E-mail: rothane@epfindia.gov in Tel. No. 2S838.444/45 Fax no. 2S838446

Employees' Provident Fund Organisation ('Of 1hr.rlr, m«r

~ ~

Scanned by CamScanner

n·/. ~ 11. ~ St 3114 / ·L fax 11 • • • /1.1/1 .Ji,

Employees' Provident Fund Organtsat Ion

कमर्चार� भ�वष्य �न�ध संगठन, �ेत्रीय कायार्लय, ठाणे

म� कंप्यूटर (स�हत कम प्रयोक्ताओं) और अपनी सहायक

उपकरण क� वा�षर्क अनुर�ण ठेका

हेतु �न�वदा

मूल्य – 250/-

�न�वदा दस्तावेज के �लए वा�षर्क अनुर�ण ठेका क� कंप्यटूर (स�हत कम प्रयोक्ताओं) और अपनी

सहायक उपकरण

सामान्य �नबंधन और शत�

1. एज�सी ई.पी.एफ./ईएसआईसी अ�ध�नयम के अंतगर्त शा�मल �कया जाना चा�हए और भ�वष्य

�न�ध और ईएसआईसी क� लाभ बढ़ाएँगे और अन्य सा�ंव�धक �व�नयम� और श्रम काननू . प्र�त�ल�पयाँ

पंजीकरण क� भी पालन कर�गे अनलुग्न �कया जाना चा�हए |संब�ंधत वेबसाइट से मा�सक भ�वष्य �न�ध

ई.सी.आर. मु�द्रत और मा�सक ई.एस.आई. योगदान मु�द्रत उत्पादन �कया जायेगा

2. एज�सी लागू के रूप म� क� द्र सरकार क� न्यनूतम मजदरू� अ�ध�नयम के अनुसार उनका कमर्चा�रय�

के �लए उ�चत मजदरू� भुगतान करना चा�हए और अपना स्थापना क� पंजीकरण के अनुसार बोनस

अ�ध�नयम और अवकाश �नयम के अतंगर्त आदेश के अनुसार करना चा�हए

3. एज�सी ने समु�चत प्रा�धकार� से लागू मजदरू/कायर् लाइस�स प्राप्त �कया होगा

4. एज�सी कोटेशन के साथ साथ आय कर बेबाक� पत्र पषृ्ठाकंन करना चा�हए

5. कुल मूल्य क� अप�रहास मुद्रा (5 प्र�तशत तक 2) एक वषर् रकम 10,000/रु. के �लए �न�वदा का

जमा के अवसर पर आरेगायोनल पी.एफ. आयुक्त, थनईअ के प� म� करके डीडी/वेतन आदेश के रूप म�

जमा क� जाए

6. सफल एज�सी कायर् आरंभ होना से पहले ई.पी.एफ.ओ., आर.ओ, ठाणे स�हत करार पत्र कायार्िन्वत

करने के �लए

7. सफल एज�सी क� दर से सुर�ा जमा (�नष्पादन सुर�ा) (7 जमा करना चा�हए | �कसी भी

वा�णज्य ब�क से �ेत्रीय पी.एफ. आयुक्त, थनईअ या ब�क गारंट� के �लए प�पात करके एक वषर् या 30

हजार रु. के �लए कुल मूल्य क� 5 प्र�तशत कोई भी डीडी के रूप म� सं�वदा क� पुरस्कार क� �दनाकं से 7

�दन के अंतगर्त उच्चतर है रा�श जो सं�वदा क� पूणर्ता क� �दनांक के बाद साठ �दन क� अव�ध के �लए

�व�धमान्य रह�गे कहा

8. सं�वदा एक मह�ने नो�टस य�द सेवा म� �कसी भी समय द्वारा दशार्ने वाल� समाप्त �कया जायेगा

असंतोषजनक पाया गया है

9. एज�सी दर� कोट करना पूणर्त: से पहले कायर् क� शत� और �नबधंन, संभावनाओं पढ़ना चा�हए

नह�ं �कसी भी अ�त�रक्त अ�धकार य�द कोई हो बाद म� �वचार �कया जाएगा

10 कायार्लय समय के दौरान व�डोर ई.पी.एफ.ओ. ठाणे म� पहला स्तर के समस्या को ठ�क करने के

�लए �सस्टम इंजी�नयर स�हत व्यवस्था कर�गे|

11. अ�त�रक्त व्यिक्त जब कभी वहाँ �नधार्�रत �रसपॉन्स टाइम के अतंगर्त सज्जा सुधारने के �लए

अ�धका�धक कायर्भार/�शकायत� है प्र�त�नयकु्त क� जाए

12. कायर् समय 08: 00 पवूार्ह्न और 08: 00 मध्याह्नपश्चात के बीच होगा

13. भुगतान एज�सी के �लए तसला कई स�हत जो एज�सी द्वारा और �पछला कायर् �नष्पादन के

आधार पर उठाया गया था बीजक के �वरुद्ध प्रत्येक �तमाह� क� अतं म� �तमाह� पर �कया जाएगा |

ट�.डी.एस., डब्ल्यू.सी.ट�. और अन्य दर� व्यवहार करना के अनसुार कर चूँ�क लागू भुगतान �न�मर्त करना

से पहले कटौती �कया जाएगा

14. एज�सी लेबर �व�धय� पालन करने के �लए उत्तरदायी ह�गे |अ�ग्रम अदायगी य�द कोई हो _

�न�दर्ष्ट क� जाए | एज�सी लागू के रूप म� महाराष्ट्र श्रम कल्याण बोडर् अथवा अन्य कोई पटल के �लए

न्यनूतम मज़दरू� �नयमानुकूल, �व�भन्न श्रम कानून और सामािजक सुर�ा �व�नयम� और योगदान क�

भुगतान स�हत सभी अपना सां�व�धक देय और आ�ापालन के �लए अकेले उत्तरदायी होगा

15. ई.पी.एफ.ओ., आर.ओ, ठाणे नह�ं उत्तरदायी �कसी भी आकिस्मकता/दघुर्टना के �लए कायार्लय के

प�रसर म� जब�क कायर्संचालन घ�टत होगा

16. जायदाद क� हा�न के मामले म� उपे�ा द्वारा उत्पन्न संस्था क� कमर्चार� क� एज�सी, एज�सी क�

पुन:स्था�पत करना अच्छा के �लए उत्तरदायी के �लए होगा हा�न कहा

17. �ेत्रीय पी.एफ. आयकु्त पे्रषण के बाद कोटेशन क� �कसी भी देर� के �लए, हा�न या अप्रािप्त के

�लए �कसी भी िज़म्मेदार� को प्राप्त नह� ंकर�गे

18. एज�सी को कायार्लय प�रसर म� अनुम�त प्र�विष्ट के �लए अपना श्रमबल के �लए प�रचय पत्र�

अ�नवायर् रूप से व्यवस्था करना चा�हए

19. एज�सी �पछले 3 वष� के �लए तुलन पत्र जो 8 रु. लाख/य्र क� न्यनूतम कुल �बक्र� रख रहा है

प्रस्ततु करना चा�हए

20. �ेत्रीय कृते एफ़ आयुक्त बढ़ाने के �लए अ�धकार �कसी भी मद� क� प�रमाण कायर् और एज�सी क�

सदृश्य मद के �लए �न�दष्टर् क� दर से एक ह� कायम कर�गे

21. �कसी भी प�रवहन प्रभार, सेवाएँ के �लए आर.पी.एफ़.सी. द्वारा भुगतान नह� ं �कया जाएगा|

22. कोटेशन ई.पी.एफ.ओ., �ेत्रीय कायार्लय, ठाणे क� पसर्नल कंप्यटूर, कम मुविक्कल और अपना

सहायक उपकरण, यू पी एस और मुद्रण यंत्र इत्या�द के �लए जो कायार्लय म� संस्था�पत �कया जाता है

कोम्पे्रह��सवेस वा�षर्क रख रखाव सेवा ठेका के �लए दो बोल� �सस्टम के अतंगर्त आमं�त्रत �कया जाता है |

ब्यौरा प्रणा�लयाँ क� संलग्नक डी वास्त�वक संख्या म� प्रदान �कया जाता है या तो व�ृद्ध कर सकता है या

सं�वदा क� या वषर् के दौरान प्रस्थान के अवसर पर कम कर सकता है |

�वशेष शत� और �नबंधन

1. एज�सी �नधार्�रत �रसपॉन्स टाइम �मलने के �लए ई.पी.एफ.ओ. म� पयार्प्त संख्या क� प्रती�ारत

कंप्यटूर, कम मुविक्कल, मॉ�नटर, यू पी एस और मुद्रक इत्या�द रखने के �लए सु�निश्चत कर�गे |

2. फ़मर् रखरखाव ठेका स�हत परुस्कृत �कया एक बार �तमाह� म� प्रत्येक सज्जा क� �नरोधक

अनुर�ण भी लाएँगे और उनका उ�चत अ�भलेख कायम कर�गे

3. बोल� लगाने वाला को दर� अकं� म� और और शब्द� कोट करना चा�हए |बोल� म� प�रवतर्न

सुपाठ्यता से अन्यथा बोल� लगाने वाला द्वारा अनुप्रमा�णत �कया, �सधे अस्वीकार �कया जायेगा

4. यह कमर्चार� प्रत्येक और प्रत्येक क� संब�ंधत पु�लस प्रा�धका�रय� से पु�लस सत्यापन पहँुचने के

�लए प्रदायक क� िज़म्मेदार� है

5. मंुबई म� एज�सी स्था�नक कायार्लय होना चा�हए |

6. एज�सी के पास कंप्यटूर/सहायक उपकरण अनुर�ण क� कम से कम पंच वष�य अनभुव होना

चा�हए

शतर् और दशा के �लए व्यापक रख रखाव

एएमसी दशार्ई गई �नम्न भाग�/िस्थ�त सम्म�लत नह�ं ह�गे |

1. उपभोग्य वस्तुएं अथार्त ्फ�ता कारतूस�, मुद्रक केबल

2. गैर कायार्त्मक भाग� अथार्त ्कवर,

3. यू पी एस बटैर� और नेटवकर् केबल

समापन क� सं�वदा और दंड

1. य�द एज�सी द्वारा उत्पादन सेवाए ँयह रखरखाव ठेका के अतंगर्त जो तक एज�सी संतोषजनक

सेवाए ँप्रस्तुत कर �दया है आर.पी.एफ़.सी., रखरखाव ठेका क� पूरे संतोष के �लए ह� नह�ं आर.पी.एफ़.सी.

और कायर्भार द्वारा समाप्त क� जा सकती है अव�ध के �लये ह� देय हो जाएगा आर.पी.एफ़.सी. क�

�नणर्य यह मामले म� एज�सी पर अं�तम और बाध्यकार� हो जाएगा|

2. अपालन के मामले म� सं�वदा, आर.पी.एफ़.सी. स�हत �नरसन/रद्द/प्र�तसंहरण सं�वदा के �लए

अ�धकार सुर��त है और नकुसान के अनुपात म� उपयुक्त दंड अ�धरो�पत करते ह� और �कसी भी समय

इ.एम.डी./�नष्पादन सुर�ा जमा समपहरण कर सकता है

3. �सस्टम मरम्मत करना के �लए �रसपॉन्स टाइम एक से अ�धक �दन नह� ं| समस्या कायर् �दवस

के बाद पर �नपटाने म� �कसी भी देर� के �लए �सस्टम के �लए 300 रुपये क� दंड के �लए देनदार जो

अन्य सहायक उपकरण के �लए के �लए और 100 रु. महत्वपूणर् है जो महत्वपूणर् ह� नह�ं ह�गे|

�ववाचन

�कसी भी �ववाद या �वसंग�तय� क� हालत म� रख रखाव सेवा और आवेदन से संब�ंधत प्रावधान� क�

सं�वदा (क्या सेवा अव�ध के दौरान या अपना पूणर्ता पर), एक ह� क� �मत्रभाव से पारस्प�रक �वचार

�वमशर् के माध्यम से �नपटारा �कया जायेगा या �ेत्रीय पी.एफ. आयुक्त, ठाणे द्वारा �नयकु्त व्यिक्त क�

सव�प�र �ववाचन के �लए उल्लेख �कया जायेगा

�ेत्रा�धकार

इस करार से संबिन्धत कोई भी मामला क� सुनवाई �ेत्रीय कायार्लय, ठाणे के अंतगर्त आने वाले

न्यायलय� म� ह� होगी |

I रख रखाव सेवा म� �नम्न है -

a. �नवारक और सुधारक रख रखाव साइट पर एएमसी के अंतगर्त शा�मल मद� क� ई.पी.एफ.ओ.,

�ेत्रीय कायार्लय, ठाणे म�

b. रख रखाव स�हत करना त्र�ुटपूणर्/नकुसान भाग�, घटक� और अन्य उपसाधन� क� संस्था�पत

प्रणा�लयाँ और प्र�तस्थापन के �लए आवश्यक मरम्मत �कंत ुनह�ं कंुजी पटल और मॉ�नटर के �लए सी�मत

शा�मल करते ह� | त्र�ुटपूणर् भाग� के �लए भुगतान �कये जाने वाले नह�ं �कसी भी प्रभार

II सं�वदा प्रारम्भ म� एक वषर् के �लए होगा | सं�वदा एज�सी द्वारा उत्पादन �ेत्रीय भ�वष्य �न�ध

आयुक्त के �ववेका�धकार म� और संतोषजनक सेवा के आधार पर एक वषर् के �लए नवीकृत क� जाए

III एज�सी योग्य, अनभुव के मद्दनेजर और स�म व्यिक्त के माध्यम से व्यापक रख रखाव सेवा को

व्यवस्था कर�गे

IV कायार्लय समय के दौरान व�डोर ई.पी.एफ.ओ. ठाणे म� पहला स्तर त्रऔब्लेशू�टगं के �लए �सस्टम

इंजी�नयर स�हत व्यवस्था कर�गे

V अ�त�रक्त व्यिक्त जब कभी वहाँ �नधार्�रत �रसपॉन्स टाइम के अतंगर्त सज्जा सुधारने के �लए

अ�धका�धक कायर्भार/�शकायत� है प्र�त�नयकु्त क� जाए

VI मरम्मत/प्र�तस्थापन के �लए प्रयोग भाग�/घटक�/उप संयोजन ठेकेदार द्वारा प्रणा�लया ँम� प्रारम्भ

म� उपलब्ध के रूप म� उसे/तलु्य या उच्चतर बना और �क्रयागत �मता होगी

VII प्रणा�लयाँ वह प्रौद्यो�गक� या अनपुलब्धता क� अप्रचलन के कारण एज�सी द्वारा उपयोगी

भाग/घटक�/सभा क� ह� नह�ं रखरखाव ठेका से आह�रत �कया जाएगा

VIII अनपुलब्धता और अप्रचलन प्रौद्यो�गक� क� के संबधं म� आर.पी.एफ़.सी. क� �नणर्य अ�ंतम होगा

|�नकासी ऐसी इकाइय� क� एज�सी और समान रख रखाव कायर्भार के �लए संसू�चत �कया जायेगा एज�सी

के �लए प्राप्य रकम, देय रकम से कटौती �कया जायेगा

IX एज�सी उपयोगकतार् क� प्राप्त सम्म�त के बाद फंूकनेवाला समय समय के माध्यम से सफाई स�हत

आव�धक �नरोधक अनुर�ण भी लाएँगे |एज�सी जहा ँइंटरनेट उपलब्ध है नह�ं सभी अं�ट�वरुस समय समय

अद्यतन कर�गे

अनेक्सचर-ए

�न�वदा प्रस्ताव एवं घोषणा पत्र �दनाकं............................. �न�वदा संदभर् सं........................... सेवा म�,(�न�वदाकतार् का नाम और पता) �वषय:जनशिक्त आप�ूत र् हेतु सीलबदं �न�वदा प्रस्ताव । महोदय, �न�वदा दस्तावेज़ स�हत समस्त संलग्न दस्तावेज़ िजनक� प्रािप्त क� पावती द� गई है,

का पर��ण कर उक्त �न�वदा दस्तावेज� क� पिुष्ट करते हुए हम एतत द्वारा कमर्चार� भ�वष्य

�न�ध संगठन, �ेत्रीय कायार्लय, ठाणे द्वारा आवश्यक जनशिक्त क� आपू�त र् का प्रस्ताव देते है ।

हम वचन देते है �क य�द हमारा प्रस्ताव स्वीकार �कया जाता है, तो आपक� अ�धसूचना

प्राप्त होने के सात �दन के भीतर करार प्रारंभ होगा ।

हम घो�षत करते है �क हम �कसी भी सरकार� �वभाग द्वारा काल� सूची म� नह�ं है ।

य�द हमारा �न�वदा प्रस्ताव स्वीकार �कया जाता है तो हम करार अव�ध के दौरान कायर्

�नष्पादन के एक वषर् मूल्य के 5% से 10% या रु. 3.0 लाख का डी.डी. प्रस्ततु कर�गे ।प्र�तभू�त

जमा के �लए औसत मा�सक भुगतान क� गणना का कमर्चार� भ�वष्य �न�ध संगठन, �ेत्रीय

कायार्लय, ठाणे का �नणर्य मान्य होगा और �नष्पा�दत �कया जाएगा ।

इस �न�वदा प्रस्ताव का पालन हम तीन माह क� अव�ध तक या अं�तम करार �नष्पा�दत

होने क� �त�थ म� से जो भी पहले हो, तक करने के �लए सहमत है । हम पर बाध्यता होगी और

इसे �कसी भी समय उस अव�ध क� समाप्ती से पूवर् स्वीकार कर �लया जाएगा ।

यह �न�वदा प्रस्ताव औपचा�रक करार तयैार और �नष्पा�दत होने तक, िजसे आपक�

�ल�खत स्वीकृ�त एवं आपक� अ�धसूचना प्रदान करना एक साथ, हमारे बीच बाध्यकार� करार

�नयत रहेगा ।

हम यह जानते है �क कोई न्यनूतम या अन्य प्रस्ताव जो भी आपको प्राप्त हो को

स्वीकार या अस्वीकार करने के �लए, कोई कारण हो, को बताने के �लए बाध्य नह�ं है ।

�दना�ंकत................................�दवस...............2017

हस्ता�र................................. (के है�सयत से).................................................... क� ओर से एवं �न�वदा हस्ता�र करने के �लए प्रा�धकृत

अनेक्सचर-बी

तकनीक� बोल� 1. �न�वदाकतार् का नाम: 2. कंपनी/एज�सी का नाम: 3. कंपनी/एज�सी का पता: 4. पाटर्नर (य�द कोई हो) का नाम: 5. टेल�फोन नबंर: 6. फ़ैक्स नंबर: 7. स्थापना का वषर्: 8. ब�कसर् 9. �ेत्रीय कायार्लय के संबंध म� सूचना/

शाखा (य�द कोई हो) : 10. �न�वदाकतार् द्वारा �पछले 3 वष� के दौरान

पूणर् �कया गया कायर् (कायर् �नष्पादन �ववरण संलग्न �कए गए फॉमर्ट म�): 11. वतर्मान म� �लया हुआ कायर्: 12. लेबर लाइसेन्स नंबर: 13. बॉम्बे शॉप तथा स्थापना अ�ध�नयम के अतंगर्त पजंीकरण संख्या: 14. ईपीएफ पंजीकरण नंबर: 15. ईएसआई पंजीकरण नंबर: 16. सेवा कर पजंीकरण नबंर: 17. आयकर �वभाग का पनै/टैन: 18. जीएसट� नबंर: 19. तीन �वत्तीय वष� का टनर्-ओवर :

(2015-16, 2016-17 तथा 2017-18) 20. कायर् का स्वरूप: 21. कायर् का स्थान: 22. रख रखाव का प्रकार: 23. बयाना जमा रा�श:

डी.डी.संख्या................................................�दनाकं.......................... �दनाकं:-

कायर् �नष्पादन �ववरण

कंपनी का नाम :- ऑडर्र सं. एवं �दनांक

ऑडर्र देने वाल� कंपनी का नाम और पता

आपू�त र् क� गई जनशिक्त का �ववरण

ऑडर्र का मूल्य रुपए म�

कायर् पूणर् करने क� �त�थ

आपू�त र् म� �वलंब के कारण हेतु �टप्पणी । य�द कोई हो

आपू�त र् म� सफलता/असफलता

करार अनुसार

वास्तव म�

डाटा एटं्र� ऑपरेटर

स्थान: �दनाकं:

�न�वदाकतार् का हस्ता�र/

कंपनी/एज�सी का प्रा�धकृत अ�धकार� कायार्लयीन मुहर एवं सील

अनेक्सचर-डी

�वत्तीय बोल� क्रम संख्या............................................................................................................................... �न�वदा संदभर् सं........................................................................................................................ �न�वदा प्रस्ताव के प्रािप्त का अं�तम �दनांक और समय........................................................................ �न�वदा प्रस्ताव के खलुने का समय................................................................................................... �न�वदा प्रस्ताव क� वदै्यता............................................................................................................ कृपया नोट कर� �क �न�वदाकतार् �नम्न�ल�खत प्रारूप म� ह� मूल्य का उल्लेख कर� – क्र.सं. आवश्यकता मॉडले सं मूल्य 1. डसे्कटॉप कम्प्यटुर HP 13 2. डसे्कटॉप कम्प्यटुर HCL 29

3. �थन क्ला�ट HP 128 4. �थन क्ला�ट HCL 65 5. �प्रटंर HP OFFICE JET

PRO 8600 1

6. स्कैनर HP 4010 5 7. यूपीएस GALAXY 12V 250 8. यूपीएस ENERGE 12V 50

9. लैपटाप DELL 2 10. �प्रटंर HP OFFICE JET

PRO 6970 5

�न�वदाकतार् के हस्ता�र................................................................................ व्यवसा�यक पता......................................................................................... स्थान: �दनाकं:

�न�वदाकतार् का हस्ता�र/ कंपनी/एज�सी का प्रा�धकृत अ�धकार�

कायार्लयीन मुहर एवं सील

E-mail: rothane@epfindia.gov.in

कम�चार� भ�व�य �न�ध संगठनEmployees’ Provident Fund Organisation

(�म मं�ालय

�े�ीय काया�लय

वरदान कम�श�यल कॉ��ले�स, छठ� मिंज़ल

Vardan Commercial Complex, 6

No. MH/PF/RO/MUMBAI-II/THANE/HRM

ANNUAL MAINTENANCE CONTRACT OF COMPUTERS (INCLUDING THIN CLI

EMPLOYEES’ PROVIDENT FUND ORGANISATION, REGIONAL OFFICE, THANE

Tel. No. 25838444/45Fax

कम�चार� भ�व�य �न�ध संगठनEmployees’ Provident Fund Organisation �म मं�ालय, भारत सरकार) (Ministry of Labour, Govt. of India)

�े�ीय काया�लय, थान े : Regional Office, Thane

छठ� मिंज़ल, एम.आई.डी.सी., रोड न. – 16, वा�ले इ�टेट

Vardan Commercial Complex, 6th Floor, M.I.D.C., Wagle Estate, Thane (W)

II/THANE/HRM-II/2018-19/

TENDER FOR ANNUAL MAINTENANCE CONTRACT OF

COMPUTERS (INCLUDING THIN CLIENTS)PERIPHERALS AT

EMPLOYEES’ PROVIDENT FUND ORGANISATION, REGIONAL OFFICE, THANE

COST: Rs.

Tel. No. 25838444/45 Fax no. 25838446

कम�चार� भ�व�य �न�ध संगठन

Ministry of Labour, Govt. of India)

वा�ले इ�टेट, थान े(प.) –400 604

Floor, M.I.D.C., Wagle Estate, Thane (W) – 400 604

Date :- 27.11.2018

ANNUAL MAINTENANCE CONTRACT OF NTS) AND ITS

EMPLOYEES’ PROVIDENT FUND ORGANISATION,

COST: Rs. 250/- ONLY

TENDER DOCUMENT FOR ANNUAL MAINTENANCE CONTRACT OF COMPUTERS(INCLUDING THIN CLIENTS) AND ITS PERIPHERALS

GENERAL TERMS AND CONDITIONS 1. The agency should be covered under the EPF/ESIC Act and shall extend the benefits

of PF and ESIC and also shall comply with the other statutory regulations and Labour Laws. Copies of Registration should be enclosed. Monthly PF-ECR print and monthly ESI contribution print from respective websites shall be provided.

2. The agency should pay fair wages to his employees as per Minimum Wages Act of Central Government as applicable and comply under Bonus Act and leave rules as per registration of its establishment..

3. The agency must have obtained the applicable Labour/Work License from appropriate authority.

4. The agency should endorse Income Tax Clearance Certificate along with the quotation.

5. The Earnest Money(2 to 5%) of total value for one year amounting to Rs. 10,000/- may be deposited in the form of DD/Pay Order favoring “Regional P.F. Commissioner, Thane” at the time of submission of Tender.

6. The successful agency has to execute an agreement with EPFO, RO, Thane before commencing the work.

7. The successful agency should deposit security deposit (Performance security) @ (7.5%) of total value for One Year or Rs. 30 Thousand whichever is higher, within 7 days from the date of award of the contract in the form of DD favouring “Regional P.F. Commissioner, Thane” or Bank Guarantee from any Commercial Bank for the said amount which will remain valid for a period of sixty days beyond the date of completion of contract.

8. Contract shall be terminated at any time by giving one month notice if the service is found unsatisfactory.

9. The agency should read the terms and conditions, scope of work fully before quoting the rates. No additional claim if any will be entertained at a later stage.

10. The Vendor during the office hours shall provide with a System Engineer for first level troubleshooting at EPFO Thane.

11. Additional Persons may be deputed whenever there is more work load/complaints to rectify the equipment within the stipulated response time.

12. The working hours will be between 08:00 A.M and 08:00 P.M. 13. The payment to the agency will be made on quarterly basis at the end of each

quarter against invoice with PAN Number, raised by the agency and based on past performance. TDS, WCT and any other tax as applicable as per prevailing rates will be deducted before making the payment. The agency would be responsible to comply with the labor laws. Advance payment if any may please be mentioned.

14. The agency will be solely responsible towards all its statutory dues and compliances including payment of minimum wages as per rules, various labour laws and social security regulations and contribution towards Maharashtra Labour Welfare Board or any other board as applicable.

15. EPFO, RO, Thane will not be responsible for any contingency/accident occurred while working in the premises of the office.

16. In case of loss of property of the organisation caused by the negligence of the employee of the agency, the agency will be responsible for making good to the said losses.

17. The Regional P.F. Commissioner will take no responsibility for any delay, loss or non receipt of a quotation after dispatch.

18. The agency should invariably provide ID Cards to its work force for allowing entry in office premises.

19. The Agency should submit Balance sheets for last 3 years, having a minimum turnover of Rs 8 lac/yr.

20. Regional P.F Commissioner has the right to increase or decrease quantity of any items of the work and the agency shall maintain the same at the rate quoted for similar item.

21. Pl. send pass phrase (password) to this office after uploading the Tender on TCIL site. As it is required at the time of opening of Tender.

22. No transportation charges, what so ever shall be paid by RPFC for any type of services.

23. Quotation are invited under two-bid system for the comprehensives Annual

Maintenance Service contract for Personal Computers, thin client and its

peripherals, UPS and Printers etc. which are installed in the office of EPFO, Regional

Office, Thane. The details of the systems are given in Annexure-D. The actual

number may either increase or decrease at the time of start of contract or during the

year.

24. The maintenance agency (referred to as “Agency” in this document) is required to

upload the technical and financial bid through Electronic Tender System available

on tcil website(https://www/tcil-india-electronictender.com).

SPECIAL TERMS AND CONDITIONS 1. The agency shall ensure to keep sufficient number of stand by computer, Thin-Client,

Monitor, UPS, and Printer etc. at EPFO to meet the stipulated response time.

2. The firm awarded with the maintenance contract shall also carry out preventive

maintenance of each equipment once in the quarter and shall maintain proper record

thereof.

3. The bidder should quote the rates in figures and as well as words. Alternations in the

bid, unless legibly attested by the bidder, shall straightway be rejected.

4. It is responsibility of the supplier to get the police verification from the respective

police authorities, of each and every employee.

5. The Agency Should have a local office in Mumbai.

6. The Agency should have at least 5 year experience of Computer/Peripherals

Maintenance

7. TERMS & CONDITION FOR COMPREHENSIV MAINTENANCE:

AMC shall EXCLUDE below mentioned parts/situation ONLY

a. Consumables, i.e. Ribbon cartridges, Printer cable

b. Non functional parts, i.e. Covers, Caste U stand

c. UPS batteries and network cable

TERMINATION OF CONTRACT AND PENALTY :

1. If the services provided by the agency under this maintenance contract are not to

the full satisfaction of RPFC, the maintenance contract may be terminated by

RPFC and the charge shall be payable only for the period till which the agency

has rendered satisfactory services. The decision of RPFC in this regard shall be

final and binding on the agency.

2. In case of non-compliance with the contract, RPFC reserves the right to

cancel/rescind /revoke the contract and impose suitable penalty in proportion to

damages and may forfeit the EMD/performance security deposit anytime.

3. The response time for repairing the system shall not be more than one day. Any

delay in resolving the problem beyond on working day would be liable for a

penalty of 300 Rs for the system which is critical for and Rs.100 for other

peripherals which are not critical.

ARBITRATION:

1. In the event of any dispute or difference relating to maintenance service and

application of the provisions of the contract (whether during the service period

or upon its completion), the same shall be settled amicably through mutual

discussions or shall be referred to the sole arbitration of a person appointed by

the Regional P.F. Commissioner, Thane.

JURISDICTION:

The Court at R.O. Mumbai-II, Thane alone shall have the jurisdiction in any matter

arising out of or relating to this agreement.

Description of the Work I. The Maintenance service will consist of:

a) On-Site preventive and corrective maintenance of items covered under

AMC at EPFO, Regional Office, Thane.

b) The Maintenancewill include necessary repairs to the installed systems

and replacement of defective/damages parts, components and other

accessories including but not limited to key board and monitor. No any

charges will paid for defective parts.

II. The contract will be initially for one year. The contract may be renewed for

one year at the discretion of Regional PF Commissioner and based on

satisfactory service provided by the agency.

III. The agency shall provide comprehensive maintenance service through

qualified, experienced and competent persons.

IV. The vendor during the office hours shall provide with a System Engineer for

first level troubleshooting at EPFO Thane.

V. Additional persons may be deputed whenever there is more work

load/complaints to rectify the equipment within the stipulated response time.

VI. The parts/components/sub-assemblies used for repair/replacement by the

contractor will be of the same/equivalent or higher make and functional

capability as originally available in the systems.

VII. The systems that are not serviceable by the agency due to obsolescence of

technology or non-availability of part/components/assemblies will be

withdrawn from the maintenance contract

VIII. The decision of RPFC regarding non-availability and obsolescence of

technology will be final. Withdrawal of such units shall be communicated to

the agency and equivalent maintenance charge shall be deducted from the

amount due to the agency.

IX. The agency shall also carry out periodic preventive maintenance including

cleaning through blower time to time after taking consent of users. The

agency shall update all antivirus time to time where internet is not available.

Annexure – A

Tender Offer – Cum – Undertaking Form

Date ………………………………… Tender reference No. …....................................... To: (Name & Address of Tenderer) Sub: Online tender offer for ANNUAL MAINTENANCE CONTRACT OF COMPUTERS (INCLUDING THIN CLIENTS) AND ITS PERIPHERALS Sir, Having examined the tender documents including all annexures the receipt of which is hereby duly acknowledged, we the undersigned offer our tender for Annual maintenance contract of computers(Including Think Clints) and its Peripherals as required by the EPFO, Regional Office, Thane in conformity with the said tender document. We undertake, if our tender offer is accepted, to commence contract within Seven days from the date of receipt of your Notification of Award. We declare that we have not been black listed by any Govt. Department. If our tender offer is accepted, we will furnish the D.D. @ 7.5% of total value for One Year or Rs. 30 Thousand whichever is higher or Bank Guarantee of equivalent amount for the due performance of the contract during the contract periods. The decision of the EPFO, Regional Office, Thane for calculation of average monthly payment for the purpose of security deposit will be accepted and executed. We agree to abide by this tender offer for a period of three months or the date of execution of final contract, whichever is earlier and it shall remain binding upon us and may be accepted at any time before the expiry of that period. Until a formal contract is prepared and executed, this tender offer, together with your written acceptance thereof and your notification of award shall constitute a binding contract between us. We understand that you are not bound to accept the lowest or any offer you may receive and also to reject any offer without assigning any reason whatsoever. Dated this………………………………….day of ……………………………2018 Signature :…………………………………… (In the capacity of :)……………………………………… Duly authorized to sign the tender offer for and on behalf of

Annexure – B

TECHNICAL BID 1. Name of the Tenderer : 2. Name of the Company/Agency : 3. Address of the Company/Agency : 4. Name of the Partners (if any) : 5. Telephone Numbers : 6. Fax Number : 7. Year of Establishment : 8. Bankers : 9. Information about Regional Offices/ : Branches (if any) 10. Work completed by the Tenderer during : Last 3 years (in enclosed format of perfor- mance Statement) 11. Details of work in hand : 12. Labour license Number : 13. Registration Number under Bombay Shop : and Establishment Act 14. EPF Registration Number : 15. ESI Registration Number : 16. Service tax Registration Number : 17. PAN/TAN from Income Tax Department : 18. GST Number: 19. Turn-over for the 3 financial year : (2015-16, 2016-17, & 2017-18) 20. Nature of work : 21. Place of work : 22. Nature of Maintenance service : 23. Earnest money deposit : DD no. …………………….….dated ……………………… Date :-

Signature of Tenderer/ Competent Authority of Company/Agency with

Official Stamp & Seal

Annexure –C

PERFORMANCE STATEMENT Name of the Firm :-

Order no. & Date

Name & Address of the Office Placing order

Description of Maintenance

Value of order in Rs.

Date of Completion

Remarks indicating for reasons for the late supply. If Any

Success/Failure Supply As per

contract Actual

Place : Date :

Signature of Tenderer/ Competent Authority of Company/Agency with

Official Stamp & Seal

COMMERCIAL BID Annexure – D

SerialNo………………………………………………..... Tender Reference No.…………………………………………….... Last date and time for receipt of tender offers …………………............................................... Time and Opening of tender ……………………………………………………………………………………… Tender offer validity till The financial / price bid should contain the quotation for comprehensive charges per item in terms

of yearly basis only, as listed below. For exclusion, please refer to point 9 of Special Terms

Conditions Price quoted shall be inclusive of all taxes and levies applicable. No escalation of prices

would be permitted on any ground.

EQUIPMENT TO BE BROUGHT UNDER MAINTENANCE CONTRACT AT THE TIME OF THE

COMMENCEMENT OF THE CONTRACT

Sr. No.

Item Description Make/Model Qty Price

1

Desktop Computers HP 13

2 Desktop Computers HCL

29

3

Thin clients HP 128

4 Thin clients HCL

65

OFFICE JET PRINTER HP OFFICE JET PRO 8600

01

6 PRINTER

HP Office Jet Pro 6970

06

7 SCANNER

HP 4010 06

9 UPS

GALEXY 12V 250

10 UPS ENERGE 12V

50

11

LAPTOP COMPUTER DELL 02

TOTAL

Signature of Tenderer ……………………………………………………………….. Business Address …………………………………………………………………….. Place : Date :

Signature of Tenderer/ Competent Authority of Company/Agency with

Official Stamp & Seal

AMC of computer (hindi)AMC of computer tenderहिन्दी टेंडरTender for AMC Com peh