CAPTULO I EL PROBLEMA

1.1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El suministro de energa elctrica es un servicio de utilidad pblica de inters nacional y que se realiza mediante el aprovechamiento ptimo de recursos naturales, de conformidad con el Plan Nacional de Electrificacin. Todos los bienes e instalaciones que sean

necesarios para cumplir con el objeto de las concesiones, permisos, autorizaciones o licencias para generacin, transmisin, o distribucin, estn vinculados al servicio pblico y no podrn ser retirados sin autorizacin del Consejo Nacional de Electricidad, CONELEC. Todas las empresas del sector elctrico de nuestro pas son entidades de enorme importancia econmica con carcter estratgico. La Empresa Elctrica Riobamba S.A., EERSA, en la actualidad ocupa un importante lugar dentro del sector elctrico del Ecuador y, con el pasar del tiempo, ha incrementado su competitividad debido a las adecuadas administraciones y al compromiso del personal. Gracias a estos y otros factores ocupa una de las primeras posiciones en el respectivo ramo. Otro punto a su favor es la accesibilidad que brinda al momento de prestar sus servicios, lo cual incrementa el nmero de operaciones, de manera especial en el rea financiera, hacindose cada vez ms complejo su manejo. A pesar de ello la EERSA, en sus 46 aos, no ha diseado un Manual de Procedimientos Contables para el rea de Contabilidad que delimite las funciones, responsabilidades y procedimientos a cumplir por parte de cada uno de sus colaboradores, en pro de mayor eficiencia y eficacia en el desempeo de sus obligaciones, buscando la optimizacin en el uso de recursos, tiempo y espacio fsico.

Por lo expuesto surgen varias complicaciones en la realizacin de las funciones asignadas a cada persona dentro del rea de Contabilidad, provocando los siguientes efectos: 1

Duplicidad de funciones. Prdida de tiempo y de recursos. Reduccin de espacio fsico (contratacin innecesaria de personal) Improvisacin de soluciones (falta de planificacin). Margen de error tolerable ascendente (nadie se responsabiliza). Como respuesta ante estas complicaciones se propone el presente trabajo investigativo cuya meta es el diseo de un Manual de Procedimientos Contables para el rea de Contabilidad del Departamento Financiero de la Empresa Elctrica Riobamba S.A., Provincia de Chimborazo.

1.2

FORMULACION DEL PROBLEMA

El diseo de un Manual de Procedimientos Contables para el rea de Contabilidad del Departamento Financiero de la Empresa Elctrica Riobamba S.A., Provincia de Chimborazo, garantizar la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las funciones y responsabilidades de su personal?

1.3

SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA

Se formulan a continuacin de las siguientes preguntas directrices: Existe un manual de procedimientos contables en el rea de Contabilidad? El rea de Contabilidad cuenta con una estructura organizacional que defina los niveles de responsabilidad de cada uno de los puestos de trabajo? Se han determinado adecuadamente las funciones y responsabilidades de cada uno de los cargos que conforman el rea de Contabilidad? El desempeo actual del personal del rea de Contabilidad es el adecuado? 2

1.4

JUSTIFICACION DEL PROBLEMA

El trabajo investigativo a desarrollarse se impone como necesario debido al constante crecimiento de operaciones, principalmente contables-financieras, y a la ausencia de un Manual de Procedimientos Contables para mejorar la operatividad en el desempeo de las funciones del personal que labora en la EERSA; esto conllevara a reducir la duplicidad de funciones, el retraso en la entrega de la informacin, la prdida de tiempo y el mal empleo de recursos humanos y financieros. Para garantizar la eficiencia y eficacia en el desempeo del personal se hace necesario el diseo de un Manual que documente, grfica y sistemtica, los procesos para establecer un manejo estandarizado de las actividades del rea de Contabilidad.

Tras identificar y realizar un anlisis de las tareas que desempea cada uno de los colaboradores de la mencionada rea, se propone el diseo de un Manual de Procedimientos, que beneficiar a EERSA, entidad que nos ha brindado facilidades para acceder a informacin, tanto del Departamento Financiero como del rea de Contabilidad, para poder desarrollar el presente trabajo, el mismo que tiene como finalidad su aplicacin en la mencionada rea en futuros periodos, una vez que sea presentado y aprobado por las personas a quienes corresponde hacerlo.

El trabajo desarrollado es pertinente al ttulo de tercer nivel que obtendremos en la especialidad de Contabilidad y Auditora CPA, como uno de los requisitos previo a la obtencin del ttulo, el presente trabajo est basado en documentos pertinentes al tema, los mismos que son actuales.

Para proceder a la realizacin de este trabajo investigativo, verificamos previamente que en la EERSA ni en la biblioteca de la Facultad de Administracin de Empresas de la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo, se hayan desarrollado este tipo de trabajos, lo cual facilit su aprobacin.

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1.5 OBJETIVOS

1.4.1

OBJETIVO GENERAL

Disear un Manual de Procedimientos Contables para el rea de Contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A. que permita garantizar la eficiencia y eficacia del personal en el cumplimiento de las funciones.

1.4.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Analizar los procedimientos contables vigentes en el rea de Contabilidad de la Direccin Financiera de la Empresa Elctrica Riobamba S.A. Determinar el marco legal que rige la contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A. Disear el Organigrama Estructural para el rea de Contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A. Definir funciones y responsabilidades para los diferentes cargos operativos del rea de Contabilidad. Elaborar flujogramas que describan las actividades desempeadas por el personal del rea de Contabilidad. Disear un Manual de Procedimientos Contables para garantizar el correcto y veraz registro de las transacciones y facilitar el desempeo de funciones del personal que labora en el rea de Contabilidad.

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CAPITULO II MARCO REFERENCIAL

2.1

ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN

Tras la consulta efectuada en la biblioteca de la FADE ESPOCH, sobre trabajos de investigacin en la EERSA y temas afines, se concluye que no existen propuestas coincidentes, sin embargo se hallan temas afines:

A.

La tesis previa a la obtencin del ttulo de Ingeniero en Contabilidad y Auditora

CPA titulada Manual de Procedimientos Contables para el Banco de Profesionales (Contadores) del Fondo de Inversin Social de Emergencia, Regional Central Autor: Eduardo Xavier Macias Collahuazo arroja las siguientes conclusiones:

La situacin evidenciada en particular en el FISE es que no existe uniformidad en cuanto a los estados financieros e informes contables que presentan los contadores de los destinos CEJAS, pues no existe un manual de procedimientos que oriente el desarrollo de las actividades de manera efectiva. Se desconocen los pasos para la realizacin de los informes econmicos que son de uso exclusivo del FISE, entre estos constan la liquidacin de fondos, el resumen de gastos y el informe contable. Cabe sealar que es sobre la revisin de estos informes que el FISE decide las futuras transferencias de fondos a las comunidades.

5

B.

De la tesis previa a la obtencin del ttulo en licenciatura en Contabilidad y

Auditora CPA titulada Diseo de un manual de contabilidad para lograr la eficiencia en la empresa F&V comercio y representaciones agropecuarias de la ciudad de Ambato, Provincia de Tungurahua ao 2003-2004 Autoras: Albuja Campaa Mnica del Carmen, Carrillo Miranda Mlida Mara se extraen las siguientes conclusiones:

El manual presentado proporcionar a esta empresa y otras afines una gua de las actividades contables basadas en el uso de normas, polticas y procedimientos, etc. que se encuentran aplicados en el trabajo No posee un manual que contenga las herramientas bsicas que guen sus actividades contables, no disponen de informacin oportuna para toma de decisiones El manual [resultado final] ha sido elaborado de forma que sea fcil su entendimiento y aplicacin.

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2.2

MARCO CONCEPTUAL

ACCION PREFERENTE.- Accin que ofrece a los tenedores varios derechos y un tratamiento preferencial. ADAPTABILIDAD.- Capacidad de adaptarse de acuerdo al ambiente donde se encuentre. AGOTAMIENTO.- Proceso que consiste en asignar el costo de los recursos naturales a los periodos en los que se utilizan. AJUSTES CONTABLES.- Son asientos contables que tienen como finalidad determinar los saldos reales de las cuentas que presentan ingresos y egresos, as como tambin el valor de los activos y pasivos mediante la depreciacin, amortizacin, consumo, pagos y cobros anticipados. AMBIENTE.- Es la cultura en la que se crece y se aprende normas. COLABORADOR.- Persona que auxilia dentro de la empresa, desempendose como lder y siendo un soporte que contribuya al desarrollo de una cultura de excelencia para la Empresa. COMPORTAMIENTO.- Manera de comportarse de acuerdo al ambiente, sea interno o externo. COMUNICACIN.- Proceso mediante el cual nos ponemos en contacto con quienes nos rodean. CONTABILIDAD.- Es una ciencia y tcnica aplicada que recopila informacin en trminos monetarios as como relativa a operaciones y hechos originados en un periodo econmico para proporcionar informacin a travs de Estados Financieros. CONTADOR.- Profesional con ttulo universitario, dedicado a aplicar, analizar e interpretar la informacin contable y financiera de una organizacin. CUENTA CONTABLE.- Es el resultado de seleccionar y clasificar conjuntamente todas las operaciones relativas a un solo asunto, persona o negociacin, por lo que es necesario

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elaborar un plan de cuentas contables sobre el cual se basarn las transacciones comerciales. DECISIN.- Determinacin, resolucin que se toma o se da en una circunstancia especfica. DESEMPEO.- Cumplimiento o ejercicio de las obligaciones inherentes a una profesin, cargo u oficio. DILUCIN.- Reduccin de la participacin de los accionistas por accin o utilidad o por accin providente de algunos cambios en la propiedad proporcional de los accionistas. EFICACIA.- Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. EFICIENCIA.- Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado. ESTADO DE CUENTA BANCARIO.- Es un documento emitido por el banco y enviado mensualmente al cliente para darle a conocer el movimiento de sus fondos. Es un documento de importancia contable que sirve de base para efectuar fideicomisos y conciliaciones bancarias. FACTURA.- Comprobante de venta que sustenta la transferencia de un bien o la prestacin de un servicio, sustenta crdito tributario del IVA y es requisito en operaciones de exportacin. FIDEICOMISO.- contrato o convenio en virtud del cual una persona, llamada fiduciante transmita la propiedad fiduciaria de bienes determinados a otra llamada fiduciario, quien se obliga a ejercerla en beneficio de quien se designe en el contrato (beneficiario), y a transmitirlo al cumplimiento de un plazo o condicin al fiduciante, al beneficiario o al fideicomisario." MEJORA.- Accin y efecto de mejorar. Cambio hecho en una situacin para que resulte mejorada. MANUAL.- Una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, fundamentalmente es un instrumento de comunicacin. 8

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES.- Componente del sistema de control interno de una empresa, se crea para obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral con todas las instrucciones y procedimientos de las distintas actividades u operaciones contables que se realizan en la empresa. ORDEN DE PAGO.- Documento mediante el cual el tesorero sustenta y evidencia los pagos realizados. PLAN DE CUENTAS.- Lista ordenada de manera sistemtica y secuencial de manera especfica para una empresa, sirve para dar nombre a los valores asignados segn sus caractersticas. PROCESO.- Conjunto de las fases sucesivas de un fenmeno natural o de una operacin. RAPIDEZ.- Optimizacin de tiempo y recursos que genera eficiencia dentro de un rea de desempeo. RELACIONES.- Actividad profesional cuyo fin es, mediante gestiones personales o con el empleo de las tcnicas de difusin y comunicacin, informar sobre personas, microempresas, instituciones. RESISTENCIA.- Oponer dificultades para la comprensin de las actualizaciones dadas. SATISFACCIN.- Razn, accin o modo con que se sosiega y responde enteramente a una queja, sentimiento o razn contraria. TRABAJO EN EQUIPO.- Trabajo de un grupo de personas organizadas que operan en forma mancomunada para el logro de una meta. TRANSACCIN.- Elemento vital de una empresa. Para la contabilidad es la base del registro contable; se origina en las acciones de intercambio que realiza la empresa, la que produce los Estados Financieros, segn su clasificacin. TRANSPARENCIA.- Cualidad de la persona que se desenvuelve dentro de su trabajo con honestidad y un currculo de vida intachable. Quien se da a conocer como transparente se convierte en un lder dentro de una empresa.

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MARCO TERICO

2.3

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son importantes en las organizaciones debido a la complejidad de sus estructuras, volumen de sus operaciones, recursos que se le designan, demanda de productos y/o servicios por parte de los clientes o usuarios, as como por la adopcin de tecnologa avanzada y actualizada para atender en forma adecuada la dinmica organizacional dentro de una institucin, presentando de esta manera una imagen hacia el exterior hecha de confianza, solidez, transparencia en su funcionamiento, organizacin, permanencia en el mercado y competitividad. Tomando en cuenta las necesidades de cada organizacin se abordan los aspectos metodolgicos bsicos para el diseo, elaboracin, presentacin, aprobacin, manejo, revisin y actualizacin permanentes del manual. Conceptualizando los manuales administrativos; segn material preparado por FRANKLIN FINCOWSKY Enrique Benjamn, en su obra Organizacin de Empresas Anlisis, Diseo y Estructura, 1999, Mxico DF, Pg. 147, estos son: Documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir de manera ordenada y sistemtica, informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, etc), as como las instrucciones y lineamientos que consideren necesario para el mejor desempeo de sus labores. Mientras que Hugo VASQUEZ RODRIGUEZ, en su libro Organizacin Aplicada, elaborado en Quito-Ecuador en Octubre de 1985, considera a los manuales administrativos como una gua flexible y til, que puede ser objeto de modificaciones acorde con las necesidades de la empresa. Por lo expuesto llegamos a la conclusin que un manual administrativo permite conocer el funcionamiento interno de la organizacin en relacin a clientes internos y externos, detallando su funcionamiento y la manera de encaminarla correctamente al cumplimiento eficiente de sus actividades describiendo reas, ubicacin, requerimientos y puestos responsables de su ejecucin. El manual auxiliar, adems, incide en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describe 10

en forma puntualizada las actividades de cada puesto y es, llegado el caso, un manual administrativo de procedimientos.

2.3.1

CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Dentro de la clasificacin bsica en lo referente a este tipo de manuales tenemos la siguiente clasificacin:

2.3.1.1

Por su naturaleza

Macro administrativos: Contienen informacin de ms de una organizacin Meso administrativos: Involucran a todo un grupo o sector, o a dos o ms organizaciones que lo componen. Micro administrativos: Corresponden a una sola organizacin, y puede referirse a ella o alguna de sus reas en forma especfica.

2.3.1.2

Por su contenido

De organizacin: Contienen informacin detallada referente a los antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura orgnica, funciones, organigramas, niveles jerrquicos, etc.; como tambin la descripcin de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular. De procedimientos: Incorporan informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones concatenadas entre s que se constituyen en una unidad para la realizacin de una funcin, actividad o tarea especfica en una organizacin. Esto permite comprender

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mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerrquicos, con lo cual se obtendr disminucin de fallas u omisiones y el incremento de la productividad. De historia de la organizacin: Contienen la historia de una organizacin en todos sus aspectos, esto proporciona una visin de la organizacin y su cultura, facilita su adaptacin y ambientacin laboral. De polticas: Comprenden las guas bsicas que sirven para la realizacin de acciones en una organizacin De contenido mltiple: Son los que contienen informacin de diferentes aspectos de una misma organizacin pero debidamente agrupada. De puestos: Llamados tambin instructivo de trabajo, comprenden la identificacin, relacin, funcin y responsabilidades asignadas a cada cargo de la organizacin. De tcnicas: Documentos que agrupa principios y tcnicas para la realizacin de una o varias funciones. De ventas: Integran informacin especfica como descripcin de productos, mecanismos para llevarlos a cabo, polticas de funcionamiento, estructura del equipo de trabajo, etc. De produccin: Elementos de soporte que coordinan y direccionan procesos de produccin. De finanzas: Respaldan el manejo y distribucin de los recursos econmicos de una organizacin en todos sus niveles. De personal: Bsicamente incluyen informacin sobre prestaciones, servicios, condiciones de trabajo. De operacin: Los utilizados para apoyar tareas altamente especficas y cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy especfico. De sistemas: Instrumentos de apoyo que renen las bases para los funcionamientos ptimos de sistemas administrativos, computacionales, etc., de una organizacin.

2.3.1.3

Por su mbito

Generales: Documentos que contienen informacin global de una organizacin.

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Especficos: Los que concentran un tipo de informacin en particular, es decir informacin detallada del contenido de los manuales de organizacin y procedimientos por lo que pueden servir de base para la preparacin de toda clase de manuales administrativos.

13

2.4

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

2.4.1 DEFINICIN

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms de ellas, adems incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin.1 Tambin se puede definir al manual de procedimientos como un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organizacin.2 Todo procedimiento puede incluir la determinacin de tiempos de ejecucin, el uso de recursos materiales y tecnolgicos, y la aplicacin de mtodos de trabajo y control para obtener el oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Contar con una descripcin de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerrquicos, lo que genera la consecuente disminucin de fallas u omisiones en el incremento de la productividad. La organizacin moderna recomienda que para solucionar las situaciones productivas del personal de determinada unidad, rea o departamento por falta de un control efectivo es necesario desarrollar un manual de procedimientos que seale una separacin adecuada de funciones, describiendo con secuencia lgica los pasos de que se compone el proceso de realizacin de dichas funciones, para garantizar el cumplimiento eficiente de las funciones para de esta manera satisfacer la mxima aspiracin de la empresa en su desarrollo y con1

FRANKLIN FINCOWSKY Enrique Benjamn , Manuales Administrativos: Gua para su Elaboracin, MXICO, FCA - UNAM http://www.capufe.gob.mx:81/normateca/Normas/ante_Manual_de_Proce_de_Contabilidad_13022009/fisca centros.pdf2

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los resultados obtenidos evitar duplicidad de funciones, es decir el que en una misma persona recaiga el ciclo completo de actividades.

2.4.2 CLASIFICACIN PROCEDIMIENTOS

Y

ESTRUCTURA

DE

LOS

MANUALES

DE

2.4.2.1 Clasificacin

Los manuales de procedimientos se clasifican de acuerdo a la estructura orgnica de la empresa, y estos pueden ser de: Personal Servicios Seguridad industrial Abastecimiento Contabilidad Control de comunicaciones Presupuesto Administracin de caja Los manuales pueden ingresarse por tomos, cubriendo cada rea especfica y segn las necesidades de cada empresa se los realiza con mayor urgencia los que a su disposicin son indispensables para el normal funcionamiento de la empresa, unidad, rea o departamento.

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2.4.2.2

Estructura de los manuales

Dentro de la estructura de un manual, sin importar dentro de la clasificacin en que se encuentre, deber constar: Identificacin Este documento incorpora la siguiente informacin: Logotipo de la organizacin.-Smbolo que identifica a la organizacin. Nombre oficial de la organizacin. Denominacin y extensin (general o especfico).- De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboracin.- Fecha en que se termin la elaboracin del procedimiento: da (nmero arbigo), mes (nmero romano) y ao (nmero arbigo). Unidades responsables de su elaboracin, revisin y /o autorizacin.- Nombre y firma de la unidad o puesto encargada de preparar, revisar y aprobar el procedimiento.

1. ndice o contenido.- Este tem es acorde a los captulos que forman parte del documento. 2. Prlogo y/o introduccin.- Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. 3. Objetivos de los procedimientos.- Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. 4. reas de aplicacin o alcance de los procedimientos.- Esfera de accin que cubren los procedimientos. 5. Responsables.- Unidades administrativas y/o puestos laborales que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. 6. Polticas o normas de operacin.- En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidades de las distintas instancias que participan en los procedimientos. 7. Conceptos.- Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de

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mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual. 8. Procedimiento (descripcin de las actividades).- Es la presentacin por escrito de cada una de las operaciones, en forma narrativa y secuencial que se realiza en un procedimiento, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. 9. Flujogramas.- Consisten en la representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita.

Cada uno de los smbolos utilizados para las rutinas de procedimientos cumple determinadas funciones en el diagrama, a la vez que tienen su propio significado. Los smbolos pueden clasificarse en dos clases: De tipo tradicional Modernos

Los smbolos tradicionales corresponden a los denominados: Operacin- InspeccinTransporte- Espera y Almacenamiento. A diferencia de los smbolos anteriores, los llamados smbolos modernos son ms utilizados en rutinas de procedimientos ya que el nmero de smbolos es mucho mayor, lo que facilita la identificacin especfica de las actividades que tiene lugar en un procedimiento.

Conviene aclarar que sobre el uso de smbolos no existe una normativa de aplicacin obligatoria, por lo que, las organizaciones y los especialistas administrativos, para conocer el significado de los smbolos, deben dar una definicin de cada uno de ellos. Expresada dicha aclaracin podemos citar la simbologa e identificacin conceptual en la cual coinciden algunos especialistas administrativos y que se aplicarn en el diseo del presente manual en la forma que se explica a continuacin:

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Identificacin conceptual de la simbologa utilizadaTabla N 1

SIMBOLO

DESCRIPCIN Inicio / Terminador

Alternativa de decisin

Formulario, documento, etc. Recibir, autorizar, elaborar, pagar, entregar, chequear, etc.

Almacenamiento o archivo Mostrar en la pantalla del computador tareas, procedimientos o actividades realizadas. Se anota un comentario adicional y se une a cualquier smbolo por la lnea punteada.

Datos almacenados

Datos1 2 3 4 5

Documento mltiple

Proceso etiquetado

Comprobacin Otra operacin

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2.4.3 ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos existentes dentro de un manual contar, cada uno con la siguiente estructura bsica: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Introduccin Objetivos Polticas Flujogramas Secuencia de ejecucin Observaciones relevantes

2.5

PROCESOS CONTABLES

Debe entenderse por proceso contable al conjunto de fases a travs de las cuales se obtiene y comprueba la informacin financiera existente, por lo que podemos concluir que tanto el rea de contabilidad como el rea de auditora alcanzan sus objetivos a travs del seguimiento de las mismas fases de un proceso. El rea contable observa las fases del proceso contable para obtener informacin financiera, mientras que el rea de auditora sigue las mismas etapas, pero para comprobar la correccin en este caso del servicio del rea de contabilidad. El Proceso Contable tiene cinco fases las cuales son: 1. Sistematizacin: Obtencin y establecimiento de informacin financiera. 2. Valuacin: Cuantificacin en unidades monetarias de transacciones financieras. 3. Procesamiento: Registro adecuado para el manejo accesible de los usuarios. 4. Evaluacin: Clasificacin adecuada de los registros efectuados en el paso anterior. Aplicacin de indicadores financieros. 5. Informacin: Comunicacin a los interesados de la situacin financiera del Ente. 19

2.5.1 DETALLE DE LOS PROCESOS CONTABLES

Dentro de los principales procesos contables, podemos encontrar: Procesamiento y manejo de la Contabilidad en general. Elaboracin de informes financieros peridicos. Elaboracin de conciliaciones bancarias de manera constante. Registro y control de la facturacin y cobranzas diarias. Control y mantenimiento de registros auxiliares de activos fijos y su depreciacin acumulada. Registro y control de las cuentas y gastos acumulados por pagar. Verificacin del debido cumplimiento de los requisitos fiscales de la facturacin recibida de los proveedores. Procesamiento y registro de los pagos efectuados a proveedores.

2.6

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Definiciones de procedimientos Procedimiento:3 Gmez Cela Es una serie de labores concatenadas (unidas) que constituyen una sucesin cronolgica y la manera de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un fin determinado. Barrios Es el conjunto de rutinas de trabajo en las que se incluyen el flujo de documentos, la manutencin de registros, el establecimiento de normas de trabajo, arreglo de espacio, etc.RODRIGUEZ VALENCIA Joaqun, Estudio de sistemas y procedimientos administrativos, tercera edicin, 2003, pg. 213

20

Es una funcin encaminada al anlisis de los planes de accin colectivos del personal, de los procedimientos y de las formas y equipo con el fin de ayudar a la administracin en la simplificacin y estandarizacin de las operaciones.

El diseo de procedimientos permite proporcionar las bases de las normas de trabajo, de lo que cada rea funcional e integrante de la misma deber hacer y la manera de hacerlo. Constituye uno de los medios de control gerencial ms completo.

Los procedimientos persiguen como objetivo4 asesorar a la direccin superior, llevando a cabo las siguientes acciones: Desarrollo de programas que indiquen directrices para coordinar las actividades a realizar. Evaluacin de planes de accin relativos a la ejecucin del trabajo. Control del flujo de formas y reportes, vigilando que sean esenciales, eficaces, oportunos y completos. Fomento constante de la bsqueda de nuevos mtodos de informacin. Apoyo a la obtencin de mtodos eficientes para simplificar el trabajo. Realizacin de estudios especializados, cuando as lo requiera el volumen y complejo de las operaciones. Su misin5 se ve reflejada en actividades tales como: El establecimiento de lineamientos que determinen el flujo de las operaciones administrativas. La creacin de formas y canales de informacin, y El control de su flujo y operacin.

RODRIGUEZ VALENCIA Joaqun, Estudio de sistemas y procedimientos administrativos, tercera edicin, 2003, pg. 24 RODRIGUEZ VALENCIA Joaqun, Estudio de sistemas y procedimientos administrativos, tercera edicin, 2003, pg. 255

4

21

Ventajas de los procedimientos6 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Conservan el esfuerzo administrativo Ayudan a imponer un nivel de consistencia en toda la organizacin Facilitan la delegacin de autoridad y la fijacin de responsabilidad Conducen al desarrollo de mtodos ms eficientes de operacin Permiten importantes economas de personal Facilitan la accin de controlar Ayudan a lograr la coordinacin de actividades.

El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un procedimiento en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad, expresa H.A. Finney (1982, p.1324) en su libro Curso de Contabilidad, adems nos dice que para seleccionar un procedimiento u otro hay que basarse en los siguientes criterios: Tamao de la empresa Legislacin, ya que puede descartar algn procedimiento Criterio de coste - beneficio, para buscar una mayor rentabilidad

2.6.1 DETALLE DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES

El detalle de procedimientos debe abarcar: Ttulo del procedimiento Identificacin; mediante el ttulo Fecha segn el siguiente ejemplo: 090620 (junio 20 de 2009) Hojas a utilizar: impresos con el logotipo de la empresa, escritura a espacio 1,1/2, papel bond, hojas preimpresas.

RODRIGUEZ VALENCIA Joaqun, Estudio de sistemas y procedimientos administrativos, tercera edicin, 2003, pg. 27

6

22

2.7

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

El sistema de control interno es realizado por diferentes personas (direccin, auditores internos, consejo de administracin, comit de auditora y el resto del personal). En su desarrollo cada una de ellas posee responsabilidades importantes. Tambin participan en cierta medida personas externas a la organizacin como auditores externos y organismos de control. Cuando se analiza el sistema de control interno debemos tener en cuenta que existen personas que son parte del sistema de control y otras que sin saberlo afectan al mismo a travs de su accionar. Todos los miembros de la organizacin desempean alguna funcin dentro del sistema de control interno, aunque cada uno de ellos lo hacen con distinto grado de responsabilidad.

Responsables de las funciones financieras:

Los directivos financieros y sus equipos poseen una importancia vital, dado que sus acciones se encuentran estrechamente vinculadas con todas las unidades operativas y funcionales de la organizacin, por ejemplo el desarrollo de presupuestos planificacin financiera y contabilidad. Uno de los roles principales e importantes del director financiero es el de prevenir y detectar informacin financiera fraudulenta.

2.8

EFICIENCIA Y EFICACIA

Al hablar de eficacia y eficiencia antes de relacionar ambos conceptos deberemos distinguir cuidadosamente la diferencia existente entre ellos: Eficacia: Tratar de hacer las cosas lo mejor posible y aqu es donde entran en juego aspectos creativos, fuerza y dinamismo de los valores de la Direccin, obteniendo los mayores resultados u objetivos con el menor nmero de recursos.

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Eficiencia: Est vinculada a las cualidades tcnicas de organizacin y administracin de la misma; siendo las habilidades o destrezas para alcanzar mejores resultados u objetivos en la empresa.

La integracin de estos dos conceptos requiere un equipo de direccin eficaz y eficiente y debe estar compuesto por personas con talento y experiencia. Un equipo integrado exclusivamente por idealistas o innovadores supone ventajas pero quiz tenga dificultades para controlar las otras actividades de la organizacin. En definitiva: La eficacia trata el rea de la empresa que produce resultados. La eficiencia slo puede rendir resultados dentro del marco de su definicin. Aspectos de la eficiencia.- La eficiencia puede ser considerada en tres aspectos: Econmicas Gerenciales Organizativas

El control de la eficiencia ms utilizado es el econmico.

2.9 SUSTENTO LEGAL

Para respaldar el trabajo de investigacin realizado en la Empresa Elctrica Riobamba S.A. hemos visto como paso necesario la presentacin de la base legal que sustenta los procedimientos llevados a cabo por la empresa haciendo nfasis en la normativa en la cual se basa el movimiento contable de la misma. Los procedimientos contables no tienen jurisdiccin penal, sin embargo se rigen en base a la normativa contable vigente en el pas la cual exige el cumplimiento de ciertos requisitos indispensables para desempear la labor contable de la mejor manera y, sobre todo, homogenizar el tratamiento no solo de las empresas pblicas sino de las privadas tambin para que de esta manera la informacin reflejada en los Estados Financieros de confianza, transparencia y seguridad tanto a clientes, proveedores, inversionistas, etc. Tomando en cuenta que gracias a los cambios que realiza el poder del Estado, se han modificado algunos aspectos en el tratamiento de la normativa aplicada a los 24

procedimientos contables que realizan la Empresa Elctrica Riobamba S.A., que ameritan ser resaltados en el resultado de la investigacin a travs de la presentacin del Manual de Procedimientos Contables.

La normativa que regula a la Empresa Elctrica Riobamba S.A. en el rea de Contabilidad, y que sirve tambin para Auditora Interna en anlisis de cuentas y de procedimientos contables, es la siguiente:

-

Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIFs)

Esto mediante Resolucin No. 06.Q.ICI.004 del 21 de agosto del 2006, publicada en el Registro Oficial No. 348 el lunes 4 de septiembre del 2006, se norm: 1. Adoptar las NIIFs. 2. Que las NIIFs, sean de aplicacin obligatoria por parte de las entidades sujetas a control y vigilancia de la Superintendencia de Compaas a partir del 1 de enero del 2009. 3. Que las NEC de la 1 a la 15 y de la 18 a la 27, respectivamente, sean de aplicacin obligatoria por parte de las entidades sujetas a su control y vigilancia. El Comit de Interpretaciones de Informacin Financiera (IFRIC) tiene la obligacin no slo de interpretar las NIC y NIIF, sino adems de proporcionar guas de asuntos no tratados en las NIC o NIIF.

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Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC)

Segn resolucin No 99-1-3-3-007 RO/ Sup 270, 6-IX, con el Dr. Roberto Salgado Valdez Superintendente De Compaas Subrogante; resuelve: Art. 1.- Adoptar las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, NEC, preparadas por la Federacin Nacional de Contadores del Ecuador. Art. 2.- Disponer que las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, de la nmero 1 a la 15, sean de aplicacin obligatoria por parte de las entidades sujetas a control y vigilancia de la Superintendencia de Compaas, para el registro de operaciones, preparacin y presentacin de estados financieros, a partir del ejercicio econmico de 1999. 25

Art. 3.- Modificar la Resolucin No. SC-90-l-5-3-009 del 9 de agosto de 1990, que contiene el Reglamento de los Principios Contables en el sentido de que de las mismas slo se aplicarn obligatoriamente en las compaas sujetas al Control de la Superintendencia de Compaas. Art. 4.- Esta Resolucin entrar en vigencia a partir de la fecha de su publicacin en el Registro Oficial.7

-

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)

Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), fueron aprobados por la VII Conferencia Interamericana de Contabilidad y la VII Asamblea Nacional de graduados en ciencias econmicas efectuada en Mar del Plata en el ao de 1965. Conforman un cuerpo de doctrinas y normas asociado con la contabilidad que sirven de explicacin de las actividades corrientes o actuales y as como gua en la seleccin de convencionalismos o procedimientos aplicados por los profesionales de la contadura pblica en el ejercicio de sus actividades. Son 14 principios que pueden ser clasificados, segn su utilidad, en cuatro clases: un Principio Fundamental o Postulado Bsico, Principios de Fondo o de Valuacin, Principios que hacen a las cualidades de la informacin, y Principios dados por el medio socioeconmico.8

7

http://eva.utpl.edu.ec/door/uploads/144/144/paginas/pagina1a.html

8

CATACORA, Fernando. Contabilidad. "La base para las decisiones gerenciales". Editorial Mc Graw Hill. 1998. ALVAREZ, R. y Otros. Contabilidad I. Fondo Editorial URBE. 2003. Segunda Edicin

26

2.10

HIPOTESIS

2.10.1 HIPTESIS GENERAL El diseo un Manual de Procedimiento Contables, garantiza la eficiencia y eficacia del trabajo que desarrolla el personal del rea de Contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A.?

2.10.2 HIPTESIS ESPECFICAS

Es posible determinar el marco legal que rige la contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A.? Es factible disear el Organigrama Estructural para el rea de Contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A.? Elevar la productividad laboral del rea de Contabilidad al definir funciones y responsabilidades para los cargos establecidos en el Organigrama funcional? Es necesario disear un Manual de Procedimientos Contables para garantizar el correcto y veraz registro de las transacciones y facilitar el desempeo de funciones del personal que labora en el rea de Contabilidad?

2.11

VARIABLES DE ESTUDIO

Variable Independiente: Procedimientos contables. Variable Dependiente: Eficiencia y eficacia en el cumplimiento de funciones del personal.

INDICADORES Variable Independiente: 27

Recepcin de la documentacin Verificacin de la legalidad de la documentacin Registro contable de la documentacin Archivo ordenado y correcto de la documentacin Variable Dependiente: Cumplimiento de objetivos Ahorro de tiempo Aprovechamiento de recursos

2.12

POBLACIN

Las encuestas y entrevistas se realizarn a ocho personas: las que integran el rea de Contabilidad: Contador General Contador Auxiliar de contabilidad 1 Auxiliar de contabilidad 2 Auxiliar de contabilidad 3 Auxiliar de contabilidad 4 Auxiliar de contabilidad 5 Asesor Tributario

La poblacin no es grande, lo cual permitir realizar encuestas y/o entrevistas a todo el personal detallado anteriormente.

28

CAPTULO III MARCO INVESTIGATIVO

3.1

METODOLOGA UTILIZADA EN LA RECOPILACIN DE DATOS

3.1.1 TIPOS DE ESTUDIO

Los tipos de estudio que adoptamos por ser los mas adecuados para la naturaleza de la investigacin, y de acuerdo al tipo de informacin que se espera obtener, as como el nivel de anlisis a realizar en relacin con los objetivos y las hiptesis planteadas son: Estudios exploratorios.- Este estudio nos permiti formular las hiptesis de primero y segundo grado. Estudios descriptivos.- Nos permitieron delimitar los hechos que conforman el problema de investigacin. Estudios explicativos.- Nos facilitaron la identificacin y anlisis de las causales (variables independientes) y sus resultados, los que se expresan en hechos verificables (variables dependientes). Estudios correlacionales.- Han posibilitado la evaluacin del grado de relacin existente entre variables.

3.1.2 MTODOS

Los mtodos ms adecuados para el desarrollo de esta investigacin aplicada en el rea de Contabilidad, de la Direccin Financiera, de la Empresa Elctrica Riobamba S.A. son:

29

Inductivo: Hemos utilizado este mtodo mediante la observacin de fenmenos particulares dentro del rea con el propsito de llegar a conclusiones y premisas generales. Deductivo: Hemos observado los fenmenos generales de la empresa con el propsito de sealar las verdades particulares existentes en el rea investigada. Analtico: Utilizamos este mtodo iniciando por la identificacin de cada una de las partes que caracterizan la realidad del rea conforme lo revelar la documentacin recolectada. Experimental: Por medio de este mtodo elaboramos la hiptesis y diseamos nuestra tesis con el fin de reproducir el objeto de estudio y tener su control a fin de probar la validez de la hiptesis. Explicacin: Mediante este paso elaboramos modelos para explicar el porqu del diseo del Manual de Procedimientos Contables y su utilizacin. Axiomas: Este elemento nos fue muy til para justificar la realizacin de flujogramas que es la representacin simbolizada de una multiplicidad de objetos que nos permite el anlisis e interpretacin de los procedimientos a emplearse.

3.1.3 FUENTES Y TCNICAS

Para la presente investigacin se hacen necesarias las siguientes tcnicas e instrumentos para la obtencin y recepcin de informacin til, pertinente y relevante, que posibilite la elaboracin del Manual de Procedimientos Contables, cuyas directivas sern aplicadas al personal del rea de Contabilidad de la Direccin Financiera de la Empresa Elctrica Riobamba S.A.

30

Tcnicas e instrumentos a utilizarseTabla N 2

TCNICAS Observacin Entrevista Encuesta

INSTRUMENTOS Gua de campo Gua de entrevista Cuestionario de investigacin

Para procesar con fiabilidad las fuentes de investigacin precisaremos los siguientes instrumentos: Libros especializados que permitan fundamentar slidamente el trabajo de investigacin. Manuales administrativos y contables que nos faciliten comprender la lgica de su elaboracin. Archivos afines a la investigacin realizada. Revistas que contengan artculos cientficos y de divulgacin pertinentes al tema. Peridicos actuales cuyos contenidos versen sobre temas afines. Tesis realizadas en la misma empresa o sobre temas afines. Documentos de la web, donde podremos encontrar artculos a diferentes niveles, pero directamente relacionados.

Las tcnicas estadsticas dependen en gran parte de la naturaleza de las observaciones que vayamos a realizar en la investigacin; previendo dicha circunstancia, hemos seleccionado las siguientes: Nominal: Mediante esta tcnica podremos nominar las actividades a realizar por el personal en el rea de Contabilidad sin determinar ningn orden, solo sus procedimientos. El resultado de la recoleccin de informacin ser representado mediante porcentajes, que nos permitir una interpretacin grfica ms comprensiva. Ordinal: Mediante esta tcnica estadstica representaremos la jerarqua del personal del rea de Contabilidad.

31

3.2

PROCESAMIENTO DE DATOS

La Empresa Elctrica Riobamba S.A., cuenta actualmente con un Manual de Funciones y Responsabilidades elaborado en el ao de 1998: el SOCUSE (Sistema nico de Cuentas del Sector Elctrico), elaborado en 1995, y otros tambin caducos en utilidad: a lo largo del tiempo se han venido efectuando cambios tanto en la estructura de la Empresa como en su organizacin interna y externa. En vista de la importancia que tiene la actualizacin de dichos documentos se han elaborado reuniones con la mxima autoridad de la Empresa y sus directores en las que se ha aceptado la necesidad de actualizarlos, pero por motivo de recientes cambios por los cuales atraviesa la Empresa Elctrica Riobamba S.A, al adquirir e implementar un nuevo Sistema Informtico Financiero CG WEB en funcionamiento desde el 05 de Enero de 2009. En principio se dej de lado tal decisin, pero de a poco se ha evidenciado la necesidad de un cambio ya que este mismo sistema exige mas exactitud en las operaciones y, en consecuencia, documentacin relevante a travs de manuales e instructivos que detallen los procedimientos a realizar por el personal de cada rea en especial las reas de Presupuestos, Contabilidad, Tesorera y Adquisiciones quienes son las que manejaran el programa. Dado lo expuesto, nos enfocaremos en el anlisis de los procedimientos del rea de Contabilidad para establecer un Manual que sirva de gua para el personal que labora en dicha rea, reforzando y mejorando el desempeo de sus actividades. Para poder realizar este anlisis se realiz un diagnstico de la situacin actual de la Empresa Elctrica de Riobamba S.A., en el rea de Contabilidad. Se utiliz como principal herramienta la observacin directa de las actividades que all se realizan y los procedimientos que los llevaran a cumplir sus obligaciones de la mejor manera. Esta observacin pudo ser efectuada en forma ms cautelosa y palpable gracias a las prcticas profesionales especficamente realizadas en la Direccin Financiera en el rea de Contabilidad, efectuando as el estudio y anlisis requerido, con el fin de verificar actitudes, comportamientos, tiempos y movimientos del personal, en la manipulacin del nuevo sistema, y la manera en que realizan sus labores as como los cambios de las tareas 32

que tenan que realizar, debido a que, en su utilizacin, la persona responsable de su tarea tiene obligaciones y tambin responsabilidades. Al mismo tiempo se realiz entrevistas personales a cada uno de los integrantes del rea de Contabilidad. Para hacer el diagnstico del rea de Contabilidad se procedi a realizar el levantamiento de informacin de la siguiente manera: Se realiz la observacin directa, como tcnica para el levantamiento de informacin en el rea de Contabilidad, en la cual se pudo determinar que tanto el jefe del rea como los auxiliares, tenan una adaptabilidad progresiva en sus procedimientos realizados manipulando actualmente un nuevo sistema contable con la paradoja de que las actividades a realizar por el personal an se encontraban desorganizadas revelando duplicidad de funciones. Las nuevas inquietudes que presenta el sistema van revelando nuevas responsabilidades en cuanto a los procedimientos que debe realizar cada persona en su cargo laboral; considrese que el retraso y malos entendidos dieron lugar a incumplimientos de actividades y dificultades para poder realizar actividades diarias propias del rea. Esto se pudo evidenciar en el momento que la informacin era recibida por cada auxiliar de contabilidad para realizar sus operaciones: la misma llegaba con fallas puesto que el encargado de dicho documento no tena bien definidas sus funciones y los requerimientos que debe contener cada procedimiento al existir un enlace en cada una de las funciones; tmese en cuenta que la informacin que es necesaria para la elaboracin de los registros cumple un ciclo que resultar distorsionado si alguno de los elementos de esta rea se maneja de manera incorrecta y es ocasin de problemas. Exactamente esto era lo que pudimos observar: malos entendidos por tal motivo y la no aceptacin de errores realizados por el personal correspondiente al no asumir responsabilidades o endosarlas a terceras personas. Se realiz las encuestas a: Contadora General Contadora Auxiliar de Contabilidad #1 Auxiliar de Contabilidad #2 Auxiliar de Contabilidad #3 Auxiliar de Contabilidad #4 Auxiliar de Contabilidad #5 Asesor Tributario 33

Las encuestas tuvieron un tiempo de duracin aproximado de 5 minutos cada una, para lo cual se dise y emple el siguiente cuestionario:

34

ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORA CPA CUESTIONARIO DE ENCUESTA

OBJETIVO: Determinar la opinin del personal sobre el Diseo de un Manual de Procedimientos Contables que permita garantizar la eficiencia y eficacia del personal del rea de Contabilidad de la Direccin Financiera de la Empresa Elctrica Riobamba S.A., Provincia de Chimborazo.

1.

Conoce si en la Empresa existe un manual de procedimientos contables para el

rea de Contabilidad? SI NO

2.

Cree usted que la elaboracin de un manual y la determinacin de procedimientos

contables servir para garantizar la eficiencia y eficacia de cada miembro que trabaja en el rea de Contabilidad? SI NO

3.

Cmo considera la aplicacin de un manual de procedimientos contables para la

evaluacin de funciones y responsabilidades en el rea de Contabilidad? Excelente Bueno

Regular Malo.

4.

Le agradara a usted trabajar en base a un manual de procedimientos contables

elaborado para el rea de Contabilidad? A. B. C. D. No me gustara Lo aceptara. Me gustara. Me agradara bastante.

35

La encuesta se realiz a ocho personas, las mismas que detallamos a continuacin, sus nombres y cargos laborales actuales:

Lcda. Leonor Anglica Barreno Lara Lcda. Aida Virginia Bonifaz Velastegu Lcdo. Luis Alberto Arvalo Moreano Ing. Silvia Alexandra Barba Brito Ing. Paco Danilo Asqui Calero Lcda. Yolanda Narcutis Bravo Cevallos Ing. Jannet del Carmen Dvalos Villegas Egr. Nancy del Pilar Amaguaya Morocho

Contadora General Encargada Contadora Encargada Auxiliar de Contabilidad Auxiliar de Contabilidad Auxiliar de Contabilidad Auxiliar de Contabilidad Asesora Tributaria Auxiliar de Contabilidad-Archivo

36

3.3

RESULTADOS, ANALISIS E INTERPRETACIN DE LA INFORMACIN

PREGUNTA 1.- Conoce si en la Empresa existe un manual de procedimientos contables para el rea de Contabilidad?

Determinacin de la existencia de un manual de procedimientos contablesTabla N 3

RESPUESTA SI NO n=

FRECUENCIA PORCENTAJE 1 7 8 12% 88% 100

Grfico N 1

INTERPRETACIN: El 88% de los encuestados indican que no conocen la existencia de un manual de procedimientos contables para el rea y el 12% restante responde que s estaba enterado. Se concluye que es importante la socializacin de la normatividad legal en la EERSA. 37

PREGUNTA 2.- Cree usted que la elaboracin de un manual y la determinacin de procedimientos contables servir para garantizar la eficiencia y eficacia de cada miembro que trabaja en el rea de Contabilidad?

Utilidad de un manual de procedimientos contables

Tabla N 4

RESPUESTA SI NO n=

FRECUENCIA 8 0 8

PORCENTAJE 100% 0% 100%

Grfico N 2

INTERPRETACIN: El 100% de encuestados considera que la elaboracin del Manual de Procedimientos Contables mejorar la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de sus funciones. Se concluye que es importante su elaboracin.

38

PREGUNTA 3.- Cmo considera la aplicacin de un manual de procedimientos contables para la evaluacin de funciones y responsabilidades en el rea de Contabilidad?

Calificacin sobre la elaboracin de un manual de procedimientos contablesTabla N 5

RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE Excelente Bueno Regular Malo n= 5 3 0 0 8 62% 38% 0% 0% 100%

Grfico N 3

INTERPRETACIN: El 62% de los encuestados responde que la aplicacin de un Manual de Procedimientos Contables sera un indicador altamente vlido para evaluar las funciones y

responsabilidades en el rea de Contabilidad: el 38% de los encuestados se pronuncia favorablemente con respecto a la posibilidad de implementar esta aplicacin; ninguno de los encuestados responde que la aplicacin sera regular o mala. Se concluye que tenemos va libre para aplicar un Manual de Procedimientos Contables que permitir evaluar funciones y responsabilidades en el rea de Contabilidad. 39

PREGUNTA 4.- Le agradara a usted trabajar en base a un manual de procedimientos contables elaborado para el rea de Contabilidad?

Nivel de aceptacin del manual de procedimientos contables

Tabla N 6

RESPUESTA No me gustara Lo aceptara Me gustara Me agradara bastante n=

FRECUENCIA PORCENTAJE 0 2 5 1 8 0% 25% 62% 13% 100%

Grfico N 4

INTERPRETACIN: El 62% de los encuestados responde que le gustara trabajar con un Manual de Procedimientos Contables que regule el rea; el 25% de los encuestados lo aceptara, mientras que el 13% de los encuestados sentira gran agrado de trabajar con l; a ninguno de los encuestados le desagradara trabajar con el manual. Se concluye que el personal del rea est predispuesto a contar con un nuevo instrumento para realizar sus funciones de manera eficaz y eficiente. 40

3.4

PRUEBA DE HIPOTESIS

3.4.1 COMPROBACION DE LA HIPTESIS GENERAL

La hiptesis planteada: El diseo un Manual de procedimientos contables, garantiza la eficiencia y eficacia del trabajo que desarrolla el personal del rea de Contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A. Se acepta como valedera de acuerdo al siguiente anlisis: Cuando se pregunta: Conoce si en la Empresa existe un manual de procedimientos contables para el rea de Contabilidad, el 88% de los encuestados indican que no conocen sobre su existencia. Por lo tanto se concluye que es imperiosa su implementacin. Cuando se pregunta: Cree usted que la elaboracin de un manual y la

determinacin de procedimientos contables servir para garantizar la eficiencia y eficacia de cada miembro que trabaja en el rea de Contabilidad, el 100% de encuestados considera que la elaboracin del Manual de Procedimientos Contables mejorar la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de sus funciones. Razn por la que se concluye que es importante su elaboracin para el rea de Contabilidad de la EERSA. Cuando se pregunta: Cmo considera la aplicacin de un manual de procedimientos contables para la evaluacin de funciones y responsabilidades en el rea de Contabilidad, el 62% de los encuestados responde que la aplicacin de un Manual de Procedimientos Contables sera excelente, el 38% se pronuncia favorablemente con respecto a la posibilidad de implementar esta aplicacin; ninguno de los encuestados responde que la aplicacin sera regular o mala. Se concluye que tenemos va libre para aplicar un Manual de Procedimientos Contables vlido para evaluar las funciones y responsabilidades en el rea de Contabilidad. Cuando se pregunta: Le agradara a usted trabajar en base a un manual de procedimientos contables elaborado para el rea de Contabilidad. El 62% de los encuestados responde a ello que le gustara trabajar con un Manual de 41

Procedimientos Contables que regule el rea; el 25% de los encuestados lo aceptara, mientras que el 13% de los encuestados sentira gran agrado de trabajar con l; a ninguno de los encuestados le desagradara trabajar con el manual. Motivo por el que se concluye que el personal del rea esta predispuesto a contar con un nuevo instrumento para realizar sus funciones de manera eficaz y eficiente. La elaboracin de un manual de procedimientos contables, segn los resultados procesados segn la encuesta aplicada al personal del rea de Contabilidad del Departamento Financiero de la Empresa Elctrica Riobamba S.A. s garantizar la eficiencia y eficacia del trabajo desarrollado en el mismo: al contar con este documento el personal tendrn una gua para realizar su trabajo incluyendo en el mismo las interrelaciones con el resto de personal segn la actividad a realizarse, al mismo tiempo optimizar recursos y contribuir al cumplimiento de las metas y objetivos propuestos dentro del rea.

3.4.2

COMPROBACION DE LAS HIPTESIS ESPECFICAS

Es posible determinar el marco legal que rige la contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A.?

De acuerdo a las respuestas obtenidas en el trabajo investigativo podemos concluir que si es posible determinar un marco legal que coordine, regule y controle la contabilidad de la EERSA. Es factible disear el Organigrama Estructural para el rea de Contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A.?

Gracias al procesamiento de datos realizado en este trabajo investigativo podemos decir que es factible y necesario disear un organigrama estructural para el rea investigada de la EERSA, de esta manera se delimitarn funciones y responsabilidades.

42

Elevar la productividad laboral del rea de Contabilidad al definir funciones y responsabilidades para los cargos establecidos en el Organigrama funcional?

La implementacin de un manual, a nuestro observar, claramente definir funciones y responsabilidades segn los cargos establecidos un organigrama funcional: la EERSA respeta la jerarqua que se mantiene segn el organigrama general establecido para la misma. Es necesario disear un Manual de Procedimientos Contables para garantizar el correcto y veraz registro de las transacciones y facilitar el desempeo de funciones del personal que labora en el rea de Contabilidad?

Conforme a los resultados de la encuesta aplicada en el rea de investigacin existe la necesidad de disear un Manual de Procedimientos Contables; al mismo tiempo, al personal del rea mencionada le agradara trabajar con un Manual; los encuestados corroboran que el mismo garantizar el correcto y veraz registro de las transacciones, de modo que facilitar el desempeo de funciones del personal del rea de Contabilidad independientemente de que labore por largos o cortos periodos, pues se tendr una base en la cual sustentar el desempeo actual y futuro.

43

CAPTULO IV ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA

4.1

CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA

Pas: Provincia: Ciudad: Razn Social: Tipo de Empresa: Producto y/o Servicios:

Ecuador. Chimborazo. Riobamba. Empresa Elctrica Riobamba S.A. Empresa de Servicios. Proveer de Energa Elctrica a la Ciudad de Riobamba y Provincia de Chimborazo.

Direccin: Telfono: Fax: Correo Electrnico: Pgina Web:

Juan Larrea 22-60 y Primera Constituyente. 2960-283/ 2962-939/ 2962-940 2968-216 e-mail@eersa.com.ec www.eersa.com.ec.

44

4.2

BREVE RESEA HISTORICA

En 1903 se funda la primera sociedad que se encargara de comercializar energa: Alberto Rhor y Ca., que quiebra en 1907. Al pasar unos aos se funda la Sociedad Annima Riobamba Electric Ligth and Power; en 1924 se crea La Hidroelctrica, siendo uno de los socios Hirman Foley, apoderado de la Empresa Elctrica del Ecuador lnc. En 1953 se conforma la Empresa de Electrificacin Chimborazo S.A.

El 3 de abril de 1963, nace la Empresa Elctrica Riobamba S. A., la cual compra todos los derechos a la Empresa de Electrificacin Chimborazo S.A. La inauguracin tiene lugar el 2 de enero de 1967 pero nicamente con los dos primeros grupos de la Central Alao, mientras que el tercer grupo se inaugura en 1977 y en 1979 el cuarto y ltimo. En el ao 1972 y 1974 se haban adquirido ya grupos trmicos y en 1976 la Empresa Elctrica Riobamba S.A., se fusiona con la Empresa Elctrica Alaus, formando en el ao de 1979 parte del Sistema Nacional Interconectado. Entonces se construye la lnea Alaus Multitud - Pallatanga, que permiti electrificar hasta la zona lmite con las provincias de Guayas y Bolvar. Los Grupos trmicos General Motors, uno tipo estacionario y otro tipo paquete con 1800 kW. y 2000 kW respectivamente se adquieren en 1984.

A mediados del ao 2002 la Empresa Elctrica Riobamba S.A. cuenta con ms de 108.000 abonados en toda la Provincia, de los cuales aproximadamente el 68% pertenecen al sector rural. En los siguientes dos aos se planific la construccin de dos nuevas lneas de 69 KW con la finalidad de mantener niveles de servicio dentro de las condiciones tcnicas aceptables y exigidas por las normativas emitidas por el CONELEC como ente de control.

En la actualidad la Empresa Elctrica Riobamba S.A. cuenta con varios accionistas siendo estos del sector pblico; presentamos el detalle total de acciones y/o participaciones que constituye el capital de la Empresa Elctrica Riobamba S.A.:

45

Tabla N 7

EMPRESA ELECTRICA RIOBAMBA S.A. TOTAL DE ACCIONES/PARTICIPACIONES EMITIDAS PARTICIPACIN EN CAPITAL ACCIONARIO Nmero Cdula, RUC, Monto de la de pasaporte Acciones participacin (Valor nominal ($1)

Titular

%

Nacionalidad

Fondo de Solidaridad 1760011940001 2421607 Consejo Prov. de Chimborazo 0660000280001 1248527 Municipio de Alaus 0660000440001 162809 Municipio de Chambo 0660001680001 70711 Municipio de Chunchi 0660000600001 117440 Municipio de Colta 0660000520001 121486 Municipio de Guamote 0660000790001 285553 Municipio de Guano 0660000870001 211071 Municipio de Pallatanga 0660001090001 106693 Municipio de Penipe 0660000950001 119847 Municipio de Riobamba 0690009676001 615837 TOTAL5481581

$2421607.0044.18 Ecuatoriana $1248527.0022.78 Ecuatoriana $162809.002.97 $70711.001.29 $117440.002.14 $121486.002.22 $285553.005.21 $211071.003.85 $106693.001.95 $119847.002.19 Ecuatoriana Ecuatoriana Ecuatoriana Ecuatoriana Ecuatoriana Ecuatoriana Ecuatoriana Ecuatoriana

$615837.0011.23 Ecuatoriana $5481581.00 100

Fuente: Direccin Financiera Empresa Elctrica Riobamba S.A. Elaboracin: Beln Bravo valos - Jemina Mera Malucn.

46

Grfico N 5

Fuente: Direccin Financiera Empresa Elctrica Riobamba S.A. Elaboracin: Beln Bravo valos - Jemina Mera Malucn.

47

REPRESENTANTES LEGALES DE LAS PARTICIPACIONES ACCIONARIAS

Tabla N 8

INSTITUCIN Honorable Consejo Provincial de Chimborazo Ilustre Municipio de Riobamba Ilustre Municipio de Guano Ilustre Municipio de Colta Ilustre Municipio de Guamote Ilustre Municipio de Alaus Ilustre Municipio de Chunchi Ilustre Municipio de Penipe Ilustre Municipio de Pallatanga Ilustre Municipio de Chambo Fondo de Solidaridad

REPRESENTANTE LEGAL Dr. Mariano Curicama Lic. Juan Salazar Lic. Edgar Alarcn Ing. Pedro Curuchumbi Lic. Juan de Dios Roldn Lic. Clemente Taday Lic. Walter Narvez Ing. Fausto Chunata Lic. Toms Curicama Ing. Jorge Romero Ing. Marcelo Arcos

Fuente: Direccin Financiera Empresa Elctrica Riobamba S.A. Elaboracin: Beln Bravo valos - Jemina Mera Malucn.

48

4.3

MISIN

Generar, distribuir y comercializar energa elctrica, mediante una gestin transparente y de calidad, para satisfacer y superar las demandas de sus clientes, promoviendo la proteccin del medio ambiente, contribuyendo al desarrollo socio-econmico de la Provincia del Chimborazo. FUENTE: www.eersa.com.ec

4.4

VISIN

La Empresa Elctrica Riobamba S.A., ser una empresa lder del sector elctrico, competitiva, de alta productividad gracias a su gestin transparente, capacidad y compromiso de su talento humano, con tecnologa de punta; y, responsabilidad social. FUENTE: www.eersa.com.ec

4.5

PRINCIPIOS COORPORATIVOS

La Empresa Elctrica Riobamba S.A. es una institucin basada en principios y valores que permiten tener un adecuado desarrollo de sus colaboradores contribuyendo

significativamente al adelanto y logro de los objetivos empresariales, siendo los principales los siguientes:

49

PRINCIPIOS CORPORATIVOS Vs. GRUPO DE REFERENCIA

Tabla N 9

Grupo de Referencia Principios Respeto Objetividad Honestidad Confidencialidad Seriedad Integridad Productividad Competencia Rentabilidad

Sociedad Estado

Familia

Clientes

Proveedores Accionistas

x x x x x x x x x

x x x x x x x x x

x x x x x x x x x

x x x x x x x x x

x x x x x x x x x

x x x x x x x x x

Fuente: Departamento de Planificacin Empresa Elctrica Riobamba S.A. Elaboracin: Beln Bravo valos - Jemina Mera Malucn.

50

Tabla N 10

PRINCIPIOS DE LA EMPRESA ELCTRICA RIOBAMBA S.A. Respetar acuerdos, metas y objetivos, as tambin el derecho RESPETO a dar y recibir respeto a sus derechos humanos. Las personas deben exhibir el ms alto nivel de objetividad OBJETIVIDAD profesional al reunir, evaluar y comunicar informacin sobre la actividad o proceso a ser examinado. HONESTIDAD Todos deben cuidar y velar los intereses de la empresa. Todos quienes trabajen en la Empresa deben respetar el valor CONFIDENCIALIDAD y la propiedad de la informacin que reciben y no divulgar informacin sin la debida autorizacin a menos que exista una obligacin legal o profesional para hacerlo. Toda persona que trabaje en la Empresa debe ser cordial. SERIEDAD Sus actos y conducta deben hablar por l; en el da a da de los quehaceres de la profesin ste debe presentar las ms altas credenciales de seriedad. Todas las personas deben establecer confianza y proveer la INTEGRIDAD base para confiar en su juicio. El personal tiene que saber incrementar la productividad, PRODUCTIVIDAD pero para ello, es preciso tener en cuenta el rendimiento total de la actividad productiva y no slo la productividad del trabajo. COMPETENCIA Debe aplicar el conocimiento, aptitudes y experiencia necesaria al desempear los servicios que corresponda. RENTABILIDAD Que el personal se comprometa al cumplimiento de logros, metas y objetivos de la empresa. Fuente: Departamento de Planificacin Empresa Elctrica Riobamba S.A. Elaboracin: Beln Bravo valos - Jemina Mera Malucn. .

51

4.61. Directivo 2. Asesor

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EERSANIVELESCOMISARIOS JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

Grfico N 6

3. Administrativo 4. Ejecutivo 5. OperativoAUDITORA INTERNA DIRECTORIO

NIVELES 1. Directivo 2. Asesor 3. Administrativo 4. Ejecutivo 5. OperativoPLANIFICACION ASESORIA

GERENCIA

COMITE DE COORDINACION ADMINISTRATIVA

S. GENERAL Y ARCHIVO

INFORMATICA

CONT. PERDIDAS DE ENERGIA

DIRECCION FINANZAS

DIRECCION R. INDUSTRIA.

SECRETARIA

REC. HUMANOS

ADQUISICIONES

PRESUPUEST

TESORERIA

INVENT.

CONTABILI

SERV. GENERALES

TRANS.Y TALLER MEC.

DIRECCION ING. Y CONST.

DIRECCION OP. Y MANT.

DIRECCION

ING. Y DISEO

CONST. ELECTRICAS

FISCALIZAC.

GENERACION

SUBESTACIONES

DIS. Y AL. PUBLICO

CLIENTES

RECAUD

A.AGENC

Fuente: Departamento de Planificacin Empresa Elctrica Riobamba S.A. Elaboracin: Autoras Tesis 52

4.7

LA DIRECCIN FINANCIERA Y SUS FUNCIONES

4.7.1 INVENTARIOS Y AVALOS

RELACIN DE DEPENDENCIA.- Depende de la Direccin Financiera. FUNCIONES

a. Programar, ejecutar y mantener actualizados los inventarios y avalos de los activos fijos de la Empresa. b. Elaborar e implementar manuales, instructivos, normas y procedimientos para realizar inventarios y mantener el control de los mismos. c. Mantener una base de datos de precios de mercado para el avalo de los bienes. d. Realizar, mediante muestreo, constataciones fsicas de las adiciones, bajas y cambios de las instalaciones en servicio. e. Definir normas y procedimientos para la baja, venta, remate de los bienes de la empresa. f. Programar y realizar los inventarios fsicos de los bienes de las bodegas y bienes de inventario y de control. g. Preparar las bases y especificaciones tcnicas para la contratacin de inventarios y avalos y participar en el estudio y anlisis de las ofertas presentadas. h. Administrar los contratos de inventarios y avalos. i. Mantener actualizado el registro contable de los materiales utilizados en las rdenes de Trabajo de la cuenta Obras en Construccin. j. Estructurar los materiales de las rdenes de Trabajo en unidades de propiedad y retiro. k. Analizar, verificar y proponer los ajustes contables a las liquidaciones de obras. l. Informar al Director de Finanzas, sobre el cumplimiento de sus actividades. m. Las dems que determine el Director de Finanzas. 53

4.7.2

PRESUPUESTO

RELACIN DE DEPENDENCIA.- Depende de la Direccin Financiera. FUNCIONES

a.

Elaborar la pro forma presupuestaria anual y sus reformas.

b. Llevar el registro y control presupuestario de acuerdo a las normas vigentes. c. Informar la disponibilidad presupuestaria a nivel de partida, as como las obras a ejecutarse con financiamiento de terceros. d. Elaborar informes sobre la ejecucin y evaluacin presupuestaria. e. Efectuar la liquidacin presupuestaria. f. Cumplir con los reglamentos y manuales vigentes en el sector elctrico. g. Informar al Director de Finanzas sobre el cumplimiento de sus funciones. h. Las dems que determine el Director de Finanzas.

4.7.3 TESORERA

RELACIN DE DEPENDENCIA.- Depende de la Direccin Financiera. FUNCIONES

a. Manejar correctamente los recursos financieros de la Empresa. b. Revisar y controlar la legalidad, veracidad, propiedad y conformidad de la documentacin de respaldo, previo al pago. c. Efectuar los pagos autorizados y realizar las retenciones legales correspondientes. d. Recibir y mantener en custodia los valores, papeles fiduciarios, garantas, plizas, etc., de propiedad de la Empresa. e. Remitir diariamente a Contabilidad, la documentacin referente a ingresos y egresos. f. Solicitar y realizar transferencias bancarias previa autorizacin. 54

g. Informar oportunamente, sobre el vencimiento de los documentos que mantiene en custodia. h. Llevar el registro, control y liquidacin de las retenciones en la fuente de acuerdo a la Ley de Rgimen Tributario Interno. i. Mantener actualizados los registros de caja, bancos y documentos a su cargo. j. Consolidar los informes diarios de recaudacin. k. Efectuar el Clculo del impuesto a la renta del personal de la Empresa. l. Presentar el informe diario de disponibilidades al Director de Finanzas y Gerente. m. Informar sobre las rdenes de pago no canceladas. n. Cumplir con los reglamentos y normas vigentes para el sector elctrico. o. Las dems que le determine el Director de Finanzas.

4.7.3

ADQUISICIONES

RELACIN DE DEPENDENCIA.- Depende de la Direccin Financiera. FUNCIONES

a. Efectuar todas las adquisiciones autorizadas por la Empresa. b. Mantener actualizados los registros de proveedores. c. Solicitar cotizaciones y efectuar el anlisis de las mismas. d. Elaborar las rdenes de compra en base a las cotizaciones aprobadas y hacerlas legalizar. e. Coordinar las adquisiciones con las unidades solicitantes, cuando el caso lo requiera. f. Realizar los trmites de importacin y pedidos directos autorizados y participar en su liquidacin. g. Llevar expedientes por cada permiso de importacin y/o pedido directo e informar sobre el trmite de los mismos. h. Participar la recepcin de los artculos importados y realizar los trmites de reclamo ante las compaas aseguradoras y/o proveedoras, cuando sea el caso. 55

i. Asegurar que todos los bienes, materiales y suministros adquiridos sean entregados en Bodega o en los proyectos, en la cantidad y oportunidad solicitada. j. Mantener un archivo actualizado de la documentacin de la unidad. k. Colaborar en la elaboracin del plan anual de adquisiciones. l. Informar al Director de Finanzas sobre el cumplimiento de las funciones asignadas. m. Cumplir con los reglamentos y manuales vigentes para el sector elctrico. n. Las dems que determine el Director de Finanzas.

4.8

EL REA DE CONTABILIDAD

4.8.1 LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Dentro de los principales procedimientos contables que se realizan en el rea de Contabilidad podemos encontrar los siguientes: a. Llevar y mantener actualizada la contabilidad de la Empresa con sus respectivos registros, de acuerdo con el sistema uniforme de cuentas, polticas, normas tcnicas y principios de contabilidad generalmente aceptados. b. Elaborar y presentar los balances de: Comprobacin, General, Estado de Cuentas de Prdidas y Ganancias y Anexos, en la forma y plazos previstos por la Ley. c. Efectuar el control previo al compromiso, al gasto y al desembolso de todas las transacciones y operaciones de la Empresa, determinando la propiedad, legalidad y veracidad de las mismas. d. Organizar, custodiar y mantener actualizado el archivo de la documentacin sustentable de los registros contables. e. Liquidar oportunamente, en coordinacin con las reas pertinentes, las importaciones y las obras ejecutadas por la Empresa, ya sea por administracin directa o por contrato. f. Suministrar la informacin contable requerida por las diferentes reas. g. Coordinar sus actividades con las dems unidades de la Direccin de Finanzas. h. Informar al Director de Finanzas sobre el cumplimiento de las funciones asignadas. 56

i. Las dems que determine al rea el Director Financiero.

4.8.2 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES9

Es necesario describir las funciones y responsabilidades para el rea de Contabilidad, dentro de ellas, de manera general, podemos mencionar las siguientes, que son asignadas a cada miembro del personal que labora en el rea de Contabilidad segn el cargo laboral:

Contador General: Organiza, planifica y coordina las actividades de manera semanal para el rea de Contabilidad. Organiza y registra asientos diarios. Realiza el control previo y concurrente de toda la documentacin que llega al rea. Distribuye a los auxiliares segn sus labores asignadas y sus funciones el trabajo. Revisa continuamente que las cuentas contables presenten saldos razonables y reales. Prepara con frecuencia informes para los dems departamentos que requieran o cualquier ente de control sea este interno o externo.

Contador: Registro de compra-venta de energa, su generacin y distribucin y operaciones anexas a su registro, adems tiene la responsabilidad de crear la documentacin necesaria que justifiquen las transacciones realizadas. Registra la compra-venta de energa en el mercado ocasional, en el mercado de contratos, en el mercado elctrico mayorista (MEM); dentro de ellas realiza las compensaciones, las compras, las ventas y los pagos. Realiza las depreciaciones de activos. Revisa y Registra asientos diarios de evacuados, y de autoconsumo de energa.

9

Realizado por: Beln Bravo valos - Jemina Mera Malucn.

57

Registra los valores recaudados por la empresa para terceros como tasa de bomberos, tasa municipal, tasa de recoleccin de basura, seguro contra incendio, etc.

Auxiliar de Contabilidad #1: Recibe facturas, comprobantes de retencin, partes de recaudacin, comprobantes de ingresos, cheques, para la verificacin de la correcta generacin de dichos documentos y su orden secuencial. Registra asientos de recaudacin de agencias como de la recaudadora matriz. Realiza el registro de subfacturacin Realiza asientos espordicos que la contadora general disponga

Auxiliar de Contabilidad #2: Realiza el registro de la cuenta bancos, es decir de todas las transacciones que generen movimientos bancarios y de cooperativas. Realiza conciliaciones bancarias con todos los bancos y cooperativas que posee la empresa Registra roles de pago, nmina, XII sueldo, XIV sueldo, vacaciones, obligaciones con el IESS, fondo de reserva, aporte patronal, aporte individual, prestamos quirografarios, dems obligaciones y cuentas relacionadas con los roles de pago. Manejo del fideicomiso, segn los valores transferidos de los recursos recaudados por la empresa, en cumplimiento con las clusulas acordadas con la administracin del fideicomiso.

Auxiliar de Contabilidad #3: Recibe los compromisos elaborados por presupuestos. Realiza el registro de rdenes de pago para los proveedores de la empresa. Revisa la facturacin de compras efectuadas de materiales, equipos, servicios y otros pagaderos dentro de un plazo no mayor de un ao.

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Auxiliar de Contabilidad #4: Lleva la cuenta bodega que esta distribuida de la siguiente manera: B. general B. de acometidas y medidores B. Alaus B. Pallatanga B. Cumand B. Chunchi B. Combustibles y lubricantes

Lleva el registro de la cuenta FERUM, Registra ingresos y egresos de bodega. Realiza las conciliaciones de las cuentas por pagar a proveedores de materiales, repuestos y suministros adquiridos como stock de bodega, sean para construccin, operacin y mantenimiento,

Revisa el costo de los materiales recuperados y reingresados en las bodegas. Registra de cuentas de orden. Realiza cuadros de consumo de combustibles y lubricantes, sean para generacin o transporte, tomando en cuenta el margen de evaporacin autorizado por el Ministerio de Energa y Minas.

Archiva la documentacin que respalda los movimientos de sus actividades. Dems funciones que le asigne su jefe inmediato.

Auxiliar de Contabilidad #5: Recolecta todos los documentos necesarios para archivar como: Ordenes de pago Partes de Recaudacin Libros diarios Facturas Ingresos y egresos de bodega Roles de pago, etc.

59

Ordena de manera secuencial y cronolgica segn el mes que corresponda y separando en distribucin y generacin los documentos antes mencionados. Archiva en las carpetas correspondientes, Guarda en orden secuencial las mismas en su respectivo archivo.

Asesor Tributario: Revisa toda la documentacin que tiene que ver con impuestos segn la Ley de Rgimen Tributario Interno. Verifica si las facturas cumplen con todos los requisitos estipulados en la Ley de Rgimen Tributario Interno. Establece el porcentaje de retencin que debe efectuarse, segn el caso. Saca los reportes de los mayores y de los resultados que le da el anexo transaccional. Realiza conciliaciones de los reportes mensuales de las facturas del departamento de comercializacin. Realiza y registra en el sistema todas las obligaciones tributarias de la empresa con el SRI, como declaracin de impuestos en los formularios 104 y 103.

60

CAPTULO V: MARCO PROPOSITIVOMANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

5.1

IMPORTANCIA

El diseo de un Manual de Procedimientos Contables para el rea de Contabilidad del Departamento Financiero de la Empresa Elctrica Riobamba S.A., se convierte en un imperativo de vital importancia debido al volumen de operaciones existentes, as como tambin los recursos asignados y la exigencia de resultados ptimos y acertados que se esperan del rea de Contabilidad para los dems Departamentos de la Empresa: ninguna empresa funciona sin contabilidad, o, ms bien dicho, si no lleva contabilidad no es empresa. Estos y otros motivos hacen imprescindible el diseo del presente Manual de Procedimientos Contables para que el personal que desarrolla sus actividades diarias dentro del rea de Contabilidad se apoye en este documento, puesto que con l se consignar en forma ordenada, secuencial y cronolgica los elementos fundamentales para contar con una elaboracin, coordinacin, direccin, evaluacin de los diferentes procedimientos contables a desarrollarse dentro del rea de Contabilidad, tanto por el (a) Contador (a) General, la Contadora, los cinco Auxiliares Contables y el Asesor Tributario.

Dentro del Diseo del Manual de Procedimientos Contables para el rea de Contabilidad del Departamento Financiero de la Empresa Elctrica Riobamba S.A., se abordarn aspectos metodolgicos bsicos para su correcta y adecuada utilizacin y revisin; al igual que se podrn emitir instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeo de las labores profesionales; al mismo tiempo que se encargue de 61

precisar las funciones asignadas a cada integrante del rea de Contabilidad, permitiendo de esta manera la eficiencia y eficacia en el desempeo laboral. Es pertinente recalcar que se pretende aportar procedimientos que puedan ser verdaderamente tiles para toda persona que desempee funciones en el rea de Contabilidad por primera vez o que haya realizado actividades laborales con posteridad en la mencionada rea.

5.2 OBJETIVOS DE DETERMINAR PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Presentar una visin en conjunto de los procedimientos realizados dentro del rea de Contabilidad.

Precisar las funciones asignadas a cada miembro que labora en el rea de Contabilidad, para de esta manera garantizar la eficiencia y eficacia del personal en el cumplimiento de sus funciones, evitando duplicidad de funciones.

Analizar los procedimientos contables vigentes en el rea de Contabilidad de la Direccin Financiera de la Empresa Elctrica Riobamba S.A. Elaborar flujogramas que detallen la descripcin de las actividades desempeadas por el personal del rea de Contabilidad de manera grfica. Disear un Manual de Procedimientos Contables para garantizar el correcto y veraz registro de las transacciones y facilitar el desempeo de funciones del personal que labora en el rea de Contabilidad.

Facilitar la integracin de nuevo personal. Orientar e informar a los usuarios con los que interacta el rea de Contabilidad.

62

5.3

ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIN

5.3.1 NOMBRE OFICIAL

Diseo de un Manual Diseo de un Manual de Procedimientos Contables para el rea de Contabilidad del Departamento Financiero de la Empresa Elctrica Riobamba S.A., Provincia de Chimborazo.

5.3.1.1

LogotipoGrfico N 7

5.3.2 BENEFICIARIOS

Los beneficiarios del Manual de Procedimientos Contables para el rea de Contabilidad del Departamento Financiero de la Empresa Elctrica Riobamba S.A., sern todos los integrantes del rea de Contabilidad, entre ellos: Contador General Contador Auxiliares (5) 63

Asesor Tributario

Es decir todos los miembros que empiecen a laborar o se encuentren desarrollando sus actividades en el rea de Contabilidad, siendo personal de contrato o personal de planta. En el siguiente organigrama se puede apreciar con mayor claridad la dependencia del personal del rea de Contabilidad y la utilidad que representa para ellos el uso del Manual de Procedimientos Contables.

5.3.2.1 Organigrama Estructural para el rea de Contabilidad de la EERSAGrfico N 8

CONTADOR GENERAL

NIVELES 1. Directivo 2. Asesor 3. Ejecutivo 4. Operativo

ASESOR TRIBUTARIO

NIVELES 1. Directivo 2. Asesor 3. Ejecutivo 4. OperativoCONTADOR

AUXILIAR CONTABLE N 1

AUXILIAR CONTABLE N 2

AUXILIAR CONTABLE N 3

AUXILIAR CONTABLE N 4

AUXILIAR CONTABLE N 5

No maneja el plan de cuentas Fuente: EERSA Elaboracin: Beln Bravo valos - Jemina Mera Malucn.

64

5.3.2

LUGAR Y FECHA DE DISEO

El Manual de Procedimientos Contables para el rea de Contabilidad del Departamento Financiero, Empresa Elctrica Riobamba S.A. se ha diseado en la ciudad de Riobamba, provincia de Chimborazo, en el periodo mayo octubre del ao 2009.

5.3.4

RESPONSABLES DE LA ELABORACIN, REVISIN Y/O AUTORIZACIN

Los responsables del presente Manual de Procedimientos Contables para el rea de Contabilidad de la Direccin Financiera, Empresa Elctrica Riobamba S.A. sern:

Responsables de elaboracin:

Mara Beln Bravo valos Jemina Gicela Mera Malucn

Responsables de revisin:

Ing. Cristbal Erazo Robalino Ing. Lenin Gaibor

Responsable de autorizacin:

Ing. Joe Ruales (Gerente encargado de la EERSA)

65

5.4

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Se detallar las actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones dentro del rea de Contabilidad del Departamento Financiero de la EERSA, incluyendo los puestos que intervienen en ella, precisando su responsabilidad y participacin, adems ayudar al control interno de la EERSA para obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral de las operaciones concatenadas entre s. Esto permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerrquicos dentro del rea, con lo cual disminuirn errores y el incremento de la productividad, garantizando la eficiencia y eficacia del personal en el cumplimiento de las funciones en el rea de Contabilidad.

5.4.1

OBJETIVOS

Proporcionar a personas legtimamente interesados la informacin que genera el rea de Contabilidad. Verificar el cumplimiento de las actividades desempeadas dentro del rea de Contabilidad. Orientar a nuevos colaboradores en el rea sobre sus actividades a realizar Planificar, coordinar, evaluar y controlar las actividades a realizarse dentro del rea. Cumplir la planificacin establecida para el rea Verificar el correcto registro de las transacciones contables. Mantener actualizada la contabilidad de la empresa. Llevar un ordenado y correcto archivo de la documentacin soporte del rea Realizar y registrar todas las obligaciones tributarias de la empresa.

66

5.4.2

POLTICAS

Los procedimientos se aplicarn a toda el rea de Contabilidad en general, empezando por el cargo de Contador General, de ellos dependern los dems procedimientos realizados por el resto del personal que ocupa los diferentes cargos laborales. Todo proceso realizado en los diferentes cargos ser de responsabilidad exclusiva de quien desempee dicho cargo laboral, quien ser supervisado por su jefe inmediato. Proporcionar, al personal interno del rea, sin reserva alguna la informacin, documentacin y la base legal necesaria para realizar sus actividades. Coordinar con todo el personal del rea de Contabilidad para mantener actualizada la contabilidad registrando las transacciones en el da en que se ejecut. Presentar los balances de comprobacin y estados financieros de forma mensual, anual y cuando el caso lo amerite, debidamente elaborados y legalizados al Director Financiero de la Empresa para la toma de decisiones pertinentes. Efectuar reuniones quincenales y cuando la situacin lo amerite con todo el personal del rea de Contabilidad para unificar criterios y planificar labores a realizarse y, posteriormente, presentar los resultados al Director Financiero. Acudir a capacitaciones frecuentes correspondientes al cargo laboral desempeado. La informacin saldr del rea de Contabilidad solamente con autorizacin documentada y debidamente certificada por el Contador General.

67

5.4.3

PROCEDIMIENTOS CONTABLES SEGN FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ASIGNADAS

5.4.3.1 Contador General

El Contador General ser el principal responsable de todas las actividades que se realicen dentro del rea de Contabilidad, y responder por todas las decisiones que en ella se adopten.

5.4.3.1.1 Descripcin

Los siguientes procedimientos se tornan indispensables para el rea de Contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A.; sin ellos no se podrn efectuar las dems actividades; motivo por el que sern los primeros a ejecutarse en el rea cuando se comiencen las tareas diarias. El Contador General es la mxima autoridad del rea de Contabilidad y es el encargado de planificar las actividades a realizarse por el contador y los auxiliares de contabilidad, adems de supervisarlas y evaluar el desenvolvimiento de cada una de ellas. Los procedimientos a observar en el cumplimiento de sus actividades se detallan a continuacin:

68

5.4.3.1.1

Primer Procedimiento:

De la planificacin, organizacin y control de actividades del rea

1. Inicio del procedimiento 2. El Contador General asistir cada quince das a una reunin de trabajo con el Director Financiero. En la misma se tratarn problemas y actividades laborales inherentes al rea de Contabilidad, es decir se planificar el trabajo que se realizar en la siguiente quincena; lo acordado plasmar el auxiliar # 2 en un documento por escrito que ser aprobado por el Contador General y el Director Financiero. La secretaria del Director Financiero archivar el documento para su posterior verificacin y control del cumplimiento de actividades encomendadas. 3. El Contador General, conocedor de las actividades acordadas, organizar y designar al personal del rea de Contabilidad segn el cargo laboral que ocupen; mediante documento escrito se solicitar el cumplimiento de su tarea. 4. La supervisin se realizar diariamente de manera constante para obtener los resultados deseados; el Contador General va computador vigilar que las actividades asignadas a cada integrante del rea se estn cumpliendo a cabalidad con eficiencia y eficacia, sin el nimo o actitud de fiscalizar, sino ms bien de coordinar responsablemente. 5. El contador y los auxiliares tienen la responsabilidad de entregar al final de la quincena un informe en el que detalle la culminacin de las tareas encomendadas. 6. El informe se enviar por el correo de la Empresa Elctrica S.A. (Red interna que no tiene la necesidad de estar conectado al Internet, en el que cada persona que labora en la entidad cuenta con un correo con clave personalizada), de tal manera que el Contador General pueda cotejar entre lo planificado y lo que en la prctica se ha logrado. 7. Si la informacin es fiable se realiza el siguiente procedimiento.

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8. Redaccin de un informe final que se entregar al Jefe del Departamento Financiero, para la verificacin del acatamiento de lo acordado y su archivo para constatacin de lo realizado. 9. Finalmente el