Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007
OBSAH
Tabuľkový procesor Microsoft Excel............................................................................................95
Základné pojmy a popis pracovného prostredia........................................................................95
Vyššia rýchlosť a nové funkcie verzie 2007..............................................................................99
Princípy práce a možnosti programu Excel.............................................................................101
Práca so vzorcami a funkciami................................................................................................112
Grafy........................................................................................................................................127
Formátovanie buniek...............................................................................................................130
Tlač dokumentu.......................................................................................................................132
Príloha – pracovné listy...........................................................................................................132
Záver............................................................................................................................................135
Tabuľkový procesor Microsoft Excel
Základné pojmy a popis pracovného prostredia
Ďalšia časť príručky je venovaná najrozšírenejšiemu a výborne fungujúcemu tabuľkovému
procesoru Microsoft Excel, ktorý je rovnako ako program Word súčasťou kancelárskeho balíka
programov Microsoft Office. Slúži na organizáciu údajov, tvorbu tabuliek, výpočty, vytváranie
grafov, databáz, analýzu dát, ale obsahuje aj mnohé iné funkcie.
Pri popise programu sa ho pokúsime prehľadne rozčleniť na jednotlivé tematické celky,
ktoré však budú vysvetľované na komplexnom príklade. Sústredíme sa hlavne na verziu
programu Excel 2007, aj keď miestami si neodpustíme porovnanie so staršími verziami. V čase
písania príručky je totiž veľmi presadzovaná najnovšia verzia programu, no veľké percento
používateľov ostáva pri starších verziách (hlavne Excel 2003). Pozrite si teraz nanovo
prepracované prostredie na ktoré si určite po niekoľkých hodinách používania zvyknete.
Je pravdepodobné, že pri čítaní tejto časti príručky ste už na školení prebrali program
Word. Jedná sa síce o program úplne iného zamerania no dizajn pracovného prostredia je
navrhnutý veľmi podobne. Napriek tomu sa budeme venovať popisu prostredia Excelu, pretože
výnimkou nebývajú ani kurzy pri ktorých sa program Word nepreberá. Je teda možné, že sa
95
Tlačidlo Office
Pás s nástrojmi
Panel s nástrojmi Rýchly prístup Titulkový pruh
Vzorcový panel
Aktívna bunka
Názvy stĺpcov a
riadkov
Pracovný hárok
Základný ukazovateľ (biely kríž)
Pracovný hárok
Stavový riadok
Posuvníky
budeme opakovať pri vedomostiach, ktoré ste mali možnosť nadobudnúť, ale ako sa hovorí
opakovanie je matkou múdrosti.
Excel prešiel úpravami a jeho prostredie je teraz veľmi intuitívne, čo zvyšuje efektivitu
práce. Najväčšou zmenou je pás s nástrojmi. Tu môžete vidieť jeho porovnanie s panelmi
nástrojov zo starších verzií programu.
Pás s nástrojmi (vyššie) nahradil staršie pod sebou uložené paneli (Štandardný a Formátovací)
Odstrániť alebo nahradiť pás s nástrojmi, panelmi alebo
ponukami zo starších verzií balíka Microsoft Office nie je možné.
Môžete však minimalizovať pás s nástrojmi a tak získať na
obrazovke viac priestoru. Na obrázku vľavo vidíte ako sme
kliknutím na tlačidlo PRISPÔSOBENIE PANELA S NÁSTROJMI
RÝCHLY PRÍSTUP rozbalili ponuku, v ktorej sa dole nachádza
možnosť MINIMALIZOVAŤ PÁS S NÁSTROJMI . Po kliknutí na túto ponuku
môžete tento panel buď ponechať zobrazený, alebo ho skryť. Napriek tomu, že pás s nástrojmi
minimalizujete, máte stále rýchly prístup k jeho tlačidlám. Ak napríklad v hárku označíte bunku,
ktorá sa má upraviť a kliknete dajme tomu na kartu sprístupnia sa všetky jej tlačidlá.
V skupine PÍSMO potom zvolíme napríklad požadovanú veľkosť písma a pás sa následne opäť
zminimalizuje.
Tip!
Ak chcete rýchlo minimalizovať pás s nástrojmi, dvakrát kliknite na názov aktívnej karty napríklad
na kartu . Pás s nástrojmi obnovíte opätovným dvojitým kliknutím na kartu. Na túto činnosť
existuje aj klávesová skratka CTRL + F1.
Všimnite si, že k zmene nastavení pásu s nástrojmi sme využili panel s nástrojmi RÝCHLY
PRÍSTUP . Na tom sa nachádzajú aj štandardné tlačidlá na ukladanie,
vrátenie akcie, vytvorenie nového dokumentu, alebo otvorenie existujúceho dokumentu, lupa,
zoradenie údajov od A – Z, alebo opačne a iné, ktoré boli štandardom už v starších verziách
96
a mnoho používateľov je na ne zvyknutých. Tieto tlačidlá sa na spomínaný panel dajú pridávať,
alebo ich naopak môžete odoberať, čo sa vykonáva na rovnakom mieste ako minimalizácia pásu
s nástrojmi, prípadne akékoľvek tlačilo pridáte po kliknutí pravým tlačidlom myši.
Úlohou pásu s nástrojmi je pomáhať pri rýchlom
vyhľadávaní príkazov potrebných na vykonanie úloh. Príkazy
sú usporiadané v logických sekciách umiestnených na kartách. Na karte môžete vidieť
sekcie ako SCHRÁNKA, PÍSMO, ZAROVNANIE, ČÍSLO, ŠTÝLY, BUNKY, ÚPRAVY. Jednotlivé karty
sú určené na rôzne činnosti, napríklad na úpravu textu alebo prácu so vzorcami. Z dôvodu
zachovania prehľadnosti sa niektoré karty zobrazujú len podľa potreby. Napríklad karta
NÁSTROJE PRE GRAFY sa zobrazí, len ak je graf vybratý. Tú vidíte aj obrázku vyššie v tomto
odseku. Pri pohľade na obrázok ste asi zistili, že sa jedná skôr o skupinu kariet, ktoré prepínate
podľa potreby. Všetky štandardné karty si zase môžete prezrieť na obrázku nižšie.
Ďalšou zaujímavou možnosťou pri prispôsobení pracovného prostredia je lupa. Môžete
ňou zväčšovať alebo zmenšovať hárok, ktorý vidíte pred sebou na obrazovke. Jeho formát
zostane pri práci s lupou zachovaný a mení sa len veľkosť zobrazenia na monitore. Čiže ten kto
vidí slabšie a chce mať väčší zrakový komfort si môže zobrazenie hárku zväčšiť. Ak naopak
chcete vidieť celú stranu môžete zobrazenie zmenšiť. Na zobrazenie náhľadu na dokument sa
však skôr využíva ukážka pred tlačou o ktorej budeme písať neskôr. Existuje aj nástroj lupa ,
ktorý sa nachádza na karte . Pre rýchlejšie nastavenie veľkosti však odporúčame posúvač
veľkosti v ľavom dolnom rohu obrazovky. Tam môžete buď ťahať posuvník, alebo klikať na +
alebo – pre zväčšenie, alebo zmenšenie . Asi najlepšia možnosť je využiť
klávesovú skratku CTRL + točiť koliesko myši. Jedinou podmienkou je mať kliknuté v hárku
(teda na pracovnej ploche dokumentu).
Aby ste získali lepší prehľad o význame jednotlivých kariet na páse s nástrojmi, pripravili
sme ich stručný, ale výstižný popis:
Karta DOMOV – táto karta sprístupňuje všetky štandardné funkcie známe aj z programu Word ako schránku,
formátovanie buniek kam spadá nastavenie písma, zarovnania alebo číselného formátu. Sú tu k dispozícii štýly,
alebo najčastejšie používané funkcie a filter. Užitočná je aj pri vymazávaní obsahu hárkov.
97
Karta VLOŽIŤ – väčšinou tu nájdete čokoľvek, čo budete potrebovať vložiť ako napríklad grafy, obrázky, či
kontingenčné tabuľky. Intuitívne ovládanie umocňuje aj prehľadné usporiadanie tlačidiel do sekcií.
Karta ROZLOŽENIE STRANY – túto kartu navštívite hlavne ak budete chcieť dokument pripraviť na tlač. Nájdete na nej
možnosť nastaviť okraje, orientáciu strany, pozadie, nastavenia mriežky a rôzne efekty.
Karta VZORCE – je veľmi dôležitá a často používaná karta. Obsahuje nástroje na prácu so vzorcami, možnosti
definovania názvov buniek, sprievodcu vkladaním funkcií a ale aj kompletnú knižnicu funkcií.
Karta ÚDAJE – obsahuje funkcie pre získanie údajov z rôznych zdrojov, zoraďovanie a filtrovanie zoznamov, ale aj
na zoskupovanie a rozdeľovanie logických skupín riadkov a stĺpcov.
Karta POSÚDIŤ – nachádzajú sa tu nástroje na korektúru textu, prácu s komentármi a je tu možné podrobne nastaviť
zabezpečenie dokumentu.
Karta ZOBRAZIŤ – nájdete tu funkcie, ktoré umožňujú zmenu vzhľadu a zobrazenia údajov na hárku. Nástroje na
zobrazenie viacerých dokumentov v jednom okne Excelu nájdete v sekcii OKNO.
Ak sa pozriete na samotný dokument môžete si všimnúť, že vyzerá ako obrovská tabuľka.
Stĺpce sú pomenované písmenami abecedy od A – Z (neskôr pokračujú systémom AA, AB...).
Riadky sú očíslované arabskými číslicami. Faktom je, že Excel 2007 bol oproti svojim
predchodcom poriadne rozšírený. Obsahuje 1 048 576 riadkov a 16 384 stĺpcov. Je to teda o 1
500% viac riadkov a o 6 300% viac stĺpcov ako Excel 2003. Nechceme sa do hĺbky zaoberať
technickými parametrami programu, ale podotkneme, že bola zvýšená aj jeho výkonnosť vo
výpočtoch a pracuje až s 16 miliónmi farieb.
98
Priesečník riadka a stĺpca tvorí bunku. Aktívne zvolená bunka je označená rámikom, aký
vidíte aj na tomto obrázku . Každá bunka je jednoznačne definovaná adresou, ktorú
tvorí písmeno príslušného stĺpca a číslo príslušného riadku napr. bunka A1je teda prienikom
stĺpca A a prvého riadku.
Ďalším dôležitým výrazom, ktorý by ste mali poznať je oblasť. Je to vlastne rozsah
buniek, ktorý označíte ukazovateľom myši podobne ako pri označení textu do bloku v programe
Word. Zápis oblasti môže vyzerať napríklad takto A1:C5, kde A1 je bunka v ľavom hornom
rohu a C5 pravom dolnom rohu oblasti a sú oddelené dvojbodkou. Je možné označiť súvislú,
alebo nesúvislú oblasť. Viac sa však dozviete až v ďalšej kapitole.
Jasno by ste mali mať a v pojmoch ako zošit, alebo hárok. Zošitom rozumieme dokument
programu Excel. Ten štandardne obsahuje 3 hárky ktoré môžete odoberať alebo pridávať, čo je
obmedzené len výkonom počítača.
Vyššia rýchlosť a nové funkcie verzie 2007
V tejto kapitole načrtneme rozdiely medzi novou a staršími verziami. Predvedieme vám
praktickú ukážku práce v novom prostredí programu, ktorá však bude zameraná skôr na
tých z vás, ktorí už s Excelom pracovali a preto činnosti nebudeme podrobne rozoberať. Ak by
bola pre vás táto kapitola príliš rýchla kľudne ju môžete vynechať a pokračovať kapitolou
„Princípy práce a možnosti programu Excel“, kde sa podrobne zaoberáme základmi práce
s tabuľkovým procesorom.
Ak ste sa rozhodli v čítaní tejto kapitoly pokračovať, bolo by vhodné uvádzané činnosti
prakticky precvičovať. Otvorte teda program Excel vyplňte vložte nasledovné údaje:
Ak sú stĺpce úzke, ukážte medzi ich názvy takýmto
tlačidlom . Potom ich roztiahnite metódou ťahaj a pusť
(ťahaním myši, pri stlačenom ľavom tlačidle). Potom kliknite
na kartu , kde v sekcii ZOBRAZENIA ZOŠITOV kliknete na
tlačidlo ROZLOŽENIE STRANY. Jedná sa o nový typ
rozloženia v ktorom vidíte strany prehľadne zobrazené
aj s ich okrajmi (podobne ako v programe Word).
99
Prepnite sa späť na kartu , kde môžete vykonávať väčšinu bežných činností. Teraz skúste
označiť oblasť A1:B1 bielym krížom . Pre vylepšenie tabuľky využijeme ŠTÝL BUNIEK, ktorý
nájdete v sekcii ŠTÝLY. Ukazovaním na jednotlivé štýly sa vybraná hlavička tabuľky
automaticky mení. Môžete si pozrieť ponuku všetkých štýlov, pre ďalšiu ukážku však bude
ideálne ak zvolíte štýl NADPIS 1. Takto sme tabuľku rýchlo a pekne upravili. Aj keď štýly
a automatické formátovanie buniek existovalo aj v starších verziách
Excelu, treba skonštatovať, že práca v novej verzii je oveľa pohodlnejšia.
Ukážku výberu štýlu vidíte na obrázku vpravo.
Zmenou štýlu sme si okrem iného v hlavičke zväčšili písmo. Teraz
text presahuje až do susedných buniek, alebo sa celkom schoval. Mohli by sme zväčšiť šírku
stĺpcov, ale keby ich bolo viac nemuseli by sa zmestiť na jednu stranu. Preto využijeme
možnosť, ktorú Excel ponúka a nastavíme zalamovanie textu v bunkách. Označte teda oblasť
A1:B1 a kliknite na tlačidlo ZALAMOVAŤ TEXT . V starších verziách sa toto
nastavovalo nemotorne cez dialógové okno FORMÁT BUNIEK. Ak by ste sa chceli vyskúšať
dostať k tomuto „starému“ dialógovému oknu kliknite na tlačidlo v pravom dolnom rohu
sekcie ZAROVNANIE (tlačidlo sa vyvolanie rôznych dialógových okien, sa vyskytuje aj pri
mnohých iných sekciách).
Teraz si dokument pripravíme na tlač.
V špeciálnom rozložení dokumentu, ktoré sme si
nastavili je ľahké pridávať hlavičku a pätu. V mieste
horného okraju sa zobrazuje výzva „Kliknutím pridajte hlavičku“. Po kliknutí do tejto oblasti
môžete vložiť nový text hlavičky – „Tržby v pobočkách“. Pri príprave na tlač určite oceníte aj
pred pripravené možnosti nastavenia okrajov. Prepnite sa na kartu
a kliknite na tlačidlo OKRAJE. V ponuke môžete vidieť
NORMÁLNY, ŠIROKÝ a ÚZKY okraj, prípadne tam môžete nastavovať
VLASTNÉ OKRAJE.
Nových postupov a funkcií, ktoré by sa dali popisovať je mnoho, no
na záver kapitoly spomenieme už len jednu. Ak vo vytvorenej tabuľke
označíte oblasť B2:B4 všimnite si, že v pravom dolnom rohu okna programu sa nachádza riadok
so základnými výpočtami ako . Takéto rýchle výpočty
fungovali aj v starších verziách, ale vždy sa zobrazoval naraz len jeden typ výpočtu. Typ
výpočtu, ktorý sa má zobrazovať môžete zmeniť po kliknutí pravým tlačidlom myši na tento
panel.
100
Princípy práce a možnosti programu Excel
Už sme uviedli, že Excel vyzerá ako veľká tabuľka. Tam kde je tabuľka sa obvykle
nachádza aj veľké množstvo ukazovateľov, ktorými môžete vykonávať potrebné činnosti. Tu si
môžete pozrieť celý zoznam najbežnejších ukazovateľov:
tento chronicky známy ukazovateľ slúži na výber tlačidiel z pásu s nástrojmi alebo na výber z rôznych ponúk
štandardný ukazovateľ, ktorý môžete vidieť v „tele“ dokumentu. Slúži na výber buniek, alebo oblastí buniek
rozširovanie stĺpcov
zmena výšky riadkov
označovanie (výber) celých stĺpcov
označovanie (výber) celých riadkov
presun obsahu buniek
kopírovanie obsahu buniek
inteligentné kopírovanie (automatická výplň)
Možno je pre vás na začiatok také množstvo ukazovateľov mätúce, ale ak máte skutočný
záujem naučiť sa pracovať s týmto programom budete sa ich musieť naučiť využívať.
Z ukazovateľov vyššie, tie ktoré sú v rámiku nehľadajte priamo hárku, pretože fungujú len medzi
názvami stĺpcov a riadkov napr. . V ďalšom texte sa môžete stretnúť
s praktickými ukážkami využitia všetkých spomenutých ukazovateľov.
Vkladanie hodnôt do buniek
Predpokladáme, že keď študujete príručku Excelu určite vám nebude robiť problém pohyb
v dokumente. Pre istotu spomenieme, že sa môžete štandardne pohybovať myšou , smerovými
klávesmi, vodorovne kombináciou TAB a SHIFT + TAB, ale aj rôznymi skratkami
CTRL + smerové šípky (posun na prvý, alebo posledný riadok či stĺpec). Do každej bunky
101
Excelu môžete vkladať akúkoľvek hodnotu (max. 32 767 znakov), ktorá spadá do jednej
z nasledujúcich kategórií:
Číslo – akákoľvek hodnota vyjadrená číslom
Text – textový reťazec, slovo, veta
Vzorec – syntax, ktorá odkazuje na bunky a s ich hodnotami vykonáva rôzne operácie
Hypertextový odkaz – aktívny odkaz, ktorý odkazuje napr. na umiestnenie v sieti Internet
Pozrime sa teraz lepšie na vkladanie textu čo obohatíme o sľúbenú prácu s rôznymi
ukazovateľmi. Bolo by vhodné ak by ste postup, ktorý tu uvedieme popri čítaní prakticky
precvičovali a postupovali s nami krok za krokom.
Skúste teda kliknúť štandardným ukazovateľom do bunky A1, kam vpíšete text „Excel“.
Po dopísaní odporúčame stlačiť ENTER (aktívna zostane bunka nižšie), TAB (aktívna zostane
bunka vpravo), smerové šípky, alebo jednoducho kliknúť na ľubovoľnú inú bunku v hárku. Ak
by ste nechali text rozpísaný a neodišli z bunky jedným z popísaných spôsobov mnohé voľby na
páse s nástrojmi by boli neaktívne, čo by vás mohlo pomýliť.
Ak by ste na bunku klikli priamo a začali v nej písať pôvodný text by sa premazal.
Tu vidíte rozdiel oproti úprave textu v programe Word. Škoda však dlho písať vyskúšajte to
sami. Kliknite späť na bunku A1 a napíšte slovo „Program“, ktoré nahradí pôvodné slovo
(myslite na to, že písanie potvrdím ako bolo uvedené vyššie najlepšie klávesom ENTER).
Úpravu textu môžete vykonať cez vzorcový panel po kliknutí na bunku. Ak teda
nechcete text vymazať, ale ho len doplniť kliknite na bunku A1 v ktorej je teraz slovo „Program“
a vo vzorcovom panely dopíšte slovo „Excel“ tak, ako na
obrázku vpravo. Na záver činnosť opäť potvrdíte. Úpravu
textu môžete vykonávať aj dvojklikom na bunku, prípadne stlačením klávesu F2.
Zaujímavé je aj automatické dokončovanie, ktoré si môžete
sami vyskúšať ak začnete písať tento krát do bunky A2 opäť slovo
„Program“. Excel rozpozná, že text začínajúci týmto slovom už bol
zadaný a ponúkne vám inverzne označený reťazec slov z bunky A1. Ak vám to vyhovuje môžete
ponúknutú možnosť potvrdiť klávesom ENTER. Skúste teraz do bunky A3 vpísať text „Program
Word“. Excel sa bude snažiť text automaticky dokončiť, čo tento krát nie je správne a preto ho
dopíšte ručne. Skúste, čo sa stane ak vložíte text „Program Word“ do bunky A4. Pri písaní slova
vám program automatické dokončenie neponúka, lebo nevie rozoznať o ktorý „program“ sa
jedná. Až pri zadaní prvého písmena programu teda W doplní jeho celý názov. Ak sa chystáte
102
vyplniť viacero buniek rovnakým textom je lepšie používať bežné, alebo inteligentné
kopírovanie!
Excel sa v niektorých prípadoch chová rozdielne pri zadávaní čísiel a textu. Už na prvý
pohľad vidieť, že text štandardne zarovnáva vľavo a čísla vpravo. Ak by ste sa pomýlili
a namiesto 0 by ste zadali O počítač by bunku zarovnal vľavo, pretože by ju považoval za text.
Rozdiel je aj v automatickom dokončovaní, ktoré vám pri číslach fungovať nebude.
Bunka do ktorej vpíšete dlhšie číslo sa automaticky roztiahne. Ak by bolo príliš dlhé,
zobrazí sa vo vedeckej forme zápisu čísla. Ak sa napríklad do užšej bunky snažíte vpísať číslo
1000000 zobrazí sa hodnota 1E+06 (1 krát 10 na šiestu). Pri práci môže nastať aj situácia pri
ktorej ak sa číslo nezmestí do bunky zobrazia sa znaky ###.
Text, ktorý je pre bunku príliš dlhý sa zachová ako na obrázku vpravo.
Toto sa deje kvôli sprehľadneniu údajov hárku. Pokiaľ sú susedné bunky
voľné na rozdiel od čísiel nie je dôvod text skrývať. Text sa schová až po
obsadení bunky v ktorej bol roztiahnutý.
Pre lepšiu predstavu vyskúšajte do bunky B1 vložiť text „Január“. Teraz naozaj vidíte, že
sa časť textu ktorá sa do bunky nezmestí schová. Po kliknutí na bunku A1 si môžete pozrieť celý
jej obsah vo vzorcovom panely. Ak chcete zobraziť celý text natrvalo, budete musieť rozšíriť
stĺpce. To si môžete hneď vyskúšať a takto zapojíme do činnosti aj viaceré vyššie popisované
ukazovatele.
Nastavenia stĺpcov a riadkov
Pri nastavovaní šírky a výšky využijete ukazovatele z rámiku vyššie. Riešenie situácie
vidieť aj na nasledovných obrázkoch. Tento ukazovateľ sa zobrazí ak
sa nastavíte medzi názvy stĺpcov (obrázok vpravo). Na samotné rozšírenie
môžete využiť metódu ťahaj a pusť. Ak však chcete prispôsobiť šírku
stĺpca tak aby v ňom bol vidieť všetok text, použite dvojklik po ktorom sa
upraví šírka stĺpcov tak ako na obrázku vľavo. Pri zväčšovaní výšky
riadkov by ste postupovali rovnako, len s využitím ukazovateľa , ktorý
sa zobrazuje medzi názvami riadkov. Popísaný spôsob úpravy však nie je jediný. Ak by ste
potrebovali nastaviť úplne presné šírky stĺpcov určite vás poteší možnosť formátovania cez
kontextovú ponuku (miestnu ponuku). Stačí ukázať na názov stĺpca
prípadne riadku a kliknúť pravým tlačidlom myši. Z ponuky vyberiete
103
možnosť ŠÍRKA STĹPCA tak, ako je to zachytené aj na obrázku. V dialógovom okne, ktoré sa
zobrazí zadáte požadovanú šírku stĺpca, prípadne výšku riadku. To zobrazuje obrázok vpravo na
ktorom je vidieť šírka stĺpca A, ktorý ste aj vy počas skúšania rozširovali. Štandardná šírka
stĺpca je 8,43. Ak nastane situácia, že potrebujete rozšíriť viac riadkov alebo stĺpcov naraz
využijete aj tieto ukazovatele , ktoré dokážu potrebné riadky,
alebo stĺpce označiť. Po takomto výbere potom postupujete
jedným z uvedených postupov. Situácia je naznačená aj na
poslednom obrázku v tejto kapitole, kde boli ukazovateľom vysvietené stĺpce A, B, C. Po
uvoľnení myši stačí sa stačí nastaviť medzi názvy dvoch z vysvietených stĺpcov a rozširovacím
ukazovateľom nastaviť požadovanú šírku, ktorá sa uplatní na všetky stĺpce v označenom
rozsahu.
Výber buniek a oblastí
Ako už bolo viac krát naznačené výberom označujeme jednu, alebo viac označených
buniek. Najčastejšie sa robí priamo na hárku štandardným ukazovateľom Excelu bielym krížom
, ale označovať môžete aj pomocou klávesnice (SHIFT a smerové šípky). Môžete označiť:
1 bunku – tá sa orámuje , čím dá najavo, že je aktivovaná
Súvislú oblasť – napr. kliknete do A1 a pri stlačenom ľavom tlačidle ťahám až po C5.
Napriek tomu, že bunka v ktorej označovanie začalo nezmení farbu ako iné bunky vo
výbere je tiež jeho súčasťou. Takto vyzerá zápis súvislej oblasti A1:C5
Nesúvislú oblasť – označíte jednu oblasť a pridržíte kláves CTRL, čím počítaču „poviete“,
že to čo už je vo výbere má zachovať a potom označujete zvyšné oblasti ktoré sa k výberu
pripoja. Zápis takejto oblasti vyzerá napríklad takto B5:B10;E5:E10
Postup označovania riadkov a stĺpcov už bol v príručke spomínaný. Doplníme teda, že
pomocou ukazovateľov môžete robiť nielen súvislý výber metódou ťahaj a pusť, ale taktiež
nesúvislý pomocou CTRL. Odkaz na takto vybraný stĺpec je A:A, alebo riadok 1:1.
Je samozrejme možné vybrať (označiť) celý dokument, čo dosiahnete použitím klávesovej
skratky CTRL + A, alebo kliknutím na priesečník názvov riadkov a stĺpcov.
104
Kopírovanie a presun
Na vykonanie činností z nadpisu existuje mnoho možností. Spomenieme tu aspoň niektoré
z nich, pričom na niektoré sa zameriame viac na iné menej.
1. Kopírovanie a presun pravým tlačidlom myši:
Vráťme sa k nášmu príkladu, kde kliknete na bunku B1
pravým tlačidlom myši. Z ponuky potom vyberiete možnosť
KOPÍROVAŤ. Celá situácia je zachytená aj na obrázku vľavo. Okolo
zdrojovej bunky sa zobrazí animované prerušované orámovanie,
ktoré kým je aktívne, môžete bunku vkladať na rôzne miesta.
Teraz kliknite pravým tlačidlom myši do cieľovej bunky (v našom
prípade to bude B2) a vyberte možnosť PRILEPIŤ. Túto situáciu sme vám naznačili na obrázku
vpravo. Ak viac neplánujete vkladať obsah zdrojovej bunky môžete orámovanie zdroja zrušiť
stlačením klávesu ENTER, alebo klávesom ESC. Presun by sa vykonával rovnako, len by ste
vybrali možnosť vystrihnúť. Popisovať ho nebudeme, keďže je predpoklad, že ste sa s týmito
činnosťami stretli už aj pri programe Word.
Možnosti automatického vyplnenia – ak premiestňujete, alebo kopírujete
bunku, program Excel premiestni alebo skopíruje celú bunku,
vrátane vzorcov a ich výsledných hodnôt, formátu
a poznámok. Po skopírovaním údajov si však môžete všimnúť
malú ikonu vedľa prilepenej oblasti. Ak kliknete na jej
rozbaľovací trojuholník tak ako na obrázku vľavo, budú vám
ponúknuté rozšírené možnosti prilepenia. Tu si môžete vybrať jednu z možností
napr. ZACHOVAŤ FORMÁTOVANIE ZDROJA (ponechá sa formátovanie pôvodnej oblasti
vrátane farby, rezu a veľkosti písma a pod.), PRISPÔSOBIŤ FORMÁTOVANIU CIEĽA
(oblasť sa naformátuje tak, ako okolité bunky v cieľovej oblasti), IBA
FORMÁTOVANIE (prilepíte iba formáty
105
z kopírovanej oblasti – tu sa dá využiť aj tlačidlo KOPÍROVAŤ FORMÁT zo sekcie
SCHRÁNKA) a pod.
Prilepiť špeciálne –Dialógové okno z obrázku vpravo vyvoláte ak budete kopírovať
hore opísaným postupom cez pravé tlačidlo myši, ale namiesto PRILEPIŤ, vyberiete
možnosť PRILEPIŤ ŠPECIÁLNE. Ide o funkciu podobnú možnostiam automatického
vyplnenia, ale obohatenú o nové voľby. Navyše tu nájdete napríklad voľbu
TRANSPONOVAŤ, ktorá kopírovaný stĺpec vloží do riadkov, alebo naopak. Skúste
preskúmať aj ostatné voľby v tejto ponuke. V prípade nejasností sa poraďte
s lektorom.
2. Kopírovanie a presun pomocou ľavého tlačidla myši:
Jedná sa o veľmi jednoduchú a rýchlu metódu. Ak chcete premiestniť bunku, alebo
rozsah buniek, ukážte na orámovanie výberu (len nie na štvorec v pravom dolnom rohu bunky).
Keď sa ukazovateľ zmení na ukazovateľ premiestnenia , presuňte bunku alebo rozsah buniek
na požadované miesto.
Ak chcete kopírovať bunku, alebo rozsah buniek, podržte stlačený kláves CTRL
a zároveň ukážte na orámovanie výberu. Keď sa ukazovateľ zmení na ukazovateľ kopírovania
, presuňte bunku alebo rozsah buniek na požadované miesto.
Na precvičenie sa vráťte ku krátkemu cvičeniu, ktoré postupne rozvíjame pri prechode cez
jednotlivé témy. Ak cvičenie nevyzerá ako na prvom obrázku zľava, upravte si ho! Potom s ním
vyskúšajte pracovať tak, ako je uvedené pod obrázkami.
Kliknite na bunku B2 a ukážte na jej
hranu ukazovateľom premiestnenia.
Metódou ťahaj a pusť ju posuňte o bunku
nižšie teda do bunky B3.
Pri stlačenom klávese CTRL ukážte na orámovanie bunky B3 (v
predchádzajúcom kroku ste ju sem presunuli) a ukazovateľom
kopírovania ju metódou ťahaj a pusť odtiahnite späť do bunky B2.
Výsledok činnosti vidieť na obrázku úplne vpravo.
3. Kopírovanie a presun klávesovými skratkami:
Označte bunku, alebo oblasť buniek, ktoré chcete kopírovať alebo premiestniť
Pre kopírovanie stlačte CTRL + C, alebo pre presun CTRL + X
Nastavte sa do novej bunky, ktorá sa bude po vložení ľavou hornou bunkou oblasti
a stačte skratku CTRL + V
106
Inteligentné kopírovanie
Inteligentným kopírovaním budeme nazývať automatické dopĺňanie údajov. Nemýľte si ho
s bežným kopírovaním a presunom. Vyššie sme totiž uvádzali spôsob kopírovania a presúvania,
pri ktorom bolo potrebné ťahať daným ukazovateľom orámovanie bunky, ktoré sa mohlo
uchopiť na ktoromkoľvek mieste okrem pravého dolného rohu. Je to preto, lebo v pravom
dolnom rohu aktívnej bunky sa nachádza malý štvorec, ktorý sa využíva práve na inteligentné
kopírovanie. Ten budeme označovať ako rukoväť inteligentného kopírovania .
Túto funkciu si opäť precvičíte na pokusnom príklade. Najprv vyskúšate inteligentne
kopírovať bežný text podľa postupu na fotomontáži, ktorú môžete vidieť vyššie.
Kliknete na bunku, ktorú plánujete kopírovať (skúšate s bunkou A4)
Uchopíte rukoväť inteligentného kopírovania , pričom sa ukazovateľ zmení na
čierny kríž a metódou ťahaj a pusť potiahnite v zvislom smere až po bunku A6
Po uvoľnení ľavého tlačidla myši sa vybraná oblasť vyplní obsahom pôvodnej bunky
Rovnaký postup vyskúšajte aj s bunkou B3 a uvidíte, že Excel
ovláda aj prácu s dátumom a časom. Ťahajte až po bunku B6, čím sa
do označovaných buniek doplnia jednotlivé mesiace až po apríl. Ak by
bol tento efekt neželaný a chceli by ste kopírovať rovnaký mesiac,
použite inú metódu kopírovania, alebo počas inteligentného kopírovania pridržte kláves CTRL,
ktorý v tomto prípade odstaví inteligentné kopírovanie.
Ďalej môžete experimentovať v prázdnych bunkách s dátumom aj časom. Do odľahlejších
prázdnych buniek skúste vpísať čas napr. 13:30, deň v týždni alebo dátum 27. 2.
2009. Pri dátume upozorníme ešte na jednu zaujímavosť. Ak v Excely
inteligentne skopírujete dátum, objaví sa ikona možnosti automatického
vyplnenia , ktorú sme už popisovali. Po kliknutí na ňu sa zobrazia rôzne
107
voľby no v niektorých situáciách môže byť veľmi užitočné vybrať možnosť VYPLNIŤ NÁZVY
PRACOVNÝCH DNÍ, ktorá z oblasti odstráni víkendové dni voľna.
Aj keď ste zatiaľ skúšali len inteligentné kopírovanie v zvislom smere, je ho možné
využiť na všetky strany. Pri ťahaní zvislo, alebo doprava sa hodnoty zodpovedajúcim
spôsobom zväčšujú. Ťahaním hore, alebo vľavo by sa zase rovnakým spôsobom zmenšovali.
Doplníme aj informáciu, že inteligentné kopírovanie sa môže vykonávať aj pravým tlačidlom
myši, čo ponúka rozšírené možnosti kopírovania, ktorými sa však zaoberať nebudeme
a vyskúšať si ich môžete podľa záujmu sami.
Teraz sa viac zameriame na inteligentné kopírovanie čísiel, ktoré vám na tomto mieste
rozdelíme na kopírovanie bez predlohy a s predlohou. Napíšte do hárku, ak
pokračujete v cvičnom príklade tak do bunky C1 – číslo 1. Teraz naň kliknite,
uchopte rukovať kopírovania čiernym krížom a stiahnite až po bunku C6. Takto
vyplníte celú oblasť rovnakým číslom. Toto bol príklad na inteligentné kopírovanie
bez predlohy. Ak však Excelu zadáte ako predlohu viacero čísiel bude ich pri
vypĺňaní zväčšovať o konštantu meniacich sa hodnôt. Zadajte do bunky D1 – číslo
1 a do bunky D2 – číslo 2. Tak ako na obrázku vľavo označte oblasť D1:D2
a ťahaním za rukoväť inteligentného kopírovania vyplníte oblasť až po bunku D6.
Vidíte, že Excel tento krát našiel „kľuč“, podľa ktorého má pokračovať a doplnil
celú postupnosť čísiel (vždy pridal prírastok +1 – teda 1, 2, 3, 4, 5,
6). Aby ste pri tejto štandardnej činnosti získali lepšiu zručnosť zadajte do bunky
E1 číslo 1 a do bunky E2 číslo 3. Označíte oblasť E1:E2, uchopíte čiernym
krížom rukoväť inteligentného kopírovania a opäť ťaháte až do šiesteho
riadku, teda do bunky E6. Tento krát bude Excel počítať s prírastkom +2.
Na záver ešte skúsite vyplniť väčšiu oblasť skupinou údajov. Vpíšte do buniek F1, G1
a H1 čísla 3, 7 a 11 tak ako vidíte na obrázku vľavo. Označte
oblasť F1:H1, pričom celá oblasť má v pravom dolnom rohu
spoločnú rukoväť, ktorú čiernym krížom ťaháte až do šiesteho
riadku (ťahať môžete samozrejme
podľa potreby aj ďalej). Keďže nebola zadaná predloha podľa ktorej
by v stĺpcoch pokračoval vyplní Excel označenú oblasť rovnakými
číslami.
Na inteligentné kopírovanie, alebo teda vypĺňanie susedných
buniek textom, dátumami, číslami s predlohou alebo bez predlohy môžete využívať aj tlačidlo
VYPLNIŤ zo sekcie ÚPRAVY, ktorú nájdete na páse s nástrojmi (karta DOMOV). Po
108
preštudovaní všetkých uvedených faktov už asi máte dosť vedomostí na to aby ste sami
preskúmali možnosti tohto tlačidla a tak ho bližšie nepopisujeme.
Vymazávanie buniek a výberov
Bunku, alebo výber buniek môžete vymazať ich označením a stlačením klávesu
DELETE. Takto vymažete obsah buniek, ale nie ich formátovanie ako podfarbenie, orámovanie
alebo nastavené formáty písma.
Ak potrebujete vymazať v bunke, alebo označenej oblasti všetko je asi najlepšie využiť
tlačidlo VYMAZAŤ , ktoré na karte DOMOV nájdete v sekcii ÚPRAVY. Po kliknutí na tlačidlo sa
rozbalí ponuka akú vidíte aj na obrázku, kde môžete vybrať z nasledovných
možností:
Vymazať všetko – vymaže bunku vrátanie všetkého formátovania
Vymazať formáty – vymaže len formátovanie (podfarbenie,
orámovanie, formát písma, komentáre...)
Vymazať obsah – vymaže len hodnoty vložené v bunkách a ponechá formátovanie
Vymazať komentáre – vymaže len komentáre (komentár vložíte po kliknutí pravým
tlačidlom myši na bunku a výberom voľby VLOŽIŤ KOMENTÁR)
Na precvičenie vymazávania sa vráťte k pokusnému cvičeniu, ktoré by malo vyzerať ako
na obrátku nižšie. Označte oblasť H1:H6 a na karte DOMOV z pásu s nástrojmi vyberiete TUČNÉ
PÍSMO a FARBU VÝPLNE (zvoľte ľubovoľnú farbu). Túto oblasť nechajte označenú
a kliknite na tlačidlo VYMAZAŤ, kde
vyberiete možnosť VYMAZAŤ FORMÁTY.
Takto sa z celej oblasti odstráni
formátovanie, ale hodnoty v bunkách
zostanú nedotknuté. Bunky uvediete do pôvodného stavu tlačidlom SPÄŤ z panelu rýchly
prístup. Tento krát skúsite zmazať iba hodnoty vložené v bunkách. Pri označenej oblasti H1:H6
opäť kliknite na tlačidlo VYMAZAŤ a vyberte voľbu VYMAZAŤ OBSAH. Ak zároveň prakticky
skúšate vidíte, že formáty zostali zachované a zmazal sa len obsah buniek. Opäť sa vráťte
tlačidlom SPÄŤ (prípadne skratkou CTRL + Z) a skúste zmazať kompletný obsah buniek tým
spôsobom, že po kliknutí na tlačidlo VYMAZAŤ zvolíte možnosť VYMAZAŤ VŠETKO.
109
V prípade, že potrebujete rýchlo vymazať celé bunky môžete využiť tlačidlo ODSTRÁNIŤ.
Jedná sa o rýchle a „tvrdšie“ riešenie, kde môžete vybrať aj odstránenie riadkov,
stĺpcov alebo odstrániť celý hárok.
Aj keď na vymazávanie existuje veľké množstvo spôsobov (nakoniec ako
takmer pri každej téme), neodpustíme si, ešte jeden spôsob. Pre naše potreby ho
nazveme vymazávaním pomocou inteligentného kopírovania do vnútra výberu.
Kliknite na bunku G6 a inteligentným kopírovaním vyplňte ľubovoľný počet buniek
nižšie. Tento výber nechajte označený a skúste sa vrátiť rovnakým spôsobom –
uchopením čiernym krížom za rukoväť späť hore až po bunku G6. Celá situácia je zachytená
aj na obrázku vpravo.
Premenovanie pridávanie a odstraňovanie hárkov
Ako už bolo uvedené zošit Excelu štandardne obsahuje 3 hárky. V prípade, že potrebujete
pridať nový hárok najľahšie to urobíte klávesovou skratkou SHIFT + F11. Môžete využiť aj
tlačidlo VLOŽIŤ PRACOVNÝ HÁROK , ktoré sa nachádza vedľa názvov
existujúcich hárkov. Počet pridaných hárkov je obmedzený len výkonom počítača a tak ak
pridáte veľké množstvo hárkov môžete sa pohybovať tlačidlami, ktoré sa nachádzajú naľavo od
názvov hárkov (popis zľava – doprava: prejsť na prvý hárok, pohyb dozadu, pohyb
dopredu, prejsť na posledný hárok). Pridané hárky sa pomenovávajú názvom „Hárok“, ku
ktorému je pridané poradové číslo vloženia napr. ak vložíte nový hárok nazve sa „Hárok 4“,
ďalší „Hárok 5“ atď. Ich uloženie môžete meniť metódou ťahaj
a pusť tak ako to znázorňuje obrázok vpravo, kde ťaháme pri stlačenom ľavom tlačidle myši
práve pridaný „Hárok 4“ na nové miesto. Hárok sa vloží tam, kam ukazuje pri jeho pustení malá
čierna šípka .
Podrobnejšie možnosti na prácu s hárkami vyvoláte, ak na jeden z hárkov kliknete pravým
tlačidlom myši. To zachytáva obrázok nižšie. Stačí mať len oči otvorené a čítať. Možnosť
VLOŽIŤ dokáže vložiť nový hárok. Na túto činnosť sme však uvádzali
iné výhodnejšie metódy. Možnosť ODSTRÁNIŤ dokáže odstrániť hárok,
na ktorý ste klikli pravým tlačidlom myši. Prázdny hárok bude takto
odstránený okamžite, ak ale obsahuje údaje pre istotu si Excel vypýta
potvrdiť prevádzanú akciu v tabuľke, ktorú vidieť na obrázku nižšie.
Výberom možnosti PREMENOVAŤ môžete
110
premenovať hárok na ktorom je kliknuté pravým tlačidlom myši. Skúste teda premenovať
„Hárok 1“ na „Cvičenie“. Nové pomenovanie potvrdíte stlačením klávesu ENTER. Ďalej môžete
vyskúšať voľbu FARBA KARTY, kde môžete prefarbiť názov nastavovaného hárku, alebo
ZABEZPEČIŤ HÁROK (zadaním hesla ochránite údaje v hárku proti úpravám, alebo vymazaniu).
Ukladanie dokumentu (zošitov)
Viac krát sme sa odvolávali na to, že ak čítate časť príručky venovanú tabuľkovému
procesoru Excel pravdepodobne už máte za sebou prácu s textovým editorom Word. Je teda
predpoklad, že ovládate štandardné činnosti ako uloženie, alebo ukončenie práce s programom.
Napriek tomu sa nimi na tomto mieste budeme krátko zaoberať, nakoľko medzi týmito
programami existujú drobné rozdiely.
Napísaný text si môžete uložiť tlačidlom , ktoré nájdete na panely s nástrojmi Rýchly
prístup, alebo pomocou tlačidla OFFICE , kde vyberiete z ponuky možnosť ULOŽIŤ. Presný
postup ukladania dokumentu bol popisovaný už v časti príručky venovanej operačnému systému
Windows. Ak rozmýšľate nad možnosťou ULOŽIŤ AKO, mali by ste vedieť, že pri neuloženom
dokumente funguje táto voľba úplne rovnako. Rozdiel nastáva až vtedy, ak už bol dokument raz
uložený. Potom ak použijete príkaz ULOŽIŤ, počítač sa viac nepýta kam so súborom, ani na jeho
meno, len uloží všetky zmeny vykonané v dokumente. Ak by ste využili príkaz ULOŽIŤ AKO,
pôvodný dokument v ktorom pracujete zostane bez zmien a vy máte možnosť vyberať kam a pod
akým názvom sa nanovo dokument uloží aj so všetkými vykonanými zmenami, teda v úplne
aktuálnej verzii. Trochu zamotané, však? V princípe sa ale jedná o jednoduchú vec, ktorú treba
raz prakticky vyskúšať a viac nebude robiť problém.
Excel 2007 štandardne ukladá dokumenty v novom formáte s príponou xlsx. Tento formát
obsahuje nové možnosti formátovania dokumentu. Bohužiaľ však nemôže byť bez zvláštneho
filtru (prídavného programu) otvorený programom Excel 2003 a nižším. Ak teda potrebujete
komunikovať s ľuďmi, ktorý využívajú tieto staršie verzie programov (v čase písania materiálu,
je toto úplne bežná situácia), pri ukladaní dokumentu okrem názvu súboru zmeňte aj možnosť
ULOŽIŤ VO FORMÁTE, kde treba vybrať „Zošit programu Excel 97 – 2003“. Ak by ste potrebovali
nastaviť takýto formát ako štandard pri ukladaní kliknite na tlačidlo OFFICE a vyberte
a po kliknutí na ULOŽIŤ v ľavej časti okna môžete nastaviť nielen v akom
formáte sa majú ukladať súbory, ale napríklad aj ako často sa má dokument automaticky ukladať
pre prípad, že by sa počítač vypol, alebo „zamrzol“.
111
Práca so vzorcami a funkciami
Obrazne povedané vzorce a funkcie sú srdcom tabuliek a Excel ponúka ideálne prostredie
pre ich tvorbu. Odteraz sa teda nebudeme zaoberať len vkladaním konkrétnych „pevných“
hodnôt, ale ukážeme vám ako môže Excel pracovať za vás. Aj keď doterajšie vysvetľovanie bolo
podložené cvičením, ktoré sme rozvíjali cez jednotlivé témy, budete mať teraz šancu vyskúšať
preberané učivo vo väčšom rozsahu a hlavne v praktickejších situáciách.
Aby sme boli trochu konkrétnejší vzorce sú rovnice, ktoré vykonávajú výpočty s
hodnotami v pracovných hárkoch. Myslite na to, že vzorec vždy začína znamienkom
rovnosti (=)!Znamienko rovnosti hovorí Excelu, že nasledujúce znaky tvoria vzorec a ak by ste
ho vynechali vyhodnotil by tento vstup ako text. Príklad: nasledovný vzorec násobí čísla 2 a 3 a
pripočítava k výsledku číslo 5. Po dopísaní vzorca stlačte kláves ENTER.
=5+2*3
Použitie výpočtových operátorov vo vzorcoch
Operátory sú symboly, ktoré reprezentujú určité matematické operácie a patrí medzi ne:
+ (znamienko plus): slúži na sčítanie napr. 3+3
- (znamienko mínus): slúži na odčítanie napr. 3-1 alebo zápis záporných čísiel -1
* (hviezdička): násobenie napr. 3*3
/ (lomka): delenie napr. 3/3
% (znamienko percento): percentá napr. 20%
^ (znamienko vsuvka): umocňovanie napr. 3^2. Znamienko ^ ľahko napíšete
napríklad klávesovou skratkou Ľavý ATL + 94 z numerickej klávesnice. To funguje
aj na väčšine notebookov, kde si kombináciou Fn + NumLK (modré klávesy) zapnete
numerickú klávesnicu. K notebookom ešte dodáme, že ak potrebujete písať vyššie
uvádzané znamienka, môžete tak urobiť aj bez prepnutia na numerickú klávesnicu.
Jednoducho podržíte kláves Fn (vľavo dole) a stlačíte znamienko (modrej farby).
112
Excel pozná matematické priority a pri vyhodnocovaní spomenutých operácií vo vzorcoch
riadi určitými pravidlami prednosti:
Výrazy vo vnútri zátvoriek sú spracované ako prvé
Násobenie a delenie má prednosť pred sčítaním a odčítaním
Operátory s rovnakou prioritou sú vypočítané zľava doprava
Ak si nie ste istý poradím, v ktorom bude Excel operátory spracovávať, použite zátvorky.
Použite ich aj v prípade, že by neboli nevyhnutné, pretože tým zvýšite čitateľnosť vzorcov
hlavne pri ich neskoršej úprave.
Cvičenie:
Otvorte nový zošit a vyskúšajte si precvičiť nadobudnuté vedomosti. Kliknite do bunky A1
a zadajte =4+12/6. Po dopísaní vzorca nezabudnite stlačiť ENTER! V bunke sa objaví hodnota 6.
Excel najprv vydelí číslo 12 číslom 6 a výsledok potom pripočíta k číslu 4. Uvedomte si, že keby
Excel pracoval podľa iných pravidiel, výsledok by bol odlišný. To vyskúšate v bunke A2, do
ktorej zadáte =(4+12)/6. Po stlačení ENTERu sa zobrazí výsledok 2,666666667. Toto krátke
cvičenie demonštruje ako môžete pomocou zátvoriek zmeniť postup výpočtu. Aby sme dodržali
to, čo sme sľúbili a to veľa praktických príkladov na precvičenie vzorcov a funkcií vyskúšajte
vkladať nasledovné vzorce do buniek A3, A4 atď. V každom prípade sa bude jednať o rovnaké
hodnoty a rovnaké operátory, ale všimnite si rôzne výsledky spôsobené zátvorkami!
Vzorec Výsledok
=3*6+12/4-2 19
=(3*6)+12/(4-2) 24
=3*(6+12)/4-2 11,5
=(3*6+12)/4-2 5,5
=3*(6+12/(4-2)) 36
Pre lepšie pochopenie vzorcov skúste do Excelu opísať tabuľku, ktorú vidíte nižšie. Budú
sa v nej sčítavať pomocou vzorcov hodnoty v stĺpcoch A a B. Riaďte pokynmi pod obrázkami!
113
1 2
Opíšte tabuľku akú vidíte na obrázku. Pri jej vypĺňaní si
môžete pomáhať inteligentným kopírovaním. Označíte
predlohu teda bunky A1:A2 a uchopením rukoväti
doplníte zvyšné čísla. Rovnako postupujte v susednom
stĺpci. Potom sa nastavíte do bunky C1.
Vyskúšajte zadať vzorec, ktorý môžete písať buď priamo
do bunky, alebo ak je na bunke v ktorej má byť vzorec
zadaný kliknuté, môžete prekliknúť do vzorcového panelu
a zadávať vzorec tam. Najprv skúsite zadávať konkrétne
čísla (konštanty). Pri takomto vzorci musíte byť opatrní.
3 4
Po zadaní vzorca a stlačení klávesu ENTER sa zobrazil
správny výsledok. Ak potom chcete vypočítať aj hodnoty
v ostatných bunkách, môžete postupovať rovnako. Teda
do bunky C2 zadáte vzorec =A2+B2 atď. Toto by však
bolo príliš prácne! Skúste si teda spomenúť na
inteligentné kopírovanie a potiahnuť rukoväť po koniec
oblasti. Excel však doplní pre niekoho možno prekvapivé
výsledky, ale logické výsledky.
Aj napriek tomu, že Excel zobrazuje výsledky, to čo si
skutočne „pamätá“ vidíte po kliknutí na bunku vo
vzorcovom panely. Prípadne môžete na bunku urobiť
dvojklik. Uvedomte si, že počítač je stroj a robí len to, čo
mu poviete. Keďže ste odkazovali na konštanty (konkrétne
hodnoty) Excel nemá ako zistiť, že súvisia s bunkami
v stĺpcoch A a B. Pamätajte si, že ak vo vzorci použijete
konštanty výsledok sa zmení iba ak upravíte vzorec!
5 6
Samozrejme konštanty vo vzorcoch využívať môžete, ale
už si pravdepodobne uvedomíte, že ich použitie treba
dobre zvážiť. Pre správne vyriešenie stanovenej úlohy
budete musieť zadať vzorec, ktorý operuje s adresami
buniek. Zapíšte teda vzorec tak, ako vidíte na obrázku
vyššie =A1+B1 (adresy buniek nemusíte vypisovať
ručne, ale môžete na požadované bunky klikať ).
Ak vo vzorci použijete adresy buniek, bude vzorec
s danými bunkami prepojený. To je vidieť aj na obrázku
v piatom kroku, kde už pri zápise vzorca Excel farebne
označuje bunky na ktoré odkazujete. Po vypočítaní prvého
výsledku naň kliknite a skúste ťahať čiernym krížom
rukoväť inteligentného kopírovania. Do označenej
oblasti, sa automaticky doplnia správne výsledky.
114
7 Jednoducho povedané Excel „pochopil“, že operáciu
ktorú vykonal s bunkami A1+B1 má do označenej oblasti
vykonať aj so zvyšnými bunkami A2+B2, A3+B3 atď. Ak
odkazujete na adresy buniek má to aj tú výhodu, že ak sa
zmení hodnota v jednej bunke, tak sa zmenia aj hodnoty
vo všetkých bunkách, ktoré ňu odkazujú. Situáciu
pochopíte lepšie ak prepíšete hodnotu v bunke A1 na 30.
Rekapitulácia: Pri vytváraní vzorcov vždy najprv kliknite do bunky, v ktorej má byť
výsledok. Vzorec musí začínať znamienkom rovnosti (=), inak by bol reťazec považovaný za
text. Vo vzorcoch môžete používať operátory ako +-*/..., ktoré reprezentujú matematické
operácie a ich prehľadný zoznam nájdete vyššie v tejto kapitole. Ak namiesto odkazov na bunky
použijete vo vzorci konštantné hodnoty (napríklad: =30+70+110), výsledok sa zmení iba ak
zmeníte vzorec. Konštanta je hodnota, ktorá sa nevypočítava. Napríklad dátum 9. 10. 2008, číslo
210 alebo text „Štvrťročné výnosy“ sú všetko konštanty. Pri samotnom vytváraní vzorca myslite
na to, že Excel podporuje matematické priority a teda čísla najprv násobí a delí až potom sčíta,
alebo odčíta. Prioritu výpočtov môžete meniť zátvorkami. Ak vo vzorci použijete adresy buniek,
bude vzorec s danými bunkami prepojený. Ak sa pri takomto odkazovaní zmení hodnota v jednej
bunke, tak sa zmenia aj hodnoty vo všetkých bunkách, ktoré ňu odkazujú. V prípade, že počas
zadávania vzorca sa ho rozhodnete zrušiť, môžete tak urobiť pomocou klávesu ESC. Je možné
použiť aj kláves ENTER, ale najprv musíte obsah bunky vymazať, inak môže Excel hlásiť chybu.
Pre úplnosť treba dodať, že doteraz sme sa vo vzorcoch zaoberali len aritmetickými
operátormi a vyššie sme si ich podrobne rozobrali a precvičili. V skutočnosti existujú ďalšie tri
rôzne typy výpočtových operátorov: textové reťazce, porovnávacie a odkazové. Tie nebudeme
rozoberať celkom podrobne, ale nájdete tu aspoň ich stručný popis. Ešte raz poprosíme, aby
hlavne užívatelia, ktorí s programom Excel nemajú skúsenosti uvedené ukážky prakticky skúšali
aj napriek tomu, že sa nejedná o väčšie ucelené cvičenia.
Operátory reťazenia textu: Použitím ampersandu (&) môžete zlučovať alebo spájať
jeden alebo viac textových reťazcov do jedného reťazca. Ampersand znamená významové
„zlúčenie“. V slovenčine ho možno nahradiť spojkou a, v angličtine and, v rôznych schémach aj
znamienkom +. Môžete ho vkladať aj klávesovou skratkou CTRL + ALT + C (alebo ALT + 38).
Skúste zadať do bunky C5 meno Peter. Potom zadajte do bunky D5 priezvisko Novák. Po
kliknutí do bunky v ktorej má byť výsledok napr. E5 zadajte vzorec =C5&D5 a stlačte ENTER.
Ako výsledok sa zobrazí spojené meno aj s priezviskom PeterNovák. Ak by ste potrebovali
115
medzi spojené výrazy medzeru bude treba do vzorca vložiť znak, ktorý medzeru reprezentuje
teda : " " (úvodzovky – medzera - úvodzovky). Existujúci vzorec nemusíte vymazávať, ale
môžete ho upraviť kliknutím na bunku a doplnením potrebných hodnôt vo vzorcovom panely
tak, ako vidíte aj na obrázku . Po zadaní takéhoto vzorca by sa zobrazilo meno
a priezvisko takto: Peter Novák.
Operátor & môžete použiť aj na spájanie reťazcov číselných hodnôt. Vyskúšajte do bunky
C6 vložiť číslo 10 a do bunky D6 číslo 5. Potom do bunky E6 zadajte vzorec =C6&D6. Ako
výsledok sa vám vráti hodnota 105, ale zarovná sa netradične vľavo, pretože je považovaná za
textovú hodnotu. Ak však takýto výsledok obsahuje len čísla môžete ho použiť v ďalších
výpočtoch na vykonanie akejkoľvek matematickej operácie.
Operátory porovnávania: Nebudeme sa nimi zaoberať tak podrobne. Slúžia na
porovnávanie rôznych hodnôt. Patria sem: = rovná sa, > väčšie než, < menšie než, >= väčšie
alebo rovné, <= menšie alebo rovné, <> nerovná sa. Výsledkom porovnávania je vždy logická
hodnota TRUE alebo FALSE.
Odkazové operátory: Použitím týchto operátorov vo výpočtoch je možné spájať rozsahy
buniek. Netreba tu hľadať nič nové, ani zložité. Patrí sem napríklad aj dvojbodka, ktorú
využívame pri zápise oblasti. Ani tu si nebudeme rozoberať podrobnejšie príklady. Zoznam
odkazových operátorov nájdete tu:
: (dvojbodka): operátor rozsahu, ktorý vytvára odkaz na všetky bunky medzi dvoma
odkazmi vrátane týchto dvoch odkazov napr. B5:B15
; (bodkočiarka): operátor zjednotenia, ktorý spája viac odkazov do jedného odkazu
napr. SUM(B5:B15;D5:D15)
(medzera): operátor prieniku – vytvára odkaz na spoločné bunky dvoch odkazov
napr. B7:D7 C6:C8
Príklad 1
Odteraz sa budete stretávať aj s takýmito komplexnejšími príkladmi. V prvom z nich si
navrhneme jednoduchú tabuľku, v ktorej budeme počítať účty za telefón. Vyplňte do hlavičky
údaje: Mesiac, cena za minútu hovoru, počet prevolaných minút a zaplatím. Stĺpce budú pre
takto dlhé texty príliš úzke a tak ich môžete ukázaním na názov
stĺpca týmto ukazovateľom označiť (využite metódu ťahaj
116
a pusť). Potom tak, ako je naznačené na obrázku vľavo, sa nastavíte medzi názvy dvoch stĺpcov
napr. A a B rozširovacím ukazovateľom a spravíte dvojklik. Ak sa vám popisovaná akcia
nevydarí môžete stĺpce rozširovať aj jednotlivo. Teraz vyplníte údajmi aj zvyšok tabuľky.
V stĺpci A budete dopĺňať všetky mesiace. Aby ste si prácu uľahčili napíšte len „Január“
a inteligentným kopírovaním ťahajte až po „December“. Cena za minútu hovoru bude fixná (0,2)
a tak si pomôžte pri vypĺňaní rovnakým spôsobom. Počet prevolaných minút sa mení, čiže ten
budete musieť vypísať ručne. Ďalej označte bielym krížom oblasť A14:C14 na ktorú použite
z karty DOMOV a skupiny ODSEK príkaz ZLÚČIŤ A CENTROVAŤ . Týmto
spôsobom môžete kedykoľvek zlúčiť viacero buniek do jednej a text vo vnútri sa zároveň
vycentruje. Bunky sa dajú rozdeliť rovnakým tlačidlom, alebo skúste experimentovať s voľbami,
ktoré sa zobrazia kliknutím na rozbaľovací trojuholník tohto tlačidla. Do zlúčenej bunky A14
teraz vložte text „SPOLU“, pretože sme sa rozhodli mať v poslednom riadku celkový súčet za
všetky mesiace.
V tomto okamihu ak nie skôr by bolo vhodné uložiť si rozpracovaný projekt kliknutím na
tlačidlo ULOŽIŤ na panely Rýchly prístup alebo iným spôsobom napr. skratkou CTRL + S.
Ďalej označte oblasť A1:D14 (celú tabuľku vrátane buniek, v ktorých budú výpočty). Aby
sme vylepšili dizajn tabuľky využijeme jeden z prednastavených štýlov. Zo štýlmi ste sa už mali
možnosť stretnúť, ale pripomenieme, že je po nich pomenovaná celá sekcia na karte DOMOV.
Kliknite teda na tlačidlo ŠTÝLY BUNIEK a vyberte štýl . Tabuľka sa zmení, no stále je
označená a tak výsledný efekt uvidíte až po kliknutí myšou na prázdne miesto v tabuľke. Sčasti
v tabuľke využijete aj ručné formátovanie buniek. Chceme totiž, aby sa bunka D14 s celkovým
súčtom farebne odlišovala od ostatných v oblasti a tak túto bunku
vyberte, kliknite na tlačidlo FARBA VÝPLNE z odseku PÍSMO a zvoľte ľubovoľnú
farbu. Situáciu zachytáva aj obrázok vpravo.
Teraz je na čase pristúpiť k výpočtom. Označte bunku D2 v ktorej má byť
výsledok a začneme so zápisom vzorca. Pravidlá pre jeho
korektné vkladanie už boli viackrát popisované. Začnite
teda znamienkom rovnosti a ďalej vo vzorci odkazujte nie
na konkrétne čísla (konštanty), ale na adresy buniek. Ak
neviete prečo, skúste si ešte raz pozorne prečítať celú
kapitolu o vzorcoch. Adresy buniek ale nevpisujte ručne, aj
keď je to samozrejme možné. Vkladajte ich radšej klikaním
na bunky, na ktoré odkazujete. Samotný vzorec bude
117
vyzerať takto: =B2*C2. Po dopísaní vzorca nezabudnite stlačiť ENTER. Budete teda násobiť
cenu za minútu hovoru krát počet prevolaných minút. S výpočtom účtov za zvyšné mesiace sa
dlho nezdržíte. Tak ako ukazuje obrázok vľavo vyplníte požadovanú oblasť pomocou
inteligentného kopírovania výsledku z bunky D2.
Účty za jednotlivé mesiace sú vypočítané. Teraz ešte skúsite vypočítať, koľko by vás stálo
takéto telefonovanie za celý rok. Podľa toho, čo sme doteraz uviedli by vás možno napadlo
použiť vzorec. No predstavte si, ako by takýto vzorec vyzeral. Museli by ste odkazovať na 12
buniek a dopadlo by to takto . Zápis vzorca je samozrejme v
poriadku, ale cesta k dosiahnutiu výsledku je moc zdĺhavá. Ak by ste chce takto počítať nebolo
by vhodnejšie využiť kalkulačku? Excel samozrejme
ponúka riešenie a tým sú funkcie. Funkcie sú
prednastavené vzorce a tou najčastejšie využívanou je
SUMA (automatický súčet). Funkciami sa budeme
podrobne zaoberať trochu neskôr, ale nebude na škodu
ak si nimi pomôžeme hneď teraz. Označte bunku D14
a kliknite na tlačidlo zo sekcie ÚPRAVY (rovnaké tlačidlo sa nachádza aj na
karte VZORCE). Klikajte priamo na tlačidlo, pretože ak by ste klikli na jeho
rozbaľovací trojuholník zobrazil by sa vám krátky zoznam najbežnejších funkcií.
To však nie je žiadna chyba, pretože túto funkciu môžete vybrať aj vo vnútri tohto
zoznamu (je označená ako Sum). Tak ako na obrázku vľavo sa vo vybranej bunke zobrazí zápis
funkcie, ktorá rozpoznala, že do výpočtu má zahrnúť oblasť buniek nad aktuálnou bunkou
=SUM(D2:D13). Aj zadávanie funkcie je nutné potvrdiť stlačením klávesu ENTER. Ak by ste
zápis týmto klávesom nepotvrdili a klikli na inú bunku tabuľky, zrušila by sa pôvodná oblasť
zahrnutá do výpočtu a nahradila by sa vybranou bunkou.
Spomeňte si, že pri odkazovaní na adresy buniek (ktoré sme tu použili) je výhodou to, že
ak sa zmení hodnota v jednej bunke (napríklad ak ste sa pomýli v prevolaných minútach), tak sa
zmenia hodnoty v bunkách, ktoré na ňu odkazovali (ceny za mesiac a aj celková cena).
Na sprehľadnenie údajov z tabuľky môžeme použiť graf. Vytváranie grafu je téma, ktorou
podobne ako pri vyššie použitej funkcii trochu predbiehame, pretože sa nimi budeme zaoberať
neskôr. Preto vytvoríme len úplne jednoduchý graf, ktorý vám určite nespôsobí väčšie problémy.
Na začiatok kliknite do tabuľky, čím
vyberiete zdrojovú oblasť pre vytvorenie
grafu, alebo jednoducho povedané dáte
najavo s čím chcete pracovať. Potom
118
stlačte kláves F11. Excel vytvorí nový hárok s grafom, ktorý nazve „Graf 1“ a na tento hárok
vás automaticky prepne. Aj napriek tom, že vytvorenie grafu týmto spôsobom je veľmi
jednoduché, takýto graf celkom nespĺňa náš cieľ, ktorým bolo sprehľadniť vypočítané výsledky.
Je to spôsobené týme, že do grafu zahrnul hodnoty z celej tabuľky. Vráťte sa teda do hárku
s tabuľkou, kde označíte nesúvislú oblasť A1:A13 a D1:D13, teda len tie hodnoty, ktoré
chceme do grafu naozaj zahrnúť. Ak teraz stlačíte kláves F11 zobrazí sa na hárku nazvanom
„Graf 2“ nový graf, ktorý spĺňa stanovený cieľ.
Kopírovanie vzorcov – relatívny, absolútny a zmiešaný odkaz
Aby ste pri práci so vzorcami dosahovali požadované výsledky musíte pochopiť, čo sa
stane so vzorcami pri ich kopírovaní. Aj keď už máte nejaké to skúšanie za sebou, teraz si túto
tému zoberieme pod drobnohľad. Excel je inteligentný program a pri kopírovaní vzorcov v nich
automaticky aktualizuje odkazy na bunky a oblasti pokiaľ to sami neurčíte inak. Takto to funguje
len pri bežnom kopírovaní a pri vypĺňaní pomocou automatického kopírovania. Pri
premiestňovaní buniek sa odkazy neaktualizujú!
Doteraz ste sa zaoberali iba relatívnym odkazovaním. Relatívny odkaz na bunku A1
vyzerá takto: =A1. Takýto odkaz je založený na relatívnej pozícii bunky obsahujúcej vzorec a
bunky, na ktorú odkaz odkazuje. Ak sa zmení pozícia bunky obsahujúcej vzorec, zmení sa aj
príslušný odkaz. V prípade skopírovania alebo vyplnenia vzorca do viacerých riadkov
alebo stĺpcov sa odkaz automaticky upraví. Podľa predvoleného nastavenia sa v nových
vzorcoch používajú relatívne odkazy. Najjednoduchšie to môžete pochopiť na krátkom príklade:
Vložte do bunky A1 číslo 5. Do bunky B1 potom vložte vzorec =A1. Vyššie
bolo napísané, že ak sa pri relatívnom odkazovaní vzorec skopíruje na iné miesto odkazy na
bunky, ktoré obsahuje sa automaticky upravia.
Môžete využiť buď bežné kopírovanie (CTRL + C a CTRL + V), ale radšej
vyskúšajte vyplnenie pomocou automatického kopírovania. Potiahnite teda
rukoväť z bunky B1 až do bunky B2. Výsledok bude 0.
119
Čo sa vlastne stalo zistíte ak kliknete na bunku a pozriete sa do vzorcového
panela, ktorý zobrazí jej skutočný obsah. Ešte lepšie bude, ak na bunku B2
spravíte dvojklik a takto svoj obsah sprístupní pre úpravy. Vidíte že pri kopírovaní vzorcov
s relatívnymi odkazmi sa tieto naozaj menia.
Absolútne odkazy odkazujú na bunky podľa pevného umiestnenia v hárku (napr. bunka ležiaca
na priesečníku 2 riadku a stĺpca A). Absolútny odkaz na bunku A1 vyzerá takto: =$A$1. V
prípade skopírovania alebo vyplnenia vzorca do viacerých riadkov alebo stĺpcov sa
absolútny odkaz neupraví. Opäť si môžete vyskúšať krátky príklad:
Na začiatok postupujte rovnako ako v ukážke vyššie. Ak však budete mať
napísaný relatívny odkaz =A1 nestláčajte ENTER, ale stlačte kláves F4, čím
vytvoríte absolútny odkaz v tvare $A$1. Až teraz potvrdíte zadaný vzorec ENTERom.
Ak kliknete na výsledok a potiahnete do rukoväť inteligentného kopírovania
do bunky B2 uvidíte, že výsledok zostane rovnaký teda 5. Po dvojkliknutí na
bunku B2 vidíte, že kopírovaním sa absolútne odkazy neupravia.
K zmiešaným odkazom povieme len toľko, že takýto odkaz má buď absolútny stĺpec
a relatívny riadok alebo absolútny riadok a relatívny stĺpec napr. $A1, alebo A$1. Pri písaní
zmiešaných odkazov do vzorca si rovnako ako pri absolútnom odkaze pomáhajte klávesom F4,
ktorý ak stláčate opakovane mení sa pozícia znaku $. Ak by ste mali ešte stále problém
s pochopením možností odkazovania vo vzorcoch, skúste vypracovať nasledovný príklad, ktorý
vám určite napomôže k pochopeniu tejto problematiky.
Príklad 2
Tento príklad bude síce technicky zložitejší ako predchádzajúci, ale bude vám
vysvetľovaný jednoduchším spôsobom. Dúfame, že nám zdatnejší používatelia odpustia občasné
ľudovejšie vyjadrovanie. Navyše si treba uvedomiť, že materiál je venovaný skôr začínajúcemu
používateľovi.
V prvom rade si opíšte do Excelu hodnoty
z obrázku vpravo. Ešte pred samotným písaním si
120
môžete tlačidlom , zlúčiť oblasti: A1:B1 a C1:D1. Ak je tabuľka opísaná,
môžete pristúpiť k samotným výpočtom.
V tabuľke vidieť mená a priezviská zamestnancov a ich odpracované počty hodín.
Napríklad Jano odpracoval 72 hodín, Štefan 64
hodín atď. Poznáte aj ich hodinovú mzdu, ktorá je
uvedená v zlúčenej bunke C1. Ak chcete zistiť
výšku výplaty týchto zamestnancov je jasné, že
budete násobiť počet odrobených hodín krát mzda
za jednu hodinu. Zadajte teda do bunky D3, kde má
byť výplata prvého zamestnanca vzorec =C3*C1. Kto pozorne čítal predchádzajúcu kapitolu
o kopírovaní vzorcov vie, že takýto vzorec síce správne vypočíta výplatu v riadku do ktorého ho
zadávate, ale pri jeho ďalšom kopírovaní nebudú vychádzať správne výsledky. Zadáme teda
najprv schválne takéto chybné riešenie, pretože práve pri chybách a ich rozbore môžete získať
mnohé cenné skúsenosti.
Po potvrdení vzorca klávesom ENTER a automatickom vyplnení ostatných hodnôt
pomocou inteligentného kopírovania bude vaša
tabuľka vyzerať ako na obrázku vľavo. V bunke D4
sa zobrazuje znak ### ktorý značí, že sa hodnota
nevošla do stĺpca. Ak by ste aj stĺpec rozšírili
zobrazilo by sa iba chybové hlásenie #HODNOTA!
(Popis chybových hlásení môžete nájsť na konci
príručky). Zvyšné výsledky sú taktiež už na prvý pohľad nesprávne. Všetko to bolo spôsobené
využitím relatívneho odkazovania vo vzorci. Pozrite sa ešte raz na obrázok kde vidíte, že vzorec
=C3*C1 fungoval tam kde ste ho zadali teda v bunke D4 správne a vynásobil 72*10=720. Pri
vytváraní tohto obrázku sme však mali schválne kliknuté v bunke D5 kam bol vzorec
skopírovaný a tak keď pozriete na obrázku do vzorcového panelu vidíte, čo Excel násobil teda
bunky C4*C2. Presne sa potvrdzuje to, čo bolo povedané v tejto a vysvetľované
v predchádzajúcej kapitole, že pri kopírovaní vzorcov obsahujúcich relatívne odkazy sa budú
tieto odkazy meniť (aktualizovať). Ľudovo povedané výpočet nám „ušiel“ a v bunke D4 už
počíta síce správne hodiny, ktoré odrobil Štefan, ale násobí ich bunkou C2! Nečudo teda, že sa
zobrazilo chybové hlásenie veď vzorec =64*Počet hodín (teda číslo * text) nedáva zmysel.
Ak ste doteraz skúšali s nami vymažte teraz
oblasť výsledkov teda D3:D7 označením bielym
krížom a stlačením klávesu DELETE a vyskúšajte si
121
správne riešenie príkladu. Kliknite do bunky D3 a zadajte vzorec z obrázku. Pripomenieme, že
absolútny odkaz sa zadáva tak ako relatívny, len pri odkaze ktorý chcete spraviť absolútnym
stlačíte kláves F4. Popíšme si teraz aktuálny vzorec =C3*$C$1 jednoduchou rečou. Hovorí, že
budeme násobiť relatívnu hodnotu v bunke C3 (tá sa bude pri kopírovaní aktualizovať na C4, C5
atď. – teda na počty hodín ostatných zamestnancov) s absolútnou hodnotou v bunke C1 (aj
napriek tomu, že sa vzorec bude kopírovať, vždy bude odkazovať na túto jednu bunku). Pod
znakom $ si teda môžete predstaviť text „pri kopírovaní musíš zostať!“. Zápis $C$1 by sme
potom mohli prečítať pri kopírovaní musíš zostať v stĺpci C a musíš zostať v prvom riadku.
V tejto situácii by sme kľudne mohli využiť aj zmiešaný odkaz v tvare =C3*C$1 (po zápise
relatívneho odkazu C1 stlačte kláves F4 dva krát). Stačí keď mu teda povieme, že pri kopírovaní
nesmie „utiecť“ z prvého riadku. Stĺpec C uzamknúť nemusíme, pretože kopírujeme v zvislom
smere, takže z neho nemôžeme „vybočiť“.
Po potvrdení vzorca klávesom ENTER
vyplňte zvyšné bunky inteligentným kopírovaním,
čím príklad úspešne dokončíte. Toto je zachytené aj
na obrázku vľavo, kde je kliknuté na bunke D4
a tak sa môžete vo vzorcovom panely presvedčiť čo
bolo násobené. Samozrejme, že už výpočet funguje
a relatívna časť vzorca sa pri kopírovaní posúva (menia sa počty hodín) a násobí sa stále
s rovnakou hodnotou v bunke C1.
Aby ste upravili vzhľad tabuľky, skúste si ju naformátovať. Nevyužite štýl tak ako
v prvom príklade, ale vyskúšajte si iba ručné formátovanie buniek, s ktorým ste sa tiež už mali
možnosť stretnúť. Kliknite na zlúčenú bunku C1 a tlačidlom FARBA VÝPLNE
ju vyplňte ľubovoľnou farbou. Potom označte oblasť D3:D7 a použitím
rovnakého tlačidla zvoľte inú farbu. Ešte si tabuľku orámujte kliknutím na
rozbaľovací trojuholník tlačidla ORÁMOVANIE, kde vyberiete možnosť
VŠETKY ORÁMOVANIA.
K dokonalosti chýba nastaviť pri finančných hodnotách znak €, čo zabezpečíme pomocou
tlačidla ÚČTOVNÍCKY FORMÁT , zo sekcie PÍSMO. Týka sa to oblasti
D3:D7 a bunky C1, ktoré stačí označiť a kliknúť na rozbaľovací
trojuholník tohto tlačidla, tak ako vidíte na obrázku vpravo.
Tento krát sme naformátovali tabuľku správne, až keď bola hotová
a to aj vrátane výpočtov.
Ak tabuľku formátujete
122
hneď na začiatku môže sa napríklad pri kopírovaní buniek porušiť orámovanie, ktoré potom
musíte opravovať. Obrázok vpravo zachytáva výslednú podobu tabuľky. Možno vás počas
riešenia príkladu napadlo, použiť vo vzorci konštantu, teda zapísať vzorec vo forme =C3*10.
Takéto riešenie by síce fungovalo, ale ak by sa do bunky C1 neskôr napísala vyššia mzda napr.
12€, vzorec by sa neprepočítal a výplaty by zostali rovnaké. To môže spôsobiť problémy, hlavne
ak by sa jednalo o veľkú komplexnú tabuľku, v ktorej človek nemusí takúto chybu postrehnúť.
Čo by ste ešte mali vedieť o vzorcoch?
Pri písaní vzorcov môžete využívať tlačidlá VSTUP a ZRUŠIŤ . V príklade vyššie ste
písali vzorec =C3*C$1 a po dopísaní ste stlačili ENTER. Práve namiesto
tohto klávesu by ste mohli využiť tlačidlo VSTUP . Vzorec, ktorý ste do
bunky zapísali by sa vykonal a bunka by sa zavrela. Ak si ale počas
písania vzorca rozmyslíte, že v ňom nechcete pokračovať, môžete použiť tlačidlo ZRUŠIŤ .
Takto sa bunka uzavrie bez vykonania vzorca.
Dobrý tip, je aj pomenovať si bunky vlastnými názvami. Takto môžete vkladať vzorec
prirodzenou rečou. Ten potom môže vyzerať napríklad takto:
=Jano+Zuza. Pomenovanie bunky zachytáva aj obrázok
vpravo. Aj vy si to môžete vyskúšať napríklad na tabuľke z príkladu 2. Na obrázku sme klikli na
zlúčenú bunku C1 a v poli NÁZOV (toto pole sa nachádza v ľavej časti vzorcového panela) sme
na jej názov klikli, čím sa stal aktívny. Potom sme napísali nový názov „Jano“ a stlačili sme
ENTER. To isté môžete vyskúšať aj vy. Ak pomenujete bunku vlastným názvom a tento
názov potom použijete vo vzorci bude sa s ním pracovať ako s absolútnym odkazom! Preto,
ak ešte stále máte možnosť pracovať s tabuľkou z príkladu 2 môžete zmazať
všetky vypočítané výsledky a skúsiť zadať vzorec pomocou pomenovanej
bunky. Kliknite teda do bunky D3, kde má byť výsledok a zadajte vzorec:
=C3*Jano a stlačte ENTER. Potom vyplňte aj ostatné výsledky inteligentným
kopírovaním. Takýto odkaz vo vzorci by bol pravdepodobne pre väčšinu používateľov
praktickejší ako C$1. Počas písania vzorca sa vám zobrazilo automatické dokončovanie vzorcov,
kde bol v rozbaľovacom zozname ponúknutý názov bunky. Namiesto vypísania stačilo tento
názov potvrdiť klávesom TAB. K automatickému dokončovaniu sa vrátime neskôr. Zrušiť názov
bunky, môžete v dialógovom okne, ktoré vyvoláte skratkou CTRL + F3.
Drobnosť, ktorú ešte môžeme spomenúť je to, že vo vzorcovom paneli pribudla možnosť
ROZBALIŤ VZORCOVÝ PANEL. Takéto tlačidlo sa nachádza na
123
pravej strane vzorcového panela a máte si ho možnosť pozrieť aj na obrázku vľavo. Je vhodné ho
využívať najmä pri zadávaní extrémne dlhých vzorcov. V starších verziách programu toto
tlačidlo chýba, aj keď aj tam bolo možné rozširovať riadok vzorcov pomocou klávesovej skratky
ALT + ENTER.
Použitie funkcií
Pre výpočty v tabuľkách je v Excely pripravených niekoľko desiatok funkcií. V príklade 1
ste mali možnosť pracovať s funkciou SUMA, ale teraz sa na funkcie pozrieme detailnejšie.
Funkcie sú vlastne preddefinované vzorce. Ide teda o pomenované výpočty vo vzorcoch, ktoré
by bolo inak nutné zložito vytvárať z veľkého množstva základných operácií.
Ak by ste chceli vypočítať priemer z buniek A1, A2, A3, A4, A5 mohli by ste prácne
zadávať vzorec v tvare =(A1+A2+A3+A4+A5)/5, alebo by ste mohli využiť funkciu priemer
a výpočet by vyzeral takto =AVERAGE(A1:A5). Teraz si skúste predstaviť, že by ste mali
vypočítať priemer z tisícky buniek a výhodnosť použitia funkcií vo vzorcoch, už asi ďalej
nemusíme obhajovať.
Vzorec obsahujúci funkciu má tento základný tvar:
=Názov_funkcie(argument1; argument2;...;augumentn)
V jednom vzorci môžete kombinovať aj viacero funkcií dokopy. Môžete ich vypisovať
buď ručne, v čom vás výdatne podporuje automatické dokončovanie vzorcov, ktoré sme
spomenuli už v predchádzajúcej kapitole, alebo ich môžete vkladať na karte , kde sú
rozdelené do prehľadných skupín (matematické, štatistické, logické, textové atď.). Mnohokrát
určite využijete tlačidlo AUTOMATICKÝ SÚČET, ktoré sa nachádza nielen na karte VZORCE, ale
pre veľkú frekvenciu používania aj na základnej karte DOMOV.
Funkcia automatické dokončovanie uľahčuje vytváranie a úpravy funkcií a minimalizuje
písanie a výskyt syntaktických chýb. Po stlačení klávesu = a napísaní začiatočných písmen sa
zobrazí rozbaľovací zoznam platných názvov, funkcií a argumentov. V ponúknutom zozname sa
môžete presúvať šípkami, alebo ukazovateľom myši a výber potom potvrdíte klávesom TAB,
alebo dvojklikom.
Príklad 3
124
Opíšte si teraz nasledovnú tabuľku, v ktorej si vyskúšate prácu so základnými funkciami.
Vyššie vidíte tabuľku, v ktorej sú tržby jednotlivých predajní za prvý štvrťrok. Teraz
vypočítate celkový súčet za jednotlivé predajne a rovnako vypočítate štvrťročné priemery. Aj
keď je to v tabuľke takýchto malých rozmerov pravdepodobne zbytočné, vyskúšate si vypočítať
aj maximálne a minimálne tržby predajní.
Pri vkladaní funkcií sa držte tohto stručného postupu:
1. Kliknite do bunky, v ktorej chcete mať výsledok.
2. Vyberte požadovanú funkciu, kliknutím na rozbaľovací trojuholník
tlačidla AUTOMATICKÝ SÚČET (situáciu zachytáva obrázok vpravo). Funkciu je možné
vkladať aj tlačidlom VLOŽIŤ FUNKCIU , ktoré nájdete vo vzorcovom panely (tu máte
možnosť vyberať z celého zoznamu zabudovaných funkcií).
3. Označte oblasť, ktorú chcete vypočítať bielym krížom .
4. Po skončení zadávania funkcie, stlačíte kláves ENTER.
Tento postup bude fungovať minimálne pri zadávaní jednoduchých funkcií, potrebných pre
vyriešenie tohto príkladu. Pri zadávaní zložitejších funkcií ho bude treba obohatiť o viaceré
kroky (zadať viaceré potrebné argumenty).
Kliknite teda do bunky E2 (prvý krok postupu). Ďalej kliknete na tlačidlo AUTOMATICKÝ
SÚČET čím vyberiete funkciu, potrebnú pre výpočet (druhý krok postupu). Excel vám ponúkne,
sčítanie oblasti B2:D2 (čo je správna oblasť a tak môžete tretí
krok postupu vynechať). Teraz ste so zadávaním funkcie
hotoví a môžete stlačiť kláves ENTER. Tretí krok ste mohli
ignorovať preto, lebo Excel sám odhadol správnu oblasť
výpočtu. Ak sa totiž pri zadávaní funkcie (a nielen pri sume) nastavíte pod stĺpec čísiel (alebo do
riadku, ktorý obsahuje čísla), Excel sa snaží automaticky túto oblasť zahrnúť do výpočtov. Pri
zadávaní funkcie PRIEMER však využijete aj tretí krok.
Kliknite teraz do bunky F2 a z rozbaľovacieho trojuholníka tlačidla AUTOMATICKÝ SÚČET
vyberte funkciu AVERAGE (priemer – ako priemer ju nájdete pomenovanú aj v starších verziách
programu). Tentokrát Excel označí
125
oblasť, ktorá nie je vyhovujúca. Preto pristúpite k tretiemu bodu postupu a bielym krížom
označíte len oblasť B2:D2 tak, ako to zachytáva obrázok vyššie (samozrejme ste nemohli do
oblasti výpočtu zahrnúť aj bunku E2 s celkovým súčtom). Zadávanie opäť potvrdíte klávesom
ENTER.
Rovnakým spôsobom budete postupovať aj pri
zadávaní Maxima a Minima, ktoré budete rovnako
počítať len z oblasti B2:D2. Výsledky si môžete
skontrolovať na obrázku nižšie. Na rovnakom obrázku
vidíte ako sme vyplnili aj výsledky pre zvyšné predajne označením oblasti E2:H2 a ťahaním
rukoväte inteligentného kopírovania.
Jednoduchou možnosťou na vypočítanie výsledkov pomocou funkcie je aj spôsob, pri
ktorom najprv označíte oblasť výpočtu a následne kliknete na požadovanú funkciu. Tento spôsob
vám však neodporúčame, pretože je v mnohých prípadoch nepoužiteľný.
Na záver príkladu si ešte tabuľku pomenujeme. Nad tabuľku teda vložíme nový riadok,
kliknutím na číslo riadku pravým tlačidlom myši a výberom voľby VLOŽIŤ.
Teraz označíte oblasť A1:H1 a použijete možnosť ZLÚČIŤ A CENTROVAŤ
z karty DOMOV. Do takejto zlúčenej bunky teraz napíšte text: „TRŽBY
V PREDAJNIACH ZA PRVÝ ŠTVRŤROK“. Výsledná tabuľka bude vyzerať
ako na obrázku nižšie.
Ako bolo spomenuté, pri zadávaní zložitejších funkcií
môžete využiť tlačidlo VLOŽIŤ FUNKCIU . Po kliknutí na
toto tlačidlo by sa zobrazilo okno, aké máte možnosť vidieť
vpravo. Toto sa využívalo v starších verziách, ale vo verzii
2007 pribudla priamo na páse s nástrojmi celá KNIŽNICA
FUNKCIÍ, ktorú
môžete používať,
ak sa prepnete na kartu VZORCE. Na obrázku vľavo
126
sme zachytili výber funkcie IF zo skupiny Logických funkcií. Použitie tejto funkcie si môžete
teraz precvičiť na krátkom príklade.
Tu už sa jedná o zložitejšiu funkciu, ktorá bude potrebovať viacero argumentov. Budete si
musieť stanoviť logickú podmienku, ktorá sa bude vyhodnocovať. Najlepšie bude, ak si to
vyskúšate na drobnej tabuľke,
v ktorej sú pod sebou zapísané denné
tržby v Eurách (obrázok vpravo).
Postup pre zadávanie funkcií bude
v podstate dodržaný. Kliknite do
bunky B1, kde bude prvý výsledok.
Po výbere funkcie IF sa vám
zobrazilo dialógové okno, v ktorom
môžete do poľa LOGICAL_TEST zadať podmienku, ktorá sa bude vyhodnocovať. Dohodnime sa,
že ak bude hodnota v stĺpci A vyššia ako 300€, v stĺpci B nám ju Excel vyhodnotí textom „Super
tržba“. Ak bude hodnota v stĺpci A nižšia ako 300€, bude v stĺpci B
vyhodnotená ako „Normálna tržba“. Vyplňte teda dialógové okno
hodnotami, ktoré vidíte na obrázku (pri zadávaní textu nemusíte
písať úvodzovky, program ich doplní automaticky). Do poľa
LOGICAL_TEST ste teda zadali podmienku, ktorú by ste kľudne mohli stanoviť aj inak. Do poľa
VALUE_IF_TRUE potom vypíšete hodnotu, ktorá sa má vrátiť ak je podmienka pravdivá a do
VALUE_IF_FALSE, čo sa má vrátiť ak pravdivá nie je. Tak ako na obrázku vpravo bude vyzerať
príklad po vyriešení a vyplnení ostatných výsledkov.
V Excely môže byť niekedy jedna funkcia použitá ako jeden z argumentov inej funkcie.
Toto sa dá pekne vysvetliť aj pri funkcii IF. Zápis, ktorý vidíte vpravo hovorí: AK(JE
PRIEMER(OBLASTI F2:F5) VÄČŠÍ AKO
50;SČÍTAJ(OBLASŤ G2:G5);INAK NAPÍŠ NULU).
Grafy
Graf, je vlastne grafickým znázornením hodnôt tabuľky. Pre vyjadrenie hodnôt sa
v tabuľke zobrazujú čiary, stĺpce, kruhové výseky a ďalšie prvky. Grafy majú dvoj, alebo
trojrozmerné varianty. Grafom môžete porovnať veľkosť údajov, ich podiel na celku, zmeny
údajov v čase a pod.
127
Je možné, že graf vytvorený v programe Excel budete chcieť prekopírovať napríklad do
Wordu, kde ho budete ďalej popisovať. Aby ste to urobili stačí kliknúť na plochu grafu (biele
pozadie za grafom) pravým tlačidlom myši. Potom vyberiete možnosť KOPÍROVAŤ. Teraz po
kliknutí pravým tlačidlom myši do dokumentu programu Word, vyberiete možnosť PRILEPIŤ.
Pred realizáciou grafu si musíte premyslieť, aký typ grafu plánujete vybrať. V príručke sa
budeme zaoberať dvoma typmi grafov – koláčovým a stĺpcovým. Koláčový graf je síce
jednoduchý a prehľadný, ale nedokáže zachytiť toľko súvislostí ako stĺpcový. Na začiatok si
môžete vyskúšať vložiť koláčový graf na tabuľke, v ktorej ste skúšali vyššie počítať funkcie.
Pri vkladaní grafu sa môžete riadiť týmto postupom:
1. Označte údaje, z ktorých chcete graf vytvoriť. Skúste označiť oblasť A2:B5. Nevadí,
že ste do oblasti zahrnuli aj nadpisy.
Excel sám rozozná, že sa nejedná
o hodnoty.
2. Prejdite na kartu
3. V sekcii GRAFY kliknite na tlačidlo
grafu, ktorý chcete použiť. Skúste napríklad KOLÁČOVÝ, konkrétne ROZLOŽENÝ
KOLÁČOVÝ, ktorý sme vyberali aj na obrázku vyššie.
Teraz môžete zmeniť veľkosť grafu podobne, ako veľkosť okna v operačnom systéme
Windows. Stačí uchopiť niektorý z rohov grafu a meniť jeho
veľkosť ťahaním tak, ako na obrázku vľavo. Bielemu pozadiu za
grafom hovoríme plocha grafu. Ak chytíte plochu grafu, môžete
graf presunúť na iné miesto (dajte pozor, aby ste
nechytili samotný graf). Ak chcete graf presunúť do
iného hárku môžete na to použiť tlačidlo PREMIESTNIŤ GRAF z karty NÁVRH. Táto
karta sa zobrazuje len ak je graf aktívny, aby zbytočne nezaberala miesto nad pásom a zvýšila sa
tak prehľadnosť programu. Karta sa zobrazuje v spolu s kartami
ROZLOŽENIE a FORMÁT zoskupené ako NÁSTROJE PRE GRAFY.
Teraz môžete váš graf trochu vylepšiť. Aby ste videli
v grafe aj percentuálny podiel jednotlivých
predajní vyberte ROZLOŽENIE 6 zo sekcie
ROZLOŽENIA GRAFOV (karta NÁVRH).
Ďalej môžete z karty FORMÁT vybrať EFEKTY TVAROV
napríklad ŽIARU tak, ako je vidieť na obrázku vpravo. Na tejto
karte môžete experimentovať aj s inými efektmi.
128
Nakoniec ešte na karte ROZLOŽENIE, kliknite v sekcii MENOVKY na tlačidlo LEGENDA.
Potom vyberte možnosť ZOBRAZIŤ LEGENDU
DOLE. V rovnakej sekcii je aj mnoho iných
zaujímavých tlačidiel, ako napríklad NÁZOV
GRAFU – kde môžete „Január“ zameniť za
výstižnejší názov ako „Tržby v predajniach za
január“. Takéto premenovanie by sa dalo
urobiť aj priamo v grafe, kliknutím na jeho
názov. Na záver bude Váš graf vyzerať ako na obrázku.
Pri práci s grafom si uvedomte, že sa jedná o graficky znázornenú tabuľku a preto ak
zmeníte hodnoty v tabuľke, prejaví sa to aj v grafe. Rovnakým postupom teraz skúste vytvoriť
stĺpcový graf, ktorý vytvoríte z oblasti A2:D5. Obsiahnuť takú veľkú oblasť, by pomocou
koláčového grafu nebolo možné. Ak
vyberiete spomedzi stĺpcových grafov
hneď prvý ponúknutý (dvojrozmerný –
skupinový stĺpcový) graf, bude vyzerať asi
tak ako na našom obrázku. Samozrejme sa
môžete pohrať s efektmi rovnako, ako sme
to popisovali pri koláčovom grafe.
Pravdepodobne zistíte, že pri práci so
stĺpcovým grafom je k dispozícii ešte viac nastavení ako pri koláčovom grafe.
Zaujímavé tlačidlo z karty NÁVRH, ktoré by ste mali vyskúšať je napríklad PREPNÚŤ
RIADOK A STĹPEC, ktoré vymení údaje medzi osami. Teda údaje grafu, ktoré sú vyznačené na osi
X, sa presunú na os Y a naopak.
Ak sa vám novovytvorený graf pozdáva, môžete si z neho vytvoriť šablónu, ktorú
v budúcnosti použijete pri vytváraní grafu z inej tabuľky. Toto tlačidlo vidíte na
obrázku vľavo a taktiež ho nájdete na karte NÁVRH. K uloženej šablóne sa dostanete
tak, že pri výbere grafu nevyberiete jeden z typov ponúknutých na páse s nástrojmi, ale kliknete
na tlačidlo v pravej dolnej časti sekcie GRAFY. Tým
vyvoláte ponuku všetkých grafov a ľavej časti okna
vyberiete možnosť ŠABLÓNY. Výber šablóny môžete
vidieť na obrázku vpravo, kde vyberáme uloženú šablónu
„Môj graf“.
129
Formátovanie buniek
Úpravou buniek a priradením štýlu sme sa už zaoberali. Tu popíšeme postup formátovania,
ktorý plnohodnotne funguje aj v starších verziách programu. Budeme pracovať pomocou
dialógového okna FORMÁT BUNIEK, ktoré si vyvoláte tlačidlom v pravej dolnej časti sekcie
ČÍSLO na karte DOMOV. Opíšte si do Excelu tabuľku z obrázka:
Predstavte si, že situáciu, že potrebujete
vytvoriť akúsi daňovú kalkulačku, ktorá bude
fungovať tak, že ak sa do bunky A2 zadá cena bez
DPH, v bunke B2 sa vypočíta 19 percentná daň
a v bunke C2 uvidíme výslednú cenu s DPH. Do
bunky C10 sa potom budú jednotlivé ceny s DPH
spočítavať. Budeme potrebovať počítať percentá,
ktoré budeme môcť vypočítať rôznymi spôsobmi.
Spôsob, ktorý tu popíšeme bude taký, pri ktorom
si ešte raz precvičíte prácu so vzorcami obsahujúcimi absolútny odkaz a budete mať šancu
nastavovať formát buniek, akému sme sa zatiaľ nevenovali. Kliknite teraz do bunky E2
a tlačidlom vyvolajte dialógové okno FORMÁT BUNIEK. Tu sa ocitnete na karte písmo, kde
vidíte rôzne číselné formáty. Napríklad môžete nastavovať rôzne formáty dátumu a času, alebo
je tu k dispozícii aj účtovnícky formát, s ktorým ste sa už mali možnosť zoznámiť. Rovnako si
môžete vytvoriť vlastný formát pomocou špeciálnych symbolov. Vy však vyberiete
percentuálny formát. V ponuke zvoľte DESATINNÉ
MIESTA zvoľte 0. Po potvrdení tabuľky môžete stlačiť
OK. Teraz do bunky E2 napíšete 19, pričom sa vám pri
čísle zobrazí znak %. Ak by ste vpísali najprv číslo
a potom nastavili percentá nezobrazilo by sa číslo
správne, pretože formát percent násobí hodnotu bunky
číslom sto. Museli by ste teda zadať číslo 0,19 a potom
nastaviť percentá.
Najprv by ste mali urobiť všetky výpočty a až potom pokračovať vo formátovaní tabuľky.
Preto do bunky B2 zadajte vzorec =A2*E$2. Do bunky C2 potom zadajte =A2+B2. Veríme, že
130
uvedeným vzorcom porozumiete aj bez ich ďalšieho rozboru. Teraz označte oblasť B2:C2
a spoločne vyplňte zvyšné výsledky inteligentným kopírovaním. Sumu spolu môžete vypočítať
tak, že kliknete do bunky C10 a vyberiete automatický súčet, čo následne potvrdíte ENTEROM.
Skúste teraz do buniek A2 zadať napríklad číslo 100
a do bunky A3 číslo 50. Kalkulačka, ktorú ste práve
vytvorili by mala bezchybne fungovať.
Teraz označte oblasť A1:C10 a znovu vyvolajte
dialógové okno Formát buniek. Prejdite rovno na kartu
ORÁMOVANIE a celú tabuľku si pekne orámujeme. Na
ľavej strane zvolíte najhrubšiu čiaru a potom kliknete
na tlačidlo vonkajšie. Takto sa tabuľka orámuje zvonka
tučnou čiarou, čo vidíte aj na ukážke. Potom vyberiete najtenšiu súvislú čiaru a kliknete na
tlačidlo vnútorné. Potom nastavovanie ukončíte, kliknutím na tlačidlo OK. Ak sa vám nezdá, že
sa tabuľka správne orámovala, kliknite na pracovnú plochu dokumentu. Ďalej označte oblasť
A1:C1 a opäť vyvolajte dialógové okno. Tento krát prejdite na kartu VÝPLŇ. Tu kliknite na
tlačidlo EFEKTY VÝPLNE..., kde nastavíte dvojfarebný prechod, tieňovaný šikmo nahor. Na záver
si ešte v tomto dialógovom okne všimnite kartu OCHRANA, kde máte možnosť zamknúť bunky
proti vymazaniu, alebo úpravám či skryť zadané vzorce. Ak máte chuť tabuľku ďalej vylepšovať
môže farebne zvýrazniť napríklad bunku C10.
Ukážeme vám ešte možnosť, ako zadať do tabuľky komentár. Komentáre pomáhajú hlavne
v zložitejších tabuľkách, kedy si môžete okomentovať rôzne zložité výpočty. Môžete si
predstaviť aj situáciu, že vytvorenú daňovú kalkulačku chcete poslať kolegovi v práci a aby sa
lepšie zorientoval (aj keď v tak malej tabuľke je to okamžite jasné) okomentujete mu bunku A2.
Na tú teraz môžete kliknúť pravým tlačidlom myši, kde vyberiete možnosť VLOŽIŤ KOMENTÁR.
Do textového poľa vpíšte požadovaný text napr. „Sem zadaj sumu bez DPH“ a ak ste hotový
kliknite mimo neho. Komentár sa v štandardnom nastavení
nebude zobrazovať s celým textom stále, ale len ako malý
červený trojuholník v pravom hornom rohu bunky. Odstrániť
komentár môžete po kliknutí pravým tlačidlom myši na bunku, ktorá ho obsahuje. Tu vyberiete
možnosť ODSTRÁNIŤ, alebo ak by bolo treba UPRAVIŤ KOMENTÁR.
131
Tlač dokumentu
Tlač dokumentu môžete vykonať buď tlačidlom RÝCHLA TLAČ na panely rýchly prístup,
čím sa vytlačí celý dokument v jednej kópii bez možnosti
ďalšieho nastavovania.
Pred samotnou tlačou však najprv odporúčame ukážku pred tlačou, ktorú môžete vykonať
tak, že kliknete na tlačidlo OFFICE , ukážete na možnosť TLAČIŤ a z bočnej ponuky zvolíte
UKÁŽKA PRED TLAČOU. Ak máte kliknuté v grafe, uvidíte ukážke len graf, ak máte kliknuté
v tabuľke uvidíte celý dokument. Ukážku potom môžete zavrieť kliknutím na tlačidlo ZAVRIEŤ
UKÁŽKU, ktoré je tak nápadné, že ho určite neprehliadnete.
Ďalej odporúčame pred tlačou navštíviť kartu . Tu
môžete nastaviť okraje tak, ako sme to už v príručke spomínali
(obrázok vľavo). Prípadne kliknutím na možnosť Vlastné okraje, si
môžete nastavíte okraje zo všetkých
strán úplne podrobne tak, ako na
obrázku vpravo. Ak ste sa už rozhodli
pre samotnú tlač kliknite na tlačidlo OFFICE a vyberte možnosť
TLAČIŤ (prípadne použite klávesovú skratku CTRL + P). Tak
ako vidíte na obrázku nižšie môžete nastaviť ROZSAH TLAČE,
teda či budete tlačiť všetko, alebo len vybrané strany. Ďalšou
dôležitou vecou, je zvoliť počet kópií. Ak nastavíte všetko
potrebné, dokument vytlačíte kliknutím na tlačidlo OK. Mimochodom zaujímalo vás niekedy v
akom poradí Excel tlačí stránky? Vytlačí ich najprv
priečne – potom nadol, alebo naopak? To všetko
môžete nastaviť v dialógovom okne, ktoré vyvoláte
napríklad kliknutím na tlačidlo v sekcii MOŽNOSTI
HÁRKA na karte ROZLOŽENIE STRANY. Tu môžete
nastaviť aj mnoho iných možností, napríklad to, či sa
má tlačiť mriežka tabuľky.
132
Príloha – pracovné listy
Cvičenie 1
Cvičenie 2
133
Cvičenie 3
Vypočítajte nasledovnú tabuľku s využitím základných funkcií.
Cvičenie 4
Vytvorte graf z tabuľky v druhom cvičení (mzdy zamestnancov). Bude sa jednať
o koláčový graf, do ktorého zahrniete priezviská a počet odrobených hodín. V grafe preložíte
legendu dole a zobrazíte percentá. Skúste čo najlepšie upraviť aj dizajn grafu.
Cvičenie 5
Vypočítajte tabuľku pomocou funkcií a nastavte ju tak, že ak bude výsledok spolu vyšší
u Janka, vypíše sa do bunky A8: „Janko je lepší hubár“. Ak viac hríbov nazbierala Marienka
vypíše sa do rovnakej bunky „Marienka je lepší hubár“. V príklade skúste použiť funkciu IF.
134
Cvičenie 6
Vytvorte trojrozmerný stĺpcový graf, v ktorom bude zachytený Jankov aj Marienkin zber
hríbov za všetky dni.
Záver
Napriek tomu, že toto je záver príručky veríme, že pre vás bolo jej štúdiom len odrazovým
mostíkom k ďalšej práci s počítačom. Aj keď príručka bola určená hlavne menej skúseným
používateľom, snažili sme sa pri kľúčových učivách zájsť do väčších podrobností a tak osloviť aj
pravidelných užívateľov preberaných programov. Vedomosti, ktoré ste nadobudli by bolo
vhodné občas oprášiť, pretože vývoj programov napreduje a ich prostredie sa neustále mení.
Stačí si porovnať verzie kancelárskeho balíka Microsoft Office 2003 a 2007. Práve preto sme sa
snažili občas vysvetľovať „na obe strany“. Časť príručky o operačnom systéme Microsoft
Windows Vista, bola dokonca porovnaním so staršou verziou Windows XP. Keď k tomu
prirátame aj to, že na trh sa už pomaly chystá aj najnovší Windows 7, len tým potvrdíme naše
slová o vývoji v tejto oblasti.
V ďalšom štúdiu vám odporúčame, hlavne veľa prakticky precvičovať a zamerať sa možno
aj na pokročilejšie funkcie. V programe Word sme sa dotkli aj tém ako hromadná
korešpondencia, alebo štýly a práve na tie by ste mali zamerať svoju pozornosť. V programe
Excel by ste si tiež mohli ďalej rozširovať poznatky o funkciách, ale skúste preskúmať aj jeho
možnosti na prácu s databázami. Ak narazíte pri štúdiu na problém skúste hľadať na Internete,
pretože ak máte problém vy, mohol ho mať pred vami aj niekto iný. V ďalšom štúdiu teda
držíme palce a dúfame, že bol tento materiál pre vás užitočný.
135