TERTIB ADMINISTRASI.doc

KEPUTUSAN PENGURUS PUSAT IKATAN SANTRI SALAFIYAH SYAFI’IYAH

SUKOREJO SITUBONDO JAWA TIMURNOMOR : 0388_04. . A.5. . PP-IV. a-I. XII. 2011

TentangPEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI

IKATAN SANTRI SALAFIYAH SYAFI’IYAH (IKSASS)SUKOREJO SITUBONDO

PERIODE IV Tahun 2011-2013

BISMILLAHIRRAHMANIRRAHIM.Pengurus Pusat Ikatan Santri Salafiyah Syafi’iyah (IKSASS) :

Menimbang : 1. Bahwa IKSASS sebagai organisasi sosial keagamaan yang bernaung dibawah Pondok Pesantren Salafiyah Syafi’iyah Sukorejo Situbondo berfungsi sebagai penerus cita-cita ma’hadiyah yang berorientasi pada kemampuan sumber daya manusia secara riil, maka perlu melakukan pembenahan lebih lanjut.

2. Bahwa sehubungan dengan reformasi kepengurusan periode III Tahun 2009-2011 kepada pengurus periode IV Tahun 2011-2013, maka perlu melakukan penataan administrasi secara profesional dan sistematis.

Mengingat : 1. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Pondok Pesantren Salafiyah Syafi’iyah Sukorejo Situbondo.

2. AD/ART Ikatan Santri Salafiyah Syafi’iyah tahun 2011-2013.

Memperhatikan : 1. Permusyawaratan serta pendapat-pendapat dalam Rapat Kerja Pengurus Pusat IKSASS.

2. Kesepakatan yang telah diputuskan dalam Rapat Kerja Tim Administrasi Pusat IKSASS pada tangaal 14 Desember 2011

MEMUTUSKAN

Menetapkan : Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi Ikatan Santri Salafiyah Syafi’iyah Sukorejo (IKSASS) Sukorejo Situbondo Periode IV Tahun 2011-2013.

Ditetapkan di: Sukorejo Pada Tanggal:14 Desember 2011

Pengurus Pusat IKSASSKetua Umum, Sekretaris Umum,

ttd ttd

Khairul Anam, S.Pd.I Imron Wahyudi

Tembusan disampaikan kepada Yth :1. Pengasuh P2 S2 Sukorejo Situbondo2. Pihak-pihak terkait

KEPUTUSAN PENGURUS PUSATIKATAN SANTRI SALAFIYAH’SYAFI’IYAH (IKSASS)

PERIODE IV TAHUN 2011 - 2013NOMOR : 0388_04. . A.5. . PP-IV. a-I. XII. 2011

TentangPEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI

IKATAN SANTRI SALAFIYAH SYAFI’IYAH (IKSASS)

MUQODDIMAHI. LATAR BELAKANG

Sistem tertib administrasi yang diterapkan oleh suatu organisasi merupakan cermin keutuhan dan kesatuan gerak langkah organisasi. IKSASS yang lahir sebagai organisasi santri bertujuan untuk memunculkan kader-kader profesional yang mempunyai loyalitas tinggi pada almamater dan eratnya hubungan emosional antar kader. Ironisnya, sampai kini organisasi kader ini mengabaikan salah satu faktor utama dinamika organisasi yaitu, keseragaman dalam tertib administrasi. Sebagai langkah awal, diperlukan adanya peraturan penyeragaman yang ditaati bersama dan disosialisasikan terus menerus, sehingga menjadi tradisi dan ciri khas organisasi IKSASS dalam mencapai tujuan.

Disampaing tujuan di atas, amanat MUBES III IKSASSS telah menggariskan bahwa IKSASS harus melakukan pembenahan tertib adminitrasi dari tingkat Pusat sampai Rayon dan Sub Rayon IKSASS sebagai kesatuan simbol dan atribut organisasi. Hal ini dilakukan untuk menegakkan wibawa organisasi dan kedisiplinan para kader didalamnya. Amanat permusyawaratan tertinggi, harus diberlakukan secara marata, dari tingkat kepengurusan Pusat, Rayon dan Sub Rayon.

II. PENGERTIAN

Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi IKSASS (PPTAI) adalah aturan-aturan mengenai penyelenggaraaan administrasi organisasi yang meliputi tertib kesekretariatan yang berlaku untuk semua tingkat kepengurusan.

III. TUJUAN

Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi IKSASS (PPTAI) bertujuan :1. Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksanaan administrasi

di semua tingkat organisasi IKSASS.2. Melaksanakan pola sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan di semua tingkat

organisasi IKSASS.3. Meningkatkan ruhul jihad di kalangan anggota dalam berorganisasi.4. Menegakkan wibawa dan disiplin organisasi

IV. SASARAN

Sasaran dari Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi IKSASS (PPTAI) ini adalah :1. Terwujudnya aturan tunggal administrasi IKSASS yang berlaku bagi semua tingkat

kepengurusan.2. Upaya menuju totalitas kebersamaan, kekompakan dan untuk mempererat hubungan

emosional para kader IKSASS.

V. LANDASAN

Landasan dari Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi IKSASS (PPTAI) ini adalah:1. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) IKSASS2. Garis-garis Besar Program Kerja (GBPK) IKSASS3. Pokok-Pokok Pikiran dan Rekomendasi Internal Musyawarah Besar (MUBES) VII IKSASS

PEDOMAN PENYELENGGARAANTERTIB ADMINISTRASI IKSASS

1 Surat

Yang dimaksud dengan surat dalam Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi IKSASS adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-pesan resmi organisasi yang ditulis diatas kertas untuk kepentingan dan tujuan tersebut. Ketentuan surat yang mempunyai fungsi komunikasi harus memenuhi ketentuan-ketentuan sebagai berikut :

1. Sistematika SuratSistematika surat resmi organisasi adalah sebagai berikut :1. Tempat dan Tanggal pembuatan Surat, ditulis dipojok kanan atas.2. Nomor surat, ditulis “Nomor“ 3. Lampiran surat, disingkat “Lamp.”4. Perihal surat, disingkat “Hal”5. Alamat surat, “Kepada Yth.”6. Tempat dan tanggal pembuatan surat terletak di kanan atas7. Salam pembuka, “Assalamu’alaikum War. Wab”8. Kalimat pengantar, “Disampaikan dengan hormat, …………. dst”9. Maksud dan tujuan surat.10. Kalimat Penutup, “ Demikian……………………dst” 11. Salam penutup, “Wassalamu’alaikum War. Wab.”12. Jabatan dan nama pengurus organisasi

2. Sistematika Penyentempelan

Diatas nama, 3cm agak kesamping

3. Bentuk SuratSemua surat resmi organisasi, kecuali surat keputusan, ditulis dengan bentuk semi block style (lihat lampiran)

4. Jenis SuratJenis surat resmi IKSASS dikelompokkan menjadi :1. Internal adalah surat untuk Pengurus Pusat, Pengrus Rayon dan Sub Rayon.2. Eksternal, adalah surat resmi organisasi untuk Pengurus Pesantren dan organisasi lain atau

Instansi.

5. Kertas Surat Setiap surat diketik di atas kertas berukuran folio/Kwarto dan berkop IKSASS. Adapun kop berikut kopnya berisikan : 1. Lambang IKSASS 2. Tingkat kepengurusan . ( PENGURUS PUSAT IKSASS/RAYON/SUB RAYON )3. Nama organisasi : Ikatan Santri Salafiyah Syafi’iyah (IKSASS).4. Daerah Rayon/Sub Rayon pada baris ketiga (SITUBONDO / JEMBER / SITUBONDO

TIMUR)5. Sekretariat organisasi, pada baris keempat.6. Akte Notaris dibawah garis, pojok atas sebelah kiri.

6. Nomor Surat.Seluruh nomor surat resmi organisasi di semua tingkatan memiliki nomor yang terdiri dari : 1. Kode bulan dan tahun berdirinya IKSASS pasca pemisahan.2. Nomor urut surat yang keluar.3. Jenis surat.4. Nomor urut jenis surat tersebut.5. Tingkat kepengurusan dan periode kepengurusan.6. Kode tanda tangan.7. Bulan.8. Tahun pembuatan surat.

(Lihat dalam Lampiran)

Tekhnis Pelaksanaan Surat – Surat 1. Untuk menghindari kesalahan ,sebelum surat diketik sedapat mungkin dibuat draf atau konsep

terlebih dahulu.2. Untuk mempermudah pemantauan atau pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuat

copy atau salinan untuk diarsip.3. dalam pembuatan surat resmi organisasi yang perlu diperhatikan adalah kode atau sandi yang

tergantung dalam nomor surat, pembatasan pada setiap kode dibatasi dengan titik.4. Setiap penomoran surat mengandung delapan item kode, yaitu ;

a. Kode bulan dan tahun berdirinya IKSASS dan tahun pemisahan ditulis dengan angka.b. Nomor urut surat di tulis dengan angka.c. Jenis surat resmi IKSASS.d. Nomor urut surat jenis tersebut.e. Tingkat kepengurusan, kode dan periode kepengurusan.f. Kode tanda tangan.g. Bulan pembuatan surat ditulis dengan angka romawi.h. Tahun pembuatan surat ditulius dengan angka.

2 Stempel.

1. Bentuk Stempela. Bentuk stempel, untuk semua tingkat kepengurusan IKSASS (Pengurus Pusat, Pengurus

Rayon dan Pengurus Sub Rayon ). Berbentuk bulat. Sedangkan stempel Panitia Kegiatan berbentuk segi empat (sebagaimana terlampir).

b. Ukuran stempel untuk semua tingkatan brediameter 3 cm.c. Tulisan stempel, stempel resmi organisasi bertuliskan :

i. Tingkat Kepengurusan .ii. Tulisan organisasi “Ikatan Santri Salafiyah Syafi’iyah”.iii. Nama Daerah untuk Pengurus Rayon dan Pengurus Sub. Rayon.

2. Tinta stempel Seluruh jenis stempel di semua tingkatan menggunakan tinta (stamp blue) warna biru.

3 Buku Inventaris 1. Ukuran buku Inventaris untuk semua tingkat kepengurusan dapat menggunakan jenis buku

yang sesuai dengan kolom yang dibutuhkan.2. Model buku inventaris untuk semua tingkat organisasi menggunakan model buku yang terdiri

atas kolom :a. Nomor urut.b. Nama barang.c. Merk barang.d. Tahun pembelian.e. Jumlah barang.f. Kondisi barang.g. Keterangan.

4 Kode Rayon Dan Sub Rayon IKSASS1. Kode dan Nama Rayon :

01 Situbondo02 Bondowoso.03 Banyuwangi 04 Jember05 Lumajang06 Surabaya07 Bawean08 Bangkalan09 Pamekasan10 Sumenep11 Kangean12 Sapudi13 Raas

14 Lintang Songo15 Bali16 NTB17 Dki Jakarta18 Jawa barat19 Jawa Tengah 20 Kalimantan barat21 Sampang22 Sumatera23 Banten

2. Kode dan Nama Sub Rayon 01.1 Situbondo Timur.01.2 Situbondo Tengah.01.3 Situbondo Barat.03.1 Wongsorejo 03.2 Kali puro03.3 Bannyuwangi tengah03.4 Banyuwangi Selatan 03.5 Muncar17.1 Lombok Barat (MALOMBA)17.2 Lombok Tengah17.3 Lombok Timur17.4 Lembar Gerung

5 Penandatanganan, Kode & Jenis Surat Pengurus IKSASS.1. Pengurus Pusat IKSASS

a. Kode tandatangan.a-I : Jika ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekretaris Umum.a-II : Jika ditandatangani oleh Ketua Umum dan Wakil Sekretaris Umum.b-I : Jika ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris Bidang. Kaderisasi & Organisasi. b-II : Jika ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris Bidang. Peng. SDM & Infokom.b-III: Jika ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris Bidang. Sos. Bud & Ekonomib-IV: Jika ditandatangani oleh Ketua Bidang. Sos. Bud & Ekonomi dan BanomKhusus yang berkaitan dengan masalah keuangan organisasi, Penandatanganan Surat adalah : c-I : Jika ditandatangani oleh Ketua Umum.c-II : Jika ditandatangani oleh Ketua Umum dan Bendahara Umum.c-III: Jika ditandatangani oleh Ketua Umum dan Bendahara I.c-IV: Jika ditandatangani oleh Ketua Umum dan Bendahara II.

b. Kode dan Jenis Surat A.1 = Surat keluar PP. IKSASS untuk intern PP. IKSASSA.2 = Surat keluar PP. IKSASS untuk PR dan PSR. IKSASS A.3 = Surat keluar PP. IKSASS untuk Pesantren & Organisasi Intern PesantrenA.4 = Surat Keluar PP. IKSASS untuk organisasi lain dan umum A.5 = Surat Keputusan Pengurus Pusat IKSASS A.6 = Surat Keputusan untuk Pengurus Rayon, Sub Rayon IKSASS dan BanomA.7 = Surat Keputusan Panitia Kegiatan/Team yang dibentuk oleh PP. IKSASSB.1 = Surat Keluar Sanggar Seni Cermin B.2 = Surat Keluar ADIS

2. Pengurus Rayon IKSASS1. Kode Tandatangan

d-I : Jika ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris/Wakil Sekretaris.d-II : Jika ditandatangani oleh Ketua dan Bendahara/Wakil Bendahara.d-III: Jika ditandatangani oleh Wakil Ketua dan Sekretaris/Wakil Sekretarisd-IV: Jika ditandatangani oleh Wakil Ketua dan Koordinator Departemene-I : Jika ditandatangani oleh Wakil Ketua dan Bendahara/Wakil Bendahara.e-II: Jika ditandatangani oleh Ketua dan Banom.

2. Kode dan jenis Surat A.1 = Surat keluar Pengurus Rayon IKSASS untuk intern Pengurus RayonA.2 = Surat keluar PR IKSASS untuk PP. IKSASS dan Sub Rayon IKSASS A.3 = Surat keluar PR untuk Pesantren & Organisasi Intern PesantrenA.4 = Surat Keluar Pengurus Rayon IKSASS untuk organisasi lain dan umum A.5 = Surat Keputusan Pengurus Rayon untuk Pengurus Sub Rayon IKSASSA.6 = Surat Keputusan Pengurus Rayon untuk panitia kegiatanB.1 = Surat Keluar untuk Banom

3. Pengurus Sub. Rayon IKSASSa. Kode Tandatangan

d-I : Jika ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris/Wakil Sekretaris.d-II : Jika ditandatangani oleh Ketua dan Bendahara/Wakil Bendahara.d-III: Jika ditandatangani oleh Ketua/wakil Ketua dan Koordinator Divisie-I : Jika ditandatangani oleh Wakil Ketua dan Sekretaris/Wakil Sekretaris.e-II : Jika ditandatangani oleh Wakil Ketua dan Bendahara/Wakil Bendahara.

b. Kode dan Jenis Surat A.1 = Surat keluar PSR IKSASS untuk intern Pengurus Sub RayonA.2 = Surat keluar PSR IKSASS untuk PP. IKSASS dan PR. IKSASS A.3 = Surat keluar PSR untuk Pesantren & Organisasi Intern PesantrenA.4 = Surat Keluar PSR IKSASS untuk Organisasi Lain dan Umum A.5 = Surat Keputusan Pengurus Sub Rayon untuk panitia kegiatan

CONTOH PENULISAN NOMOR SURAT DAN KOP SURAT

1. Nomor Surata. Pengurus Pusat IKSASS

i. Nomor Surat Nomor : 0388_04. 01. A.1. 01. PP-IV. a-I. XII. 2011Lamp. : ………………….………………..H a l : ……………………………………….……Keterangan : 0388_04. : Kode th dan bulan berdirinya IKSASS_ tahun pasca pemisahan 01. : Nomor urut surat keluar PP. IKSASS A.1. : Kode jenis surat untuk internal PP. IKSASS 01. : Nomor urut jenis surat internal PP. IKSASSPP-IV. : Kode Pengurus Pusat IKSASS dan Periode Kepengurusana-I. : Ditanda tangani Ketua Umum dan Sekret. Umum PP. IKSASSXII. : Bulan pembuatan Surat2011 : Tahun Tahun Pembuatan Surat

ii. Nomor Surat Panitia Kegiatan Nomor : 0388_04. 01. POP2. PP-IV. XII. 2011Lamp. : ………………..H a l : ………………………Keterangan : 0388_04. : Kode th dan bulan berdirinya IKSASS_ tahun pasca pemisahan01. : Nomor urut surat keluar panitia kegiatan PP. IKSASSPOP2. : Kode Panitia Kegitan PP. IKSASSPP-IV. : Kode Pengurus Pusat IKSASS dan Periode KepengurusanXII. : Bulan pembuatan surat2011 : Kode Tahun Pembuatan Surat

b. Pengurus Rayon IKSASSi. Nomor Surat

Nomor : 0388_04. 01. A.1. 01. PR.03-IV. d-I. XII. 2011Lamp. : ………………..………………..H a l : ………………………………………….……Keterangan : 0388_04. : Kode th dan bulan berdirinya IKSASS_ tahun pasca pemisahan01. : Nomor Urut Surat Keluar Pengurus Rayon IKSASS A.1. : Kode Jenis Surat Untuk Internal Pengurus Rayon 01. : Nomor Urut Jenis Surat Internal Pengurus Rayon PR.03-IV. : Kode PR, Kode Rayon Dan Kode Periode Kepengurusand-I. : Ditandatangani Ketua dan Sekretaris Pengurus Rayon IKSASS XII. : Bulan Pembuatanm Surat2011 : Tahun Pembuatan Surat

ii. Nomor Surat Panitia KegiatanNomor : 0388_04. 01. PKKS. PR.03-IV. XII. 2011Lamp. : ………………..H a l : ………………………Keterangan : 0388_04. : Kode th dan bulan berdirinya IKSASS_ tahun pasca pemisahan01. : Nomor Urut Surat Keluar Pan Kegiatan PR IKSASS PKKS : Kode Panitia Kuliah Kerja Santri Pengurus Rayon IKSASS PR.03-IV. : Kode PR, Kode Rayon Dan Kode Periode KepengurusanXII. : Bulan Pembuatan Surat2011 : Tahun Pembuatan Surat

c. Pengurus Sub. Rayon IKSASS

i. Nomor SuratNomor : 0388_04. 01. A.1. 01. PSR.01.1-V. d-I. XII. 2011Lamp. : ………………..………………..H a l : ………………………………………….……Keterangan : 0388_04. : Kode th dan bulan berdirinya IKSASS_ tahun pasca pemisahan01. : Nomor Urut Surat Keluar Pengurus Rayon IKSASS A.1. : Kode Jenis Surat Untuk Internal Pengurus Sub Rayon01. : Nomor Urut Jenis Surat Internal Pengurus Sub RayonPSR.03.1-V : Kode Pengurus Sub Rayon, Kode Rayon, Kode Pengurus Sub Rayon Kode Periode Pengurusd-I : Ditandatangani Ketua dan Sekretaris Pengurus Rayon IKSASS XII. : Bulan Pembuatanm Surat2011 : Tahun Pembuatan Surat

ii. Nomor Surat Panitia KegiatanNomor : 0388_04. 01. PSABDA. PR.01.1-V. XII. 2011Lamp. : ………………..H a l : ………………………Keterangan : 0388_04. : Kode th dan bulan berdirinya IKSASS_ tahun pasca pemisahan01. : Nomor Urut Surat Keluar Pan Kegiatan PSR. IKSASS PSABDA : Kode Panitia Kegiatan Pengurus Sub Rayon IKSASS PSR.03.1-V : Kode Pengurus Sub Rayon, Kode Rayon, kode Pengurus Sub Rayon Kode

Periode PengurusXII. : Bulan Pembuatan Surat2011 : Tahun Pembuatan Surat

2. Kop Surat Pengurus Pusat IKSAS a. Pengurus Pusat IKSASS

i. Pengurus Pusat IKSASSPENGURUS PUSAT

IKATAN SANTRI SALAFIYAH SYAFI’IYAH (IKSASS)SEKRETARIAT : Gedung G Unit 1 Lantai 2 Telp. (0338) 452666 (Hunting) Sukorejo Situbondo Jawa Timur 68374

AKTE NOTARIS NOMOR 1/01.04.1999

ii. Pengurus Pusat IKSASSBIDANG KADERISASI DAN ORGANISASI



iii. Panitia KegiatanPANITIA ORIENTASI PENGENALAN PESANTREN (OP2)



b. Pengurus Rayon IKSASSi. Pengurus Rayon IKSASS

PENGURUS RAYON IKATAN SANTRI SALAFIYAH SYAFI’IYAH (IKSASS)SUMENEPSEKRETARIAT : Pon-Pes Sal-Syaf Sukorejo Situbondo Asrama G. 17

Telp. (0338) 451847


DEPARTEMEN KADERISASI DAN ORGANISASIIKATAN SANTRI SALAFIYAH SYAFI’IYAH (IKSASS)SUMENEPSEKRETARIAT : : Pon-Pes Sal-Syaf Sukorejo Situbondo Asrama G. 17

Telp. (0338) 451847


ii. Panitia KegiatanPANITIA SAFARI RAMADLAN RAYON

IKATAN SANTRI SALAFIYAH SYAFI’IYAH (IKSASS)SUMENEPSEKRETARIAT : Pon-Pes Sal-Syaf Sukorejo Situbondo Asrama G. 17

Telp. (0338) 451847


c. Pengurus Sub Rayon IKSASSi. Pengurus Sub Rayon IKSASS

PENGURUS SUB RAYON IKATAN SANTRI SALAFIYAH SYAFI’IYAH (IKSASS)WONGSOREJO SEKRETARIAT : Pon-Pes Sal-Syaf Sukorejo Situbondo Asrama G. 21

Telp. (0338) 451847

AKTE NOTARIS NOMOR 1/01.04.1999DIVISI KADERISASI DAN ORGANISASIIKATAN SANTRI SALAFIYAH SYAFI’IYAH (IKSASS)WONGSOREJO SEKRETARIAT : Pon-Pes Sal-Syaf Sukorejo Situbondo Asrama G. 21

Telp. (0338) 451847


ii. Panitia Kegiatan PANITIA SAFARI RAMADLAN SUB RAYON

IKATAN SANTRI SALAFIYAH SYAFI’IYAH (IKSASS)WONGSOREJO SEKRETARIAT : Pon-Pes Sal-Syaf Sukorejo Situbondo Asrama G. 21

Telp. (0338) 451847


Ket : Fonts dan Ukuran Kop Surat IKSASS1. Tulisan PP, PR, PSR dan Nama Kegiatan PP, PR, PSR IKSASS menggunakan Fonts Tahoma Ukuran 18.2. Tulisan IKSASS menggunakan Fonts Arial Narrow ukuran 14.3. Tulisan Nama DAERAH menggunakan Fonts Arial ukuran 124. Tulisan SEKRETARIAT menggunakan Fonts Arial Narrow ukuran 8.5. Tulisan AKTE NOTARIS menggunakan Fonts Arial ukuran 8

3. Contoh Stempel Pengurus IKSASSa. Pengurus Pusat IKSASS

Pengurus Panitia Kegiatan

3 cm

b. Pengurus Rayon IKSASSPengurus Panita Kegiatan

3 cm

c. Pengurus Sub Rayon IKSASSPengurus Panitia Kegiatan

3 cm

Panitia KegiatanPENGURUS PUSAT IKSASS

SUKOREO SITUBONDO

Panitia KegiatanPENGURUS RAYON IKSASS

SUMENEP

Panitia KegiatanPENGURUS SUB RAYON IKSASS

WONGSOREJO

Documents

TERTIB ADMINISTRASI.doc