THE US FEDERAL GOVERNMENT

A VIABLE CUSTOMER FOR NORWEGIAN COMPANIES

US FEDERAL GOVERNMENT CONTRACTING FOR FOREIGN OR NON-US FIRMS

Presented By: JENNIFER SCHAUS, Washington, DC

http://www.JenniferSchaus.com

JSchaus@JenniferSchaus.com

LINKEDIN: https://www.Linkedin.com/in/jenniferschaus

+ 1 – 2 0 2 – 3 6 5 – 0 5 9 8

REVISED: July 2015

USAs føderale regjeringen er den største kjøperen av varer og tjenester i verden, bruker

over $ 450 milliarder årlig. Den føderale regjeringen kjøper både produkter og tjenester.

Produktene spenner fra tannkrem til kontorrekvisita og artilleri. De trenger også tjenester

av ulike faglige alt fra arkitekter, sykepleiere, prester, frisører, konsulenter og IT cyber

sikkerhet fagfolk. For standard "business-to-business" selskaper, som selger til USA

føderale regjeringen er en måte å diversifisere kundeporteføljen og redusere risiko

forvitring svingningene i økonomien, spesielt med tanke på den flyktige EU klima. I

tillegg, når du er en etablert amerikanske Federal entreprenør og har utført

tilfredsstillende innenfor avtalevilkår, og oppfyller regjeringenes oppstilling av arbeid "-

øker sannsynligheten for jevn forretningssamarbeid, med økte marginer (riktignok slank)

i flerårige kontrakter . Selv profittmarginene ikke kan være den høyeste i denne

konkurranseutsatte sektoren, den noe forutsigbare budsjetter og kjøpemønster (når du er

"in") kan være en motivasjonsfaktor for mange bedrifter å etablere offentlige kontrakter.

En annen motivasjonsfaktor er å vite at du er garantert betaling fra regjeringen. Noen

ganger, men det kan være et hinder på de tidsrammer i innsamling. Dette kan vanligvis

omgås ved å sikre at du leverte nettopp på de vilkår og at fakturaen samsvarer nøyaktig

med innkjøpsordren utstedt av regjeringen. Det er spesielle nyanser som må følges.

Den "WHO" av den amerikanske regjeringen

Den amerikanske regjeringen består av flere etater og tusenvis av kjøpere av

vidtfavnende produkter og tjenester. De fleste amerikanske føderale myndigheter har

hovedkvarter i Washington DC-området, men har også kontorer over hele landet og

verden hvor kjøpene er også gjort. For eksempel har det amerikanske militæret baser i

mange andre land. Mens du kan selge til nesten hvem som helst ved å utnytte teknologi,

er det fordelaktig å ha en fysisk tilstedeværelse i Washington DC storbyområdet som det

er her de fleste beslutningstakere er plassert. Dette kan gjøres ved å ansette en fulltids

salgsteam, beholdt konsulent, lobbyist, en partner bedrift eller en kombinasjon av disse.

Mange deltidskontor bedrifter har vokst gjennom årene ved å tilby en Washington DC

adresse, telefonnummer, svartjeneste og et par timer per måned for å bruke en delt

konferanserom og bås. Dette bidrar til å lindre bekymringer fra risikoen uønskede

regjeringen at du er troverdig og har en reell tilstedeværelse.

Det er store offentlige kontorer over hele landet, og hvis du har en tjeneste eller et

produkt for en nisje i markedet som en militær baser eller en av de nasjonale laboratorier

eller andre spesialiserte institusjon, så kan du enkelt plassere salgsteamet nærmere slutt

bruker.

Når regjeringen KJØPER:

Den amerikanske regjeringen regnskapsår kjører på An 1 oktober til september 30 syklus,

med toppene vanligvis forekommer ved slutten av fjerde kvartal på grunn av en "bruk det

eller mist det" system. Hvis det er ufordelte dollar som året lukkes, er det stor

sannsynlighet for at kjøperne, inkludert både programledere og avtale offiserer vil kjøpe

varene / tjenestene i løpet av disse siste månedene juli, august og september. Det er andre

faktorer enn den "slutten av året dollar" som spiller en rolle i regjeringens beslutning om

å tildele en kontrakt til din organisasjon. Relasjonsbygging, som i vanlige business-to-

business transaksjoner og noen middels til høy dollar forbruker-to-business transaksjoner,

er også viktig og avgjørende del av salgsprosessen.

Selge til regjeringen ikke skje over natten. Det er en stor investering på salgsperioden, og

som nevnt tidligere, er regjeringen en risiko uønskede klient. Dette tidsrommet kan

variere fra 12 til 36 måneder - noen ganger kortere eller noen ganger lengre. Du kan lage

10 eller flere telefonsamtaler før du når den aktuelle regjeringen kontakt. (Offentlig data

er tilgjengelig for å sikre markedsføring anropsliste og navn på kjøpere som kjøper

varene sammen med sittende informasjon og budsjett prognose.) Når du kommer til riktig

kontaktperson, kan du ha mange møter med potensielle klienten før du gjør det til sann

beslutningstaker som bestemmer om og når ditt produkt / tjeneste er nødvendig og om det

vil bli finansiert.

Fra disse møter, presentasjoner og demonstrasjoner kan du vurdere om det er behov for

ditt produkt / tjeneste i det organ eller avdeling, eller hvis du lager det behovet. Noen

selgere og kvinner kan være uenige og mener at salgsrepresentant er ansvarlig for å skape

behov, men noen ganger når grensesnitt med regjeringen kan være i en reaktiv modus og

svarer på be - formell eller ikke. Begge scenariene vil gi noen intelligens på sjansene for

tildeling og estimert tidsrammer.

Hvis du svarer på en forespørsel formelt kalles en oppfordring, er det viktig å vite (eller

spør) hvor regjeringen er i beslutningsprosessen. Hvis det er en formell samtale for

informasjon eller et Kilder søkt (SS) eller Request for Information (RFI) for produkter /

tjenester som du oppgir, da regjeringen gjennomfører et søk for å finne ut hvilke

produkter / tjenester som er tilgjengelig som oppfyller deres spesifikke behov . De kan

også være interessert i å finne ut om en bestemt type virksomhet kan oppfylle vilkårene,

for eksempel en liten bedrift, en ligger i en historisk underutnyttet Virksomhetsområde

(HUBzone), minoritetseide, vanskeligstilte, veteran eide og / eller kvinner eid

virksomhet. (Mer informasjon om hva som kvalifiserer som en liten bedrift kan bli funnet

på den amerikanske Small Business Administration nettsted på http://www.SBA.gov eller

http://www.JenniferSchaus.com Derfor er disse Kilder søkt eller RFI-er store muligheter

å gi informasjon om ditt område av ekspertise, uthever tidligere prestasjoner med andre

offentlige etater, gi prisinformasjon eller estimater, og bistå i å hjelpe utstedelse byrået

bestemme det er behov for å trekke seg sammen med organisasjonen og demonstrere

verdiøkende komponentene du har. Komme i løpet av begynnelsen faser av regjeringen

søk - Kilder søkt eller RFI - prosessen er svært fordelaktig.

Hvis dine produkter / tjenester er notert på General Services Administration (GSA)

program, er dette en klar fordel og bør inkluderes i svaret ditt. GSA Schedule er en

"jaktkort" eller "billett til regjeringen danse" og gjør regjeringen for å akselerere sine kjøp

fra deg. Dette er en pre-vetted entreprenør kort liste over både tjenester (timepriser) og

produkter. Utenlandske selskaper er i stand til å være holde GSA Rutetider men de må

sørge for deres produkter er TAA (Trade Agreement Act) kompatibel. Dette TAA Listen

endres fra tid til annen basert på amerikanske utenlandske forbindelser. Den føderale

regjeringen (og noen statlige og lokale myndigheter) kan enkelt handle som en ville på

Amazon på http://www.gsaAdvantage.gov for vetted bedrifter med pre-forhandlet priser.

Mer informasjon om å bli en GSA Schedule holderen kan bli funnet på

http://www.GSA.gov eller http://www.JenniferSchaus.com

Formell anmodning fra regjeringen kan også komme som Request for forslag (RFP),

Invitasjon til Bud (ITB) og Request for Quote (RFQ). Disse formelle anmodninger (eller

RFP og RFQ er) for kjøp av $ 25 000 er nødvendig for å bli publisert på

www.FedBizOpps.gov Dette nettstedet lar deg søke etter muligheter av mange kriterier,

blant annet byrå og også produktet / tjenesten. Mange av disse mulighetene er ikke bare

"satt ut til å by" uten å ha en tilsiktet prisvinner. Selskaper som har blitt kontinuerlig

nettverk, deltar på messer og presentere sine evner til regjeringen for 6-24 + måneder, er

mest sannsynlig de viktigste aktørene i skaper behov for deres løsning som førte til RFP.

Disse RFP er vanligvis begynte som et Kilder Søkt varsel eller en RFI. The Statement of

Work (SOW) i RFP mange ganger er skrevet med språket er skreddersydd for et bestemt

selskap, en elitegruppe av entreprenører eller for spesielt utpekte selskaper, inkludert

GSA Planlegg holdere, små bedrifter, eller brakk kategorier innenfor den lille bedrifter

samfunnet (ie. Veteran Eies). Disse oppfordringer er en enkel påminnelse om at

relasjonsbygging er en nøkkelkomponent for å vinne virksomheten.

Fordi regjeringen ikke kan ta imot gaver eller bli tatt til lunsj eller middag,

grunnleggende salgsferdigheter og kjenne produktet / tjenesten inne og ute er helt

relevant for din suksess i denne vertikale markedet. Kjenne reglene for regjeringen

kontrahering spillet finnes i FAR, er Federal Acquisition Regulation

http://www.acquisition.gov avgjørende. En utdannet og bestemt salgsteam med en sterk

ledelse er viktig. Selgerne må være nådeløse og kreative i å bryte gjennom offentlige

vegger og finne vinnere for sine løsninger. De må være godt koblet på ulike nivåer - topp,

midt og bunn - og presenterer sin løsning som en måte å gjøre ting "lettere" for

regjeringen, uten å true deres jobbsikkerhet.

Det finnes en rekke kilder for salgsrepresentant for å få kontakter. Nettverk 'inne

ringveien "er viktig, og det er en overflod av arenaer for en å ivareta, som noen er industri

basert. I tillegg vil http://www.FedBizOpps.gov publisere informasjon om Industry dager.

Disse er "åpent hus" for små bedrifter i regi av den enkelte etat OSDBU, Office of Små

og Vanskeligstilte Business Unit. Disse OSDBU-ene er de talsmenn småbedrifter. Som

tidligere nevnt, er det kommersielle selskaper som Aggregates stats data og selger lister -

inkludert navn og kontaktinformasjon for kjøpere innenfor regjeringen.

Det finnes ulike nivåer av selgere som et selskap kan forfølge. Den ideelle kandidaten, og

kan være en individuell tidligere ansatt av regjeringen i en etat der det er et stort behov

for dine tjenester. Det er grenser og lover rundt ansette personer i denne kapasiteten som

kan ha kontakter for å hjelpe din organisasjon. Noen ganger, avhengig av størrelsen på

organisasjonen, kan disse personene sitter på styret eller være din største statlige salg

guru. Disse menneskene vanligvis forstår regjeringen, (forhåpentligvis produktet eller

tjenestetilbud) og de har vært kunden og forstå de prosesser som regjeringen kjøper.

Igjen avhengig av bedriftens størrelse, budsjett og mål for regjeringen markedet, kan du

ønsker en fullstendig salgsteam eller bare ønsker å trå forsiktig i denne arenaen. Det

finnes mange varianter og grader av salg representasjon i Washington, DC. Det er agenter

som vil selge for deg, være din amerikanske tilstedeværelsen og be om en høy andel

provisjon uten en månedlig holderen. Den vanligste strukturen i salget ville strukturere en

kontrakt for å inkludere en månedlig retainer og provisjon. Atter andre kan bare kreve en

retainer og være begrenset til visse områder av deres ekspertise som forslaget skriftlig for

et bestemt antall timer per måned. De fleste av individer vil ha et bestemt område av

ekspertise eller forbindelser i spesifikke organer.

Messer er rikelig også, og noen er regjeringen bestemt (General Services Administration

Expo, Small Business Administration konferanser), andre er bransjespesifikke (ie. FOSE

og GovSec og F-Ped). Dette er opportune arenaer for å møte offentlige kjøpere og

tilbringe tid med dem, siden de er forbudt å ta imot gaver, lunsj, middag / golfturer, etc.

De kan være en kostbar oppgave, men det finnes kreative måter å redusere kostnadene.

Noen av konferansene er ute etter industri og fageksperter som høyttalere for avslapnings

økter. Ved å bli en av talerne, du får mer eksponering, et levende publikum, fri presse på

konferansen brosjyrer og mer oppmerksomhet og trekkraft på messe. Med mer trekkraft,

blir dette grunnleggende salg og er et tall spillet.

Det er en selvfølge at i salgsprosessen veisperringer er oppfylt, og det er jobben av

salgsteamet til å overvinne disse hindringene. En effektiv bedrift-til-stat (B2G)

salgsrepresentant vil trenge inn i regjeringen på en rekke nivåer - sluttbruker,

programansvarlig (e) og de personer som har kjøp eller innflytelsesrik autoritet. Noen

ganger er det høyere problemstillinger som kan bidra eller hemme et produkt / tjeneste fra

å komme til markedet eller kanskje eskortere den ut. Lobbyist og samfunnskontakt

fagfolk innenfor Washington DC-området kan også spille en rolle i å bistå med å

generere midler til løsningen. Disse profesjonelle arbeidet på nivåer i regjeringen - først

og fremst på Capitol Hill hvor de kan hjelpe påvirke regninger og bevilgninger for

spesifikke tjenester og produkter. Deres avgifter kan være høyere enn en erfaren statlige

salgsrepresentant, men vil også være i stand til å levere for deg til en annen (mer politisk)

nivå. Disse personene tidligere har jobbet for eller med senatorer, representanter og / eller

andre folkevalgte. De fleste vellykkede bedrifter vil ha Forbindelsene på begge sider av

det politiske landskapet som holder dem sterke til tider når det er en endring i kraft på

alle nivåer i regjeringen. Selv om disse bedriftene kan være kraftige kilder for å utnytte,

de er ikke en sølvkule. Alle disse verktøyene lobbyist, salgsteam, konsulenter, agenter og

forslaget forfattere, må brukes i kollektivt for å få mest mulig ut av din "jakt

ekspedisjon".

80/20 regelen gjelder i offentlige kontrakter også. Åtti prosent av kontraktene er tildelt de

20 beste entreprenører. Disse prime entreprenører er store bedrifter, og er godt kjent, slik

som Lockheed Martin, Northrop Grumman, Raytheon, SAIC, BAE, etc. Disse

organisasjonene vanligvis opprettholde en liten bedrift kontaktorgan. Det kan være

gunstig å møte disse kontorene, registrere seg i sine små bedrifter leverandørdatabase og

gi et sammendrag av dine produkter / tjenester. Mange ganger, når regjeringen jobber for

å oppfylle sine småbedrifter udyrket entreprenør mål (24%) disse organisasjonene vil bli

tvunget til å også møte forretningsmål små (36%). Resultater av etaten om hvordan de

møttes disse målene kan bli funnet på SBA målstyring på SBA nettside eller ved

http://www.JenniferSchaus.com Denne informasjonen skal også spille en rolle i din

strategi når målretting etater.

Du kan bruke ressurser på å finne ut om det er et marked i den amerikanske regjeringen

for produktet / tjenesten. Kommersielle selskaper kan leies til å gjøre dette for deg og søk

kan bli utført for å bestemme hvor mye av produktet / tjenesten har blitt kjøpt i løpet av

regnskapsårene, som kan segmentert etter kvartal og firmanavn. Det er også nyttig å søke

etter konkurrentene og forstå deres posisjon i markedet for å fastslå potensialet aksje.

Offentlige budsjetter er ikke hemmelig, og denne informasjonen er relevant (og

tilgjengelig) når du fokuserer på målet klienten.

Med denne informasjonen, kan du bestemme at visse etater kan være bedre egnet og

utstyrt for å kjøpe dine løsninger enn andre. Ved å avgrense mål klient til de 3 beste

byråer beste justert for ditt produkt / tjeneste basert på sitt budsjett, budsjett og dine

kontakter innenfor etaten, kan du strategisk posisjonere deg selv for suksess. Opprette en

evner uttalelse og støttelitteratur rettet mot regjeringen, vil hjelpe kjøperen å forstå

hvordan løsningen vil hjelpe dem.

Hver administrasjon, har republikaner eller demokrat spesifikke mål og satsingsområder.

Noen av disse er bestemt av verdens hendelser (kriger og økonomisk krise, etc.) og andre

er bare områder som de anser som viktige (ie. Grønne og miljøvennlige produkter). Ved å

være bevisst på disse spørsmålene, lese fagtidsskrifter og offentlige spesifikke

publikasjoner, kan du få en klarere forståelse av kundenes mentalitet og utfordringer, og

dermed være bedre i stand til å tilby en løsning. Ved å bli foreninger i Washington DC

relatert til din bransje vil du ha nytte av en lokalt basert advokat, en innebygd

myndighetskontakt team (vanligvis en gitt i foreninger) som arbeider på dine vegne og

mulig samarbeid med andre bedrifter i din bransje. På samme måte, bli en internasjonal

kammer, Norweigan-American Chamber of Commerce kan du også dra nytte av å bygge

relasjoner med USA-baserte partnere som er i den føderale regjeringen entreprenør plass.

Det finnes også foreninger dedikert utelukkende til amerikanske Federal Government

entreprenør fra hvilke selskaper kan høste belønninger, relasjoner og finne teaming

samarbeidspartnere for statskontrakter.

For utenlandske selskaper, etablere en amerikansk tilstedeværelse er ikke absolutt

nødvendig, men kan være fordelaktig. De fleste amerikanske statskontrakter er tildelt

amerikanske selskaper som befinner seg fysisk i DC byområde. (En del av dette skyldes

Kjøp Amerika loven, BAA). Grunnleggende salgsferdigheter fortelle oss at virksomheten

er opptjent og tildeles selskapet / personen der det er en sammenheng. For å bygge disse

relasjonene, salgsrepresentant og / eller konsulent for din bedrift bør være lokalisert nær

beslutningstakeren og der arbeidet pågår, noen ganger to forskjellige steder. Dagens

teknologi har gjort det mulig for oss å video-konferanse, e-post og kommunisere på måter

hvor vi ikke trenger å fysisk være til stede. Når du arbeider med en risiko negativ klient,

er det en beste praksis for å fysisk være der. I tillegg til utenlandske selskaper kan også

vurdere å etablere et datterselskap i USA har en juridisk enhet og sterkere tilstedeværelse

i USA.

Offentlige innkjøp kan - og er også basert på en rekke faktorer, inkludert pris og kvalitet.

Den nåværende miljø (2016) regjeringen kontaktorer finne seg i LPTA, Laveste pris

Teknisk Akseptabelt. Dette betyr at kontraktene er tildelt basert på laveste pris uavhengig

av bedriftene tidligere resultater eller erfaring. Dette gjør at flere aktører i sektoren som

ikke har erfaring i regjering entreprenørhodet. Vanligvis kvalitet er ofret, noen ganger

kontraktene kanselleres på grunn av dårlig ytelse eller firmaet går konkurs på grunn av

ikke å kunne opprettholde sin forretningsmodell for å "kjøpe kontrakter" på eller under

margin.

Utenlandske bedrifter bør sikre en DUNS (Data Universal Numbering System) fra Dun &

Bradstreet Corporation på http://www.DnB.com Derfra de skal registrere seg i systemet

for Award Management ved http://www.SAM.gov som vil kreve tilførsel av

grunnleggende selskapsinformasjon, inkludert din bransje NAICS Codes

(nordamerikanske Industry Classification System) og i de fleste tilfeller en Tax ID-

nummer (TIN). Utenlandske selskaper kan arbeide med et registrert Agent i USA,

etablere et datterselskap i USA eller utforske andre alternativer for å få en TIN.

Utenlandske bedrifter vil måtte betale nær oppmerksomhet til Frihandelsavtalen loven og

Buy American Act. TAA fokuserer mer på opprinnelseslandet knyttet til produksjon og

produkter - hvordan og hvor sluttproduktet er sammensatt. Den BAA gir primært

preferanse til amerikanske selskaper enn utenlandske enheter på kontrakter. Visse unntak

gjelder blant annet enkelte byggevarer, priser og unike løsninger. Andre BAA unntak

knyttet til den amerikanske regjeringen anskaffe ikke-amerikanske varer som ikke er

rimelig tilgjengelig kommersielt i USA. * Ta kontakt med paragraf 25 i Federal

Acquisition Regulation og også nettstedet General Services Administration for oppdatert

informasjon og språk om The Kjøp Amerika loven og frihandelsavtalen loven for

utenlandske selskaper, da disse forskrifter gjennomgår forandringer på den tiden av denne

publikasjonen. http://acquisition.gov/far/

I konklusjonen, er Den amerikanske regjeringen er verdens største innkjøper av varer og

tjenester. Det er en forseggjort og konkurranseutsatt marked, men det er ikke umulig å

være vellykket. Etablering av virksomheten som en regjering leverandør og vinne

virksomheten er konkurransedyktig og komplisert likevel mulig og svært lønnsomt for

mange. Å vite disse reglene og identifisere offentlige kunnskapsrike eksperter til å guide

deg gjennom regjeringen puslespill - kan være forskjellen i å være en annen regjering

leverandør og å være vellykket og foretrukne regjering løsningsleverandør.

The United States Federal Government is the largest purchaser of goods and services

in the WORLD, spending over $450 Billion annually. The Federal Government buys

both products and services. The products range from toothpaste to office supplies

and artillery. They also need the services of various professional ranging from

architects, nurses, priests, hairdressers, consultants and information technology

cyber security professionals. For standard “business-to-business” companies, selling

to the US Federal Government is a way to diversify the customer portfolio and

mitigate risk weathering the fluctuations in the economy, particularly given the

volatile European Union climate. Additionally, once you are an established US

Federal contractor and have performed satisfactory within contract terms and

conditions, fulfilling the governments ‘the statement of work” - increases your

likelihood for steady repeat business, with increased margins (albeit slim) in multi-

year contracts. Although your profit margins may not be the highest in this

competitive sector, the somewhat predictable budgets and buying patterns (once you

are “in”) can be a motivating factor for many businesses to establish government

contracts. Another motivating factor is knowing that you are guaranteed payment

from the government. Sometimes, however there may be a hurdle upon the time

frames in collecting. This can usually be circumvented by ensuring that you

delivered precisely on the terms and conditions and that your invoice exactly

matches the Purchase Order issued by the Government. There are particular

nuances that must be adhered to.

The “WHO” of the US Government

The US government is comprised of multiple agencies and thousands of buyers of

wide ranging products and services. Most US federal government agencies are

headquartered in the Washington DC area, but also have offices across the country

and the world where purchases are also made. For example, the US military has

bases in many foreign countries. While you can sell to virtually anyone by utilizing

technology, it is beneficial to have a physical presence in the Washington DC

metropolitan area as this is where the majority of the decision makers are located.

This can be accomplished by employing a full-time sales team, retained consultant,

lobbyist, a partner company or some combination thereof. Many part-time office

firms have grown over the years by offering a Washington DC address, phone

number, answering service and a few hours per month to use a shared conference

room and cubicle. This helps alleviate concerns from the risk adverse government

that you are credible and have a real presence.

There are large government offices all over the country and if you have a service or

product for a niche market such as a military bases or one of the national

laboratories or other specialized institution, then you can easily situate your sales

team closer to the end-user.

WHEN THE GOVERNMENT BUYS:

The US government fiscal year runs on an October 1 to September 30 cycle, with the

peaks typically occurring at the end of the fourth quarter due to a “use it or lose it”

system. If there are unallocated dollars as the year closes, there is a high

probability that the buyers, including both Program Managers and Contracting

Officers will purchase your items/services during these final months of July, August

and September. There are other factors besides the ‘end of year dollars’ that plays a

role in government’s decision to award a contract to your organization. Relationship

building, as in regular business-to-business transactions and some mid to high dollar

consumer-to-business transactions, is also significant and crucial part of the sales

process.

Selling to the government does not happen overnight. There is a large time

investment on the sales cycle, and as mentioned earlier, the government is a risk-

adverse client. This time span can range from 12 to 36 months – sometimes shorter

or sometimes longer. You may make 10 or more phone calls before you reach the

appropriate government contact. (Public data is available to secure marketing call

list and names of buyers who purchase your items along with incumbent information

and budget forecast.) Once you reach the right contact person, you may have many

meetings with your potential client before you make it to the true decision maker

who decides if and when your product/service is needed and if it will be funded.

From those meetings, presentations and demonstrations you can assess if there is a

need for your product/service in that agency or department or if you are creating

that need. Some salesmen and women may disagree and feel that the sales rep is

responsible for creating the need, but sometimes when interfacing with the

government you may be in a reactive mode and responding to request – formal or

not. Both scenarios will provide some intelligence on your chances for award and

estimated time frames.

If you are responding to a request formally called a Solicitation, it is important to

know (or ask) where the government is in the decision making process. If there is a

formal call for information or a Sources Sought (SS) or Request for Information (RFI)

for products/services that you provide, then the government is conducting a search

to determine what products/services are available that meet their specific need.

They may also be interested in determining if a specific type of business can fulfill

the terms and conditions, such as a small business, one located in a Historically

Underutilized Business area (HUBzone), minority owned, disadvantaged, veteran

owned, and/or women owned business. (More information on what qualifies as a

small business can be found on the US Small Business Administration website at

http://www.SBA.gov or http://www.JenniferSchaus.com Therefore, these Sources

Sought or RFI’s are great opportunities to provide information about your area of

expertise, highlight past performance with other government agencies, provide

pricing information or estimates, and assist in helping the issuing agency determine

there is a need to contract with your organization and demonstrating any value-

added components you possess. Getting in during the beginning phases of the

government search -- Sources Sought or RFI -- process is highly advantageous.

If your products/services are listed on the General Services Administration (GSA)

Schedule, this is a clear advantage and should be included in your response. The

GSA Schedule is a “hunting license” or “ticket to the government dance” and allows

the government to accelerate their purchase from you. This is a pre-vetted

contractor short list of both services (hourly rates) and products. Foreign companies

are able to be hold GSA Schedules however they must ensure their products are TAA

(Trade Agreement Act) compliant. This TAA List changes from time to time based on

US foreign relations. The federal government (and some state and local

governments) can easily shop as one would on Amazon at

http://www.gsaAdvantage.gov for vetted firms with pre-negotiated prices. More

information about becoming a GSA Schedule holder can be found at

http://www.GSA.gov or http://www.JenniferSchaus.com

Formal request from the government may also come as Request for Proposals (RFP),

Invitation to Bid (ITB) and Request for Quote (RFQ). These formal solicitations (or

RFP’s and RFQ’s) for purchases of $25,000 are required to be published on

www.FedBizOpps.gov This website allows you to search for opportunities by many

criteria, including agency and also product/service. Many of these opportunities are

not simply “put out to bid” without having an intended awardee. Companies that

have been continually networking, attending trade shows & presenting their

capabilities to the government for 6-24+ months, are most likely the key players in

creating the need for their solution which brought about the RFP. These RFP’s

typically began as a Sources Sought notice or an RFI. The Statement of Work (SOW)

in the RFP many times are written with language tailored for a specific company, an

elite group of contractors or for specially designated companies including GSA

Schedule holders, small businesses, or set-aside categories within the small

businesses community (ie. Veteran Owned). These solicitations are a simple

reminder that relationship building is the key component to winning the business.

Because government cannot accept gifts or be taken to lunch or dinner, basic sales

skills and knowing your product/service inside and out are absolutely pertinent to

your success in this vertical market. Knowing the rules of the government

contracting game found in the FAR, Federal Acquisition Regulation

http://www.acquisition.gov is essential. An educated and determined sales force

with a strong management team is important. The sales force must be relentless

and creative in breaking through the government walls and finding champions for

their solutions. They must be well connected at various levels – top, middle and

bottom – and present their solution as a way to make things “easier” for the

government, without threatening their job security.

There are a variety of sources for the sales rep to obtain contacts. Networking

‘inside the beltway’ is important and there are an abundance of venues for one to

attend to, as some are industry based. Additionally, http://www.FedBizOpps.gov will

publish information on Industry Days. These are “open houses” for small businesses

hosted by the particular agency OSDBU, Office Of Small & Disadvantaged Business

Unit. These OSDBU’s are the small business advocates. As previously mentioned,

there are commercial companies who aggregate government data and sell lists –

including names and contact information for buyers within government.

There are various levels of sales reps that a company may pursue. The ideal

candidate and may be an individual previously employed by the government in an

agency where there is a great need for your services. There are limits and laws

surrounding hiring individuals in this capacity who may have the contacts to help

your organization. Sometimes, depending upon the size of your organization, these

individuals may sit on the Board of Directors or be your main government sales guru.

These folks typically understand government, (hopefully your product or service

offering) and they have been the customer and understand the processes by which

the government purchases.

Again, depending upon your company size, budget and objectives for the

government market, you may want a full sales team or just want to tread lightly into

this arena. There are many flavors and degrees of sales representation in

Washington, DC. There are agents who will sell for you, be your US presence and

ask for a high percentage commission without a monthly retainer. The most

common structure in sales would structure a contract to include a monthly retainer

and commission. Still others may only charge a retainer and be confined to certain

areas of their expertise such as proposal writing for a designated number of hours

per month. Most of the individuals will have a certain area of expertise or

connections in specific agencies.

Trade shows are abundant as well and some are government specific (The General

Services Administration Expo, Small Business Administration Conferences), others

are industry specific (ie. FOSE and GovSec and F-Ped). These are opportune venues

to meet the government buyers and spend time with them, since they are prohibited

to accept gifts, lunch, dinner/golf outings, etc. They can be an expensive

undertaking but there are creative ways to reduce your cost. Some of the

conferences are looking for industry and subject matter experts as speakers for the

breakout sessions. By becoming one of the speakers, you gain more exposure, a live

audience, free press on the conference brochures and more attention and traction at

your booth. With more traction, this becomes basic sales and is a numbers game.

It is a given that in the sales process roadblocks are met and it is the job of the sales

team to overcome these obstacles. An effective business-to-government (B2G) sales

representative will penetrate the government at a variety of levels – the end-user,

the program manager(s) and the individuals who have purchasing or influential

authority. Sometimes there are higher issues which could help or hamper a

product/service from coming to market or perhaps escorting it out. Lobbyist and

public affairs professionals within the Washington DC area can also play a role in

assisting with generating funding for your solution. These professionals work at the

levels in government – primarily on Capitol Hill where they can help influence bills

and appropriations for specific services and products. Their fees may be higher than

a seasoned government sales rep, but will also be able to deliver for you at a

different (more political) level. These individuals may have previously worked for or

with senators, representatives and/or other elected officials. Most successful firms

will have connections on both sides of the political landscape which keeps them

strong at times when there is a change in power at any level within the government.

Although these firms can be powerful sources to leverage, they are not a silver

bullet. All of these tools lobbyist, sales team, consultants, agents and proposal

writers, must be used in collectively to get the most out of your ‘hunting expedition’.

The 80/20 rule applies in government contracts as well. Eighty percent of the

contracts are awarded to the top 20 contractors. These prime contractors are large

businesses and are well-known, such as Lockheed Martin, Northrop Grumman,

Raytheon, SAIC, BAE, etc. These organizations usually maintain a small business

liaison office. It can be beneficial to meet with these offices, register in their small

business vendor database and provide a synopsis on your products/services. Many

times, when the government is working to meet their small business set-aside

contracting goals (24%) these organizations will be forced to also meet small

business goals (36%). Results by agency on how they met these goals can be found

on the SBA Scorecard on the SBA website or at http://www.JenniferSchaus.com This

information should also play a part in your strategy when targeting agencies.

You can employ resources to determine if there is a market in the US government for

your product/service. Commercial companies can be hired to do this for you and

searches can be conducted to determine how much of your product/service has been

bought over the fiscal years, which can be segmented by quarter and company

name. It is also useful to search for competitors and understand their position in

the marketplace to determine your potential share. Government budgets are not

secret and this information is pertinent (and available) when focusing on your target

client.

With this information, you may determine that certain agencies may be better suited

and equipped to purchase your solutions than others. By narrowing your target

client to the top 3 agencies best aligned for your product/service based on their

budget, your budget and your contacts within the agency, you can strategically

positioning yourself for success. Creating a capabilities statement and supporting

literature geared toward the government, will help the buyer in understanding how

your solution will assist them.

Each administration, Republican or Democrat has specific goals and focus areas.

Some of these are determined by world events (wars and economic crisis, etc.) and

others are simply areas that they deem important (ie. green and environmental

products). By being cognizant of these issues, reading trade journals and

government specific publications, you can gain a clearer understanding of your

clients’ mentality and challenges, thus being better able to provide a solution. By

joining associations in Washington DC related to your industry you will benefit from a

locally based advocate, a built in government relations team (usually a given in

associations) working on your behalf and possible collaboration with other firms in

your industry. Likewise, joining an international chamber, Norwegian-American

Chamber Of Commerce you may also benefit from building relationships with US

based partners who are in the federal government contracting space. There are also

associations dedicated solely to US Federal Government contracting from which

companies can reap rewards, relationships and find teaming partners for government

contracting.

For foreign companies, establishing a US presence is not absolutely necessary, but

can be beneficial. Most US Government contracts have been awarded to US

companies who are physically located within the DC metropolitan area. (Part of this

is due to the Buy America Act, BAA). Basic sales skills tell us that business is earned

and awarded to the company/individual where there is a relationship. In order to

build those relationships, the sales rep and/or the consultant for your company

should be located close to the decision maker and where the work is taking place,

sometimes two different places. Modern day technology has allowed us to video-

conference, email and communicate in ways where we do not have to physically be

present. When dealing with a risk-adverse client, it is a best practice to physically be

there. Additionally, foreign companies may also consider establishing a US

subsidiary to have a legal entity and stronger presence in the US.

Government purchases can – and are also be based on a variety of factors including

price and quality. The current environment (2016) government contactors find

themselves in LPTA, Lowest Price Technically Acceptable. This means contracts are

awarded based on lowest price regardless of the firms past performance or

experience. This allows new players into the sector who have no experience in

government contracting whatsoever. Typically quality is sacrificed, sometimes

contracts are cancelled due to poor performance or the firm going out of business

due to not being able to sustain their business model of “buying contracts” at or

below margin.

Foreign firms should secure a DUNS (Data Universal Numbering System) from Dun &

Bradstreet Corporation at http://www.DnB.com From there, they should register in

the System for Award Management at http://www.SAM.gov which will require input

of basic company information, including your industry NAICS Codes (North American

Industry Classification System) and in most cases a Tax ID Number (TIN). Foreign

companies can work with a Registered Agent in the US, establish a US subsidiary or

explore other alternatives for obtaining a TIN.

Foreign businesses will have to pay close attention to the Trade Agreement Act and

Buy American Act. The TAA focuses more on country of origin relating to

manufacturing and products – how and where the end product is composed. The

BAA primarily gives preference to US companies over foreign entities on contracts.

Certain exceptions apply including some construction materials, pricing and unique

solutions. Other BAA exceptions relate to the US government procuring non-US

goods that are not reasonably available commercially in the US. *Please consult

Section 25 of the Federal Acquisition Regulation and also the General Services

Administration website for current information and language regarding The Buy

America Act and Trade Agreement Act for foreign companies, as these regulations

are undergoing changes at the time of this publication. http://acquisition.gov/far/

In conclusion, The US Government is the world’s largest purchaser of goods and

services. It is an elaborate and competitive market, but it is not impossible to be

successful. Establishing your business as a government vendor and winning

business is competitive and complex yet possible and very profitable for many.

Knowing those rules and identifying government savvy experts to guide you through

the government puzzle - can be the differential in being another government vendor

and being the successful and preferred government solution provider.

Jennifer Schaus runs a government consulting firm in Washington, DC. She is the

founder and principal of Jennifer Schaus and Associates. Ms. Schaus has domestic and

international clients who provide both services and products to the US Federal

Government. Her expertise is in representing clients to compete for US Federal

Contracts, securing Set-Aside certifications and supporting the sales process via

proposal writing, marketing and business development. She is a frequent speaker at

government contracting forums and associations including WIP (Women Impacting

Public Policy), NCMA (National Contract Management Association), APMP

(Association Of Proposal Management Professionals, NDIA/WID (National Defense

Industry Association/Women In Defense), WAVE (Women As Veteran Entrepreneurs) and

more. She has been featured or quoted in The Wall Street Journal, The Washington Post,

The Washington Business Journal, Government Product News and more.

Ms. Schaus holds a BA from Towson University, a Leadership Accelerator Certificate

from UC Berkeley and a Certificate in Executive Leadership from Cornell University.

She sits on the Board of Directors for GovLish a data aggregator of government

acronyms. For more information and to contact Jennifer Schaus & Associates, please

visit: www.JenniferSchaus.com or JSchaus@JenniferSchaus.com or call us + 1 - 2 0 2 –

3 6 5 – 0 5 9 8.