Understanding the Pareto Principle (The 80/20 Rule)

What is pareto principle

A principle, named after economist Vilfredo Pareto, that specifies an unequal relationship between inputs and outputs. The principle states that, for many phenomena, 20% of invested input is responsible for 80% of the results obtained.

Pareto Analysis is a simple technique for prioritizing possible changes by identifying the problems that will be resolved by making these changes. By using this approach, you can prioritize the individual changes that will most improve the situation. Pareto Analysis uses the Pareto Principle – also known as the "80/20 Rule" – which is the idea that 20% of causes generate 80% of results. With this tool, we're trying to find the 20% of work that will generate 80% of the results that doing all of the work would deliver. Note: The figures 80 and 20 are illustrative – the Pareto Principle illustrates the lack of symmetry that often appears between work put in and results achieved. For example, 13% of work could generate 87% of returns. Or 70% of problems could be resolved by dealing with 30% of the causes.

What is the 80% rule ?

The Pareto principle (also known as the 80–20 rule, the law of the vital few, and the principle of factor sparsity) states that, for many events, roughly 80% of the effects come from 20% of the causes.

Originally, the Pareto Principle referred to the observation that 80% of Italy’s wealth belonged to only 20% of the population.

More generally, the Pareto Principle is the observation (not law) that most things in life are not distributed evenly. It can mean all of the following things:

20% of the input creates 80% of the result 20% of the workers produce 80% of the result 20% of the customers create 80% of the revenue 20% of the bugs cause 80% of the crashes 20% of the features cause 80% of the usage And on and on…

But be careful when using this idea! First,  there’s a common misconception that the numbers 20 and 80 must add to 100 — they don’t!

20% of the workers could create 10% of the result. Or 50%. Or 80%. Or 99%, or even 100%. Think about it — in a group of 100 workers, 20 could do all the work while the other 

80 goof off. In that case, 20% of the workers did 100% of the work. Remember that the 80/20 rule is a rough guide about typical distributions.

Also recognize that the numbers don’t have to be “20%” and “80%” exactly. The key point is that most things in life (effort, reward, output) are not distributed evenly – some contribute more than others.

Life Isn’t Fair

What does it mean when we say “things aren’t distributed evenly”? The key point is that each unit of work (or time) doesn’t contribute the same amount.

In a perfect world, every employee would contribute the same amount, every bug would be equally important, every feature would be equally loved by users. Planning would be so easy.

But that isn’t always the case:

The 80/20 rule observes that most things have an unequal distribution. Out of 5 things, perhaps 1 will be “cool”. That cool thing/idea/person will result in majority of the 

impact of the group (the green line). We’d like life to be like the red line, where every piece contributes equally, but that doesn’t always happen.

Of course, this ratio can change. It could be 80/20, 90/10, or 90/20 (remember, the numbers don’t have to add to 100!).

The key point  is  that most things are not 1/1, where each unit of “input” (effort, time, labor) contributes exactly the same amount of output.

So Why Is This Useful?

The  Pareto  Principle  helps  you   realize   that   the  majority  of   results   come  from a minority of inputs. Knowing this, if…

20% of workers contribute 80% of results: Focus on rewarding these employees.

20% of bugs contribute 80% of crashes: Focus on fixing these bugs first.

20% of customers contribute 80% of revenue: Focus on satisfying these customers.

The examples go on. The point is to realize that you can often focus your effort on the 20% that makes a difference, instead of the 80% that doesn’t add much.

In economics terms, there is diminishing marginal benefit. This is related to the law of  diminishing   returns:  each  additional  hour  of  effort,  each  extra  worker   is   adding   less “oomph” to the final result. By the end, you are spending lots of time on the minor details.

  1:06 (level 1) – wireframe

 2:00 (level 2) – basic coloring

 3:05 (level 3) – beginning details : rims, windshiled

 4:04 (level 4) – advanced details : shading, reflections

 5:05 (level 5) – finishin touches : headlights, background

Now, let’s say the artist was creating potential designs for a client. Given 5 minutes of time, he could present:

A single car at top quality (Level 5) A reasonably detailed car (Level 3) and a colorized wireframe (Level 2) 5 cars at a wireframe level (5 Level 1s)

“But Level 5 is way better than Level 1!” someone will inevitably shout.

The point isn’t that Level 5 is better than Level 1 — it clearly is. The question is whether a single Level 5 is better than five Level 1s, or some other combination.

Let’s say your customer doesn’t know whether they want a car, a truck, or a boat, let alone the color. Spending the time to create a Level 5 drawing wouldn’t make sense — show some concepts, get a general direction, and then work out the details.

The point is to put in the amount of effort needed to get the most bang for your buck — it’s usually in the first 20% (or 10%, or 30% — the exact amount can vary). In the planning stage, it may be better to get 5 fast prototypes rather than 1 polished product.

In this example, after 1 minute (20% of the time) we have a great understanding of what the final outcome will be. Most of the “work” is done up front, in the sense of deciding the type of vehicle, body style, and perspective. The rest is “filling in details” like colors and shading.

This isn’t to say the details are easy — they’re not — but each detail does not add as much to the picture as the broad strokes in the beginning. The difference between #4 and #5 is not as great as #1 and #2, or better yet, a blank drawing and #1 (the time from 0:00 to 1:06). You really have to look to see the differences on the car between #4 and #5, while the contribution #1 makes is quite obvious.

Concluding Thoughts

This may not be the best strategy in every case. The point of the Pareto principle is torecognize that most things in life are not distributed evenly. Make decisions on allocating time, resources and effort based on this:

Instead of spending 1 hour drafting a paper/blog post you’re not sure is needed, spend 10 minutes thinking of ideas. Then spend 50 minutes writing about the best one.

Instead of agonizing 3 hours on a single design, make 6 layouts (30 minutes each) and pick your favorite.

Rather than spending 3 hours to read 3 articles in depth, spend 5 minutes glancing through 12 articles (1 hour) and then spend an hour each on the two best ones (2 hours).

These techniques may or may not make sense – the point is to realize you have the option to focus on the important 20%.

Lastly, don’t think the Pareto Principle means only do 80% of the work needed. It may be true that 80% of a bridge is built in the first 20% of the time, but you still need the rest of the bridge in order for it to work. It may be true that 80% of the Mona Lisa was painted in the first 20% of the time, but it wouldn’t be the masterpiece it is without all the details.The Pareto Principle is an observation, not a law of nature.

When you  are   seeking   top  quality,   you  need  all   100%.  When  you  are   trying   to optimize your bang for the buck,   focusing on the critical  20% is a time-saver.  See what activities generate the most results and give them your appropriate attention.

How to Use the Tool

Step 1: Identify and List Problems – First, write a list of all of the problems that you need to resolve. Where possible, talk to clients and team members to get their input, and draw on surveys, helpdesk logs and suchlike, where these are available. 

Step 2: Identify the Root Cause of Each Problem – For each problem, identify its fundamental cause. (Techniques such as Brainstorming, the 5 Whys, Cause and Effect Analysis, and Root Cause Analysis will help with this.) 

Step 3: Score Problems  –  Now you  need  to   score  each problem.  The scoring  method you  use depends on the sort of problem you're trying to solve. For example,  if  you're trying to improve profits, you might score problems on the basis of how much they are costing you. Alternatively, if you're trying to improve customer satisfaction, you might score them on the basis of the number of complaints eliminated by solving the problem. 

Step 4: Group Problems Together By Root Cause  – Next, group problems together by cause. For example, if three of your problems are caused by lack of staff, put these in the same group 

Step 5: Add up the Scores for Each Group – You can now add up the scores for each cause group. The group with the top score is your highest priority, and the group with the lowest score is your lowest priority. 

Step 6: Take Action – Now you need to deal with the causes of your problems, dealing with your top-priority problem or group of problems first. Keep in mind that low scoring problems may not be worth bothering with;  solving these problems may cost  you more than the solutions are worth. Note: While this approach is great for identifying the most important root cause to deal with, it doesn't   take   into  account   the  cost  of  doing  so.  Where  costs  are  significant,  you'll  need  to  use techniques such as Cost/Benefit Analysis, and use IRRs and NPVs to determine which changes you should implement.

Pareto Analysis Example Jack  has   taken  over   a   failing   service   center,  with  a  host  of   problems   that  need   resolving.  His objective  is   to   increase  overall  customer  satisfaction.  He decides   to  score each problem by the number of complaints that the center has received for each one. (In the table below, the second column shows the problems he has listed in step 1 above, the third column shows the underlying causes identified in step 2, and the fourth column shows the number of complaints about each column identified in step 3.)

Jack then groups problems together (steps 4 and 5). He scores each group by the number of complaints, and orders the list as follows: 1. Lack of training (items 5 and 6) – 51 complaints. 2. Too few service center staff (items 1 and 42) – 21 complaints3. Poor organization and preparation (items 3 and 4) – 6 complaints. 

As you can see from figure 1 above, Jack will get the biggest benefits by providing staff with more training. Once this is done, it may be worth looking at increasing the number of staff in the call center. It's possible, however, that this won't be necessary: the number of complaints may decline, and training should help people to be more productive. By carrying out a Pareto Analysis, Jack is able to focus on training as an issue, rather than spreading his effort over training, taking on new staff members, and possibly installing a new computer system to help engineers be more prepared.

Key Points:  Pareto Analysis is a simple technique for prioritizing problem-solving work so that the first piece of work you do resolved the greatest number of problems. It's based on the Pareto Principle (also known as the 80/20 Rule) – the idea that 80% of problems may be caused by as few as 20% of causes. 

 To use Pareto Analysis, identify and list problems and their causes. Then score each problem and group them together by their cause. Then add up the score for each group. Finally, work on finding a solution to the cause of the problems in group with the highest score. 

 Pareto Analysis not only shows you the most important problem to solve, it also gives you a score showing how severe the problem is.