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© 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 2
lWorum geht’s?
lFür wen?
lWozu?
© 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 3
Überblick
l Der Einstieg: ein VersuchAufgabenstellung – Fragen – Lösungen
l Die Theorie: Wie soll’s gehen?Projektdefinition – -organisation – -leitung
l Die Praxis: Was läßt sich anwenden?Voraussetzungen und Probleme
Á Was bringt’s?
© 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 4
Ausblick
lGrundkonzepte und Methoden kennen
lAusführungsprobleme kennen
lMethoden beurteilen können
lRegeln und Flexibilität nutzen können
© 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 5
Der Einstieg: Ein Versuch
lDie Herausforderung: eine Aufgabenstellung
lDie Fragen
lMögliche Antworten
ÁZusammenfassung
© 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 6
Einstieg: eine Aufgabenstellung
Sie sollen die Dokumentation zu dem MS Windows-Programm CUV
(Computer-Unterstützter Vertrieb) erstellen: ein Handbuch mit einführenden Informationen
(ca. 400 Seiten), eine Online-Dokumentation mit den Detailinformationen zu den Masken,
Feldern und Arbeitsschritten (ca. 3.000 Hilfethemen). Die Unterlagen einer früheren Version
sind zum Teil zu überarbeiten und wiederzuverwenden.
Das Ganze soll in deutsch erstellt, möglichst schnell (am besten zeitgleich) für den
internationalen Einsatz ins Englische übersetzt werden.
Sie haben für die Erstellung der deutschen Fassung 3 Monate Zeit. Es sind für die Konzeption
und Abstimmung mit dem Auftraggeber 80, Wissensakquisition 40, das Handbuch 400
Personalstunden, für die Online-Dokumentation 680 Personalstunden angesetzt.
Gesamt: 1.200 PS = 7,5 PM.
Á Fragen? Antworten?
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Die Theorie: Wie soll’s gehen?
lProjektdefinition: Ergebnis festlegenl Wozu? Bis wann? Was?
lProjektorganisation: Prozeß strukturierenl Wer? Wann? Was? Wo? Wie und womit?
lProjektleitung:
Prozeß steuern & kontrollierenl Wer? Wann? Was? Wo? Wie?
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Die 7 Phasen der Planung
1. Begeisterung
2. Verwirrung
3. Ernüchterung
4. Resignation
5. Suche nach dem Schuldigen
6. Bestrafung der Unschuldigen
7. Auszeichnung und Ehrung der Unbeteiligten
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Projektdefinition
lWozu?l Ziel und Zweck des
Projekts
lBis wann?l Rahmentermine:
é Zwischenstände
é Liefertermine
lWas?l Welche Dokumente?
é Marketingunterlagen
é Papier- und Online-
Dokumentation
é Lehr- und Lernunterlagen
l Welche Medien?é Papier: Newsletter,
Handbuch
é Papier: Trainings-Handbuch
é Online: Dokumentation,
Web-Site
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Projektorganisation
Strukturen anlegen und Projektabwicklung
planen: z. B. Projektmanagementplan mit:l Wer? Verantwortlichkeiten
l Was? Arbeitspakete im Prozeß
l Wann? Terminvorschläge
Á Terminplanung erstellen: Wer? Was? Wann?
l Wo? Arbeitsplätze: HW- und SW-Ausstattung
l Wie? Personen, Betriebsmittel, Dokumentenverwaltung
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Beispiel CUV: Verantwortlichkeiten
Kunde:
lProjektleiterin
lProjektmanager
lSW-Konzeptionl 4 OrganisatorInnen für
fachliche Aufgabenbereiche
lSW-Entwicklungl 7 EntwicklerInnen für
einzelne SW-Module
Auftragnehmer:
lProjektleiterin/-
managerin
lRedaktionl 3 RedakteurInnen für die
Module: Handbuch,
3 Online-Hilfedateien
lGrafiker
lÜbersetzerInnen
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Beispiel CUV: Arbeitspakete pro Modul
lKonzeption und WissensakquisitionlHandbuch-Struktur und Online-Hypertextstruktur entwickeln
lmit dem Auftraggeber und der SW-Entwicklung abstimmen
l Interviews/Tests, um schriftliche Eingangsinformationen zu ergänzen
lErstellung der DokumentationlKorrekturvorlage 1 erstellen und Korrekturlauf durchführen
lKorrekturvorlage 2 erstellen und Korrekturlauf durchführen
lSchlußredaktion und Satz
lOnline-Dokumentation am System testen
lReproduktionsvorlage und MS Windows-Hilfedateien erstellen
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Beispiel CUV: Terminplan
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Beispiel CUV: Dokumentenverwaltung
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Projektleitung
Steuern und Erfolg kontrollieren:
z. B. mit monatlichen Statusbesprechungen:
Wer? Was? Wann? Wo? Wie?
Protokoll zum Status des Projekts xxx vom ***
Autorin: Patricia HallsteinBesprechung vom xxx mit: xxx
xxx
Verteiler: TeilnehmerInnen und xxxxxx
Ergebnisse: Aktion, Beschluß, Empfehlung, Feststellung – Priorität: 1 hoch, 2 mittel, 3 niedrig
ProjektstatusErg Prio Arbeitspaket Verant- Termin Budget PSt Status/Begründung bei Abweichung (Termin od. Budget)
Ergebnis/Aktion wortlich Soll Ist Soll Ist Fertigstellungsgrad
TeamkalenderTermin Ort Thema TeilnehmerInnen/Eingeladen
MeilensteineTermin:
Meilenstein Soll Ist Begründung bei Abweichung
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Zusammenfassung
lProjekt definieren
lProjekt organisieren
lProjekt leiten
Á Systematik
Á Flexibilität
Á Spaß an der TeamarbeitÁ »Tricks«
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Die Praxis: Was läßt sich umsetzen?
l Voraussetzungenl gute Kooperation mit
Zulieferern und
Ansprechpartnern
l gute Zusammenarbeit
im Team
l Kunden und Zulieferer
halten Termine ein
l Projektziele bleiben bestehen
l Problemel Konflikte mit Zulieferern
und Ansprechpartnern
l Konflikte und “Aneinander
vorbei arbeiten” im Team
l Terminverzögerungen
l Änderung der Projektziele
und/oder des -umfangs
durch den Kunden
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Á Was bringt’s?