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Tecnologie per gestire la domanda ed eliminare i costi improduttivi Nicola Martinelli Amministratore Unico eFM s.r.l. Miglioramenti incrementali nella gestione ottimizzata degli acquisti. Totale. Demand Quantità. Supply Conformità. Sourcing Prezzo. TEMPO. Leve. Leve. Strategici. - PowerPoint PPT Presentation
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Tecnologie per gestire la domanda ed eliminare i costi
improduttivi
Nicola Martinelli
Amministratore Unico eFM s.r.l.
TEMPO
Miglioramenti incrementalinella gestione ottimizzata degli acquisti
SupplyConformità
DemandQuantità
Totale
SourcingPrezzo
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
3
Analisi del
mercato
Strategie di gara
Selezione e
Negoziazione
Pianificazione ed esecuzione ordini
Avviamento
Contratto
Analisi spesa
attuale e
fabbisogni
Definizione specifiche tecniche e
prezzi
Gestione
Fornitori
SourcingSupply
Management
•Verifica Perimetro Attuale
•Verifica Spesa Attuale
•Budget di spesa
•Bench-marking servizi
•Service Level Agreement
•Specifiche funzionali
•Scouting del mercato
•Creazione ed aggiornamento Albo Fornitori
•Vendor Rating
•Strategie di approvvigionamento
•Procedure acquisto
•Livelli di servizio attesi
•Qualifica fornitori
•Valutazione offerte
•Valutazione Anomalie
•Gestione ricezione Richieste
•Gestione Programmi intervento
•Esecuzione Ordini intervento
•Soddisfazione dell’utente
•Visite Ispettive
•Benestare al pagamento
•Vendor rating
Servizi IntegratiServizi
Integrati
- Complessità della fornitura +
Leve
Focussul costo del prodotto, (Prestazionali )
Strategici
Focussulla gestione del fornitore (Global Service )
Non - Strategici
Focussul costo totale del prodotto
(processi e struttura)
Colli di Bottiglia
Focussulla gestione del prodotto e sulla domanda
(Settoriali)
-Im
po
rtan
za d
ell’
acq
uis
to
+
Igiene Ambientale
Igiene Ambientale
Manutenzione Edificio
Manutenzione Edificio
Manutenzione impianti speciali
Antincendio
Antincendio
Elevatori
Elevatori
Servizi IntegratiServizi
Integrati
- Complessità della fornitura +
Leve
Focussul costo del prodotto, (Prestazionali )
Strategici
Focussulla gestione del fornitore (Global Service )
Non - Strategici
Focussul costo totale del prodotto
(processi e struttura)
Colli di Bottiglia
Focussulla gestione del prodotto e sulla domanda
(Settoriali)
-Im
po
rtan
za d
ell’
acq
uis
to
+
Igiene Ambientale
Igiene Ambientale
Manutenzione Edificio
Manutenzione Edificio
Manutenzione impianti speciali
Antincendio
Antincendio
Elevatori
Elevatori
Demand Manageme
nt
0,00
0,20
0,40
0,60
0,80
1,00
1,20
1,40
1,60
1,80
2,00
2,20
0,00 0,20 0,40 0,60 0,80 1,00 1,20 1,40 1,60 1,80 2,00 2,20
0,00
0,20
0,40
0,60
0,80
1,00
1,20
1,40
1,60
1,80
2,00
2,20
0,00 0,20 0,40 0,60 0,80 1,00 1,20 1,40 1,60 1,80 2,00 2,20
•Avviamento contratti
•Formazione personale interno
•Consegne Cantieri
Service Desk
Il processo di razionalizzazione della spesa prevede un percorso articolato con possibilità di acquisizione di risultati sin dalle prime fasi. I benefici ottenibili secondo standard nazionali da un approccio integrato possono portare alla riduzione della spesa dal 5% al 25% complessivo in funzione della classe merceologica
Analisi di Benchmark (Valori Medi)
€ -
€ 0,50
€ 1,00
€ 1,50
€ 2,00
€ 2,50
€ 3,00
€ 3,50
0 0,5 1 1,5 2 2,5
Livello Prestazionale (h/mq anno)
Pre
zzo
un
ita
rio
(€
/mq
me
se
)
. Banca A
Banca B
Banca C
Banca D
Banca E
Banca F
Banca G
Banca H
Banca I
Banca L
Banca M
Banca N
basso medio alto
SourcingManagement
Servizi
Lavori
Asset
Prodotti
Condizioni microclima
Spazio di lavoro
Flotta e mobilità
Postazione di lavoro
Fee
SLA
Chargeback
PolicyORGANIZZATIONORGANIZZATION PROVIDERPROVIDER
SourcingManagement
Service desk
Project management
Asset management
E-procurement
Environmental sosteneability
Space managemet
Fleet management
ICT cable telecom
Fee
SLA
Chargeback
PolicyORGANIZZATIONORGANIZZATION PROVIDERPROVIDER
Demand ManagementDemand Management
Verifica perimetro
contrattuale
Verifica perimetro
contrattuale
Verifica della spesa
Verifica della spesa
BudgetBudget
Qualificare e quantificare la spesa complessiva attuale relativa al perimetro di riferimento per identificare la base di riferimento per le analisi di risparmio derivanti dal progetto
Qualificare e quantificare la spesa complessiva attuale relativa al perimetro di riferimento per identificare la base di riferimento per le analisi di risparmio derivanti dal progetto
Definire un budget di spesa sulla base degli obiettivi aziendali: incremento dell’efficienza di servizio dei fornitori, riduzione dei costi, politiche di make or buy, etc.
Definire un budget di spesa sulla base degli obiettivi aziendali: incremento dell’efficienza di servizio dei fornitori, riduzione dei costi, politiche di make or buy, etc.
Mappatura dei servizi in essere nell’azienda e tipologie di servizi lavori asset gestitiMappatura dei servizi in essere nell’azienda e tipologie di servizi lavori asset gestiti
Condition Assessment
Project Management
Capital Budgeting
Demand ManagementDemand Management
Benchmarking servizi
Benchmarking servizi
Service level agreements
Service level agreements
Specifiche di servizio
Specifiche di servizio
Definire il livelli di servizio attesi per ogni tipologia di risultato atteso, in termini di tempi di risposta garanzia di qualità delle prestazioni, etc.
Definire il livelli di servizio attesi per ogni tipologia di risultato atteso, in termini di tempi di risposta garanzia di qualità delle prestazioni, etc.
Ottimizzare i servizi componenti dell’appalto e le specifiche relative.Ottimizzare i servizi componenti dell’appalto e le specifiche relative.
Confrontare le practice attuali e prospettiche con aziende corporate leader nella gestione integrata del medesimo business (istituti bancari, telecom, Energy, etc.),
Confrontare le practice attuali e prospettiche con aziende corporate leader nella gestione integrata del medesimo business (istituti bancari, telecom, Energy, etc.),
Service Desk
Business intelligence
SourcingSourcing
ScoutingScouting
Selezione e valutazione
fornitori
Selezione e valutazione
fornitori
Vendor ratingVendor rating
Definire i criteri di qualificazione dei fornitori sulla base delle regole di qualifica dell’albo fornitori aziendali.delle prestazioni, etc.
Definire i criteri di qualificazione dei fornitori sulla base delle regole di qualifica dell’albo fornitori aziendali.delle prestazioni, etc.
Definire i criteri di valutazione delle performance dei fornitori per integrare il sistema di vendor rating aziendale.
Definire i criteri di valutazione delle performance dei fornitori per integrare il sistema di vendor rating aziendale.
Definire il mercato di riferimento per i servizi oggetto dell’appalto con una analisi delle imprese fornitrici del settore articolate per fatturato specializzazione e territorio di competenza
Definire il mercato di riferimento per i servizi oggetto dell’appalto con una analisi delle imprese fornitrici del settore articolate per fatturato specializzazione e territorio di competenza
Service Desk
Business intelligence
ERP
Gestione cataloghi
SourcingSourcing
Strategie approvvigiona
mento
Strategie approvvigiona
mento
Procedure acquisto
Procedure acquisto
Livelli di servizio attesi
Livelli di servizio attesi
Definizione di procedure di approvvigionamento riferimento alle regole di partecipazione: inviti pre-qualifica, criteri di selezione delle offerte più vantaggiose etc. Criteri di negoziazione: busta chiusa, negoziazione, asta inversa, etc.
Definizione di procedure di approvvigionamento riferimento alle regole di partecipazione: inviti pre-qualifica, criteri di selezione delle offerte più vantaggiose etc. Criteri di negoziazione: busta chiusa, negoziazione, asta inversa, etc.
Definizione dei criteri di valutazione degli approvvigionamenti in termini di puntualità, scorte minime, soglie di ritardo, ecc
Definizione dei criteri di valutazione degli approvvigionamenti in termini di puntualità, scorte minime, soglie di ritardo, ecc
Definizione dei lotti di approvvigionamento criteri di remunerazione e durate dei contrattiDefinizione dei lotti di approvvigionamento criteri di remunerazione e durate dei contratti
Business intelligence
Capital Budgeting
Project Management
SourcingSourcing
Qualifica dei fornitori
Qualifica dei fornitori
Valutazione offerte
Valutazione offerte
Valutazione anomalie
Valutazione anomalie
Supporto operativo nell’analisi economica e tecnica delle offerte pervenute. Analisi costi benefici delle proposte migliorative offerte..
Supporto operativo nell’analisi economica e tecnica delle offerte pervenute. Analisi costi benefici delle proposte migliorative offerte..
Supporto operativo nell’analisi economica e tecnica delle offerte pervenute. Analisi dei fattori di produzione e verifica della congruità del prezzo sulla base delle tariffe orarie di legalità e degli eventuali sgravi fiscali e contributivi delle imprese.
Supporto operativo nell’analisi economica e tecnica delle offerte pervenute. Analisi dei fattori di produzione e verifica della congruità del prezzo sulla base delle tariffe orarie di legalità e degli eventuali sgravi fiscali e contributivi delle imprese.
Supporto operativo nell’analisi amministrativa e tecnica delle richieste di partecipazione pervenute. Verifiche incrociate della congruenza delle informazioni inviate.
Supporto operativo nell’analisi amministrativa e tecnica delle richieste di partecipazione pervenute. Verifiche incrociate della congruenza delle informazioni inviate.
Project Management
Service Desk
Supply ManagementSupply Management
Procedure di avviamento
Procedure di avviamento
Formazione personale interno
Formazione personale interno
Assistenza consegna cantieri
Assistenza consegna cantieri
Formazione ai responsabili territoriali del contratto sulle specifiche procedure di avviamento , controllo dei servizi sistemi di supporto alle operazioni.
Formazione ai responsabili territoriali del contratto sulle specifiche procedure di avviamento , controllo dei servizi sistemi di supporto alle operazioni.
Assistenza organizzativa nella programmazione della fase di consegna cantieri, al fine di garantire la continuità dei servizi.
Assistenza organizzativa nella programmazione della fase di consegna cantieri, al fine di garantire la continuità dei servizi.
Assistenza in fase di avviamento del contratto in tutte le attività di trasferimento delle informazioni tecniche contenute nel contratto di servizio.
Assistenza in fase di avviamento del contratto in tutte le attività di trasferimento delle informazioni tecniche contenute nel contratto di servizio.
Furniture & Equipment
On demand work
Service Desk
Gestione cataloghi
Project Management
Supply ManagementSupply Management
Gestione richiesteGestione richieste
Gestione ordini di intervento
Gestione ordini di intervento
Verifica dell’effettivo rispetto dei programmi operativi inseriti nelle specifiche da parte dei fornitori
Verifica dell’effettivo rispetto dei programmi operativi inseriti nelle specifiche da parte dei fornitori
Assistenza nell’analisi della domanda dei servizi anche attraverso i sistemi informativi di governo degli ordinativi previsti nella commessa.
Assistenza nell’analisi della domanda dei servizi anche attraverso i sistemi informativi di governo degli ordinativi previsti nella commessa.
On demand work
Service Desk
Business intelligence
Supply ManagementSupply Management
Analisi soddisfazione
utente
Analisi soddisfazione
utente
Visite ispettiveVisite ispettive
Definizione campione significativo di visite da effettuare sulla base dei livelli di qualità attesa. Pianificazione delle ispezioni ed esecuzione delle stesse
Definizione campione significativo di visite da effettuare sulla base dei livelli di qualità attesa. Pianificazione delle ispezioni ed esecuzione delle stesse
Anali della soddisfazione dell’utente con particolare riferimento ai servizi attivi Anali della soddisfazione dell’utente con particolare riferimento ai servizi attivi Service Desk
Business intelligence
Analisi informazioni di ritorno
Analisi informazioni di ritorno
Analisi della qualità e della conformità delle informazioni presenti nel sistema informativo di governo del servizio
Analisi della qualità e della conformità delle informazioni presenti nel sistema informativo di governo del servizio
Reports Analysis
Demand Management
Backup slides Backup slides
Bisogni
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
DETTAGLIO CRUSCOTTO SPAZI
DETTAGLIO CRUSCOTTO SPAZI
DETTAGLIO CRUSCOTTO SPAZI
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
Le SFIDE per un sourcing strategico:• Identificazione ed Adozione di
processi di standardizzazione del sourcing.
• Adozione di tecnologie per migliorare la visibilità, la tempestività e la accuratezza dei dati di spesa.
• Completa automazione dei processi : implementazione di un
sistema di e-sourcing.• Semplificazione delle architetture
informatiche.• Centralizzazione dei processi.
• Creazione di una specifica
struttura del sourcing.• Condivisione delle informazioni
tra le principali funzioni e linee di business.
• Gestione e coordinamento di gruppi di lavoro multifunzionali.
• Sufficiente budget per implementare l’e-sourcing.
• Forte supporto del top
management.
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
Contract Lifecycle Management (CLM)
Contract Lifecycle Management (CLM)
Selezione dei Sourcing Toolpiù
appropriati per gestire la domanda
E-sourcingE’ la struttura portante
di ogni moderno
sourcing strategico.
Sistemi
automatizzati di
analisi della spesa
1
2
3
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
E-sourcingE’ la struttura portante
di ogni moderno sourcing strategico.
E-sourcingE’ la struttura portante
di ogni moderno sourcing strategico.
PROCESSI AUTOMATIZZATI:
•RFP,
• richieste di offerte on-line,
• reverse auction,
• negoziazione con i fornitori.
PROCESSI AUTOMATIZZATI:
•RFP,
• richieste di offerte on-line,
• reverse auction,
• negoziazione con i fornitori.
OTTIMIZZAZIONE DEI RISULTATI.
•Raccolta dei dati storici
•Andamento dei trend di spesa
•Statistiche
OTTIMIZZAZIONE DEI RISULTATI.
•Raccolta dei dati storici
•Andamento dei trend di spesa
•Statistiche
TECNOLOGIE DI BASE
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
Gestione del Ciclo di vita dei contratti Contract Lifecycle Management (CLM)
E’ necessario per l’esecuzione ed il controllo dei contratti.
TECNOLOGIE DI BASE
Gli applicativi Contract Lifecycle Management automatizzano gli elementi di processo:
-creazione e approvazione del contratto,
-gestione degli accordi con i fornitori,
-analisi dei dati e delle prestazioni.
Gli applicativi Contract Lifecycle Management automatizzano gli elementi di processo:
-creazione e approvazione del contratto,
-gestione degli accordi con i fornitori,
-analisi dei dati e delle prestazioni. 25
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
TECNOLOGIE DI BASE
26
Sistemi automatizzati di
Analisi della SpesaSistemi automatizzati di
Analisi della Spesa
-valutazione ripetibile delle prestazioni del sourcing, -conduzione delle negoziazioni in maniera informata, -gestione della riduzione dei costi.
-valutazione ripetibile delle prestazioni del sourcing, -conduzione delle negoziazioni in maniera informata, -gestione della riduzione dei costi.
-supporto ad ogni attività di sourcing -rapporti, utilizzanti dati in tempo reale, a diversi livelli.
-supporto ad ogni attività di sourcing -rapporti, utilizzanti dati in tempo reale, a diversi livelli.
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
Tipologia di contratti nel RE
Gestione eterogenea
e complessa
Gestione eterogenea
e complessa
Contratti di Beni di Consumo (computers, cancelleria, strumenti…..)
Contratti di Servizi e Lavori (consulenza, ticket, operazioni…. )
Contratti di Assett (veicoli, attrezzature complesse…. )
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
Problematiche di gestione dei contratti
Proliferazione di sistemi informativi specifici.
Separazione tra gestione economica (pagamenti) e gestione operativa.
Aumento di competenze specifiche e di figure professionali dedicate alla gestione.
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
FORNITORIFORNITORI AZIENDAAZIENDAARCHIBUS/E-SourcingARCHIBUS/E-SourcingOUTSOURSING – ASPOUTSOURSING – ASP
ANAGRAFICAANAGRAFICAUTENTIUTENTI
B.I.B.I.• CRUSCOTTOCRUSCOTTO• KPIKPI• STORICOSTORICO
CENTRALE CENTRALE DI DI COORDINACOORDINAMENTOMENTO
ERPERPSAPSAP…………
ARCHIBUSARCHIBUS
•CataloghiCataloghi•LavoriLavori•ServiziServizi•AssetAsset
• OrdineOrdine• DDTDDT• FattureFatture
e-sourcinge-sourcing
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
I RISULTATI DI UN SOURCING STRATEGICO
Risultati:
con più del 70% di spesa sotto controllo ( best in class) sono possibili risparmi nella gestione della
domanda fino al 20%.