tp nhng phn mm i trc. Sau mt thi gian so snh cc phn mm sn c, chng ti cng tm c mt phn mm c flow tng i ph hp vi m hnh ca mt cng ty t vn. Chng ti tin hnh dng th (a s liu m phng vo phn mm, chy th). Sau khi c mt lng thng tin tng i, cc bo co c sinh ra sinh ng hn nh c s liu, chng ti mi bt tay vo vic thit k cng BA ca i tc phn mm. Nh c h thng m phng ny m h thng CRM ca i tc thit k ra p ng kh tt nhu cu qun l ca OCD v nhanh chng c a vo vn hnh thc t. Tt nhin, h thng CRM ny cn pht trin thm nhiu chc nng mi so vi h thng demo nh qun l hp ng, qun l cng n, to d n v sau ny c tch hp vi cc h thng khc nh PM hay HRM.

3

Lm vic cht ch vi BA thit k m hnh vn hnh ca h thng

Thi gian thit k phn mm l thi gian nhm d n ca OCD lm vic rt cht ch vi BA ca cng ty phn mm. Bn thn Tng Gim c OCD cng nhiu ln phi tham gia trc tip vo cc bui lm vic, c trc tip v on-line m bo BA lnh hi c ng v cc yu cu ca h thng. Qu trnh dng th v test cng i hi s tham gia ca ngi qun l trc tip m bo phn mm c thit k ng vi ngn ng ca ngi dng. S khc bit v ngn ng v kinh nghim qun l gia 2 bn, c bit l bn BA khin cho qu trnh lm vic ny tng i vt v. Tuy nhin, nhn li thnh qu sau 2 nm lm vic, c th thy rng nhng n lc vt kh ny l xng ng.

4

Tn dng (tch hp) vi cc chc nng min ph sn c (Google Calendar, Google Contacts)

Chng ti hiu r vic t xy dng h thng s mt thi gian v cng sc nn ch ng tm kim v tch hn thm ng dng ca bn th ba vo h thng phn mm nhm ti u ho thi gian. Sau khi so snh nhiu gii php, Google Calendar v Google Contacts c la chn ng b vi h thng lch lm vic sinh ra t cc k hoch d n v lin h. Bng vic tch hp ny, chng ti c th cp nht c lch lm vic n tng chuyn gia t vn v iu phi vin cc d n qua thit b di ng, m bo ti u ha c ngun lc t vn qu gi cho cc d n ca khch hng.

5

ng dng cng ngh thng tin trong qun l doanh nghip3

TRIN KHAI PHN MM VO CNG TC QUN L

H thng phn mm gm nhiu cu phn v khng th i trin khai ng b tng cu phn m phi thc hin theo hng cun chiu, cu phn no xong trc th s liu vo trc. lm c iu ny, phi quyt nh cu phn no i trc, cu phn no i sau. C mt nghch l l phn s liu sau cng (bo co k ton) li lun l phn yu cu chun chnh trc v c sn h thng phn mm k ton ang s dng. Mt quyt nh c a ra l n khi cc h thng phn mm khc c trin khai ng b, trch nhim nhp liu cn c gii thot khi phn mm k ton chuyn li cho cc b phn khc u mi pht sinh s liu nh kinh doanh, t vn Vi quyt nh trin khai CRM im u trong dng s liu, sau n PM, ri n HRM v BC l hp l m bo khi nhng cu phn sau i vo hot ng th ton b s liu pht sinh t cu phn trc chun chnh, trnh vic nhp liu nhiu ln va gim sai st, va gim thi gian nhp liu.

Trin khai cun chiu cc cu phn

Khi trin khai a phn mm vo qun l, hay ni cch khc a d liu vo phn mm, c mt thch thc khc l tnh t on hay trn vn ca d liu. i vi mt doanh nghip hot ng theo m hnh d n, thi gian trin khai d n c th ko di qua cc k k ton khc nhau. V vy vic khoanh vng d liu quyt nh mi loi d liu s c nhp v s dng t k no l cc k quan trng m bo tnh nht qun ca d liu, ng thi gim thiu vic s dng ng thi 2 h thng: h thng phn mm mi v h thng qun l c trn cc file excel.

Khoanh vng d liu khi trin khai

Chy th v kim tra cc bo co v so snh vi cc bo co thc t ang s dng l mt khu quan trng m bo d liu trn bo co c sinh ra t d liu gc v h thng cng thc phn nh ng thc t v c tnh ton, tng hp chnh xc. iu ny kh vt v v i hi lm vic thng xuyn vi i tc phn mm i chiu do bn thn nhm d n khng th nhn c cc cng thc tnh ton trong phn mm nh i vi Excel.

Chy th v kim tra bo co

i tng nhp liu ln nht l t vn lun qu bn v c phn amateur, khng thm nhp s liu chm cng ca mnh, tr s liu chm cng mun, khin cc b phn x l thng tin pha sau lun phi ui theo. Mt 1 nm a vic chm cng vo khun kh, thng no ht thng y v loi tr tnh trng ui theo s liu nh khi cn s dng cc h thng trn Excel. Cc tnh nng kha s liu nghim khc hn trn phn mm cng gp phn ng k vo vn ny.

Vn nhp liu

Vic trin khai trn s liu thc t, tuy vy, c li th l mang li nhiu cm xc cho i ng cn b iu hnh v qun l, t to ng lc cho vic chy th v phn hi tip tc hon thin. Thc s th tr ngi tm l ln nht i vi tc gi, cng l ch d n ny, v nhiu ng nghip l khi bt u t tay nhp nhng dng d liu u tin vo phn mm, trong bi cnh mt s tnh nng cn li, gy tr ngi v tm l c ch khi s dng. Tuy nhin, khi thy nhng nhn thy hnh th ca cc bo co ang dn phn nh r rng v chnh xc hn bc tranh vn hnh ca doanh nghip, l mt cm gic khc, mt cm gic rt Yomost.

D liu v cm xc

T THIT KH THNGQUN L ?

4

ng dng cng ngh thng tin trong qun l doanh nghip5

T thit k h thng qun l mt vn tng chng rt thng thng i vi bt k nh iu hnh hay qun l doanh nghip no, nhng trn thc t li khng hon ton nh vy. i vi cc doanh nghip c tim lc va, h c th thu nhn s c kinh nghim h tr trin khai xy dng nhng h thng qun l phc tp nh c cu t chc, m t cng vic, nh gi hiu sut nhn vin hay h thng lng. Doanh nghip ln cng c th thu n v t vn chuyn nghip thc hin. Tuy nhin, i vi cc doanh nghip nh, bi ton v h thng qun l tr nn phc tp hn.

Doanh nghip nh s kh lng thu c nhn s cao cp, c kinh nghim xy dng h thng, do tr ngi v qu lng v thng hiu tuyn dng

Cn b qun l ca doanh nghip nh c th cha tri nghim xy dng c mt h thng vn hnh tt v ng nguyn tc phng php

Thi gian thit k v trin khai h thng qun l mi cng l mt tr ngi khng d vt qua. Cc ch doanh nghip nh thng k vng mt h thng c th xy dng v a vo vn hnh trong thi gian ngn.

Doanh nghip nh khng sn sng chi tr mt khon ph tng i ln cho vic thu n v t vn bn ngoi

Ch doanh nghip nh c th hiu r nhu cu xy dng h thng qun l nhng qu bn vi cc cng vic pht trin kinh doanh, th trng u tin hng u trong giai on s khai ca qu trnh pht trin doanh nghip

T THIT K H THNG QUN L

ng dng cng ngh thng tin trong qun l doanh nghip 6

Trong qu trnh gp g, trao i v lm vic vi cc ch doanh nghip v nh iu hnh doanh nghip nh, chng ti nhn thy s cn thit phi tr gip h c th nhanh chng xy dng mt h thng qun l vi chi ph hp l v trin khai c m khng i hi qu cao v nhn s.

T nhng nm 2010, Cng ty T vn Qun l OCD bc u a h thng h tr trin khai d n xy dng h thng qun l trn nn tng elearning Moodle vo qu trnh trin khai d n vi mong mun gip doanh nghip xy dng h thng vi s h tr ti thiu t pha t vn. Nhng chng ti cng nhanh chng nhn ra rng doanh nghip nh s cn nhng cng c trc quan, thn thin v c th gip h tng bc (step-by-step) trong qu trnh thit k. l l do khin OCD quyt nh hp tc vi 3PS, mt cng ty phn mm non tr nhng c t duy phn tch doanh nghip (BA) tt, hiu r cc h thng m OCD thng t vn cho khch hng cng nh sn sng ng hnh pht trin mt h thng mi. Sau hn 2 nm pht trin v chy th, y thc s l thi im tt gii thiu OOC vi cng ng doanh nghip.

Hiu mt cch n gin, OOC l gii php gip doanh nghip THIT K - VN HNH mt s h thng qun l ca mnh trn nn cloud ca OOC, hoc c th mua t OOC (CHUYN GIAO) nh mt phn mm qun l sau khi trc tip thit k trn h thng. C th hn, doanh nghip c th nhanh chng thit k ma trn phn b chc nng cng ty v cc b phn v m t cng vic, sau in hoc ti v nhng ti liu thit k. Doanh nghip cng c th d dng thit k khung nng lc, sau dng chnh h thng do mnh thit k ra nh gi nng lc ca nhn vin nh mt phn mm c lp.

Khi vic chun ha v phn mm ha h thng qun l l mt xu hng tt yu khng trnh khi, chng ti hy vng OOC s gip cc doanh nghip nh tri qua mt phn ca qu trnh ny mt cch nh nhng v n gin hn. Vi OOC, n gin l cc doanh nghip nh c th t thit k h thng qun l cho mnh mt cch nhanh chng nht.

OOC C TH GIP DOANH NGHIP LM G?

ng dng cng ngh thng tin trong qun l doanh nghip

C cu t chc

9

T thit k c cu t chc, bt u t vic thit lp chui gi tr hot ng ca doanh nghip n xy dng c cu t chc, ma trn phn b chc nng cng ty - b phn v m t cng vic cho cc v tr.

nh gi nng lc

- T thit k t in nng lc v khung nng lc cho cc v tr

- S dng h thng nh gi nng lc thit k nh gi nng lc nhn vin nh mt dch v cloud.

Tnh lngtheo phng php 3P

- T xy dng h thng lng 3P- Tnh lng 3P trn h thng xy dng

Mt vi tnh nngni tri

- T thit k t in nng lc v khung nng lc cho cc v tr

- S dng h thng nh gi nng lc thit k nh gi nng lc nhn vin nh mt dch v cloud.

nh gi kt qu cng vic theo h thng BSC - KPI

- T xy dng h thng ch tiu nh gi hiu sut thc hin cng vic theo phng php bng im cn bng, trong hiu sut c nhn nhn t gc t mc tiu chin lc.

- S dng theo di KPI ca cng ty

H s nhn s

- Qun l h s nhn s theo h thng chc danh c thit k. - Lm cn c cung cp d liu nhn s cho cc cu phn khc nh nh gi nng lc, KPI hay lng 3P

ng dng cng ngh thng tin trong qun l doanh nghip 10

H thng t vn qun l trc tuyn OOC thc s l mt gii php hu ch cho doanh nghip khng ch bi thit k thun tin, d s dng vi giao din p, thn thin, m cn c to nn da trn c s d liu phong ph, st vi thc t ca doanh nghip Vit Nam nhng vn m bo tnh h thng.

Hn th na, vi kinh nghim 15 nm t vn cho doanh nghip ti Vit Nam, i ng t vn ca OOC lun sn sng h tr trong qu trnh thit k h thng qun l nhn s trc tuyn ca khch hng. Chng ti cung cp gii php cho doanh nghip vi nhiu gi sn phm khc nhau, gip doanh nghip t c hiu qu cao, ti u ho chi ph, ph hp vi doanh nghip thuc mi lnh vc nh Thng mi, Dch v, Sn xut, Xy dng, ...

Lin h ngay vi chng ti c th c tri nghim mt h thng t vn qun l trc tuyn thng minh v tin ch

Phone: 0963 636 066 024 3553 7799Email: ooc@ocd.vn