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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS
LLANOS CENTRAL “ROMULO GALLEGOS”
VICERECTORADO ACADEMICO
AREA DE CIENCIAS ECONOMICAS
PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA.
ANALISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES APLICADOS AL AREA DE
CREDITO Y COBRANZAS DE LA EMPRESA E`VERPROD C.A. UBICADA EN
EL MUNICIPIO MARIO BRICEÑO IRRAGORRI EN MARACAY ESTADO
ARAGUA.
Autor: DAVE F. MEDINA V.
C.I 14.052.250
Tutor especialista:
WILLIAMS RIVERO
Tutor metodológico:
SISI HIDALDO
San Juan De los Morros, Julio de 2013
ANALISISDE LOS PROCESOS CONTABLES APLICADOS AL AREA DE
CREDITO Y COBRANZAS DE LA EMPRESA E`VERPROD C.A. UBICADA EN
EL MUNICIPIO MARIO BRICEÑO IRRAGORRI EN MARACAY ESTADO
ARAGUA.
Trabajo Especial de Grado presentado como requisito parcial para optar al título de
Licenciado en ContaduríaPública.
Autor: DAVE F. MEDINA V.
Tutor técnico: WILLIAMS RIVERO
Asesor metodológico: SISI HIDALGO.
San Juan De Los Morros, Julio de 2013.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS
LLANOS CENTRAL “ROMULO GALLEGOS”
VICERECTORADO ACADEMICO
AREA DE CIENCIAS ECONOMICAS
PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA.
APROBACION DEL TUTOR TECNICO
En mi carácter de Tutor Técnico del Trabajo Especial de Grado presentado por el
ciudadano DAVE F. MEDINA V. para optar al título de Licenciado en
ContaduríaPública, considero que dicho Trabajo Especial de Grado reúne los
requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la presentación pública y
evaluación por parte del jurado examinador que se designe.
En la ciudad de San Juan de los Morros, a los ____días del mes de __________ del
2013.
______________________
Tutor Especialista: WILLIAMS RIVERO
C. I.: V-
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS CENTRAL
“ROMULO GALLEGOS”
UNERG
ACTA DE APROBACIÓN
Nosotros, jurado, Tutor Especialista y Tutor Metodológico, designados como
miembros del jurado evaluador del Trabajo Especial de Grado titulado: ANALISIS
DE LOS PROCESOS CONTABLES APLICADO AL ÁREA DE CRÉDITO Y
COBRANZAS”, presentado por el ciudadano DAVE F. MEDINA V. portador de la
cedula de identidad V- 14.052.250, nos hemos reunido para evaluar dicho trabajo y
después de la presentación oral correspondiente y de acuerdo con las normas vigentes
de esta universidad, para la evaluación de los Trabajos Especiales de Grado para
optar al título de LICENCIADO EN CONTADURIA PUBLICA.
Emitimos el siguiente veredicto: ____________________________________
En fe de lo cual firmamos, en la ciudad de San Juan de los Morros a los ____ días del
mes Octubre del 2013.
_____________________ ____________________
Nombre y Apellido (jurado) Williams Rivero (Tutor Especialista)
C.I. V- C.I. V-
_______________________
Sisi Hidalgo (Tutor Metodológico)
C.I. V-
vi
DEDICATORIA A Dios todo poderoso, por iluminarme, por darme sabiduría, inteligencia, paciencia y
fuerza para vencer todos los obstáculos.
A mi madre, Elinka Verenzuela, por ser mi principal guía y motivo de inspiración, por su apoyo incondicional que me ha ayudado a seguir adelante y por creer y estar
conmigo en todo momento de mi vida. Te quiero mucho. ¡Gracias mama!..
A mi padre, Rafael J. Medina I. Apoyo espiritual, hoy físicamente ausente y aunque ya no te encuentre con nosotros te siento más vivo que nunca, en mi corazón sigues iluminando mi vida, y de tu manos, voy recorriendo los senderos de mi vida,
siendo siempre tu mi mayor ejemplo a seguir, este éxito que hoy logro también es todo tuyo. Que Dios te tenga en la gloria, padre ¡Te quiero mucho!..
A mi hermano, Recsim Medina, para que le sirva de ejemplo y le impulse a lograr
todas sus metas, ¡Espero por ti!..
A mis abuelos, en especial a mi amada abuelaCristina, que siempre fue mi otra madre, sin ti no lo fuera logrado, no tengo palabras para expresar el amor y lo
agradecido que estoy de ti abuelita…, este nuevo logro y todos los que vienen serán dedicado con mucho amor para ti ¡Te quiero demasiado!..
Judelis Olivero, mi pareja, novia, amiga, y compañera inseparable, eres cómplice de todo esto, solo Dios sabe lo mucho que te amo, te dedico el fruto de estos cuatros
años que hemos compartido juntos y los muchos más que vendrán. ¡Te amo mi vida!..
A todos mis amigos, compañeros de estudios, compañeros de tesis, a los muchachos del grupo, y a todos aquellos que siempre estuvieron conmigo ¡Lo logramos mis
panas!..
DAVE F. MEDINA V.
vii
AGRADECIMIENTOS
A Dios,por siempre ser la guía y la luz que me ilumina para alcanzar mis metas.
A mis padres por haberme motivado al estudio y por constar con su apoyo
incondicional. Gracias por haber confiado en mí, y por compartir este sueño que hoy es realidad. ¡Los Quiero!
A mi hermano por siempre darme apoyo y confianza. Además porque forman parte
de mi vida y por haber compartido momentos inolvidables.
Judelis Olivero, mi ilusión, que me ha prestado todo su apoyo incondicional en momentos buenos y malos. Gracias por apoyarme.
A mi tutoresSisi Hidalgo, Wisneyda Piñango, y Willian`s Rivero,por haber
aportado toda su orientación y conocimientos para la culminación de este trabajo.
Al cuerpo de profesores de la Universidad Experimental Romulo Gallego, especialmente a los profesores; Wisneyda Piñango, Sisi Hidalgo, Roraima
Valera,Vilma Medina, Williams Rivero, Mercedes Flores, Raul Bello, entre otros, por haberme ilustrados de sus grandes conocimientos y experiencias durante el
recorrido de esta fructífera carrera universitaria, y de haberme apoyado e incentivado para seguir adelante.
A mis amigos;Dayro Mora, Armando Matiz, Nelson Ramires, Pablo, Carlos , mis amigas Joselis Urbaez, Marilyn Garcia, Kimberli Toro, Xiomara, Karina Montes,
Pastora Herrera por confiar en mí amistad. Y demás compañeros de estudios por contar siempre con su apoyo incondicional. Gracias los quiero!..
DAVE F. MEDINA V.
viii
Índice General
PP.
Dedicatoria………………………………………………………………….............. Vi
Agradecimiento……………………………………………………………………..viii
Índice general……………………………………………………………………….. x
Lista de cuadros…………………………………………………………………...…xi
Lista de grafico………………………………………………………………………xii
Resumen………………………………………………….………………………...…1
Introducción….………………………………………….…………………………… 2
Capítulo I
El problema
Planteamiento del problema……………….………………………………………….3
Objetivo de la investigación……………….………………………………………….8
General…………………………………….………………………….……………….8
Específicos………………………………….………………………….……………...8
Justificación de la investigación…………….………………………….…………..... 9
Capítulo II
Marco referencial
Antecedentes de la investigación……………………………………….……………10
Bases teóricas……………………………….………………………….…………….14
Bases legales…………………………………………………………….………….. 26
ix
Capítulo III
Metodología
Tipo de investigación………………………………………………………………...29
Área de la investigación……………………………………………………………...30
Operacionalización de las variables………………………………………………….31
Población y muestra………………………………………………………………….31
Técnicas e instrumentos de recolección de datos……………………………………32
Técnicas para el análisis de los datos………………………………………………..32
Capítulo IV
Presentación de los resultados……………………………………………………….35
Capitulo V
Conclusiones y recomendaciones
Conclusiones……………………………………………………………………...…58
Recomendaciones……………………………………………………………………60
Referencias…………………………………………………………………………..62
Anexos
Anexo A modelo de instrumento…………………………………………………….65
Anexo B glosario…………………………………………………………………….68
xii
LISTA DE CUADROS
CUADRO P.p.
1. operacionalización de las variable………………….………………………..34
2. Utilización de Procedimientos de Administración…………………………..36
3. Utilización de manual y normas de procedimientos.…………..………….…37
4. Supervisión periódica de las cuentas por cobrar..............................................38
5. Supervisión del vencimiento de las cuentas por cobrar...................................39
6. El personal para realizar las operaciones de cobranzas es suficiente………..40
7. El personal tiene conocimiento de las normas para otorgar crédito................41
8. Existe una buena organización de los documentos de cobranza…….………42
9. Analizan los archivos para conocer la historia comercial de cada cliente…..43
10. Análisis continúa de la gestión de crédito y cobranza de la empresa…….…..44
11. Información de la gestión de crédito y cobranzas suministrada por…….……
elSistema.............................................................................................................4
5
12. Utilización de las técnicas de cobranzas...........................................................46
13. Aplicación de técnicas para la disminución de la morosidad...........................47
14. Registros en los libros al día.............................................................................48
15. El manejo de los libros es adecuado.................................................................49
16. Se respeta los niveles de autoridad en el área contable....................................50
17. Se asigna la de responsabilidad de la sección contable…………………........51
18. Normas utilizadas para el proceso de crédito…………………………….......52
19. Políticas utilizadas para el otorgamiento de crédito.........................................53
20. índice del ciclo de las cuentas por cobrar..……………………………....…...54
21. Políticas para la aplicación de la cobranza…………………………..............55
xiii
LISTA DE GRÁFICOS
GRAFICOS Pp.
1. Utilización de Procedimientos de Administración……….…………………..36
2. Utilización de manual y normas de procedimientos……….……..……………37
3. Supervisión periódica de las cuentas por cobrar….………………………….38
4. Supervisión del vencimiento de las cuentas por cobrar…..………………….39
5. El personal para realizar las operaciones de cobranzas es suficiente………...40
6. El personal tiene conocimiento de las normas para otorgar crédito………….41
7. Existe una buena organización de los documentos de cobranza……………..42
8. Analizan los archivos para conocer la historia comercial de cada cliente…...43
9. Análisis continúa de la gestión de crédito y cobranza de la empresa……….44
10. Información de la gestión de crédito y cobranzas suministrada por el
a. Sistema.........................................................................................….....45
11. Utilización de las técnicas de cobranzas..........................................................46
12. Aplicación de técnicas para la disminución de la morosidad..........................47
13. Registros en los libros al día............................................................................48
14. El manejo de los libros es adecuado................................................................49
15. Se respeta los niveles de autoridad en el área contable...................................50
16. Se asigna la de responsabilidad de la sección contable...................................51
17. Normas utilizadas para el proceso de crédito…………………….………….52
18. Políticas utilizadas para el otorgamiento de crédito……………….………...53
19. índice del ciclo de las cuentas por cobrar........................................................54
20. Políticas para la aplicación de la cobranza………………………….…….....55
1
ANALISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES APLICADOS AL AREA DE
CREDITO Y COBRANZAS DE LA EMPRESA E`VERPROD C.A.
Autor: Dave F. Medina V.
Tutor Especialista: Williams Rivero.
Fecha: Octubre, 2013
RESUMEN
La presente investigación tiene como propósito general Analizar los Procesos
Contables Aplicados al área de Crédito y Cobranzas de la Empresa E`verprod C.A.
para poder cumplir con este objetivo fue necesario, detectar las causas que actúan al
momento de efectuarse el crédito y cobranza, el presente trabajo especial de grado se
desarrolló bajo la modalidad de una investigación de campo de carácter evaluativo
apoyada en una revisión bibliográfica, utilizando la técnica de la observación directa
y la encuesta, así mismo se utilizócomo instrumento de recolección de datos elguion
de entrevista aplicado a una muestra conformada por un total de cinco (5) personas.
Los datos fueron plasmados en cuadros y gráficos circulares los cuales permitieron
interpretar los resultados. Luego de realizar el análisis de los resultados se llegó a la
conclusión de examinar políticas y procedimientos que se refieren al funcionamiento
de la empresa, ya de continuar dicha problemática el funcionamiento de la misma se
verá seriamente afectado. Se recomienda fortalecer el manejo de las cuentas por
cobrar en el departamento de crédito y cobranzas
Descripciones: Proceso Contables, crédito y cobranzas.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS
CENTRAL “ROMULO GALLEGOS”
VICERECTORADO ACADEMICO
AREA DE CIENCIAS ECONOMICAS
PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA
2
INTRODUCCIÓN
Venezuela está atravesando una crisis que día a día se agrava de
manera creciente. Esto conlleva a un desequilibrio socio-económico que afecta
directamente a la población venezolana, donde la calidad de vida decrece de una
manera significativa, haciendo que la sociedad se vea en la necesidad de
disminuir sus gastos. Esta serie de sucesos desencadenas problemas tales como: la
marginada, inseguridad, inestabilidad entre otros.
Refiriéndonos a las empresas venezolanas, éstas se han visto en la
necesidad de buscar estrategias de ventas más efectivas. Dichas organizaciones,
utilizan un factor importante como la publicidad, ofertas de créditos,
financiamientos, entre otros; con el fin de lograr captar las demandas y
consecuente las metas establecidas en un determinado tiempo. Durante este
proceso se atraen unas series de clientes, haciendo necesarias que exista en las
empresas el área de crédito y cobranzas.
Las mayorías de las ventas, se efectúan a crédito ya que muchos
clientes no disponen de todo el efectivo que se requiere para la adquisición del
bien o del servicio, es por ello que para que se mantenga un buen flujo de efectivo
y un buen control interno en la empresa debe existir un control constante en el
crédito y cobranzas. La empresa de servicios E`verprod C. A. no se sobre limeta
en estas estrategias controladoras de cobros a tiempo efectivo, es por ello que
presenta una series de problemas en cuanto a su cobros y créditos.
Dentro de la vida comercial existen una cantidad de parámetros dentro
de los procesos contables, y administrativos que no puede ser pasado por alto
además de distintas condiciones que cada empresario debe estar consciente de ello
esto como requisito principal para sobrevivir en el difícil mundo comercial y de
mucha importancia. Si el centro de la organización es decir el motor que le da
vida a la producción tal como lo es el de la empresa E`verprod C. A; que para
poder tener una constante y eficaz producción depende del mal o buen ciclo de
crédito y cobranzas esta última es de vital importancia dentro de la misma y para
3
cualquier organización ya que depende de su buena ejecución para mantenerse en
constante producción por esta razón no puede la empresa descuidarla es necesario
diagnosticar el estado en que se encuentra este ciclo observar detalladamente su
funcionamiento evaluar y verificar para detectar sus debilidades y fallas dictarlas
y encontrar posibles soluciones para que la cual se desarrolle en fortalezas y
tomar medidas radicales si es necesario para mejorar su centro del ciclo de
producción dictadas en su conclusiones y recomendaciones, este es el último
nombre de los siguientes IV capítulos a nombrar y mostrar a continuación.
Capituló I: Planteamiento del problema, objetivos de la investigación y
justificación de la investigación
Capituló II: Marco referencial, antecedentes de la investigación, bases teóricas y
bases legales
Capitulo III: Metodología, tipo de investigación, área de investigación,
operacionalizacion de las variables, población y muestra, técnicas e instrumentos
de recolección de datos, técnicas para el análisis de datos y presentación de los
resultados
Capitulo IV: Conclusiones y recomendaciones
Finalmente se presentan las referencias y los anexos
4
CAPÍTULO I
El PROBLEMA
Planteamiento del Problema
La contabilidad es el proceso de clasificar, registrar, planear, organizar, liderar
y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización y el empleo de todos los
demás recursos organizacionales para lograr objetivos establecidos. La tarea actual de
la contaduría es interpretar los objetivos propuestos por la organización y
transformarlos en acción organizacional, la dirección y el control de todas las
actividades realizadas en las áreas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales
objetivos de manera más adecuada a la situación.
Dentro de esta actividad contable administrativa resulta técnicamenteaceptable,
lógicamente sostenible y legalmente definible afirmar,la necesidad de emplear una
ciencia auxiliar como la contable, enel cobro efectivo de una organización, de no ser
así una empresa puede correr el riesgo de desaparecer como entidad jurídica, por la
falta de liquidez. De allí que la contabilidad como elementoprimordial básico de la
administración, se pudiera definir como la ciencia que estudia métodos o el sistema
de información, que permite; Controlar, Identificar, Clasificar, Ordenar, Registrar y
evaluar los términos monetarios, todas y cada una de sus operaciones y transacciones
que ocurren en una entidad económica, así como de medir el grado situacional de
estabilidad financiera y económica que posee la organización.
Entre la más importante definiciones de la contabilidad, está el concepto de la
Asociación Americana de contadores Públicos(2007) que establece lo siguiente: “La
contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y
término de dinero, las operaciones y los hechos, que son cuando menos de carácter
financieros, así como el de interpretar sus resultados” (p.11)
Es importante señalar que la contabilidad,debe efectuarse una comparación
periódica de ingreso y egresos a fin de poder presentar en forma adecuada y
equitativala liquidez neta yperiódica de la empresa, para tener una valoración exacta
5
en los registros financieros correspondiente de los activos, para la presentación de las
utilidades netas periódica.Se podría definir como la estrategia reguladora, y
situacional sobre la estabilidad de su liquidez.
La organización debe emplear procesos contables eficaces ya que estos
cumplen un papel muy importante porque son instrumentos que regulan una serie de
acciones u operaciones realizadas bajo el criterio de unas normas, principios, leyes y
reglas ya establecidas, al respecto Nikerson (2006) define los procesos contables
como “son procedimientos el conjunto de técnicas que se emplean para la
representación de los hechos patrimoniales; es decir las distintas formas o modo de
registrar, anotar y clasificar las transacciones en la empresa” (p582). Dentro de estos
procesos contables están los que, tienen que ver con el departamento de crédito y
cobranzas, el cual debe de tener un control, tanto cuantitativo como cualitativo. Esto
con el objeto de dar una información en cuanto a las decisiones efectivas, que se
puedan tomar, en circunstancias de incertidumbres. Actualmente, algunos estudiosos,
han visto con preocupación que los efectos de la inflación están actuando sobre sus
respectivos clientes, lo que trae como consecuencia que no compran con la misma
celeridad que antes; además la gestión de cobro se hace más difícil, por lo tanto las
empresas están aplicando controles para el otorgamiento de créditos.
Esta es una de las estrategias más comunes que utiliza la empresa para captar y
conservar clientes. Dentro de las organizaciones, cuando se habla de controles
internos, significa un esfuerzo que involucra a todas las áreas de la misma. Esto,
obliga a los directivos a pensar en la obligación existente entre sus objetivo de
crecimiento, inversión y financiamiento.
De no existir controles que garanticen el oportuno cobro de estos créditos, la
empresa no podrá cubrir sus propios gastos operacionales tales como pagos de
nómina, mejoras a la propiedad, adquisiciones, entre otros.
El cobro, para las organizaciones de cualquier índole, es un método importante
que se utiliza para la obtención de efectivos, esto permite que la empresa posea
liquidez, incrementa su capital disponible, que sirve para utilizarlo en inversiones o
las necesidades que la empresa posea.
6
Siguiendo la misma línea, se tiene que al ser considerado la empresa como un órgano
generador de riquezas para cumplir un fin de lucro y social, su contabilidad general
como su administración, constituye un pilar fundamental en el logro del éxito de la
gestión, la eficacia entonces, dependerá de su capacidad de ordenar los recursos para
lograrlas metas establecidas por la organización, para beneficios tanto para los
clientes, como para los objetivos de la empresa “E`verprod C. A.”que es la
adquisición de beneficios económicos y comunitarios de índole comercial de
servicios, siendo entendido esto como, proporcionar mejor servicio de
eventualidades, mayor ejecución y factibles negociaciones de ventas, ofreciendo
calidad de trato y calidad de servicios entre otros.
A nivel de la empresa, “E`verprod C. A.” se encuentran mecanismo de control
en sus diferentes procesos: a nivel contable, es conducida por una gerencia
conformada por departamentos administrativos de compras, recursos humanos,
ventas, nominas, créditos y cobranzas, auditorias, facturación, caja, entre otros. A
nivel operativa o de procesos es conducida por una gerencia integrada por
departamentos de control de calidad, proceso, planificaron, almacenes o depósitos,
suministros, higiene, despacho, seguridad, etc.
Un área importante en este sentido, es la relacionada con el proceso de crédito y
cobranza, es decir, se refiere al financiamiento que son otorgados a clientes para así
obtener un aumento de las ventas de la compañía para luego convertirse en un ingreso
futuro “cobranzas” puede verse como una política de estrategia para conseguir mejor
resultados en ventas.
El problema objeto de estudio, haciendo referencia la empresa E`verprod C. A.
Ubicada en la instalaciones del C.C. Merbumar. En el Municipio Mario Briceño I. del
Edo. Aragua la cual se dedica a la venta deserviciosy productos para la realización de
eventos corporativos regional, nacional e internacional, alquiler de sonidos, alquiles
de luces, alquiles de mesas, sillas para festejos, organización de fiestas de bodas y
quinces años (15), fiestas infantiles, decoraciones de interior y exterior, elaboraciones
de: tortas, pasa palos, gelatinas, quesillos al mayor y detal, orquesta musicales y de
animación, bebidas varias, donde como autor de esta investigación se realizó una
7
observación preliminar detectando algunas debilidades, susceptibles a ser mejoradas
en el departamento de crédito y cobranzas entre los que se destacan: Manejo
inadecuado de documentos por cobrar debido a la falta de organización de archivos
que genera un descontrol a nivel contable como retraso en los registros, errores en las
cifras, ausencia de políticas efectivas de cobros lo cual lleva a no estar al día con las
cobranzas y por esa razón podría la empresa colapsar al no recuperar con prontitud la
cuenta por cobrar. Tal situación al parecer está ocurriendo debido a la carencia de
políticas eficaces de control interno, por consiguiente todo ello genera retraso en los
financiamientos de los clientes, lo cual desfavorece el rendimiento de la compañía y
la lleva a la obligación de adquirir créditos para su funcionamiento continuo,
descontrola el capital por falta de liquidez, todo ello causado por la falta de análisis
constante en el plan de cobranzas a tiempo.
Es necesarioevaluar los procesos contables en la gestión de cobro en la
organización, ya que la empresa podría llegar al riesgo de desaparecer como entidad
jurídica, también para que ayude el manejo eficiente de las cuentas y efectos por
cobrar. Por estas razones, la empresa E`verprod C. A. necesita de una eficiencia y
eficaz manejo de los controles contables.
Con base en lo expuesto el autor se formula las siguientes interrogantes:
¿Cómo es llevada la gestión crédito y cobranzas en la empresa E`verprod C. A.
Ubicada en la instalaciones del C.C. Merbumar del Municipio Mario Briceño I?
¿Cómo es el proceso contable que se aplica en el departamento de crédito y
cobranzas de la empresa E`verprod C. A?
¿Cuáles son los procesos contables aplicados a las cartera de clientes de la
empresa E`verprod C. A.?
8
Objetivo de la investigación
Objetivo General
Analizar los procesos contables aplicados en el departamento de crédito y
cobranzas de la empresa E`verprod C.A. ubicada en la instalaciones del C.C.
Merbumar del municipio Mario Briceño I. en el Edo. Aragua.
Objetivo Específicos
Diagnosticar la situación actual del departamento de crédito y cobranzas de
la empresa E`verprod C. A. en el Edo. Aragua.
Describir el proceso contable actual que se aplica en el departamentode
crédito y cobranzas de la empresaE`verprod C. A. del Edo. Aragua.
Detectar las fallas en el manejo de las cuentas y efectos por cobrar en el
departamento de crédito y cobranzas de la empresa E`verprod C.A del Edo
Aragua.
Justificación de la investigación
Las organizaciones debido a la diversidad de recursos y actividades necesarias
que utilizan para lograr sus objetivos, deben poner en practica con idoneidad, las
fundamentales funciones de la ciencias contables; clasificar, registrar, planificar,
organizar, dirigir, evaluar, ejecutar y controlar, funciones éstas, que como base de
desarrollo de las organizaciones, deben ser relacionada con efectividad para alcanzar
con éxitos el fin que se persigue, sean estas públicas o privadas. Evaluar los procesos
contables administrativo de control que se lleva a cabo en la empresa E`verprod C. A.
Reviste de gran importancias, ya que el estudio permitirá obtener información que
será recibidas por la gerencia misma, así como también el contralor o contador, a fin
de lograr en tiempo efectivolos correctivos que permitan reducir las desmejoras
presentadas en las funciones propias del sistema de control que se deben ejercer en
las diferentes unidades operativas contables.
9
En la actualidad, la estabilidad económica y financiera de las empresas
venezolanas, son un hecho importante para el país, ya que la misma se constituyen
como un factor determinante en la generación de empleo y de riqueza en la economía,
que permitirán restablecer y consolidar el aparato productivo y salir de la posible
crisis financiera que pudiera atravesar cualquier empresa.
El norte a seguir por toda empresa productora de bienes y/o servicios, debe estar
orientada hacia un control que permita a la organización alcanzar las metas
propuestas. Tales como el control interno, que cumplen parte fundamental en cuanto
al manejo de las cuentas y efectos por cobrar de una empresa, con el objeto de
mejorar la fluidez del efectivo y permitiendo poseer una cantidad de fondos
necesarios para el desarrollo y mejoramiento de la misma
En atención a lo antes mencionado, la meta principal de esta investigación es
descubrir cuáles son las debilidades que existen y que traen como consecuencia un
descenso del potencial de la empresa ya que al observar toda esta problemática de
descontrol en el momento de financiar créditos, retraso en las cobranzas, descontrol
en liquidez que afecta al capital y a su vez otros financiamientos por pérdidas en
cuentas incobrables, se desprende la necesidad de evaluar detalladamente cada uno
de los procesos de crédito y cobranzas con la finalidad de mejorar los procesos
contables que permita minimizar las debilidades del departamento de crédito y
cobranzas, es el principal propósito de la investigación, solucionar la problemática y
que su elaboración sirva de base para un crecimiento futuro y ver el logro de los
objetivos propuestos.
El estudio beneficiará principalmente a la empresa, al indicarle cuáles son sus
fortalezas y debilidades lo que permitirá que se impongan los correctivos necesarios
para mejorar el proceso. A los empleados que laboran en el área de crédito y
cobranzas ya que con la proyección que dará el autor por medio de la investigación
facilitara las operaciones en el área antes mencionada.
Finalmente la investigación representa un aporte significativo, ya que une de
manera sistemática la información teórica sobre contabilidad y el proceso de crédito y
10
cobranzas, aunado a que metodológicamente constituye un modelo de evaluación, lo
cual servirá de guía a futuros investigadores que deseen tratar un tema similar.
Desde el punto de vista geográfico la presente investigación se desarrolló en la
empresa E`verprod C. A. Para así determinar las necesidades actuales que presentan
en el departamento de crédito y cobranza,la misma es realizada con el propósito,de
cubrir con las expectativas que existen en torno al proceso de crédito y cobranzas, o
lo que es lo mismo las cuentas o efectos a cobrar, para que su funcionamiento y
eficacia sea el más adecuado para el departamento sometido a estudio e investigación
de la empresa comercial E`verprod C. A. en el Edo. Aragua.
Hay que acotar que la investigación está dirigida a suministrar información a
la dirección de finanzas, la cual abarcara el estudio sobre la eficiencia del sistema de
crédito y cobranza actual, ya que siendo una entidad privada con un desarrollo del
parque de servicios sobre orgazaciones de reuniones corporativas de eventos,
importante en el campo de los eventos sociales en el estado Aragua, las cuentas y
efectos por cobrar, deben de una u otra forma, ser reinvertidos en mejoras que
requieren una cualquier organización en crecimiento.
11
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL
Antecedentes de Investigación
El marco referencial es aquel componente de la investigación en el que se
tiene la capacidad de sustentar por medio de unas series de información certera,
diferentes teorías que le dan amplio campo de actuación a la investigación al contar
con apoyo de otros autores relacionados con el tema de estudio de la especialidad que
está ejerciendo. Con relación a este punto, según el manual para la elaboración del
trabajo especial de grado de la universidad experimental Rómulo Gallegos (2009)
“se refiere a la revisión de la lectura científica relacionada con el tema objeto de
estudio” (p14). El marco teórico tiene como propósito dar a la investigación un
sistema coordenado de conceptos y proposiciones que permitan abordar el problema.
El fin que tiene el marco teórico es de situar el problema dentro de un conjunto de
conocimientos que permita orientar la búsqueda de una conceptualización adecuada a
los términos que se utilizaran.
Son indagaciones pruebas que sustentan el estudio tratan sobre el mismo
problema o se relaciona con otros sirven de guía al investigador y le permiten tener
comparaciones y tener temas sobre cómo se trató el problema en esa oportunidad.
Según el manual para la elaboración del trabajo especial de grado del (UNERGS) “se
refiere a estudios previos relacionados con el problema a investigar” es decir los
antecedentes están representado por trabajos de grado, post grado, doctorados y otros
trabajos de investigación relacionado con el tema a trabajar.
A continuación se refiere a algunos trabajos de investigación que han sido
realizados por autores, los cuales sirvieron de apoyo para los propósitos de esta
investigación, ya que guardan vinculación con la misma, en cuestión primeramente.
12
Contreras (2006), en su trabajo de grado titulado: Sistemas de control
interno administrativo contable de las cuentas por cobrar para la empresa de
calzados Roce Di Mare, C. A. Valencia. Desarrollado en la Universidad
Bicentenario de Aragua, para optar al título de licenciado en ContaduríaPública, bajo
la modalidad de proyecto factible, basado en un estudio de campo de tipo descriptivo,
con datos recogido directamente por el investigador a través de la observación
directa, las entrevistas y el cuestionario.
A través de esta investigación, se determinó que la empresa no estaba
realizando correctamente el proceso de las cuentas por cobrar, situación que genera
fallas en su control. Mediante el análisis de los resultados obtenidos, se pudo concluir
que la empresa tenía una necesidad imperante de aplicar un sistema lógico y
sistemático de control interno contable el cual generara mayor fluidez de
información. Para la implantación de este sistema se plantearon como
recomendaciones, elaborar una política de normas y procedimiento administrativos
contable así como establecer controles adecuados y eficientes que permitan obtener
una visión clara de las cuentas por cobrar.
Esta investigación sirvió de soporte para el estudio en cuestión debido a que
ambas tienen como objetivo la proposición de un sistema de control interno en cuenta
para el desarrollo del estudio actual.
Matute (2006) elaboró una evaluación de los procedimientos administrativos de
las cuentas por cobrar aplicado por el departamento de crédito y cobranzas de
la empresa Corridota suramericana C.A. Con el propósito de evaluar el
procedimiento de las cuentas por cobrar aplicado por el departamento de crédito y
cobranzas. El estudio se enmarcó en una investigación de campo de tipo evaluativo.
La población estuvo representada por todo el personal que trabaja en el departamento
de administración cinco (5) personas la muestra quedó conformada por la totalidad de
la población ya que es de tipo censal se hizo uso de la técnica de la encuesta para la
recolección de datos la cual fue aplicada a través del cuestionario como instrumento
la cual estuvo conformada por trece (13) preguntas de tipo cerrado, por medio del
análisis se pudo determinar que la aplicación de los procedimientos administrativos
13
no son adecuados. El antecedente citado se relaciona con este trabajo pues ambos
evalúan evaluar para llevar un buen proceso de los documentos de crédito y
cobranzas.
El trabajo antes descrito tiene semejanza con el estudio, ya que la empresa
evaluada presenta casi en su totalidad la misma problemática y aportara una fuente
considerable que se pueden tomar como referencia para las soluciones planteadas
Por otro lado González (2007) aplicó una evaluación de la gestión de
crédito y cobranzas para optimizar los controles de las cuentas por cobrar en la
empresa inversiones W. C.A. Ubicada en Maracay Estado Aragua con el
propósito de evaluar la gestión de crédito y cobranzas para que los controles de las
cuentas por cobrar sean eficientes en la empresa inversiones W. C.A. Por medio de
una investigación de campo de carácter descriptivo y de tipo evaluativo con una
población y muestra de seis (6) personas todas relacionadas con la temática planteada.
La técnica de recolección de datos empleada fue la observación directa y la entrevista
como instrumento se aplicó un cuestionario compuesto de diez (10) ítems de tipo
cerrada los datos recogidos fueron validados en cuadros y gráficos circulares. La
técnica de análisis la estadística descriptiva, llego a la conclusión que la gestión de
crédito y cobranzas es insuficiente y que no existe un sistema de control interno
adecuado que revista de garantía en el desarrollo de las actividades en el área de
crédito y cobranzas. El antecedente tiene relación con este trabajo ya que sus
propósitos son de controlar todos los documentos de cobranzas y aporta las técnicas
utilizas para la recolección de datos.
Del mismo modo Requena (2007) realizó un análisis de los procesos de
crédito y cobranzas de la empresa tecnimotriz Aragua C.A. Ubicada en Palo
Negro Estado Aragua con el propósito de analizar el proceso de crédito y cobranzas
de la empresa tecnimotriz Aragua C.A por medio de una investigación de campo de
carácter descriptivo y evaluativo. La población y muestra estuvo conformada por las
personas adscritas al departamento de administración en relación a la muestra se tomó
el total de la población es decir tres (3) personas. Como técnicas e instrumento para la
recolección de datos se utilizó la observación directa y la entrevista, como
14
instrumento se utilizóel cuestionario de once (11) preguntas de tipo cerrado (si o no)
se analizaron los resultados mediante el diagrama circular. En conclusión se puede
decir que con el uso adecuado de procedimientos administrativos y contables, la
empresa puede lograr el cobro efectivo de sus facturas y así reducir sus cuentas
incobrables. El antecedente se relaciona con este trabajo ya que se utiliza técnicas de
análisis para determinar cómo se ejecuta los procesos de crédito y cobranzas.
Escalona (2008) realizó una evaluación de los procesos de crédito y
cobranzas de corporación milenio de Venezuela C.A. Ubicada en Maracay
estado Aragua con el propósito de evaluar el proceso de crédito y cobranzas de
corporación milenio de Venezuela C.A. El estudio se ubicó en una investigación de
campo de tipo evaluativo. La población objeto de estudio de estuvo constituida por
cinco (5) persona que laboran en el área de crédito y cobranzas representado en el
cien por ciento el tipo de muestra que se utilizó en esta investigación es de carácter
censal, las técnicas utilizadas fueron la encuesta y la observación directa y los
instrumentos utilizados para la recolección de datos fue un cuestionario el cual se
basó en preguntas con respuesta cerrada y fue aplicada a las personas que laboran en
el área de crédito y cobranzas las técnicas de análisis de datos empleadas fueron de
carácter cuantitativas y cualitativas. Luego de obtenido los resultados se llegó a la
conclusión que no existe un manejo adecuado de control interno de las cuentas por
cobrar, lo que reduce el nivel de ingreso para la empresa e incrementa los costos, por
ello se recomendó analizar periódicamente dicho control, actualizar los estados de
cuentas por cobrar de los clientes, vigilancia constante y efectiva sobre el
vencimiento y cobranzas principalmente con base en información sobre la antigüedad
de los saldos, para así disminuir los costos y mejorar los procesos relacionado con las
cuentas por cobrar. En atención a la problemática empleada se relaciona con el
presente trabajo por que busca crear políticas de créditos y cobranza y a la vez de
limitar las funciones del departamento en el estudio para lograr así que todas las
tareas se cumplan en cabalidad.
Por otra parte González (2009) realizó una evaluación de la gestión de
crédito y cobranzas de la cartera de clientes de la empresa Expresos TC C.A
15
regional Maracay Estado Aragua con el propósito de evaluar la gestión de crédito y
cobranzas que se realizó en la empresa de cometitas Expresos TC el estudio se
enmarco en una investigación de campo de tipo evaluativo. La población está
constituida por el departamento de contabilidad conformado por diez (10) personas y
cuya muestra fue internacional se valió de técnicas de observación directas y
utilizando como instrumento para la recolección de datos fue un cuestionario sobre
las operaciones que se realizó en la sección en estudio una vez obtenida la
información fue vaciada en tablas y gráficos que permitieron apreciar los resultados.
La relación con el trabajo es la aplicación de una evaluación que permita detectar las
fallas en esta área de crédito y cobranzas con un aporte que sacó a relucir los puntos
clave en la estrategia para formular y hacer eficaz los procesos de crédito y cobranza.
Según lo expresado por el autor citado, la propuesta está íntimamente
relacionada con la presente investigación, porque tiene dentro de sus objetivos
minimizar la morosidad de los pagos a través de la aplicación de procedimientos
adecuados que den como resultado una cobranza efectiva. Después de todo lo
expuesto se puede concluir, que todas las investigaciones están íntimamente
relacionadas con el presente trabajo, porque, con llevan la misma problemática la cual
puntualizan, deficiencia en el departamento de crédito y cobranzas, y todas buscan
dar solución optimizando la gestión, implantando procedimientos para lograr la
efectividad del otorgamiento de crédito y la cobranza respectivamente, así como
también determinar las funciones del área de estudio
Bases teóricas
Las bases teóricas son las que brindan al investigador al apoyo inicial dentro
del conocimiento del objeto de estudio. Con el propósito de explicar el problema
planteado a través de los puntos de vista o enfoques de los distintos autores. Al
respecto, Hernández, Fernández y Baptista (2004) señala las bases teóricas “se refiere
a los basamentos teóricos de contenido, teorías, filosofías adoptadas en una
investigación y que sirve de fundamento al investigador” (p.48)
16
A continuación se aceptaran algunas bases teóricas que tienen relación con el estudio.
Evaluación
Es el proceso que se valora en cantidad y en calidad los resultados de
experiencia los resultados de experiencia obtenidas con los objetivos propuestos, los
recursos utilizados y las condicione existentes alrededor de dicho proceso.
Igualmente implica la obtención de información que permita un alto grado de
seguridad, así como la determinación y aplicación de juicios validos acerca del
alcance de determinar los objetivos. Para Martínez (2005) la evaluación es un proceso
mediante el cual se produce un juicio concepto sobre la consecuencia o necesidad de
realizar un proyecto elaborado con base a las pautas obtenidas en el diseño presentado
por los investigadores (p.157)
La evaluación de un sistema de trabajo es importante porque conduce a una
organización hacia la optimación de las políticas financieras.
La evaluación pasa a ser un mecanismo de control que sirve como una
herramienta de apoyo gerencial para conocer en un momento preciso de situaciones y
hechos que puedan controlarse a tiempo los bienes físicos de una valuación van a
depender del momento en que se aplique, por lo tanto los resultados de la políticas
pueden ser medidas a través de la evaluación de los hechos pasados por los cuales ya
nada se puede hacer, si no de calificarlos, sin embargo en su aplicación, la evaluación
puede tener caracteres constantes es decir, con fines de apreciación y medición en el
momento que ocurren los hechos este tipo de evaluación es recomendable porque
permite controlar oportunamente una situación.(p.159)
Importancia de la evaluación
La evaluación es de gran importancia porque a partir de este instrumento es
posible determinar las debilidades, los aciertos y las fortalezas de los proyectos
elaborados permite la evaluación de los trabajos aceptados los errores presentes en el,
a fin de mejorarlas. (p.161)
17
Contabilidad
La contabilidad viene siendo la técnica que se encarga de registrar y sintetizar
las operaciones financieras de una entidad, interpretado a sus ves los resultados
basándose así sus conocimientos lógicos y razonables. La contabilidad ha sido
definida por diferentes cuerpos colegiados de la profesión contable. Una referencia
obligatoria en razón al aporte que ha hecho diversas instituciones en el propósito
básico de la contabilidad financiera y de los estados financiero siendo este proveedor
de dicha información financiera acerca de las empresas individuales, útil para la toma
de dediciones económicas según Catacora (2009), expresa que la contabilidad “es el
arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero
las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero, así como
el interpretar sus resultados”. (p.7)
Es por ello, que se puede decir que la contabilidad es una técnica que se ocupa
de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin
de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la
contabilidad podrá orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos
contables y estadísticos estos datos permite conocer la estabilidad y solvencia de la
compañía, la corriente de cobro y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos
generales, entre otros de manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la
empresa.
Para efecto del estudio el autor, se vio en la necesidad de sustraer información
en páginas electrónicas. www.Contabilidad.com, en fecha de 09 de Marzo de 2009.
Objetivos de la contabilidad
Al respecto el mismo autor cita, “los objetivos y la importancia de la
contabilidad mediante, proporcionar información a: dueños, accionistas. Bancos y
gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a
18
terceros, la cosas poseídas por el negocio”. (p.14) Sin embargo, su primordial
objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las
operaciones realizadas por un ente privado o público.
Importancia de la contabilidad
“La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así
obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio”. (p.12) Por otra
parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener
información de carácter legal.
Procedimientos Contables
La contabilidad registra las operaciones en base a procedimientos, resumiendo
la información obtenida para proporcionar una información veraz y adecuada
Catacora (2009) define los procedimientos contables como “todos aquellos procesos,
secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las
transformaciones u operaciones que se realiza en las empresas en los libros de
contabilidad” (P.71).
Procesos
Para una organización los procesos cumplen un papel muy importante ya que
son instrumento que reúnen una serie de acciones u operaciones realizadas bajo el
criterio de una norma, principio, leyes y reglas ya establecidas previamente Catacora
(2009) define los procesos “son una serie de acciones u operaciones que se realizan
de acuerdo con una norma, unos principios, leyes y reglas.”(P.27). Los procesos son
de orden natural y social los procesos tienen la facultad de hacer pasar un elemento
material o situación social de un estado a otro, a través de los procedimientos que se
suceden hasta completar el ciclo de las transformación requiera sea del orden material
19
o social. La sucesión constante de cambios cuantitativo y cualitativo producen esas
transformaciones.
Los procesos tienen la capacidad de hacer pasar un elemento de un estado a otro
mediante los procesos.
Es por ello que Nikerson (2004), expresa “son procedimientos, el conjunto de
técnicas que se emplean para la representación de los hechos patrimoniales; es decir
las distintas formas o modo de registrar, anotar y clasificar las transformaciones en la
empresa” (p582).
Cabe destacar que los procedimientos constituyen una parte de la metodología
de la contabilidad y como tal tiene carácter cambiante o lo que es lo mismo puede
decirse que hay principios de contabilidad generalmente aceptados, pero no
procedimientos ya que estos no constituyen simplemente un modo de obrar una
técnica y como tal, tan valederos son, aunque se emplee procedimientos de
contabilidad diferentes, los resultados que se obtengan en una empresa como otra será
lo mismo siempre que ambas se hayan aplicado los mismos principios de
contabilidad.
Nikerson (2004). “el proceso contable como apertura de un juego de libros, la
contabilización registra en orden cronológico las transacciones financieras, los
asientos en libro diario, anotar las transacciones en los libros de contabilidad con las
clasificaciones apropiadas, en el ajuste y cierre de las cuentas las preparaciones de
estado financieros” (p580).
Principios de Contabilidad
Son un conjunto de normas o reglas adoptadas durante la práctica contable.
Sirven de guía para el profesional contable al medir y reportar actividades financieras.
Aceptados en forma general, estos principios buscan generar y exigir información útil
de la manera más clara y precisa posible, para así dar cumplimiento a los fines de la
contabilidad. Eric L. Kohler (2005) define a los Principios de Contabilidad como
"Cuerpo de doctrina asociado con la contabilidad que sirve de explicación de las
20
actividades corrientes o actuales y como guía en la selección de convencionalismos o
procedimientos" (p96). Algunos de los principios más relevantes se encuentran los
siguientes.El autor se vio en la necesidad de buscar información vía electrónica el 17
de marzo de 2009.
Equidad
El principio de equidad es sinónimo de imparcialidad y justicia, y tiene la
condición de postulado básico. Es una guía de orientación, en íntima relación con el
sentido de lo ético y justo, para la evaluación contable de los hechos que constituyen
el objeto de la contabilidad, y se refiere a que la información contable debe prepararse
con equidad respecto a terceros y a la propia empresa, a efecto de que los estados
financieros reflejen equitativamente los intereses de las partes y que la información
que brindan sea lo más justa posible para los usuarios interesados, sin favorecer o
desfavorecer a nadie en particular.(p.98)
Partida Doble
El principio de la partida Doble o dualidad es la base del método contable, se
le define como: "A toda partida registrada en él Debe le corresponde otra partida
registrada en el Haber" o "No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor". Esta
duplicidad presenta siempre una igualdad entre las sumas que figuran en él Debe y el
Haber, lo que permite la comprobación de la igualdad de las registraciones. Mediante
la partida Doble se registra los cambios en el activo, en el pasivo y capital. El activo
es cualquier derecho o bien que se posee y que tienen un valor monetario. El pasivo
es la suma que se adeuda a terceros, es el derecho de los acreedores, excluyendo al
propietario del negocio. La suma que este último ha invertido se denomina capital.
(p.98)
21
Ente
El principio de ente o Principio de Entidad establece el supuesto de que el
patrimonio de la empresa se independiza del patrimonio personal del propietario,
considerado como un tercero. Se efectúa una separación entre la propiedad
(accionistas o socios o propietario) y la administración (gerencia) como
procedimiento indispensable de rendir cuenta por estos últimos. El ente tiene vida
propia y es sujeto de derechos y obligaciones, distinto de las personas que lo
formaron. (p.104)
Prudencia
El principio de Prudencia no sólo está referido a transacciones con terceros,
sino también a situaciones internas de la empresa que se derivan de cambios en el
tiempo del valor de los activos y pasivos, determinándose por comparación entre una
situación anterior a otra posterior, variaciones que incrementan o disminuyen su
valor, por consiguiente las ganancias o pérdidas que se deriven de la comparación
deberán ser atribuidas a la cuenta que corresponda al momento en que se generan.
Ante diversas alternativas contables se optará por aquella que sea menos optimista,
esto es el menos favorable para la empresa, a efectos de no sobreestimar los activos y
utilidades. El autor se vio en la necesidad de referirse a dirección electrónica para
sustraer información el 17 de marzo de 2009.
Objetividad
La objetividad consiste en evaluar contablemente los hechos y actividades
económicas y financieras en que participa la empresa, tal como éstos se presentan,
libre de prejuicios. Los estados financieros deberán reflejar un punto de vista
razonable y neutral de las actividades desarrolladas, y ser susceptibles de verificación
por terceros.
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Cuentas
Para la preparación de los estados financieros más completos y exactos es
necesario conocer un poco acerca de las cuentas o partidas que los integran. Para
Stoner (1999) “las cuentas deben contener el modo de registro de las actividades
comerciales dramas en términos de dinero: compra y venta de mercarías, créditos,
deudas y otros las cuentas de registros se clasifican en reales y nominales”(p.36).
Reales
Este grupo estos represados por los bienes derechos y obligaciones de la
empresa es decir lo integra el activo, pasivo y capital, otra definición tenemos lo
planteado por Stoner (1999)“Se determina cuentas reales porque el saldo de estas
cuentas representa lo que tiene la empresa en un momento dado es decir, lo que
posee lo que debe y lo cual puede ser aprobado por el o por el documento existente
por eso algunos autores lo señalan como cuentas palpables”. (p.37)
Nominales
Son las que indican los egresos e ingresos de la empresa es decir, los que
controlan los gastos y beneficios (pérdidas y ganancias). Y determinan las
dominaciones o aumento del patrimonio como ejemplo gasto de venta de
administración: intereses ganados. Para efectos del estudio se hizo necesario buscar
información vía electrónica a fin de sustentar el estudio el día 19 de marzo de 2009.
Cuentas por Cobrar
Las cuentas por cobrar como la mayoría de los activos, pueden representar
buenas y malas noticias: las buenas, porque las cuentas por cobrar representa una
reclamación de efectivos de los clientes; la mala, cuando el negocio falla al cobrar
dicho efectivo. Para Miller (2000) el termino de cuentas para cobrar indica
particularmente “cuentas de cliente abiertas en libros, sin embargo en la práctica se
23
designa así toda clase de créditos, depósitos anticipos, entre otros que no están
representados por pagares y otras clases de documentos formales.
También para Redondo (2000) las cuentas por cobrar “Es una cuenta del
activo circulante la cual se agrupan los créditos comerciales a favor de la empresa
originados por las ventas de mercancías o servicios que incluyen los garantizados por
las facturas, notas de entregas, documento similares, letras de cambios aceptadas por
los clientes y los pagarés”.
Es uno de los activos circulantes más significativo por cuanto que estos se
recuperan en los lapsos cortos, Huefner. (2005). Menciona que “las cuentas a cobrar
constituyen derechos de diversos tipos a favor de una entidad para la futura recepción
de efectivo bienes o servicios” (p152).
Las distinción de las cuentas a cobrar de los documentos a cobrar es la
formalidad de este último, el cual viene represando por compromiso de pagos
formales, que por lo generan tiene un vencimiento más lejano que las cuentas por
cobrar.
Para Arthur. “las cuentas por cobrar se define como una cuenta de activo
circulante que recoge las cantidades que deudores y clientes deben a una empresa”
(p50). Es importante que la empresa tenga el conocimiento exacto de cuáles son los
controles necesarios de las cuentas por cobrar.
Tipo De Cuentas Por Cobrar
Los dos tipos principales de partidas por cobrar son las cuentas por cobrar y
los documentos por cobrar. Haciendo referencia expresa Miller. (2006) “Las cuentas
por cobrar de un negocio son los importes que sus clientes les deben. Estas cuentas
por cobrar se le conoces algunas veces como cuentas por cobrar comerciales, que son
activos circulantes” (p.197)
Las cuentas por cobrar deberían distinguirse de las acumulaciones,
documentos y otros activos, porque las cuentasa cobrar pertenecen a ventas o a
ingresos por servicios, los cuales representan el aparato circulatorio de un negocio.
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Los que es más, los importes incluidos como cuentas por cobrar deberían ser
cobrables de acuerdos con los términos normales de cobranzas del negocio.
Como otro tipo de partidas por cobrar, están los documentos por cobrar, que
son más formales que las cuentas por cobrar. El deudor de un documento por cobrar
promete por escrito pagar al acreedor un importe definido en una fecha específica en
el futuro, la fecha de vencimiento. Los términos de estos documentos se extienden
usualmente por lo menos a 60 días. Un documento escrito, conocido como pagare,
sirve como evidencia de una partida por cobrar. Un documento puede requerir que el
deudor entregue garantías por el préstamo. Esto significa que el prestatario se
compromete y que el acreedor pueda reclamar ciertos activos si el deudor falla al
pagar el importe adecuado en su vencimiento.
Los documentos por cobrar con vencimientos a un año o menos son activos
circulantes. Aquellos documentos que vence después de un año son cuentas a cobrar a
largo plazo. Algunos documentos por cobrar se adoptan a plazos periódicos. La parte
que vence al año es un activo circulante y el importe restante, un activo a largo plazo.
Clasificación De Las Cuentas Por Cobrar
Catacora (2009) clasifica las cuentas por cobrar en:
Cuentas por cobrar comerciales: “Producto de los ingresos por ventas o
servicios prestados correspondientes a las operaciones principales de la empresa.”
(p.59)
Cuentas por cobrar empresas relacionadas: “Provienen de las operaciones
realizadas con empresas relacionadas.” (p.59)
Cuentas por cobrar a empleados: “Provienen de préstamos, anticipos u otras
entregas realizadas a los empleados y que serán entregados por estos en unos plazos
determinados.” (p.60)
Otras cuentas por cobrar: Son el producto de diversas operaciones tales como
reclamos al seguro u otros.
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Provisión de Cuentas Incobrable
Vender a crédito crea tanto beneficio como un costo. Los clientes no podrían
detener la disponibilidad o la capacidad de pagar en efectivo inmediatamente,
entonces podrían hacer una compra a crédito. Los ingresos y las ganancias emergen
cuando aumentan las ventas: el costo del vendedor al otorgar un crédito surge de la
falla papa cobrar a algunos clientes a crédito. Los contadores llaman a esto costos
gatos como cuentas incobrables, gastos por cuentas dudosas o gastos por cuentas
malas.
Efectos por cobrar
Los efectos por cobrar (letras de cambios, pagares)deben presentarse
separados de las cuentas por cobrar (futuras) cuando su monto sea importante. Si se
ha descontado letras o pagare deberán restarse de los efectos por cobrar o, por lo
menos indicarse en la notas al balance general, el monto de los efectos descontados.
Los efectos por cobrar son más acuerdos formales que las cuentas por cobrar,
por ello, como habíamos dichos anteriormente, se registran por separados. Por lo
general el deudor firma un pagara la cual es la evidencia de la deuda. A continuación
se presenta las siguientes definiciones utilizados para presentar los efectos por cobrar:
Pagare: Una promesa escrita de pagar un importe especifico de dinero en una
fecha determinado en el futuro.
Girador del documento: la persona o negocio que firma el documento y
promete pagar el importe requerido por el acuerdo del documento: el deudor.
Beneficiario del documento: La persona o negocio a quien el girador promete
un pago futuro: el acreedor
Importe principal o principal: El importe prestado por el beneficiario y que ha
tomado prestado el girador del documento
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Periodo de interés; El periodo durante el cual se calcula el interés. Se extiende
de la fecha del vencimiento. Se le conoce también como periodo del documento,
termino del documento o simplemente periodo.
Tasa de interés; La tasa del porcentaje que se multiplica por el importe
principal, para calcular el importe de interés sobre el documento
Fecha de vencimiento; La fecha en la cual se vence el pago final del
documento. Conocida también como fecha de pagos
Valor de vencimiento; El importe del principal y el interés del pagadero a la
fecha de vencimiento del documento.
Registro Contable
Es un control que se lleva medio del cual se registran todas y cada una de las
operaciones realizadas para así concertar los documentos contra el registro. En este
lapso el autor Maldonado (2003). Indica que “todas las operaciones deberán ser
registrada en forma técnica en la contabilidad en base a un sistema predeterminado
que permita obtener información razonada en el momento preciso” (p20).
En este mismo orden de ideas se puede decir que todas las operaciones
realizadas en un sistema de contabilidad para llevar un mejor control de todas y cada
una de las cuentas contables.
Crédito
El termino crédito proviene del latín “creditum” que significa confianza
existen inmensas variedad en cuanto a definiciones de crédito, sin embargo es
importante resaltar que el crédito es un derecho presente con un pago futuro. En torno
a este tema Ettinger. (2007). Lo define como “crédito es confianza; el negocio, es la
confianza dada o tomada a cambio de dinero bienes o servicios” (p26).
Según olivo y Maldonado (2005) define el crédito como “la confianza que
inspira una persona o cosa”. (p.162). Así como también, haciendo un contraste con la
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definición de crédito, estos autores definen las operaciones de crédito como aquella
“en la cual una de las parte hace una prestación a la otra, en cambio de una
contraprestación futura”. (p.162)
Normalmente, las empresas manejan y emiten títulos de créditos lo cual esta
definidos como “Documentos mercantiles de créditos que constituyen una orden, una
promesa de pago escrita, que tienen como características que son documentos
negociables y que no pueden hacerse valer en otro términos que los dispuestos y
exigidos por las leyes por las cuales deben regirse” (p.162)
Así mismo Henar. R. (2008). Menciona que “una importante función de la
administración del crédito es logran un apropiado equilibrio el aumento de las ventas
a crédito de la compañía y la limitación de sus pérdidas en cuentas incobrables”
(p18). Si la empresa incurre en restricción a la hora de otorgar crédito y solo vende a
las firmas más prestigiosas para garantizar las cobranzas esto podría minimizar las
cuentas incobrables pero restringiría el mercado potencial, si por el contrario le otorga
crédito a cualquiera que lo solicite aumentarían las ventas, pero tendría un alto riesgo
de incobrabilidad de las cuentas e incurrirían en gastos por cuentas incobrables es por
ello que se debe lograr el equilibro entre las ventas y en riesgo de las perdidas.
Importancia del Crédito
El crédito para Weston. (2005). “Es una herramienta importante para toda la
economía de todos los países y en todas las empresa su utilización adecuada produce
beneficios,a continuación el autor considero necesario mencionar los beneficios:
Incremento del volumen de ventas.
Desarrollo de la producción de bienes y servicios.
Aumento del consumo, ya que permite que determinado sectores adquieran
bienes y servicios que de contado le sería imposible de obtener, crédito los
coloca a su alcance.
Origen de mayores fuentes de trabajo, por la creación de nuevas empresas.
28
Estimulo del uso de todo tipo de servicios y adquisición de bienes
convertidos para ser cancelado a largo plazo.
Desarrollo y apertura de nuevos mercados al brindar la posibilidad de
Comprar a empresa mediante el otorgamiento de crédito” (p902)
Riesgo en Otorgamiento de Crédito
El otorgamiento de crédito implica varios costos como son personal adecuado
para controlar las cuentas por cobrar gastos de cobranzas, gastos judiciales, perdida
de activo entre otro. Conceder crédito con lleva a la formulación de políticas y
procedimientos para establecer las condiciones respectivas, el departamento de
crédito y cobranzas debe tomar en consideración un conjunto de pautas a saber y que
a continuación se nombran:
Como primer punto, se debe establecer con toda claridad el grado a la medida
de riesgo otorgable por la empresa y que su propia situación le permita aceptar. En
segundo lugar, la comprobación a que se debe sujetar cada solicitante del crédito. El
tercer punto, el departamento de crédito debe analizar la información obtenida en su
investigación, con el objeto de establecer la valides del crédito solicitante.
Por último el gerente de crédito deberá tomar la decisión de si se aprueba o se rechaza
la solicitud en cuestión.
El riesgo es inherente y marcha paralelo al otorgamiento del crédito no solo
prevalece al otorgar el crédito si no a lo largo de todo el proceso de cobranza hasta su
total liquidación. Para empresa una clasificación de crédito al comprador indica la
opinión de sus proveedores sobre la capacidad de pagar sus cuentas. Ettinger. (2005)
expresa que “un límite de crédito es asignado cuando todo los factores son
considerados y analizados. Esta cifras representan el monto que el acreedor supone es
la máxima deuda que el cliente pueda adquirir y pagar puntualmente” (p285). El
gerente de crédito debe esforzarse para establecer u límite de crédito que sea
provechoso para la empresa. Debe estar seguro que el monto de crédito extendido a
un cliente no interfiera la continuidad de las ventas y sus utilidades. El propósito de
29
establecer un límite de crédito es evitar una revisión de archivo de cliente cada vez
que se reciba un periodo.
Los límites de crédito deben ser flexibles y sujetos a constantes revisión por
las condiciones cambiantes del negocio. Esto se establece generalmente con métodos
tales como: el de periodo de prueba, recomendaciones de agencias, límites de otros
proveedores, límites de capital contable y capital neto de trabajo.
Política de Administración de Crédito
Es necesario que en toda organización existan políticas de crédito, es
importante instruir al personal y darle todas las herramientas necesarias con la
finalidad que conozcan todos los detalles a la hora de conceder un crédito, para
Huefner. R (2005). “la administración del crédito entraña decisiones relativas a la
concepción de crédito a los cliente, protección de la inversión en partidas a cobrar,
cobro oportuno de la misma y mantenimiento del registro de la misma (p15).
La política debe ser por escrito e incluye las condiciones de crédito los
procedimientos de cobranza, plazo, etc. Y forma parte de los controles internos de la
organización
Condiciones de Crédito
“Las condiciones de crédito vienen dadas por todas aquellas especificaciones
que se toman en consideración a la hora de plantear un crédito las cuales deben ser
conocidas por las partes involucradas” (p.8), por ejemplo: cuál será el plazo del
financiamiento, el porcentaje de descuento que le corresponde si se cancela antes de
la fecha estimada (pronto pago) así como también los cargos adicionales si el cliente
se retrasa con el pago de una factura, los cuales vienen presentados por intereses
monetarios.
Al respecto Huefner. R (2004). “afirma que las condiciones en la que se
considera condiciones de crédito han de incluir el importante de los descuentos por
pronto pago, la longitud del periodo de descuentos, la extinción del periodo total de
30
pago, los cargos de interese sobre la cuentas vencidas, la política de devoluciones
ajuste los arreglos de financiamientos especiales (p15).
Normas de Crédito
Las normas de crédito pautan el financiamiento que las empresas ofrecen
según Gitman. (2007) las define como “aquellas normas que define los criterios
básicos para la concepción de crédito a un cliente” (p345). Aspecto como la
reputación crediticia referencia de crédito, periodo de pago promedio y ciertos índices
financieros proporciona una base cuantitativa para establecer reforzar los patrones de
los referidos este autor puede establecer que las normas de crédito. Dan la base a
seguir para el otorgamiento de estos a los clientes después de realizado un análisis
exhaustivo de todos los aspectos que deben ser tomados en cuenta para evaluar a los
solicitantes de crédito.
Cobranzas
“La cobranza es la manera en la cual regresa la inversión, es decir el retorno
de las ventas a crédito se suprime la cuenta o el efecto por cobrar convirtiéndose en
un ingreso oficial” (p.345).
Existen varios problema en la gestión de cobranzas uno de estos es la
aplicación del procedimiento más idóneo para garantizar la efectividad de la cobranza
otros inconvenientes que se presentan frecuentemente en el control del efectivo
producto de dicha gestión también existen dificultades en las cobranzas del cliente
moroso ya que estos procedimientos deben ser mucho más agresivos que los de
cobranzas comunes de clientes al día con su pago. Para dar solución a los problemas
de la gestión de cobranza se deben establecer políticas que permitan minimizar los
riesgos de incobrabilidad de la cuentas y que garanticen una cobranza lo más efectiva
posibles.
31
Las cobranzas a tiempo son necesarias y fundamentales para el éxito de
cualquier empresa que vende a crédito. Cualquiera sea la magnitud del negocio, sus
utilidades dependen principalmente del ciclo, la frecuencia y la reinvención del
capital. El ciclo frecuente difícilmente puede ser acoplado con cobranzas lentas
niegan a una empresa al uso de su propio capital.
Políticas de Cobranzas
Las políticas de cobro comprenden los pasos que deben realizar la empresa
para hacer efectiva sus cuentas por cobrar a su vencimiento.
Según Gitman. (2007). “la política de cobranza de una empresa son los
procedimientos para el cobro de las cuentas pendientes cuando estas se vencen. La
eficacia de esta política puede evaluarse parcialmente al observar el nivel de sus
gastos por cuentas incobrables. Este nivel depende no solo de la política de cobranza
si no de la política emplea en la extensión del crédito. Al incrementar los gastos de
cobranza de la empresa podrá disminuir las perdidas en cuentas incobrables.
Las Cuentas a Cobrar a Clientes
Son aquellas que se producen a través de las ventas a crédito y generalmente
vienen amparadas por facturas o documentos muy similares.
Según Gómez (2006). Estas cuentas deben tener su origen en las ventas a
crédito en las empresas comercio-industriales o en las prestaciones de servicios a
crédito, en la empresa de servicio. (P1-1).
Valuación a las Partidas a Cobrar
Al hablar de evaluación de estas partidas se están indicando que se deben
determinar el efectivo que ella producirán al cobrarse en condiciones normales, es
32
decir que el valor nominal u original de las cuentas deben deducirse cantidades como
consecuencias del riesgo que se supone los créditos.
Por su parte Gómez (2006). Indica que las “cuentas a crédito con llevan a una
serie de riesgo que hacen que las cuentas pendientes de cobro no pueden considerarse
cobrables en su totalidad o sea por su total de sus valores nominales de las que a estos
se le deduzcan en forma estimada cierta cantidades con el fin de asignarle en forma
consideradora el valor efectivo que presentan para la empresa” (p73).
Gestión
El concepto de gestión comprende, según Rodríguez. (2005) “todas las
actividades de una organización que implican el establecimiento de metas y objetivos
así como la evaluación de su desempeño y cumplimiento además del desarrollo de
una estrategia operativa que garantice la supervivencia de las misma” (p3) en este
mismo orden de ideas el mismo autor lista los elementos de la gestión que a su juicio
son: establecimientos de los objetivos y metas planteados y organización, desarrollo
de procesos y resultados.
Control de Gestión
Control de gestión puede definirse por Harrison (2002) “como un proceso de
evaluación constante y sobre marcha de las actividades de una organización, capaz de
detectar a tiempo las fallas o desviación del sistema a fin de establecer los correctivos
adecuados y necesarios para rectificarlo, mejorarlos o tomar las acciones pertinentes
del caso” (p.342), todo enfoca a lograr incrementar, en la medida de lo posible la
eficacia y eficiencia de la organización.
Indicadores de Gestión
Un indicador es dispositivo o señal que sirve para poner manifiesto un
fenómeno. Cuando se habla de indicadores la gran mayoría coinciden en que el
33
indicador es el criterio de referencia para vigilar, controlar, darle seguimiento y
evaluar las acciones que desarrollan la dependencia o entidades de la administración a
través de los programas que ejecutan.
Un indicador de información breve que señala aspecto significativo de la
gestión. Corresponde también a un sistema de señales reportando lo adecuado de
señales reportando de una determinada acción. Por lo consiguiente lo importante será
encontrar aquella información útil capaz de mostrar si las acciones van en el sentido
deseado, o incluso si existen oportunidades que favorezcan la ruta que perseguimos y
permita avanzar más allá de las estimaciones previstas. (p.8)
Control
El control es la gestión administrativa que permite conocer si se ha cumplido y
se está cumpliendo los programas propuestos, los principios establecidos, las
intuiciones y las órdenes impartidas. Es este sentido Koher. P (2006) define control
como “un proceso por medio del cual las actividades de una organización quedan
ajustadas a un plan concebido en acción y el plan se ajusta a las actividades de la
organización” (p.282). En atención a la problemática cabe señalar que el control es la
medición y corrección de las actividades de los subordinados para asegura que los
hechos se ajusten a los planes.
Se define como la forma de enfrentar una situación y manejarla con capacidad
física y mental para ejecutar procedimientos de acuerdo con los planes y políticas
establecidas el propósito del control es medir e informar de la situación real de la
dirección y de sus subordinados en cuanto los objetivos generales y específicos, en
donde exige conocer cuáles son los mismo antes de diseñar un sistema contable de
control para la consecución de los objetivos.
Se puede distinguir dos perspectivas limitadas para entender el proceso de
control como el análisis posterior a la eficacia de la gestión de los diferente
responsables en relación a lo que se debe haber conseguido, por lo tanto una primera
34
perspectiva del proceso de control seria en la que se basaría en la corporación del
resultado respecto al posible o al deseado.
Cuando se refieren al control están haciendo alusión a una actividad de
vigilancia para que cumpla las actividades que se han establecido `para lograr un fin
por lo tanto el control abarca todas las actividades de la empresa, esto se deben ser
funcionales, imparciales y rentables. También deben imponerse patrones los cuales
sirvan de medidas para comparar los resultados obtenidos con lo deseados
Control Interno
El control interno ha reconocido desde hace mucho tiempo como fundamental
e indispensable en la auditoria moderna. Este reconocimiento surgió gradualmente en
las primeras épocas de la profesión y conforme las autoridades, fueron descubriendo
que en la practicas pocas veces es necesario informar todas las transformaciones para
lograr sus objetivos.
Al respecto, la federación de colegio de contadores públicos de Venezuela
(2008) define el control interno como:
Aquel que comprende el plan de organización y todos los métodos y
medidas coordinadas y adoptadas dentro de una empresa para salva guardar
sus bienes, comprende la exactitud y veracidad de los datos contables,
promover la eficiencia operante y estipular la adhesión a los métodos
prescritos por la gerencia, reconoce que un sistema de control interno se
proyecta más allá de aquellas cuestiones que se relacional diariamente con las
fusiones de los departamentos de contabilidad y finanzas. (p.286)
Control Interno Contable
El control interno contable es un plan de organización, procedimientos y
normas de registros que se ocupan de proteger las cuentas y asegurando la veracidad
de los registros financieros para Warren. A (2007) el control interno contable
pertenece a tres (3) áreas principales las cuales se menciona a continuación:
35
Controles financieros se refieren por lo general a uno de los documentos más
importantes en cualquier sistema de control: el presupuesto. Los presupuestos se
expresan asignaciones y limitaciones de recursos en términos cualitativos por cada
departamento o unidad.
Controles de producción y operaciones: la necesidad de controlar la
producción actual y otras operaciones conducen al segundo ingrediente común de los
sistemas de control: el control de los recursos materiales y la programación de su uso
en el transcurso del tiempo.
Controles del elemento humano: naturalmente la administración trata de encontrar
estándares y medidas de salidas que seas apropiadas para los planes y procesos
particulares que se controlan. (p.247)
Bases Legales
Todo trabajo de investigación debe estar sustentado por bases legales que
permiten ajustar la actividad desarrollada, así como también que se le establezca los
derechos y deberes de cada uno de los ciudadanos que lo conforman. Rosnberg.
(2009). Refiere que las bases legales “son normativas reglamentarias vigentes sobre
la cual se apoya la investigación desde un punto de vista de las leyes, otros entes
económicos los cuales se rigen por medios argumentos para el funcionamiento de la
organización” (15).
En la misma línea de idea, expresa el manual para la elaboración del trabajo
especial de grado, “Son todos aquellos fundamentos legislativos que apoyan la
investigación de forma integral, la misma deben organizarse con base en la siguiente
jerarquización: Constitución Nacional, Códigos, leyes, Reglamentos, Normas,
Lineamientos y otros, según el caso” (p.16)
36
Constitución de le República Bolivariana de Venezuela del 1999.
Es la norma fundamental que garantiza al pueblo determinados derechos,
además rige los derechos económicos en la cual todas las personas pueden dedicarse
libremente a las actividades económicas de sus preferencias.
El estado proveerá la iniciativa privada, garantizando la distribución de las
riquezas así como la producción de bienes y servicios que satisfaga, la libertad de
trábalo, empresa, comercio, industrias sin prejuicios de la facultad, para dictar
medidas, para planificar racionalizar y resguardar la economía del país. (Estos
derechos están contemplados y referidos en los artículos 112 al 118, de la carta
magna de nuestra República Bolivariana de Venezuela)
Código de Comercio de Venezuela del 2004.
Artículo 32- todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la
cual comprenderá, obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el de inventario.
Artículo 33- el libro diario y el de inventario no pueden ponerse en uso sin que hayan
sido previamente presentados al tribunal o registrador mercantil, en los lugares en
donde halla, o al juez ordinario de la mayor categoría en la localidad donde no existan
aquellos funcionarios, a fin de poner en primer solio de cada libro nota de los que este
estuviere, fechada por el juez y su secretario o por el registro mercantil. Se estampara
en todas las demás hojas el sello de la oficina.
Articulo- 34 en el libro diario se asentara, día por día las operaciones que haga el
comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quien es el acreedor y
quien es el deudor, la negociación a que se refiere, o se asumirá mensualmente, por lo
menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserve todos
los documentos que permita comprobar todas las operaciones, día por día.
37
Articulo- 35 todo comerciante, al comenzar su giro y al finalizar de cada año, hará el
libro de inventario una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles
como inmuebles y de todos sus cerditos, activos y pasivos, vinculado o no a su
comercio el inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancia y perdida:
esta debe mostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos, así como
cualquiera otra obligaciones contraída bajo condiciones suspensivas con la notación
de la respectiva contrapartida.
Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento del
comercio que hallen presente en su formación.
Articulo-38 los libro llevados con arreglos a los artículos anteriores podrán hacer
prueba entre comerciante por hecho de comercio. Respeto a otra persona que no fuere
comerciante, los asientos de los libros solo aran fe contra su dueño; pero la otra parte
no podrá aceptar lo favorable sin admitir también lo adverso que ellos contengan
Articulo-133 “La venta mercantil de la cosa ajena es válida; y obliga al vendedor a
adquirirla y entregarla al comprador, so pena del resarcimiento de daños y
prejuicios”. A través de este artículo nos dimos cuenta de la importancia de tener bien
claro de lo que es una definición de la venta dentro del marco legal.
Código Orgánico Tributario del 2007.
Regulan la materia impositiva las actividades comerciales de las empresas. En
sus artículos del 13 al 17 establece la obligación tributaria, en el artículo 18 expresa
lo referente a sujetos activos y en el artículo 19 los sujetos pasivos, del articulo 22 al
24, define los contribuyentes
38
Ley de Ejercicio de la Contaduría Pública y sus Reglamento del 2004
Es donde están consagrados los requisitos para ejercer la profesión, los actos
que requieren la intervención del contador público, las reglas básicas del
comportamiento ético y de la fe que merece la actuación profesional cuando está
enmarcada dentro de los supuestos técnico que establecen las normas de auditoria
general aceptación, en los artículos 6 y 7 de la ley y en concordancias con los
artículos 7 y 8 del reglamento referido a la actuación profesional.
39
CAPITULO III
METODOLOGÍA
En todo proceso investigativo deben tomarse en cuenta los métodos de trabajo
o formas de ejecución empleadas para el desarrollo de los pasos o acciones
emprendidas en el estudio realizado. Esto es lo que se conoce como metodología de la
investigación. En este sentido Tamayo y Tamayo (2008), refiriéndose al marco
metodológicoplantean que “la metodología constituye la medula del plan que se
refiere a la descripciones de la unidad de análisis y la relación de los datos, los
procedimientos y las técnicas de análisis”.
Tipo de Investigación
El tipo de investigación es una estrategia que adopta el investigador para
responder al problema planteado. Una vez definido el tipo de estudio a realizar el
investigador debe concebir la manera práctica y concreta de las preguntas de
investigación y aplicarlas al concepto particular de estudio. En este sentido Palestina,
(2007). Indica que:
Este tipo de estudios prospectivos en el caso de las ciencias sociales
sustentados en un modelo operativo, de una unidad de acción, están
orientados a proporcionar repuestas o soluciones a problemas planteados en
una determinada realidad organizacional, social, económica, educativa, etc.
En este sentido, la delimitación de la propuesta final pasa inicialmente por la
realización de un diagnóstico de la situación existente y la determinación de
las necesidades del hecho estudiado, para formular los modelos operativos en
función de las demandas de la realidad abordada. (p.9)
El trabajo, se apoya en una investigación de campo, motivado a que la
recolección de datos e información primaria se realizó directamente de la realidad de
la empresa E`verprod C. A. Ubicado en el estado Aragua. Al respecto, la Universidad
Pedagógica Experimental Libertador (2010), expresa que:
40
Se entiende por investigación de campo, el análisis sistemático de problemas
en la realidad, con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos,
entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y
efectos, o predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos característico de
cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación conocidos o en
desarrollo. Los datos de interés son recogidos en forma directas de la
realidad; en este sentido se trata de una investigaciones a partir de datos
originales” (p.5)
En este sentido dada las característica del estudio el mismo se apoya en una
investigación evaluativa, Bisquerra, (2007), plantea que “la investigación evaluativa
tiene como función la evaluación del programa. El investigador suele estar contratado
para evaluar un programa de cambio, con el fin de mejorarlo o suprimirlo” (p89)
Por otra parte, se describieron e interpretaron los hecho y situaciones que se
observaron, tal y como suceden en la realidad. En este sentido, Tamayo y Tamayo
(2006), establece con respecto a la investigación descriptiva lo siguiente:
Comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza
actual, composición o procesos de los fenómenos. El enfoque se hace sobre
conclusiones dominantes o sobre como una persona, grupo o cosa se conduce
o funciona en el presente. La investigación descriptiva trabaja sobre
reali9dades de hechos y sus características fundamental es la de presentarnos
una interpretación correcta (p.35)
Área de Investigación
El termino área de investigación se conceptualiza según Morles (2006), bajo
dos contextos: “En primer término, como el ámbito de reconocimiento donde se
encuentra enmarcado el estudio y, en segundo lugar, como el espacio físico donde se
desarrolla la investigación” (p.52)
Desde punto de vista geográfico, el presente estudiose desarrolló en el
departamento de administración de la empresa E`verprod C. A. según Weston (2005)
dice que “área de investigación es donde se está desarrollando la problemática” (p88).
41
Desde el punto de vista teórico, el estudio se ubicó en la especialidad de
contabilidad y finanzas, específicamente en el crédito y cobranza.
Desde el punto de vista del conocimiento, la investigación estácircunscrita en
el campo de la contabilidad, específicamente, se ubica en el área de crédito y
cobranzas.
Población y muestra
Población
La población de estudio se define como los elementos que poseen
características iguales la cual sirve de estudio para el desarrollo de la investigación
para Tamayo y Tamayo (2006) precisa que “la población es la totalidad del fenómeno
a estudiar en donde las unidades de poblaciónposeen una característica en común la
cual se estudia y da origen a los datos de investigación” (p92).
En este caso particularmente la población de estudio, para efecto de recoger
información estuvo conformada por cuatro (5) personas adscritos al departamento de
administración que intervienen directamente en las actividades de la gestión de
crédito y cobranza y fueron tomadas en su totalidad.
Las principales características que identifican esta población son: (a) personas
Que conforman la alta y media gerencia de la empresa, (b) tienen más de (5) años
laborando en la empresa, (c) tienen conocimientos acerca de la problemática objeto
de estudios, (d) pueden suministrar datos e información para elaborar el diagnóstico y
solucionar el problema planteado; (e) personal que necesita y requiere de una
evaluación de todos los procesos contables por sondeo de registros mal asentados que
contribuyan al incrementos de las utilidades y fluidez de efectivo de la empresa.
42
Muestra
La muestra constituye la selección de elementos modelo de un producto o
especie, diseñado con el fin de mostrar la escala, las características de dicho producto,
esta definición es válida ya que una muestra no es más que una parte representativa
de la población, con el objeto de estudiar al universo del cual ella proviene.
En lo referente a la muestra, Asti (2007), plantea que:
Se denomina muestra a un conjunto de elementos seleccionado y extraídos de
una población con el objeto de descubrir algunas características de dicha
población con el objeto de descubrir alguna característica de dicha población
basándose en el postulado de que las conclusiones formuladas acerca de la
muestra valen también para la población de la cual ha sido extraída (p.56)
Dadas las características y el tamaño de la población el investigador considero
trabajar con la misma por lo que, el autor aplicará un estudio poblacional.
Entendiéndose por el mismo. Para la investigación se utilizó el muestreo intencional,
que para Tamayo y Tamayo (2006) “Es cuando el investigador selecciona los
elementos que su juicio son representativos” (p.118). Con relación a esto, se
consideró que el número de sujetos que conforman la población es de cinco (5)
personas, se tomó en su totalidad la población, el cual equivale al 100% puesto que la
muestra se considera accesible a la investigación.
Operacionalización de las Variables
Se refiere al enunciado conceptual y operacional de la variable en términos
que especifique la forma en que se manifiesta los fines del estudio según Weston.
(2005). “es una propiedad o característica observable en un objeto de estudio que
adoptar o adquirir diversos valores y esta variación susceptible de medirse” (p64).
43
La operacionalización de la variable es el proceso mediante el cual se lleva
una variable de un plan abstracto a un plano concreto al respecto según Tamayo y
Tamayo (2006). “es el factor de medir” (110).
Para la operacionalización en una variable se debe utilizar las dimensiones y
los indicadores. Según Tamayo y Tamayo (2006) “las dimensiones son las medidas
que se utiliza en una variable” (p111).
Los procesos contables son una serie de acciones u operaciones que se
realizan de acuerdo con una norma, unos principios, leyes y reglas este como variable
es fundamental ya que dicta el diagnostico de cómo se realizan los procedimientos
dentro del departamento objeto de estudio ya que son el conjunto de técnicas que se
emplean para la representación de los hechos patrimoniales que en su mayoría
representados en el crédito que es el otorgamiento de confianza que se genera entre
las empresa y la cobranza es la manera en la cual regresa la inversión. Estos como
variables tomadas por el investigador y complementar su evaluación.
Indicadores, es una su dimensión de una variable que se traduce en variable
empírica o de medida según Weston (2004) “señala como medir cada uno de los
factores o rango de la variable” (p98).
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
De acuerdo con Arias (2007), “Las técnicas de recolección de datos son las
distintas formas o maneras de obtener la información” (p.53). En este sentido, las
técnicas de recolección de datos que se utilizaron en el desarrollo de la investigación
fueron la encuesta y la observación.
En el mismo orden de ideas, Arias, (2007), afirma que “Los instrumentos son
los medios materiales que se emplean para recoger y almacenar información”. (p.53).
Al respecto, los instrumento de recolección de datos aplicados consistieron en un
cuestionario y u registro de observación instrumental.
La observación directa aplicada en el departamento contable se realiza con el
fin de entender cómo se desenvuelven las actividades efectuadas por el personal que
44
labora en el departamento de administración. Para Sabino (2008) la observación
directa se define como “el uso sistemático de nuestro sentido en búsqueda de los
datos que necesitamos para resolver la problemática de la investigación” (p132).
Otra técnica empleada por el investigador consistió en la encuesta la cual a
través de preguntas constatadas cara a cara le permitió obtener información referente
a la visión del personal en los diversos procesos en cuanto al manejo de las cuentas
por cobrar. De esta manera Tamayo y Tamayo (2006) expone “la encuesta es la
relación directa establecida entre el investigador y el objetivo de estudio a través de
individuos o gropos con el fin de obtener testimonios reales” (p.124).
Como instrumento de recolección de datos se empleó el cuestionario que
permitió sustentar la información necesaria la cual estuvo conformada por catorce
(14) preguntas de tipo cerrada (si y no) que permitieron conocer las inquietudes y las
necesidades del personal involucrado en la problemática planteada.El cuestionario
consiste en un instrumento diseñado para registrar la información que se obtiene
durante el proceso de recolección de datos.
Tamayo y Tamayo (2006) plantea que “el cuestionario contiene aspectos del
fenómeno que se considera esencial, permitiendo aislar ciertos problemas y precisan
el objetivo de estudio” (p.103).
45
CUADRO 1.Operacionalización de Variables
Objetivos General: Analizar los procesos contables aplicados en el área de crédito y cobranza en la empresa
E`VERPROD C.A. Ubicada en el C.C. Merbumar del municipio Mario Briceño Irragorri en el estado Aragua.
Objetivos Específicos Variables Definición Dimensiones Indicadores Ítems
Diagnosticar la situación actual
del departamento de crédito y
cobranzas de la empresa
E`verprod. C.A. en el Edo.
Aragua.
Procesos Contables
Es un control que se lleva
medio del cual se
registran todas y cada una
de las operaciones
realizadas para así
concertar los documentos
contra el registro.
Eficiencia y alcance
de objetivos
Análisis
Eficiencia
Objetivos
Visión
Metas
financieras
1
2
3
4
5
Describir el proceso contable
actual que se aplica en el
departamento de crédito y
cobranzas en la empresa
E`verprod. C.A. del Edo.
Aragua
Crédito y Cobranzas
Comprende el plan de
organización y el conjunto
de métodos y medidas
adoptadas dentro de una
entidad para salvaguardar
sus recursos, verificar la
exactitud y veracidad de su
información financiera
Seguridad
organizacional
Métodos
Procedimientos
Recursos
Veracidad
6
7
8
9
Detectar las fallas en el manejo
de las cuentas y efectos por
cobrar en el departamento de
crédito y cobranzas de la
empresa E`verprod C.A.
Debilidades de la
empresa en cuanto a
las cobranzas
Son todos aquellos que
comprenden la actividad
de resguardo en una
organización
Resguardo interno
Preventivo
Defectivo
Seguimiento
Revisión de
cobro
Estudio de Cta.
10
11
12
13
14
15
Fuente: Dave Medina (2013)
46
Técnicas para el Análisis de los Datos
El análisis e interpretación de los resultados se realiza una vez recopilado,
procesados y organizados los datos. Consiste en la elaboración de una serie de
operaciones estrechamente relacionadas entre sí, con los aspectos teóricos y
metodológicos desarrollados en la investigación.
La interpretación de los resultados facilita el proceso de aplicación de la
problemática descrita, con esta procesa la información correcta, adecuada y positiva
a los propósitos de la misma. Hernández, Fernández y Baptista (2007), expresan que
la interpretación de datos “es un proceso mental, con el que se trata de dar un
significado más amplio a la información de los datos en cada pregunta debe tener
relación con el marco teórico” (p110). Es importante destacar que para analizar los
datos del registro de información se utilizara como método el análisis y síntesis. En
efecto la estadística descriptiva analiza, estudia y describe a la totalidad de individuo
en una población. En esta perspectiva, la enciclopedia Encarta comenta que la
finalidad de la estadística descriptiva “en tener información, analizarla, elaborarla y
simplificarla lo necesario para que pueda ser interpretada cómoda y rápidamente y,
por tanto, pueda utilizarse eficazmente para el fin que se desee” (S/N).
Los datos e información que se obtuvieron para el desarrollo y logro de los
objetivos planteados, fueron analizados, grafiados, e interpretados utilizando técnicas
de análisis de datos cuantitativos y cualitativos.
El proceso que sigue la estadística descriptiva para el estudio de una cierta
población consta de los siguientes pasos: selección de caracteres dignos de ser
estudiados, mediante encuesta o medición, obtención del valor de cada individuo en
los caracteres seleccionados.
Elaboración de frecuencia, mediante clasificación de los individuos dentro de
cada carácter representación gráfica de los resultados (elaboración de graficas
estadísticas). Obtención de parámetros estadísticos, números que sintetizan los
aspectos más relevantes de una distribución estadística. Es decir, mediante la
utilización de cuadros, frecuencias absolutas y frecuencias relativas. Sabino (2005), al
referirse al análisis de datos cuantitativos afirma:
47
Este tipo de operaciones se efectúa naturalmente, con toda la información
numérica resultante de la investigación. Esta luego del procedimiento sufrido se nos
presentara como un conjunto de cuadros, tablas y medidas a las cuales habrá que
pasar a limpio, calculando sus porcentajes y otorgándoles forma definitiva”
En este orden de ideas, se presentan los resultados obtenidos mediante cuadros
y gráficos del porcentaje de respuesta, con el respectivo análisis de cada una de las
preguntas utilizadas en la encuesta como instrumento de recolección de datos.
Al respecto Morlés. (2007), explica que el grafico circular o de pastel “es una
variación del diagrama de barra en cuanto a los mismo propósitos, es decir, se utiliza
para representar datos agrupados en pocas clases. En este caso se tomó una
circunferencia como representativa del total de los datos” (p131)
48
20%
80%
si
no
Cuadro 2
¿Se Utiliza Procedimientos Contables Administrativo?
………………………………………………………………………………………… Alternativas Frecuencia Porcentaje
…………………………………………………………………………………………
Si 1 20 %
No 4 80%
Total 5 100%
…………………………………………………………………………………………
Grafico1.Procedimientos contables administrativo.
Análisis e Interpretación
De acuerdo con el grafico 1 el 20 % de los encuestados respondieron
afirmativamente, esto indica que el departamento si tiene implantado un
procedimiento contable administrativo de crédito y cobranza pero no es aplicado
exitosamente trayendo como consecuencia el descontrol del departamento. Mientras
que el otro 80% restante de los encuestados que no existía procedimientos contables
administrativos, de ser así, no se presentaron tantas fallasdurante las operaciones.
49
0%
100%
si
no
Cuadro 3
¿Se Utiliza Manual de Normas y Procedimientos?
…………………………………………………………………………………………
Alternativas Frecuencia Porcentaje
…………………………………………………………………………………………
Si 0 0 %
No 5 100%
Total 5 100%
…………………………………………………………………………………………
Gráfico. 2. Manual de Normas y Procedimientos
Análisis e Interpretación
De acuerdo con el grafico 2 la totalidad de los encuestados conformada por
cinco (5) personas estuvo de acuerdo en responder negativamente con relación a la
utilización de un manual de normas y procedimientos dentro del departamento,
dejando clara la falta de material de apoyo que contribuya con el buen
funcionamiento y que consecuencias trae a la empresa que no existía manual de
norma y procedimiento, la gente hace lo que cree conveniente
50
40%
60%
si
no
Cuadro 4
¿Existe Supervisión y Revisión Periódica de las Cuentas por Cobrar?
…………………………………………………………………………………………
Alternativas Frecuencia Porcentaje
…………………………………………………………………………………………
Si 2 40 %
No 3 60 %
Total 5 100 %
…………………………………………………………………………………………
Gráfico. 3. Revisión Periódica de las Cuentas por Cobrar
Análisis e Interpretación
Los resultados obtenidos indican que el, 40 % de los encuestados afirmaron
que se lleva a cabo dicha revisión periódicamente, y el 60% restante respondieron que
no se realiza una revisión periódicade las cuentas por cobrar, lo cual indica que no
existe un control adecuado de las cuentas por cobrar. Es fundamental que el
departamento tenga conocimiento de cuáles son las fechas de cobro, porque de lo
contrario no estaría cumpliendo su función principal de realizar la cobranza de
manera efectiva y eficaz
51
40%
60%
si
no
Cuadro 5
¿Realizan Análisis del Vencimiento de las Cuentas y Efectos por Cobrar?
…………………………………………………………………………………………
Alternativas Frecuencia Porcentaje
…………………………………………………………………………………………
Si 2 40 %
No 3 60 %
Total 5 100 %
…………………………………………………………………………………………
Gráfico. 4. Análisis del Vencimiento de las Cuentas y Efectos por Cobrar
Análisis e Interpretación
De acuerdo con el grafico 4 el 60 % de los encuestados manifestó que no se
analizan mensualmente las cuentas y efectos por cobrar, mientras que el 40% restante
respondió que sí, según los resultados obtenidos se puede observar que existe una
diferencia en el manejo de la cuentas y efectos por cobrar lo cual trae como
consecuencia que se vea afectadala gestión de las cobranzas, sin duda esto incide de
manera significativa el ingreso principal que recibe la empresa, ya que, si no se
analizan las cuentas por cobrar, no se puede visualizar de manera oportuna ni los
saldos en hora, ni tampoco si la cobranza es efectiva
52
0%
100%
si
no
Cuadro 6
¿Elabora el Personal Suficiente Para La Operaciones de Cobranzas?
…………………………………………………………………………………………
Alternativas Frecuencia Porcentaje
…………………………………………………………………………………………
……...
Si 0 0 %
No 5 100 %
Total 5 100 %
…………………………………………………………………………………………
……
Grafico 5. Personal Suficiente para las Cobranzas
Análisis e Interpretación
De acuerdo con el grafico se observa claramente que el 100 % de los
encuestados manifestaron que el personal encargado para realizar la operaciones en el
departamento de crédito y cobranzas no es suficiente ya que el mismo realiza una
cantidad de trabajo, que limita el cumplimiento de las misma por tanto se necesita
más personal calificado para solventar la problemática existente en el área como está
afectando este a la empresa.
53
40%
60%
si
no
Cuadro 7
¿Cuenta el Personal con el Conocimiento de Normas en el Otorgamiento del
Crédito?
…………………………………………………………………………………………
Alternativas Frecuencia Porcentaje
…………………………………………………………………………………………
Si 2 40 %
No 3 60 %
Total 5 100 %
…………………………………………………………………………………………
Grafico 6. Conocimiento de Normas en el Otorgamiento del Crédito.
Análisis e Interpretación
El presente cuadro muestra que el 60 % del personal encuestado manifestaron
no tener conocimiento del proceso de las normas para otorgar crédito que se
desarrolla en el departamento de crédito de la empresa, por otro lado sin embargo el
40 % restante manifiesta tener conocimiento pleno de dichas normas, esta causa no
permite detectar las fallas dentro del departamento por no estar bien estructurada y
trae como consecuencia el mal desenvolvimiento de las actividades
54
20%
80%
si
no
Cuadro 8
¿Existe una Organización de los documentos de cobranzas?
…………………………………………………………………………………………
Alternativas Frecuencia Porcentaje
…………………………………………………………………………………………
Si 1 20 %
No 4 80 %
Total 5 100 %
…………………………………………………………………………………………
Gráfico. 7. Organización de los documentos de cobranzas
Análisis e Interpretación
Mediante los resultados obtenidos se afirma que la organización de los
documentos de cobranza no son los más adecuados, de acuerdo con 80 % de los
encuestados, esto indica que esta es una de las principales causas de morosidad en
cobranza que tiene la empresa y que debe existir un mejor orden dentro del
departamento, mientras que el 20 afirma que sí.
55
0%
100%
si
no
Cuadro 9
¿Se Ejecutan el Análisis de los Archivos de Clientes?
…………………………………………………………………………………………
Alternativas Frecuencia Porcentaje
…………………………………………………………………………………………
Si 0 0 %
No 5 100 %
Total 5 100 %
…………………………………………………………………………………………
Grafico 8. Análisis de los Archivos de Clientes
Análisis e Interpretación
De acuerdo con el grafico se demuestra el 100 % de los encuestados
respondieron de manera negativa con respecto a los análisis para determinar la
historia comercial de cada cliente de la empresa E`verprod C. A. Esto indica que
posiblemente si se analizara mensualmente podría haber un mayor rendimiento con
respecto a las cobranzas al día ya que conociendo a cada cliente se establecer un
mejor control de cobranzas con cada uno de ellos
56
20%
80%
si
no
Cuadro 10
Evaluación de la Gestión de Crédito y Cobranza.
…………………………………………………………………………………………
Alternativas Frecuencia Porcentaje
…………………………………………………………………………………………
Si 1 20 %
No 4 80%
Total 5 100 %
…………………………………………………………………………………………
Gráfico. 9. Evaluación de la Gestión de Crédito y Cobranza.
Análisis e Interpretación
De acuerdo con el grafico 9 La mayoría de los encuestados es decir el 80 %
opinaron que no existe dentro del departamento una evaluación continua, y que de no
ser así no existiría tanto descontrol de cobranza, clientes morosos y hasta cuentas
incobrables lo que demuestra la falta de supervisión de parte de la gerencia, el 20 %
restante está integrado por los gerentes del departamento el cual su gestión y no
supervisan al delegarla
57
100%
0%
si
no
Cuadro 11.
Información de la Gestión de Crédito y Cobranzas
…………………………………………………………………………………………
Alternativas Frecuencia Porcentaje
…………………………………………………………………………………………
Si 0 0 %
No 5 100 %
Total 5 100 %
…………………………………………………………………………………………
Gráfico. 10.Información de la Gestión de Crédito y Cobranzas
Análisis e Interpretación
De acuerdo con el grafico 10 Según los resultados obtenidos se puede
observar que el 100 % de los encuestados está de acuerdo con que el sistema
automatizado existente aporta información oportuna de la gestión de crédito y
cobranza, esto representa un aspecto muy positivo. Ya que, por medio del sistema se
garantizan los procesos, y se obtiene información oportuna, lo cual es fundamental
para la relación de las actividades, es importante destacar que un sistema
automatizado actúa como una herramienta que facilita y simplifica la ejecución de las
labores, y dicho sistema no garantiza que las tareas serán cumplidas eficazmente,
como se evidencia en los ítems anterior.
58
20%
80%
si
no
Cuadro 12.
Técnicas de Cobranzas Utilizadas.
………………………………………………………………………………………… Alternativas Frecuencia Porcentaje
…………………………………………………………………………………………
Si 1 20 %
No 4 80 %
Total 5 100 %
…………………………………………………………………………………………
Gráfico. 11.Técnicas de Cobranzas Utilizadas
Análisis e Interpretación
De acuerdo con el grafico 11 el 20 % de los encuestados no estuvo de acuerdo
con que las técnicas de cobranzas utilizadas sean la más adecuadas mientras el 80 %
estuvo de acuerdo. Las técnicas aplicadas para la cobranza son fundamentales para la
efectividad de la misma, si no se emplean las más adecuadas se corre el riesgo de
tener una cartera de clientes morosos, esto acarrea gastos adicionales por la gestión de
cobranzas
59
20%
80%
si
no
Cuadro 13
Estrategias Aplicadas para Disminuir la Morosidad
…………………………………………………………………………………………
Alternativas Frecuencia Porcentaje
…………………………………………………………………………………………
Si 1 20 %
No 4 80 %
Total 100 %
…………………………………………………………………………………………
Gráfico. 12. Estrategias Aplicadas para Disminuir la Morosidad
Análisis e Interpretación
Mediante los resultados obtenidos un 20% afirma que las estrategias de
cobranza aplicada a los clientes morosos son las más adecuadas, por su parte el 80 %
de los encuestados niegan que dicha estrategias sean las más apropiadas. Para
disminuir el número de clientes morosos el cobro es fundamental para la empresa, ya
que, este es uno de los problemas que afectan el ingreso principal, la cobranza es el
motor que impulsa a E`verprod C.A, si falla no se logra los objetivos.
60
40%
60%
si
no
Cuadro 14
Registros de Cobranzas …………………………………………………………………………………………
Alternativas Frecuencia Porcentaje
…………………………………………………………………………………………
Si 2 40 %
No 3 60 %
Total 5 100 %
Gráfico. 13. Registros de Cobranzas
Análisis e Interpretación
De acuerdo con el grafico 13 la mayor cantidad de personas encuestadas, el 40
% considera que dichos registros se atrasan y no se llevan al día debido a la gran
cantidad de clientes morosos que hay a final de cada mes razón por la cual merita una
mayor revisión en los libros mientras el 60 % restante consideran que si se llevan al
día los registros en los libros.
61
40%
60%
si
no
Cuadro15
Manejo de los libros de contabilidad ------------------------------------------------------------------------------------------------------
Alternativas Frecuencia Porcentaje
…………………………………………………………………………………………
Si 2 40 %
No 3 60 %
Total 5 100 %
…………………………………………………………………………………………
Gráfico. 14. Manejo de los libros de contabilidad
Análisis e Interpretación
De acuerdo con el grafico 14 el 40% de los encuestados manifestó que el
manejo de los libros no es eficaz mientras que el 60% restante respondió que sí,
según los resultados obtenidos se puede observar que existe una deficiencia en el
manejo de los libros de contabilidad lo cual es necesario llevar un mejor control de
estos ya que representan una gran importancia dentro de la empresa.
62
Reflexiones Generales.
De acuerdo a los resultados obtenidos a través de los instrumentos de
recolección de datos el autor procedió a diagnosticar la situación actual del proceso
de crédito y cobranzas de la empresa E`verprod C.A. Evidenciándose la falta de
procedimientos contables administrativos dentro del departamento, así mismo existe
la carencia de un manual de normas y además de una evaluación continua del proceso
de crédito y cobranzas lo cual indica las razones del porque la situación actual no es
eficaz sin ejecutar estudios previos a la hora de otorgar crédito afectara de igual
forma la cobranza este tipo de fallas son el centro de posibles problemas más graves.
Tal como se puede observar el los gráficos 1, 2, 3,4 donde el 90 % de los encuestados
manifestaron desconocer las normas y procedimientos a la hora de otorgar crédito.
Así mismo se logró determinar que no existen normas para otorgar
descuentos lo cual perjudica de manera directa la estimación de la cobranza, ya que,
se les otorga pronto pago a todos los clientes sin ningún tipo de restricción, los
descuentos para pronto pago se conceden a clientes que presentan atraso lo cual es
absurdo. Es importante destacar, que existen diferencias en la cobranza porque no
existen políticas para otorgar los créditos, lo cual incide directamente en la cobranza
no se analiza la capacidad de pago del cliente a la hora de otorgarle el crédito, es
decir, si no se otorga un crédito de manera inadecuada difícilmente se realice una
cobranza efectiva.
El mejor uso de las capacidades y experiencias para una evaluación más
efectiva del control interno en las cobranzas y los créditos, como así también la
investigación de casos especiales hacen necesarios la implementación del trabajos en
equipo incluyendo los círculos de calidad en el área de crédito y cobranza de la
empresa E`verprod C. A. Como forma de mejorar los procedimientos logrando de tal
forma controles, procesos, formatos, evaluación e informes de mayor calidad y
menores costos.
De igual forma, se observó que no se realiza un análisis de las cuentas por
cobrar y las técnicas de cobranzas utilizadas son inadecuadas, por lo tanto los casos
63
de clientes morosos no han sido atacados con la agresividad necesaria que la
problemática amerita.
Por otra parte, la debilidad que se presenta en la cobranza ha generado
deficiencia en su ciclo, lo cual ha provocado que se extienda los plazos de los créditos
es importante considerar que en la empresa no sancionan a los clientes morosos
recalculándole el crédito, por concepto de intereses moratorios, esto es conveniente
en primer lugar porque el cliente se siente presionado y en segundo lugar porque la
empresa recupera todo ese tiempo en que el cliente dejo de pagar.
Finalmente el autor valoro los procesos contables aplicados al área de crédito y
cobranzas ya que por medio de estos pudo determinar las carencias existentes dentro
del departamento objeto de estudio en diferentes aspectos tales como los
procedimientos y supervisión. Para que los procedimientos de crédito y cobranzas se
ejecuten de manera efectiva es necesario cumplir con procedimientos que garanticen
su eficacia.
Ya que los que existen no cumplen de manera eficaz y tampoco hay una
revisión continua para evaluar dichos procedimientos para así corregir oportunamente
algunas irregularidades además el personal debe ser adestrado para conocer las
normas para otorga los créditos y aumentar el número de empleados ya que el mismo
no es suficiente para realizar la operaciones de cobranzas. El éxito de esta depende de
la forma como se evalúen los créditos, es necesario contar con políticas eficaces que
permitan realizar un análisis adecuado, ya que son de gran importancia y al no ser
llevadas eficazmente se convierte en uno de los puntos más débiles que con llevan a
fallas como el atraso del ciclo de crédito y cobranza con políticas eficaces se puede
fortalecer y mejorar este proceso que es la vida comercial de la empresa
64
CAPITULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONE
Conclusiones
Finalizada la investigación y luego de haber procesado los datos se tiene que:
Para realizar el diagnóstico de la situación actual de las actividades efectuadas en el
departamento de administración específicamente el área de crédito y cobranzas de la
empresa E`verprod C.A se pudo determinar que en la empresa no se llevan
procedimientos estandarizados para el otorgamiento del crédito y en ocasiones los
créditos son otorgados sin el análisis previo.
Cabe destacar por otra parte, que la desidia gerencial que existe en la
empresa también ha influido en que el departamento tenga una gestión deficiente,
una organización que no es gerencia da de manera efectiva no puede lograr sus
objetivos, y una falla evidente es que la alta gerencia no ejerza sus funciones de
planificar, organizar, dirigir y controlar todos y cada uno de los procedimientos que
se llevan a cabo dentro de la empresa.
Es oportuno mencionar que la empresa cuenta con un excelente sistema
automatizado todas las fallas antes mencionadas se está desaprovechando, pero va a
servir de apoyo para la solución de la problemática, ya que mediante este
instrumento de trabajo se ejecutaran todas correcciones necesarias para lograr un
proceso de crédito y cobranza eficiente y efectivo lo cual traduce en presta la calidad
de servicio que exige el mercado en la actualidad
El sector de Crédito y Cobranzas no pude escapar a la consignas del
momento que son lograr cada día mejores niveles tanto en calidad, como en costos,
productividad y plazos. Por ello el realizar el cobro efectivo a corto tiempo con el
mejor uso de los recursos (sobre todo teniendo en cuenta que las actividades de
cobranzas y créditos no poseen valor agregado para el cliente externo), el mayor
nivel de calidad y en plazos perentorio resulta fundamental. Para ello deben
65
concentrarse la utilización de los recursos de la forma más eficientes posibles,
mejorando de manera continua los niveles de performance. Los controles deben
centrarse en cuestiones o elementos significativos y con un creciente impacto en la
organización, la carencia de controles o procedimientos administrativos adecuados
al momento de calificar a un cliente para el otorgamiento de créditos. No menos
costosos son las pérdidas por errores de cálculo o falta de cumplimiento formales en
el departamento de crédito y cobranzas.
De igual forma en menester evitar los fraudes, cuentas incobrable, o cobros
especiales a largo plazos, como así también acciones destructiva que puedan afectar
el patrimonio de la empresa E`verprod C. A. Solo el buen control interno, el cual
debe ser relevado y evaluado convenientemente por los contadores encargados
puede evitar las pérdidas de bienes o servicios.
De esta forma se protege la total independencia de criterios y observaciones,
evitando edemas las normas personales internas que tiende a distorsionar
información y proteger a personal del ente. Es también fundamental que no exista
lazos directos de entes externos al departamento en cuanto a datos extremadamente
confidenciales sobre la gestión de cobros, de existir alguna relacione ellos debieran
dejarse constancia en los informes de procesos contables respectivos.
66
Recomendaciones
Examinando los resultados obtenidos y conociendo la situación existente en el
departamento de administración en el área de crédito y cobranzas de la empresa
E`verprod C.A. El investigador considero necesario puntualizar las siguientes
recomendaciones
- Precisar políticas específicas que permitan tener un criterio adecuado a la
hora de otorgar un crédito
- Establecer normas y procedimientos dirigido al cálculo de descuentos por
pronto pago, con el fin de definir cuáles son los casos que ameritan
descuentos
- Revisar continuamente las cuentas por cobrar con la finalidad de detectar a
tiempo los casos de clientes morosos
- Elaborar un cronograma de cobranzas donde se visualice con mayor claridad
la situación actual de cada cliente, esto ayudara a que la gestión de cobranza
sea de manera más eficaz con aquellos clientes que se encuentren en
situación morosa
- Aplicar técnicas de cobranzas tales como: la notificación por escrito, las
visitas personales y si fuese necesario recurrir al recurso legal
- Sancionar los clientes morosos por medio de recargos por intereses
moratorios esta puede ser una medida disciplinaria para evitar que aumenten
los casos de clientes morosos
- Planificar, organizar, dirigir y controlar todos los procesos que se llevan a
cabo en la empresa, esto ayudara a prever todas aquellas fallas que se puedan
presentar y corregirlas a tiempo
- Auto evaluar continuamente la gestión del departamento con el fin de
corregir las posibles fallas puntualmente y evitar que se presenten situaciones
adversas que pongan en riesgo el buen funcionamiento de la organización
67
- Se recomienda implementar un programa de adiestramiento para el manejo
del sistema el cual permita al personal administrativo tener un mayor
conocimiento sobre la utilidad del mismo para así agilizar y mejorar los
resultados del departamento en el área de crédito y cobranza
68
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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Catacora F. (2005) sistema y procedimiento contables caracas: editorial mcgrawhill.
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Escalona. (2006) Evaluación de los procesos de crédito y cobranzas
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Miller H. (2002) Curso extensivo de Contabilidad. Editorial UTEHA-Mexico
Manual para la elaboración del trabajo especial de grado (IUTEPAL) 2005
69
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cobrar
Martínez. (2006) Fundamentos de administración Editoria mc graw- hill México
Morlés. (2007) Ciencias sociales Venezuela editorial génesis
Nikerson R. (2005) manual de contabilidad editorial océano Nueva york EEUU
Requena. (2005) Análisis de los procesos de crédito y cobranzas
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Tamayo y Tamayo (2006) el proceso de investigación científica 3era edición
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Warren A. (2005) auditoria días santos, C.A México
Weston J. (2006) finanzas de administración México editorial mcgraw-hill
WWW.Contabilidad.com.ve (2009)
WWW.Credito y Cbranzas.com.ve (2009)
70
71
ANEXO A
INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS.
72
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL RÓMULO GALLEGOS
ÁREA DE CIENCIAS ECONÓMICAS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
Ciudadano (a):
El Cuestionario que se le presenta a continuación, tiene como finalidad recabar
información relacionada con elAnálisis de los procesos contables aplicado en el
área de crédito y cobranzas de la empresa E`VERPROD C.A. Ubicada en el
municipio de Mario Briceño Irragorri, Estado Aragua; el mismo se empleará
para la realización de una investigación a objeto de satisfacer los requerimientos de
un Trabajo Especial de Grado. Las opiniones solo se usaran para fines de
investigación no se divulgaran sin consentimiento solo responda sí o no
En tal sentido, agradecemos su colaboración al responder las preguntas que
contiene el presente Instrumento de Recolección de datos.
73
INSTRUCCIONES
1. Favor leer cuidadosamente cada una de las preguntas.
2. Seleccionar la alternativa que crea más conveniente y marcar con una equis
(X) la respuesta correspondiente.
3. Sea la más objetivo(a) y sincero(a) posible.
4. No omita información importante y relevante para la investigación.
5. De la calidad de su respuesta dependerá el éxito y rigurosidad científica de la
investigación.
Gracias por su colaboración.
74
Nº Ítems Si No
Variable:Conocimiento Acerca de los Procesos Contables.
Proceso
1 Se utiliza procedimientos contables administrativos
dentro del departamento de la empresa.
2 Se utiliza algún tipo de manual de normas y
procedimientos.
Métodos
3
Se aplica supervisión periódicamente las cuentas y
efectos por cobrar como un método para determinar si
la aplicación de la compañía se desarrolla de acuerdo
con los criterios establecidos.
4
Se toma en cuenta el vencimiento de las cuentas y
efectos por cobrar y la información que se maneja en la
preparación de los estados financieros.
Evaluación
5
Es suficiente la cantidad del personal que labora en el
área para Analizar y convertir los datos en información
útil para la toma de decisiones de la empresa.
6
El personal tiene el conocimiento necesario para
Valorar la información, la ponderación y el análisis
sobre la cartera de cliente y operaciones de créditos.
Variable: Créditos y Cobranzas.
Información Necesaria
7 Existe una buena organización de los soportes y
archivos de los registros sobre los créditos.
8 Se analizan los archivos y soportes para conocer en
tiempo real el historial de cada cliente.
Sanciones
9 Evalúa continuamente la gestión de crédito y cobranza
de la empresa.
10
Les informa de las gestiones de crédito y cobranza a
sus sistemas y beneficiarios a cerca del incumplimiento
de las obligaciones legales en materia
Variable:Debilidad de la Empresa en la Cobranzas.
Indicadores del Área
11 Las operaciones y técnicas contables se realizan
teniendo en cuenta lo reseñado en el plan de cuentas.
75
Nº Ítems Si No
12 Realizan las operaciones contables bajo la normativa legal
vigente en materia para deducir morosidad.
Relación Causa - Efecto
13 Los libros y registros contables están al día.
14 El manejo de los libros contables y los sistemas operativos
contables son adecuados
Eco eficiencia
15
Se aplica la autoridad y evaluación de los métodos contables e
información con relación a los criterios de actuación de créditos
en la empresa.
76
Anexo B
77
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL RÓMULO GALLEGOS
ÁREA DE CIENCIAS ECONÓMICAS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA.
GUÍA DE VALIDACIÓN A TRAVÉS
DEL MÉTODO JUICIO DE EXPERTOS
Autor:
Dave Medina
San Juan de los Morros, Octubre de 2013.
78
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL RÓMULO GALLEGOS
ÁREA DE CIENCIAS ECONÓMICAS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
SOLICITUD DE VALIDACIÓN
Prof. (a) ____________________________
Estimado (a) profesor (a)
Acudo a usted en esta oportunidad, para pedir su valiosa colaboración en
cuanto al evalúo del instrumento que se le anexa, necesario éste para dar
continuidad al estudio de campo para el trabajo de grado titulado:ANALIZAR
LOS PROCESO CONTABLES APLICADOS EN EL DEPARTAMENTO
DE CREDITO Y COBRANZA EN LA EMPRESA E`VERPROD C.A.
UBICADA EN EL MUNICIPIO MARIO BRICEÑO IRRAGORRI, DEL
ESTADO ARAGUA.Suevaluación es de gran importancia, a los fines de
optimizar la efectividad del instrumento para el logro de los objetivos planteados
en este trabajo de grado. Le hago llegar, además del cuestionario, los objetivos de
la investigación, la operacionalización de las variables y el formato necesario
para el registro de las sugerencias u observaciones que juzgue conveniente.
A la espera de su oportuna repuesta, le hago expresivo mi agradecimiento
por su colaboración.
Atentamente,
__________________________
El Autor.
79
Hoja de validación
Ciudadano experto, por favor si considera alguna observación, sírvase
expresarla en el espacio correspondiente.
Nombre y Apellido del experto:
____________________________________________________________
Profesión: ____________________________________________ Titulo:
_________________________
Especialidad: ______________________________ Fecha de Validación:
________________
Firma____________________________________
Observación:_______________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
80
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL RÓMULO GALLEGOS
ÁREA DE CIENCIAS ECONÓMICAS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA A
TABLA DE VALIDACIÓN DEL INSTRUMENTO
NOMBRE DEL VALIDADOR: ___________________________________
PROFESIÓN DEL VALIDADOR: _________________________________
C. I. Nº:__________________________
Nº
ÍTEMS
CONGRUENCIA
OBJETIVOS-
VARIABLES-
ITEMS
REDACCIÓN DECISIÓN OBSERVACIÓN
SI NO Clara Tendenciosa Confusa Dejarlo Modificarlo Eliminarlo
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
81
ANEXO C
Glosario
Activos: representan los bienes de la empresa
Administración: es conducción racional de actividades, esfuerzos y recursos de
una organización, resultándole algo imprescindible para su supervivencia y
crecimiento.
Bases legales: Son normativas reglamentarias vigentes sobre la cual se apoya la
investigación desde un punto de vista de las leyes, otros entes económicos los
cuales se rigen por medios argumentos para el funcionamiento de la organización
Bases teóricas: son las que brindan al investigador al apoyo inicial dentro del
conocimiento del objeto de estudio
Capital: se define como la suma de propiedades de un individuo o una
corporación, en un momento dado, a diferencia de los ingreso de esas propiedades
a lo largo del tiempo
Contabilidad: Proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica
la información económica de una organización o empresa, con el fin de que las
personas interesadas puedan evaluar la situación de la entidad.
Costo: Representa la inversión necesaria para producir o adquirir artículos para la
renta
Economía: Ciencia social que estudia los procesos de producción, distribución,
comercialización y consumo de bienes y servicios.
Eficacia:Indicador de mayor logro de objetivos o metas por unidad de tiempo,
respecto a lo planeado.
Eficiencia: Indicador de menor costo de un resultado, por unidad de factor
empleado y por unidad de tiempo. Se obtiene al relacionar el valor de los
resultados respecto al costo de producir esos resultados.
82
Estrategia:En un proceso regulable; es el conjunto de las reglas que aseguran una
decisión óptima en cada momento. Una estrategia por lo general abarca los
objetivos, las metas, los fines, la política y la programación de acciones de un todo
organizacional o individual.
Evaluar:Acto de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados en un momento y
espacio dados, con los resultados esperados en ese mismo momento. Es buscar las
causas de su comportamiento, entenderlas e introducir medidas correctivas
oportunas.
Fines: Son los efectos que se obtienen con el logro de los objetivos.
Gerencia: Función mediante la cual las empresas y el Estado logran resultados
para satisfacer sus respectivas demandas.
Índice:Relación matemática de un valor respecto a otro valor. El resultado puede
ser un número absoluto o relativo.
Ingresos: Cantidad de dinero que una persona recibe en efectivo o en cheque
proveniente de sueldos, salarios, intereses, renta o cualquier otra fuente.
Manual:Documento que contiene información válida y clasificada sobre una
determinada materia de la organización. Es un compendio, una colección de textos
seleccionados y fácilmente localizables.
Manual de funciones: Documento similar al Manual de Organización. Contiene
información válida y clasificada sobre las funciones y productos departamentales
de una organización. Su contenido son y descripción departamental, de funciones
y de productos
Manual de organización:Documento que contiene información válida y
clasificada sobre la estructura, funciones y productos departamentales de una
organización. Su contenido son organigramas y descripción departamental, de
funciones y de productos.
Manual de políticas:Documento que contiene información válida y clasificada
sobre las políticas, normas e instrucciones que rigen el quehacer de corto,
83
mediano y largo plazo de los funcionarios de una organización. Su contenido son
políticas, normas e instrucciones.
Manual de procedimientos:Documento que contiene información válida y
clasificada sobre la estructura de producción, servicios y mantenimiento de una
organización. Su contenido son los procedimientos de trabajo, que conllevan
especificación de su naturaleza y alcances, la descripción de las operaciones
secuenciales para lograr el producto, las normas que le afectan y una gráfica de
proceso
Objetivo específico: Es la especificación de una parte del objetivo general. El
conjunto de objetivos específicos logran el objetivo general.
Objetivo general: Se define como "un deseo a lograr".
Organizar:Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursos de
una organización o plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operación.
Planificación: Proceso racional y sistémico de prever, organizar y utilizar los
recursos escasos para lograr objetivos y metas en un tiempo y espacio
predeterminados.
Política:Conjunto de estrategias, normas y parámetros de una organización, que
orientan la actuación de los funcionarios para alcanzar sus objetivos y metas en un
lugar y plazo dados. Es un marco general de actuación.
Proceso contable: Ciclo contable.
Problema: Situación anormal respecto a las conductas o hechos considerados
"normales" en un momento histórico determinado y un lugar dado.
Procedimiento:Ciclo de operaciones que afectan a varios empleados que trabajan
en sectores distintos y que se establece para asegurar el tratamiento uniforme de
todas las operaciones respectivas para producir un determinado bien o servicio.
Producto:Es el resultado parcial o total (bienes y servicios), tangible o intangible,
a que conduce una actividad realizada
84
Recursos:Son los medios que se emplean para realizar las actividades. Por lo
general son seis: humanos, financieros, materiales, mobiliario y equipo, planta
física y tiempo.
Registro: Es un control que se lleva medio del cual se registran todas y cada una
de las operaciones realizadas para así concertar los documentos contra el registro.
