TEKNIK DAN PELAPORANAUDIT MUTU INTERNAL

(AMI)

KANTOR JAMINAN MUTUUniversitas Gadjah Mada

UNY, 28 Agustus 2018

AUDIT MUTU INTERNAL

Audit Mutu bukanlah asesmen/penilaianmelainkan pencocokan kesesuaian antarapelaksanaan dengan perencanaan suatukegiatan/program, serta mencari peluang

peningkatan bagi institusi

Tujuan Audit Mutu Internal

Memastikanimplementasi

sistemmanajemen

sesuai dengansasaran/tujuan

Mengidentifikasipeluangperbaikan sistemmanajemenmutu

Mengevaluasiefektivitaspenerapan sistemmanajemen mutu

Memastikansistem

manajemenmemenuhi

standar/ regulasi

Manfaat Audit Mutu InternalMembantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan cara mengevaluasi danmendorong adanya peningkatan melalui proses:

1.

2.3.4.

Mengkomunikasikan tujuan PT , Standar Dikti yang ditetapkan PT dan nilai-nilai yang telah ditetapkanMemantau pencapaian kesesuaian tujuan dengan standarMengukur akuntabilitas dari pelaksanaan standarMengurangi Risiko PT :a. Resiko Kualitas

b. Resiko Hukumc. Resiko Keuangand. Resiko Strategike. Resiko Kepatuhanf. Resiko Operasionalg. Resiko Reputasi

Lingkup (cakupan) audit

Lingkup audit meliputi semua persyaratan sistemyang berpengaruh terhadap mutu layanan, yaitu:

1. Dokumen sistem mutu2. Organisasi3. Komitmen (tanggung jawab) manajemen4. Sumber daya, meliputi:

a. Sumber daya manusiab. Infrastruktur

5. Proses dan pengendaliannya6. Evaluasi dan perbaikan

Prinsip Dasar Audit

1. Sikap dasar : mempunyai sifat profesional2. Penyajian yang wajar : wajib memberikan laporan

yang benar berdasar fakta3. Ketelitian : kecermatan dalam menggali informasi

sehingga menghasilkan kesimpulan audit yang valid4. Independen : mempunyai sikap netral dan obyektif

saat membuat kesimpulan audit5. Bukti : penjelasan yang rasional dalam

menghasilkan kesimpulan yang dapat dipercaya

Klasifikasi audit1. Tipe audit :

a. Audit internal

b. Audit Eksternal

2. Tingkatan audit :

a. Audit sistem

b. Audit Produk

c. Audit proses

Tipe Audit

1. Audit InternalAdalah audit yang dilakukan untuk menentukantingkat kesesuaian terhadaprencana/standar/persyaratan sistem internalorganisasi tersebut, sehingga dapat dilakukananalisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluangpenyempurnaan

2. Audit Eksternala. Audit pihak kedua:

Adalah audit yang dilakukan terhadap pihak diluar organisasi, misalnya: audit terhadapsupplier / sub-kontrak

b. Audit pihak ketiga

Adalah audit yang dilakukan oleh pihak eksternal/ badan audit independen menggunakan standareksternal. Misal: audit untuk mendapatkansertifikat ISO

Tingkatan Audita. Audit Sistem Merupakan pemeriksaan yang mendalam terhadap

sistem mutu untuk menentukan efektivitas dankesesuaian terhadap standar

Pemeriksaan ini didesain untuk memastikan: Bahwa dokumentasi sistem mutu telah memenuhi

kebutuhan proses layanan secara memadai Bahwa prosedur-prosedur yang terdokumentasi

adalah mudah dimengerti dan diimplementasikan Bahwa sumber daya cukup dan SDM kompeten

Review SPMI

Sistem Mutu (SM)Sistem yang mencakup

• struktur organisasi,

• tanggungjawab,

• prosedur,

• proses dan

• sumber daya

untuk melaksanakan manajemen

mutu.

Mutu Akademik1. Mutu pendidikan (SNPT 8 aspek)2. Mutu penelitian (SNPT 8 aspek)3. Mutu pengabdian kepada masyarakat (SNPT

8 aspek)Contoh:1. Mutu kurikulum2. Mutu sivitas akademika3. Mutu modul / perangkat pembelajaran4. Mutu metode pembelajaran5. Mutu evaluasi pembelajaran6. Mutu layanan pendukung pembelajaran7. Mutu lulusan

b. Audit ProdukPemeriksaan terhadap semua elemen dari produk

dan elemen sistem mutunya untuk mengevaluasiterhadap standar atau spesifikasi produk

Produk : (i) Produk dalam proses; (ii) Produk Akhir;(iii) Produk di pasar

Audit produk dilakukan untuk memastikan: Proses produksi dilakukan efektif Ukuran-ukuran pengendalian mutu adalah

memadai Produk sesuai dengan spesifikasi atau standar

c. Audit ProsesMerupakan pemeriksaan terhadap proses untuk

menentukan apakah proses sesuai denganpersyaratan

Proses adalah

Serangkaian tindakan yang dilakukan, sebagai hasildari menerima input dalam bentuk material/informasi, untuk menghasilkan suatu outputdalam bentuk material/ informasi

INPUT PROSES OUTPUT

Tindakan

Koreksi

Tindakan untukmenghilangkanpenyebab dariketidaksesuaianyang dikenali/situasilain yang tidakdikehendaki.

Tindakan

Pencegahan

Tindakan untukmenghilangkankemungkinanpenyebabketidaksesuaian/kemungkinan situasiyang tidakdikehendaki.

Verifikasi

Tindakan

memastikan, melaluiketetapan tentangbukti obyektif bahwapersyaratan yang

ditentukan telahterpenuhi.

PERENCANAAN AUDIT

1. Meliputi semua kegiatan yang dilakukan sebelumAudit Mutu Internal dilakukan.

2. Perencanaan audit yang baik akan menentukankualitas dan efektivitas pelaksanaan audit.

Peran dalam perencanaan AMI

Menetapkan kebijakan tentangPimpinan Sistem PenjaminanMutu InternalInstitusi (SPMI) danAudit Mutu Internal

(AMI).

Kebijakan SPMI

Unitenjaminan P

MenyusunmekanismeAuditMutu Internal, instrumen,lingkup, danmelatih auditormutu internal.

SOP

MempelajarimekanismeAudit

Auditor Mutu Internal, lingkup danMutu instrumen. Berkoordinasi dengan

partner danmelakukan deskevaluation.

IK-Instrumen

Mutu

Internal

PERENCANAAN AUDIT

A.

B.

C.

D.

E.

Penentuan Auditor

Penentuan Jadwal Audit

Pembuatan Daftar Pengecekan

Persiapan Rencana Audit

Pemeriksaan Hasil Audit

Sebelumnya

MANAJEMENPemilihanPelatihan

1 Menentukankebijakan AMI

Menentukan

MPAMI3

Kualifikasi AMI

10

kajiulangkebijakan

Tentukan

PerencanaanAudit

KelompokAuditor

2 Tujuan Audit

4 Membentuk

9

8

LAPORANAUDIT

Melaksanakan AuditLapangan

Tim Audit

Tim Audit

5

KajiulangDokumen dan

76

Persiapan checklist

Jadwal Audit(Visitasi)

RapatTim Audit

Siklus Audit Mutu Internal

Penentuan jadwal audit

Jadwal Audit mencakup :

Area / bagian / unit yang diaudit

Tanggal dan hari pelaksanaan audit

Ruang lingkup audit

Auditor yang bertugas

Area/ bagian/ unit yang diaudit

Pendekatan Unit: Program Studi

Laboratorium

Unit Kerja Pendukung (Kepegawaian, Keuangan,Perlengkapan, dll)

Perpustakaan

Unit Teknologi Informasi

Dll

PEMBUATAN DAFTAR PENGECEKAN(CHECKLIST)

Checklist :

Merupakan alat audit

Disusun berdasarkan standar

Disusun di sekitar proses layanan

Disusun berdasarkan persyaratan produk/lulusan

Format Checklist

Nomor Audit

Tanggal Audit

Nama Auditor

Kolom “Sesuai (S)” atau “Tidak Sesuai (TS)”

Kolom catatan

Kolom tinjauan

4C. PENENTUAN AUDITOR

Auditor Harus:

Memiliki pengetahuan tentang area yang diaudit

Menguasai teknik-teknik audit

Memiliki karakteristik positif sebagai auditor

Mampu bekerja sama dalam tim

Memenuhi persyaratan sebagai auditor

Persyaratan Auditor

1. Personil terlatih2. Independen3. Penguasaan standar4. Penguasaan teknik audit (examining,

questioning, evaluating, reporting)5. Komunikasi (oral)6. Kemampuan menulis7. Kemampuan tambahan (planning,

organizing, communicating and directing)

PERSIAPAN RENCANA AUDIT

1. Pastikan persyaratan yang relevan untuk area sasarantelah lengkap

2. Tentukan bagaimana hubungan persyaratan tersebutdengan aktivitas yang dijalankan oleh departemenyang diaudit

3. Pastikan apa yang harus ditetapkan auditor dandipenuhi oleh auditee

4. Pastikan checklist telah lengkap dan akurat5. Putuskan rencana tindakan (Kepada siapa harus bicara?

Apa yang akan ditanyakan? Dokumen apa yang ingindilihat? Dll)

4E. PEMERIKSAAN HASIL AUDITSEBELUMNYA

Pastikan: Apakah tindakan efektif?

Bukti-bukti penerapan lengkap?

Masalah yang sama tidak berulang?

PELAKSANAAN AUDIT

A.

B.

C.

D.

E.

F.

G.

H.

Teknik BertanyaTeknik AuditTeknik TelusurMencatat HasilMembuat TemuanTindakan KoreksiLaporan AuditRapat Penutupan

5A. TEKNIK BERTANYA

MENCARI BUKTI

1. Bukti-Bukti penunjang dikumpulkan dari: Wawancara

Pemeriksaan dokumen atau rekaman

Pemeriksaan produk

Pengamatan terhadap aktivitas (observasilapangan)

Pengamatan terhadap kondisi lingkungan

2. Lakukan verifikasi terhadap bukti-butipenunjang tersebut

Wawancara

Pemeriksaan

Dokumen/

Catatan

/produkverifikasi

Observasi lapangan

Pernyataan

54

AUDIT DILAKUKAN TERHADAP:i. Dokumentasi (prosedur, spesifikasi, gambar, dll)

Apakah semua dokumen yang dibutuhkantersedia?

Apakah dokumen lengkap dan mengandunginformasi yang dibutuhkan?

Apakah dokumen diidentifikasi dan diberi status Apakah dokumen dikendalikan

ii. Peralatan Apakah tepat? Apakah dikalibrasi? Apakah dipergunakan dengan benar? Apakah diidentifikasi dengan benar

iii. Bahan Material Apakah tepat tipe, grade-nya? Apakah identifikasi/ dapat ditelusur? Apakah statusnya diketahui Apakah memenuhi persyaratan standar

iv. Orang Apakah kompeten untuk melaksanakan tugas? Apakah mendapatkan pelatihan dengan

memadai? Apakah tanggung jawabnya jelas? Apakah sikapnya dapat diterima

v. Proses Apakah dikendalikan dengan benar? Apakah didokumentasikan? Apakah dalam lingkungan yang tepat?

Faktor Keberhasilan dalam Wawancara Wawancara orang yang tepat/ pelaku proses Persiapan yang baik

Usahakan agar wawancara dalam keadaan santai Sesuaikan gaya wawancara/ Bicara dengan

bahasa auditee

Hal penting yang perlu dilakukan Datang tepat waktu

Memperkenalkan diri

Mengutarakan kembali tujuan audit Mengajukan pertanyaan-pertanyaan untuk

mendapatkan informasi Bicara dengan jelas Perjelas pertanyaan Ajukan pertanyaan satu persatu Ulangi pertanyaan yang sulit

TEKNIK BERTANYA

Mengembangkan pertanyaan dengan prinsip diagrampohon

TEKNIK AUDIT

1. Horisontal auditingMemeriksa setiap area fungsional dari organisasiuntuk melihat kelayakan dan penerapan daripersyaratan sistem mutu

Silabus & SAP

Kaprodi Sub Bag

Pendidikan

Laboratorium

2. Vertical Auditing

Memeriksa area-areafungsional dari organisasiyang berkontribusi secaraaktif terhadap suatukegiatan tertentu atauterhadap suatupersyaratan/peraturan

RPKPS & SAP

Perencanaan

Kaprodi

Sub Bag

Pendidikan

Laboratorium

3. Random AuditingMemeriksa secara acak aspek-aspek dari suatuproses di unit karena alasan perlu menguji secaradekat suatu aktivitas tertentu

INPUT DATA

Kaprodi Sub Bag

Pendidikan

Laboratorium

TEKNIK TELUSUR

TujuanPengujian jaringanMengungkap fakta-faktaIdentifikasi perbaikan

Dasar Sistem adalah input-proses-output Sistem adalah sebab-akibat Sistem adalah suatu jaringan

MENELUSURI JEJAK (TRAIL FOLLOWING)

Berdasarkan suatu temuan tertentu auditorbergerak (maju atau mundur) untukmengumpulkan informasi dan menyelidikilebih dalam suatu gejala atau pola tertentu

Forward And Backward TracingAuditor dapat bergerak dari sisi input hinggarangkaian-rangkaian kegiatan dan output atausebaliknya bekerja dari sisi output mundur keinput

Forward trace

Komisi

PembelajaranKaprodi Sub Bag

PendidikanEvaluasi

Backward trace

BAGAIMANA MENGAMBIL SAMPEL?

Jangan meminta sampel kepada Auditee, tapitentukan sendiri sampel yang diinginkan

Ambil sampel dari daftar-daftar yang tersedia Ambil sampel dari file yang ditemukan, satu sampel

dari depan dan satu lainnya dari belakang (minimal) Ambil sampel di lokasi proses kerja

MENCATAT HASIL

Yang Harus Dicatat Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap

standar/ dokumentasi Aspek dari operasi/ proses yang cenderung

mengarah kepada ketidaksesuaian

Catatlah yang perlu dicatat

Seksi/ area yang diauditOrang yang diwawancaraiNomor dokumen dan issue statusIdentifikasi peralatanKondisi organisasi/unit secara umumIdentifikasi produk/ bahan

Cara Mencatat Hasil

Apa yang ditemukan

Dimana ditemukan

Mengapa dianggap sebagai ketidaksesuaian

Siapa yang hadir/ ada pada saat ditemukan

MEMBUAT TEMUAN (FINDINGS)

Segala sesuatu yang menyimpang

terhadap standar

Segala sesuatu yang potensial untukmenyimpang terhadap standar

Segala sesuatu yang potensial

mempengaruhi mutu produk/ jasa

Klasifikasi Temuan

1. MAJORKetidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap

sistem mutu

Contoh: Pelanggaran terhadap sistem mutu Tidak dipenuhinya persyaratan

2. MINORKetidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas

terhadap sistem mutu

Contoh: Ketidaksempurnaan Ketidakkonsistenan

Klasifikasi Temuan (lanjutan)

3. OBSERVASI Temuan bukan ketidaksesuaian yang

dimaksudkan untuk penyempurnaan sistemmutu

Dapat bersifat mengarah kepadaketidaksesuaian

TEMUAN YANG DILAPORKAN Harus disetujui process owner (auditee) Berdasarkan bukti

CONTOH TEMUAN

MAJOR

Contoh problem:

Hampir semua perkuliahan berjalan :

• tidak sesuai jadwal/ RPKPS / SAP

• Jumlah tatap muka kurang 50 % (persyaratan, misal,75 %)

• tidak ada rekaman daftar hadir perkuliahan

• tidak dilakukan evaluasi

• kompetensi dosen tidak sesuai

• Tidak dilakukan verifikasi soal

Sehingga temuannya: kategori Major

“Perkuliahan di Prodi X tidak terkendali, contohnya…”

CONTOH TEMUAN

MINOR

Contoh problem:

Ditemukan 3 mata kuliah A, B, dan C:

• tidak sesuai jadwal/ RPKPS / SAP

• tidak ada rekaman daftar hadir perkuliahan• tidak dilakukan evaluasi

• Tidak dilakukan verifikasi soal

Sehingga temuannya: kategori Minor

“Pengendalian perkuliahan di Prodi X belumberjalan secara konsisten, contohnya …..”.

CONTOH TEMUAN

OBSERVASI

Contoh problem:

Semua perkuliahan berjalan dengan baik dantercatat rapi, sesuai SAP, semua dosen datang ≥

13 kali tatap muka, dan selalu dilakukan evaluasi

baik terhadap soal maupun dosennya. Semua

dikerjakan oleh karyawan yang sangat rajin dan

penuh dedikasi, walaupun tidak ada prosedur

yang mengaturnya.

Sehingga temuannya : kategori Observasi

“Belum ditemukan prosedur yang mengaturperkuliahan di Prodi X”.

PENULISAN TEMUAN1. Spesifik2. Jelas (di mana, mengapa)3. Contoh bukti

Sehingga dalam menulis temuan audit:

Harus berdasarkan fakta Harus ringkas dan jelas Tidak memasukkan opini Tidak memasukkan sebab-sebab ketidaksesuaian

Pernyataan temuan mengikuti

kaidah PLOR

- Problem (masalah yang ditemukan)

- Location (lokasi ditemukan problem)

- Objective (bukti temuan)

- Reference (dokumen yang mendasari)

84

LAPORAN AUDITSebelum membuat laporan audit dilakukan pertemuantim auditor.

Rapat tim auditor Dipimpin oleh Lead Auditor Melengkapi formulir ketidaksesuaian Meninjau semua ketidaksesuaian Tinjauan secara kolektif terhadap ketidaksesuaian

untuk mengidentifikasi temuan majorMempersiapkan kesimpulan auditMempersiapkan agenda exit (closing) meetingPelajari semua temuanKelompokkan temuan

LAPORAN AUDIT

Harus berdasarkan fakta

Harus ringkas dan jelas

Tidak memasukkan opini

Tidak memasukkan sebab-sebab

ketidaksesuaian

RAPAT PENUTUPAN (CLOSING MEETING)

Mendiskusikan temuan dan observasi

Status hasil audit

Klarifikasi kesalahpahaman

Persetujuan hasil audit

Deadline penyelesaian temuan

Penyerahan hasil audit

Saran tindakan perbaikan

6. TINJAUAN MANAJEMEN

GinÖng Prati Dina

Terima Kasih