1

Teknik Audit Mutu

Akademik InternalRef.

ISO19011:2002

Audit Mutu

Suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan

Sistem Mutu

Sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur,

proses dan sumber daya untuk melaksanakan manajemen mutu.

3 Tipe PENJAMINAN MUTU

a) Jaminan Mutu Produk Memastikan mutu

produk/keluaranb) Jaminan Mutu Proses:

Memastikan mutu suatu prosesc) Jaminan Mutu Sistem:

Memastikan mutu sistem (semua

proses)

3 Tipe Utama

Audit Mutu• Audit Mutu Produk/Pelayanan:

berdasar atas karakteristik produk/pelayanan tersebut.

• Audit Mutu Proses: berdasar atas indikator kinerja kunci.

• Audit Mutu Sistem: berdasar pada elemen-elemen dari sistem.

Tipe-tipe Lain

• Audit Pengamatan:untuk memantau kendali proses.• Inspeksi: untuk penerimaan produk.• Penilaian:untuk pertimbangan berdasar hasil evaluasi seberapa baik pencapaian tingkat mutu.

Tujuan Audit Mutu

Antara lain untuk:• Menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaian

elemen-elemen Sistem Mutu (SM) dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan.

• Menentukan keefektifan pencapaian dari tujuan-tujuan mutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci).

• Menyempurnakan SM.• Memenuhi persyaratan peraturan.• Memantau SM sebagaimana tercantum dalam

program atau kebijakan organisasi.

Alasan-alasan Audit Mutu

• Untuk mengevaluasi pemasok (rekanan) sesuai dengan kontrak.

• Untuk memverifikasi SM organisasi yang masih berlaku untuk tujuan tertentu.

• Untuk mengevaluasi SM dibandingkan dengan standar SM lain.

Lingkup Audit Mutu

• Lingkup Audit: Aktivitas-aktivitas yang perlu didesain untuk audit tertentu agar mencapai target atau tujuan audit.

Klasifikasi Audit: Ada Tiga Tipe Audit

First Party Audit

First Party AuditSecond

Party Audit

ThirdParty Audit

ThirdParty Audit

Badan Sertifikasi

Klasifikasi Audit:

1) First Party Audit (audit internal):

Audit secara internal dalam organisasi berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri untuk menganalisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan.

AUDIT INTERNAL

MANFAAT AUDIT INTERNAL

• Mengenal dengan baik pekerjaan-pekerjaannya.

• Menyempurnakan dan mengembangkan SM.

• Mengurangi risiko kegagalan audit eksternal.

2) Second Party Audit (audit eksternal) Audit secara eksternal yang tergantung pada perjanjian kerja.

: audit kontraktor, audit pemasok, audit kantor pusat.

Klasifikasi Audit:

AUDIT EKSTERNAL

3) Third Party Audit (audit eksternal secara independen)

Audit secara eksternal yang dilakukan oleh suatu badan yang independen.

Misal: audit oleh lembaga sertifikasi, audit untuk penghargaan atau sertifikat.

Klasifikasi Audit:

AUDIT EKSTERNALSecara Independen

Frekuensi Audit

• Sesuai persyaratan peraturan.• Terdapat perubahan yang signifikan

dalam manajemen, kebijakan, dan teknik.

• Terdapat perubahan sistem.• Atas permintaan klien.• Sesuai kebutuhan penyempurnaan.

Tahapan audit:

• Audit Sistem (Desk Audit)

• Audit Kepatuhan (on Site Audit)

Audit Sistem

• Audit Sistem: audit terhadap kecukupan kebijakan dan prosedur organisasi untuk memenuhi persyaratan-persyaratan standar sistem audit mutu.

Dilakukan di Kantor/Desk Evaluation

Audit Kepatuhan

• Audit Kepatuhan: memeriksa/memastikan apakah setiap prosedur atau Instruksi Kerja (IK) dilaksanakan secara tertib dan benar.

Dilakukan di tempat teraudit/visitasi

PROGRAM ATAU RENCANA AUDITMUTU

DANGKAL

DALAM

Aras dan Kedalaman Audit

AUDIT SISTEM

Desk evaluation

MM

Prosedur

IK, DP, BOAUDIT KEPATUHAN

Site visit

Badan Sertifikasi (BS)

• Badan Sertifikasi: suatu badan yang memberikan sertifikat kepada individu/organisasi yang memenuhi seluruh karakteristik standar yang ditentukan.

Badan Akreditasi (BA)

• Badan Akreditasi (BA): adalah badan yang mengakreditasi Badan Sertifikasi, untuk menjamin bahwa sertifikat yang dikeluarkan sesuai dengan standar yang berlaku.

Audit penjaminan dan konsultasi yang independen dan objektif secara internal dalam organisasi penyelenggara pendidikan berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri

AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL(AMAI)

TUJUAN UMUM

AMAI

untuk menganalisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan mutu akademik.

Kajiulang Dokumen dan

Persiapan checklist

Melaksanakan Audit Lapangan

Tentukan Tujuan Audit

Rapat Tim Audit

LAPORAN AUDIT

MPAMAI

Siklus Audit Mutu Akademik Internal

Menentukan kebijakan AMAI

MANAJEMEN

Perencanaan Audit

Membentuk Tim Audit

Jadwal Audit(Visitasi)

1

2

3

4

5

67

8

9

Menentukan kajiulang kebijakan 10

Tim Audit

Kualifikasi AMAI

PemilihanPelatihan

KelompokAuditor

PERISTILAHANDALAM AUDIT

• Auditor: seorang yang memiliki kualifikasi untuk menjalankan audit mutu

• Auditee: suatu organisasi yang diaudit

• Auditor: seorang yang memiliki kualifikasi untuk menjalankan audit mutu

• Auditee: suatu organisasi yang diaudit

Temuan

• Temuan: pernyataan yang berisi fakta yang dicatat selama audit dan didukung dengan bukti-bukti obyektif.

• Temuan: pernyataan yang berisi fakta yang dicatat selama audit dan didukung dengan bukti-bukti obyektif.

Bukti-bukti Obyektif

• Catatan/dokumen bersifat kualitatif ataupun kuantitatif,

• Pernyataan responden tentang: fakta mutu pelayanan, eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistem mutu.

KeTidakSesuaian atau Ketidakpatuhan

Tidak memenuhi persyaratan

yang ditentukan.

Observasi

Temuan yang menunjukkan

ketidakcukupan terhadap persyaratan

yang memerlukan penyempurnaan.

Permintaan Tindakan Koreksi

Permintaan perbaikan oleh manajemen kepada teraudit atas dasar laporan audit

agar teraudit memperbaiki KTS atau penyebab KTS