TCNICAS DE ARCHIVO Reglas de clasificacin alfabticas
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OBJETIVO ESPECIFICO Adquirir los conocimientos tericos y
prcticos de las reglas de clasificacin alfabtico a travs de la
prctica, para que se fortalezcan los conocimientos ya
presentes.
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EN ARCHIVONOMA para cumplir con la finalidad de localizar con
rapidez expedientes y documentos, es importante que los ttulos que
se escriben como encabezamiento de los expedientes estn de acuerdo
con las reglas de clasificacin alfabtica. Las reglas para
clasificar utilizan dos trminos con los que nos debemos
familiarizar: ALFABETIZAR Y UNIDAD.
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ALFABETIZAR Y UNIDAD ALFABETIZAR UNIDAD Es ordenar los nombres
de acuerdo con la secuencia alfabtica de sus letras: Ejemplo: Lpez,
Prez, Vega. Roca, Rojas, Romero. Se denomina cada palabra que forma
parte de un ttulo: inicial, abreviatura, letra separada. El nombre:
Jorge R. Surez, Contiene tres unidades: 1-Jorge 2-R 3-Surez.
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Las reglas se dividen en tres grandes grupos: 1-Nombres de
personas. Nombres de compaas institucionales, sociedades. Nombres
de bancos, escuelas, instituciones gubernamentales.
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REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES DE INDIVIDUOS. 1-Los Nombres se
clasifican alfabticamente comparando la primera unidad de cada
nombre, letra por letra. La segunda unidad se tiene en cuenta
solamente cuando la primera unidad es idntica a otra. La tercera
unidad se considera cuando la primera como la segunda son idnticas.
2- El nombre de cada persona se divide en nombre de PILA Y
APELLIDOS. Primero se escriben los apellidos y despus el nombre,
separndolos con una COMA. A esto se le llama TRANSPOSICIN. Cada
parte del nombre de una persona se le llama: UNIDAD DE
ARCHIVO.
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3-Si antes del apellido aparece una inicial, se toma como parte
del nombre. Ejemplo: Jos L. Martnez Adame. Martnez Adame, Jos L. 4-
Si el apellido es igual en varios nombres, la siguiente letra o
palabras nos servir de base para ordenar. Ejemplo: Guadalupe Ma.
Corona D. Hilda Corona Daz Manuela Corona Ramos. ORDENNDOLOS Corona
D., Guadalupe Ma. Corona Daz, Hilda Corona Ramos, Manuela.
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5-Si antes del apellido aparecen las partculas: de, del, de la,
de los, etc., se principia la inversin desde el primer apellido,
aun cuando las partculas aparezcan en maysculas. Ejemplo: Ma. Del
Carmen de la Pea Pea, Ma. Del Carmen de la. 6-Si el nombre de pila
y el apellido son los mismos, la letra o nombre diferente nos
servir de clave para ordenar. Ejemplo: Pedro A. Cedeo. Pedro J.
Cedeo. Pedro Cedeo Rojas. Cedeo, Pedro A. Cedeo, J. Cedeo. Cedeo
Rojas, Pedro.
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6- La unidad representada por una inicial va antes de un nombre
o apellido que comienza con la misma letra de esa inicial. Ejemplo:
M. E, Cedeo. M. Elsa Cedeo. Mara E. Cedeo. Mara Eugenia Cedeo.
Cedeo, M.E. Cedeo, M. Elsa Cedeo, Mara E. Cedeo, Mara Eugenia.
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6b-Una unidad ms corta precede a una ms larga, si su raz es
igual. Jos Amad. ngel Amado. Ral F. Amador. Julia R. Franco. Julin
N. Franco. Juliana Z. Franco. Amad, Jos. Amado, ngel. Amador, Ral
F. Franco, Julia R. Franco,Julin N. Franco, Juliana Z.
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7-Si el nombre propio tiene, adems, la abreviatura de su
profesin, grado militar o eclesistico, o la expresin padre, hijo,
junior (Jr.), se escribe esta abreviatura despus de la inversin
correcta y entre parntesis, ejemplo: Lic. Manuel Romero Gmez. Gral.
Manuel vila Camacho Romero Gmez, Manuel (Lic.) vila Camacho, Manuel
(Gral.) 8-Si antes del primer apellido aparecen vocablos
extranjeros como: Vo, Van, Der, Fitz, D, Da, O, se hace la inversin
a partir de dicho vocablo. Albert Fitz Maurice Kelly. Fitz Maurice
Kelly, Albert. Joseph R. DAmil. DAmil, Joseph R. Jorge ONeil del
Cid. ONeil del Cid, Jorge.
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-En los pases de habla hispana, el nombre de la mujer casada o
viuda est compuesto por su nombre de pila, su apellido de soltera,
seguido de la preposicin de o de la palabra viuda, (Vda.), y por
ltimo el apellido del esposo. 9-Para archivarlos se invierte el
nombre, tomando como base el apellido de soltera, porque ste es el
que legalmente se reconoce. Solo en caso en que el apellido de
soltera est indicado con una letra, se tomar en cuenta el apellido
del esposo. Lourdes de Silva viuda de Domnguez. Silva viuda de
Domnguez, Lourdes de. Aurora Carrillo de De los Monteros. Carrillo
de De los monteros, Aurora.
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10-Cuando los nombres de individuos son totalmente iguales se
considerar entonces la direccin como base para su ordenacin en el
siguiente orden, ejemplo: Pedro Ros lvarez. Calle Juan Pablo 2do.
San Salvador. Pedro Ros lvarez. Kilometro23 carretera panamericana,
Cuscatln. Ros lvarez, Pedro (Cuscatln ). Ros lvarez, Pedro (San
Salvador).
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REFERENCIAS PARA NOMBRES DE INDIVIDUOS Los documentos
pertenecientes a un individuo pueden ser solicitados de manera
distinta a como estn archivados. Hay que elaborar referencias. se
ordena el nombre de manera diferente a la indicada en las
reglas.
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La referencia se hace en tarjeta y formar parte de un catlogo
auxiliar. Ejemplo: Monseor Alfredo Muoz. Sor Consuelo Vega. Se
archiva: Muoz, Alfredo (Monseor) REFERENCIA Monseor Muoz x Vase:
Muoz, Alfredo (Monseor) Ana Quinteros de Olmedo Quinteros de
Olmedo, Ana.( Se archiva). REFERENCIA Olmedo, Ana Quintero. Vase:
Quinteros de Olmedo Ana.
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Reglas para clasificar nombres de empresas, instituciones,
compaas o sociedades. Reglas generales o 1-Cuando en el ttulo
aparece una coma, el nombre permanece igual. No sufre ninguna
alteracin ni trasposicin. Ejemplo: -Electricidad, S.A. -Agrupacin
Tropical, S.A. 2-Cuando el ttulo es el nombre completo de un
individuo(nombre de pila y apellido), se invierte el nombre y el
resto de la razn social se escribe a continuacin. -Debe hacerse
tarjeta de referencia. Ejemplos :
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Mara B. Martnez, S. A. Filemn Martnez, Acabados. Se archiva:
Martnez, Mara B.,S.A. Martnez, Filemn Acabados. -REFERENCIA Mara B.
Martnez, S.A. Vase: Martnez, Mara B., S. A. -REFERENCIA Filemn
Martnez, Acabados Vase: Martnez, Filemn, Acabados 3-Si en el ttulo
aparecen las conjunciones Y o E o el smbolo, &; o bien
preposiciones como: DE, SOBRE, POR, CONTRA, o bien artculos como:
LAS, EL, LA, etc., permanece igual, no sufre ninguna trasposicin.
Ejemplo:
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Almacn de ropa. Casa de los ancianos. 4-Si aparece un artculo
al inicio del ttulo(the en ingls y EL, LA, LOS, LAS en espaol), o
tambin la expresin compaa o su abreviatura(Ca. En espaol, Co. En
ingls), se coloca al final del nombre entre parntesis. Ejemplos: La
Suiza. Suiza (La) The Start White Start White (The) Ca. Nacional de
Fianzas. Nacional de Fianzas(Ca.)
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Cuando en el ttulo aparece una palabra genrica como: Zapatera,
farmacia, restaurante, etc., No sufre ninguna transposicin, siempre
y cuando se tengan uno o dos expedientes dentro de la gaveta; pero
si el nmero de expedientes excede de los cinco, la palabra genrica
se escribe al final del nombre. En esta caso se recomienda
establecer una gua secundaria con el ttulo de la palabra genrica
para localizar con mayor rapidez la documentacin. Tambin se
recomienda en estos casos hacer una tarjeta de referencia.
EJEMPLO:
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Zapatera La Rivera. Zapatera Seorial. Zapatera Troya. Zapatera
El Encanto. Zapatera La Sper Barata. Troya Sper Barata (La) Seorial
Rivera (La) Encanto (El) Zapatera Z SE ARCHIVA: Rivera (La)
REFERENCIA: Zapatera La Rivera X Vase: Zapateras Rivera (La)
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6-El nombre de sociedades, corporaciones e instituciones o
cualquier nombre raro o extranjero que no sea ingls se escribe tal
como aparece y as se archiva. Ejemplos: La Petite France. II Faro
Italiano, S.A. La Picola Casa. 7-Cuando una palabra termina en S
seguida o precedida de apstrofe (So S, posesivo en ingls )
permanece tal como est la razn social. EJEMPLO: -Boys Club -Byers
Rug Cleaners
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8-Cuando hay ttulos de empresas o instituciones con nombres
iguales, se considera la direccin para decidir el orden alfabtico,
en la forma siguiente :Ejemplos: Bital, S.A. Av. Independencia San
Salvador. Bital, S.A. Av. Los Prceres San Salvador. SE ARCHIVA: o
Bital, S.A. Av. Independencia San Salvador. o Bital, S.A. Av. Los
Prceres San Salvador
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9-Cuando una firma o institucin utiliza siglas, stas se
consideran palabras escritas completas. Cuando no son muy usuales,
para mayor claridad se recomienda escribir el nombre completo
debajo de la sigla entre parntesis. Se deben hacer tarjetas de
referencia. CEPAL (Comisin Econmica para la Amrica Latina).
REFERENCIA: Comisin Econmica para la Amrica Latina. Vase:
CEPAL
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10-Cuando en el nombre de una firma o razn social aparecen dos
o ms letras, cada una se considera como unidad de archivo. Se
recomienda hacer tarjeta de referencia. EJEMPLOS: Radiodifusora
XEW. Almacenes S. y R., S.A. SE ARCHIVA: o XEW, Radiodifusora.
REFERENCIA: o Radiodifusora XEW Vease: o XEW, Radiodifusora.
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Continuacin, regla No.10 SE ARCHIVA: o S. Y R., S. A.,
Almacenes. REFERENCIA: o Almacenes S. y R.,S. A. Vase: o S. Y R.,
S. A., Almacenes.
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REFERENCIAS NECESARIAS EN SASOS NO MENCIONADOS. 1-Cuando en una
razn social o masa elocutiva la palabra importante, la que
distingue a ese negocio de los dems (apellido o nombre geogrfico)
no aparece al inicio del nombre. SE ARCHIVA: Farmacia Gngora.
REFERENCIA: Gngora,Farmacia x Vase: Farmacia Gngora.
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2-Cuando una empresa cambia de nombre, se archiva bajo el nuevo
y se establece una referencia con el nombre anterior. NOMBRE
ANTERIOR: Almacenes Nacionales. o NOMBRE ACTUAL: Almacenes El Nuevo
Estilo. SE ARCHIVA: Almacenes El Nuevo Estilo. REFERENCIA:
Almacenes Nacionales x Vase: Almacenes El Nuevo Estilo.
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- 3-Cuando una empresa representa a otra en negocios o bienes,
bajo poder, sndico o apoderado. Nombre: Agencia Asociada, S.A o
Representante de: Materiales mundiales, S.A. Se archiva: Agencia
Asociada, S.A. (Materiales Mundiales, S.A.) REFERENCIA: x
Materiales mundiales, S.A. Vase: Agencia Asociada, S.A.
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4-Si en los nombres de empresas aparecen nombres con nmeros,
stos se ordenan y archivan como si los nmeros estuviesen escritos
con letra, y el nmero completo se considera como una unidad. 8th.
Avenue Store. SE ARCHIVA : 8TH. AVENUE STORE. (Eight). Refresquera
300. SE ARCHIVA: Refresquera 300 (Trescientos).
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Reglas para clasificacin de instituciones gubernamentales,
bancos, escuelas, otros. INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES. REGLAS
GENERALES 1-En los nombres de institucio. Gubernamentales se toma
como base para archivar la palabra ms importante. Se recomienda
hacer tarjeta de referencia. Ejemplo: Secretara de Hacienda y
Crdito Pblico. REFERENCIA: Secretara de x Hacienda y Crdito Pblico.
Vase: Hacienda y Crdito Pblico,Sra. de
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2-En las instituciones gubernamentales, dentro de los ttulos se
pueden encontrar trminos como: Ministro de Seccin de Comisin de
Junta de Direccin de Subdireccin de Director de Tambin frases en
otro idioma, como: o Bureau of o Board of o Commission of o Service
of o Sectin of
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En estos casos las expresiones mencionadas deben escribirse al
final y entre parntesis. Ejemplo: Gobernador del Estado de Jalisco.
SE ARCHIVA: Jalisco, Estado de (Gobernador del). REFERENCIA:
Gobernador del Estado de X Jalisco. Vase: Jalisco, Estado de
(Gobernador del).
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INSTITUCIONES BANCARIAS 1-Los nombres de los bancos se archivan
tal como aparecen, de acuerdo con las reglas de empresas
comerciales, agregando el nombre del lugar en el cual funcionan,
pues la mayor parte tiene sucursales en diferentes ciudades.
Ejemplo: Banco Agrcola Comercial. Sucursal Soyapango. Plaza Se
Archiva: Agrcola Comercial (Banco) Soyapango Plaza Sucursal.
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Cuando la palabra Banco no aparece al inicio de la razn social,
es necesario hacer un tarjeta de referencia. Se archiva: CityBank,
S.A. Referencia: Banco CityBank,S.A Vase: CityBank, S.A. 3-Cuando
en la gaveta hay un nmero considerable de expedientes con ttulos de
bancos con sucursales en diferentes lugares, es recomendable tomar
en cuenta el nombre importante de la institucin o el nombre de la
ciudad, de la provincia o pas, segn sea el caso.
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Puede ponerse tambin una gua secundaria que se rotule con la
expresin bancos y colocar las expedientes por orden alfabtico.
Nombres de escuelas, colegios y universidades. 1-El nombre de
escuela, colegio o universidad privada, se archiva como aparece,
siguiendo las reglas establecidas para empresas comerciales; se
recomienda hacer tarjeta de referencia si el nombre principal no
aparece al inicio. SE ARCHIVA: Universidad Tecnolgica. Instituto
Nacional San Bartolo. Escuela de nias Gustavo Marroqun.
Referencias: Tecnolgica, Universidad. x Vase: Universidad
Tecnolgica.
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NOMBRE DE ASUNTOS En algunas ocasiones es necesario archivar
los documentos por el asunto tratado en stos, debido a la
importancia del mismo, o porque da idea muy clara de lo tratado en
el documento cuando la informacin sobre un asunto o tema debe
conservarse reunida en un mismo sitio en la gavetas, (solicitudes
de empleo, citatorios, renuncia, compras, etc.). Se recomienda
establecer una referencia bajo el nombre de la empresa o individuo.
Ejemplos: Carmen Lpez Figueroa, mecangrafa, solicita empleo.
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Se archiva: Solicitud de empleo Mecangrafa Lpez Figueroa,
Carmen. Referencia: Lpez Figueroa, Carmen x Vase: Solicitud de
empleo Mecangrafa.
