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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DE CABIMASEXTENSIÓN CIUDAD OJEDA
ESTADO ZULIA
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO
A LAS CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES DE LA
EMPRESA MIRIS LA TIENDAS, C.A.
PINTACASA
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Chávez D., Teddy J. C.I. 7.974.382
Noguera F. Erika Magali C.I. 16.304.039
Velásquez R. Israel J. C.I 17.150.029
Noviembre, 2007
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO
A LAS CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES DE LA
EMPRESA MIRIS LA TIENDAS, C.A.
PINTACASA
II
AGRADECIMIENTO
Queremos agradecer primeramente a Dios por darnos salud e inteligencia para
adquirir nuestros conocimientos, al I.U.T.C. gran casa de estudios por abrirnos sus
puertas y convertirnos así en profesionales de esta Patria, a nuestras familias por el
apoyo que nos han dado en todo momento, porque lo que hoy somos se lo debemos a
ellos, a nuestros profesores que con paciencia y dedicación compartieron sus
conocimientos con cada uno de nosotros y a todas aquella personas que de una
manera u otra han colaborado con esto.
¡¡¡ Muchas Gracias!!!
Israel Velásquez y Jean Salazar
III
DEDICATORIA
Este trabajo esta dedicado primeramente a Dios quien me ha guiado y dado
fuerzas para seguir adelante, a mis maravillosos padres quienes han velado por mi
bienestar siempre conmigo a mi lado a mis hermanos a quienes quiero mucho y
demás familiares.
Israel Velásquez
IV
Israel Velásquez C.I 17.150.029 y Jean Salazar C.I. 14.449.488 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO A LAS CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES DE LA EMPRESA MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA. Trabajo Especial de Grado. para Optar al Titulo de Técnico Superior En Administración de Empresas. Instituto Universitario de Tecnología de Cabimas Ext. Ciudad Ojeda. Estado Zulia. 2007
RESUMEN
El presente trabajo de grado tuvo como objetivo principal la evaluación del Control Interno aplicado a las cuentas por pagar en la empresa MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA, como base teórica para esta investigación se citaron algunos autores tales corno: Catacora Cepeda,Cook, Goxess, Mantilla, Perdomo, Urias y otros. Este estudio estuvo conformado por una población de doce (12) personas, utilizando una encuesta de índole dicotómico cerrada como instrumento de recolección de datos. En el ámbito metodológico esta investigación fue considerada de tipo descriptivo. En el proceso de evaluación según los datos obtenidos se pudo observar que la empresa realiza actividades administrativas que le permite conocer la situación actual de los pasivos sin tener riesgo de que no sean correctos, sin embargo, le falta implementar políticas normas y estrategias, no posee una segregación de funciones adecuada y le falta crear un manual que guíen a los empleados. Por lo tanto se recomienda entrenar constantemente al personal, tener una persona que suplante al encargado de los pasivos cuando este ausente, implementar políticas y normas que permitan realizar las actividades con mayor efectividad, mejor segregación de funciones para así realizar las actividades necesarias y en el tiempo oportuno y por último se recomienda crear manuales de funciones, políticas, normas y procedimientos.
Palabras Claves: Control Interno, Cuentas por Pagar Comerciales.
V
ÍNDICE GENERAL
Pág.
AGRADECIMIENTO.................................................................................................IIIDEDICATORIA..........................................................................................................IVRESUMEN...................................................................................................................VÍNDICE GENERAL....................................................................................................VIINTRODUCCIÓN.........................................................................................................1
CAPÍTULO I. EL PROBLEMA
Planteamiento del problema..........................................................................................4Formulación de objetivos..............................................................................................8
Objetivo general........................................................................................................8Objetivos específicos................................................................................................8
Justificación de la investigación....................................................................................9Delimitación de la investigación.................................................................................10
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la investigación.................................................................................12Descripción de la empresa...........................................................................................15
Breve reseña histórica de la empresa......................................................................15Misión.....................................................................................................................15Visión......................................................................................................................16Estructura organizativa de la empresa....................................................................16Actividad a la que se dedica....................................................................................16
Bases teóricas..............................................................................................................16Control....................................................................................................................16Pasos en el proceso de control................................................................................18Fases del control.....................................................................................................18Estructura del proceso de control............................................................................19Control interno........................................................................................................20Definición...............................................................................................................20Elementos del sistema de control interno...............................................................21Objetivos del sistema de control interno.................................................................22Componentes del sistema de control interno..........................................................22Principios de control interno...................................................................................23Importancia del control interno en las empresas.....................................................24Pasivos....................................................................................................................35Clasificación de los pasivos....................................................................................38Naturaleza de los pasivos........................................................................................39
VI
Control interno de los pasivos................................................................................42Registros contables.................................................................................................43Estrategias de pago de pasivos................................................................................43Cuentas por pagar...................................................................................................47Aumento neto de las cuentas por pagar..................................................................48Cuentas por pagar a proveedores............................................................................49Retraso de las cuentas por pagar.............................................................................49Aspectos a considerarse en la revisión, estudio y evaluación de la efectividad del
control interno sobre los pasivos.............................................................................49Bases legales................................................................................................................50Definición de términos básicos....................................................................................51Sistema de variable......................................................................................................54Cuadro 1. Operacionalización de la variable...............................................................56
CAPÍTULO III.MARCO METODOLÓGICO
Tipo de investigación...................................................................................................58Diseño de la investigación...........................................................................................59Población y muestra.....................................................................................................59
Población................................................................................................................59Muestra...................................................................................................................60
Técnicas de recolección de datos.................................................................................61Fuentes primarias....................................................................................................61Fuentes secundarias................................................................................................62Observación............................................................................................................62Entrevista no estructurada.......................................................................................63Instrumento.............................................................................................................63
Validez del instrumento de recolección de datos........................................................64Tratamiento estadístico................................................................................................64Procedimiento de la investigación...............................................................................65
CAPÍTULO IV,. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
Discusión de los resultados..........................................................................................78
CONCLUSIONES.......................................................................................................83RECOMENDACIONES.............................................................................................85BIBLIOGRAFÍA.........................................................................................................86ANEXOS.....................................................................................................................88
VII
INTRODUCCIÓN
Actualmente en las organizaciones la aplicación de un sistema de control
interno es muy importante y esencial, ya que permite realizar todas las actividades
con mayor eficiencia, es decir, el control interno logra promover y juzgar la eficiencia
de las operaciones en todos los aspectos de una organización, es un factor básico de
operación para la dirección organización, empresa o negocio.
En este sentido, el control interno es considerado como el conjunto de planes
aceptados por una organización con el fin de asegurar que sus bienes están
debidamente protegidos y que la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las
políticas trazadas por la gerencia.
Por otro lado, el control interno sobre los pasivos debe dar seguridad de que
estos han sido presentados con exactitud, que todos éstos han sido anotados en los
registros contables y han sido registrados y representen obligaciones validos de la
empresa.
De acuerdo a lo indicado, esta investigación va orientada a evaluar el control
interno aplicado a las cuentas por pagar comerciales de la empresa MIRIS LA
TIENDAS, C.A. PINTACASA, con el fin de aportar de forma positiva lo mejor de la
investigación realizada para que siempre logre llevar un mejor control interno con
respecto a sus pasivos.
Así mismo, esta investigación esta debidamente supervisada por expertos en la
materia, conduce a un estudio del control interno de los referidos pasivos, llegando
así a conclusiones favorables para la empresa y obtener conocimientos necesarios
para aportar ideas o recomendaciones que sean de gran beneficio positivo para el
buen funcionamiento de la empresa MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA, con
respecto a los pasivos.
1
Para el desarrollo del presente se hizo necesario la conformación de los
siguientes capítulos, a saber:
Capitulo I, se define el problema planteado por el investigador, posteriormente
se especifica los objetivos de la investigación tanto generales como específicos,
justificación y delimitación.
Capitulo II, este capitulo se reseña las bases teóricas o antecedentes teóricos y
empíricos relacionados con el estudio, así mismo incluye el marco teórico el cual
sustenta teóricamente a la investigación, así como se hace referencia a una breve
reseña histórica de la institución, incluye además la misión y visión. El sistema y
operacionalización de la variable y la definición de términos básicos.
Capitulo III, en este apartado se presenta el tipo y diseño de la investigación,
el diseño poblacional y muestral, las técnicas e instrumentos de recolección de datos,
validez del instrumento, tratamiento estadístico y los procedimientos de la
investigación.
Capitulo IV, describe los objetivos desarrollados que represento la evaluación
del control interno de procedimientos administrativos, en correspondencia con la
aplicación del instrumento, el cual fue planteado como objetivo general y con el que
se espera corregir debilidades detectadas en la organización.
A continuación se explica y sus Conclusiones, Recomendaciones, Bibliografías
y Anexos citados, que le sirva al lector de gran ayuda.
2
CAPÍTULO IEl Problema
3
CAPITULO I
El Problema
Planteamiento del Problema
En Venezuela muchas empresas enfrentan dificultades porque las mismas, en la
mayoría de los casos, son dirigidas por su propios dueños quienes adoptan un sistema
de control basados en la experiencia que les da el dirigir sus propias empresas, que en
la mayoría de las veces se hace de forma empírica sin tomar en cuenta que hay
sistemas establecidos que pueden ofrecer mejores resultados y mayor control a sus
organizaciones.
En efecto, la necesidad de aplicar un sistema de control interno adecuado a la
realidad de las empresas permitirá mayor eficacia y eficiencia en las operaciones y el
cumplimiento de sus obligaciones formales.
Desde el principio los gobiernos se preocuparon por llevar cuenta de las
entradas y salidas de dinero y el cobro de impuestos. Parte integrante de esa
preocupación fue el establecimiento de controles, incluso las auditorias, para
disminuir los errores y fraudes por parte de funcionarios incompetentes o carentes de
honradez.
En consecuencia las organizaciones han ido buscando la aplicación de un
sistema de control interno que funcione de manera eficaz el cual permita establecer
métodos y medidas correctivas que lleven a la empresa a tener o mantener el buen
funcionamiento de sus actividades.
4
De allí que, el control interno como un proceso realizado por el consejo de
directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para
proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos.
Sin duda el funcionamiento del control interno de la organización constituye un
factor prioritario, ya que proporciona una seguridad razonable para lograr los
objetivos específicos de la empresa, sin embargo, el hecho de que existan políticas,
normas y procedimientos de control formalmente escritas, no necesariamente
significa que estén operando efectivamente, por lo que se deberá confirmar este
hecho, implementando una evaluación exhaustiva para saber como opera sus
actividades y si los resultados obtenidos son aceptables.
Por otro lado, el control interno puede ayudar a una entidad a conseguir sus
metas de desempeño y rentabilidad, y prevenir la pérdida de recursos. Puede ayudar a
afirmar la información financiera confiable, y asegurar que la empresa cumpla con las
leyes y regulaciones, evitando pérdidas de reputación y otras consecuencias. En
suma, puede ayudar a una entidad a cumplir sus metas, evitando peligros no
reconocidos y sorpresas a lo largo del camino.
En este sentido, llevar en forma adecuada y evaluar periódicamente el control
interno tanto en el área administrativo como contable, da la oportunidad a la empresa
de llegar a saber con gran rapidez, exactitud y confianza cuales han sido sus
resultados mensuales, trimestrales o anuales en cualquiera de las áreas que maneja la
empresa necesarias para poner en marcha sus actividades. En cuanto a estos
controles, conjuntamente con el proceso de evaluación, debe aplicarse en todos los
rubros de los estados financieros: Activo, pasivo, capital entre otros.
Atendiendo a estas consideraciones, en el caso del control interno de los
pasivos, objeto de estudio de esta investigación, es de importancia examinar los
pasivos, específicamente las cuentas por pagar ya que se puede comprobar que éste
5
tipo de cuenta que muestra en el balance general son reales y representan
obligaciones de la entidad por artículos recibidos o servicios prestados, verificar que
se incluyen todos las cuentas por pagar, comprobar que éstos están adecuadamente
clasificados, descritos y revelados en los Estados Financieros de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
En relación a lo antes mencionado el principio aplicable al control interno de
las cuentas por pagar no puede incurrirse sin una autorización apropiada. Otro es que
este tipo de cuentas debe manejarse de tal manera que se liquide oportunamente,
como cuando se trate de casos en que se puedan aprovechar descuentos por pronto
pago, otros serán el propósito de conservar una buena clasificación crediticia, cumplir
con las leyes establecidas, como el pago de los impuestos sobre la renta retenidos, los
impuestos para el seguro social, así como cumplir con las disposiciones legales en
contratos respecto al pago de intereses, depósitos para tomar parte en licitaciones y
pagos de capital.
En todo caso, el pasivo es el resultado de adquisición de activos, el
incurrimiento en un gasto para llevar a cabo las actividades de la empresa, asimismo
el pasivo de una compañía está formado por todas las obligaciones que se han
contraído con terceros por la adquisición de bienes o servicios, por la contratación de
una deuda por medio de préstamos recibidos o por la generación de una deuda
derivada de las actividades del negocio.
De igual manera el pasivo pueden estar compuestos por una gran variedad de
partidas tales como: Préstamos bancarios, cuentas por cobra, acumulaciones de
pasivos estimados, deudas a largo plazo, créditos diferidos y pasivos generados por
obligaciones con los empleados, para citar las más importantes.
El caso que llama la atención se centra en la empresa MIRIS LA TIENDAS,
C.A. PINTACASA, es una empresa que brinda servicios de pinturas, y productos
6
destinados al embellecimiento, mantenimiento y reparación del hogar, industria e
instituciones públicas y privadas, siempre en busca de mejoras, se ha planteado la
necesidad de homologar todos sus procesos, estableciendo parámetros a seguir por los
diferentes colaboradores y departamentos que forman parte de ella; dichos procesos
son parte fundamental en las labores de la empresa, desde la entrada de un cliente
para la solicitud de servicio, hasta la salida satisfecha del mismo, esta empresa por la
naturaleza de su actividad comercial posee una cantidad considerable de proveedores
y compromisos.
Actualmente esta empresa carece de un buen sistema de control interno que le
permita reportar las cuentas por pagar debido a la falta de organización, control y
desconocimiento de los percances dentro del ambito de los pasivos, lo que conlleva a
proveer a la empresa de los procesos administrativos requeridos para el control y el
buen funcionamiento de cada una de las actividades desarrolladas dentro de las
mismas, con el objeto de minimizar los riesgos que corre la organización por carecer
de un buen manejo en las actividades que la misma desempeña, asegurándole a la
Gerencia y Accionistas de la Empresa el éxito de la misma.
Es por ello que, es necesario hacer una evaluación del control de las cuentas por
pagar, en relación a:
• Realizar una doble cancelación de las facturas pendientes por pagar, las cuales
son transacciones que se realizan con los proveedores por la adquisición de bienes o
la recepción de servicios relacionados con el giro principal de actividades de esta
empresa.
• Realizar cancelación de las facturas pendientes por pagar sin tomar en cuenta
cada una de las alternativas de descuentos ofrecidas por los proveedores por pronto
pago.
7
• Realizar el pago de factura y servicios pendientes por pagar fuera de la fecha
de vencimiento.
• Duplicar las facturas a la hora de contabilizar y declarar al fisco las compras
del mes por tanto puede llevar a la empresa a una situación financiera con datos que
no son reales y no se ajusten a las actividades planeadas, conllevando a la empresa
que sea multada por el fisco.
Por lo planteado anteriormente, se presenta la necesidad de evaluar el control
interno aplicados a las cuentas por pagar de la empresa MIRIS LA TIENDAS, C.A.
PINTACASA, en relación a la siguiente interrogante:
¿Permitirá el control interno de las cuentas por pagar de la empresa determinar
la realidad sobre este tipo de cuentas?
Formulación de Objetivos
Objetivo General
Evaluar el control interno aplicados a las cuentas por pagar de la empresa
MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA.
Objetivos Específicos
1. Analizar la situación actual de las cuentas por pagar comerciales de la empresa
MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA.
2. Revisar las normas de control interno que regulan actualmente los pasivos de la
empresa MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA.
3. Establecer las estrategias y normas de control interno a seguir para la las cuentas
por pagar comerciales de la empresa MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA.
8
Justificación de la Investigación
La presente investigación busca mediante el apoyo de teorías y conceptos
básicos relacionados al control interno, en áreas contables, pasivo y sus respectivas
partidas encontrar respuestas a situaciones relacionadas al control interno de los
pasivos en la empresa MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA.
Esta investigación es de gran interés para la empresa, ya que evalúa todo lo
relacionado a los pasivos, la cual pretende ayudar a conseguir sus objetivos de
desempeño, rentabilidad y confiabilidad de la información financiera y cumplir con
las leyes evitando confusiones a lo largo del camino que logren perjudicar la
estabilidad de la empresa.
Por otro lado, se pretende suministrar a la gerencia información en cuanto a la
situación que ocupan los pasivos y dar recomendaciones concernientes a mejoras que
se permita implementar en el control interno de los pasivos para tomar decisiones
aceptables a través de la evaluación del control interno de los pasivos dando
beneficios a la empresa y a los proveedores ya que permitirá adquirir y liquidar los
pasivos de manera oportuna.
El realizar el seguimiento de la eficacia de su planeación, organización,
dirección, control y tomar medidas correctivas, podrá conocer a quién adeuda, cuánto
y cuándo debe cancelar la deuda causada por la adquisición de mercancías o servicios
necesarios para el manejo de las operaciones de la empresa, podrá vigilar la legalidad,
exactitud de las operaciones y análisis de la utilidad de la inversiones causadas y por
realizar.
Esta investigación servirá de apoyo, orientación y guía a otras organizaciones
que puedan presentar problemas al momento de cumplir con sus obligaciones por
pagar. Además podrá ser útil como marco de referencia para futuras investigaciones a
9
realizarse en este campo y a otros investigadores que desarrollen estudios similares y
que tengan como meta alcanzar los objetivos propuestos en este estudio.
Delimitación de la Investigación
Esta investigación se realizó en la empresa MIRIS LA TIENDAS, C.A.
PINTACASA., se encuentra ubicada en la Avenida Bolívar frente a Tasty Free,
Municipio Lagunillas, Estado Zulia.
El tiempo de duración de la investigación estuvo comprendido entre el mes de
Marzo hasta el mes de Octubre del año 2007.
10
CAPÍTULO IIMarco Teórico
11
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
En el marco teórico se explican todo el contenido que aportan diferentes autores
relacionados al objeto de estudio y validas para el desarrollo de la investigación. Por
otra parte se reseñan otros estudios en materia de control interno y pasivos a fin de
orientar y ampliar la investigación y dar un marco de referencia para la interpretación
de los resultados.
Antecedentes de la Investigación
Salón (2002), realizó un trabajo, titulado “Evaluación del sistema de control
interno de las cuentas por pagar de la empresa Cocsa”, el propósito de esta
investigación fue evaluar el sistema de control interno de las cuentas por pagar en la
empresa COCSA, el tipo de investigación fue descriptivo, prospectivo y aplicado, con
diseño no experimental transaccional descriptivo.
La población estuvo compuesta por tres (3) personas vinculado con el proceso
de cuentas por pagar, la cual se realizó con criterio de censo poblacional. Se utilizó
una entrevista estructurada con 72 preguntas, validada por expertos, cuyos datos
fueron analizados con estadísticas descriptivas. Los resultados indicaron que existían
fallas significativas en las actividades administrativas y contables de las cuentas por
pagar, entre las cuales se mencionan falta de sistematización de las actividades y
deficiencias en la asignación de las funciones respectivas. Universidad Dr. Rafael
Belloso Chacin. Maracaibo, Estado Zulia.
Fuenmayor (2001), realizó un trabajo titulado “Evaluación de la Auditoria
Interna Aplicada en el Área de Cuentas por Pagar para la Empresa Industrias
12
del Mar, C.A”. Este estudio estuvo dirigido a evaluar el manejo de las Cuentas por
Pagar de la empresa Industrias del Mar, C.A.
El tipo de estudio fue descriptivo, aplicado, transversal, empleándose un diseño
no experimental, la población estuvo compuesta por seis (6) trabajadores encargados
del departamento contable de la empresa analizada. La técnica de recolección de
datos fue una analizada con estadísticas descriptivas. Los resultados indicaron que al
diagnosticar la situación actual de los procesos de auditoria que se venían aplicando
en las cuentas por pagar, se detectó que si controlaban el manejo de éstas y se
verificaba que todos los pasivos contraído fueran valuados correctamente, al igual
que la racionabilidad de los saldos pendientes por pago. Universidad Dr. Rafael
Belloso Chacín. Maracaibo, Estado Zulia.
Carrasquero (2000), realizó un trabajo de investigación titulado “Evaluación
del Control Interno de las Cuentas por Pagar en la empresa Zip-Pak de
Venezuela”, el propósito de este estudio fue evaluar los controles internos de las
cuentas por pagar de la empresa Zip-Pak de Venezuela y poder brindar algunas
recomendaciones que le permitieron a la empresa mejorar el funcionamiento de
dichos controles internos.
La metodología de estudio fue de tipo descriptiva aplicada, con un diseño no
experimental transaccional. La población de la investigación fue de tipo finita y
accesible y estuvo comprendida por (5) Personas empleados de los departamentos
involucrados, el instrumentos diseñado para la recolección de datos fue una encuesta
estructurado de preguntas abiertas con cuarenta y tres (43) ítem. Universidad Dr.
Rafael Belloso Chacín. Maracaibo, Estado Zulia.
Rincón (2000), quien realizó un trabajo “Evaluación del Control Interno en
el Proceso de Cuentas por Pagar en el Fondo de Prevención Social del Estado
Zulia. Esta investigación de desarrolló en el departamento de contabilidad y
13
administración y se realizó con el objeto de evaluar el sistema de control interno para
las obligaciones de la organización.
La metodología utilizada se encuentran el estudio de descriptivo mediante
técnicas como entrevistas al personal, observación directa y bibliografía. Con este
informe se dieron a conocer las debilidades encontradas una de ella fue la
contabilización errónea de créditos y débitos a proveedores que no correspondían, así
mismo las posibles correcciones entre estas cabe mencionar un mejor control en
cuanto a la contabilización de los débitos el utilizar un mayor analítico con el fin de
realizar conciliaciones en las cuentas para así poder corregir cualquier equivocación a
tiempo. Universidad del Zulia. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales.
Maracaibo Estado Zulia.
Villarroel (2000) elaboró un trabajo, titulado, “Evaluación del control
interno de sistema de información contable del ciclo de compras - cuentas por
pagar en una empresa del ramo papelero”. Se basó en un análisis de los procesos
utilizados en la empresa para contabilizar y controlar las cuentas por pagar, además se
realizó una revisión del cumplimiento de los principios de contabilidad de aceptación
general.
La metodología se basó en el método inductivo, el tipo de estudio fue el
descriptivo y la técnica de recolección de datos fue la entrevista estructurada y la
observación directa. Se llegó a la conclusión que las operaciones de la empresa no
cumplían cabalmente con las normas, políticas y procedimientos establecidos.
Universidad del Zulia. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales. Maracaibo
Estado Zulia.
14
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Breve reseña Histórica de la empresa
Miris la Tienda, C.A, nació en el 2001 como una organización dedicada a
brindar servicios en el ramo de pinturas y productos destinados al embellecimiento,
mantenimiento y reparación del hogar, industria e instituciones públicas y privadas en
Venezuela, pero poco a poco se ha constituido en una empresa integral al crear otras
unidades de negocios que permiten a los clientes acceder a una gran variedad de
opciones tales como: asesorías especializadas, distribución de productos industriales,
Amplia gama de productos de reconocidas marcas de calidad mundial, Pinturas
International, Sika, Bituplast, 3M y Cerdex, Sistema Matices, para preparar el color
de pintura de su preferencia, Los más novedosos accesorios para la aplicación de
productos, Detalles para la decoración; como cintas y técnicas especiales de pintura,
entre otros que hacen que la ejecución de nuestras actividades dentro de la
organización se realicen con eficacia y eficiencia, logrando satisfacer las necesidades
de cada uno de nuestros clientes ofreciendo todo lo novedoso para crear ambientes a
su gusto.
Los valores incorporados durantes nuestra vida, que orientan y guían nuestro
comportamiento en general están basados en código de ética, responsabilidad
integral, trabajo con calidad, orientación hacia el cliente y proveedores, compromiso
social y con el ambiente, obteniendo una mejora constante y una excelente prestación
de servicios para nuestros clientes.
Misión
Satisfacer las necesidades de decoración, protección y mantenimiento, tanto de
nuestros clientes en el punto de venta como aquellos que son atendidos por nuestros
ejecutivos, ofreciéndoles las mejores pinturas, revestimientos y productos
complementarios. Innovar permanentemente para ofrecer más variedad de productos
15
y servicios. Invertir cada vez más recursos y esfuerzos en preparar a nuestro mayor
capital de trabajo: Nuestra Gente.
Visión.
Seguir siendo para nuestros clientes, el mejor lugar para la adquisición de
pinturas y productos complementarios. El lugar donde encontraran: pintura a su
gusto.
Estructura Organizativa de la Empresa.
El organigrama que presenta la empresa Miris la Tienda es de tipo estructural,
muestra solo las estructura organizativa de la empresa. Ver anexo número (1).
Actividad a la que se dedica.
Las actividades a las que se dedica la empresa Miris La Tienda, C.A pueden
clasificarse de la siguiente manera:
a. Comercializar marcas de prestigio nacional como: Sherwin Williams,
Pinturas Internacional, 3M, Cerdex, Sika, Bituplast.
b. Prestar servicios de asesoría a clientes en materia de entrenamiento, visita e
inspección a obras e instalaciones.
c. Poseemos dos mecanismos de ventas: Puntos propios (tiendas) y Personal de
Ventas Externas.
BASES TEÓRICAS
Control
Galindo y Martínez (1982: 171-172), definen el control como una etapa
primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos
16
planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo
no podrá verificar cual es la situación real de la organización si no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
A fin de poder emitir una definición formal de este concepto se realizaran algunas de
las definiciones mas aceptadas:
Burt K. Scanlan (1980). El control tiene como objeto cerciorarse de los hechos
vayan de acuerdo con los planes establecidos.
Robert Eckles (1999), Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Es la regulación
de las actividades de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
George R. Ferry (1985). El proceso para determinar lo que se esta llevando a
cabo, valorizándoJo y si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que
la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Henry Farol (1990). Consiste en verificar si todo ocurre de acuerdo al plano
adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos; tiene como
fin señalar las debilidades y errores a fin de identificarlos e impedir que se produzcan
nuevamente.
Harold Koonz y Cyril O'Donell (1996). Implica la medición de lo logrado en
relación con el estándar y la correlación de las desviaciones, para asegurar la
obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.
En cuanto Cepeda (1997: 3), el control, según una de sus acepciones
gramaticales, quiere decir comprobación, intervención o inspección. El propósito
final del control es en esencia, preservar la existencia de cualquier organización y
apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados.
17
Por ultimo, Fulmer (1993; 113), el control es la habilidad para hacer que los
eventos se ajusten a lo planeado. Es obvio que un buen control se apoya en los
cimientos de una planeacion sólida.
Pasos en el proceso de control.
De acuerdo a (Fulmer, 1993:114), están implicados tres pasos básicos en el
proceso de control:
1. Deben establecerse normas de manera que se pueda medir el desempeño contra
ellos y evaluarlo. Estos objetivos planeados pueden expresarse en términos de
tiempo, utilidades, cuotas de producción o cualquier otra unidad de medida. Las
normas deben ser entendidas con facilidad por las personas responsables de
cumplirlas.
2. El desempeño debe medirse contra las normas o los objetivos manifestados. Las
técnicas cuantitativas de evaluación incluyen estudios de tiempos y movimientos,
contabilidad de costo y utilidades y el simple registro de ventas y producción. La
evaluación cualitativa implica el juicio de si el desempeño satisface las normas
establecidas.
3. Deben corregirse las desviaciones de los planes y de las normas. En este punto
del proceso, el control se funciona con otras funciones administrativas. Si no se
cumple con las normas, los gerentes pueden revisar sus planes, reorganizar las
actividades, instituir programas de entrenamiento, contratar al personal más
competente, aplicar incentivos o tratar de comunicar con más claridad las
expectaciones.
Fases del control.
(Fulmer: 1993: 115). Se puede aplicar controles a la corrección de desviaciones
en tres puntos en el tiempo:
18
1. El precontrol es el efectivo cuando los gerentes pueden anticipar las desviaciones
de los planes y emprender una acción correctiva antes que ocurran las
desviaciones. Este control orientado al futuro también Se conoce como
mantenimiento preventivo. Un buen sistema de precontrol puede impedir muchos
errores costosos y ayuda a asegurar que se alcance los objetivos.
2. El control concurrente se refiere a la actividad en tanto esto. Teniendo lugar la
vigilancia de las operaciones corrientes y la corrección de las desviaciones tan
pronto como ocurren puede ayudar a controlar los errores.
3. El post control es el método menos efectivo pero es quizás el más común. El
análisis de los errores pasados pueden ayudar a prevenir sus recurrencias, pero
esta forma de control suele presentarse demasiado tarde para impedir perdidas
financieras.
Estructura del proceso de control.
Según Cepeda (1997:9-10). El proceso de control se estructura bajo las
siguientes condiciones:
* Un término de comparación:
Que puede ser un presupuesto, un programa, una norma, un están dar o un
objetivo.
* Un hecho real:
El cual se compara con la condición o término de referencia punto anterior.
* Una desviación:
Que surge como resultado de la comparación de los dos puntos anteriores.
19
* Un análisis de causa:
Los cuales han dado origen a la desviación entre el hecho real y la condición
real o término de referencia.
* Toma de acciones correctivas:
Son las decisiones que se han de tomar y las acciones que se han de desarrollar
para corregir las desviaciones.
Control interno.
Definición
(Fulmer, 1993:120). El control interno comprende el plan de organización y
todos los métodos y medidas coordinadas adoptadas dentro de una empresa, para
salvaguardar sus bienes, comprobar la exactitud, promover la eficiencia operante y
estimular la adhesión a los métodos prescrito por la gerencia.
Según Gómez (1988: 6-1). Se entiende por Sistema de Control Interno, la
función de la gerencia que comprende todos aquellos procedimientos por medio de
las cuales las empresas o entidades, organizan, controlan y/o verifican:
a. Desempeño de sus funciones
b. Sus recursos
c. Sus compromisos; y
d. Sus políticas y comportamiento, en general.
Otra forma de definir un sistema de control interno en cuanto a Perdomo
(1997:3) es un plan de organización entre contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados que adopta una empresa, para obtener información
20
confiable, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política
administrativa.
Elementos del sistema de control interno
Gómez (1988: 15)
• Definición de los objetivos y las metas tanto generales, como específicas, además
de la formulación de los clientes operativos que sean necesarios.
• Definición de las políticas como guías de acción y procedimientos para la
ejecución de los procesos.
• Utilizar o adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.
• Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
• Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.
• Dirección y administración del personal de acuerdo con un adecuado sistema de
evaluación.
• Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control
interno.
• Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones conocer las
opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la gestión desarrollada.
• Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el
control.
• Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.
• Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de
directivos y demás personal.
21
• Simplificación y actualización de normas y procedimientos.
• En resumen el ambiente de control, el sistema contable, los controles internos,
contables y administrativos.
Objetivos del sistema de control interno
Gómez (1988: 18)
• La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como
herramienta útil para la gestión y el control.
• Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no
financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control.
• Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los
recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de
la entidad.
• Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el ogro de sus objetivos y
misión.
• Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el
marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias
Componentes del sistema de control interno
Cooper&Librand S.A. (1992), Dentro del marco integrado se identifican cinco
elementos de control interno que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de
gestión de la empresa. Los mismos son:
• Ambiente de Control.
• Evaluación de Riesgos.
22
• Actividades de Control.
• Información y Comunicación.
• Supervisión o Monitoreo.
Los componentes del control interno son el cuerpo del sistema y existen por las
funciones que desarrollan cada uno de ellos. Proporcionan un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de los objetivos dentro de las siguientes
categorías":
• Eficacia y eficiencia de las operaciones
• Fiabilidad de la información financiera
• Cumplimiento de las leyes y normas aplicables
Ilustraremos de forma gráfica los cinco elementos que deben actuar en forma
conjunta para que se pueda generar un efectivo control interno en las empresas.
Principios de control interno
Según Sanchez (2002), entre los principios de control interno, se encuentran los
siguientes: (p. 46)
Igualdad: consiste en que el sistema de control interno debe velar porque las
actividades de la organización estén orientadas efectivamente hacia el interés general,
sin otorgar privilegios a grupos especiales.
Moralidad: todas la operaciones se deben realizar no sólo atacando las normas
aplicables a la organización, sino los principios éticos y morales que rigen la
sociedad.
23
Eficiencia: vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad,
la provisión de bienes y/o servicios se haga al mínimo costo, con la máxima
eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.
Economía: vigila que la asignación de los recursos sea la más adecuada en
función de los objetivos y las metas de la organización.
Celeridad: consiste en que uno de los principales aspectos sujeto a control debe
ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organización, a las necesidades
que atañen a su ámbito de competencia.
Imparcialidad: consiste en obtener la mayor transparencia en las actuaciones
de la organización, de tal manera que nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o
ser objeto de discriminación, tanto en oportunidades como en acceso a la
información.
Valoración de costos ambientales: consiste en al reducción al mínimo del
impacto ambiental negativo debe ser un factor importante en la toma de decisiones y
en al conducción de sus actividades rutinarias en aquellas organizaciones en las
cuales su operación pueda tenerlo.
Importancia del control interno en las empresas
Según la Revista de Auditoria y Control (2000: 21), este es de vital
importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se
violen las normas y los principios contables de general aceptación. Los directivos de
las organizaciones deben crear un ambiente de control, un conjunto de
procedimientos de control directo y las limitaciones del control interno. El sistema de
control interno se desarrolla y vive dentro de la organización, con procedimientos o
formas preestablecidas que aseguren su estructura interna y comportamiento; además
debe contar con un grupo humano idóneo para las funciones a cumplir.
24
Existen varios entornas en el mundo moderno en que se vive, así como
económicos, sociales, políticos y tecnológicos, por lo que se hará una referencia de
autores con respecto a las empresas u organizaciones, acerca del significado que tiene
la administración y por ende el control interno que se lleva a cabo dentro de la misma,
porque en todo tipo de organización humana existen algunas formas de
administración, por la que todos resultan afectados de una u otra manera, ya sea por
una buena o una mala practica aplicada en ellas, y se deben aprender a conocerlas e
influir en sus Procesos Administrativos. Es por ello que a continuación se citan
autores que hablan sobre su significado, que servirán para darle fundamento a lo se
desarrolla en el presente informe.
Sistema de control administrativo.
El sistema administrativo de una organización comprende sus prácticas de
planeación, organización, dirección y control; es el patrón global formado por las
diversas prácticas gerenciales. Cada uno de ello se relaciona con el sistema
administrativo general en forma muy parecida o como los instrumentos de una
orquesta contribuyen a crear una melodía total.
(Hampton, 1989: 265). Para entender el sistema administrativo de una
organización, hemos de centramos no en un proceso gerencial en particular, sino en
un panorama de todos ellos.
Para Gómez (1997; 36), manifestó que el sistema administrativo, como las
actividades medio, dentro de un enfoque de sistema corresponderían a los sistemas
administrativos y auxiliares. Con esta concepción, seria fundamentalmente los
insumos o entradas lo que permite que funcione el sistema administrativo por tanto,
los recursos humanos o personales, financieros, materiales, organizacionales, y de
procedimientos y métodos, se consideran en forma conjunta un sistema que permite
25
planificar los insumos, entendiendo por Planeación, la racionalización de las
decisiones con miras al eficiente uso de los recursos disponibles.
Diseño de un sistema de control administrativo
De acuerdo a Gómez (1997; 40), se detallan los siguientes:
1. Definir los resultados deseados: En un plano ideal estos se determinan
durante la planeación, cuando se establecen metas y objetivos Realistas, fácil
de ser medidos y plazos factibles para su cumplimiento.
2. Establecer proyecciones de resultados: Las proyecciones de manera
confiable cuando deben tomar medidas correctivas. Algunas proyecciones
típicas son los insumos claves, los resultados de pasos anteriores, síntomas
indirectos como que los vendedores tardan demasiados en entregar sus
informes, con lo cual indican que no han cumplido con sus cuitas de ventas,
cambios en las condiciones que se habían presupuestado o el
comportamiento anterior, por regla general, cuanto mayor es la cantidad de
proyecciones confiables y oportunas tanta mas confianza puede tener la
organización cuando proyecta el rendimiento.
3. .- Establecer estándares para las proyecciones y los resultados: Cuando
se establecen estándares o fases de las proyecciones, se tienen puntos de
referencias que sirven para evaluar el rendimiento real. Así mismo los
estándares altos pero razonables pueden ayudar a motivar a los empleados
siempre y cuando todos los involucrados comprendan y acepten los
parámetros como algo difícil pero justo.
4. Establecer la red de información y retroalimentación: Este paso establece
el medio para reunir información sobre las proyecciones y para compararlas
con sus estándares. La retroalimentación puede ir de arriba hacia abajo, como
26
cuando los empleados proporcionan información en cuanto al grado de
funcionamiento de un proceso. Los sistemas de control idóneo ofrecen los
dos tipos de información y permiten que el personal clave tenga tiempo para
actuar al respecto. La retroalimentación para captar la atención de la
administración por excepción, los administradores solo reciben información
cuando el rendimiento de lo proyectado se aleja en cierta medida de sus
estándares.
5. Aplicar el Sistema y tomar medidas correctivas cuando se requiera:
Cuando el sistema se esta aplicando se debe considerar que las proyecciones
o los estándares requieren ajustes con objeto de producir un beneficio común
respecto a lo identificado en la planificación.
Beneficios del sistema de control administrativo en un proceso de cambio:
Para Hampton (1989: 272), el cambio forma parte inevitable de entorno de
cualquier organización. Los mercados cambian. Los competidores ofrecen productos
y servicios nuevos que captan la imaginación del público. Surgen materiales y
tecnologías nuevas. Hay leyes gubernamentales que son objeto de modificaciones o
aprobación. Un control eficaz es esencial para este proceso pues permite que los
administradores realicen el seguimiento de la calidad, la velocidad de entrega, el
procesamiento de pedidos y sobre todo, si los clientes están recibiendo lo que quieran,
cuando lo quieran. La función de control ayuda a las organizaciones a detectarlos
cambios que están afectando a los productos y servicios y les permite controlar las
consiguientes oportunidades o amenazas. Una cosa es reconocer la demanda de los
clientes en cuanto a diseño, calidad o tiempo de entrega mejores y otra muy diferente
es acelerar los ciclos que implica el desarrollo y entrega de estos productos y
servicios nuevos a los clientes.
27
Controles que integran un sistema de control administrativo
Según Stoner (1999: 649), tenemos los siguientes:
Precontroles: Garantizan que antes de emprender una acción se haya hecho el
presupuesto de los recursos humanos, materiales y financieros son el tipo mas común
de control previo a la acción, pues la contratación y capacitación de los empleados, la
adquisición de equipos y suministros y el diseño de productos servicios nuevos
requieren dinero, la calendarizacion es otro importante paso de control previo a la
acción, pues estas actividades preliminares también requieren que se invierta tiempo
y recursos que a veces vale tanto como el dinero.
Controles Directos: Tienen por objeto descubrir las desviaciones respecto a
alguna nota o meta y permitir que se realicen correcciones ante determinada serie de
acciones. Se dirige el auto para evitar que se aparte del xamino o que vaya en
dirección equivocada, pues entonces no podría llegar a su destino. Los controles
directivos dan resultados solo si se es capaz de obtener en forma precisa y oportuna
sobre los cambios del ambiente o el avance hacia las metas deseadas.
Controles de Selección: Representan un proceso de reconocimiento para
aprobar aspectos concretos de un procedimiento o para satisfacer condiciones
especificas, antes de proseguir con las operaciones. En la actualidad muchas
organizaciones otorgan este tipo de autoridad de control al os trabajadores de línea,
así como los supervisores. Un control de reconocimiento seria cuando un cliente
retira una cantidad fuerte y la operación debe ser aprobada por un cajero general y
otros ejecutivos.
Controles Posteriores a la Acción: Se efectúa comparando los resultados
producidos por el sistema con los resultados establecidos, es decir, operan sobre
sucesos y hechos del pasado, por tanto la actuación, medición e información de estos
28
se levara a cabo cuando las operaciones, ya se han realizado y por lo tanto han
producido un resultado.
Controles del sistema de control administrativo
Sistema de control administrativo en las diversas aéreas de una empresa.
Para Stoner (1999: 653), a continuación se definen:
Área de Producción: Busca maximizar la eficacia, la minimización de los
costos, la uniformidad y el mejoramiento de la calidad de producto o servicio, par ello
existen diversas técnicas tales como estudios de tiempo y movimiento, inspecciones,
programación lineal y dinámica, análisis estadísticos y gráficos.
Dentro del área de producción de Sistema de Control debe estar en relación con
los sub-sistemas de: calidad: Se debe detectar y erradicar cualquier causas que pueda
originar un defecto en el producto. A través de la supervisión para comprobar la
calidad tanto en los materiales como en el producto terminado, mediante la
29
normalización respecto al acabado, composición, volumen, dimensión, excelencia del
servicio, satisfacción del cliente y otros aspectos técnicos que engloba la calidad.
Inventario: El objetivo principal es localizar el nivel optimo cualitativo y
cuantitativo de los materiales, productos en proceso y terminados para el
mantenimiento del stock. Así que debe permitir:
• Disponer de cantidades adecuadas de inventario para hacer frente a las
Necesidades de la organización
• Evitar las perdidas en as ventas
• Evitar el deterioro y obsolencia por exceso de inventario
• Minimizar las interrupciones en la producción o prestación de servicio
• Reducir los costos de mantenimiento de inventario.
Transformación (Producción o Servicio): Tiene como finalidad programar,
coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en
las unidades productivas e indicar modo, tiempo y área más idóneos para lograr las
metas. Así que debe proporcionar:
• Disminución de tiempo ocioso
• Minimizar los costos
• Evitar demoras en la producción o prestación de servicio
• Permitir al departamento de venta cumplir con los clientes
• Incrementar la productividad.
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Compras: La intervención del sistema de control en el área de compras es para
seleccionar adecuadamente los proveedores, evaluar los pedidos solicitados por los
diversos departamentos, determinar los puntos de pedido y reorden, escoger los
precios óptimos de compra. El sistema de control debe evitar:
• Compras innecesarias, excesivas y a precios muy altos
• Adquisición de productos de baja calidad
• Retrasos en los programas de producción o servicios.
Ventas: Debe fijar normas de realización sin las cuales seria imposible evaluar
las ventas y fijar las cuotas que se debe cubrir. Su función es medir la actuación de la
fuerza de venta en relación a las ventas pronosticadas de tal forma de detectar las
variaciones significativas y adoptar las medidas correctivas adecuadas.
Área Financiera: Proporciona información acerca de la situación de la empresa
y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y
actividades que la integra, tales como:
Presupuesto: El sistema de control administrativo permite:
• Incluir las principales áreas de la empresa, ventas, producción, inventario,
compras, etc.
• Coordinar las partes como un sistema y armonizar los presupuestos.
• Detectar las causas que originan variaciones y tomar las medidas necesarias para
evitar que se repitan.
• Guiar la planeación de las operaciones financieras futuras.
• Facilitar la toma de decisión
31
• Contribuir al logro de los objetivos organizacionales.
Contabilidad: Es Sistema de Control Administrativo debe permitir:
• Proporcionar información veraz y oportuna
• Servir de instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad.
• Orientar a la gerencia para determinar guías de acción y toma de decisiones
establecer las responsabilidades de los que intervienen las operaciones.
• Evitar malos manejos y desfalcos.
Costos: Su finalidad es determinar el costo real de un producto o servicio con
base en el calculo y análisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen
en la transformación de los insumos, a través, de esta información es posible no solo
establecer el precio mas adecuado del producto sino contar con datos acerca de áreas
que requieren atención en cuanto a perdidas, mermas, productos incosteables, etc.
Área de Recursos Humanos: Su función es la evaluación de la efectividad en
la implantación o ejecución de todos y cada uno de los programas de personal y del
cumplimiento de los objetivos de este departamento.
Evaluación de desempeño: El sistema de control administrativo, busca medir
la eficiencia de los miembros de la organización con base en estándares de actuación
que evalúan resultados teniendo en cuenta factores tales como rotación, ausentismo,
perdidas por desperdicio, quejas de clientes, coeficiente a la mano de obra, etc.
Reclutamiento y Selección: El Sistema de Control Administrativo permite:
• La efectividad de los programas de selección, eficiencias del personal y su
integración a los objetivos de la empresa.
32
• Detectar las causas que provocan los retiros o despidos del personal.
Entrenamiento y Desarrollo: El Sistema de Control Administrativo permite:
• Estudios de productividad antes y después del entrenamiento
• Desarrollo del personal.
• Carrera de ascensos y contribución del elemento humano en aspectos de
creatividad y productividad, en relación con los cursos de capacitación.
Enfoque de un sistema de control interno administrativo:
Según Stephen Robbins (1995: 607) estos se clasifican en:
Gente:
"Las organizaciones alcanzan las metas porque trabajan a través de otras
personas. Para lograr las metas de su unidad, los directores necesitan y dependen de
lo subordinados. Por tanto, es importante que los supervisores se cercioren de que los
empleados se desempeñen como se supone que deben hacerla. La forma mas explicita
en que lo lleva a cabo es mediante la supervisión directa y evaluación de desempeño.
Sobre la base de día por día, deben supervisar el trabajo de los empleados y
corregir los problemas a medida que surgen. El supervisor que advierte que un
empleado corre un riesgo innecesario al operar una maquina, puede señalarle la forma
correcta para realizar la actividad y luego indicarle al empleado que lo haga de
manera correcta en el futuro".
Finanzas:
"Los presupuestos como herramientas de planeacion se usan tanto para
planeacion como para control. Los presupuestos proporcionan estándares
33
cuantitativos contra los que se puede medir y comparar el consumo de recursos. Y al
señalar las desviaciones entre el consumo del estándar y el verdadero, se convierte en
dispositivo de control".
Operaciones:
"El éxito de una organización depende en gran parte de su habilidad para
producir bienes y servicios con efectividad y eficiencia. Las técnicas de control de
operaciones se diseñan para evaluar con que efectividad y eficiencia trabajan los
procesos de transformación de la organización.
Los controles de operación abarcan de manera típica la vigilancia de las
actividades de producción para cerciorarse de que se efectúan según el programa;
evaluar la habilidad del departamento de compras para proveer la cantidad y calidad
correcta de los suministros necesarios al costo mas bajo posible; vigilar la calidad de
los productos o servicios, para asegurarse de que satisfacen los estándares que se
establecieron y cerciorarse de que el equipo recibe un adecuado mantenimiento".
Información:
"Las organizaciones necesitan información para realizar su trabajo. La
información incompleta, excesiva, imprecisa o con retrasos, afectara seriamente su
desempeño. En consecuencia, es necesario desarrollar un sistema de información
administrativa que proporcione los datos correctos, en el volumen correcto, a la
persona indicada, en el tiempo justo".
Evaluación de los sistemas de control interno administrativo
(Stoner 1999: 660). Puede definirse como el examen inteligente constructivo
de la estructura y forma de organización de una compañía o de sus componentes, tales
34
como: divisiones o departamentos, planes y políticas, controles financieros, método
de operación y el empleo que hacen de sus recursos humanos.
El objetivo principal es el sacar a la luz los defectos e irregularidades, si las hay
de los elementos que se examinan en aquella parte de la organización que esta bajo
estudio e indicar los mejoramientos posibles.
Una evaluación del Sistema de Control Interno Administrativo puede abarcar
totalmente a una empresa o a uno de los componentes de su organismo, hasta el más
bajo nivel de supervisión.
El examen comprende una revisión de los objetivos, los procedimientos, la
delegación de responsabilidad, las normas y su realización. La efectividad de
operación del área bajo estudio puede determinarse comparando las condiciones
actuales con las intentadas en los planes de acción, procedimientos, etc.
La evaluación sirve como una inspección de la capacidad de la administración
en todos sus niveles. Es un servicio que tiene por objeto determinar el desperdicio o
las perdidas innecesarias.
Para que en una empresa exista un control eficaz deberá haber unidades de
medidas continuas y detalladas de realización. Esto es cierto particularmente
tratándose de operaciones, costos, métodos, productos, sueldos y salarios. La función
de la evaluación es verificar la efectividad del control.
El evaluador esta obligado a hacer estudios tanto de los registros como de 109s
procedimientos, el control deficiente puede ser el resultado de un desorden en los
métodos y en los procedimientos, la falta de coacción adecuada y de inspecciones,
normas inadecuadas de medición, entre otros.
Pasivos
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El Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1997) define:
“el pasivo, tal como lo establece el Boletín A-ii “Definición de los conceptos básicos integrantes de los estados financieros “ como el conjunto o segmento, cuantificables de las obligaciones presentes de una entidad particular, virtualmente ineludibles, de transferir efectivo, bienes o servicios en el futuro a otras entidades, como consecuencia de transacciones o eventos pasados”. (p.22)
En cuanto a cada uno de los elementos de la definición de pasivos se refieren:
• Conjunto o segmento cuantificable: El concepto se refiere, tanto al pasivo
total, como a cualquier partida individual o a determinado conjunto de partidas. Los
pasivos se consideran cuantificables cuando son identificables separadamente del
resto de las obligaciones y poseen el atributo de ser medibles en unidades monetarias
en un grado suficientemente confiable. Las cuentas complementarias son parte
integrante de las de los pasivos relativos.
• De las obligaciones presentes de transferir efectivo, bienes o servicios en
el futuro: Todo pasivo representa una obligación en el presente de transferir recursos
o prestar servicios en el futuro a otra entidad. Dicha transferencia puede estar
condicionada al vencimiento de un plazo, a la ocurrencia de un evento determinado o
a la simple solicitud de cumplimiento por parte del beneficiario.
• De una entidad particular: Los pasivos de una entidad se cuantifican,
reconocen y clasifican de manera independiente respecto a otras entidades
económicas.
• Virtualmente ineludibles: Existe un alto grado de posibilidad, no certeza
absoluta, de que se tenga que dar cumplimiento a la obligación.
36
• Consecuencia de transacciones pasadas: El evento que da lugar al
surgimiento de la obligación por parte de la empresa ocurrió en el pasado, el pasivo
no surge por transacciones que ocurrirán en el futuro.
Entre las obligaciones a cargo de las entidades que generalmente se clasifican
como pasivos pueden citarse las siguientes:
• Las que se encuentran definidas en cuanto a beneficiario y monto y que dan
lugar a cuentas y documentos por pagar, tales como proveedores, acreedores,
prestamos bancarios, impuestos, nóminas, intereses, etc.
• Las que se estiman o calculan, tales como prestaciones acumuladas al
personal, publicidad, pensiones, prima de antigüedad, reservas para garantia, reservas
para perdidas en compañías de seguros, entre otros.
Por otra parte, Catacora (2001) señala que “el primer elemento de la ecuación
patrimonial es el activo, el segundo elemento es el pasivo objeto de estudio y el tercer
elemento es el patrimonio”. (p.45). Una empresa puede financiarse principalmente
por dos fuentes: Mediante el dinero aportado por las accionistas o por el
financiamiento de terceros. El pasivo de una compañía esta formado por todas las
obligaciones que se han contraído con terceros por la adquisición de bienes o
servicios, por la contratación de una deuda por medio de préstamos recibidos o por la
generación de una deuda derivada de las actividades del negocio.
En efecto, debido a que varias partidas del pasivo pueden surgir como
consecuencia de la aplicación de criterios estimados de la gerencia de una empresa,
debe ponerse especial cuidado en su determinación y posterior registro contable de
acuerdo con los establecidos por los principios de contabilidad de aceptación general.
Si bien es cierto, el mayor riesgo en la presentación de las partidas del activo es
su sobreestimación, con las partidas del pasivo se corre el riesgo contrario, es decir,
37
existe la tendencia a subestimar el monto de los pasivos, a fin de reflejar una mejor
posición financiera a nivel del balance general.
Esta situación surge por cuanto algunos piensan que un mayor monto de activos
y un menor monto de pasivos, es la situación mas favorable desde el punto de vista
financiero.
En efecto, para determinar si la empresa MIRIS LA TIENDAS, C.A.
PINTACASA., realiza los registro de las obligaciones por pagar de manera efectiva,
es necesario conocer lo relacionado a pasivos, comenzado con conocer el significado
de esta cuenta.
Clasificación de los pasivos
De acuerdo, con Catacora (2001) los rubros del pasivo pueden estar compuestos
por una gran variedad de partidas tales como:
• Préstamos y sobre giros bancarios: Representan el dinero recibido de una
entidad financiera y el saldo acreedor neto de las cuentas corrientes que se tienen en
los libros de bancos. Los préstamos bancarios se solicitan por diferentes razones entre
las cuales se pueden citar las siguientes: Financiamiento de capital de trabajo, compra
de inventario, adquisición de activos fijos, cancelación de deudas, entre otros.
• Documentos y cuentas por pagar: Están compuestas por pasivos ciertos que
no son estimados y que pueden originarse por diversas causas. Su determinación no
reviste mayor complejidad que las partidas del activo en las cuales existe un mayor
nivel de valuación para determinar los valores a presentar en el balance general.
Intereses cobrados por adelantado, Publicidad cobrada por adelantado y
suscripciones cobradas por adelantado.
Por otro lado, Whittington y Pany (2000) analizan otros pasivos, tales como:
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• Cantidades retenidas del pago de los empleados: Las deducciones de la
nomina son numerosas, entre las mas importantes están los impuestos de seguridad
social y los impuestos sobre la renta individuales, los gobiernos federales y estatales
no especifican la forma exacta de los registros que deben llevarse, pero si exigen que
los registros de las sumas ganadas y retenidas sean adecuadas para permitir una
determinación de la concordancia con las leyes de impuestos.
• Impuestos de ventas por pagar: Estos impuestos no representan un gasto
para el negocio, el minorista simplemente actúa como un agente cobrador. Hasta que
las sumas cobradas a los clientes son remitidas a la autoridad tributaria, están
constituyen pasivos corrientes para el negocio.
• Depósitos de los clientes: Muchas compañías exigen que los clientes hagan
depósitos sobre los contenedores o empaques retornables, los servicios públicos y las
empresa transportadoras comunes pueden exigir también depósitos para garantizar el
pago de cuentas o para cubrir el equipo prestado al cliente.
• Pasivos acumulados o estimados: Representan obligaciones por pagar en
algún momento durante el periodo siguiente por servicios o privilegios recibidos
antes de la fecha del balance general.
Además de conocer el significado de pasivos, es importante conocer cada una
de las partidas que la componen, para determinar si las obligaciones adquiridas por la
empresa MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA, clasifica sus obligaciones
correctamente.
Naturaleza de los pasivos
Con referencia a la naturaleza de los pasivos, Catacora (2001), menciona lo
siguiente:
39
• La naturaleza de los préstamos bancarios es que pueden ser contraídos con
entidades nacionales o entidades del extranjero. El valor o saldo de la cuenta
registrada como préstamo bancario debe reflejar el valor del capital tomado y no
incluir el monto de los intereses que generen como consecuencia de la deuda, excepto
que estos se capitalicen sobre el valor o monto del préstamo original. Esta
observación aplica a cualquier préstamo bancario que se tenga, sea en moneda
Nacional o extranjera. Los pasivos por prestamos bancarios, son la primera partida
que se muestra en la sección de pasivo del balance general.
• La naturaleza de los sobregiros bancarios es que están representados por los
saldos acreedores en libros sobre las cuentas bancarias. Estos saldos acreedores,
deben seguir ciertas normas para su presentación. Las principales operaciones que se
originan con los dos rubros explicados son las siguientes :Recepción de un préstamo,
acumulación de intereses, renovación de un préstamo, pago de un préstamo,
reclasificación de sobregiros.
• La naturaleza de los documentos se originan por transacciones que se realizan
con los proveedores por la adquisición de bienes o la recepción de servicios
relacionados con el giro principal de actividades o el negocio de una empresa, entre
los rubros principales de esta partidas se encuentran:
Documentos o efectos por pagar comerciales, Cuentas por pagar comerciales,
cuentas por pagar compañías relacionadas y otras cuentas por pagar.
• La naturaleza de los gastos acumulados se originan por estimaciones. El
registro de los gastos acumulados requiere que se tengan claramente establecidos los
criterios para las estimaciones, ya que una base de computo errada, implica que los
resultados del ejercicio y el correspondiente pasivo pueden estar subestimados o
sobrestimados.
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Entre las partidas de los gastos acumulados se pueden mencionar los siguientes:
Aporte patronal seguro social, aporte patronal de seguro de paro forzoso, aporte
patronal de INCE, aporte patronal de Ley política habitacional, patente de industria y
comercio, todos los servicios públicos (energía eléctrica, aseo urbano, agua, entre
otros), provisión de vacaciones, provisión de utilidades, provisión de intereses por
pagar y provisión para honorarios de abogados.
• La naturaleza de los ingresos diferidos se originan por ingresos que se
registran previamente en razón que su cobro ocurre antes de que sea prestado el
servicio o entregado el bien.
Por otro Parte, Whittington y Pany (2000) describen la naturaleza de las cuentas
por pagar y otros pasivos, la cual indican que el termino cuentas por pagar se utiliza
para describir las obligaciones a corto plazo que surgen de la compra de bienes y
servicios en el curso ordinario del negocio. Las transacciones típicas que crean las
cuentas por pagar incluyen la adquisición de mercancía a crédito, materias primas,
activos de plantas y suministros de oficina.
Otras fuentes de las cuentas por pagar incluyen la obtención de servicios, como
los servicios legales y contables, la publicidad, las reparaciones y los servicios
públicos. Las obligaciones que conllevan intereses no deben ser incluidas en las
cuentas por pagar, sino que se muestran en forma separada, como bonos, documentos,
hipotecas o contratos de pago por cuotas. Las facturas y extractos de los proveedores
generalmente sirven de evidencia de las cuentas por pagar que surgen de la compra de
bienes o servicios y de la mayoría de otros pasivos.
Sin embargo, los pasivos estimados (algunas veces llamados gastos estimados o
acumulados) se acumulan generalmente con el paso del tiempo, y la gerencia debe
hacer las estimaciones contables del pasivo de fin de año. Con frecuencia, esas
41
estimaciones son necesarias para los salarios, pensiones, intereses, arriendos,
impuestos y renglones similares.
La naturaleza de los pasivos se consideran también importante para la
identificación de las obligaciones por pagar, en el caso de la MIRIS LA TIENDAS,
C.A. PINTACASA es necesario determinar si los pasivos han sido identificados
según su naturaleza, la cual es la manera correcta de registrarlos.
Control interno de los pasivos
El control interno de los pasivos deben dar seguridad de que los pasivos se
presenten correctamente, Cook y Winkle (1998), menciona que el sistema de control
interno sobre los pasivos debe dar la seguridad de que estos han sido presentados con
exactitud, que todos los pasivos de la compañía han sido anotados en los registros
contables, que todos los pasivos registrados representan obligaciones validas de la
empresa, y que eliminen de acuerdo con la política de la compañía, el control sobre
los desembolsos de efectivo tiene que proporcionar la seguridad de que los importes
pagados han sido adecuadamente autorizados y corresponden a validas del negocio.
Existen varios procedimientos para los pasivos para asegurar las condiciones
antes mencionadas:
. Comparación de la orden de compra, factura e informe de recepción antes de
anotar cualquier cuenta por pagar en los registro contable, este procedimiento ayuda a
asegurar que un pasivo sea una obligación valida de la compañía, que su contratación
haya sido autorizada de manera y que los bienes y servicios que dieron lugar a la
obligación fueron recibidos.
. Uso de un sistema de cuentas por pagar o algún procedimiento diseñado para
llamar la atención hacia la fecha de pago adecuada de los pasivos individuales. Este
tipo de sistema ayuda a asegurar que no se paguen tarde los pasivos y provoquen por
42
consiguiente la perdida de descuentos y posiblemente un deterioro en la clasificación
de crédito de la empresa, o que se paguen con anticipación, con lo que se frustra la
utilización optima del efectivo.
Registros contables
Las transacciones financieras son plasmadas en registros contables, Catacora
(2001) señala que las empresas utilizan libros contables en los cuales plasman las
operaciones que van llevando a cabo con terceras partes o que se derivan de
intercambios internos. Estos libros básicos son tres al menos: El libro diario, el mayor
y el de inventario y balances. En el actual estado de la tecnología, las empresas
controlan las operaciones mediante implantación de sistemas automatizados que
emiten las cifras de los estados financieros con base en los registros que se llevan en
un libro diario electrónico.
Estrategias de pago de pasivos
Para toda empresa es importante crear y mantener un programa de estrategias
efectivo para la cancelación de créditos, las estrategias permitirán a la empresa
disfrutar de todos los beneficios propuestos por los proveedores, tomando en cuenta
los beneficios mas conveniente para la adquisición de bienes o servicios logrando
minimizar la utilización de efectivo.
Gitman (1990), menciona que las condiciones de crédito que ofrecen los
proveedores permiten a la empresa compradora retardar los pagos de su adquisición,
debido a que el costo para el proveedor de tener su dinero suspendido en la mercancía
una vez que ha sido vendida puede verse reflejado en el precio de compra, entre las
condiciones de crédito se pueden mencionar:
• Periodo de crédito: de una cuenta por pagar es el numero de días que
transcurren hasta que el pago total es requerido, no importa si se ofrece un descuento
43
por pronto pago, siempre debe indicarse el periodo de crédito asociado a la
transacción. Los periodos de crédito son por lo general de cero a 120 días, aunque en
algunos casos se estipulan periodos de crédito mayores. La mayor parte de las
condiciones de crédito se refieren al periodo de crédito como periodo neto.
• Descuento por pronto pago: Representa una reducción porcentual del precio
de compra siempre y cuando el comprador realice el pago correspondiente antes de
que culmine el periodo de crédito, en caso de incluirse en las condiciones de la
empresa, los descuentos por pronto pago suelen ser de 1 a 5%.Un descuento de 2%
indica que el comprador de $100 de mercancía pagara solamente $98 en caso de que
el pago se realice dentro del intervalo especificado. El comprador, cuyo objetivo
consiste en pagar las cuentas pendientes lo mas tarde posible, debe determinar si
resulta mas conveniente aprovechar el descuento por pago, o bien, posponer el pago
hasta el termino del periodo de crédito.
• Periodo de descuento por pronto pago: Es el número de días posteriores a la
iniciación del periodo del crédito en los que se ofrece un descuento por pronto pago.
Este periodo es por lo común de 5 20 días. Con frecuencia los clientes mas
importantes de las empresas menores se valen de su influencia para efectuar una
especie de apalancamiento, permitiendo así que se hagan efectivos los descuentos por
pronto pago aun mucho después de haber finalizado el periodo de descuento. Esta
estrategia, aunque poco fiel al código de ética que impera en los negocios, se realiza
constantemente.
• Iniciación del periodo de crédito: Tal iniciación se establece como parte de
las condiciones de crédito del proveedor, suele designarse a la iniciación del periodo
de crédito como fecha de facturación, así pues, tanto el periodo de descuento por
pronto pago, como el periodo neto se calculan con base en esta fecha.
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En este sentido, el mismo autor, señala que el comprador debe analizar cada
una de las condiciones de crédito a fin de escoger la mejor estrategia de crédito
comercial. Si una compañía extiende condiciones de crédito que incluyen descuentos
por pronto pago, se tienen dos opciones:
Aceptar el descuento, la cual la empresa deberá realizar su pago el ultimo día
del periodo del descuento. No existe costo alguno asociado a la aceptación del
descuento por pronto pago.
Renunciar al descuento por pronto pago, donde la empresa deja el pago hasta el
último día del periodo de crédito, con esta opción se lograr utilizar el dinero mas
tarde que la primera opción, pero existe un costo por la renuncia del descuento por
pronto pago, la cual consiste en una tasa de interés con la que deberá cumplirse por
posponer el pago algunos días adicionales
Gitman (1990), también menciona que las créditos no solo se reduce tan solo en
pagar sus cuentas lo más tarde posible, sino tomar como estrategia controlar la
disponibilidad de los fondos tanto para proveedores como para empleados una vez
que los pagos han sido emitido, es decir maximizar el tiempo que requieren los
desembolsos.
En efecto, es importante contar como estrategias la adquisición de fondos de
efectivo que lograr cubrir las obligaciones por pagar, evitando recurrir a desembolso
de efectivo de manera inadecuada y pagos de deudas fuera de la fecha establecida por
el proveedor, se deben tomar en cuenta la composición de los pasivos ya que es
fundamental diferenciar entre pasivos a corto plazo y a largo plazo, la cual se deberá
analizar cada una de ella, puesto que ambas poseen característica diferentes que se
deben tomar en cuenta para su cancelación.
En este sentido, Urjas (1995), interpreta varios aspectos que se pueden tomar
como estratégicos para la cancelación de los pasivos, tales como:
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• Fondos propios: La financiación propia se divide en aportaciones de los
propietarios y autofinanciación. La aportación de los propietarios mide la
participación de los mismos en el riesgo de la empresa ;si esta aumenta de dimensión,
los propietarios pueden seguir asumiendo el riesgo o bien pueden acudir a
financiación ajena.
Adicionalmente, una parte de esta expansión puede ser financiada por recursos
generados en el interior de la propia empresa, es decir por la autofinanciación.
Dependiendo de la política de dividendos y partiendo de la consecución de beneficios
la autofinanciación será mayor o menor. Las reservas generadas por la empresa
fortalecen su posición frente a terceros y estas nacen unas veces por disposiciones
legales y otras voluntariamente.
• Composición de los pasivos: Es fundamental diferenciar los pasivos a corto
plazo y largo plazo, cuanto mayor sea la proporción del primero respecto al segundo,
mayor será el riesgo de insolvencia. De igual modo, habrá que analizar el grado de
concentración o de diversificación que tenga la deuda, ya que las posibilidades de
renegociación no serán las mismas si el acreedor es uno o sin son varios.
• Relación entre pasivos y los fondos propios: Esta relación es llamada
endeudamiento, es de gran importancia para analizar desde una perspectiva estática,
la situación financiera de la empresa a largo plazo, esta relación vendrá dada por el
ratio la cual se dividirá el pasivo total entre los fondos propios, cuanto mayor sea el
ratio mayor será la probabilidad de insolvencia a largo plazo, así como mayores serán
las necesidades de la empresa para hacer frente a los pagos.
Las estrategias son esenciales para la cancelación de facturas pendientes por
pagar, para la empresa MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA, es importante
aplicar estrategias de pagos a todas las obligaciones por pagar, para lograr cancelar
las obligaciones antes de su vencimiento, evitando perdidas de descuentos o rebajas,
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intereses moratorios y perder la confianza con los proveedores por pagar fuera de la
fecha pautada.
Cuentas por Pagar
Albarado (1998), indica que “comprende las deudas que adopten las formas de
saldos acreedores de cuentas corrientes, para distinguirlas de aquellas otras que estén
formadas mediante promesas escritas de pago”. (p. 21). Abarca, por lo tanto las
cantidades que se adeudan a proveedores por compras de mercancías, materiales,
equipos y propiedades de toda clase con destino al negocio. Generalizando el
concepto, las cuentas por pagar constituyen todas las obligaciones comerciales
contraídas por la empresa.
Son obligaciones generadas por la compra a crédito de mercancías o de
servicios; están representadas por facturas que deben ser registradas en el momento
en que se traslada la propiedad o se recibe el servicio.
Representan el objetivo principal de las operaciones normales de una empresa
comercial o de servicios.
Se deben presentar por separado las deudas a favor de proveedores por la
adquisición de los bienes o servicios para las operaciones normales de una empresa.
En estos saldos se deben incluir fletes, los gastos de importación, etc., en que se
hayan incurrido y que estén pendientes de pago.
Los saldos deudores de importancia que formen parte de las cuentas por pagar a
proveedores, deberán clasificarse como cuentas por cobrar o como inventarios
dependiendo de su procedencia o de la aplicación final.
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Los préstamos bancarios deben clasificarse a largo plazo que se van a cancelar
a través de cuotas, la porción circulante de esos pasivos se debe presentar por
separado.
Las cuentas por pagar: son las cantidades que debe la empresa por compras a
créditos, pero que no hayan sido reconocidas por letras de cambios o pagares, se
puede decir también que las cuentas por pagar representa una cantidad importante
dentro del pasivo de la empresa.
Su compromiso esta ligado por mercancías a créditos, por servicios recibidos la
cual esta amparada legalmente por una factura y la cual se deberá cancelar
generalmente en un lapso no menor de un año.
Aumento neto de las cuentas por pagar
Albarado (1998: 32). Incremento contable de los adeudos. Diferencia entre el
valor de los bienes y servicios comprados y los pagos hechos por esos conceptos
durante el ejercicio, así como los pagos recibidos a título de anticipo por las ventas de
bienes y servicios y la diferencia entre los intereses devengados y las cantidades
pagadas por concepto de intereses de las obligaciones que el sector del gobierno
central adeuda a otros sectores, salvo en los casos en que tales intereses se agreguen a
la obligación respectiva.
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Cuentas por pagar a proveedores
Albarado (1998,) “ esta cuenta representa el monto que la empresa adeuda a las
personas que le suministran mercancías, equipos o servicios, y las cuales deberán
pagar dentro de los doce meses siguientes a la fecha del balance”. (p.21)
Retraso de las cuentas por pagar
Albarado (1998) “una estrategia de la que dispone cualquier empresa, es la de
retrasar sus cuentas por pagar, es decir pagar sus deudas lo mas tarde posible sin
dañar su reputación crediticia”. (p.22). Es importante observar que aunque esta es una
estrategia financieramente atractiva, trae consigo un conflicto de tipo ético, pues
puede ocasionar una infracción por parte de la empresa en el acuerdo con su
proveedor. Es claro que este no tendrá una buena imagen de un cliente que
deliberadamente pospone el pago de mercancía o equipo.
En ocasiones un proveedor puede dejar que sus clientes retrasen sus pagos, si
este representa a una empresa joven y en crecimiento y la recompensa de ayudarle a
crecer puede aumentar sus transacciones en el futuro. El retraso de las cuentas por
pagar es una estrategia que debe considerar toda empresa que desee reducir sus
requerimientos de caja por lo tanto su costo de operación”.
Aspectos a considerarse en la revisión, estudio y Evaluación de la efectividad del
control interno sobre los pasivos
Se deben considerar varios aspectos para la evaluación del control interno
aplicado a los pasivos, el instituto Mexicano de Contadores Público (1997), indican
los siguientes aspectos:
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• Segregación adecuada de las funciones de autorización, compra, recepción,
enajenación, verificación de documentación, registro y pago.
• Autorización a diferentes niveles para contraer pasivos y garantizarlo.
• Uso y control efectivo de ordenes de compra y notas de recepción
prenumeradas para todo gasto y compra.
• Revisión de facturas, precios y cálculos y cotejo contra las ordenes de compra
y notas de recepción.
• Determinación del monto de los pasivos por concepto de impuestos.
Se deben considerar cada uno de estos aspectos en la revisión y evaluación de
los pasivos para determinar la efectividad del control interno aplicado en el área de
los pasivos objeto de estudio, para la empresa MIRIS LA TIENDAS, C.A.
PINTACASA.se tomaran en cuenta estos aspectos para determinar si es efectivo el
control interno aplicado a los pasivos.
BASES LEGALES
El control interno según las Normas y Procedimientos de Auditoría en su
glosario técnico (2003: 85) lo define como: “El conjunto de políticas y
procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder
lograr los objetivos específicos de la entidad”.
La comisión de Procedimientos de Auditoría del IMCP, al estudiar las normas
de auditoría concluye que el Contador Público debe efectuar un estudio y evaluación
adecuados del control interno existente en la empresa que examina, con el fin básico
de determinar la confianza que puede asignar a cada fase y actividad del negocio,
para precisar la naturaleza, alcance y oportunidad que ha de dar a sus pruebas de
auditoría.
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DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS
Acreedores: Amez (2000), cuenta de pasivo que refleja en el haber las
cantidades debidas y en el debe las cantidades ya pagadas.(p.9)
Actividad: Es el conjunto de operaciones o pasos a seguir que contribuyen al
desarrollo de una función.
Activo de liquidez inmediata. Goxens (1995), existencias en caja y bancos y
otras partidas de activo fácilmente convertibles a efectivo, no asignadas a fines
específicos distintos al pago de una partida de pasivo circulante, o una inversión
fácilmente realizable. El término mencionado es menos restrictivo que el activo
disponible, y también mucho más restrictivo que activos realizables. ( p.799)
Activo: Goxens (1995), indica que es importante total de los derechos y bienes
de una persona natural o jurídica. ( p.795)
Adeudar: Goxens (1995), debitar, cargar, anotar una partida en el debe de una
cuenta. ( p.795)
Anual: Goxens (1995), que dura un año. (p.796)
Asiento: Goxens (1995), notación escrita que se hace en el debe y en el haber
de una cuenta.(p.796)
Auditoria: Goxens (1995), revisión, análisis y censura de cuentas y de la
gestión que reflejan.(p.796)
Balance: Goxens (1995), computo o comparación del activo y pasivo para
averiguar el estado del patrimonio de una empresa, documento en que consta el
resultado de esta operación.( p.796)
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Contabilidad: Goxens (1995), ciencia que enseña a llevar las cuentas que
reflejan con precisión los movimientos del patrimonio.(p.798)
Contador: Catacora (2001), es el profesional responsable y encargado del
sistema de información gerencial de las entidades y debe por consiguiente elaborar
los estados financieros de un empresa particular o de una entidad publica (p.10)
Control: Proceso por medio del cual las actividades de una organización
quedan ajustadas a un plan preconcebido de acción y el plan se ajusta a las
actividades de la organización. (Kohler; 1970:122).
Descuento: Goxens (1995), acción y efecto de descontar, operación de adquirir,
antes su vencimiento, una letra de cambio u otros valores endosables.(p.795)
Deuda: Amez (2000), obligación que se ha contraído con un tercero y que aun
este pendiente de cumplimiento, prestación que el deudor debe al acreedor. (p.73).
Dinero: Goxens (1995), moneda corriente, signo que la representa. (p.795).
Dirección: La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura
organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la
motivación, la comunicación y la supervisión. (Munich y García 1985; 148)
Efectividad: Stoner (1992), es realizar un objetivo, cuyos efectos están en
armonía con las intenciones que los planificadores o realizadores tenían en mente (p.
210).
Eficiencia: Stoner (1992), es la consecución de fines deseados, los cuales son
logrados con el menor recurso posible, o bien, con unos recursos dados, el mas alto
efecto posible obtenido (p. 212).
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Empresa: Goxens (1995), unión de capital y trabajo para desarrollar una
actividad económica, trata de conseguir lucro prestando un servicio económico.
(p.801).
Estados Financieros: Colunga (1996), conjunto de documentos de control
formado por el balance general, el estado de resultado y los comentarios mismos.
También se da este nombre al conjunto de otros documentos relativos a la situación
financiera de la empresa (Flujo de caja, rotación de inversión, proveedores, cartera,
cliente).(p.123)
Estrategia: Stoner (1992), el programa general para definir y lograr los
objetivos de una organización, la respuesta de la organización ante su entorno a lo
largo del tiempo.( p.206)
Evaluación de la empresa: Amez (2000), valoración de los factores de la
empresa, se evalúan tanto los factores internos como los externos. (p.l 26).
Liquidez. Amez (2000), Disposición inmediata de fondos financieros y
monetarios para hacer frente a todo tipo de compromisos. En los títulos de crédito,
valores o documentos bancarios, la liquidez significa la propiedad de ser fácilmente
convertibles en efectivo. (p.50)
Método: Amez (2000), Se refiere a la forma de ejecutar un procedimiento.
Entre los métodos que se tienen están: Manual, Mecánico, como el uso de maquinas
de escribir, sellador, etc., y Electrónico cuando un trabajo es ejecutado en
computadoras, fax, etc. (p. 63)
Organización: Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para
alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su
caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía establecer las relaciones que
entre dichas unidades deben existir (Munich y García; 1985: 107)
53
Planeación: La planeación como el primer paso del proceso administrativo, por
medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se
esbozan planes y programas. (Munich y García; 1985: 63)
Proceso Administrativo: Un proceso es el conjunto de pasos o etapas
necesarias para llevar a cabo una actividad. (Munich y García; 1985: J 29).
Sistema de Variable
A continuación se definirá la variable a utilizar en la presente investigación
entre las que se encuentran el control interno de las cuentas por pagar.
Variable Nominal
Evaluación del control interno aplicado a las cuentas por pagar de la empresa
MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA
Variable General
Control Interno
Variable Conceptual
Es el conjunto de normas mediante las cuales se lleva a cabo la administración
dentro de una organización, y también a cualquiera de los numerosos recursos para
supervisar y dirigir una operación determinada, o las operaciones en general.(Bacon
1991,p.8).
Variable Operacional
Es el conjunto de procedimientos, que regulan las actividades a través de una
serie de lineamientos, aplicados a los pasivos de la empresa MIRIS LA TIENDAS,
C.A. PINTACASA, el cual llevará a analizar el conjunto de operaciones a nivel de
54
cuentas por pagar, bien sean a corto o a largo plazo por la adquisición de bienes o
servicios necesarios para la actividad de la empresa, variables que serán medidas a
través de los indicadores que aparecen en la tabla de operacionalización de las
variables.
55
Cuadro 1. Operacionalización de la Variable
Objetivo General: Evaluar el control interno aplicados a las cuentas por pagar de la empresa MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA.
Objetivos Específicos
Variable Dimensiones Indicadores Ítems
Analizar la situación actual de las cuentas por pagar comerciales de la empresa MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA.
Control Interno de las cuentas por
pagar
Situación Actual
Controles Proceso de control Evaluaciones del
control
1
23
Revisar las normas de control interno que regulan actualmente los pasivos de la empresa MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA.
Normas de control interno
Evaluación de Riesgos.
Información y Comunicación.
Supervisión o Monitoreo.
4
56
Establecer las estrategias y normas de control interno a seguir para la las cuentas por pagar comerciales de la empresa MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA.
Estrategias
Pre-controles Controles directos Controles de selección Controles Posteriores
a la Acción
789
10
Fuente: Salazar y Velásquez (2007)
56
CAPÍTULO IIIMarco Metodológico
57
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
En el marco metodológico se describe el tipo y diseño de la investigación, como
está constituida la población, técnica de recolección de datos, permitiendo dar
conocer cada uno de estos aspectos un marco de referencia como será la
investigación.
TIPO DE INVESTIGACIÓN
La descripción es uno de los subproductos de la observación y es el umbral
necesario para el establecimiento de las explicaciones. (Méndez; 1988:50).
La descripción lleva al investigador a presentar los hechos tal como ocurren,
puede afirmarse que agrupa y convierte en información hechos y eventos que
caracterizan la realidad observada.
En este caso es de tipo descriptivo, ya que se realizó, un estudio de la situación
actual de la empresa MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA, obteniendo una
conclusión detallada relacionada al control interno de las cuentas por pagar
comerciales de dicha organización; considerando las necesidades y estructuras
organizativas para conocer empíricamente los procedimientos administrativos por las
cuales se rige el departamento de administración, logrando determinar el objeto del
estudio, el cual se refiere a la evaluación del control interno aplicados a las cuentas
por pagar de la empresa.
La ventaja más importante del estudio descriptivo es que ofrece la posibilidad
de predicciones aunque sea rudimentaria y describe lo que existe con respecto a las
variaciones o condiciones de una determinada situación.
58
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
La presente investigación se considera No Experimental, ya que se partió de las
observaciones tal y como se presentan en la organización durante el estudio, es decir
se encontraron con situaciones sin ningún tipo de manipulación ni alteración, se
observó tal y como se desarrolla en el contexto natural.
Tomando el criterio de Hernández, Fernández y Batispta (1994), definen que
“una investigación de tipo No Experimental es aquella que se realiza sin manipular
deliberadamente las variables, es decir es observar fenómenos tal y como se dan en su
contexto natural, para después analizar”. (p.36)
Igualmente se considera de tipo Transeccional Descriptivo ya que la variable de
estudio, en este caso control interno fueron medidas y analizadas en un momento
determinado del tiempo a través de un instrumento de recolección de datos.
Fernández, Hernández y Baptista (1994), definen que:
“una investigación transeccional descriptivo es aquella que tiene como finalidad indagar la incidencia y los valores en que se manifiesta una o mas variables, consiste en medir en un grupo de personas u objetos una o generalmente mas variables y proporcionar su descripción, son por lo tanto estudios puramente descriptivos”. (p.11)
POBLACIÓN Y MUESTRA
Población
Chávez (2003), señala que “la población de un estudio, es el universo de la
investigación, sobre el cual se pretende generalizar los resultados, está constituida por
características o estratos que le permiten distinguir a los sujetos unos de los otros”.
(p.7)
59
Igualmente, el mismo autor señala, que las poblaciones se clasifican en dos
tipo: según el numero la cual puede ser finita constituida por menos de 100.000
unidades e infinitas las que exceden de esta cantidad y según su función la población
puede ser accesible, siendo este tipo la porción sobre la cual se tiene acceso y puede
ser objetivo, la cual significa la totalidad de unidades u observaciones sobre la cual se
da la población accesible. El tipo de población de esta investigación de tipo finita y
accesible, por lo cual, no se requiere de muestra ni muestreo, es decir, la muestra es
la misma población.
Al respecto, la población seleccionado son los integrantes de la familia Miris La
Tienda, C.A, que en total suman 12 personas distribuidas en los departamentos de
Gerencia, Administración, Jefe de Tienda, Ventas, Facturación, los cuales tienen
contacto directo con el objeto del estudio.
Cuadro N° 2Características de la Población y Muestra
Cargo Nº SujetosGerencia 2
Administrador 3Contador 1
Jefe Ventas 2Facturación 4
Total 12
Fuente: Miris La Tiendas, C.A. Pintacasa. (2007)
Muestra
Según Chávez (2003), señala la muestra “ como una porción representativa de
la población que permite generalizar sobre esta los resultados de una investigación.
Por otra parte Tamayo (2000), citado por Ander – Egg, considera que la
Muestra “ es el compuesto de operaciones que se realiza para estudiar la distribución
60
de determinados caracteres en la totalidad de la población universo o colectivo,
partiendo de la observación de una fracción de la población considerada”. En este
sentido, como la población es reducida, de fácil acceso y manejo se toma ésta como la
muestra.
De esta manera, como la población objeto de estudio es relativamente pequeña
la cual fue realmente accesible, no fue necesario utilizar técnicas de muestreo y en su
defecto se utilizó la totalidad de la población.
TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS.
Durante el transcurso del estudio fue necesario utilizar unas series de técnicas
de recolección de datos, que sirvieron de apoyo para poder evaluar un sistema de
control interno de las cuentas por pagar comerciales sobre las bases reales. Las
técnicas utilizadas fueron las siguientes:
Fuentes primarias
Las fuentes primarias son informaciones orales o escritas, las cuales son
recopilación directamente por el investigador, a través de relatos o escritos
transmitidos por los participantes en un suceso o acontecimiento. (Méndez; 1988:
142)
La fuente primaria implico utilizar técnicas y procedimientos que suministren la
información adecuada. Dentro de la fuente primaria se utilizo la técnica de la
observación directa. La observación como procedimiento de investigación puede
definirse “como el proceso mediante el cual se percibe deliberadamente ciertos rasgos
existentes en la realidad. Por medio de un esquema conceptual previo y con base en
ciertos propósitos definidos generalmente por una conjetura que se quiere investigar”.
(Méndez; 1988: 133).
61
En la observación directa es lo más natural y más objetivo, por cuanto es lo que
nos conecta directamente con la realidad, es decir, al sujeto con el objeto o problema.
En este caso esta observación directa es de índole participativa por cuanto el
investigador estuvo presente en el campo laboral para palpar de cerca la realidad
existente del objeto de estudio trabajando según lo previsto.
Mediante esta técnica se puede obtener datos más importantes referentes a la
información requerida que nos permitió establecer lineamientos a seguir de una
manera sistemática u organizada.
En este caso, la información se obtuvo a través de las entrevistas no
estructuradas realizadas al personal del Departamento de Administración (Jefe de
Tienda), mediante la cual se registro información concerniente al funcionamiento del
Sistema de Control Interno de las cuentas por pagar que realiza la misma.
Fuentes Secundarias
La fuente secundaria, es la información escrita que ha sido recopilada y
transcrita por personas que han recibido tal información a través de otras fuentes
escritas o por participantes en un suceso a continuación. (Méndez; 1988: 142)
En este sentido, las técnicas utilizadas fueron: textos, documentos, tesis, las
cuales se utilizaron para la conformación del marco teórico del estudio.
Observación
Consiste en el registro sistemático, valido y confiable del comportamiento o
conducta manifiesta» (Sampieri, pag.309). “Es una técnica antiquísima, cuyos
primeros aportes seria imposible rastrear. A través de sus sentidos el hombre capta la
realidad que lo rodea, que luego organiza intelectualmente. La observación puede
definirse como el uso sistemático de los sentidos en la búsqueda de los datos que
necesitamos para resolver un problema de investigación” (Méndez, pag. 144).
62
Entrevista No Estructurada
En relación a esta técnica, Sabino (2000) refiere: “Es aquella en que existe un
margen más o menos grande de libertad para formular las preguntas y las respuestas,
y esta no se guía por un cuestionario”. (p.157)
La entrevista representa en esta investigación un medio para determinar las
condiciones actuales en las cuales se desarrollan los procedimientos para el control
interno de las cuentas por pagar. La misma consiste en un diálogo donde se
formularon preguntas dirigidas al personal objeto de estudio, a través de la cual se
obtuvo la información necesaria para dar cumplimiento a los objetivos formulados.
INSTRUMENTO
Para Chávez (2001) los instrumentos son todos aquellos elementos que sirven al
investigador para abordar el estudio de una realidad. En este se utiliza la encuesta,
por cuanto es una forma directa de obtener datos veraces que sirvan para recoger la
información pertinente al tipo de estudio. (p.143)
Según Chávez (2001), los cuestionarios tipo encuesta son documentos
estructurados o no que contienen un conjunto de reactivo (relativo a los indicadores
de una variable y las alternativas de respuestas). (p.173)
En está investigación se aplicó un instrumento de tipo cuestionario definido
como un formato que contiene una serie de preguntas en función de la información
que se desea obtener, y que se responde por escrito, que permitió evaluar el control
interno aplicados a las cuentas por pagar de la empresa MIRIS LA TIENDAS, C.A.
PINTACASA el cual estuvo estructurado por siete ítems cada uno con 2 alternativas
de respuesta con características dicotómicas cerradas. (Si y No)
63
Este instrumento fue aplicado por el investigador a la población muestral objeto
de estudio mediante visitas programas a la empresa para satisfacer la condición de la
información.
VALIDEZ DEL INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS
En toda investigación, una vez diseñado el instrumento de recolección de datos,
se procede a determinar el grado de validez que caracteriza el mismo. En ese orden de
ideas, Chávez (2001) expresa que “la validez es la eficacia con que un instrumento
mide lo que pretende medir y la confiabilidad es el grado con que se obtienen
resultados similares en distintas aplicaciones”. (p.153)
Para realizar un análisis cuidadoso, y crítico de la totalidad de los ítemes de
acuerdo con el área específica del contenido teórico y construcción de instrumento
(Anexo 2), se recurrió a la técnica de juicio de expertos, y por tanto se consultó a un
total de dos (02) especialistas en el área temática, para obtener su opinión acerca de la
congruencia de los ítemes con respecto a los objetivos, dimensiones e indicadores; así
como su redacción y pertinencia.
Cuadro 2. Grupo de ExpertosNº
Nombre Y Apellido ÁreaOrganizaciónDonde Labora
Fuente: Salazar y Velásquez (2007)
TRATAMIENTO ESTADÍSTICO
Chávez, (2001), indica que sí el estudio es de naturaleza descriptiva como es
esta investigación, el tratamiento estadístico será de la misma naturaleza y sus
respectivas representaciones se harán utilizando modelos de sectores. (p.19)
64
Por consiguiente, para proceder a analizar la información obtenida en el estudio
con la aplicación del instrumento, se utilizó la estadística descriptiva basada en el
aspecto analítico. Primeramente se organizó en tablas de doble entrada con sus
respectivas frecuencias absolutas y porcentuales. Asimismo, se presentó dicha
información con gráficos de sectores para obtener una visualización precisa para la
interpretación que permitió elaborar las conclusiones y recomendaciones pertinentes.
PROCEDIMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN
El procedimiento de la investigación consistió en la realización de una
evaluación con la finalidad de descubrir la funcionalidad del Sistema de Control
Interno de las cuentas por pagar de la empresa e identificar las causas que fomentan la
ineficiencia.
La investigación se basó en los métodos de observación y elaboración de
encuestas que sirvieron para la recolección de la información utilizada en la
evaluación del control interno aplicados a las cuentas por pagar de la empresa MIRIS
LA TIENDAS, C.A. PINTACASA.
Finalmente se analizó detalladamente los elementos que evitan el desarrollo de
las actividades administrativas optimas y se propuso la elaboración estrategias y
normas de control interno a seguir para la las cuentas por pagar comerciales de la
empresa.
65
CAPÍTULO IVAnálisis e Interpretación de los Resultados
66
CAPITULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
El presente análisis se orientó en la aplicación del instrumento, en este caso el
cuestionario, el cual se basó en la opinión de los que conforman la población muestral
del estudio, caracterizada por 12 profesionales relacionados directamente con el
sistema en estudio.
En este caso se hizo necesario el análisis descriptivo que ofrece la estadística
descriptiva la cual permite establecer las relaciones tanto cualitativas como
cuantitativas que devienen de este tipo de situaciones y corresponder la realidad
situacional que se estudia. A todo esto, la nomenclatura utilizada esta referida a: la
frecuencia absoluta (fa), siendo esta la relación nominal a tratar y la frecuencia
relativa orientada al aspecto porcentual.
En este sentido, se procedió a analizar cada una de las preguntas que se
desprenden los indicadores y permitir determinar la condición del sistema
considerado.
67
Ítems 1. ¿La empresa aplica controles a los procesos contrales de forma periódica?
Tabla 1.
ítems Nº 1 Unid %SI 0 0NO 10 100TOTAL 10 100
Gráfico 1
Los resultados que se establecen en la tabla 1 y gráfico 1, evidencia que la
organización no cuenta con los debidos lineamientos en lo que a controles se refiere,
dificultando el desarrollo de los procesos internos de la empresa en particular la
gestión de los pasivos de la empresa, así lo expresó el 100% del personal consultado.
Sin embargo, es importante acotar que el hecho de contar con controles no garantiza
la eficiencia inicial, es por ello la necesidad de orientarse desde la perspectiva del
mejoramiento, en virtud de las exigencias del entorno operacional.
68
Ítems 2. ¿El proceso de control que se lleva en relación a los pasivos es el adecuado?
Tabla 2.
ítems Nº 2 Unid %SI 4 40NO 6 60TOTAL 10 100
Gráfico 2
Como se ilustra en la tabla 2 y gráfico 2, los valores se orientaron a la
alternativa negativas, lo que significa que no existe la debida identificación que
conlleva la actividad que conlleva la gestión de los pasivo, particularmente las
cuentas por pagar, aspecto que debe ser abordado conforme a lograr una eficiente
relación de pertenencia financiera en este tipo de organización, lo que permitirá una
mayor proyección respecto a las necesidades latentes de la empresa logrando
satisfacer la condición empresarial a través del equilibrio que se debe fundamentar de
acuerdo a las necesidades latentes que se presentan en el avance de la prestación del
servicio.
69
Ítems 3. ¿La evaluación del control es realizado por personal capacitado ?
Tabla 3.
ítems Nº 3 Unid %SI 1 10NO 9 90TOTAL 10 100
Gráfico 3
En lo que respecta las evaluaciones que refieren todo control, en el caso de las
cuentas por pagar que se desarrollan en la empresa, según la opinión del 90% de los
consultados respondieron de forma negativa que las mismas no están debidamente
identificadas. Un 10% respondió de forma diferente. De allí la importancia que
prevalece en la actualización de cada una de las vertientes que interactúa para que las
actividades se desarrollen de forma satisfactoria.
70
Ítems 4. ¿Son evaluados los riesgos que vinculan las normas de control interno de las
cuentas por pagar en la empresa?
Tabla 4.
ítems Nº 4 Unid %SI 3 30NO 7 70TOTAL 10 100
Gráfico 4
Los valores que se dirigieron al ítems 4 se caracterizaron por presentar en la
alternativa negativa una mayor ponderación (70%), lo que se traduce en que este tipo
de gestión que evidencia la presencia de inconvenientes en los pasivos de la empresa
no están debidamente planificado respecto a las exigencia que este desprende. Por
otro lado, para el 30% restante su opinión fue totalmente diferente.
71
Ítems 5. ¿Las normas de control interno se corresponden con la manera de informar y
comunicar la situación de este. ?
Tabla 5.
ítems Nº 5 Unid %SI 2 20NO 8 80TOTAL 10 100
Gráfico 5
En el presente ítem se corresponde la debida información y comunicación, el
cual según la opinión del 80% esta situación no se lleva a efecto de forma oportuna
en la empresa. Mientras que para un 20% esta situación es todo lo contrario. Esta
condición debe ser considerada desde la óptica del mejoramiento y lograr establecer
estrategias de control que se ajusten a las necesidades de la empresa. Es por ello que,
a través de una comunicación eficiente se podrán direccionar las actividades en la
búsqueda de la excelencia de los procesos y por ende se obtendrá resultados
satisfactorios.
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Ítems 6.¿ Se lleva de forma adecuada la supervisión de las acciones que vinculan el
control interno de las cuentas por pagar?
Tabla 6.
ítems Nº 6 Unid %SI 2 20NO 8 80TOTAL 10 100
Gráfico 6
La tabla 6 y gráfico 6, se corresponde al ítem que relaciona las supervisión de
del control de las cuentas por pagar y la efectividad de estas conforme a la ejecución
del trabajo, lo que se precisó que las mismas al no ser supervisadas ni revisadas de
acuerdo a las exigencias del tiempo, están no se ajustan al medio desempeñado, así lo
refirió el 80% de los encuestados, encontrándose un 20% con una opinión opuesta a
la indicada. Es por ello que a través del mejoramiento se pueden lograr establecer
progresos que otorgaran el debido equilibrio organizacional.
73
Ítems 7. ¿La empresa aplica precontroles en la gestión de cuentas por pagar?
Tabla 7.
ítems Nº 7 Unid %SI 3 30NO 7 70TOTAL 10 100
Gráfico 7
En materia de estrategias, los resultados ilustrados en la tabla 7 y gráfico 7 se
inclina a que el 70% del personal consultado negó sobre la aplicación de precontroles,
los cuales pueden orientar la efectividad de la gestión de las cuentas por pagar. Por
otro lado, el 30% de los consultados manifestaron una opinión totalmente diferente a
la establecida, ya que alegan haber efectuado cursos respecto a esta temática que le
han contribuido al desarrollo de sus actividades.
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Ítems 8. ¿Se aplican controles directos en la empresa en lo que concierne a la gestión
de los pasivos?
Tabla 8.
ítems Nº 8 Unid %SI 6 60NO 4 40TOTAL 10 100
Gráfico 8
Según la opinión del 60% del personal encuestado manifestó los controles
directos son aplicados en conformidad a la presencia de desviaciones. Sin embargo,
un 40% indicó que necesitan de actualizarse conforme a nuevas modalidades en lo
que a gestión de pasivos se refiere. De allí que las actividades se han mantenido en
conformidad de cumplir con las necesidades presentes en los diferentes procesos de la
empresa.
75
Ítems 9. ¿Las actividades que se desarrollan en el área contable de la empresa
ameritan de las ventajas de la división del trabajo?
Tabla 9.
ítems Nº 9 Unid %SI 3 30NO 7 70TOTAL 10 100
Gráfico 9
Para el 70% del personal encuestados nego el debido uso de controles de
selección. De allí la importancia de la actualizar de los procesos que invilucran las
actividades contables de la empresa. el 30% restante no estuvo de acuerdo alk
respecto.
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Ítems 10. ¿En relación a los controles posteriores a la acción estos son debidamente
aplicados?
Tabla 10.
ítems Nº 10 Unid %SI 0 0NO 10 100TOTAL 10 100
Gráfico 10
Según los resultados expresados en la tabla 10 y gráfico 10, la totalidad de la
población muestral (100%) afirmó la necesidad de corresponder oportunamente los
controles posteriores a la acción ya que estas no están debidamente conformadas,
debido a la ausencia de actualización que conlleva este tipo de situación. En este
sentido, se sugiere actuar conforme al establecimiento de funciones que sean
debidamente tipificadas a cada cargo desempeñado en el área contable, permitiendo
con ello mayor satisfacción en el desempeño laboral.
77
DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS
La presentación del análisis de los resultados constituye una fase
fundamentalmente importante dentro del desarrollo de la investigación por cuanto
dentro de esta fase se determina el nivel de efectividad del estudio con relación a la
obtención de los objetivos específicos que lo guiaron.
Analizar la situación actual de las cuentas por pagar de la MIRIS LA TIENDAS,
C.A. PINTACASA.
El proceso se inicia en el departamento de compras cuando la empresa emite la
solicitud de nuevos productos (orden de compra) al proveedor, seguidamente se
procesa la autorización de la factura, donde se emite el talón de pago, la factura es
sometida a revisión del adeudo de la cuenta del proveedor del lote de facturas.
Seguidamente se inicia el adeudo de la empresa en el libro contable (cuentas
por pagar). Posteriormente se emite el cheque, de acuerdo al monto del pedido
solicitado donde se considera el balance de la cuenta, para luego realizar su respectiva
autorización de emisión para el proveedor, verificando inmediatamente la cuenta de
éste.
78
Es importante indicar que este procedimiento se registra en el libro de
contabilidad no en el mismo momento de la operación, debido a la no aplicación de
políticas de control efectivo por parte de la empresa.
Se encontró que la empresa no posee ningún manual de políticas para controlar
las obligaciones por pagar, siendo un poco negativo ya que no existe nada por escrito
que informe cuando se tengan dudas como deben ser las acciones de los empleados
para el manejo de los pasivos
Revisar las normas de control interno que regulan actualmente los pasivos de la
MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA.
Las normas de control interno de las cuentas por pagar que se rigen en la
empresa objeto de estudio, se corresponden con:
- Se debe tener cuidado, cuando el analista reside en la determinación de la
cuantía exacta, que corresponde a la empresa en un momento determinado.
Particularmente en cuanto provenientes de acumulaciones y eventuales.
- Es bueno advertir que la tendencia de pasivos, en mayor o menor cuantía, por
parte de una empresa, no dice mucho de por sí.
- Los sobregiros bancarios deben mostrarse en números rojos, o sea deducidos
de los otros depósitos bancarios. Los sobregiros bancarios deben mostrarse como
pasivos circulantes sin más ni menos.
- Que no consten las deudas garantizadas, o sea, los activos dados en garantía
de algunos pasivos.
- Pueden existir trimestres de vehículos vencidos no pagados ni mostrados en el
balance general, al igual que otras tasas.
79
- Que el pasivo este clasificado de acuerdo con su fecha de liquidación o
vencimiento en corto o largo plazo.
- Que la presentación de los diferentes conceptos de pasivo a corto plazo dentro
del balance general, se haga tomando en cuenta tanto la agrupación del pasivo de
naturaleza semejante como las condiciones de exigibilidad y la importancia relativa.
- Que los pasivos que representen financiamientos bancarios a corto plazo se
presenten por separado.
- Que en caso de que existan pasivos de importancia en moneda extranjera, se
revele esta situación, ya sea en el mismo balance general o en una nota a los estados
financieros, indicando de que moneda extranjera está.
En este sentido, se hace necesario la actualización de las anteriores normas que
se ajusten a un entorno más operativo, así como también la implementación de
nuevos lineamientos que otorguen un ambiente más satisfactorio.
Se pudo determinar la responsabilidad de los encargados de las cuentas por
pagar que existe un responsable para los mismos y conoce sus funciones ya que
toman en cuenta el tiempo de pago para cancelar éstos y cuales son las condiciones
por pronto pago, evitar intereses de mora y cancelar el monto correcto, todo esto es
satisfactorio ya que existe una persona capaz de suministrar información a la gerencia
de manera correcta dando a conocer cuanto debe cancelar y cuando se vence la
factura para evitar intereses de mora.
80
De acuerdo al objetivo 3 se pudo concluir que, las estrategias y normas de
control interno a seguir para la cancelación de cuentas por pagar de la empresa
MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA, se caracterizan de la siguiente
manera:
La evaluación del Control Interno aplicado a las cuentas por pagar de la
Empresa MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA, se llevo a cabo con el firme
propósito de ofrecer un diagnostico y análisis de los procesos que allí se realizan, para
proponer los cambios necesarios, a saber:
• Se deben aplicar estrategias sobre adiestramiento de personal, buscando con
ello la realización de las actividades con mayor rapidez y seguridad.
• Establecer un nuevo cargo en cuanto a manejo de las cuentas por pagar,
logrando con esto evitar que la empresa paralice los créditos por falta de personal.
• Clasificar periódicamente las cuentas de acuerdo a su antigüedad.
• Verificar que todas las cuentas por pagar deben estar amparadas por facturas y
contabilizarse de inmediato.
• Actualizar los sistemas en relación a los nuevos avances en el proceso
contable que inclinan hacia una toma de decisiones más eficiente.
• Evaluar las actividades crediticias en forma constante y determinar su nivel de
confiabilidad que este experimenta.
• Se sugiere implementar políticas que contribuyan a elevar la motivación del
personal y revisión de las políticas de incentivo. (salarios, gratificaciones, etc.).
81
• Aplicar técnicas de planificación que permitan mejorar el entorno operacional
de las actividades que en este departamento se desarrollan, y esta puede ser de
acuerdo al tipo de evento a asistir (día de las madre, del padre, etc.)
• Hacer de la dirección de las actividades un proceso importante en razón de
redirigir funciones para garantizar una mayor potencial de las actividades e
consecución de los objetivos previamente establecidos.
Se debe destacar que el buen funcionamiento del Sistema de Control Interno
Administrativo permitirá a Miris La Tienda, C.A, poseer un excelente control de las
funciones y procesos administrativos que proveerá de información veraz y oportuna
sobre los índices de operatividad del departamento y simplificara el proceso de toma
de decisiones a nivel gerencial.
En conclusión los resultados de los diversos métodos de investigación
demuestran una evaluación negativa del Sistema de Control Interno de las cuentas por
pagar por la falta de una verdadera sistematización y, de herramientas administrativas
que dirijan las funciones.
82
CONCLUSIONES
La presente análisis se dirigió a la evaluación del Control Interno aplicado a las
cuentas por pagar comerciales de la MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA, en
Ciudad Ojeda Estado Zulia, luego de la obtención de los resultados, se pueden
exponer las siguientes condiciones:
• Al analizar la situación actual de los pasivos se pudo comprobar, que se
realizan varias actividades importantes para conocer cual es la situación de las
cuentas por pagar pasivos no están vinculadas oportunamente en lo que a controles se
refiere. En este orden de ideas, se determinó que solo existe una persona encargada de
los pasivos y conoce sus funciones, siendo esto beneficioso ya que existe una persona
especializada para el manejo de las cuentas por pagar comerciales.
• Al analizar las políticas del control interno que regulan actualmente las
cuentas por pagar comerciales, se determinó que la empresa le falta implantar
políticas sobre los pasivos para que las actividades a realizarse para la obtención de
éstos sean correctos.
• Así mismo las normas de control interno de los pasivos se detectó que la
empresa MIRIS LA TIENDAS, C.A. PINTACASA, no posee suficientes normas que
ayuden a realizar los procesos para la adquisición de los créditos con mayor
efectividad.
• Analizando los procedimientos de control interno de los pasivos se detectó
que la empresa realiza los procedimientos suficientes como adquirir los créditos por
el monto correcto, con el proveedor apropiado y en el tiempo que se necesita.
• Al establecer las estrategias a seguir para la cancelación de las cuentas por
pagar comerciales se determinó que la empresa posee buenas estrategias para cancelar
83
sus deudas ya que recurren a fondos propios, llevan un listado de los pasivos y
además.
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RECOMENDACIONES
La evaluación del Control Interno aplicado a los Pasivos de la Empresa MIRIS
LA TIENDAS, C.A. PINTACASA, se llevo a cabo con el firme propósito de ofrecer
un diagnostico y análisis de los procesos que allí se realizan, para proponer los
cambios necesarios:
• Desarrollar nuevos estudios conforme a determinar el nivel de control
aplicado.
• Revisar de forma periódica las diferentes normas de control para determinar
las exigencias que esta confiere.
• Desarrollar estrategias en conformidad de logran beneficios en los diferentes
procesos internos de la empresa.
• Se sugiere a la gerencia entrenar continuamente al personal para que realicen
las actividades con mayor rapidez y seguridad.
• Implantar la política para realizar contratos de compras para tener mas
formalidad entre comprador y proveedor evitando cambios inesperados en las
condiciones de pago ya que estas no se encuentran en ningún documento.
• Archivar las ordenes de compra no canceladas para así mantener informado
cuales son las facturas que debe cancelar.
• Crear un apartado para cancelar los pequeños gastos que presenten para evitar
adeudarse por gastos menores.
85
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ANEXOS
88
![Prtidulttititas .Jagung [Zen miris L] pada Berbagai Tingkat](https://img.dokumen.tips/doc/110x75/58860bc01a28abe3688ba6cf/prtidulttititas-jagung-zen-miris-l-pada-berbagai-tingkat.jpg)
